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17/2/2014 Paulo Matsuyama: GMD - Gerenciamento Matricial de Despesas

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domingo, 1 de junho de 2008
GMD - Gerenciamento Matricial de Despesas
GMD - GERENCIAMENTO MATRICIAL DE DESPESAS
Na base oramentria usual, comum voc verificar os gestores
fazerem seus oramentos baseados em duas premissas :
1) Utilizar o histrico de despesas, no pensando
estrategicamente como ser utilizado os recursos e nem
se existem formas de otimizao;
2) Inflacionar os seus custos para criar uma zona de
conforto para atingir as metas mais facilmente.
reforado com a atitude de se gastar a verba aprovada,
para no ser penalizado no prximo oramento que normalmente a
controladoria assume a despesa realizada no ano anterior como
base.
Inclusive, no processo tradicional, o controle dos gastos
centralizado, o que cria um acmulo de trabalho no setor de
oramento e, ainda, faz com que a ineficincia seja apenas
detectada e sua correo imposta ao chefe do centro de custos
ineficiente. Isto significa que o desvio detectado depois do fato
acontecido. Vemos, ento, que, nos mtodos tradicionais, nas
duas situaes, tanto na elaborao quanto no controle, o erro
corrigido em vez de ser evitado.
O oramento base-zero procura disciplinar a elaborao
oramentria, substituindo um corte de despesas imposto de cima
para baixo por uma proposta de alocao de recursos de baixo
para cima, agindo antes que o erro acontea, racionalizando o
processo e criando um compromisso dos executivos com as metas
propostas. O gerenciamento matricial de despesas, alm de
funcionar como um importantssimo instrumento auxiliar no
processo de alocao de recursos na fase de elaborao do
oramento, procura assim antecipar ao erro na fase do controle
oramentrio.
E o GMD no simplesmente cortar as despesas de cada rea,
mas, sim, por meio de uma anlise detalhada de todos os gastos
da Empresa, identificar oportunidades de MELHOR
APROVEITAMENTO dos recursos. A proposta reconhecer as
oportunidades de economias onde elas realmente existam.
Vamos exemplificar esta anlise rememorando uma situao
que j vivemos em nossas casas. Na poca do Apago, quando
houve riscos de ficarmos sem energia eltrica, todos ns tivemos
que buscar alternativas de economia. Trocamos as lmpadas por
outras mais econmicas, desligamos equipamentos eletrnicos que
eram pouco utilizados, passamos a tomar banhos mais rpidos,
enfim, adotamos medidas que nos permitiram economizar energia,
sem que para isso fosse preciso ficar sem luz em casa.
Buscar a identificao das economias que possam ser feitas
sem comprometer o bom funcionamento de cada atividade. um
Bem vindo!
Obrigado por visitar este blog, ele tem o
intuito de disseminar conhecimento, e mais
do que isto, aperfeioar ferramentas
gerenciais.
Sua participao importante para atingir
o resultado.
Abraos.
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GMD - Gerenciamento Matricial de
Despesas
Maio (6)
Quem sou eu
Paulo Matsuyama
Tenho formao em Administrao de
Empresas, ps graduado em Controladoria
e Finanas e com especializao em
Indicadores de desempenho empresarial
na Fundano Getulio Vargas - GVPEC. E
com inmeros cursos de Supply Chain
Management e Logstica. Tenho 16 anos de
experincia na rea de Controladoria e 4
anos na rea de Logstica.
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17/2/2014 Paulo Matsuyama: GMD - Gerenciamento Matricial de Despesas
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processo que implementado com a PARTICIPAO DE TODOS.
a UNIO dos esforos individuais que traz a possibilidade de
alcanarmos melhores resultados para a Empresa.
Princpios do Gerenciamento Matricial de Despesas
Gerenciamento Matricial de Despesas um instrumento
gerencial utilizado para o planejamento e controle do oramento
anual. Sua implementao baseada em trs princpios:
Controle cruzado: isto significa que todas as despesas
oradas devem ser acompanhadas por duas
pessoas. O gerente do centro de custos da
entidade e o gerente do pacote de gastos;
Desdobramento dos gastos: implica que, para a
definio das metas, todos os gastos devem ser
detalhados at o nvel de atividades e de unidade
oramentria.
Acompanhamento sistemtico: isto implica em instituir
uma dinmica de acompanhamento dos resultados,
comparando-os com as metas e definindo aes
corretivas para os desvios.
As premissas do Gerenciamento Matricial de Despesas:
Exame detalhado dos gastos e despesas.
Metas de reduo especficas para cada rea.
Desafios compatveis com o potencial de ganho.
Na perspectiva do GMD (para no confundir com o conceito de
pacote de deciso utilizado no oramento base-zero), os pacotes
de gastos so grupos de despesas de uma mesma natureza e que,
geralmente (mas, nem sempre), so comuns a vrios centros de
custos. Exemplos de pacotes de despesas so:
Servios de apoio, compreendendo materiais de escritrio,
materiais de limpeza, material de informtica, manuteno de
equipamentos, despesas de telefone, energia eltrica, aluguis de
equipamentos etc.
Despesas de pessoal, compreendendo folha, rescises, assistncia
mdica, vale transporte, seguro de vida em grupo, encargos etc.
Despesas comerciais, compreendendo comisses, royalties,
cartazes e catlogos, servios grficos, programao visual,
propaganda e publicidade, feiras e exposies, etc.
Despesas com veculos, compreendendo combustveis e
lubrificantes, manuteno, IPVA, multas etc.
Servios de terceiros, compreendendo advogados, consultorias,
segurana patrimonial, fornecimento de refeies industriais,
auditores externos etc.
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J as entidades so unidades da estrutura organizacional (no caso
do oramento de receitas e gastos oramentrios) ou do projeto
(no caso do oramento de capital). Estas entidades devem ser
desdobradas, de acordo com o organograma da empresa, em
diretorias, gerncias e centros de custos. O objetivo das
entidades decompostas em seus diferentes nveis estabelecer
uma clara definio gerencial pelo controle dos gastos. Assim, a
entidade Diretoria Financeira, por exemplo, pode ser dividida em
dois centros de custos tesouraria e controladoria e cada um
destes centros de custos, em outros trs centros de custos,
conforme o diagrama a seguir.
A idia de ter sempre duas pessoas respondendo por um mesmo
custo traz inmeras vantagens para a empresa, entre elas o fato
de termos um especialista em determinado tipo de gastos o
gerente do pacote ao qual caber:
Conhecer a natureza de cada classe de gasto sob sua responsabilidade
Definir os parmetros e os ndices de desempenho dos gastos
sob sua responsabilidade na fase que antecede a elaborao
oramentria;
Negociar estes ndices com os gerentes dos centros de custos
e preparar junto com eles planos de ao objetivando alcanar
estes ndices;
Atuar como facilitador durante a elaborao dos oramentos
dos centros de custos;
Fazer o benchmarking interno entre os diversos centros de
custos e divulgar entre eles as melhores prticas observadas;
Identificar eventuais desvios e preparar, juntamente com o
gerente do centro de custos, um relatrio de anomalia com
propostas de aes corretivas.
Na perspectiva do GMD, os ndices de desempenho so padres de
excelncia que devem ser perseguidos pelos gerentes dos centros
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de custos, sob a superviso dos gerentes dos pacotes de gastos.
Estes ndices de desempenho, que so usados pelos gerentes dos
centros de custos como mtricas de eficincia no uso dos
recursos pelos quais so responsveis, relacionam uma despesa a
um parmetro que pode ser o nmero de funcionrios, o nmero de
documentos processados, a rea do centro de custos etc.
Exemplo: a despesa de telefone pode ser relacionada com o
nmero de funcionrios. O mesmo acontece com a despesa de
manuteno de equipamentos de escritrio. J a despesa de
cpias e reprodues ou de materiais de escritrio podem ser
relacionadas com o nmero de documentos processados.
Planejamento Oramentrio
No planejamento oramentrio, so definidas as metas
oramentrias com base nas anlises feitas pelos gestores dos
pacotes para cada item de despesa sob sua responsabilidade. Este
processo pode ser decomposto em cinco fases:
1) Estruturao da matriz oramentria : Nesta fase, os
pacotes e as entidades so decompostos em trs nveis
e seus gestores so definidos.
2) Coleta de dados: Nesta fase, os diversos gastos so
analisados pelos gestores dos pacotes; so definidos os
parmetros, feita a coleta de dados necessrios s
comparaes e so definidos os ndices de desempenho.
3) Definio preliminar das metas: Nesta fase so
identificados os principais fornecedores, so analisados
os principais contratos de fornecimento e estabelecidas
as metas de preos. Baseados nas concluses deste
trabalho, e com base nos ndices de desempenho
definidos na segunda fase, so definidas as metas
preliminares que sero negociadas com os gestores das
entidades.
4) Negociao: Nesta fase, as metas preliminares so
negociadas e validadas. Com base nestas metas
negociadas, so definidos os padres de reduo de
gastos.
5) Consolidao: Nesta fase, as metas negociadas so
consolidadas e divulgadas, as pessoas envolvidas no
acompanhamento so treinadas e os planos de ao
so elaborados.
O Controle Oramentrio
O segredo do sucesso do Gerenciamento Matricial de Despesas o
acompanhamento peridico dos gastos e a auditoria das causas
dos desvios. Este acompanhamento feito por meio das seguintes
ferramentas:
Matriz de Acompanhamento
A matriz de acompanhamento um relatrio gerado mensalmente e
que evidencia as metas acordadas, o resultado observado e os
respectivos desvios. Este relatrio pode ser tirado nos trs nveis
da matriz oramentria. Para facilitar a visualizao da situao de
cada rubrica em relao meta acordada, utilizado um cdigo de
cores, denominado farol, cujos critrios so previamente
estabelecidos. No grfico abaixa, o critrio utilizado foi:
Despesas situadas entre 0% e 80% da meta: farol verde
Despesas situadas entre 81% e 100% da meta: farol amarelo
Despesas situadas acima de 100% da meta: farol vermelho.
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Grficos de Gesto a Vista
Os grficos de gesto a vista uma ferramenta de
acompanhamento visual onde esto evidenciados os resultados
obtidos pelas diversas entidades. Estes grficos devem ser
exibidos em locais de fcil visualizao das pessoas envolvidas
com aquelas entidades ou pacotes/O objetivo deste grfico
motivar as pessoas envolvidas no processo na realizao das
metas acordadas.
Relatrios de Anomalias
Os relatrios de anomalias so documentos elaborados
pelos gerentes de pacotes juntamente com os gerentes de
entidades todas as vezes que forem observados desvios em
relao s metas acumuladas. Este relatrio deve evidenciar a
natureza dos desvios observados e as medidas corretivas
adotadas.
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CONCLUSO DO GERENCIAMENTO MATRICIAL DE DESPESAS
O Gerenciamento Matricial de Despesas um mtodo gerencial que
tem como objetivo a reduo de custos, obtida por meio da
anlise detalhada da situao atual, identificao e utilizao de
melhores prticas. Adicionalmente, este mtodo proporciona
diversos benefcios qualitativos para a organizao, entre eles
conhecimento detalhado dos gastos; avaliao do desempenho de
cada rea; estabelecimento de metas justas e desafiadoras;
melhoria da qualidade da base de dados para a tomada de
deciso; implementao de mudanas/melhorias no processo de
gesto dos recursos e elaborao do oramento de custos que
assegure o alcance de uma diretriz anual de reduo de despesas.
um mtodo de planejamento e controle oramentrio aplicvel a
qualquer organizao. Tem como foco o controle de custos e
desperdcios objetivando o aumento do resultado da empresa.
Envolve todo um processo de anlise, reviso e avaliao das
despesas propostas e no apenas das solicitaes que
ultrapassam o nvel de gasto j existente
No leva em considerao o que ocorreu nos anos anteriores
(Conceito de Base Zero)
Todos os programas devem ser justificados cada vez que se
inicia um novo ciclo oramentrio
um meio prtico de os gestores empresariais no carem na
zona de conforto e procurarem oportunidades de melhoria
Avalia as reais necessidades ou os excessos na empresa sem
repetir os mesmos nmeros do ano anterior
Leva em considerao a situao atual e os fatores que a
influenciam
Propicia o conhecimento da real necessidade, capacidade
produtiva e do controle de gastos e despesas
GERENCIAR resolver problemas, implementar melhorias e atingir
metas, de maneira planejada, metodolgica e sistmica. Estas so
as principais funes dos gerentes.
NO EXISTE GERENCIAMENTO SEM METAS! Mayer.
17/2/2014 Paulo Matsuyama: GMD - Gerenciamento Matricial de Despesas
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ETAPAS ENVOLVIDAS
O oramento deve ser elaborado para o ano e subdividido por
todos os setores, unidades de negcios e corporativo
Devem ser utilizados os conceitos de gastos parametrizados
por indicadores e variveis base-zero
Uso do conceito de acompanhamento cruzado utilizando-se da
figura dos gestores de pacotes
Sistema de monitoramento em intranet que facilite a
visualizao dos gastos e registro de planos de aes
Deve ser realizado o desdobramento das metas at o ltimo
nvel onde ocorrem os gastos (centros de custos)
Devem ser elaborados os planos de ao para os desvios dos
gastos
Uso de tcnica de reviso dos contratos dos fornecedores
(formais ou informais), visando a redues dos preos e, por
conseqncia, incremento dos resultados de redues de
gastos
Postado por Paulo Matsuyama s 11:18
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05/12 01:03 - REGISTRO - GOVERNANA EM DEBATE
05/12 01:03 - Governo edita MP sobre efeitos do IFRS no Pas
05/12 01:03 - Para Abrasca, mercado deve continuar fechado em
Daniel Marchi disse...
Muito bom seu artigo Paulo. Resumido mas no telegrfico,
consegue de maneira clara e numa linguagem bem simples
transmitir ao leito os conceitos do GMD. parabns!
Daniel Marchi
Rio de Janeiro
11 de setembro de 2011 08:26
carlex.sa disse...
Este artigo um plgio. Uma cpia cnica e deslavada de
minha apostila do curso de Oramento Empresarial da FGV. O
autor deste plgio um farsante que deveria ser denunciado
por apropriao indbita de propriedade intelectual alheia,
VERGONHA!!!!!!
Carlos Alexandre S
27 de outubro de 2011 13:53
Patrcia Mottin disse...
Plgio. Estou pesquisando sobre o assunto e o texto muda
apenas algumas palavras do texto do Carlos Alexandre S.
Profissionalismo zero. Sugiro ao senhor Paulo que ao menos
cite a fonte da "pesquisa".
16 de setembro de 2013 09:42
17/2/2014 Paulo Matsuyama: GMD - Gerenciamento Matricial de Despesas
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