Aula de Arquivologia 4

13/2/2014 Estudando: Arquivologia - Cursos Online Grtis | Prime Cursos
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Estudando: Arquivologia
Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso
de vias desnecessrias.
A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificao,
registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas).
A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados nos arquivos
com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento
permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio
e para terceiros.
Protocolo
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:
Passo Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Separar a correspondncia oficial da particular
3 Distribuir a correspondncia particular
4 Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso
5 Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa
6 Abrir a correspondncia ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de
antecedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no
Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os
solicitar para ser feita a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondncia
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
11 Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto,
se for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao
Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser
assim descritas:
Passos Atividades
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data
de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo
do assunto, primeira distribuio
2 Anexar a segunda via da ficha[1] ao documento, encaminhando-o ao seu destino,
juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas
respectivas fichas
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e
assunto, rearquivando-as em seguida
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica
5 Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas
respectivas fichas (numricas) o novo destino
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente
Expedio
Geralmente so adotadas as seguintes atividades:
Passos Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Verificar se no faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e nas cpias
4 Separar o original da cpias
5 Expedir o original com os anexos
6 Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem,
ao arquivo
Organizao e Arquivamento
Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico 3, pgina 9; e quanto ao arquivamento passaremos a
descrever os principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as fases includas na operao de
arquivamento propriamente dito.

Mtodos de Arquivamento
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em relao qual os documentos devem ser
arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento.
Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatrios se for
adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento deve-se, com mais freqncia s falhas humanas do que
a falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas
bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses.
Bsicos
Alfabtico
Geogrfico
Numricos
Simples
Cronolgico
Digito-terminal
Ideogrficos
Alfabticos
Enciclopdico
Dicionrio
Numricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou Indexao
coordenada
Padronizados
Variadex
Automtico
Soudex
Mneumnico
Rneo
Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice
Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um
cdigo.
O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e
padronizados e considerado do sistema semi-indireto.

Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)
Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em
ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao.
As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples abertas: A,
B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.
Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos muito
grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

Regras de Alfabetao
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima
Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria
Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.
Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia Vermelha
Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Slvia
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por
um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita
Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus.
4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira
Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto
5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9)
Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque.
Arquivam-se: Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo.
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte
integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho.
Arquivam-se: Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia
Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de descrio.
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.
Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito Silva Mozila.
Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Slvia.
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e
orientais (ver tambm regras n 10 e 11).
Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy
Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte
integrante do nome quando escritas com letra maiscula.
Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont
Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do
pai.
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los
Rios
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de; Pina de Mello, Francisco de; Rios,
Antonio de los
11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam.
Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang
Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem.
Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The Library of Congress
Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas; Library of Congress (The)
13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos
ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo: III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1
Congresso de Odontologia
Arquivam-se: Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo);
Congresso de Odontologia (1)
14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio (setor, seo, gerncia,
departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da unidade.
Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia Financeira da TELERJ
Arquivam-se: TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ - Superintendncia Financeira
15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.
Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4
Arquivam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do
Brasil
Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o
mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser
adotadas segundo critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre
Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os espaos entre palavras.

Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a procedncia ou local.
Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:

Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia)
Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrs do seu estado
correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente,
no seguir a ordem alfabtica.
Exemplo:
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
So Paulo Campinas Pedro Luiz
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
Arquivam-se:
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
So Paulo Campinas Pedro Luiz

Nome da cidade, estado e correspondente
Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no havendo destaque para as capitais.
Exemplo:
Araatuba SP Luiz Carlos
So Mateus ES Maria Augusta
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
Arquivam-se:
Araatuba SP Luiz Carlos
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
So Mateus ES Maria Augusta
necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo
nome em diferentes estados.
Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e
do correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos
pases a que se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio. Sua desvantagem a de exigir
duas classificaes.

Mtodo numrico simples
O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a consulta a um ndice alfabtico. Nesse mtodo atribui-
se a cada entrada uma numerao seqencial sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica. Alm disso,
ser necessrio um registro para controle da numerao utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse
mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas miscelneas, que
devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma.
Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a) numeram-se somente as pastas,
arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os quais recebero o nmero da pasta; b)
numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea), arquivando-os nas pastas sem
considerar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a notao das pastas miscelneas seria M-1, M-2, M3 e, no
segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc.
Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar. Tal mtodo tem ampla aplicao nos
arquivos especiais e especializados.

Mtodo numrico cronolgico
Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um mtodo adotado em quase todas as
reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de autuado, o documento colocado em uma
capa de cartolina, passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, tambm possvel o
reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o nico mtodo de arquivamento que
dispensa o uso de pastas miscelnea. As vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor
possibilidade de erros, por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato de
ser um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.

Mtodo Dgito-terminal
Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume
de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so numerados
seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em
trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83
Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para fins de
complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na
localizao e arquivamento.

Mtodos por assunto (ideogrficos)
Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex, decimal, unitermo ou indexao
coordenada.

Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico
Exemplo:
Cursos
Especializao
Formao
Ps-graduao
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administrao
Cincia poltica
Economia

Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio
Cursos de doutorado
Cursos de especializao
Cursos de formao
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Pesquisas de economia

Mtodo ideogrfico numrico duplex
Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So
portanto mtodos indiretos.
Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular.
Exemplo:
0 Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
Aplicada educao
1-2 Cincia poltica
1-3 Administrao
1-4 Economia
Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes.

Mtodo ideogrfico numrico decimal
Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o conhecimento
humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no
podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove
subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de
trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras
divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos,
subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do
CONARQ.
Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que no ocorre no
mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio.
Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada)
Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste em se atribuir a
cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com
sua entrada no arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado,
atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente
como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a
seguir:
Assemblia Extraordinria
N 0012
Palavras-Chave / descritores
Greve
Metalrgicos
Assemblia extraordinria
Hotel Marina
1936
Resumo: Assemblia extraordinria para
deliberar sobre a continuidade da greve
promovida pelos metalrgicos de todo pas. Foi
realizada no salo vip do Hotel Marina, na praia
do Leblon, em 13 de maro de 1936.

A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de
registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna
cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no exemplo a seguir:
Greve:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0210 0311 0172 0063 004 0135 0006 0017 0008 0099
0320 0421 0232 00173 0134 0235 0026 0417 0098 0149
0450 0461 0252 00243 0244 0465 0236 0317 0128 0439
0530 0531
Metalrgicos
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0120 0411 0212 0003 0004 0145 0016 0127 0018 0199
0340 0521 0322 00193 0144 0245 0345 0527 0108 0239
0530 0631 0512 00283 0234 0475 0575 0427 0138 0399

Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Greve e Metalrgicos: a
0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de
documentos especiais.

Mtodos padronizados
Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.

Mtodos padronizados automtico
Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as divises das letras do alfabeto.

Mtodos padronizados soundex
Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado o sistema soundex, segundo o qual
as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela seqncia estritamente
alfabtica. O cdigo baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento so assim
agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a mesma.

Mtodos padronizados rneo e mnemnico
No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.

Mtodos padronizados variadex
Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores como elementos auxiliares
para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos. Nesse mtodo trabalha-se com uma chave
constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa
forma, em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a
incidncia de erros de arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico.

Mtodo alfanumrico
Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo trabalha com uma tabela constituda de
divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas, para
evitar que depois de numeradas as divises sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.

Etapas de arquivamento
So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos
documentos.

Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.

Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia
de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referncias cruzadas.

Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de um processo
interpretativo.

Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado.

Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o
arquivamento e racionalizar o trabalho.

Guarda dos documentos
o arquivamento propriamente dito.

Emprstimo e consulta
Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam
ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades
superiores, na mesma linha hierrquica.
Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez
dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar
no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada,
nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do
arquivista responsvel pelo emprstimo.
Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua follow-up para
controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades.
Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ.

Anlise, avaliao, seleo e eliminao
O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mltiplas atividades.
Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da
manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os documentos devem ser reduzidos
em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita.
O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de armazenamento temporrio (record
center) ou para um arquivo de preservao em carter permanente, reduo de seu volume por meio de
microfotografia ou simplesmente a destruio imediata.
A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada to-somente pela exatido de suas
determinaes. A transferncia para um depsito temporrio presume valor para um futuro uso administrativo, legal
ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para
outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta quando os documentos tm valor primrio ou
secundrio que justifique a despesa. E, lgico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender
destruir documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68.
Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar to-somente identificao de corpos de
documentos acumulados num rgo do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de
determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou lista de
eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os
documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre da
possibilidade de os documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos de reteno
recomendados. A remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de papis inteis dos arquivos correntes
baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um importante instrumento de administrao.
Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de
documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito com
esse objetivo chama-se tabela de descarte.
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um rgo e indicar o
destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de custdia
permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se plano de destinao ou
tabela de temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so atos normativos.
Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminao
correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos documentais, datas
abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao que
autoriza a destruio.
Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a sua exata
identificao nos instrumentos de destinao. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser
prontamente removidos para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente. A triagem ou escolha das
pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano, um
processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econmico, a menos que uma
boa parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser separada para descarte. A classificao,
portanto, tem estreita ligao com as prticas de destinao.
Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e
somente como finalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte. Contudo, se os documentos forem
devidamente classificados em relao funo, podem, em geral, ser eliminados segundo esta, pois muito do valor
daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. As decises para se destruir documentos devem ser finais e
irrevogveis.
Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no devem ser conservados temporariamente ou
microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinio mediante
verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao normalmente so vendidos
como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentao, macerao etc. A
incinerao processo condenado , quer pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela
impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses
papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua revenda como documento. A macerao ou qualquer outro
tratamento sempre aconselhvel quando se tratar de documentos confidenciais.
Valor dos documentos
Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a
organizao.
Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente.
Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento.
Distino entre valores primrios e secundrios
Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores primrios, para a prpria entidade
onde se originaram os documentos, e valores secundrios, para outras entidades e utilizadores privados.
Distino entre valores probatrios e informativos
Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os analisarmos em relao
a dois aspectos: a) a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo governamental que os
produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de
um rgo documentos probatrios ou demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e das
atividades do rgo; e b) a informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc.
com que o rgo governamental haja tratado.
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da organizao e funes sero chamados
de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos devido informao que contm sero chamados
de valores informativos. A informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas (fsicas e jurdicas), coisas
ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores no se excluem mutuamente.

Valores probatrios
Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de como
funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser
guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de vrios
grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de
importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito probatrio deve-se procurar responder as seguintes
perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que resultados?.
As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentao do
rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e bem
executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos
documentos originais.
Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da organizao e
funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve
reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer.
Valores Informativos
Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam
as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos
oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do
governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies,
problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao.
Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a
origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na
informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos
oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia.

Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a unicidade dos
documentos que contm a informao. O termo unicidade, aplicado informao, significa que a informao
contida em determinados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de forma
to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Para
determinar se um corpo de documentos a nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser um
verdadeiro perito no mesmo.
O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser respeitada nos documentos. Os
arquivistas de diversos pases estabeleceram datas-limite antes das quais propem que todos os documentos sejam
conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A data italiana
corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos,
onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.

Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informao nos documentos, e
b) a forma dos documentos.
A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos so apresentados em
dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos (informao extensa); b) muitos fatos so
apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos (informao intensa); ou c) muitos fatos so
apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos (informao diversa). Em geral, os
documentos que representam concentrao de informao so os que mais se prestam preservao arquivstica,
pois os arquivos quase sempre tm problemas de espao para a guarda de documentos.
O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida refere-se condio fsica dos
documentos oficiais. A condio fsica importante, pois, se os documentos vo ser preservados num arquivo,
devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios criadores, us-los sem dificuldade e
sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou eletrnicos.

Importncia
O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a documentao que contenha informao que
satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores
e do pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar certo de que os documentos
satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores imponderveis a matrias
que no podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se a fatores
ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas.

Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica
Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre pessoas, dois critrios so possveis. O
primeiro selecionar aqueles que representam concentraes de informaes, tais como formulrios de
recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa, intensa ou diversa, em forma
concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de documentos ou pastas que sejam representativos ou
ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenmenos investigados.
Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero limitado de processos sobre
indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e b) o de amostra estatstica.

Documentos relativos a coisas
No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so os que derivam da informao que
contm ore as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas. Entre as coisas, o ser humano
se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.

Documentos relativos a fenmenos
O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenmenos so antigos, interessam
principalmente aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Um
arquivista, no importa qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos principalmente por seu
valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de
maneira significativa a pessoas, episdios ou acontecimentos importantes.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos, deve-se aplicar o princpio da seleo
especial. Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, porque
contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um acontecimento ou ao
importante ou significativa, ou porque contm dados considerados prprios para um estudo de condies sociais e
econmicas especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio do princpio de amostragem estatstica.
Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no
possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica, de correlao de dados, cmputo de mdias e
probabilidades, previses, curvas e compilao de nmeros-ndices so tcnicas altamente especializadas, parte de
uma disciplina distinta.
Concluses
A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao
contrrio, baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se referem os documentos em
questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatrios
dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentao do rgo que os produziu.
Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a
documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve determinar se aquele grupo de
documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma que o torne til como uma fonte de
informao, e s depois de feito isto dever entrar no reino do impondervel.
Microfilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua
durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os
documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o processo de microfilmagem de alto
custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos na forma original; e os
documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei
5.433/68 regula a matria.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas imagens fotogrficas. Entretanto a
sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas
dimenses visando sua utilizao em pesquisas.
Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos de guarda temporria, com
vistas ao aproveitamento de espao.
As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou microficha;

Filme (rolo)
a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme original (sais de
prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para consulta. Um filme tem a
capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so
chamados de fotogramas.

Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para
guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos
procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos
documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a
proximidade das informaes. Como esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da
documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte.

Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer Output Microfilm,
ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais
necessria a impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420
fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu
manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou
conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.
Tecnologia da Informao
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem
reflexo e exigem solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor
probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando
necessria a transferncia peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a
cinco anos, dos equipamentos necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na
fabricao de equipamentos e suportes.
Transferncia e recolhimento
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do
CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A
transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o permanente
objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de documentos, pois libera espao e
economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e
administrativamente ao arquivo permanente.
As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades
bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas
reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem para acomodar
acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um
lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se
iniciar um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para
reas de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior
desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame
de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino
os funcionrios no possam decidir de imediato.
Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se mister obter
informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de
facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por escrito, de
documentos, raramente so um bom substituto para a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que
os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a
classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo
permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes repartio de
origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com valor
secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos
para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes,
devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que com eles possam ter
sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham
restries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico.
Tipos de transferncia
At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica considerava apenas duas idades dos arquivos:
a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um a outro estgio, no sendo prevista
nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da idade intermediria e
com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis que no esto mais em uso
corrente. Os arquivos intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas.
Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio, isto , em assegurar a preservao de
documentos que no so mais movimentados, utilizados pela administrao e que devem ser guardados
temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns
casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de
pesquisa.
H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica. Permanente a que se processa em
intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser
transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de documentos, em intervalos
determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo
determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e mximo.
Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de valor so recolhidos diretamente do
arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e a transferncia recebe o
nome de recolhimento. Na transferncia peridica em duas etapas tambm conhecida por dupla
capacidade, transferncia mltipla ou mtodo do ciclo os documentos so transferidos para o arquivo
intermedirio, onde permanecem durante determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so
recolhidos em carter definitivo para o arquivo permanente.
normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a restaurao dos documentos.
[1] Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito
desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa
passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir

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13/2/2014 Estudando: Arquivologia - Cursos Online Grtis | Prime Cursos

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