UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NCLEO BOLVAR
UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ
LICENCIATURA EN CONTADURA PBLICA









ANLISIS DE LOS GRUPOS DE ARTCULOS DE MATERIALES
ADMINISTRATIVOS INCLUIDOS EN LA BASE DE DATOS
DEL MAESTRO DE MATERIALES DE CVG EDELCA





Br. xxxxxxxxxxxxx
C.I. xxxxxxxxxxx


Anteproyecto de tesis presentado como requisito parcial para optar al
ttulo de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx




Ciudad Guayana, xxx del xxxxx




UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NCLEO BOLVAR
UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ
LICENCIATURA EN CONTADURA PBLICA









ANLISIS DE LOS GRUPOS DE ARTCULOS DE MATERIALES
ADMINISTRATIVOS INCLUIDOS EN LA BASE DE DATOS
DEL MAESTRO DE MATERIALES XXXXXXXXXXX



Ing. XXXXXXXXXXXXXX Lcda. XXXXXXXXXXX
Tutor Industrial Tutor Acadmico

Autor:
Br. XXXXXXXXXXXX
C.I. XXXXXXXXXX

Anteproyecto de tesis presentado como requisito parcial para optar al
Titulo de Licenciado en Contadura Pblica.



Ciudad Guayana, XXXX del XXXX


NDICE

INTRODUCCIN.. 1

CAPTULO I. EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema.. 4
Objetivos de la Investigacin. 8
Objetivo General.. 8
Objetivos Especficos.. 8
Justificacin de la investigacin.... 9
Alcance.. 9

CAPTULO II. MARCO TERICO

Antecedentes de la Empresa.. 11
Misin.. 12
Visin.. 13
Valores 13
Objetivos Estratgicos de CVG EDELCA. 15
Departamento Administracin de Bienes y Materiales.. 18
Objetivos 18
Funciones.. 18
Antecedentes de la Investigacin.. 24
Bases Tericas. 26

CAPTULO III. MARCO METODOLGICO

Tipo de Investigacin.... 56
Diseo de Investigacin .. 57
Poblacin.... 58
Muestra 59
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos.... 60
Tcnicas de Procedimientos y Anlisis de Datos 62

CAPTULO IV. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

Recursos... 64
Cronograma de Actividades... 65
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS..... 66
GLOSARIO DE TRMINOS.. 68



INTRODUCCIN

CVG Electrificacin del Caron, C.A. (CVG EDELCA) bajo la tutela de la
Corporacin Venezolana de Guayana y adscrita al Ministerio de Industrias
Bsicas y Minera, es una empresa lder en Venezuela, que asume como
compromiso el producir energa elctrica operando y manteniendo las
centrales hidroelctricas (Guri, Macagua, Caruachi) en forma confiable, con
seguridad, mejorando continuamente sus procesos, con un capital humano
capacitado y en un lugar adecuado de trabajo; para la satisfaccin de sus
clientes.

Para dar cumplimiento a esta premisa y alcanzar xito en sus objetivos,
esta slida empresa controla los procesos administrativos de cada una de
sus actividades mediante la utilizacin de un sistema de informacin
integrado (Sistema de Aplicacin y Productos - SAP R/3), automatizando as
sus procesos y, proporcionando a la vez, una plataforma de informacin
relevante que aporta beneficios para toda la organizacin. Es por ello que
orienta sus esfuerzos a procurar que la informacin generada sea oportuna,
de calidad y eficaz en la toma de decisiones.

En atencin a ello, se presenta este anteproyecto cuyo propsito es
lograr que la empresa cuente con una fuente de informacin (Maestro de
Materiales) ptima, que sirva de respaldo a la toma de decisiones efectivas

en el proceso de gestin. Ms an, pretende lograr estandarizar los registros
de la base de datos a fin de proveer informacin de calidad.

Este trabajo propone el anlisis de la base de datos del Maestro de
Materiales de CVG EDELCA, y abarca exclusivamente los grupos de
artculos que incluyen registros referidos a materiales administrativos. Esta
investigacin est dirigida al Departamento de Administracin de Bienes y
Materiales, especficamente a la Unidad de Catalogacin, adscrita ste.

El mismo se apoya en una investigacin de tipo aplicada con modelo
descriptiva y se sustenta en un diseo de investigacin de campo. El
procedimiento que permitir lograr los objetivos propuestos implica la toma
de observaciones directas en el rea de Catalogacin, unidad sta
encargada de administrar la base de datos del Maestro de Materiales de
CVG EDELCA; asimismo, incluye la aplicacin de entrevistas informales a las
personas involucradas en el proceso de catalogacin de materiales, lo que
permite recopilar informacin relevante sobre el tema en cuestin.

La estructura de este anteproyecto consta de cuatro captulos, los
cuales se bosquejan como sigue:

En el Captulo I, se expone la descripcin del problema de investigacin
que comprende el planteamiento de problema, los objetivos que se
pretenden lograr, as como la justificacin y el alcance de la investigacin.
Seguidamente se desarrolla el Captulo II, donde se detallan aspectos

referidos a los antecedentes y marco terico. El Captulo III, presenta la
metodologa a seguir para llevar a cabo este estudio. Ms adelante, en el
Capitulo IV, se sealan en forma detallada los recursos humanos, materiales
y financieros que se utilizarn para la elaboracin del trabajo. Finalmente se
presentan referencias bibliogrficas y el glosario de trminos.
























CAPTULO I


EL PROBLEMA


El presente captulo esboza, de manera puntual, aspectos relacionados
con el problema objeto de esta investigacin. As pues, se plantea el objetivo
general y los correspondientes objetivos especficos que permitirn lograr
este propsito.


Planteamiento del Problema


Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnolgico y las exigencias
empresariales, los procesos y tcnicas contables y de administracin han
evolucionado. En la actualidad las empresas utilizan sistemas integrados
para el procesamiento de la informacin generada por todas sus
transacciones con el fin de coadyuvar a las decisiones gerenciales y, por
ende, guiar las operaciones hacia la consecucin de los objetivos propuestos.

Un aspecto de gran importancia para toda organizacin es la
administracin eficaz de sus almacenes e inventarios con el propsito de
preservar los materiales, para as asegurar la disponibilidad de los mismos a
fin de cubrir las necesidades de los diferentes clientes. Esto puede lograse a
travs de un sistema de inventario, que permita controlar todos los

materiales, productos, repuestos y suministros que mantiene y maneja una
empresa.

En este sentido, el Departamento de Administracin de Bienes y
Materiales, Adscrito a la Divisin de Finanzas y Administracin de la empresa
CVG EDELCA (Electrificacin del Caron), tiene como norte administrar los
bienes y materiales mediante la planificacin, recepcin, incorporacin,
despacho, transferencia, desincorporacin y el control de inventarios, a fin
de garantizar el manejo y suministro de los bienes y materiales requeridos
por las diferentes unidades organizativas en forma eficiente y oportuna.

Para llevar a cabo el control de esta labor la empresa cuenta con una base
de datos, bajo la funcionalidad SAP/R3, (System, Applications and Products),
que es una compaa alemana de servicios informticos que se inici en el
mercado de los sistemas de informacin con un producto denominado SAP
R/2, y que hoy es SAP R/3. Tiene un funcionamiento tpico de mdulos para
gestin de empresas.

El SAP R/3 es utilizado por CVG EDELCA para la catalogacin del
Maestro de Materiales que es la base de datos que posee la definicin de
todos los materiales utilizados por la empresa para la consecucin de sus
objetivos. La estructura de esta valiosa herramienta se caracteriza por la
clasificacin de los materiales que la conforman, los cuales se encuentran
organizados por grupos de artculos. Estas agrupaciones se establecen

considerando la naturaleza del bien, y se fundamentan en el conjunto de
cuentas sealadas en el Clasificador Presupuestario, emitido por la Oficina
Nacional de Presupuesto (ONAPRE).

Los registros maestros soportados en esta base de datos son
fundamentales, ya que los mismos son compartidos por varios usuarios de las
diferentes unidades de la organizacin. As pues, de la calidad de la informacin
suministrada depende el xito de las actividades vinculadas a sta, tales como
planificacin de materiales, compras, control de inventario, contabilidad. Por
consiguiente, es menester que la funcin de administracin de datos se
desarrolle con el poder de definir los requerimientos de la informacin para toda
la empresa.

Dentro de este contexto, se tiene que la administracin de la Base de Datos
del Maestro de Materiales de CVG EDELCA queda bajo la responsabilidad del
rea de Catalogacin (adscrita al Departamento de Administracin de Bienes y
Materiales) quien, bajo los lineamientos establecidos por dicho departamento, es
el ente autorizado para la creacin, modificacin, bloqueo y eliminacin de los
registros en el Maestro de Materiales a fin de que se disponga de informacin
puntual y confiable para uso de la organizacin.

No obstante, en la actualidad se han manifestado situaciones que
inducen a inferir acerca de la existencia de contaminacin de la base de
datos del Maestro de Materiales, esto debido a que se han encontrado

materiales errneamente clasificados en grupos de artculos que no
corresponden, provocndose as la falta de concordancia entre algunos
materiales y su posicin presupuestaria (que es un cdigo que garantiza el
enlace de cualquier contabilizacin que se realice desde los diferentes
mdulos de SAP R/3 con gestin presupuestaria, segn lo define CVG
EDELCA en su Instructivo Formulacin Presupuestaria 2006). En
consecuencia, por ser el Maestro de Materiales una base de datos comn, la
informacin registrada en el sistema repercute sobre todos los dems
usuarios con acceso a la misma; y evidentemente un error de este tipo podra
acarrear situaciones de descontrol en las operaciones implicadas en la
gestin de materiales, el presupuesto y, de hecho, afectara categricamente
la contabilidad de la empresa.

En funcin de esta problemtica, se hace necesario realizar un estudio
orientado al anlisis general de la base de datos del Maestro de Materiales,
para detectar las posibles inconsistencias en la informacin y as determinar
el origen de las mismas, a fin de buscar soluciones viables que permitan
lograr contar con una base de datos actualizada y con informacin
estandarizada.









Objetivo General

Analizar los Grupos de Artculos de Materiales Administrativos Incluidos
en la Base de Datos del Maestro de Materiales de CVG EDELCA.

Objetivos Especficos

Verificar que las definiciones de los grupos de artculos, incluidos la
Base de Datos del Maestro de Materiales de CVG EDELCA, estn
fundamentados en el Clasificador Presupuestario de la ONAPRE (Oficina
Nacional de Presupuesto).

Revisar, en la Base de Datos del Maestro de Materiales de CVG
EDELCA, el contenido de cada grupo de artculos inherentes a materiales
administrativos.

Listar los materiales con asignaciones incorrectas, en lo que a grupo de
artculo, categora de valoracin y posicin financiera se refiere.

Identificar las posibles causas por las cules se ha presentado
informacin inconsistente en la Base de Datos del Maestro de Materiales de
CVG EDELCA.

Proponer Lineamientos para la depuracin de la Base de Datos y
actualizacin de los grupos de artculos de materiales administrativos
incluidos en el Maestro de Materiales de CVG EDELCA.

Justificacin de la Investigacin

Dado que el Maestro de Materiales de CVG EDELCA se constituye
como una herramienta de informacin para toda la empresa, es necesario
que los registros incluidos en el mismo sean estandarizados, con informacin
puntual y segura, que no d cabida a confusiones entre usuarios, ms an,
que permita la ejecucin eficiente de las operaciones que dependen de ste
(planificacin, solicitudes de pedidos, compras, control de inventario, otros).

De all que la importancia de esta investigacin radica en que su
ejecucin permitir determinar las razones por las cules se revelan
deficiencias en la informacin suministrada por la base de datos del Maestro
de Materiales de CVG EDELCA que, en cierta forma, impide que la gestin
de materiales se desarrolle de manera diligente y efectiva.

As pues, a travs de este estudio, se pretende lograr depurar la base
de datos para as conseguir que el Departamento de Bienes y Materiales
maneje de un Maestro de Materiales preciso y con informacin de calidad
que satisfaga los requerimientos de la organizacin.

Alcance de la Investigacin

Este estudio se llevar a cabo en la empresa CVG EDELCA
(Electrificacin del Caron), Departamento de Administracin de Bienes y
Materiales, especficamente en el rea de Catalogacin, unidad sta

encargada de administrar la base de datos del Maestro de Materiales de la
organizacin.

Debido a la magnitud de materiales que gestiona el Departamento de
Administracin de Bienes y Materiales, est anlisis abarcar cinco Grupos
de Artculos de Materiales Administrativos, los cuales se denominan como
sigue:
Grupo 0001 Alimentos y Bebidas Para Personas
Grupo 0006 tiles de Escritorio
Grupo 0009 Productos de Papel y Cartn Para Oficina
Grupo 0040 Pulpa Madera, Papel y Cartn
Grupo 0041 Envases, Cajas de Papel y Cartn

Estos grupos de artculos se constituyen como los grupos de materiales
que tienen mayor rotacin de inventario en la organizacin. Adems, son los
que generan mayores inconvenientes al momento de clasificarlos por cuanto
son bastante similares, tal es el caso de los grupos 0009, 0040 y 0041.








CAPTULO II


MARCO TERICO

El desarrollo del Captulo II se orienta a relatar los antecedentes de la
empresa, describir los antecedentes de la investigacin y referir todas
aquellas bases tericas que la sustentan. Asimismo, abarca la definicin de
trminos bsicos.

Antecedentes de la Empresa


C.V.G. EDELCA, Electrificacin del Caron, nace el 23 de julio de 1963,
por necesidad de aprovechar el gran potencial hidroelctrico del ro Caron. A
partir de esta fecha EDELCA con el apoyo decidido por el estado Venezolano
inici un proceso de continuo crecimiento, iniciando la explotacin del
potencial hidroelctrico que posee el ro Caron generado por sus cadas
naturales de agua, las cuales son consideradas fuentes alternas de energa
de Venezuela para disminuir el uso de combustibles fsiles en la generacin
de energa electricidad.

Esta empresa adems de cumplir con su funcin principal, tambin se
encarga de proyectar y construir los sistemas de transmisin para llevar la
energa a toda Venezuela y pases vecinos.

C.V.G. EDELCA, se ha convertido con el pasar de los aos en el
productor de energa ms importante de Venezuela despus de PDVSA, con
una produccin hidroelctrica equivalente a 95 MM de barriles de petrleo del
ao. Una historia de logros sienta base para que con tesn las personas que
laboran en EDELCA, enfrenten con xito los retos del nuevo milenio, en el
cual est planteado la ejecucin de nuevos proyectos desarrollados en el
alto Caron como son las represas Tayucay (3100 Mw), Eutobarina (2900
Mw), Aripiche (1300Mw) y Aurama (1800 Mw).

Para transportar la energa elctrica, CVG EDELCA posee una extensa
red de lneas de transmisin que superan los 5.700 Km. cuyo sistema a 800
mil voltios es el quinto sistema instalado en el mundo con lneas de Ultra Alta
Tensin en operacin.

En la actualidad CVG EDELCA aporta cerca del 70% de la produccin
nacional de electricidad a travs de sus Centrales Hidroelctricas: Guri con
una capacidad instalada de 10.000 Megavatios, considerada la segunda en
importancia en el mundo, Macagua con una capacidad instalada de 3.140
Megavatios y Caruachi con una capacidad instalada de 2.280 megavatios.

Misin

Producir, transportar y comercializar energa elctrica a precios
competitivos, en forma confiable y en condiciones de sustentabilidad,
eficiencia y rentabilidad.

Visin

Empresa de servicio elctrico de clase mundial, lder en desarrollo
sustentable, pilar del progreso del pas.

Valores

Humanismo

Entendiendo por tal una gestin con sentido de justicia, pluralista y
participativa, orientada al desarrollo integral de sus trabajadores, a la
integracin del factor ambiental en sus actividades y al compromiso social
con las comunidades vinculadas a ellas.

Participacin

Consiste en la promocin de una cultura que valora y motiva la generacin
compartida de ideas, opiniones y sugerencias, dirigidas al mejoramiento
continuo de la organizacin. Cultura que incorpora los aportes de las
comunidades e instituciones nacionales e internacionales relacionadas,
estimulando la creatividad de todos los miembros de la empresa.

Respeto

Constituye el trato justo y considerado entre los trabajadores, hacia el
ambiente, instituciones y organismos, clientes y proveedores, cindose a la
normativa de toda ndole que incide sobre su actividad.

Honestidad

Refleja el comportamiento tico de sus autoridades, cuerpo gerencial y
trabajadores, tanto dentro como fuera de la organizacin, con sentido de
justicia y honradez, y la gestin transparente de todos los procesos
administrativos con estricto apego a las normas.

Competitividad

Es el conjunto de conductas de todos los niveles de la organizacin que
permiten disputar o contender con los dems agentes del mercado en la
prestacin del servicio elctrico, con alta calidad y al menor costo posible.

Excelencia

Bsqueda de la calidad superior y perfeccin, a travs del mejoramiento
contino de su gente y de sus procesos internos, en el logro de las metas
propuestas y en el servicio que suministra, a nivel de organizaciones de clase
mundial.

Compromiso

Se manifiesta por la identificacin y lealtad del trabajador con la
empresa, la mstica en el trabajo y el sentido de responsabilidad; en una
institucin que prioriza el trato justo y se ocupa del desarrollo integral del
trabajador y su calidad de vida.


Objetivos Estratgicos de CVG EDELCA

- Ampliar la cobertura de servicio de EDELCA, a un creciente nmero de
clientes y sectores de la economa.
- Lograr la satisfaccin de los clientes mediante un servicio de excelente
calidad.
- Garantizar la confiabilidad del sistema elctrico.
- Mantener precios competitivos.
- Ser eficiente y rentable.
- Lograr un recurso humano idneo y motivado que satisfaga las
necesidades de EDELCA.
- Ofrecer un servicio excelente.
- Mantener un personal capacitado y motivado.
- Ser una empresa preactiva y adaptada a su entorno.
- Ser una empresa participativa en el desarrollo del sector energtico.
- Ser una empresa equilibrada financieramente.
- Ser una empresa tecnolgica avanzada.
- Lograr un crecimiento eficiente y acorde con la necesidad del pas.
























Figura 1. Estructura Organizativa CVG EDELCA
Fuente: Documento Oficial Intranet CVG EDELCA



Gerencia de Auditoria
Gerencia de Consultora
Gerencia de Asuntos Gerencia de Recursos
Gerencia de Gestin
Gerencia de Licitaciones
Direccin de Planificacin
Direccin de Finanzas y Administracin Direccin de Servicios
Direccin de Telemtica
Presidencia
Direccin de
Proyectos de
Transmisin
Direccin de
Operaciones y
Mantenimiento
de Transmisin
Direccin de
Expansin de
Generacin
Direccin
de
Produccin
Direccin
de Redes
Regionales























Figura 2. Organigrama Direccin de Finanzas y Administracin
Fuente: Documento Oficial Intranet CVG EDELCA

Presidencia
Direccin de
Finazas y
Administracin
Divisin de
Coordinacin
Financiera
Divisin
de
Presupuesto
Divisin de
Administracin
Financiera
Divisin
de
Administracin

Dpto. de
Estudios
Financieros
Dpto. de
Obligaciones
Financieras
Dpto. de
Gestin de
Seguros
Dpto.
de
Adquisiciones
Dpto. de
Administracin de
Bienes y Materiales
Dpto. de
Procesamiento
de Obligaciones
Dpto.
de
Contabilidad
Dpto.
de
Cobranzas

Dpto. de
Tesorera
Caracas
Dpto. de
Tesorera
Regional
Dpto. de
Formulacin y
Evaluacin
Presupuestaria
Dpto. de
Control
Presupuestario

Departamento de Administracin de Bienes y Materiales

Objetivo

El Departamento de Bienes y Materiales tiene como primordial objetivo
administrar los bienes y materiales, mediante la planificacin, recepcin,
incorporacin, despacho, transferencia, desincorporacin y el control de
inventarios, a fin de garantizar el manejo y suministro de los bienes y
materiales requeridos en forma eficiente y oportuna.

Funciones

- Detectar, de Manera proactiva, las necesidades actuales y futuras de
administracin de bienes y materiales para programar la recepcin,
incorporacin, despacho, desincorporacin, transferencia y el control de
inventario en forma oportuna y eficiente.

- Elaborar el presupuesto y plan operativo anual del departamento.

- Coordinar las actividades necesarias y obtener los recursos de la forma
fsica de los inventarios de bienes, equipos y materiales de propiedad de
EDELCA. As como realizar la ejecucin de los inventarios fsicos segn
la programacin.



- Notificar oportunamente por escrito a las unidades organizativas la fecha
de ejecucin de la toma fsica para que stas tomen las previsiones
necesarias.

- Proponer las acciones necesarias para los ajustes, resultados de la toma
fsica de inventario de bienes, equipos y materiales de la empresa, as
como elaborar inmediatamente las actas correspondientes para dejar
constancia de la operacin realizada.

- Retirar los bienes, equipos y materiales desincorporados por las unidades
organizativas y proceder a determinar el destino de los mismos.

- Mantener comunicacin permanente con las unidades organizativas para
despachar, movilizar y entregar oportunamente los bienes y materiales
solicitados.

- Realizar seguimiento continuo a las solicitudes recibidas en la unidad
para garantizar la atencin oportuna de los requerimientos efectuados por
las unidades organizativas.

- Planificar y controlar las reposiciones de los materiales de stock de
almacn para garantizar la disponibilidad de estos en funcin de los
movimientos efectuados.

- Recibir y realizar los registros correspondientes de los bienes, equipos y
materiales adquiridos por las unidades organizativas, as como los
excedentes de obras y/o contratos.

- Tramitar la desincorporacin de los bienes, equipos y materiales que no
sean de utilidad para la empresa, as como realizar los trmites
correspondientes a la venta, donacin, transferencia, destruccin o
desarme de los bienes, equipos y materiales desincorporados, de
acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para tal fin.

- Elaborar la documentacin de soporte pertinente y realizar la entrega de
los bienes, equipos y materiales donados, transferidos externamente o
vendidos.

- Mantener actualizado el registro de los materiales y de activos de acuerdo
con los lineamientos contables y presupuestarios y las normas y
procedimientos establecidos.

- Mantener actualizado el Maestro de Materiales y Activos, de acuerdo con
normativa establecida para tal fin, a efectos de garantizar la confiabilidad
de la informacin contenida.

- Determinar la conveniencia de incorporar nuevos materiales al stock
corriente de acuerdo con la demanda de los mismos por parte de las
unidades organizativas.

- Realizar, oportunamente, los registros correspondientes en el sistema
para disponer de la informacin que facilite el seguimiento del proceso de
administracin de bienes y materiales.

- Tramitar la matriculacin y pago de patentes municipales de los
inmuebles y vehculos propiedad de la empresa.

- Controlar la movilizacin de los bienes, equipos y materiales dentro y
fuera de las instalaciones, as como la asignacin y transferencia de
vehculos.

- Planificar y coordinar, con las unidades involucradas, las acciones a segur
para mantener en ptimas condiciones las reas de almacenamiento de
bienes, equipos y materiales.

- Administrar y controlar los almacenes que estn bajo su responsabilidad,
a fin de garantizar el estado fsico y la disponibilidad de los materiales
valorados y no valorados, as como la ubicacin exacta de los mismos.

- Proponer las acciones de mejoras para reducir los riesgos a los cuales
estn sometidos los bienes, equipos y materiales ubicados en las distintas
zonas de operacin de la empresa.

- Efectuar seguimiento constante a los bienes, equipos y materiales, a fin
de determinar el estado fsico en que se encuentran los mismos y
establecer las acciones correctivas necesarias.

- Identificar los bienes y equipos adquiridos con el respectivo nmero de
inventario y velar que el mismo se corresponda exactamente con los
asignados en los registros contables.

- Aplicar mecanismos de medicin y evaluacin de los indicadores de
gestin diseados para el Departamento.

- Producir informes peridicos sobre la gestin del Departamento, en
funcin de los indicadores de gestin establecidos para la misma, a fin de
evaluar el desempeo y tomar las acciones correspondientes que
permitan mejorar a gestin prestada.

- Ejecutar los proyectos de mejoras y/o las acciones correctivas y
preventivas que contribuyan a mejorar constantemente la gestin del
Departamento definidas a partir del anlisis de las desviaciones
obtenidas.










DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE
BIENES Y MATERIALES
DETECTAR NECESIDADES
BIENES Y MATERIALES.
PROGRAMAR LA
ADMINISTRACION DE BIENES
Y MATERILAES
DISEAR LA
ADMINISTRACIN DE BIENES
Y MATERIALES
DISPONER LOS RECURSOS
PARA EL SUMINISTRO DE
BIENES Y MATERIALES
ENTREGAR LOS BIENES Y
MATERILAES
EVALUAR LA GESTIN DE
ADMINISTRACIN DE BIENES Y
MATERIALES
ADMINISTRAR LOS BIENES Y MATERIALES, MEDIANTE LA
PLANIFICACIN, RECEPCIN, INCORPORACIN, DESPACHO,
TRANSFERENCIA, DESINCORPORACIN, Y CONTROL DE
INVENTARIOS, A FIN DE GARANTIZAR EL MANEJO Y
SUMINISTRO DE LOS BIENES Y MATERIALES REQUERIDOS
EN FORMA EFICIENTE Y OPORTUNA
RELACIONES
INTERNAS
1. Unidades
organizativas
cooperativas.

2. Departamento
de operaciones y
mantenimiento.

3. Departamento
de servicio de
transporte.

4. Divisin de
administracin.

5. Divisin de
organizacin y
sistemas.
RELACIONES
EXTERNAS

1. Proveedores y
contratistas.

2. Corporacin
venezolana de
Guayana.

3. Organismos o
entes pblicos y
privados.

4. Registros y
notarias
pblicas.






















Figura 3
Diagrama Funcional Dpto. Administracin de Bienes y Materiales

Fuente: Manual de Organizacin Dpto. Administracin de Bienes y Materiales


Antecedentes de la Investigacin

En atencin al problema planteado se tienen referencias de
investigaciones anteriores que han apoyado y justificado la importancia que
tiene para una empresa el contar con sistemas de informacin que soporten
la informacin generada por todas sus operaciones y lo imprescindible que
resulta tener dicha informacin actualizada; sirviendo como base para el
desarrollo de este trabajo de investigacin los siguientes proyectos:

Valderrama (2002), en su trabajo titulado Actualizacin del Registro
de la Base de Datos del los Proveedores del Departamento de
Contabilidad de la Empresa Maderas ISACA, S.A. San Flix Estado
Bolvar, concluye que:

La desactualizacin de la base de datos se debe a que el personal
de la administracin cumple con mltiples funciones y, en
consecuencia, se cometen errores u omisiones, afectando los
datos que ya existen en el sistema. As pues, una de las causas
del mal registro de la informacin es la falta de continuidad de un
personal fijo para registrar la informacin adecuadamente. (p.81).

Asimismo, el mencionado autor expresa lo siguiente:

En todo procedimiento es necesario que existan criterios basados
en responsabilidad, organizacin y comunicacin para obtener un
buen funcionamiento de las actividades que se desean llevar a
cabo; por lo que es recomendable hacer del conocimiento del
personal el adecuado registro en la base de datos. (p.84).


Este trabajo guarda relacin con la investigacin propuesta ya que
tambin est referido a la actualizacin los registros de una base de datos, y
sus supuestos para el registro adecuado de informacin constituyen un
aporte fundamental para este estudio.

Marcano (2004), realiz un Anlisis de la Base de Datos del
Maestro de Materiales CVG EDELCA y sostiene que:

En el Departamento de Bienes y Materiales es importante contar
con una base de datos confiable, que sirva de base para cumplir
eficientemente con las funciones que deben llevarse a cabo en el
mismo, como son los procesos de planificacin, compras, control
de inventario, entre otros. Por lo que debe de mantenerse
seguimiento peridico de la situacin en que se encuentra la base
de datos del Maestro de Materiales, garantizando as la
confiabilidad en la misma. (p.76).

Este estudio guarda relacin con la presente investigacin, debido a que
en ambos trabajos se busca lograr que la empresa disfrute de una base de
datos actualizada, sin errores, que satisfaga los requerimientos de
informacin. La metodologa aplicada en este estudio representa una
contribucin importante en el avance de este trabajo.







Bases Tericas

Base de Datos

Mudrick y Munson (1988), puntualizan que se da el nombre de base de
datos a la coleccin integrada de datos lgicamente organizados de una
empresa cuando estn controlados de forma centralizada (p. 236).

Redondo (1993) formula un concepto ms completo y la define como
una agrupacin de archivos relacionados entre s, centralizados en forma
racional para facilitar el acceso, actualizacin, lectura y seleccin de
informacin para ser utilizada en distintas aplicaciones .

Es evidente que para que una coleccin de registros o archivos sean
considerados dentro del concepto de base de datos necesariamente estos
deben pertenecer a un mismo contexto, es decir deben estar integrados a
manera de eliminar su redundancia, de igual forma los datos deben estar
centralizados y organizados de tal modo que permita a los usuarios obtener
la informacin requerida con rapidez.

Ventajas en el Uso de Base de Datos

- Eliminacin de informacin inconsistente.

- Permite compartir informacin.


- Permite mantener la integridad en la informacin: la integridad de la
informacin es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por
objetivo que slo se almacena la informacin correcta.

- Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es
quizs el que ms ha ayudado a la rpida proliferacin del desarrollo de
Sistemas de Base de Datos. La independencia de datos implica un
divorcio entre programas y datos.

Administracin de la Base de Datos

Murdick (1988) reconoce que en el sistema total de administracin de
base de datos no slo el software es importante, sino que tambin el
administrador de la base de datos juega un papel significativo. En tal sentido,
seala:

... el administrador puede lograr que el sistema de la base de
datos se ajuste lo ms posible a las exigencias de la empresa...
Por formar parte del sistema global, el administrador de base de
datos debe estandarizar, organizar, resolver y estar al tanto de
los conflictos entre los usuarios (p. 260).

Los sistemas de base de datos requieren que la institucin reconozca el
papel estratgico de la informacin y comience activamente a administrar y
planear la informacin como recurso cooperativo. Esto significa que la
institucin debe desarrollar la funcin de administracin de datos con el

poder de definir los requerimientos de la informacin para toda la empresa y
con acceso directo a la alta direccin.

La administracin de la informacin es responsable de las polticas y
procedimientos especficos mediante los cuales los datos pueden ser
administrados como recursos institucionales. Entre estas responsabilidades
se incluye el desarrollo de la poltica de informacin, la planeacin de los
datos, contemplan un diseo lgico de la base de datos por los especialistas
en sistemas de informacin y los grupos de usuarios finales.

El principio fundamental de la administracin de datos es que son
propiedad de la institucin como un todo. Todos los datos deben quedar
disponibles para cualquier grupo que lo requiera para alcanzar su misin.
Una institucin debe formular una poltica de informacin que especifique sus
reglas para compartir, distribuir, adquirir, clasificar, estandarizar e inventariar
la informacin en la institucin. La poltica de informacin traza
procedimientos y responsabilidades especficas, que definen qu unidades
de la institucin comparten la informacin, dnde puede distribuirse la
informacin y quin es responsable de actualizar y dar mantenimiento a la
informacin.

Sistemas

Segn Catacora (1999) un sistema es un conjunto de elementos,
entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos

identificables que tienen relacin entre si, y que funcionan para lograr un
objetivo comn (p. 25).

Asimismo, la Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta (2005) define la
palabra sistema como un Conjunto de cosas que relacionadas entre s
ordenadamente contribuyen a determinado objeto.

Resumiendo, de estas enunciaciones se pueden extraer los siguientes
aspectos fundamentales del concepto de Sistema: 1) la existencia de
elementos diversos e interconectados; 2) el carcter de unidad global del
conjunto; 3) la existencia de objetivos asociados al mismo; 4) la integracin
del conjunto en un entorno.

Sistemas de Informacin

Un Sistema de Informacin puede definirse como conjunto de elementos
que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa
o negocio. Los elementos que interactan entre s son: el equipo
computacional, el recurso humano, los datos o informacin fuente,
programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los
procedimientos de polticas y reglas de operacin.

OBrien (2001) puntualiza que:

Un sistema de informacin utiliza los recursos humanos, de
hardware, software, datos y redes para realizar actividades
de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control

que convierten los recursos de datos en productos de
informacin. (p. 67)

Los Sistemas de Informacin y las Tecnologas de Informacin han
cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A travs de su
uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos
operativos, suministran una plataforma de informacin necesaria para la
toma de decisiones y, lo ms importante, su implantacin logra ventajas
competitivas. Las Tecnologas de la Informacin han sido conceptualizadas
como la integracin y convergencia de la computacin, las
telecomunicaciones y la tcnica para el procesamiento de datos.

Actividades bsicas que realiza un Sistema de Informacin:

Como se dijo anteriormente, en un sistema de informacin existe una
accin recproca entre los elementos que lo conforman; esta interaccin se
da a travs de un proceso de transformacin organizado en cual intervienen
ciertas funciones. OBrien (2001), seala cinco actividades bsicas de
procesamiento de informacin (o procesamientos de datos) que se presentan
en los sistemas de informacin:

Entrada de los recursos de datos: los datos sobre transacciones
comerciales y otros acontecimientos deben capturarse y prepararse para
procesamiento por parte de la actividad de entrada. Por lo general, la entrada
toma la forma de actividades de ingresos de datos, como registro y edicin.

Usualmente, los usuarios finales registran datos sobre transacciones en
algn tipo de medio fsico, como el formulario de papel, o los ingresan
directamente a un sistema computacional.

Procesamiento de datos de informacin: por lo general, lo datos
estn sujetos a actividades de procesamiento, como clculo, comparacin,
distribucin, clasificacin y resumen. Estas actividades organizan, analizan y
manipulan los datos, convirtindolos de esta forma en informacin para
usuarios finales. La calidad de cualquier dato almacenado en un sistema de
informacin tambin debe mantenerse mediante un proceso continuo de
actividades de correccin y actualizacin.

Salida de los productos de informacin: la informacin en diversos
formatos se transmite a los usuarios finales y est a disposicin de ellos en la
actividad de salida. La meta de los sistemas de informacin es la generacin
de productos de informacin apropiados para los usuarios finales. Entre los
productos de informacin comunes se incluyen los mensajes, informes,
formularios e imgenes grficas, que pueden suministrarse mediante
presentaciones de video, respuestas auditivas, productos de papel y
multimedios.

Almacenamiento de los recursos de datos: el almacenamiento es la
actividad de sistemas de informacin en la cual lo datos y la informacin se
guardan de manera organizada para uso posterior. Por ejemplo, la igual que

el material de texto escrito se organiza en palabras, oraciones, prrafos y
documentos, los datos almacenados se organizan comnmente en campos,
registros, archivos y bases de datos. Esto facilita su posterior uso en el
procesamiento o su recuperacin como salida cuando se necesite por los
usuarios de un sistema.

Control del desempeo del sistema: un sistema de informacin debe
generar retroalimentacin sobre actividades de entrada, procesamiento,
salida y almacenamiento. Esta retroalimentacin debe supervisarse y
evaluarse para determinar si el sistema cumple los estndares de
desempeo establecidos. Entonces, las actividades apropiadas del sistema
deben ajustarse, de manera que se generen productos de informacin
apropiados para los usuarios finales.

Sistemas de Informacin Integrados

Catacora (1999), manifiesta que el concepto de sistemas de
informacin integrados implica el compartir informacin entre dos o ms
sistemas (p. 44).

Podra decirse entonces que los sistemas de informacin integrados
representan un gran avance tecnolgico y que stos han sido desarrollados
con la finalidad de enlazar datos de un sistema a otro. Este tipo de sistema
es ventajoso ya que, al compartirse los datos o la informacin de un sistema
a otro, se eliminan una gran cantidad de operaciones repetitivas en la

transcripcin de datos, adems de que facilita el acceso a la informacin y
posibilita la obtencin de informes. El proceso de funcionamiento de este tipo
de sistema se da a travs de varias fases; en relacin a ello el mencionado
autor define las siguientes:

1. Definicin de parmetros

Es la primera etapa en el funcionamiento de un sistema integrado.
Consiste en una definicin inicial que se le da a un sistema para que sea
tomada en cuenta para su funcionamiento. Esta definicin inicial determina
claramente diferentes aspectos tales como: grado de integracin entre
mdulos, niveles de seguridad, tipos de operaciones a realizar, cdigos de
cuentas y otras ms.

Para establecer el grado de integracin de un sistema respecto a otro,
se debe establecer cules operaciones pueden ser predefinidas y
transferidas automticamente al sistema contable.

Los parmetros de integracin establecen la forma como sern pasados
los registros al sistema contable. La definicin de parmetros debe
especificar claramente todas las operaciones que sern tratadas en forma
integral y los cdigos contables en los cuales se deber registrar las
operaciones.



2. Captura de la informacin

La etapa de la captura de la informacin en un sistema integrado se
refiere al momento en el cual se transfieren las operaciones de un sistema a
otro. Para que exista la captura de la informacin, los movimientos deben
estar parametrizados totalmente.

3. Transferencia de la informacin

Para que un sistema pueda ser llamado sistema integrado, debe existir
alguna transferencia de informacin desde el lugar donde se originan los
datos, hasta el sitio en cual sern centralizados conjuntamente con otra
informacin y/o movimientos.

La transferencia de informacin puede ser en forma automtica o
iniciada por algn usuario autorizado. En el primer caso, es decir, cuando la
transferencia de informacin es realizada en forma automtica, previamente
deben haberse definido los parmetros correspondientes en la primera etapa,
en este caso, el proceso es transparente para el usuario. La segunda forma
en la cual se puede transferir la informacin es a travs de un proceso
iniciado pro un usuario, esto ocurre al final del da, semana o mes, cuando
los movimientos de cualquier sistema son acumulados y actualizados en los
archivos maestros de datos. Previa la transferencia de informacin debe
hacerse una relacin de os datos que sern actualizados a fin de asegurar
que se transfieran nicamente movimientos vlidos.

4. Controles sobre la transferencia

Los controles sobre la transferencia de la informacin en un sistema
integrado, se pueden clasificar dependiendo de si la transferencia es
inmediata, o al final de un perodo. En el primer caso, es decir, si la
informacin es transferida y actualizada en el momento en que ocurren las
operaciones, los controles sobre el ingreso de datos deben ser lo
suficientemente fuertes, de tal forma que no permitan el ingreso de datos
inconsistentes, incompletos o no validados. En el segundo caso, es decir,
cuado la informacin es transferida a posteriori, los datos son validados o
controlados generalmente en el momento en que se corre el proceso de
transferencia correspondiente.

Importancia de los Sistemas de Informacin

Muchas empresas y organizaciones tienen xito en sus objetivos por la
implantacin y uso de los Sistemas de Informacin. De esta forma,
constituyen un campo esencial de estudio en administracin y gerencia de
empresas.

Para Vega (s.f.), la funcin de los sistemas de informacin representa:

- Un rea funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante
para el xito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas,

administracin de operaciones, marketing, y administracin de recursos
humanos.

- Una colaboracin importante para la eficiencia operacional, la
productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfaccin del
cliente.

- Una fuente de informacin y respaldo importante para la toma de
decisiones efectivas por parte de los gerentes.

- Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios
competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratgica en el
mercado global.

- Una oportunidad profesional esencial, dinmica y retadora para millones
de hombres y mujeres.

Riesgos y Seguridad de los Sistemas de Informacin

Hoy en da, la mayor parte de los datos de una empresa estn
almacenados en los equipos informticos. Cualquier problema en los
sistemas de informacin repercute instantneamente en la totalidad de la
empresa y afecta el funcionamiento normal de la misma.

Murdick y Munson (1988), consideran que ningn sistema alcanzar
jams la seguridad absoluta y exponen que Una de las funciones

primordiales del diseo y mantenimiento consiste en buscar constantemente
medios para hacer ms seguros el sistema y la base de datos de la
compaa (p.264).

La seguridad de la informacin significa proteger los datos en contra de
ciertos riesgos, tales como: destruccin accidental o modificacin por fuerzas
de la naturaleza (como inundaciones, incendios o relmpagos) y del hombre;
destruccin intencional o modificacin por personas sin autorizacin;
divulgacin accidental o intencional a personas no autorizadas.

Serrano (2003), refiere la siguiente clasificacin de los riesgos en los
sistemas de informacin y sus respectivas medidas de seguridad:

Errores Humanos: Causados por los usuarios de los sistemas,
motivados por el desconocimiento, negligencia o abusos. En tal caso es
menester, como medida de seguridad, la formacin de los usuarios. Tambin
es importante asignar de forma adecuada los permisos de acceso a los
ficheros y directorios o proteger contra escritura los discos, que no se vaya a
grabar nada.

Fallos de los equipos: Pueden provocar prdida de informacin. Se
deben instalar mecanismos de tolerancia a fallos, que hace posible que el
sistema siga funcionando; por ejemplo sistemas de alimentacin
ininterrumpida para cuando falla el suministro elctrico. Tambin disponerse

de equipos de reserva. Es fundamental contar con una poltica correcta de
copias de seguridad.

Robo de la informacin o equipos: Si se roba informacin pero no se
destruye, las consecuencias son econmicas o sobre la intimidad de las
personas. Como objetivo de Auditora se sugiere revisar los procedimientos
apropiados de seguridad y los dispositivos de cierre para evitar el acceso no
autorizado, determinar si las puertas y ventanas estn construidas de modo
adecuado e identificar la cantidad mnima necesaria de puertas y ventanas.

Como medidas de seguridad activa se destaca la autentificacin de usuarios,
mediante uso de claves u otras ms sofisticadas como huella dactilar. Es
importante la eleccin correcta de las palabras clave. Que cada usuario
pueda acceder solo a la informacin que utiliza. Que el sistema operativo
avise al administrador cuando se produzcan determinadas anomalas. Utilizar
programas que bloquean el acceso al terminal cuando el usuario est
ausente. Utilizar canales de transmisin de informacin seguros o cifrado de
datos. Para evitar el robo a los equipos, se puede restringir el acceso fsico a
los equipos o utilizar cadenas.

La seguridad informtica y el robo de la informacin en Internet es un
aspecto fundamental cuando una empresa opta por abrir sus ordenadores al
exterior. Lgicamente a la empresa le interesa que el pblico acceda solo a
unos equipos o a unos datos, pero no al resto. La empresa puede instalar

cortafuegos, que dividen a la red en zonas a las que se puede acceder y a
las que no. Tambin se recomienda consultar los registros de auditora, que
permite establecer un control sobre quin est en el sistema, qu hace cada
usuario o quien utiliza cada recurso; es una medida persuasoria.

En cuanto al robo de los equipos, al menos disponer de copias de seguridad
para restablecer los datos en un nuevo equipo. Tambin se puede tener
equipos de reserva que puedan estar operativos en pocas horas, marcar los
equipos para su posterior identificacin o persuadir al ladrn, asegurarlos,
anotar modelos y nmeros de serie y controlar la presencia mediante
cmaras de vigilancia o control de accesos.

Los virus: destruyen informacin y exigen tiempo y recursos para
eliminarlos. Por tanto, se debe tener control sobre los programas
introducidos, evitar arrancar el equipo desde la unidad de disquete e instalar
antivirus residente que detecte la presencia de virus. Es necesario hacer
copias de seguridad y disponer de un antivirus para limpiar los ficheros
infectados.

Sabotaje: Puede afectar a la informacin o destruir los equipos. Como
medida de seguridad activa, se puede restringir el acceso fsico a los equipos
o los cortafuegos. Para evitar el sabotaje a la informacin, nuevamente
asignar los permisos adecuados de acceso a los ficheros y utilizar programas
de bloqueo cuando el ordenador quede desatendido. Como medida de

seguridad pasiva cabe consultar los registros de auditora. El cortafuegos
constituye un buen lugar donde recopilar informacin sobre el uso de la red,
ste puede registrar toda la actividad entre la red exterior y la interior.

Fraude: Se traduce como la manipulacin de la informacin para
obtener un beneficio. Resulta muy sencillo suplantar la personalidad de una
persona utilizando el correo electrnico. Los contadores, consultores,
auditores, entre otros, utilizan informacin crtica de clientes por lo que
deberan utilizar medidas de seguridad para evitar efectos indeseados. Por
ejemplo una informacin fraudulenta en la que se avisa de que la empresa va
a recibir una auditora con salvedades. Como medida de seguridad activa
puede autentificarse la informacin mediante firmas digitales.

Desastres naturales: Daan los equipos, se producen prdidas en la
informacin, por lo que deben tenerse copias de seguridad almacenadas en
armario ignfugo o almacenadas en un lugar externo. La expansin de la
transmisin electrnica de informacin tambin ha facilitado que hayan
surgido empresas que se encargan de hacer y mantener las copias de
seguridad.

Mantenimiento de un Sistema de Informacin

Segn Catacora (1999), el mantenimiento de un sistema de informacin
constituye una de las fases por las cuales pasa un sistema de informacin,

generalmente, este se realiza enfocado a corregir errores en: a) Las bases
de datos o b) Los programas.

El mantenimiento a las bases de datos que almacenan la informacin,
se presenta por errores en la informacin, inconsistencias o prdidas de la
misma por causas ajenas a interaccin directa con los datos, tales como
fallas del procesador central o cadas de tensin. Un error de inconsistencia
se presenta como consecuencia directa de la interaccin con los datos y
genera informacin errada en su organizacin lgica.

Una de las inconsistencias ms comunes en los sistemas, se origina por
la desorganizacin que a veces se presenta en la informacin y la
consecuente generacin de reportes que no reflejen apropiadamente los
datos.

El mantenimiento a los programas, generalmente, se presenta por
errores en la programacin o nuevas necesidades de informacin, no
previstas en un principio de acuerdo con los requerimientos iniciales.

Debe ponerse especial cuidado a las seales que emite un sistema de
informacin cuando est en el momento de requerir inicio de un nuevo ciclo
de vida y desarrollo de sistemas.






Sistema de inventario

Las grandes empresas, que manejan inventarios voluminosos que
representan cifras millonarias, se enfrentan a retos difciles a la hora de
controlar, registrar y valuar sus inventarios. En atencin a esta enunciacin,
Redondo (1993) sostiene:

En este tipo de empresas, las cuentas relacionadas con los
inventarios pasan a ser las ms importantes y de los resultados
que proporcionen las operaciones realizadas con los bienes que
representan depender el xito o fracaso del objetivo de la
misma (p. 297).

Es necesario entonces que la empresa formule polticas de inventario
efectivas, y es aqu donde la implementacin de un sistema de informacin
en el rea de almacn representa la medida ms apropiada. La funcin
bsica, pero no la mas importante, de un sistema de informacin en un
almacn es que controla fsicamente y mantiene todos los artculos
inventariados, debiendo establecer resguardo fsicos adecuados para
proteger los artculos de algn dao de uso innecesario debido a
procedimientos de rotacin de inventarios incorrectos y a robos. Los registros
se deben mantener actualizados constantemente en el sistema, lo cual
facilita la localizacin inmediata de los artculos.

Catacora (1999) asegura que El sistema de inventarios debe permitir
controlar todos los materiales, productos, repuestos y suministros que
mantiene y maneja una empresa (p.11).

Un sistema de inventarios conceptualmente maneja dos tipos de
movimientos: entradas y salidas. Para cada movimiento se pueden identificar
las siguientes operaciones:

- Compras de materia prima, materiales y suministros
- Transferencia de productos entre almacenes
- Terminacin de fabricacin de productos
Entradas
- Devoluciones de productos


- Facturacin o venta de productos
- Transferencias de productos entre almacenes
- Destruccin de productos o incineracin
Salidas
- Consumos internos para la empresa


Dentro del diseo conceptual o esquema de funcionamiento, cada una
de las operaciones antes enumeradas, son llevadas a cabo mediante la
implantacin de las siguientes funciones previamente definidas:

- Registro de productos y definicin de grupos de productos
- Definicin de almacenes y localidades
- Ingresos de costos de factura y otros costos asociados al inventario
- Controles sobre el movimiento de mercancas entre distintos
almacenes
- Controles sobre las devoluciones.


El resultado de implantar un sistema de informacin dentro de un
almacn puede producir un incremento de las utilidades al tener un mejor
control de los productos. As mismo se considera que puede haber un
impacto social al reducir la necesidad de empleados administrativos en el
control de almacn.

SAP R/3

El sistema SAP R/3 es un sistema integrado. Esto significa que una vez
que la informacin es almacenada, est disponible a travs de todo el
sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de informacin.

Gngora (s.f.), afirma que SAP se funda en los aos 70. Su nombre se
forma con las siglas en alemn: Sistemas, Aplicaciones y Procesamiento de
Datos. El primer producto que SAP desarroll, fue comercializado bajo el
nombre R/2. El dos significa los niveles en los que se implantaba el
sistema: 1) servidor, 2) cliente. El sistema junto con la base de datos
(conteniendo la informacin generada por los procesos de la empresa) se
encontraban instalados en una computadora central o servidor, mientras que
los usuarios se conectaban al sistema utilizando un programa especial en
sus computadoras personales, las cuales se vinculaban al servidor por medio
de una red.


Siguiendo la evolucin normal de cualquier sistema y atendiendo a las
necesidades de sus clientes, en la dcada de los 80, el R/2 se mejora para
dar como resultado el R/3; el nmero 3, indicativo de que ahora el sistema
opera en tres niveles o capas: 1) servidor de base de datos, 2) servidor de
aplicacin (donde residir el programa exclusivamente) y 3) cliente.

Segn Gngora (s.f.), el R/3 es un ERP (Enterprise Resource Planning
o Planeacin de Recursos de la Empresa) de origen alemn, creado por
SAP. Es un sistema integrado de gestin que permite controlar todos los
procesos que se llevan a cabo en un empresa, a travs de los siguientes
mdulos:
- FI (Finanzas)
- SD (Ventas y Distribucin)
- CO (Controling o Logstica)
- MM (Gestin de Materiales)
- PP (Planeamiento de la produccin)
- HR (Recursos Humanos)
- IS (Solucin vertical para industrias qumicas, aeroespaciales, mecnicas, etc).
- WM (Gestin de almacenes)

Adems de estas soluciones estndares, el ambiente de desarrollo de
SAP y su sistema de informacin, proveen a los clientes con poderosas
herramientas para desarrollo y adaptacin del sistema a los requerimientos

individuales (personalizacin). El ambiente de desarrollo del sistema R/3
ofrece a los usuarios su propio lenguaje de programacin de cuarta
generacin (ABAP/4), creado especialmente para las necesidades
comerciales.
SAP Andina y del Caribe (2004), afirma que la relacin entre CVG
EDELCA y SAP data desde 1999. Se inici con la implementacin de la
versin 3.1 de la solucin de gestin empresarial de SAP en CVG EDELCA.
Con el tiempo han ido buscando las mejoras en los procesos y agregando
nuevas funcionalidades y actualizaciones de las innovadas versiones que
ofrece SAP.
La implementacin de la solucin SAP Strategic Enterprise
Management (SAP SEM, por su nombre y siglas en ingls) en CVG EDELCA
responde a la incorporacin de un proceso de mejoramiento continuo, el cual
consisti en revisar la metodologa tradicional de planificacin estratgica a
fin de adaptarlo a la nueva realidad, para asegurar la coherencia entre las
distintas unidades de negocio. As, en el 2002, naci el Proyecto CMI
(Cuadro de Mando Integral), un modelo de gestin para evaluar el
desempeo de la corporacin en trminos de indicadores de negocio. El CMI
fue automatizado en un lapso de 3 meses, culminando el proyecto
en diciembre de 2003, aunque entr formalmente en productivo en
enero de 2004.

Con el fin de solventar algunas necesidades de negocio que requeran
un rediseo de las estructuras y procesos relacionadas con el rea de
Gestin Presupuestaria, nace el Proyecto VATIO (Visin de Avance
Tecnolgico e Integracin Organizacional), a travs del cual CVG EDELCA
logr la actualizacin tecnolgica de su plataforma de gestin empresarial
basada en SAP R/3 4.5 B a la versin ms reciente de este software, SAP R/3
Enterprise, as como la implementacin del modelo de presupuesto basado
en la funcionalidad de Gestin Presupuestaria para el Sector Pblico de SAP,
y las reas de Nmina, Gestin de Tiempos y Administracin de Beneficios,
para aprovechar las mejoras que la nueva versin del software de SAP
ofrece en los ciclos de ingresos y egresos.
El Proyecto VATIO se ejecut en siete meses. Se inici en agosto de
2003 con una estrategia de entrada en productivo en dos fases: la primera
culmin en febrero de 2004, con la entrada de productivo del rea funcional
de Gestin Presupuestaria y las mejoras de los ciclos de ingresos y egresos;
la segunda termin en el mes de abril de 2004, con la puesta en vivo de los
procesos de Nmina, Gestin de Tiempos y Beneficios (Recursos Humanos).

Registros Maestros de Materiales

Uno de los mdulos del sistema SAP R/3, mencionado anteriormente,
es el mdulo MM Gestin de Materiales, cuyo objetivo es proporcionar un
soporte detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresas que

consuman materiales en sus procesos de produccin, incluidos la energa y
los servicios. La informacin necesaria para gestionar los materiales y
servicios se almacena en forma de registros maestros de materiales. En
relacin a esto, Asap World Consultancy y Blain (s.f.), indican que:

Para implementar un sistema integrado de planificacin de
produccin y gestin de materiales, es necesario tener antes una
base de datos central a la que pueda acceder cualquier miembro
de la compaa para saber aquello que necesita saber sobre el
proceso que sigue el material dentro de la planta. Todo el mundo
tiene que utilizar las mismas reglas y estructuras de datos al
introducir datos sobre nmero de partes y descripciones. Todos
los productos terminados o semi-terminados tienen que estar
sujetos a la misma disciplina de informacin, lo mismo que las
materias primas. (p.552)


El sistema SAP R/3 supone que el usuario est utilizando un sistema
basado en la estructura organizativa de la empresa definida durante el
proceso de personalizacin. Pero an en el caso de no ser as, el sistema es
lo suficientemente flexible como para admitir cambios y ajustes en cualquier
momento.

Asap World Consultancy y Blain (s.f.), consideran que un registro
maestro de materiales puede tener asignados los atributos de datos
siguientes:

- Datos generales, como nmero de material, descripcin, unidades de
medida, y datos tcnicos.


- Datos especficos de planta, como el tipo de planificacin de requisitos de
materiales a utilizar, fecha de entrega prevista, grupo de compra, e
indicador de lote.
- Datos de evaluacin, como precio de evaluacin, procedimiento de
evaluacin y volumen de evaluacin.

- Datos de gestin de almacn, como unidad de medida, instrucciones para
aplicar las mercancas y lugares en los que poner y quitar stock.

- Datos especficos de ventas, como planta de entrega y textos de venta.

Cualquiera de estos grupos de datos puede subdividirse a su vez. Por
ejemplo, los datos especficos de planta pueden incluir adems estos tipos
de datos:

- Datos de ubicacin de almacenaje, como el periodo permitido de
almacenaje, el lugar del stock o rea de almacenaje donde se encuentra
un material dentro de una ubicacin de almacenaje.
- Datos de revisin para ese material.
- Datos de consumo para ese material.

El tipo de que se asigna a cada material es un registro maestro que el
usuario determina en funcin de la prctica de la compaa.

El resultado de asignar a materiales determinados tipo de materiales se
refiere a una serie de limitaciones y restricciones que facilitarn la tarea del

sistema y reducirn los peligros de errores. Por ejemplo, el registro maestro
de tipo de material puede incluir los elementos de datos que controlan las
actividades siguientes para cada uno de los materiales asignados a ese tipo:

- Los departamentos de usuario que pueden mantener el material, en el
sentido de poder introducir alteraciones a los datos que incluye el registro
maestro de datos.

- El tipo de abastecimiento para ese material.

- La forma en que el mdulo FI (Contabilidad Financiera) le asignar una
cuenta de stock de forma automtica.

- Si las cantidades de material en el inventario estn actualizadas, o los
valores financieros, o ambas cosas a la vez.

El sistema de gestin de materiales permite elegir todos los tipos
estndar de materiales a los que se pueden aadir los que determine el
usuario, estableciendo nuevos registros maestros de tipos de materiales y
determinando la forma en que debe responder el sistema.

Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos

Segn Gaceta Oficial N 38.314 de 15 de noviembre de 2005, el
Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos (antiguo Plan nico de
Cuentas) es un instrumento (emitido por la Oficina Nacional de Presupuesto

ONAPRE) que constituye las asignaciones presupuestarias de los distintos
conceptos de gastos, as como el ordenamiento de los datos estadsticos
mediante los cuales se resumen, consolidan y organizan las estadsticas
presupuestarias con el fin de generar elementos de juicio para la planificacin
de las polticas econmicas y presupuestarias, facilitar el anlisis de los
efectos econmicos y sociales de las actividades del sector pblico y su
impacto en la economa o en sectores particulares de la misma, y hacer
posible la formulacin y ejecucin financiera del presupuesto.

Dentro de sus principales objetivos se encuentran:

- Identificar y registrar de la totalidad de los flujos de origen y aplicacin de
los recursos financieros.

- Interrelacionar y presentar la informacin presupuestaria sobre bases
homogneas y confiables, facilitando la integracin de los sistemas de
administracin financiera del Estado.

- Registrar por partida simple y por partida doble, toda transaccin
econmica y financiera, haciendo posible la modernizacin y una mayor
transparencia de la gestin pblica.

- Realizar el seguimiento peridico de la ejecucin presupuestaria de
pagos, de inversiones y de crdito pblico, as como le cierre legal del
presupuesto.

El Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos comprende dos
grandes grupos de cuentas a saber:

3.00.00.00.00 Recursos, la cual permite identificar los diferentes niveles en
ramos y en subramos genricos, especficos y subespecficos.

3. 00. 00. 00. 00


R
a
m
o

S
u
b
r
a
m
o

E
s
p
e
c

f
i
c
o

S
u
b
e
s
p
e
c

f
i
c
o



4.00.00.00.00 Egresos, permite identificar los diferentes niveles en partidas,
genricas, especficas y subespecficas.

4. 00. 00. 00. 00


P
a
r
t
i
d
a

G
e
n

r
i
c
a

E
s
p
e
c

f
i
c
a

S
u
b
e
s
p
e
c

f
i
c
a


Todos los organismos deben tener incluidas las cuentas que le sean
propias ya que el Clasificador Presupuestario permite la captura de los datos
de la fuente.

Con la puesta en vigencia del Clasificador la ONAPRE busca como
norte, disponer de un verdadero instrumento de gestin, a partir de la

programacin de operaciones, en la etapa de formulacin y en las
posteriores de control y evaluacin de la gestin presupuestaria, para que los
ejecutivos pblicos cuenten con una herramienta que los apoye en su
proceso de toma de decisiones.

A continuacin se mencionan las cuentas de egreso relacionadas a este
estudio (especficamente las que fueron designadas a los cinco grupos de
artculos de materiales administrativos), con sus respectivos cdigos,
denominaciones y descripciones fijados por el Clasificador Presupuestario de
Recursos y Egresos:

4.02.00.00.00 Materiales, Suministros y Mercancas

Artculos considerados como Materiales de Consumo, es decir, aquello
que renan una o ms de las siguientes condiciones:

a) Tienen un perodo corto de uso y durabilidad, generalmente no mayor de
un ao, pro cuento tienden a desaparecer al primer uso, muestran un
rpido desgaste o deterioro y experimentan una prdida posterior,
frecuente e inevitable.

b) Pierden sus caractersticas de identidad al ser aplicados o transformados
en otros, tal es el caso de los artculos que la colocarlos, agregarlos,
aplicarlos a otros o al transformarlos desaparecen como unidad o materia

independiente; as como el de los materiales de construccin y el de los
cauchos, bateras y similares, que al colocarlos forman parte del vehculo.

c) Materiales y suministros cuyo costo unitario relativamente bajo, no
cumplen con las caractersticas definidas anteriormente.

Se imputan por esta partida la adquisicin de las mercancas que se
destinan para la comercializacin o venta en el curso ordinario del negocio.


4.02.01.01.00 Alimentos y bebidas para personas.

Alimentos y bebidas, ya sean productos estrictamente agrcolas y
pecuarios, manufacturados o no, as como todo tipo de bebidas, alcohlicas
o no, tales como: vinos cervezas, licores, refrescos y agua embotellada. No
incluye la adquisicin de animales vivos que se imputa por la especfica
4.02.01.03.00 Productos agrcolas y pecuarios. Se incluye la adquisicin de
comidas, debidamente justificadas, que efectan los rganos o entes para los
trabajadores.

4.02.05.01.00 Pulpa de madera, papel y cartn

Pulpa de madera, papel y cartn en bobinas y planchas; papel para
empacar y envolver, papel higinico, servilletas, toallas y papel engomado en
sus diversas formas y similares.



4.02.05.02.00 Envases y cajas de papel y cartn

Vasos, cajas, bolsas, bandejas, platos y similares de papel y cartn.

4.02.05.03.00 Productos de papel y cartn para oficina

Productos de papel y cartn para oficina, tales como: archivadores,
papel bond, papel vegetal, papel carbn, papel cuadriculado, papel de dibujo,
libretas para notas, sobres, carpetas, cintas de papel para mquinas, papel
de seguridad, formularios, libros de contabilidad y otros productos similares
de papel y cartn para uso de oficina.

4.02.10.05.00 tiles de escritorio, oficina y materiales de instruccin

Artculos para escritorio y oficina, tales como: cintas para mquinas de
calcular y escribir, tizas, reglas, esferas, transportadores, punteros, lpices,
bolgrafos, marcadores, tinta para plumas, ganchos para carpetas y
borradores, engrapadoras, perforadoras, plastilina, compases, tirro, gomas
para borrar, sellos de caucho y similares. Se excluyen los tiles de papel y
cartn, que se imputan por la especfica 4.02.05.03.00 Productos de papel y
cartn para oficina.






CAPITULO III


MARCO METODOLGICO


El Captulo III presenta la metodologa a aplicar para lograr la
obtencin de informacin apreciable y fehaciente que permita alcanzar, de
manera precisa, los objetivos propuestos en la investigacin. As pues, se
describen a continuacin los tipos de investigacin, diseo y tcnicas a
emplear para llegar a la solucin del problema planteado:

Tipo de Investigacin

La investigacin de tipo aplicada busca estudiar una situacin para
diagnosticar necesidades y problemas a efectos de aplicar los conocimientos con
fines prcticos.

Tamayo y Tamayo (2000) consideran que la investigacin aplicada
confronta la teora con la realidad, y la definen como sigue:

Es el estudio y la aplicacin de la investigacin a problemas concretos,
en circunstancias y caractersticas concretas. Esta forma de
investigacin se dirige a su aplicacin inmediata y no al desarrollo de
teoras. (p. 51).


Esta investigacin se considera de tipo aplicada ya que a travs de la misma
se pretende obtener conocimientos precisos concernientes al problema en
estudio a fin de presentar soluciones ajustables a las circunstancias.

Herrera (1990), indica que la investigacin descriptiva consiste
fundamentalmente en caracterizar un fenmeno o situacin concreta indicando
sus rasgos ms peculiares o diferentes (p. 38).

Este trabajo tratar de especificar las deficiencias de informacin
presentadas en la base de datos del Maestro de Materiales de C.V.G. EDELCA,
por lo que se basa en una investigacin de tipo descriptiva.

Rojas de Narvez (1996), expresa que los objetivos de una investigacin de
tipo descriptiva son: Describir, analizar, registrar e interpretar la naturaleza actual,
la composicin o los procesos de los fenmenos, para presentar una
interpretacin correcta (p. 24).

Esta definicin ayuda a razonar mejor el porqu de considerar el tipo de
investigacin descriptiva. Este estudio tratar de detallar, mediante el anlisis, la
situacin en que se halla la Base de Datos del Maestro de Materiales de CVG
EDELCA.

Diseo de la Investigacin

Rojas de Narvez (1996), expone que la investigacin de campo se realiza
observando el grupo o fenmenos estudiados en su ambiente natural (p. 25).

Sabino (1992), precisa que en este tipo de investigacin los datos de
inters se recogen en forma directa de la realidad mediante el trabajo concreto del
investigador y sus equipos (p. 89).

El diseo de investigacin es de campo ya que la informacin se obtendr
directamente de la Unidad de Catalogacin, adscrita al Departamento de
Administracin de Bienes y Materiales que es el rea donde se administra la Base
de Datos del Maestro de Materiales de CVG EDELCA.

Poblacin

La poblacin se constituye como la totalidad de un conjunto de elementos
con caractersticas comunes que se deseen investigar y a las que se refieren las
conclusiones logradas en una investigacin.

Selltiz (citado en Tamayo y Tamayo, 2000), manifiesta: Una poblacin es el
conjunto de todas las cosas que concuerdan con una serie determinada de
especificaciones (p. 51).

Tamayo (2000), considera que una poblacin est determinada por sus
caractersticas definitorias, y expresa:

Poblacin es la totalidad del fenmeno a estudiar en donde las
unidades de poblacin poseen una caracterstica comn, la cual se
estudia y da origen a los datos de la investigacin. (p. 51).

La poblacin sujeta a estudio en esta investigacin est conformada por
todos aquellos grupos de artculos, incluidos en el Maestro de Materiales de CVG
EDELCA, inherentes a materiales administrativos.


Este conjunto est compuesto por 8.618 materiales de consumo
administrativo, distribuidos dentro de cinco clasificaciones de grupos de artculos,
los cuales se encuentran organizados de la siguiente manera:

Grupo de
Artculo
Denominaci n
Cantidad de
Materiales incluidos
0001 Alimentos y Bebidas Para Personas 187
0006 tiles de Escritorio 3.853
0009 Productos de Papel y Cartn Para Oficina 3.385
0040 Pulpa Madera, Papel y Cartn 775
0041 Envases, Cajas, de Papel y Cartn 418
Total elementos 8.618
Fuente: Base de Datos Maestro de Materiales de CVG EDELCA

Muestra

La muestra es, en esencia, un subgrupo de la poblacin. Al seleccionarla es
conveniente que sta sea representativa de la poblacin. Pocas veces es posible
medir a la poblacin por lo que se obtiene o seleccionan subgrupos que sean un
reflejo fiel de la misma. En atencin a esto, Tamayo (2000), enuncia: cuando no
es posible medir cada uno de los individuos de la poblacin se toma una muestra
representativa de la misma (p. 115).
Dado que el tiempo estipulado para la realizacin de esta investigacin no
representa una limitacin y tomando en consideracin las caractersticas de este
estudio, resulta posible y ventajoso efectuar el anlisis a cada uno de los
elementos que integran la poblacin, lo que permitir obtener un mayor grado de

confiabilidad en los resultados. Por tanto, no se considera necesaria la aplicacin
de muestreo en esta investigacin.

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Una investigacin no tiene sentido sin la aplicacin de tcnicas para la
recoleccin de informacin, stas conducen a la verificacin del problema
planteado, mientras que los instrumentos empleados llevan a la obtencin de los
datos de la realidad.

A continuacin se describen las tcnicas e instrumentos a utilizar para la
recoleccin de los datos de esta investigacin:

Observacin Directa

La observacin es una tcnica de recoleccin de datos que permite
acumular y sistematizar informacin sobre un hecho o fenmeno social que
tiene relacin con el problema que motiva la investigacin. Mndez (1991),
expone que:

La observacin es participante directa cuando el investigador
forma parte activa y asume comportamiento del grupo observado
obteniendo as, los datos ms importantes que estn en relacin
directa con el problema de investigacin. (p.105).



La revisin del Maestro de Materiales implica el uso de esta tcnica, lo
que permitir observar directamente el contenido de la base de datos y de
esta manera recoger datos substanciales que puedan contribuir al desarrollo
de la investigacin. As mismo, mediante la observacin, se podr percibir
cmo se lleva a cabo el proceso que implica la administracin de la Base de
Datos del Maestro de Materiales.

Entrevista informal

La entrevista es la comunicacin establecida entre el investigador y el
sujeto estudiado a fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes
planteadas sobre el problema propuesto.

Sabino (1992) expresa que:

La entrevista informal se reduce a una simple conversacin sobre
el tema de estudio, donde lo importante es hacer hablar al
entrevistado de modo de obtener un panorama de los problemas
ms salientes, de los mecanismos lgicos y mentales del
respondiente, de los puntos bsicos para l. (p. 142).

Mediante esta tcnica es posible captar informacin importante basada
en la experiencia del entrevistado. La aplicacin de la misma dentro de la
investigacin implica la realizacin de preguntas orales (no predeterminadas)
a las personas que laboran en el rea de Catalogacin del Departamento de
Administracin de Bienes y Materiales a fin de obtener datos necesarios para
el estudio del problema.


Revisin Bibliogrfica

Para llevar a cabo este trabajo resulta necesario acudir a fuentes
bibliogrficas que permitan ampliar los conocimientos acerca del tema en estudio.
Esta tcnica se basa en la obtencin de informacin mediante la revisin de
material bibliogrfico tales como: textos, manuales de la organizacin, tesis e
informes.

Tcnicas de Procedimientos y Anlisis de Datos

Para realizar el anlisis de la Base de Datos del Maestro de Materiales,
especficamente a los grupos de artculos de materiales administrativos, se llevar
a cabo el siguiente procedimiento:

Documentacin terica: consulta de textos, folletos, tesis y manuales de
procedimiento tanto del Departamento de Administracin de Bienes y Materiales
como del rea de Catalogacin, a fin de conocer los procesos involucrados en la
administracin de la base de datos del Maestro de Materiales de la empresa.
Asimismo, la revisin del Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos
emitido por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) para confirmar que las
definiciones que caracterizan el contenido de los distintos grupos que conforman
el Maestro de Materiales estn fundamentadas en el mismo.

Revisin exhaustiva del contenido de los grupos de artculos de materiales
administrativos: Los registros maestros incluidos en la base de datos del Maestro

de Materiales de CVG EDELCA son suministrados por el sistema SAP R/3. Para
realizar la revisin, se le solicita al sistema mostrar por grupos de artculos los
listados de los materiales administrativos incluidos en la base de datos. Una vez
visualizada la informacin sta se traslada, en forma de tabla, a hojas de clculo
de Microsoft Excel, esto a objeto de facilitar la manipulacin de la informacin. La
revisin permitir identificar aquellos materiales que tengan asignaciones
incorrectas bien sea en cuanto al grupo, categora de valoracin o posicin
financiera.

Agrupacin: Luego de haber revisado, minuciosamente, cada uno de los
grupos de artculos objeto de estudio, se procede a agrupar los resultados
obtenidos. Esta tcnica consiste en apilar los tems que presenten problemas
similares o con gran parecido, de tal manera que la informacin obtenida pueda
manejarse con mayor comodidad.










CAPTULO IV


ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

El presente captulo est orientado a citar los recursos requeridos para
el avance de la investigacin, as como tambin muestra el cronograma de
actividades a cumplir.

Para la ejecucin toda investigacin se requiere del empleo de una serie de
recursos (humano, materiales y financieros) que asistan en el proceso de
recopilacin de la informacin y el avance del trabajo de investigacin. Estos
recursos resultan indispensables para el logro de los objetivos planteados. En
este estudio se utilizarn los siguientes medios:

Recurso Humano:

Comprende la colaboracin del personal que labora en la Unidad de
Catalogacin, Departamento de Administracin de Bienes y Materiales de la
empresa CVG EDELCA.

Recursos Materiales:

Los recursos materiales incluyen la utilizacin de un computador,
impresora, fotocopiadora, lpices, resaltadotes, goma para borrar, resmas

de papel bond tipo carta, calculadora, diskettes, cartuchos de tinta para
impresora, material bibliogrfico (textos, manuales, folletos, catlogos).
Asimismo, se requiere del manejo del sistema SAP R/3 e Internet.

Recursos Financieros:

La siguiente tabla muestra un estimado de los costos a incurrir en esta
investigacin.

Cant. Descripcin
Precio
Unitario
Total Bs.
3 Resma de papel tamao carta 15.000,00 45.000,00
12 Lpiz Grafito 600,00 7.200,00
2 Resaltador Fluorescente 1.200,00 2.400,00
1 Cartucho tinta color para Impresora 60.000,00 60.000,00
3 Cartucho tinta negra para impresora 50.000,00 100.000,00
1 Dispositivo USB Drive 90.000,00 90.000,00
300 Fotocopias 150,00 45.000,00
Sub-Total 349.600,00
Gastos imprevistos 52.440,00
Total 402.040,00

Nota: Los gastos imprevistos representan el 15% del Sub-Total de los gastos
estimados.





REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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http://www.monografias.com/trabajos24/tics-empresas/tics-empresas.sht
ml#import [Consulta: 2006, Octubre 4].






















GLOSARIO DE TMINOS

Almacn: Es una unidad de servicio en la estructura orgnica funcional de
una empresa, con objetivos de resguardar, de custodiar, controlar y
abastecer materiales en un momento dado. (Def. Oper.)

Base de Datos: es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto
y que se encuentran metdicamente almacenados para su posterior uso.
(Def.Oper.)

Catalogacin: Proceso mediante el cual se ubican los atributos que
describen de una manera exacta a un objeto fsico, con el fin de convertir al
objeto fsico en un objeto administrativo. La catalogacin de material es el
proceso donde se levanta toda la informacin tcnica y administrativa de los
materiales que van a ser ingresados a la base de datos del Maestro de
Materiales de EDELCA. (CVG Edelca, Manual Catalogar Materiales 2005, p 6).

Categora de valoracin Valor propuesto que permite, por un lado, que los
valores de stocks de materiales del mismo tipo se puedan contabilizar a
diferentes cuentas de mayor y, por otro lado, que los valores de stocks de
materiales de diferentes tipos se puedan contabilizar a la misma cuenta de
mayor. La categora de valoracin determina, junto con otros factores, las
cuentas de mayor que se actualizan tras una operacin relevante para
valoracin, por ejemplo movimiento de mercancas. (Intranet CVG Edelca).


Centro de Consumo: Corresponde al lugar donde tiene existencia el
material. (Guri, Macagua, Transmisin Regional, Transmisin Troncal,
Generacin, otros). (CVG Edelca, Manual Catalogar Materiales 2005, p. 5)

ERP: (Enterprise Resource Planning). Un ERP es un sistema de informacin
integral que incorpora los procesos operativos y de negocio. El propsito
fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rpidos de respuesta a sus problemas as como un eficiente manejo de
informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los
costos totales de operacin. Hay tres caractersticas que distinguen a un
ERP y eso es que son sistemas integrales, modulares y adaptables.
(http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040702105342-Conclusi.htm)

Informacin: Son datos que dentro de un contexto dado tienen un
significado para alguien. (Cohen y Asn, 2000, p.3)

Maestro de Materiales: Base de Datos que posee la definicin de todos los
materiales utilizados por EDELCA para lograr la consecucin de sus
objetivos, que adems contiene: La definicin del material, la operacin
segura del material. El soporte para la ubicacin del material, la
estandarizacin de la descripcin del material como producto reconocible y el
Centro de Consumo en el que se encuentra. (CVG Edelca, Manual Catalogar
Materiales 2005, p. 5)

Planificacin de Materiales: Proceso mediante el cual se planifica la
reposicin de todos aquellos materiales que estn por debajo del punto de
pedido. (Def. Oper.)

Posicin Presupuestaria: Son las partidas presupuestarias donde se refleja
la formulacin y ejecucin del presupuesto. Su codificacin est ajustada al
Plan nico de Cuentas (PUC) de la ONAPRE y al plan de cuenta de
EDELCA, ajustndose a las necesidades de formulacin y control.
Adicionalmente, garantiza el enlace de cualquier contabilizacin que se
realice desde los diferentes mdulos de SAP R/3 con gestin presupuestaria.
(CVG Edelca, Instructivo Formulacin Presupuestaria 2006. p.3).

Tipo de Material: Clave que asigna el material a un grupo de materiales
como por ejemplo materias primas, materias auxiliares y para consumo,
mercaderas, etc. El tipo de material especifica determinadas propiedades del
material y desempea importantes funciones de control. (Intranet CVG
Edelca).



C.V.G. Electrificacin del Caron, C.A. (EDELCA)
Divisin de Administracin
Departamento de Administracin de Bienes y Materiales


CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES


S E M A N A S
ACTIVIDADES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Documentacin

Diseo del Anteproyecto

Redaccin del Planteamiento del Problema

Adiestramiento Sistema SAP R/3

Elaboracin Captulo I

Recoleccin de Informacin

Elaboracin Captulo II y III

Revisiones y correcciones respectivas

Agrupacin y anlisis de datos

Elaboracin Captulo IV

Elaboracin de conclusiones y recomendaciones

Culminacin y presentacin del trabajo