NOMINA EN EXCEL

ENERO 20, 2010 NOLBERTO LOPEZ 170 COMENTARIOS

Nomina 2014 en excel.
Timbrado de recibos de nomina por carga batch.
Nomina excel es una hoja de calculo sumamente automatizada, bsicamente se ingresan los datos clave y el
proceso de calculo es automtico con formulas y programacin vba.
El echo que sea automtico en los procesos de calculo es realmente importante, esto es porque la idea de
hacer la nomina en excel es que trabajemos lo menos posible, es decir, ingresamos solo los datos
necesarios para el calculo y excel deber hacer ese calculo, pero en este caso, esta hoja va mas all porque
no solo hace el calculo automtico sino que ademas genera los reportes ya con formato para imprimir,
incluyendo los recibos, ademas genera acumulados por empleado.
Caractersticas principales:

1.- Calculo opcional: semanal, decenal, quincenal, mensual.
2.- Determinacin de imss, isr, infonavit.
3.- Reporte general.
4.- Reporte detallado del calculo por empleado.
5.- Recibos de nomina.
6.- Acumulados por empleado.
Proceso de elaboracin:

Iniciamos con la definicin de parmetros de nomina.

Esta seccin consiste bsicamente en definir los datos de la empresa, salarios mnimos, percepciones que se
otorgan de manera general.

Es sumamente importante que esto no se deje para despus, los clculos de nomina dependen directamente
de los datos que se definen en esta hoja.
Topes de Percepciones.

Este punto es igual de importante que el anterior, solo debemos ir al men inicial/ nomina/ topes de
nomina.
Esta seccin la mantenemos actualizada, as que lo mejor es dejarla como esta o preguntar antes de hacer
algn cambio.

Simplemente se trata de definir cuales son los topes de las principales percepciones, aunque como se
muestra en la imagen, se estipulan varios criterios que puedan influir en la determinacin de los topes,
realmente el tope se puede indicar directamente en la columna.
Cabe destacar que estos son topes para el calculo de isr.

Seguimos con el registro de empleados.

Esto se hace mediante un formulario de registro, esto permite que la captura de datos sea mucho mas
rpido que hacerlo directamente en las celdas, ademas en este formulario se realizan algunos clculos de
manera automtica, como lo es el rfc y curp del empleado, tambin se determina el SDI en base al sueldo y
factor de integracin capturado.
Observar la imagen del formulario de captura de empleados.

La informacin ingresada en ese formulario, se guarda en una hoja que sera nuestro catalogo de empleados,
si es necesario, podemos modificar esos datos.
Es importante que antes de calcular una nomina, los nuevos empleados o modificaciones sean ingresados al
catalogo.
Posteriormente se debe generar el nuevo periodo.
En este proceso lo que se hace es generar un registro de todos los empleados que entraran en esta nomina,
esto significa que antes de este punto ya debimos haber registrado todos los empleados, modificaciones de
salarios, altas y bajas.
Veamos la imagen del menu para crear periodo.

Solo debe indicarse el periodo a calcular ( semanal, decenal, quincenal, mensual ), despus indicamos la
fecha inicial, la fecha final se calculara de acuerdo al periodo seleccionado, finalmente presionamos en
crear periodo.
Incidencias de nomina.
Cuando se crea el nuevo periodo, tambin se genera una hoja para ingresar incidencias del periodo.
El registro de incidencias de nomina bsicamente consiste en faltas, percepciones y deducciones que no se
dan de manera general, as que para esto seleccionamos al empleado y digiramos las incidencias para ese
empleado en ese periodo.
Esto puede verse en la imagen siguiente.

Aunque en la mayora de los conceptos de este formulario de incidencias, son percepciones y deducciones
que no se aplican de manera general, hay algunas que si se pueden programar de manera general desde la
hoja de parmetros de nomina.
Procesar Nomina.
Una vez que las incidencias se han ingresado, ya tenemos la informacin necesaria para procesar la
nomina, en este punto es donde todos los clculos de nomina se realizan, percepciones, deducciones, imss,
isr, infonavit, total a pagar, incluso se genera el reporte de nomina y su resumen.

Aqu todo el calculo es automtico, solo debe dar clic en procesar nomina y aceptar, con esto se genera el
reporte de nomina listo para imprimir, resumen de nomina, tambin se genera un reporte de calculo donde
podemos ver el calculo detallado de cada empleado.

El reporte de nomina simplemente resume el calculo completo de todos los empleados que entraron el el
periodo de calculo, como dijimos, este se genera automticamente, as que no es necesario que realices
ningn tipo de calculo u operacin manual para llegar a este, ademas, este reporte tiene una opcin para
generar un libro nuevo donde se incluye solo esa hoja de reporte, esto en el caso de que se requiera enviar a
otra persona.
Al procesar la nomina, tambin se ha generado un resumen y un reporte de calculo.
El resumen incluye los conceptos de percepciones y deducciones con sus totales.

Ese resumen seria la caratula de nuestra nomina, normalmente este se pone pone arriba al archivar, esto
porque tiene los totales generales de cada concepto que se ha calculado en el periodo.
En el caso del reporte de calculo de nomina es lo contrario, aqu se detalla el calculo generado en el
periodo para cada empleado, desde los conceptos de deducciones y percepciones, hasta el detalle del
calculo de isr e imss.
El reporte de calculo es una hoja muy grande, as que solo incluimos una parte de ella.

Los recibos de nomina tambin se generan automticamente, lo nico que hay que hacer es dar ir a la hoja
de recibos, desde el men principal damos click en nomina/ recibos.
Esta parte es muy importante ya que cuando hacemos nomina en excel, al momento de elaborar los recibos
es un dolor de cabeza, pero en este caso es de lo mas simple.

En la imagen se ve el recibo que se genera, en realidad es original y copia, la copia esta mas abajo, en este
formato puedes consultar o imprimir recibos por separado, solo tienes que cambiar el cdigo del empleado
para ver sus datos y poder imprimir ese recibo, tambin puedes imprimir todos los recibos dando click en el
botn de impresora ( imprimir todo ), automticamente imrpimira todos los recibos de ese periodo
Acumulados por empleado.
Esta parte es muy importante, esta hoja de calculo no se limita a realizar el calculo y reportes de nomina,
tambin genera un libro con los acumulados por empleado, esto resulta muy importante ya que con estos
datos se puede hacer una serie de clculos y nos da lo necesario para la informativa de sueldos.
Este paso es muy sencillo, solo debemos ir al panel inicial, click en nomina/ guardar nomina.. luego solo
debemos esperar a que nos de el aviso de que los datos se acumularon correctamente.
Para consultar el libro de acumulados, solo debemos ir al men inicial/ click en empleados/
acumuladosveremos que ese libro contiene dos hojas ( bd y acumulados ), en bd es donde cada nomina
se va acumulando con la informacin del calculo de cada empleado, en acumulados es donde se acumula o
se calcula cada concepto de todas las nominas por cada empleado, solo debemos dar click en actualizar
para refrescar los datos.


Con esto se concluye el proceso de nomina, como vimos es realmente sencillo calcular nominas con esta
hoja de calculo, bsicamente el trabajo consiste en mantener los datos actualizados, catalogo de empleados,
tablas imss, isr, salarios mnimos, topes de percepciones y el registro de incidencias, todo lo dems se lo
dejas a excel.
Tambin les dejo un video donde se muestra el proceso completo para elaborar nomina en excel.
No tengo dudas que esta aplicacin te sera de gran ayuda, durante muchos aos pude ver como la mayora
de los contadores realizaban esto a mano o en hojas de calculo donde haba que tener mucho cuidado al
mover algo porque todo se descuadraba y solo quien la realizo poda encontrar el problema y no era nada
sencillo.
No siempre se tiene el tiempo para poder elaborar un libro que trabaje a este grado de automatizacin, se
bien que el trabajo en la oficina es duro y es difcil tomarse el tiempo para esto porque puedes descuidar
otras cosas, as que ahora que llegaste aqu buscando una solucin y poder tener la tranquilidad al no tener
que trabajar tanto cada vez que llega el da de nomina realmente me da gusto poder aportar algo para que
esta tranquilidad llegue.