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AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.
NET Pgina 1

INTRODUCCIN

La funcin del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las
actividades. Debido a que durante la instrumentacin de los planes de ventas
ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y
control continuo a las actividades de venta, es de vital importancia satisfacer la
necesidad, muchas compaas ya que tienen falencia en los procedimientos
de control hacindose inadecuados. Se han encontrado algunos hallazgos
principales los cuales son los siguientes:

Las pequeas empresas tienen menos controles que las grandes. Realizan
un trabajo ms eficiente para fijar claramente objetivos y establecer sistemas
para medir la eficiencia de ventas.

Menos de la mitad de las compaas conocen las utilidades de sus
productos individuales. Una tercera parte de las compaas no tiene
procedimientos regulares de revisin para localizar y eliminar productos
dbiles.

Casi la mitad de las compaas no consigue comparar sus precios con los
de la competencia, analizar sus costos de bodega y de distribucin, analizar
las causas de la mercanca devuelta, realizar evaluaciones formales de
efectividad publicitaria, y revisar los reportes de su fuerza de ventas.

La auditoria de ventas se centra en el control de los objetivos de la
organizacin en paralelo con los resultados de rentabilidad de ventas. La
auditoria identifica zonas problemticas y recomienda acciones a mediano y
corto plazo

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Plan de Auditora PDA-1
Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN

OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS:

La auditora Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos
aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que
comprenden el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el propsito
de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o
en la realizacin misma de las operaciones de cuya solucin puedan surgir
disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.

OBJETIVO

Realizar una verificacin, evaluacin y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas. Adems de
proporcionar un anlisis, recomendaciones, e informacin concerniente a las
actividades revisadas.

El auditor requiere una preparacin adicional y prctica en las operaciones que
va a revisar; y en consecuencia, en este caso deber contar con experiencia y
conocimientos especficos de ventas.

Las ventas constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las
empresas. El costo y abastecimientos de los artculos que se adquieren para
su reventa es factor determinante en los resultados de la empresa.

La auditora Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos
aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que
comprenden el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el propsito
de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o
en la realizacin misma de las operaciones de cuya solucin puedan surgir
disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Se realizara la auditoria al proceso de ventas de la compaa GLOB@L.NET
por el periodo comprendido entre el 1 enero y el 30 junio, con el fin de
determinar:

Que en la actualidad, se est presenciando un conjunto de transformaciones
econmico-sociales, generadas en gran medida por la globalizacin y el gran
progreso en la tecnologa de la informacin, lo que obliga a que haya una gran
demanda y exactitud de la informacin respecto al desempeo de las
empresas, adems, de existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a
cambiar numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos,
entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace ms complicada,
adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a
una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los directivos.
Debido a todos los problemas administrativos que se han presentado con el
avance del tiempo han surgido nuevas dimensiones en el pensamiento
administrativo. Una de estas dimensiones es la auditora ventas, la cual es un
examen detallado del proceso administrativo, es decir, es una nueva
herramienta de control y evaluacin para examinar integralmente una empresa
con el propsito de descubrir reas de oportunidades para mejorar su
administracin.

Verificar el cumplimiento de los objetivos a corto plazo, desarrollo efectivo de
un plan de ventas para la implementacin del logro de la visin y la misin para
saber para donde se va y actuar buscando el cumplimiento de las metas
propuestas.

A travs de las ventas crear valor en el mercado que se desenvuelve para
crear ventajas competitivas sobre la competencia.

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PLAN A SEGUIR

La operacin de ventas comprende las siguientes actividades:

1. Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas, dentro
de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.
Especficamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de
servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la
determinacin de precios, el tipo de productos, la distribucin, los canales de
venta, etc. las polticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las
ventas las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc.
2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos
que integran la operacin de ventas y proponer los cambios pertinentes.
3. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el
lugar en que se necesitan, oportunamente, en las cantidades convenientes y
a los precios correctos.
4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de la accin de la
empresa y coordinar con los dems departamentos involucrados la
posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para ello, debe aprovecharse
el resultado de investigaciones de mercado efectuadas para conocer sus
preferencias y las condiciones del mercado.
5. Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones de venta
que ofrecen.
6. Participar en el establecimiento de las listas de precios.
7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y
establecer las condiciones de pago.
8. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.
9. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca
un pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en cuestin, con
oportunidad y a satisfaccin del interesado. Esta secuencia incluye la
distribucin fsica de los artculos y la seleccin de los canales ms
adecuados.
10. Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para
incrementar la efectividad de ambos.

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11. Realizar promociones de ventas.
12. Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes
y potenciales y otras caractersticas convenientes.
13. Preparar el pronstico de ventas.
14. Someter a la direccin de la empresa el presupuesto de ventas y una vez
aprobado, explicar peridicamente las variaciones que se tengan. Estas
explicaciones permitirn tomar las medidas correctivas necesarias y
retroalimentar el proceso de planeacin.
15. Establecer las estadsticas necesarias, por razones, lneas, artculos,
agentes u otros criterios de clasificacin, para tener informacin oportuna y
suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del
mercado.
16. Seleccionar y promover lneas y/o artculos con mejores mrgenes.
17. Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de su objetivo, cumpliendo
las polticas de comercializacin y crdito y su aplicacin.

En resumen, la operacin de ventas consiste en el conjunto de actividades que
previa investigacin y anlisis del mercado, permiten se adopten las medidas
necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artculos y
servicio que produce la empresa, en cantidades, precios, condiciones y calidad
satisfactorias, obteniendo al mismo tiempo el rendimiento deseado.

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CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

NIT: 94.498.073-7
CRA 7 J BIS 76-03 ALFONSO LOPEZ
TELFONO: 6620654 FAX: 6632761

SITUACIN ACTUAL DE LA EMPRESA

Actualmente en el negocio est en un lugar pequeo, donde es difcil
ampliar para la venta de otros productos de esta manera en un futuro con
un posible expansin se pueden aumentar las ventas y maximizar las
utilidades.

Solamente se cuenta con clientes como estudiantes y transentes, se
piensa en un futuro aumentar los clientes ofrecindole servicio de copia
masivo a colegio y universidades.

Actualmente solo se comercializan los productos ms requeridos, en el
futuro se espera llegar tambin a ofrecer productos ms tecnolgicos una
telecomunicacin ms futurista.

En este momentos somos una micro empresa con metas de ser una
empresa.

Pretendemos ser una empresa lder en el mercado de las
telecomunicaciones con aspectos diferenciadores donde nuestras ventas a
aumenten por la referencia y preferencia de nuestros clientes actuales y
preferenciales.

La empresa tiene la necesidad de tener mejor control sobre las ventas.

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PRODUCTOS QUE OFRECE:

El Negocio en el que estamos es perteneciente al sector de las
telecomunicaciones, para satisfacer las necesidades de comunicacin de los
estudiantes de colegios cercanos y de dos universidades pertenecientes a la
localidad, ms los transentes.

Internet
Minutos (Locales, Nacionales, Internacionales, Celulares)
Fax,
Fotocopias (Color y B/N),
Scanner
Transcripciones
Recargas (Tarjetas y Virtuales)
Reparacin y mantenimiento de computadores.
Papelera
Snack y bebidas.

SERVICIOS Y PRODUCTOS FUTUROS

Anillado y laminado.
Servicio tcnico de celulares.
Recarga de cartuchos.
Servicio tcnico de celulares.
Venta de celulares.
Venta de planes, sim card prepago y post pago.
Servicio tcnico especializado para pc`s de mesa y porttiles.
Instalacin y venta de programas
Venta de accesorios tecnolgicos. (partes para PC, memorias, cmaras
digitales etc.).

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RESEA HISTRICA /ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

GLOB@L.NET es una empresa familiar dedicada a la prestacin de servicios.

Llamadas locales, nacionales, celulares, internacional, internet banda ancha,
scanner, fax, quemado de Dvd, Cd, transcripciones, fotocopias, se formatean
equipos, se instalan programas, venta de comestibles y papelera.

Fue fundada agosto del 2006, por el seor Jos Villegas y Daianna Reyes,
despus de analizar que en el sector no haba negocios que prestaran dichos
servicios, al tener una universidad y varios colegios cerca surgi la idea para
suplir dicha necesidad.

Gracias a la calidad del servicio y a las grandes oportunidades que ofreca el
mercado, tuvo mucha aceptacin, y hoy goza de muy buena clientela.

La empresa lleva en el mercado tres aos y medio.

A sus inicios el proceso de ventas era lenta ya que la empresa tena un
portafolio de servicios limitado, con el pasar del tiempo la empresa vio la
necesidad de incrementar sus servicios, desarrollando un sistema de servicios
al cliente hacindola ms popular dentro del sector.

La creciente demanda ha permitido un incremento sostenible en las ventas,
esto ha llevado a la empresa a una evolucin en cuanto a tecnologa y
desarrollo de estrategias para ser ms competitiva.

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GLOB@L.NET


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MISIN

Glob@l.net, empresa que presta servicios de comunicacin, su filosofa es la
actualizacin tecnolgica de sus clientes, ofreciendo una atencin de calidad
en el mercado de Santiago de Cali, comprometidos con el desarrollo de la
comunidad brindando asesoras a todos los clientes que lo necesiten haciendo
de esta una mejora para los usuarios, en bsqueda del desarrollo de nuestro
equipo de trabajo.

VISIN

Estar posicionados en el 2015 en la mente de nuestros usuarios como su
mejor opcin para su comunicacin, por disponer de los equipos ms
actualizados con la tecnologa ms moderna, contamos con personal amable
y capacitado, donde nuestra preocupacin permanente es superar las
expectativas de los clientes y ampliar nuestro portafolio de productos

OBJETIVO GENERAL

Posicionar Glob@l.net nuestra empresa en la mente de la poblacin del barrio
Alfonso Lpez, como la mejor para satisfacer las necesidades de comunicacin,
a travs de una excelente calidad de atencin y la implementacin de estrategias
innovadoras.

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MATRIZ OBJETIVOS ESTRATGICOS

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ACCIN OBJETO DESCRIPCIN/CANTIDAD DONDE CUANDO
LIMITES/
CONDICIONES
POSICIONAR
Nuestra
empresa en
la mente de
los usuarios.
Como la mejor opcin para
la atencin en
comunicacin.
Barrio
Alfonso
Lpez
A finales
del 2015
A travs de
excelencia en
la calidad de
la atencin y
estrategias
innovadoras
de
posicionamien
to.
DISPONER
Equipos
actualizados.
Con la tecnologa ms
moderna.
Empresa
De 2011a
2012
Buscando
programas
con ms
ndice de
demanda.
FORTALECER
Personal
capacitado.
En forma permanente. Empresa
A partir
de 2010
Reconociendo
el desarrollo
de los
empleados
con e
incentivos
laborales de
acuerdo a
resultados del
desempeo y
la calidad.
MANTENER
La
satisfaccin
de los
clientes.
Arriba del 95%.
En todos
los
servicios
ofrecidos.
Para
finales
del 2014
Especialmente
aquellas que
son ms
difciles de
actualizar.

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OBJETIVOS ESTRATGICOS

Posicionar para finales del 2015, nuestra empresa en la mente de la
poblacin del barrio Alfonso Lpez, como la mejor para satisfacer las
necesidades de comunicacin, a travs de una excelente calidad de
atencin y la implementacin de estrategias innovadoras.
Disponer de las instalaciones ms confortables y equipadas con tecnologa
de punta para finales de 2011 y 2012 respectivamente, priorizando aquellos
equipos de mayor demanda.
Fortalecer el desarrollo permanente del personal a partir del 2010,
brindando las mejores condiciones e incentivos laborales de acuerdo a los
resultados del desempeo y la calidad.
Mantener para finales del 2014, los niveles de satisfaccin del cliente 95%,
en todas los servicios ofrecidos y suplir las necesidades del cliente.

POLTICAS

1. Soluciones a la medida de las necesidades de Nuestros Clientes.
2. Desarrollos con Garanta de cumplimiento y funcionalidad.
3. Confidencialidad de la informacin.
4. Utilizacin de tcnicas y herramientas de ltima generacin.
5. Acompaamiento y Soporte personalizado.
6. Capacitacin y actualizacin constante a nuestros clientes.
7. Actualizacin constante de nuestro recurso humano.
8. Seleccin de proveedores.
9. Servicio amable y oportuno.

VALORES

Integridad al hacer trabajos de los clientes.
Responsabilidad.
Honradez.
Lealtad.
Respeto al cliente.
Colaboracin al cliente.

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ORGANIGRAMA

FUNCIONES

GERENTE GENERAL

*Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de las
actividades de la Entidad en cumplimiento de todo.

*Nombrar, dar posesin y remover a los empleados de la Empresa.

*Representante Legal

*Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo de la Empresa.
Brindar al trabajador los instrumentos adecuados para la realizacin de sus
funciones.

*Ofrecer incentivos para el buen desempeo de las labores de cada uno de los
empleados.

*Entablar excelentes relaciones con los proveedores.

Nivel Educativo: Estudiante Administracin de empresas.

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GERENTE
DAIANNA REYES
ANALISTA DE
SISTEMAS
JOS REYES
SECRETARIA
STEFANY CRDENAS

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ANALISTA DE SISTEMAS

*Atencin de reportes as como diagnostico

*Reparacin de equipo de cmputo, scanner, impresoras

*Actualizacin de programas.

*Instalacin de antivirus, formateada de equipos

*Instalacin de nuevos software.

SECRETARIA VENDEDORA

*Atencin al pblico

*Encargada de ventas.

*Mantener contacto con los clientes

*Ver cules son las necesidades de los mismos

*Mantener informado a los clientes de nuevos productos

*Acompaar y estimular a los vendedores

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RIESGOS OPERATIVOS DEL NEGOCIO

En la evaluacin preliminar, se observo que en la empresa:

* No existe un diseo de pronstico de ventas.

*La empresa no conoce a profundidad sus competidores ni las condiciones de
ventas de estos.

* No registran todas ventas en su totalidad solo las de algunos productos o
servicios.

*No existe un control interno, que sirva para vigilar el total cumplimiento de los
objetivos generales de la empresa.

* No existe un diseo de planeacin de las actividades para que se vendan los
productos adecuados, en el lugar en que se necesitan, oportunamente, en las
cantidades convenientes y a los precios correctos.

DIAGNOSTICO

El diagnostico se fundamenta en la percepcin que nosotros como auditores
tenemos en este momento de la organizacin como producto de nuestra
experiencia y visin.

Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un
acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto
intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan
sentido a la forma de comportamiento y desempeo en el trabajo.

Con base en este conocimiento hemos preparado un marco de referencia que
se fundamenta a razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello,
hemos considerado los siguientes elementos:

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a.- GNESIS DE LA ORGANIZACIN

Creacin de la organizacin.
La empresa est registrada en la cmara de comercio bajo la estructura de una
persona natural como rgimen simplificado, tiene dos sedes en la ciudad.

Cambios en su forma jurdica.
Seria de vital importancia que la empresa se cambiara a una SAS

Conversin del objeto en estrategias
Falta de definicin, de objetivos para la operacin o de ventas y carencia de
polticas; falta de vigilancia.

b.- INFRAESTRUCTURA

Esquema de operacin.

*Fallas en la estructura orgnica del departamento de ventas.
La organizacin cuenta con una infraestructura amplia para ser una pequea
empresa.

*Modificaciones a la estructura organizacional. Cuenta con un organigrama
establecido pero no tiene unas tareas definidas para el cumplimiento del logro
y objetivos.

*Nivel de desarrollo tecnolgico. La empresa ha evolucionado pero aun no
cuenta con la licencia para todos los softwares.

c.- FORMA DE OPERACIN

Desempeo registrado.

Ausencia de estudios de mercadeo en el lanzamiento de nuevos productos.
Prdida de penetracin en el mercado.
No llevan un estricto control en el proceso de ventas en cuanto a los productos,
no lleva control adecuado al manejo de inventarios.

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Ya que en la venta de los servicios minutos e internet quedan registrados en el
PC.

No hay procedimientos escritos para los procesos de ventas.

No tienen un esquema donde se registren los alcances ni cumplimento de los
objetivos.

Presupuesto inexistente y/o inadecuados. Falta de explicacin de las
desviaciones.

Incentivos inadecuados en funcin al volumen de compras de los clientes y
falta de informacin sobre los costos relativos.

Sistema de distribucin inadecuado.

Productos y/o lneas con mrgenes de utilidad poco satisfactorios.

d.- POSICIN COMPETITIVA

Poco conocimiento de la competencia.

Tiene buena posicin competitiva frente a su competencia en el sector de las
telecomunicaciones.

Le falta llevar un esquema sobre las competencias centrales de la organizacin
incentivando al cumplimiento de la visin y misin donde se genere
compromiso de los empleados.

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Proceso
auditado
Evaluacin
Riesgo
nfasis
Programa
de auditoria
Recurso
humano
Fecha
inicial
Fecha
final
Fecha
Informe

VENTAS

* Saber
cules son
las
necesidades
del cliente

* Mercadeo y
ofrecimiento
del producto.

* Atencin de
los posibles
compradores.

* Realizacin
y cierre de la
venta.
* No existe un
mtodo o una
estrategia en
el cual se
conozcan las
necesidades
de los clientes.
* No hay un
plan
publicitario
para el
producto.
* No existe un
diseo de
pronstico de
ventas.
* No existen
procedimientos
de ventas.
* No se
maneja un
manual de
funciones.
*No existe un
diseo de
planeacin de
las actividades
*No existe un
control interno.
Se requiere
verificar con
mayor
nfasis:

* Buscar una
estrategia
publicitaria
que aumente
las ventas.

* Instalacin
de un
programa
que arroje un
pronstico
de ventas.

* Elaborar un
manual de
funciones.

* Elabora un
cronograma
de
actividades.

*Implementar
un sistema
de control
interno
FORMATO
100
Astrid
Celin,
Daianna
Reyes,
Natalie
Torres y
Lina
Echeverry
01
Ene
2010
30
Abril
2010
23
Abril
2010


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Programa de Auditora PRO-1

PROGRAMA DE AUDITORIA

TITULO DEL PROGRAMA: PROGRAMA PARA LA EVALUACIN DEL
PROCESO DE VENTAS

PERIODO AUDITORIA: 1 DE ENERO A 30 DE ABRIL DE 2010

I. OBJETIVO DEL PROGRAMA:

La auditoria tiene como propsito evaluar y verificar el cumplimiento al correcto
funcionamiento de las fases del proceso de ventas conforme al conocimiento
previo adquirido.

II. ALCANCE DEL PROGRAMA:

La auditoria se practicar a todas las ventas realizadas por Glob@l.net por el
periodo bajo revisin donde para determinar la muestra se seguir el siguiente
procedimiento.

a. Se determinar el nmero de ventas realizadas bajo el periodo en revisin.

b. Se indicara el monto de las ventas realizadas en el periodo.

c. Determinado el nmero de ventas y el monto de las ventas se proceder a
seleccionar al menos el 20% de los eventos teniendo en cuenta tanto las
ventas de rango inferior a $20.000 como rango inferior a ese valor.

d. En ningn caso la muestra ser inferior a un nmero de eventos que
represente el 10%.

PASA PRO-2


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VIENE DE PRO-1

III. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA:

1.1. Evale que todas y cada una de las ventas realizadas tengan facturacin.

Hecho
por:
Referencia de
papeles de
trabajo
1. De la seleccin determinada en el alcance
proceda a realizar lo siguiente:

1.1. Evale que todas y cada una de las
ventas realizadas tengan facturacin.

1.2 Analice que las ventas hechas en el
periodo correspondan concuerden con el
inventario en existencia.

1.3 Comprobar si la empresa tiene
implementado procesos de ventas.

1.4 Analizar el comportamiento de las ventas
y el resultado esperados segn el objetivo.

2. Obtenga sus conclusiones en relacin con
el trabajo realizado y proceda y proceda a
prepara un informe de auditor

ASTRID
CELIN

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VIENE DE PRO-2

ANLISIS DEL SECTOR ECONMICO

Sector al que Pertenecemos

Pertenecemos al sector de las telecomunicaciones, como organismo
regulador se encuentra la COMISIN DE REGULADORA DE
COMUNICACIONES (CRT).

ANLISIS SECTORIAL

Anlisis sectorial basado en los activos estratgicos permite comprender el
dinamismo que existe en un sector determinado, por qu hay empresas que
son exitosas y cules son sus reales ventajas y capacidades para negociar en
mejores condiciones. Este trabajo, se refiere a las ventajas del uso de los
activos estratgicos en el anlisis sectorial.

A travs del anlisis sectorial perseguimos al menos dos objetivos claramente
diferenciados. Por un lado, al analizar la cantidad de competidores, el tamao
del mercado, el consumo, las necesidades de capital, el crecimiento del sector;
estamos, en definitiva determinando cul es el potencial de rentabilidad del
sector.

Anlisis sectorial de los servicios o productos sustitutivos del sector, la
diferenciacin entre las empresas, la importancia del acceso a materias primas
y/o tecnologa, las relaciones con otros negocios, el posicionamiento y la
rivalidad de las empresas dentro del sector; determinamos cmo explotar dicho
potencial de rentabilidad; en definitiva, entendemos la heterogeneidad y la
dinmica que existe en el sector.

Cada conjunto de empresas que participe en un mismo negocio, ser
percibido como competidores del sector. A su vez, las empresas se
posicionan en el sector en base a los productos/mercados en que realiza
su actividad.

Los competidores, otros negocios que se dedican a las misma actividad,
dentro del sector hay 20 negocios dedicados a la misma actividad,
vendedores ambulantes de minutos, otros negocios de diferentes
actividades que ofrecen venta de minutos.

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VIENE DE PRO-3

El posicionamiento de la empresa en el espacio productos/mercados estar
determinado por lo que cada empresa puede y sabe hacer. Comprender el
potencial de cada empresa y la heterogeneidad del sector, nos conduce a
analizar las caractersticas internas de las empresas. El potencial de "hacer"

negocios por parte de las empresas est determinado por los recursos y
las capacidades que cada una posee.

Este negocio cuenta con una variedad amplia de servicios, y de destaca por
brindarlos con calidad, cuenta con equipos buenos, y sus instalaciones
cmodas, personal capacitado para satisfacer las necesidades de los clientes
siendo su objetivo principal el excelente servicio y prestarle a los clientes toda
la ayuda necesaria, explicacin, capacitacin, una ayuda gratuita.

En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos
que se pretendan estudiar; la falta de adecuacin de los objetivos especficos
de ventas con los generales de la empresa; la no actualizacin de ellos, etc.

A) FAMILIARIZACIN:

1. Familiarizacin general con el entorno econmico, poltico, social y legal, en
el que acta la empresa y con la operacin de ventas, mediante estudios de
sus objetivos, sus polticas, su estructura orgnica, sus sistemas, sus
procedimientos y sus prcticas, que permita la ubicacin de ventas en el flujo
de las operaciones.

La empresa se encuentra en un sector de las telecomunicaciones

En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos
que se pretendan estudiar; la falta de adecuacin de los objetivos especficos
de ventas con los generales de la empresa; la no actualizacin de ellos, etc.

PASA PRO-5


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VIENE DE PRO-4

2. Ms especficamente, la familiarizacin puede llevarse a cabo investigando,
entre otros, las caractersticas y estratificacin de los siguientes aspectos :

a. Los productos que vende la empresa; los mercados que surte; sus
competidores; la porcin del mercado que absorbe; sus canales de
distribucin; el nmero promedio de clientes que maneja,

Actualmente la empresa vende minutos nacionales, internacionales,
celular, local, internet, internet mvil, servicio de capacitacin.
Productos anillado, laminado, fotocopias, fax, transcripcin.

b. Las caractersticas de los productos: Artculos de primera necesidad o de
lujo; de demanda permanente, estacional o de moda.
Los Servicios que ofrece la empresa satisfacen la necesidad de
comunicacin y contribuyen tambin a la educacin.

c. La poltica para la determinacin de precios: para saber si son
predeterminados, si son materia de negociacin o si se calculan en cada
ocasin, al recibir una solicitud de negociacin. En su caso, obtener lista
autorizada de precios vigentes.
La poltica de determinacin de precios est establecida por la competencia
con influencia en liderazgo en costos, ya que la estrategia fundamental es
el precio ms barato y se descubre que es la posicin que adoptado el
mercado.

d. La poltica de crdito que se tenga establecida.
No manejan ventas a crdito todas las ventas son al contado, e
internamente manejan compras con crdito a 30 das.

e. La poltica de publicidad establecida.
La empresa carece de una poltica de publicidad establecida.

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Informe de Auditora INA-1

RECOMENDACIONES

RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Factor Riesgos Recomendaciones
* Inexistencia de
un Plan
Estratgico
* La inexistencia de un anlisis que indique
los pro y los contra pueden conllevan a
decisiones poco acertadas por parte de la
gerencia.
* Los planes no documentados son
fcilmente descuidados, conllevando a la
perdida de oportunidades.
* Los planes no documentados conllevan a
una mayor susceptibilidad a ser mal
interpretados u olvidados por parte del
personal.
* Se reduce la posibilidad de evaluar
resultados al no contar con una
especificacin de responsabilidades
documentadas.
* Se pierde la posibilidad de obtener
financiamientos debido a que el plan indica
la seriedad de la empresa por cumplir sus
objetivos.
* Elaborar un plan
estratgico detallado
que indique: Plan de
accin secuencial que
defina objetivos, etapas,
tiempos, responsables y
un presupuesto
determinado.
* Estudio eficiente
y formal del
mercado
* Puede percibirse como una resistencia en
acatar las preferencias de los clientes-
conllevando a la prdida de clientes.
* Perdida de la ventaja competitiva sobre el
mercado conllevando a la prdida de
clientes potenciales.
* Establecer una
estrategia/visin de
mercadeo ms agresivo
tomando en cuenta:
preferencias de clientes
actuales y clientes
potenciales, aumentar
publicidad
paralelamente para
expandir el mercado
meta y no limitarse a
clientes actuales.
* Inexistencia de la
documentacin de
Asignacin de
Responsabilidades
* Ineficiencia productiva por parte de los
empleados.
* Documentacin formal
y detallada de la
asignacin de
responsabilidades y la
autorizacin por parte
del gerente.

PASA INA-2


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VIENE DE INA-1

INFORME DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
Se encontr a las pruebas Irregularidades en la forma que se encuentra
registrado en la cmara de comercio.

1. GERENCIA

a) La compaa carece de polticas en cuanto al registro que se presenta en la
cmara de comercio, ya que observamos que tiene otras dos sedes
funcionando en la ciudad que carecen de registro mercantil, utilizando el del
establecimiento de comercio inicial.

b) El no tener registrados los otros dos establecimientos comerciales puede
tener implicaciones legales y generar situaciones que generen ya que La
matrcula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su
propiedad, mediante el certificado que expide la Cmara de Comercio. Mientras
est vigente la matrcula, no se podrn registrar otros establecimientos de
comercio o sociedades con el mismo nombre. Evita multas que pueden
imponer la Superintendencia de Industria y Comercio o las autoridades locales.
Es una fuente de informacin comercial para quienes deseen conocer los datos
del establecimiento (actividad, ubicacin, valor, etc.) Permite ingresar a la base
de datos de la Cmara de Comercio. Facilita la celebracin de negocios con los
sectores pblico y privado.

c) Recomendacin: la compaa debe proceder a cambiar su registro en la
cmara de comercio y establecerse como una SOCIEDAD POR ACCIONES
SIMPLE ya que se tienen las siguientes ventajas: Su estructura ser
establecida libremente por lo que decidan los accionistas en los estatutos, sin
necesitar todos los rganos de administracin: basta con que tenga al menos
un representante legal, con la posibilidad que esta representacin pueda estar
a cargo de una persona natural o de una persona jurdica.

PASA INA-3


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VIENE DE INA-2

Con respecto de la Junta Directiva, la ley determina que puede ser creada a
travs de los estatutos, y en caso contrario las funciones de administracin y
representacin legal correspondern en su totalidad al representante legal.
Ahora, con respecto a la eleccin de los miembros de la Junta, la ley menciona
que se podrn elegir mediante cualquier sistema de votacin, con lo que los
accionistas podrn escoger el sistema que mejor les permita sentirse
representados sin necesidad de estar atados al famoso cociente electoral.

Existe un avance adicional al eliminar la obligatoriedad de nombrar suplencias.
Por otro lado, en numerosas ocasiones tanto grupos empresariales como
familiares tenan la obligacin de tener una Junta Directiva en sociedades
secundarias. Ellas tenan como nico objeto desarrollar los lineamientos de una
matriz, por lo que era innecesaria la tenencia de dicho rgano de
administracin. Ello causaba la obligacin de realizar trmites y nombramientos
sin ningn fundamento.

Responsabilidad y revisora fiscal
En cuanto al grado de responsabilidad de los accionistas, la ley determina que
ellos no sern responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de
cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad y, para efectos tributarios,
este aspecto se regir por las reglas aplicables a las sociedades annimas.
Adicionalmente, la figura del revisor fiscal, el cual es de carcter obligatorio en
las sociedades annimas clsicas, va a desaparecer para este nuevo tipo de
sociedades. Es claro entonces que, eventualmente, varias sociedades
annimas podran transformarse y evitar la obligacin de tener Revisor Fiscal.
Dicha figura, que en ocasiones es totalmente necesaria, queda obligatoria
cuando la ley lo exija expresamente.

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2. GERENCIA VENTAS

a) DISEO DE UN PLAN DE VENTAS La compaa carece de un plan de
ventas, en nuestra auditoria observamos que no hay un plan establecido con
detalle de objetivos y logros por cumplir.

b) No tener un plan de ventas dificulta como calcular las proyecciones de
ventas de una manera rpida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya
sea las transacciones de inventarios o la facturacin de ventas realizadas.
Tambin no permite estimar la demanda hacia el futuro, basndose en
informacin histrica generada por el movimiento de los servicios y productos
del mdulo.

c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un plan de
ventas que permita apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias
de Mercadeo, Ventas y Produccin al proveerlos con informacin congruente y
exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemticos de pronstico, datos
histricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos
representantes de cada departamento involucrado de la empresa.

Mayor seguridad en el manejo de la informacin relacionada con las ventas de
la empresa.

Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la creacin y
comparacin de mltiples escenarios para efectos de anlisis de ventas
proyectadas.

Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y
oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas
establecidos dentro del Plan Maestro de Produccin.

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VIENE DE INA-4

3. GERENCIA VENTAS

a) CARACTERSTICAS DE VENTA DE LOS COMPETIDORES, durante la
auditoria observamos que la compaa carece de conocimiento acerca de las
caractersticas de venta de sus competidores.

b) No tener conocimiento sobre los competidores, no permite tener un
anlisis de la competencia y no pueden identificar los beneficios y
desventajas que los clientes encuentran en sus productos o empresa.

c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un anlisis
de Benchmarking este proceso de obtener informacin til que ayude a la
organizacin a mejorar sus procesos. Benchmarking no significa espiar o slo
copiar. Est encaminado a conseguir la mxima eficacia en el ejercicio de
aprender de los mejores, y ayudar a moverse desde donde uno est, hacia
donde quiere estar.

Es un proceso sistemtico y continuo para evaluar los productos, servicios y
procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como
representantes de las mejores prcticas, con el propsito de realizar mejoras
organizacionales

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VIENE DE INA-5

4. GERENCIA VENTAS

a) PROMOCIN Y VENTAS durante el proceso de auditora encontramos que
la compaa cuenta con promocin y ventas.

b) La empresa tiene diseado un plan promociones dentro de las cuales se
encuentra, los volante publicitarios, descuentos en sus servicios o bonos para
los clientes fijando un monto en el consumo, tambin hace campaa de
promocin para el lanzamiento de un nuevo servicio o producto, En nuestra
auditoria observamos que la empresa programa las promociones de acuerdo al
comportamiento del mercado, para reactivar las ventas y crear flujo de ingresos
o recuperar la clientela.

c) Recomendacin: la empresa Glob@l.net debe implementar promocin y
ventas utilizando las siguientes caractersticas.

Empleando las cuatro principales herramientas promocionales.

. Publicidad: Cualquier forma pagada de presentacin y promocin no
personal de ideas, bienes o servicios por un patrocinador bien definido.

. Promocin de ventas: Incentivos de corto plazo para alentar las compras o
ventas de un producto o servicio.

. Relaciones pblicas: La creacin de buenas relaciones con los diversos
pblicos de una compaa, la creacin de una buena "imagen de corporacin",
y el manejo o desmentido de rumores, historias o acontecimientos negativos.

. Ventas personales: Presentacin oral en una conversacin con uno o ms
compradores posibles con la finalidad de realizar una venta

Los objetivos de la promocin de ventas varan segn la audiencia meta
hacia la cual van dirigidas, por ejemplo:

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VIENE DE INA-6

1. Objetivos de promocin de ventas para consumidores
o Estimular las ventas de productos establecidos.
o Atraer nuevos mercados.
o Ayudar en la etapa de lanzamiento del producto.
o Dar a conocer los cambios en los productos existentes.
o Aumentar las ventas en las pocas crticas.
o Atacar a la competencia.
o Aumentar ventas ms rpidas de productos en etapa de
declinacin y de los que se tiene todava mucha existencia.

2. Objetivos de promocin de ventas para comerciantes y distribuidores
o Obtener la distribucin inicial.
o Incrementar el nmero y tamao de los pedidos.
o Fomentar la participacin del canal en las promociones al
consumidor.
o Incrementar el trfico en el establecimiento.

5. GERENCIA VENTAS

a) AUSENCIA DE PROGRAMA DE CAPACITACIN durante la auditoria
logramos observar que no la empresa no cuenta con un programa de
capacitacin para los empleados.

b) La empresa no tiene un programa de capacitacin que lleve al xito en
ventas a la compaa y esto depende en gran medida del talento del equipo.
Es por esto que para cada nueva contratacin, resulta indispensable
asegurarnos que tenga todas las herramientas y conocimientos necesarios
para desempear correctamente su labor, esto puede generar un mal servicio
al cliente.

c) Recomendacin: La empresa puede emplear convenios con entidades
como el Sena, Cajas de compensacin familiar y enviarlos a una capacitacin,
donde el nfasis sea en el servicio al cliente, esto ayuda a la empresa a tener
un personal dispuesto y que se puede desempear de una manera optima.


CONCLUSIN

La auditora realizada en las instalaciones GLOB@L.NET, determin que la
empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad,
en las fases del proceso administrativo ya que se tiene ste definido en orden y
por escrito, aunque no todo, as como cada uno de los elementos que los
integran, tales como: objetivos, misin, visin, reglas, procedimientos,
principios y valores, por mencionar algunos. Sin embargo, algunos elementos
requieren de revisin y actualizacin para que contribuyan a la calidad de la
empresa.

El trabajo realizado permiti determinar las reas de oportunidad en cada una
de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las
causas que hacen que la empresa, aunque se dirija hacia la mejora continua,
existan elementos que la dificulten o la obstaculicen.
El contacto que se tuvo con la empresa fue a travs de visitas continuas para
fomentar el dilogo y la confianza entre el personal de sta y el equipo
investigador. Por medio de la comunicacin con ellos, se verific la informacin
proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener ms elementos de
comparacin entre uno y otro empleado y as presentar datos lo ms acercados
a la realidad posible.
Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de
alternativas de solucin, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la
empresa.

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