Repblica Bolivariana de Venezuela

Contralora del Estado Mrida

RESUMEN EJECUTIVO FOMFICC
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DIRECCIN DE CONTROL DE LA ADMINISTRACIN CENTRAL Y OTRO PODER
FONDO MERIDEO PARA EL FINANCIAMIENTO DE LOS CONSEJOS
COMUNALES (FOMFICC)
OTORGAMIENTO DE RECURSOS A LOS CONSEJOS COMUNALES

El Fondo Merideo para el Financiamiento de los Consejos Comunales
(FOMFICC) se crea mediante el Decreto N 231 de fecha 19/09/2007, publicado en
la Gaceta Oficial del Estado Mrida N 1443 de fecha 31/09/2007, cuya funcin
esencial es administrar de manera eficaz y eficiente los bienes y recursos que
conforman el Fondo, as como coordinar, disear, planificar, estructurar, formular y
ejecutar las polticas establecidas por el Ejecutivo del Estado Mrida, para el
financiamiento de los proyectos aprobados por los Consejos Comunales.
Es un Servicio Autnomo sin personalidad jurdica, el cual forma parte de la
estructura orgnica administrativa de la Administracin Pblica Centralizada del
Ejecutivo del Estado Mrida, adscrito al Despacho del Gobernador. El FOMFICC
goza de autonoma funcional, administrativa, financiera y presupuestaria.

Alcance y objetivo de la actuacin: El alcance de esta actuacin fiscal se orient
hacia la verificacin y evaluacin de los procedimientos establecidos por el Fondo
Merideo para el Financiamiento de los Consejos Comunales, para la asignacin,
ejecucin y rendicin de los recursos destinados a los Proyectos de los Consejos
Comunales, durante el ltimo trimestre del ejercicio fiscal 2007 y el ejercicio fiscal
2008, con el objeto de verificar los procesos administrativos, presupuestarios y
financieros, establecidos por el Fondo para la evaluacin y aprobacin de los
proyectos y la transferencia de los recursos, as como, la rendicin de cuentas de
los mismos por parte de los Consejos Comunales.
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Observaciones relevantes
Se constat que el Fondo Merideo para el Financiamiento de los Consejos
Comunales, no cuenta con Manual de Normas y Procedimientos vinculados con la
aprobacin de los proyectos presentados por los Consejos Comunales, la
asignacin y transferencia de los recursos, as como, para la revisin de la
rendicin de cuentas de los recursos otorgados a los mismos. Al respecto, el
artculo 37 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial N 37.347 del 17/12/2001),
seala que cada entidad del sector pblico elaborar las normas, manuales de
procedimientos y dems instrumentos o mtodos especficos para el
funcionamiento del sistema de control interno, en concordancia, con lo dispuesto en
el 135 de la Ley de Administracin Pblica del Estado Mrida (Gaceta Oficial N
Extraordinario de fecha 29/05/2007), en cuanto a que los manuales administrativos
sern elaborados y aprobados por los titulares de la potestad organizativa de la
Administracin Pblica Estadal. Lo anteriormente expuesto, obedece a que la
mxima autoridad del FOMFICC para el perodo auditado, no tom las medidas
necesarias para el levantamiento de los procesos y actividades vinculadas con la
aprobacin de los proyectos presentados por los Consejos Comunales, la
asignacin y transferencia de los recursos y la revisin de la rendicin de cuentas
de los recursos otorgados a los mismos; en consecuencia no permite definir
criterios uniformes para la realizacin de dichas actividades, lo que conlleva a la
aplicacin de discrecionalidad en la ejecucin de las mismas y a la omisin de los
controles correspondientes.

Se constat que el FOMFICC para el ejercicio fiscal 2008 no contaba con una
unidad encargada de la revisin de los proyectos presentados por los consejos
comunales, por ende, no se evidencia documento alguno que certifique la revisin y
conformidad o no con los proyectos presentados, y en este ltimo caso, las
sugerencias en cuanto a las correcciones a realizarse. En este orden de ideas, los
artculos 4, 5 y 8, literal a de las Normas Generales de Control Interno (Gaceta
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Oficial N 36.229 de fecha 17/06/1997), sealan respectivamente, que los objetivos
del control interno deben ser establecidos para cada rea o actividad del organismo
o entidad, que este debe estar conformado por normas, procedimientos y
mecanismos que regulan los actos de administracin, manejo y disposicin del
patrimonio pblico y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la
autorizacin de las transacciones presupuestarias y financieras y, corresponde a la
mxima autoridad jerrquica de cada organismo o entidad establecer, mantener y
perfeccionar el sistema de control interno y a los niveles directivos y gerenciales
garantizar el eficaz funcionamiento del sistema en cada rea operativa, unidad
organizativa, programa, proyecto, actividad u operacin, de la cual sean
responsables. Tal situacin, se origina debido a la ausencia de controles internos
en cuanto a la evaluacin de los proyectos presentados por los consejos
comunales, lo que trae como consecuencia, que no se realice un efectivo control
antes de proceder a otorgar los recursos, as como, la no aplicacin de los
correctivos necesarios para garantizar la factibilidad tcnica del proyecto a
financiar.

Se constat que el proceso utilizado por el FOMFICC durante el ejercicio fiscal
2008, para la consignacin de los recursos a los Consejos Comunales se efecto a
travs de dos modalidades, transferencias realizadas directamente desde la cuenta
del FOMFICC a las cuentas de los Consejos Comunales y por medio de cheque. En
tal sentido, se observ en los expedientes de los Consejos Comunales a los que se
les otorg los recursos bajo la primera modalidad sealada, que no existe
documento alguno que certifique que los mismos fueron recibidos. Por otra parte,
dichos desembolsos no pueden ser verificados a travs del estado de cuenta
bancario, puesto que, en los mismos se refleja el monto de manera global y no en
forma detallada. Respecto a los recursos otorgados por medio de cheque, no se
encuentra anexo en los expedientes de los Consejos Comunales los comprobantes
de egreso que certifican la entrega de los recursos, ya que el original y las dos
copias de dichos comprobantes se encuentran archivados en carpetas destinadas
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para ello, no anexando a los mismos documentacin soporte en cuanto a la
aprobacin de los recursos. Por otra parte los comprobantes de egreso N 0037,
0025, 0123, no contienen el sello del banco comunal. En cuanto a los
sealamientos expuestos, los artculos 3, literal b y 8 de las Normas Generales de
Control Interno expresan, el deber de garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y
oportunidad de la informacin, as como, de mantener y perfeccionar el sistema de
control interno, vigilar y garantizar su eficaz funcionamiento. Y los artculos 10,
literal b y 23 literales a y b de las normas anteriormente mencionadas establecen
respectivamente, que los niveles directivos y gerenciales de los organismos o
entidades deben adoptar las medidas necesarias ante cualquier evidencia de
desviacin de los objetivos y metas programadas; deteccin de irregularidades o
actuaciones contrarias a los principios de legalidad, economa, eficiencia y/o
eficacia y, el deber de respaldar todas las transacciones y operaciones financieras
presupuestarias y administrativas con la suficiente documentacin justificativa. La
situacin planteada, obedece a que el organismo no cuenta con instrumentos de
control interno, implementados a los fines de mantener la uniformidad de los
procesos y de la documentacin que justifique las erogaciones realizadas para el
otorgamiento de recursos a los Consejos Comunales, as como, mecanismos que
permitan el resguardo de los documentos; lo que impide realizar un adecuado
control de dichos desembolsos.

En la revisin efectuada al libro de ejecucin presupuestaria correspondiente a la
partida 4.07.12.02.00 (Transferencias y Donaciones de Capital a los Consejos
Comunales), se observ que existen erogaciones referentes a los recursos
otorgados a los Consejos Comunales, que no fueron registradas en el mismo, es
decir, no se realizaron los registros de las etapas del compromiso, causado y
pagado. En este sentido, el artculo 48 de la Ley Orgnica de la Administracin
Financiera del Sector Pblico (Gaceta Oficial N 38.661 de fecha 11/04/2007),
seala la obligatoriedad de llevar los registros de ejecucin presupuestaria, en
concordancia, con el artculo 19 de la Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos
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Pblicos del Estado Mrida para el Ejercicio Fiscal 2008 , que contempla las etapas
mediante las cuales se reflejara la ejecucin fsica y financiera del Presupuesto,
como son, compromiso, causado y pago. Lo anteriormente expuesto, se debe a la
ausencia de controles internos referente a la ejecucin de las etapas
presupuestarias, situacin que no garantiza que la naturaleza y el monto del gasto
estn previstos en una partida con crdito disponible en el presupuesto.
Igualmente, no permite la verificacin de la existencia de disponibilidad
presupuestaria al momento de la aprobacin de los crditos, as como, de la
exactitud, cabalidad, veracidad legalidad y sinceridad de la informacin
presupuestaria presentada por el Fondo.

Se constat, que no se realiz el registro en el libro auxiliar de banco, de los
recursos transferidos mediante solicitud del Fondo a la entidad bancaria, a travs
de oficio N 374-08 del 28/07/2008, a los Consejos Comunales. En relacin con
esta situacin, el artculo 6 de las Normas Generales de Control Interno expresa
que el control interno contable comprende las normas, procedimientos y
mecanismos, concernientes a la confiabilidad de los registros de las operaciones
presupuestarias y financieras, as como, la produccin de informacin atinente a las
mismas. En concordancia, con el artculo 4, numeral 3 de las Normas Generales de
Contabilidad del Sector Pblico (Gaceta Oficial N 36.100 de fecha 04/12/1996),
que seala en cuanto al principio del registro, que los hechos contables deben
reconocerse y registrarse oportunamente, de una sola vez, en orden cronolgico,
consecutivo, sin que existan vacos u omisiones en la informacin. Lo anteriormente
expuesto, obedece a la ausencia de controles internos administrativos relacionados
con el registro de la informacin financiera por parte del FOMFICC. Tal situacin no
permite evidenciar que el organismo mantiene informacin actualizada acerca de
los registros financieros y que la misma constituya una fuente confiable para la
ejecucin de las polticas financieras y la toma de decisiones. Igualmente, no
permite a los rganos de control verificar la exactitud y veracidad de dicha
informacin.
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Se constat que el FOMFICC no realiz el Convenio de Financiamiento con
Consejos Comunales a los que otorg recursos; a los fines de garantizar la correcta
utilizacin de dichos recursos. De igual manera, se evidenci que los Convenios de
Financiamiento celebrados, se suscribieron con los miembros del Banco Comunal y
no con los miembros del Consejo Comunal. Al respecto, el artculo 3, literal a de
las Normas Generales de Control Interno seala entre los objetivos a los que debe
orientarse el control interno el de salvaguardar el patrimonio pblico, en
concordancia con la Circular N 01-00-000540 de fecha 06/09/2007 emitida por la
Contralora General de la Repblica que seala como mecanismo para garantizar la
correcta utilizacin de los recursos asignados a los Consejos Comunales, grupos
sociales u otras organizaciones comunitarias, la suscripcin con estos, de
Convenios de Financiamiento. Lo antes sealado, se debe a que el Fondo no
posee normas y procedimientos que les permitan fijar criterios uniformes en los
procesos internos llevados a cabo en cuanto al otorgamiento de los recursos a los
Consejos Comunales, circunstancia que no permite que el FOMFICC cuente con la
garanta suficiente y necesaria para asegurar la ejecucin oportuna y correcta de
las obligaciones que asumi el Consejo Comunal y de esta manera proteger el
patrimonio del Estado ante el eventual incumplimiento de su compromiso.

Se evidenci que los Convenios de Financiamiento celebrados no contienen
clusulas que establezcan la forma y oportunidad de asignacin de los recursos, la
obligacin de informar trimestralmente el avance fsico y financiero del proyecto y la
obligacin de constituir cuentas bancarias con al menos dos firmas conjuntas, tal y
como lo establece la Circular N 01-00-000540 de fecha 06/09/2007 emitida por la
Contralora General de la Repblica que seala los elementos que debern
contener los convenios de financiamiento. Igualmente, los convenios no se
encuentran firmados por el Presidente del FOMFICC, ni sealan la fecha de
suscripcin de los mismos. En tal sentido, el Cdigo Civil de Venezuela (Gaceta
Oficial N 2.990 Extraordinario de fecha 26/07/1982), establece en su artculo
1.141 ordinal 1, entre las condiciones requeridas para la existencia del contrato, el
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consentimiento de las partes. Por otra parte, el artculo 23 de las Normas Generales
de Control Interno, expresa el deber de respaldar la informacin con la suficiente
documentacin justificativa, la cual debe ser completa y exacta. Dicha situacin no
permite evidenciar que se realiza efectivamente el control previo para asegurarse
que los compromisos adquiridos por el Fondo cuentan con la documentacin
requerida para garantizar su legalidad y transparencia, trayendo como
consecuencia que no se asegure la obligatoriedad del cumplimiento de cada una de
las clusulas contenidas en dicho convenio.

Se constat que fue aprobado por parte de la Junta Directiva, un monto distinto al
que efectivamente fue entregado a algunos de los consejos comunales. Al
respecto, es necesario advertir el contenido del artculo 3, literal a y b de las
Normas Generales de Control Interno que contempla que entre los objetivos al que
debe orientarse el control interno se encuentran el de salvaguardar el patrimonio
pblico y garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la
informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica. En concordancia
con el artculo 23, literal a ejusdem, que expresa el deber de garantizar la exactitud,
cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin y que la misma contenga
informacin completa y exacta. Por otra parte, el artculo 8, literal a de las Normas
antes sealadas, establece las premisas para estructurar el sistema de control
interno y el artculo 10 literales a y b seala que los niveles directivos y gerenciales
de los organismos o entidades deben vigilar permanentemente la actividad
administrativa y ser diligentes en la adopcin de las medidas necesarias ante
cualquier evidencia de desviacin de los objetivos y metas programadas; deteccin
de irregularidades o actuaciones contrarias a los principios de legalidad, economa,
eficiencia y/o eficacia. Lo anteriormente expuesto, obedece a la ausencia de
controles efectivos al momento de realizar los desembolsos de los recursos
asignados a los consejos comunales, para la ejecucin de los proyectos, trayendo
como consecuencia, que en la informacin suministrada por el organismo en cuanto
los recursos efectivamente otorgados, no se garantice la exactitud, cabalidad y
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veracidad de la misma. En este sentido, impide a los rganos de control fiscal
externo la verificacin de los recursos otorgados a los consejos comunales.

Se realiz la entrega de recursos a Consejos Comunales para la ejecucin de dos
proyectos, sin embargo, se evidenci que se hizo el desembolso de los recursos
para un segundo proyecto, sin que hubieran rendido cuentas de los recursos
entregados para el primer proyecto. Al respecto, el artculo 3, literal a de las
Normas Generales de Control Interno seala entre los objetivos a los que debe
orientarse el control interno el de salvaguardar el patrimonio pblico. Igualmente, la
Circular N 01-00-000540 de fecha 06/09/2007 emitida por la Contralora General
de la Repblica seala los requisitos que servirn a los efectos de la rendicin de
cuentas ante los entes u organismos que hayan financiado proyectos a los
Consejos Comunales, grupos sociales u otras organizaciones comunitarias y que
esta ser condicin indispensable para la aprobacin de nuevos proyectos. Lo
anteriormente sealado, se debe a que el Fondo no cuenta con procedimientos
administrativos, a los fines de establecer de manera precisa, las condiciones que
deben prevalecer para el otorgamiento de los recursos a los Consejos Comunales,
lo que no garantiza que los fondos asignados se ejecuten con apego a los
principios de transparencia, rendicin de cuentas, eficacia, eficiencia y control social
que rigen el funcionamiento y accin de los consejos comunales.

Se constat que existen consejos comunales a los que se otorg recursos; que no
han presentado la rendicin de cuenta de los recursos otorgados, ante el
FOMFICC. En este sentido, la Circular N 01-00-000540 de fecha 06/09/2007,
emitida por la Contralora General de la Repblica, estipula los lineamientos
generales con que debern cumplir los Consejos Comunales a los fines de la
rendicin de cuentas, as como, los requisitos sealados que servirn a los efectos
de la rendicin de cuentas ante los entes u organismos que hayan financiado
proyectos a los Consejos Comunales, grupos sociales u otras organizaciones
comunitarias. Lo anteriormente expuesto, se debe a la ausencia de mecanismos de
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control que comprometan a los Consejos Comunales a rendir cuentas de los
recursos otorgados para la ejecucin de los proyectos, no permitiendo el control
posterior por parte del FOMFICC de dichos recursos, as como, prevenir
irregularidades que pudieran ocurrir en el proceso de ejecucin de los proyectos a
travs de las recomendaciones realizadas por el organismo como resultado de la
revisin. Adems, los rganos de control fiscal tanto internos como externos no
cuentan con la documentacin necesaria para la verificacin de la ejecucin de los
recursos.

Se evidenci que existen Consejos Comunales que slo han consignado ante el
FOMFICC soportes de gastos de una parte de los recursos otorgados; verificando
que los expedientes no se encuentran conformados de acuerdo a lo estipulado en
la Circular N 01-00-000540, de fecha 06/09/2007, emitida por la Contralora
General de la Repblica, que establece los lineamientos con los que deben cumplir
los Consejos Comunales para la rendicin de cuentas. Lo planteado, obedece a la
ausencia de mecanismos de control interno, que regulen la conformacin de los
expedientes como resultado del proceso de rendicin de cuentas por parte de los
Consejos Comunales ante el Fondo, no permitiendo, realizar un control efectivo
sobre la ejecucin de los proyectos, a los fines de verificar que este conforme a los
principios de transparencia, rendicin de cuentas, eficacia, eficiencia y control social
que rigen el funcionamiento y accin de los consejos comunales.

Se constat que no existe inserto en los expedientes, documentacin que certifique
la culminacin total de los proyectos para los que se otorg recursos, as como, que
se hayan ejecutado de acuerdo a las especificaciones tcnicas y a satisfaccin de
las comunidades beneficiarias; observndose que se anexa a los mismos
documentacin referente a las inspecciones realizadas, sin embargo, slo reflejan
ejecucin parcial de los proyectos, no evidencindose que el FOMFICC haya
realizado el respectivo seguimiento, a los fines de verificar el cumplimiento del
destino acordado de los recursos y a los trminos en que fueron otorgados. En tal
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sentido, el artculo 12 del Decreto con Fuerza de Ley Orgnica de Planificacin
(Gaceta Oficial N 5.554 Extraordinario de fecha 13/11/2001), seala que la
planificacin debe ser perfectible para lo cual deben evaluarse sus resultados,
medir el impacto de sus acciones e incorporar los ajustes que sean necesarios.
Igualmente, el artculo 3, literal a de las Normas Generales de Control Interno
establece que uno de los objetivos del control interno debe ser salvaguardar el
patrimonio pblico. Tal situacin, obedece a que el FOMFICC no cuenta con
mecanismos de control interno a los fines de realizar el seguimiento a los recursos
otorgados a los Consejos Comunales y verificar la ejecucin de los mismos, segn
lo estipulado en los proyectos, lo que no le permite al Fondo determinar la eficacia y
eficiencia con que dichas organizaciones comunitarias, ejercen la gestin de las
polticas pblicas, as como, evaluar s los resultados esperados del otorgamiento
de recursos a las mismas, responden a las necesidades y aspiraciones de las
comunidades.

Conclusiones
Dado los resultados expuestos, se concluye que el FOMFICC no estableci
mecanismos de control interno que permitan garantizar la confiabilidad, sinceridad,
exactitud, veracidad y transparencia de las operaciones realizadas en relacin a la
aprobacin, asignacin y seguimiento de los recursos otorgados a los Consejos
Comunales, por lo que el proceso de financiamiento de los Proyectos presentados
por los mismos, present deficiencias administrativas y de control, que inciden
negativamente en el funcionamiento del rgano y en la salvaguarda del patrimonio
pblico, tales como el hecho de no contar con Manuales de Normas y
Procedimientos, para llevar a cabo la aprobacin de los proyectos presentados por
los Consejos Comunales, la asignacin y transferencia de los recursos destinados a
los mismos, as como, para la revisin de sus rendiciones de cuentas. Por otra
parte, el FOMFICC no cont con una unidad encargada de la revisin de los
proyectos, que permita garantizar que se realiz un efectivo control antes de
proceder a entregar los recursos. No presentan la suficiente documentacin soporte
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que justifique y permita identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada
operacin.

Igualmente, hicieron entrega de recursos a Consejos Comunales sin realizar el
Convenio de Financiamiento y en los casos en que los realizaron, se celebr el
mismo con los miembros de los bancos comunales y no del Consejo Comunal,
asimismo, no se estipul en tales convenios, clusulas que establezcan la forma y
oportunidad de asignacin de los recursos, la obligacin de informar
trimestralmente el avance fsico y financiero del proyecto y la obligacin de
constituir cuentas bancarias con al menos dos firmas conjuntas.

En cuanto a la rendicin de cuentas de los recursos otorgados, se observ que
existen Consejos Comunales a los que se otorg recursos, que no han presentado
la misma y otros que slo han consignado soportes de gastos de una parte de los
recursos. De igual forma, se evidenci que no existe documentacin que certifique
la culminacin total de los proyectos para los que se otorg recursos y que los
mismos hayan sido ejecutados segn lo estipulado.

Recomendaciones

Emprender las acciones dirigidas a dar celeridad a la elaboracin,
implementacin y aprobacin formal de los manuales de normas y de
procedimientos relativos a la evaluacin de los proyectos presentados por los
Consejos Comunales, la asignacin y transferencia de los recursos destinados
a los mismos, as como, a la revisin de la rendicin de cuentas de las referidas
organizaciones comunitarias; que permitan establecer una gua de acciones y
establecer criterios uniformes respecto a las actividades del personal en cuanto
a los procedimientos a seguir para ejecucin de las actividades inherentes al
otorgamiento de recursos a los Consejos Comunales.
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Establecer mecanismos de control interno, inherentes a los procesos que deben
realizarse para la aprobacin de los proyectos presentados por los Consejos
Comunales a los fines de dejar constancia de la revisin y conformidad o no con
los proyectos presentados, y en este ultim caso las sugerencias en cuanto a
las correcciones a realizarse para garantizar la factibilidad tcnica del proyecto
a financiar.
Implementar los mecanismos necesarios, que permitan llevar un control de los
Consejos Comunales que efectivamente reciben recursos por parte del rgano
financiador, as como, de las asignaciones y transferencias de los recursos
otorgados a los mismos. Igualmente, que permitan archivar de manera
adecuada los expedientes de los Consejos Comunales y la documentacin que
los conforma.
Establecer mecanismos de control, a objeto de garantizar el registro de la
informacin presupuestaria y financiera, y que la misma constituya una fuente
confiable.
Celebrar el Convenio de Financiamiento para los recursos otorgados a los
Consejos Comunales, con el propsito que el FOMFICC cuente con la garanta
suficiente y necesaria para asegurar la ejecucin oportuna y correcta de las
obligaciones que asumi el Consejo Comunal y de esta manera proteger el
patrimonio del Estado.
Implementar mecanismos de control, que permitan asegurar que los Consejos
Comunales que reciben recursos por parte del FOMFICC presenten la rendicin
de cuenta de los mismos, as como, mecanismos que permitan realizar un
control efectivo al momento de la verificacin de la rendicin y practicar de
manera oportuna el seguimiento de los proyectos para los que se otorg
recursos, a objeto de asegurarse que en el caso de existir alguna desviacin se
apliquen de manera oportuna los correctivos pertinentes y que la ejecucin de
los proyectos se encuentre de acuerdo a las especificaciones tcnicas y a
satisfaccin de las comunidades beneficiarias. Igualmente, que los expedientes
de los Consejos Comunales sean estructurados y conformados con la suficiente
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y pertinente documentacin justificativa, tanto del procedimiento previo a la
aprobacin de los recursos como la entrega, rendicin de cuenta y ejecucin de
los mismos.






















MB/EA