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CONTENIDO

CAPITULO 1.......................................................................................................1
1.Instalar y desinstalar el programa............................................................................1
1.1 Instalar Programa........................................................................................1
1.2 Desinstalar programa..................................................................................7
1.3 Fluo de tra!ao del so"t#are ....................................................................7
CAPITULO 2 .......................................................................................................$
2. Administra%i&n del programa ................................................................................$
2.1 Inter%am!iar in"orma%i&n entre el e'uipo y el programa.............................$
2.1.1 Administra%i&n del e'uipo..............................................................$
2.1.2 (u!ir y des%argar datos.................................................................13
2.1.3 )onitor en tiempo real.................................................................2*
2.1.* Administration U(+......................................................................2,
2.1., Administra%i&n de mensaes %ortos...............................................33
2.2 )antenimiento-Op%iones .........................................................................3$
2.2.1Administra%ion de departamento ..................................................*.
2.2.2 )antenimiento de empleados.......................................................*3
2.2.3 Con"igura%ion de administrador..................................................../2
2.2.* )antenimiento de periodo de tiempo............................................71
2.2., Administra%ion de turnos..............................................................0.
2.2./ Asignar turnos al personal.............................................................03
2.2.7 )antenimiento de d1as "esti2os ....................................................$*
2.2.0 Con"igura%ion de salida ...............................................................$7
2.2.$ 3eglas de asisten%ia....................................................................1..
2.2.1. Op%iones de !ase de datos........................................................1.7
I
Time&Attendance Software V3.6
2.2.11 Op%iones de sistema..................................................................113
2.3 )aneo de asisten%ias..............................................................................110
2.3.1 (alida del empleado en 4ora de tra!ao-Preguntar salida ............110
2.3.2 )aneo de ol2ido de %4e%ar entrada-salida del personal..............12/
2.3.3 Llegadas tarde-salida temprano %ole%ti2a....................................12$
2.* +us%ar-Imprimir......................................................................................131
2.*.1 3egistro de asisten%ia..................................................................131
2.*.2 +us%ando e5%ep%iones de asisten%ia y lista de registros..............13$
2.*.3 Log de opera%i&n del sistema......................................................177
2., Administra%i&n de datos .........................................................................177
2.,.1 Ini%iali6ar sistema.......................................................................177
2.,.2 +orrar datos o!soletos................................................................170
2.,.3 3espaldar !ase de datos..............................................................10.
2.,.* Importar datos de asisten%ia........................................................102
2.,., 75portar datos de asisten%ia........................................................10*
C8APT7 3 .....................................................................................................10/
Ap9ndi%es............................................................................................................. 10/
3.1 Determinar la "e%4a de ini%io para e5portar datos...................................10/
3.1Determinar "e%4a.....................................................................................107
3.2 (ele%%ionar empleado.............................................................................10$
3.* (ele%%ionar departamento.......................................................................1$.
La 2entana de op%iones donde se muestran los departamentos es la siguiente
...................................................................................................................... 1$.
3., +arra de 4erramientas ta!la de datos.......................................................1$1
3./75portar datos..........................................................................................1$2
3.7 75porta%i&n a2an6ada.............................................................................1$,
C8APT73 * ...................................................................................................1$$
II
Time&Attendance Software V3.6
III
Time&Attendance Software V3.6
CAPITULO 1
1. Instalar y desinstalar el programa
1.1 Instalar Programa
(e re%omienda %errar %ual'uier otro programa antes de instalar para
e2itar posi!les %on"li%tos en el pro%eso de instala%i&n.
Atencin

Algunas versiones de software tal vez no coincidan con el


contenido real del CD, por favor permita que el CD instalar el
programa estndar!
Inserte el CD en su le%tora de dis%os: autom;ti%amente se mostrara el
men< de instala%i&n

Apare%e el siguiente %uadro


1
Time&Attendance Software V3.6
(ele%%ione el lenguae 'ue desea instalar: de %li%= en >Ne"t# para
a2an6ar a la siguiente pantalla

De %li%= en >Ne"t#, apare%er; la siguiente 2entana


2
Time&Attendance Software V3.6
7sta 2entana es un a%uerdo del uso del programa

por "a2or l9alo


%uidadosamente. (i est; de a%uerdo %on el %ontenido: de %li%= en >I
Agree# y entre al siguiente pro%eso de instala%i&n

si no a%epta el
a%uerdo de %li%= en >No# para salir del pro%eso de instala%i&n

si
ne%esita 2ol2er a la pantalla anterior de %li%= en $%ac&#. La siguiente
pantalla de instala%i&n es
:
3
Time&Attendance Software V3.6
7sta pantalla es para sele%%ionar la %arpeta de instala%i&n para el
programa: puede es%oger la 'ue tiene por de"e%to o puede es%oger o
%rear otra %arpeta. Despu9s de sele%%ionar la %arpeta de %li%= en >Ne"t?
apare%er; lo siguiente
:
4
Time&Attendance Software V3.6
A'u1 sele%%iona lo 'ue desea instalar: despu9s de sele%%ionar de %li%= en
$Ne"t#

apare%er; lo siguiente


5
Time&Attendance Software V3.6
7n esta pantalla se muestra la %arpeta 'ue ser; %reada en el men< de
Ini%io: de %li%= en $Ne"t# para %ontinuar: apare%er; lo siguiente
7sta 2entana muestra 'ue 4a terminado de %on"igurar el programa de
instala%i&n: si desea 4a%er alguna modi"i%a%i&n de %li%= en $%ac&#

de
lo %ontrario de %li%= en >Install#

el programa de instala%i&n %opiar; los


ar%4i2os ne%esarios en el dis%o duro y es%ri!ir; la in"orma%i&n
rela%ionada

despu9s de esto de %li%= en el !ot&n >'inis(?: el pro%eso


de instala%i&n 4a!r; terminado.
7l a%%eso dire%to apare%er; en el es%ritorio: de %li%= en para
entrar al programa
.
6
Time&Attendance Software V3.6
1.2 Desinstalar programa

(i no ne%esita 2ol2er a usar este so"t#are y desea 'uitarlo de la
%omputadora: siga los siguientes pasos para 4a%erlo@
Cierre %ompletamente el programa.
7ntre a la 2entana de

Agregar o Auitar programas

: sele%%ione

Attendan%e )anagement

y de %li%= en

Desinstalar

. 8a%iendo
esto: aun le "altaran ar%4i2os por eliminar: de!er; entrar a la %arpeta del
so"t#are >att2..7? dentro de

Ar%4i2os de Programa

y eliminarla
manualmente.
1.3 Flujo de traajo del so!t"are
1. Des%argar al programa las 4uellas o taretas de los usuarios 'ue 4an
sido enrolados en el e'uipo >Cone%te el e'uipoBDes%argar datos
personales del e'uipo?
2. (u!ir al e'uipo el nom!re del personal y otras op%iones 'ue 4ayan
sido modi"i%adas en el mantenimiento de empleados >Cone%te el
e'uipo

(u!ir in"orma%i&n personal al e'uipo?


3. Asignar un empleado a un departamento >entre en Administra%i&n
de Departamentos?
7
Time&Attendance Software V3.6
*. 7sta!le%er turnos y periodos de tiempo >entre a )antenimiento de
Programa%i&n de turnos y periodos de tiempo?
,. 7sta!le%er programa%i&n de turnos >entre a Administra%i&n de
programa%i&n de turnos?
/. Asignar programa%i&n de empleados >entre a Programa%i&n de
empleado?
7. Des%argar al so"t#are los datos de asisten%ia >Cone%te el e'uipoB
Des%argar registro de datos del e'uipo?
0. 75aminar el reporte de asisten%ia >entre a 3eporte de asisten%ia?
8
Time&Attendance Software V3.6
CAPITULO 2
2. Administra#i$n del programa
2.1 Inter#amiar in!orma#i$n entre el
e%uipo y el programa
2.1.1 Administra#i$n del e%uipo
Antes de des%argar o su!ir in"orma%i&n del e'uipo %on el so"t#are:
aseg<rese de 'ue se esta!le%i& la %omuni%a%i&n entre el e'uipo y la PC.
Primeramente %one%te el e'uipo al sistema: introdu6%a la in"orma%i&n
ne%esaria: despu9s de la %one5i&n e5itosa la des%arga o su!ida de datos
est; disponi!le.
)antenimiento del equipo

9
Time&Attendance Software V3.6
Cli%= en >Device )aintenance# en la inter"a%e o %li%= dere%4o %on el
mouse en

)y De2i%e List

y sele%%ione >Device )aintained?: en


esa lista podr; agregar: eliminar y modi"i%ar dispositi2os.
Por de"e%to 4ay dos par;metros de %omuni%a%i&n en el sistema: uno es
3(232-3(*0,: el otro es 7t4ernet.
Agregar

7l usuario puede agregar nue2os dispositi2os: introdu6%a


los par;metros %orrespondientes de la %one5i&n: gr;!elos: el
nom!re del dispositi2o apare%er; en la lista de la i6'uierda.
Com!re del dispositi2o@ 7l nom!re 'ue el dispositi2o tendr; al
%one%tarse %on el e'uipo
.
Forma de Comuni%a%i&n@ Cual m9todo es usado para la
%omuni%a%i&n entre el dispositi2o y la %omputadora.
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Time&Attendance Software V3.6
+aud rate@ La 2elo%idad de!e ser la misma en el e'uipo y la PC.
Dire%%i&n IP@ La dire%%i&n IP del e'uipo

ContraseDa de %omuni%a%i&n@ (i 4ay una %ontraseDa de
%omuni%a%i&n en el e'uipo de!er; ponerla en este %ampo: de lo
%ontrario no es ne%esario 'ue es%ri!a algo
Cumero del e'uipo@ Cumero de identi"i%a%i&n del e'uipo
.
Puerto

7l Puerto usado por la %omputadora. 7l 3(232-3(*0, es
un Puerto CO)E el Puerto por de"e%to de 7t4ernet es *37..
+orrar@ (i el e'uipo ya no estar; m;s en uso: de un %li%= so!re 9l en
la lista de la i6'uierda: %li%= en >Delete? para 'uitarlo del sistema.
Fuardar@ Despu9s de modi"i%ar la in"orma%i&n de los par;metros de
%one5i&n de %li%= en >(a2e? para guardar la in"orma%i&n.

Nota* Algunos equipos no soportan la comunicacin por


Et(ernet!
Numero del equipo@ (i la %omuni%a%i&n es por 3(232: introdu6%a un
numero entre el 1 G 1..: 133 G 2,,. (i el puerto 3(*0, esta o%upado:
introdu6%a la dire%%i&n del e'uipo.

Conectarse al equipo@ Los e'uipos 'ue se en%uentran en el sistema se
muestran en H )y De2i%e list

: de %li%= so!re el 'ue desee y luego


%li%= en el !ot&n >Conne%t?: o de %li%= dere%4o so!re el e'uipo 'ue
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Time&Attendance Software V3.6
desea %one%tar y sele%%ione

Conne%t

del men< 'ue apare%e


.
Cuando el sistema se %one%te al e'uipo apare%er;

%onne%ting: please
#ait

en la parte in"erior dere%4a: si el dispositi2o se %one%ta o no el


programa se lo in"ormar;
.
(i la %one5i&n "alla por "a2or re2ise@
1? (i los par;metros de %one5i&n en el e'uipo %oin%iden %on los de la
op%i&n en el men< del programa
2

(i el medio de %omuni%a%i&n est; "un%ionando %orre%tamente


Desconectar

Cuando el sistema y el e'uipo se en%uentran su!iendo o des%argando
datos: el e'uipo est; en un estado de

tra!aando

: as1 'ue no podr;


reali6ar ninguna otra a%%i&n durante ese tiempo. Despu9s de su!ir o
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Time&Attendance Software V3.6
des%argar in"orma%i&n: des%one%te el e'uipo: de %li%= en >Disconnect?
para des%one%tar la %omuni%a%i&n en el e'uipo.

2.1.2 &uir y des#argar datos
7sto es el inter%am!io de datos entre el so"t#are y el e'uipo. La utilidad
de inter%am!io es utili6ada para des%argar o su!ir datos de registros e
in"orma%i&n de usuarios. 7l siguiente pro%edimiento muestra %&mo usar
esta utilidad para des%argar y su!ir datos. Antes de empe6ar este
pro%edimiento: primero %omplete la %one5i&n del dispositi2o.
Descargar del equipo el registro de asistencia

Des%arga todos los


registros de 2eri"i%a%i&n en el e'uipoE
Descargar del equipo informacin + (uellas del personal

Des%arga
la in"orma%i&n del personal: las 4uellas del personal pueden ser
des%argadas al mismo tiempo.
,u-ir al equipo informacin + (uellas del personal* (u!e la
in"orma%i&n y 4uellas del personal al mismo tiempo.
Administracin del equipo* 75aminar la in"orma%i&n del e'uipo y
modi"i%ar op%iones mediante el so"t#are.
Descargar del equipo el registro de asistencia* Co es posi!le
des%argar datos del e'uipo a menos 'ue el e'uipo y el sistema se
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Time&Attendance Software V3.6
en%uentren %one%tados. Dire%tamente de %li%= en HDo#nload attendan%e
log H en la pantalla prin%ipal en la parte i6'uierda para des%argar los
datos del e'uipo o entre al )en< de administra%i&n y sele%%ione la
op%i&n de des%argar los registros de asisten%ia del e'uipo.
7l sistema podr; mostrar Htra!aando H: espere un momento: despu9s de
terminar se le in"ormara 'ue 4a sido %ompletada la des%arga: la
%omuni%a%i&n entre el so"t#are y el e'uipo 4a terminado. Los datos
des%argados 4an sido agregados al sistema: si los datos son mu%4os: es
posi!le 'ue se ne%esite mu%4o tiempo para reali6ar la des%arga.
Los registros des%argados se pueden mostrar en el ;rea 'ue tiene el

%ir%ulo

en la "igura de arri!a. Al mismo tiempo: los registros


nue2os ser;n alma%enados en la lista de datos de registro de personal en
el sistema: usted podr; 2erlos desde el registro de asisten%iaE Los
usuarios nue2os ser;n alma%enados en el sistema en la ta!la de
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Time&Attendance Software V3.6
in"orma%i&n de personal: la podr; 2er a tra29s de

mantenimiento de
personal

. Despu9s de des%argar los datos: el sistema aun no elimina


los datos alma%enados en el e'uipo. 7n la op%i&n

)aintenan%e-OptionsBIDo#nloads re%ord

puede elegir des%argar


los datos y !orrar el registro de datos del e'uipo al mismo tiempo: el
sistema remo2er; del e'uipo los registros de datos autom;ti%amente.

Nota* ,i el modelo del equipo es ).// puede ser posi-le que


no necesite enrolar al usuario, directamente, deslizando la tar0eta
verificara la identidad del usuario, por lo tanto, la informacin de
ese usuario no ser descargada 0unto con los registros de datos,
despu1s de la descarga el sistema le preguntara si desea agregar la
informacin de un usuario que no est registrado pero aun as2 tiene
datos almacenados en la -ase de datos!
Descargar la informacin de personal del dispositivo* (olo %uando el
sistema y el e'uipo est;n %one%tados se pueden des%argar los datos: de
un %li%= en HDo#nload user in"o and FP

'ue se en%uentra en la parte


i6'uierda de la pantalla prin%ipal: o a%%eda al men<

De2i%e
management

: sele%%ione

Do#nload user in"o and FP

.
3er usuario en el dispositivo@ Cli%= en >2ie# User?. Para usuarios
nue2os: se mostraran en la %olumna Hne# userH. )ientras tanto: se le
sugerir; 'ue agregue los nue2os usuarios a la !ase de datos del sistema
.
Descargando@ Cuando no se des%argan los datos dire%tamente: 4aga %li%
en el !ot&n des%argas
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Time&Attendance Software V3.6
(i 4ay un Cue2o usuario en la %olumna

ne# userH: se le preguntara si


se agrega a la !ase de datos del sistema. (i el usuario en el e'uipo "uera
un usuario 'ue ya e5iste en la !ase de datos del sistema: enton%es se
podr1a mostrar

t4ere is a user in t4e lo%al data!aseH.



%orrar

(ele%%ione un usuario 'ue desea 'ue sea !orrado de la lista:


tam!i9n puede sele%%ionar todos los usuarios. +orrar solamente
%ontraseDa o 4uella: solo ne%esita %olo%ar una mar%a "rente al elemento
%orrespondiente y dar %li%= en >Delete?: si desea sele%%ionar 2arios
elementos podr; mantener presionada la te%la

Ctrl

mientras 2a
dando %li%= so!re los elementos a sele%%ionar.

,u-ir informacin del personal al equipo
Cuando "ue un des%uido de usuario %an%elar la in"orma%i&n personal o
mu%4os dispositi2os est;n en uso al mismo tiempo: para uso
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Time&Attendance Software V3.6
%on2eniente: redu6%a el tra!ao de enrolado: el so"t#are pro2ee una
op%i&n para su!ir la in"orma%i&n del personal de la !ase de datos al
dispositi2o.
(u!ir datos es un pro%eso 'ue no se puede ee%utar 4asta 'ue el sistema
y el dispositi2o est9n %one%tados. De un %li%= dire%tamente en

Upload
user in"o and FP

: o entre al men<

De2i%e )anagement

y
sele%%ione

Upload user in"o and FP

.
,eleccionar personal por departamento

7. 8ay mu%4os
departamentos en una %ompaD1a: si se ne%esitan su!ir algunos usuarios
de un departamento: puede dar %li%= en ese departamento: el personal de
ese departamento se mostrara en la lista tal %omo se muestra en la
siguiente "igura
,u-ir

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Time&Attendance Software V3.6
1
(ele%%ione el personal 'ue desea su!ir en la %olumna

user

(ele%%ione el personal 'ue se su!ir; y se asignara al e'uipo


sele%%ionado en la %olumna

de2i%e

.
In"orma%i&n de usuario-8uellas@ )ar'ue la in"orma%i&n 'ue desea 'ue
se su!a.
(u!ir en alta 2elo%idad

Cuando el e'uipo est; %one%tado por 7t4ernet


y tiene una gran %antidad de datos para su!ir.
+orrar

7lia el usuario 'ue desea !orrar y luego presione el !ot&n

Delete

.
Administracin de dispositivo
(olo %uando el e'uipo y el programa est;n %one%tados: se pueden
des%argar datos: De %li%= dire%tamente en

AC )anage

: o
sele%%ione el men<

Device )anagement

y a%%ese a

AC
)anage

: sele%%ione des%argar la in"orma%i&n del personal del


dispositi2o.
1

(i el e'uipo es un )1..: enton%es la op%i&n

Ad2an%ed Option


apare%er;.
18
Time&Attendance Software V3.6
Esta-lecer contrase4a para login@ (i desea entrar a la inter"a%e de
administra%i&n del e'uipo de!er; introdu%ir la %ontraseDa: por de"e%to es
000000. (e pueden e2itar di"i%ultades al %am!iar esta %ontraseDa >la
%ontraseDa %onsta de seis d1gitos: otro "ormato no ser; 2alido

%orrar todos los datos del equipo@ 7l sistema !orrara todos los datos
en el e'uipo: in%luyendo usuarios y registros.
Aviso* ,i -orra todos los datos ser imposi-le restaurarlos! 5ara
evitar esto se recomienda que primero descargue toda la
informacin + la almacene en el sistema
(in%roni6ar tiempo del e'uipo@ Puede sin%roni6ar el tiempo del e'uipo
%on el de la %omputadora.
2

Cone%tar a un e'uipo le%tor de 4uellas


19
Time&Attendance Software V3.6
a. 7sta p;gina des%ri!e la in"orma%i&n del e'uipo: a tra29s de esta
p;gina usted podr; 2er in"orma%i&n %omo tipo de produ%to: modelo:
n<mero de serie: "irm#are: et%. (olo de %li%= en el !ot&n

3ead
Options

'ota

'o es posile modi!i#ar esta in!orma#i$n


b
Con el "in de garanti6ar la "ia!ilidad del e'uipo por mu%4o tiempo:
algunos e'uipos soportan la administra%i&n de energ1a: %omo tiempo en
espera: tiempo de apagado: et%.
20
Time&Attendance Software V3.6
Cli%= en 6ead Options: la %on"igura%i&n de

ina%ti2idad

apare%er;
en la pantalla prin%ipal
:
)odi"i'ue la %on"igura%i&n 'ue desea usar y de %li%= en ,et Options.
21
Time&Attendance Software V3.6
%

Cli%= en otra p;gina de "un%iones para 2er otras "un%iones del


e'uipo

%orrar todos los datos en el equipo* 7l sistema eliminar; todos los


datos en el e'uipo: in%luyendo 4uellas y registros.

A(iso) ,i -orra todos los datos ser imposi-le restaurarlos!


5ara evitar esto se recomienda que primero descargue toda la
informacin + la almacene en el sistema
Eliminar privilegios de administrador@ (i el usuario ol2ida el nom!re
y %ontraseDa de este e'uipo y no puede entrar al men<: puede usar esta
op%i&n para eliminar el antiguo administrador y registrar uno nue2o.
(in%roni6a%i&n de tiempo

(in%roni6ar el tiempo del e'uipo %on la PC:


mantener el tiempo del dispositi2o igual 'ue el de la PC.
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Time&Attendance Software V3.6
A%tuali6ar "irm#are

Puede dar %li%= en

Upgrade "irm#are

para
a%tuali6ar el "irm#are: la siguiente pantalla apare%er;
Cli%= en

7es

para a%tuali6arlo: Cli%= en

Co

para %an%elar. (i
despu9s de dar %li%= en +es y el ar%4i2o de a%tuali6a%i&n esta %orre%to:
se le in"ormara 'ue el "irm#are del e'uipo es el m;s nue2o.

5recaucin

No actualice el firmware sin autorizacin,


de-er contactar al proveedor + que 1ste le de autorizacin para
actualizar el firmware, si lo (ace sin autorizacin puede afectar el
funcionamiento normal del equipo!
Capturar imagen de 4uella

Capturar la imagen de la 4uella 'ue est;


%olo%ada so!re el sensor del e'uipo.

Nota

Algunos equipos no soportan esta funcin


Des%argar registro de administra%i&n@ Des%argar el registro de
administra%i&n del e'uipo al sistema.
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Time&Attendance Software V3.6
De Cli%= en la p;gina de

%ommunia%tion setting

: 2er las
%on"igura%iones de %omuni%a%i&n del e'uipo: %li%= en 6ead options
para 2er todas las %on"igura%iones de %omuni%a%i&n
.
(i desea modi"i%ar estas %on"igura%iones: puede introdu%ir dire%tamente
los 2alores en los %uadros: despu9s de terminar: de %li%= en

(et
Options

para guardarlo en el e'uipo.


8!.!9 )onitor en tiempo real
La "un%i&n de monitor en tiempo real permite al so"t#are sa!er la
asisten%ia del personal o el estado del %ontrol de la puerta en tiempo
real: puede en%ontrar y tratar %on el estado de e5%ep%iones.
7e%ute esta "un%i&n: solo es ne%esario a!rir el so"t#are y agregar el
24
Time&Attendance Software V3.6
e'uipo a la red: si 4ay mu%4os e'uipos solo ne%esita %one%tarlos todos:
despu9s de 'ue un usuario se 2eri"i'ue: su registro apare%er; en la
pantalla:

'ota) Algunos e%uipos no soportan esta !un#i$n


8!.!: Administration ;,%
Como es %om<n: e5isten las siguientes "ormas de des%argar datos@
3(232: 7t4ernet: and 3(*0,.
Cuando se di"i%ulta o "alla la %omuni%a%i&n por esos medios: puede
utili6ar un U(+ para su!ir o des%argar in"orma%i&n y 4uellas del
personal y as1 guardar esta in"orma%i&n en el so"t#are.

(ele%%ione

(ystemOptions

del men<

)aintenan%e-Option

: en
25
Time&Attendance Software V3.6
la 2entana 'ue apare%e de %li%= en la op%i&n

Fun%tion Option

'ue
se en%uentra del lado i6'uierdo: mar'ue la %asilla

U(+ )anage

en
el %uadro de

Fun%tion Con"iguration

: asi la op%i&n de

U(+ Dis=
)anage

del men<

Data

ya estar; disponi!le.
De!ido a 'ue %ada e'uipo es di"erente: los datos 'ue se des%argan a la
memoria U(+ ser;n di"erentes: as1 'ue antes de utili6ar el U(+ primero
sele%%ione el tipo de datos 'ue su e'uipo utili6a
.
Despu9s de es%oger: presione OJ para entrar a la administra%i&n de
U(+: tal 2e6 se produ6%a un error mientras des%arga los datos 'ue es
o%asionado por una mala ele%%i&n.
Importar datos de usuario a la 5C
Introdu6%a el U(+ en el puerto del e'uipo le%tor de 4uellas: sele%%ione

)en<



U "las4 dis= management

Do#nload User Data

:
26
Time&Attendance Software V3.6
Presione O<: %uando la 2entana le in"orme 'ue la %opia de datos 4a sido
e5itosa: retire el U(+ y %on9%telo a la PC: en el so"t#are 2aya a

Data

U "las4 dis= management

: sele%%ione

Import user into


PC

: Apare%er; la siguiente pantalla.


7l ar%4i2o de datos del a%tual usuario 'ue se en%uentra en el U(+ ser;
mostrado en la %olumna

%4e%= re% in"o

: despu9s de sele%%ionar este


ar%4i2o de %li%= en

Import user data

: el sistema importara los datos


y ser;n mostrados en la lista de en medio para indi%ar 'ue los datos 4an
sido des%argados e5itosamente.
+orrar datos de U(+@ 7limina todos los datos del U(+.
+orrar lista

+orrar la in"orma%i&n del personal de la lista a%tual.


A%tuali6ar

A%tuali6ar la in"orma%i&n del personal en la lista a%tual.


27
Time&Attendance Software V3.6
Importar desde el dis%o lo%al@ Importar datos de usuario de la PC a otro
dis%o.
E"portar Datos de ;suario a ;,%
75portar los datos de usuario del so"t#are al U(+ para gra!arlos o
trans"erirlos a otro dispositi2o: a'u1 puede sele%%ionar el usuario 'ue
desea su!ir: %omo se muestra en la siguiente "igura.
Podr; 2er toda la in"orma%i&n del personal en la %olumna de la
i6'uierda: de %li%= en el !ot&n para mo2er los datos a la parte de

75port User Data

)ue2e todos los registros a la parte de

75port User Data


.

)o2er el personal 'ue 4a sido sele%%ionado a la parte de

75port
User Data
.
28
Time&Attendance Software V3.6

3emo2er todos los registros de la parte de

75port User Data

3emo2er el personal 'ue 4a sido sele%%ionado de la parte de

75port User Data

Importar los registros de datos a la 5C


Cone%te el U(+ en el dispositi2o: sele%%ione

)en<

U "las4
Dis= )anagement

: Presione OJ: la 2entana le in"ormara 'ue los


datos se des%argaron e5itosamente. 3etire el U(+ del e'uipo: despu9s
%on9%telo a la PC: entre a

Data

U "las4 dis= )anagement

y
sele%%ione

Import re%ord to PC

: %omo se muestra en la siguiente


pantalla.
La in"orma%i&n de los datos de usuario 'ue 4a sido gra!ada en el U(+
se mostrar; en la parte i6'uierda: 'ue es la lista de espera para importar.
(ele%%ione el ar%4i2o: de %li%= en

import record from ; flas(


29
Time&Attendance Software V3.6
dis&

el sistema importara los datos: 9stos se mostraran en la lista de


en medio lo %ual indi%a 'ue los datos se des%argaron e5itosamente.
+orrar datos del U(+@ 7limina todos los datos del U(+
+orrar lista

+orrar los mensaes %ortos en la lista a%tual.


A%tuali6ar

A%tuali6ar la in"orma%i&n del personal en la lista a%tual


Importar de dis%o lo%al@ Importar datos de usuario de otro dis%o a la PC.
Importar mensa0es cortos
Cone%te el U(+ al e'uipo: sele%%ione

)en<

U "las4 Dis=
)anagement

Do#nload ()(

: Presione OJ: la 2entana


in"ormar; 'ue los datos se des%argaron e5itosamente. 3etire el U(+ del
dispositi2o: %on9%telo a la PC: entre a

Data

U "las4 dis=
)anagement

: sele%%ione

Import ()( to PC

: %omo se muestra a
%ontinua%i&n

30
Time&Attendance Software V3.6
Cli%= en Import ,(ort )essage from ; flas( dis&: los datos se
importar;n al sistema: despu9s de la importa%i&n: todos los datos de los
mensaes %ortos 'ue se importaron se mostraran en la pantalla.
Agregar nue2o mensae %orto a la PC

Agrega un Cue2o mensae %orto


al so"t#are.
(o!res%ri!ir datos de la PC

Use los datos importados del U(+ para


so!res%ri!ir los datos del so"t#are.
+orrar datos del U(+@ +orra los mensaes %ortos 'ue se en%uentran en el
U(+.
+orrar lista

+orra la lista a%tual de mensaes %ortos.


A%tuali6ar

A%tuali6ar los mensaes %ortos en la lista a%tual.


E"portar mensa0es cortos
75portar mensaes %ortos en el so"t#are o en el U(+: o su!ir mensaes a
31
Time&Attendance Software V3.6
otro dispositi2o: a'u1 puede sele%%ionar el mensae %orto 'ue desea
su!ir: as1 %omo se muestra en la siguiente "igura
.
7n el so"t#are puede 2er todos los mensaes %ortos en la %olumna de la
i6'uierda: estos mensaes aun e5isten en

s4ort message !o5

despu9s
de 'ue son sele%%ionados: %uando 4ay mu%4os mensaes para reali6ar
!<s'uedas puede utili6ar alguna "orma %omo las siguientes@ n<mero de
serie del mensae %orto: %ontenido: mensae p<!li%o o pri2ado.

)o2er registros a la lista del lado dere%4o@ sele%%ione el mensae %orto
'ue desea su!ir: %li%= en >)ove# para mo2erlo a la lista del lado
dere%4o: el mensae se trans"erir; a

#ait "or mo2ing to U "las4 dis=


list


+orrar los registros de la listaE +orra todos los registros en la lista

#ait "or mo2ing to U "las4 dis=

: despu9s de !orrarlos ya no ser;


32
Time&Attendance Software V3.6
posi!le su!ir esos mensaes al U(+.
+orrar solo %iertos registros

(ele%%ione los registros 'ue no ne%esitan


ser su!idos y de %li%= en

Clear (ele%ted List

para eliminarlos de esa


lista.
Nota

Esta funcin solo es vlida para los equipos con ;,%


8!.!= Administracin de mensa0es cortos
Algunos produ%tos pro2een una "un%i&n %on la %ual podr; mandar
mensaes a una persona a tra29s de una "orma p<!li%a o personal: antes
de utili6ar esta "un%i&n: es ne%esario %on"igurar los mensaes %ortos:
personali%e los mensaes de a%uerdo al personal y despu9s %argue los
mensaes al e'uipo. 7l e'uipo soporta dos "ormas de su!ir los mensaes:
una es su!irlos %one%tando el e'uipo dire%tamente %on el so"t#are y la
otra es utili6ando un U(+: a %ontinua%i&n se muestra un eemplo para
su!ir mensaes

7ntre al so"t#are a la op%i&n

,+stem Option

dentro del men< de


%on"igura%iones: mar'ue la op%i&n de

()( Content )anage

'ue se
en%uentra en la op%i&n de

Fun%tion Option

: as1 se a%ti2ara la
"un%i&n de ()( y podr; ser utili6ado.
&istema de mensajes #ortos *&+ort management &ystem, &-&.
33
Time&Attendance Software V3.6
.

Con"igura%i&n de la %omuni%a%i&n
(e o"re%en dos op%iones de %one5i&n BBB Puerto serial-7t4ernet:
determine el modo de %omuni%a%i&n entre el e'uipo y su PC: de a%uerdo
a la %on"igura%i&n del e'uipo: %omplete la in"orma%i&n del

numero de
dispositi2o

y la

%ontraseDa de %omuni%a%i&n

: %li%= en

Test
Connection

: si la %one5i&n es e5itosa: este elemento %am!iara a

Disconnection

: si la %one5i&n "alla: el sistema dir;

'ail to
connect

.
8

+<s'ueda de mensaes
7l sistema soporta %uatro "ormas de !<s'ueda BBBpor n<mero de serie:
%ontenido: mensaes p<!li%os y mensaes personales: de!er; sele%%ionar
la "orma 'ue ne%esita a tra29s del %uadro

Condition

: Cli%= en

%rowse

: los resultados apare%er;n en el ;rea de lista.


34
Time&Attendance Software V3.6
9

)antenimiento de mensaes %ortos


7n esta se%%i&n tam!i9n soporta el mantenimiento de la in"orma%i&n
!;si%a del mensae %orto. Las %uatro "un%iones 'ue se in%luyen son
agregar: !orrar: modi"i%ar y a%tuali6ar
Agregar* Cli%= en el !ot&n add: apare%er; lo siguiente@
)ensae %orto pu!li%o

Para mensaes p<!li%os: tan pronto %omo el


e'uipo re%i!a el mensae lo estar; mostrando en todo momento

)ensae %orto personal

Para mensaes personales

no se mostraran
4asta 'ue la 2eri"i%a%i&n del usuario sea positi2a

Con"igura%i&n del periodo de 2alide6

Despu9s de sele%%ionar el
elemento: se agregara una l1nea en la pantalla: de"ine el tiempo de ini%io
y los t9rminos del periodo de 2alide6.
35
Time&Attendance Software V3.6
Cancelar

De %li%= en

%an%el

el sistema le preguntara si est;


seguro 'ue desea %an%elar el mensae

Are +ou sure to cancel t(e


selected s(ort massage >

despu9s de %on"irmar: el sistema le


preguntara si desea eliminar el mensae %orto tam!i9n en el dispositi2o o
no

w(et(er delete t(e s(ort message in t(e attendance mac(ine


toget(er or not

Cli%= en O< y el mensae se eliminara


permanentemente

)odificar

Despu9s de sele%%ionar un mensae de la lista puede 4a%er


%li%= en modif+, as1 podr; modi"i%ar el n<mero de serie: periodo de
2alide6 y el %ontenido del mensae %orto

Actualizar

Despu9s de reali6ar la !<s'ueda de ()(: solo se


mostraran los mensaes 'ue arroo el resultado de su !<s'ueda: puede
a%tuali6ar para mostrar todos.
:

7n2iar un mensae %orto


Desde la lista de mensaes en la lista i6'uierda: sele%%ione los mensaes
'ue desea en2iar y de %li%= en

,end ,),
.
=

Personali6ar un mensae %orto del personal


Cli%= en

Emplo+ee ,), customize

: apare%era lo siguiente
36
Time&Attendance Software V3.6
Informacin de personal

7sta lista muestra el personal 'ue tiene


mensaes %ortos personali6ados.
)ensa0es cortos

7sta lista muestra los mensaes %ortos 'ue son


personali6ados por el personalE
Operacin de seleccin

(i el so"t#are se %one%ta %on el e'uipo:


puede dar %li%= en

send immediatel+

: si el so"t#are no esta
%one%tado %on el e'uipo sele%%ione

Not send temporaril+

: y
regrese a la pantalla prin%ipal de la administra%i&n de mensaes %ortos:
luego sele%%ione el tema del mensae %orto 'ue no 4a sido en2iado y de
%li%= en

send ,),

para lograr la e5porta%i&n de in"orma%i&n del


usuario o utili%e un U(+ para e5portar los mensaes 'ue 4an sido
gra!ados en 9l.
?

7liminar
(ele%%ione

,), of attendance mac(ine

, %li%= en

e"ecute

,
37
Time&Attendance Software V3.6
puede eliminar todos los mensaes %ortos en el e'uipo de asisten%ia:
sele%%ione un mensae de la lista de la i6'uierda: de %li%= en

75e%ute

y el mensae sele%%ionado se !orrar;.


(ele%%ione

user customizes message

: %li%= en

75e%ute

para
!orrar todos los mensaes de usuario en el dispositi2o TKA.

Op%i&n

Emplo+ee ,), customization inquir+ $%@squeda


personalizada de mensa0es ,), de empleados#

!
38
Time&Attendance Software V3.6
%@squeda

7ste sistema soporta %uatro maneras de !<s'ueda


BBB!asadas en n<mero de serie: departamento: numero de empleado y
nom!reE puede sele%%ionar la 'ue ne%esite en el %uadro

Condition

E
para ini%iar la !<s'ueda de %li%= en

Auer+

: los resultados
apare%er;n en la lista de la i6'uierda: %li%= en

6efres(

para 'ue
2uel2an a apare%er todos los mensaes %ortos personali6ados de usuarios.

Nota* Estas opciones solo son vlidas en los equipos que


cuenten con funcin de ,),!
8!8 )antenimientoBOpciones
Con el "in de o!tener resultados %orre%tos y e5a%tos de Tiempo y
Asisten%ia: de!er; %on"igurar las op%iones del men<
39
Time&Attendance Software V3.6

)antenimiento-Op%iones >)aintenan%e-Options?

: a'u1 puede
%on"igurar la !ase de datos del so"t#are y 4a%er %on"igura%iones del
sistema. Primeramente: entre a

lista de departamentos >department


list?

para %on"igurar y asignar personal a los departamentos: despu9s


%on"igure una %ontraseDa para la !ase de datos: luego esta!le6%a los d1as
"esti2os: tipos de salidas y reglas de asisten%ia: departamentos:
mantenimiento de personal y %on"igura%iones de administrador: por
<ltimo: mantenimiento de %alendario: mantenimiento de programa%i&n
de turnos: asigna%i&n de turnos al personal.

Nota

A menos que (a+a asignado la programacin de turnos


al personal, el sistema no producir reportes de asistencia
7ste sistema pro2ee el enrolado de 4uella o tareta despu9s de %one%tarse
%on la PC: esto solu%iona los pro!lemas de 'ue el personal no %oin%ida
la 4uella o tareta: por "a2or 2ea 2.2.2 )antenimiento de empleados
.
8!8!.Administracion de departamento
7n este modulo se propor%ionan indi%a%iones para administrar %ada
departamento: prin%ipalmente agregar o !orrar departamentos y enrolar
personal a los departamentos. Para m;s detalles 2ea lo siguiente@
De %li%= en la op%i&n

Department list

del men<

)aintenance BOptions

apare%er; la siguiente 2entana

40
Time&Attendance Software V3.6
(i desea agregar un departamento

de %li%= en la op%i&n

Add

'ue
se en%uentra en la parte superior i6'uierda de la 2entana: introdu6%a el
nom!re del departamento en el %uadro de dialogo y de %li%= en
>confirm? para gra!arlo.
(i desea !orrar un departamento: de!e sele%%ionar el departamento 'ue
desea !orrar de la lista y dar %li%= en la op%i&n

Delete

: sele%%ione

confirm

para %on"irmar.
(i desea mo2er un departamento y %am!iarlo de ;rea: de %li%= so!re el
departamento 'ue desea mo2er y arr;strelo 4a%ia el ;rea en la 'ue lo
desea %olo%ar.
Para enrolar usuarios en %ada departamento de %li%= en

Emplo+eed

, apare%er; lo siguiente@
41
Time&Attendance Software V3.6
7l personal en la lista de

Emplo+ees

son los 'ue aun no estan


asignados a ning<n departamento: es de%ir 'ue 4an deado sus puestos.
7sto es lo mismo 'ue dearlos sin salario.
7n esa lista sele%%ione los empleados 'ue desea agregar a su
departamento y de %li%= en el !oton >Add?: asi los empleados
sele%%ionados se agrgar;n en su departamento.
7n la lista de

Our Department

s Emplo+ees

sele%%ione a'uellos
empleados 'ue dear;n su departamento: de %li%= en >6emove? y esos
empleados dearan de pertene%er a su departamento >dearan sus
puestos?.
Despues de terminar de %li%= en el !oton >Close? o en para regresar a
la pantalla prin%ipal de administra%ion de departamento.

42
Time&Attendance Software V3.6
8!8!8 )antenimiento de empleados

(ele%%ione el menu

)aintenanceBOptions

%li%= en la op%ion

)antenimiento de empleados >7mployee )aintenan%e?

para a!rir
la lista de empleados: dentro de esta 2entana: 4ay 2aria in"orma%i&n del
personal y %on"igura%iones de asisten%ia. A tra29s de la lista de personal
podr; 2er a 'ue departamento pertene%e el personal: podr; modi"i%ar y
2er in"orma%i&n del personal: a'ui los pri2ilegios de %on"igura%ion de
asisten%ia son superiores a

Assign (ta"" (%4edule

.
La mitad superior de la 2entana de

7mployee List

es una lista de
empleados y la mitad in"erior esta diseDada para sele%%ionar y
%on"igurar in"orma%ion del personal. La mitad in"erior se di2ide en tres
pestaDas: de %li%= en las di"erentes eti'uetas en la parte in"erior para
%am!iar entre las distintas pestaDas.
43
Time&Attendance Software V3.6
Cuando tiene mu%4o personal: puede utili6ar la "un%ion de !us'ueda: en
la !arra de menus en el %uadro %orrespondiente introdu6%a la %ondi%ion
de !<s'ueda: %li%= en

,earc(

y asi podrea tener los detalles de la


in"orma%i&n de su personal.

1
De!er; llenar los espa%ios de la lista de in"orma%i&n del personal
%on el nom!re: numero de enrolado: et%.E de a%uerdo a su ne%esidad
a%tual puede agregar otra in"orma%i&n so!re el personal.
Nota

A diferencia del software antiguo, (emos integrado una


nueva funcion en el menu de

maintenanceBoptions

, el numero
de usuario se distingue del numero de enrolado, el numero de
enrolado es para el dispositivo + de acuerdo a un dispositivo normal
1ste numero no puede ser ma+or a ?==9=, pero el numero de usuario
no tiene limite
.
Agregar un nue2o usuario

Cuando usualmente se ee%uta este programa de administra%i&n por
primera 2e6: despu9s de registrar al usuario en el dispositi2o: se
des%arga al so"t#are: se re2isa el nom!re o alguna otra in"orma%i&n y
despu9s se su!e de nue2o al e'uipo. (i tiene 'ue aDadir dire%tamente el
personal en el so"t#are: %on el "in de garanti6ar la in"orma%ion de
usuario y la 4uella o la tareta de %orresponden%ia uno a uno: %one%te el
dispositi2o para ir a la registra%i&n en tiempo real y la 4uella y la tareta
est;n disponi!les en esta inter"e%e. Despues de %one%tar el e'uipo: %ada
2e6 'ue agrega un usuario su %orrespondiente 4uella o tareta seran
registradas simultaneamente. 72ita los pro!lemas de 'ue la 4uella o
44
Time&Attendance Software V3.6
tareta y el personal no %orrespondan %on lo 'ue apare%e.
A: 3egistro de 4uella
De!ao de

Fingerprint manage

se en%uentra una op%ion para


sele%%ionar el e'uipo le%tor de 4uellas 'ue esta %one%tado al sistema:
despues de %one%tarlo e5itosamente: empie6e a agregar al personal.
(ele%%ione el departamento el %ual el personal pertene%e: de %li%= en el
!ot&n : introdu6%a en n<mero de registro: nom!re y otra in"orma%i&n
del personal. De un %li%= en el !ot&n

sa2e

para empe6ar el registro


de 4uellas.
3egistro de 4uella en el e'uipo@ registrar la 4uella %on el e'uipo le%tor
de 4uellas y pasarla al so"t#are.
3egistro de 4uella en le%tor us!@ 3egistrar la 4uella a tra2es de un le2tor
U(+ y pasarla al so"t#are.
3egistro de imagen@ Con una plantilla de 4uella gra!ada en la PC para
registrar 4uellas en el dispositi2o.
Fluo de registro@

De %li%= en el !ot&n de registro: apare%er; lo siguiente

45
Time&Attendance Software V3.6
7mpie%e el registro: %li%= en %ual'uiera de los dedos: el e'uipo 'ue esta
esta %one%tado al sistema le pedira 'ue %olo'ue su dedo para 4a%er la
%aptura: despu9s de %olo%ar el dedo tres 2e%es: se le in"ormara 'ue el
registro 4a sido e5itoso: el pro%eso de registro 4a!r; terminado.
46
Time&Attendance Software V3.6
(i desea una 4uella de respaldo para el sistema: sele%%ione otro dedo
para registrarlo. Despues de terminar el registro presione O< para
regresar a la pantalla de agregar usuarios.
+: 3egistro de tareta
Dentro de H"ingerprint or %ard registrationH: sele%%ione el dispositi2o %on
la "un%tion de taretas: despues de 'ue la %one5ion sea e5itosa: empie%e
a agregar personal. (ele%%ione el departamento al %ual 2a a pertene%er el
personal: Cli%= en : desli%e la tareta por en"rente del e'uipo 'ue
desea 'ue sea registrada: despues de esto: el numero de registro y de
tareta del empleado mostraran la in"orma%ion %orrespondiente a la
tareta: de a%uerdo a las ne%esitades %am!ie el numero de serie y el
nom!re: el numero de tareta no %am!ia al a6ar.. 7l %ursos se situa en la
%olumna nom!re.

47
Time&Attendance Software V3.6
(i desea agregar nue2os usuarios presione el !oton para repetir la
opera%ion des%rita anteriormente.
2

Agregar -atc( de personal@


Cuando algunos departamentos enrolan mu%4o personal: puede utili6ar
esta "un%ion para agregar personal y aligerar el tra!ao. 7. )u%4as
personas se desean agregar al departamento de "inan6as: primero
sele%%ione el departamentoE %li%= en el !oton

-atc(

: la 2entana
para agregar !at%4 apare%era.
(i no 4ay personal en ese departamento apare%er; lo siguiente
48
Time&Attendance Software V3.6
(i 4ay personal en el departamento apare%er; lo siguiente
49
Time&Attendance Software V3.6
Los datos de respaldo del personal 'ue se sele%%iono del departamento
de "inan6as se muestran en la es'uina superior i6'uierda: si el personal
Cue2o agregado y el personal sele%%ionado tienen el mismo turno y
asisten%ia: de un %li%= en >Cop+ selected emplo+ee attendance option
and sc(edule?: si desea tener los mismos datos %omo

genere

title

: et%.: enton%es a%ti2e la %asilla del dato %orrespondiente 'ue


desea %opiar.
Formato de numero

7so 4a!la del numero de serie de asisten%ia: por


eemplo: el numero de personal de este departamento %omien6a %on el 1:
asi su numero de serie es 1LLL: introdu6%a 1

en el %uadro de
numero de serie: la 2entana se mostrar; %omo la siguiente

50
Time&Attendance Software V3.6
Congitud del

asterisco comodin

7sto signi"i%a: %uantas %i"ras


indi%a el sim!oloM 7emplo@ la se%%i&n delantera del n<mero de serie es
1MMM

el rango de su %omodin es de 3

si el numero de serie
esMM

enton%es la longitud de su %omodin es 2. Despues de 'ue la


longitud del

%omodin

4a sido de"inidaE por el uso de los %uadros

from

to

para %rear el rango del numero de serie. 7emplo@


%rear el rango de n<meros de serie del 1./ al 110E introdu6%a / en el
%uadro

from

y 10 en el %uadro

to

la amplitud del %omodin es


2

pero la an%4ura del / al $ es una %i"ra. 7n este %aso: el sistema


agregara un . automati%amente. 7l eemplo se muestra en la siguiente
"igura@
51
Time&Attendance Software V3.6
.
Cli%= en el !ot&n

O<

: agrega al personal y de %li%= en

Cancel


para regresar a la pantalla prion%ipal.
3
)odificar personal
Co modi"i'ue al a6ar el nom!re o numero de enrolado del personal.
72ite 'ue e5ista in"orma%i&n 'ue no %oin%ida %on la in"orma%i&n
%orrespondiente en el dispositi2o. Cli%= en el !oton : inrodu6%a los
nue2os datos en los %ampos %orrespondientes y presione el !oton
>,ave#.
4
Transferir empleado
Cli%= en el !oton >Trans"er 7mployee? para trans"erir empleados de
un departamento a otro: apare%era la siguiente pantalla
52
Time&Attendance Software V3.6
7n el %uadro de Emplo+ee Transfer sele%%ione el departamento al %ual
'uiere agregar al Cue2o empleado: %li%= >O<? para trans"erirlo o
>Cancel? para %an%elar.
8

Operacin de accesos de clic& derec(o


De un %li%= dere%4o en una regi&n de la lista de personal para e5portar la
in"orma%i&n !;si%a del personal: el reporte de produ%%i&n esta
disponi!leE todo el rango de datos puede ser o%ultado o mostrado en la
pantalla a%tual. Como se muestra en la siguiente "igura@
53
Time&Attendance Software V3.6
75portar datos@ 75porta toda la in"orma%ion del personal del
departamento a%tual. 7sto es %omo %rear un reporte en el Time
Attendan%e.
Crear reporte@ Toda la in"orma%i&n del personal en el departamento
a%tual ser; mostrada en un reporte. 7sto es %omo e5portar datos en el
reporte de Time Attendan%e.
Fuardar red de diseDo@ Despues de 4a%er %am!ios del rango de datos:
guarde la %on"igura%ion: es posi!le utili6arlos despues de una es%ritura
dire%ta de la %on"igura%ion del rango de datos.
)ostrar todas las %olumnas@ Despues de sele%%ionar esta op%ion:
apare%era toda la in"orma%ion del personal.
O%ultar todas las %olumnas@ Despues de utili6ar esta op%ion: toda la
in"orma%ion del personal sera o%ultada.
Columnas@ )uestra el nom!re de la %olumna de la in"orma%ion del
54
Time&Attendance Software V3.6
personal: esto en la 2ista de personal
9: Cli%= en %on"igura%i&n de departamentos

: se permite esta!le%er la
%on"igura%ion de departamentos. (u m9todo es la misma opera%i&n 'ue
el la administra%i&n de departamentos.
4
Cli%= en la eti'ueta de pagina%i&n de otra in"orma%ion. Apare%era lo
siguiente@
A'ui se permite introdu%ir la in"orma%ion importante del personal. Para
sa!er a%er%a de la in"orma%i&n importante 'ue es introdu%ida en ea
pagina relati2a

sele%ione el departamento: sele%%ione personal


presione el !oton : agregue un elemento de registro

es%ri!a el
estilo de in"orma%i&n en las pala!ras de la "ila

introdu6%a la
55
Time&Attendance Software V3.6
in"orma%i&n en rela%i&n al %ontenido: gra!e los %am!ios: sele%%ione
departamento: sele%%ione personal: introdu6%a la in"orma%i&n en la
%olumna asi %omo introdu%e el %ontenido rela%ionado en la %olumna de
%ontenido: despu9s gra!e solo esta in"orma%i&n
.
5
Op%ion de reglas de asisten%ia
Cli%= en la eti'ueta AC option. Apare%era la siguiente pantalla

Activar AC

7sto es para 2er si la asisten%ia es 2alida: si esta mar%ada


esta %asilla se %onta!ili6ar; el personal y la estad1sti%a de asisten%ia de
a%uerdo a la regla de asisten%ia

en %aso %ontrario: el personal no


ne%esita mantener un registro de asisten%ia. 7emplo. 7l l1der de un
departamento no %4e%a asisten%ia: pero su asisten%ia es %onta!ili6ada en
56
Time&Attendance Software V3.6
tra!ao normal.
Contador de OT $overtime#@ A%ti2e esta %asila para %ontar las 4oras
e5tras del personal.
6eesta-lecer d2as festivos

A%ti2e esta %asilla y el personal tendra


des%anso en los dias "esti2os: si el personal 2a a tra!aar se le %ontara
%omo tiempo e5tra. 7n %aso %ontrario: si el personal de!eria estar en
tra!ao normal y no esta: se %ontar; %omo "alta.
C(ec&DinBC(ec&Dout

7ste element puede %ontrolar si el personal de!e


%4e%ar la entrada o salida: esta sele%%ion esta por en%ima de la sele%%ion
en la programa%ion de turnos.
Configuracin de tiempo + asistencia de personal
Cli%= en

(%4edule AC

E introdu6%a la %on"igura%ion de tiempo y


asisten%ia del personal: %omo se muestra a %ontinua%ion
57
Time&Attendance Software V3.6
7l m9todo de estad1sti%as de asisten%ia es similar al m9todo de
%on"igura%i&n a2an6ada: solo 'ue 4ay un in%rement op%ional si el
registro de 4oras e5tra tiene 'ue ser registrado y e5aminado. 7n las
op%iones: todo el tiempo e5tra tiene 'ue ser e5aminado y registrado: de
lo %ontrario: el tiempo e5tra no se pagar;.
Una lista a%tual de turnos indi%a la plani"i%a%ion de 4orario de tra!ao
del personal: la 2entana muestra el turno del personal in%luyendo la
"e%4a de %omien6o y "in y nom!re del turno: si ne%esita modi"i%ar el
turno del personal: primero sele%%ione el turno de la lista

s4i"ts

: se
pondr; en a6ul: de %li%= en el !oton >D? para eliminar el turno a%tual:
despu9s de esto de %li%= en >E? para agregar un nue2o turno: la 2entana
es la siguiente@
58
Time&Attendance Software V3.6
(ele%%ione un nue2o turno de la lista de turnos 'ue 4an sido
%on"igurados: de"ina el tiempo de %omien6o y "inal: %li%= en

O<


para %on"irmar: %li%= en

Cancel

para %an%elar esta a%%i&n: regrese a


la pantalla de %on"igura%i&n de asisten%ia.
)ientras el turno del personal sea en 4oras normales de tra!ao: puede
agregar mu%4os elemendos de programa%ion. 7emplo@
Fe%4a de ini%io Fe%4a de termino Turno
.3B3B1 .3B,B3. springs
.3B/B1 .3B$B1 summers
La asigna%ion automati%a de turno de personal esta sele%%ionada:
apare%era la 2entana siguiente.

59
Time&Attendance Software V3.6
La autoBasigna%ion de turno de personal es 'ue: mientras personal 'ue
no tenga asignado un turno: pero el-ella tienen registro de asisten%ia: el
sistema automati%amente de"inir; el periodo de tiempo. 7sta "un%ion se
utili6a prin%ipalmente en los %am!ios de turnos.
)inimo de tiempo para autoBasignar turno

Cuando esta!le%e un
periodo de tiempo: por eemplo un dia: enton%es si al empleado no se le
asigna un turno: despues de un dia de 'ue el esta %4e%ando se le asignara
turno automati%amente.
Periodo de tiempo utili6ado

7sto es para esta!le%er el periodo de


tiempo de este usuario

%li%= en >E?: apare%eran las op%iones del period


de tiempo: 9stos son los 'ue se %rearon en la lista de administra%i&n de
turos. Apare%era lo siguiente

60
Time&Attendance Software V3.6
De un %li%= so!re el periodo de tiempo 'ue desea agregar: si desea 'uitar
alguno solo sele%%i&nelo y de %li%= en el !ot&n >B?
61
Time&Attendance Software V3.6
Despues de %ongiruar: %li%= en $O<? para guarder los %am!ios

%li%= en
>Cancel? para %an%elar los %am!ios: regrese a la eti'ueta de
%on"igura%i&n de asisten%ia.

8!8!9 Configuracion de administrador
Esta-lecer administrador
Para ayudar a meorar la seguridad de su sistema: para pre2enir 'ue los
datos sean %am!iados por personal no autori6ado: este programa de
aministra%ion pro2ee una "un%tion para esta!le%er un administrador:
Cli%= en el menu

maintenanceBoptions

y de %li%= en el su!men<

Administrator

: apare%er; la siguiente 2entana



Cli%= en el !oton >administrator?: apare%era lo siguiente
62
Time&Attendance Software V3.6
(ele%%ione el tipo de administrador 'ue desea agregar >se re%omienda
agregar un super administrador?: despu9s de dar %li%= so!re la op%i&n
'ue desea apare%er; lo siguiente
7n la pantalla sele%%ione al usuario 'ue desea poner %omo
administrador: todos los administradores de!en ser personal de la
%ompaDia
.
63
Time&Attendance Software V3.6
La %ontraseDa ini%ial del administrador es su propio n<mero de registro:
%li%= >O<? para entrar a la pantalla de pri2ilegios de administrador: a'u1
puede esta!le%er los pro2ilegios 'ue tendr; este administrador
64
Time&Attendance Software V3.6
De %li%= en los pri2ilegios 'ue desea 'ue el administrador tenga:
indi%a 'ue ese elemento esta sele%%ionado:

all no %4oi%e

signi"i%a
'ue el sistema dara a %ada %lase de administrador los pri2ilegios por
de"e%to. Al terminar de %li%= en HO<H para %ompleter la %on"igura%ion:
si da %li%= en

CancelH se le permitira esta!le%er los pri2ilegios en otra


o%asion >para esta!le%er despu9s los permisos: en la 2entana de
administradores: de %li%= en el !ot&n

Operation Pur2ie#

?.
Nota@ 7l administrador no puede re2isar sus propios pri2ilegios o !orrar
su %uenta: solo el

super administrador

se le permite re2isar: agregar


o !orrar a los otros ni2eles de administrador.
Para mas detalles 2ea la %lasi"i%a%i&n y pri2legios de administradores.
Despues de esta!le%er el administrador: la %ontraseDa por de"e%to es su
n<mero de registro de personal: se re%omienda %am!iarlo para garanti6ar
la seguridad de los datos. Despues de esta!le%er un administrador en el
sistema: el sistema mostrara una 2entana: si no introdu%e los datos del
administrador no podr; entrar en el so"t#are.

65
Time&Attendance Software V3.6

5rivilegios + clasificacin de Administradores
1. Clasi"i%a%ion de Administradores
8ay * %lases de administrador en el sistema: de a%uerdo al ni2el de
pri2ilegios del rango m;s alto al mas !ao la se%uen%ia seria@

(uper
administrator

: segundo ni2el de

departments

administrators

:
primer ni2el de

departments

administrator

y department
administrators
2. Pri2ilegios de Administrador@ Los super administradores pueden
administrar a todo el personalE los administradores de departamento solo
pueden administrar al personal de su departamento.
Pri2ilegios de super administrador@ 7l super administrador: es
el administrador de mas alto ni2el en el sitema: tiene pri2ilegios para
66
Time&Attendance Software V3.6
agregar: modi"i%ar: o eliminar otros administradores: se le permite
ini%iali6ar la administra%i&n del sistema y esta!le%er la !ase de datos.
Por de"e%to se le permite reali6ar %ual'uier opera%i&n en el sistema. (i
no se sele%%iona ningun pri2ilegio en la inter"a%e de los pri2ilegios de
administrador: enton%es tendr; los pri2ilegios por de"e%to: si solo
algunos puntos 4an sido sele%%ionados: enton%es este administrador 'ue
tiene esos pri2ilegios puede sele%%ionar solamente el proye%to
%orrespondiente.
Pri2ilegios del administrador de segundo ni2el de
departamento@ el segundo ni2el de administradores de departamento se
les permite agregar administradores en su departamento: ya sea del
mismo ni2el o mas a!ao 'ue el mismo: eliminar departamento al 'ue
pertene%e: no se le permite operar administradores de otros
departamentos. (i solo unos po%os elementos 4an sido sele%%ionados:
enton%es el administrador 'ue tiene esos pri2ilegios: solo podra
sele%%ionar los proye%tos %orrespondientes.
Primer ni2el de administrador de departamento@ el primer
ni2el de administrador de departamentos puede agregar administradores
a su departamento: y re2isar los pri2ilegios de los de su mismo o mas
!ao ni2el: eliminar el departamento al 'ue pertene%e: no esta permitido
a operar so!re administradores de otros departamentos. (i po%os
elementos 4an sido sele%%ionados: el administrador 'ue tiene esos
pri2ilegios: solo podra sele%%ionar los proye%tos %orrespondientes.
Administradores de departamento@ Los administradores de
67
Time&Attendance Software V3.6
departamento pueden agregar administradores a su departamento %on
sus mismos pri2ilegios: eliminar el departamento al 'ue pertene%en: no
se les permite operar so!re otros administradores de departamento. (i
po%os elementos 4an sido sele%%ionados: enton%es este administrador
podra sele%%ionar los proye%tos %orrespondientes.
5ro+ecto Autorizado
7liminar los datos o!soletos - respaldar la !ase de datos - e5portar los
datos de asisten%ia@
8ay 3 proye%tos !ao el menu de

Data

: el administrador %uenta %on


estos pri2ilegios para guardar y e5aminer in"orma%ion.
Importar los datos de asisten%ia@ (e puedeni importer los datos
gra!ados en el ar%4i2o al sistema a tra2es de la op%i&n Import AC data
dentro del menu

Data

.
Dear el tra!ao -pedir permiso@ %li%= en el su!menu H7mployee
lea2e on !usiness- as=ing "or lea2eH 'ue se en%uentra dentro del menu

Attendance

: a'ui puede esta!le%er las %on"igura%iones y produ%er


las 4oas de datos %orrespondientes.
Ol2ido de %4e%ar entrada - salida@ si el personal se ol2ida de %4e%ar
su entrada-salida: agregue la

%4e%ada

%orrespondiente a tra2es de
esta op%ion

'orgetting to cloc& inBout

dentro del menu

Attendance

.
Llegadas tarde-(alidas temprano %ole%ti2as@ si 2arios miem!ros del
68
Time&Attendance Software V3.6
personal 4an ol2idado %4e%ar su entrada o salida: %on esta op%ion se
puede esta!le%er 'ue se ignore esa

%4e%ada

y se le puede asignar
una nue2a de a%uerdo a %omo el administrador lo desee.
(alidas en tiempo de tra!ao@ puede !us%ar a los empleados 'ue
salen a las 4oras de tra!ao: e5aminer el sistema y re2isar la agenda a
tra29s de este su!men< u!i%ado en el menu ,earc(Bprinting.
A%tual situa%i&n de tra!ao del personal@ %on esta op%ion puede
!us%ar %uales son las personas 'ue a%tualmente 2inieron o no a tra!aar:
esto a tra29s de la op%i&n

%urrent employeeNs on duty status

en el
menu

(ear%4-Print

.
Consultas y reportes de e5%ep%iones de asisten%ia@ 7n el menu

sear%4-printing

puede tam!ien 4a%er %li%= en la op%ion HAttendan%e


Cal%ulation report

: puede !us%ar %ual'uier %lase de e5%ep%iones:


estad1sti%as de asisten%ia: reporte de produ%%i&n e imprimir reportes.
Administra%ion de departamento-)antenimiento de empleados@
puede esta!le%er los departamentos en

administra%ion de
departamentos

E re2isar la in"orma%i&n y %on"igurar los tiempos de


asisten%ia del personal en la op%i&n de

mantenimiento de
empleados

a tra29s del su!menu Department list- Emplo+ee


maintenance 'ue se en%uentra en el menu )aintenanceBOption.
Con"igura%ion de administrador@ 7n el menu de

maintenan%e-options

: %on"igure el administrador y asigne los


pri2ilegios.
69
Time&Attendance Software V3.6
)antenimiento de periodo de tiempo-administra%ion de
programa%ion de turnos@ a tra2es de esta op%ion puede %rear el period de
tiempo de tra!ao en el mantenimiento de periodos de tiempo:
administrar la programa%ion de turnos: sele%%ionar el period de tiempo
apropiado o %om!iar el period de tiempo para esta!le%er las di"erentes
programa%iones de turnos.
Asignar una programa%i&n de turno al personal@ Asignar la
programa%ion de turnos ya esta!le%ida al personal.
)antnimiento de d1as "esti2os@ 7sta!le6%a los dias "e%ti2os en la
op%ion

8olliday )aintenan%e

.
Con"igura%ion de salidas@ 7n esta op%ion esta!le6%a las op%iones
por las %uales el personal se puede ausentar.
3egla de tiempo y asisten%ia@ 7sta!le6%a las reglas de asisten%ia y
la regal estadisti%a para el proye%to de tiempo y asisten%ia en el reporte.
Con"igura%ion de !ase de datos@ A tra2es de esta op%ion esta!le6%a
la %one5ion a la !ase de datos.
Con"igura%ion del sistema@ Puede lle2ar a %a!o la %on"igura%ion de
algunas op%iones del so"t#are.
Cone5ion a dispositi2o@ Le permite %one%tarse a un dispositi2o.
Des%argar registros de datos del dispositi2o@ Le permite des%argar
los datos disponi!les en un dispositi2o.
70
Time&Attendance Software V3.6
(u!ir in"orma%i&n del personal al dispositi2o@ Le permite su!ir la
in"orma%ion del personal al dispositi2o sele%%ionado.
Des%argar empleados y sus 4uellas@ A'ui puede des%argar la
in"orma%ion de las 4uellas de los empleados.
+orrar la in"orma%i&n en el dispositi2o@ 7limina los datos de
asisten%ia gra!ados en el e'uipo
Administra%ion de dispositi2o@ Le permite e5aminer la in"orma%ion
del dispositi2o y lle2ar a %a!o algunas opera%iones so!re ella.
7ditar dispositi2o@ Puede agregar: eliminar y re2isar la
%omuni%a%ion del so"t#are %on el dispositi2o.
(in%roni6ar el tiempo del e'uipo@ (in%roni6a el tiempo del e'uipo
%on el de la %omputadora:
2.2./ antenimiento de !eriodo de tiem!o
Antes de 'ue sea asignada la programa%ion de turnos: se de!era
%on"igurar el periodo de tiempo: sele%%ione el menu

)aintenanceB
Option

: %li%= en

Time 5eriod )aintenance $)aintenance


Timeta-les#

: puede usar periodos de tiempo los %uales se 2an a


utili6ar para manear los turnos del personal: la pantalla es la siguiente@

71
Time&Attendance Software V3.6
(i aun no 4a asignado la programa%ion de turnos mientras se esta!le%e
los periodos de tiempo: el sistema le anun%iara 'ue aun no 4a asignado
ninguna programa%ion de turnos: la pantalla es la siguiente.

72
Time&Attendance Software V3.6
Cli%= en >Cancel? para regreasar a la pantalla prin%ipal: %li%= en >O<?
para empe6ar a %on"igurar los periodos de tiempo: apare%er; lo siguiente

(ele%%ione

Add

para introdu%er los tiempos de entrada-salida de


tra!ao: apare%era un asistente para esta!le%er el period de tiempo
.
73
Time&Attendance Software V3.6
De a%uerdo a las %ondi%iones de %ada empresa se de!era sele%%ionar el
metodo de entrada y salida al tra!ao: 4ay dos op%iones >maDana y
tardes? o si es un turno %orrido >desde en la maDana 4asta en la tarde?:
introdu6%a los 4orarios %orrespondientes de entrada y salida: %li%= en el
!ot&n >Cancel? para regresar a la pantalla prin%ipal: %li%= en >Ne"t? para
%ontinuar la %on"igura%i&n: apare%er; la siguiente 2entana@

74
Time&Attendance Software V3.6
7n esta pantalla se %on"iguran los tiempos de entrada y salida: esta!le6%a
los rangos 'ue desea para 'ue el personal pueda %4e%ar la entrada y la
salida.
7sta!le6%a si el empleado esta

"or6ado

a %4e%ar su entrada y su
salida: tam!ien podra esta!le%er di"erentes op%iones dependiendo de los
di"erentes departamentos y empleados: %li%= en >Ne"t?: apare%er; lo
siguiente@

75
Time&Attendance Software V3.6
7n esta pantalla esta!le6%a los tiempos 'ue el empleado puede llegar
tarde en la entrada: o el tiempo 'ue se puede ir temprano a la 4ora de la
salida: %li%= en >Ne"t? para entrar a la siguiente pantalla@

76
Time&Attendance Software V3.6
7n esta pantalla el sistema le anun%ia 'ue agregara un periodo de tiempo
llamado

da+time

y una programa%ion de turno llamada

Normal
s(ift

: si antes sele%ionaramos el m9todo 'ue tiene dos asisten%ias en


un dia: el sistema agregar; dos nue2os periodos de tiempo: uno para

A!)

y otro

5!)

. 8ay 3 op%iones en la pantalla: sele%%i&nelas


de a%uerdo a sus ne%esidades: despues de %li%= en el !oton

finis(


para %ompletar la %on"igura%i&n. Apare%era la siguiente pantalla

7sta pantalla puede ser di2idida en dos partes: la parte de la i6'uierda
muestra la lista de los periodos de tiempo: a parte dere%4a es la
administra%i&n de los periodos de tiempo. Puede agregar: !orrar y
re2isar periodos de tiempo.

Agregar@ De un %li% so!re el !oton > Add# para agregar un Cue2o


periodo de tiempo: depsues introdu6%a el nom!re: las 4oras de
entrada y salida de tra!ao: los minutos de toleran%ia: las 4oras de
77
Time&Attendance Software V3.6
%4e%ar entrada o salida: asi %omo por %uantos dias de tra!ao
%ontara ese period de tiempo. Tam!ien de"ina si para este periodo
de tiempo el empleado tendr; 'ue %4e%ar su entrada y salida. 7l
"ormato de tiempo es 44@mm.

+orrar@ (ele%%ione un periodo de tiempo de los 'ue ya e5istan y


despues de %li%= en el !oton > Delete? para elminarlo.

Fuardar@ De %li%= en el !oton > (a2e? para modi"i%ar un periodo


de tiempo: o para agregar uno nue2o: de %li%= so!re este !ot&n para
guardar la in"orma%i&n del periodo de tiempo.
7sta!le%er los minutos de toleran%ia para llegar tarde >Late?@ Como
se muestra en la "igura de arri!a: se esta!le%i& el 2alor de ,: asi si la
entrada "uera a a las .0@3.: asi@ A? 7l empleado %4e%a a las 0@33: +?
7l empleado %4e%a a las 0@*.E en el in%iso A el empleado llega a la
4ora normal: en el in%iso + el empleado tendr; 1. min de retardo
de!ido a 'ue %4e%o despu9s de los , min de toleran%ia.
7sta!le%er los minutos permitidos de salir temprano >Lea2e 7arly
Time?@ 7sto es similar a los minutos para llegar tarde: solo 'ue a'ui
es para esta!le%er los minutos 'ue el empleado podra salir antes de
su 4orario normal.
Prin%ipio-Fin de la entrada >+egining -7nding in?@ A'ui se esta!le%e
a partir y 4asta 'ue 4ora el empleado podra registrar su entrada.
78
Time&Attendance Software V3.6
Prin%ipio-Fin de la salida >+eginng-7nding out?@ 7sta!le%e a 'ue
tiempo los empleados pueden empe6ar a %4e%ar la salida y a 4asta
'ue tiempo despu9s de la 4ora de salida pueden %4e%ar.
A %uantos d1as de tra!ao sera e'ui2alente >Count as #or=day?@
A'ui se esta!le%e el 2alor de dias de tra!ao sera e'ui2alente el
period de tiempo sele%%ionado.
Cantidad de tiempo >Count as a minute?@ A'ui se esta!le%e la
%antidad de minutes 'ue se tomaran en %uenta %omo tra!aados: por
eemplo: si un turno es de $ 4oras pero se %uenta %on 1 4ora de
%omida: enton%es el empleado solo tra!aa 0 4oras: en este %aso se
esta!le%eria %omo *0. minutos e'ui2alente a esas 0 4oras.
C4e%ar entrada-salida >)ust %4e%=ing in-out?@ De a%uerdo a los
di"erentes puestos y a las di"erentes ne%esidades se puede
esta!le%er si es ne%esario o no 'ue loe empleados tengan 'ue
%4e%ar su entrada-salida.
Cam!iar el %olor del periodo de tiempo >C4ange t4e display %olor?@
A'u1 puede %am!iar el %olor de los di"entes periodos de tiempo:
esto puede ser muy <til para di"eren%iarlos uno de otro.
79
Time&Attendance Software V3.6
2.2.0 Administra#ion de turnos
Despues de %on"igurar los periodos de tiempo: podra %on"igurar la
programa%ion de turnos: sele%%ione la op%ion

s(ift managment

del
menu

maintenanceB option

: apare%er; la siguiente pantalla


:
7sta pantalla se di2ide en

nom!re de turno >s4i"t name?

periodo de tiempo de turno >s4i"t time period?

: la parte del nom!re


de turno in%luye el nom!re: la "e%4a de ini%io: la %antidad de %i%los y la
unidad de %i%los.
Los nom!res de turnos no se pueden repetir y ninguno de los %ampos
podra 'uedarse 2a%1o.
La "e%4a de ini%io tiene %omo "ormato ddDmmD++++, por eemplo: el 1,
80
Time&Attendance Software V3.6
de no2iem!re del 2..3 se gra!ara %omo .=D..D8//9!
Periodi%idad %i%li%a de turno >(4i"t %y%ling periodi%ity? O %uenta de
periodi%idad >periodi%ity %ount? L unidad de periodi%idad >periodicit+
unit#
La unidad del %i%lo puede ser en dia: semana y mes.
Puede a4regar turnos 2a%ios 'ue no tienen 4ora de entradaM
Utili%e la +arra de 4erramientas de la administra%i&n de turnos para
agregar: eliminar o modi"i%ar turnos.+ao el estado de agregar o
modi"i%ar turnos >%uando esta a%ti2ado el !ot&n P

: podr;
Agregar-)odi"i%ar-7liminar periodos de tiempo de turno.
De un %li%= en el !ot&n > ? para agregar un Cue2o turno: apare%era un
period de tiempo de turno en !lan%o del lado dere%4o: enton%es agregue
un period de tiempo: apare%era lo siguiente@
81
Time&Attendance Software V3.6
(ele%%ione un periodo de tiempo de la lista de la i6'uierda y sele%%ione
el >los? d1as 'ue desea asignarles di%4o periodo de tiempo. A'u1 tam!i9n
puede esta!le%er si %ontara %omo tiempo e5tra o no: de %li%= en >O<?
para guardar los %am!ios: de %li%= en $cancel# para no guardar los
%am!ios.
Can%elar turno@ (ele%%ione un turno 'ue desea elminar: de %li%= en el
!oton > ? para eliminarlo.
)odi"i%ar@ (ele%%ine el turno 'ue desea modi"i%ar y de %li%= en el !oton
> ?.
7liminar periodo de tiempo@ (ele%%ione el period de tiempo 'ue desea
eliminar y de %li%= en el !oton > ?.
Fuardar@ Despues de 'ue se 4a agregado un nue2o turno o 4a sido
modi"i%ado uno e5istente de %li%= en el !ot&n > ? para guardar los
%am!ios reali6ados.
82
Time&Attendance Software V3.6
2.2.1 Asignar turnos al personal
(i el personal no 4a sido programado: al "inal el sistema no podra
%ontarlos en las estadisti%as de asisten%ia: si el personal no pertene%e a
un turno el sistema no podra re%ono%er su registro de asisten%ia %omo
%uando entra o sale de tra!aar y no podra %ontar su tiempo de
asisten%ia.
Despues de %on"igurar el periodo de tiempo y la administra%i&n de
turnos: sele%%ione

7mployee (%4edule

del menu

)aintenan%e-Option

: se a!rira la 2entana de

sc(edule
emplo+eeFs AC

, a'u1 podr; mantener los datos rela%ionados %on los


turnos del personal.
83
Time&Attendance Software V3.6
7l lado i6'uierdo de la p;gina muestra los distintos departamentos. De
%li%= so!re alguno de ellos para poder 2er todos los empleados y su
programa%i&n de turnos en el lado dere%4o de la 2entana.
Asignar turno al personal por departamento@ Asigna turnos de a%uerdo a
las %ara%teristi%as de los departamentos: de %li%= so!re el !oton

Department (%4eduleH: apare%er; la siguiente 2entana@

De"ault s%4edule

@ (ele%%ione un turno de la lista para esta!le%erlo


%omo el turno por de"e%to 'ue sera usado para el nue2o personal:
despu9s de enrolar un nue2o personal: 9ste tendr; di%4o turno.

)ay used s%4edule

@ Podra sele%%ionar las programa%iones 'ue


podran ser utili6adas por di%4o departamento.
84
Time&Attendance Software V3.6
)odo normal de asignar turnos al personal
La parte dere%4a de la 2entana es el modulo para asignar los turnos al
personal. A'u1 no solo puede asignar turnos al personal indi2idualmente:
tam!i9n puede 4a%erlo a todo el personal. Cli%= en > all %4oi%e ? para
asignar turno a todo el personal. 7n la lista de personal: mantenga
presionada la te%la Ctrl y 2aya dando %li%= so!re el personal 'ue desea
asignarle turno: despu9s de %li%= en > Arrange 7mployee

s s4i"ts?:
apare%er; la siguiente 2entana@

Clo%= in-out@ Podra esta!le%er si el personal tendr; 'ue %4e%ar su
entrada-slaida: podra u6gar si es ne%esario esta!le%erlo de a%uerdo %on
el %orrespondiente periodo de tiempo: el esta!le%imiento de pri2ilegios
en este proye%to es superior al de la %on"igura%ion de periodo de tiempo
85
Time&Attendance Software V3.6
de turno.
Attendan%e a%ti2e@ (e re"iera a si el tiempo de asisten%ia es e"e%ti2o o
no: despu9s de sele%%ionar esta op%i&n: de a%uerdo %on las regras de
asisten%ia y la programa%i&n de turnos: el total de los registros de tiempo
y asisten%ia estan disponi!les: de lo %ontrario este empleado no se
en%ontrara en los registros respe%to a la "orma normal de tra!ao. Por
eemplo: algunos l1deres no les ne%esitan %ontar el tiempo de asisten%ia
para ir a tra!aar normalmente.
Count o2ertime@ Despues de sele%%ionar esta op%i&n sera possi!le
%al%ular el tiempo e5tra de di%4a persona.
8oliday@ Despues de sele%%ionar esta op%ion el empleado podra
des%ansar en los dias "esti2os: si el empleado 2a a tra!aar su registro
%ontar; %omo tra!ao de tiempo e5tra: de lo %ontrario: el personal 'ue
tenga asignado un turno para ir a tra!aar en d1as "esti2os: sino 2a a
tra!aar le ser; %ontado %omo "alta.
3egistry "or OT@ (e re"iere a 'ue todo el personal 'ue tra!ae tiempo
e5tra de!era ser re2isado para su apro2a%ion.
7n la organi6a%i&n a%tual de turnos !ao la op%ion de permitir e5aminar
todos los turnos del persional: agregue o elimine %am!ios al turno del
personal. Cli%= en el !oton : apare%er; lo siguiente

86
Time&Attendance Software V3.6
Todos los turnos y los periodos de tiempos de turnos se muestran en esta
pantalla. (ele%%ione alguno turno de los 'ue se en%uentran %on"igurados:
determine su "e%4a de ini%io y de t9rmino: de %li%= en el !oton

OJ


para guardar los %am!ios: de %li%= en el !oton H%an%elH para %an%elar
estos %am!ios: regresara a la pantalla de asignar turnos al personal.
Despues de terminar: el nom!re %orrespondiente del turno apare%era en
la %olumna

s4i"t

y la lista de tiempo se mostrara en la parte de a!ao


de la pantalla.
Auto asignar periodo de tiempo $AutoD assign timeta-le#
(i la asigna%i&n de turnos al personal o el %am!io de la programa%i&n de
turnos es muy "re%uente y no 4ay una regal 'ue seguir: esta disponi!le la
op%ion

autoB assigning timeta!le

: esto se re"iere a 'ue el empleado


no tiene asignado un 4orario pero sio %uenta %on registro de asisten%ia:
87
Time&Attendance Software V3.6
el programa puede u6gar automati%amente a 'ue periodo de tiempo
pertene%e di%4o empleado. Despues de sele%%ionar di%4a op%i&n: la
siguiente pantalla apare%era

A %ontinua%i&n sele%%ione la 4ora minima de la inteligen%ia de asignar
turnos al personal: esto se re"iere a 'ue despues de 'ue esta!le%e el
tiempo: por eemplo un dia: el sistema no podra lle2ar a %a!o la
senten%ia del periodo de tiempo 4asta 'ue el tiempo en el 'ue el
personal no 4a sido asignado a un grupo sea mas de un dia. Por ultimo:
sele%%ione el periodo de tiempo 'ue ser; utili6ado para asign;rselo al
personal@ para 4a%er esto solo 4aga %li%= so!re el !oton : apare%eran
las op%iones para es%oger periodo de tiempo: estos periodos de tiempo
son los 'ue se esta!le%ieron en la op%i&n de

mantenimiento de
periodos de tiempo >maintenan%e timeta!le?. La pantalla es la siguiente

88
Time&Attendance Software V3.6

De %li%= en el !oton si ne%esita !orrar algun periodo de tiempo
Turnos temporales de empleado
89
Time&Attendance Software V3.6
(i uno >o 2arios? empleados ne%esitan %am!iar sus 4oras de tra!ao
temporalmente: su turno puede ser de"inido temporalmente: de %li%= en
el !ot&n de

temporary s4i"ts

en la 2entana prin%ipal llamada

(%4edule employeeNs AC

: apare%er; el siguiente mensae@


Cli%= en el !ot&n >O<?: entrara a la programa%ion temporal: %li%= en el
!oton >Cancel ?: para regresar a la 2entana prin%ipal. Primero de"ina
Primero de"ina el rango de tiempo: sele%%ione al empleado: si desea
sele%%ionar 2arios empleados mantenga presionada la te%la >Ctrl? y de
%li%= en los empleados 'ue desea: despues de %li%= en >temporar+
s(ifts?: sele%%ione >R? para agregar un periodo de tiempo y asignarlo a
los d1as 'ue desea. 7ste pro%eso es muy similar al de agregar periodos
de tiempo en la administra%i&n de turnos. Cli%= en >save temporaril+
sc(edule? para guarder la programa%ion temporal o de %li%= en cancel
para %an%elar.
La programa%i&n temporal tiene mas prioridad 'ue la programa%i&n de
turnos.
90
Time&Attendance Software V3.6
(ele%%ione el periodo de tiempo 'ue desea agregar: %li%= en >OJ? para
%on"irmar: la programa%ion temporal apare%er; en la lista de
programa%i&n de turnos.
Antes de guardar este periodo de tiempo: puede sele%%ionarlo y dar %li%=
en el !oton para eliminarlo: o: Presione > All Delete? para
elminar todos los periodos de tiempo: si este periodo de tiempo ya 4a
sido gra!ado puede dar %li%= en el !ot&n para %an%elar la
programa%i&n temporal.

Ca programacin de turnos cam-ia regularmente
8ay %am!ios regulars de programa%ion de turnos en la mayoria de las
empresas: %omo organi6ar la programa%ion de turnos para 'ue %am!ie
91
Time&Attendance Software V3.6
regularmente: el maneo de 2arias programa%iones de turnos 'ue
%am!ian regularmente es una importante "un%ion del so"t#are.
A'u1: se ilustra el m9todo de %am!io de turnos %on %uatro turnos 'ue
%am!ian tres 2e%es por semana: por eemplo: 4ay %uatro turnos@
A

D: la programa%ion de 4oras de tra!ao esta di2idida en turno


matutino: turno de dia: turno no%turno: tres periodos de tiempo: la "e%4a
del %omien6o de la apli%a%i&n es 1.
3eli%e la %on"igura%ion %omo la instru%%i&n anterioa: apare%era la
siguiente 2entana
La lista de la programa%ion de 4oras de tra!ao del personal es@
Date s4i"t )orning s4i"t Day s4i"t Cig4t s4i"t 8a2e rest
1 A + C D
92
Time&Attendance Software V3.6
2 D A + C
3 C D A +
* + C D A
, A + C D
/ D A + C
7 C D A +
De la lista de programa%ion: se determina 'ue el %i%lo de 4oras de
tra!ao de todo el personal es de %uatro dias. Asi A

D las 4oras de
tra!ao de los %uatro dias son di2ididas dentro de %uatro turnos.
Tiempo de %omien6o-"in@ (e re"iere mostrar el dia en 'ue %omien6a la
programa%ion de turnos de todo el personal y el dia en 'ue termina el
periodo de tiempo en la regi&n de

roles

.
93
Time&Attendance Software V3.6
2.2.2 -antenimiento de d3as !esti(os
7n los d1as "esti2os: de a%uerdo a las leyes y regula%iones de %ada lugar:
el personal tendr; el dia li!re y no tendr; registro de asisten%ia durante
ese periodo: en una situa%i&n normal si el personal no %4e%a su
asisten%ia en el sistema ser; %ontado %omo "alta del tra!ao sin e5%usa
alguna: adem;s el personal 'ue tra!ae 4oras e5tras en d1as "esti2os no
se le tomaran en %uenta: de a%uerdo a esta %lase de situa%iones de!er;
esta!le%er %orre%tamente esta op%ion. (ele%%ione la op%i&n

8oliday
list

en el menu

maintenan%e-Option

y se a!rira la 2entana de
mantenimiento de dias "esti2os


7sta pantalla se di2ide prin%ipalmente en la lista de d1as "esti2os y la
94
Time&Attendance Software V3.6
!arra de 4erramientas para el mantenimiento de dias "esti2os. Podr;
agregar: eliminar y modi"i%ar los dias "esti2os a tra2es de 9sta !arra
de 4erramientas.
Agregar@ De %li%= en el !oton

y apare%era un registro Cue2o en
el %ual agregara la in"orma%ion. Introdu6%a el nom!re del dia
"esti2o: el tiempo y la dura%ion. La pantalla es la siguiente
Nota@ De!era introdu%er el "ormat %orre%to de "e%4a el %ual es por
eemplo@ 1$-.$-2..0: en %aso de 'ue no introdu6%a el "ormato %orre%to
le apare%era una 2entana de error@
95
Time&Attendance Software V3.6
Despues de introdu%ir %orre%tamente los datos 'ue desea agregar: de
%li%= en el !oton para guardar la in"orma%ion.
7liminar@ Cli%= en el !oton para eliminar la in"orma%ion 'ue ya no
en ne%esaria.
)odi"i%ar@ Cuando ne%esite modi"i%ar algun dia "esti2e de los 'ue ya 4a
agregado: de!e sele%%ionar el registro 'ue desea modi"i%ar y dar %li%= en
el !oton

despu9s de 4a%er los %am!ios de %li%= en el !ot&n para
guardarlos.
Despues de agregar los d1as "esti2os: mientras se asignan los turnos al
personal: el sistema no puede programar estos periodos de tiempo.
De!ido a 'ue el registro de asignar turno al personal no e5iste: por lo
tanto: esta!le6%a el period de dias "esti2os: en el reporte de tiempo y
asisten%ia: el sistema no puede %ontar este periodo de tiempo de
asisten%ia. (i en el periodo de d1as "esti2os el personal 4a de reali6ar el
registro de asisten%ia: I" in 4oliday period 4ad t4e sta"" to %arry on t4e
Time Attendan%e registration: %ontados en el reporte de tiempo y
asisten%ia ser; de tra!ao

li!re

de tiempo e5tra
96
Time&Attendance Software V3.6
2.2.4 Con!igura#ion de salida
7s posi!le 'ue %uando el personal tenga pro!lemas ne%esite salir por
di"erentes ra6ones: pidiendo permiso puede ser alma%enado
automati%amente en las estadisti%as del sistema. 7ste sistema pro2ee el
mantenimiento de %lases de salidas: Cli%= en >Ceave Class? en el menu

maintenan%e-option

apare%er; la siguiente 2entana.


7l sistema pro2ee 3 %lases de

salidas

por de"e%to@ salida por


en"ermedad

si%= lea2e

: 2a%a%iones

2a%ation

: otro

ot4er

.
(i ne%esita mas %lases de

salidas

solo de %li%= en el !oton para


agregar una nue2a %lase.
Agregar@ Cli%= en el !ot&n para agregar la nue2a %lase %omun. 7n el
lado dere%4o podr; de"inir el nom!re de la salida: reglas estadisti%as: asi
97
Time&Attendance Software V3.6
%omo la manera de ee%u%ion de estas salidas en el reporte y si %ontara
%omo pedir permiso. Despues de llenar esta in"orma%i&n: de %li%= en el
!ot&n para guardar los %am!ios: si da %li%= en el !ot&n es para
a!andonar la opera%i&n a%tual.
Durante este pro%eso: la in"orma%i&n 'ue ne%esita agregar es la
siguiente@
Lea2e name@ 7l nom!re de la %lase de salida.
(tatisti%al rule@ La regla espe%i"i%a en el reporte de tiempo y asisten%ia
para %ontarlo %omo salida.
Los par;metros de las reglas estad1sti%as son@

)inBunit

round o""
%ontrol

a%%umulation !y times

3ound up a"ter t4e


a%%umulation

: %uatro %lases de reglas.


La op%i&n

minBunit

es la unidad m;s pe'ueDa de la medida para la


salida. La unidad %om<n puede ser dia: 4ora: minutos: 4ay 2arias %lases
de unidades de medida en el dia de tra!ao %omo se muestra en la
siguiente "igura.
7l

round Bo"" %ontrol

se re"iere a si la 4ora de la salida no es entero


en el reporte de asisten%ia mientras %al%ulamos el registro de TKA: %on
el "in de o!tener %omodidad en el %al%ulo de las estad1sti%as de TKA:
pro2ee un modo de %omputo@ 3edondear 4a%ia arri!a >3ound up?:
redondeo apagado >round o""?: redondeo 4a%ia a!ao >3ound do#n?.
98
Time&Attendance Software V3.6
La op%i&n

A%%. +y times

se re"iere a las estadisti%as de salidas en el


reporte de TKA@ 7l personal pide una salida en un periodo de tiempo:
por el n<mero de 2e%es 'ue piden permiso para salir se toma el modo de
%&mputo. (i sele%%iona esta op%i&n: enton%es el %omputo del %al%ulo de
TKA no %umple %on el

minBunit

y el %ontrol de redondeo en la
regla estadisti%a. (e muestra en la "igura siguiente
Despues de a%umular:

rounding o""

es para a%umular todas las


2e%es de este proye%to y %on2ertirlos en la unidad %orrespondiente de
estadisti%a: enton%es depende de

min. Unit

para esta!le%er el
m9todo para apagar el redondeo. 7l signo de identi"i%a%ion en el reporte

(ym!ol in report

es la manera sim!oli%a de representar las salidas


en el reporte mientras es imprimido.

Count to lea2e

se re"iere a si se esta!le%e estas salidas %omo

as=s
99
Time&Attendance Software V3.6
"or lea2e >permisos para salir?

. Aten%i&n: si mar%a esta op%i&n:


enton%es en la "e%4a en 'ue se pida permiso para salir 'ue esta re%ien
agregada se %ontar; en las estadisti%as del reporte de TKA.
7liminar@ Le permite eliminar

salidas

. (ele%%ione la

salida

'ue
desea eliminar y de %li%= en el !ot&n para eliminarla.
)odi"i%ar@ )odi"i'ue las

salidas

. (ele%%ione la

salida

'ue
desea y de %li%= en el !oton

para modi"i%ar la in"orma%i&n.
2.2.5 6eglas de asisten#ia
Todos los %al%ulos estadisti%os de asisten%ia de!en %umplir %on las
reglas de asisten%ia:
1. (ele%%ione el menu )aintenance BOption: %li%= en >Attendance
rules? y apare%er; la siguiente 2entana@
100
Time&Attendance Software V3.6
7sta 2entana se %ompone de tres pestaDasE
(e re'uiere 'ue esta!le6%a el dia de ini%io para %ada semana o la "e%4a
de ini%io para %ada mes. Algunas empresas %al%ulan sus registros de
asisten%ia desde el domingo: algunas otras desde el dia 2/: despu9s de
%on"igurar estos par;metros podr; %al%ular los reportes.
(i un turno termina a las .@.. 4oras: se de!era de"inir a 'ue dia de
tra!ao pertene%e este turno.
Cuantos minutos es el ma5imo de un periodo de tiempo para un turnoM
101
Time&Attendance Software V3.6
Cuantos minutos es el minimo de un periodo de tiempoM
Con el "in de determinar el estado de asisten%ia: 2eri"i%ar el registro
%orre%tamente: garanti6ar la demanda de la programa%i&n inteligente: asi
el tiempo 2alido de asiten%ia no desperdi%ia algunos minutos. 7n %aso
%ontrario: el sistema determinar; el registro %omo in2;lido
7. Un inter2alo de , minutos: 4ay un registro 2alido a las 0@1.: asi: los
registros entra las 0@1. y las 0@1, seran in2;lidos: solo ser;n registros
2alidos despu9s de las 0@1,.
Out state@ 8ay %uatro m9todos a sele%%ionar para manear el estado de
las salidas

Ignore state

7ste estado es ignorado mientras se manea la


estadisti%a de asisten%ia.

As Out

7ste estado de salida se pone %omo salida normal.

As +usiness Out

7ste estado se toma %omo salida de tra!ao.

Audit it

8aga una 2eri"i%a%i&n manual de los registros: e5amina si


el personal sale.
Over time $OT# state

7l estado de tiempo e5tra %onsiste en: %ontar el


tiempo e5tra: no %ontar el tiempo e5tra: el administrador auditara para
2er si es tiempo e5tra.

Ignore t4e state

Las estad1sti%as de asisten%ia no %uentan tiempo


e5tra.
102
Time&Attendance Software V3.6

As OT dire%tly

7l tiempo e5tra no ne%esita ser e5aminado: se


%ontara dire%tamente.

Audit it

8aga la 2eri"i%a%i&n manual a los registros %on el "in de


e5aminer si el personal tiene tiempo e5tra.
2.
Cli%= en la pestaDa

Cal%ulation

: apare%era la siguiente 2entana@


Ce%esita esta!le%er la %uenta de 4oras de tra!ao en minutosE este 2alor
de!er; ser el mismo 'ue el 2alor de

onBduty 4our

: el 'ue las
estad1sti%as resulten %orre%tas depende de este 2alor.
7n los %uadros

Clo%=Bin o2er mins %ount as late >minutos 'ue %ontara


103
Time&Attendance Software V3.6
%omo llegada tarde?

Clo%=Bout mins %ount as early >minutos 'ue


%ontara %omo salida temprano?

: los 2alores de!er;n ser los mismos


'ue el period de tiempo en la %on"igura%i&n de mantenimiento: en %aso
%ontrario el resultado de las estad1sti%as ser; in%orre%to.
Para el registro de entrada:

%uantos minutos

signi"i%ara 'ue el
empleado llego tarde: para el registro de salida:

%uantos minutos


signi"i%aran 'ue el empleado sali& temprano de su tra!ao.
(i la llegada tarde: o la salida temprano e5%ede la %antidad de minutos
espe%i"i%ada: esto %ontar; %omo "alta.
Puede esta!le%er despues de %uantos minutos de no %4e%ar su 4ora de
salida: el tiempo %ontar; %omo tiempo e5tra.
3.
Cli%= el la pestaDa

statisti% item

apare%er; la siguiente pantalla


104
Time&Attendance Software V3.6
Puede esta!le%er las reglas estad1sti%as y los sim!olos para las salidas
del personal durante el tra!ao: las llegadas tarde: salidas temprano: et%.
Tiempo e5tra li!re

Freely o2er time

7l tiempo e5tra tra!aado no


esta registrado en la programa%i&n: la asiten%ia del personal sera tomada
%omo tiempo e5tra

li!re

.
Aviso

7l sistema por de"e%to solo %ali"i%a %on la situa%ion de


asisten%ia a'uellos dias 'ue esten di2ididos en dos periodos de tiempo:
si un dia esta di2idido en mas de 3 periodos de tiempo: por "a2or
sele%%ione todos los elementos para asegurar la e5a%titud del %;l%ulo.
105
Time&Attendance Software V3.6

Agrupar por periodos de tiemo

Froup !y time periods@ 7ste


elemento de"inir; si el registro de asisten%ia sera distri!uido en su
%orrespondiente periodo de tiempo. 7. (ele%%ione todos los elementos
'ue se en%uentran "uera del element

%lo%=Bin

y agrupelos: enton%es
re%i!ir; el total de tiempo sin los elementos de

%lo%=Bin

%lo%=B
out

Agrupar por dias "esti2os

Froups !y 4olidays

@ (olo %uenta las

2e%es

: %uantas

2e%es

son mostradas en la lista de registros: no


registros de tiempo.

3edondear despues de 4a%er el %onteo

3ound at A%%

@ (ele%%ione
esta op%ion para 'ue despues de 4a%er el %onteo de a%uerdo %on la
%on"igura%i&n de

min unit

redondee la %antidad.

3edondear 4a%ia arri!a

3ound up

@ Cuando la %antidad no es
numero entero: el sistema puede redondearlo 4a%ia arri!a. Por eemplo:
si el 2alor de

min unit

es 1 4ora de tra!ao y el resultado del %;l%ulo


es 1.1 o 1.$: se 2a a redondear a 2 4oras.

3edondeo apagado

3ound o""

@ Co redondea el 2alor: sin


importar 'ue numero sea.

3edondeo 4a%ia a!ao

3ound Do#n

@ (i el 2alor 'ue esta a la


dere%4a del

punto

no e5%ede del ,: el 2alor se de%rementar; en 1.


106
Time&Attendance Software V3.6
2.2.17 Op#iones de ase de datos
7l sistema adopta la inter"a%e de !ase de datos

)i%roso"t ADO

: una
!ase de datos por de"e%to en A%%ess2...: el nom!re del ar%4i2o es

att2....md!

: puede %on"igurar el lin= de la !ase de datos de


a%uerdo a su situa%i&n a%tual.
Cuando en el sistema apare%e el siguiente error: ne%esitar; modi"i%ar la
%on"igura%i&n del lin= a la !ase de datos
Conecar -ases de datos

)icrosoft Access


(ele%%%ione el menu H)aintenanceBOptionH: Cli%= en

Data!ase
option

: apare%era la siguiente pantalla@


1.
Como esta!le%er lin= a !ase de datos )i%roso"t A%%ess: sele%%ione

)i%roso"t Set *.. OL7 d+ Pro2ider

107
Time&Attendance Software V3.6
2? Cli%= en Ce5t para ir al siguiente paso: o %ree un lin= entrando a la
siguiente pantalla.
108
Time&Attendance Software V3.6
Cli%= en el !ot&n sele%%ione el ar%4i2o de la !ase de datos
A

5ara una sola computadora


A tra2es de la pantalla selee%ione el ar%4i2e de la !ase de datos. La ruta
por de"e%to es C@TProgramFilesTU=so"t#are TAttT2..7att2....md!
Cli%= en

test %onne%tion

: si le apare%e un mensae indi%atno 'ue la


%one5i&n es e5itosa: eso signi"i%a 'ue el so"t#are 4a %reado el lin= entre
la !ase de datos: a %ontinua%i&n se muestra el mensae@
109
Time&Attendance Software V3.6
7l usuario puede utili6ar una %ontraseDa para garanti6ar la seguridad de
la !ase de datos: si desea ingresar una %ontraseDa: por "a2or desmar'ue
la %asilla de

+lan= pass#ord

: %olo'ue el puntero en el %uadro de

pass#ord

e introdu6%a su %ontaseDa. La "igura es la siguiente



%

5ara una red


Por eemplo: tres sistemas de TKA se en%uentran %one%tados untos:
%ada uno en una %omputadora llamadas Computer1: Computer2:
Computer3: respe%ti2amente: el 4ost es

Computer1

. Primero:
%omparta la %arpeta de instala%i&n del so"t#are en

Computer1

:
garanti%e 'ue

Computer2

Computer3

puedan tener a%%eso a

Computer1

. 7l lin= de la !ase de datos en

Computer1

esta
dire%%ionado a la !ase de datos lo%al: el lin= en

Computer2

Computer3

esta dire%%ionado a la !ase de datos en

Computer1

.
De esta "orma: los 3 e'uipos podr;n %ompartir datos.
110
Time&Attendance Software V3.6
Cin& a ,AC ,erver
(i desea utili6ar una !ase de datos de red: primero de!er; esta!le%er la
!ase de datos del sistema en la !ase de datos del ser2idor. 7n el
dire%torio de instala%i&n de este sistema TKA puede !us%ar un ar%4i2o
llamado

s'lser2er.s'l

: el %ual es el s%ript (AL para esta!le%er la


!ase de datos del sistema TKA en )i%roso"t (AL (er2er 7... (i esta
utili6ando otro ser2idor de !ase de datos: por "a2or re"i9rase a este
do%umento para esta!le%er el sistema de !ase de datos en el TKA.
7n la pestaDa

Pro2ider

sele%%ione

)i%roso"t OL7 D+ Pro2ider


"or (AL (er2er

: de %li%= en la pestaDa

Conne%tion

para entrar a
la siguiente pantalla@
111
Time&Attendance Software V3.6
112
Time&Attendance Software V3.6
De"ina el nom!re del ser2idor 'ue alma%ena la in"orma%ion de la !ase
de datos ser2idor y la !ase de datos 'ue a%%esa. Cli%= en el !ot&n

OJ

para %ompletar la %on"igura%i&n.


8!8!.. Opciones de sistema
7sta!le6%a el

autoBmonitor

del sistema: %on"igura%ion de


"un%iones: y 2arios aspe%tos de la 2isuali6a%i&n de la pantalla.
Normal
113
Time&Attendance Software V3.6
7l usuario puede %am!iar el modo de la pantalla y el estilo de algunas
inter"a%es dependiendo de sus permisos. (olo ne%esita mar%ar las
op%iones 'ue desea.
(ondeo

Polling

@ Pro2ee al administrador la op%ion de %4e%ar los


registros de asisten%ia o a!rir la puerta. Despues de 'ue se %one%ta el
sistema %on el e'uipo: %uando a tra2e9s del e'uipo la 2eri"i%a%ion es
e5itosa: esta opera%i&n ser; transmitida en tiempo real al so"t#are y ser;
mostrada en la pantalla prin%ipal.
Cuando el programa se ini%ia: a%ti2e el monitor >V4en program starts:
a%ti2ate automati% monitor

@ Cuando esta op%ion no se en%uentra


sele%%ionada: despues de ini%iar el programa: el e'uipo sera in%apa6 de
sin%roni6ar automati%amente los registros.
Periodo de sondeo por de"e%to

De"ault t4e periodi%ity polling

@ el
tiempo 'ue el dispositi2o sera sondeado de "orma %ontinua: por
%ual'uier ra6on puede 4a!er des%one5ion temporal %on el e'uipo: a'u1
se puede esta!le%er el periodo en el 'ue se 4ara el sondeo >generalmente
se esta!le%e %omo 12.?.
Cumero de registros a guardar

Jeep t4e num!er o" de2i%e re%ord

@
el total de registros del dispositi2o: se re"iere a la %antidad de registros
'ue pueden ser des%agados de %ada dispositi2o: puede introdu%ir
%ual'uier numero: despu9s de so!repasar este 2alor: automati%amente se
eliminaran los registros de los usuarios. Por eemplo: si se esta!le%e
%omo 12..: %uando el numero de registros llegue a 12.1:
automati%amente se !orraran los registros.
114
Time&Attendance Software V3.6
Intentos de re%one5i&n

Time to re%onne%tion due to "ailure

@ se
esta!le%e el numero de intentos 'ue se 4aran para tartar de re%one%tarse
al e'uipo.
A%ti2ar el monitor en determinado 4orario

A%ti2ate monitor in
designated time 6one

@ Puede de"inir algun periodo de tiempo para


empe6ar el monitoreo. (i el sondeo es ininterrumpido: enton%es la red
entera de monitoreo se 4ar; %argo de una %arga muy grande: asi 'ue
de"ina un periodo de tiempo para utili6ar el monitoreo: asi podr; redu%ir
la %arga para la red. Ponga aten%i&n en el "ormato de es%ritura: por
eemplo@ ./@..B22@...
Des%argar los registros a %ierto tiempo

Do#nload all log time

@
esta!le%e el tiempo en el 'ue se des%argaran los registros
automati%amente: en un sistema de 2* 4oras.
(in%roni6ar el tiempo para el e'uipo

(yn%4roni6ed t4e time "or


ma%4ine

@ Podr; de"iner el tiempo para 'ue la %omputadora sin%roni%e


todos los dispositi2os 'ue 4an sido agregados. Cuando se llegue a esa
4ora: se sin%roni6aran todos los dispositi2os automati%amente: ponga
aten%ion al "ormat de es%ritura: por eemplo@ 1.@...

'unction option


Time Attendan%e@ La "un%ion de

Time Attendan%e

esta
sele%%ionada.
U(+ )anage@ (i a%ti2e esta %asilla: la op%ion de U(+ en el menu

Data

estar; disponi!le.
115
Time&Attendance Software V3.6
(4ort message@ (i a%ti2a esta %asilla: la op%i&n de ()( en el menu

Data

estar; disponi!le.
A%%ess Control@ Agregue la "un%ion de %ontrol de a%%eso al so"t#are:
%on"igura%iones de periodo de tiempo y grupos: en este so"t#are: %uando
el e'uipo es utuli6ado prin%ipalmente en el %ampo de %ontrol de
asisten%ia y %on "un%ion de %ontrol de a%%eso: puede utili6ar esta op%ion.
Despues de sele%%ionar esta op%i&n: el menu de %ontrol de a%%eso
apare%er; en la pantalla prin%ipal del so"t#are: de un %li%= so!re para
mostrar los detalles del menu de administra%i&n de %ontrol de a%%eso.
Para detalles de %on"igura%i&n: 2ea HA%%ess Control (o"t#are )anual
>)anual de so"t#are de %ontrol de a%%esos?H
Fra!ar la tareta por medio de un e'uipo le%tor de 4uellas

Vrites t4e
%ard !y t4e "ingerprint ma%4ine

@ despues de sele%%ionar esta op%i&n:


116
Time&Attendance Software V3.6
podra gra!ar taretas en la 2entana de

empleados

: despues de 'ue
%one%te el e'uipo %on la PC estar; disponi!le.
(oporte para $ digitos

(upport $ digit

@ Cuando el so"t#are se
%one%ta %on e'uipos 'ue soportan $ digitos: a%ti2e esta %asilla: asi el
so"t#are soportara $ digitos.
,tart option@
Cuando ini%ie Vindo#s: ini%iar este programa

V4en start up
#indo#s: starts up t4is program

@ a%ti2e esta %asilla: la pro5ima 2e6


'ue ini%ie #indo#s este programa se a!rir; automati%amente.
Cuando se a!ra el programa: a%ti2ar el automonitor

V4en start
program: a%ti2ate auto

monitor

@ A%ti2e esta %asilla: la pro5ima 2e6


'ue a!ra el so"t#are se %one%tar; automati%amente a los dispositi2os 'ue
4an sido agregados.
Download 6ecord

Des%argar todos los registros-Des%argar solo registros nue2os

Do#nload all 3e%ord-Do#nload ne# re%ord

@ sele%%ione %ual'uiera
de estas op%iones para la "orma en 'ue des%argar; los registros.
)ostrar el progreso al des%argar registros

(4o# progress #4en


do#nload t4e logs

@ Cuando des%argue los datos del e'uipo apare%er;


una !arra indi%ando el progreso de la des%arga.
Fuardar un ar%4i2o despues de des%argar los registros

(a2e to "ile
a"ter do#nloading logs

@ Cuando sele%%iona esta op%i&n: des%argue los


117
Time&Attendance Software V3.6
registros y gra!e los datos de los registros en un ar%4i2e 'ue 4a sido
asignado.
2.3 -anejo de asisten#ias
2.3.1 &alida del empleado en +ora de
traajo8Preguntar salida
Cuando el personal tenga un 2iae de nego%ios o pida permiso para salir
y no pueda registrar su asisten%ia normal: %on el "in de asegurar 'ue los
resultados "inales de las estad1sti%as sean %orre%tos: se re'uiere 'ue
utili%e la "un%ion para esta!le%erlo. Cli%= en H,taff leaving on -usinessB
as&ing for leaveH en el menu

Attendan%e

: apare%era lo siguiente@

118
Time&Attendance Software V3.6
7sta 2entana se di2ide en dos pestaDas: una es la 2ista diaria y la otra es
la 2ista de lista. La situa%i&n de los 2iaes de nego%ios-permisos para
salir la podr; 2er en la p;gina de

2ista diaria

.
Departamento

Department

@ A tra2es de este menu desplega!le el


suaurio puede e5aminer y sele%%ionar %ada de partamento: el
dpartamento por de"e%to en el sistema es el nom!re de la empresa.
Personal

(ta""

@ A tra2es de este menu desplega!le el usuario puede


e5aminer y sele%%ionar el personal de %ada departamento: por de"e%to en
el sistema esta la op%ion

All >Todos?

. Cuando se 2ea una gran


%antidad de registros: puede esta!le%er esta op%i&n para 2er los
empleados por departamentos.
Wista de salidas

Lea2es 2ie#

@ A tra2es de la 2ista de los nom!res de


las saidas podra 2er todas las %lases 'ue e5isten en el sistema. D9 do!le
119
Time&Attendance Software V3.6
%li%= so!re una de ellas para %am!iar el %olor 'ue distinguir; a di%4a
salida.
Tiempo de ini%io-"in

+eginning and ending time

@ 7s lo mismo 'ue
en la mayoria de las op%iones te tiempo de ini%io y "inal: se usa para
determinar algun periodo de tiempo so!re el %ual se reali6ara la
%onsulta.
3eporte

3eport

@ Dependiendo del tiempo de ini%io y "in de la


%onsulta: de %li%= so!re este !ot&n para produ%er el reporte de las salidas
del personal.

75portar

75port

@ 75porte los registros de las salidas en el periodo


de tiempo sele%%ionado 4a%ia una %arpeta: por el te5to o la lista: para
120
Time&Attendance Software V3.6
mas detalles 2ea el punto 3.7.
Consulta

In'uiry

@ 7sta op%ion sir2e para mostrar los resultados de


la !us'ueda de registros en el periodo de tiempo sele%%ionado: esta
"un%ion esta ligada %on la pestaDa de

Wie# List

: %uando se de %li%=
en este !ot&n: el sistema lo mandara automati%amente a la otra pestaDa y
mostrara la lista de los registros: %omo se muestra a %ontinua%i&n@
Agregar

Add

Agrega un registro nue2o de salida del personal: 4ay


dos metodos para reali6ar este pro%eso
.# ;na forma@ Despues de sele%%ionar el departamento: el personal y la
"e%4a de ini%io-"in de %li%= en el !oton

Agregar >Add?

y apare%era
la siguiente 2entana

121
Time&Attendance Software V3.6
(ele%%ione el tipo de salida: es%ri!a la ra6on de la salida: de %li%= en el
!oton >O<? para guardar los %am!ios: %li%= en el !ot&n >cancel? para
%an%elar
122
Time&Attendance Software V3.6
. 8# Otra forma

(ele%%ione el !oton de la !arra de 4erramientas:


determine el periodo de ini%io y "in: introdu6%a las 4oras %orre%tas y la
ra6on de la salida: %li%= en el !oton >O<? para guardar los %am!ios
,
Cli%= en >cancel? para %an%elar esta a%%ion
Modificar Modify:
Puede modi"i%ar un periodo de tiempo para
una %lase de salida: puede mo2er el %ursor 4asta la orilla de un periodo
de tiempo: %uando el %ursos %am!ie a : de un %li%= y arrastre la !arra
para 4a%er la modi"i%a%i&n.
Tam!ien puede mo2er el %ursor a la !arra de una salida y %uando
apare6%a el %ursor %omo : de un %li%= y arrastre la !arra

%ompleta


para austarla segun lo desee.

(i desea modi"i%ar la 4ora e5a%ta: %uando el %ursor %am!ie a : de


do!le %li%=: o de un %li%= en el !oton . Apare%era la siguiente
2entana.
123
Time&Attendance Software V3.6
(ele%%ionar la "e%4a: 4ora: %lase de salida e introdu%ir la ra6on: %li%= en
el !oton >O<? para guardar los %am!ios: %li%= en el !oton >cancel? para
%an%erlar esta a%%i&n.
7liminar

Delete

@ (i desea eliminar un elemento: de %li%= so!re el


!oton para eliminarla: apare%era el siguiente mensae
124
Time&Attendance Software V3.6
Cli%= en >+es? para eliminar: %li%= en >No? para %an%elar esta a%%ion.
Puede 4a%er %li%= so!re una de las !arras de salidas: luego presionar la
te%la HDECH para eliminarla. O puede mo2erse 4asta el "inal de la !arra:
%uando el %ursor %am!ie a

: de un %li%= y arrastre la !arra 4asta el
prin%ipio y 9sta desapare6%a: %uando esto su%eda le apare%era un
mensae indi%ando 'ue se !orrara.
Cuando desea agregar un periodo de tiempo para una nue2a salida: y
este periodo de tiempo es igual 'ue uno ya e5istente: apare%era el
siguiente mensae
Cli%= en >o&?: la opera%ion sera in2alida.
Despues de 4a%er %li%= en H%on"irmedH: la tarea agregada para la salida
sera a%tualmente in2alida. Despues de agregar el registro de la salida
e5itosamente: enton%es la situa%i&n a detalle del turno pertene%er; a un
%aso e5%ep%ional en el reporte de asisten%ia: la situa%ion de la salida sera
mostrada en otras situa%iones inusuales: las salidas por de"e%to son
e"e%ti2as: el sistema podra %al%ular dire%tamente el registro de
asisten%ia: tam!i9n se le permite %4e%ar estos registros y esta!le%er
manualmente si ser;n 2alidas o no di%4as salidas.
125
Time&Attendance Software V3.6
2.3.2 -anejo de ol(ido de #+e#ar
entrada8salida del personal
)ane0ar el olvido de c(ecar entrada del personal
(i alguien del personal ol2ido %4e%ar su entrada por alguna ra6&n: la
"un%ion

Gandle ,taff

s 'orgetting to Cloc& In

puede ser
utili6ada para agregar esa

%4e%ada

a los registros. Cli%= en

Gandle ,taff

s 'orgetting to Cloc& In

en el menu

Attendance

: apare%er; la siguiente 2entana


Primero de!er; sele%%ionar el departamento y el personal: sele%%ione el
tipo de registro 'ue desea agregar: esta!le6%a la "e%4a y la 4ora: %li%= en
126
Time&Attendance Software V3.6
>Add# para agregar el nue2o registro
Cuando un nue2o registro 4a sido agregado: el !ot&n

Add

se 2uel2e
gris y se desa%ti2a. (e 2ol2er; a a%ti2ar una 2e6 'ue se 4aya
sele%%ionado otro empleado: o la 4ora 4aya sido modi"i%ada.
Cli%= en el !ot&n

Close

para %errar el %uadro de dialogo y regresar


a la pantalla prin%ipal.
8ay 2arios estados a sele%%ionar no solo el de entrada y salida: a
%ontinua%ion se muestra la "igura.
7ste modulo no solo puede agregar registros de asisten%ia
indi2idualmente: puede sele%%ionar a todo el personal: solo ne%esita
mantener presionada la te%la Ctrl y 4a%er %li%= so!re el personal 'ue
desea sele%%ionar.
De un %li%= so!re el !ot&n

Close

para regresar a la pantalla


prin%ipal.
7l %uadro de sele%%i&n le permite es%oger entre las di"erentes
%ondi%iones: no solo las de %4e%ar entrada o %4e%ar salida: si ne%esita
alguna otra op%ion solo ne%esita sele%%ionarla: a %ontinua%i&n se muestra
la 2entana@

127
Time&Attendance Software V3.6
(i ne%esita manear a todo el personal para agregar la

%4e%ada

: de
%li%= en el !oton %omo se muestra a %ontinua%ion@
128
Time&Attendance Software V3.6
Presione el !oton > Co %4oi%e?: para no sele%%ionar ningun empleado.
)ane0ar el olvido de c(ecar salida del personal
(i algun empleado del personal ol2ida %4e%ar su salida por %ual'uier
ra6on en espe%ial: esta "un%ion puede ser utili6ada para agregar la

%4e%ada

de di%4o empleado: la opera%ion es la misma 'ue la


des%rita anteriormente.
2.3.3 "#e$ada% tarde&%a#ida tem!rano co#ecti'a
Clegadas tarde colectivas
(i una parte: o todo un departamento llega tarde: esta "un%ion puede ser
utili6ada para modi"i%ar la %4e%ada de entrada del personal: %li%= en
129
Time&Attendance Software V3.6
>Coming late collectivel+? en el menu

Attendan%e

@
7n la op%i&n de departamento: sele%%ione el departamento del %ual el
personal llego tarde y luego de %li%= so!re el personal 'ue desee: si
desea agregar mas de un empleado puede mantener presionada la te%la
Ctrl e ir 4a%iendo %li%= so!re el personal 'ue desee. Cli%= en el !ot&n >
all %4oi%e? para sele%%ionar todo el personal: %li%= en > %an%el? para
desele%%ionar todo el personal.
7l estilo sele%%ionado %onsiste en Hllegada tarde colectiva $coming
late collectivel+#H y Hsalida temprano colectiva $leaving earl+
collectivel+#H: de un %li%= para sele%%ionar la op%i&n 'ue desee.

Cegle%t %lo%=Bin re%ord

signi"i%a 'ue se in2alidaran los registros de


%4e%ar entrada del personal 'ue se en%uentren durante el periodo de
130
Time&Attendance Software V3.6
tiempo de"inido:

%lo%=Bin time a"ter modi"i%ation

signi"i%a la 4ora
'ue se agregara %omo 4ora en 'ue %4e%aron la entrada.
Cli%= en el !ot&n >O<? para in2alidar todos los registros de entradas y
agregar los nue2os registros y regresar a la pantalla prin%ipal.
Cli%= en >cancel? para a!andonar esta a%%i&n y regresar a la pantalla
prin%ipal.
,alida temprano colectiva
(i una parte: o todo el personal de un departamento saldr; temprano por
alguna ra6on: esta "un%ion se puede utili6ar para modi"i%ar el tiempo del

%4e'ueo

de salida: el pro%eso es el mismo 'ue el des%rito


anteriormente: solo de!er; sele%%inar la op%i&n

lea2ing early
%olle%ti2ely
.
2./ 9us#ar8Imprimir
2./.1 6egistro de asisten#ia
7ste modulo es utili6ado para %onsultar los registros de asisten%ia de
todo el personal 'ue 4a sido des%argado del e'uipo.
Cli%= en el menu >,earc(B5rint?: de %li%= en la op%ion HAttendance
recordH y apare%er; la siguiente pantalla
1!"car
131
Time&Attendance Software V3.6
Departamento

Department

@ )uestra todos los departamentos.


Personal

(ta""

@ )uestra todo el personal.


Tiempo de ini%io-"in

+eginning and ending time

@ Determina el
rango de tiempo so!re el %ual se reali6ara la %onsulta.
+us'ueda

(ear%4

@ (ele%%ione el departamento: personal: el rango


de tiempo y de %li%= en el !oton

sear%4

: los resultados de la
!us'ueda seran mostrados en la parte in"erior de la 2entana: 9stos
muestran los registros de asisten%ia del personal 'ue sele%%iono.
La lista %ontiene el nom!re del departamento: el n<mero de registro: el
n<mero de empleado: el nom!re: la "e%4a y 4ora y el n<mero de e'uipo.
7l usuario tam!i9n podr; 2er el estado de asisten%ia y el %&digo de
tra!ao.
132
Time&Attendance Software V3.6
7l estado mostrado@ 7l estado de asisten%ia se mostrara en la lista.
>Clo%=

in-out: et%.?
Con el "in de distinguir el estado de entrada del de salida el sistema
mar%a los estados %on un %olor di"erente.
Nota@ Cuando el e'uipo no tiene las te%las de %ondi%ion: la %ondi%ion de
asisten%ia se mostrara toda %omo %lo%=Bin.
(i ne%esita re2isar el %olor a mostrar para %ada estado: de un %li%= %on el
mouse so!re los %uadros de %olores 'ue se en%uentran en la parte
superior dere%4a de la 2entana y sele%%ione el %olor 'ue desea.
)ostrar el %&digo de tra!ao@ 7n esta %olumna se muestra el %odigo de
tra!ao.
Nota@ 7l %odigo de tra!ao es un sim!olo 'ue di"eren%ia las distintas
%lases de tra!ao del personal: solo si el e'uipo %uenta %on la "un%ion de
%odigo de tra!ao ser; posi!le mostrar el s1m!olo %orrespondiente.
(oporte para %al%ulo simple

(upport simple %al%

@ Despues de
sele%%ionar esta op%ion: podr; 2er los registros de una manera sen%illa y
por dia: sin mu%4os detalles.
133
Time&Attendance Software V3.6
8

3ista previa e impresion


7stas op%iones pro2een al usuario la manera de 2er el reporte de
asisten%ia: imprimirlo: gra!arlo: et%. A %ontinua%i&n se des%ri!en los
pasos
Cli%= en el !oton >preview? para 2er una 2ista pre2ia del reporte %omo
se muestra a %ontinua%ion@
134
Time&Attendance Software V3.6
135
Time&Attendance Software V3.6
Para imprimir el reporte: solo ne%esita 4a%er %li%= en el !ot&n de
impresi&n en la parte superior i6'uierda de la 2entana
9, E"portar
>Por "a2or 2ea el ap9ndi%e /.1.7 para e5portar datos?
:, E"portar avanzado
7sta "un%ion esta e'uipada %on e5porta%i&n a2an6ada de datos: a'u1
podr; e5porter los datos de asisten%ia de a%uerdo a la %on"igura%ion del
usuario. Para mas detalles 2ea el apendi%e /.1.0 e5porta%ion a2an6ada.
=, )odificar el registro diario
(i un usuario 4a re2isado el registro de asisten%ia original: el sistema
pro2ee una manera %on2eniente para %onsultar los registros 'ue 4an sido
modi"i%ados y restaurarlos a su estado original.
Cli%= en el !oton >)odif+ Cog?: entrara a la pantalla para %am!iar los
registros >3e%ord %4anging Logs? %omo se muestra a %ontinua%ion@
1? +us%ar
7l m9todo de !<s'ueda y la !<s'ueda de registros de la asisten%ia de
usuarios es similar. Despues de sele%%ionar el departamento: el personal
y la "e%4a de ini%io y "in: de un %li%= en el !ot&n

+us%ar >(ear%4?: los


resultados apare%er;n en la parte de a!ao de la 2entana y mostrar;n al
personal 'ue sele%%iono para modi"i%ar los registros de asisten%ia.
136
Time&Attendance Software V3.6

2? Wista pre2ia@
7l %ontenido de la lista en 2ista pre2ia y puede imprimirlo. Cli%= en el
!oton HPre2ie#Hpar a2er el estilo del reporte: %omo se muestra a
%ontinua%ion
137
Time&Attendance Software V3.6
3? 75portar@
De un %li%= en el !ot&n H75portH: puede !us%ar reslutados para
e5portarlos a un ar%4i2o: el pro%eso es el mismo 'ue el pro%eso de
registros de asisten%ia.
*? 3estaurar registros@
Algunas 2e%es: %omo resultado de un error: o en una situa%i&n a%tual de
%am!io: el usuario tendr; 'ue des4a%er los %am!ios 4e%4os so!re alg<n
registro de asisten%ia: %on esta op%i&n lo podr; 4a%er. (olo sele%%ione el
registro 'ue desea restaurar de la lista: de un %li%= en el !ot&n

3estore
3e%ords

: despues reali6e la !us'ueda nue2amente y este registro


deara de apare%er.

138
Time&Attendance Software V3.6
2./.2 9us#ando e:#ep#iones de asisten#ia y
lista de registros
7n la administra%ion de la asisten%ia: usualmente se ne%esitan !us%ar
situa%iones de e5%ep%ion e imprimir 2arios registros de asisten%ia.
A tra29s de la !us'ueda de e5%ep%iones de asisten%ia y lista de registros:
4ay %uatro 2entanas de opera%ion: las %uales son situa%i&n de
e5%ep%iones de registros de asisten%ia: situa%i&n de e5%ep%iones de
turno: otras situa%iones de e5%ep%i&n y estad1sti%as de asisten%ia.
De %li%= en la !<s'ueda de e5%ep%iones en la pantalla prin%ipal: o en la
!<s'ueda de e5%ep%iones del menu H,earc(BprintH y apare%er; la
siguiente 2entana
(ele%%ione el departamento: el personal: la "e%4a de ini%io y la "e%4a de
t9rmino: de %li%= en el !oton >sear%4? para 2er las estadisti%as de los
registros de asisten%ia.
a

Wea el departamento a tra29s de la lista deplega!le


139
Time&Attendance Software V3.6
!

(ele%%ione el personal
8ay dos maneras de sele%%ionar al personal: una es a tra2es de la lista
desplega!le: la otra es !us%ar al personal por el numero de enrolado:
nom!re: si ne%esita !us%ar mu%4o personal al mismo tiempo: puede
a%ti2ar la %asilla 'ue se en%uentra a un lado del personal 'ue desea
sele%%ionar: %li%= en !us%ar >,earc(?
%

Determine el rango de "e%4as de su sele%%ion


140
Time&Attendance Software V3.6
d

Despues de sele%%ionarlo: de %li%= en !<s'ueda >sear%4?: los


registros de asisten%ia estar;n disponi!les.
E"cepcion de turnos
7n la e5%ep%i&n de turnos podr; 2er las llegadas tarde: salidas temprano:
las "altas y el tiempo e5tra tra!aado: 4oras de entrada y salida a tra!aar
y las 4oras en 'ue %4e%o su entrada y su salida: puede relaar el %;l%ulo
estad1sti%o de %ada mes: 2isuali6ar y %al%ular si e5iste un error. Puede
manear las salidas de nego%ios y los ol2idos de %4e%ar salidas o
entradas en esta p;gina: la e5%ep%ion de turnos muestra la siguiente
inter"a%e@
141
Time&Attendance Software V3.6
Los datos por de"e%to en las e5%ep%iones de turnos in%luyen el numero
de registro: el nom!re: "e%4a: periodo de tiempo %orrespondiente: 4oras
tra!aadas: 4ora de entrada: 4ora de salida: 4ora 'ue de!eria llegar:
tiempo de llegar tarde: tiempo de salir temprano: "altas: tiempo e5tra:
tiempo %orrido: %aso de e5%ep%i&n: si de!e registrarse: si de!e %4e%ar la
salida: el departamento: dia de tra!ao: semana: dia "esti2o: 4ora de
entrada: tiempo e5tra en dia de tra!ao: tiempo e5tra en "in de semana:
tiempo e5tra en dia "esti2o. (i desea mostrar mas: de un %li%= dere%4o en
la pantalla y sele%%ione las %olumnas 'ue desea agregar: a%ti2e la %asilla
de las %olumnas 'ue desea agregar.
1? 75pli%a%ion de elementos
Periodo de tiempo %orrespondiente@ Dependiendo la 4ora en 'ue
entra-sale el personal sera el periodo de tiempo %orrespondiente.
142
Time&Attendance Software V3.6
8ora de llegada tarde@ 7l 2alor de la di"eren%ia entre las 4oras de tra!ao
y la 4ora de la a%tual

%4e%ada

: sino %4e%a su entrada: y al tiempo de


'ue el personal 2a a tra!aar sin %4e%ar su entrada ser; %ontado %omo 51
minutos tarde en la regla de asisten%ia: se mostrara su elemento
%orrespondiente. (i esta!le%e la op%i&n en las reglas de asisten%ia: el
tiempo de llegar tarde es mas grande 'ue 52 minutos: se %ontara %omo
"alta al tra!ao: %uando 52 es mas pe'ueDo 'ue 51: el tiempo de llegada
tarde no apare%er;: registra la ausen%ia del tra!ao %omo usti"i%adaE
%uando 52 es mas grande 'ue 51: el tiempo de llegada tarde mostrara los
51 minutos.
8oras de salir temprano@ 7l 2alor de la di"eren%ia entre la 4ora de salida
y la 4ora de registrar la salida: si no %4e%a salida: y al tiempo de %uando
el personal sale del tra!ao sin %4e%ar su registro de salida: el tiempo de
registro se %ontara %omo 'ue salio temprano 51 minutos: enton%es el
tiempo de salida temprano se mostrar;. (u estale%e la op%i&n en las
reglas de asisten%ia: el tiempo de salida temprano es mas grande 'ue 52
minutos: se %ontara %omo "alta al tra!ao: %uando52 es mas pe'ueDo 'ue
51: la salida temprano no ser; mostrada: se %ontara %omo salida del
tra!ao usti"i%adaE %uando 52 es mayor 'ue 51: el tiempo de salida
temprano mostrara los 51 minutos.
Tiempo e5tra@ 7n la op%ion de reglas de asisten%ia: a%ti2e la %asilla 'ue
esta!le%e la %antidad de minutos 'ue de!eran pasar despues de la salida
para 'ue se tome %omo tiempo e5tra

A"ter 55 mins. Lea2ing %ount as


OT

: asi la di"eren%ia del 2alor entre la 4ora de salida y la 4ora en 'ue


se registre la 4ora de salida sera el tiempo e5tra. (i un turno tiene un
143
Time&Attendance Software V3.6
periodo de tiempo para %ontar %omo tiempo e5tra >en la administra%ion
de la programa%ion de turnos mientras se agrega un periodo de tiempo:
a%ti2e la %asilla

Fra!ar este periodo de tiempo %omo tiempo e5tra


>3e%ord t4is time period as OT?

: tam!ien esta!le6%a los minutos 'ue


seran %ontados %omo tiempo e5traE el total de minutos e5tra ser; el
tiempo e5tra.
Tiempo de asisten%ia@ 7l 2alor de la di"eren%ia entre la 4ora de %4e%ar la
entrada y la 4ora de %4e%ar la salida
8oras de tra!ao@ La di"eren%ia entre el %omien6o y el "in del tra!ao: si
llego tarde o salio temprano: se redu%e el tiempo de llegada tarde o
salida temprano.
Caso e5%ep%ional@ gra!ar e5%ep%i&nE salida por en"ermedad: por tra!ao:
et%. Para otra in"orma%i&n: re"i9rase a la e5pli%a%oin de la ta!la
estad1sti%a de asisten%ia
2? Columna de (erramientasI
Cam!iar el %olor@ Con el "in de distinguir maor %ada %lase de estado
mostrado: podra %am!iar los %olores.
Filtrar e5%ep%iones@ De un %li%=: apare%era un menu: sele%%ione la
e5%ep%ion 'ue desea mostrar y %ual no.
Filtrar periodos de tiempo@ De un %li%=: apare%er; un menu: sele%%ione
el periodo de tiempo 'ue desea mostrar: %uando apare6%a la mar%a
en"rente de un periodo de tiempo: eso signi"i%a 'ue 9ste est;
sele%%ionado
Preguntar por salidas-salidas de nego%ios

As=ing "or lea2es -!usiness


144
Time&Attendance Software V3.6
trip

@ Las opera%iones de preguntar salida-salida de nego%ios son las


mismas 'ue las del maneo de asisten%ia.
Lista detallada de los resultados estadisti%os
La pagina de los resultados estadisti%os detallados prin%ipalmente es
para e5aminer el estado de los registros originals 'ue 4an sido
des%argados del e'uipo y re2isar los estados de asisten%ia.
1? Wer los registros de asisten%ia
Despues de la !<s'ueda y el %al%ulo: sele%%ione los resultados
detallados: apare%er; lo siguiente@
7n los resultados estad1sti%os detallados se in%luyen las %olumnas
nom!re: numero de registro: tiempo de asisten%ia: estado de tra!ao:
estado nue2o: e5%ep%ion y opera%ion: son siete elementos: si desea
mostrar mas: de un %li%= so!re Hdata ro#H en la lista: sele%%ione las
%olumnas 'ue desea 'ue apare6%an. Apare%era lo siguiente

145
Time&Attendance Software V3.6
Despues de %am!iar la %on"igura%i&n de las %olumnas a mostrar:
automatu%amente ser;n mostradas las 'ue 4aya sele%%ionado.
Cumero del personal >7)PBCo?@ 7n la op%i&n de mantenimiento de
personal: %ada 'ue se agrega una persona nue2a: el sistema le asigna un
numero de personal.
Cumero de registro >ACBCo?@ 7l numero 'ue el administrador le asigna
al personal.
Tiempo de %4e'ueo >Time?@ 7l tiempo en 'ue el personal %4e%o su
entrada o su salida.
7stado de %4e%ada >(tate?@ 8ay seis %lases de estados@ %4e%=Bin>entrada?:
%4e%=Bout >salida?: o2ertime %4e%=Bin >entrada de tiempo e5tra?: t4e
#or=ing o2ertime %4e%=Bout >salida de tiempo e5tra?: !usiness trip
146
Time&Attendance Software V3.6
>salida a 2iae de nego%ios?: +usiness returns >regreso de 2iae de
nego%ios?.

Nota@ (i el e'uipo tiene la op%ion de estado: el estado


%orrespondiente sera mostrado en el registro de asisten%iaE si el e'uipo
no tiene la op%ion de estado: todo se mostrara %omo H%4e%=ingBin
>entrada?H: el sistema depende de la %on"igura%i&n del periodo de tiempo
en el programa de administra%i&n para u6gar el estado de la asisten%ia y
mostrar el 'ue sea %orre%to.
Cue2o estado >Ce# (tate?@ Cuando el e'uipo tiene la op%ion de
%on"igura%ion: este espa%io esta 2a%1oE en %aso %ontrario: el Cue2o
estado dependera del turno 'ue le 4a sido asignado al personal y de la
4ora en 'ue 2eri"i'uen su entrada: salida: entrada-salida de tiempo e5tra.
75%ep%i&n >75%eption?@ 8ay 0 %lases de situa%iones@ el registro normal:
el registro in2alido: el registro dupli%ado: el estado es in%orre%to: tra!ao
de tiempo e5tra li!re: tiempo e5tra tra!aado: 2iae de nego%ios autoB
asigna%ion de turno de personal.
3egistro in2;lido@ 7l %4e%ar entrada: %4e%ar salida mas alla del periodo
de tiempo del turno se tomara el registro %omo in2;lido. 7l registro
in2alido ser; %onsiderado %omo un registro 'ue no e5isteE durante las
estadisti%as de asisten%ia no %ontar;.
3egistro dupli%ado@ Cuando el periodo de tiempo del registro de
asisten%ia es mas pe'ueDo 'ue el inter2al e"e%ti2o de

las reglas de
147
Time&Attendance Software V3.6
asisten%ia

: el registro se %onsidera %omo un registro dupli%ado.


Tiempo e5tra li!re@ 7l personal %4e%o su entrada-salida dentro de un
periodo de tiempo 'ue no esta asignado al personal: y mantiene esta
pagina de %on"igura%i&n de asisten%ia del personal en el personal

%uenta %omo tiempo e5tra

.
Tiempo e5tra@ 4ay una %on"igura%ion de estado en el e'uipo: el TKA
registra el estado de asisten%ia %omo entrada de tiempo e5tra: salida de
tiempo e5tra: la representa%i&n es

tiempo e5tra tra!aado

.
(alida de nego%ios@ 4ay una %on"igura%ion de estado en el e'uipo: el
TKA registra el estado de asisten%ia %omo 2iae de nego%ios: la
represnta%ion es

ausen%ia apro!ada

.
Auto asignar turno al personal@ Los registros de entrada-salida del
personal no e5isten en el perdiodo de tiempo 'ue 4a sido asignado
normalmente al personal: pero el registro esta en la auto asigna%ion de
periodo de tiempo al personal: enton%es este registro se mostrara %omo
autoasignado.
Periodo de tiempo %orrespondiente@ 7s una %lase de signo en el interior
del so"t#are >no es mostrado: no tiene nada 'ue 4a%er la opera%ion del
usuario
Opera%ion@ )uestra la opera%i&n para el registro de su sele%%ion.
Departamento@ 7l departamento del personal.
2? 3e2isar los registros de asisten%ia
148
Time&Attendance Software V3.6
(ele%%ione la opera%i&n %orrespondiente para re2isar los registros de
asisten%ia %on la %olumna de 4erramientas en la parte dere%4a de la
p;gina.
Columna de (erramientas@ Cam!ie el %olor@ Puede %am!iar el %olor de
%ada %lase de %ondi%ion: de un %li%= a'ui y la siguiente pantalla
apare%er;
De un %li%= so!re el %uadro de %olor 'ue se en%uentra al lado de %ada
%lase de %ondi%i&n: podr; sele%%ionar el %olor 'ue desee: despu9s de
sele%%ionarlo asegurese de 4a%er %li%= en el !oton HOJH para guardar los
%am!ios.
Cam!iar las %ondi%iones de "iltros@ De"ine el estado del registro: %li%= en
>C(ange filter? apare%er; la siguiente 2entana

149
Time&Attendance Software V3.6
(ele%%ione los estados 'ue desea mostrar: utili6e >

? para %am!iar el
estado entre sele%%ionado y no sele%%ionado.
#
)odificarlo como nuevo estado@ Podra 4a%er el estado presente
del registro sele%%ionado para %on2ertirlo en un estado sele%%ionado:
despues de sele%%ionar un registro: de %li%= en >C(ange state? apare%er;
la siguiente 2entana@
De!ido a 'ue todos los estados son

C4e%= in

: es por eso 'ue este


estado es imposi!le de sele%%ionar: puede 4a%er %li%= so!re %ual'uier
otro para sele%%ionarlo.
7liminar este registro de asisten%ia@ Puede sele%%ionar un registro de
150
Time&Attendance Software V3.6
asisten%ia %omo %ondi%ion para !orrarlo: despues de utili6ar esta
"un%ion: en la %olumna de 4erramientas se agregan dos nue2os
elementos@
Aplicar toda la operacin de configuracin

Applies all t(e setting


operation

: Despues de sele%%ionar este elemento: todas las


opera%iones de %on"igura%ion mostradas en la %olumna de opera%i&n
ser;n 2alidas.
Cancelar toda la operacin de configuracin

Cancel all setup


operation $Cancel all#

* Despues de sele%%ionar este elemento: todas


las opera%iones de %on"igura%i&n ser;n in2alidas: todas las opera%iones
desapare%er;n de la %olumna de opera%iones.
Can%elar la opera%i&n a%tual de los registros >Cancel operation for
selected?

(olo %an%ela la opera%i&n a%tual so!re los registros.


8a%er 'ue toda los registros de programa%i&n inteligente se %on2iertan
en tiempo e5tra >%4ange re%ords #4i%4 auto assigned timeta!le to OT
re%ord?

Con2ierte los registros de sistema inteligente en tiempo e5tra.


)anear el ol2ido de %4e%ar entrada-salida >Append Clo%= in-Out Log?@
7l pro%eso es el mismo 'ue la opera%ion del maneo de asisten%ia.
Wer el 4istorial de opera%iones >Wie# t4e operation 4istory?@ 7l pro%eso
es el mismo 'ue el su!menu

Attendan%e 3e%ord

del menu

(ear%4-Print

.
)enu de %li%= dere%4o@
151
Time&Attendance Software V3.6
+ao la 2entana de %onsulta de registros: de un %li%= dere%4o %on el
mouse y apare%er; el siguiente menu
E"portar datos@ 7s la misma opera%ion 'ue el !oton H75port dataH:
para mas detalles 2ea

e5porter datos

Crear un reporte con los datos actuales* 7s el mismo pro%eso 'ue


H5review record listH para esta!le%er 'ue los datos 'ue se en%uentran
a%tualmente en la pantalla se muestran %omo una lista de registros para
e5portar. Podra imprimirlos: guardarlos y !us%ar en la lista.
Copiar datos $desde el prin%ipio a la posi%ion a%tual?@ Copiar
dire%tamente los resultados de la !us'ueda: del prin%ipio a la posi%i&n
a%tual y podr; pegar di%4a lista en 75%el dire%tamente.
Copiar datos $desde el prin%ipio 4asta el "inal?@ Copiar los resultados de
la !us'ueda desde la posi%ion a%tual 4asta el "inal y podr; pegar di%4a
lista en 75%el dire%tamente.
Columna@ (ele%%ione el nom!re del elemento en la 2entana de
152
Time&Attendance Software V3.6
!us'ueda: apare%era el siguiente menu
)ostrar todas las columnas

,(ow all Column

* Todas las
%olumnas seran mostradas en la 2entana de !<s'ueda.
Esconder todas las columnas

Gide all column

* Todas las
%olumnas seran es%ondidas e5%ept la %olumna nom!re.
Juardar el dise4o de la cuadricula

,ave grid la+out

* Fuardara
la 2entana de !us'ueda 'ue se muestra: utili6e la op%i&n

Load grid
layout

para %argarla.
Cargar dise4o de cuadricula

Coad grid la+out

* De a%uerdo a los
datos alma%enados son los 'ue ser;n mostrados
Cli%= en >preview?. Apare%er; la siguiente 2entana
Otras e"cepciones
Otras e5%ep%iones son prin%ipalmente utili6adas para 2eri"i%ar y e2aluar
el tiempo e5tra y los 2iaes de nego%ios del personal: por de"e%to la
salida: salida por en"ermedad: salida a la %asa son e"e%ti2asE tiempo
e5tra: tiempo e5tra li!re: 2iae de nego%ios: apro!a%i&n de ausen%ias: son
in2alidas por de"e%to: es ne%esaria su e2alua%i&n para 'ue sean e"e%ti2as.
La inter"a6 de otras e5%ep%iones es la siguiente@
153
Time&Attendance Software V3.6
7n otra lista de e5%ep%iones: los datos por de"e%to in%luyen
departamento: nom!re: numero de enrolado: tiempo de ini%io: tiempo de
"in: e5%ep%i&n: estado de 2eri"i%a%i&n: estado antes de la 2eri"i%a%i&n:
total de 4oras: 4oras e"e%ti2as: "e%4a de asisten%ia: turno asignado y d1a
de tra!ao. (i desea mostrar m;s elementos: solo de un %li%= dere%4o en
una %olumna y del men< 'ue le apare%e sele%%ione las 'ue desea
mostrar.
Tiempo de ini%io@ Tiempo de ini%io del estado anormal.
Tiempo de "in@ Tiempo de "in para el estado anormal.
75%ep%i&n@ 8ay 0 %lases de estados@ tra!ao de tiempo e5tra li!re:
tra!ao de tiempo e5tra: 2iae de nego%ios: ausen%ia apro!ada: salida por
en"ermedad: salida y salida a %asa.
154
Time&Attendance Software V3.6
7stado de 2eri"i%a%i&n@ Despu9s de la 2eri"i%a%i&n: muestra el tra!ao de
tiempo e5tra si esta en estado in2alido.
7stado anterior de 2eri"i%a%ion@ 7stado de la 2eri"i%a%ion.
8oras totales@ 7l 2alor de la di"eren%ia entre el tiempo de "in y el tiempo
de ini%io.
Turno asignado al dia de tra!ao@ La situa%ion de e5%ep%ion a tra2es del
dia de tra!ao 'ue tiene asignado un turno.
Columna de (erramientas*
(i la regla de asisten%ia limita los 2iaes de nego%ios y el tiempo e5tra el
estado de!era pasar por 2eri"i%a%ion: enton%es la %olumna de estado
2eri"i%ado esta 2a%ia: si se tiene regulado el estado de la 2eri"i%a%i&n: la
%olumna del estado %orrespondiente apare%er; en la %olumna de
2eri"i%a%ion.
3egresa al estado original antes de la %olumna de 2eri"i%a%ion@ esta
opera%ion no tiene e"e%to a menos 'ue el registro 4aya sido 2eri"i%ado:
regresa el registro al estado ini%ial de 2eri"i%a%i&n. Despues de
regresarlo al estado origina: asegurese de 2ol2er a reali6ar la !us'ueda.
Todo el tiempo e5tra es in2alido@ La lista de e5%ep%ion muestra 'ue todo
el tiempo e5tra sera tomado en %uenta %omo un registro in2alido.
Todo el tiempo e5tra e"e%ti2o@ 7l sistema %uenta el registro de asisten%ia
del personal: 'ue no tiene asignado un periodo de tiempo: >'ue de!en
tener sus propios registros de entrada-salida? %omo tiempo e5tra li!re: si
155
Time&Attendance Software V3.6
sele%%iona este element: el sistema tomar; todo el tiempo e5tra li!re y lo
pondr; %omo tiempo e5tra e"e%ti2o.
Fuardar los registros 2eri"i%ados@ 8a%e la %on"irma%ion de las
2eri"i%a%iones 'ue se 4an lle2ado a %a!o: %am!ia el estado de los
registros 'ue 4an sido 2eri"i%ados al estado nue2o 'ue 4a sido asignado
en la 2eri"i%a%ion. Despues de guardar: asegurese de reali6ar la !<s'ueda
de nue2o para poder apre%iar los %am!ios.
Can%elar esta 2eri"i%a%ion@ (i desea des4a%er el %am!io 'ue 4a 4e%4o
despues de una 2eri"i%a%ion: utili6e esta op%ion para regresar el registro
a su estado ini%ial.
Fra!ar todos los registros de salida %omo 2iae de nego%ios@ Todos los
registros de salida del personal se %onsideran %omo de nego%ios.
Can%elar todos los 2iaes de nego%ios@ Todos los registros de 2iaes de
nego%ios seran %an%elados: estos registros ser;n por lo general de salida
o lo podr; manear de a%uerdo a la situa%i&n a%tual.
7sta!le%er el registro %omo in2alido@ Cam!ia el estado del registro 'ue
esta sele%%ionado y lo pone %omo in2;lido.
La 2entana mostrada para los registros de !us'ueda@ Cli%= %on el !ot&n
dere%4o para 4a%er posi!le la opera%ion. 7s lo mismo 'ue la pagina de
resultados estad1sti%os detallados.
Estadisticas de asistencia
La pagina de asisten%ia es una pagina 'ue es usada %om<nmente: %uenta
156
Time&Attendance Software V3.6
%on todos los elementos del tiempo asignado al personal para produ%ir
un reporte: es ";%il de e5aminar y da solu%ion.
7n la ta!la estad1sti%a de asisten%ia los datos in%luidos por de"e%to son
nom!re: numero de tareta ID: numero de enrolado: 4ora de entrada:
llegada tarde: salida temprano: ausen%ia sin permiso: tiempo e5tra
tra!aado: no %4e'ueo de entrada: no %4e'ueo de salida: salidas: 2iaes
de nego%ios: 4oras tra!aadas: numero de 2e%es 'ue de!en "irmar:
%4e'ueo de entrada: %4e'ueo de salida: salida por en"ermedad: salida:
salida personal. (i desea mostrar mas elementos: puede 4a%er %li%=
dere%4o en alguna %olumna de la ta!la y sele%%ionar las %olumnas 'ue
desea mostrar.
8ora de entrada@ Dependiendo del turno del personal: %uenta el dia de
tra!ao del personal 'ue de!eria ir a tra!aar entre el tiempo de ini%io y
157
Time&Attendance Software V3.6
"inal. La unidad por de"e%to es el dia de tra!ao: puede %am!iar la regla
estad1sti%a en la regla

normal

de la pestaDa

%al%ulation

en las
reglas de asisten%ia.
Llegada a%tual@ De a%uerdo %on el registro de entrada-salida: %uenta el
dia de tra!ao del personal 'ue de!eria ir a tra!aar entre el tiempo de
ini%io y "inal. La unidad por de"e%to es el dia de tra!ao: puede %am!iar
la regla estad1sti%a en la regla

normal

de la pestaDa

%al%ulation


en las reglas de asisten%ia.
Cormal@ De a%uerdo %on el registro de entrada-salida: %uenta el dia de
tra!ao del personal 'ue de!eria ir a tra!aar entre el tiempo de ini%io y
"inal. La unidad por de"e%to es el dia de tra!ao: puede %am!iar la regla
estad1sti%a en la regla

normal

de la pestaDa

%al%ulation

en las
reglas de asisten%ia
Llegadas tarde@ 1? De a%uerdo a la regla de asiste%ia para las llegadas
tarde y la administra%i&n de turnos se determinara 'ue despues de 5
tiempo sera una llegada tarde: si el personal registra su entrada despues
de di%4o tiempo se %ontara el registro %omo llegada tarde.
2? Co registros gra!ados: De a%uerdo a las reglas de asisten%ia se
determina despues de %uantos minutuos de no registrarse sera una
llegada tardeE la unidad por de"e%to son los minutos: podr; %am!iar este
2alor en la pestaDa

%al%ulation

de las reglas de asisten%ia.


(alida temprano@ 1? De a%uerdo %on las reglas de asisten%ia en la parte
de

salida temprano

y al tiempo esta!le%ido en la administra%ion de


158
Time&Attendance Software V3.6
turnos: si el personal %4e%a su salida antes de 5 tiempo: el registro
%ontara %omo salida temprano: las 4oras de salida temprano es la
di"eren%ia entre el tiempo de %4e%ar la salida y la 4ora de salida del
tra!ao.
2? (i el empleado no %4e%a su 4ora de salida: de a%uerdo %on la regla de
asisten%ia: en el %omputo de las estadisti%as de asisten%ia: %uando el
personal sale de su tra!ao sin %4e%ar su 4ora de salida el tiempo %ontara
%omo 'ue se salio temprano 55 minutes.
O!tenga los resultados de todas las situa%iones a la estadisti%a entre el
tiempo de ini%io y de "in. La unidad por de"e%to son los minutos: puede
%am!iarlo en la pestaDa

Cal%ulation

de las reglas de asisten%ia.


Ausen%ia inusti"i%ada@
1? De a%uerdo %on la regla

a!sen%e #it4out an e5%useH en las reglas


de asisten%ia: si el personal no %4e%a su entrada o salida: su registro sera
%ontado %omo una "alta inusti"i%ada.
2? De a%uerdo a la regla de asisten%ia: en el %al%ulo del tiempo de
asisten%ia: las 4oras de llegada tarde son mayors a los 55 minutos: el
registro del personal ser; %ontado %omo "alta inusti"i%ada: si las 4oras
de salir temprano son mayor a 55 minutos: el registro del personal ser;
%ontado %omo "alta inusti"i%ada.
O!tenga los resultados de todas las situa%iones estad1sti%as entre el
tiempo de ini%io y "in.
La unidad por de"e%to es el dia de tra!ao y no podr; ser %am!iada.
159
Time&Attendance Software V3.6
Tra!ao de tiempo e5tra@
1? De a%uerdo a la regla estad1sti%a del tra!ao de tiempo e5tra en las
reglas de asisten%ia: asi %omo el %;l%ulo de la regla de asisten%ia: si el
personal sale tarde despues de 5 minutos: di%4o tra!ao es %ontado %omo
4oras e5tras.
2? 7n la administra%i&n de turnos 4ay un periodo de tiempo 'ue puede
ser gra!ado dire%tamente %omo tiempo e5tra.
3? De a%uerdo a la situa%i&n de la op%i&n

setting-maintenan%e

: el
registro de tra!ao del personal es gra!ado %omo tiempo e5tra: en otra
situa%ion de e5%pe%ion el tra!ao de tiempo e5tra y el tiempo e5tra li!re
es 2eri"i%ado %omo tiempo e"e%ti2o de tra!ao en las estadisti%asE o!tiene
dos resultados entre el tiempo de ini%io y de "in. La unidad por de"e%to
es en

4oras

: puede %am!iarlo en HO2ertime #or=

en las reglas
estadisti%as.
(alidas@ De a%uerdo %on la regla de las salidas en las reglas de
asisten%ia: asi %omo la apro!a%i&n de ausen%ia es e"e%ti2o en otra lista
de situa%ionesE reali6ara el %al%ulo de las estadisti%as.
O!tener resultados de todas las situa%iones estad1sti%as en el tiempo de
ini%io y "in. 7l 2alor por de"e%to son las

4oras

: puede %am!iar la
regla de salidas en la p;gina de reglas de asisten%ia.
Wiae de nego%ios@ De a%uerdo a la regla estadisti%a de los

2iaes de
nego%ios

en las reglas de asisten%ia: asi %omo la apro!a%ion de


ausen%ias es e"e%ti2o en otra lista de situa%ionesE reali6ara el %al%ulo de
160
Time&Attendance Software V3.6
las estadisti%as.
O!tener resultados de todas las situa%iones estad1sti%as en el tiempo de
ini%io y "in. 7l 2alor por de"e%to son las

4oras

: puede %am!iar la
regla de 2iaes de nego%ios en la p;gina de reglas de asisten%ia.
8oras tra!aadas@ el %al%ulo de la asisten%ia depende el tiempo en el'ue
%4e%o la entrada-salida. O!tenga los resultados de la %ompleta
a%umula%i&n entre el tiempo de ini%io y de "in.
We%es 'ue de!er; %4e%ar entrada@ De a%uerdo al periodo de tiempo: el
total de %4e'ueos de entrada-salida entre el tiempo de ini%io y de "in.
C4e%ar entrada@ Cantidad a%tual de %4e'ueos de entrada entre el tiempo
de ini%io y de "in.
C4e%ar salida@ Cantidad a%tual de 2e%es de %4e'ueos de salida entre el
tiempo de ini%io y "in.
Co %4e%ar entrada@ Las 2e%es 'ue no %4e%o la entrada entre el tiempo de
ini%io y "in.
Co %4e%ar salida@ Las 2e%es 'ue no %4e%o salida entre el tiempo de
ini%io y "in.
Preguntar por salida@ A%umula la suma de todas las %lases de 2a%a%iones:
asi o!tiene el resultado. La unidad por de"e%to son en 4oras: puede
%am!iarlo en la regla HAs=ing "or lea2e

de la pagina de reglas de
asisten%ia.
Apro!ar ausen%ia@ De a%uerdo a la regla de

apro!a%ion de ausen%ia


161
Time&Attendance Software V3.6
en las reglas de asisten%ia: asi %omo la ausen%ia tenga e"e%to en la lista
de otras e5%ep%iones: reali6a el %al%ulo de las estadisti%as. O!tiene los
resultados de todas las situa%iones estad1sti%as entre el tiempo de ini%io
y de "in. La unidad por de"e%to son en 4oras: puede %am!iarlo en la regla
HAppro2al a!sen%e

en la pagina de reglas de asisten%ia.


(alida por en"ermedad@ De a%uerdo %on la regla estadisti%a de salida por
en"ermedad !ao la %lase de %on"igura%ion de 2a%a%iones: asi %omo la
salida por en"ermedad tiene e"e%to en la lista de otras e5%ep%iones por
2eri"i%a%i&n: reali6a el %al%ulo de las estadisti%as. O!tiene los resultados
de todas las situa%iones estad1sti%as entre el tiempo de ini%io y "in: la
unidad por de"e%to es en 4oras: puede %am!iarlo en la regla Hsi%= lea2eH
en la %on"igura%i&n de salidas.
(alida@ De a%uerdo a las reglas estadisti%as de salida !ao la
%on"igura%ion de salida: asi %omo la salida es e"e%ti2a en la lista de otras
situa%i&nes de e5%ep%i&n por la 2eri"i%a%i&n de salida: reali6a el %al%ulo
de las estadisti%as. O!tiene los resultados de todas las situa%iones
estad1sti%as entre el tiempo de ini%io y "in. La unidad por de"e%to es en
4oras: podr; %am!iar las reglas estad1sti%as de las salidas en la
%on"igura%i&n de salidas.
(alida personal@ De a%uerdo a las reglas estadisti%as de salida !ao la
%on"igura%ion de salida: asi %omo la salida es e"e%ti2a en la lista de otras
situa%i&nes de e5%ep%i&n por la 2eri"i%a%i&n de salida: reali6a el %al%ulo
de las estadisti%as. O!tiene los resultados de todas las situa%iones
estad1sti%as entre el tiempo de ini%io y "in. La unidad por de"e%to es en
162
Time&Attendance Software V3.6
4oras: puede %am!iar la regla estad1sti%a de salidas personales en la
%on"igura%i&n de salidas.
D1a de tra!ao@ Dependiendo de los registros de entrada-salida: alma%ena
los d1as de tra!ao del personal de Lunes a Wiernes mas all; de los d1as
"esti2os entre el tiempo de ini%io y de "in: la unidad por de"e%to es d1a de
tra!ao: podr; %am!iarlo en la regla estad1sti%a normal en la p;gina de
reglas de asisten%ia.
Fin de semana@ Dependiendo de los registros de entrada-salida:
alma%ena las estad1sti%as del personal de (;!ado a Domingo m;s all; de
los d1as "esti2os entre el tiempo de ini%io y "inE la unidad por de"e%to es
d1a de tra!ao: puede %am!iarlo en la regla estad1sti%a normal en la
p;gina de reglas de asisten%ia
D1as "esti2os@ 7l d1a "esti2o en el 'ue el personal tra!aa: la unidad por
de"e%to es d1a de tra!ao: puede %am!iarlo en la regla estad1sti%a normal
en la p;gina de reglas de asisten%ia.
8oras tra!aadas@ Dependiendo de los registros de entrada-salida: el total
de las 4oras tra!aadas entre el tiempo de ini%io y "in: la unidad por
de"e%to es en 4oras: %i"ra e5a%ta %on dos d1gitos despu9s del punto
Tiempo e5tra tra!aado@ Dependiendo de la regla estad1sti%a para el
tiempo e5tra tra!aado en la regla de asisten%ia: ser; e"e%ti2o el tiempo
e5tra li!re y el tiempo e5tra normal en la lista de situa%iones de
e5%ep%i&nE reali6a el %;l%ulo de la estad1sti%a de 4oras tra!aadas de
Lunes a Wiernes mas all; de los d1as "esti2os entre el tiempo de ini%io y
163
Time&Attendance Software V3.6
"in.
O!tiene los resultados de todas las situa%iones estad1sti%as entre el
tiempo de ini%io y "in. La unidad por de"e%to son las 4oras: puede
%am!iarlo en la op%i&n de

tiempo e5tra

dentro de la p;gina de
reglas de asisten%ia
Tiempo e5tra en "in de semana@ Dependiendo de la regla estad1sti%a de
tiempo e5tra en la p;gina de reglas de asisten%ia: tendr; e"e%to el tiempo
e5tra li!re y tiempo e5tra normal en la lista de situa%iones de e5%ep%i&nE
reali6a el %;l%ulo de la estad1sti%a de 4oras tra!aadas de (;!ado a
Domingo e5%epto los d1as "esti2os entre el tiempo de ini%io y "in.
O!tiene los resultados de todas las situa%iones estad1sti%as entre el
tiempo de ini%io y "in. La unidad por de"e%to son las 4oras: puede
%am!iarlo en la op%i&n de

tiempo e5tra

dentro de la p;gina de
reglas de asisten%ia
Tiempo e5tra en d1as "esti2os@ Dependiendo de la regla estad1sti%a de
tiempo e5tra en las reglas de asisten%ia: tendr; e"e%to el tiempo e5tra
li!re y tiempo e5tra normal en la lista de situa%iones de e5%ep%i&nE
reali6a el %;l%ulo de la estad1sti%a de las 4oras tra!aadas en d1as "esti2os
entre el tiempo de ini%io y "in.
O!tiene los resultados de todas las situa%iones estad1sti%as entre el
tiempo de ini%io y "in. La unidad por de"e%to son las 4oras: puede
%am!iarlo en la op%i&n de

tiempo e5tra

dentro de la p;gina de
reglas de asisten%ia.
164
Time&Attendance Software V3.6
6eporte en vista previa
Co solo puede !us%ar o modi"i%ar la lista de e5%ep%iones de
entrada-salida de los registros de asisten%ia: tam!ien podr; 2isuali6ar
una 2ista pre2ia e imprimir di%4os registros de asisten%ia: se in%luye la
siguiente lista: 3eporte estad1sti%o de asisten%ia diaria

Daily
Attendan%e statisti%al report

: 3eporte general de asisten%ia

Attendan%e Feneral report

: 3eporte estad1sti%o de asisten%ia por


departamentos

Department Attendan%e (tatisti%al 3eport

: 8orario
de entrada-salida del personal

(ta""

s onBduty-o""Bduty Timeta!le

:
Turnos de asisten%ia diaria

Daily Attendan%e s4i"t

: Crear un reporte
de los datos a%tuales

Create %urrent report "or grid

: de %li%= en el
!ot&n >record list preview?: apare%er; el siguiente men<@
.

3eporte estad1sti%o de asisten%ia diaria


7l reporte estad1sti%o de asisten%ia diaria es utili6ado para listar la
asiten%ia diaria del personal en un periodo determinado de tiempo: y las
estadisti%as de "altas sin usti"i%ar: llegadas tarde-salida temprano:
tra!ao de tiempo e5tra: permisos de salidas: 2iaes de nego%ios: es
%on2eniente para %ompro!ar si 4ay dis%repan%ia %on la situa%i&n a%tual.
165
Time&Attendance Software V3.6
Nota@ 7n la ta!la solo se pueden mostrar el estado detallado de la
asisten%ia del tiempo y la "e%4a de"inida en la %onsulta: el reporte puede
%ontar la situa%i&n del tiempo de ini%io y de "in 'ue el usuario
sele%%ione: el rango del tiempo de ini%io y de "in apare%e en la es'uina
superior dere%4a.
7n la ta!la todos los 4orarios de los turnos 'ue %ada persona utili6a
ser;n mostrados: e ilustra %on un s1m!olo el estado de asisten%ia en el
tiempo %orrespondiente: para la e5pli%a%i&n de %ada s1m!olo: por "a2or
2ea el "inal de la p;gina. >7n la %on"igura%i&n de los s1m!olos de
identi"i%a%i&n en las reglas de asisten%ia?
8ora de llegada >dia de tra!ao?@ 7l personal de!era llegar a %ierta 4ora
en un dia de tra!ao. 7l dia de tra!ao es la unidad de medi%i&n
>re%omendada?: puede 4a%er %am!ios en las reglas de asisten%ia. De
a%uerdo a los resultados en la ta!la estad1sti%a de asisten%ia: saldr; este
166
Time&Attendance Software V3.6
elemento.
Llegada a%tual >d1a de tra!ao?@ La llegada del personal en el tiempo
asignado en un d1a de tra!ao. 7l d1a de tra!ao es la unidad de medi%i&n
>re%omendada?: puede 4a%er %am!ios en la regla se asisten%ia. De
a%uerdo %on los resultados en la ta!la estad1sti%a de asisten%ia: saldr;
este elemento.
Falta sin usti"i%ar >d1a de tra!ao?@ 7l d1a en 'ue el personal se ausenta
sin usti"i%a%i&n en un dia de tra!ao. 7l d1a de tra!ao es la unidad de
medi%i&n >re%omendada?: puede 4a%er %am!ios en las reglas de
asisten%ia. De a%uerdo al resultado en la ta!la estad1sti%a de asisten%ia:
saldr; este elemento.
Llegada tarde >minutos?@ 7l total de 4oras 'ue el personal llega tarde en
su tiempo asignado. 7l minuto es la unidad de medi%i&n >re%omendada?:
puede 4a%er %am!ios en las reglas de asisten%ia. De a%uerdo %on el
resultado de la ta!la estad1sti%a de asisten%ia: saldr; este elemento.
(alida temprano >minutos?@ 7l total de 4oras 'ue el personal sale
temprano en su tiempo asignado. 7l minuto es la unidad de medi%i&n
>re%omendada?: puede 4a%er %am!ios en las reglas de asisten%ia. De
a%uerdo al resultado en la ta!la estad1sti%a de asisten%ia: saldr; este
elemento.
Tiempo e5tra tra!aado >4oras?@ 7l total de 4oras en la 'ue el personal
tra!aa tiempo e5tra en su tiempo asignado. Las 4oras son la unidad de
medi%i&n >re%omendado?: puede 4a%er %am!ios en las reglas de
asisten%ia. De a%uerdo al resultado en la ta!la estad1sti%a de asisten%ia:
saldr; este elemento.
167
Time&Attendance Software V3.6
Permisos de salida >4oras?@ 7l total de 4oras en el 'ue el personal tiene
permiso para salir en su tiempo asignado. Las 4oras son la unidad de
medi%i&n: puede 4a%er %am!ios en las reglas de asisten%ia. De a%uerdo
%on el resultado de la ta!la estad1sti%a de asisten%ia: saldr; este
elemento.
Wiaes de nego%ios >d1a de tra!ao?@ Los 2iaes de nego%ios del personal
en el tiempo asignado. 7l d1a de tra!ao es la unidad de medida
>re%omendada?: puede 4a%er %am!ios en las reglas de asisten%ia. De
a%uerdo %on el resultado de la ta!la estad1sti%a de asisten%ia: saldr;n los
datos.
Columna superior de (erramientas en los reportes
1? Uoom@ (ele%%ione la propor%i&n a mostrar en la 2ista del reporte.
2? Opens t4e report@ De %li%= a'u1 para a!rir un ar%4i2o de reporte
'ue 4aya sido guardado anteriormente.
3? (a2e@ Fuarda el reporte a%tual.
*? Prints t4e report@ Cone%te una impresora e imprima el reporte.
,? (ear%4es t4e te5t@ Cli%= a'u1 y apare%er; la 2entana de !<s'ueda:
ingrese el te5to 'ue desea !us%ar: de %li%= en

%on"irm

y se !us%ara
el te5to.
168
Time&Attendance Software V3.6
/? Cerrar la 2ista pre2ia
2do: 3eporte general de asisten%ia
3eporte general de asisten%ia

Attendan%e Feneral 3eport

>la suma
total de los resultados de la ta!la estad1sti%a de asisten%ia? se utili6a para
mostrar el estado de las estad1sti%as de asisten%ia en un tiempo
determinado: reali6a el %;l%ulo de la suma del estado de asisten%ia:
%on2eniente para pagar los salarios dependiendo de la situa%i&n de
asisten%ia.
169
Time&Attendance Software V3.6
7l %;l%ulo de la 4ora de entrada: ausen%ia sin usti"i%a%i&n: llegadas
tarde: salidas temprano: tra!ao de tiempo e5tra: permisos de salidas:
2iaes de nego%ios: salida por en"ermedad: salida: salida personal es lo
mismo 'ue en el %;l%ulo diario de la ta!la estad1sti%a de asisten%ia.
8oras de tra!ao@ Depende de la %4e%ada diaria de entrada-salida del
personal. Cuenta las 4oras tra!aadas del personal. O!tiene el resultado
de la a%umula%i&n de 4oras entre el tiempo de ini%io y "in.
Xndi%e de asisten%ia

Attendan%e rate

@ Di2ide las salidas a%tuales del


tra!ao del personal entre el n<mero de salidas 'ue el personal de!er1a
de tener. La !arra de 4erramientas del reporte es lo mismo 'ue la ta!la
estad1sti%a de asisten%ia diaria.
3o. 3eporte estad1sti%o de asisten%ia por departamentos
170
Time&Attendance Software V3.6
3eporte estad1sti%o de asisten%ia por departamentos

Department
Attendan%e (tatisti%al 3eport

>la suma total de la ta!la de resultados


estad1sti%os de la asisten%ia por departamentos? toma a os departamentos
%omo unidad: suma el total de empleados asignados a un departamento y
el estado de asisten%ia en un periodo de tiempo: podr; %ono%er la suma
de asisten%ia por departamento: "a%ilita redu%ir el ;m!ito: reali6a la
%onsulta detallada.
7l %;l%ulo de la 4ora de entrada: llegada a%tual: "alta sin usti"i%a%i&n:
llegada tarde: salida temprano: tiempo e5tra tra!aado: permiso para
salidas: 2iaes de nego%ios: salida por en"ermedad: salida: salida
personal es lo mismo 'ue la ta!la estad1sti%a de asisten%ia diaria. (olo se
a%umulan %ompletamente las situa%iones personales del personal de %ada
departamento.
La !arra de 4erramientas es la misma 'ue la ta!la estad1sti%a de
asisten%ia diaria.
*o. 8orario de entrada-salida del personal
(e produ%e un reporte del tiempo en el 'ue el personal entro-sali& a
tra!aar: %on su "e%4a y turno %orrespondiente. Con2eniente para la 2ista
171
Time&Attendance Software V3.6
del administrador y %on op%i&n de imprimirlo.
La primer %olumna de la dere%4a %orresponde al turno: en la ta!la se
lista todos los turnos del personal: %on su "e%4a %orrespondiente: el
tiempo de entrada y el tiempo de salida.
La !arra de 4erramientas es la misma 'ue la ta!la estad1sti%a de
asisten%ia diaria.
,o. Ta!la de turnos de asisten%ia diaria
Lista los turnos del personal 'ue son usados para la asisten%ia de %ada
dia: la "e%4a %orrespondiente: %on2eniente para la 2ista de turnos del
administrador y %on op%i&n de impresi&n.
172
Time&Attendance Software V3.6
La !arra de 4erramientas es la misma 'ue la de la ta!la estad1sti%a de
asisten%ia diaria.
/o. Crear un reporte de los datos a%tuales
Crear un reporte de los datos a%tuales se re"iere a produ%ir un reporte de
a%uerdo %on la pantalla a%tual: "ormato demostrado: %on2eniente para la
le%tura del administrador %on op%i&n de imprimirlo.
Forma de los datos del reporte de resultados estad1sti%os de la situa%i&n
detallada@
173
Time&Attendance Software V3.6
(i ne%esita mostrar m;s %olumnas: puede 4a%er un %li%= dere%4o en una
%olumna en la p;gina de las situa%iones detalladas de los resultados
estad1sti%os.
Pagina de reporte de la situa%i&n a%tual de los detalles de turnos@
174
Time&Attendance Software V3.6
(i ne%esita mostrar m;s %olumnas: puede 4a%er un %li%= dere%4o en una
%olumna en la p;gina de las situa%iones detalladas de los resultados
estad1sti%os.
Pagina de reporte de otras situa%iones inusuales@
(i ne%esita mostrar m;s %olumnas: puede 4a%er un %li%= dere%4o en una
%olumna en la p;gina de las situa%iones detalladas de los resultados
175
Time&Attendance Software V3.6
estad1sti%os.
Pagina de reporte de los datos a%tuales de la asisten%ia@
(i ne%esita mostrar m;s %olumnas: puede 4a%er un %li%= dere%4o en una
%olumna en la p;gina de las situa%iones detalladas de los resultados
estad1sti%os.
75portar datos
75porte a 75%el o a un ar%4i2o de te5to los datos de su %onsulta:
resp;ldelo y gra!elo: %on el "in de %onsultarlo de nue2o en un "uturo.
Para mas detalles 2ea el ap9ndi%e /.1.7 75portar datos

176
Time&Attendance Software V3.6
2./.3 Log de opera#i$n del sistema
A'u1 se alma%enan todas las opera%iones 'ue se 4an 4e%4o en el
so"t#are: podr; 2er este registro en un "uturo
2.0 Administra#i$n de datos
2.0.1 Ini#iali;ar sistema
7sta "un%i&n puede restaurar el sistema a su estado original de
instala%i&n: los pasos son los siguientes@
177
Time&Attendance Software V3.6
De un %li%= so!re el men<

Data

y luego sele%%ione la op%i&n

Ini%iali6ar sistema

: apare%er; la siguiente pantalla



5recaucin* (i %on"irma esta op%i&n: el sistema !orrara todos los datos
del personal y todos los datos de asisten%ia. Antes de reali6ar est; a%%i&n
de!er; tener mu%4o %uidado.
De %li%= en el !ot&n >yes >7??: el sistema !orrara todos los datos y
regresara a su estado ini%ial: usto %omo si a%a!ara de instalarse.
De %li%= en el !ot&n >Co >N??: el sistema 2ol2er; a la pantalla prin%ipal
sin !orrar ning<n dato.
2.5.2
%orrar datos o-soletos
Despu9s de 'ue 4a utili6ado el sistema por un periodo largo de
tiempo: se en%uentra una gran %antidad de datos o!soletos en la !ase de
datos: lo 'ue no solo o%upa espa%io: tam!i9n a"e%ta en la 2elo%idad de
opera%i&n del sistema. As1 'ue al usar esta "un%i&n podr; !orrar di%4os
datos o!soletos
178
Time&Attendance Software V3.6
De %li%= so!re la op%i&n

+orrar datos o!soletos

del men<

Data

y apare%er; la siguiente pantalla.


Cuando se eliminan los registros de entradas-salidas y los registros de
e5%ep%iones de asisten%ia: se le pedir; 'ue respalde los datos de
entrada-salida en un ar%4i2o. Puede dar %li%= en el %uadro
%orrespondiente para introdu%ir el nom!re del ar%4i2o: %li%= en el !ot&n
para guardar el ar%4i2o de datos en una ruta determinada: de!er;
es%oger un nue2o nom!re para el ar%4i2o: si el ar%4i2o %on ese nom!re
ya e5iste se le pedir; 'ue de"ina uno nue2o.
179
Time&Attendance Software V3.6
Nota* De!er; sele%%ionar el nue2o nom!re del ar%4i2o: si el ar%4i2o ya
e5iste en el sistema: el sistema le in"ormara 'ue sele%%ione un nue2o
nom!re de ar%4i2o.
7n el %uadro de "e%4a introdu6%a la "e%4a l1mite de los datos 'ue desea
!orrar: di%4a "e%4a de!er; ser de 1. d1as antes a la "e%4a a%tualE despu9s
de %li%= en OJ: y se mostrara un mensae de %on"irma%i&n

Attendan%e time setup data

signi"i%a !orrar la programa%i&n de


turnos o!soleta: sele%%ione

%lose data

para limpiar el registro: de


%li%= en >OJ? y eliminara los datos o!soletos de la programa%i&n de
turnos del personal.
7n t9rminos de !ase de datos de )i%roso"t A%%ess: puede 4a%er %li%= en
el !ot&n HCO) clic& attendance data-ase fileH para %ompa%tar la !ase
de datos.
Despues de eliminar los datos: de %li%= en el !ot&n para regresar a la
pantalla prin%ipal.
2.0.3 6espaldar ase de datos
Con el "in de asegurar la seguridad y la restaura%i&n: le sugerimos
respaldar la !ase de datos peri&di%amente: de %li%= en la op%i&n de
respaldar !ase de datos en el menu

Data

: apare%er; la siguiente
2entana.
180
Time&Attendance Software V3.6
(ele%%ione la dire%%i&n destino para guardar el ar%4i2o: introdu6%a el
nom!re del ar%4i2o >puede de"inir un nom!re de ar%4i2o?: de %li%= en

(a2e

. Cuando la !ase de datos original sea daDada: ne%esitara


restaurarse: de!er; %am!iar el nom!re del ar%4i2o de respaldo a
ATT2....md!: %opie el ar%4i2o en la %arpeta de instala%i&n del
programa de asisten%ia: est; a%%i&n solo restaura los datos gra!ados
4asta la "e%4a del respaldo de la !ase de datos. 7emplo: respaldo la !ase
de datos en 31.3: as1 estos datos solo ser;n restaurados 4asta antes de
31.3.
181
Time&Attendance Software V3.6
2.0./ Importar datos de asisten#ia
Para importar datos de asisten%ia a otro e'uipo: o registros antigus al
so"t#are a%tual de asisten%ia: de un %li%= en esta op%i&n del menu

Data

: apare%er; la siguiente 2entana


:
1
Importar desde un ;,%
Toda la in"orma%i&n de una !ase de datos original puede ser importada a
la !ase de datos del sistema de asisten%iaE para importar los datos de la
asisten%ia del personal.
(ele%%ione

Importar desde U(+

>import "rom U(+ "las4Bdis=?: de


%li%= en el !ot&n $Import? apare%er; la siguiente 2entana@
2
Importar desde !ase de datos signi"i%a importar los datos de
182
Time&Attendance Software V3.6
asisten%ia desde una !ase de datos de respaldo: los datos in%luyen
in"orma%i&n del personal: in"orma%i&n de turnos: registros de asisten%ia:
et%. Puede importar los datos desde una !ase de datos de una 2ersi&n
anterior o de una !ase de datos de la misma 2ersi&n. Para el "ormato de
datos de !ases de datos de 2ersiones anteriores a la 1.2 di"iere de la
2ersi&n 1.2Y: si la 2ersi&n del ar%4i2o de !ase de datos 'ue desea
importar es anterior a la 1.2 >no in%luyendo la 1.2?: por "a2or sele%%ione
la op%i&n de 2ersiones anteriores a la 1.2E en %aso %ontrario sele%%ione la
op%i&n de 2ersion 1.2.
Nota@ Antes de importar datos: si es inne%esario %onser2ar los datos 'ue
tiene a%tualmente: por "a2or primero sele%%ione ini%iali6ar sistema. 7sto
es por'ue algunos datos aun permane%er;n en el sistema
superponi9ndose %on los datos 'ue 2an a ser importados: podr;n
apare%er errores mientras se importan los datos y la 2elo%idad ser; lenta.
De %li%= en el !ot&n 2ersi&n 1.2 o en el 2ersi&n 1.2 y un administrador
de ar%4i2os apare%er;. Introdu6%a la ruta y el nom!re de ar%4i2o de la
!ase de datos a importar: de %li%= en

A!rir >Open?

: el sistema
importar; los datos autom;ti%amente.
(i su !ase de datos es en (AL: puede 4a%er %li%= en el !ot&n para
%omen6ar la %on"igura%i&n. Para in"orma%i&n detallada 2ea

Con"igura%i&n de !ase de datos

.
Despu9s de importar los datos: de %li%= en el !ot&n para regresar al
men< prin%ipal.
183
Time&Attendance Software V3.6
2.0.0 <:portar datos de asisten#ia
7sta "un%i&n es prin%ipalmente utili6ada para respaldar todos los datos
de asisten%ia en el sistema a%tual: de %li%= en esta "un%i&n y apare%er; la
siguiente pantalla
E"portar a arc(ivos
Puede e5portar en %uatro estilos de ar%4i2o@

se%ret attendan%e
data

L.a!t

attendan%e %lo%=Bin data

L.t5t

!a%= up
attendan%e data

L.att!a%=up.md!

attendan%e system data!ase


184
Time&Attendance Software V3.6
"ile

L.md!

.De %li%= en el !ot&n : un menu de administrador de


ar%4i2os apare%er; para %on"irmar la ruta y el nom!re del ar%4i2o de
respaldo y luego de %li%= en

A!rir >Open?

.
Aviso@ De!er; sele%%ionar un nue2o nom!re de ar%4i2o: si el ar%4i2o ya
e5iste el sistema le pedir; 'ue de"ina un nue2o nom!re.
75portar los datos no elimina los datos en la !ase de datos. Despu9s de
e5portar los datos: de %li%= en el !ot&n >Y? para 2ol2er a la pantalla
prin%ipal.

185
Time&Attendance Software V3.6
C=APT< 3
Ap>ndi#es
3.1 Determinar la !e#+a de ini#io para
e:portar datos
A %ontinua%i&n se tomo una !<s'ueda de registros de asisten%ia de
personal %omo un eemplo para ilustrar %on%retamente las opera%iones
para e5portar datos@
186
Time&Attendance Software V3.6
3.1Determinar !e#+a
7n el %uadro de Fe%4a-8ora de %li%= en el !ot&n para sele%%ionar la
"e%4a: y de %li%= en el !ot&n para sele%%ionar la 4ora: o introdu6%a
la 4ora dire%tamente. 7n el %uadro desplega!le de la "e%4a: de %li%= en
los !otones o para despla6arse a tra29s de los meses
187
Time&Attendance Software V3.6

De %li%= en el numero de aDo dire%tamente: o de %li%= en el !ot&n
para mo2er la "e%4a un aDo m;s adelanta o m;s atr;s. De %li%= en la
"e%4a 'ue desea sele%%ionar.
188
Time&Attendance Software V3.6
3.2 &ele##ionar empleado
La lista para sele%%ionar empleado es la siguiente@
)ue2a el mouse a la "ila del empleado 'ue desea sele%%ionar: de un
%li%= so!re 9l y 9ste se mostrar; en %olor a6ul.
Para sele%%ionar m;s de un empleado: mantenga presionada la te%la Ctrl
y 2aya 4a%iendo %li%= so!re los empleados 'ue desea.
189
Time&Attendance Software V3.6
3./ &ele##ionar departamento
Ca ventana de opciones donde se muestran los departamentos es la
siguiente
De un %li%= %on el mouse so!re alg<n departamento: espere a 'ue se
torne de %olor a6ul. 7sto demuestra 'ue 4a sido sele%%ionado
e5itosamente.
7s%oger departamento para el personal
De un %li%= so!re un departamento: de un %li%= en

7mployee

:
sele%%ione los empleados 'ue desea in%luir en di%4o departamento.

190
Time&Attendance Software V3.6
3.0 9arra de +erramientas tala de datos
La !arra de 4erramientas para el pro%eso de ta!las de datos %ontiene os
siguientes !otones de opera%i&n@

7n la 4oa: la "ila mar%ada %on el sim!olo es la "ila a%tual so!re la
%ual tendr;n e"e%to todas las opera%iones 'ue reali%e.
Cli%= so!re alguno de los !otones para reali6ar las opera%iones
%orrespondiente so!re los datos.
'irst $primero#

Para mo2erse al primer registro.


5revious $Anterior#

Para mo2erse al registro anterior al 'ue se


en%uentre sele%%ionado.
Ne"t $,iguiente#

Para mo2erse 4a%ia la siguiente "ila de la


sele%%ionada a%tualmente.
Cast $;ltimo#

Para mo2erse de la "ila a%tual: 4asta la <ltima.


Add $Agregar#

Para agregar una nue2a "ila en la %ual puede


191
Time&Attendance Software V3.6
introdu%ir nue2a in"orma%i&n: la "ila a%tual ser; la "ila nue2a.
Delete $Eliminar#

Para eliminar la "ila a%tual.


Edit $Editar#

Para modi"i%ar los datos en la "ila a%tual.


,ave $Juardar#

Para guardar la edi%i&n o el agregado de una nue2a


"ila.
Cancel $Cancelar#

Para %an%elar el resultado de agregar o editar una


datos.
+ao el estado de agregar o editar: el resultado de mo2er los datos ser;
autom;ti%amente guardado.
7n la 4oa de datos: de %li%= so!re una "ila para sele%%ionarla y
sele%%ione m<ltiples "ilas manteniendo presionada la te%la Ctrl mientras
2a 4a%iendo %li%= so!re los registros 'ue desea sele%%ionar. Las "ilas
sele%%ionadas se tornar;n a6ules.

3.1<:portar datos
Tome la siguiente %onsulta de personal %omo eemplo para e5pli%ar la
"un%i&n de e5portar datos@
192
Time&Attendance Software V3.6
Como se muestra en la "igura de arri!a: de %li%= en el !ot&n e5portar
para 'ue apare6%a la siguiente "igura@
193
Time&Attendance Software V3.6
PreB de"inition item >Lista de elementos prede"inidos?@ La de"ini%i&n
a%tual de su sele%%i&n tendr; un nom!re: la pr&5ima 2e6 'ue desee
e5portar datos puede solamente sele%%ionar el nom!re guardado y no
ne%esitara sele%%ionar de nue2o los %ampos del lado i6'uierdo.
A%ti2e las %asillas de los datos 'ue desea e5portar. (i la pr&5ima 2e6 'ue
desee e5portar datos puede introdu%ir el nom!re del elemento en el
%uadro y 4a%er %li%= en

OJ

para guardar los %ampos sele%%ionados


en este elemento. (i desea llamar a sus pre2ias sele%%iones: sele%%ione el
nom!re de la lista desplega!le en la parte dere%4a de la 2entana y de
%li%= en el !ot&n

OJ

para entrar a la siguiente pantalla



Introdu6%a un nom!re para este ar%4i2o: sele%%ione el tipo de ar%4i2o
'ue desea gra!ar: despu9s podr; e5portar los datos sele%%ionados a 9ste
ar%4i2o. Puede gra!ar ar%4i2os en %in%o di"erentes "ormatos@ ar%4i2os de
194
Time&Attendance Software V3.6
75%el

)i%roso"t 75%el File>L.5ls?

: ar%4i2os de !ase de datos D+F:


te5to usti"i%ado a la dere%4a: te5to separado por TA+ y ar%4i2os de
te5to separados en semi %olumnas.
3.2 <:porta#i$n a(an;ada
La e5porta%i&n a2an6ada se utili6a prin%ipalmente para dos op%iones
para trans"erir los datos en nuestro so"t#are. Cuando ne%esite e5portar
datos: sele%%ione

e5portar datos

y su %on"igura%i&n de atri!utos: de
un %li%= en

Ad2an%ed e5port

y apare%er; la siguiente pantalla.


195
Time&Attendance Software V3.6
A'u1 se tomo la ta!la de 75%el para reali6ar el eemplo y e5pli%ar la
"un%i&n de e5porta%i&n a2an6ada.
1Z. Primero sele%%ione el "ormato del ar%4i2o 'ue ser; e5portado en la
pestaDa de

75port type >Tipo de e5porta%i&n?

.
2Z. 7sta!le6%a los par;metros en la pestaDa de op%iones.
3Z. Introdu6%a el nom!re 'ue tendr; el ar%4i2o y la %arpeta de destino.
196
Time&Attendance Software V3.6
*Z. 7mpie%e a esta!le%er el %ampo: el "ormato y las otras op%iones
. A: Field >Campo?
(ele%%ione el %ampo 'ue desea e5portar. 8ay siete %ampos@ PIC: ((C:
Com!re: C87CJTI)7: (7C(O3ID: nom!re de departamento:
#o=%odeE el numero de enrolado: numero de empleado: el nom!re: la
"e%4a: el numero de e'uipo.
+: Format >Formato?
7sta!le6%a la pestaDa de e5portar %ampo: 4ay un "ormato general y un
"ormato de"inido por el usuario.
C: page 4ead and page "oot >7n%a!e6ado y pie de p;gina?
A'u1 podr; esta!le%er el en%a!e6ado-pie de p;gina para el ar%4i2o de
75%el 'ue 2a a e5portar: introdu6%a el %ontenido del en%a!e6ado-pie de
p;gina: esta in"orma%i&n podr; ser mostrada al ini%io y al "inal del
do%umento.
D: title and #idt4 >Titulos y longitud de los %ampos?
8ay 7 %ampos 'ue se pueden e5portar@ PIC: ((C: Came:
C87CJTI)7: (7C(O3ID: nom!re de departamento: #or=%ode:
n&m!relos %on un titulo ";%il de identi"i%ar y de"ina la longitud de %ada
%ampo.
7: 75%el option >Op%iones de 75%el?
Podr; esta!le%er el tipo de letra: el tamaDo: y algunas otras op%iones %on
respe%to al te5to y al diseDo del reporte.
,t4:
197
Time&Attendance Software V3.6
Despu9s de %on"igurar los %ampos: el "ormato y las otras op%iones para
%on2enien%ia de "uturas e5porta%iones: podemos gra!ar estas
%on"igura%iones en el ar%4i2o: la pr&5ima 2e6 'ue desee e5portar estas
%on"igura%iones: no ne%esitara esta!le%erlas de nue2o.
/Z. Import t4e setting >Importar las %on"igura%iones?
Importa dire%tamente el ar%4i2o de %on"igura%iones gra!ado
pre2iamente: enton%es podr; transmitir las %on"igura%iones 'ue 4a
%on"igurado y e5portar los datos dire%tamente.
7Z. 75port t4e data >75portar los datos?
75porta los datos despu9s de terminar todas las %on"igura%iones
De %li%= en e5portar datos@ Cuando el indi%ador le in"orme 'ue se
%ompleto la des%arga: enton%es el pro%eso 4a!r; terminado y tendr; su
ar%4i2o %on los datos e5portados
.
198
Time&Attendance Software V3.6
C=APT<6 /
Resolucin de problemas

La siguiente es una lista de los pro!lemas m;s t1pi%os 'ue podr; tener al
prin%ipio de su tra!ao %on el so"t#are %on sus respe%ti2as solu%iones.
.
$
El administrador (a cam-iado u olvidado su contrase4a, no
puede entrar al sistema, qu1 necesita (acer>
3espuesta

La %omputadora ne%esita tener instalado O""i%e2...:


despu9s entre a la %arpeta de instala%i&n del so"t#are: !us'ue el ar%4i2o
att2....md!: de do!le %li%= so!re 9l y lo%ali%e la ta!la

user in"o


'ue apare%e en la inter"a%e: de do!le %li%= so!re ella: !us'ue la pala!ra

se%ureity"lags

: elimine el dato de este registro

el n<mero 1,
indi%a 'ue se trata del administrador

8
$
Olvide la contrase4a de la -ase de datos, qu1 de-o (acer>
3espuesta@ 7ntre al menu
%
maintenan%e-options

en el so"t#are: de
%li%= en la op%i&n

esta!le%er %ontraseDa de !ase de datos

: enton%es
no ne%esita 2eri"i%ar la %ontraseDa anterior: asi 'ue esta!le6%a una nue2a
%ontraseDa.
9
$
Como utilizar las c(ecadas de entradaBsalida de negocios>
3espuesta@ Cuando el personal ne%esita salir: de!er; %4e%ar su salida en
199
Time&Attendance Software V3.6
el e'uipo. Cuando el personal regrese: sele%%ione

!usiness %lo%=Bin
>entrada de nego%ios?

.
:
$
)ientras se -uscan registros de asistencia, selecciona el ms alto
departamento, selecciona todo el personal, porque no se pueden ver
registros, si se est seguro que los datos (an sido descargados>
3espuesta@ >1? Puede ser por'ue tal 2e6 el rango de "e%4as de asisten%ia
no %oin%ide %on el rango de "e%4as en la !<s'ueda: si desea 2isuali6ar
los registros originales: a!ra la !ase de datos >att2....md!?: entre a la
lista de %4e%adas de entrada-salida

Clo%= inBout list?: puede 2er los


registros originales y sele%%ionar el rango %orre%to de "e%4as en la
!<s'ueda: ponga espe%ial %uidado en el aDo.
>2? Puede ser por'ue ese departamento agregado m;s arri!a despu9s de
'ue el nom!re de la %ompaD1a 4a sido !orrado: el nom!re de la
%ompaD1a no puede ser eliminado: pero si puede modi"i%ar su nom!re.
=
$
Tengo turnos asignados, porque los resultados de la cuenta +
estad2sticas indican salida, llegadas tarde, salidas temprano >
3espuesta@ Primero entre a la administra%i&n para %4e%ar la
%on"igura%i&n de turnos: en %ondi%iones normales el periodo de tiempo
del turno %orrespondiente apare%e en %olor a6ul en el %uadro de la
dere%4a: si no 4ay ning<n pro!lema: entre a la lista de turnos del
personal: 2ea la "e%4a de ini%io del turno del personal: la "e%4a de ini%io
es posterior a la de la %uenta y estad1sti%as: sino es as1: asigne los turnos
de nue2o y %am!ie la "e%4a de ini%io.
?
$
Como cancelar la programacin que (a sido configurada>
3espuesta@ primeramente puede agregar una programa%i&n 2a%1a:
200
Time&Attendance Software V3.6
despu9s utili6ar la programa%i&n 2a%1a para reempla6ar la 'ue desea
eliminar en la asigna%i&n de turnos: entre a la administra%i&n de
programa%iones para eliminar la programa%i&n %orrespondiente: de %li%=
en OJ.
K
$
5orque la cantidad de datos que esta almacenada es menor a la
que es cargada mientras esta el proceso de descarga >
3espuesta@ )ientras se 4a%e la des%arga de registros: el programa puede
determinar %u;les registros ser;n des%argados: los registros dupli%ados
ser;n %an%elados autom;ti%amente: los registros alma%enados no se
mostraran nue2amente.
L
$
5orque aparecen los registros cargados, pero no los puede
encontrar cuando realiza -@squedas>
3espuesta@ Con"irme 'ue el rango de "e%4as en el 'ue est; !us%ando es
a%orde %on el tiempo de asisten%ia de los registros guardados: si no lo es:
puede %4e%ar el d1a: mes y aDo de los registros de asisten%ia despu9s de
des%argarlos: o a!rir la !ase de datos >att2....md!?: entre a la ta!la

%4e%=Bout-%lo%=Bin

: puede 2er los datos originales: %on"irmar 'ue


los datos originales se en%uentran dentro del mismo rango de "e%4a de la
!<s'ueda 'ue desea reali6ar: ponga aten%i&n al aDo de los registros:
algunos e'uipos independientes no %uentan %on la 4ora real: asi el
tiempo en los resultados de asisten%ia no ser; %orre%to.
M
$
5or qu1 registro la asistencia normalmente, pero muestra que
esto+ ausente del tra-a0o sin salida o sin una -uena razn>
3espuesta@ Primero e5amine la %on"igura%i&n de sus periodos de tiempo:
%on"irme 'ue su registro de asisten%ia esta dentro del rango del tiempo
201
Time&Attendance Software V3.6
de %4e%ar salida: por eemplo: si %on"igura el tiempo de %4e%ar salida de
las 17@.. a las 10@.. 4oras y su %4e%ada es a las 10@3.: enton%es su
registro es in2alido: el sistema indi%ara tarde negada >en las reglas de
asisten%ia: la %4e%ada de la salida es negada?: despu9s e5amine si su
tiempo de asisten%ia es %orre%to o no.
./! 5or qu1 (a+ llegadas tarde + salidas temprano en la cuenta +
estad2stica del turno de asistencia, pero no (a+ registros en los
registros de la consulta>
3espuesta@ Por "a2or e5amine la %on"igura%i&n de las reglas de
asisten%ia: 2ea si el registro de

%4e%ada de entrada

@ llegada
tarde-salida temprano 4an sido de"inidos o no: si 4an sido nom!rados
enton%es la nega%i&n del sistema indi%ara llegada tarde-salida temprano.
..! Cos l2deres de la compa42a no requieren c(ecar su
entradaBsalida, pero es requerida su asistencia, como configurarlo>
3espuesta@ >1? entrea a la %on"igura%i&n de asisten%ia en el menu de

maintenan%e-options

: %an%ele la asisten%ia 2alidaE


>2? 7sta!le6%a un periodo de tiempo en el %ual no sea ne%esario %4e%ar
entrada-salidas: 4aga una programa%i&n: la programa%i&n ser; utili6ada
%on di%4o personal.
.8! 5or qu1 no puedo agregar una nueva programacin en la
administracin de turnos>
3espuesta@ 7l programa tiene 'ue esta!le%er el periodo de tiempo en los
turnos: enton%es podr; %on"igurar la programa%i&n: por "a2or 2ea si el
periodo de tiempo del turno esta o no esta!le%ido.
202