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En principe, nous faisons la

diffrence entre les appels d'offres
individuels et groups dans le logi-
ciel de Gestion des commandes
ABACUS. Si, jusqu' prsent, la
cration automatise de plusieurs
appels d'offres tait plutt com-
plexe, l'envoi simultan plusieurs
fournisseurs en une seule tape
est maintenant possible. Les fonc-
tions de transformation d'un appel
d'offre en une commande fournis-
seur, avec ensuite l'envoi et l'archi-
vage, ont t optimises et auto-
matises.
L'ancienne restriction un maxi-
mum de dix fournisseurs par de -
mande groupe n'existe plus dans
cette nouvelle version. De plus,
vous pouvez maintenant afficher
les personnes de contact de chaque
fournisseur, pour choisir l'interlo-
cuteur adquat.
Slectionner des fournisseurs
pour les appels d'offres
Si un appel d'offre doit tre
fait simultanment plusieurs
fournisseurs, en tant qu'appel
d'offre group, l'acheteur a juste
besoin de dmarrer le programme
"Slections des appels d'offres".
Pour la version 2013 d'ABACUS,
le fonctionnement de l'appel d'offre
du logiciel de Gestion des commandes
a entirement t remani. Dans la
nouvelle version du programme, des
extensions de fonctions furent la
priorit, en plus d'une nouvelle pr-
sentation. Elles permettent de crer
encore plus facilement les appels
d'offres aux fournisseurs.
Programmes, produits, technologies
Optimiser les processus d'achats automatiser
les appels d'offres groups aux fournisseurs
Les fournisseurs, auxquels un appel d'offre doit tre envoy, sont slectionns et les
personnes de contact choisies.
Les fonctions de transfor-
mation d'un appel d'offre
en une commande four-
nisseur ont t optimises
et automatises.
ABACUS PAGES 3 / 2013
Programmes, produits, technologies 21
Gnrer des appels d'offres
Pour entirement dfinir un
modle d'appel d'offre, l'employ
doit simplement dterminer les
articles acheter, aprs avoir choisi
les fournisseurs dans le programme
"Traitement des appels d'offres".
Si d'autres fournisseurs devaient
tre ajouts au traitement, ils pour-
ront facilement tre insrs la
demande avant l'excution dfini-
tive, dans une fentre de dialogue
intermdiaire. La consultation des
notes relatives un fournisseur est
aussi possible, si besoin est.
Aprs enregistrement des saisies,
vous pouvez crer les appels
d'offres correspondants avec les
produits souhaits pour les fournis-
seurs slectionns. Toutes les de -
mandes aux fournisseurs choisis
peuvent tre gres sous un num-
ro d'appel d'offre unique, la diff-
rence entre les fournisseurs tant
faite l'aide d'un numro compl-
mentaire. Selon la configuration du
programme, les appels d'offres se -
ront imprims, envoys par e-mail
ou transmis aux fournisseurs de
ma nire lectronique par le biais de
l'e-Business.
optimiser le programme de compa-
raison de sorte que seuls les champs
et indications de l'appel d'offre, im -
portants pour vous, soient affichs.
Grce ce programme, un ache-
teur voit immdiatement le four-
nisseur qui propose la meilleure
offre pour le ou les article(s) sou -
hait(s). Toutes les informations et
offres saisies peuvent aussi tre
exportes vers Excel pour un traite-
ment ultrieur.
Comparaison des offres
Pour que les offres des diff-
rents fournisseurs puissent tre
compares entre elles, vous pouvez
les afficher l'cran grce au menu
"Comparaison appels d'offres". La
personne en charge est en mesure
de saisir directement les prix offerts
par les fournisseurs grce la re -
prsentation sous forme de tableau.
Pour que les prix et les ventuelles
autres informations puissent tre
saisis efficacement, vous pouvez
Optimiser les processus d'achats automatiser
les appels d'offres groups aux fournisseurs
Dans le dialogue de cration des appels d'offres, vous pouvez complter et adapter les
donnes saisies. De plus, vous avez la possibilit d'afficher les notes des fournisseurs si
ncessaire.
Les prix obtenus des fournisseurs peuvent directement tre saisis dans le programme "Comparaison des appels d'offres".
Programmes, produits, technologies 22
Refus
Pour les fournisseurs, dont les
offres n'ont pu tre retenues, le
traitement prvu pour les appels
d'offres rejeter est dclench. Il
comprend l'impression de la lettre
Acceptation et refus des offres
Aussitt que tous les prix des
fournisseurs sont saisis, le dialogue
"Accepter / Refuser appel d'offre"
vous permet de dterminer le four-
nisseur retenu et celui qui sera
pri vilgi. En fonction des donnes
dfinies dans les paramtres de
l'app lication, un sous-traitement
correspondant, avec diffrentes
tapes, est propos pour dtermi-
ner la suite des oprations.
Accepter une offre
Les tapes de traitement pour l'ap-
pel d'offre slectionn, respective-
ment l'offre, sont automatique-
ment effectues. l'aide de l'action
"Enregistrer sous" comprise dans le
traitement, le programme cre une
commande fournisseur, qui sera
ensuite, comme cela tait le cas
prcdemment, traite par la per-
sonne en charge dans le programme
"Traitement des commandes four-
nisseurs". Elle sera ensuite impri-
me, envoye par e-mail au format
PDF ou transmise au fournisseur
via rseau e-Business.
de refus et l'archivage de l'appel
d'offre original. Tous les refus
peuvent tre crs et imprims ou
envoys par voie lectronique d'un
simple clic.
Nouvelles tapes de traitement
Simultanment au remaniement du programme d'appels d'offres, des
actions supplmentaires ont t cres pour tre employes dans la
gestion du traitement du domaine des achats.
Dcision demande groupe
L'action "Dcision demande groupe" doit imprativement figurer dans
le traitement d'appels d'offres groups. Contrairement aux autres nou-
velles actions, elle ne figure que dans le programme "Gnration
d'appels d'offres".
Attribution fournisseurs
L'action "Attribution fournisseurs" permet d'attribuer dfinitivement et
directement un fournisseur donn un produit de la base des produits,
dans le cadre de la procdure d'appels d'offres. Elle peut aussi tre
employe dans d'autres traitements du domaine des programmes
d'achat.
Reprendre prix
Grce la fonction "Reprendre prix", ceux obtenus aprs appel d'offre
peuvent, si vous le souhaitez, tre repris comme prix d'achat des pro-
duits correspondants dans la base des produits. Le moment auquel le
fournisseur a offert ces prix est aussi consign.
Enregistrer sous
Avec l'action "Enregistrer sous", vous pouvez par exemple gnrer une
commande fournisseur partir de l'appel d'offre.
Archiver appel
Pour garantir sa traabilit, la demande originale peut, si vous le sou-
haitez, tre classe dans le programme d'archivage des appels d'offres,
aprs transformation de ces derniers en commandes fournisseurs.
Grce aux nouvelles
possibilits, le processus
d'appels d'offres a consi-
drablement t optimis.
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Conclusion
Le remaniement du pro-
gramme d'appels d'offres a permis
d'adapter encore un peu plus la
Gestion des commandes ABACUS
aux besoins des clients. Grce aux
nouvelles possibilits, le processus
d'appels d'offres a considrable-
ment t optimis, de sorte pou-
voir simplifier fortement le travail
de l'utilisateur.
Appels d'offres galement pour AbaImmo
La fonction d'appels d'offres du logiciel de Gestion des commandes
sera l'avenir galement disponible dans AbaImmo, en option. Cela est
particulirement utile pour la gestion d'immeubles ou pour l'obtention
d'offres de fournisseurs en matire de travaux d'entretien et de jardi-
nage.
Programmes, produits, technologies 23
Disponibilit
partir de la version 2013
La fonction "Comparaison d'appels
d'offres" sera disponible ds no -
vembre 2013 avec le servicepack
pr vu cette date.
L'acheteur choisit l'offre retenir respectivement le fournisseur correspondant. En fonction des traitements slectionns, les tapes
ncessaires pour l'acceptation ou le refus sont excutes.