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El documento proporciona orientaciones generales sobre la administración de recursos y bienes del estado en Venezuela. Explica conceptos clave como administración, proceso administrativo y sus etapas. También describe las unidades involucradas en los procesos administrativos como oficina de planificación, presupuesto y control, ordenación de pagos, compras, contabilidad, tesorería y bienes nacionales. Finalmente, brinda detalles sobre los procesos y funciones de cada unidad para garantizar una administración eficiente y transparente.
El documento proporciona orientaciones generales sobre la administración de recursos y bienes del estado en Venezuela. Explica conceptos clave como administración, proceso administrativo y sus etapas. También describe las unidades involucradas en los procesos administrativos como oficina de planificación, presupuesto y control, ordenación de pagos, compras, contabilidad, tesorería y bienes nacionales. Finalmente, brinda detalles sobre los procesos y funciones de cada unidad para garantizar una administración eficiente y transparente.
El documento proporciona orientaciones generales sobre la administración de recursos y bienes del estado en Venezuela. Explica conceptos clave como administración, proceso administrativo y sus etapas. También describe las unidades involucradas en los procesos administrativos como oficina de planificación, presupuesto y control, ordenación de pagos, compras, contabilidad, tesorería y bienes nacionales. Finalmente, brinda detalles sobre los procesos y funciones de cada unidad para garantizar una administración eficiente y transparente.
DE RECURSOS Y BIENES DEL ESTADO) PRESENTACIN PRECISANDO LOS ASPECTOS RELACIONADOS A LA ADMINISTRACIN Qu es la administracin? Fases del proceso administrativo Etapas del proceso administrativo UNIDADES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN INFOCENTRO Oficina de Planificacin, Presupuesto y Control Ordenacin de Pago Compras Contabilidad Tesorera Bienes Nacionales 4 5 5 6 6 7 8 10 11 12 13 14 18 18 19 20 20 21 25 26 27 28 28 30 33 43 45 TABLA DE CONTENIDOS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS VINCULADAS A LOS FACILITADORES Caja Chica Formatos de Control de Caja Chica Rendiciones de Recursos Resguardo de Bienes Nacionales GLOSARIO DE TRMINOS SEGUNDA PARTE (HERRAMIENTAS CONTABLES PARA APOYAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS CONSEJOS COMUNALES) PRESENTACIN Contabilidad para Consejos Comunales Importancia de la Contabilidad en los Consejos Comunales Qu es un Consejo Comunal? Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria Libros contables que se deben utilizar desde la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria Ejercicios ilustrados GLOSARIO DE TRMINOS BASAMENTO LEGAL PRIMERA PARTE ORIENTACIONES GENERALES PARA LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y BIENES DEL ESTADO La nueva gestin pblica dentro del socialismo bolivariano del siglo XXI, debe estar en constante rectificacin, revisin y reimpulso para lograr una administracin eficiente y eficaz, es decir, que satisfaga las necesidades reales de la gente, a fin de promover el desarrollo de servicios de mejor calidad, para lo cual se requiere de sistemas de control que otorguen una plena transparencia de los procesos, planes y resultados que favorezcan la participacin protagnica de los ciudadanos. Un componente importante para llevar adelante una administracin efectiva, debe estar enfocada hacia el conocimiento de la normativa legal a fin de salvaguardar el patrimonio pblico. En este nuevo esfuerzo que ha emprendido la Fundacin Infocentro de realizar una formacin integral a sus facilitadores y facilitadoras, se ha considerado conveniente intercambiar, reflexionar y accionar los procesos que PRESENTACIN 4 se deben realizar en el rea administrativa, de tal manera que se produzca un reconocimiento e interaccin entre las actividades llevadas por el nivel central y las que se desarrollan en los Infocentros. En este orden de ideas, el papel del facilitador dentro de sus actividades administrativas esta centrado en elementos fundamentales como: caja chica, rendicin de cuentas y resguardo de equipos (bienes nacionales), para lo cual debe conocer todos los procesos que las mismas conllevan. En este sentido, se han preparado un conjunto de indicaciones que facilitan el aprendizaje para realizar estas tareas. QU ES LA ADMINISTRACIN? La Administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas por la organizacin. 5 PRECISANDO LOS ASPECTOS RELACIONADOS A LA ADMINISTRACIN Caractersticas del Proceso Administrativo El proceso administrativo implica la interrelacin de una serie de etapas que se dan en forma continua y dinmica. Existen diferentes perspectivas de las etapas del proceso administrativo, sin embargo todas coinciden en ciertos aspectos fundamentales para el cumplimiento de los objetivos planteados en una organizacin: Qu se va hacer? Cmo se va hacer? Con qu se va hacer? Cmo se ha realizado? 6 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Etapas del Proceso Administrativo Organizacin: Planificacin: Estructura Metas Administracin Objetivos de Recursos Humanos Estrategias (actividades y responsabilidades). Planes Direccin: Control: Motivacin Normas Liderazgo Medidas Comunicacin Estndares para el Comportamiento individual y de grupo desempeo Correccin de desviaciones para garantizar la planeacin Las unidades que intervienen en los procesos administrativos de la Fundacin Infocentro son: 7 UNIDADES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN INFOCENTRO Presupuesto Ordenacin de Pago Compras Tesorera Contabilidad Bienes Nacionales Tiene como funciones principales: - Apoyar a las unidades de la Fundacin en la elaboracin del plan operativo anual(presupuesto de la Fundacin). - Verificar la codificacin y registro oportuno en las partidas presupuestarias de cada una de las operaciones de gastos que afecten el presupuesto anual. - Controlar la ejecucin fsica y financiera mensual y trimestral del Plan Operativo Anual. - Elaboracin de Instructivos e informes (Memoria y Cuenta) 8 OFICINA DE PLANIFICACIN, PRESUPUESTO Y CONTROL Procesos de la Oficina de Planificacin, Presupuesto y Control 1. Pre-Compromiso: Consiste en realizar un apartando de un recurso monetario para su utilizacin posterior. 2. Compromiso: Es el proceso que se lleva a cabo al verificar partidas presupuestarias, disponibilidad y aprobar la solicitudes 3. Causado: Comprende los recursos que fueron aprobados para alguna actividad. 4. Pagado: Es la asignacin monetaria que se realiza por la unidad de tesorera de la institucin. Verificar la codificacin y registro oportuno en las partidas presupuestarias de cada una de las operaciones de gastos que afecten el presupuesto anual. La Fundacin Infocentro por ser un organismo adscrito a este ministerio recibe una cuota presupuestaria, la cual distribuye entre los diversos proyectos de la institucin. Y es garante del buen uso de los mismos. Al finalizar el ao deber rendir esos recursos asignados. Entre procesos la oficina, tambin se encuentran: - Controlar la ejecucin fsica y financiera mensual y trimestral del Plan Operativo Anual. - Elaboracin de Instructivos e informes (Memoria y Cuenta) 9 1. Se trasmite el mensaje la Memoria y cuenta presidencial ante la nacin. 2. En la Asamblea Nacional el presidente de la Repblica, as como los ministros deben presentar su Memoria y Cuenta. 3. La Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) que concentra toda la informacin presupuestaria y la enva a la Asamblea Nacional. 4. El Ministerio de Ciencia Tecnologa e Innovacin recibe el presupuesto el reporte de la ejecucin de la Fundacin y lo remite a la ONAPRE. Es la unidad que se encarga de: - Recibir las solicitudes (viticos, pagos, etc). - Revisar que la documentacin este correcta, es decir, que cumplan con lo establecido en la normativa legal. - Realizar retenciones de impuestos en los casos que corresponda. - Generar la orden de pago 10 ORDENACIN DE PAGO Procesos de la Unidad de Ordenacin de Pago Es la unidad que se encarga de procesar los requerimientos, a fin de adquirir los materiales, bienes y la contratacin de todas las unidades tanto sustantivas como de apoyo, para as cumplir con los lineamientos polticos estratgicos y las metas establecidas en la Fundacin Infocentro. 11 COMPRAS Procesos de la Jefatura de Compras Funciones - Tramitar las requisiciones de compras y servicios. - Realizar el anlisis de cotizaciones a travs de una consulta de precios. - Remitir al Comit de Contrataciones, concursos abiertos o cerrados. - Cumplir con las leyes y registros. - Mantener actualizado el Registro Interno de los Proveedores. - Realizar la evaluacin de desempeo de los proveedores. - Suministrar la informacin que sea solicitada por el Servicio Nacional de Contratistas. - Gestionar y hacer el seguimiento a los Pagos. La oficina de Contabilidad se encarga de: REGISTRAR - CLASIFICAR - RESUMIR en trminos monetarios las transacciones que realiza la Fundacin. Tiene como finalidad suministrar informacin de los resultados obtenidos durante un perodo de tiempo, que resulta de gran utilidad para la toma de decisiones, tanto para el control de la gestin pasada, como para las esti- maciones de los resultados futuros. 12 CONTABILIDAD Proceso Contable Esta unidad se encarga de: - Resguardar Documentos Legales, Efectivo y Otros. - Rendicin de intereses ante la Oficina Nacional del Tesoro. - Aportes Patronales, Liquidaciones, Cestatickets. 13 TESORERA La unidad de bienes nacionales se encarga de: - Movimiento de activos de un Infocentro a otro, a travs de las actas de salida y asignacin de equipos. - Gestionar los requerimientos de activos y materiales de todas de las dependencias de la Fundacin Infocentro. - Gestionar todas las solicitudes de equipos y materiales para las diferentes actividades que surgen dentro de la Fundacin. - Resguardo de los equipos y materiales. - Codificar los bienes de la institucin. - Realizar inventarios peridicos de los bienes pblicos. 14 BIENES NACIONALES Movimiento de Activos desde un Infocentro 1. Al momento de requerir el traslado de un bien o solicitarlo en prstamo, se deben determinar las caractersticas de los bienes requeridos. 2. Gestionar la elaboracin del acta donde quede constancia el destino del bien y el nuevo responsable del mismo, se deben emitir tres (3) ejemplares, que sern una para Bienes, una para el nuevo responsable y otra para la persona o el Infocentro que cede el bien. 3. Se deber elaborar un Acta de Descargo por Reasignacin la cual ser registrada, firmada y sellada, para dejar constancia del bien a reasignar. 4. Todo movimiento de bienes debe estar autorizado por el Direc- tor o Gerente de tecnologa o Infraestructura y debe ser notificado obligatoriamente al rea de Bienes Nacionales. 15 Bases Legales 16 Leyes y Reglamentos Artculo 1. Esta Ley tiene por objeto establecer las normas que regulan el mbito, organizacin, atribuciones y funcionamiento del Sistema de Bienes Pblicos, como parte integrante del Sistema de Administracin Financiera del Estado. Ley Orgnica de Bienes Pblicos Artculo 12. Los rganos y entes que conforman el Sector Pblico debern adoptar las acciones necesarias para la defensa administrativa y judicial de los Bienes Pblicos de su propiedad y de los que tengan a su cargo. Artculo 20. Se crea la Superintendencia de Bienes Pblicos, como instituto pblico con personalidad jurdica y patrimonio propio, con autonoma econmica, presupuestaria, financiera, tcnica y funcional, adscrita al ministerio con competencia en materia de finanzas al slo efecto de la tutela administrativa, para ejercer la rectora del Sistema de Bienes Pblicos. Funciones, atribuciones y deberes comunes de los rganos y entes que conforman el Sistema Nacional de Bienes Pblicos Artculo 23. 1. Realizar el diagnstico de los Bienes Pblicos 2. Requerir informacin a los particulares que ejerzan o hayan ejercido algn derecho sobre Bienes Pblicos. 3. Recibir y atender denuncias y sugerencias de la ciudadana, relacionadas con el manejo y administracin de los Bienes Pblicos, debiendo mantener la identidad de los denunciantes y el contenido de la denuncia, protegidos por el principio de reserva. v Artculo 92. Los funcionarios o funcionarias pblicos respondern penal, civil, administrativa y disciplinariamente por los delitos, faltas, hechos ilcitos e irregularidades administrativas cometidas en el ejercicio de sus funciones con ocasin a la adquisicin, uso, administracin, mantenimiento, registro, supervisin y disposicin de los Bienes Pblicos. Esta responsabilidad no excluir la que pudiere corresponderles por efecto de otras leyes o de su condicin de ciudadanos o ciudadanas. Artculo 98. Independientemente de la responsabilidad civil, penal, disciplinaria o administrativa, sern sancionados con multa de un mil Unidades Tributarias (1.000UT) a cinco mil Unidades Tributarias (5.000UT), los sujetos que conforman el Sistema Nacional de Bienes Pblicos, en los siguientes supuestos:
6. Cuando no informaren oportunamente de la comisin de hechos considerados como delitos, faltas, ilcitos o irregularidades administrativas, cometidas con ocasin a la adquisicin, uso, administracin, mantenimiento, registro, supervisin y deposicin de los Bienes Pblicos. CUMPLIENDO CON LA NORMATIVA LEGAL Y MANTENIENDO UNA COMUNICACIN EFECTIVA, ES POSIBLE LOGRAR UNA RED DE APOYO E INFORMACIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. 17 v El papel del facilitador dentro de sus actividades adminis- trativas est centrado en elementos fundamentales como: caja chica, rendicin de cuentas y resguardo de equipos (bienes nacionales). Los Infocentros generan recursos propios por el servicio de impresin y copias de documentos, estos ingresos deben utilizarse como caja chica para el mantenimiento del Infocentro. Mensualmente los recursos excedentes deben depositarse en una cuenta corriente perteneciente a la Fundacin Infocentro para la administracin Estos recursos depositados deben estar soportados con el movimiento de ingresos por el servicio de impresin, copias de documentos y egresos generados para el mantenimiento del Infocentro con las respectivas facturas. Los movimientos de ingresos y egresos estarn sustenta- dos con los formatos que se detallan a continuacin: 18 ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS VINCULADAS A FACILITADORES Caja Chica 19 v Es un formato para llevar una relacin de los gastos realizados donde se especfica: nmero de factura, fecha y descripcin de la compra). El vale provisional es un formato utilizado para sustentar la salida de dinero de caja chica, hasta que se reciba la factura del gasto efectuado. Formatos de Control de Caja Chica v 20 Rendiciones de Recursos Un vitico es un recurso que se le otorga al personal para cubrir gastos de hospedajes, alimentacin y transporte, cuando es movido de su puesto de trabajo para realizar una actividad especfica. Un avance es una asignacin monetaria que se concede con el objeto de cubrir algn gasto que cuyo concepto este fuera de la definicin de los viticos, o cuando estos se hacen insuficientes, igualmente para cubrir cualquier imprevisto que se presente en la actividad asignada. Dichos gastos van asociados a partidas especficas. De todo gasto que se genere, debe de existir una justificacin real de la necesidad y el uso respectivo de los recursos, es decir, una rendicin, la misma debe venir sustentada por los soportes que la validan (facturas, recibos de pago,listas de asistencia, etc) y un respectivo informe de las actividades que se ejecutaron. Resguardo de Bienes Nacionales El facilitador como responsable Patrimonial de uso ser el encargado por parte de la Fundacin Infocentro de velar por el resguardo movi- miento y custodia de los bienes que se encuentran en cada uno de los Infocentros, para de esta forma cumplir con la normativa expresa en la Ley Orgnica de Bienes Pblicos y en la normativa dictada por parte de la Fundacin Infocentro. Bienes Nacionales: Son Bienes Nacionales, los bienes pblicos, de dominio pblico o privado propiedad de La Repblica, de los institutos autnomos y de las empresas del Estado, de las dems personas en que los entes antes mencionados tengan una participacin supe- rior al 50% del capital social y de las consideradas fundaciones del Estado. Caja Chica: cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depsitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeos que no es conveniente pagarlos con cheques. Cuenta: Conjunto de libros, registros, comprobantes y dems documentos que demuestren formal y materialmente los actos de administracin, manejo y custodia de los recursos en un perodo determinado, as como la informacin sobre la programacin de las metas y objetivos a alcanzar y los resultados de su ejecucin. Cuentadante: funcionario responsable de la administracin y liqui- 21 GLOSARIO DE TRMINOS dacin de ingresos o de la recepcin, custodia y manejo de fondos o bienes pblicos de los rganos pblicos. Custodia: Se trata de la accin y efecto de custodiar (guardar con cuidado y vigilancia) Disponibilidad Presupuestaria: es la diferencia entre el total de crditos presupuestarios asignados y los compro- misos registrados. Eficacia: es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realizacin de una accin. Eficiencia: se refiere al uso racional de los medios para alcanzar un objetivo predeterminado (cumplir un objetivo con el mnimo de recursos disponibles y tiempo). Ejecucin Presupuestaria: comprende el conjunto de acciones destinadas a la utilizacin de los recursos hu- manos, materiales y financieros, asignados en el presu- puesto con el propsito de obtener bienes y servicios en la cantidad y oportunidad prevista, en concordancia con las posibilidades financieras. Factura: es un documento de carcter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio y, adems, incluye toda la informacin de la operacin. Inventario: es el registro documental de los bienes y dems objetos pertenecientes a una persona fsica, a una comunidad y que se encuentra realizado a partir de mucha precisin y minuciosidad en la plasmacin de los datos. Legalidad: es todo lo que se realice dentro del marco de la ley escrita y que tenga como consecuencia supuesta el respeto por las pautas de vida y coexistencia de una sociedad dependiendo de lo que cada una de ellas entienda por tal concepto. Partida Presupuestaria: constituye el mayor nivel de desagregacin del grupo de cuentas de egreso determinadas en el clasificador presupuestario de recursos y egresos, generado por la oficina nacional de presupuesto. Partida 401.00.00.00 Gastos de personal: incluye las remunera- ciones por sueldos, salarios y otras retribuciones, compensaciones, primas, complementos, aguinaldos, utilidades, bonos vacacionales, aportes patronales, obvenciones, subvenciones, prestaciones sociales, indemnizaciones y cualquier otro beneficio correspondiente 22 a los trabajadores del sector pblico, de conformidad con el ordenamiento jurdico y convenciones colectivas de trabajo. Partida 402.00.00.00 Materiales, suministros y mercancas: comprende los materiales de consumo, que tiene un perodo corto de uso y de durabilidad no mayor de un ao, cuyo costo unitario es relativamente bajo. Partida 403.00.00.00 Servicios no personales: com- prende los servicios prestados por personas jurdicas, as como las acciones jurdicas, administrativas o de ndole similar, para mantener los bienes de la institucin en condiciones normales de funcionamiento. Incluye alquileres de inmuebles y equipos, servicios bsicos, servicios profesionales y tcnicos, viticos y pasajes, reparaciones menores e impuestos indirectos. Partida 404.00.00.00 Activos reales: comprende los gastos por adquisicin de maquinarias y equipos nuevos y sus adiciones, reparaciones mayores y construcciones, adiciones y reparaciones mayores de edificios y obras de infraestructura del dominio privado y pblico que realiza el estado con terceros. Partida 407.00.00.00 Transferencias y donaciones: comprenden las aportaciones que realizan los organismos del sector pblico a otros organismos del mismo sector, al sector privado, o al sector externo, que no supone una contraprestacin de bienes o servicios y cuyo importe no sern reintegrados por los beneficiarios. Asimis- mo, se imputan las jubilaciones, pensiones; pagos que se efecta a ex trabajadores por concepto de vejez, sobrevivencia, jubilacin; en virtud de haber cumplido el tiempo reglamentario. Partida 411 Disminucin de pasivos: comprende la cancelacin de compromisos vlidamente adquiridos en ejercicios anteriores, que representan deudas u obligaciones del organismo frente a terceros. Patrimonio Pblico: es el conjunto de bienes, derechos y obligacio- nes que como un todo unitario se atribuye al Estado. Plan Operativo Anual: Instrumento de Gestin de apoyo a la accin pblica, que contiene las directrices a seguir: reas estratgicas, programas, proyectos, recursos y sus respectivos objetivos y metas, as como la expresin financiera para acometerlas. Presupuesto: sistema mediante el cual se elabora, aprueba, coordina la ejecucin, controla y evala la produccin pblica (Bien o Servicio) de una institucin, sector o regin, en funcin 23 de las polticas de desarrollo previstas en los Planes. Recursos: comprenden los ingresos, fondos y bienes pblicos que administra, maneja o custodia el cuentadante. Rendicin de Cuenta: Obligacin que tiene el cuen- tadante de demostrar formal y materialmente, a travs de libros, registros, comprobantes y dems documentos, la correccin de la administracin, manejo o custodia de los recursos, as como la presentacin de los resultados de la planificacin, programacin y ejecucin vinculados con la cuenta. Reposicin: es la accin y efecto de reponer o repon- erse (volver a poner o colocar a algo o alguien en el lugar o estado que tena antes, reemplazar lo que falta). SEGUNDA PARTE HERRAMIENTAS CONTABLES PARA APOYAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS CONSEJOS COMUNALES Partiendo de los mandatos establecidos en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y dems leyes de la Repblica, en el cual se precisa que todos los ciudadanos y ciudadanas, tienen el derecho de participar en la formacin, ejecucin y control de la gestin pblica, as como el derecho a la informacin de inters para la comunidad y a generar mecanismos de participacin ciudadana que contribuyan a evaluar y vigilar las actividades, los recursos y la administracin de fondos asignados a las organizaciones sociales que hacen vida en el entorno de Infocentros, con especial inters en los consejos comunales. Ante esta realidad se impone un nuevo marco de relaciones donde figura la necesidad de establecer el control social en todas las instancias del poder constituido que responda a estas necesidades constitucionales. PRESENTACIN Dentro de los mecanismos de mayor utilizacin, para cumplir con estos lineamientos, estn los registros contables, los cuales establecen parmetros y directrices para el control de las actividades administrativas y financieras, a fin de actuar de manera eficaz y eficiente al momento de la toma de decisiones. Es por ello que se ha incorporado dentro de la nueva visin de enseanza y aprendizaje definida para la formacin de facilitadores y facilitadoras algunas herramientas contables para apoyar los aspectos administrativos de los Consejos Comunales, a fin de transmitir conocimientos bsicos para fortalecer a los mismos en el desempeo de las tareas que le han sido asignadas en las comunidades. En este material de apoyo se definirn aspectos como: - Contabilidad para consejos comunales - Importancia de la Contabilidad en los - Consejos Comunales - Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria - Libros contables que se deben utilizar desde la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria - Ejercicios ilustrados para mayor comprensin 25 En el consejo comunal la contabilidad sirve para presentar trimestralmente el informe de gestin y la rendicin de cuenta pblica cuando le sea requerido por la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, por el colectivo de coordi- nacin comunitaria o por cualquier otro rgano o ente del Poder Pblico que le haya otorgado recursos. CONTABILIDAD PARA CONSEJOS COMUNALES 26 La contabilidad proporciona infor- macin oportuna y veraz de hechos econmicos, financieros y sociales suscitados en una unidad; mediante tcnicas para registrar, clasificar, resumir de manera significativa y en trminos de recursos, transacciones y eventos, de forma continua, ordenada y sistemtica, de tal manera que se obtengan los resultados relacionados a sus metas y objetivos trazados. Es por ello, que el proceso contable le permitir a los voceros y voceras conocer sobre los aportes recibidos del Ejecutivo Nacional, Regional y Municipal, as como la ejecucin fsica de esos recursos. La contabilidad es importante y necesaria en el Consejo Comunal, debido a que permite agilizar de forma transparente y efectiva la transferencia de recursos financieros y los provenientes de la intermediacin con los fondos generados, asignados, captados o cualquier otro adquirido en el ejercicio del Consejo Comunal. 27 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN LOS CONSEJOS COMUNALES De dnde provienen los recursos asignados a los Consejos Comunales? El Consejo Comunal es la instancia de participacin, articulacin e integracin entre las diversas organiza- ciones comunitarias, grupos sociales y los ciudadanos y ciudadanas que permiten al pueblo organizado, ejercer directamente la gestin de polticas pblicas y proyectos orientados a responder a las necesidades y aspiraciones de la comunidad en la CONSTRUCCIN DE UNA SOCIEDAD DE EQUIDAD Y JUSTICIA SOCIAL. (Ley de Consejo comunal artculo 2). 28 QU ES UN CONSEJO COMUNAL? Cmo se encuentra organizado un Consejo Comunal? Qu es la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria? Es la instancia del consejo comunal que funciona como un ente de administracin, ejecucin, inversin, crdito, ahorro e intermediacin financiera de los recursos y fondos de los consejos comunales. Los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria incurrirn en responsabilidad civil, penal y administrativa, segn sea el caso, por los actos, hechos u omisiones que alteren el destino de los recursos del Consejo Comunal. (Art. 32 Ley orgnica de los Consejos Comunales). 29 Responsabilidades de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria Algunas Funciones de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria 1. Ejecutar las decisiones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas en el rea de su competencia. 2. Elaborar los registros contables con los soportes que demuestren los ingresos y egresos efectuados. 3. Presentar trimestralmente el informe de gestin y la rendicin de cuenta pblica cuando le sea solicitado por la asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, por el colectivo de coordinacin comunitaria o por cualquier otro rgano o ente del poder pblico que le haya otorgado recursos. 4. Apoyar las polticas de fomento, desarrollo y fortalecimiento de la economa social, popular y alternativa. Deben utilizarse tres libros de contabilidad: Diario - Mayor - Inventario Adicionalmente, de estos libros debemos preparar los siguientes estados financieros: Balance de Comprobacin - Balance General - Estado de resultado Estos asientos facilitarn los registros contables que a su vez mejorar la entrega o rendicin de cuentas de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria de los recursos recibidos y administrados durante su gestin. 30 Libros contables que se deben utilizar desde la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria Es el registro cronolgico donde se registran todas las operaciones contables, adems de mostrar los nombres de las cuentas, los cargos y abonos que en ellas se realizan. Tambin es conocido como libro de primera anotacin. En l se asienta por primera partida el resultado del inventario con el que cuenta la entidad al inicio de sus operaciones. En este libro se registrarn da por da las operaciones que haga el Consejo Comunal, de modo que cada cuenta utilizada exprese claramente quin es el acreedor (a quin se le debe) y quin es el deudor (quin debe), en la transaccin registrada. O se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de sus operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones da por da. 31 LIBRO DIARIO Estructura de Libro Diario Fecha: En esta columna y el primer trmino se registra el ao, el cual no se repite a menos que cambiemos de folio; seguidamente se registra el mes, y por ltimo (a la derecha) se registra el da. Cuentas y Explicacin: Lo primero que se registra en esta columna es el nmero de la transaccin o asiento, a la mitad del espacio disponible, seguidamente y pegados a la lnea donde inicia la columna se escriben las cuentas que se debitan (Debe); y las cuentas que se acreditan (Haber) se separan unos 3 centmetros de la lnea que divide la columna de la anterior. Seguidamente de la identificacin de las cuentas contables afectadas, se hace una descripcin de la operacin o transaccin registrada. Referencia (Ref): Es el nmero del folio del libro mayor donde est registrada la cuenta que se est debitando (DEBE) o acredi- tando (HABER). Debe: En esta columna se registran las cantidades de las cuentas que se debitan. Haber: En esta columna se registran las cantidades de las cuentas que se acreditan. 32 Comportamiento de las cuentas para el registro en Libro Diario 33 ACTIVIDAD 1 34 Con base en el enunciado anterior se presentan los registros contables del Libro Diario: Sirve para determinar el balance entre derechos y obligaciones de la organizacin. El inventario es una relacin detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio. Todas las organizaciones al comenzar sus operaciones (al mo- mento de su registro), y al fin de cada ejercicio econmico, har en el Libro de Inventario una descripcin detallada de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus crditos, activos y pasivos vinculados o no a su actividad. Adems, este libro contendr, informacin necesaria para la elaboracin del Estado de Resultado y Balance General. El Libro de Inventario y Balances, tiene la misma estructura y columnas del Libro Diario, pero sin que en ellas se identifique las palabras DEBE y HABER. 35 LIBRO DE INVENTARIO Estructura de Libro de Inventario ACTIVIDAD 2 ACTIVIDAD 2 Es el libro ms importante en cualquier contabilidad, ya que en el se registran cuentas individuales o colectivas de los bienes materiales, derechos y crditos que integran el activo; las deudas y obligaciones que forman el pasivo; el capital y supervit de los gastos, productos, las ganancias, prdidas y en general todas las operaciones. Este libro se caracteriza porque todo lo que se registra en el libro DIARIO debe pasar a l, empezando desde el folio No 2, porque el Folio No 1 es utilizado por el Sello de la Oficina de Registro que autoriza los libros. Se debe destinar un folio para cada cuenta cont- able, el cual contendr la siguiente estructura: 36 LIBRO MAYOR Estructura de Libro Mayor Fecha: La fecha que tiene asignada el asiento del Libro Diario que se est registrando en este libro. Cuenta: En la lnea se escribe el nombre de la cuenta. Explicacin: Expresa de dnde proviene: Segn Diario Folio No..., o Segn Asiento de Cierre No. Referencia (Ref.): Se le denomina, referencia cruzada e indica el nmero del folio del Libro Diario de donde se toma la cuenta y su monto. Debe: Se registra el monto de la cuenta que est registrada en el Libro Diario, teniendo en cuenta que al momento del pase al Libro mayor, se debe respetar el orden de las cuentas y sus montos del Libro Diario, si est en el DEBE en ese libro, tambin se escribe en el DEBE. Haber: Se registra el monto de la cuenta que est registrada en el Libro Diario en el HABER. Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber. Este resultado puede ser llamado Saldo Deudor o Saldo Acreedor. Resulta en un Saldo Deudor, cuando la suma del DEBE es mayor a la suma del HABER. Y es un Saldo Acreedor, cuando la suma del HABER es mayor que la suma del DEBE. 37 ACTIVIDAD 3 De la informacin suministrada en el Libro Diario, se elaborarn los pases al Libro Mayor: Se trata de un documento contable, que nos permite comprobar que los asientos del Libro Diario han sido pasados correctamente al Libro Mayor. Adems nos da una idea de la situacin financiera y de las operaciones realizadas en el perodo. Se puede decir que el Balance de Comprobacin es una lista de todas las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indi- can en un momento determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su presentacin es mensual, o con la frecuencia que se estime conveniente. El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asien- tos descuadrados en la contabilidad. Es importante tener en cuenta que los saldos obtenidos en las dis- tintas cuentas registradas en el Libro Mayor, son los que conforman el Balance de Comprobacin. 38 BALANCE DE COMPROBACIN Estructura de Libro Mayor ACTIVIDAD 4 De la informacin suministrada en el Libro Mayor, elaboraremos el balance de comprobacin correspondiente al primer semestre del ao, junto con una pequea conciliacin bancaria: 39 Tambin elaboraremos el balance de comprobacin correspondiente al segundo semestre del ao, junto con una pequea conciliacin bancaria: Este estado financiero est integrado por cuentas nominales o de resultado, es decir ingresos, costos, egresos y anticipos societarios segn sea el caso. El principal objetivo de la elaboracin y presentacin de este estado financiero, es mostrar el excedente o dficit resultante de las operaciones. Estructura 1.- El encabezado o identificacin del estado financiero: est integrado por los siguientes elementos: El nombre de la Cooperativa El nombre del Estado Financiero El perodo para el cual se presenta. 2.- El cuerpo del estado financiero: est formado por el conjunto de cuentas nominales con sus respectivos saldos a la fecha de su pre- sentacin. El cuerpo o la estructura del estado de resultado girar en torno al objetivo o la actividad realizada por e Consejo Comunal. 40 ESTADO DE RESULTADO O DE GANANCIAS Y PRDIDAS ACTIVIDAD 5 Con base en los ejercicios realizados previamente desarrollaremos un Estado de Resultado. Es un estado financiero que est integrado por cuentas reales, es decir, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y valoracin del activo; por lo que la informacin contenida en este estado nos mostrar la situacin econmica social-contable del Consejo Comunal a una fecha determinada. Se presenta de forma detallada; los activos, pasivos y el patrimonio del Consejo Comunal, a la fecha de su elaboracin. Este estado financiero se elabora al cierre del ejercicio o perodo contable, o cuando las circunstancia lo ameriten. La informacin contable necesaria para la elaboracin del Balance General se obtiene de los saldos reflejados en el Libro Mayor o del Balance de Comprobacin. 41 BALANCE GENERAL Estructura del Balance General 1.- El encabezado: Parte superior del folio: El nombre de la cooperativa. El nombre del estado financiero. La fecha de presentacin. 2.- El cuerpo del estado financiero: est integrado por tres partes: Los activos. El pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden. 42 ACTIVIDAD 6 Ahora realizaremos el Balance General correspondiente, la informacin ser tomada del balance de Comprobacin que trabajamos anteriormente. Activo: conjunto de bienes y derechos que posee la empresa y que se espera produzcan beneficios. Un activo es un recurso econmico propiedad de la empresa. Acreedor: para una empresa que compra a crdito, un acreedor es aquel que vende un servicio o mercaderas la cual se va a pagar en un tiempo futuro. Asientos de Diario: proceso de registro de una transaccin en un diario. El hacer los asientos de diario significa preparar un asiento en un diario. Balance General: es la relacin de los activos, pasivos y capital contable de una empresa en una fecha determinada. Tambin se le conoce con el nombre de estado patrimonial. Banco: representa todo el movimiento de dinero que se efecta en la cuenta corriente que tiene la empresa con un banco. 43 GLOSARIO DE TRMINOS Caja: representa todo el dinero en efectivo que posee una empresa. Capital: Es una parte del patrimonio, representa el o los aportes que han efectuado los socios para la empresa. Capital de Trabajo: Activos corrientes menos pasivos corrientes. Una medida de la capacidad de pago de las deudas en el corto plazo. Dficit: Un valor negativo de utilidades retenidas. Constituye un exceso de pasivos sobre los activos; lo opuesto de capital o activo neto. En ocasiones, el trmino se utiliza incorrectamente como sinnimo de prdida en el sentido de exceso de gastos sobre los ingresos durante un perodo de tiempo. Deudor: Es un concepto genrico, que representa a to- dos los que le deben a la empresa por ventas a crdito. Haber: Es el lado derecho de una cuenta, en el libro diario y en el libro mayor. 44 Libro Diario: Es donde se registran cronolgicamente todas las transacciones econmicas y financieras, indicando el carcter y circunstancia de cada una de estas operaciones. Saldo Deudor: Se produce cuando el dbito es mayor que el crdito. Utilidad Operacional: Es el resultado que se obtiene sumando el margen bruto y otros operacionales, restando a dicho resultado todos los egresos operacionales. Ventas: Representa el total de las ventas netas que ha efectuado la empresa. Supervit: Exceso de los ingresos sobre los gastos. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela: Artculos: N 5, 6, 62, 70, 141, 182 y 184. (Gaceta Oficial 36.860 de fecha 30-12-1999) Proyecto Nacional Simn Bolvar 2007-2013 Ley de los Consejos Comunales: Artculos: N 1, 2, 3, 30, 31, 32, 47, 48, 49 ,50, 51, 52, 53, 54 y 55 (Gaceta Oficial 5.806 de fecha 10-04-2006) 45 BASAMENTO LEGAL Ley Orgnica de Procedimiento Administrativos: Artculo: N 72 (Gaceta Oficial 2.818 de fecha 01-07-1981) Ley Orgnica de Seguridad de la Nacin Artculo: N 4 Gaceta Oficial 37.594 de fecha 18-12-2002) Ley del Consejo local de planificacin Pblica. Artculo: N 112.2) (Gaceta Oficial 37.463 de fecha 12-06-2002) NOTAS