EJERCICIO DE PLANEACION 2011 EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CONSULTORIA NORTE
Recordemos los objetivos de nuestro comit:

ARP SURA Titular de la presentation - 00 de mess de 0000
Los objetivos los logramos si
Lo implementamos en todas las oficinas.
Implementamos las acciones de manera sistemtica.
Aprendemos de las acciones positivas de otros Asesores y oficinas
Pasamos del diagnostico a la accin.






ENTREGABLES:
a. NECESIDADES DE FORMACION O INFORMACION:
TEMA CON ENFASIS EN: DIRIGIDO A:
Primeros Auxilios Para impartir capacitacin del tema Tatiana P
Extintores Para impartir capacitacin terico practica Alidys C
SVE LO y Ruido Documentacin de protocolo de SVE Alidys C
Uso de micrositio Aclarar dudas del aplicativo e incentivar su uso
y facturacin oportunas
Distribuidores de
la Red externa
Investigacin de AT severos y
mortales para ARP,
Induccin en el procedimiento y formato de
seguimiento de ARP
Lina E.
Estrategias de Intervencin. Inscripcin y cuadro de seguimiento a
estrategia
Todos
GAR Avance de empleo de GAR bimensual y calculo
del mismo
Todos
Anlisis de Movimiento de masa Todos
Habilitar acceso para
reclasificacin de empresas
No usando claves de PPRs Todos
Programa de reincidentes y
programa de reintegro laboral
Operatividad de los mismo y equipo humano
que lo soporta desde ARP
Todos
CISTEMA Todos
Modelo cero accidentes Su integralidad y aplicacin paso a paso Todos
Informe de gestin para clientes
empleado por ARP
Plantilla y contenido bsico Todos
P8 Acceso y bsqueda Todos
Pagina web de ARP Conocimiento de Herramientas para clientes Todos
Riesgo sicosocial y herramienta
de ARP
Todos
Sector salud y metalmecnica Requisitos legales y control de riesgos propios
del sector
Todos
Talle de negociacin (Pendiente) Todos
RUC y OHSAS 18001 Realizacin de autodiagnsticos y definicin de
plan de trabajo por prioridades
Todos
Proceso de reclasificacin Apartes administrativos y operativos Todos
Sinergia EPS Seguros ARP
ante clientes
Servicios y contactos con los disponen los
clientes
Todos
Afiliacin a seguridad social Contratistas e independientes Todos
Productos o herramientas de
ARP
Transito y Publico Todos
ISOLUTION Modelos de documentos tcnicos de
prevencin antiguamente guardados en
carpetas publicas
Todos
Requisitos legales Centros Comerciales y Cooperativas Todos
Preauditoria en TARs Diagnostico y definicin de plan de accin por
prioridades
Todos
Lnea basal de Modelos de ARP:
Cero accidentes, Mejor Gestin
y Reintegro Laboral.
Diagnostico y definicin de plan de accin por
prioridades
Lina E
Proceso de calificacin de EP y
AT
Legislacin existente y proceso interno de ARP Todos
Indicadores de productividad vs
Indicadores SISO
Clculo y correlacin entre productividad y
seguridad. Costos ocultos de la no seguridad.
Christian M

b. PUNTOS IMPORTANTES A ACLARAR FRENTE A ARP:
ASPECTOS A ACLARAR QUIEN LO
ACLARA?
A QUIEN LO
ACLARA?
Indagar por tarea que eliminaron de seguimiento telefnico a
cliente
C. Escobar Todos
Manejo para empresas de Mejoramiento que no dan
respuesta a las cartas enviadas
R. Gandur Todos
Inscripcin de empresa regional en estrategia de intervencin
bajo el consenso de PPR Central y cliente
R. Gandur Todos
Retroalimentacin a asesor de ingreso de nuevas empresas o
entrega de las mismas. Proceso de presentacin a cliente de
Asesor asignado.
P. Marn Todos
Entrega oportuna de certificados de asistencia SENA a PDF G. Zapotitla Todos
Facturacin oportuna de distribuidores de la Red externa V. Nuez Todos
Participacin de CGR en definicin de contenido temtico de
PDF
G. Zapotitla Todos
Disponibilidad de detalles para empresas clientes S. Tarchopulos Todos
Cargue y reflejo de horas prestadas en PDF V. Nuez Todos
Manejo de OCs vivas 2009 V. Nuez Todos
Precisar numero de empresas asignadas que figuran en
Informe de Atencin
V. Nuez Todos
Control de % de asignacin de GAR Multirregional
Centralizada y asignacin de GAR de empresas nuevas
V. Nuez Todos
Entrega de empresas y propuesta comercial por parte de ARP P. Marn Todos
Aprobacin de informes en aplicativo V. Nuez Todos
Proceso de coordinacin de PDF ante cliente e instructores G. Zapotitla Todos
Acceso, contenido y soporte humano en Prog. Riesgo
sicosocial
R. Gandur Todos
Red Externa para servicios en: Plazas de Montera, Sincelejo y
Santa marta. Fisioterapeuta y Siclogo en Barranquilla. Y tras
en Santa marta y Cartagena.
V. Nuez Todos
Procedimiento para canalizar llamadas desde Recepcin de
empresas Autogestin
R. Gandur Todos
Apoyo oportunote mdicos de UEN en Santa marta a Lina E., y
sus empresas.
R. Gandur Lina E.
Revisar manejo de amenaza de desafiliacin de Grupo Dvila
y CI FAMAR
P. Marn Lina E.
Accesos, comunicaciones desde Oficina de ARP, y recursos
que Lina E., requiere en su zona y cargo.
R. Gandur Lina E.
La actualizacin de tareas en el aplicativo afecto la
homologacin de los asesores existentes?
C. Escobar Todos
Control de ARP al Vr. Hora de Asesor de la Red Externa que
factura a su nombre siendo que el ejecutor real de la
actividad fue un Asesor asignado por l.
V. Nuez Todos
Cargue de costos de material suministrado por mercadeo o
entregado de almacn de ARP
S. Tarchopulos Todos



a. CADENA DE VALOR EN LA ADMINISTRACION DE EMPRESAS:



ARP SURA
GRO
1. TRANSFORMADOR
4. PRACTICO
3. SISTEMATICO
2. CONTEXTUALIZADO

-Necesidades y expectativas de ARP frente a CGR: Calidad tcnica, oportunidad en servicios,
compromiso, comunicacin, costo competitivo, optimizacin del GAR, idealizacin de
clientes y que el Asesor viva como de l la problemtica del cliente ms que preocuparse
solo por coordinar o hacer la tarea puntual.
Misin de ARP:

Visin de ARP:



1
PLANEACION

2
PROGRAMACION
3
ATENCION DE
CLIENTES Y
PRESTACION DE
SERVICIOS

4
SEGUIMIENTO
1. PLANEACION:
Lista de las BUENAS PRACTICAS que debemos todos aplicar (Existentes o Nuevas):
QUE SE HACE? COMO SE HACE?
Realizar ejercicio de
distribucin de GAR
proyectado por empresa
antes de negociar con
clientes.
Paso 1. Analizar informe anual de distribucin estimada de GAR
entregado por Gerencia Tcnica de ARP.
Paso 2. De acuerdo con necesidades proyectadas y basadas en historial
definir nmero de horas en servicios a desarrollar.
Paso 3. Diferenciar horas por interno de horas a subcontratar.
Paso 4. Costear con cierta holgura horas a subcontratar, para efectos de
poder afrontar cualquier ampliacin del cronograma proyectado.
Negociar cronogramas
vencidos a 15/02/2011,
dndoles una vigencia a
diciembre 31 de cada ao.
Inventariar cronogramas vencidos y en ese orden programar visitas para
que el mes de enero 2011 y primera quincena de febrero 2011 estn
acordados el 100% de los cronogramas. Durante este periodo delegar
tareas tcnicas en Asesores en Prevencin subcontratados o Asesores en
Riesgo disponibles.

Realizar negociacin con
clientes por objetivos
escalonados.


Paso 1. Realizar anlisis histrico o diagnostico de necesidades de
clientes y priorizar en orden de etapas referenciadas en esquema de
atencin escalonada (Ver presentacin del DGR en Comit de Cartagena).
Paso 2. Evidenciar al cliente las bondades de este paso a paso por
objetivos y no por tareas puntuales o sueltas.
Paso 3. Realizar seguimiento peridico (Mximo a Septiembre de cada
ao) y ajustar cronogramas en la medida que se alcancen los objetivos.

2. PROGRAMACION:
Lista de las BP que debemos todos aplicar:
QUE SE HACE? COMO SE HACE?



Programar actividades a direccional
por interno a Asesores en Riesgo.


Paso 1. El DGR definir inventario de Asesores de Riesgo
susceptibles de ser empleados en estrategia de atencin 4
horas mes por interno, previa comunicacin a las partes
interesadas.
Paso 2. Cada Asesor direccionar peridicamente al DGR las
tareas que requiere se desarrollen por interno de acuerdo con
sus cronogramas. Suministrando datos como: producto, tarea,
cdigo, clasificacin, numero de horas, y datos del contacto
cliente.
Programacin mensual de OCs por
desarrollar de acuerdo con
cronogramas.
A principios de cada mes el Asesor programara las OCs a
realizarse en el mes siguiente, direccionando con tiempo su
digitacin a la Auxiliar de procesos Tcnicos de ARP.
Realizar una seleccin especifica de
Asesores en Prevencin de CGR o
Distribuidores de la Red Externa con
perfil (Competencia Tcnica vs Costo)
para cada tarea a subcontratar.
Al iniciar cada ao el Asesor debe identificar y reunirse con el
equipo multidisciplinario de Asesores en Prevencin de CGR o
de la Red Externa, con los que trabajara las tareas a
subcontratar de sus cronogramas. La seleccin de los mismos
obecedera a u perfil tcnico y a su valor hora. Durante esta
reunin es importante que el asesor repase aspectos sobre la
oportunidad en la entrega de informes, el agendamiento de
citas oportunamente de acuerdo con OCs colocadas en
micrositio, y la facturacin oportuna de sus servicios. Nota:
Todo Asesor debe tener licencia en SO.
Emplear para las tareas por externo a
Asesores en Prevencin de
Consultoria, teniendo en cuenta
disponibilidad y perfil tcnico

Programarse para cumplir meta de
indicador de cara al cliente cada mes.
Semanalmente el Asesor organizara las visitas y tareas
tcnicas a desarrollar ante los clientes, asegurndose que la
meta de cara al cliente de 100 horas mes sea cumplida o
superada.
La asignacin de tiempo definida a cada tarea debe cumplir la
poltica de ARP de:

Ante cancelaciones de citas el Asesor debe reorganizar su
agenda para que el indicador no se vea afectado. Si no le es
posible agendar una nueva cita, este tiempo debe emplearlo
para documentar o revisar informes tcnicos, o para adelantar
una labor administrativa que luego ocupara por una tcnica.
El DGR durante el seguimiento mensual a la gestin del Asesor
har anlisis de la proporcin de tiempo dedicado
administrativamente y tcnicamente.
Programar semanalmente citas con
clientes y de acuerdo con ubicacin
geogrfica.
Cada semana el Asesor har un balance de las horas cara al
cliente desarrolladas hasta el momento, y en ese orden se
programara para cumplir o superar su meta mensual. Las citas
de un da deben tener en cuenta la direccin de las empresas,
de modo que se minimicen los tiempos de desplazamiento
entre una y otra cita.
Optimizar agenda de servicios en
viajes fuera de la ciudad.
Es importante que mnimo una vez al ao el Asesor visite a las
empresas clientes residenciadas en otras ciudades. Durante
cada uno de estos viajes el Asesor debe programarse para
visitar el mayor nmero de clientes posible a la vez que
desarrolla las tareas tcnicas requeridas. Las restantes visitas
tcnicas, y en aras de reducir gastos de viticos, debern ser
subcontratas con Asesores residentes en esa ciudad.
Acordar con clientes periodo de
prestacin de servicios ms no fecha
exacta de visita de Asesor en
Prevencin o Distribuidor de la Red
Externa a subcontratar.
El Asesor comunicara al cliente la fecha de prestacin de una
tarea tcnica, una vez haya confirmado disponibilidad con el
Asesor a subcontratar. Dicha fecha acordada deber ser
reseada en las observaciones de la OC enviada al Asesor en
Prevencin o Distribuidor de la Red Externa.

3. ATENCION DE CLIENTES Y PRESTACION DE SERVICIOS:
Lista de las BP que debemos todos aplicar:
QUE SE HACE? COMO SE HACE?
Promocin mensual de PDF de la Regional
Norte a clientes asignados.
Gysel Z., nos comunicara el 15 de cada mes un boletn de
recordacin del PDF del mes entrante, siendo
responsabilidad de los Asesores replicarlo a todos los
correos de nuestros clientes.
Desarrollar actividades grupales tanto
para sectores, Gerentes clientes y
trabajadores
Los Asesores listaran y comunicaran al DGR antes del
17/01/2011, de acuerdo con el conocimiento de las
necesidades de sus empresas, las actividades grupales
por sectores, por Gerentes clientes o dirigidas a
trabajadores, que este ao desean incluir en los
cronogramas de trabajo. El DGR junto con Gysel Z.,
incluiremos y organizaremos en el PDF, bajo presupuesto
PDF de ARP, dichas actividades. Luego de ello ustedes
podrn negociar dicha actividad con los clientes como
una tarea tcnica ms del cronograma. En el caso de los
Gerentes clientes se organizaran desayunos mensuales
para fidelizarlos.
Emitir peridicamente boletines de
comunicaciones a clientes.
Los Asesores listaran y comunicaran al DGR las temticas
que consideran de inters para sus empresas clientes.
Luego el DGR junto con el Aprendiz diseara los boletines
de cada periodo, y los Asesores los replicaran
mensualmente a todos los correos de sus clientes.
Seguimiento en cada visita a estado e
intervencin de accidentalidad.
Como documentos previos a una visita con un cliente, el
Asesor descargara la accidentalidad de la empresa, de
modo que durante la visita valide la investigacin interna
realizada por el cliente y haga seguimiento a las acciones
correctivas para evitar su recurrencia. El Asesor debe
entregar al contacto cliente un archivo que contenga:
formato de investigacin de accidentes de trabajo,
resolucin 1401 de 2007, cdigos ANZI para la
investigacin de AT y hoja de excel para que el cliente
consolide la caracterizacin de su accidentalidad y calcule
sus indicadores de frecuencia, severidad e ILI. En cada
visita el Asesor verificara la alimentacin de las anteriores
hojas de excel.
Intercambio entre Asesores para
prestacin de servicios ajenos a su perfil
tcnico
El DGR compartir a cada Asesor el perfil de sus Asesores
homlogos: Lina E, Tatiana P, Alidys C, Arleth S., y Johana
Z, de modo que de acuerdo con sus necesidades los
Asesores programen intercambio de tareas tcnicas por
cumplimiento interno.
Resaltar en el Outlook los correos no
respondidos o gestionados ante el cliente
Arleth S., nos compartir instructivo para aplicar esta
buena practica cuando leamos un correo, el cual por
tiempo o disponibilidad de informacin no podemos
responder del todo al cliente, y preferimos mejor dejarlo
reseado para responderlo ms tarde.
Preparar y estudiar previo a cada visita el
material del cliente sobre: accidentalidad,
cronograma de trabajo vigente,
clasificacin de la empresa.
Cada Asesor, previo a las visitas debe analizar la
informacin sobre el cliente referente a accidentalidad,
estado de tareas del cronograma de trabajo acordado, y
centros de trabajo y niveles de riesgo vigentes, de modo
que durante la visita pueda revisar con el cliente cada uno
de estos datos.
Entrega semanal de soportes de visitas a
Auxiliar de ARP
Para efectos que el Indicador de Atencin a empresas no
se vea afectado, mximo cada semana, el Asesor debe
entregar a la Auxiliar de ARP para que ingrese las
respectivas horas. Es opcional escasear y enviarse a su
correo los soportes antes de entregarlos a la Auxiliar.
Cada soporte debe estar debidamente diligenciado y
firmado por las partes interesadas. Se debe separar el
tiempo de campo y el tiempo de informe, y totalizar los
mismos.
Promocin a clientes de uso de pagina
web y servicios en lnea de ARP
Uno de los boletines a comunicar a los clientes ser sobre
el contenido de la pgina web de ARP y los servicios en
lnea de ARP SURA. Este boletn se enviara una vez cada
semestre.
Solicitar previamente a cliente
informacin tcnica necesaria para la
prestacin de determinado servicio
El Asesor, previendo la tarea tcnica a desarrollar en la
empresa cliente, solicita al contacto cliente la informacin
de base que la actividad le demandara, en aras de
optimizar el tiempo de su visita.
Envo de informes tcnicos a clientes por
mail protegidos y en fsico
El Asesor debe seguir el procedimiento de ARP para el
envo de informes por fsico. As mismo en los casos que
lo considere apropiado debe enviar paralelamente por
mail en archivo PDF los documentos tcnicos. El DGR
remitir instructivo a los Asesores para convertir
documentos a formato PDF de solo lectura.
Conocer a clientes Cada Asesor debe consolidar una base informativa sobre:
fecha de cumpleaos del Gerente y del contacto cliente,
as como sus correos electrnicos. Esta conducta la har
cada vez que se le asigne una empresa cliente de modo
que pueda mantener actualizada dicha base de datos. El
DGR ahondara con Mercadeo en el diseo de la tarjeta a
manejar, de modo que cada Asesor pueda enviar por
correo la misma en cada ocasin. Cada semana el Asesor
debe consultar la base de datos e identificar a que
contactos debe enviar la felicitacin.

4. SEGUIMIENTO:
Lista de las BP que debemos todos aplicar:
QUE SE HACE? COMO SE HACE?
Gestin a colas
Comunicacin y seguimiento a OCs de Asesores
en Prevencin, Riesgo y Distribuidores de la Red
Externa, no facturadas y/o no realizadas.

Presentacin de Informe de gestin de atencin
mensual a ARP

Anlisis de Informe de atencin mensual emitido
por la Central de ARP

Presentacin anual de Informe de Gestin a
clientes de Atencin Especifica, y Atencin
Asistida (Estrella, Diamante y Platino)

Seguimiento bimensual a asignacin de GAR de
empresas nuevas

Seguimiento mensual a movimiento de masa en
empresas clientes asignadas

Validacin de clasificacin y centros de trabajo en
visitas tcnicas realizadas a empresas clientes
asignadas.

Seguimiento bimensual a % GAR cargado por
cronograma multirregional centralizado

Anlisis y socializacin de causas races de
reclamos de clientes, y seguimiento a
cumplimiento y eficacia de las acciones
correctivas emprendidas.

Revisin mensual de inventario de empresas
clientes asignadas a cada Asesor

Seguimiento bimensual a casos mdicos
Seguimiento anual a satisfaccin de clientes, en
un 100% sobre clientes de Atencin Especifica, y
Atencin Asistida (Estrella, Diamante y Platino), y
un muestreo del 20% sobre los clientes de
Atencin Asistida (Oro, Plata, Bronce)