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Universidad Centroamericana

Facultad: Humanidades y Comunicacin Social.



Carrera: Psicologa.

Asignatura: Gestin Institucional.

Manual de funciones o procedimientos (ejemplos)


Integrantes:
Raquel Idiquez





Definicin:

1. Manual: Un manual es una recopilacin en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y
detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de
una manera sencilla, para que sea fcil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente
la actividad propuesta, sin temor a errores.
2. Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual,
decamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera
global que el manual es una recopilacin de procesos.
3. Procedimiento: Para definirlo tcnicamente, el procedimiento es la gestin del proceso. Es como
cuando hablamos de administracin y gestin administrativa; la administracin es el conjunto de
pasos y principios, y la gestin es la ejecucin y utilizacin de esos principios.
4. Funcin: en este caso la responsabilidad de actuacin en las reas especficas por cargo, as como
la interrelacin con otras reas. Especifica la tarea especfica por cargo, para procurar el mejor
funcionamiento del proceso.

MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Porque es importante?
El manual de procesos y procedimientos es ms importante de lo que aparenta ser, ya que no es
simplemente una recopilacin de procesos, sino tambin incluye una serie de estamentos, polticas,
normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Los manuales de
procedimientos, son comparables con la constitucin poltica de nuestra patria, ya que al igual que
en esta, el manual de procedimientos rene la normas bsicas (y no tan bsicas) de funcionamiento
de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, polticas y todo aquello
en lo que se basa la gestin de la organizacin.
Para hablar de manera concreta, podramos decir que en una empresa en donde no se aplique
correctamente (o para nada) el uso de los manuales de procesos y procedimientos, se presentarn
seguramente uno o varios sntomas mencionados aqu como los ms comunes:
1. Confusin en las responsabilidades: Al no existir una definicin y delimitacin clara de las
responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a serios problemas de abuso de
autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no
hay nada definido, todo el mundo buscar el mximo de provecho con el mnimo esfuerzo
(simulacin de trabajo por ejemplo) y al momento de reclamos por incompetencia, todo el mundo le
echar la culpa al vecino.
2. No habr normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja en el uso de la autoridad
frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que
llegue tarde, y si en el reglamento no especifica la hora de la llegada y la sancin por retrasos, el
holgazn seguramente alegar falta de reglas, y dir que l no saba.
3. No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos permite controlar de
manera gil todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita
la toma de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera uno a uno los pasos
que se realizan, lo cual simplifica al mximo e proceso de bsqueda del factor deficiente (el que
causa la falla) y corregirlo. Cuando este no es aplicado, los procesos son vistos como un solo paso,
y si algo sale mal seguramente deber optarse por cambiar todo el proceso.
4. No hay un procedimiento establecido: Podramos referirnos a la administracin cientfica de Taylor
que en resumidas cuentas dice que al analizar el proceso de produccin y aplicar la administracin
cientfica, se puede obtener el mximo de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-establecido,
(es decir al concepto de cada trabajador) habr un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores
usarn demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos
mtodos utilizados por cada trabajador pueden no ser los ms efectivos).
VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.
Auxilian en la induccin al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para
el desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo eficiente de
la informacin.
Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.
Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeos de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
Son guas del trabajo a ejecutar.

CARACTERISTICAS DEL MANUAL

Estructura:
Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lgico que permita garantizar su
aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una
metodologa conocida que permita flexibilidad para su modificacin y/o actualizacin mediante hojas
intercambiables, de acuerdo con las polticas que emita la organizacin.
Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodologa para su fcil
actualizacin y aplicacin. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las
modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualizacin se hace en
forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripcin del
cambio, versin, el funcionario que lo aprob, y el del que lo administra, entre otros aspectos.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para
su apropiacin, uso y operacin. Las dependencias de la organizacin deben contar con
mecanismos que garanticen su adecuada difusin. Los manuales deben cumplir con la funcin para
la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicacin, permitiendo as posibles cambios o ajustes.
Cuando se evale su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las
dependencias de la organizacin

APLICACIN DE LOS MANUALES

La existencia del manual de procesos en la configuracin de la organizacin permite facilitar la
adaptacin de cada factor de la empresa (tanto de planeacin como de gestin) a los intereses
primarios de la organizacin. Identificamos las siguientes funciones bsicas del manual de procesos:
El establecimiento de objetivos
La definicin de polticas, guas, procedimientos y normas.
La evaluacin del sistema de organizacin.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de proteccin y utilizacin de recursos.
La aplicacin de un sistema de mritos y sanciones para la administracin de
personal.
La generacin de recomendaciones.
La creacin de sistemas de informacin eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La institucin de mtodos de control y evaluacin de la gestin.
El establecimiento de programas de induccin y capacitacin de personal.
La elaboracin de sistemas de normas y trmites de los procedimientos.
Los factores en los que influye el manual son de mxima importancia en la organizacin, y son
fundamentales para la correcta gestin de la empresa.


CONTENIDO DEL MANUAL

El manual de procedimientos debe poseer en su contenido, los conceptos claros de: Misin, visin,
estrategia, polticas, valores, principios, objetivos, funciones, productos o servicios.
Objetivos
Para crear un manual evidentemente tiene que surgir a partir de una necesidad previamente
identificada, de ah nacen los objetivos, que varan dependiendo la empresa, su visin y visin de la
misma. Entre ellos es importante destacar objetivos generales y especficos.

Un Objetivo General se encarga de elaborar un manual de procedimientos para la organizacin de
procesos administrativos de la empresa
Los Objetivos generales atienden a posibles Consecuencias Errores e irregularidades al llenar
ciertos formatos administrativos. Personalizacin en la ejecucin y recopilacin de actividades.
Inseguridades y desmotivacin del personal. de esta forma se facilitara un pronstico donde, pudiera
afectar el rendimiento econmico de la organizacin, incurriendo en costos excesivos y graves
prdidas de tiempo, incluyendo en este punto, la inversin de muchas horas hombre para la
orientacin de los nuevos trabajadores que desempeen funciones de la administracin y gerencia.
Los Objetivos Especficos comprenden el diagnosticar la situacin actual del manejo de la
informacin y de las actividades ejecutadas en el rea administrativa de la empresa. Determinar los
procedimientos empleados para organizar y archivar la informacin digitalmente, de esta
manera poder proponer los aspectos que puedan mejorarse en los mismos. Disear formatos y
planillas para la mejora continua de los procesos administrativos, los cuales, sern descritos en
dicho manual. Codificar los formatos de documentos y las carpetas, los cuales sern los elementos
explicados en el manual de procedimientos. Definir las relaciones y dependencias entre los
diferentes documentos para tomarlo como referencia entre las especificaciones del manual.
Normalizar cada una de las actividades que forman parte del proceso administrativo para su
posterior regulacin y control. Estructurar el manual de procedimientos para el manejo de los
documentos, formatos y carpetas pertenecientes al rea administrativa de la empresa.

Pasos para crear un manual de procedimiento.

1. Definir el contenido:
Introduccin.
Objetivos.
reas de aplicacin.
Responsables.
Polticas.
Descripcin de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa.
2. Recopilacin de informacin.
3. Estudio preliminar de las reas.
4. Elaboracin de inventario de procedimientos.
5. Integracin de la informacin.
6. Anlisis de la informacin.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
9. Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los procedimientos.


Las fuentes de informacin ms comunes son:

Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.


MANUAL DE FUNCIONES
Una vez elaborados los procedimientos de cada una de las reas y operaciones respectivas se
proceder a elaborar los manuales de funciones los cuales tendrn como base principal los formatos
nicos donde en las columnas de responsabilidad y cargo se trasladan al respectivo manual de
funciones.


DEFINICIN DEL MANUAL FUNCIONES
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada
funcionario en sus actividades cotidianas y ser elaborado tcnicamente basados en los respectivos
procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guas y orientaciones para
desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la
autonoma propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios
de una empresa ya que estos podrn tomar las decisiones ms acertadas apoyados por las
directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que
cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben
ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y
cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el perodo, los problemas e inconvenientes y
sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales debern ser evaluados
permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la
gestin.

QU DEBE DE LLEVAR UNA FICHA DE FUNCIONES?

Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.
Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para
potenciar sus capacidades.
Ejercer un liderazgo dinmico para volver operativos y ejecutar los planes y
estrategias determinados.
Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos
organizacionales.
Medir continuamente la ejecucin y comparar resultados reales con los planes y estndares
de ejecucin (autocontrol y Control de Gestin).

OTRAS ACTIVIDADES
Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el
fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeo de la
empresa.
Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologas o
materias primas, insumos y productos ms adecuados.
Decide cuando un nuevo producto ha de ingresar al mercado.
Se encarga de la contratacin y despido de personal.
Est autorizado a firmar los cheques de la compaa, sin lmite de monto.
Cualquier transaccin financiera mayor como obtencin de prstamos, cartas de
crdito, asignacin de crditos a clientes, etc. deben contar con su aprobacin.

Jefe Inmediato: Reporta al Directorio de accionistas
Supervisa a: Gerente Financiero, Gerente de Operaciones.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por las gerencias que el designe en reas especficas de
accin.
Delegaciones especficas se realizarn a travs de memorndum.






EJEMPLO FICHA DE MANUAL DE FUNCIONES:


DESCRIPCIN DEL PUESTO
RESPONSABLE DE SUCURSAL
Cdigo: 4.13.01
Fecha: 17/06/2013
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OBJETIVO DEL PUESTO
Administrar y analizar eficientemente la gestin de sucursal, supervisar el personal, analizar y revisar
inventarios, manteniendo el orden y buen funcionamiento de la sucursal, asegurando los cumplimientos
de metas de venta y rentabilidad, asegurando un nivel de servicio al cliente de calidad.

ALCANCE Y FUNCIONES DEL PUESTO
Revisin de indicadores de gestin y planificacin para las operaciones en Sucursal.
Realizacin de Checklist de Actividades Estndares.
Liderar las reuniones asignadas en la matriz de reuniones.
Dar seguimiento y supervisar el etiquetado y rotulacin de todos los productos,
promociones, ofertas.
Supervisin de todo el personal que laboran en la sucursal e impulsadoras.
Planificar vacaciones del personal.
Efectuar control, subsidios, requerimientos de equipos de proteccin, etc.
Asegurar el cumplimiento de las polticas de descuento y devoluciones. (clientes y
proveedores.)
Supervisar las operaciones de la sucursal.
Garantizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el control y
La descripcin de deberes en ningn modo limita o establece que estas son las nicas tareas y
responsabilidades requeridas para el desempeo del empleado (a) que ocupa el puesto. Se le
podr solicitar a los (las) empleados (as) el desempeo de tareas adicionales asignadas por el
encargado del rea o por el responsable de la sucursal.
NOMBRE DEL PUESTO
RESPONSABLE DE SUCURSAL
CDIGO DEL PUESTO


GERENCIA
GERENCIA DE OPERACIONES
SUCURSAL
SECCIN
SUPERMERCADO (PISO)
NMERO DE PLAZAS DEL
PUESTO
18
PUESTO JEFE INMEDIATO
GERENCIA DE OPERACIONES
SUCURSAL

TIPO DE PUESTO
Temporario
Permanente


RESPONSABILIDADES INTERNAS
Econmicas: Control y resguardo de Efectivo
Caja chica
Informacin confidencial: Montos de Venta.
Lista de Precios
Orden de Compra
Comunicacin interna (correos internos)
Informacin de Ventas de recargas
Equipo y materiales: Equipo de Cmputo
Celular
Formatos de Operaciones
Toma de decisiones: Control de Personal
Definicin de Estrategias
Mermas
Liquidaciones
Otros (Especifique): Seguimiento a personal
Capacitar al personal para que pueda suplir otra
rea en caso de falta de personal (domingos)
INDICADORES ASOCIADOS
% Cumplimiento a Presupuesto de Ventas
Ticket Promedio
Clientes
Descuentos
Mermas
Rendimiento Perecederos
Crecimiento de Categoras