Basico Coi

Sistema de
Contabilidad
Integral
C e n t r o d e
C a p a .c i i a .c k m
Sistema de Contabilidad Integral
Aspel-COI
Versin 6.0
Gua Curso Bsico
Usuario
Elaborada por:
Soporte Tcnico
Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo Aculco
Del. Magdalena Contreras C. P. 10400
Mxico, D. F.
May 2/2011.
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INDICE
1. INTRODUCCIN.................................................................................................................................................1
1.1 Definicin..........................................................................................................................................................1
1.2 Objetivo del Curso..........................................................................................................................................2
2. GENERALES.........................................................................................................................................................3
2.1 Cmo empezar a trabajar con Aspel-COI?.............................................................................................. 3
2.2 Abrir empresa..................................................................................................................................................3
2.3 Instalacin de la Base de Datos................................................................................................................... 4
2.4 Cambio de perodo......................................................................................................................................... 8
2.5 Cerrar Empresa................................................................................................................................................9
2.6 Salir....................................................................................................................................................................9
2.7 Barra de herramientas...................................................................................................................................9
2.8 Teclas de Acceso rpido..............................................................................................................................10
2.9 Operaciones de Aplicacin General..........................................................................................................11
H Prctica 1: Iniciando una nueva contabilidad...........................................................................................12
3. CATLOGOS DEL SISTEMA.............................................................................................................................15
3.1 Definicin.......................................................................................................................................................15
3.2 Catlogo de departamentos.......................................................................................................................15
H Prctica 2: Manejo de Departamentos.................................................................. 16
3.3 Catlogo de monedas..................................................................................................................................16
3.3.1 Histrico de tipos de cambio.............................................................................................................17
3.4 Catlogo de cuentas....................................................................................................................................18
3.4.1 Agregar o modificar cuentas..............................................................................................................20
3.4.2 Generales................................................................................................................................................21
3.4.3 Atributos............................................................................................................................................... 22
B Prctica 3: Catlogo de cuentas..................................................................................................................23
3.5 Catlogo de cuentas departamentales....................................................................................................25
B Prctica 4: Cuentas Departamentales....................................................................... 26
3.6 Operaciones con cuentas........................................................................................................................... 27
3.6.1 Asignacin de cuentas departamentales............................................................................................27
B Prctica 5: Asignacin de Cuentas Departamentales.............................................................................28
3.6.2 Asignacin de naturaleza de cuentas..................................................................................................28
B Prctica 6: Asignacin de Naturaleza........................................................................................................29
3.7 Asociacin de cuentas.................................................................................................................................29
B Prctica 7: Rubros de cuentas......................................................................................................................31
3.8 Catlogo de tipos de plizas......................................................................................................................31
S Prctica 8: Tipos de plizas..........................................................................................................................32
3.9 Catlogo de conceptos de plizas............................................................................................................ 32
B Prctica 9: Conceptos de plizas.................................................................................................................33
3.10 Catlogo de plizas..................................................................................................................................33
3.10.1 Alta / Modificacin de plizas.......................................................................................................... 35
B Prctica 10: Registro de Plizas...................................................................................................................37
3.10.2 Operaciones con plizas.....................................................................................................................39
B Prctica 11: Guardar plizas no cuadradas..............................................................................................41
B Prctica 12: Auditando plizas...................................................................................................................42
3.10.3 Copiar y Pegar Plizas.........................................................................................................................44
B Prctica 13: Copiado de plizas................................. 44
3.10.4 Documentos asociados.......................................................................................................................44
B Prctica 14: Documentos asociados.........................................................................................................47
3.10.5 Plizas modelo......................................................................................................................................47
B Prctica 15: Manejo de plizas modelo....................................................................................................49
3.11 Catlogo de tipos de activos.................................................................................................................50
H Prctica 16: Tipos de Activos......................................................................................................................51
3.12 Catlogo de Activos.................................................................................................................................51
3.12.1 Generales................................................................................................................................................52
3.12.2 Depreciacin Contable....................................................................................................................... 53
3.12.3 Depreciacin Fiscal ................................................................................................................53
3.12.4 Moneda Extranjera...............................................................................................................................54
3.12.5 Mantenimiento y Seguro....................................................................................................................55
3.12.6 Observaciones......................................................................................................................................56
H Prctica 17: Alta de Activos.........................................................................................................................57
3.13 Tabla de I.N.P.C.........................................................................................................................................62
S Prctica 16: Actualizacin de tablas de INPC...........................................................................................62
4. CONSULTAS........................................................................................................................................................63
4.1 Consulta de catlogo de cuentas............................................................................................................. 63
4.2 Consulta de plizas......................................................................................................................................64
4.3 Consulta de balanza de comprobacin....................................................................................................64
4.4 Consulta de balanza de comprobacin con departamentos...............................................................65
4.5 Consulta de auxiliares.................................................................................................................................66
4.6 Consulta de catlogos de activos............................................................................................................ 67
H Prctica 17: Consultando informacin......................................................................................................68
5. PROCESOS...........................................................................................................................................................69
5.1 Administrador de perodos.......................................................................................................................69
5.1.1 Crear nuevos periodos.......................................................................................................................69
5.1.2 Eliminacin de perodos.....................................................................................................................70
5.1.3 Traspaso de saldos...............................................................................................................................70
5.1.4 Auditar / Desauditar perodo............................................................................................................ 71
H Prctica 18: Auditando periodos.................................................................................................................72
5.1.5 Directorio de trabajo...........................................................................................................................73
5.2 Borrado de Movimientos............................................................................................................................73
0 Prctica 19: Borrado de movimientos.........................................................................................................74
5.3 Contabilizacin.............................................................................................................................................74
B Prctica 20: Contabilizacin de plizas.....................................................................................................75
5.4 Consolidacin...............................................................................................................................................75
5.5 Balanza anual................................................................................................................................................ 77
S Prctica 21: Obteniendo una balanza anual.............................................................................................78
5.6 Pliza de ajuste cambiado.........................................................................................................................78
H Prctica 22: Generando la pliza de ajuste cambiario...........................................................................79
5.7 Pliza de cierre.............................................................................................................................................80
H Prctica 23: Generando la pliza de cierre...............................................................................................81
5.8 Integracin de plizas................................................................................................................................. 82
B Prctica 24: Integrando plizas....................................................................................................................83
6. EMISIN DE REPORTES...................................................................................................................................85
6.1 Generales....................................................................................................................................................... 85
6.2 Emisin de Reportes................................................................................................................................... 85
6.3 Reporte de catlogo de cuentas...............................................................................................................86
6.4 Reporte de seguimiento de presupuestos..............................................................................................87
6.5 Reporte Emisin de Plizas........................................................................................................................88
6.6 Reporte Balanza de Comprobacin..........................................................................................................88
6.7 Reporte Diario General.............................................................................................................................89
6.8 Reporte de Auxiliares.................................................................................................................................. 90
6.9 Reporte de Catlogo de Activos Fijos.......................................................................................................91
6.10 Reporte de Inventario de Activos Fijos..............................................................................................91
B Prctica 25: Emitiendo una balanza de comprobacin...........................................................................92
6.11 Reportes Financieros..............................................................................................................................92
6.11.1 Balance General................................................................................................................................... 92
6.11.2 Estado de Resultados..........................................................................................................................93
6.11.3 Libro Mayor..........................................................................................................................................94
6.12 Reportes del Usuario............................................................................................................................. 95
H Prctica 26: Emitiendo un balance general.............................................................................................. 96
7. UTILERIAS........................................................................................................................................................97
7.1 Respaldo de archivos....................................................................................................................................97
7.1.1 Generacin de respaldo......................................................................................................................97
7.1.2 Reinstalacin de respaldo..................................................................................................................99
B Prctica 27: Respaldo y restauracin de archivos..................................................................................100
ANEXO..........................................................................................................................................................................101
Simbologa:
| en Tips de uso.
l o
Tipo de reporte.
1 e d
Ruta de Acceso.
$ Advertencia.
ral Prctica.
j S $
Notas
Requisitos:
Para el participante.
0 Conocimientos del Sistema Operativo Microsoft Windows XP, Vista, 7,2003 2008.
0 Conocimientos bsicos de Contabilidad.
%' Para el instructor.
Software a utilizar:
0 Aspel-COI 6.0
Bases de datos:
0 Se utilizar una base de datos nueva o vaca.
i Datos del participante
i Nombre:
| Centro de Capacitacin:
i Fecha:
Datos del Instructor
i Nombre:
i Correo electrnico:
. . . .
1. INTRODUCCIN
1.1 Definicin
Aspel-COI 6.0 procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa en
forma segura y confiable, para ello, el sistema organiza la informacin en catlogos, los cuales son
bsicamente: cuentas, cuentas departamentales, rubros de cuentas, departamentos, centros de costos,
proyectos, plizas, conceptos de plizas, tipos de plizas, activos, monedas y tipos de activo por empresa.
El sistema ofrece varios catlogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros ms comunes, no
obstante, para disear el catlogo de cuentas que se adapte a las necesidades especficas de la empresa se
permite su modificacin, teniendo la opcin de comenzar con un catlogo completamente diferente o
importar el catlogo desde Excel.
Tambin permite a las empresas mantener su contabilidad al da y a la vanguardia tecnolgica, ya que es
posible generar la Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) permitiendo la mxima
explotacin de la informacin de forma muy sencilla, tomando en consideracin las reformas fiscales
vigentes.
En esta versin, se agrega un nuevo catlogo que permite manejar presupuesto anual, mensual y acumulado a
las cuentas. En este catlogo se podrn dar de alta los presupuestos, aunque tambin es posible cargarlo
desde una hoja de clculo. Adems, es posible modificar el presupuesto actual del periodo, tambin se podr
consultar y realizar algunas funcionalidades que proporciona la consulta y por ltimo, dichos Presupuestos
podrn aplicarse a las cuentas departamentales.
Tambin se cuenta con dos mdulos para clasificar la informacin de una manera mejorada para la empresa:
Centros de costos: Este catlogo contiene los centros de costos de la empresa y se podrn asignar a
las cuentas para una mejor clasificacin de la informacin.
Proyectos: Con esta opcin es posible conocer todos los proyectos que hay en el sistema y as poder
asignarle a los movimientos de cuentas en plizas el proyecto al que pertenezcan.
Aspel-COI asegura que la informacin almacenada y generada en el sistema sea ntegra en cualquier
momento, proporciona adems diversas utileras con las que se le puede dar mantenimiento peridicamente.
Los reportes financieros ms importantes como son: Balanza de comprobacin, Balance General, Estado de
Resultados, Auxiliares, Libro mayor y Diario general, podrn ser generados fcilmente a partir de la
informacin contable capturada.
A partir de la informacin de activos capturada se podrn generar los reportes de depreciacin, entre los que
destacan: depreciacin contable, con valores actualizados anuales (deduccin fiscal sobre el ttulo II de la Ley
de Impuesto sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deduccin y proyeccin de depreciacin.
Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la informacin que genera, incluso en otras
aplicaciones, tal es el caso de la mejorada y dinmica interfase que se tiene con Microsoft Excel, en cuya
barra de herramientas se agregan varios botones que permiten acceder en cualquier momento a la
informacin de Aspel-COI, evitando as la doble captura y facilitando la elaboracin de declaraciones fiscales
de la empresa.
Para una administracin integral y eficiente, Aspel-COI mantiene interfase con los dems sistemas de la lnea:
Aspel-BANCO, Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, concentrando fcil y eficazmente toda la informacin
contable de la empresa.
Notas del asistente:
Gua Curso Bsico Aspei COi 6.0 1
1.2 Objetivo del Curso
Al trmino de este curso el participante tendr los conocimientos necesarios para realizar la captura,
modificacin y eliminacin de los datos en los catlogos del sistema, asimismo, conocer las herramientas
disponibles para extraer la informacin contable que requiera, como reportes de Plizas, Estados de
resultados y Balance general, entre otros, permitiendo as el trabajo con el sistema y la automatizacin de su
registro contable.
Tambin se revisarn los procesos ms importantes para el manejo de la informacin como el manejo de
plizas y periodos.
Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se incluyen prcticas, para cuya realizacin
se requiere:
1. Tener vaco el directorio "Datos o eliminar el directorio EmpresaOI".
2. Crear el periodo de Diciembre del 2009.
La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos corresponde a la versin llamada
demo-educativa, la cual permite registrar operaciones del 1 de Noviembre de 2009 al 31 de Marzo de 2010,
por lo que los movimientos que se registren tendrn que observar este rango de fechas.
Es importante mencionar que el curso est dividido en 3 niveles: Bsico, Intermedio y Avanzado, en el nivel
Intermedio se le dar continuidad a esta primera parte, en la que el participante obtendr ms herramientas
para explotar el sistema y la informacin en l almacenada, por lo que algunos temas se analizarn con
mayor detenimiento en los cursos Intermedio y Avanzado.
Gua Curso Bsico Aspel-CO! 6.0
2
2. GENERALES
2.1 Cmo empezar a trabajar con Aspel-COI?
Para empezar a trabajar se deber ejecutar el programa COIWIN.EXE y se puede hacer de diferentes maneras:
A travs del acceso directo que se encuentra en el escritorio.
Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando 1.acarpeta donde fue instalado el
sistema.
Aspel-coi6.o.exe Desde la opcin Inicio/ Ejecutar.
Mediante el icono creado en el grupo de programas.
2.2 Abrir empresa
l7 Rutas de Acceso:
Men Archivo / Abrir empresa.
Desde el cono
Se puede entender como Empresa a la entidad financiera de la cual se van a capturar sus movimientos
contables. El sistema en su modalidad bsica de licnciamiento tiene la posibilidad de registrar hasta 99
Empresas y un usuario simultneo (si se requieren ms usuarios, se podrn adquirir las licencias de usuarios
adicionales). Una vez realizada la instalacin del sistema se presenta la ventana de Abrir Empresa, en ella
aparece listada una sola razn social bajo el nombre de "Empresa Invlida, S.A. de C.V.". Para poder observar
la razn social de tu empresa, es necesario realizar la activacin del el sistema.
En el dilogo de Abrir empresa, como se observa en la Figura 2.2-1, se debe seleccionar la empresa a trabajar
e Identificarse como usuario del sistema, esto es, capturando el usuario y su respectiva contrasea, que por
omisin es usuario: Administrador y Contrasea: Aspell o J fil.
Dalos del propietario de la Licencia de Uso
Empresa:
RFC:
Direccin:
Colonia:
Poblacin:
Cdigo postal:
Estado:
Pas:
Responsable;
Correo electrnico:
Lada:
T elfono:
ASPEL DE MEXICO (EMPRESAS
AME -860107-KD9
CERRADA SUIZA 17
SAN JERONIMO ACULCO
M. CONTRERAS
10400
Aguascalientes
Mxico
55
53252323
Aspel-COi 6.0
No. de serie: CJSNZU000019
Licencias de usuarios: 1
Derechos Reservados 2010
Seleccin de empiesa a trabajar
j Informacin del
j propietario del
I sistema
L _ _ _
Usuario Administrador
Clave |
I t i
Aceptar l Cancela! Ayuda
Empresa con
la cual se
trabaiar
Figura 2.2-1 Acceso a la empresa a trabajar
Notas del asistente;
Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0
2.3 Instalacin de la Base de Datos
Para poder iniciar el trabajo con Aspel-COI, se debern generar los archivos donde se almacenar la
informacin, tambin denominados Base de Datos, para ello, al ingresar por primera vez al sistema, se
mostrar el asistente para la configuracin de Aspel-COI 6.0, debiendo seguir los siguientes pasos:
a) La primer ventana es la Bienvenida al asistente para la configuracin de Aspel-COI 6.0.
Paso: i de 2
Bienvenido al asistente para la
configuracin de Aspel-COI 6.0
Mediante este asistente podrs configurar fcilmente tu empresa
pora poder empezar a trabajar con Aspel-COI 6.0
Q B B E i i! 55
Figura 2.3-1 Bienvenida at asistente.
b) En la siguiente ventana se debe indicar la operacin que se desea realizar:
Si an no se ha creado una base de datos para la empresa, se puede crear en ese momento, para
ello se debe seleccionar la opcin de Crear una nueva base de datos".
Si es el caso en que se tiene una base de datos de versiones anteriores de Aspel-COI (4.0 o 5.x) se
deber seleccionar la opcin de Traducir" de una versin anterior".
Si se desea conocer el funcionamiento de la versin, y an no se va a definir la base de datos para la
empresa, se puede elegir la opcin de Conectar a la base de datos Ejemplos".
Si an no has creado una base de datos para esta empresa en
Aspel-COI 6.0, puedes crearla ahora: o bien, si tienes una base de
datos de versiones anteriores puedes traducirla.
Si lo que d eseas es conocer el funcionamiento de la nueva
versin elige la base de datos Ejemplos para explorar el sistema.
% Crest uparvygvabasededaos
O Iroduci de una versin, anler
Conectaise atria basededatos enislerite
Basa dejlos .
3 .Conocaisa labosede datos iem*c
Figura 2.3-2 Operacin a realizar.
Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0 4
c) Si la opcin que se seleccion es "Crear una nueva base de datos", la siguiente ventana que mostrar
es la de Iniciar nueva contabilidad, en la que se debe indicar el periodo y ejercicio con el que se iniciar
la captura de la informacin. Por omisin, Aspel-COI 6.0 crear la conexin correspondiente para crear
la base de datos de la empresa, que para la Empresa 1ser DATOSEMPRESAOI, para la Empresa 2 ser
DATOSEMPRESA2 y as sucesivamente.
I ni ci ar nueva cont abi l i dad:
| Periodo eip
Ejercicio 2011
Conexin ;DATOSEMPRESAOI
- j
Directorio de datos
i'.'.-if'.;:|j ?*{' pngA'.Oj:
'***.81
Drivei DevartlnterBase
1 Aceptar j|. Cancelar.: Ajruda
Figura 2.3-3 Iniciar nueva contabilidad
Las Bases de Datos se almacenarn por defecto en el Directorio de Archivos Comunes DAC \ Aspel \
Sistemas Aspel \ COI6.OO \ Datos, creando una carpeta por cada empresa registrada en Aspel-COI 6.0.
Las ventanas siguientes corresponden a la definicin de los catlogos con los que trabajar el sistema,
los cuales se mencionan a continuacin:
Catlogo de Monedas: El sistema trabaja por default con la moneda base que es Pesos, sin
embargo se podrn agregar monedas adicionales con las que se desea trabajar.
Cat l ogo da moneda;: | |
A continuacin, selecciona las monedas con las que deseas trabajar, si no
seleccionas algunael catlogo se crear slo con lamonedabase.
Monedas disponibles Monedas seleccionadas
Dlar Americano Dlar Americano
Libras Esterlinas
Franco Francs
Marco Alemn
Seleccionar;
Reales
Pesos Argentinos f---------------,
Nuevo Sol I : 4a Eliminar i
Euro
Dlar Canadiense
Pesetas
UDIS
j Acept ar |j Aj uda
Figura 2.3-4 Creacin del catlogo de monedas
Gua Curso Bsico Aspel-COI 6.0
Catlogo de Departamentos: En esta opcin, se podr indicar si se desean los departamentos
estndar, de lo contrario generar el catlogo vaco. En ambos casos, se podrn agregar
modificar y/o agregar posteriormente.
Confirmacin
Deseas el catlogo estndar de dep
}|......T .... l | Nc ___j
aftamntqs?
Figura 2.3-5 Confirmacin para generar el catlogo estndar de Departamentos
Catlogo estndar de rubros: Si se desean los rubros que genera el sistema por default, se
debe responder afirmativamente. Los rubros son las asociaciones que se hacen a las cuentas
para la correcta impresin de los estados financieros, por ejemplo Activo Circulante, Activo
fijo, Capital, Ventas, Proveedores, etc.
Confirmacin
- <
Deseas ei catlogo estndar de rubros?
U----- X-:.........2
H Si i Mb
Figura 2.3-6 Creacin del catlogo estndar de rubros
Catlogo de Cuentas: Se podr seleccionar un catlogo vaco o alguno de los 10
predeterminados que ofrece Aspel-COl, esto segn el giro de la empresa. Si se selecciona un
catlogo vaco, se debern de registrar las cuentas contables de forma manual o importar el
catlogo desde un archivo de Excel que se tenga previamente generado.
Ca loao de cuentas M 3 Catloao de cuantas 1............,.,l
Selecciona un catloao de cuentas del Selecciona un catlogo de cuentas del
listado que se adapto a tus necesidades o si listado que se adapte a tus necesidades o si
lo piefietes elige la primera opcin para crear lo prefieres elige la primera opcin para crear
uno vacio. uno vacio.
Catlogo vaco (sin cuentas) * 1 Catlogo pata empresas constructoras a
, , > Catlogo de sociedad de condminos
Catlogo para empresas manufacturera! ?si Catlogo para dependencias gubernam
Catlogo para empresas comerciales !...... Catlogo para sociedades religiosas \ A
Catlogo para empresas de servicios 1 Catlogo para personas fsicas
Catlogo para empresas constructoras \ Catlogo para sociedades civiles t
|. ceptar j | Cancelar jj Ajuda j 1 Aceptar jj Cancelar !. Anuda |
Figura 2.3-7 Catlogos de cuentas predeterminadas que ofrece el sistema
Gua Curso Bsico AspeS-COi 6.0 6
d) El siguiente paso es ingresar a Aspel-COI:
Una vez que se concluy la creacin de la base de datos, desde el Administrador de periodos
se podr ingresar al mes de inicio de contabilidad y comenzar a trabajar en el sistema.
Admmlsi
Diicctwio de trabaj :RAGUlLAfi:C:\PfogramFilesSCommonFles\Aspel\Sstema$A3pel\C0l6.00\Datos\Emprese01\C0l60Empr01.FDB
hf, ui
Figura 2.3-8 Administrador de periodos de Nueva contabilidad
Si la opcin seleccionada en el inciso b. fue "Conectar a la base de datos Ejemplos", de
igual forma se mostrar el administrador de periodos para ingresar a algn periodo de los que
se tienen creados en dicha base de datos y comenzar la exploracin de la operacin del
sistema.
Figura 2.3-9 Administrador de periodos de base Ejemplos.
Gusa Curso Bsico Aspel-COI 6.0 7
2.4 Cambio de perodo
y Rutas de Acceso:
Men Archivo / Administrador de perodos
Desde el icono
Desde el Administrador de periodos se pueden realizar diversas funciones, todas las relacionadas con los
perodos de trabajo, por ejemplo, la seleccin del directorio y periodo de trabajo, la creacin de una nueva
contabilidad, la creacin de nuevos periodos, entre otras.
Administrador <ieperiodo* .1.
Djrectojp de(rabao :ANALI$l$1:C;\Archivos.de programaV^rchvoscomunesSAspel\Si$temas aspelV
Nsi i odo : EJEHC(Cl O
] Diciembre;
j Ai ustei
- Ej E Dc i o 2CC3
Eneto:
Febieio:
2007;
2007!
2008;
2ooe:
Figura 2.4-1 Administrador de perodos.
Wfl
El directorio de trabajo se puede definir oprimiendo la tecla E1J o desde el cono M, en la ventana que
muestra se podr cambiar la conexin a otra base de datos.
Cambio de base de datos
Directorio de habato i
Conexin
I EJ EMPLOS
m w-: ;ANALISIS1:C:SArclwos de programaVAtchivosc !||||
Aceptar Cancelar Anuda
Figura 2.4-2 Definicin del directorio de trabajo-Conexin.
Una vez que se ha indicado el directorio de trabajo, el sistema presenta los periodos contenidos en esa ruta,
basta con dar doble clic sobre el periodo que se requiere trabajar para ingresar al mismo.
Gua Curso Bsico Aspel-COi 6.0 8
2.5 Cerrar Empresa
7 Rutas de Acceso:
Men Archivo / Cerrar empresa
La opcin "Cerrar Empresa permite terminar de trabajar con los datos de la empresa actual y cambiar a otra
para seguir trabajando sin necesidad de salir completamente del sistema.
2.6 Salir
I S 7Rutas de Acceso:
Men Archivo / Cerrar empresa
Este comando permite Salir o terminar completamente la sesin del sistema.
2.7 Barra de herramientas
lZ7 Rutas de Acceso:
Men Configuracin / Preferencias / Barra de Herramientas.
Clic derecho sobre la Barra / botn ?erss>Mtew'; . L
La barra de herramientas muestra los iconos de acceso a funciones especficas del sistema, se puede
personalizar agregando o eliminando iconos, permitiendo a los usuarios tener un acceso ms dinmico a las
funciones que utiliza con mayor frecuencia, agilizando su trabajo en el sistema.
Figura 2.7-1 Barra de herramientas estndar.
Por ejemplo, si un reporte muy utilizado por el usuario del sistema es el reporte de auxiliares, se puede
agregar el icono lo # a la barra, para ello se debe ingresar a la ventana Personalizar mens de Aspel-COI, en la
seccin Comandos", ubicar la categora correspondiente (que para este ejemplo es la categora de Reportes)
y ubicar el comando o icono de acceso al reporte de Auxiliares. Se selecciona el icono y se arrastra hacia la
barra de herramientas para agregarlo, de esta forma, al emitir el reporte bastar con dar clic sobre l, en vez
de tener que acceder a la opcin desde el men Reportes / Auxiliares.
Gua Curso Bsico Aspel -COI 6.0 9
Barras de herramientas Comandos | Opciones
Categoras:
Mens
Archivo
Edicin
Ver
Comandos:
Grficas
Fiscales
i Procesos
Utileras
| Configuracin
I I
Reporte de seguimiento de pre X I
l Emisin de plizas
f fj l Balaraa de comprobacin
:?g Diario general
Movimientos por Proyectos y C
y wi itana *****
Cerrar
Figura 2.7-2 Personalizacin de barra de herramientas.
2.8 Teclas de Acceso rpido
Las teclas de acceso rpido, permiten al usuario mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la
captura de informacin, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el ratn.
Cada men tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha funcin.
Archivos Edicin Ver Reportes Grficas i
G D+ 3 r a + 0 GD+U G l I +[r J | LJ + g| !
Procesos Utileras Configuracin I Ventana Ayuda
B + 0
m+m GD + IE j
O J + InJ
OuJ + vj |
Otras Teclas de acceso rpido de uso general son:
Abrir Ventanas de Captura
Lj + y
Cerrar Ventanas de Captura
B
Cerrar un catlogo
iLsj + y
Despliegue de Catlogos
0
Cerrar el Sistema
IIA" I + M
Notas del asi st ent e:
Gua Curso Bsico Aspei-COI 6.0 10
2.9 Operaciones de Aplicacin General
En todos los sistemas de la lnea Aspel, se manejan conos de acceso rpido, mismos que ejecutan
determinadas funciones, estos iconos se encuentran en la barra de herramientas de cada uno de los mdulos
que integran el sistema.
Icono Descripcin
(|
Agregar
Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catlogo en que se encuentre. j
Tambin se puede activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas i
S +B .
S
Modificar
Este botn se utiliza para modificar la informacin que haya sido capturada con !
anterioridad dentro del catlogo en el que se encuentre. Tambin se puede modificar
informacin dando doble clic en el registro o seleccionando dicho registro y
oprimiendo la combinacin de teclas ILlJ +EJ (BackSpace).
m
i \ m
faMi
Eliminar
Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mostrar un
mensaje de confirmacin por si se desea cancelar la operacin. Tambin se pueden
eliminar registros con la combinacin de teclas IL*1 + 0 . No todas las consultas
permiten eliminar registros, esto es con la finalidad de mantener la integridad de la
base de datos.
Buscar
Permite localizar un registro en especfico de acuerdo a las caractersticas que se
indiquen. Tambin se puede activar la bsqueda presionando la tecla de funcin lid.
m
\
Filtrar
Permite seleccionar informacin de los catlogos y mostrar slo aquella que cumpla j
con las caractersticas establecidas en el filtro. Tambin se puede activar esta opcin i
oprimiendo la tecla de funcin 53.
Activar/
Desactivar Filtro
Permite desactivar o activar el filtro, restableciendo el orden de la informacin de un
catlogo.
Copiado Especial
Esta opcin, permite utilizar la informacin generada desde Aspel-COI en una hoja de
clculo y mantenerla actualizada, es decir, si la informacin contable cambia dentro
de Aspel-COI, se actualizar la hoja de clculo, esto debido al vnculo dinmico que
establece Aspel-COI con Microsoft Excel.
m
Exportacin
Esta opcin crea un archivo con la informacin del catlogo seleccionado, el cual
puede ser en diferentes formatos (txt, xls, db, dbf, htm, xml), y as se podr utilizar y
manipular por esa aplicacin.
i S
Presentacin
Preliminar
Muestra una vista previa de la informacin, es decir, la forma en cmo se visualizar
la impresin. Desde aqu se podr configurar el tamao de la pgina, los mrgenes,
encabezados, etc.
Imprimir
Permite imprimir las consultas, catlogos, y reportes del sistema. Cada reporte
presenta los datos ordenados de manera diferente, la cual puede ser filtrada y
ordenada segn se requiera.
K i
Preparar
Esta funcin permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio Web a
travs de la herramienta Aspel-INFOWEB, este proceso se debe ejecutar cada vez que
se desee publicar una consulta.
Icono Descripcin
Publicar
Esta funcin publica las consultas que se encuentren preparadas y es posible que este
proceso se realice de manera automtica despus de la preparacin de la
informacin.
f if i
lla-i
Exportar a Palm
Esta funcin permite llevar la consulta a un dispositivo Palm a travs de un proceso
de sincronizacin llamado HotSync (incluido en el programa Palm Desktop Organizer
que instala la Palm).
Adicionalmente, dentro de cada consulta se cuenta con un men contextual, el cual contiene diversas
funciones que permiten manipular la informacin.
H Prctica 1: Iniciando una nueva contabilidad
a) Con la finalidad de que se muestre el asistente de configuracin al entrar al sistema, se debe realizar lo
siguiente:
Eliminar el archivo Conexiones.ini que se encuentra en: C:\Archivos de programa \ Archivos
comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ COI6.OO
En la misma ruta, eliminar el directorio bajo el nombre "Datos(en el directorio Datosl se guardan
los formatos, por lo que se debe tener cuidado de no confundirlo).
b) Ejecutar el sistema Aspel-COI 6.0
c) En el asistente de instalacin, indicar las opciones siguientes:
Crear una nueva Base de Datos.
Periodo: Diciembre
Ejercicio: 2009
Conexin: DATOSEMPRESA01
d) Agregar como moneda adicional "Dlar Americano".
e) Indicar que se desea catlogos estndar de:
Departamentos.
Rubros.
Catlogo de cuentas Estndar general.
f) Al terminar el proceso, ingresar al Periodo de Diciembre 2009, dando doble clic en dicho periodo.
g) Ingresar a Configuracin / Parmetros del sistema y revisar que se tenga configurado el sistema de
acuerdo a las siguientes opciones:
Seccin Opciones Configuracin
Datos de la
Empresa
Direccin CERRADA SUIZA 17
Poblacin M. CONTRERAS
RFC AME860107KD9
Dgitos por Nivel Nivel 1:4, Nivel 2: 3, Nivel 3: 3.
Cuentas con guin
0
Cuentas
Captura de Saldo Inicial
Manejo de Departamentos
0
Traspaso Automtico entre
ejercicios
Not as del asist ent e:

Gua Curso Bsico Aspel- COI 6.0 12
\
Nmero secuencial
i 0
i
Folio nico
l
Sin decimales
!
Plizas
Contabilizar en Lnea
j 0
Alta de cuentas en plizas
I 0
Guardar plizas no cuadradas
[
Cuenta de cuadre I (Vaco)
Mes de ajuste despus de }Diciembre
Activos
Cuenta Banco j (Vaco)
Cuenta IVA i (Vaco)
i Multimoneda Trabajar con monedas extranjeras
i 0
\
Tasa de IVA default: j
j
I
- Para operaciones con terceros
- Para ingresos IETU
! Tasa de IVA general
I
Fiscal
I
Montos incluyen impuestos
- En operaciones con terceros
- En ingresos IETU
|
i Ambos activados
1 i
i j
s
|
I
j
i
\
Sugerir ltimos datos de impuestos
utilizados en captura para:
- Operaciones con terceros
- Ingresos IETU
j j
\ Cuentas definidas para DIOT e IETU i
| respectivamente.
i i
} na
fOipxiu'izdr;
%/
/~N
/~N
r'-N
a
/"N
/-~\
Gua Curso Bsico Aspel-CO! 6.0 14
3. CATLOGOS DEL SISTEMA
3.1 Definicin
El sistema Aspel-COI cuenta con diversos mdulos los cuales permiten capturar la informacin necesaria para
llevar el control de los procesos contables, a dichos mdulos tambin se les denomina catlogos. En los
catlogos se almacena informacin con caractersticas particulares, la cual puede ser consultada en cualquier
momento y se utiliza para la generacin de los reportes necesarios de la empresa.
Los catlogos que maneja el sistema son los siguientes:
Catlogo de Departamentos
Catlogo de Centros de costos
Catlogo de Proyectos
Catlogo de Monedas
Catlogo de Cuentas
Catlogo de Cuentas departamentales
Catlogo de Rubros
Catlogo de Conceptos de plizas
Catlogo de Tipos de plizas
Catlogo de Plizas
Catlogo de Tipos de Activos
Catlogo de Activos
Tabla de I.N.P.C.
3.2 Catlogo de departamentos
ICD Ruta de Acceso:
* Men Archivo / Departamentos.
Desde el icono .
El manejo de departamentos permite llevar la contabilidad de la empresa organizada de tal manera que los
movimientos que afectan a cada cuenta se identifiquen por los departamentos que los originaron, por lo que
al capturar plizas, se deber indicar por cada partida el departamento al que corresponde el movimiento, de
esta manera se tendr el saldo de las cuentas por cada departamento.
Aspel-COI permite dar de alta hasta 999 departamentos.
Si se va a trabajar con departamentos se deben realizar los siguientes pasos:
a) En el men Configuracin / Parmetros del sistema / Cuentas, habilitar la opcin Manejo de
departamentos".
b) Ingresar al Men Archivos / Departamentos y con las teclas l*11I J FI o con el icono dar de alta
los departamentos que se necesiten.
Departamento no. 4
jSistemas
cepiai || Cancelar |[ Guardar [F3] |[^ Aûda |
Figura 3.2-1 Alta de departamentos
Una vez que se dan de alta los departamentos no se pueden eliminar, slo se podr modificar su descripcin.
S Depriair entos cruMilO 1 j l B I
% u 11 4 M * i r S I .
- - - - ( ^ ^ , , f , ,
Nmero i Departamento
..... .............................. . .............. .............. .....*/ .
1: Produccin
2Ventas
Adnst.acn
Figura 3.2-2 Catlogo de departamentos
H Prctica 2: Manejo de Departamentos
a) Ingresar al men Archivo / Departamentos.
b) Dar de alta los siguientes departamentos.
No. Depto. i Descripcin
.............i .........J .
Sistemas
5 j Contabilidad
6
Almacn
...............1.............1
Compras
.............8..............1
Publicidad
9 1
Mercadotecnia
10 I Logstica
3.3 Catlogo de monedas
Z7 Rutas de Acceso:
Men Archivo / Monedas.
El sistema permite el manejo y control de las cuentas contables en moneda diferente a la nacional. Se pueden
registrar hasta 99 diferentes monedas con deslizamiento diario.
Al manejar multimoneda se puede registrar utilidad o prdida por efectos de la variacin del tipo de cambio
de las monedas, por lo que Aspel-COI permite la generacin de plizas para determinar el ajuste cambiario de
las cuentas involucradas.
ilotas dei asistente;
kAm
Nombie Smbolo Fecha de ltimo cambio Tipo de cambio
Resos Mexicanos \$ 09/11/2010 1:00
US ; : 12.50
Figura 3.3-1 Catlogo de Monedas
Al dar de alta una moneda se deben capturar los siguientes datos:
Sus campos:
i ...
Moneda
Smbolo ........
J ipo de cambio 15-21
Fecha
w
]aWMw/D~"
Aceptar j| Cancelar J| Guardar (F3J |j Aûda
Figura 3.3-2 Agregar Moneda
Opciones : . .. .. . . . I
Moneda Descripcin con la que se identificar a la moneda.
Smbolo Smbolo con el que se identificar a la moneda. j
Tipo de cambio
Se indica la paridad de la moneda base con respecto a la moneda que se est i
registrando.
Fecha
El sistema sugiere la fecha con la que se est dando de alta la moneda. Al realizar las !
actualizaciones desde el Histrico de tipos de cambio, esta fecha se modificar
automticamente de acuerdo a la ltima actualizacin realizada.
Desplazamiento
Es el deslizamiento que diariamente presentar la moneda con respecto a la moneda |
base.
Desplazamiento
automtico
Se puede activar este campo si se requiere que el sistema calcule diariamente la j
paridad para la moneda.
B.3.1 Histrico de tipos de cambio
Ruta de Acceso:
Men Archivo / Monedas / icono
Desde esta opcin se podrn almacenar y consultar los distintos tipos de cambio que sufren las monedas
extranjeras da a da, lo cual permite un eficiente manejo de los movimientos registrados en una moneda
diferente a la moneda base.
DornLuri Mas Mi Ju3 Vifc Sb
1 2 3 4 5 6
7 8 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30
3 Hoy: 09/11/2010
Tipo cambi f12.50
Figura 3.3.1-1 Histrico de Tipo de Cambio
3.4 Catlogo de cuentas
l & Rutas de Acceso:
Men Archivo / Catlogo de cuentas
Desde el cono
En el catlogo de cuentas se registran, modifican y consultan las cuentas contables con las que trabajar la
empresa.
Activo Circuanle(1)
Aclivo No Circuanle(2)
Pasivo a Codo Plazo (3)
:Pasivo a Largo Plazo (4)
Capital (5)
Venias (8)
Costo deVenias [7)
Gastos deOperacin(8)
OtrosIngresosy Gastos(9)
ISR .yPTU.
Caja; Bancos c Inversiones(11)
Cuenlas por Cobrar (12j
Inventarios(13J
IVAAciedilabJe (14)
OUsActivos Circulantes(15)
Proveedores(16)
1IVA por Pagar (17)
:OtrosImpuestospor Pagar (IB)
!PrestamosBancarios C.Plazo (19)
Cuentas por Pagar (20)
OrosPasivos Circulantes(21)
Activo Total (22)
Enero, j Febrero j Marzo'j Abril. J'Mapq. j Jivo j Julio j A^sjo| spliernbre|' OctubreJ Noviembrej Diciembrej Ajuste\ [2010
- 1110-000000
j I 1110-001-000 FONDOFIJO 1.500.00
j- 1120000:000 BANCOS 8.551,69590.
| 1120-001-000
i -1120-001-00!
Moned3Nacional 6,935335:91
5721.02a 33
j L 1120-001-002 8ancorner 12911256971 1;214.367:56
1 Ssf-1120-002-000 MonedaE wtr^nera 1,615.299.99
j | l-1120-002-C0l Citji Bank 1,616,299.99
jl1140-00000 INVERSIONES EN VALORES 2,870.00
; 140001-000
yj- ooiooi
MonedaNacional 2.870,00
BancomeT- 287000 y i
j: V
. ...
1OT IETI Tipo Nmero Fecha
07/01/2010
Concepto
CobranzaF-3867
Debe
"24.150:00
Haber ^
M I
aooM!
: a 19
4 08/01/2010 Cobranzaf '3858 37,560.00' 0.00
! 0 lg 6 09/01/2010 Anticipo de.Clientes T0:000.00 0.0.0 ;
[ 0 19 7 09/01/2010. CobranzaF-3865 .50,000.00 .000
: 0 ig
i......i.................................
8 10/01/2010 CobranzaF-3869 18.975.00 ;0.00: ]
: *163.925.00 243.662,10
ti
jT'S
Figura 3.4-1 Catlogo de Cuentas
Para registrar en Aspel-COI el catlogo de cuentas se cuenta con las siguientes opciones:
a) Elegir como base uno de los diez catlogos predefinidos con los que cuenta el sistema, siempre y
cuando se manejen los niveles 4-3-3, estos catlogos son generados automticamente por el sistema
al momento de crear la base de datos, posteriormente se pueden hacer las modificaciones para
adaptar el catlogo de acuerdo a las necesidades especficas de la empresa.
Los catlogos predefinidos con los que cuenta el sistema son:
Catlogo estndar general.
Catlogo para empresas manufactureras.
Catlogo para empresas comerciales.
Catlogo para empresas de servicios.
Catlogo para empresas constructoras.
Catlogo de sociedad de condominos.
Catlogo para dependencias gubernamentales.
Catlogo para sociedades religiosas.
Catlogo para personas fsicas.
Catlogo para sociedades civiles.
b) Cargar el catlogo de cuentas desde un archivo de Excel, el cul debe contar con una estructura
predefinida para poder ser reconocido por Aspe-COI.
c) Capturar el catlogo de la empresa de forma manual.
Los catlogos de cuentas se conforman por niveles y dgitos por nivel.
Niveles: Es el nmero de sub-cuentas que pueden existir dentro de una cuenta de mayor (de 1 hasta 9
niveles).
Dgitos por Nivel: Es la cantidad de caracteres que estn contenidos dentro de cada uno de los niveles
(de 1hasta 20 dgitos en total por todos los niveles).
Por omisin, al instalar Aspel-COI se define los dgitos por nivel como "4-3-3.
Los nmeros de cuenta en los catlogos estndar estn formados por tres niveles: 4 dgitos (caracteres) para
el primer nivel (mayor), 3 dgitos para el segundo nivel (Sub-cuenta) y 3 dgitos para el tercer nivel (auxiliar).
Definiendo una estructura como la mostrada en la Figura 3.4-2.
Dgitos por Nivel
1000j- ,000- ;000 Descripcin de la Cuenta
Niveles: Q {g }
Figura 3.4-2 Estructura de las cuentas.
Todos los catlogos predefinidos del sistema contienen las cuentas indispensables para llevar a cabo una
contabilidad completa, como las cuentas de Bancos, Clientes, Seguros, Rentas, I.S.R., Proveedores y
Acreedores Diversos, Ventas, IVA por pagar, etc.
Not as det asi st ent e:
S se requiere manejar un catlogo de cuentas con una configuracin o con cuentas distintas (no maneja la
configuracin 4-3-3, por ejemplo), al crear el catlogo se debe elegir la opcin catlogo vaco (sin cuentas) y
posteriormente se deben dar de alta las cuentas que conformarn el catlogo, para lo cual se debe cumplir
con el siguiente orden:
a) Capturar las cuentas de Mayor.
b) Las sub-cuentas que dependen de la cuenta de mayor.
c) Las cuentas auxiliares que dependen de las sub-cuentas.
Considerando esta informacin, se procede a dar de alta y/o modificar las cuentas.
3.4.1 Agregar o modificar cuentas
Rutas de Acceso:
Men Archivo / Catlogo de cuentas/ Edicin/ Agregar o Modificar
% f3f
Men Archivos / Catlogo de cuentas/ con el icono lS 0 Li'J
Al agregar o modificar una cuenta el sistema presenta un dilogo donde solicita los datos correspondientes
de la cuenta, distribuyendo de forma ordenada la informacin en dos secciones, Generales y Atributos, como
se muestra en la figura 3.4.1-1.
Agregar cuentas
No. decuenja :{1110-002-000 _ _ B j U O Acumulativa
Descripcin Iacuenta................................................j !j B5a<el
jf Genejes î|lÂlribulpsi
Es departamental Tipo de moneda
["] Afela pfijadeafustecambiario j 1 Pesos Mexicanos
^Sidos n monedaconteMe Saklos en monedadiariera
Inicial i
m
Inicial - r-S*|l
final ; Final ' | l | j
iceplat || Cancelar ]| Guardai(F3)~|| Aûda
Figura 3.4.1-1 Agregar/ Modificar Cuenta.
Not as del asist ent e:
20
3.4.2 Generales
Sus campos:
Opciones i
No. de Cuenta
Se debe capturar el nmero de cuenta correspondiente, en algunos casos el i
sistema propone la siguiente cuenta.
Descripcin | Nombre de la Cuenta.
Tipo Debe definirse si la cuenta es Acumulativa o de Detalle.
___ ______ _____..................................................................................................... .......................j
| Es Departamental
Activando esta casilla se indica que la cuenta maneja departamentos. Este j
parmetro se activar de forma automtica al agregar la cuenta al catlogo de
cuentas departamentales.
Tipo de Moneda
Define la moneda en la cual se registrarn los movimientos de la cuenta (slo ;
para cuentas de tipo acumulativa).
Afecta pliza de ajuste
i cambiario
Este parmetro se activa cuando la cuenta maneja moneda extranjera y es de
tipo detalle. Al habilitarlo se indica al sistema que al realizar la pliza de
ajuste cambiario se incluya dicha cuenta.
\ Saldos en moneda
I contable
Inicial: En este campo se puede indicar un saldo inicial en moneda base, a la
cuenta que se est dando de alta. Este campo slo se habilitar si en
Configuracin / Parmetros del sistema / Cuentas est activo el parmetro
"Captura de saldo inicial".
\J No es recomendable capturar saldos iniciales de esta forma, sino
mediante la generacin de plizas, para tener todos los movimientos
respaldados por un asiento contable y as evitar posibles descuadres en la
informacin.
Final: El valor de este campo se actualiza de forma automtica al momento de
registrar plizas dentro del sistema.
| Saldos en moneda
extranjera
Inicial: En este campo se puede indicar un saldo inicial en moneda extranjera,
a la cuenta que se est dando de alta. Este campo slo se habilitar si en
Configuracin / Parmetros del sistema / Cuentas est activo el parmetro
"Captura de saldo inicial.
Final: El valor de este campo se actualiza de forma automtica al momento de
registrar plizas dentro del sistema.
Al modificar una cuenta ya existente, el nico campo que no modificable es e! nmero de la cuenta.
3.4.3 Atributos
Agregar cuentas,
: Cuento ...........................
: No, de cuenca ^1T20*002000
Descripcin ;Descripcin dla cuerda
' Naturaleza
0Deydora
Q A
$ Atributos
Pertenece alosrubros
1.-Activo Circulante
1 1 Caja, Bancos e Inveisiones
22.- Activo Tota!
Contrapartida j 1150002-000
ipo ..............
O Acumulativa
i | Asociar cuenta j
;rarcuenta
|: Aceptar |j Cancelar |j Guatdar(F3] jj Ajiuda J
Figura 3.4.3-1 Agregar/ Modificar Cuenta
Sus campos:
Opciones
Naturaleza
Indica si la cuenta es de naturaleza Acreedora o Deudora, si se define para la cuenta
de mayor es heredada a las sub-cuentas y auxiliares correspondientes. Este campo
estar habilitado para su modificacin siempre y cuando se tenga activo el parmetro
"Captura de Saldo Inicial", el cual se localiza en Configuracin / Parmetros del
sistema / Cuentas.
Contrapartida
Se define una cuenta para ser utilizada como cuenta complementaria cuando se
captura una pliza, ya sea para cargar o abonar el saldo.
Pertenece a los
rubros
Este campo indica los rubros asociados a la cuenta. Un rubro agrupa cuentas que
tengan caractersticas similares. La finalidad de los rubros es facilitar la generacin de
consultas y reportes del sistema.
Asociar cuenta
(botn)
Sirve para relacionar la cuenta a los rubros que pertenece.
Desasociar cuenta
(botn)
Sirve para desasociar la cuenta de un rubro.
Al oprimir el botn
Asociar cuenta
se mostrar una ventana donde se listan los rubros registrados dentro del
sistema pudiendo seleccionar los rubros a los que pertenece la cuenta.
C j Se podrn escoger varios rubros oprimiendo la tecla l!iJ y dando clic en los rubros que sean necesarios.
I Centro <fe
C'aejctizc&i'.
Nm.
Rubros disponibles
Descripcin
15: Otros Aclivos Circulantes
16i Proveedores
180t;os Impuestos por Pagar
19: Prestamos Barcarios C.PIa20
SSBI, Cuentas por Pagat
21i Otros Pasivos Circulantes
S?.
'siE
23 Pasivo Total
Figura 3.4.3-2 Asociar cuenta al rubro.
H Prctica 3: Catlogo de cuentas
a) Dar de alta las siguientes cuentas definiendo solamente los datos que se mencionan a continuacin:
1120-002-000
I
Detalle Banamex No. Cta. 210597-8 Pesos j 1,11,22 Deudora
1120-003-000
I
Detalle BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 Pesos j 1,11,22 Deudora S
1130-000-000
i
Acumulativa Bancos Extranjeros Dlar A. j 1,11,22 j Deudora i
1130-001-000 Detalle CityBank No. Cta. 23012004 Dlar A. j 1,11,22 Deudora i
1130-002-000
I
Detalle Dlar A. j 1,11,22 Deudora j
1160-001-000
i
Detalle Jos Castro Santana Deudora j
1160-002-000 Detalle Marisol Molina Cuevas Pesos j 1,12,22 Deudora j
1160-003-000
| Detalle Pedro Hernndez Lpez Pesos 1,12,22 Deudora 1
1170-001-000
i
i
Detalle Facturas Pesos j 1,12,22 I Deudora |
1190-002-000
\
Detalle Servido Pesos I 1,13,22,34 Deudora j
1346-000-000 Detalle Maquinaria Pesos j 2,15,22 | Deudora 1
1364-000-000
i
Detalle Depreciacin de Maquinara
b) Modificar las cuentas siguientes:
No. Cuenta | Tipo Descripcin Moneda j Rubros i Naturaleza
1200-001-000
I
Acumulativa | IVA por Acreditar Pesos j 1,14,22 ! Deudora
1200-002-000
Acumulativa IVA Acreditable Pesos j 1,14,22 Deudora

1330-000-000 Acumulativa i Automviles Pesos j 2,15,22 Deudora
2130-000-000 i Acumulativa j Documentos por pagar Pesos ! 3, 20, 23 Deudora
Gua Curso Bsico Aspei-CO! 6.0 23
c) Dar de alta las siguientes cuentas
No. Cuenta Tipo j Descripcin Moneda Rubros Naturaleza
1200-001-001 Detalle IVA 16% Pesos 1,14,22
i
Deudora
1200-002-001 Detalle IVA 16% Pesos 1,14,22
I
Deudora
1330-001-000 Detalle VW Jetta Modelo 2005 Pesos 2,15,22
Deudora
1330-002-000 Detalle Ford Explorer Modelo 2005 Pesos 2,15,22 Deudora
1330-003-000 Detalle Chrysler Voyager Modelo 2005 Pesos 2,15,22 Deudora
1330-004-000 Detalle Nissan Platina Modelo 2005 Pesos 2,15,22 Deudora
1330-005-000 Detalle Chevrolet Chevy Pop Modelo 2005 Pesos 2,15,22
!
Deudora
2110-001-000 Detalle Office Depot Pesos 3,17,23 Acreedora
2110-002-000 Detalle Artculos Especiales, S.A. de C.V. Pesos 3,17,23
I
Acreedora
2110-003-000 Acumulativa Proveedores Clasificados Pesos 3,17,23
I
Acreedora
2110-003-001 Detalle Sistemas de Abastecimiento, S.A. Pesos 3,17,23
!
Acreedora
Distribuidora de Materiales, S.A. de
I
2110-003-002 Detalle C.V. Pesos 3,17,23
I
Acreedora
2110-003-003 Detalle
Importadora Internacional S.A. de
C.V. Pesos 3,17,23 Acreedora
2110-003-004 Detalle Kartcher Internacional Inc. Pesos 3,17,23
|
Acreedora
2111-000-000 Acumulativa Proveedores Extranjeros Dlar A. 3,17,23
i
Acreedora [
2111-001-000 Detalle Proveedor Extranjero Especial Dlar A. 3,17,23
i
i Acreedora I
2120-001-000 Detalle Vanesa Tllez Correa Pesos 3,20,23
\
i
Acreedora
2130-001-000 Detalle Documentos Varios Pesos 3,20,23
l
f
Acreedora
2161-000-000 Acumulativa IVA por Trasladar Pesos 3,18,23
Acreedora
2161-001-000 Detalle IVA al 16% Pesos 3,18,23
I
Acreedora
2170-004-000 Detalle IVA al 16% Pesos 3,18,23 Acreedora
6000-001-013 Detalle i Ayuda para Transporte Pesos 8,24,35 Deudora j
6000-001-014 Detalle Vales Gasolina Pesos 8,24,35 1 Deudora
6000-003-033 Detalle Depreciacin de Maquinaria Pesos 8,24 Deudora
7500-004-000 Detalle Descuento Financiero en Ventas Pesos 9,24 Deudora |
7500-005-000 Detalle Compra de Servicios Pesos 9,24 Deudora )
d) Modificar la siguientes cuentas:
No. Cuenta
9000-000-000 |
Tipo Descripcin Moneda Rubros Naturaleza I
Detalle Cuenta de Cuadre I Pesos j
-------
Indistinto j
3200-000-000 j Detalle Reserva Legal I Pesos | 5 Acreedora j
1120-001-000 j Detalle Inbursa No. Cta. 4953258645 Pesos | 1,11,22___ Deudora
Gua Curso Bsico Aspel -COI 6.0
24
3.5 Catlogo de cuentas departamentales
Z 7 Rutas de Acceso:
Men Archivo / Catlogo de cuentas departamentales
fgjSj
O con el cono tcr.
En este catlogo se dan de alta las cuentas que manejarn departamentos. El manejo de departamentos es
muy til cuando se desea llevar la contabilidad, teniendo un estricto control de los gastos e ingresos de cada
centro de costos de la empresa.
Una vez que se han dado de alta las cuentas y departamentos, se deben definir las cuentas que son
departamentales.
Para dar de alta una cuenta dentro del catlogo de cuentas departamentales se debe dar un clic en el icono
(*
L."]
Agregar cuentas departamentales
No. de cuenta
Departamento
Saldo inicial
Moneda contable
Moneda extranjera
i 1140-001 000
10.00
Aceptar Cancelar Guardar(F3) Aûda
Figura 3.5-1 Agregar cuenta departamental
Sus campos:
Opciones
No. de Cuenta Cuenta a registrar como departamental
Departamento Departamento al que se asociara la cuenta
Saldo inicial Moneda
contable
Monto del saldo inicial en moneda contable
Saldo inicial Moneda
extranjera
Monto del saldo inicial en moneda extranjera
Aun cuando la cuenta no tenga habilitado el parmetro "Es departamental", se podr registrar dentro de este
catlogo, ya que el sistema es totalmente flexible y permite registrar cuentas como departamentales siempre
y cuando no tengan movimientos o saldo.
Al momento de dar de alta la cuenta como departamental, en el detalle de la cuenta el parmetro
Es Departamental q Uecj a r ^ habilitado, indicando que esta cuenta ha sido asociada a Departamentos.
Una cuenta se puede asignar a cuantos departamentos se tengan dados de alta, mientras no haya sido
asignada previamente, en caso contrario el sistema enva el siguiente mensaje:
Una vez definidas las cuentas departamentales, aparecer la ventana como se muestra en la figura 3.5-3. En
esta ventana se podr consultar la clave, descripcin y el saldo de cada cuenta, agrupndolas por el
departamento al que corresponden.
JEnera72QJ >l
f : i 1
W
mmwwimw -
"s "<< t <,
Depar t ament o Descr i pci n de l a cuent a
Ventas iBanamex 741107-1 Suc201
i Mercadotecnia iBnamex741107*1Suc 201:
Recursos Humanas iBartamsx 741107-1 Suc 201
Compras i Banamsx741107-1 Suc 201
Tesoreiio ;Banamex 741107-1 Suc 201
:lnfojmtica Banamex741107*1 Suc 201
3 Cuenta - 1120001.002
Ventas Bcncomei 12911256971
;Me<cadol ecn3 Bancomer 12911256971
Recursos Humanos !Bancomer 12911256971
Comps iBancomer 12911256971
Tesorera iBancomer 1291125697-1
Informtica i Bancomer 12911256371
B Cuenta: 1120-002-001
Ventas |CityBank
Saldo linal i Hz mulUmone m
Tipo Nmero Fecha
h> fia*
Concepto
5.726.318.33;
5.290.00;
:qDoj
aoo]"
Z1Z ffii
z j w
1^214^6^58f
qoi
adOi
bF
aoo;
afij'
U16.2S3.93:
Debe
/ **>
Figura 3.5-3 Catlogo de Cuentas departamentales.
5 Prctica 4: Cuentas Departamentales
a) Dar de alta las siguientes cuentas departamentales:
No. Cuenta Descripcin Depto. I
1120-001-000 inbursa No. Cta. 4953258645 8
1120-002-000 Banamex No. Cta. 210597-8 j 5 l
1120-003-000 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 i 3 i
1130-001-000 CityBank No. Cta. 23012004 5 i
1130-002-000 Ixe No. Cta. 15111968
.....J ...... 5....J
/ S
No. Cuenta Descripcin Depto. j
1160-001-000 Jos Castro Santana 3
1160-002-000 Marisol Molina Cuevas 3 j
1170-001-000 j Facturas j 7 i
1330-001-000 | VW Jetta Modelo 2005 4 I
1330-002-000 j Ford Explorer Modelo 2005 2
1330-003-000 { Chysler Voyager Modelo 2005 5 !
1330-004-000 j Nissan Platina Modelo 2005 1
1330-005-000 | Chevrolet Chevy Pop Modelo 2005 10
1350-000-000 j Equipo de Oficina 4
3.6 Operaciones con cuentas
3.6.1 Asignacin de cuentas departamentales
7 Rutas de Acceso:
Men Procesos / Asignacin de cuentas departamentales
O con el icono
Desde esta opcin se podrn asociar fcilmente cuentas a uno o varios departamentos. En la ventana de
Asignacin de naturaleza se muestran de lado izquierdo los departamentos disponibles y del lado derecho el
catlogo de cuentas. La asignacin de una cuenta a uno o varios departamentos se realiza de la siguiente
manera:
a) Seleccionar el departamento al cual se asociarn las cuentas dando clic sobre l.
b) En la seccin izquierda de la ventana se seleccionan las cuentas que sern departamentales, las cuales
pueden ser seleccionadas de forma consecutiva (sH+liJ q Shi,t|+Ll)) o de forma aleatoria (1^ I +clic).
c) Una vez hecha la seleccin, con el botn ( Â~cclr, I se realizar la asignacin de las cuentas
seleccionadas al departamento indicado.
Asignacin rie cuente departamentales J tf, | )
Departamentos
j Cuenta
Departamento
: Nombre
Mostrador
IW Departamento Pedidos
j:+; Departamento Produccin
i S Departamento Tesorera
j !1120001 001 Banamex741107-1 Suc201
1120001-002 Bancomei 12911256971
: !1120002-001 C1)' Bat*
1140001-001 Bancomer
; 11140002-001 CilyBank
; 1245-000000 EQUIPO DEOFICINA
1252-000000 DEPRECIACION DEMOBILIARI1
Wt
<Asociar
Cajloflo decuertUw
Cuenta : Descripcin
*M160-000-000 ALMACEN
i 1170-000-000 DEUDORES DIVERSOS
& 1172-000-000 FUNCIONARIOS V EMPLEADOS
; 3-1172-001 -0Prestemosa Empleados
1172-00Gutirrez Martnez Mario
- 1172-00C
i 1172-00 Hidalgo Hernandez Rosario
! -1172-00Soteio Vidal Gerardo
1172-00Soteio Rodrguez Laura
: 1172-00ZavafaOrtiz JuGo Cesar
Aceptar |( Ajuda
Figura 3.6.1-1 Asignacin de Cuentas departamentales.
Not as del asi st ent e:
H Prctica 5: Asignacin de Cuentas Departamentales
Mediante la opcin de Asignar cuentas departamentales, asociar las siguientes cuentas a los departamentos
indicados:
No. Cuenta
2110-001-000
j Descripcin___
I Office Depot
Depto.
2110-002-000 ! Artculos Especiales, S.A. de C.V.
2110-003-001 Sistemas de Abastecimiento, S. A.
2110-003-002 I Distribuidora de Materiales, S.A. de C. V. Compras
2110-003-003 i Importadora Internacional S. A. de C. V.
\
2110-003-004 I Kartcher International Inc.
2111-001-000 i Proveedor Extranjero Especial
2120-001-000 I Vanesa Tllez Correa Contabilidad
2130-001-000 j Documentos Varios Mercadotecnia
3.6.2 Asignacin de naturaleza de cuentas
& Ruta de Acceso:
Men Utileras / Asignacin de naturaleza
Una forma fcil y rpida de asignar la naturaleza a las cuentas de manera masiva, es mediante la opcin de
Asignacin de naturaleza de cuentas. Esta ventana muestra de lado izquierdo las cuentas con naturaleza
Deudora y de lado derecho las cuentas con naturaleza Acreedora. Para asignarle la naturaleza
correspondiente a las cuentas se debe realizar lo siguiente:
a) Seleccionar las cuentas a definirles naturaleza. La seleccin se puede realizar de forma consecutiva
(EEUG3 o lS+Dj) o de forma aleatoria (Pw] +clic).
. y , , i ' i i l a Nat. acreedora I i\ai. aeuaora >. , . . , ,
b) Una vez hecha Laseleccin, con los botones : J o ---------z l _ J se realizara Laasignacin de
Nat. deudora
las cuentas seleccionadas a la naturaleza correspondiente.
Asignacin de naturaleza - .. ... "X
| Cuentascon naluialeza deudora Cuentascon naluraezaacreedora !
Cuanta Descripcin gg Cuenta : Descripcin A
: ino-ooo-ooo 1250 000-000
: 1120000-0C0 BANCOS........ 1252-000-000 DEPRECIACION DE MO0ILIjj|
1140-000-OH) INVERSIONES EN VALOR; | 1254-000-000 DEPRECIACION EQUIPO D:;)
: 1150-000-000 CUENTES 125G-000-000 DEPREDACION EQUIPO Dif|
1160-000-000 ALMACEN 1257-ora-ooo DEPRECIACION DEMAQUll|
: 1170-000000 DEUDORES DIVERSOS : ; 2110-000-000 PROVEEDORES
: 1172-000000 FUNCIONARIOSY EMPLE : 2120-000-000 ACREEDORES DIVERSOS VA
:1160-000-000 DOCUMENTOS POR COBi | j j 2130-000-000 DOCUMENTOS POR PAGA %
1120000000 IVAACREDITABLE
j Nal. acceedoa j
2131-000-000 SUELDOS POR PAGAR j |f
.1131-000-000 IVA POR ACREDITAR ! I <<Nal. deudora j ; 2150-000-000 IMPUESTOS POR PAGAR
; 1192000000 ANTICIPO DE IMPUESTO:
l__ ______>
-21GOOOOOOO IVA TRASLADADO
; 1210-000000 TERRENOS 21ei -000-000 IVA POR TRASLADAR
v 1220 000-000 EDIFICIOS -2170-000-000 I.VA POR PAGAR
1230-000000 EQUIPO DE TRANSP0RT 2180-000-000 ANTICIPOS DE CUENTES
1240-000-000 EQUIPO DE COMPUTO " , ' 2220-000-COO CREDITOS HIPOTECARIOS
1245000000 EQUIPO DE OFICINA v 2240-000-000 DOCUMENTOS POR RAGA î
<. ... ......
M > Z i .....i Z i
i
!
;
L
J
|j Canchal jj Anuda ]
Figura 3.6.2-1 Asignacin de Naturaleza.
H Prctica 6: Asignacin de Naturaleza
Mediante la opcin de Asignacin de Naturaleza, asignar la naturaleza correspondiente a la siguiente cuenta:
...................................................
Cuenta Naturaleza
1364-000-000 Acreedora
3.7 Asociacin de cuentas
\~l Rutas de Acceso:
Men Archivo / Asociar cuentas.
O con el icono .
La asociacin de cuentas a un rubro en especfico sirve para clasificar o agrupar cuentas que tengan
caractersticas similares, por ejemplo, se puede definir el rubro Activo circulante y el rubro Crditos, de esta
manera cuando se intente expresar el Balance General, slo se har referencia al rubro Activo circulante y no
a cada una de las cuentas que pertenezcan a l, de la misma forma, al estar haciendo el Ajuste anual por
inflacin, slo se deber hacer referencia al rubro Crditos y automticamente aparecern los saldos de las
cuentas a las cuales se les asign esta clasificacin. La finalidad de los rubros es facilitar la generacin de
consultas y reportes del sistema, por ello es de suma importancia su correcta definicin.
Aspel-COI sugiere un catlogo de rubros estndar, el cual es utilizado por los catlogos de cuentas
predefinidos del sistema, as como para la emisin de reportes.
Para asociar o desasociar cuentas a un rubro se tienen las siguientes opciones:
a) Desde el men Archivos / Asociacin de cuentas aparece la ventana de asociacin de cuentas
mostrando los rubros y cuentas disponibles.
~ " ..... B '
igubros disponibles Cuenlcis iSspomblios
pDcscrpcft Cuentas asedadas Mm. cuenta Descripcin .-*
f +jT-Aclivo Circuanle 11110-000000 ]CAJ
Si- 2;-Activo No Circulante $1120000000 BANCOS
Si 3,- Pasivo a Corto Razo 1140 000 000 INVERSIONES EN VALORES
Si 4 - Pasivo a Largo Pla20 1150-000000 CLIENTES
*}5.- Capital 1160-000000 ALMACEN
:: 6.- Venias i 1170-000000 DEUDORES DIVERSOS
SB 7.- Coso de Venias A i 1172-000000 FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS
&' B.' Gastos de Operacin ' 1180000 C00 DOCUMENTOS POR COBRAR i
4; S.- OrosIngresos i Gastos 4j 1190-000000 IVAACREDITABLE
* 10.- ISR y PTU 4: 1191-000 000 IVA POR ACREDITAR
11.- Caja, Bancos e Inversiwies -- 1192-000-000 ANTICIPO DE IMPUESTOS
Si 12,-. Cuentaspor Cobrar . 1210-000000 TERRENOS
SI 13.- Inventarios . 1220000OCO EDIFICIOS
Si H.-iyAAcreditoble ] 1230000 000 EQUIPO DE TRANSPORTE
S 15- Olios Aclivos Circulantes 1240-000000 EQUIPO DE COMPUTO
+' 16.-Proveedores i 1245-000-000 EQUIPO DE OFICINA
:.t 17.-IVAporPagai ! 1246-OOD-OOO MAQUINARIA
3K 18.-OrosImpieslospoi Pagar ; -1250-OOOGOO DEPREDACION DE EDIFICIOS
& 19.- PiCEamosB anearasC. Plazo ! 1252-000-000 DEPRECIACION DE MOBILIARIO Y EQ. DE 01
fh 20.- Cuentaspor Pagar ;-1254*000-000 DEPRECIACION EQUIPO DE TRANSPORTE
a : 21.- OrosPasivos Circlenles
z l
-125S-000-000 DEPRECIACION EQUIPO DE COMPUTO î
................. ! ..t i i - i ' ............
i > r
[ Cerrar j| Atilda, j j
Figura 3.7-1 Asociar cuentas
Notas del asistenta:
Gua Curso Bsico Aspel -COI 6.0 29
b) Desde el catlogo de cuentas, men contextual de la cuenta / Asociar o Desasociar cuenta:
jetonas *
Restaurar gnf|guisi#i r;a(
Apegar p&m
M**i*8r
ttv5r M +M
..............*..........
Asofife iiuwites
Desasociar u8f&dssubf
Cswiser curis
Exp fr sernas
Figura 3.7-2 Men contextual del catlogo de cuentas
c) Desde el detalle de la cuenta en la pestaa de Atributos. Para agregar o modificar rubros se debe
ingresar al catlogo de cuentas, en la seccin izquierda de la ventana correspondiente a los Rubros de
cuentas, con los iconos de 1 o IS , o desde el men contextual.
1 Cdltee de Guenl Enere/2010
Opciones .
, , Veras
del men
contextual
rmfPium
C&A. DrtM t. hiv&lotxet ftlij
pjetA spor Cehan i12]
inv?ri!6r<?y05)
WAcie&kff4l
tttizsctwz (151
:)ucs t)
C 119)
&oP*gs
1Oto# )
Activo ot el QZ\
Cuerda
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1
Dcsci^crn de 1* cuento S^Jdlo tinai
XAfA
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BANCOS
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S.K i t.6$5,*>
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5,721^3,32
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18,8751 esa"
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_ 0Ci.3Z83
t 163.325 00 10 ,
:>3<
Figura 3.7-3 Agregar rubros de cuentas
H Prctica 7: Rubros de cuentas
a) Dar de alta el siguiente Rubro de cuentas
37
Descripcin
Activo Diferido
b) Modificar los siguientes Rubros:
No.
Rubro
Descripcin Nmero de Cuentas Operacin
37
Activo Desde 1400-000-000 Asociar
Diferido
Hasta j 1430-000-000
cuentas
3.8 Catlogo de tipos de plizas
l2z'7Rutas de Acceso:
Men Archivo / Plizas / Tipos de plizas
Desde este catlogo se podrn registrar los tipos de plizas necesarios para clasificar los registros contables
que se generen. Se podrn dar de alta tantos tipos de plizas se requieran.
fnero/2010
& [
Tipo Descripcin
E? jjS
lg Ig
Figura 3.8-1 Catlogo de tipos de plizas
Para agregar un nuevo tipo de pliza se debe dar clic en el icono MP de la barra de herramientas, mostrando
la ventana que muestra la figura siguiente:
J ipo de pliza ;CH|
Descripcin j Cheque
p Aceptar ; Cancelar I Ayuda
Figura 3.8-2 Agregar tipos de plizas.
Sus campos:
Opciones
Tipo de pliza
Abreviacin de hasta 2 caracteres del tipo de pliza que se est agregando. Es con
lo que se identificar al tipo de pliza al generar una pliza.
Descripcin Descripcin del tipo de pliza.
Los tipos de pliza se podrn eliminar siempre y cuando no existan plizas de ese tipo registradas.
H Prctica 8: Tipos de plizas
Dar de alta los siguientes tipos de plizas:
Tipo de pliza Descripcin
Ch Cheque
Tr Transferencia
3.9 Catlogo de conceptos de plizas
7 Rutas de Acceso:
Men Archivo / Plizas / Conceptos de plizas
En este catlogo se podrn capturar los conceptos de Plizas que ms frecuentemente se utilicen, agilizando
as la captura de las plizas ya que no se tendr que capturar todo el concepto del movimiento, bastar con
seleccionar el concepto previamente dado de alta.
conceptos de plizas
I
Concepto no. 16
Saldo inicial
| Aceptar | Cancelar |[ Guardar (F3) j Ayuda

Figura 3.9-1 Alta de conceptos de Plizas.
Se podrn registrar hasta 999 conceptos diferentes, de manera que al momento de Agregar o Modificar una
pliza, en el campo Concepto" se podr desplegar este catlogo y seleccionar el concepto con el que se
grabar la pliza. Asimismo, los conceptos de plizas se pueden modificar en cualquier momento en caso de
que ya no se vaya a utilizar, o se requiera agregarle alguna descripcin o comentario.
No es posible eliminar conceptos de plizas, nicamente se podr modificar la descripcin de los mismos,
por lo que se recomienda que antes de empezar a capturarlos se analice y defina cules son los conceptos
ms utilizados.
S Prctica 9: Conceptos de plizas
Dar de alta los siguientes conceptos de Plizas:
No. j
Concepto i
i
Descripcin
............1............
Pliza de Apertura j
...........2...........J .
Pliza de Ventas
3 Pliza de Compras j
4 | Pago a Facturas
...........5.........I
Pago de Nmina
6 I Pago de Impuestos j
7 j Pago de Servicios
8 | Pago a Proveedores
9 Anticipo de Clientes
.........10......J .
Anticipo a Proveedores j
11 Cobro de Facturas j
12 i Gasto por anuncios j
3.10 Catlogo de plizas
I & Rutas de Acceso:
Men Archivo / Plizas / Plizas
P
O con en icono 1
Una pliza es un registro contable bajo el cual se almacenan los movimientos realizados a las cuentas del
catlogo.
Mediante la captura de plizas se realizan las afectaciones correspondientes a las cuentas, es decir, en el
catlogo de plizas se generan los movimientos necesarios para llevar a cabo los asientos contables de la
empresa.
Si el parmetro de 'Contabilizacin en lnea' que se encuentra dentro de Configuracin/ Parmetros del
sistema/ Plizas est activo, al momento de grabar la pliza se afectarn automticamente los saldos de las
cuentas, de lo contrario nicamente se almacenar la pliza con los movimientos generados sin afectar los
saldos de las cuentas. En este caso ser necesario realizar el proceso de Contabilizacin.
Cada vez que se inicia la captura de las plizas en un periodo, si se tiene activo el parmetro Nmero
secuencial, el sistema muestra una ventana desde donde se pueden establecer los folios iniciales para las
plizas.
Gua Curso Bsico Aspel COI 6.0 33
Figura 3.10-1 Ventana de folios de plizas para el periodo.
Una vez que se han definido los folios que se van a utilizar, mostrar la consulta de plizas.
l l J
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LA. IcC-s j r - \ I-Ha . -- Vrf
'K i - j j gx>' j- ;^. \^-!y 10^ ^ *?$.. ;
:Dr
Tipo Nn Aud Fecho Chigen Concepto Co 1
m m m r n ....................................................................i ..............m s
Eg
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pr 2 N |13/01/2010 P0I iVento a crdito F-3870
Di
r w
J l O T / 0 j c o : 1Se lermirvaOrden de Pioduccin No. 1245 ::;;
pr ...4: j N i08/01/2010 ' coT iGastos deVtaieF-565S | S |
P' 5 | [coi Vento a crdito F-3971 |S. !
D,
w
117/01/2010 leo |Coso de Venias S 1
Dr 7{N 13/01/2010 j.COI Comprade materialesaCrdito. F-1414 ;S; i
| Dr ' 0 |N 19/01/2010 COI iSe rentaequipo demedicin, F-1423 j S ; i
pr.......fm . "2wiwSra- ........ !coi Gastosporasesora. Recibo-286 iS '
ibr....jj o I m; "l'coi" Venta a crdito F-3872 S \ !
F j llj i m m - ..... J co' !Provisin daNminade:30/Enero/2008' .
fa-iiKrt! * i i ...
i iV" f. MitHitou l 'i- m\ m !(X?. M n.
lO litETl Cuenla Nombre !
o n i
Me(.
1160-003-001ALMACEN
O DE PROD.
TERMINAD!
0 Costo de 1.00 0.00 9j000l00]
ventas ^
..........................................................................................................
L ...........
j $9.000.00 9,000.00 I
1 Enero j Fabreio j Maizoj Abril \ Mayo Junto Julio | Agostoj Septiembre Octubre\ Novicmbio j Diciembre] Ajuste] :2010
Figura 3.10-2 Catlogo de plizas.
/ -N,
1. Tipos de plizas: Muestra los tipos de plizas dados de alta en la configuracin
2. Meses del Ejercicio fiscal: Se podr cambiar de mes siempre y cuando se encuentre creado.
3. Listado de plizas: Esta seccin muestra el listado de plizas de acuerdo al tipo seleccionado en el
panel izquierdo.
4. Vista previa de la pliza: Se podr consultar el detalle de la pliza seleccionada
5. Montos de la pliza seleccionada: Muestra los totales tanto de cargos como de abonos de la pliza.
6. Ao del periodo: Se podr cambiar de ao, siempre y cuando ste se encuentre creado.
34
3.10.1 Alta / Modificacin de plizas
l 'J Rutas de Acceso:
Men Archivo / Plizas / Edicin /Agregar o Modificar
\ m$
O Men Archivo / Plizas I o .
A travs de esta opcin, se podrn dar de alta las plizas que contienen los movimientos contables, para que
posteriormente estos movimientos se afecten automticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas.
Estos movimientos se podrn revisar tambin en la consulta del catlogo de cuentas.
15/01/2010
No.Cuenta Cnnceplo rfel movimiento <F2> Habei T. Cambio Dehe
6000001-Q1 OjSUELOClSY SAURIOS
f c i S l l i i
O SUELDOSV SAURIOS 600M01-001
6000-001 001 Oj SUELDOS Y SALflIOS
6000-001-001 0!SUELDOSY SALARIOS
0! SUELDOS Y SAURIOS
6000-005-000 0; SUELDOS Y SAURIOS
SDOOHO.Q4-OO.Q 0! SU ELD.OSY. SAURIOS
Mo..de partidas (2
ombie ; :
Moneda \
W u :j ' ! ZZiP
I'Po ;bi jg :
Concepto SUELDOS Y SALARIOS
Mfijeto I 16'
$1.110; $5,379.10; $0.00
WzsSSsUiili BilllfiESSl
$1.00 $2,500 50 O.CO
$1.00 $3580.00 $0.00
$1.00. $3,389.10' $0.00
$1.00 $2.580. G0 $0.00
$1.00 $300 00 $0.00
$1.00 $40000 $0.00
5 379.10 : 0 00
Figura 3.10.1-1 Ventana de Alta / Modificacin de Plizas
Sus campos:
Opciones
J ip o ............................... Se elige el tipo de pliza que se agregar (Dr, Ig, Eg, etc.).
Nmero
Nmero de pliza a registrar. Este campo estar habilitado si en la configuracin del 1
sistema no se tiene activo el parmetro nmero secuencial, de lo contrario el sistema
propone de forma automtica el siguiente nmero de pliza.
Fecha
Fecha de la pliza dentro del mes de trabajo con la que quedar registrado el asiento
contable.
Concepto
Descripcin del motivo por el que se efecta el movimiento. Se puede auxiliar del j
catlogo de conceptos utilizando l o el cono Jipara agilizar la captura.
No. de Cuenta Nmero de cuenta que va a ser afectada.
Departamento
Si se manejan Departamentos se debe anotar el nmero del departamento que se
afectar con el movimiento, se puede utilizar el ayuda {IEJ o ?f de dicho campo la cual
mostrar la lista de Departamentos en los que est asociada la cuenta. Si se dgita llSJ
+tsl aparecer la lista de TODOS los departamentos registrados.
Gua Curso Bsico Aspel CO! 6.0 35
Concepto del
Movimiento
El sistema coloca automticamente el mismo concepto que se captur en el concepto
de la pliza, pero se puede cambiar o modificar.
Tipo de cambio
Este campo aparece activo si la cuenta indicada maneja sus montos en una moneda diferente
a la base, en el campo se debe capturar el tipo de cambio al que se registra la operacin; al dar
clic al botn I o con la tecla de funcin 0 aparecer la consulta del Histrico de tipo de
cambio.
Debe
Anota la cantidad que va a cargarse a una cuenta, al solicitar el ayuda con J o
muestra una calculadora para auxiliar en los clculos.
s
S ) se
Haber
Se deber anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta, al solicitar el ayuda con
10o S, se muestra una calculadora para auxiliar en los clculos.
Estando en la captura o edicin de plizas se pueden utilizar las siguientes opciones:
Icono Funcin Tecla de Acceso
Guardar Pliza 0
Insertar Partida
B
l g |
Borrar Partida
m
i l
Graba Pliza como Modelo
El
k
Envi de pliza por correo
[ Cargar una Pliza Modelo
i Auditar Pliza
Copiar Pliza de otro periodo
, S; Desplazamiento entre plizas*
GD+ [oj + j
CEI + E + Dj I
Cuadrar Pliza
Detalle de operaciones con terceros*
* Estas opciones slo estarn habilitadas cuando se realicen modificaciones a las plizas.
Gua Curso Bsico spei-CO! 6.0 36
j Q wtro im
!<#: sd6r>
El procedimiento para la captura de las Plizas es el siguiente:
1. Ingresar al Catlogo de Plizas y dar clic en el icono de agregar *-55.
2. Indicar el tipo de pliza (Dr, Ig, Eg, etc.), nmero de pliza, fecha, concepto del movimiento, y partidas
(cargos y abonos).
3. Considerando que el sistema trabaja bajo la regla bsica de la contabilidad que es la "Regla de la
partida doble", la cual indica que, "A todo cargo le corresponde un abono, esto implica que una vez
capturadas las partidas se debe verificar que los totales de la pliza sumen cantidades iguales.
_ _ RK
4. Por ltimo se procede a grabar la pliza con la tecla O o con el icono .
H Prctica 10: Registro de Plizas
Ingresar al catlogo de plizas.
En la ventana de Folios iniciales que muestra, establecer los folios de los tipos de plizas en 1.
Estando en el catlogo de plizas dar clic en el icono S-S.
Registrar la siguiente pliza.
Tipo de pliza: Dr Numero de Pliza: 1 Fecha: 31/12/2009
No. De Concepto de Pliza: 1(Pliza de Apertura)
No. Cuenta Depto. Descripcin Debe i Haber
1120-001-000 I 8 Pliza de Apertura j 100,000.00
1120-002-000 5 Pliza de Apertura ! 200,000.00
1120-003-000 | 3 Pliza de Apertura | 300,000.00
1140-001-000 Pliza de Apertura j 65,000.00
1150-001-000 Pliza de Apertura i 70,000.00
1150-002-000 Pliza de Apertura i 50,000.00
i 1160-003-000 Pliza de Apertura | 80,000.00
1170-001-000 j 7 Pliza de Apertura j 5,000.00 |
1310-002-000 Pliza de Apertura r 10,000.00 |
1340-000-000 Pliza de Apertura I 35,000.00
I
! 210-001-000 1 7 Pliza de Apertura
r
j 135,000.00
2110-002-000 j 7 Pliza de Apertura

[ 185,000.00
2130-001-000 j 9 Pliza de Apertura
i
| 90,000.00
3100-001-000 j | Pliza de Apertura 1 ...... 410,000.00
3200-000-000 { f Pliza de Apertura 95,000.00
e) Grabar la pliza y cerrar la ventana de Captura.
f) En el catlogo de plizas, debe aparecer el registro de la pliza generada, de ser as, cerrar la ventana.
Gua Curso Bsico Aspel- COi 6.0 37
g) Crear el periodo de Enero 2010, para ello se debe realizar lo siguiente:
[ife
I. Ingresar al men Archivos / Administrador de Perodos / icono u^ , elegir la opcin Crear
siguiente periodo, en este caso, se crear el de Ajuste 2009.
II. Dar clic nuevamente en el cono 1para crear el periodo de Enero 2010.
III. Ingresar al mes de Enero dando doble clic.
IV. Ingresar al Catlogo de Plizas, estableciendo los folios iniciales de las plizas en 1.
h) Capturar las siguientes plizas:
Tipo de pliza: Dr j Numero de Pliza: 1 Fecha: 04/01/2010
No. De Concepto de Pliza: 2 (Pliza de Ventas)
1 o. Cuenta j Depto. f Descripcin j Debe ) Haber
1150-002-000 | i Pliza de Ventas 58,000.00
| 4100-001-000 Pliza de Ventas | 50,000.00
1 2170-004-000 ( Pliza de Ventas j | 8,000.00
tipo de pliza: Dr j Numero de Pliza: 2 Fecha: 04/01/2010
No. De Concepto de Pliza: 2 (Pliza de Ventas)
I o. Cuenta i Depto. j Descripcin Debe Haber
| 1150-002-000 | | Pliza de Ventas 28,420.00
| 4100-001-000 ! Pliza de Ventas { 24,500.00

! 2170-004-000 j [ Pliza de Ventas
\
3,920.00 j
Tipo de pliza: Dr ( Numero de Pliza: 3 Fecha: 05/01/2010
No. De Concepto de Pliza: 3 (Pliza de Compras)
No. Cuenta Depto. | Descripcin i Debe [ Haber
f 1190-001-000 ! f Pliza de Compras j 18,590.00 I
j 1206-001-001 i f Pliza de Compras 2,974.40 f "
j 2110-002-000 ! 7 f Pliza de Compras 21,564.40 |
Tipo de pliza: Ig Numero de Pliza: 1 i Fecha: 08/01/2010
No. De Concepto de Pliza: 11 (Cobro de Facturas)
i No. Cuenta Depto. | Descripcin j Debe j Haber
! 1120-003-000 j 3 f Cobro de Facturas [ 18,500.00 i
| 1150-002-000 [ Cobro de Facturas j j 18,500.00 |
38
Tipo de pliza: Ig Numero de Pliza: 2 Fecha: 10/01/2010
No. De Concepto de Pliza: 11 (Cobro de Facturas)
No. Cuenta Depto. Descripcin Debe Haber
..................:.......
| 1120-003-000 3 Cobro de Facturas 10,250.00 i
y
j 115Q-Q02 000 1Cobro de Facturas 10,250.00
Tipo de pliza: Eg Numero de Pliza: 1 Fecha: 11/01/2010
No. De Concepto de Pliza: 7 (Pago de servicios)
| 6000-003-007 f Pago de Servicios 10,000.00 1
i 6000-003-008 j Pago de Servicios 200.00 {
i 6000-003-014 | Pago de Servicios 500.00 {
| 1120-002-000 5 [ Pago de Servicios
| 10,700.00
No. De Concepto de Pliza: 5 (Pago de Nomina)
6000-001-001 Pago de Nomina | 44,940.00
1120-003-000 I 3 i Pago de Nomina
44,940.00
No. De Concepto de Pliza: 8 (Pago a Proveedores)
i 2110-003-002 7 Pago a Proveedores 13,425.00 1
i 1120-002-000 j 5 j Pago a Proveedores
i %
13,425.00
3.10.2 Operaciones con plizas
Estando en la captura, edicin o consulta de una pliza, el sistema est dotado de una serie de herramientas
que facilitan la manipulacin de las plizas.
<fj Siempre que se visualice el icono 5 dentro de un campo el cual haga referencia a un catlogo, se podr
dar clic en l o pulsar I lo cual desplegar el catlogo auxiliar correspondiente donde a su vez, se podrn
realizar bsquedas fonticas que servirn para agilizar la captura.
Catlogo decnenias
rr
Buscar j
Cuenta
, --1110-001-000
!1120-000-000
f $1120-001-000
' 1120-001-001
! j 1120-001-002
a- 1120- 002- 000
" 11120-002-001
ii 1140-000-000
...
m
%
Descripcin
CAJA
FONDO FIJ O
BANCOS
Moneda Nacional
Sanamex 741107-1 Suc201
Bancomei 12911256971
Moneda Extranjera
City Bank
INVERSIONES EN VALORES
MmmhtMtmmtLmmmmmmmm
Figura 3.10.2-1 Catlogo de cuentas mostrado con la tecla I
qci Siempre que se visualice el icono en un campo numrico, se podr dar clic en l o pulsar 0 lo cual
desplegar una calculadora, y al pulsar el botn LiJ desplegar la ventana del Histrico de tipo de cambio.
3.10.2-2 Calculadora de Aspel-COI
-ip Cuadrar Plizas. El sistema permite cuadrar una pliza rpidamente, utilizando una cuenta de cuadre",
por ejemplo, si se tiene una pliza muy grande y no se ha terminado de capturar, se puede guardar para
editarla posteriormente; las plizas cuadradas con la cuenta de cuadre sern grabadas con el estatus de
pendiente.
Para usar esta opcin, se debe realizar lo siguiente:
a) Activar el parmetro 'Guardar plizas no cuadradas ubicado en Configuracin/ Parmetros del
sistema/ Plizas y definir la cuenta que ser utilizada como cuenta de cuadre.
b) Para cuadrar una pliza estando en la captura de la misma, se puede hacer de las siguientes maneras:
Estando en una partida vaca se dgita @ o dando clic sobre el icono * y as el sistema crea el
asiento contable con la cuenta indicada en los parmetros y el monto necesario para cuadrar la
pliza, grabando normalmente la pliza con IsJ .
Estando en la ltima partida pulsa la tecla 'M, y el sistema automticamente graba la pliza,
habindola cuadrado con la cuenta de cuadre.
Estando en una partida vaca y capturar en el campo de No. de cuenta, la cuenta que se indic
como de cuadre y grabar la pliza.
Aquellas plizas que se hayan ajustado mediante la cuenta de cuadre o la utilicen, en la consulta de Plizas se
presentan en color rojo, con el propsito de identificarlas fcilmente, para que posteriormente sean editadas
para continuar con su captura.
d i i
COI ;Pafjo Materiales F-5657/CH-327 N :14/01/2010
COI Pago malcrate?, F7651. CH-328 15/01/2010
COI iPago deLubiicariles! F-267. CH-330 1B/01/200
COI iPago decormiones a agenes devenias .F-803, CH -331 16/01/2010
COI Pago de impuestos 14/01/2010
Haber Ti po do camb Debe
7.50D.0Q. 0 Frovisiori d=
pago
... .n(nwr*)flL.
2150-009 01ISR POR PAGAR
Eneio | Febrero Mareo j Abril i M ôj Junco j J ulio \ Agosoj Setiembre j Qclubr.ej Noviembrej DicccrrtbroJ Ajuste
Figura 3.10.2-3 Consulta del catlogo de plizas.
q- i Recordar que si una cuenta utilizada en la pliza tiene definida una cuenta de contrapartida, al hacer uso
de esta cuenta, de forma automtica genera la siguiente partida.
B Prctica 11: Guardar plizas no cuadradas.
a) Ingresar al men Configuracin / Parmetros del sistema / Plizas y activar el parmetro Guardar
plizas no cuadradas".
b) Definir como cuenta de cuadre la cuenta 9000-000-000.
c) Editar la pliza de Eg 2.
d) Agregar la siguiente partida a la pliza:
41
No. Cuenta Depto s Descripcin Debe j
6000-001-002 I J Pago de Nmina 300.00 j
e) Guardar la pliza, Qu mensaje enva el sistema?___________________________________
r
f) Aceptar el mensaje. Cmo se visualiza la pliza modificada en la consulta?
g) Editar nuevamente a la pliza, cambiar la cuenta de cuadre por 1120-003-000 y guardar la pliza.
h) Cmo se visualiza la pliza modificada en la consulta de plizas?____________________________________
Auditar Plizas. Esta herramienta est diseada para que una vez capturadas las plizas, se marquen
como auditadas para evitar que puedan ser modificadas posteriormente, esta herramienta puede ser muy til
para el contador o auditor de la empresa.
1lEQUITO DE TRANSPORTEeiacicio
1jEQUIPO DE COMPUTO ejercicio
1 EQUIPO DE COMPUTO e^cicio
6 EQUIPO DE COMPUTO ejercfeio.......
0000 000-000
No de p&lidas jl
Nomtae [pEPRECiÔM EQ|P0
Monada
M&3
I S S P i f f l p S l l S )
$1.00 &jinz50 sooo]
si 00 $000: $680.00.
$1.00 $68000; $00!
$1.00 $ooo': $soaoo;
0.00 i 0.00
Figura 3.10.2-4 Ventana para Auditar Plizas.
Por seguridad se puede restringir esta opcin desde los perfiles de usuario, sobre todo cuando se requiere que
no se modifiquen las plizas previamente contabilizadas. Para auditar una pliza se debe estar en la edicin
de la misma y con el icono correspondiente se audita la pliza.
H Prctica 12: Auditando plizas
a) Editar la pliza de Diario nmero 3, auditar y cerrar la pliza.
b) Dentro del catlogo de plizas, Cul es el estatus de la pliza en la columna de Auditada?
jbS/ prc de
k 'iOMUi </>
m
Filtrar. Adems de generar las operaciones bsicas desde la consulta de plizas, el sistema permite
visualizar en la consulta plizas que tengan caractersticas especficas, esto se realiza mediante la opcin
Filtrar, a la cual se tiene acceso con la tecla de funcin lfil o con el cono correspondiente. Se puede filtrar por
tipo de plizas, por un rango en especfico, por plizas generadas en un cierto rango de fechas, o que tengan
los atributos de contabilizada, no contabilizada, pendiente, no pendiente, auditadas o no auditadas.
Sus campos:
IjpO ckpI23
Peiwlo(tetei>l?-5
fecha nici! i
. Siiierias
iOSAE......
noi
; BANCO
Wm Fachafinal
Atbalos
: Audilads
Contbffzadas
f \ No aiidiladas
: >Nd conVabl i sadas
]. ; No pendientes
:! Pendentes
CJ f l i zas con document o* asoci ados
Aceptar Cancclai j Aûda
Figura 3.10.2-5 Parmetros del Filtro de plizas.
Opciones
Tipo de pliza \ Tipo de pliza que se desea incluya el filtro, pueden ser todas o un tipo en especfico.
Plizas
; Nmeros de plizas que se incluirn en el filtro, pueden ser todas o un rango
i especfico.
Periodo de la
pliza
Slo se incluirn en el filtro las plizas generadas en el rango de fechas indicado.
; Sistemas
Mostrar slo las plizas que hayan sido generadas desde la interfase en lnea con los
sistemas SAE, BANCO o NOI.
i Atributos Se mostrarn slo las plizas que tengan el atributo seleccionado.
I Plizas con
documentos
i asociados
-1
Slo se mostrarn aquellas plizas que tengan documentos asociados.
i?"'
Vista Preliminar. Mediante este icono se puede obtener una vista previa de la consulta de las plizas
para observar como se mostrar en la representacin impresa.
Not as del asi st ente:
Gua Curso Bsico Aspel -COi 6.0
3.10.3 Copiar y Pegar Plizas
Z7 Rutas de Acceso:
Men Archivo / Plizas / Plizas / Edicin / Copiar o Pegar
Men Archivo / Plizas / Plizas / con los iconos ' L i o J
Estando en el catlogo de plizas se podr crear una pliza a partir de otra, esto mediante las opciones:
Copiar y Pegar. Es posible copiar una pliza con sus partidas de un perodo a otro o inclusive del mismo.
Para hacer uso de esta opcin se debe estar ubicado en la pliza a copiar, posteriormente dar clic sobre el
icono ' - J , y por ltimo dar clic sobre el icono L^. El sistema de forma automtica asignar el folio
consecutivo permitiendo tambin editar la pliza antes de pegarla, esto por si se requiere hacer alguna
modificacin a la pliza.
Si es ms de una pliza la que se desea copiar, se pueden seleccionar con la tecla l>Cl"1 +Clic en cada
pliza.
H Prctica 13: Copiado de plizas
Copiar la pliza Eg3 y pegarla en el mismo periodo pero modificndola con los siguientes datos:
..............Tipo de pliza: Eg Nmero Pliza: 4............. Fecha: 19/01/2010
No. de Concepto de pliza: 8 (Pago a Proveedores)
No. Cuenta Depto | Descripcin \ Debe j Haber
2110-003-002 7 l Pago a Proveedores 5,678.00 i
1120-002-000 5 | Pago a Proveedores | 5,678.00
3.10.4 Documentos asociados
Z7 Ruta de Acceso:
b
Men Archivo / Plizas, Cuentas o Activos / icono
Con la finalidad de permitir que la informacin contable se encuentre centralizada y para un acceso rpido a
la misma, se pueden asociar a las plizas, cuentas y activos diferentes documentos que sirven como
comprobantes. Los documentos que se pueden asociar son hojas de clculo, documentos en Microsoft
Word, facturas electrnicas, comprobantes fiscales digitales (CFD) as como cualquier otro archivo (imagen,
pdf, etc).
Esta funcionalidad va de la mano con el concepto Integracin digital Aspel. La forma de asociar un archivo es
[3V
desde el icono 1 abriendo la ventana de Documentos asociados (figura 3.10.4-1).
Docurnentos.asociadps:
Sg]
8graf.xls
i i
O
Deposito
C01012005
001012008
DepOO
C01012Q1G
1 j DepOO
m
1 1
Logo1.gif
C: V. ACommon FesNAspelVD ocumenfos cfigitalesXD eposto\C0l012010\DepQ0
Figura 3.10.4-1 Ventana del Visor de Documentos asociados
En la ventana de Documentos asociados se listan los archivos asociados y su descripcin, adems de poder
realizar las siguientes operaciones:
i Opciones
m
Subir Nivel
e S-.......
Nueva Carpeta
Al dar un clic en este botn, se posicionar el cursor en la carpeta de nivel superior a la
que se encuentre seleccionada.
Desde este botn se podrn crear nuevas carpetas con la finalidad de tener una mayor
organizacin y clasificacin de los documentos que se agreguen al repositorio.
Actualizar
Con este botn se actualizar la ventana de acuerdo a las modificaciones realizadas.
N
Agregar
Eliminar
Al dar clic en este botn se podrn agregar documentos al repositorio.
Al dar clic en este botn se podrn eliminar documentos del repositorio.
Gua Curso Bsico Aspei-COf 6.0
Configurar
Depsito
Desde esta opcin de podr configurar la ubicacin del depsito de documentos
digitales, de forma predeterminada la ruta es C:\ Archivos de programa \ Archivos
comunes \Aspel \ Documentos digitales \ Deposito. Al cambiar la ubicacin, se podr
aplicar la configuracin a todas las mquinas o slo a la mquina en donde se est
realizando la modificacin.
El depsito esta en:
|S; C:\ProgramFilesVConnmonFilesSAspelXOocumentosdigitalisNDeposito
Aplicar, esta configuracin
^'.;-So?oaesta|Q:quina
% Aladas las mquinas
Aceptar Cancelar Ayuda
Figura 3.10.4-2 Configuracin del depsito de
documentos digitales
Para asociar un documento a algn registro, ya sea cuenta, pliza o activo se debe realizar lo siguiente:
a) Ingresar al catlogo en el que se vaya a asociar el documento
b) Posicionarse en el registro (pliza, cuenta o activo) al que se le asociar el archivo.
c) Dar clic en el icono
d) En la ventana de Documentos asociados, con el botn seleccionar el archivo a agregar. Este paso
slo agrega el documento al repositorio.
e) Para asociar el documento al registro (pliza, cuenta o activo), se debe seleccionar con el ratn el
archivo ubicado en la parte inferior de la ventana y sin soltarlo, llevar el archivo hacia la parte superior
de la ventana.
Al hacer este paso el sistema mostrar un dilogo en el cual se puede agregar alguna observacin o
comentario para el documento que se est asociando.
Captura urvcomehlario del documenta
Pliza del automvil
Aceptar Cancelar
Figura 3.10.4-3 Comentario del documento
H Prctica 14: Documentos asociados
a) Ingresar a la consulta de plizas y asociar los siguientes documentos:
Tipo Pliza
Nmero de
Pliza
. . . . \ Descripcin del
Archivo para asociar DocuHmento
1 Bgral.xls \ Balance General
ingresos (Ig) 2 Calcia.xls i Ayuda para el clculo j
Los archivos BgraLxts y Calcia.xls se encuentran en la carpeta:
C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C016.0 \ Plantillas
b) Ingresar a la consulta de cuentas y asociar los siguientes documentos:
Cuenta
i
. . . . i Descripcin del
Archivo para asociar DocuHmento
4100-000-000 Ventas.agr j Ventas
El archivo Ventas.agr se encuentra en la carpeta: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \
Sistemas Aspel \ C016.0 \ Plantillas
3.10.5 Plizas modelo
Z/' Rutas de Acceso:
Men Archivo / Plizas / Plizas Modelo
Desde el icono L :^
Aspel-COI ofrece la opcin de manejar plizas grabadas en archivo, las cuales pueden utilizarse cuando se
necesitan contabilizar plizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido as como para crear
plizas repetitivas para conceptos tales como renta o depreciacin. Tambin es a travs de plizas modelo
como se lleva a cabo la interfase con los dems sistemas de la lnea Aspel.
Este mdulo permite tener un manejo eficiente de las plizas modelo, permitiendo consultar las plizas
modelo que han sido grabadas, as como organizar y/o almacenar las plizas recibidas va correo electrnico y
clasificarlas por sistema.
Gua Curso Bsico Aspei- COi 8.0
47
. 2 3
C:\DocumenU and SattingsVusuutfAEsctoricA
&2
J ipas do archivo
0 - Todas
S,5iE
321:01
SS"
i .18 *
vSX Coireo nuevo*
| Detalle de la pliza
! seleccionada
jFecha
Tipo 1 j pecha
Concepto ;S e renta equipo de n>=dcin. F -1423
Cuenta
..;.vvv: .
1191002000 fli Se renta equipo de medein. F-1423 j
2110 031-008 11Se renta equpo de r a ci n , F-1423 :
1.00: $675.00; $0.00]
v.oi.....
Figura 3.10.5-1 Ventana de administracin de Plizas Modelo
Plizas modelo
encontradas en la
ruta indicada
Los iconos con los que cuenta el administrador de plizas modelo son:
Opcin j Descripcin
0 3
Agregar pliza
modelo
.
Al seleccionar esta opcin, abre la ventana de captura de una pliza para ser grabada
como pliza modelo.
__
Modif
m
S
car pliza
odelo
Con esta opcin se puede modificar la pliza modelo seleccionada y as corroborar que
la informacin sea correcta antes de contabilizarla.
m
Contabilizar
plizas
........................................................................................................ .............. ...................
Este botn abre la ventana de captura de la pliza con el fin de contabilizarla. Con O
m
o con el icono I gjSJ se graba la pliza. El proceso de contabilizar pliza tambin se
puede realizar dando doble clic en la pliza modelo o con la opcin Contabilizar pliza
del men contextual.
6
Actualizar lista
de correo
Con esta funcin se verifica si existen correos nuevos para Aspel-COI, en su caso i
solicitar la contrasea del usuario para obtener tos correos. Para poder visualizar los
correos nuevos el asunto de los mismos debe tener la leyenda [ASPM] y el archivo
adjunto debe ser de tipo pliza (*.Pol), de lo contrario no se visualizar en la ventana
de plizas modelo, ya que este proceso verifica que el contenido del archivo sea el
correcto.
Enviar plizas
por correo
Con este botn se enva por correo electrnico la pliza modelo seleccionada,
desplegando el programa de correo predeterminado en la PC. Por default como asunto
del mensaje ser [ASPM].
Gua Curso Bsico Aspei-COi 6.0 48
Dentro de la ventana de plizas modelo se tienen los campos siguientes:
Ruta de la pliza
modelo
Indica la ruta donde se encuentran los archivos de plizas modelo, por omisin
muestra el directorio en el que se est trabajando en Aspel-COI. Si se requiere
consultar las plizas modelo de otro directorio, aqu se indica la ruta donde se
encuentren dichos archivos.
Tipo de archivo
En este campo se indica el formato o extensin de las plizas modelo a consultar, s
Por omisin muestra la extensin *.Pol. ste campo es de gran utilidad para
cuando las plizas son generadas por otro sistema Aspel, por ejemplo, Aspel-SAE,
ya que los archivos de plizas se generan con extensin P01, P02, segn el
nmero de la empresa en la que se genere
Clasificador de
Plizas (Todas, SAE,
COI, NOI, CAJA):
Todas: En este apartado se podr consultar las plizas modelo que se encuentren
grabadas en el directorio de trabajo indicado.
Por sistema: Los nodos que aqu se muestran, representan cada sistema de la
lnea Aspel que genera plizas modelo, esto con el fin de poder ordenar las
plizas por sistema. Teniendo una pliza seleccionada, desde el men contextual
se le puede asignar una clasificacin a la pliza por sistema Aspel.
Lista de Plizas
Modelo
Se muestran los archivos que cumplen con el tipo de extensin indicada.

..........................................................................................................................................................................s
Tipo de Pliza Muestra el tipo de pliza, stas pueden ser Dr, Ig, Eg, etc.
Fecha de la Pliza Fecha en la que se gener la pliza (da/ mes/ ao).
Concepto de la Pliza i Muestra la descripcin de la pliza.
Detalle de la Pliza Muestra las partidas que conforman la pliza seleccionada.
Otra forma de trabajar con plizas modelo es estando en la captura de una pliza grabarla como modelo
dando clic sobre el cono - - o presionar la tecla 2 y automticamente el sistema solicita el nombre del
archivo, el cual se grabar con la extensin *.POL o .XLS.
Una vez grabada la pliza modelo se puede contabilizar en el sistema estando en la captura de plizas,
mediante el icono f e ' o con lE.
Una vez grabada la pliza modelo, se puede acceder posteriormente a este archivo, para ajustar algn dato
que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura.
B Prctica 15: Manejo de plizas modelo
a) Ingresar a la pliza Igl y grabarla como pliza modelo con el nombre PlizaEneIO.pol y guardarla en
Datos de Aspel-C0l6.00.
b) Cerrar las ventanas de Plizas e ingresar al men Archivos / Administrador de periodos y crear el
periodo de Febrero 2010.
c) Entrar al mes de Febrero e ir al men Archivo / Plizas / Plizas Modelo.
d) Localizar la pliza PlizaEneIO.pol y contabilizarla con fecha 14 de Febrero de 2010, estableciendo los
folios iniciales de las plizas en 1.
e) Ingresar al catlogo de plizas y verificar que aparezca la pliza anterior.
Notas de! asistente:
3.11 Catlogo de tipos de activos
tT7 Rutas de Acceso:
Men Archivo / Tipos de activo.
r; ?v
Desde el icono S )
Los tipos de Activos se definen para agrupar a los activos que por su naturaleza, tienen tratamientos similares
en cuanto a depreciacin y reevaluacin.
Dentro del Catlogo de Tipos de Activos, se observa el listado de los tipos de activos existentes con su Clave,
Descripcin, Tasa Contable, Tasa Fiscal, Mximo Deducible, Mtodo de Depreciacin y Depreciacin
proyectada.
La Tasa Contable puede ser igual a la Tasa Fiscal, sin embargo depende del Tipo de Activo, ya que por su
naturaleza y con base en estudios previamente hechos, peritajes en relacin al tiempo de vida til y su valor
de rescate, puede ser diferente a la Fiscal.
El Monto mximo deducible, son los topes establecidos por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, de
acuerdo a la naturaleza de los Activos, como valor mximo base de depreciacin.
La informacin que se capture en este catlogo, ser sugerida al momento de capturar un activo de ese tipo.
Las cuentas contables aqu definidas deben estar relacionadas con la moneda seleccionada y deben ser de
tipo detalle.
A g r e g a r t ip o s d q :a c l i y o s -MmM
. - ' . "
f x j
Generales M todo de depreciacin proyectada
Nmero del tipo de activo 6
X* 3J J nea recta
: Descripcin i M AQU I NARI A O ^f ible saldo declinarte
i T asa contable |35.00
:
=m
O S^ma de aos dgitos
- T asa f iscal j 35.00
l a
%Dep r ec. proyectada i 35.00%
S S !
M o ^d a
.
: M gimo deducible i $0.0 0
m i P esos M exicanos
.........M
P
....................
t -uci ww uauic.v . . . . . . . y.
Cuent a del
act ivo i ......................................................................
l l f i
Gastos
depieciaci n L .. .....................................................
. m
Depreciacin f
m
Ma o venta f
H
del activo ...................................................................... de activos I ...........................................................
I ' ; ; . , , - , .J , J I
1
1 1
:
[ Acept ar j| Cancelar [ Guardar (F3) ][ A ju d a | |
5, _ --------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------J
Figura 3.11-1 Registro de un tipo de activo
Sus campos:
Opciones
Nmero de tipo de
activo
El sistema asignar un nmero en forma secuencial por cada tipo de activo que
est dando de alta.
Descripcin Anotar una descripcin genrica del tipo de activo.
Tasa contable Porcentaje de deduccin contable anual para el tipo de activo.
Tasa fiscal Porcentaje de deduccin fiscal anual para el tipo de activo.
Notas de asistente:
% de depreciacin
Proyectada
Porcentaje de depreciacin que se considere adecuado para el tipo de activo, j
Generalmente se proyecta el % de depreciacin anual establecido en la ley del i
ISR.
Moneda
Permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos. ;
Cuenta del activo Cuenta contable que se afectar por la compra de este tipo de activo.
Cuenta contable que se afectar al depreciar activos de este tipo.
Gastos de depreciacin
Cuenta contable que se afectar con los gastos de depreciacin de este tipo de i
activo.
Baja o venta de activos
Cuenta contable que se afectar en caso de que se d de baja o se venda algn ;
activo de este tipo.
H Prctica 16: Tipos de Activos
a) Ingresar a Enero 2010.
b) Dar de alta el siguiente tipo de Activo
Tipo de Activo
I Descripcin: MAQUINARIA
I Tasa Contable: 35 % S
i Tasa Fiscal: i 35 % |
Mximo Deducible: 957,250.00 (
l Depreciacin Proyectada: Lnea Recta j
% de Depreciacin Proyectada: 10% i
i Moneda: Pesos i
j Cuenta del Activo: 1346-000-000 i
i Depreciacin Activo: 1364-000-000 |
I Gastos de Depreciacin: 6000-003-033 I
i Baja o venta del Activo: j 7200-001-000!
3.12 Catlogo de Activos
!& Rutas de Acceso:
Men Archivo / Activos
Desde el icono
En el catlogo de Activos se registran individualmente los Activos (Bienes) de la empresa que requieren de un
control interno, solicitando la informacin necesaria para el clculo de la Depreciacin Contable y Fiscal, as
como el monto revaluado de los Activos.
Al dar de alta un activo muestra una ventana en la cual se almacena de forma ordenada la informacin
necesaria, esta informacin se distribuye en seis pestaas: Generales, Depreciacin Contable, Depreciacin
Fiscal, Moneda Extranjera, Mantenimiento y Seguro, as como Observaciones.
Gua Curso Bsico Aspei -CQI 6.0 51
En esta pestaa se capturan los datos generales del activo, la moneda es definida de acuerdo a la que se haya
configurado en el tipo de activo.
3.12.1 Generales
Agregar activos >
1
JS Generajes [ Depreciacin conjableD epreciacin fiscair, Morada extranjera] ManteranMôy.^gô-K Obsei vacipn
I Clave del activo |C0MDP40*5 {|D; lipo de activo EQUIPO DE OFICINA | |
Descripcin ICOMPDELL
Moneda Pesos Mexicanos
Fecha deadquis i 17/Ene/10 (|g]:
Localizacin j PB
i Monto original j 8,000.00 pjj;
: % Vida til rem : j 00.00%
Departamento Atencin aClientes g ]:
| Valor de mercado! 8,000.00 |gg]i No. serie |S/NS|
| &ceptai |P Cancelar || Guardar (F3J |[ Ajiuda | |
Figura 3.12.1-1 Datos Generales del Activo
Sus campos:
Opciones
i::--;,. . j
1Clave del Activo Se debe definir la clave del activo, puede ser alfanumrica (hasta 16 caracteres).
i Descripcin Anotar una descripcin del activo.
i Fecha de Adquisicin Capturar la fecha en la que se adquiri el activo fijo.
Monto Original Capturar el monto original del activo.
Porcentaje de vida
til remanente
Porcentaje de vida til al inicio del ejercicio. Se actualizar automticamente al
crear un nuevo ejercicio contable.
Valor de Mercado
Considera el valor capturado en monto original (se actualiza al momento de
ejecutar el proceso de Revaluacin de activos Fijos).
Tipo de Activo Seleccionar el Tipo de activo (del Catlogo de Tipos de Activos).
Moneda
Es un campo informativo que indica el tipo de moneda en la que estn registrados
los montos de los activos.
Localizacin Lugar fsico en donde se encontrar el Activo.
Departamento Definicin del Departamento al cual est asignado el Activo.
Nmero de serie Indicar el nmero de serie que tiene el Activo.
3.12.2 Depreciacin Contable
t i l t i B l l l l J
Sus campos:
Generales Depreciacin contbb se9l! 0;. ;0bsoryaciones
M todo ctedepreciacin.......
Fecha inicio depreciacin
OI/Feb/lO
m
J asa dedepreciacin
;10.00
m
Depreciacin acumuladaltimocierre |0.00
m
1ffiMnea rectal
O Dsble saldo declinante
O Suma de aos dgitos
Aceptar j[ Cancelar | Guardar (F3) || Ayuda
Figura 3.12.2-1 Parmetros para la depreciacin Contable
Opciones
Fecha de Inicio de
depreciacin
Se debe capturar la fecha en la que se empezar a depreciar el activo fijo. Por
defecto el sistema sugiere el siguiente mes al de la fecha de adquisicin.
Tasa de depreciacin
Es el porcentaje anual de la depreciacin del activo
Depreciacin
Acumulada al ltimo
Cierre
Es el monto acumulado de depreciacin con el cual se cerr el ejercicio contable
anterior.
.............................. i
Mtodos de
depreciacin
Lnea Recta, Doble Saldo Declinante y Suma de Aos Dgitos. Estos son mtodos de
depreciacin contable de carcter y valor universal.
3.12.3 Depreciacin Fiscal
Generales; Depreciacin contable* Depreciacin fiscal i Monedaextranjeraf Mantenimiento y seguro :0$eiydcippes_
Saidos parad cklo dtsl d^ftciacir: ..........................................................................................................
Mtodo depreciacin Lnea recta
Fecha inicio depreciacin j 01/Feb/10 ll
Tasa de depreciacin j 10.00 ||j;
Ded. inmediato
Depreciacin acumulada ;Vj
ltimocierre
Monto mx. deducible j 8.000.00
| Aceptar 11 Cancelar ]| Guardar (F3) || Ayuda
Figura 3.12.3-1 Parmetros para la depreciacin Fiscal
Notas riel asistente:
53
Sus campos:
Opciones
Mtodo de
depreciacin
Campo Informativo, para la depreciacin fiscal, siempre se usar el mtodo de
lnea recta
Fecha de inicio se
depreciacin
Fecha en la que se empezar a depreciar el activo.
Tasa de depreciacin
fiscal
Porcentaje anual de la depreciacin del activo fijo. Es importante indicar la tasa de
depreciacin, pues es la que se utilizar para los clculos correspondientes. El
sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de activo.
Deduccin inmediata
Al activar este parmetro, se indica al sistema que ese activo se depreciar con
deduccin Inmediata, es decir, depreciacin acelerada, en un slo ao se deprecia el
activo con un porcentaje alto de depreciacin
Depreciacin
acumulada al ltimo
cierre
Depreciacin acumulada al ltimo cierre del ejercicio
Monto mximo
deducible
En caso de que el activo fijo tenga un mximo de depreciacin permitido conforme
a la Ley del ISR, es necesario capturar este lmite para evitar que el activo se
deprecie ms del lmite permitido.
Con la informacin de Depreciacin Contable y Fiscal, el sistema calcula la Depreciacin de activos afectando
las cuentas de depreciacin de activo y gastos de depreciacin de acuerdo al tipo de activo que se trate.
3.12.4 Moneda Extranjera

Genera.Deprec^n coniabte. Dêciacnjjs^ .Monedaextranjeraj, SlSQB&BS8f!i
; Saldos en monedaexanjera ....................................................................
Tipo de cambio adual :l| Q*J.
Valor del ativo en Peso3 Mexicano* j 8.000.00
| ceptar ;|{ ancelar 11Guardar (F3) |[ Ayuda |
Figura 3.12.4-1 Captura del tipo de cambio para el Activo
Sus campos:
Opciones
Tipo de cambio actual.
j El sistema proporciona el monto original del activo en
i moneda correspondiente.
. . .
relacin con el tipo de |
Valor del activo en.
Es el valor del activo expresado en la moneda de acuerdo al tipo de activo ;
i seleccionado.
Bregar aclivos
Gua Curso Bsico spel-COl 6.0 54
Esta pestaa registra los datos correspondientes al mantenimiento y seguro del activo, que a continuacin se
describen:
3.12.5 Mantenimiento y Seguro
Generales Depreciacin contable _Deprectacin fiscal j .Monada g ranjera Mantenimiento y seguro ' Observacionesj
Plizadeseguro \PO L-3658421 Primatotal i 0.00
m
Compaaaseguradora ISEGUROSATA
Deducible 0.00
a
|17/ne/10
m
Agente deseguro iJos T orres
Vigencia
Fecha ult. mantto. :17/E ne/10
TeL siniestro i(565) 2-59-87-4
<3J :
r r r ,
Costo mantenimiento i 0.00
m
Tipo cober (uta jAmplia .
............. ...J
Monto asegurado =8,000.00
m Pfx. mantenimiento ;i7/oct/io
m
[i Aceptar J j Cancelar jj Guardac(F3) || Aj*uda
Figura 3.12.5-1 Datos de seguro y mantenimiento de Activos
Sus campos:
Opciones
Pliza de Seguro
En caso de que tenga algn seguro, se debe indicar el nmero de pliza o ;
contrato.
Compaa Aseguradora
Nombre de la empresa Aseguradora.
Agente de Seguro
Nombre del agente que se encarga de manejar el seguro.
TEL Siniestro
Telfono en caso de ocurrir algn evento o siniestro.
Tipo de Cobertura
Se debe indicar el tipo de cobertura que se tiene con la aseguradora (Amplia,
Daos a terceros, etc.)
Monto Asegurado
Se indica el monto de la valuacin que se asign para el activo que se va a !
asegurar.
Prima Total
Es el monto que la aseguradora se compromete a pagar en caso de prdida i
total del activo.
Deducible
Es el monto que deber pagar la empresa a la aseguradora para poder reparar ;
o reponer el activo.
Vigencia
Es la fecha de vigencia del seguro.
ltimo Mantenimiento Es la fecha del ltimo mantenimiento que se te dio al activo.
Costo del mantenimiento Se captura la suma del costo del mantenimiento.
Periodo de mantenimiento
Se debe indicar cada cuantos meses se le debe dar mantenimiento al activo
para que est en ptimas condiciones.
Prximo Mantenimiento
Esta fecha se calcula de forma automtica dependiendo de los meses I
indicados de periodicidad del mantenimiento.
En la pestaa observaciones se pueden capturan datos adicionales de los activos, dependiendo de los
requerimientos de la empresa.
3.12.6 Observaciones
Figura 3.12.6-1 Observaciones de Activos
Complementando la informacin asociada a los activos registrados por la empresa, Aspel-COI ofrece
consultas y procesos para obtener la Depreciacin Contable y Fiscal, as como la Reevaluacin de activos.
El sistema muestra una consulta la cual clasifica los activos por el tipo, adems permite realizar las
operaciones comunes de bsqueda, consulta y publicacin de la informacin, mostrando una ventana como la
siguiente:
i! : ;
EQUIPO DE OFICINA
EQUIPO DE COMPUTO
EQUIP D TRANSPORTE
EDIFICIOS
MAQUINARIA
;j Activa Descripcin Montaorig
* %| f<CAMIONETA RAM 150VAN 110,000.00!
l C0MDCDQ71 COMP DELL CQRE DUO 13.600.00;
f CMDCD072 COMP DELL CORE DUO 13JB00001
COMDP400 COMP DELL PENTIUM IV 8,500.00!
1COMDP4002 COMP DELL PENTIUM IV 8OT0
COMDP4003 COMP DELL PENTIUM IV 9500.00!
iCMDP40Q4 COMP DELL PENTIUM IV 9.500.00)
[{CMDP40D5 COMP DELL PENTIUM IV 9.500.00;
i EDZSAT OFICINAS 20NA NORTE 1,500.000.0C |
| EOSOOI SILLA CONFORT PMSTEELE 480.00!
iOSO2 SILLA CONFORT PMSTEELE 500.00;
|(ES003 SILLA CONFORT PMSTEELE 500.00!
:[05004 SILLA CONFORT STEELE 680.00!
GMCHEV-2005 CHEWPOP2PTAS 73.000.00:
MOLDES MOLDES DE PROD TERMINADO 235,00000;
1SETPML01 SET DE ESCRITORIOS PM 10USR 10,500.00i
fSETPMLP7 SET DE ESCRITORIOS PM 10 USR 15,600.001
Activos j Mantenimientoj Seguf&t \
Figura 3.12.6-2 Catlogo de Activos Fijos
Gua Curso Bsico Aspel-COI 8i) 56
Cuando se da de alta un Activo y se selecciona
Aceptar
se concluye la captura de los datos de ese activo y
el sistema de forma automtica abre la ventana para capturar un nuevo activo, si ya no se requiere capturar
en ese momento ms activos de debe terminar la captura mediante el botn Cancelar ên van(j 0 e |
mensaje en donde sugiere crear la pliza por la compra del grupo de activos dados de alta.
Figura 3.12.6-3 Mensaje de creacin de la Pliza de registro de activos
Si se requiere generar una pliza por cada activo que se registre ser necesario que al terminar de capturar los
datos de un activo, primero Aceptar la ventana en donde se capturaron los datos del activo y Cancelar la
ventana siguiente para que as el sistema sugiera la pliza para ese activo.
Asimismo, si no se requiere hacer la pliza de registro de activos en ese momento, se puede hacer
posteriormente de forma manual, es decir, se tendrn que capturar todos los montos correspondientes.
H Prctica 17: Alta de Activos
a) Ingresar al men Configuracin / Parmetros del sistema / Activos.
b) Indicar las cuentas 1120-001-000 para Bancos y 1200-002-001 para IVA.
c) Dar de alta los siguientes Activos. Para los campos que no tengan definido ningn valor de captura se
debe considerar lo que el sistema sugiere.
> EQUIPO DE OFICINA
Generales
Clave del Activo: ESCCONOI !
\ Descripcin: Escritorio Mod. Ejecutivo 2105
\ Fecha de Adquisicin: i 5-Ene-10 j
I Monto Original: i $ 5,250.00 i
; Tipo de Activo: i 1 (Equipo, de Oficina)
j Localizacin: 1er. Piso
Departamento: 5 |
! Nmero de Serie: ES260374EU
Depreciacin Contable
i Tasa Depreciacin: 10 % !
i Mtodo de Depreciacin: 1Lnea Recta
Depreciacin Fiscal
| Tasa Depreciacin: (10% i
Notas de asistente:
Gua Curso Bsico Aspel-CQi 6.0 57
Pliza de Seguro:
Mantenimiento y Seguro
1 130490-1
- ................ - |
Compaa Aseguradora: | GNP
Agente de Seguro: i Araceli Hernndez Aranda |
Tipo de Cobertura: Amplia
Monto Asegurado: j $ 5,250.00
Prima Total: I $ 5,250.00
i
Deducible: | $ 2,700.00
1
Vigencia 15-Ene-l1 j
Costo Mantenimiento: l $ 300.00
i
Perodo de Mantenimiento (meses) 1 5
Clave del Activo:
Generales
!ESCSIS01 1
Descripcin: i Escritorio Mod. Ejecutivo 1402
Fecha de Adquisicin: j 5-Ene-10 j
Monto Original: i $ 5,250.00 1
Tipo de Activo: I 1(Equipo de Oficina) j
Localizacin: i 2o Piso
Departamento: i 4 |
Nmero de Serie: i ES090476SE
Tasa Depreciacin:
10 %
Mtodo de Depreciacin: \ Lnea Recta
Depreciacin Fiscal
Tasa Depreciacin: ! 10 %
Pliza de Seguro: 130490-2
Compaa Aseguradora: j GNP
Agente de Seguro: i Araceli Hernndez Aranda
Tipo de Cobertura: i Amplia
Monto Asegurado: i $ 5,250.00 !
Prima Total: $ 5,250.00
Deducible: I $ 2,700.00
Vigencia i 5-Ene-11 |
Costo Mantenimiento: i $ 300.00 !
Perodo de Mantenimiento (meses) i 5
> EQUIPO DE CMPUTO
Generales
Clave del Activo: I COMPESCRHOI !
Descripcin: i Computadora Escritorio Dell GX
Fecha de Adquisicin: i 4-Ene-10 I
Monto Original: I $ 8,250.00 j
Tipo de Activo: !2 (Eq. de Cmputo) I
Localizacin: I 1er. Piso j
Departamento: !8 !
Nmero de Serie: 1D191250CA
Tasa Depreciacin: i 30 % I
Mtodo de Depreciacin: I Lnea Recta
Depreciacin Fiscal
Tasa de Depreciacin: i 30% !
Pliza de Seguro: i 130490-3 j
Compaa Aseguradora: IGNP !
Agente de Seguro: I Araceli Hernndez Aranda
Tipo de Cobertura: |Amplia
Monto Asegurado: j $ 8,250.00 |
Prima Total: i $ 8,250.00 |
Deducible: I $ 5,300.00
Vigencia 14-Ene-11 i
Costo Mantenimiento: I $ 700.00 !
Periodo de Mantenimiento (meses) i 2 j
Generales 1
! Clave del Activo: i COMPESCTROI
1 Descripcin: f Computadora Escritorio Dell GX
! Fecha de Adquisicin: I 4-Ene-10
! Monto Original: I $ 8,250.00 |
i Tipo de Activo: i 2 (Eq. de Cmputo) j
! Localizacin: i 3er. Piso
! Departamento:
!8
I Nmero de Serie: I D011049DA i
i Tasa Depreciacin: i 30%
! Mtodo de Depreciacin: I Lnea Recta
Depreciacin Fiscal
i Tasa Depreciacin: I 30 % |
Notas <M asistente:
Gua Curso Bsico Aspel -COi 6.0
59
Pliza de Seguro:
!130490-4
i
Compaa Aseguradora: !GNP i
Agente de Seguro: i Araceli Hernndez Aranda
Tipo de Cobertura: i Amplia

.....................\
Monto Asegurado: !$ 8,250.00
Prima Total: !$ 8,250.00
i
Deducible: | $ 5,300.00
.................. i
i
Vigencia I 4-Ene-11
i
Costo Mantenimiento: i $ 700.00
.....................
Perodo de Mantenimiento (meses) 12
! Clave del Activo:
Generales j
COMPESCVTOI |
I Descripcin: i Computadora Escritorio Dell GX150
I Fecha de Adquisicin: i 4-Ene-10 I
I Monto Original: !$ 8,250.00 |
! Tipo de Activo: I 2 (Eq. de Cmputo)
i Localizacin: i 2o Piso j
! Departamento: 2
i Nmero de Serie: D160772AL i
Depreciacin Contable j
i Tasa Depreciacin: 130 %
i Mtodo de Depreciacin: i Linea Recta
Depreciacin Fiscal
I
I Tasa Depreciacin: 30%
I Pliza de Seguro:
Mantenimiento y Seguro |
!130490-5
i Compaa Aseguradora: !GNP i
i Agente de Seguro: Araceli Hernndez Aranda I
! l ipo de cobertura: i Amplia
I Monto Asegurado: i $ 8,250.00 1
! Prima Total: i $ 8,250.00 |
i Deducible: i $ 5,300.00 !
i Vigencia :04-Ene-11 |
i Costo Mantenimiento: i $ 700.00 |
i Perodo de Mantenimiento (meses): 12
Notas dcHasistente:
60
Generales
I Clave del Activo: | IMPLASAL01 !
i Descripcin: i Impresora Lser HP 1100
i Fecha de Adquisicin: ?8-Ene-IO
Monto Original: i $10,150.00
i Tipo de Activo: 2 (Eq. de Cmputo)
! Localizacin: j Planta Baja i
i Departamento: j 2
I Nmero de Serie: | D030674NE
i Tasa Depreciacin: | 30 %
I Mtodo de Depreciacin: j Lnea Recta
Depreciacin Fiscal
Tasa de Depreciacin: i 30% i
j Pliza de Seguro: j 130490-6
; Compaa Aseguradora: {CNP I
\ Agente de Seguro: SAraceli Hernndez Aranda
Tipo de Cobertura: j Amplia
\ Monto Asegurado: i $10,150.00
: Prima Total: i $10,150.00
i Deducible: ] $ 7,800.00
i Vigencia ! 8-Ene-11 !
! Costo Mantenimiento: i $ 500.00 |
i Perodo de Mantenimiento (meses) !3
d) Al terminar el alta de activos registrar la pliza, desplazarse con la tecla iJ entre las partidas,
respondiendo afirmativamente a las ventanas donde pregunta si se desea dar de alta las cuentas en los
departamentos indicados.
e) En las 2 ltimas partidas, aparecen de forma automtica las cuentas 1120-001-000 y 1200-002-001,
a qu corresponden?
f) Por qu aparecen de forma automtica?
61
3.13 Tabla de I.N.P.C.
Z7 Rutas de Acceso:
Men Archivo / Tabla de I.N.P.C.
Desde el cono
La Tabla del ndice Nacional de Precios al Consumidor sirve para re-expresar los saldos o montos de las
cuentas de una empresa, de tal forma, que se reflejen los cambios en los valores producidos por la inflacin.
El I.N.P.C. es un ndice en trminos absolutos (no porcentuales) que refleja la inflacin o deflacin que han
sufrido los precios mensualmente desde enero de 1950.
Tabl a dl ' I.N.P.C.
Ao
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009 <m \
2010 m \
wk
Indices correspondientes
EBeJ0 100.22800
Julio
0.00000
Febreio 0.00000
Agosto
0.00000
Maizo 000000
Afcj 0.00000
Septiembre
Octubre
0.00000
0.00000
Mai0 0.00000
Noviembre
0.00000
Junio -00000 Diciembre
0.00000
[ Safir | m '. Reporte ! TP i;xpoitar aXMLjj A<uda
Figura 3.13-1 Edicin de tabla de INPC
Dentro de la consulta se cuenta con un botn FTP, el cual realiza una conexin a un sitio FTP va Internet para
obtener y/o actualizar automticamente los datos con los ndices de cada mes.
El archivo de INPC es de vital importancia ya que sirve para realizar clculos como los siguientes:
1. Depreciacin fiscal o actualizada.
2. Revaluacin.
3. Impuesto al activo.
4. Ajuste anual por inflacin
5. Reexpresin de saldos.
La informacin presentada se encuentra en Base 2Q de diciembre 2010
5 Prctica 16: Actualizacin de tablas de INPC
Revisar que las tablas de INPC se encuentren actualizadas a Enero de 2011.
62
4. CONSULTAS
4.1 Consulta de catlogo de cuentas
La consulta del catlogo de cuentas muestra las cuentas bajo una estructura de rbol, lo que proporciona una
fcil lectura de las cuentas. Se pueden contraer y expandir las cuentas dando clic en el signo (+) / (-)
respectivamente.
El catlogo de cuentas cuenta con un men contextual desde el cual se puede realizar diversas operaciones,
como lo es: configurar columnas, agregar, modificar o eliminar cuentas, asociar y desasociar cuentas de un
rubro, y de igual forma se puede contraer o expandir el rbol de cuentas.
uC0: Afafp,troto* -
Al dar clic, se
despliegan o
contraen las
subcuentas
t$3 j mmW
loi VcfAfis
ifapz&tys'jai (]
0tpKXs-riyetti*m01J
(rtisspsrttfbmil#
V vxrt; 3j
jl'lj
i)W* S'zKt&nrin111
W* P<vit\\7\
:C&Mtowmti f
ftoKihi
tw&m 0M
ftofaosfy&iiixf&}
teYfta
XmM-]
O I 16t t T ro : Hjrmv
s s g s r
O B a 3
O J B <d
A
O i s S o s
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2
<:: . I
*$&&&&<&) c&zt*
fypM&trtu.
Afocti &,&/:KXi&Xf}
</ W}\
frjsf W.
Z'MS TftC i
Fct^feCir^
fy.âzbVKV
(ix-si't-abww
Las columnas
se pueden
cambiar de
posicin
WM/ss/wjws/s/jrM
<mxm*
&m/Mi
imiww
xysmm
,.vw.
41S0.G1s.tf
3?S3*ttW'
!3X80O0.00
s w o o aoo
\Z'MWOC
T&s&oq ;u
Se pueden
agregar o quitar
columnas
\ Ma?e\ w>
<0*0
Figura 4.1-1 Men contextual del catlogo de cuentas
Al seleccionar la opcin Configura Columnas del men contextual, se puede personalizar la consulta del
catlogo de cuentas, agregando o eliminando campos segn se requiera o no que aparezcan en la consulta.
Al seleccionar una cuenta de detalle, en la parte inferior de la consulta se podr visualizar el Auxiliar de la
cuenta, es decir, todas las plizas generadas que afectan a la cuenta seleccionada. Desde aqu tambin se
cuenta con un men contextual, desde el cual se puede editar la pliza, exportar el auxiliar a Excel, imprimir
el auxiliar y consultar los saldos histricos de la cuenta.
t Ety
| Sxpwir #Eso*
I tt$rMr mxfym
Mx h*s4&ie<
t Cesteis ofai33ftewsr
} 5
. Omsftar pewtSn SETM
Figura 4.1-2 Men contextual del auxiliar
4.2 Consulta de plizas
La consulta de plizas cuenta con un men contextual desde el cual se puede realizar diversas operaciones,
como lo es: configurar columnas, agregar, modificar y eliminar plizas. Al seleccionar alguna pliza muestra
en la parte inferior el detalle de la misma.
Po?ax; ftvsrp/2010 ,
L ' H i \ ::
}
MM \ M \
i T[ Ni W
S i
i *
te i :
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t iii ...........
;; ;. }i tatuang
a. s ? o is
: c : . .
Sw. .>. .'. mrv.ux
D3l
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A M j
i
;
fcW
;Castod* Vens;
v*
1/ U&:V&
FttX
* Oajori
Csr<ic*e
OX*Alv&:.Vfe'
Se pueden
agregar o quitar
I columnas
CU Coenlo Nuodwe Oe^Mlan Concedo Tô' Vc Oet " Hdu
3,000.08.
%9,000.00 X 3.0
e1 ' ~[S
Figura 4.2-1 Men contextual del catlogo de plizas
Al seleccionar la opcin Configura Columnas del men contextual, se puede personalizar la consulta del
catlogo de plizas, agregando o eliminando columnas segn se requiera o no que aparezcan en la consulta.
4.3 Consulta de balanza de comprobacin
OD Rutas de Acceso:
Men Archivo / Balanza de comprobacin
Desde el cono
La Balanza de Comprobacin permite consultar todas las cuentas con sus saldos y movimientos.
Para obtener la Balanza de comprobacin correcta, es necesario haber capturado y contabilizado todos los
movimientos correspondientes al periodo, en caso contrario, la Balanza de comprobacin no estar
actualizada.
Desde las pestaas inferiores es posible consultar la informacin de diferentes periodos, siempre y cuando
stos hayan sido creados, adems de poder realizar las operaciones bsicas de las consultas, como lo es
filtrar, exportar, publicar e imprimir la informacin referente a la Balanza.
H m %
f " ' i - ''--::
\ m k . ma:
C
w f m I
I Cuenta Descripcin d... Saldo inicial : Total de cargos Total de abonos Saldo inal
i m m m * *
1500.00 780.00 780.00 1,500.00
-1110-O1-OOCFONDO FIJO 1,500.00 780.00 780.00 1.500.00
1120-000:000 BANCOS 8.501,468; 71 293.889.29 243;66210 8,551.695.90
>1120-001-00CMonedaNacional 6,377,183.01 201,875.00 243..662.10 6,935,395.91
i
:
|
!; 1120*001-i Banamex74117-1
Suc 201
5,800,765.43 163,925.00 243.66210 5,721.028.33
-j
i 1120-001-J Sancomer
1291125S971
1.176,417.58 37,950.00 0.00 1,214.367.58
\ l'1120-002-00C MonedaErtranjec 1,524,235.70 92.014.23 0.00 1.816,299.39
i L-1120-002-J CityBank 1,524,285.70 92,014,23 o.oo; 1,616,299.39
I-i-. 1140-000-000 INVERSIONES EN
VALORES
2,870.00 0.00 0.00 870.00
; ! , :?1140-001-00CMonedaNacional 2.870.00 0.00 0.00 2,870.00
$ 0.00 i$1,049.783.48 =$1,049.783.48 ;$0.00
Enero \ Febrero^Marzo =Abril | Mayo ] Junio. j Julio | Agostoj Septiembre\ Octubre-] No*:4 -j 2010
.
Figura 4.3-1 Consulta de balanza de Comprobacin
4.4 Consulta de balanza de comprobacin con departamentos
Rutas de Acceso:
Men Archivo / Balanza de comprobacin con departamentos
Desde el icono J
Permite visualizar la balanza de comprobacin clasificada por departamento, es decir, los saldos y
movimientos generados por cada uno de los departamentos.
6S I :
a . .
Cuenta 'Departamento Descripcin de la cuenl
Venias :Banamex741107-1Suc 201
1120-00 Mercadotecnia iBanamex741107-1 Suc 201
Saldo inicie: Total de cargo Total de abono ; Sado 1
5.803 410.43V 163,925.001 ' 241.017.10; 5.726,31;
2,645.00 0.00 2,645.00 5.290.0
1120-00: Recursos
Humanos
Banamex741107-1Suc 201 o.oo; 0.00 .0.00- o.oo;
:
1120-00 Compras Banamex741107-1Suc 201 0.00 o.oo. o;oo 0.0,0
1120-00 Tesorera Banamex741107-1Suc 201 o.oo; 0.00 pido 0.00
1120-00 Inormtica Banamex741107-1Suc 201 0.00; o.oo; 0.00 o.oo;
1120-00 Ventas Bancomer 12911256971 1.176,417.58: 37.950.00. 0.00:1/21 4.3E|
1120-00 Mercadotecnra Bancomei 12911256971 0.00 0.00 0.00- 0.00
1120-00Recursos Bancomei 12911256971 0.00: 0.00 a c 0.00
1120-00^Tesorera Bancomer 12911256971 0.00- 0.00; 0.00. 0.00
.n .3 -.n Q ..W jn ) jw .... Bjw v f l cn #/ ..1.29.1.15.5697.1...... ....... n .m i .......... i . n i ..... . jon n . ..ao tu
I38.35B.95 ! *646.689.65 I t 616.681.?? :66.84
Enero Febrero b | Marzo Abril j~MayoJ Junio Ju1o Agosto Septiembrej dclubJ J >
Figura: 4.4-1 Consulta de balanza de comprobacin por departamentos
Notas de asistenta:
Gua Curso Bsico Aspel- COI 6.0
65
Las consultas de Balanza de comprobacin y Balanza de comprobacin con departamentos cuentan con el
icono ^ 1que permite emitir la Balanza acumulativa, solamente es necesario indicar el rango de los periodos
a acumular para que el sistema realice el proceso.
para la
Periodos
Desde |/2Vd J | Hasta CIC/20i0 ^ j g |
j Aceptar j Cancelar jj Ajjuda J
Figura: 4.4-2 Acumulacin de periodos
4.5 Consulta de auxiliares
Men Archivo / Catlogo de cuentas
Desde el cono
La consulta de auxiliares sirve para consultar y reportar los saldos y afectaciones a cada una de las cuentas
del catlogo. Para poder visualizar la consulta de auxiliares se debe estar dentro del catlogo de cuentas o
cuentas departamentales y en la parte inferior de la cuenta seleccionada se visualiza el auxiliar.
La informacin que presenta esta consulta es: Tipo y nmero de pliza que afecta a la cuenta, Fecha de
elaboracin de la pliza, monto del movimiento en el Debe y Haber de cada una de las plizas, as como la
suma total del Debe y Haber de todas las plizas que afectan la cuenta.
iAclivo CircaJ anlefl)
;Activo No Circuanle|2)
|Pasivo aCortoPlazo (3)
i Pasivo, a Lago Plazo.(4)
Capital (5)
;Ventas(6)
jCosto deVenias (7)
iBastos.deOperacin(8]
IOrosIngresosy Gastos(9)
jlSR y PTU (10)
jCaja, Bancos e Inversiones(11) til
:Cuentaspor Cobrar (12)
I Inventarios(13)
3[141
Consulta de
auxiliares 16*
(17j
!Oos' Impuestospor Pagar (18)
IPrestamosBancariosC.PIazo(19)
CuantaspoPagar (20):
111D-C00-000
L 11-I-GOl-GOO
1120000000
&120001-000
1rim m
| Mi20<)0i-002
n 120-002-000
*-1120002-001
114Q-OW-OQO
Descripcin de la cuenta
"caja'"
FONDOFIJO
BANCOS
MoivedaNacional
f Batame* 741107-1Suc 201
Bareonvsr 12911256971
Maieda Extranjera
CityBank
INVERSIONESEN VALORES
Saldo final
i
*sr/rowm ''.vv./r.vwvA
__
1.500.00$
1.50000
8.332.741.1?
6.801.68086
5;606014.43
1.135.666.43
1531.06031
1.531.080.31
2.570.00 vj
03/01/2008 Cobranza F-3860
03/01/200B Pago daHonorariosRecibo:221. CH.325
05/01/2008 CobranzaF-3861
06/01/2008 CobranzaF-3844
07/01/2008 CobranzaF-3B67
Eneio Febrero I
Figura: 4.5-1 Consultando los auxiliares en el catlogo de cuentas
Gua Curso Bsico Aspel-COI 6,0 66
da
CiiMiUizdiki
La consulta del auxiliar puede ser exportada a un archivo de Excel, esto es dentro de la consulta del auxiliar /
men contextual / Exportar a Excel, debiendo indicar el nombre y la ruta donde se guardar dicho archivo,
como lo muestra la siguiente figura.
G u a r d a r c o r r o .
, ........~ . ...............
Gu ar d ar en: j Ejemp lo s
I e* i 0 9 -
ljBgral.xls
d.xls
ED0RE.XLS
H J o r yapmes.xl s
0DAISRIVA.XLS |J )P0SM0r'l.x[s
] d ec mu l t ,xl s ?U r a z o n es .xl s
11dEPACT.XLS
Tipo:
lAuxCI 120-001 -001 ! . I Guardar I
i Libro de Microsoft Excel tx.xls) vH | Cancelar ~j
Figura 4.5.2 Exportacin de auxiliar a Excel
4.6 Consulta de catlogos de activos
Men Archivo / Activos
/ s.
Desde el cono
Esta consulta muestra el listado de los activos registrados en el sistema, la consulta se puede realizar de
acuerdo a la clasificacin que cada activo tenga asignada.
b t t j , V f,
w
Clasificacin
por tipo de
activo
EQUIPO DE OFICINA~
EQUIPO DE COMPUTO
EQUIPOOE TRANSPORTE
EDIFICIOS
MAQUINARIA
r/Mtt/nti i/'S/m
W
\'u0.y
\Activo
D
![%
Descripcin
CAMIONETA RAM 150 VAN
CGMDCD071 tcOMPQELL CORE DUO
COMDCOD72...............C0MP DELL COREDUO'
C0MDP40D1 COMP DELL PENTIUM IV
COMDP4002 COMP DELL PENTIUM IV
C0MDP43...................;CMP DELL PENTIUM IV
COMDP4OI COMP DELL PENTIUM IV
CDMDP405....................COMP DELL PENTm V.........
EDZSAT........................ OFICINAS ZONA NORTE........
EOSOO'I ..........................SILLA COMFORT PM STEELE '
EQSC02 .............. "sil l a' c o n f o r t pm s t el e"
Monto oiiginl .. r
110.00000|
13.600.00 I
13.600.00
8.500.00 - i
9.500.00 *
9,500 00
9.500.00
9.50000
1.500.000. C0
Herramientas
para los activos
Detalle de la
consulta
Figura 4.6-1 Consulta de activos
En las pestaas inferiores de la ventana es posible consultar informacin del activo sin necesidad de acceder
al detalle del mismo, adems contiene conos de procesos especficos para los activos, los cuales estarn
habilitados dependiendo de la pestaa seleccionada.
67
H Prctica 17: Consultando informacin
Ingresar a la consulta del catlogo de cuentas.
Cuntas plizas tiene asociada la cuenta 1120-002-000?_____________________________________
Ingresar a la consulta de la Balanza de Comprobacin.
Indicar los saldos de las columnas siguientes y compararlas con los compaeros de la clase:
Saldo Inicial:_______________ Total de cargos:________________
Total de abonos:________________ Saldo Final: __________ __
Ingresar a la consulta de la Balanza de Comprobacin con departamentos.
Indicar los saldos de las columnas siguientes y compararlas con los compaeros de la clase:
Saldo Inicial:________________Total de cargos:________________
Total de abonos:________________ Saldo Final: ______________
Por qu aparecen diferentes a los de la Balanza general?
5. PROCESOS
5.1 Administrador de perodos
Z7 Rutas de Acceso:
Men Archivo / Administrador de Periodos.
O desde el cono U&
Dentro de este administrador se pueden Llevar a cabo diversos procesos importantes del sistema, como lo
son:
Cambiar de periodo de trabajo.
Incorporar un nuevo periodo: Crear siguiente periodo y Nueva contabilidad.
Eliminar periodos del Administrador.
Traspasar de saldos.
Auditar/ Desauditar periodo.
Control de archivos.
Traductor de archivos.
Generar respaldo.
Reinstalar respaldo.
Cambiar de base de datos.
H_fe :S~
lit j zqS
. Q j C J h w i
Diiectoio deUabaio :JALSIS1:C:S..fphyQ$:clepiqgrarnaV.^rchivos comuries^spelNSistemas aspel\
P r i m i t a tl u sp i )
Enero ; 2010!
Febrero i .........2010: .........
n
Marzo! ........201o f ' i~J
Abril! ...................2010j Q
M ayo; 2010. I j
J unio; 2010 i .J
J uiio 2010! O
Agosfoj 201O i
Septiembre: 2010
...................... E
Figura 5.1-1 Administrador de perodos
5.1.1 Crear nuevos periodos
E / Rutas de Acceso:
Men Archivo / Administrador de Periodos / GJ +fc) .
Wih
Men Archivo / Administrador de Periodos >-i
Este proceso permite realizar las siguientes opciones:
Crear siguiente perodo. En base a los saldos finales del perodo anterior, crea el siguiente perodo,
garantizando as Lacontinuidad de saldos perodo a perodo.
Nueva contabilidad. Esta opcin es la adecuada cuando no se tienen creados periodos anteriores y se
desea iniciar la contabilidad, al seleccionar esta opcin se crea un catlogo de cuentas con saldos en
ceros.
Notas M asistente:
Cfpar nuevos periodos
Elije. a opcin adecuada
Crear siguiente periodo. En base a los saldos finales de
5) un periodo anterior. As se mantiene continuidad de
saldos periodo a periodo.
;Nueva contabilidad. Es adecuado si no tienes periodos
O anteriores creados y quieres crear uno por primera vez>
con saldos en ceros.
......... .. :
| Aceptar j[ ancelar | Aguda |
Figura 5.1.1-1 Opciones para Crear un nuevo periodo
5.1.2 Eliminacin de periodos
'D Rutas de Acceso:
Men Archivo / Administrador de Periodos / 1 +El.
f
Men Archivo / Administrador de Periodos f
Este proceso elimina el perodo seleccionado de la consulta del administrador de perodos, es decir, la
informacin de datos correspondientes al periodo, permanecen fsicamente en la base de datos.
Al seleccionar esta opcin, el sistema enva el siguiente mensaje de confirmacin:
Confirmacin
' Slo se elimina la referencia del periodo en
el administrador pero los datos permanecen.
Ests seguro de eliminar el periodo Ene/10 ?
)o
Figura 5.1.2-1 Solicitud de confirmacin para eliminar el perodo
5.1.3 Traspaso de saldos
CJ Rutas de Acceso:
Men Archivo / Administrador de Periodos / El .
Men Archivo / Administrador de Perodos
Esta opcin es de gran utilidad cuando no se tiene activo el parmetro "Traspaso automtico entre
ejercicios", ya que permite realizar la actualizacin de los saldos de las cuentas cuando se realizan
modificaciones a las plizas en perodos de ejercicios anteriores al actual.
Cuando se detecta que un ejercicio requiere Traspaso de saldos, se activa la casilla correspondiente a la
columna Requiere traspaso dentro del Administrador de periodos.
Gua Curso Bsico AspelCO! 6.0 70
Dilectorio de ftabajo: ANALISIS! :C:\tchW)s de progtama'Atchivos comune$\Aspe\Sislemat. aspIV
Febieio
MaÔ:
Sepliembie
Ejercicios que j
requieren
traspaso
Figura 5.1.3-1 Indica perodo que requiere traspaso de saldos
Para llevar a cabo el proceso es necesario identificar el periodo y ubicarse sobre el mismo, posteriormente dar
"-''i':.
un clic en el icono '"u y el sistema enva una ventana donde por omisin sugiere el traspaso de un ejercicio a
otro, pero se puede especificar un rango mas amplio de ejercicios a considerar en el proceso.
Figura 5.1.3-2 Traspaso de saldos.
5.1.4 Auditar / Desauditar perodo
Men Archivo / Administrador de Periodos / El.
ra
Men Archivo / Administrador de Periodos
Esta opcin cierra el perodo indicado para que no se pueda realizar ninguna modificacin que afecte la
informacin de los catlogos del sistema. Al auditar el periodo, el acceso al mismo ser solamente para
consultar informacin y emitir reportes.
Dentro del Administrador de periodos, se puede observar qu periodos se encuentran auditados, esto desde la
casilla correspondiente a la columna Auditado".
Notas de asistente:
Gua Curso Bsico Aspel CO! 6.0
71
peripdq^'
m
.1*3.' && hRj
Directorio de trabajo; ANALl SIS T;C:\Archivos do programaSAtchivoscomunesÂspeKSstmasaspelV
Periodo EJ ERCICIO Auditado
..............
Requiere iraspa...
c r __
20101 .... I .......... .......c P ^
1 .-Mayo .............................2010.......
.... ............. '7................................
Junioj ...............................2010- P ....... .................
Julio] .......201o:...... ' D
Agosto!; ........................2010].....
.............. ......................]...................................
~ ' l ..................2010;.....................O . :........... ....
Octubre? .....2010-....................... H ................ | I B --------- --
I S l i l B f l i f .............................. aoT.... ...............E P F " - " l
i Diciembre! 2010......
' .......... .................
............................ 201o;
Perodo
auditado
Figura 5.1,4-1 Indica Perodo auditado
Al ingresar a un perodo que se encuentre auditado, en la barra de ttulo muestra la leyenda de Periodo
Cerrado!".
As pe COI 6.0 ASPEL PE MEXICO (EMPRESAS) NoviembreVIO PERI ODO Ci R li AD0 !
Figura 5.1.4-2 Barra de ttulo cuando se audita el perodo
Para desauditar un periodo se debe acceder al administrador de periodos, posicionarse en el periodo indicado,
y desde el icono con la tecla El , o a travs del men contextual Auditar / Abrir perodo, se puede llevar a
cabo dicha operacin.
'9' Este proceso slo lo podr realizar el Administrador y los usuarios que tengan el perfil correspondiente.
H Prctica 18: Auditando periodos
a) Auditar el periodo de Diciembre 2009.
b) Verificar en el Administrador de perodos que se encuentre activa la casilla "Auditado.
c) Acceder al catlogo de plizas en el periodo de Enero.
d) Copiar la pliza Dr 1del mes de Enero en el mes de Diciembre.
e) Se puede dar de alta la pliza? _____________________________________________________________________________
f) Que mensaje enva? _________________________________________________________________________________________
g) Porqu? _____________________________________________________________________________________________________
h) Desauditar el perodo y realizar la operacin indicada en el inciso d).
5.1.5 Directorio de trabajo
Rutas de Acceso:
Men Archivo / Administrador de Periodos / nl
Men Archivo / Administrador de Periodos /
Al ejecutar esta opcin el sistema muestra una ventana desde donde se puede indicar la conexin a la base de
datos que se utilizar
Los siguientes procesos se explican a detalle en captulos posteriores:
s
Control de Archivos
Traduccin de archivos
Generacin de respaldo
Reinstalacin de respaldo
it.
i
5.2 Borrado de Movimientos
I S ' Ruta de Acceso:
Men Procesos / Borrado de movimientos.
Esta funcin permite borrar los movimientos del perodo actual. Al seleccionar esta opcin se muestra una
ventana de advertencia indicando que los movimientos borrados mediante este proceso son irrecuperables, al
aceptar la ventana se realiza el proceso.
CUI DADO!!
T odos los movimientos del
.perodo actual boirados por e;$te
proceso san irrecuperables
Aceptar i I Cancela? Auda
Figura 5.2-1 Borrado de movimientos.
^ r "- " '
jj j Sehanelimi
i-____________
nado con xi
Acepta} ]
o. los movimientos.
Figura 5.2-2 Confirmacin del borrado de movimientos.
Antes de realizar este proceso se recomienda realizar un respaldo de la informacin.
Gua Curso Bsico Aspel- COI 6.0
73
H Prctica 19: Borrado de movimientos
a) Ingresar al mes de Febrero y realizar el proceso de Borrar movimientos.
b) Verificar la Balanza de comprobacin, qu movimientos muestra?, por qu?
c) Abrir la consulta de plizas, qu informacin aparece?, por qu?
5.3 Contabilizacin
17 Ruta de Acceso:
Men Procesos / Contabilizacin.
Cuando en la configuracin del sistema se tiene desactivado el parmetro Contabilizar en lnea se deber
ejecutar este proceso para que se realice el registro de los cargos y abonos a las cuentas correspondientes,
afectando as los saldos de las mismas. Si se realiza este proceso en un mes donde ya se haban afectado los
saldos de las cuentas, los movimientos no se duplicarn.
Para realizar este proceso se cuenta con tres opciones:
I El proceso se realizar tomando en cuenta slo aquellas plizas que no han sido
contabilizadas en el perodo.
îP- ^J lnduve en el proceso todas las plizas del perodo, es decir, contabilizadas y no contabilizadas,
sin duplicar los movimientos.
s ajo |as n ccntabtaadas de tip o : | Contabiliza slo las plizas del tipo que se seleccione (diario, ingresos,
egresos o algn otro tipo de pliza definido en la configuracin).
Canl abi j i zar f n rnero do 2011
Esta opcin permite contabilizar
las plizas cuando no se tiene
contabilizacin en lnea.
: Opciones de contabilizacin........................................................
0 [sio nocontabilizadas)
O Todas
Q Slo las no contabilizadasde tipo:
Tipo Descripcin
Dr iDr
Eg Eg
Ig ilg
&ceptai ancelar Ajuda
Figura 5.3-1 Proceso de Contabilizacin
Gua Curso Bsico Aspc4-CO 6.0 74
(i- Si al realizar el proceso de contabilizacin enva el mensaje: "Sistema no configurado para proceso de
Contabilizacin", se debe deshabilitar el parmetro Contabilizar en Lnea.
B Prctica 20: Contabilizacin de plizas
a) Ingresar al mes de Enero 2010.
b) En el men Configuracin / Parmetros del sistema / Plizas, deshabilitar la opcin "Contabilizar en
lnea.
c) Anotar los saldos de las siguientes cuentas:
1150-002-000 $___________________
4100-001-000$____________________
2170-004-000 $____________________
d) Ingresar al catalogo de plizas y copiar la pliza Dr 1, pegarla en el mismo periodo con fecha del 10-
Ene-10 y grabarla.
e) Ingresar al catalogo de cuentas,
f) Los saldos de las cuentas del inciso c) han sido afectados por la pliza anterior?____________________
g) Ejecutar el proceso de Contabilizacin seleccionando la opcin TODAS.
h) Indicar los saldos de las siguientes cuentas:
1150-002-000 $___________________
4100-001 -000 $____________________
2170-004-000 $____________________
i) Revisar los saldos de las cuentas, hubo variaciones?_____________________
Por qu?____________________________________________________________________________________________________
j) Habilitar el parmetro "Contabilizar en lnea".
5.4 Consolidacin
CD Ruta de Acceso:
Men Procesos / Consolidacin.
O desde el icono f
Esta funcin permite reunir en una empresa los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas
departamentales de las dems empresas del corporativo.
El proceso suma saldos iniciales y finales, sus movimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y
los almacena en los archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catlogo de cuentas que
contiene la informacin de todas las empresas consolidadas, sin contar las plizas de cada una de ellas.
Consol idacin de empresas
"Empresa consolidadora---------------
1.-ASPEL DE MEXICO (EMPRESAS)
-Empresas a consolidar------
ASPI''DEMEXlCTDTj"'
lASPEL DE MXICO (GDL)
IASPEL DE MEXICO (MTY)
ASPEL DE MXICO (YUC)
"Nivel de cuentas * * --------------
............... = :{Manejar empresas como
Z J ' departamentos
r-Conexin destino ;-r -* - ~ ~-----------
I jmibase
j Las empresas a consolidar son las que estn marcadas en la lista. Para
|marcarlas active la casilla de verificacin de la empresa correspondiente
jo seleccinelaôprimala barra espaciadora.
Recuerde que slo se consolidan las cuentas que se encuentran en la
primeraempresa de lalista.
| Aceptar J| Cancelar |[ Ayuda [
Figura 5.4-1 Consolidacin de empresas
Sus campos:
Opciones
Empresa Es un campo informativo donde se despliega el nmero y nombre de la empresa
consolidadora i que actuar como consolidadora.
Empresas a consolidar l Marca las empresas que va a consolidar el sistema.
Nivel de cuenta
Se puede elegir desde qu nivel de cuenta contar el catlogo de la empresa
consolidadora (desde Mayor hasta Auxiliar). Si se selecciona el nivel de Mayor, el
catlogo de cuentas de la empresa consolidadora slo estar formado por cuentas
de Mayor.
Manejar empresas
como departamentos
Permite manejar cada empresa como un departamento, para ello es necesario
tener activo el parmetro de manejo de departamentos, de lo contrario, los datos
que se presenten correspondern al corporativo en general.
Conexin Destino
Directorio donde se grabarn los archivos que contendrn los datos de la
consolidacin de las empresas. Este directorio se debe crear con anterioridad.
Para llevar a cabo el proceso es necesario realizar los siguientes pasos:
a) Dar de alta una nueva empresa, cuidando que su nombre no se confunda con el resto de las
empresas del corporativo (por ejemplo "Empresa Consolidadora, S.A. de C.V.)
b) Acceder a la empresa consolidadota y configurar los parmetros que regirn su funcionamiento. Se
puede indicar el manejo de Departamentos asignando a cada departamento el nombre de la
empresa que origina los movimientos a fin de conocer y utilizar resultados por separado.
c) Crear los archivos de trabajo desde la opcin Utileras / Control de Archivos (Archivo de Cuentas,
Plizas, Etc.).
d) En el catlogo de departamentos, dar de alta los departamentos que compondrn el corporativo,
donde el departamento 1correspondera a la empresa 1, el 2 a la empresa 2, etc.
e) Ejecutar el proceso de Consolidacin.
f) Al terminar el proceso, desde la empresa consolidadora se pueden cargar plizas para hacer
eliminaciones ntercompaas o para emitir reportes y grficas de los totales obtenidos.
Es importante que todos los movimientos de cada empresa se encuentren contabilizados, debido a que la
consolidacin nicamente considera los saldos existentes en el catlogo de cuentas y cuentas
departamentales.
Al realizar este proceso se borran los archivos del catlogo de cuentas y cuentas departamentales del perodo
de trabajo, por lo que es importante realizarlo en la empresa consolidadora y en el perodo indicado.
Es indispensable que las empresas a incluir en la consolidacin manejen los mismos catlogos de cuentas,
para que el procedimiento muestre resultados congruentes.
El catlogo de cuentas de la empresa consolidadora debe ser el ms "General de todos, es decir, debe estar
definido de tal manera que los catlogos de cuentas de todas las empresas a consolidar estn "contenidos" en
l.
Se recomienda realizar el proceso al final de mes, debido a que, si se realizan modificaciones en las plizas
despus de ejecutar este proceso, se deber ejecutar nuevamente el proceso para obtener la informacin
actualizada (este proceso se puede ejecutar cuantas veces sea necesario, ya que no duplica la informacin).
5'j] Si se desea consolidar ms de 15 empresas, se deben realizan consolidaciones en empresas parciales (por
grupos no mayores a 15 empresas) y despus realizar una consolidacin general que integre las empresas con
consolidaciones parciales.
5.5 Balanza anual
iZz7 Ruta de Acceso:
Men Procesos / Balanza Anual.
Al ejecutar este proceso se crea una consulta con la informacin correspondiente al ejercicio seleccionado,
mostrando los montos de: saldo inicial, total de cargos y total de abonos de todos los periodos y saldo final
de cada una de las cuentas.
La consulta de balanza anual podr ser impresa obtener una presentacin preliminar %f o exportarla a
texto, Excel, HTML o XML .
Datos de la balanza
Nivel
Ejercicio j 2007
[ j Con departamentos
Figura 5,5-1 Balanza Anual
Gua Curso Bsico AspeS-COI 6.0 77
Sus campos:
Opciones
Nivel de cuenta Nivel de cuenta al que se detallar la Balanza: Mayor, Subcuenta o Auxiliar.
Ejercicio Ao a considerar para mostrar la informacin en la balanza.
Con
departamentos
Al habilitarlo, se desglosar por departamento el saldo inicial, cargos, abonos, y
saldo final del perodo sealado.
B Prctica 21: Obteniendo una balanza anual
a) Realizar el proceso de Balanza anual con los siguientes parmetros:
Parmetro
i
1 Nivel de cuenta: ....... Auxiliar j
Por departamento: j
USO,_______________ i
} Departamento........._ J Todos los departamentos !
Ejercicio....................... 2009 .............
b) Qu montos muestran los totales de Cargos y Abonos?
5.6 Pliza de ajuste cambiario
C ' Rutas de Acceso:
Men Procesos / Pliza de Ajuste cambiario.
O desde el icono
S
Este proceso genera una pliza en la que se concilian tas fluctuaciones cambiaras registradas al utilizar
moneda extranjera.
Al dar de alta una cuenta contable que se va a manejar en moneda extranjera, es importante que se active en
el detalle de la cuenta, la casilla
Antes de realizar la pliza de ajuste cambiado es necesario que se actualicen los tipos de cambio en el
catlogo de monedas.
Figura 5.6-1 Pliza de Ajuste Cambiario
En esta ventana se deben indicar tas cuentas que se utilizarn para realizar el ajuste de las fluctuaciones
monetarias.
Al realizar el proceso, si se detectan cuentas que registran un ajuste cambiario, Aspel-COI convierte el saldo
final de la cuenta a la moneda que tenga definida (tomando el tipo de cambio que se tenga registrado en el
histrico de tipos de cambio), compara este saldo convertido contra el saldo final que tiene la cuenta. Si los
saldos no son iguales, el sistema genera la pliza de ajuste cambiario con un movimiento para conciliar la
diferencia de la cuenta que se est analizando. Este proceso se realiza por cada cuenta que se encuentra en el
rango de cuentas especificado y que cumple con las caractersticas antes mencionadas.
Finalmente, se genera un movimiento por el monto total de las partidas en la cuenta definida como Cuenta
de Ajuste, cuadrando as la pliza.
Los montos que se visualizan en la pliza son presentados en moneda base (pesos) y la afectacin de los
saldos de las cuentas se llevar a cabo hasta que se contabilice la pliza.
B Prctica 22: Generando la pliza de ajuste cambiario
a) Ingresar al mes de Enero de 2010.
b) Activar el men Configuracin / Parmetros del sistema / Plizas.
c) Verificar que se encuentre habilitar la opcin "Contabilizar en lnea".
d) En el icono "Multimoneda, revisar que se encuentren activos los parmetros:
Proponer tipo de cambio en la captura de plizas.
Convertir montos de moneda extranjera en captura de plizas
e) Guardar los cambios.
f) Capturar la siguiente pliza y grabarla:
Tipo de pliza: Ig j Nmero: 3 j Fecha: 22/01/2010 j
No. de Concepto de pliza: 11 (Cobro de Facturas) ...............................j
No. Cuenta [ Depto. Descripcin i T.C. i Debe Haber
1130-001-000
I 5
Cobro de Facturas ! 10.00 i 1,500.00 i i
1150-002-000 | ] Cobro de Facturas
i i
j 15,000.00 i
g) Dentro del catlogo de monedas, en la moneda dlares actualizar el Histrico de Tipos de Cambio a
10.50 en el ltimo da del mes (31-Ene-10).
h) En el catlogo de cuentas, editar la cuenta 1130-001-000 y habilitar el parmetro de "Afecta pliza
de ajuste cambiario".
i) Ejecutar el proceso de Pliza de Ajuste Cambiario definiendo como cuenta de Ganancia Cambiara:
7100-003-000 y cuenta de perdida 7500-002-000.
j) Qu monto se aparece en la pliza?____________________________________________________________________
k) Grabar la pliza.
5.7 Pliza de cierre
iZZ/' Rutas de Acceso:
Men Procesos / Pliza de Cierre.
O desde el icono '-3
Este proceso permite la elaboracin de la pliza de cierre del ejercicio de trabajo, traspasando los saldos a las
cuentas de resultados con el fin de determinar la utilidad o prdida del ejercicio.
Pliza de cierre
Numeras de cuenta
Primera cuenta de resultados
ltima cuenta de resultados
i 4100-000-000
!8000-000-000
Cuenta de resultados del ejercicio j 3400-002-000
I liPor departamento
Aceptar Cancelar Ajiuda
Figura 5.7-1 Generacin de la pliza de cierre
Sus campos:
Opciones
Primera cuenta
de resultados
Se indica desde qu cuenta se realizar la Pliza de cierre. j
Ultima cuenta de
resultados
Se indica hasta qu cuenta debe abarcar la Pliza de cierre.
Cuenta de
resultado del
ejercicio
Cuenta que se utilizar para saldar todas las cuentas de resultado, en la cual se aplicar
una cantidad similar a los cargos y abonos que cierran las cuentas incluidas en la
pliza.
Por
departamento
Se puede solicitar que se cierren las cuentas que pertenezcan a un slo departamento
o que se consideren las de todos ellos. Al activar esta opcin se debe seleccionar el
departamento al que corresponde la pliza de cierre.
Al generar la pliza de cierre y contabilizarla, los saldos finales de las cuentas incluidas en la pliza se
igualarn a cero y la diferencia de cargos y abonos ser aplicada a la cuenta de cierre indicada.
Si la pliza de cierre se genera en el mes definido como mes de cierre fiscal, el cual se configura desde los
parmetros del sistema, al realizar este proceso se crea automticamente el mes de Ajusta y se contabiliza la
pliza.
Si la pliza de cierre se genera en un mes diferente al definido como mes de cierre fiscal, al realizar este
proceso se mostrar la ventana para guardar la pliza como modelo y contabilizarla posteriormente, adems
de que el mes de Ajuste se deber crear por el usuario desde el administrador de periodos.
Notas det asistente;
Guardaren: | Q [
Documentos
ferientes 1
&
Escritorio
:M'S;
Misdocumentos
Mi PC
rHl'
vj gT| fl"
Missitiosde red N ombre:
Tipo: I Plizas modelo (*.pol)
Guardar
Cancelar
Figura 5.7-2 Pliza Modelo de cierre
H Prctica 23: Generando la pliza de cierre
a) Ingresar al mes de Diciembre 2009.
b) En el catlogo de cuentas, dar de alta la cuenta siguiente:
No. Cuenta J . J jRO
Descripcin Moneda j Rubros Naturaleza j
l 3400-001-000 i Detalle j 2009 | Pesos j 5 Acreedora
c) Copiar las plizas generadas en el mes de Enero y pegarlas en Diciembre (con las teclas J +OJ J se
puede hacer la seleccin de todas las plizas o con lliiJ +clic para una seleccin aleatoria).
d) En la configuracin del sistema, dentro de la opcin "Mes de ajuste despus de" seleccionar Diciembre.
e) En el Administrador de periodos, realizar un traspaso de saldos de 2009 a 2010.
f) Ingresar al mes de Ajuste 2009.
g) Generar la pliza de cierre indicando como cuenta inicial 4100-000-000, cuenta final 9000-000-000 y
como cuenta de cierre 3400-001-000, con fecha del 31-DC-09.
h) Establecer los folios iniciales de las plizas en 1y grabar la pliza.
i) Acceder al catlogo de cuentas e indicar los saldos de las cuentas de resultados:_________________________
j) Indica el saldo de la cuenta 3400-001-000 $_____________________________________________________
k) Realizar el traspaso de saldos de 2009 a 2010.
Motas del asistente:
5.8 Integracin de plizas
[& Ruta de Acceso:
Men Procesos / Integracin de plizas.
Esta opcin permite integrar de forma masiva aquellas plizas que fueron realizadas en otros perodos o
plizas generadas desde un archivo de Excel. Se le llama integracin porque agrega al catlogo plizas nuevas
provenientes de otro perodo u otro directorio, sin borrar o sustituir las ya existentes.
Integracin de plizas
Pba: a rdefj-a
0 Conexin iDATOSEMPRESAOI
Final
I K 1
v-1:
"Ti
. ......... '
Q Importar desde unahojade Excel
! i&i
i i m '
Nmero de plizas
fjfj T odas las plizas
Dr
Eg
<9
Aledas
O 8*030
- .
Atributos-
Q Crear lpo depfea
[v'luditada
W\ Pendiente
Q Crear bitcorade proceso
inlegiai Cancelai Ajjuda
Figura 5.8-1 Integracin de plizas
Sus campos:
Opciones
Conexin Base de datos donde se encuentren las plizas a integrar.
Empresa, mes y
ejercicio
Se debe seleccionar la empresa y el periodo a integrar.
Importar desde una
hoja de Excel
t
Se podrn importar plizas desde un archivo de Excel.
............ . j
Tipo de plizas Indicar cules son los tipos de pliza que se desean integrar.
Nmero de plizas Se podrn integrar Todas o cierto rango de plizas
Fecha Slo integrar las plizas generadas en el rango de fechas indicado. |
Atributo Se podrn integrar las plizas Contabilizadas, Auditadas o Pendientes.
gjiCrear Tipo de Pliza^
Al concluir el proceso, el sistema verifica en parmetros del sistema si se tiene
dado de alta el tipo de pliza, si no es as, el sistema lo crear.
yfj Crear Bitcora de proceso
Al habilitarlo, el sistema presentar automticamente un resumen de posibles
errores por los cuales no haya podido integrar alguna de las plizas. El archivo se
llama BITACORA.TXT, y se localiza en el directorio donde se encuentre la base de
datos.
B Prctica 24: Integrando plizas
a) Ingresar al periodo de Febrero 2010.
b) Realizar el proceso de Integracin de plizas tomando en cuenta los siguientes datos:
Conexin: DATOSEMPRESAQ1
Empresa 1 Tipo de plizas
Mes Enero Nmero de plizas Todas
Ejercicio 2010 Atributos Contabilizadas ;
c) Cuntas plizas se integraron?____________________ .
d) Ingresar al catlogo de plizas y verificar la integracin.
Gua Curso Bxsico Aspel -COI 6.0
83
/ N
/ ^
/ V
/ " >
/ >
r- \
,/~s
/-N
r \
/ n
Gua Cwso Bsico Aspel-COI 6.0 84
/->
/-N
/ '
6. EMISIN DE REPORTES
6.1 Generales
Dado que la parte medular de un sistema es la informacin que ste es capaz de proporcionar, una vez que la
informacin de cada catlogo ha sido capturada conforme a las necesidades de operacin de la empresa, se
procede a la generacin de reportes, los cuales ayudarn a responder a las necesidades financieras ms
importantes.
Aspel-COI maneja 3 tipos de reportes:
Internos: Creados por desarrollo del sistema, no se pueden editar.
Formato: Los cuales requieren de un archivo denominado formato, cuya extensin es *.FTO, son
editables.
QR2: Se pueden editar a travs del reporteador grfico llamado QuickReport.
9 Los formatos de impresin, hojas de clculo fiscales y financieras, as como archivos de estadsticas, entre
otros, se almacenan en el directorio de Plantillas" y cada vez que se crea una empresa en Aspel-COI 5.0, esta
informacin es copiada a carpetas donde el sistema lee los formatos, dichos directorios se generan bajo el
nombre de Datos(e), donde e = numero de empresa. La ruta hacia estos formatos se puede modificar en
Configuracin / Parmetros Generales / Cuentas.
6.2 Emisin de Reportes
Se pueden emitir los reportes estando en cualquier catlogo del sistema, desde el men Reportes o desde el
Administrador de reportes. De acuerdo al tipo de reporte, el sistema presentar las opciones correspondientes
en la presentacin preliminar.
a) Reportes de tipo FTO: En este caso, el sistema presenta una serie de opciones para visualizar dicho
reporte, sin embargo, dentro del archivo se deber indicar que la salida es a la impresora, de lo
contrario, esta ventana no aparecer y se enviar directamente a la impresora.
Los botones de la presentacin preliminar tienen funciones especficas de acuerdo a la consulta,
destino y tipo de reporte.
100% m
M < N
Figura 6.3-1 Barra de herramientas de la vista previa de un reporte interno o un fto.
Icono Funcin
| V
Imprimir
1 | Nmero de pgina
i H 3
Porcentaje de zoom
M W
Primera o ltima pgina
r.......mmsm........*
W P
Pgina siguiente o anterior
mmm
ug ; Insertar logotipo de la empresa
1
b) Reportes de tipo QR2: Estos reportes, siempre muestran una vista preliminar antes de enviarse a la
impresora, en la cual, se presenta un barra de herramientas que incluye ms funciones dado que es un
tipo ms avanzado de reporte.
Figura: 6.3-2 Barra de herramientas de la vista previa en un reporte .qr2.
Icono Funcin
s
Pgina completa
jijgj; Zoom ancho de pgina
I j Zoom al 100%
Primera pgina, pgina anterior, pgina siguiente y
ltima pgina respectivamente.
;J
Ir a pgina
l
Configurar impresin
Imprimir
i
Salvar reporte, se puede almacenar el reporte en
formatos WMF, XLS, PDF, TXT, entre otros.
Abrir reporte
a
Prepara el reporte para Infoweb
#
Publica el reporte en Infoweb
%
Ayuda del sistema
i i
Salir de la vista preliminar
6.3 Reporte de catlogo de cuentas
lZ7 Ruta de Acceso:
Men Reportes / Catlogo de cuentas /Catlogo de Cuentas
O Tipo: Interno
Este reporte permite obtener la impresin de las cuentas que integran el catlogo, teniendo la posibilidad de
filtrar por un rango de cuentas, por movimientos y saldos, por tipo de moneda, rubro, departamentos, entre
otros. Tambin se tendr la posibilidad de ordenar los registros resultantes utilizando la seccin Ordenar
por .
Motas del asistente:
-Seleccionar le cuentas oue cumplan con-
Cuenta
Desde j jg
Hasta |
Moneda i T odas
Rubro i T odos
Naturalezai Indistinta
Defito j Indistinto
Slo ctas. queafecta al ajustecambiario
Ve*
(*}Todas
; OSjoconmovimientos
| O Slo con saldo y/o movimientos
I Aceptar jj|^ Auda
Figura 6.3-1 Ventana de dilogo para impresin del Reporte.
6.4 Reporte de seguimiento de presupuestos
Ruta de Acceso:
Men Reportes / Catlogo de cuentas /Reporte de seguimiento de presupuestos
O Tipo: Interno
Este reporte mostrar un seguimiento del presupuesto ejercido o no para cada cuenta y as saber si se ha
excedido o respetado el presupuesto asignado a las cuentas o departamento.
I Seleccionar oor
<)gubo Depaitamento
m
1.-Activo Circulante
2.-Activo No Circulante
3.-Pasivo a Corto Plazo
;4.-Pasivo a Lafgo Plazo
5.-Capital
i 6.-Ventas
Nivel de cuentas ^' Mayor Mi
Tout#: corno saliios fti tt*1de
() Cargos - Abonos
I O Rango decuentas
*
I Desde 4*d
Q Cargos
I Hasta Q Abonos 1
Mostrar montos ?
1 Mes del presupuesto ; Enero Moneda jl ($h
Tifio de cambio |
ceptar Cancelar Aj>uda
Figura 6.4-1 Reporte de seguimiento de presupuestos.
Notes del asistente;
87
6.5 Reporte Emisin de Plizas
I J Ruta de Acceso:
Men Reportes / Emisin de plizas
O Tipo: FTO
Este reporte permite imprimir las plizas del perodo actual de forma masiva o por un rango especifico. Es de
gran utilidad ya que en ocasiones se requiere imprimir las plizas nuevamente para que sean revisadas por
contralores, contadores externos o auditores.
Para la emisin de este reporte se definen ios siguientes parmetros: tipo de pliza, nmeros de plizas,
nmero de copias. Tambin permite especificar el formato a utilizar para la impresin.
* Pcli.ias
<) Todos
<3 Rango
Filtro
Tipode pliza
Todos loslipos
D Dr
Eg
ifl
Pc-riodode pliza
Fecha inicial j . M Fgcha final
Hasja
J B
Albulos
G Contabilizadas
.O No contabilizadas
LJ Pendientes
O No pendientes
Auditadas
|
Formato
gU[a j C: 'Archivos de piogramaVArchivoscomunesSA |
Nombre ;:EMIF)2W.FT0 | Copias |1
Editar formato...
Aceptar Cancelar Ayuda
Figura 6.5-1 Parmetros para emisin de plizas.
6.6 Reporte Balanza de Comprobacin
l & Ruta de Acceso:
Men Reportes / Balanza de comprobacin
Desde el icono
S
OT\ po: Interno
Este reporte permite conocer los movimientos y saldos de las cuentas del periodo.
J*>La balanza de comprobacin muestra cuatro columnas. (Saldo Inicial, debe, haber y saldo Final). Para que
una balanza de comprobacin est cuadrada, el total de la columna de saldo inicial y final debe ser ceros, y el
total de la columna debe y haber debe ser el mismo en ambas columnas.
Motas del asistenta:
Ueiiurln de Id ImI- j./ .j c comprobacin
Nmero de cuenta
Desde i|
i
Hasta j
ipo do monedo
0. Todas
Departamento
j[21Ninguno
iO Todos losdeptos.
1. Ventas
I p 2. Pedidos
;l ~t 3. Mostrador
|[ j 4. Mercadotecnia
Musir; montosen
Moneda
1 S
Tigo decambio
{1.00
l i
Q] Solo con movimientos
Nivel de lahateras
j 3.-Auxiliar
Ttulo del reporte !Balanzadecomprobacin al 31/Ene/I0
Aceptar ; Cancelar Auda
Figura 6.6-1 Parmetros para emisin de la Balanza de Comprobacin.
6.7 Reporte Diario General
y Ruta de Acceso:
Men Reportes / Diario General
O desde el icono
O Tipo: Interno
Este reporte proporciona el detalle de las plizas solicitadas, agrupndolas por tipos de pliza.
&Z El orden en que se presentan tos tipos de pliza en este reporte depender de cmo se hayan registrado
en Configuracin / Parmetros del sistema / Plizas / Tipos de Plizas.
Reporte de diario general
T iluto del reporte Diario general
P1 T odos
Dr
eb
U 19
! jfodag
i QFiango
Desde i
Hasta |
Folio inicial
1
Aceptar : Cancelar Ajiuda
Figura 6.7-1 Opciones del reporte de Diario General
Gua Curso Bsico Aspel-COt 6.0
6.8 Reporte de Auxiliares
E7 Rutas de Acceso:
Men Reportes / Auxiliares
O desde el cono Cal
O Tipo: Interno
Este reporte muestra los saldos y movimientos de las cuentas, de un mes o de un rango de periodos
especfico.
Adems de los filtros, este reporte cuenta con una opcin denominada Corte de pgina a nivel", la cual
contiene las opciones de:
Sin corte: El reporte mostrar todos los movimientos sin saltarse de pgina.
Corte por mayor: Mostrar la cuenta de mayor y sus subcuentas sin realizar un corte.
Corte por subcuentas: Mostrara los movimientos por separado, primero la cuenta de mayor, despus
la subcuenta.
Corte por auxiliares: Mostrar por separado la cuenta mayor, despus la subcuenta y al final el
auxiliar de la subcuenta.
Nmero ds cuenta
Desde |l
Hasta i
; Q Por departamento
i{5 0.- Todos losdepartamentos.
j|LJ ;1 --Ventas
; 2 Pedidos
f j 3 Mostrador
4.-Mercadotecnia
: Fojio inicial [}
Multimoneda
Nombrede moneda
;0.-Todas v:j
; Periodo
i Desde ;Ene/1Q
Hasta |Ene/1
Cunt&s-...............................................
: 0 Todas
O Slo con movimientos
; Q Slo con saldo y/o movimientos
Cottede painaa nivel
0.- Sin corte
..a
Moctar montosen
Moheda
m
Tipo de cambio
I ji 00
m
i T (tulodel reporte
j O Exportar a Excel
IReportede auxiliares31/Enero/10
p Aceptar | Cancelar Auda
Figura 6.8-1 Parmetros para la emisin del Auxiliar.
& El orden en que presenta los movimientos este reporte es por fecha de las plizas, si se tiene habilitado el
parmetro Auxiliares por fecha en Configuracin / Parmetros del sistema / Plizas, en caso contrario el
orden en que presenta los movimientos es por tipo y nmero de pliza.
6.9 Reporte de Catlogo de Activos Fijos
Cv1Ruta de Acceso:
Men Reportes / Activos Fijos /Activos Fijos / Catlogo de activos
O Tipo: Interno
Este reporte muestra un listado de los activos fijos registrados en el sistema.
Reporte de catl ogo- de activos
. Clave cteaclivo-
i Desde il
Fecha de adquisicin:
Fecha inicial i
: Tipo de activo j 0
Q1 Ordenar por
IJ Hasta
Fecha final ;
Localizacin
m.
i
j"'~| Baja contable de! activo
P'l Po departamento
T tulo del reporte !Catlogo de activos
^ceptai | Cancelar Auda
Figura 6.9-1 Parmetros para el reporte de Activos Fijos.
6.10 Reporte de Inventario de Activos Fijos
tflD Ruta de Acceso:
Men Reportes / Activos fijos / Activos fijos / Inventario de Activos fijos
O Tipo: Interno
Este reporte permite llevar un control de la ubicacin y nmero de serie de los activos fijos de la empresa
para registrar de manera ms rpida los cambios que pudieran presentarse.
Clave del activo
C)esde
I
Hj
Hasta
... ....B
Fecha de adquisicin
Fecha inicial
.j; j;.C:;V- i . . . . ........ . ... .......
Fecha inal
J ipode activo
! J
poetizacin
Departamentos
j^l Ningn departamento
J Todos los departamentos
O 1.* Ventas
0 2- Pedidos
1~] 3.- Mostrado
i O 4.- Mercadotecnia
Aceptar ;| Cancelar |j Aûda
Figura 6.11-1 Parmetros para reporte de Activos
9 Prctica 25: Emitiendo una balanza de comprobacin
a) Emitir la balanza de comprobacin de Diciembre 2009 y Enero de 2010, a cuanto asciende el total de
movimientos?
i Periodo Monto
1 Dic. 2009
j Ene. 2010
b) Qu diferencias hay entre el reporte de Emisin de Plizas y Diario General?
6.11 Reportes Financieros
"La contabilidad financiera tiene como objetivo primordial el de informar, derivado de la naturaleza y relacin
que tiene la contabilidad con el medio econmico que lo rodea, le permite presentar los resultados que a una
fecha determinada se han obtenido por la entidad econmica .
Esta informacin se presenta en los documentos llamados estados financieros que se integran bsicamente
por Balance general, Estado de resultados y Estado de cambio de situacin financiera, entre otros. Estos
documentos generados por el sistema responden a los estndares establecidos por los "principios de
contabilidad", los cuales son los conceptos bsicos que establecen la delimitacin e identificacin del ente
econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin financiera
cuantitativa por medio de los estados financieros.
6.11.1 Balance General
7 Rutas de Acceso:
Men Reportes / Balance general / Moneda contable o con el cono i '
Men Reportes / Balance general / Moneda extranjera
O Tipo: FTO
El Balance general muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada, los totales de
estos rubros y la fecha del reporte. Este reporte puede ser emitido en moneda contable y extranjera.
El archivo Bgralw.fto genera el balance general en la moneda contable del sistema y Bgralmow.fto genera el
balance general en moneda extranjera. Si se realiz traduccin de archivos los formatos que se deben utilizar
son bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto respectivamente.
Boletn A-1 de la Comisin de Principios de Contabilidad del IMCP
rn ) '% 101....- M '< M
ASPEL DE MEXICO (EMPRESAS)
Direccin. CERRADA SUIZA 17
Poblacin': M. CONTRERAS
Rsg. fed.: AME860107KD9
Cdula:.
BAL ANC E GE NE R AL AL 31/Ene/10
Poina
A C T I V O
ACT-VOC .
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sASCOS < 1503
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ASBESTOS A 3xe
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A* ACSS3->A3:. ?.5 S.
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ASTROS DEPUESTOS 0.CC-
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Figura 6.11.1-1 Vista preliminar de un Balance General
6.11.2 Estado de Resultados
I f
Men Reportes / Estado de resultados / Moneda Contable o con el icono -j
Men Reportes / Estado de resultados / Moneda extranjera
O Tipo: FTO
El estado de resultados muestra los ingresos, costos, gastos y la utilidad o prdida resultante en el periodo.
Agrupa las cuentas de resultados en el siguiente orden:
Ventas
Costo de Ventas
Gastos de operacin (Gastos de venta y gastos de administracin).
Productos Financieros
Otros Ingresos y Gastos
ISR y PTU
Ow tro 'Ja
jwjC&Ggv.fciH'a
El archivo Edorew.fto genera el estado de resultados en la moneda contable del sistema y Edoremow.fto
genera el estado de resultados en moneda extranjera. Si se realiz traduccin de archivos los formatos que se
deben utilizar son edorewbt.fto y edoremowbt.fto respectivamente.
ASPEL DE MEXICO (EMPRESAS)
Direccin: CERRADA SUIZA 17
Poblacin. M. CONTRERAS
Reg. fed
Cdula:
AME860107KD9
|
EST A D O DE R E S U L T A D O S AL
Pgina
31 Ene 10
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INGRESOS:
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COSTOS:
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COSTO VENTAS
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7. 33
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C.-/5 &
3.00 335
Figura 6.11.2-1 Vista preliminar de un Estado de Resultados
6.11.3 Libro Mayor
21/ Rutas de Acceso:
Men Reportes / Libro mayor , J )
O con el icono
O Tipo: FTO
Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar, permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada
una de las cuentas de Mayor en uno o varios perodos, hasta llegar a un ao.
Muestra el saldo inicial, el total de cargos y abonos y el saldo final de las cuentas.
Este reporte se emite por medio de un formato y se puede modificar dependiendo de las necesidades de la
empresa, el archivo a editar se llama mayorw.fto.
Gua Curso Bsico Aspel-COi 6,0 94
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A SPEL DE M EXICO (EM PRESA S)
Di'COn:
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0 00 0.0D
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9.93
234.105 00
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1 ^36.03
HT.1d4.30 254.10500
117.*W 30 232,770.03
S2-OOPOOO Bsr.c ElM - jt'i iE.7Ki.ao
E.HKS : 8.765.23
7E0.KJ
000
3 00
2..70002
32.250.33
ii.7M.ao a oo
15503.30 0.00
<5002-330 IWERSIG65 SJ VALOrES 55.300.OD
E.-'e oca
3.2a
030
000
=5.00000
af-.aoo.3
C.-jO 0.00
3.00 0.02
;:fO-D3aOO CUBiTfiS 578^700Q
res/ t'v
145.275 C3 'ZZ 145.I0
000
>.733 03
7.250 30
i45,"7 00 2Z.I4 05
253^95.50 ?2,le.03
Figura 6.11.3-1 Vista preliminar de un Libro Mayor
6.12 Reportes del Usuario
CD Rutas de Acceso:
Men : Reportes / Administrador de reportes o con el icono i_i
Formato FTO y QR2
Los sistemas de la lnea Aspel cuentan con reportes que satisfacen las necesidades ms importantes de la
empresa, no obstante, pueden existir reportes los cuales por necesidades especificas de las empresas no se
adapten a los estndares.
Por tal motivo en los sistemas se cuenta con editores de reportes que permiten a travs del Administrador de
Reportes, facilitar la manipulacin de los mismos, es decir, se encargar de listar, editar, crear y emitir los
reportes ya sea por formatos FTO o QR2 (Quick Report).
Notas riel asistente:
Admi ni st rador de report e1;
f f i ? i 1
ti - .
Grupos
Activos
Ttulo
r .* !<.. ...........
Formato Archivo
l Cuentas departamental
i Plizas
i Rubros
8GRALW __
J BALANCE GRAL. EN MONEDA EXTRANJ ERA FTO BSRALMOW
ESTADO DF RFSULTADOS ............................FTO.............EDOREW.........
...
Sol :A
ESTADO DE RESULTADOS EN MONEDA EXTI FTO EDOREMOW
LIBRO MAYOR FTO MAYORW
Ruta del archivo actual; C:\Archivos de prograroa'Archiyos contunesÂspelSSistemas Aspel\CgiS,POSDalosU
Figura 6.12-1 Administrador de Reportes.
El procedimiento para editar y crear nuevos reportes en cualquiera de los dos formatos disponibles se
explicar en el curso Certificacin.
H Prctica 26: Emitiendo un balance general
a) Emitir el reporte del Balance general del mes de Enero, mostrando la salida a pantalla. Indica los
montos obtenidos en los siguientes conceptos:
Capital Social: $____________________________.
Total de pasivo y capital: $________________________ .
Gua Curso Bsico Aspc4-COl 6.0 96
7. UTILERIAS
7.1 Respaldo de archivos
La informacin que se maneja por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy importante para la
toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperacin de la informacin en un
sistema administrativo, contable o de cualquier ndole, requiere que cuente con herramientas capaces de
cumplir con esta tarea, Aspel-COI permite realizar estos procesos por medio del Respaldo de archivos.
7.1.1 Generacin de respaldo
Men Utileras / Respaldo de archivos / Generacin de Respaldo
Men Archivo / Administrador de Perodos / El o con el cono
Esta opcin sirve para copiar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como son: CDs,
USB, disco duro, etc.
El asistente crea un archivo ZIP' con el nombre que se le indique. Esta operacin permite contar con un
resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algn archivo se dae
definitivamente, pueda ser restablecido en el directorio de trabajo.
j Acepiai | [ Caceiat |f Aûda
| Detalles de instalacin de ASPEL-COI 6.0
Ruta de instalacin
Ruta de datos
Rutade archivos comunes
C:\Archivos de programaV\speftAspel-COI 6.0\
C:\Archivos de programavArchivoscomunesSAspeftSistema
C:\Archivos de programa'Archivos comunes\Asp2\
Detalle del respaldo
Directorio destino imonFilesÂspelVSistemasAspelVCO IG. OOVRespaidos\ (ffi
Hombiedel archivo j Respa!do_22-11-201005-41-19
V Proteger con contrasea
Contrasea:- i i Confirmar. ;==<**
Qu quieres respaldar?
] MisDalos y Ruta da archivos detrabajo
j Archivos deconfiguracin.
] Perfilesde usuario
] Documentos asociados
j INFOWEB
F/ d a c
..................Respa|dar izando:
( Extensin dearchivos
<" Mscara para nombiedearchivo
Incluye los archives con extensin: *.xtnl;Mog
u- Esta opcin tepermiterespaldar losarchivos de-bitcoradel sistema.
Figura 7.1.1-1 Respaldo de Archivos.
ZIP, es un formato de archivo comprimido porttil que se utiliza actualmente.
Sus Campos:
Opciones
Ruta de
instalacin
; Campo informativo: muestra la ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI.
Ruta de datos
Campo informativo: muestra la Ruta donde se encuentran la base de datos con la que se
est trabajando.
Ruta de archivos
comunes
Campo informativo: muestra la Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos
comunes (DAC).
Directorio
destino
Se indica (a ruta donde se almacenar a informacin de a empresa. Por razones de
seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que
estn los datos originales.
Nombre del
archivo
Nombre que llevar el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con
extensin .zip
| Proteger con
i contrasea
Si se requiere proteger el respaldo con una contrasea se debe habilitar esta opcin e
indicar la contrasea correspondiente.
Que quieres
respaldar?
Mis datos: Respalda todos los archivos de datos y sus ndices, en general todos los
archivos contenidos en el directorio que se encuentre configurado para leer la base
de datos.
Archivos de configuracin: Permite respaldar todos los archivos donde se
encuentra almacenada la configuracin del sistema y datos de la empresa.
Perfiles de usuario: Respalda los archivos relacionados con los perfiles de usuario
definidos para los sistemas Aspel.
Documentos asociados: Esta opcin respaldara los documentos asociados al
sistema
INFOWEB: Esta opcin se utiliza para respaldar todos los archivos y configuracin
de las cuentas y espacios en Internet para la publicacin de la informacin de
Aspel-COI.
DAC: Respalda todo el Directorio de Archivos Comunes.
Bitcora: Respaldara la bitcora del sistema.
Respaldar usando
Extensin de archivos: Se especifican todos los archivos que contengan la misma
extensin.
Mscara para nombre de archivo: Esta mscara sirve para poder respaldar slo
algunos archivos de acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines
estndar (* ?}. Para respaldar archivos especficos de configuracin se debern
escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ni.
i La periodicidad de los respaldos depende mucho de las polticas de cada empresa, pero se recomienda que
se realicen por lo menos una vez al da, con esto se garantiza que la informacin siempre estar disponible y
actualizada bajo cualquier circunstancia.
mm
z S f c 'i X : ('tos
7.1.2 Reinstalacin de respaldo
!& Rutas de Acceso:
Men Utileras / Respaldo de archivos / Reinstalacin de Respaldo
n f l l r
Men Archivo / Administrador de Perodos / 3 o con el icono
Con esta opcin se podrn reinstalar los archivos respaldados con anterioridad. Esta opcin es de gran
utilidad cuando se daa la base de datos ya que permite recuperar la informacin, por eso es muy importante
realizar respaldos diariamente.
Detalles de instalacin de ASPEL- COI 6.0
Rula deinstalacin :C:\Atchivos de piogramaVAspelÂspel-COI 6.0\ |c5|;
Ruta dedatos
Ruta dearchivos comunes i C:\Archivos deprogramaVAichivoscomunes'AspjC?);
Respaldo a restaurar
Nombrede!archivo
r .......................................7 isi'
I . I...
Qu quieres restaurar?
:MisDalos y Rula dearchivos detrabajo: >y
Archivos de configuracin
Perfilesdeusuario .QI
Documenlos asociados
INFOWEB vi
|[ Cancelar Auda
Figura 7.1.2-1 Restauracin del respaldo.
Sus Campos:
Opciones
.
Ruta de
instalacin
Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI.
Ruta de datos Ruta donde se reinstalarn los archivos contenidos en el respaldo.
Ruta de
archivos
comunes
Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes (DAC).
Notas d! asistente:
Gua Curso Bsico Aspel -COi 6,0 99
Directorio
origen
Contrasea
Que quieres
restaurar?
Se indica la ruta donde se encuentra e archivo de respaldo ( ZP). Si se indica un archivo
que no tenga la estructura adecuada el sistema enva el siguiente mensaje:
Rest aur aci n do ar chi vos
j \ El archivo de respaldo no contiene la informacin
- necesaria para ser restaurado por este asistente,
Aceptar
Figura 7.1.2-2 Mensaje de advertencia de un archivo zip
En caso de que el respaldo este protegido con contrasea, se deber indicar la misma para
poder reinstalarlo.
Se deben seleccionar los archivos a reinstalar. Al seleccionar el respaldo, e sistema
detecta los archivos que se encuentran en el mismo, habilitando las casillas
correspondientes (mis datos, archivos de configuracin, perfiles de usuario, etc.).
H Prctica 27: Respaldo y restauracin de archivos
a) Realizar el respaldo de "Mis Datos" con el nombre de RespCOIBas en el directorio creado en el punto
anterior.
b) En qu directorio se gener el respaldo?__________________________________________________________________
c) Con que extensin se generan los respaldos? ____________________________________________________________
d) Ingresar a la opcin para recuperar el respaldo.
e) Seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo RespCOIBas", qu opciones se habilitan para
restaurar y por qu?
ANEXO
Sistemas Aspel
Aspel de Mxico es una empresa 100% mexicana y lder en el mercado de software administrativo que
desarrolla y comercializa sistemas de cmputo y servicios relacionados que automatizan la administracin de
las micro, pequeas y medianas empresas favoreciendo la correcta toma de decisiones, simplificando sus
actividades administrativas e integrndolas fcilmente a la era digital. Aspel actualmente cuenta con ms de
450,000 empresas usuarias en Mxico y Latinoamrica.
Figura A-1 Interface de los sistemas Aspel
Aspel-SAE Administracin Empresarial
Administra el ciclo de compra - venta y relaciones con clientes utilizando herramientas que optimizan
los esfuerzos de las reas administrativas y comerciales.
Integra automticamente a la administracin los pedidos creados desde Internet (tienda virtual) a
travs de Aspel-SAE Comercio Electrnico.
Facilita la creacin, envo y almacenamiento de documentos fiscales digitales (factura electrnica).
Aspel-COI Contabilidad integral
Procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa.
Proporciona diversos reportes y grficas que permiten evaluar el estado financiero de la organizacin
y generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas.
Interacta con hojas de clculo enviando a Microsoft Excel la informacin contable mantenindola
actualizada automticamente.
Aspel-NOI Nmina integral
Automatiza el control de todos los aspectos de la nmina empresarial: percepciones y
deducciones de los trabajadores, as como las declaraciones y aportaciones de la empresa.
Incluye las ltimas disposiciones fiscales y laborales vigentes.
Envo de movimientos afiliatorios al IMSS por Internet, sin necesidad de recapturas o aplicaciones
intermedias.
Aspel-BANCO Control Bancario
Manejo de ingresos y egresos.
Conciliacin electrnica con las principales instituciones financieras.
Interfase en lnea con Aspel-SAE y Aspel-COI, para una afectacin simultnea de la administracin y
contabilidad de la empresa.
Gua Curso Bsico Aspel-COI 6,0 101
Aspel-PROD Control de Produccin
Planea y controla los procesos de produccin optimizando el consumo de materiales.
Integracin total con el inventario de Aspel-SAE para un seguimiento en lnea de existencias,
movimientos, nmeros de serie, lotes, entre otros.
Consultas de implosin y explosin de materiales para la correcta toma de decisiones.
Aspel-CAJA Punto de Venta y Administracin de Comercios
Controla y administra las ventas de mostrador e inventarios de uno o varios comercios, convirtiendo
a una computadora en un punto de venta capaz de operar con pantallas de torreta, lectores pticos de
cdigo de barras, bsculas, cajones de dinero, lectores de tarjeta de crdito e impresoras de tickets,
entre otros.
Aspel-INFOWEB Informacin Empresarial
Con slo un clic, publica las consultas, estadsticas y reportes seleccionados de los sistemas Aspel en
un sitio seguro en Internet o en una Intranet.
La informacin se organiza por sitios, sistemas Aspel, carpetas y fechas, logrando clasificaciones tan
sencillas o sofisticadas como se requiera.
Proporciona control y seguridad en la informacin publicada, el acceso al sitio est restringido
mediante claves y perfiles de usuario.
Contacta a nuestros distribuidores certificados en:
aspel.com/distribuidores
Encuentra informacin til y oportuna en
aspel.com/base
Para asesora tcnica, foro de usuarios, preguntas frecuentes y soporte
en lnea visita nuestro sitio de soporte tcnico:
aspel.com.mx/soporte
Asistencia telefnica:
Mxico: (55) 5325-2350
Guadalajara: (33) 3123-1653
Monterrey: (81) 8352-5661
aspel.com
Aspel de Mxico S. A. de C. V. agradece su participacin en este curso.
102

Basico Coi

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Sistema de

Not as del asist ent e:

Acumulativa IVA Acreditable Pesos j 1,14,22 Deudora

| Aceptar | Cancelar |[ Guardar (F3) j Ayuda

| 4100-001-000 ! Pliza de Ventas { 24,500.00

Se muestran los archivos que cumplen con el tipo de extensin indicada.

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