MAP_ASIS n

o
1/68
IDENTIFICAO,MODELAGEM
EANLISEDEPROCESSOS
LUSGONZAGATRABASSO
ProfessorAssociado
DivisodeEngenhariaMecnica
MAP_ASIS n
o
2/68
BASEPARAMELHORIA
CONTNUA
PREPARAO
DOPROJETO
ASIS TOBE TODO
MODELARPARAMELHORARO
DESEMPENHODOSPROCESSOS
MAP_ASIS n
o
3/68
OBJETIVODAMELHORIA
DOPROCESSO
Reduziravariaodoprocesso(confiabilidade);
Remover/simplificarasatividadesquenoagregamvalor;
Aumentarasatisfaodocliente.
FAZERMAISBARATO,MELHOREMAISRPIDO.
PREPARAO
DOPROJETO
ASIS TOBE TODO
MAP_ASIS n
o
4/68
BASEPARAMELHORIA
CONTNUA
PREPARAO
DOPROJETO
ASIS TOBE TODO
MODELARPARAMELHORARO
DESEMPENHODOSPROCESSOS
MAP_ASIS n
o
5/68
PREPARAODOPROJETO
Atividades:
1. Identificarosobjetivosestratgicosemetasdaorganizao.
2. Identificarosprocessoschave(desdobramentodosmacro
processosemprocessos);
3. Identificarasreasenvolvidasporprocesso(cliente,
fornecedoreexecutante);
4. Identificarindicadoresdedesempenho;
5. Identificarotimedeprocesso(responsvelpelamodelagem);
6. Priorizaroprocesso(Baixa,Mdia,Alta).
Preparao
doProjeto
ASIS TOBE TODO
MAP_ASIS n
o
6/68
Estratgia
Perspectiva Financeira
Quaisobjetivosdevemosatingir
parasatisfazerosnossos
acionistas?
Perspectiva dos Clientes
Quevaloresdevemosoferecer
paraatingirnossosobjetivos
financeiros?
PerspectivaInterna
Paragerarosvalores,emquais
processosdevemosser
excelentes?
PerspectivadoAprendizado
Comodevemosaprendereinovar
paraatingirsemprenossasmetas
OBJETIVOSESTRATGICOS
BSC
MAP_ASIS n
o
7/68
Obj3
Obj1 Obj2
Obj4 Obj5
Obj7
Obj6
Obj9
Obj8
MAPADEOBJETIVOS
ESTRUTURADOS
MAP_ASIS n
o
8/68
OBJETIVOSESTRATGICOS
Financeira 1Aumentaronmerolinhasdecrdito
financiadas
Mercado 2Aumentarasatisfaodosclientes
3Aumentarafidelidadedosclientes
Processos 4Reduzirotempoderespostaaocliente(lead
time)
5Aumentaraflexibilidadedecontratos
Aprendizagem 6Aumentarasatisfaodosempregados
7Aumentaracapacitaodosempregados
META
R$ X
95%
95%
10%

20%
10%
10%
OBJETIVOSESTRATGICOS
QUAISSOOSPROCESSOSASSOCIADOS
COMOSOBJETIVOSESTRATGICOS?
MAP_ASIS n
o
9/68
ESTRUTURAODOS
PROCESSOS
Cred Fcil
Desenvolver
Marketing
Desenvolver
Produtos
Captar
Recursos
Atender
Pedidos de linhas
de Crditos
Suporte empresarial
(J urdico, RH, TI, Finanas, etc)
Planejamento
estratgico
Cadeias de Valor
P 1 P 2
P 3 P 4
Cadeia V. 1
Processos
Sub-Processo 1
Sub-Processo 2
Sub-Processo 3
Sub-processos
Fluxo do Sub-processo 1
Fluxo do Sub-Processo 2
Fluxo do Sub-Processo 3
MAP_ASIS n
o
10/68
Reduzirotempoderespostaaocliente
Aumentaraflexibilidade
decontrato
Planejar
vendas
Desenvol
ver
vendas
Analisar
crditos
Recusar
Montar
contratos
Efetivar
contratos
DESEMPENHOATUALDOS
PROCESSOS
Osprocessosnoestadoatualsocapazesde
alcanarosobjetivosestratgicosdaorganizao?
MAP_ASIS n
o
11/68
SITUAO IDENTIFICADA ESTRATGIA A SER UTILIZADA
Prioridade alta
O desempenho atual do processo
est muito abaixo das metas
estabelecidas.
Deve ser analisado sob o ponto de
vista de transformao. Necessita de
uma estratgia muito cuidadosa de
anlise e implementao.
Prioridade mdia
O desempenho atual do processo
est prximo das metas.
Deve ser analisado sob o ponto de
vista de melhoria.
Prioridade baixa
O desempenho atual do processo
est de acordo ou alm das metas.
O processo deve ser padronizado e
multiplicado em todos os segmentos.
No deve ter foco de redesenho.
MATRIZDEPRIORIDADES
Apartirdorelacionamentoentremetas,estratgiase
desempenhodosprocessosatuais,essesseropriorizados:
MAP_ASIS n
o
12/68
BASEPARAMELHORIA
CONTNUA
PREPARAO
DOPROJETO
ASIS TOBE TODO
MODELARPARAMELHORARO
DESEMPENHODOSPROCESSOS
MAP_ASIS n
o
13/68
MODELAGEMASIS
Atividades:
1. Modelagemdoprocessoatual;
2. Anliseediagnsticodoprocesso.
Preparao
doProjeto
ASIS TOBE TODO
MAP_ASIS n
o
14/68
EMQUAISPROCESSOS?

Nosprocessosdeprioridadealtaemdia
MODELAGEMASIS
MAP_ASIS n
o
15/68
Atividadesparamodelarediagnosticaroprocesso

1. Identificarasreasenvolvidas(feitonaetapaanterior);
2. Fazeridentificaomacrodoprocesso(entradas,
sadas,descrio,objetivoeindicadores)Definindoo
Processo.;
3. Construirofluxodoprocesso;
4. Identificarospontosdealerta(deficincias)do
processo;
5. Validarcomotimeeasdemaispessoasenvolvidas
(envolverclientesefornecedoreseoutrosexecutantes).
MODELAGEMASIS
MAP_ASIS n
o
16/68
1.Modelaroprocesso
Qualaabordagemaserutilizada(nveldedetalhe)?
GRAU DA MODELAGEM ABORDAGEM ADOTADA
Prioridade baixa
Modelagem no nvel macro.
Construo apenas do fluxo.
Prioridade mdia
Modelagem no nvel mais
detalhado.
Construo dos fluxos, descries,
entradas e sadas, ferramentas e
documentos das atividades.
Prioridade alta
Modelagem com alta grau de
detalhe.
Construo dos fluxos dos processos e
todos os seus insumos: entradas,
sadas, ferramentas, documentos,
mtodos de trabalhos, conhecimentos,
atividades e tarefas
MODELAGEMASIS
MAP_ASIS n
o
17/68
1.Modelaroprocesso
Antesdeconstruirofluxo,aconselhvelidentificar
osprincipaiselementosdoprocesso(nvelmacro).
DESCRIOMACRODO
PROCESSO
Sadas
entradas(requisitos)
clientes
fornecedores
Descrio
Objetivo,
indicadoresdedesempenho.
MAP_ASIS n
o
18/68
1.Modelaroprocesso
Qualomelhormtodoparaoconstruirofluxodo
processo?
NOTAODOMODELO
DOPROCESSO
Ofluxodeverseguiranotaopadro(mtodo)daempresa.
Ele poder apresentar uma indicao das atividades que sero
alteradas ou precisam ser modificadas, ou seja, apresentam
deficincias.
Evitarutilizarferramentacomputacionaldemodelagem
deprocessonesseinstante!
MAP_ASIS n
o
19/68
2.Analisarediagnosticarosprocessos
Oquedeveseranalisado(verificado)?

Identificardeficinciasnasdimenses:
Processos,Organizao,Poltica,Sistemasde
Informaoetc.
MODELAGEMASIS
MAP_ASIS n
o
20/68
Dimenses da Anlise de Deficincias do Processos
Organizacional Deficincias causadas pela estrutura organizacional
Distribuio de responsabilidades, ausncia de pessoal
capacitado, falta de liderana etc.
Processos Deficincias causadas pela mecnica de execuo
Atividades desnecessrias, retrabalhos, pontos de
inspeo mal posicionados etc.
Polticas Deficincias causadas pela inexistncia de polticas
Falta de procedimentos regulamentando
responsabilidades, mtodos e instrues de trabalho
etc.
Sistemas de
informao
Deficincias causadas pela ineficincia e/ou
inexistncias de sistemas
Falta de integrao de base de dados, falta de sistemas
de controle informatizados etc.
MODELAGEMASIS
(deficincias)
MAP_ASIS n
o
21/68
Analisarasdeficincias
DiagramadeCausaeEfeito.
Histogramas,Pareto,Tendncias.

MODELAGEMASIS
MAP_ASIS n
o
22/68
Priorizaodosproblemas.
Gravidade(prejuzo).
Urgncia(possveldeserrealizado).
Tendncia(evoluosenoagir).
Classificao
A:Alta.(10,9,8)
M:Mdia.(7,6,5,4)
B:Baixa.(3,2,1)
Lista de
problemas
Gravidade Urgncia Tendncia
Prob. 1
Prob. 2
Prob. 3
Prioritrios
AAA(ouomaiorproduto)
MODELAGEMASIS
MAP_ASIS n
o
23/68
Produtos:
Fluxogramadoprocesso;
Matrizdepontosdealerta.
Matriz de pontos de Alerta
Processo:
CLASSE Ponto de Alerta Possveis Causas Sugesto
Organizacional
Processos
Polticas
Sistemas de
informao
MODELAGEMASIS
(fechamento)
MAP_ASIS n
o
24/68
Definiras
pessoas
envolvidase
escopoda
modelagem

Fluxook?

Fim
Fluxo
validado
Fluxono
validado
Identificaro
processoda
cadeiade
valoraser
modelado.
D fi i
sadas,etc)
Definiro
processo
(descrio,
objetivo,
entradas,
sadas,etc)
Construiro
fluxodo
processo
Validarofluxo
comas
pessoas
chaves
E t t
windows)
Estruturaro
fluxonabase
dedadosde
processos
(rede
windows)
Di l
feedback
Divulgaro
processopara
todosos
executantese
coletar
feedback
Ofluxoest
padronizado

Ofluxoest
padronizado

Fluxono
padronizado
Fluxo
padroniza
do
Incio
Definiro
processo:
descrio,
objetivo,
entradas,
sadasetc.
Construiro
fluxodo
processo
Estruturaro
fluxonabase
dedadosde
processos
(rede
windows)
Divulgaro
processopara
todosos
executantese
coletar
feedback
MODELAGEMASIS
MAP_ASIS n
o
25/68
M
A
T
R
I
Z

D
E

P
O
N
T
O
S

D
E

A
L
E
R
T
A

Dimenso Deficincia Causa/atividade Impacto

Pol ti cas
No existe (ou desconhece)
uma regra que define quem
tem que conhecer os
processos.
No existe um procedimento
que defina as regras bsicas
de como divulgar o processo
para as reas envolvidas;
Atividade: Divulgar o processo
para todos os executantes e
coletar feedback
Quem tem que conhecer o
processo, no conhece.
Organi zao
Ausncia de pessoas nas
reunies de trabalho;
No foi definido um dia e
horrio especfico devido
incompatibilidade da agenda de
todos; Atividades: Definir o
processo e Construir o fluxo do
processo
Perda de tempo. Processo
incompleto e pouco discutido
Dificuldade para localizar os
arquivos power point do
processo na rede.
Demora em localizar os
arquivos. No atendimento dos
prazos da modelagem
Dificuldade para utilizar em
treinamento/divulgao do
processo
No existe controle de reviso
dos arquivos.
Descrena dos usurios na
modelagem de processo.
Falta de uniformizao
Si stema de
TI
O sistema atual no
apropriado para ser uma base
de dados oficial de processos;
Atividade: Estruturar o fluxo na
base de dados de processos
(rede windows) e Divulgar o
processo para todos os
executantes e coletar
Processo
Fluxo mal construdo, fora do
padro da empresa e com
erros graves de modelagem
(confuso com entradas x
meio/formato).
Falta de capacitao em
modelagem de processos;
Atividade: Estruturar o fluxo na
base de dados de processos
(rede windows)
Os processos modelados
esto fora do padro. Aumento
excessivo do tempo de ciclo,
dificuldade de entendimento
falta de padronizao
MAP_ASIS n
o
26/68
BASEPARAMELHORIA
CONTNUA
PREPARAO
DOPROJETO
ASIS TOBE TODO
MODELARPARAMELHORARO
DESEMPENHODOSPROCESSOS
MAP_ASIS n
o
27/68
Fazer a modelagem AS IS do processo escolhido por
suaDR.
1. Construirofluxodoprocesso(jfeito);
2. Construiramatrizdepontosdealerta.
E X X O O E E R R C C

I I C C
MAP_ASIS n
o
28/68
MODELAGEMTOBE
Atividades:
Modelarnovofluxodoprocesso;
Planejarasmelhoriasdoprocesso;
Definirresponsabilidadeseperfisrequeridosparaa
execuodasatividadesdemelhoria.

Preparao
doProjeto
ASIS TOBE TODO
MAP_ASIS n
o
29/68
MODELAGEMTOBE
Atividades:
Modelarnovofluxodoprocesso;
Aplicartcnicasdemelhoriadosprocessospara
solucionarasdeficincias;
Validaronovoprocessocompessoaschave;
Detalharasprincipaisatividades.

Preparao
doProjeto
ASIS TOBE TODO
MAP_ASIS n
o
30/68
1. Eliminaratividadesquenoagregamvalor;
2. Desenvolvereaplicarpadres/procedimentos;
3. Posicionarmelhorospontosdeinspeo;
4. Identificarosrequisitosparaasentradasdoprocesso;
5. Analisarotempodeciclo;
6. Definiratividadesparalelas;
7. Automatizaretapasdoprocesso;
8. Realizarbenchmarking.

TCNICASPARAMELHORIADE
PROCESSOS
MAP_ASIS n
o
31/68
ELIMINARATIVIDADESQUENO
AGREGAMVALOR
Converse com os clientes: Quais so os desejos,
necessidades e expectativas dos clientes? O que mais
importanteemenosimportanteparaeles?
Sada Clientes Requisitos
Fluxodo
processo
definidoe
validado.
reas
executantes
,
Timede
redesenho
1Processodefcilentendimento.
2Ofluxoprecisaapresentaras
atividadescomoverbonoinfinitivo
eter,pelomenos,umindicadorde
desempenho.
3Oprocessoprecisainiciare
finalizardentrodeumaCadeiade
Valor
Requisitos
documentados
MAP_ASIS n
o
32/68
Verifiqueasatividades.Essaatividadeacrescenta
valorparaocliente?Seforeliminada,qualsero
impactoparaocliente?

Atividade
candidataaser
eliminada
ELIMINARATIVIDADESQUENO
AGREGAMVALOR
MAP_ASIS n
o
33/68
Podesereliminadase
outraatividadefor
executadadeforma
diferenteou
corretamente?
Minimizar,
Simplificar,
Integrar,
Automatizar
Existe
tecnologiapara
eliminaressa
atividade?
Podesereliminada
semafetar
diretamenteo
produtoouservio
fornecidoparao
cliente?
atividadede
apoio
necessria?
requeridapelo
clienteexternoe
agregavalorpara
ele?
MANTER!
ELIMINAR!
Sim
No No
No
Sim
Sim
Sim
No
Sim
No
ELIMINARATIVIDADESQUENO
AGREGAMVALOR
AtividadeK
MAP_ASIS n
o
34/68
DESENVOLVEREAPLICAR
PADRES
1. Desenvolver padres para os pontos de inspeo.
Ospontosdeinspeotmcomoobjetivoassegurar
a qualidade do processo para garantir os requisitos
dosclientes.Elesdevemserespecficos,objetivose
mensurveis.
Tem
Qualidade?
2. Desenvolver padres para atividades chave.
Identifique o tipo de padro (checklists de etapas,
checklist de requisitos, modelos, procedimento
comasregras)
MAP_ASIS n
o
35/68
Definiras
pessoas
envolvidase
escopoda
modelagem

Fluxook?

Fim
Fluxo
validado
Fluxono
validado
Identificaro
processoda
Cadeiade
valoraser
modelado.
Definiro
processo
(descrio,
objetivo,
entradas,
sadasetc.)
Construiro
fluxodo
processo
Validarofluxo
comas
pessoas
chaves
Estruturaro
fluxonabase
dedadosde
processos
(rede
windows)
Divulgaro
processopara
todosos
executantese
coletar
feedback
Ofluxoest
padronizado

Ofluxoest
padronizado

Fluxono
padroniza
do
Fluxo
padroniza
do
Incio
DESENVOLVEREAPLICAR
PADRES
Problemadaatividade

1Fluxomalconstruido,forado
padrodaempresaecomerros
gravesdemodelagem(confuso
comentradasxmeio/formato).
Causa:Faltadecapacitaoem
modelagemdeprocessos.
MAP_ASIS n
o
36/68
EXEMPLOCHECKLIST
Fim
Estruturaro
fluxonabase
dedadosde
processos
(rede
windows)
Divulgaro
processopara
todosos
executantese
coletar
feedback
Ofluxoest
padronizado

Ofluxoest
padronizado

Fluxono
padroniza
do
Fluxo
padroniza
do
....
Checklistdepadronizaodofluxo

Osobjetosdofluxoestocorretamente
utilizadoseposicionados?

Osttulosdasatividadesiniciamcomo
verbonoinfinitivo?

Opadrodecoresestcorreto?

Todososatributosdoprocessoforam
preenchidos(descrio,objetivo,entradas,
sadas,requisitos,indicadores)?
MAP_ASIS n
o
37/68
LOCALIZARMELHOROS
PONTOSDEINSPEO
1. Identifiqueondeoserrosacontecemeproponha
novospontosdeinspeo.Ospontosdeinspeo
devemestarlocalizadosomaisprximopossveldas
atividadesondeoserrosgeralmenteocorrem.
2. Coloqueospadres.Paracadapontodeinspeo
identifiqueospadresnecessrios.Utilizeoquej
existe.
MAP_ASIS n
o
38/68
Definiras
pessoas
envolvidase
escopoda
modelagem

Fluxook?

Fim
Fluxo
validado
Fluxono
validado
Identificaro
processoda
Cadeiade
valoraser
modelado.
Definiro
processo
(descrio,
objetivo,
entradas,
sadasetc.)
Construiro
fluxodo
processo
Validarofluxo
comas
pessoas
chaves
Estruturaro
fluxonabase
dedadosde
processos
(rede
windows)
Divulgaro
processopara
todosos
executantese
coletar
feedback
Ofluxoest
padronizado

Ofluxoest
padronizado

Fluxono
padroniza
do
Fluxo
padroniza
do
Incio
Problemadaatividade

1Fluxomalconstrudo,forado
padrodaempresaecomerros
gravesdemodelagem(confuso
comentradasxmeio/formato).
Causa:Faltadecapacitaoem
modelagemdeprocessos.
LOCALIZARMELHOROS
PONTOSDEINSPEO
MAP_ASIS n
o
39/68
LOCALIZARMELHOROSPONTOS
DEINSPEO
Definiras
pessoas
envolvidase
escopoda
modelagem
Fluxook?

Fim
Fluxo
validado
Fluxo
no
validado
Identificar
oprocesso
daCadeia
devalora
ser
modelado.
Definiro
processo
(descrio,
objetivo,
entradas,
sadasetc.)
Construir
ofluxodo
processo
Validaro Validaro
fluxocom
as
pessoas
chaves
Estruturaro
fluxonabasede
dadosde
processos(rede
windows)
Divulgaro
processopara
todosos
executantese
coletarfeedback

Ofluxoest
padronizado

Fluxono
padronizado
Fluxo
padronizado
Incio

Otime
capaz?

Realizar
treinamentoem
modelagemde
processos
Otimeno
est
capacitado
Otime
est
capacitado

Otime
capaz?

Realizar
treinamentoem
modelagemde
processos
Otimeno
est
capacitado
Otimeest
capacitado
MAP_ASIS n
o
40/68
Ospontosdeinspeocustamcaroparaoprocesso.
importantenamodelagemToBeeliminarapossibilidade
doerroacontecer,logopoderserevitadoanecessidadedo
pontodeinspeoeassimdiminuirocustodoprocesso.
LOCALIZARMELHOROSPONTOS
DEINSPEO
Fim
Estruturaro
fluxonabase
dedadosde
processos
(rede
windows)
Divulgaro
processopara
todosos
executantese
coletar
feedback
Ofluxoest
padronizado

Ofluxoest
padronizado

Fluxono
padronizado
Fluxo
padronizado
....
Checklistdepadronizaodofluxo

Osobjetosdofluxoestocorretamente
utilizadoseposicionados?

Osttulosdasatividadesiniciamcomo
verbonoinfinitivo?

Opadrodecoresestcorreto?

Todososatributosdoprocessoforam
preenchidos(descrio,objetivo,entradas,
sadas,requisitos,indicadores)?
...

MAP_ASIS n
o
41/68
1. Eliminaratividadesquenoagregamvalor;
2. Desenvolvereaplicarpadres/procedimentos;
3. Posicionarmelhorospontosdeinspeo;
4. Identificarosrequisitosparaasentradasdoprocesso;
5. Analisarotempodeciclo;
6. Definiratividadesparalelas;
7. Automatizaretapasdoprocesso;
8. Realizarbenchmarking.

TCNICASPARAMELHORIADE
PROCESSOS
MAP_ASIS n
o
42/68
IDENTIFICAROSREQUISITOS
PARACADAENTRADA
Aqualidadedoprocessoestdiretamenterelacionadacoma
qualidadedasentradas,dasinformaesnecessriasparaa
execuodoprocesso.Paracadaentradadoprocesso
identifiqueosrequisitosnecessriosevalidecomosprocessos
deinterface.
Entradas Fornecedores Requisitos
Cadeiasde
Valor
DonodaCadeiadeValor
(Avaliarosprocessos
atuaisemrelaoaos
objetivosestratgicosda
organizao.)
Terumasolicitao
dodonodaCadeiade
valor.
Oprocessoaser
modeladodeve
pertencerCadeia
deValoremanlise.
Requisitos
documentados
MAP_ASIS n
o
43/68
ANALISAROTEMPODECICLO
DOPROCESSOS
Tempodecicloxtempodeprocessamento
Atividade:Emitirmemorandodagerncia
Tarefa Descrio tempo de processamento tempo de ciclo
1 gerente faz rascunho de memorando 20 20
2 documento aguarda secretria 60
3 secretria recolhe 1
4 secretria bate rascunho 60 60
5 aguarda despacho com gerente 120
6 gerente corrige rascunho 10 10
7 documento aguarda secretria 120
8 secretria bate documento definitivo 30 30
9 aguarda despacho com gerente 120
10 gerente assina 1 1
11 secretria coloca na caixa de sada 1 1
12 documento aguarda mensageiro 30
13 mensageiro encaminha para destino 10
TEMPO TOTAL 122 583
MAP_ASIS n
o
44/68
RECOMENDAESPARAA
ANLISEDOTEMPODECICLO
Listartodasasatividadesedefinircomoseroasmedies
dostemposdeexecuoedeespera;

Descrio
gerente faz rascunho de memorando
documento aguarda secretria
secretria recolhe
secretria bate rascunho
aguarda despacho comgerente
gerente corrige rascunho
documento aguarda secretria
secretria bate documento definitivo
aguarda despacho comgerente
gerente assina
secretria coloca na caixa de sada
documento aguarda mensageiro
mensageiro encaminha para destino
TEMPO TOTAL
Realizarcincomedies.Devemsermantidosconstantes
algunsparmetrosparareduzironmerodepossveis
desviosnostemposmedidos:mesmofuncionrio,
temperatura,horrioetc.

Calcularostempostotais.Definirotempode
processamentoeciclototaldoprocesso.Emseguida,devem
seravaliadososgargalos(atividadesemqueotempode
esperamuitolongo).Avalieemconjuntocomas
deficinciasidentificadasparaproporsolues.
MAP_ASIS n
o
45/68
Tprocessamento Tespera Tprocessamento Tespera
1
Identificaroprocessodacadeiade
valorasermodelado.
5 30
2
Definiraspessoasenvolvidaseescopo
damodelagem
5 30
4
Definiroprocesso(descrio,objetivo,
entradas,sadasetc.)
50 150
5
Construirofluxodoprocesso
30 90
6
Validarofluxocomaspessoaschaves
5 30
7
Estruturarofluxonabasededadosde
processos
10 30
8
Divulgaroprocessoparatodosos
executantesecoletarfeedback 5 10
TOTAL 110 370
TOTAL TEMPO DE CICLO 480
Tempo 1 Tempo 2
GARGALODOPROCESSO

ProblemaAusnciadepessoasnasreuniesdetrabalho;

Causa:Dificuldadedecompatibilizaraagendadetodos.

Soluo:Definirumhorriocomumatodoseescolherumasaladetrabalho
definitiva.Reservarasaladurantetodooms.
EXEMPLODEGARGALO
MAP_ASIS n
o
46/68

reaX

reaY
EXECUTARPROCESSOS/
ATIVIDADESEMPARALELO
Recursos disponveis. Pelo menos uma pessoa (equipe) ou um
equipamento (empresa) que seja capaz de executar etapas
do processo simultaneamente. As atividades nos processos
paralelos no podem ser dependentes. Deve ser feita a
anlisedecusto/benefcio.
incio
Fim
MAP_ASIS n
o
47/68
Definiras
pessoas
envolvidase
escopoda
modelagem
Fim
Identificaro
processoda
Cadeiade
valoraser
modelado.
Definiro
processo
(descrio,
objetivo,
entradas,sadas
etc.)
Construirofluxo
doprocesso
Validarofluxo
comaspessoas
chaves
Estruturaro
fluxonabasede
dadosde
processos(rede
windows)

Divulgaro
processopara
todosos
executantese
coletarfeedback

Ofluxoest
Validadoe
padronizado

Fluxonoest
padronizado
Fluxoest
padronizadoe
validado
Incio

Otime
capaz?

Realizar
treinamento
em
modelagem
deprocessos
Otimeno
est
capacitado
Otimeest
capacitado
Oprocesso
noestbem
caracterizado
EXECUTARPROCESSOS/ATIVIDADESEM
PARALELO
MAP_ASIS n
o
48/68
AUTOMATIZARETAPASDOS
PROCESSO
Amecnicadoprocessodeveapresentaratividadesoutarefas
emqueaparticipaodoserhumanopodesersubstitudapor
umamquina.
Oquecausatdio(repetitivo,operacional,mecnico);
Entradadedados;
Transfernciadedados;
Insalubre,perigoso.
MAP_ASIS n
o
49/68
1. Eliminaratividadesquenoagregamvalor;
2. Desenvolvereaplicarpadres/procedimentos;
3. Posicionarmelhorospontosdeinspeo;
4. Identificarosrequisitosparaasentradasdoprocesso;
5. Analisarotempodeciclo;
6. Definiratividadesparalelas;
7. Automatizaretapasdoprocesso;
8. Realizarbenchmarking.

TCNICASPARAMELHORIADE
PROCESSOS
MAP_ASIS n
o
50/68
CRITRIOSPARAESCOLHADAEMPRESA/INSTITUIO
1Mesmosegmentodeatuao(produtoemercadoidnticos)
Mesmo grupo, concorrentes, no so concorrentes e atuam em regies
diferentes.
2Mercadoeprodutosemelhantes
Empresasdegeraoedistribuiodeenergiacomasempresasdesaneamento
bsicos(Utilidades).Empresasdebiscoitoscomasempresasdemassas.
3Mercadoseprodutosdistintos,pormprocessossemelhantes
Bancos com empresas de TV a cabo ou Telecomunicaes (Atendimento a
Clientes).
4Mercado,produtoeprocessosdistintos,pormpolticassemelhantes
Participaonosresultados,remuneraovariveletc.
REALIZARBENCHMARKING
MAP_ASIS n
o
51/68
ESTRATGIASDECOMPARAO
Comparao
amplaerasa
Em alguns casos, necessrio um
entendimento completo do processo da
empresa a ser comparada, por exemplo
<Processo de Atendimento ao Cliente>.
Posteriormente, anlises pontuais so
realizadas.
Comparao
estreitae
profunda
A comparao pontual. As perguntas so
elaboradas e dirigidas para um foco
especfico da empresa a ser comparada.
Exemplo, a forma de priorizar as chamadas
doatendimentoacliente.
REALIZARBENCHMARKING
MAP_ASIS n
o
52/68
MODELAGEMTOBE
Atividades:
Modelarnovofluxodoprocesso;
Planejarasmelhoriasdoprocesso;
Definirresponsabilidadeseperfisrequeridosparaa
execuodasatividadesdemelhoria.

Preparao
doProjeto
ASIS TOBE TODO
MAP_ASIS n
o
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Garantiadasatisfaodosclientes;
Avaliaodocustodaimplementao(anlisederetorno);
Alinhamentocomosobjetivosestratgicos;
Otempodeimplementaoeomomento;
Impactoparaaorganizao;
Todasasmelhoriasresolvemosproblemasidentificados?
RECOMENDAESPARAPLANEJAR
ASMELHORIAS
Problema
Tcnicasdemelhoria
Soluo selecionada
MAP_ASIS n
o
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PREPARAODOPLANODE
MELHORIAS
DISTRIBUIODASMELHORIAS(NOSOMENTEDASDEFICINCIAS)NOTEMPO

Resoluo
imediata

Baixoesforodaorganizao.
Altovaloragregado.
(concentramnasdimenses:polticaeorganizao).
Ex.Colocalizarpessoas,criarclulasdetrabalho.

Resoluono
imediata
Grandeesforodaorganizao.
Altoinvestimento.
(concentramsenasdimenses:sistemasde
informao).
Ex.anlisedemelhoresprticas,automatizaode
atividades,implementaodesistemasPLM.

Devesetambmanalisarasdeficinciassobopontodevista
daoportunidadederesoluonotempo
MAP_ASIS n
o
55/68
Plano de melhorias
Di menso Defi ci nci a Causa/ati vi dade Impacto Sol uo
Prazo
/Data
Responsvel
Acrescentar uma
atividade nova no fluxo
do processo. Realizar
Treinamento em
Processo (conceitos,
cadeias de valor,
indicadores de
desempenho, e demais
atributos)
1 ms/15
de junho
J os
(Qualidade
Corporativa)
Criar um checklist para
essa atividade
1 ms/15
de junho
J os
(Qualidade
Corporativa)
Pol ti cas
No existe (ou
desconhece) uma regra
que define quem tem que
conhecer os processos.
No existe um procedimento que
defina as regras bsicas de como
divulgar o processo para as reas
envolvidas; Atividade: Divulgar o
processo para todos os
executantes e coletar feedback
Quem tem que
conhecer o
processo, no
conhece.
Todos os funcionrios
precisam conhecer os
processos. Os gestores
precisam divulgar essa
diretriz para as reas.
Treinamentos de
multiplicadores
6 meses/
junho de
2004
Diretor da
Qualidade
Corporativa
Organi zao
Ausncia de pessoas
nas reunies de trabalho;
No foi definido um dia e horrio
especfico devido
incompatibilidade da agenda de
todos; Atividades: Definir o
processo e Construir o fluxo do
processo
Perda de tempo.
Processo
incompleto e pouco
discutido
Definir um horrio
especfico. Toda
Segunda s 14:00 horas
15 de
Maio
Lder do
Projeto
Dificuldade para localizar
os arquivos power point
do processo na rede.
Demora em
localizar os
arquivos. No
atendimento dos
prazos da
modelagem
Dificuldade para utilizar
em
treinamento/divulgao
do processo
No existe controle de
reviso dos arquivos.
Si stema de
TI
Fluxo mal construdo,
fora do padro da
empresa e com erros
graves de modelagem
(confuso com entradas
x meio/formato).
Falta de capacitao em
modelagem de processos;
Atividade: Estruturar o fluxo na
base de dados de processos (rede
windows)
Os processos
modelados esto
fora do padro.
Aumento excessivo
do tempo de ciclo,
dificuldade de
entendimento falta
de padronizao
Processo
Implantar uma
ferramenta corporativa
para processos. SPEC
XXX.doc
6 meses/
Dez de
2004
J os
(informtica e
Qualidade
Corporativa)
O sistema atual no apropriado
para ser uma base de dados oficial
de processos; Atividade: Estruturar
o fluxo na base de dados de
processos (rede windows)
Descrena dos
usurios na
modelagem de
processo. Falta de
uniformizao
P
l
a
n
o

d
a
s

m
e
l
h
o
r
i
a
s

MAP_ASIS n
o
56/68
MODELAGEMTOBE
Atividades:
Modelarnovofluxodoprocesso;
Aplicartcnicasdemelhoriadosprocessosparasolucionar
asdeficincias;
Validaronovoprocessocompessoaschave;
Detalharasprincipaisatividades.
Planejarasmelhoriasdoprocesso;
Definirresponsabilidadeseperfisrequeridosparaaexecuo
dasatividadesdemelhoria.

Preparao
doProjeto
ASIS TOBE TODO
MAP_ASIS n
o
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PRODUTOSDAMODELAGEM
TOBE
Produtos:
Novofluxogramadoprocessovalidadopelotimee
pessoaschave;
Planodemelhoriasdetalhadoevalidadopelas
pessoaschaveelideranas.
PossvelespecificaodenovossistemasdeTI.
Otimedeverrealizarumaapresentaode
fechamentodafase
MAP_ASIS n
o
58/68
Definiras
pessoas
envolvidase
escopoda
modelagem

Fluxook?

Fim
Fluxo
validado
Fluxono
validado
Identificaro
processoda
cadeiade
valoraser
modelado.
D fi i
sadas,etc)
Definiro
processo
(descrio,
objetivo,
entradas,
sadas,etc)
Construiro
fluxodo
processo
Validarofluxo
comas
pessoas
chaves
E t t
windows)
Estruturaro
fluxonabase
dedadosde
processos
(rede
windows)
Di l
feedback
Divulgaro
processopara
todosos
executantese
coletar
feedback
Ofluxoest
padronizado

Ofluxoest
padronizado

Fluxono
padronizado
Fluxo
padroniza
do
Incio
Definiro
processo:
descrio,
objetivo,
entradas,
sadasetc.
Construiro
fluxodo
processo
Estruturaro
fluxonabase
dedadosde
processos
(rede
windows)
Divulgaro
processopara
todosos
executantese
coletar
feedback
EXEMPLOPROCESSOASIS
MAP_ASIS n
o
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Definiras
pessoas
envolvidase
escopoda
modelagem
Fim
Identificaro
processoda
Cadeiade
valoraser
modelado.
Definiro
processo
(descrio,
objetivo,
entradas,sadas
etc.)
Construirofluxo
doprocesso
Validarofluxo
comaspessoas
chaves
Estruturaro
fluxonabasede
dadosde
processos
Divulgaro
processopara
todosos
executantese
coletarfeedback

Ofluxoest
Validadoe
padronizado

Fluxonoest
padronizado
Fluxoest
padronizadoe
validado
Incio

Otime
capaz?

Realizar
treinamento
em
modelagem
deprocessos
Otimeno
est
capacitado
Otimeest
capacitado
Oprocesso
noestbem
caracterizado
EXEMPLOPROCESSOTOBE
MAP_ASIS n
o
60/68
Fazer a modelagem TO BE do processo escolhido por
suaDR.
1. Modelarnovofluxodoprocesso;
2. Planejarasmelhoriasdoprocesso;
3. Definir responsabilidades e perfis requeridos para
aexecuodasatividadesdemelhoria.

E X X O O E E R R C C

I I C C
MAP_ASIS n
o
61/68
BASEPARAMELHORIA
CONTNUA
PREPARAO
DOPROJETO
ASIS TOBE TODO
MODELARPARAMELHORARO
DESEMPENHODOSPROCESSOS
MAP_ASIS n
o
62/68
MODELAGEMTODO
1. Implantaroprocesso(realizarumpiloto)
Apresentaroprocessoparatodosaquelesqueexecutaroas
atividades(odonodoprocesso)workshop!
2. Estabelecermetasparaosindicadoresdedesempenhoe
monitorlos;
3. Implantarasmelhoriasnoprocesso(modificarsefor
necessrio).
4. Monitoraroprocessocomoumtodo;
5. Realizarajustes.
Atividades:
MAP_ASIS n
o
63/68
ESTABELECERMETASPARAOS
INDICADORES
PROCESSO <MODELAR O PROCESSO>
Indicador de Desempenho Meta
1 - Nmero de correes x Nmero de processos
modelados.
5/10 3 meses
2/10 5 meses
2 - Nmero de rejeies dos processos modelados x
Nmero de processos divulgados.
4/10 5 meses
2/10 8 meses
3 - Tempo de execuo x Templo planejado.
Variao de
25% - 5 meses
20% - 7 meses
MAP_ASIS n
o
64/68
Definir as
pessoas
envolvidas e
escopo da
modelagem
Fim
Identificar o
processo da
Cadeia de valor
a ser modelado.
Definir o processo
(descrio,
objetivo, entradas,
sadas, etc.)
Construir o fluxo
do processo
Validar o fluxo
com as pessoas
chaves
Estruturar o fluxo
na base de dados
de processos
Divulgar o
processo para
todos os
executantes e
coletar feedback

O fluxo est
Validado e
padronizado

Fluxo no est
padronizado
Fluxo est
padronizado e
validado
Incio

O time
capaz?

Realizar
treinamento
em modelagem
de processos
O time no
est
capacitado
O time est
capacitado
O processo no
est bem
caracterizado
MELHORIAPROCESSOTOBE
Soluo1
Checklistdepadronizaodofluxo

Osobjetosdofluxoestocorretamente
utilizadoseposicionados?

Osttulosdasatividadesiniciamcomo
verbonoinfinitivo?

Opadrodecoresestcorreto?

Todososatributosdoprocessoforam
preenchidos(descrio,objetivo,entradas,
sadas,requisitos,indicadores.
MAP_ASIS n
o
65/68
Definir as
pessoas
envolvidas e
escopo da
modelagem
Fim
Identificar o
processo da
Cadeia de valor
a ser modelado.
Definir o processo
(descrio,
objetivo, entradas,
sadas, etc.)
Construir o fluxo
do processo
Validar o fluxo
com as pessoas
chaves
Estruturar o fluxo
na base de dados
de processos
Divulgar o
processo para
todos os
executantes e
coletar feedback

O fluxo est
Validado e
padronizado

Fluxo no est
padronizado
Fluxo est
padronizado e
validado
Incio

O time
capaz?

Realizar
treinamento
em modelagem
de processos
O time no
est
capacitado
O time est
capacitado
O processo no
est bem
caracterizado
Soluo2
NovaatividadeRealizarTreinamento
emModelagemdeprocessos

Checklistdeinspeo
Todosconhecemoprocedimento
XXXRegras(ferramentas,tcnicas,
notao)deModelagemdeprocessos?

Casosim,otimejseenvolveuem
modelagemdeprocesso
anteriormente?Asmetasparaos
indicadoresdemodelagemforam
atingidas?
MELHORIAPROCESSOTOBE
MAP_ASIS n
o
66/68
Definir as
pessoas
envolvidas e
escopo da
modelagem
Fim
Identificar o
processo da
Cadeia de valor
a ser modelado.
Definir o processo
(descrio,
objetivo, entradas,
sadas, etc.)
Construir o fluxo
do processo
Validar o fluxo
com as pessoas
chaves
Estruturar o fluxo
na base de dados
de processos
Divulgar o
processo para
todos os
executantes e
coletar feedback

O fluxo est
Validado e
padronizado

Fluxo no est
padronizado
Fluxo est
padronizado e
validado
Incio

O time
capaz?

Realizar
treinamento
em modelagem
de processos
O time no
est
capacitado
O time est
capacitado
O processo no
est bem
caracterizado
Soluo3

Atividadesem
paraleloeumnico
pontodeinspeo
MELHORIAPROCESSOTOBE
MAP_ASIS n
o
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MODELAGEMTODO
1. Implantaroprocesso(realizarumpiloto)
Apresentaroprocessoparatodosaquelesqueexecutaroas
atividades(odonodoprocesso)workshop!
2. Estabelecermetasparaosindicadoresdedesempenhoe
monitorlos;
3. Implantarasmelhoriasnoprocesso(modificarsefor
necessrio).
4. Monitoraroprocessocomoumtodo;
5. Realizarajustes.
Atividades:
MAP_ASIS n
o
68/68
Realizarajustes
Emqualquerinstantedomonitoramentodoprocesso,
etapas/atividadesdasfasesanteriorespoderoserrevistas.
Seasmetasforamalcanadas,oprocessodeverserdetalhadoe
multiplicado(principalmenteseelefoiumpiloto)paratodasas
reas.
Condiesparanoatendimentodasmetas:
1Oprocessonoconsegue(conseguir)alcanarasmetas
estabelecidas.
2Surgimentodenovasrestriesparaoprocesso.
MODELAGEMTODO
(MONITORAMENTO)