SISTEMA ADMINISTRATIVO

1.- CONCEPTO:
-Conjunto integrado de los Procedimientos necesarios para concretar en actividades los
objetivos de una empresa y adems generar informacin para el control de los resultados
alcanzados.
-Una Empresa necesita para que sus funciones puedan llevarse a cabo sistemas
administrativos que permitan:
Realizar las tareas dentro de los trminos previstos, an mnimo costo y con un
margen aceptable de confiabilidad.
Disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de decisiones
inherentes a las tareas en forma efectiva.
Asegurar mediante el control del resultado de las operaciones, el cumplimiento de
los objetivos fijados.

2.-METODOLOGA PARA SU DISEO
Anlisis de afuera hacia adentro para determinar de que manera la empresa
satisface los requisitos de los clientes y el entorno.
Examen del flujo de tareas, de los elementos del sistema tcnico y de los
procedimientos que rigen el trabajo en la organizacin formal.
3.- FINALIDAD
-Regular el empleo eficiente y eficaz de los recursos estatales por parte de las entidades
de la administracin pblica.
4.- ELEMENTOS:
El flujo del trabajo es la base del sistema: lo que hay que hacer, es decir las
acciones fsicas necesarias para ejecutar los programas de actividades y as
asegurar la concrecin de los objetivos y las estrategias de la empresa.
El flujo de informacin sigue al de trabajo ya que para que la ejecucin de una
operacin se concrete se requiere informacin y a su vez cada operacin genera
datos que capturados y procesados producirn nueva informacin.
Las personas ubicadas en diferentes niveles y con distintas funciones son un
elemento esencial (dedican tiempo a capturar, procesar y trasmitir informacin).
Toda organizacin deber contar con tecnologa para procesar las tareas y la
informacin (instalaciones, maquinarias, herramientas).
5.- REQUISITOS
5.1.- Efectividad
-Es hacer la cosas que se deben hacer (enfoque del logro de objetivos). Para lograr que
se hagan las cosas los sistemas administrativos deben posibilitar la interrelacin de los
distintos sectores y de las diferentes operatorias de la empresa de manera que la
ejecucin de las diversas tareas se realicen en tiempo y forma.
5.2.- Eficiencia
-Utilizar de la mejor manera posible los recursos aplicados a la produccin o a la
prestacin de un servicio. Un sistema administrativo ser ms eficiente cuando el diseo
permita la ejecucin de la tarea en menor tiempo por requerir menos pasos, contar con
procedimientos ms simples.
5.3.- Calidad
-Se asocia a la apreciacin que se realiza respecto de las especificaciones tcnicas del
producto o servicio y que se relaciona con aspectos como consistencia, duracin y
confiabilidad. El mejoramiento de la calidad o mejora continua supone un proceso
destinado a elevar constantemente las especificaciones mediante la fijacin de
estndares cada vez mas altos y extendidos a todas las tareas y a todas las actividades
de la empresa


5.4.- Transparencia
-Es el libre acceso a la informacin para los facultados sobre cuestiones sensibles, es
decir, no ocultar realidades. La formalizacin de pautas de comportamiento puede servir
de gua para los empleados, aclarando la posicin de la empresa frente a determinadas
cuestiones, pero los valores establecidos deben estar integrados a los procedimientos
normales de decisin.
5.5.- Creacin del Valor
-Significa que lo importante es detectar primero las necesidades y deseos del cliente
como base del diseo de productos y servicios. La cadena de valor es el enlace de los
sistemas que agregan valor a un elemento de la naturaleza. Cada sistema empresarial
debe entregar algo que la gente valore (valor de apreciacin).

6.- IMPACTO TECNOLGICO
-Este influye significativamente sobre la forma de realizar la tarea, sobre la generacin y
uso de la informacin, y por supuesto, sobre las personas, su funcin dentro del sistema y
sus conocimientos, modificando nociones bsicas como el tiempo y la distancia.
Redes de datos digitales: desarrollo de redes para permitir el mas eficiente de al
combinacin de voz y de datos. (Internet)
Mquinas interactivas: (Cajeros automticos)
Fabricacin virtual: el desarrollo del software asistido por computadora posibilita
al diseador de nuevos productos, verlos y reformularlos en la pantalla.
Oficina sin papeles: adecuacin de las pantallas de las computadoras
personales, reconocimiento de la voz y de la escritura manual .
Sistemas de informacin integrales: permite el procesamiento integral de todas
las operaciones de la empresa
Comercio electrnico: consiste en la compraventa de productos, servicios o
informacin en la red.

7.- Diagramas y Manuales
-Las herramientas mas utilizadas para formalizar un sistema administrativo son los
diagramas y manuales. Los manuales son cuerpos integrados de normas donde se
establecen las instrucciones necesarias para la realizacin de las tareas, se utilizan
manuales de procedimientos o de normas. Describen los pasos que se seguirn con
indicacin de los formularios, archivos y registros utilizados. Los diagramas constituyen la
forma ms elemental de representacin de un procedimiento.
Diagramas de flujo de datos: constituye la herramienta base de la mitologa de
diseo estructurado y usa solo cuatro smbolos: un circulo que representa los
procesos, una flecha, que representa el flujo de datos entre procesos, un
rectngulo horizontal, que representa la fuente o destino de los datos y un
rectngulo horizontal abierto que representa almacenamiento de datos.

Diagrama de bloque: permite una visin sinttica de un sistema administrativo y
de su funcionamiento. Se representa en cuatro rectngulos las entradas de
informacin, los procesos que se realizan, los archivos que se utilizan y las
salidas finales de informacin.

Diagrama de interdependencia sectorial: Es til para tener una visin global del
sistema o subsistema, sin entrar en detalle. Se compone de un cuadro con
columnas en las que se indican los sectores intervinientes y dentro de cada
columna se describen las operaciones que se realizan en cada sector. Los
smbolos se conectan con lneas que representan el traslado de la informacin e
indican la secuencia en que se efecta.

Cursograma: Mediante un conjunto de smbolos permite representar en detalle la
secuencia de actividades, los soportes de informacin y archivos utilizados. Son
utilizados por analistas y auditores para efectuar relevamiento.