Apndice B Polticas y lineamientos para el uso y optimizacin de recursos informticos

!407"

APNDICE B

POLTICAS Y LINEAMIENTOS
PARA EL USO Y OPTIMIZACIN
DE RECURSOS INFORMTICOS


1. Introduccin

En este apndice se mencionan lo que podran ser las polticas y lineamientos
generales para el uso y optimizacin de los recursos informticos en una
empresa o en una institucin.

Los recursos informticos instalados en las diversas reas de una empresa o
en una institucin representan un papel muy importante en el desarrollo de
sus funciones sustantivas y administrativas, siendo de vital importancia
instrumentar medidas que permitan el adecuado aprovechamiento de stos.

Es por ello, que se considera necesario establecer polticas y lineamientos
internos, tendientes a proteger la integridad de los recursos informticos y de
la informacin que en ellos se procesa.

Para alcanzar el objetivo de este documento se requiere la colaboracin de
todo el personal, considerando que los recursos informticos y la informacin
son el eje de sus funciones y harn que sus labores sean ms fructferas. La
observancia y divulgacin de estas medidas ser tarea de todos y cada uno de
los integrantes de la empresa o de la institucin.

Para efectos de este apndice se presupone que dentro de la organizacin de
una empresa o una institucin exista un comit de informtica, una direccin
general de informtica, diversas unidades (que podran ser gerencias generales
o direcciones generales u otras) y que cada una cuente con un rea de
informtica; que habr una red amplia a cargo de la direccin general de
informtica y que cada unidad pueda tener una red LAN.

As tambin, el comit de informtica estar integrado por los titulares de las
unidades, quienes sern vocales y podrn estar representados en el mismo
comit por el titular del rea de informtica de su unidad; el presidente del
comit de informtica ser el ms alto ejecutivo de la empresa, el secretario
ejecutivo del comit ser uno de los colaboradores directos del ms alto
ejecutivo de la empresa y el secretariado tcnico del comit recaer sobre el
director general de informtica.
!407"

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE CENTROS DE CMPUTO
!408"

2. Polticas generales

! Las disposiciones contenidas en el presente documento son de observancia
obligatoria y general para todo el personal de la empresa o de la institucin.
! Los integrantes del comit de informtica de la empresa o institucin sern
los encargados de orientar al personal de sus unidades, respecto del contenido
de estas disposiciones.
! El personal de la empresa o institucin deber utilizar nicamente el equipo
y programas de cmputo autorizados (ver el rubro de estndares), con la
finalidad de garantizar la compatibilidad, estandarizacin e integridad de los
recursos informticos.
! Para la instrumentacin de las polticas y lineamientos descritos en este
documento, se recomienda que cada unidad designe un responsable de su
rea de informtica a cargo de la cual deber estar una persona con
conocimientos en la materia y contar con enlaces tcnicos con las otras
reas de su unidad.
! Deber entenderse como rea de informtica a la direccin, subdireccin,
departamento o coordinacin responsable de coordinar: el desarrollo
informtico, el resguardo de la informacin y de los equipos y sistemas de
cmputo.
! En cada unidad podrn existir tres niveles de responsabilidad en
informtica:
# Responsable del rea de informtica
# Responsable de red
# Responsable usuario
! Cada nivel ser responsable, en su mbito de accin, de la informacin, los
equipos y programas de cmputo bajo su cargo.


3. Equipamiento

3.1. Lineamientos

! El equipo de cmputo instalado en las diferentes reas de la empresa
o institucin, tal como: computadoras, impresoras, graficadores,
digitalizadores, unidades de almacenamiento, modems, concentradores,
ruteadores (encaminadores), ratones y cualquier otro dispositivo, slo
podr ser utilizado por el personal autorizado.
! El uso del equipo instalado en la empresa o institucin ser
exclusivamente para la realizacin de las actividades relacionadas con
las funciones que desempean las diversas reas.
!408"

Apndice B Polticas y lineamientos para el uso y optimizacin de recursos informticos
!409"

! La instalacin y reubicacin de equipo servidor o nodos de red
conectados a la red amplia de la empresa o institucin, ser realizada
nicamente por personal con conocimientos tcnicos en la materia y
con la aprobacin del responsable del rea de informtica de la
unidad, quien notificar a la direccin general de informtica el
cambio realizado.
! La reubicacin del equipo por cambio de edificio o rea de adscripcin
ser realizada con la aprobacin del responsable del rea de
informtica, notificando inmediatamente a la direccin general de
informtica, con objeto de que sta actualice los expedientes
respectivos.
! Cuando ocurran fallas en el equipo, stas debern ser reportadas de
inmediato al responsable del rea de informtica de la unidad, quien
ser el responsable de hacer efectivo el servicio de mantenimiento
correctivo contratado.
! Las microcomputadoras se debern etiquetar de acuerdo con los perfiles
de uso definidos por el comit de informtica de la empresa o
institucin (ver Lineamientos para programas de cmputo).
! Toda adquisicin de equipo que llegara a hacer cualquier unidad,
deber apegarse a los estndares establecidos por el comit, siendo la
direccin general de informtica la encargada de emitir el dictamen
tcnico previo a la compra.

3.2. Normas

! Deber cumplirse con lo dispuesto en las condiciones generales de
trabajo vigentes en la empresa o institucin (se sugiere sean):

# Los trabajadores de l a empresa o i nsti tuci n ti enen
prohi bi do dar a l os ti l es, herrami entas y materi al de
trabajo, usos di sti ntos de aquel l os a que estn
desti nados.

# Causar daos o destrui r i ntenci onal mente edi fi ci os,
i nstal aci ones, obras, maqui nari a, i nstrumentos,
muebl es, ti l es de trabajo, materi as pri mas y dems
objetos que estn al servi ci o de l a empresa o
i nsti tuci n.
!409"

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE CENTROS DE CMPUTO
!410"

! Cada unidad deber contar con un contrato para servicios de
mantenimiento preventivo y correctivo; para el caso de los equipos
microcomputadores e impresores en garanta, en caso de falla o
descompostura, se deber reportar con el proveedor del equipo para
su reparacin. Para equipos adquiridos por la direccin general de
informtica asignados a las unidades y que estn en garanta, se
debern reportar a la propia direccin para tomar las acciones
pertinentes.


4. Programas de cmputo

4.1. Lineamientos

! Todo programa de cmputo (software) que se adquiera deber
apegarse a los estndares, previo dictamen tcnico de la direccin
general de informtica. Los casos especiales debern solicitarse
anexando la justificacin correspondiente, la cual ser analizada para
determinar la conveniencia o no de su adquisicin.
! Las adquisiciones de programas de cmputo debern ser negociadas
en condiciones corporativas y a precios especiales o para gobierno,
segn sea el caso, con los proveedores o fabricantes correspondientes,
se podr contar con la asesora del personal de la direccin general de
informtica.
! Todos los programas de cmputo propiedad de la empresa o
institucin, incluyendo licencias de uso de sistemas operativos,
herramientas de desarrollo de aplicaciones, lenguajes de programacin,
paquetera de aplicacin y cualquier otro sistema instalado, slo
podr ser utilizado por personal de la empresa o institucin.
! Ninguna persona podr instalar ni utilizar programas de cmputo,
que no estn registrados y autorizados por el responsable del rea de
informtica.
! En caso de incorporar programas o paquetes de aplicacin que
coadyuven a la solucin de problemas o actividades de la empresa o
institucin, stos debern ser ori gi nal es o copi as debi damente
autori zadas por el licenciante o titular de los derechos de autor.
! La direccin general de informtica podr tener, a nivel central,
software de apoyo y soporte tcnico para auxiliar a las unidades que
lo requieran temporalmente, tal como: Sniffer de redes, pruebas de
rendimiento de equipos (PCBENCH, WINBENCH, etc.), BINDVIEW, Checkit,
Crosstalk, PCTOOLS, Norton Utilities y programas antivirus.
!410"

Apndice B Polticas y lineamientos para el uso y optimizacin de recursos informticos
!411"

! El software de apoyo y soporte tcnico que puedan tener las reas de
informtica estar integrado por PCTOOLS, Norton Utilities y programas
antivirus.
! En caso de falla del software, los usuarios debern reportar de
inmediato tal situacin al responsable del rea de informtica, a fin de
que le proporcione soporte tcnico, en caso de ser necesario podr
requerirse apoyo de la direccin general de informtica.
! El rea de informtica de la unidad, antes de llevar a cabo la
instalacin de cualquier paquete adquirido, deber hacer una copia
de respaldo de los discos originales; posteriormente, deber remitir:
una copia de la factura original, la licencia original del software y los
discos originales, al banco de informacin y documentacin de la
direccin general de informtica (BIDDGI), indicando el nmero de serie
del (o de los) equipo (s) en que se instal para que la direccin General
de informtica proceda a la actualizacin del inventario correspondiente.
Si la identificacin viene en la caja, impresa o adherida en el disquete
de instalacin o si es desplegada en el momento de instalar y
personalizar el software, se deber enviar una relacin de las
identificaciones que indique la forma de stas y el nmero de
licencias. La factura original y copia de la licencia original debern
entregarse al rea administrativa de su unidad respectiva; y copias de
la factura original, de la licencia original y de los discos originales
debern ser conservadas en el area de informtica de la unidad.
! Los equipos sern etiquetados segn su utilizacin, en funcin de los
perfiles que a continuacin se describen, pudiendo tener ms de un
perfil y conforme a los estndares de la empresa o institucin,
pudiendo ser, por ejemplo:

PERFIL DEL EQUIPO ESTNDARES AUTORIZADOS
1. Gestin administrativa Word y Excel
2. Desarrollo de sistemas Visual Fox Pro, Sybase, etc.
3. Diseo grfico Harvard Graphics, Ventura, etc.
4. Usuario de aplicaciones
sustantivas
Sistema para control de personal,
Sistema para control del presupuesto,
Sistema para control de activo fijo,
Sistema para control de inventarios, etc.
5. Usuario de paquetes
especficos
AutoCad, SPSS, Sistema de Informacin
Geogrfica, etc.

!411"

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE CENTROS DE CMPUTO
!412"

! El rea de informtica de la unidad deber establecer acciones
tendientes para disminuir la utilizacin del software que no est
declarado como estndar de la empresa o institucin.
! El intercambio de informacin se deber realizar en formatos propios
del software estndar de la empresa o institucin, o mediante
archivos ASCII en casos especiales.

4.2. Normas

! Todo programa de cmputo previo a su instalacin deber ser
verificado por el rea de informtica de la unidad, a fin de evitar la
contaminacin de virus que afecte a los sistemas e informacin.
! Queda prohibido el uso y la reproduccin de los programas de
cmputo, salvo en el caso de respaldos permitidos por la Ley de
Derechos de Autor y de los datos almacenados en los equipos.
! Los programas de cmputo instalados en los equipos deben estar
acordes a su perfil de utilizacin.
! Los equipos no debern tener ms de un paquete instalado para el
mismo propsito, a menos que se cuente con la licencia de uso,
siempre y cuando se requiera temporalmente para la estandarizacin
de la informacin.
! Los programas de administracin y soporte tcnico slo debern estar
con los responsables de estas funciones en cada unidad.
! Todo el software que no tiene aplicaciones en funciones sustantivas o
que tiene funciones cubiertas por MSDOS o WINDOWS deber eliminarse
del equipo.
! Todo software de entretenimiento deber eliminarse de los equipos.
! Todo equipo deber contener programas de proteccin antivirus.
! Los programas de cmputo para aplicaciones sustantivas,
desarrollados por la empresa o institucin, no debern tener incluido
software comercial del que no tenga licencia de uso el rea que lo
desarroll o las reas usuarias.
! Todo software existente en la empresa o institucin deber estar
respaldado por la licencia de uso correspondiente.
!412"

Apndice B Polticas y lineamientos para el uso y optimizacin de recursos informticos
!413"

5. Medidas de seguridad

5.1. Equipo e instalaciones

Lineamientos

! El rea de informtica de la unidad deber establecer procedimientos
y medidas de control necesarios para el acceso del personal interno y
externo a las instalaciones donde se encuentre instalado el equipo y
programas de cmputo.
! La ubicacin y rea donde se encuentren instalados los equipos
deber contener las condiciones adecuadas de instalacin elctrica,
distribucin y limpieza.
! Cada rea deber contar con un plan de contingencias y difundirlo
entre el personal involucrado.
! El rea de informtica de la unidad deber establecer medidas y
procedimientos de control que permitan prevenir daos por
inundaciones, incendios, robos y prdida de informacin, equipos e
instalaciones, as como procedimientos para la recuperacin en caso
de que alguno de los supuestos llegara a presentarse.
! Cuando se detecte que alguna persona extraa al rea se encuentre
operando el equipo o programas de cmputo, deber comunicarse tal
situacin al responsable de los equipos y sistemas correspondientes.
! El resguardo y la integridad del equipo y programas de cmputo
instalados en la empresa o institucin, sern responsabilidad del rea
de informtica de la unidad usuaria.
! Al trmino de las labores diarias, se deber verificar que el equipo est
apagado y desconectado de la toma de corriente, a fin de evitar
sobrecargas o cortos circuitos que pudieran daarlo, excepto aquellos
equipos que estn destinados a actividades especficas y que se
justifique que permanezcan encendidos, como en el caso de los
equipos servidores de redes.
! Cada unidad deber contar con una pliza de seguro contra daos y
robo para el equipo de cmputo, con cargo a su presupuesto.

Normas

! En el rea en donde se encuentre instalado el equipo de cmputo,
queda prohibido fumar, tomar bebidas o ingerir alimentos, a fin de
mantener la integridad fsica de los bienes informticos.
!413"

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE CENTROS DE CMPUTO
!414"

! Se deber contar con instalaciones elctricas adecuadas que estn
polarizadas con tierra fsica y debern ser independientes a la lnea
donde estn conectadas las mquinas de escribir, cafeteras,
ventiladores, sacapuntas elctricos, etc.; debido a que este tipo de
dispositivos pueden sobrecargar la lnea, lo que ocasionara posibles
daos al equipo de cmputo.
! Los equipos de cmputo debern estar protegidos mediante un
regulador de voltaje o de respaldo de energa elctrica con regulador
de voltaje integrado.
! El uso, cuidado y manejo de los disquetes, papelera y dems
utensilios ser responsabilidad de los usuarios.
! Deber evitarse tener encendido equipos cuando no estn en
operacin.

5.2. Informacin e intercambio

Lineamientos

! Es responsabilidad del usuario proteger los programas de cmputo y
los datos almacenados en el equipo, a travs de rutinas o llaves de
acceso, para evitar su operacin por personal ajeno a la informacin
que pueda, por un mal uso o desconocimiento, contaminar de virus o
destruir los archivos.
! El usuario o el personal del rea de informtica de la unidad deber
respaldar peridicamente la informacin que contengan los discos
duros, a fin de evitar prdidas parciales o totales.
! El envo y recepcin de informacin entre reas de la empresa o
institucin, va discos flexibles, se deber realizar previa revisin con
programas detectores de virus. Cuando un rea receptora detecte un
virus deber avisar de inmediato al rea remitente del disco flexible
para que tome las medidas pertinentes.
! La direccin general de informtica, previa autorizacin del proveedor,
pondr en la red las nuevas versiones de los programas antivirus que
se contraten como estndar de la empresa o institucin.

Normas:

! Se deber contar con programas de cmputo originales, respaldados
por una licencia con base en los derechos de autor.
! Deber evitarse la utilizacin de programas de dudosa procedencia, ya
que este es el medio ms viable para la contaminacin de virus, que
en algunos casos pueden provocar la prdida total o parcial de la
informacin contenida en los equipos.
!414"

Apndice B Polticas y lineamientos para el uso y optimizacin de recursos informticos
!415"

! El rea de informtica de la unidad deber realizar peridicamente
revisiones sobre los programas de cmputo instalados en los equipos
a cargo de su unidad, a fin de evitar instalaciones o uso de paquetera
sin licencia.


6. Control y auditora

6.1. Normas

! La direccin general de informtica deber emitir un listado del
inventario actualizado de software y hardware, y enviarlo a las
unidades de la empresa o institucin para su confirmacin, como
mnimo una vez al ao.
! La direccin general de informtica deber enviar semestralmente a
la unidad de contralora interna las actualizaciones o nuevas
adquisiciones de los programas de computadora, previo reporte de
las unidades respecto al inventario de software de la empresa o
institucin, por cada una de las unidades de la misma empresa o
institucin.
! La unidad de contralora interna de la empresa o institucin llevar
a cabo auditoras peridicas a los equipos de cmputo, con objeto de
verificar que el software instalado cuente con la licencia de uso que
ampara los derechos de autor.

!415"