TALLER 3: GESTIN DOCUMENTAL EMPRESARIAL

Presentado por:
IRMA MARTNEZ PINILLO
LEIDY JOHANNA MONTENEGRO LEAL
GABRIEL JAIME LONDOO MUOZ


Presentado a:
Luz Marina Arias Gonzlez
Docente Virtual
Gestin Documental. G2


UNIVERSIDAD DEL QUINDO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
-CIDBA-
2014
contenido
INTRODUCCIN
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECFICOS
DESARROLLO
CIBERGRAFA

INTRODUCCIN

En este trabajo se presenta la aplicacin de los conocimientos
obtenidos para conocer, distinguir y aplicar conceptos y trminos
necesarios en la administracin de la correspondencia y el flujo
documental, que es el tema 3, de la asignatura Gestin
Documental, correspondiente al bloque B del tercer semestre del
programa Ciencia de la Informacin y la Documentacin,
Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad del Quindo.

Para el desarrollo de la actividad, se tuvo en cuenta el material de
apoyo proporcionado en la plataforma y fuentes externas de
consulta, que son referenciadas al final.
OBJETIVO GENERAL

Evidenciar la asimilacin de los conocimientos adquiridos en el curso Gestin
Documental, del programa Ciencia de la Informacin y la Documentacin,
Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad del Quindo, cuya finalidad es dar
a conocer la teora y aplicaciones de la Normatividad Archivstica de Colombia.



OBJETIVOS ESPECFICOS

Contextualizar los conceptos y normatividad bsica relacionada con los
procesos archivsticos.
Aplicar los conocimientos adquiridos a la prctica.
Identificar los diferentes parmetros y estndares normativos para la adopcin,
implementacin y seguimiento de un programa de gestin documental.
1) Visite un archivo de una entidad pblica y otro de una entidad privada, indique el
nombre de la entidad, direccin, nombre de la persona que le ofrece la informacin
y telfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentacin.
Realice como mnimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le
permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestin documental.
Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

2) identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con
sus propias palabras que entiende por: archivo total, ciclo vital de los documentos,
principio de procedencia, principio de orden original, folio, legajo, fondo, subfondo,
serie, subserie, tipo documental, tablas de valoracin, tablas de retencin, valor
primario, valor secundario.

3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores
primarios y secundarios (mnimo 4 documentos)

4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

5) Indague cules documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son
archivados.
6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliacin de los
documentos.

7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.

8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual)
a) cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se
desarrollan en el Archivo de Gestin en la entidad visitada y en qu consiste
cada uno de ellos.
b) cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se
desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qu consiste cada
uno de ellos
c) cules son los procesos del Programa de Gestin Documental que se
desarrollan en esa entidad en el Archivo Histrico (Si lo tiene la entidad) y en
qu consiste cada uno de ellos.
10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en
alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a
cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservacin
o eliminacin.

11) Indague y explique como se lleva a cabo la valoracin documental en la entidad
visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus
valores primarios y secundarios.

12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de
2013 e indague en una ENTIDAD PBLICA lo siguiente:

- Qu importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el pas?
-Cules son los cambios a en los procesos de la Gestin Documental a la luz de ese
nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de
Gestin Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de
la Gestin Documental a partir de la expedicin de dicho Decreto. Indague que
cambios o ajustes hay que hacer para dar cumplimiento a la norma.
- Cules son los aspectos ms importantes a tener en cuenta segn el
contenido del mencionado Decreto?
- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15
de 2013
Finalmente, elabore un documento en PowerPoint y luego sbalo por
SLIDESHARE.

Deben cuidar de no usar imgenes o texto demasiado grande en las
diapositivas para que no se desconfigure al subirlas a slideshare.
NOTA: Uno de los integrantes debe ingresar a plataforma por el espacio
correspondiente a la tarea, ubicar el nombre de los integrantes del grupo y
el enlace correspondiente donde qued el trabajo en la web.
Muchos xitos!

Valor: 20%
Plazo mximo para enviar su tarea hasta el 13 de mayo de 2014 a las
23:50
Luz Marina
DESARROLLO:

1. ENTIDAD: Organizacin Terpel S.A.
NATURALEZA: Privada
DIRECCIN: Carrera 7 N. 75-51 piso 8. Bogot, Colombia
FUNCIONARIO: Deysy Tabares
TELFONO: 470 51 51 ext. 4047

COMENTARIO: Se visit el archivo central y la documentacin est almacenada
en estanteras y estas a su vez en cajas de archivo X200. Dentro de las cajas hay
bolsas y legajos que tienen un rotulo, con la informacin relacionada con la
informacin que en l est archivada. El archivo es muy grande mide unos 400
metros cuadrados.

La documentacin dentro del expediente est en forma consecutiva ascendente
por ejemplo las facturas y los dems la funcionaria informa que los archivos de
gestin estructuran esos documentos segn el trmite y las fechas de los
documentos.

ARCHIVO CENTRAL
IDENTIFICACIN DE ETAPAS DEL CICLO VITAL DOCUMENTAL

En la visita realizada se identific y comprendi los puntos expuestos en el Decreto
2609 de 2012.

Planeacin: Porque para crear un documento cuentan con una plantilla previa y
avalada por el rea de Calidad y de Gestin Documental, se tiene en cuenta las
normas ICONTEC.

Gestin y Trmite: Porque desde que se produce o recibe un documento se hace
seguimiento al trmite interno para dar respuesta y poder recuperar la informacin
mediante controles como la digitalizacin y el registro de radicados.

Organizacin: Porque desde los archivos de gestin se crean las unidades
documentales de acuerdo al trmite y las Tablas de Retencin Documental. Una vez,
se transfieren al Archivo Central, se describen en un inventario documental y se les
da una asignatura topogrfica permitiendo ubicarlo.

Transferencia: Se identific que se hacen transferencias primarias de acuerdo a unas
fechas y teniendo en cuenta que las unidades documentales estn completas.
IDENTIFICACIN DE ETAPAS DEL CICLO VITAL DOCUMENTAL

En la visita realizada se identific y comprendi los puntos expuestos en el Decreto
2609 de 2012.

Disposicin de los documentos: Estos se seleccionan desde los archivos de las
oficinas, eliminando copias y estructurando las unidades documentales segn los
tipos documentales que estn en las Tablas de Retencin Documental.

Preservacin a largo plazo: Se digitalizan los documentos que poseen mayores
valores primarios y secundarios, por ejemplo: Historias Laborales.

Valoracin: La disposicin final est fijada en las Tablas de Retencin, para los que
tienen seleccin se revisa muy bien para identificar cuales eliminan y cuales se
conservan y el Comit de Archivo aprueba su eliminacin para poder proceder o
dejarlos otro tiempo por precaucin.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:

1. Tienen conformado y activo el Comit de Archivo?
Este se unific con el Comit Administrativo para garantizar que en todas las reuniones se
tratan temas relacionados con la Gestin Documental y los funcionarios del CAD se
retroalimenten de los posibles cambios administrativos.

2,. Cada cundo se rene el Comit?
Cada trimestre se convoca A menos que ocurra alguna novedad.

3. Cmo se determinaron las series y subseries documentales?
Mediante el cuadro de clasificacin documental y el proyecto de Tablas de Retencin
Documental.

4. Qu es el cuadro de clasificacin documental?
Como su nombre lo indica es un cuadro que tiene plasmadas las agrupaciones
documentales que hay en las diferentes dependencias, por ejemplo: Actas, Actas de comit
de archivo.

5. Cada cundo se realizan las transferencias primarias, es decir, de gestin a central?
Cada que las unidades documentales estn completas, los funcionarios proceden a foliar e
inventariar. Luego, en el CAD se revisa que todo est bien y se acepta la transferencia.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:

6. Cmo saben cundo un documento de archivo o subseries pierden vigencia y deben
eliminarlas?
En las Tablas de Retencin, se especifica los tiempos de conservacin, as que se revisa el
historial de transferencias primarias aceptadas y se mira que perdi vigencia, por ejemplo:
Planillas de Control de Correspondencia, dice que se guardan en gestin un ao y en central 3
aos. Si la carpeta tiene informacin del 2009, se guardo hasta el 2010 en oficinas y en central
hasta el 2013, es decir, se eliminara aproximadamente a mediados del 2014, que es lo que se
est haciendo actualmente.

7. Cules son las opciones de disposicin final con las que cuenta la empresa?
Las que se contemplaron en las Tablas fueron: Conservacin total, Eliminacin, Seleccin y
Migracin de soporte, es decir digitalizacin.

8. Usan Microfilmacin?
No, no se usa, se emplea la digitalizacin con escner rotativo, porque es ms fcil y rpido.

9. Cundo se les termina el espacio para almacenar en el Archivo Central qu hacen?
Hay un contrato con una empresa que custodia archivos, para all se enva lo que casi no se
consulta, es un Outsourcing.

PREGUNTAS ACLARATORIAS:

10. Cmo les explican a los funcionarios la creacin de unidades documentales y la poltica
de gestin documental, es decir, cada cunto los capacitan o cmo lo hacen o hicieron?

Fue lo ltimo que se hizo en 2008, cuando se termin el proyecto de tablas, se hizo
capacitaciones masivas explicndoles las series y subseries por reas, como deban archivar
y marcar las carpetas, en fin, todo lo relacionado con los documentos que producen, reciben
o tramitan en sus reas. Para los funcionarios que entran nuevos a la Empresa, se les da la
capacitacin en algo que se llama la Semana de Induccin en la que cada rea le explica que
hace y los servicios que presta.
DESARROLLO:

1. ENTIDAD: Polica Nacional Direccin de Sanidad
NATURALEZA: Pblica
DIRECCIN: Calle 44 No. 50 51 CAN
FUNCIONARIO: Sandra Milena Carrillo Chaparro
TELFONO: 220 74 10


COMENTARIO: Se realiz visita al archivo central, en donde se evidenci la
organizacin de la documentacin de acuerdo a las Tablas de Retencin
Documental, con su respectivo inventario documental, la informacin se
encuentra almacenada en estanteras y a su vez en unidades de conservacin
acorde a los parmetros establecidos por el Archivo General de la Nacin (cajas
X200 y carpetas de yute desacificadas), emplean ganchos plsticos para evitar
que la documentacin se afecte biolgicamente.

En general se observa un estado de conservacin y una organizacin
estructurada, con una poltica de Gestin Documental, aplicada y normalizada.
CLASIFICACIN DOCUMENTAL:

En la Polica Nacional el Programa Gestin Documental se encuentra
implementado en su totalidad, iniciamos por decir que tienen una unidad de
correspondencia que es la encargada de recepcionar y distribuir los documentos en
su interior y en las oficinas que quedan a nivel nacional por medio de 472 que es la
empresa contratada para la entrega de los documentos fsicos.

El proceso de organizacin de archivos de gestin es la fase del proceso de
organizacin documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones
documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la institucin.

Se toma la tabla de retencin para clasificar y agrupar la documentacin que se
refiere a un mismo asunto, (por ejemplo, Planes, Nminas, Historias Laborales,
Contratos, Procesos Disciplinarios) e identifica cada uno de los grupos encontrados
sin olvidar el nombre al que corresponde.



PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Oficina productora GRUPO CONTRATOS
(Procedencia)

Serie CONTRATOS

Subserie Contratos de arrendamiento
Contratos de interventora y consultora
Contratos de obra
Contratos de prestacin de servicios


IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS DE APOYO
Los documentos sobrantes que no
fueron clasificados en cada serie
documental (tema) y son generados
por otras dependencias, son
considerados documentos de
apoyo y no se deben transferir al
archivo central (por ejemplo,
normas, informes de otras
dependencias.), identifquelos
djelos en un sitio aparte, donde
pueda consultarla, si an los
necesita.
DOCUMENTOS DE APOYO
SELECCIN DOCUMENTAL
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que
no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco,
fotocopias, duplicados, papel qumico, tarjetas de invitacin
o felicitacin, recortes de prensa, entre otros.


La depuracin consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios
en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestin o de
oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin.

ORDENACIN DOCUMENTAL
La Ordenacin de los expedientes
debe realizarse por carpetas, en
forma de libro; es decir, al abrir la
carpeta debe encontrarse el primer
documento que gener el trmite y al
final de la carpeta la ltima actuacin
del expediente, de forma tal que se
evidencie el desarrollo de los trmites.
SELECCIN DOCUMENTAL
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que
no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco,
fotocopias, duplicados, papel qumico, tarjetas de invitacin
o felicitacin, recortes de prensa, entre otros.


La depuracin consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios
en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestin o de
oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin.

En la Polica Nacional el Programa Gestin Documental se encuentra
implementado en su totalidad, iniciamos por decir que tienen una unidad de
correspondencia que es la encargada de recepcionar y distribuir los documentos
en su interior y en las oficinas que quedan a nivel nacional por medio de 472 que
es la empresa contratada para la entrega de los documentos fsicos.

Respectivamente nos encontramos con el archivo central, un edificio que
cumple con las especificaciones mnimas requeridas para la conservacin de los
documentos con una capacidad proyectada a 10 aos para almacenar las
transferencias, es propiedad de la institucin, el archivo cuenta con rea
administrativa, rea de consulta, rea de almacenamiento, estantera,
deshumidificador, aire acondicionado, extractores, extintores, equipo de
computo, fotocopiadora, impresora, picadora y elementos de bioseguridad,
tambin tiene sistema de seguridad (sensor de movimiento, alarma contra robo
e incendio y circuito cerrado de T.V.)
PROGRAMA GESTIN DOCUMENTAL
ARCHIVO CENTRAL
1. Tienen conformado y activo el Comit de Archivo?

Si, la Polica Nacional en cumplimiento al acuerdo 07 del 29 de junio de 1.994
por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos, en su artculo
19, realiza la creacin del Comit de Archivo.

2. Cada cundo se rene el Comit?

Se renen ordinariamente dos veces por ao (abril y octubre) y
extraordinariamente por convocatoria de su Presidente.

3. Cmo se determinaron las series y subseries documentales?

Mediante el cuadro de clasificacin documental y el proyecto de Tablas de
Retencin Documental.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
4. Qu es el cuadro de clasificacin documental?

El cuadro de clasificacin es un instrumento tcnico de referencia y control, que
refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de las
actividades jerrquicas de la institucin, destinado a recuperar, facilitar y
controlar la informacin de toda la organizacin.

5. Cada cundo se realizan las transferencias primarias, es decir, de gestin a
central?

El archivo central elabora un cronograma de transferencias documentales para
las cuales aproximadamente se realiza cuatro transferencias primarias
documentales por mes, teniendo en cuenta el tiempo de retencin documental
en el archivo de gestin descrito en la tabla.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
6. Cmo saben cundo un documento de archivo o subseries documentales
pierden vigencia y deben ser eliminadas?

Se sabe que un documento, serie o subserie pierde vigencia porque ha perdido
su valor documental primario y/o secundario.

7. Cules son las opciones de disposicin final con las que cuenta la empresa?

La Polica Nacional en las Tablas de Retencin Documental ofrece cinco
opciones de disposicin final segn el tipo de serie o asunto as:

1. Conservacin total
2. Digitalizacin
3. Eliminacin
4. Microfilmacin
5. Seleccin
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
8. Usan la microfilmacin?

Si, se utiliza la microfilmacin solo para algunas series que tienen valor
secundario.

9. Cundo se les termina el espacio para almacenar en el archivo central que
hacen?

Se realiza una actividad denominada expurgo documental, que trata de verificar
que series y subseries en el archivo central cumplieron con el tiempo de
retencin documental, para realizar su disposicin final, al mismo tiempo se
informa al rea administrativa y financiera para que lo tengan en cuenta en el
plan de compras, con el fin de buscar un espacio en arrendamiento que cumpla
con las condiciones especficas mnimas para conservar el acervo documental,
aunque no ha sucedido ya que se tiene espacio suficiente planeado hasta el ao
2020.
PREGUNTAS ACLARATORIAS:
10. Cmo les explican a los usuarios la creacin de unidades documentales y la
poltica de gestin documental, es decir, cada cuanto los capacitan o como lo
hacen o hicieron?

La calidad cambia todos los das y por ende al inicio del ao, se debe crear un
plan de trabajo en el proceso gestin documental, en el cual se tiene en cuenta la
capacitacin y retroalimentacin a los funcionarios, sin embargo siempre y
cuando sea necesario se realiza capacitacin cada vez que cambia un
procedimiento o se crea nuevas funciones por videoconferencia cuando es a
nivel nacional desde Bogot y se hacen visitas de acompaamiento.

PREGUNTAS ACLARATORIAS:
2. Conceptos. Segn la investigacin y el Acuerdo 026 de 2006, se pueden definir as:

- ARCHIVO TOTAL: Es el proceso integral que vive el documento.

- CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Todas la etapas del documento desde que se produce
o recibe, hasta su trmino final.

- PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Este principio establece que todos los documentos que se
produzcan en una entidad, no deben mezclarse con la de otra.

- PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Principio de la teora archivstica segn la cual, se debe
respetar la secuencia de los trmites que produjo los documentos, para su disposicin fsica.

- FOLIO: Hoja de papel, pergamino u otro material. Folio recto es la primera cara de un folio,
la que se numera.

- LEGAJO: Varios documentos empastados o atados, para hacer ms fcil su manipulacin.

- FONDO: Es un conjunto de documentos. Hay de varios tipos: Abierto: conjunto de
documentos de personas naturales o jurdicas , administrativamente vigentes y que se
completa por medio del sistema. Acumulado: documentos sin ningn criterio de
organizacin. Cerrado: documentos cuyas series han dejado de producirse debido al cese de
actividades de las personas que los producan. Documental: Los documentos producidos por
una persona natural o jurdica en virtud de sus actividades.
2. Conceptos. Segn la investigacin y el Acuerdo 026 de 2006, se pueden definir as:

- SUBFONDO: Conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una entidad
administrativa subordinada que posee cierto grado de autonoma.

- SERIE: Conjunto de documentos producidos en ejercicio de funciones especficas, como por
ejemplo, actas, informes, historias laborales, contratos, etc.

- SUBSERIE: unidades documentales que forman parte de una serie. Se identifican de forma
separada de ella por el contenido y las caractersticas especficas.

- TIPO DOCUMENTAL: Unidad originada en actividad administrativa que por sus
caractersticas se le clasifica y asigna como categora diplomtica.

- TABLAS DE VALORACIN: Lista de asuntos o series documentales. Se les da un tiempo de
permanencia en el archivo central y as mismo, una disposicin final.

- TABLAS DE RETENCIN: Lista de series con sus respectivos tipos documentales y se les da
un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

- VALOR PRIMARIO: Desde que un documento se adquiere o se produce, inmediatamente
adquiere esta cualidad hasta que cumpla con su fin.

- VALOR SECUNDARIO: Tambin conocido como permanente, y lo adquieren los documentos
que por su importancia, ya sea histrica, cultural o cientfica, deben conservarse en un
archivo .
3. Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios y
secundarios:

1. Las Historias laborales: Son unidades documentales complejas, en su interior hay
afiliaciones a seguridad social, memorandos, contratos, ascensos, bonificaciones,
liquidaciones de vacaciones, entre otros. Por ello, tienen valores administrativos,
fiscales, tcnicos, legales y/o contables. Y Sus valores secundarios no son predecibles
pero podra darse el caso que sirva para la historia o la cultura, por eso es importante su
conservacin.

2. Las Actas de Junta Directiva: Estas se conservan por que all se plasman las
principales decisiones que cambian el rumbo de la Compaa. Por eso tienen valor
Administrativo, fiscal, legal y contable. Obviamente, secundarios tambin porque
reflejan la historia de la Empresa.
3. Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores primarios
y secundarios:

3. Libros Contables: Tienen valor contable, administrativo, tcnico, legal y fiscal, por
eso se conservan, porque son un requerimiento de las entidades de control.

4. Informes de Venta de Combustible Mayorista: Dado que el Ministerio de Minas y
Energa, regula la comercializacin de hidrocarburos en Colombia, se debe tener un
control de los volmenes de ventas , porque sirven de pruebas para procesos legales,
por ejemplo para contrabandistas o Estaciones de Gasolina que vendan ilegalmente,
sin pagar impuesto, as se puede rastrear los delincuentes, que no tiene como probar la
compra legal. Tienen valor administrativo, tcnico, legal, contable y fiscal. Puede tener
valor secundario, porque sirve para la ciencia, ya que se puede hacer estudios tcnicos.
VALORES PRIMARIOS

Contrato: es un documento original de carcter administrativo, legal, fiscal
y contable, ya que sirve como testimonio ante la Ley porque justifica el
gasto pblico, adems de comprobar que se recibi o proporcion un bien o
servicio.

Acciones constitucionales: son documentos que contiene valor jurdico.

Informes: contiene informacin de valor administrativo, jurdico, legal,
fiscal y contable. Por cuanto informa los estados de la empresa.
3. Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores
primarios y secundarios:

VALORES SECUNDARIOS

Historia clnica es un documento con valor cientfico como referencia para
investigadores y probatorio para los mdicos.

Resolucin creacin de la Polica Nacional es un documento histrico ya
sirve como testimonio de un hecho poltico y social en Colombia.

Historia Laboral: es un documento que tiene todos los valores para ser
conservado en un archivo histrico pues luego de su ltima consulta se
debe conservar 90 aos,
3. Ejemplo de documentos que se conservan en los archivos por sus valores
primarios y secundarios:
4. Ejemplos de serie, subserie y tipo documental:
SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ACTAS
ACTAS DE JUNTA
DIRECTIVA
Acta de Junta Directiva 007 de
Mayo de 2014
INFORMES
INFORMES DE
OPERACIONES
Informe de Operaciones Planta
Ayacucho del 10 de mayo de 2014
INFORMES
INFORMES DE
GESTIN
Informe de Gestin Gerencia
Administrativa Regional Antioquia
2010
HISTORIAS
HISTORIAS
LABORALES
Contrato Laboral a Trmino
Indefinido de Fabricio Londoo.
Carta de Solicitud de Vacaciones
aplicable al periodo 2013.
SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES
HISTORIAS Historias Laborales
Informacin personal y familiar.
Actos Administrativos de
nombramiento.
PROYECTOS Proyecto de Investigacin
Anteproyecto
Investigacin
EXPEDIENTES
Expediente de
Inteligencia
Libros de escalafn
Armas (Cuerpo Comando)
Servicios (Cuerpo Profesional)
BOLETINES Boletines Pblicos
Retiros del personal
Nombramientos del personal civil.
CONTRATO Contrato
Certificado de disponibilidad
presupuestal.
Invitacin
Pretrminos de referencia
Listado de inscritos Trminos de
referencia.
4. Ejemplos de serie, subserie y tipo documental:
5. El Acuerdo 042 de 2002, en su artculo cuarto: Criterios para la organizacin de
archivos de gestin, PARGRAFO dice: Los documentos de apoyo no se consignaran
en la Tabla de Retencin Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser
eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta
suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

Por ejemplo: Los ejemplares mltiples; es decir, borradores, copias y los que sirven
en el proceso de toma de decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines
oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras
instituciones.

Deben tener un valor netamente informativo y a corto plazo. No testimonian la
actividad de la institucin y no forman parte de su Patrimonio Documental.

Otros ejemplos ms concretos son: Copias de leyes, resoluciones, decretos,
peridicos, afiches, invitaciones, citaciones a reuniones, es decir los que no hacen
parte de un trmite relacionado con las funciones del rea.


6. FOLIACIN:

La foliacin es el respaldo tcnico y legal de la gestin administrativa, permite ubicar y
localizar de manera puntual un documento. Hay que tener cuenta lo siguiente:
1. Numerar de manera consecutiva,
2. No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis. En documentos
con texto por ambas caras, se registrar el nmero en la cara recta del folio.
3. Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto del documento, de manera legible y sin enmendaduras.
4. No se debe escribir con trazo fuerte para no daar el papel.
5. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
6.Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrn el nmero de folio
consecutivo que les corresponde, an cuando estn plegados. En el rea de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del
documento foliado: tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se dejar constancia mediante un testigo de
su lugar de destino y en este se indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina
referencia cruzada.
7. Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) se numerarn como un
solo folio. Si se opta por separar este material se har la correspondiente referencia cruzada.
6. FOLIACIN:

8.Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz de mina
negra y blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para cada una de ellas.
10.Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben
colocarse en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes de almacenar el
material para evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de
control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y
otros datos que se consideren pertinentes.
9. En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos,
libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica,
puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. Debe
registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios
o pginas que contiene.
10. Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando
tachones.
11. La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso
tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin.


6. FOLIACIN:

12. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la
constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta.
Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante libre de cido.
13. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin de
conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.
14. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CDs-
, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la
que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por
separar este material se har la correspondiente referencia cruzada.


Nota: Basado en la Cartilla de Organizacin Documental. AGN. 2008.
7. El Decreto 042 de 2002, en su artculo 4, indica como organizar los documentos:

1) La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin
Documental debidamente aprobada.

2) La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.

3) La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los
tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que
se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma.

4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control.

8. El Acuerdo 042 de 2002. Artculo 4. puntos 5 y 7., indica los datos que deben tener las
etiquetas de las carpetas y cajas:

5) Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicacin y recuperacin, dicha informacin general ser: fondo, seccin,
subseccin, serie, subserie, nmero de expediente, nmero de folios y fechas extremas, nmero
de carpeta y nmero de caja si fuere el caso.

7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarn as: Cdigo de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, seccin, legajos identificados con su nmero
respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el nmero que le corresponda, nmero
consecutivo de caja, nmero de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.


Rtulo Unidad Documental
Rtulo Caja de Archivo Central
9. Mapa Conceptual. Empresa privada visitada: Organizacin Terpel S.A.
GESTIN
Planeacin

Produccin

Gestin y Trmite

Organizacin

Transferencia
CENTRAL

Transferencia

Disposicin Doc.

Preservacin

Valoracin
PROCESOS
GESTIN
DOCUMENTAL
Transferencia Primaria
Etapa previa de anlisis para producir
documentos.
Elaboracin segn la norma tcnica
vigente y el contexto.
El registro, seguimiento y paso a paso,
que se realiza con el documento hasta
la resolucin del asunto.
Actividades tcnicas archivsticas
para la conformacin de unidades
documental, para clasificar, ordenar y
describir. Segn TRD.
Verificar y validar las unidades
documentales, segn las TRD y el
Inventario. Luego, asignar la
ubicacin topogrfica.
Disponer segn las TRD si se elimina,
selecciona o migra de soporte la
informacin.
Acciones para garantizar la
preservacin en el tiempo.
Determinar los valores primarios y secundarios para
establecer la tiempos de permanencia.
NOTA: No hay archivo histrico, pero hay
unos documentos que ameritan
conservacin permanente por sus valores
secundarios.
9. Mapa Conceptual. Empresa pblica: Polica Nacional
GESTIN


Produccin

Trmite

Clasificacin
Ordenacin

Descripcin y
utilizacin

CENTRAL
Transferencia Primaria

Consulta
Conservacin
Disposicin Final
HISTRICO
Valoracin documental

PROCESOS
GESTIN
DOCUMENTAL
Producir documentos de acuerdo al formato establecido.
Radicar los documentos producidos y enviar a la oficina de
correspondencia para su trmite.
Se clasifica los documentos por asunto de acuerdo a la
TRD, se ordena por procedencia, se realiza foliacin, hoja
de control, rotulacin en carpetas y cajas.
Se realiza inventario documental y se transfiere al Archivo
Central.
Se revisa inventario documental de la
transferencia documental primaria.
Cuando se solicita o requiere se busca la
informacin por medio del inventario documental.
Los documentos se conservan en carpetas y cajas
x200 en l archivo central, y para su disposicin
final se realiza el procedimiento identificado en las
Tablas de Retencin Documental.
Se realiza la valoracin documental mediante
Comit de Gestin Documental.
10. Documentos producidos y tramitados:
DOCUMENTO DESCRIPCIN
Se hace un borrador del documento durante la reunin. Luego, la
secretaria elabora el Acta de acuerdo al formato establecido y al
consecutivo que se lleva. Despus, se lee el documento en voz alta y
procede a firmar cada uno de los miembros. Se le hace llegar una copia
al Gerente para el desarrollo de sus funciones y disposiciones plasmadas
all.

El original se archiva en la unidad documental llamada Actas de Junta
Directiva 2013 2014, que est en una caja fuerte del archivo de gestin.

Una vez finalizado el tiempo de conservacin en archivo de gestin, se
folia y se diligencia el formato de Inventario Documental y se transfiere
al Central. All, se revisa los registros del inventario. Si est correcto se
procede a aceptar la transferencia, asignarle una ubicacin y
digitalizarla. Si hay algn se devuelve al archivo de gestin. En se
conserva segn los tiempos establecidos en la TRD, en este caso es
permanente. Se puede prestar para consulta interna segn los perfiles
de usuario.
Acta de Junta
Directiva 01 de 2014

10. Documentos producidos y tramitados:
DOCUMENTO DESCRIPCIN
Una vez, finalizado el proceso de seleccin y cumplido los requisitos
para ser contratado. Se procede a elaborar y firmar por ambas partes
(Empresa y Trabajador) el contrato laboral, se imprime una copia que se
le da al trabajador y el original, junto con los documentos de ingreso,
soportes de estudio, referencias laborales, exmenes mdicos y proceso
de seleccin, se crea una unidad documental llamada Historia Laboral
+ el nombre completo del empleado + el # de cdula. Se archivan los
documentos en el orden establecido en las TRD y en la lista de chequeo
que manejan en Gestin Humana.

El expediente se custodia en el archivo de gestin de esa rea bajo llave y
solo tiene acceso a l, la persona de nmina.

Una vez, se termina la vinculacin laboral del empleado, se archiva la
carta de renuncia o terminacin de contrato o resolucin de pensin, la
liquidacin firmada y retiro de seguridad social. Se transfiere al Central,
se digitaliza y custodia en el servidor y se custodia por casi un siglo,
tiempo estipulado en las TRD.
Contrato Laboral
10. Documentos producidos y tramitados:
DOCUMENTO DESCRIPCIN
Se produce la factura desde el aplicativo contable, se imprime una factura
original y dos copias. Luego se hace una solicitud de mensajera para
enviarlas al cliente. El mensajero entrega la factura al Cliente y ste le
devuelve inmediatamente una de las copias firmada, fechada y sellada.
El mensajero mediante recorrido interno de correspondencia, le entrega al
funcionario la copia de la factura entregada y la planilla para que firme la
ejecucin conforme del servicio.
El funcionario, una vez, pasa el cierre contable, procede hacer una relacin
impresa de las facturas, lo confronta con lo fsico y si est completo,
procede a crear una unidad documental, cuya series es: Facturas, subserie:
Facturas de Venta y la denomina: Consecutivo de Facturas de Venta + el
mes y el ao al que pertenecen.

Segn el cronograma de transferencias esa serie se enva al Central
trimestralmente. Se hace el inventario documental, no se folia porque tiene
la relacin impresa y las facturas en s tienen un consecutivo exacto. El
funcionario CAD revisa la idoneidad e integralidad y se conserva en el
Central por 11 aos, segn las TRD, la disposicin final es la eliminacin
total.
Factura de Venta
11. Explicacin de la valoracin documental en la entidad visitada y ejemplos
de los documentos con valores primarios y secundarios:

En la Entidad Pblica: Polica Nacional de Colombia

Se aplica la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012, que modific o
reestructur los procesos archivsticos, donde establece que la Valoracin
Documental es un proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su destino final (Eliminacin o
conservacin temporal o definitiva). Ello, se aplica en su totalidad porque ser
una entidad pblica es un deber directo en su actuar.

Se visibiliza su aplicabilidad directa en las Tablas de Retencin Documental,
pes en el formato se plasma las fechas, en cada una de las fases del archivo y se
estable la disposicin final a cada una de las series y subseries documentales. El
formato lo estableci el Acuerdo 039 de 2002.

Tambin, se presta el servicio de asesora permanente para ayudar a identificar
valores documentales en los archivo de gestin.
11. Explicacin de la valoracin documental en la entidad visitada y ejemplos
de los documentos con valores primarios y secundarios:

En la Entidad Pblica: Polica Nacional de Colombia

DOCUMENTOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS
Historias Clnicas
Valores primarios: Administrativo, tcnico y legal.
Valores secundarios:
Pueden ser No predecible por ejemplo un caso clnico un
paciente con una enfermedad rara y cuyo tratamiento result
exitoso, adquiere valor cientfico.
Informes de
allanamientos
Valores primarios: Administrativo, tcnico, legal, jurdico y
contable.
Valores secundarios: No predecible por ejemplo un allanamiento
a grandes personalidades o narcotraficantes, porque adquiere
valor histrico y cultural, puede ser fuente de consulta al finalizar
la reserva legal por historiados o estudiosos.
Informes de Ejecucin
Presupuestal
Valores primarios: Administrativo, tcnico, legal y contable,
porque tiene sirven para la toma de decisiones y como evidencia
del manejo de dineros pblicos.
11. Explicacin de la valoracin documental en la entidad visitada y ejemplos
de los documentos con valores primarios y secundarios:

En la Entidad Pblica: Polica Nacional de Colombia

DOCUMENTOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS
Actas de Descargos
Valores primarios: Administrativo y legal. Porque, hacen parte del
debido proceso y son un testimonio del control interno y sirve
para la toma de decisiones.
Circulares Informativas
Valores primarios: Administrativo. Porque, hacen parte del
proceso comunicacional de la Entidad y reflejan el debido
proceso y registran informacin til.
Denuncias de prdida y
robo de documentos
Valores primarios: Legal y jurdico. Porque, tienen valor
probatorio y presuncin de verdad. Son el testimonio y prueba
para los ciudadanos que no poseen sus documentos originales y
sirven para investigar en caso que se encuentren o se detecte un
mal uso.
12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo
de 2013 e indague en una ENTIDAD PBLICA lo siguiente:

-Qu importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el pas?

Su importancia radica en que modifica parcialmente la Ley 594 de 2000,
aclarando o modificando los procesos archivsticos, contemplando la gestin de
documentos y archivos en formato digital, es decir, da luces o pautas para el
manejo en este soporte documental, lo que es de gran importancia para la
Poltica de Gestin Documental porque la trae al siglo XXI, ya que, en esta era
de la informacin y del conocimiento, se est produciendo, tramitando,
consultando, archivando y almacenando los nuevos acervos documentales, que
hasta hace muy poco solo se limitan al soporte papel.

Adems, esta nueva normatividad se convierte en un gran soporte argumental
para las personas que ejercen la archivstica en el Pas, porque en el Captulo II,
artculo 10, recalca que los programas de gestin documental son obligatorios y
que deben estar formados a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan
Estratgico Institucional.
12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo
de 2013 e indague en una ENTIDAD PBLICA lo siguiente:

-Qu importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el pas?

Considera elaborar y crear un sistema de gestin documental efectivo para
la informacin analgica y digital, que anteriormente careca de
importancia por su poco uso.

Resalta la responsabilidad de los servidores pblicos por la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservacin de toda
la informacin de la entidad.

Todo lo anterior con el fin de garantizar la seguridad de la informacin y
evitar la corrupcin, a travs de un sistema de gestin documental pues la
informacin contiene toda la verdad de una entidad y debemos velar por la
transparencia a travs de la clasificacin y organizacin de los archivos.

12. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo
de 2013 e indague en una ENTIDAD PBLICA lo siguiente:

LEY 594 DE 2000 DECRETO 2609 DE 2012 OBSERVACIN
Produccin o
Recepcin
Planeacin
En Decreto separa estos procesos, resaltando la
importancia de la planificacin para la produccin
documental. Produccin
Distribucin
Gestin y Trmite
El Decreto estructura e integra en Gestin y trmite,
los procesos que anteriormente se denominaban
distribucin y consulta, ya que, estos queda
directamente dentro de los actuales, ello se puede
inferior operativamente, hasta semnticamente.
Consulta
Organizacin Organizacin
En el texto de ambos se infiere casi las mismas ideas,
dado que los archivos se deben organizar de tal forma
que permitan recuperar la informacin. En el Decreto
se segrega las transferencias documentales como un
proceso diferente, enfatizando en la revisin y labor
analtica.
Recuperacin Transferencia
Disposicin Final
Disposicin de
documentos
El Decreto actualiza, separa y estructura estos
nuevos procesos, que antes se hacan e incluan en la
Organizacin Documental, en la elaboracin y
aplicacin de las TRD y TVD. Ahora se enfatiza
mucho ms en el soporte electrnico y su
conservacin.
Preservacin a largo
plazo
Valoracin
Cuadro comparativo de procesos:
ser
hay
-Cules son los cambios en los procesos de la Gestin Documental
a la luz de ese nuevo Decreto?
-Cules son los aspectos ms importantes a tener en cuenta segn el
contenido del mencionado Decreto?

La reestructuracin de los procesos archivsticos, la contemplacin de
los documentos en soporte electrnico y sus requisitos para ser
preservado y conservado, el reconocimiento de valor probatorio y el uso
de la palabra metadatos que estaba muy ligada al rea de la informtica
pero no en la archivstica colombiana; la obligatoriedad de los
Programas de Gestin Documental y su incorporacin en los Planes de
Accin Anual de las entidades.

Tambin, es importante resaltar que el Decreto no es excluyente,
tericamente en cuanto a los procesos archivsticos, porque el conector
gramatical empleado, en el artculo 9 dice: Debe comprender como
mnimo los siguientes procesos eso infiere que a estos se le pueden
adicionar otros dependiendo del fondo documental y sus caractersticas
particulares.
Acuerdo 003 de 2013

Las Tablas de Retencin Documental deben actualizarse cuando existan
cambios en la estructura orgnica, en las funciones, cuando la entidad sufra
cambios de supresin, fusin, escisin o liquidacin, se produzcan cambios en
el marco normativo del pas, cuando se transformen tipos documentales fsicos
en electrnicos, cuando se generen nuevas series o tipos documentales.

Hace nfasis en la creacin del comit de archivos, cuyas funciones son las de
evaluar las tablas de retencin documental.

Debe existir personal idneo con conocimientos en documentacin para valorar
los documentos y establecer un tiempo de retencin.

El Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior
jerarqua debe firmar las tablas.


Las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental
deben se publicadas en la pgina web de la institucin de las entidades
pblicas.

Una vez aprobadas se den implementar las Tablas de Retencin Documental.
12. Sntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:




Acuerdo 004 de 2013

Establece que las Tablas de retencin documental y las tablas de valoracin
documental como una herramienta bsica y necesaria para la organizacin de
los archivos en sus diferentes etapas, estas deben estar publicadas en la pgina
web de cada entidad.

Elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar las tablas de retencin
documental y las tablas de valoracin documental de conformidad con lo
establecido en las normas que expida el Archivo General de la Nacin.

Las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental se
deben elaborar y aplicar tanto para la organizacin y disposicin de
documentos fsicos como electrnicos.

Las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental
deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por
profesionales en diferentes disciplinas como la archivstica, historia, derecho,
administracin pblica, ingeniera industrial, que coadyuven en la
implementacin de una buena herramienta para la organizacin de los
archivos.
12. Sntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:

Acuerdo 005 de 2013

Establece los criterios bsicos para clasificar, ordenar y describir en los archivos
de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.


Identificar y establecer agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgnico-funcional de la entidad productora, la clasificacin en el
Archivo Central Institucional, debe responder al Cuadro de Clasificacin
Documental, siguiendo de manera jerrquica la estructura orgnico-funcional
de la entidad.

Las reas responsables de la Gestin Documental, deben velar por la adecuada
ordenacin de sus fondos documentales, teniendo en cuenta los
principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y dems
directrices, polticas y normas que expida el AGN, as como las que establezca el
Comit Interno de Archivo de la entidad.
12. Sntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:

Acuerdo 003 de 2013

Las Tablas de Retencin Documental deben actualizarse cuando existan
cambios en la estructura orgnica, en las funciones, cuando la entidad sufra
cambios de supresin, fusin, escisin o liquidacin, se produzcan cambios en
el marco normativo del pas, cuando se transformen tipos documentales fsicos
en electrnicos, cuando se generen nuevas series o tipos documentales.

Acuerdo 004 de 2013

Establece que las Tablas de retencin documental y las tablas de valoracin
documental como una herramienta bsica y necesaria para la organizacin de
los archivos en sus diferentes etapas, estas deben estar publicadas en la pgina
web de cada entidad.

Acuerdo 005 de 2013

Establece los criterios bsicos para clasificar, ordenar y describir en los archivos
de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.
12. Sntesis de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013:
CIBERGRAFA

ALCALDA DE BOGOT. Pgina Web. Decreto 2609 de 2012.
Disponible en la URL:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
{Consulta el 11 de mayo de 2014}

ALCALDA DE BOGOT. Pgina Web. Ley 594 de 2000.
Disponible en la URL:
http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&sqi=2&ve
d=0CCcQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.alcaldiabogota.gov.co%2Fsisjur%2Fnormas%
2FNorma1.jsp%3Fi%3D4275&ei=1EBVU6z2L6PE8QGO8oD4BA&usg=AFQjCNFsEPUbTi
KqaTEWuc2aaLwzLnTjAQ&bvm=bv.65058239,d.cWc
{Consulta el 11 de mayo de 2014}

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Colombia. Pgina Web.
Disponible en la URL: www.archivogeneral.gov.co
{Consulta el 11 de mayo de 2014}

GOOGLE. Buscador de imgenes Rtulos de archivo
Disponible en la URL:
https://www.google.com.co/search?q=rotulo+archivo&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei
=ZyRyU8X9CMXisAS9kIHoDA&ved=0CAYQ_AUoAQ&biw=1441&bih=632
{Consulta el 11 de mayo de 2014}
CIBERGRAFA


NOTA ACLARATORIA:

LOS LOGOTIPOS E INFORMACIN DEPOSITADA
EN ESTE TRABAJO NO COMPROMETE A LAS
ENTIDADES ANTERIORMENTE CITADAS. ES
NETAMENTE UN TRABAJO ACADMICO SIN
FINES COMERCIALES.