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La comunidad Latina de estudiantes de negocios

EL CONTROL INTERNO
Aportado por: Mara Gonzlez - megp_us!a"oo#$om
Ante$edentes ! or%gen#
En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la
contabilidad de partida simple. En la Edad Media aparecieron los libros de
contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, es en Venecia
en donde en 1494, el Franciscano Fray Lucas Paccioli o Pacciolo, meor
conocido como Lucas di !orgo, escribi" un libro sobre la #ontabilidad de
partida doble.
Es en la revoluci"n industrial cuando surge la necesidad de controlar las
operaciones $ue por su magnitud eran reali%adas por m&$uinas maneadas
por varias personas.
Se piensa $ue el origen del control interno, surge con la partida doble, $ue
'ue una de las medidas de control, pero $ue 'ue (asta 'ines del siglo )*) $ue
los (ombres de negocios se preocupan por 'ormar y establecer sistemas
adecuados para la protecci"n de sus intereses.
+e manera general, podemos a'irmar $ue la consecuencia del crecimiento
econ"mico de los negocios, implic" una mayor compleidad en la
organi%aci"n y por tanto en su administraci"n.
&'u( es el Control Interno)
El #ontrol *nterno es la base donde descansan las actividades y operaciones
de una empresa, es decir, $ue las actividades de producci"n, distribuci"n,
'inanciamiento, administraci"n, entre otras son regidas por el control interno.
Es un instrumento de e'iciencia y no un plan $ue proporciona un reglamento
tipo polic,aco o de car&cter tir&nico, el meor sistema de control interno, es
a$uel $ue no da-a las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un
nivel de alta dignidad (umana las relaciones de patr"n a empleado.

La 'unci"n del control interno es aplicable a todas las &reas de operaci"n de


los negocios, de su e'ectividad depende $ue la administraci"n obtenga la
in'ormaci"n necesaria para seleccionar de las alternativas, las $ue meor
convengan a los intereses de la empresa.

Auditora I, C.P. Regalado Hernndez Henoc, Editorial E. Soid S.A. Pg. 14.
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El control interno debe establecer previo estudio de las necesidades y
condiciones de cada empresa.
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El control interno seg1n las 2ormas y Procedimientos de 3uditor,a en su
glosario t4cnico lo de'ine como.
5Est& representado por el conunto de pol,ticas y procedimientos establecidos
para proporcionar una seguridad ra%onable de poder lograr los obetivos
espec,'icos de la entidad6.
La estru$tura del $ontrol %nterno
#onsta de los siguientes elementos.
3mbiente de control.
Sistema #ontable.
Procedimientos de #ontrol.
&Cul es el o*+et%,o de un s%stema de $ontrol %nterno)
7iene varios obetivos como.
Evitar o reducir 'raudes.
Salvaguarda contra el desperdicio.
Salvaguarda contra la insu'iciencia.
#umplimiento de las pol,ticas de operaci"n sobre bases m&s seguras.
#omprobar la correcci"n y veracidad de los in'ormes contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
Promover la e'iciencia en operaci"n y 'ortalecer la ad(erencia a las
normas 'iadas por la administraci"n.
El Control Interno En La Aud%tora -e Los Estados .%nan$%eros#
La comisi"n de Procedimientos de 3uditor,a del *M#P, al estudiar las normas
de auditor,a concluye $ue el #ontador P1blico debe e'ectuar un estudio y
evaluaci"n adecuados del control interno e8istente en la empresa $ue
e8amina, con el 'in b&sico de determinar la con'ian%a $ue puede asignar a
cada 'ase y actividad del negocio, para precisar la naturale%a, alcance y
oportunidad $ue (a de dar a sus pruebas de auditor,a.
El estudio de la evaluaci"n del control interno, tienen como obeto primario la
'ormulaci"n de un programa de auditor,a, $ue al eecutarse permite al
#ontador P1blico emitir un dictamen sobre los estados 'inancieros.
El 'in de la revisi"n de los procedimientos de contabilidad y de control
interno, es averiguar cuales son los procedimientos empleados y la e'iciencia
del sistema de control interno e8istente, como base para determinar el
alcance del e8amen.
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La revisi"n no termina con las investigaciones reali%adas al principio de la
auditor,a sino $ue contin1an en el transcurso de ella.
9tro obetivo es el de tomar nota sobre cual$uier modi'icaci"n $ue pueda
recomendarse para re'or%ar, meorar o simpli'icar el sistema e8istente. Estos
aspectos se deben comunicar por medio de memor&ndums de sugerencias,
conteniendo las de'iciencias locali%adas en la organi%aci"n del negocio.
T($n%$as a apl%$arse en la planea$%/n de la aud%tora#
1. Estudio y Evaluaci"n de la 9rgani%aci"n.
:. Estudio y evaluaci"n de sistemas y procedimientos.
;. Estudio y evaluaci"n de 'luogramas.
4. Estudio y evaluaci"n del sistema de control interno.
<. 3n&lisis Factorial.
T($n%$as a apl%$arse en la planea$%/n de la aud%tora.
1. Estudio y Evaluacin de la Organizacin.
Para $ue el auditor pueda darse cuenta cabal de la estructura org&nica y
allegarse de elementos para estudiar y evaluar la organi%aci"n y el e$uipo
(umano $ue la integra, deber& empe%ar por obtener un organigrama
detallado de la misma, en el caso de $ue no e8istiera, ser& una ra%"n m&s
para $ue el auditor lo elabore o actualice y en el desarrollo de esta tarea
encontrar& una magn,'ica oportunidad de empe%ar a conocer la operaci"n
organi%acional de la entidad o de la 'unci"n sueta a auditor,a y sobre todo,
las personas involucradas.
En la obtenci"n del organigrama se recomienda $ue 4ste se elabore
cubriendo los siguientes puntos.
3barcar a toda la entidad o la 'unci"n sueta a revisi"n.
#ontener los puestos principales de la entidad y toda la estructura
trat&ndose de la revisi"n a una 'unci"n.
=uedar per'ectamente establecido los tipos de autoridad en caso de
ser lineal, 'uncional y sta''.
2. Estudio y evaluacin de sistemas y procedimientos.
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>epresenta una de las acciones m&s importantes en la planeaci"n y
desarrollo de cual$uier trabao de auditor,a.
7oda entidad debe contar con manuales de sistemas y de procedimientos de
operaci"n sobre los cuales el auditor debe basarse para (acer su estudio y
evaluaci"n de estos conceptos, pero encontramos $ue muy pocas son las
entidades $ue los tienen, en estos casos, el auditor deber& desarrollarlos
para sus prop"sitos.
Podemos observar algunos problemas.
La e8tensi"n $ue debe d&rseles y $ue va directamente relacionada
con el tiempo asignado al auditor para reali%ar su trabao.
3s, como la (abilidad para describir los procedimientos de operaci"n.
7omemos en consideraci"n $ue un sistema es la conunci"n de
procedimientos de operaci"n $ue est&n enmarcados en pol,ticas
administrativas y/o disposiciones de control, el estudio y evaluaci"n de
dic(os procedimientos se debe e'ectuar en 'orma independiente por cada
uno de los $ue integran ese sistema para, posteriormente, una ve% $ue se
(an identi'icado todos los $ue con'orman el sistema, llevar a cabo el estudio
y evaluaci"n global del mismo.
El estudio y evaluaci"n de un procedimiento de operaci"n se puede llevar a
cabo en el siguiente orden.
Primero. *denti'icar las generalidades del procedimiento.
a? 2ombre,
b? 3 $ue sistema o 'unci"n operacional pertenece.
c? +"nde inicia.
d? +"nde termina.
e? =ue obetivos persigue.
'? =ue pol,ticas administrativas y/o disposiciones de control debe
respetar.
Segundo. +escribir en 'orma secuencial las actividades involucradas en el
procedimiento sueto a an&lisis y evaluaci"n.
3. Estudio y evaluacin de flujogramas.
El estudio y evaluaci"n de 'luogramas es llevar por medio de una
representaci"n gr&'ica los procedimientos de operaci"n.
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74cnica de +iagrama de 'luo @'luograma?
*ndica el punto inicial del diagrama y
su ubicaci"n.
Signi'ica un documento.
Letras may1sculas dentro del
rect&ngulo indica el documento
a'ectado, por eemplo, 9.#. A orden de
compra y se le pone n1meros en las
orillas para mencionar si es el original
@1? y si son copias @:?.
#on la marca en el ,ndice in'erior
derec(o
*ndica preparaci"n de un documento.
+ocumento con 'irma o sellado.
*ndica $ue servir& de base en la
preparaci"n de documentos contables
o bien respaldar& a esos documentos.
Muestra el movimiento ',sico de los
documentos.
*ndica $ue un documento nunca va a
reentrar al 'luo. 7ambi4n se usa para
mostrar $ue el documento se env,a a
alguien 'uera de la empresa, o $ue se
env,a a alg1n departamento interno
donde los detalles o usos no incumben
a la auditor,a.
+ocumento para alg1n prop"sito
especial, registro en libros o base para
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9.#
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la preparaci"n de otro documento.
3rc(ivo temporal del documento.
+ocumento destruido.
! Los documentos pueden
terminar en.
o 3rc(ivo permanente.
o Pasar a otro 'luo.
o Pasar 'uera del 'luo.
o +estruirse.
*ndica operaci"n, describi4ndose
brevemente.
>eportes o listados.
#omprende al sistema de contabilidad,
como libros, registros contables,
documentos comprobatorios.
>egistro contable de los au8iliares y
registros al 1ltimo destino.
Las descripciones dentro del diagrama deber&n ser m,nimas, anotaciones
simples de letras o n1meros, ane8ando en una (oa adicional el
signi'icado de dic(as letras.
4. Estudio y evaluacin del sistema de control interno.
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El control interno comprende el plan de organi%aci"n y todos los m4todos
y procedimientos $ue en 'orma coordinada se adoptan en una entidad
para salvaguardar sus activos, veri'icar la ra%onabilidad y con'iabilidad de
su in'ormaci"n 'inanciera y la complementaria administrativa y
operacional, promover e'iciencia en la operaci"n y provocar ad(erencia a
las pol,ticas prescritas por la administraci"n.
Seg1n el !olet,n ;B<B emitido por la #omisi"n de 2ormas y
Procedimientos de 3uditor,a, dentro de sus generalidades nos e8plica
$ue el estudio y evaluaci"n del control interno se e'ect1a con el obeto de
cumplir la norma de eecuci"n del trabao $ue re$uiere $ue 5el auditor
debe e'ectuar un estudio y evaluaci"n adecuado del control interno
e8istente, $ue le sirva de base para determinar la naturale%a, e8tensi"n y
oportunidad $ue va a dar a los procedimientos de auditor,a6.
El control interno se divide en.
Control Administrativo, donde se debe observar y aplicar en todas las
'ases o etapas del proceso administrativo.
Control inanciero C #ontable, orientado 'undamentalmente (acia el
control de las actividades 'inancieras y contables de una entidad.
3 la conunci"n de estos dos elementos deriva en el !istema "ntegral de
Control "nterno.
La #omisi"n de 2ormas y Procedimientos de 3uditor,a del *nstituto
Me8icano de #ontadores P1blicos en su bolet,n <B;B, muestra la
metodolog,a para el Estudio y evaluaci"n del control *nterno, donde
recomienda $ue ese proceso se e'ect1e por ciclos de transacciones, ya
$ue un estudio por cuentas pierde de vista la din&mica de las empresas.
Los ciclos b&sicos de transacciones a considerar son. ingresos, compras,
producci"n, n"minas y tesorer,a.
El estudio del control interno tiene por obeto conocer como es dic(o
control interno, no solamente en los planes de la direcci"n sino en la
eecuci"n real de las operaciones cotidianas.
La evaluacin del control interno es la estimaci"n del auditor, (ec(a sobre
los datos $ue ya conoce a trav4s del estudio, y con base en sus
conocimientos pro'esionales, del grado de e'ectividad $ue ese control interno
suministre.
+e este estudio y evaluaci"n, el #ontador P1blico podr& desprender la
naturale%a de las pruebas di'erentes sobre una misma partida. +e ello
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depender& la e8tensi"n $ue deba dar a los procedimientos de auditor,a de
empleados y la oportunidad en $ue los va a utili%ar para obtener los
resultados m&s 'avorables posibles.
ormas de #acer el estudio y evaluacin del control interno.
M4todos.
a? M4todo +escriptivo o de memor&ndum.
b? M4todo Dr&'ico.
c? M4todo de #uestionario.
$%todo &escriptivo.
#onsiste en la descripci"n de las actividades y procedimientos utili%ados
por el personal en las diversas unidades administrativas $ue con'orman la
entidad, (aciendo re'erencia a los sistemas o registros contables
relacionados con esas actividades y procedimientos.
La descripci"n debe (acerse de manera tal $ue siga el curso de las
operaciones en todas las unidades administrativas $ue intervienen, nunca
se practicar& en 'orma aislada o con subetividad.
+etallar ampliamente por escrito los m4todos contables y administrativos
en vigor, mencionando los registros y 'ormas contables utili%adas por la
empresa, los empleados $ue los manean, $uienes son las personas $ue
custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.
La in'ormaci"n se obtiene y se prepara seg1n lo u%gue conveniente el
#ontador P1blico, por 'unciones, por departamentos, por alg1n proceso
$ue sea adecuado a las circunstancias.
La 'orma y e8tensi"n en la aplicaci"n de este procedimiento depender&
desde luego de la pr&ctica y uicio del #ontador P1blico observada al
respecto, y $ue puede consistir en.
3. Preparar sus notas relativas al estudio de la compa-,a de manera $ue
cubran todos los aspectos de su revisi"n.
!. =ue las notas relativas contengan observaciones 1nicamente respecto
a las de'iciencias del control interno encontradas y deben ser
mencionadas en sus papeles de trabao, tambi4n cuando el control
e8istente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es
adecuado.
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"e#i# $%todo# &ara la E'aluaci(n del control interno ) #u# relacione# con el C.P. C.P. Ca#tro *orge
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Siempre deber& tenerse en cuenta la operaci"n en la unidad
administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente.
'entajas(
El estudio es detallado de cada operaci"n con lo $ue se obtiene un meor
conocimiento de la empresa.
Se obliga al #ontador P1blico a reali%ar un es'uer%o mental, $ue acostumbra
al an&lisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
&esventajas(
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
2o se tiene un ,ndice de e'iciencia.
$%todo )r*fico.
Se-ala por medio de cuadros y gr&'icas el 'luo de las operaciones a trav4s
de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de
control para el eercicio de las operaciones.
Este m4todo permite detectar con mayor 'acilidad los puntos o aspectos
donde se encuentran debilidades de control, a1n cuando (ay $ue reconocer
$ue se re$uiere de mayor inversi"n de tiempo por parte del auditor en la
elaboraci"n de los 'luogramas y (abilidad para (acerlos.
Se recomienda el uso de la carta o gr&'ica de organi%aci"n $ue seg1n el
autor Deorge >. 7erry, dic(as cartas son cuadros sint4ticos $ue indican los
aspectos m&s importantes de una estructura de organi%aci"n, incluyendo las
principales 'unciones y sus relaciones, los canales de supervisi"n y la
autoridad relativa de cada empleado encargado de su 'unci"n respectiva.
E8isten dos tipos de gr&'icas de organi%aci"n.
Cartas $aestras.
Cartas suplementarias.
Las cartas maestras presentan las relaciones e8istentes entre los principales
departamentos.
Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento
en 'orma m&s detallada.
Se recomienda adem&s el uso combinado de estas cartas con los manuales
de operaci"n ya $ue se complementan.
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'entajas.
Proporciona una r&pida visuali%aci"n de la estructura del negocio.
&esventajas.
P4rdida de tiempo cuando no se est& 'amiliari%ado a este sistema o no
cubre las necesidades del #ontador P1blico.
+i'icultad para reali%ar pe$ue-os cambios o modi'icaciones ya $ue se debe
elaborar de nuevo.
Se recomienda como au8iliar a los otros m4todos.
$%todo de Cuestionarios.
#onsiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el
auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a c"mo se e'ect1a el maneo
de las operaciones y $ui4n tiene a su cargo las 'unciones.
Los cuestionarios son 'ormulados de tal manera $ue las respuestas
a'irmativas indican la e8istencia de una adecuada medida de control,
mientras $ue las respuestas negativas se-alan una 'alla o debilidad en el
sistema establecido.
'entajas(
>epresenta un a(orro de tiempo.
Por su amplitud cubre con di'erentes aspectos, lo $ue contribuye a descubrir
si alg1n procedimiento se alter" o descontinu".
Es 'le8ible para conocer la mayor parte de las caracter,sticas del control
interno.
&esventajas.
El estudio de dic(o cuestionario puede ser laborioso por su e8tensi"n.
Muc(as de las respuestas si son positivas o negativas resultan
intrascendentes si no e8iste una idea completa del por$ue de estas
respuestas.
Su empleo es el m&s generali%ado, debido a la rapide% de la aplicaci"n.
+e los m4todos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa
pro'undidad, el elemento clave de la entidad, el (umano.
Para cubrir ese vac,o se presenta un cuarto m4todo.
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&eteccin de funciones incompati+les.
El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectar& 'unciones
incompatibles del personal involucrado en la operaci"n, administraci"n,
control y marc(a de la entidad sueta a auditor,a.
Se presenta como una (oa de cuestionario, $ue en la parte superior
derec(a, se menciona la 'unci"n clave y a(, mismo se anotan los nombres
de los eecutantes, a continuaci"n, sobre el lado i%$uierdo de la (oa, est&n
consignadas otras 'unciones donde se anotar&n los nombres de los
eecutantes, si el nombre de la persona $ue reali%a la 'unci"n clave se repite
en las otras 'unciones, se constituye as, una 'unci"n incompatible $ue ser&
anotada a continuaci"n en la columna de observaciones y en consecuencia
(abremos descubierto una 'alla en el control interno.
Estudio y Evaluacin del control interno por ciclos de transacciones.
#onsiste en identi'icar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo
control interno estar& sueto a revisi"n y evaluaci"n. Esta identi'icaci"n
incluye el determinar las 'unciones aplicables a cada ciclo con base en las
caracter,sticas espec,'icas del mismo.
Para au8iliarse el auditor deber& basarse en los boletines de la serie EBBB
de las 2ormas y Procedimientos de 3uditor,a emitidos por la #omisi"n de
2ormas y Procedimientos de 3uditor,a del *nstituto Me8icano de #ontadores
P1blicos.
,. An*lisis actorial(
#onsiste en la distinci"n e identi'icaci"n de los 'actores $ue concurren en los
resultados de operaci"n de una entidad para llegar al conocimiento de cada
'actor, con el obeto de determinar su contribuci"n en el resultado de las
operaciones reali%adas.
El an&lisis 'actorial se concibe la operaci"n de una entidad como resultado
de la combinaci"n ponderada de sus componentes gen4ricos, unos internos
y otros e8ternos, a los $ue se denomina6 'actores de operaci"n6.
La identi'icaci"n, an&lisis y estudio de dic(os 'actores (abr& de (acerse
tomando en cuenta la actividad o giro de la entidad y el prop"sito de la
misma, ya $ue es obvio $ue no ser&n los mismos 'actores $ue inciden para
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entidades industriales o comerciales, de venta de servicios o de productos,
lucrativas, no lucrativas, gubernamentales o no gubernamentales.
Para ilustrar lo anterior mencionaremos los 'actores internos de una entidad
industrial.
! Medio ambiente.
! 3dministraci"n.
! Productos.
! Procesos.
! Funci"n Financiera.
! Facilidades de producci"n
! Mano de obra
! Materias primas.
! Producci"n.
! Mercadotecnia.
! #ontabilidad.
! Estad,sticas.
El 'in del an&lisis 'actorial aplicado a una entidad, es cuanti'icar la
contribuci"n de cada 'actor en el resultado de las operaciones $ue 4sta
realice, es, por tanto, un medio de control.
El 3uditor debe apoyarse en el uso de cuestionarios para este prop"sito.
Este estado debe ser complementado con la aplicaci"n de ra%ones
'inancieras simples, comparando cuantitativamente los componentes de
cada 'actor para evaluar su contribuci"n en el resultado de las operaciones
de la entidad.
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Con$lus%ones#
El control interno se define como( -Est* representado por el conjunto
de pol.ticas y procedimientos esta+lecidos para proporcionar una
seguridad razona+le de poder lograr los o+jetivos espec.ficos de la
entidad/.
El #ontador P1blico debe e'ectuar un estudio y evaluaci"n adecuados del
control interno e8istente en la empresa $ue e8amina, con el 'in b&sico de
determinar la con'ian%a $ue puede asignar a cada 'ase y actividad del
negocio, para precisar la naturale%a, alcance y oportunidad $ue (a de dar a
sus pruebas de auditor,a.
T($n%$as a apl%$arse en la planea$%/n de la aud%tora#
1. Estudio y Evaluaci"n de la 9rgani%aci"n.
:. Estudio y evaluaci"n de sistemas y procedimientos.
;. Estudio y evaluaci"n de 'luogramas.
4. Estudio y evaluaci"n del sistema de control interno.
<. 3n&lisis Factorial.
El control interno comprende el plan de organi%aci"n y todos los m4todos y
procedimientos $ue en 'orma coordinada se adoptan en una entidad para
salvaguardar sus activos, veri'icar la ra%onabilidad y con'iabilidad de su
in'ormaci"n 'inanciera y la complementaria administrativa y operacional,
promover e'iciencia en la operaci"n y provocar ad(erencia a las pol,ticas
prescritas por la administraci"n.
Estudio del control interno tiene por obeto conocer como es dic(o control
interno, no solamente en los planes de la direcci"n sino en la eecuci"n real
de las operaciones cotidianas.
Evaluacin del control interno es la estimaci"n del auditor, (ec(a sobre
los datos $ue ya conoce a trav4s del estudio, y con base en sus
conocimientos pro'esionales, del grado de e'ectividad $ue ese control interno
suministre.
ormas de #acer el estudio y evaluacin del control interno.
$%todo &escriptivo.
#onsiste en la descripci"n de las actividades y procedimientos utili%ados por
el personal en las diversas unidades administrativas $ue con'orman la
entidad, (aciendo re'erencia a los sistemas o registros contables
relacionados con esas actividades y procedimientos.
$%todo )r*fico.
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Se-ala por medio de cuadros y gr&'icas el 'luo de las operaciones a trav4s
de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de
control para el eercicio de las operaciones.
$%todo de Cuestionarios.
#onsiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el
auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a c"mo se e'ect1a el maneo
de las operaciones y $ui4n tiene a su cargo las 'unciones.
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