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MATERIAL IMPRESO DEL CURSO

FINANZAS PARA EJECUTIVOS NO
FINANCIEROS















COMPENDIADO POR:
ECON. MSC. CARLOS DAVID ROJAS MORA

AGOSTO, 2007

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INTRODUCCIN

El siglo XXI presenta, entre los elementos ms destacados, el protagonismo de las
finanzas en el mbito empresarial e internacional, entendidas estas como la gestin de
los activos circulantes de las empresas en funcin a la optimizacin del uso de los
mismos en pro de la obtencin de mayores niveles de renta.

Se ha entendido que para ser un empresario altamente competitivo, se debe manejar
de manera holgada el tema de las finanzas; as como tambin, para lograr permanecer
en el mbito competitivo de los diferentes mercados, es necesario dominar algo ms
que el argot financiero en pro de la buena conduccin de las asesoras en esta materia
que estuviera a bien considerar.

Hasta ahora, las finanzas han sido vistas como una materia excluyente y exclusiva
para iniciados, en donde aquel que no posee el conocimiento pleno de la materia no
tiene nada que buscar en este mbito. Sin embargo, considerando el criterio de que
todo lo econmico se resume en simple sentido comn, as como tambin utilizando
como elementos auxiliares algunos conceptos de la contabilidad en el mbito del
anlisis de estados financieros, se pretende invitar al participante a conocer y vivir
este apasionante y muy interesante mundo, el cual pude llegar a determinar, ms que
un nivel de cultura general elevado, las posibilidades de orientar un futuro personal y
empresarial exitoso a travs de la efectiva toma de decisiones en el rea financiera.

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PARTE I

QU SON LAS FINANZAS?

El trmino finanzas puede tomar muchas acepciones; sin embargo, en la totalidad de
ellas se nota la relacin de los significados con el dinero en todas sus formas. La
acepcin ms cercana a lo que en este curso se va a tratar como finanzas, puede ser
tomada de Wikipedia (2007), quien la define como:
La disciplina que estudia el flujo del dinero entre individuos, empresas o Estados. Las
finanzas son una rama de la economa que estudia la obtencin y gestin, por parte de
una compaa, individuo o del Estado, de los fondos que necesita para sus objetivos y de
los criterios con que dispone de sus activos. En otras palabras, estudia lo relativo a la
obtencin y gestin del dinero y de otros valores como ttulos, bonos, etc.
Las finanzas tratan, por lo tanto, de las condiciones y oportunidad en que se consigue el
capital, de los usos de ste y de los pagos e intereses que se cargan a las transacciones en
dinero. Tambin suele definirse como el arte y la ciencia de administrar dinero.
El trmino finanzas provienen del latn "finis", que significa acabar o terminar. Las
finanzas tienen su origen en la finalizacin de una transaccin econmica con la
transferencia de recursos financieros (con la transferencia de dinero se acaba la
transaccin).
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En funcin a lo anterior, debe relacionarse entonces a las finanzas con las actividades
empresariales en torno a las cuales los gerentes toman decisiones sobre los activos
circulantes de que dispone la empresa, a fin de obtener o lograr un objetivo especfico.

Desde este punto de vista, se considerar propio de las finanzas, entonces, la
determinacin de las partidas presupuestarias y las fuentes que la originan para un
momento determinado, la evaluacin de la viabilidad de inversin en determinados
instrumentos del mercado de capitales, la colocacin oportuna y efectiva de fondos en
los diversos instrumentos de inversin que ofrece el sector financiero bancario, la
conveniencia de mantener parte de los recursos de una organizacin en un
determinado tipo de divisa, la conveniencia o no de emitir o desmaterializar acciones
de una compaa, entre otras.

Elementos Bsicos de las Finanzas

El Dinero

Dadas las condiciones del mundo capitalista occidental, la presencia del dinero no es
ajena a casi nadie; puesto que hoy se ha considerado como un elemento bsico para el
efectivo funcionamiento de las economas locales e internacionales.
El dinero, puede ser definido a priori como cualquier elemento, material o inmaterial,
susceptible de servir de medio de cambio, una vez que es aceptado por las partes

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Consulta en Lnea. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Finanzas [13-08-2007]

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como ello; sin embargo, el dinero es mucho ms y la ciencia econmica se ha
encargado de definirlo y caracterizarlo, por lo que resulta interesante ver el concepto
de Wikipedia al respecto:
El dinero (Del latn denarius.) es un intermediario, un bien natural o artificial. Es todo
medio de intercambio comn y generalmente aceptado por una sociedad, por tanto, para
ser calificado como dinero, un bien debe satisfacer los tres siguientes criterios:
1. Debe ser intercambiable: Cuando un bien es requerido con el solo propsito de usarlo
para ser intercambiado por otras cosas, posee esta propiedad. Por ejemplo, pocas
personas conservan billetes para coleccin. En cambio, la mayora de las personas los
conservan por la posibilidad de intercambiarlos cuando lo deseen por otros bienes.
2. Debe ser una unidad contable: Cuando el valor de un bien es utilizado con frecuencia
para medir y comparar el valor de otros bienes o cuando su valor es utilizado para
denominar deudas, se dice que el bien posee esta propiedad. Por ejemplo, si gente de una
cultura se inclina por medir el valor de las cosas en referencia a las cabras, las cabras
seran la principal unidad contable. Un caballo podra costar 10 cabras y una cabaa unas
45 cabras.
3. Debe ser un conservador de valor: Cuando un bien es adquirido con el objetivo de
conservar el valor comercial para futuro intercambio entonces se dice que es utilizado
como un conservador de valor. En el caso anterior, una cabra tendra un problema a la
hora de servir como dinero, y es que es un bien perecedero, dado que la cabra con el
tiempo muere. Otros materiales, como el oro y la plata, conservan su valor a pesar del
paso tiempo.
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Con respecto a la ltima caracterstica, Conservador de Valor, es que la mayor
parte de los entes econmicos reconocen en el dinero la manera de atesorar sus
riquezas; razn por la cual, la capacidad de satisfaccin de las necesidades se mide en
dinero.

Por otro lado, el dinero es el medio a travs del cual las organizaciones realizan su
interaccin comercial e, indudablemente, financiera; razn por la cual en el mbito de
la gerencia resulta importante e imperioso manejar suficientes cantidades de dinero,
de manera que no se obstaculice el desenvolvimiento regular de las operaciones
empresariales; por lo que la administracin financiera pasa a ser uno de los elementos
importantes en el mbito de la gestin empresarial.

El Inters

El dinero, adems de ser visto como un medio de cambio, es observado como un
elemento de inversin, puesto que, en funcin a su utilidad el mismo puede generar
renta. En este caso, el dinero se define como Capital Financiero y se espera que el
mismo genere renta durante perodos determinados.

Las opciones de inversin que se presentan en los mercados financieros suelen ser
muy heterogneas; colocaciones bancarias, otorgamiento de prstamos internos,

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Consulta en Lnea. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Dinero [13-08-2007]

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compra de bonos, letras, acciones u otros papeles negociables, colocaciones en mesas
de dinero, fideicomisos, entre otras.

Sin embargo, adems de la naturaleza de la colocacin (algo que influye directamente
en el nivel de riesgo de la misma), se maneja un criterio fundamental que diferencia
las operaciones financieras, como es el inters.

El inters no es ms que la retribucin recibida por la colocacin de un capital en una
operacin financiera; o visto desde la perspectiva opuesta el pago que se hace por la
utilizacin de un dinero.

Como bien se sabe, al momento en que se realiza una operacin financiera deben
existir al menos dos entes econmicos involucrados, quien coloca el capital, o
acreedor, y quien lo utiliza, o deudor. Se supone que el acreedor espera recibir una
renta por la colocacin del capital, a la cual el deudor debe responder durante un
perodo determinado. Pues esa renta es la que se conoce como inters y, a fin de
generalizar su aplicacin en diferentes operaciones que varan en funcin a montos,
plazos y condiciones, se le suele expresar porcentualmente. A continuacin se
presenta un ejemplo, a fin de que se entienda mejor esta idea.

Suponga que Javier presta a Mara Bs. 2.000.000,00 durante seis meses,
comprometindose ella a devolverle los Bs. 2.000.000,00 ms Bs. 100.000,00
adicionales.

En funcin a lo anterior, debe reconocerse como Capital Inicial de la operacin los Bs.
2.000.000,00, siendo el Inters recibido los Bs. 100.000,00 para un Capital Final de
Bs. 2.100.000,00.

Al analizar los factores de tiempo y la proporcin del Inters en funcin del Capital,
se reconoce entonces que, la tasa de inters es de un 5% semestral, puesto que Bs.
100.000,00 representan el 10% de Bs. 2.000.000,00 y los mismos son pagados en un
perodo semestral.

A partir de all, es susceptible comparar esta operacin con otras, teniendo como
referencia uno de los indicadores ms visibles de las finanzas como lo es la tasa de
inters.


El Riesgo

Se reconoce como la probabilidad de que una operacin financiera devenga en una
prdida. El riesgo est medido en funcin a la disposicin de los agentes involucrados
en la operacin frente a esa posibilidad de perder.

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Dependiendo del destino al que se dedique el dinero colocado, del deudor y su
patrimonio y/o capacidad de pago, de las condiciones de la economa, entre otros
factores que se puede determinar el nivel de riesgo de una operacin financiera.

Se ha reconocido que existe una relacin inversamente proporcional entre riesgo y
tasa de inters; es decir, que en la medida en que las operaciones ms riesgosa,
regularmente el inters que se paga por la misma es mayor. Bajo esta condicin a los
inversionistas se le ofrecen diversas oportunidades de colocacin de sus recursos en
los diferentes mercados financieros.

La Inflacin

Es un fenmeno econmico relevante y de suma importancia para ser considerado en
las operaciones financieras. Consiste en la elevacin de los precios de una economa
para un perodo de tiempo determinado y, cuando ste ocurre, se dice que afecta el
poder adquisitivo de los consumidores, puesto que disminuye el valor del dinero.

La inflacin se determina a travs de estadsticas macroeconmicas aplicadas,
concentradas en un indicador que, en el caso de Venezuela es registrado y calculado
mensualmente por el Banco Central de Venezuela (BCV), denominado ndice de
Precios al Consumidor (IPC), el cual determina cunto es la variacin promedio
ponderada de los precios en un momento especfico. El ndice parte de un valor base
igual a 100,00 y comienza a variar a partir de ese momento en funcin a como lo van
haciendo los precios de la economa, pudindose tener entonces una idea clara de
cunto han variado, de manera general los precios a lo largo del tiempo.

La inflacin puede tener causas diversas, las cuales requeriran de una sesin especial
para estudiarlas y entenderlas; sin embargo, cabe destacar en este caso, su efecto
sobre el valor real de las inversiones, lo cual se proceder a realizar siguiendo el
ejemplo anterior. Supongamos que durante el perodo de seis meses en que Javier le
prest el dinero a Mara hubo una inflacin del 7%. Cmo afecta esto la operacin
financiera?

Analicemos primeramente cmo se afect el capital:
Javier dispona al inicio de la operacin de una capacidad de compra de Bs.
2.000.000,00; lo que indicara que con esa cantidad de dinero poda adquirir una PC.

Si durante ese tiempo la inflacin fue de un 7%, es de suponerse que la PC aument
de precio en esa proporcin, por lo cual a los seis meses, en vez de costar Bs.
2.000.000,00 cuesta un 7% ms, es decir Bs. 2.140.000,00.


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Al momento en que Javier evala la operacin financiera hecha con Mara se da
cuenta que al final de los seis meses recibe una cantidad de dinero que no le permite
adquirir los mismos bienes que al principio, es decir que se descapitaliz.

Al analizar numricamente el caso, podemos observar que la inflacin estuvo 2% por
encima de la tasa de inters adquirida en la operacin, lo que indica que la
descapitalizacin de Javier en esta operacin fue por ese monto. Dicho tcnicamente,
la tasa de inters nominal (5%) estuvo dos puntos por debajo de la inflacin (7%), lo
que determina una tasa de inters real negativa de 2%.

Como se demuestra en el sencillo ejemplo anterior, la tasa de inters real se ve
afectada de manera directa por la inflacin, razn por la cual este indicador
econmico juega un papel relevante en el estudio de las finanzas, debido a su impacto
sobre la capacidad de atesoramiento del dinero.

Mercados Financieros y de Capitales

Luego de atender un poco a los rudimentos bsicos de los trminos financieros, es
interesante entender la lgica del negocio financiero y su funcionamiento. El Capital
es uno de los Factores Productivos utilizados en cualquier proceso de generacin de
bienes y/o servicios, razn por la cual debe entenderse que existen muchos entes
econmicos con escasez de capital, as como otros con cantidades excedentes de este
factor productivo.

Cuando una persona, natural o jurdica se encuentra en una situacin excedentaria de
capital, regularmente estudia las diversas opciones que se le presentan para colocarlo,
por lo cual evala, entre otras cosas: rendimientos de la inversin, riesgo y duracin
de la operacin financiera. Para ello, los entes econmicos con capital excedentario
pueden dirigir sus recursos a las diferentes instituciones financieras locales o
internacionales a las que tengan acceso y hacer sus colocaciones convenientemente.

Asimismo ocurre cuando un ente econmico se encuentra en una situacin de escasez
de capital, el mismo debe recurrir al mercado a captar parte de los excedentes
propiedad de los entes que los colocan all. Para ello puede proceder de dos maneras:
en primer lugar, puede acudir donde un intermediario financiero bancario, bien sea
pblico o privado y solicitar los recursos por la va de un prstamo, para lo cual debe
cumplir con una serie de requisitos y condiciones que define la institucin financiera
bancaria. La otra posibilidad que puede manejar el ente econmico en condiciones
deficitarias de capital, consiste en la emisin de papeles negociables: acciones, bonos,
ttulos, letras, entre otras y comprometer los rendimientos de la inversin en un pago
futuro.


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Estas operaciones, que pudieran parecer sencillas abren una serie de posibilidades de
colocacin cuando se involucra en el evento la posibilidad de negociar,
especulativamente, dichos papeles, en fechas previas a su vencimiento o liquidacin;
es aqu cuando estamos en presencia de los mercados burstiles. El panorama se
ampla mucho ms, al momento en que se considera la posibilidad de que dichos
mercados pudieran extenderse a lo largo y ancho del mundo, manejando, adems de
las posibilidades de rentabilidad operacional de las colocaciones de dinero, la
rentabilidad cambiaria.

Cada uno de los mercados e instrumentos anteriores resultan ser muy extensos para
su exposicin detallada; pero es necesario tener en cuenta en esta primera parte del
taller la importancia que reviste el mundo de las finanzas en el contexto de las
unidades de produccin y la posibilidad que el mismo puede brindar al momento de
conocer sus facilidades y lmites.

La Administracin Financiera

Una vez hecho un vuelo rasante sobre el amplio mundo de las finanzas, es necesario
concentrarse en la parte bsica de este taller que se centra, fundamentalmente en la
administracin financiera.

La Administracin Financiera puede ser definida como aquella parte del ejercicio
administrativo concentrada, de manera particular, en el manejo efectivo (eficiente y
eficaz, por dems oportuno) de los recursos lquidos de una empresa u organizacin.

Dicho de otra manera, es la accin de orientar la accin administrativa hacia la
condicin de que en la organizacin se disponga de manera oportuna de los recursos
financieros necesarios para su funcionamiento y de la efectiva colocacin de aquellos
que pudieran resultar excedentarios, de manera que en el momento en que la empresa
u organizacin exija la disponibilidad de los mismos, sean accesibles, generando el
mximo de rentabilidad posible por su utilizacin.

El administrador y/o gerente debe tener un conocimiento pleno de tal ejercicio, razn
por la cual no le deben ser ajenos el conocimiento de dos mbitos de las Ciencias
Econmicas, como es el caso de los registros contables y de los mercados financieros
anteriormente definidos.

En funcin a los procedimientos contables de la administracin financiera se centrar
el presente taller, por lo cual es necesario reflexionar un poco los puntos trabajados
antes de proseguir en los temas subsiguientes:




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AUTOEVALUACIN DE LA PARTE I

Una vez discutidos los puntos anteriores, trata de responder las siguientes preguntas:

1) Enumere al menos seis acciones en las cuales se realice una operacin financiera:

a.-_______________________________________________

b.-_______________________________________________

c.-_______________________________________________

d.-_______________________________________________

e.-_______________________________________________

f.-_______________________________________________

2) Defina de manera personal qu son las finanzas

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3) De acuerdo a su reflexin Qu papel juega en el mundo financiero el dinero?

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4) Cul es el efecto que puede tener la inflacin sobre las finanzas?

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5) Cmo afecta la inflacin la caracterstica de medio de atesoramiento del dinero?

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6) Qu caractersticas o condiciones definen al dinero como capital?

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7) Qu importancia tiene para las organizaciones la Administracin Financiera?

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PARTE II
REVISIN DE CAPTULOS BSICOS CONTABLES Y SU APLICACIN A
LA GESTIN EMPRESARIAL


Introduccin

La administracin financiera es una de las principales actividades llevadas a cabo en
el mbito administrativo gerencial, puesto que la efectiva disposicin efectiva de los
recursos financieros de la organizacin es una de las garantas de obtener beneficios
y/o de cumplir con los objetivos empresariales.

El gerente basa entonces su toma de decisiones en torno a la evaluacin de una serie
de indicadores que se derivan de los documentos contables de la empresa; en funcin
a los cuales el mismo reconoce la disposicin de los diferentes valores agregados
correspondientes a los diferentes elementos patrimoniales de la organizacin, con los
cuales espera lograr el cumplimiento de los objetivos trazados.

A continuacin se desarrollar una introduccin en la cual se mostrarn las
principales fuentes de informacin a partir de las cuales, los gerentes, pueden disear
los lineamientos bsicos para la toma de decisiones basados en la mencionada
informacin contable.

Documentos bsicos: Cuenta de Resultados versus Balance.

De acuerdo al Cdigo de Comercio venezolano (1955), as como a los principios
contables universalmente aceptados, la transformacin patrimonial de las personas
jurdicas debe ser registrada siguiendo los criterios de la Teora de la Partida Doble;
para lo cual se exigen a nivel nacional el obligatorio registro y tenedura de los libros
contables: Diario, Mayor Principal y de Inventario (Art. 32 CC).

Sin embargo, acudir a los libros para conocer las condiciones actuales de la empresa o
su comportamiento a lo largo de un perodo determinado, resulta complejo de hacer
mirando slo los libros, puesto que la informacin contenida en ellos se halla muy
difusa. Es por ello que, a partir de los convenimientos de la ciencia contable, se han
establecido unos informes resumidos que permiten la evaluacin dinmica y esttica
de la empresa, para ello se utilizan los Estados Financieros, como son el Estado de
Ganancias y Prdidas o Estado de Resultados y el Balance General.

Estado de Ganancias y Prdidas

Es un informe que evala de forma dinmica el comportamiento de la organizacin,
puesto que mide la utilidad y/o prdida de una empresa para un perodo determinado.

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Dado su carcter dinmico, el EGyP utiliza en su contenido las denominadas cuentas
nominales, como son las que registran los ingresos y gastos. La misma finaliza
calculando si la empresa, durante el perodo en cuestin ha obtenido ganancias
(cuando los ingresos superan a los gastos) o prdidas (cuando los ingresos son iguales
o inferiores a los gastos).

Cabe destacar que esta evaluacin deslinda en lo puramente contable, puesto que no
mide rendimientos en funcin al costo de oportunidad del dinero, la tasa de inters
y/o la inflacin.

El EGyP se desarrolla a partir de los Ingresos Brutos, es decir a partir de las entradas
de dinero que tiene la organizacin, a los cuales poco a poco se les ve deduciendo los
diferentes gastos y erigaciones hasta determinar el resultado definitivo del ejercicio
en cuestin.

A continuacin, se presenta un esquema generalizado
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de cmo se compone un
Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Prdidas:

Estado de Resultados
+ Ingreso por Ventas
- Costo de la mercadera vendida o de los servicios prestados
= Resultado bruto
- Gastos de venta
- Gastos de administracin
= Resultado de las operaciones ordinarias
- Gastos financieros
+ Productos financieros
= Resultado antes de impuesto y PTU a las ganancias
- Impuesto a las ganancias
- Participacin de los trabajadores en las utilidades (solo en
caso de utilidad)
= Resultado del ejercicio

Hay que tener claro que el Estado de Ganancias y Prdidas mide el comportamiento
de la empresa para un perodo de tiempo determinado, he all su carcter dinmico.

Balance General

Es otro de los Estados Financieros que se derivan del proceso contable de la
organizacin, el mismo permite una evaluacin esttica de la empresa en funcin a su
disposicin patrimonial. El Balance General se confecciona a partir de los saldos de
las cuentas reales: Activo, Pasivo y Capital, para un momento determinado.


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Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Estado_de_Resultados

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Regularmente se realiza posterior al EGyP, puesto que la cuenta de resultado afecta el
Capital y permite conocer de manera concreta la situacin de la organizacin en
funcin a sus Activos y evala en funcin a los Pasivos, cuntos de los Activos son
verdaderamente propiedad de los dueos de la organizacin o forman parte de su
capital contable.

Para tener una idea ms completa del Balance General, es prudente echar un vistazo
al artculo siguiente de Lazo (2007)
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:
Para muchas personas los trminos "Balance general" les son ajenos o quiz
tengan una idea muy superficial de lo que realmente significan, pero cuando uno
decide empezar un negocio es de suma importancia conocer bien no slo qu es,
sino tambin para qu sirve y cmo analizarlo.
Generalmente elaborar un balance general de una empresa est en manos del
contador, pero el propietario deber por lo menos saber interpretarlo.
Conceptualmente un balance general es una herramienta financiera que muestra
en formato estandarizado y, en un momento determinado, cmo se distribuyen
los activos y pasivos. El resultado de esta operacin nos da el valor neto de
nuestro negocio.
Dicho en palabras ms simples, un balance general es como una fotografa que
le tomamos a nuestro negocio en un momento determinado, y a travs de sta se
puede saber cunto de lo que tenemos en el negocio en ese momento nos
pertenece.
Para comprender y analizar este importante estado financiero tambin se debe
comprender el significado de los elementos que intervienen, tales como activos y
pasivos.
Los activos estn representados por el dinero, mquinas, valores comerciales,
cuentas por cobrar, inventarios, terrenos, equipos, herramientas, mejoras a la
propiedad, etc.
Los pasivos estn representados por las cuentas por pagar, gastos acumulados,
impuestos por pagar, hipotecas, etc.
Por qu en formato estandarizado? Se refiere a que la forma de hacer un
balance general tiene un formato estndar para facilitar su entendimiento,
anlisis y comparacin.
El esquema de presentacin de las hojas de balance debe contener las mismas
categoras, dispuestas en el mismo orden.
La diferencia de una empresa a otra es slo el detalle. Y nuestras hojas de
balance deben estar diseadas de acuerdo con nuestras necesidades de
informacin, dependiendo el tipo del negocio o del giro industrial en el que nos
encontramos, el tamao y la cantidad de datos que nuestros sistemas de
contabilidad nos proporcionen.
Los dos aspectos importantes del anlisis del balance general son:
1. Saber cul es el capital de trabajo con el que cuenta nuestro negocio, el cual se
determina restando el pasivo circulante del activo circulante.

4
Lazo, Luis (2007). Paso a Paso: El Balance General. Consulta en Lnea. Disponible en:
http://www.laopinion.com/negocios/?rkey=00000000000001214670 [21-08-08]

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2. El anlisis de proporcin nos permite saber a nosotros o alguna entidad
financiera qu tan lquido es negocio, o sea su capacidad con sus obligaciones
actuales. Existen dos tipos de proporcin:
a) Proporcin circulante. Se calcula dividiendo el activo circulante entre el
pasivo circulante
b) La prueba cida o proporcin rpida, se calcula dividiendo el activo ms
lquido entre el pasivo circulante.

De manera general, entonces, se reconoce que los Estados Financieros fundamentales,
como es el caso del EGyP y el Balance General, son una de las principales fuentes de
informacin a travs de las cuales el gerente puede establecer un criterio de toma de
decisiones en funcin a los intereses de la empresa y de la reconduccin de la misma
al cumplimiento de los objetivos y metas, al momento en que los mismos permiten
conocer de manera puntual la situacin financiera para un perodo o momento
determinado, respectivamente.

Plan de Cuentas

A fin de lograr una familiarizacin con los elementos contables, se presenta el
siguiente plan de cuentas, el cual define de forma particular cada uno de los
elementos patrimoniales que pueden estar presentes al momento de analizar la
situacin financiera de una organizacin
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:

ACTIVO

ACTIVO CIRCULANTE

CAJA
En esta cuenta se registrar el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de
crdito que entren en la empresa. Se abonar al depositar en el banco los ingresos
recibidos y los pagos en efectivo.
Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se emplea
para registrar los pequeos desembolsos en efectivo.

BANCOS
Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas
cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar diversas operaciones,
no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que controle esa operacin deber
complementarse con un apellido.
Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados.

5
Tomado de: Solrzano, Hctor (s/f). Cuentas Contables. Consulta em Lnea. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos32/cuentas-contables/cuentas-contables.shtml [21-08-07]

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EFECTOS POR COBRAR
La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados
que representen crditos a favor de la empresa. Los documentos negociables ms
importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son los denominados
letras de cambio o giros y los pagars. Para que sean registrados en esta cuenta deben
haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y
comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista.

CUENTAS POR COBRAR
Para controlar los crditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la
aceptacin de letras de cambio o pagars sino por medio de facturas emplearemos
Cuentas por Cobrar.

INVENTARIOS DE MERCANCIAS
Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancas o simplemente
Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancas propiedad de la
empresa adquiridas o producidas con la intencin de venderlas.

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas
aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos.
Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a emplear esta cuenta. Por
ejemplo las plizas de seguros se suelen pagar por adelantado y no ser justo que
carguemos como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que
corresponden a meses sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este
grupo son:
Seguros Pagados por Anticipado
Intereses Pagados por Anticipado
Impuestos Pagados por Anticipado

ACTIVO A LARGO PLAZO

INVERSIONES A LARGO PLAZO
Estn constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de carcter
permanente, en ttulos valores, bienes inmuebles (no usados por la empresa) cuentas
de participacin, prstamos y, en todo caso, las acciones en empresas filiales o
afiliadas.

ACTIVO FIJO

Est constituido por cuentas que representan activos de carcter permanente
destinados a la produccin de bienes y servicios. Sus componentes ms importantes
deben separarse por rubros, tales como:

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TERRENOS
La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde
tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones
(Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).
La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el valor
de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos o
bien con fines de especulacin a corto o a largo plazo.

EDIFICIOS
Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construccin de los
edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados por la empresa
para la produccin de bienes o servicios.
Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios
adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular a
corto o largo plazo.

MAQUINARIA
En las empresas de tipo industrial (fabricacin de productos) y en determinadas
empresas de servicios, como por ejemplo: produccin de energa elctrica, etc.,
empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de mquinas
empleadas en la produccin de bienes y servicios.

MUEBLES Y ENSERES
La cuenta Muebles y Enseres, tambin denominada Mobiliario, la emplearemos para
controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de la empresa.

EQUIPOS DE OFICINA
Debido, primero a la mecanizacin y actualmente a la automatizacin de los sistemas
administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos equipos, (los cuales,
en algunos casos, como los equipos de computacin, tienen una vida muy limitada a
consecuencia de los cambios rpidos en su tecnologa) se ha hecho necesario abrir la
cuenta Equipos de Oficina que controlar la inversin en co0mputadoras,
calculadoras, procesadores de palabras, mquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.

ACTIVO INTANGIBLE

PATENTES
Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o jurdica, a
nivel nacional o internacional, con carcter de exclusividad, para su explotacin o
venta, por un determinado nmero de aos. (En nuestro pas 15 aos).



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MARCAS DE FABRICA
Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los productos de
una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de exclusividad para el uso,
explotacin o venta de la marca.

PLUSVALIA O FONDO DE COMERCIO
El trmino plusvala se aplica para indicar el excedente o diferencia entre el valor
pagado en la compra de una empresa y el valor independiente de sus activos tangibles
e intangibles.

CARGOS DIFERIDOS

GASTOS DE CONSTITUCION DIFERIDOS
En la constitucin y legalizacin de una empresa se suelen incurrir en una serie de
desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relacin a los ingresos de esa
empresa, no debern cargarse al primer perodo, sino diferirlos para ser repartidos en
varios perodos futuros. Los gastos de constitucin se realizan con la intencin de que
la causa que los motiv la creacin de la empresa, generara ingresos.

GASTOS DE DESARROLLO
Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen ingresos, necesita
de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se incurrir en una serie de gastos.
En esta etapa, parecera ilgico mostrar unas prdidas, cuando la empresa an no ha
comenzado su etapa operacional. En consecuencia se considera que los ingresos que
se pudieran obtener en el futuro se podran asociar con los gastos preoperatorios
ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos de desarrollo preoperatorios
pueden diferirse.

MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS
Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales comerciales, etc., es normal
que trate de acondicionarlos de acuerdo a sus necesidades, lo cual le ocasionar una
serie de desembolsos que beneficiarn a perodos futuros.
Por otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el contrato de arrendamiento, bien
sea por la situacin de la propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra
circunstancia, se cancela una determinada cantidad por anticipado. Estos gastos no
deben cargarse al perodo en que se realizan, ser necesario diferirlos, salvo que su
monto sea tan insignificante que no lo ameriten.

CUENTAS DE ORDEN

Las cuentas de orden son cuentas que controlan operaciones que no alteran la
naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Entre las ms comunes
se encuentran:

18
DEUDORAS

BANCO CUENTA GIROS AL COBRO
Es la cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que se encuentran al cobro
en los bancos.

MERCANCAS EN CONSIGNACIN
Son mercancas que podemos obtener sin ningn costo, luego al venderlas incurrimos
en obligaciones con dicho proveedor.

ACREEDORAS

GIROS AL COBRO EN BANCOS
Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efecte su cobro,
pero que an no han sido cobrados.

PASIVO

PASIVO CIRCULANTE

EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR
Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por supuesto, en
lugar de controlar los crditos a favor de la empresa, estas cuentas controlarn deudas
de la empresa.

GASTOS ACUMULADOS
Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas por
razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades
Impuestos pendientes de pago
Sueldos devengados por pagar
Gastos diversos por pagar

PASIVO A LARGO PLAZO

HIPOTECAS POR PAGAR
Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien inmueble a
favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el bien en poder del
deudor. Este tipo de operaciones se controlarn por intermedio de la cuenta Hipotecas.
Si las hipotecas son a nuestro favor serian hipotecas por cobrar, pero en este caso, y
esta de ms decirlo, no se presentar en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el
caso de una Hipoteca por pagar (porcin circulante), esta se colocar no en el pasivo
a largo plazo sino en el pasivo circulante.


19
APARTADOS
Existen distintos tipos de apartados, pero todos estn constituidos por cuentas que
representen montos estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o ms
ejercicios precedentes y destinados a reflejar las obligaciones de carcter eventual o
contingente que mantienen la empresa tales como prestaciones sociales, garantas
otorgadas a terceros, litigios pendientes, etc.

CREDITOS DIFERIDOS
Todas las cuentas que representan los crditos diferidos, como lo son los Intereses
cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y las utilidades o
ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y cuyos efectos son
atribuidos a futuros ejercicios.

PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL
Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede formar de
acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se le debe restar al
capital social la cuota no pagada del mismo.

SUPERVIT
El trmino supervit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte sobrante
despus de satisfacer un uso o necesidad.
El supervit es el termino ms apropiado para las utilidades no distribuidas, pero que
por supuesto estn sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones normales -
supervit operacional-; b) operaciones relacionadas con los aumentos del capital
ganancias en la emisin de acciones supervit de capital-; c) por donaciones
supervit por donacin-; d) por revalorizaciones de activos supervit por
revalorizacin de activos.

RESERVAS
Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento econmico de la
empresa o bien para un fin determinado como podra ser:
Reservas Legales
Las leyes de una nacin pueden establecer que determinados entes, si obtienen
utilidades, debern apartar una determinada cantidad de esas ganancias para la
creacin de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de esas utilidades.
En Venezuela, el Cdigo de Comercio, exige que de las ganancias netas que obtengan
las Sociedades Annimas debern apartar el 5% para la formacin de una cuenta de
reservas, hasta que esta cuenta alcance el 10% de su Capital Social.




20
Reservas Estatutarias
Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que regulan
la vida de la sociedad.

Reservas Voluntarias
Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte de las
ganancias para reservas con distintos fines.
Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Perdidas.
En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer estn de ms describir
dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales como: Ventas,
Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc.,- trataremos de explicar
de forma resumida las cuentas que pensamos contienen una mayor complejidad.

INGRESOS Y GASTOS (CUENTAS NOMINALES)

GASTOS DE VENTAS
Controlar todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios
realizados por la empresa.
Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos deseamos
controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viticos. La propaganda a
su vez se desglosa en Televisin, Radio, Cine y Prensa.

GASTOS DE ADMINISTRACIN
Los gastos de administracin son de la misma naturaleza que la cuenta anterior, pero
en este caso controlar los costos ocasionados por concepto de administracin.
Tambin se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas como gastos o costos
deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de administracin, de alquileres,
de limpieza, de depreciacin, etc.

EGRESOS E INGRESOS DIVERSOS
En estas cuentas registraremos ciertos egresos e ingresos provenientes de operaciones
diferentes a las normales de la empresa y que se obtienen con carcter extraordinario
y distinto a las operaciones propias de cada empresa.
No seria correcto cargrselos a Gastos de Ventas o Administracin, ni abonrselos a
los productos de las ventas o servicios normales. Entre otras tendremos: Gastos
Emprstitos; Ganancia en Emisin Acciones; Rentas de edificios; beneficios o
prdidas en ventas de activos fijos.

LOS ACTIVOS FIJOS: LA AMORTIZACIN.

Como pudo observarse en la clasificacin precedente, los activos fijos son aquellos
bienes cuya presencia en la empresa va por encima del perodo del corto plazo

21
contable, es decir que su durabilidad es superior al tiempo de un ejercicio contable:
mayor a un ao.

Muchos de estos bienes, debido a su condicin material, producto del uso sufren
desgaste en su valor real; ante lo cual, desde una perspectiva contable deben ser
depreciados. La depreciacin es un proceso vlido para los activos tangibles
(materiales) en funcin del cual se va estimando su valor real en funcin a ciertos
criterios como son:
Valor Inicial del Bien: Que consiste en el valor segn factura al momento de su
adquisicin.
Vida til: Que consiste en el perodo de utilidad estimado para el bien, el cual estar
determinado segn el tipo y/o calidad del bien, la forma de utilizacin del mismo, el
mantenimiento, entre otros factores operativos y tcnicos.
Valor Residual: Que no es ms que el valor que se espera tenga el bien al final de la
vida til.
Valor Depreciable: No es ms que aquella proporcin del bien que se espera se
desgaste durante la vida til, la cual se calcula de acuerdo a la frmula siguiente:

Valor Depreciable = Valor Inicial del Bien Valor Residual

Depreciacin Peridica: En el caso del mtodo de depreciacin lineal (uno de los
ms utilizados por su simplicidad), la depreciacin peridica no es ms que el
cociente entre el Valor Depreciable y el nmero de perodos en que se mide la Vida
del til Bien:

Depreciacin Peridica = Valor Depreciable / Vida til

En el caso de los Activos Fijos Intangibles el trmino utilizado para su revalorizacin
en el tiempo es el de Amortizacin. Para ampliar su entendimiento es prudente revisar
lo que mailxmail.com refiere al respecto
6
:

Se utiliza este concepto (el de amortizacin) para indicar la disminucin del
derecho que tiene la empresa sobre el activo intangible (no tiene materia) por la
accin del tiempo.
El concepto es similar al de la depreciacin, en el sentido que se pretende
asignar parte del costo del activo al resultado de cada periodo en que ste es
capaz de generar beneficios.
Como se sabe, el derecho de propiedad y explotacin, que forman parte del
activo intangible, (patente, derechos sobre obras literarias, etc.) es concedido a la
empresa por un tiempo limitado, por cuyo motivo es necesario recuperar la

6
Tomado de: mailxmail.com (s/f). Conocimientos Bsicos de Contabilidad. Consulta en Lnea.
Disponible en: http://www.mailxmail.com/curso/empresa/basicocontabilidad/capitulo13.htm [21-08-07]

22
inversin realizada dentro de los lmites de ese tiempo, en el cual el activo
realmente reporta beneficios a la empresa.
Para las amortizaciones de patentes, concesiones; se divide el costo de la patente
entre el nmero de aos que faltan para que caduque la misma y el resultado
indicar la cuota de amortizacin. No obstante es importante examinar si el
producto que se producir o la explotacin que se realice tendr el mismo xito
durante todo el periodo de vida de la patente pues, ocurre, con frecuencia, que
ciertos artculos y patentes tienen un xito momentneo y luego decaen en su
demanda por aparecer otros articulo similares o mejores.
En estos casos debe hacerse un estudio profundo del mercado y posibilidades de
duracin para amortizar el costo de la patente de la forma en que es capaz de
reportar beneficios a la empresa. En el caso antes mencionado, se podra utilizar
un mtodo decreciente por ejemplo.

La referencia anterior, evidencia pues la concepcin que se debe mantener al
momento de considerar el valor real de los activos fijos, tangibles e intangibles, a lo
largo del tiempo.

AUTOEVALUACIN PARTE II

1.- Qu diferencias de forma y de fondo tienen el EGyP y el Balance General?

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

2.- Qu ventajas ofrecen el EGyP y el Balance General para el anlisis financiero de
la empresa?

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

23
3.- Explique de manera detallada qu reflejan los diferentes tipos de cuentas contables

ACTIVO

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

PASIVO

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

PATRIMONIO

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

CUENTAS NOMINALES (INGRESOS Y GASTOS)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

24

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

4.- Seale las similitudes y diferencias entre depreciacin y amortizacin de activos
fijos

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________


25
PARTE III
ANLISIS ECONMICO - FINANCIERO

Introduccin
Una vez conocidos algunos conceptos propios de la contabilidad, as como la utilidad
de los Estados Financieros de la Empresa, es necesario ahondar un poco ms en
ciertos aspectos relevantes que denotan la posibilidad de tomar decisiones gerenciales
en funcin a las condiciones reales de la empresa en materia financiera. Cabe destacar
que al momento de valorar el estado de la organizacin desde una perspectiva
econmica financiera, tal ejercicio de ponderacin no puede hacerse sin la utilizacin
de indicadores cuantitativos. Para ello, las ciencias econmicas, han generado una
serie de ratios (o cocientes), los cuales pueden expresar una visin agregada de la
condicin de la organizacin, bajo el criterio aritmtico de la proporcin.

A continuacin se desarrollarn algunos aspectos tcnicos en torno a los cuales
podrn entenderse formas especficas en torno a las cuales establecer dichos
indicadores y su interpretacin:

Estructura econmico financiera.

A nivel del Anlisis de Estados Financieros se conoce a la Estructura Econmico
Financiera como el procedimiento de clculo de indicadores en funcin a los cuales
se determina la capacidad de respuesta de la empresa en funcin a las siguientes
exigencias financieras: Solvencia, Liquidez a Corto Plazo, Financiacin de Activos
Permanentes, Cobertura del Activo Circulante y Solidez (Patrimonio / Activos
Totales)
7
.

Sin embargo, existen otros criterios de valoracin de las empresas que pueden ser
utilizados al momento de medir su importancia en torno a su desempeo estructural,
como es el caso de la rentabilidad y generacin de fondos y la estructura de la deuda.

Bajo estos criterios y su posterior comparacin a los estndares definidos en el sector,
se puede conocer e interpretar el valor tcnico operativo de la empresa, ms all de su
valor puramente contable.

A continuacin se presentarn algunos indicadores y su mtodo de clculo para una
posterior aplicacin:




7
Nota: Este criterio es sealado por JA Asesores Bancarios y Financieros en:
http://www.siv.gov.do/Docs/Ponencias/PRatingSIV.pdf

26
Mtodos, tcnicas o razones financieras

Los mtodos de anlisis proporcionan indicios y ponen de manifiesto hechos o
tendencias que sin la aplicacin de tales mtodos quedaran ocultos.

El valor de los mtodos de anlisis radica en la informacin que suministren para
ayudar a hacer correctas y definidas decisiones, que no se hacen sin aquella; en su
estmulo para provocar preguntas referentes a los diversos aspectos de los negocios,
as como de la orientacin hacia la determinacin de las causas o de las relaciones de
dependencia de los hechos y tendencias.

El objetivo del anlisis de los estados financieros es simplificar las cifras y sus
relaciones y hacer factible las comparaciones para facilitar su interpretacin.

Por interpretacin se entiende dar un significado a los estados financieros y
determinar las causas de hechos y tendencias favorables o desfavorables relevadas
por el anlisis de dichos estados, con la finalidad de eliminar los efectos negativos
para el negocio o promover aquellos que sean positivos.

Hay diversos mtodos de anlisis que permiten interpretar la solvencia, la estabilidad
y la productividad de una empresa.

La solvencia es la capacidad que tiene la empresa para cumplir oportunamente con el
pago de sus obligaciones a plazo mejor de un ao. La solvencia se determina
mediante el estudio del capital neto de trabajo y de sus componentes, as como de la
capacidad de la empresa para generar recursos lquidos durante el ciclo de su
operacin normal.

La estabilidad se define como la capacidad que tiene la empresa de mantenerse en
operacin en el mediano y largo plazo, la cual se determina mediante el estudio de su
estructura financiera, particularmente, de las proporciones que existen en sus
inversiones y fuentes de financiamiento.

La productividad, en trminos generales, puede definirse como la capacidad de una
empresa de producir utilidades suficientes para retribuir a sus inversionistas y
promover el desarrollo de la misma. Esta capacidad se determina mediante el estudio
de la eficiencia de las operaciones, de las relaciones entre las ventas y los gastos y de
la utilidad con la inversin del capital.

Los mtodos de anlisis que comnmente se emplean en el estudio de los estados
financieros:


27
Mtodo de razones
Mtodo de tendencias
Mtodo de porcientos integrales
Mtodo de aumentos y disminuciones
Mtodo de punto de equilibrio
Mtodo del punto de ptima utilidad.

Sin embargo, a los efectos del presente Curso Taller, se manejar slo el primer
mtodo


Mtodo de razones

La vida de una empresa esta sujeta a la habilidad con que se administren sus finanzas.
An cuando una empresa est bien dirigida en sus aspectos de produccin, ventas y
utilidades, estas solas caractersticas no son indicadores completos de su
administracin financiera, la cual puede juzgarse mediante el estudio de la solvencia,
estabilidad y productividad de la empresa.

Las siguientes razones sirven a tal fin:

Razones para el estudio de la solvencia

a. Activo circulante entre pasivo circulante. (Razn de solvencia).

Se utiliza como un indicador de la capacidad de la empresa para liquidar
oportunamente sus obligaciones a corto plazo. Tal relacin se considera lgica debido
a que las deudas a plazo menor de un ao normalmente son liquidadas con los
recursos lquidos resultantes de la conversin en efectivo de los activos circulantes.
Por la naturaleza de estos activos su conversin en efectivo se efecta dentro del
plazo de un ao. El cociente obtenido de esta razn representa la cantidad en
bolvares y centavos que se tiene de activo circulante por cada peso de pasivo a corto
plazo, por ejemplo, si el cociente fuera 1.84 significara que se tienen Bs.1.84 de
activo circulante por cada bolvar de pasivo exigible a plazo menor de un ao.

Un cociente de Bs. 2.00 de activo circulante por cada Bs. 1.00 del pasivo circulante,
algunas veces es considerado como satisfactorio para una empresa. Sin embargo, para
determinar el cociente apropiado para cada empresa debe calcularse el tiempo de
conversin en efectivo de los rubros del activo circulante, lo cual depende
principalmente de los grados de rotacin de las cuentas por cobrar y de los
inventarios.

28
La administracin eficiente del capital de trabajo requiere de la atencin a los
procesos de la rpida conversin en efectivo de las cuentas por cobrar y los
inventarios. Asimismo, el cociente apropiado depende entre otras cosas de las
condiciones, en trminos de tiempo, del crdito obtenido de los proveedores y
acreedores en relacin con el plazo concebido a los clientes y deudores para liquidar
sus adeudos a la empresa y de la rotacin de los inventarios.

El verdadero significado de la razn de solvencia puede determinarse analizando en
detalle las caractersticas del activo circulante y del pasivo circulante, esto es,
estudiando a fondo los componentes del capital de trabajo de la empresa. El
analizador, en su estudio de la solvencia, no debe llegar a conclusiones finales hasta
en tanto no haya aplicado, por lo menos, las razones de solvencia, rotacin y la
prueba de cido; determinado las condiciones obtenidas de los acreedores, as como
la capacidad de la empresa para generar recursos lquidos en el corto plazo.

b. Rotacin de inventarios

Aquello que permanece inmvil, esttico, no produce nada. Las utilidades se generan
con el movimiento, con la rotacin, con el cambio de unos activos por otros. En el
caso de los inventarios, entre mayor sea su rotacin mayores seran las posibilidades
de aumentar las ganancias.

La rotacin de los inventarios significa la cantidad de veces promedio que durante el
ao estos se renuevan mediante la produccin y venta, convirtindose su existencia en
cuentas por cobrar o efectivo y nuevamente en inventarios.

Normalmente, al efectuarse una venta, los inventarios se realizan en efectivo o crdito
con un valor agregado que es la utilidad, lo cual explica la relacin que existe entre la
rotacin y las utilidades; de ah la importancia de vigilar frecuentemente el factor de
rotacin para evitar que la velocidad de este proceso disminuya.

El factor de rotacin se determina dividiendo el costo de las mercancas vendidas
entre el promedio de los saldos mensuales de inventario, o en su defecto entre el
inventario final; por ejemplo:

Costo de la Mercanca Vendida = Bs. 470.000.000,00
Inventario Final de Mercancas = Bs. 135.228.000,00

Rotacin de Inventarios = 470.000.000,00 / 135.228.000,00 = 3,48 veces

Lo cual significa que la inversin en inventarios, se ha transformado 3.48 veces en
efectivo o en cuentas por cobrar a clientes.


29
Esta medida tambin puede expresarse en trminos de tiempo o sea, la cantidad en
promedio de das que los inventarios permanecen almacenados en la empresa antes de
su venta, lo cual puede calcularse dividiendo los das del ao entre el factor de
rotacin del inventario:

antigedad de promedio das
rotacin de factor
ao del das
_ _ _ _ 05
_ _ _ 48 . 3
_ _ _ 365
1 =

Estos es una medida de eficiencia en la inversin ya que una antigedad creciente
denota que una porcin ms grande del capital neto de trabajo se invierte en
inventarios, con el consecuente incremento en gastos de financiamiento, almacenaje,
administracin, etc.

El factor de rotacin como se explic, es el cociente que resulta de dividir el costo de
ventas entre el saldo promedio de inventario. Una disminucin de este cociente,
numricamente hablando, se explica por una reduccin del numerador que en este
caso representa a la venta a su valor de costo; o bien, por un incremento del
denominador que representa la inversin en inventarios. Ambas situaciones son
importantes por que la reduccin de las ventas o el aumento de la inversin en
inventarios afectan la utilidad y pueden estar originados por: compras excesivas en
relacin con las ventas; precios de venta ms altos en relacin a los de la competencia;
promocin insuficiente o poco efectiva, etc.

En el caso de una empresa manufacturera, la rotacin de los inventarios de materia
prima y productos en proceso, se determinan como sigue:

prima materia la de Rotacin
prima materia de promedio Inventario
periodo el durante consumida prima Materia
_ _ _ _
_ _ _ _
_ _ _ _ _
=


procesos en productos de Rotacin
proceso en productos de promedio Inventario
produccin de Costo
_ _ _ _
_ _ _ _ _
_ _
=


Los factores de rotacin anteriores pueden expresarse en tiempo de antigedad
dividiendo los das del ao o del periodo entre tales factores.

Es posible determinar el volumen y la antigedad ideal de los inventarios, con la
informacin disponible en cuanto a las fuentes de suministro, el tiempo requerido
para la obtencin de las materias primas, tiempos de fabricacin del producto,

30
almacenaje y distribucin. Este dato sera til para descubrir sobre inversin o
subinversin en inventarios.


c. Rotacin de cuentas por cobrar a clientes

La rotacin de las cuentas a cargo de los clientes significa la cantidad de veces
promedio que durante el periodo se renuevan estas cuentas mediante el cobro de las
mismas, convirtindose su saldo en efectivo y nuevamente en cuentas por cobrar,
como resultado de nuevas ventas a crdito efectuadas por la empresa.

La rotacin de las cuentas por cobrar se determina dividiendo el total de las ventas
netas a crdito efectuadas en el periodo entre el promedio de los saldos mensuales de
estas cuentas, o en su defecto entre el total de cuentas por cobrar por ejemplo:

Ventas Netas a Crdito = Bs. 733.052.000,00
Cuentas por Cobrar = Bs. 93.093.000,00

Rotacin de Cuentas por Cobrar = (733.052.000,00 / 93.093.000,00 ) = 7,387 veces

lo cual significa que en promedio 7,87 veces en el periodo se ha efectuado la
operacin de vender a crdito y recuperar en efectivo las cuentas por cobrar.

Este medida tambin puede expresarse en trminos de tiempo o sea la cantidad de
das que en la prctica transcurre para cobrar dichas cuentas, lo cual se determina
dividiendo los das del ao, o del perodo analizado, entre el factor de rotacin de
cuentas por cobrar:

cobro de plazo de promedio das
rotacin de Factor
ao del das
_ _ _ _ _ _ 46
_ _ _ 87 . 7
_ _ _ 365
=

Las necesidades de capital de trabajo dependen del tiempo necesario para convertir
las cuentas por cobrar en efectivo.

Mientras menos tiempo se requiera para cobrar dichas cuentas, menor ser el monto
del capital de trabajo necesarios para las operaciones.

El plazo promedio de cobro es tambin una medida de eficiencia de la administracin
relacionada con la concesin de crdito a los clientes y las cobranzas.

En trminos de tiempo la razn muestra que en la prctica cada 46 das
aproximadamente se recupera en efectivo el importe de los crditos otorgados a los

31
clientes. Si este dato se compara con el plazo de crdito establecido como poltica en
la Compaa, se puede evaluar la eficiencia de las operaciones de crdito y cobranza,
por ejemplo si la poltica fuera de 30 das, la comparacin con 46 das indicara un
atraso de 16 das en el cobro de los adeudos a cargo de los clientes, el cual podra
estar causado por deficiencias tales como: otorgamiento excesivo del crdito,
liberalidad en las condiciones de crdito, investigaciones de crdito deficientes,
procedimientos de cobro deficientes o incapacidad del departamento de cobranzas
para realizar las cobranzas a tiempo, aunque tambin esta situacin puede ser el
reflejo de una depresin econmica.

El analizador obtendr un valioso apoyo para la interpretacin de estas razones si
calcula las tendencias de las ventas y de las cuentas por cobrar durante varios aos;
estudia las condiciones econmicas que afectan las ventas y las cuentas por cobrar
dentro de la industria y concretamente, en la compaa que esta siendo analizada.

d. Razn de la prueba de cido

Esta razn complementa el estudio de la solvencia y para calcularla es necesario
clasificar el activo circulante en dos grupos: 1) el efectivo y los activos de rpida
conversin en efectivo, tales como las inversiones temporales y las cuentas por cobrar,
y 2) los activos menos lquidos, tales como los inventarios, que normalmente
requieren de ms tiempo para su conversin en efectivo, y los gastos pagados por
anticipados.

El importe del primer grupo, al que se denomina activo disponible, se divide entre el
total de pasivo circulante para obtener la razn de la prueba de cido o razn de
liquidez. Cuando las cuentas por cobrar son de lenta recuperacin, se excluyen del
clculo anterior.

El cociente de razn de liquidez representa la cantidad de bolvares disponibles para
el pago de cada peso de pasivo circulante. Un ejemplo de su clculo se muestra a
continuacin:

Activos Circulantes = Bs. 108.242.000,00
Pasivo Circulante = Bs. 140.647.000,00

Cociente de Liquidez = (108.242.000,00 / 140.647.000,00) = 0,77

lo cual significa que se tienen Bs. 0.77 de activos lquidos disponibles por cada
bolvar de pasivo a corto plazo.

Comnmente se considera que si una compaa tiene una razn de liquidez de 1.00, la
situacin de solvencia es muy aceptable. Sin embargo, depende de la cobrabilidad de

32
las cuentas a cargo de los clientes en un plazo relativamente corto y por otra parte,
cabe recordar que en algunos casos los inventarios pueden tener mayor liquidez que
las cuentas por cobrar, por lo cual antes de llegar a conclusiones finales es necesario
determinar el cociente apropiado para cada empresa conforme a sus circunstancias.


Razones para el estudio de la estabilidad

Una situacin de solvencia favorable puede quedar neutralizada por una operacin
que afecte la situacin a largo plazo. Por ejemplo: una inversin en activo fijo
financiada con pasivo a largo y corto plazo; bonos y documentos por pagar
contratados con fechas de vencimiento ms cercanas que las fechas de generacin de
recursos lquidos de los medios de produccin; un exceso de deuda en relacin al
monto del capital; la compaa puede tener revaluados sus activos fijos y utilizar el
supervit para reevaluacin como base para el pago de dividendos; una amortizacin
o reduccin del capital social.

Capital Contable a Pasivo Total

Las fuentes de recursos de un negocio estn representadas fundamentalmente por
estos dos grades grupos del financiamiento: capital propio y pasivo.

El balance de una empresa representado por la frmula: activo = pasivo + capital,
demuestra en sntesis la existencia de las partes interesadas en la empresa, acreedores
y propietarios; con los recursos aportados por ambos, se lleva a cabo la inversin en
los activos del negocio.

Cabe mencionar, sin embargo, que el inters de cada uno de ellos de la empresa es
diferente: el inters los acreedores se limita a recuperar ntegramente su capital en la
fecha convenida con la empresa y en obtener el rendimiento previamente pactado.
Los propietarios, en cambio, invierten su capital y normalmente, no se interesan en
retirarlo en una fecha determinada, asumen los riesgos del negocio y se involucran en
su operacin; estn directamente interesados en la supervivencia, desarrollo y xito
de la empresa; su inters se basa en el incremento del valor de su inversin y en los
dividendos que puedan obtener como participacin en las utilidades generadas por la
empresa.

Por la diferencia de intereses de los propietarios y acreedores en la empresa, es
necesario mantener un equilibrio entre estas dos fuentes de financiamiento, ya que un
mayor peso de la deuda en relacin al capital podra originar que los intereses de los
acreedores influyeran en mayor grado en la gestin de la empresa., lo cual afectara
su desarrollo. La empresa estara supeditada a sus acreedores y se tornara ms
susceptible a la presin causada por la crisis.

33

Para evaluar adecuadamente la importancia de cada una de estas dos fuentes de
recursos, capital y pasivo, es necesario compararlas, mediante el clculo de esta razn,
cuyo cociente indica la cuanta relativa de cada una de ellas y seala cual es la
posicin de la empresa frente a sus acreedores y propietarios; cual de los dos intereses
es mayor, y consecuentemente, cual de los dos es el preponderante en la gestin
administrativa de la empresa.

La relacin entre estos dos elementos se mide como sigue:

Capital Contable = Bs. 262.559.000,00
Pasivo Total = Bs. 150.984.000,00

Bs. 262.559.000,00 / Bs. 150.984.000,00 = 1,74

Este resultado expresa que por cada bolvar que los acreedores han invertido en el
negocio, los propietarios han invertido Bs. 1,74.

Para invertir debidamente este resultado hay que considerar que las deudas por si
solas nada expresan.

Su voluntad slo es considerado excesivo, cuando es superior a las posibilidades de
reembolso o en el caso de engendrar cargas incompatibles con las posibilidades
econmicas de la empresa.

Cuando esta relacin es observada en pocas sucesivas de la vida de la empresa, se
comprueban sus tendencias. Una reduccin constante de la relacin representa una
insuficiencia de capital propio en relacin al volumen de los negocios.

Por otra parte, la composicin del pasivo es importante ya que puede estar integrado
con una combinacin de deuda a corto y largo plazo. La emisin de obligaciones a
largo plazo, a veces conviene a un aumento del capital propio, teniendo a la vista la
posibilidad de convertir al capital prstamo en capital propio, mediante
amortizaciones cubiertas con las ganancias obtenidas en virtud de ampliaciones de los
medios de produccin.

De cualquier modo, las tendencias mostradas por la relacin entre el capital contable
y el pasivo total, son de la mayor importancia para el conocimiento de la estructura
financiera de las empresas.

El equilibrio de una unidad compleja, como la situacin financiera de un negocio,
depende de la proporcionalidad de sus elementos integrantes; de la conservacin de
su calidad y resistencia y del grado de la intensidad de la influencia ejercida por su

34
elemento esencial, grado que depende de la magnitud y persistencia de tal elemento
.Los principios: equilibrio, calidad y resistencia en los negocios, estn
subordinados en trminos generales, a la preponderancia de los intereses de los
dueos sobre los intereses de los acreedores.

En trminos generales la inversin de los propietarios es preponderante en relacin a
la de los acreedores, los intereses de estos ltimos estn mejor garantizados, ya que
no se varan afectados, o el dao sera de menor consideracin en el caso de prdidas
que sufra la empresa.

Pasivo total entre activo total

Esta razn muestra el porciento de la inversin total en activo que ha sido financiado
por los acreedores. Esta razn, frecuentemente llamada grado de apalancamiento
financiero, se determina como se indica a continuacin:
Pasivo Total = Bs. 150.984.000,00
Activo Total = Bs. 413.543.000,00

Bs. 150.984.000,00 / Bs. 413.543.000,00 = 0,3650

La diferencia entre la razn anterior y el 100% representa la razn del capital
contable al activo total, o sea el porciento del activo que ha sido financiado por los
propietarios o accionistas.

La razn del pasivo al activo total y la del capital contable al activo total reflejan la
importancia relativa de las fuentes de recursos provenientes de la deuda del capital.

Un aumento constante de la relacin de pasivo al activo total representan una
insuficiencia de capital propio en relacin al volumen de los negocios. Puede
representar tambin una estrategia de crecimiento de la empresa basada en recursos
en recursos tomados en prstamo. En ciertos casos refleja una reduccin del capital
debida a una operacin deficitaria.

En trminos generales, cuando el cociente obtenido de esta razn es inferior al 0.50%
se considera que la situacin financiera es satisfactoria.

Asimismo, cuando el cociente excede del 0.50% muestra que la inversin de los
acreedores en la empresa es preponderante en relacin a la de los accionistas y que la
calidad y resistencia de la situacin financiera se tornan dbiles.

Una razn relativamente alta refleja una probabilidad de dificultades financieras
resultantes de fuertes cargos fijos por intereses y una situacin de insolvencia futura.
En periodos de depresin puede que el negocio no gane lo suficiente para absorber

35
sus cargos por intereses y que no genere los flujos de efectivo necesarios para liquidar
las deudas que vencen.

Capital contable entre Activo Fijo

Los activos fijos representan, en ltimo anlisis, el capital invertido en capacidad
productiva para ser utilizada en la operacin a largo plazo. Esta inversin esta sujeta a
depreciacin que, tericamente, corresponde al consumo de la mencionada capacidad
productiva. Por ello, la inversin en activo fijo, bajo ciertos aspectos, debe ser
considerada como anticipo de costos, cuyo ntegro aprovechamiento depende de la
capacidad financiera de la empresa. En relacin con este concepto, es importante
determinar en que proporcin el capital propio fue invertido en activos fijos, para
saber despus en que medida el respectivo cociente corresponde a los dems aspectos
financieros de la empresa.

El capital contable de la empresa importa Bs. 262.559.000,00 y el activo fijo Bs.
144.434.000,00 estableciendo la relacin, tenemos:

Bs. 262.559.000,00 / Bs. 144.434.000,00 = 1,82

Por consiguiente determinamos que para cada bolvar de activo fijo existen Bs. 1,82
de capital propio y que este cociente es aceptable, pues indica la existencia de un
margen de capital invertido en capital de trabajo, necesario para el funcionamiento
normal de la empresa.

Los cocientes de inversin del capital propio en activos fijos, para ser considerados
satisfactorios, no deben de ser inferiores a la unidad. Cualquier cociente inferior a 1
significa insuficiencia de capital propio, que puede ser compensada mediante el uso
de recursos derivados de deudas a largo plazo, que permitan equilibrar la
amortizacin gradual de esas deudas con los resultados econmicos que provengan de
la produccin. Existe, como se puede observar, una ntima relacin entre este cociente
y el que resulta de la razn de la deuda a capital propio.

Cuanto mayor es el cociente, ms lquido es el capital propio, y por consiguiente,
mayor la seguridad de los acreedores.

Cuando el capital excede al activo fijo (suponiendo que no haya otro activo no
circulante), una parte del capital neto de trabajo esta siendo suministrada por las
accionistas. Cuando el capital es inferior a la inversin en activo fijo, significa que se
han utilizado recursos provenientes de acreedores para financiar una parte del activo
fijo y todos los dems activos de la empresa.



36

Razones para el estudio de la productividad

Las razones de operacin que se derivan del estado de resultados, pueden ser las
siguientes:

a. Costo de ventas a ventas netas.
b. Gastos de administracin a ventas netas.
c. Gastos de venta a ventas netas.
d. Utilidad de operacin a ventas netas.
e. Gastos financieros a ventas netas.
f. Utilidad neta a ventas netas.

Estas razones en cualquier negocio varan de mes a mes con las ventas.

Las razones de operacin no pueden permanecer constantes si los niveles de ventas
cambian, debido a ciertos gastos que se mantienen ms o menos fijos en su importe,
independientemente de las variaciones de las ventas.

Sin embargo, siempre es conveniente comparar las razones de operacin de una serie
de estados de resultados para precisar las tendencias del negocio y descubrir si existe
algo errneo que debe subsanarse. Debe tenerse presente que el margen que hay entre
el xito y el fracaso de un negocio es muy reducido y que cualquier desviacin
negativa de estas razones puede acumular sus efectos y anular el beneficio que se
hubiera obtenido o bien, impedir que una utilidad, por ejemplo, de 15%, se convierta
en otra mayor.

Cuando se tiene un aumento porcentual de las ventas de un periodo a otro, no sera
razonable que los gastos y costos de venta se incrementaran a la misma tasa, si no a
una menor, por efecto de los gastos cuyo importe permanece constante, no obstante el
incremento de las ventas. La comparacin mensual de estas razones en los estados de
resultados correspondientes, permite descubrir fcilmente los incrementos anormales
de gastos.

Las desviaciones de estas relaciones pueden determinar en forma razonable si se tiene
una orientacin sobre lo que debern ser y sobre lo que puede hacerse para que
alcancen la categora de una norma.

Todas las mediciones son comparativas. Si no hay una norma de comparacin no
puede haber medicin y tampoco control administrativo, en el verdadero sentido de
este trmino. Comparando la operacin y el estado de las cosas con otras operaciones
y estados, encontramos las diferencias que hay entre ellas. En esa diferencia que

37
existe entre lo que son y lo que deberan ser estriba el problema. El que deberan
ser es la norma.

Para establecer la norma de estas razones en un negocio se requiere separar los gastos
en sus categoras de variables de fijos. Los primeros mantienen una relacin constante
con las ventas y los segundos tienen una razn inversamente proporcional a las
variaciones de las ventas.

De esta manera los costos y gastos variables que son proporcionales a las ventas o
mantienen una relacin constante con las mismas, se expresan en un porciento fijo, el
cual constituye la norma para este tipo de gastos.

Los gastos fijos, que tienen la caracterstica de permanecer en su mismo monto a
pesar de las variaciones de las ventas, en trminos relativos su relacin con las ventas
va reducindose a medida que estas aumenta. En este caso la norma puede ser su
valor absoluto o bien, los porcientos que correspondan en razn a los diferentes
volmenes de ventas.

Las razones de operacin aplicadas al estado de resultados se ilustran a continuacin:

Costo de las Ventas = Bs. 470.445.000,00
Ventas Netas = Bs. 733.052.000,00

Bs. 470.445.000,00 / Bs. 733.052.000,00 = 0,64

Gastos Administrativos = Bs. 38.810.000,00
Ventas Netas = Bs. 733.052.000,00

Bs. 38.810.000,00 / Bs. 733.052.000,00 = 0,05

Gastos de Ventas = Bs. 44.421.000,00
Ventas Netas = Bs. 733.052.000,00

Bs. 44.421.000,00 / Bs. 733.052.000,00 = 0,06

Utilidad de Operacin = Bs. 179.376.000,00
Ventas Netas = Bs. 733.052.000,00

Bs. 179.376.000,00 / Bs. 733.052.000,00 = 0,25





38
Productos Financieros = Bs. 7.973.000,00
Ventas Netas = Bs. 733.052.000,00

Bs. 7.973.000,00 / Bs. 733.052.000,00 = 0,01

Utilidad Neta = Bs. 111.513.000,00
Ventas Netas = Bs. 733.052.000,00

Bs. 111.513.000,00 / Bs. 733.052.000,00 = 0,15

En cada caso la razn expresa la cantidad de gastos, productos o utilidades que se
tiene en cada peso de ventas netas.

Tambin dentro del estudio de la productividad se tienen otras razones que relacionan
algunos conceptos del estado de resultados con otros del balance general. Dentro de
esta categora se tienen las siguientes razones:

Ventas netas a inversin en planta, propiedades y equipo

Un hecho que justifica la inversin en plata, propiedades y equipo, est constituido
por el aumento de su productividad, la cual puede ser medida con diferentes unidades,
sin embargo, desde un punto de vista financiero la unidad es el ingreso de operacin
que se obtiene por cada peso de inversin, por ejemplo:

Ventas Netas = Bs. 733.052.000,00
Planta Propiedades y Equipo = Bs. 144.434.000,00

Bs. 733.052.000,00 / Bs. 144.434.000,00 = 5,07



El cociente significa que por cada peso invertido en tales activos se generan ventas de
Bs. 5,07. Esto es una medida de eficiencia en la inversin ya que una razn creciente
denota mayor cantidad de unidades producidas y consecuentemente, mayores ventas.

Utilidad neta a capital contable

La productividad del capital invertido (o reinvertido) en una empresa se mide por la
relacin existente entre la magnitud de la utilidad neta obtenida en un ejercicio y la de
su capital contable. Tal relacin sirve para determinar el rendimiento del capital y
puede proporcionarnos una idea al respecto a si los resultados de operacin de la
empresa corresponden razonablemente a las expectativas de sus accionistas, respecto
a la retribucin de su inversin, por ejemplo:

39
Utilidad Neta = Bs. 111.513.000,00
Planta Propiedades y Equipo = Bs. 262.559.000,00

Bs. 111.513.000,00 / Bs. 262.559.000,00 = 0,42

El cociente indica que por cada peso que los accionistas han invertido o reinvertido
en la empresa, se obtienen utilidades de Bs. 0,42, en trminos reales, es decir,
descontando el efecto de la inflacin, ya que el capital y las utilidades acumuladas
han sido expresados en bolvares de poder adquisitivo actualizado. De la comparacin
de este rendimiento con el que producen otras inversiones en el mercado de capitales,
puede deducirse si es o no razonable.

AUTOEVALUACIN DE LA PARTE III

Siguiendo las indicaciones del facilitador, en funcin al material que el mismo le
entregue, consistente de los Estados Financieros de una empresa para un momento
determinado, calcule las razones para el estudio de la solvencia, estabilidad y
productividad. Seguidamente elabore un informe respecto a la empresa en cuestin en
funcin a los resultados obtenidos de los indicadores y, por ltimo realice con el
grupo del taller un anlisis comparativo de los diferentes resultados obtenidos en
funcin a las diferentes empresas.


40
PARTE IV
LA PLANIFICACIN Y EL CONTROL ESTRATGICO

Introduccin

El xito de toda gestin est circunscrito en el cumplimiento de los objetivos
empresariales, bajo la utilizacin efectiva de los recursos humanos, fsicos y
financieros de que dispone la organizacin; sin embargo, an cuando existen ciertos
modelos de gestin considerados como efectivos por sus creadores, la diferencia al
momento de su aplicacin la define la efectiva disponibilidad de recursos financieros
que permitan la adquisicin y/o contratacin de los insumos correspondiente o, bien,
el simple disfrute oportuno de los beneficios por parte de los accionistas e inversores
de la empresa.

Esta situacin trae como conveniencia la incorporacin en el presente taller de una de
las principales orientaciones de gestin de la gerencia moderna, como es el caso de la
gerencia estratgica, sustentada en la teora de la planificacin en est modalidad, que
ha sido una de las tendencias que ha predominado en el mundo empresarial durante
los ltimos 30 aos.

Factores clave del xito en la gestin.

Toda gestin a nivel empresarial tiene como elemento de medicin el cumplimiento
de los objetivos y metas trazados en funcin a los criterios de eficiencia y eficacia; es
decir a la buena utilizacin de los recursos y al logro oportuno de los estndares
definidos por la alta gerencia.

A nivel del mundo empresarial se conciben una diversidad de condiciones
particulares en las diferentes empresas que compiten en los mercados locales,
regionales, nacionales e internacionales. Sin embargo, a pesar de que muchas de ellas
disponen de forma suficiente de los recursos humanos, fsicos y financieros, los
niveles de logro son obtenidos de manera heterognea, en donde la razn que explica
el xito de la gestin est centrada, regularmente, en la disposicin estratgica con
que los diferentes gerentes abordan el cambiante mundo empresarial, bajo la
consideracin de los factores externos e internos que influyen en la organizacin.

Es pues bajo la mentalidad y la disposicin estratgica de la accin gerencial que las
empresas han logrado mantener una condicin avasallante en el competitivo mundo
globalizado, transformndose el rol del gerente como el de un general que, con la
disposicin de soldados y pertrechos de guerra, representado por los recursos
humanos, fsicos y financieros de la organizacin, tiene como meta la conquista de
los mercados y la efectiva colocacin de sus productos, mediante la disposicin de

41
procesos tanto de produccin como de mercadeo dirigidos al objetivo final: la
obtencin de mximos beneficios financieros.

Esta visin estratgica de la gerencia es totalmente aplicable a la gestin financiera de
la empresa, en funcin al cumplimiento de la misin, en este mbito que se sustenta
en la disposicin eficiente y eficaz de los recursos financieros, a la vez que los
mismos generan los mximos rendimientos posibles.

Para el logro de esta condicin, el gerente debe visualizar de manera permanente los
diferentes y constantes cambios que se producen en los entornos internos y externos
que influyen sobre la organizacin y evaluar de manera permanente las opciones para
conducir una efectiva toma de decisiones.

A continuacin se presentar una serie de aspectos bsicos que permitirn asimilar un
poco ms el concepto de gestin estratgica financiera.

El concepto de planificacin estratgica.

Las definiciones de Planificacin Estratgica que ofrece la abundante literatura
administrativa y gerencial resultan ser bastante extensas y muy variadas; sin embargo
todas ellas apuntan ms o menos a considerar sta como una modalidad de
planificacin a largo plazo, de carcter dinmico, en la cual se establecen las
consideraciones de aspectos tanto internos como externos que influyen sobre el
objetivo que se desea alcanzar, en funcin del cual se organiza la totalidad de los
recursos de forma tal que, en funcin a la conveniencia u oportunidad que muestre el
entorno, los mismos puedan ser utilizados de forma eficiente y oportuna, logrando
con ello, bajo un criterio de unidad que la organizacin responda todo el tiempo hacia
el cumplimiento de los objetivos trazados.

De manera general, el carcter que ms resalta en la planificacin estratgica es la
constante revisin que la misma exige del plan; puesto que en funcin a los cambios
que se presentan en los entornos interno y externo, la misma debe reorientar las
actividades, cuando lo anteriormente definido se considera caduco o poco eficiente o
eficaz, frente a otras posibles opciones de accin.

La Planificacin Estratgica desde un punto de vista metdico, ofrece una serie de
elementos que son comunes en todos los planes, los cuales materializan de forma
corprea el Plan Estratgico, el esquema mostrado a continuacin
8
muestra la manera
interactiva en como las lneas de accin deben y/o pueden ser llevadas a cabo en la
organizacin:

8
Tomado de Tripier Benjamn (S/F). Planificacin Estratgica. Consulta en Lnea. Disponible en:
http://www.ntn-consultores.com/articulos/planificacionestrategica.htm [21-08-07]

42


Como puede observarse, entonces, la Planificacin Estratgica obliga a definir el
futuro deseado y las acciones a seguir para alcanzarlo, teniendo como base la
situacin de la organizacin hoy.

A fin de complementar y alcanzar una visin completa de la relevancia de la
Planificacin estratgica, resulta interesante revisar lo publicado en Gestipolis.com
9

al respecto:
La Planificacin Estratgica es un proceso de evaluacin sistemtica de la
naturaleza de un negocio, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando
metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos
objetivos y localizando recursos para llevar a cabo dichas estrategias.
Es una poderosa herramienta de diagnstico, anlisis, reflexin y toma de
decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer
en el futuro las organizaciones e instituciones, para adecuarse a los cambios y a
las demandas que les impone el entorno y lograr el mximo de eficiencia y
calidad de sus prestaciones.
Planificando conseguimos lo siguiente:
Establecer la direccin a seguir por la empresa y sus unidades de negocio
Examinar, analizar y discutir sobre las diferentes alternativas posibles.
La Planificacin facilita la posterior toma de decisiones

9
Gestiopolis.com (S/F). Planificacin Estratgica. Consulta en Lnea. Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/No10/planificacionestrat%E9gica.ht
m [21-08-07]

43
Supone mayores beneficios y menores riesgos
La Planificacin Estratgica comienza dando respuesta a estas tres preguntas:

1. Dnde estamos hoy?
Anlisis de la Situacin
Anlisis del Entorno
Anlisis Interno
Anlisis de la Competencia

2. Dnde queremos ir?
Objetivos y Metas a largo plazo

3. Cmo podemos llegar a donde queremos ir?
Comprender el Mercado
Comprender la Competencia Negocio
Disear las Estrategias apropiadas

A la hora de realizar una Planificacin Estratgica hemos de evitar cometer
errores "tpicos" como, por ejemplo:
Dedicar mucho tiempo a la descripcin de nuestra empresa en lugar de analizar
el mercado, la competencia o nuestra posicin competitiva.
La omisin de Objetivos mensurables.
Negligencia en el anlisis del mercado.
No determinar con precisin quienes son "todos" nuestros competidores reales y
potenciales, limitando el anlisis a mis competidores en cuota.
El Plan Financiero previsto a medio plazo presenta desajustes debido a factores
que no podemos controlar: fluctuaciones, inflaccin, crisis monetarias, etc.

Para evitar caer en los errores habituales comentados anteriormente,
recomendamos:
a) El Planning ha de incluir periodos de revisin del Plan
b) La utilizacin de software y tcnicas de "simulacin de escenarios" nos
puede ayudar a prever las posibles variaciones y corregirlas con ms facilidad
c) Podemos incluir, adems de objetivos, metas mensurables.
d) Toda estrategia debe incluir una meta mensurable.
e) Determinar bien todos los competidores reales y potenciales.

Estrategias funcionales de financiacin y de comercializacin.

La Planificacin Estratgica aplicada en el quehacer de las acciones gerenciales se
centra en la fusin de los objetivos de la empresa, incorporando a las actividades de la
misma tanto las actividades operativas, administrativas y de comercializacin.

Sobre estas ltimas haremos nfasis a continuacin, a los efectos de que se tenga una
idea mucho ms clara en torno a la orientacin que debe tomar el gerente en esta rea
para que luego, en una seccin posterior, se expliquen qu acciones pueden ser

44
ejecutadas a fin de establecer un uso efectivo de los recursos lquidos de la
organizacin.

En primer lugar, el gerente debe tener en consideracin de que para poder operar en
todos los mbitos de la organizacin debe contar con el Capital de Trabajo, el cual
debe ser suficiente y debe estar disponible al momento en que se requiera, a los
efectos de no abusar de la orientacin en la emisin de pasivos en la organizacin.

Asimismo, la base de una estrategia funcional estar circunscrita en la efectiva
incorporacin de los diferentes entes que se ven involucrados en la accin, como es el
caso que, al momento de tomar las previsiones requeridas para un departamento,
deban estar involucradas las personas que conocen la conduccin del mismo, a fin de
que se planifique la disposicin de los recursos de manera financiera.

Bajo esta visin individual, el administrador financiero debe agregar los
requerimientos de liquidez de la organizacin y estructurar las fuentes de donde
provendrn dichos recursos, as como las colocaciones que sean necesarias para
aprovechar la rentabilidad de aquellos dineros excedentarios que pudieran estar a
disposicin de la empresa en un momento determinado.

De manera puntual, como se dijo, en las secciones V y VI se orientarn las acciones a
seguir para el efectivo manejo de los flujos de caja en la organizacin mediante la
elaboracin de presupuesto y la administracin (control y planeacin) del activo
circulante.

AUTOEVALUACIN PARTE V

1.- Cules se consideran los criterios que determinan el xito de una gestin?

____________________________________________________________________

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____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

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2.- Qu caractersticas permiten a la Planificacin Estratgicas servir como
herramienta idnea a la Administracin Financiera?

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45

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____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

3.- Hacia dnde deben orientarse las acciones estratgicas de la administracin
financiera?

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____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________




46
PARTE V
EL PRESUPUESTO OPERATIVO


Introduccin

El mximo exponente en el ejercicio de la administracin financiera se centra en el
presupuesto, que es un documento en el cual se plasman, desde una perspectiva
formal, las necesidades de recursos financieros que requiere la organizacin para un
perodo determinado.

El diseo objetivo del presupuesto es la garanta de disponer de forma efectiva de los
recursos financieros necesarios para el desempeo de la funcin gerencial. A
continuacin se detallan los elementos bsicos que definen dicho instrumento.

Qu es un presupuesto?

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos
financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una
empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la
alta gerencia. Los principales elementos de un presupuesto son:

Es un plan: significa que el presupuesto expresa lo que la administracin
tratar de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en
determinado periodo.
Integrador: indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la
empresa. Es un plan visto como un todo, pero tambin est dirigido a cada una
de las reas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es
indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es
funcional si no se identifica con el objetivo total de la organizacin. A este
proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes
reas que lo integran.
Coordinador: significa que los planes para varios de los departamentos de la
empresa deben ser preparados conjuntamente y en armona. Si estos planes no
son coordinados, el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de las
partes, lo cual crea confusin y error.
En trminos financieros: indica la importancia de que el presupuesto sea
representado en la unidad monetaria para que sirva como medio de
comunicacin, ya que de otra forma surgiran problemas en el anlisis del plan
maestro. Por ejemplo, al hacer el presupuesto de requisicin de materia prima,
primero es necesario expresarlo en toneladas o kilogramos, y despus en

47
bolvares; el presupuesto de mano de obra, primero en horas hombre y
despus en bolvares.
Operaciones: uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la
determinacin de los ingresos que se pretende obtener, as como de los gastos
que se van a producir. Esta informacin debe elaborarse en forma ms
detallada posible.
Recursos: no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la
empresa tambin debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes
de operacin, lo cual se logra, bsicamente, con la planeacin financiera, que
incluye:

a) Presupuesto de efectivo.
b) Presupuesto de adiciones de activos (inventario, cuentas por cobrar,
activos fijos).

Dentro de un periodo determinado: un presupuesto siempre tiene que estar
en funcin de un cierto periodo.

Despus de analizar la definicin anterior, se puede afirmar, en trminos ms
sencillos, que el presupuesto de una empresa consiste en cuantificar en trminos
monetarios la toma de decisiones anticipada y los objetivos trazados, de manera que
permitan visualizar su efecto en la empresa para servir como herramienta del control
administrativo.

Ventajas

Las ventajas que se mencionan a continuacin ayudan a lograr una adecuada
planeacin y control en las empresas:

1. Motiva a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos bsicos
de la empresa.
2. Propicia que se defina una estructura adecuada, determinando la
responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la
organizacin.
3. Cuando existe la motivacin adecuada incrementa la participacin de los
diferentes niveles de la organizacin.
4. Obliga a mantener un archivo de datos histricos controlables.
5. Facilita a la administracin la utilizacin ptima de los diferentes insumos.
6. Facilita la coparticipacin e integracin de las diferentes reas de la compaa.
7. Obliga a realizar un autoanlisis peridico.
8. Facilita el control administrativo.

48
9. Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una
organizacin para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de
mejorar la empresa.
10. Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia en las operaciones.

Limitaciones de los presupuestos

Como toda herramienta, el presupuesto tiene ciertas limitaciones que deben ser
consideradas al elaborarlo o durante su ejecucin:
1. Est basado en estimaciones: esta limitacin obliga a que la administracin
trate de utilizar determinadas herramientas estadsticas para lograr que la
incertidumbre se reduzca al mnimo, ya que el xito de un presupuesto
depende de la confiabilidad de los datos con que se cuenta. La correlacin y
regresin estadstica, ayudan a eliminar, en parte, esta limitacin.
2. Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que
surjan: lo que significa que es una herramienta dinmica, pues si surge algn
inconveniente que la afecte, el presupuesto debe adaptarse, ya que de otra
manera perdera su sentido.
3. Su ejecucin no es automtica: ya que es necesario que el elemento humano
de la organizacin comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que
todos los integrantes de la empresa sientan que los primeros beneficiados por
el uso del presupuesto son ellos, ya que de otra forma sern infructuosos todos
los esfuerzos para llevarlo a cabo.
4. Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin: uno
de los problemas ms graves que provocan el fracaso de las herramientas
administrativas, es creer que por s solas pueden llevar al xito. Hay que
recordar que es una herramienta que sirve a la administracin para que cumpla
su cometido, y no para competir con ella.
5. Toma tiempo y cuesta prepararlos.
6. No se deben esperar resultados demasiado pronto.

El aspecto humano y los presupuestos

Toda herramienta que se disee para administrar con mayor facilidad una
organizacin debe ser puesta en prctica cuidadosamente, controlando que las
personas que harn uso de ella la acepten como algo que les ayudar en su desarrollo
y no como un instrumento de carcter negativo, destinado a reprimir su labor. De ah
que si acepten todas las ventajas que ofrece un presupuesto para ser utilizado en las
empresas, se debe evitar el surgimiento de circunstancias que podran conducir al
fracaso de la implantacin del mismo. Es necesario hacer hincapi en este aspecto, es
en el personal, en el activo humano, en cuyas manos est el xito o el fracaso de todas
las herramientas administrativas. Los criterios que aseguran el xito de los
presupuestos son los siguientes:

49

1. Los presupuestos deben ser para ayudar, ms que para verificar fallas o xitos
En muchas organizaciones se pretende dar a los presupuestos el carcter de mero
instrumento de vigilancia para determinar la existencia de errores, y slo se calculan
variaciones comparando lo real con lo presupuestado. Se afirma comnmente que, si
fue mayor lo real que lo presupuestado, el resultado es desfavorable; si ocurre lo
contrario, el saldo sera favorable. Ambas afirmaciones son totalmente falsas debido a
que lo que se busca al calcular las variaciones es encontrar indicios y, con ello,
detectar cules fueron loas causas que condujeron a esa variacin, lo que debe servir
de retroalimentacin al responsable de dichas variaciones para que se repita los
aciertos y elimine las fallas. De esta manera comprobar la utilidad del instrumento y
el carcter no represivo del mismo.

2. El presupuesto debe ser fruto de todos los integrantes de la organizacin
Otra de las causas que suelen conducir los presupuestos al fracaso, es su imposicin a
los subordinados sin hacerlos participes del proceso de su elaboracin. A todas las
personas les agrada intervenir en el diseo de sus metas y objetivos, por la sencilla
razn de que nadie mejor que cada individuo conoce sus potencialidades y
limitaciones, de igual forma que las del rea de la cual se es responsable. Este
conocimiento posibilita la intervencin en la elaboracin del presupuesto maestro o
anual. Todas las personas que tengan que intervenir para el xito del plan maestro
deben participar en el diseo del presupuesto; adems, se sentirn ms
comprometidas para su logro, ya que fueron ellas quienes fijaron las metas que se
pretenden alcanzar, y no otras personas quienes se las impusieron.

3. El presupuesto no debe generar conflictos en la organizacin
Al estar diseando el presupuesto, hay que considerar que dentro de l quedarn
integradas todas las reas de la empresa, las cuales deben visualizar el objetivo global
de la organizacin y no los objetivos particulares de cada una de ellas. Un ejemplo
clsico de esta situacin es lo referente a los inventarios: mercadotecnia tendr inters
en que exista la mayor cantidad posible de inventarios, ya que con ello asegura
satisfacer la demanda; finanzas no estar de acuerdo con esa posicin debido a que el
inventario tiene costos de mantenimiento, lo cual va a reducir la rentabilidad y
liquidez de la empresa; produccin se preocupar por manejar inventarios variables, a
fin de tener una produccin estable, sin importar si tiene picos o no de inventarios que
le originan costos a la empresa. De ah la necesidad de que se determine por parte de
los departamentos a quienes concierne el procedimiento, la cantidad ptima que debe
mantenerse de cada rengln, a fin de lograr la rentabilidad y liquidez ptimas para la
compaa, sin importar lo que a ventas o a produccin les convenga.





50
Caractersticas de un sistema presupuestario

Al disear cualquier sistema presupuestario, debe tenerse siempre muy presente su fin
ltimo. Por ello, se recomienda que debe:

a) Lograr flexibilidad, de modo que puedan llevar a cabo las actualizaciones de
los planes (que como se ha mencionado, se harn por excepcin) para
incorporar los cambios fundamentales que surjan en las variables esenciales
de la empresa o en alguna premisa general.
b) Facilitar el control administrativo, de manera que la direccin y su equipo
puedan verificar que los planes se estn llevando a cabo y as facilitar la
administracin por excepcin.
c) Cuantificar los objetivos y metas establecidas en el presupuesto maestro,
de tal forma que el presupuesto se constituya en una herramienta de
negociacin y formalizacin de compromisos a corto plazo.
d) Facilitar la autoevaluacin de cada una de las reas de responsabilidad
de las empresas.
e) Permitir que las normas contables del boletn B-10, B-12 y sus circulares
respectivas puedan aplicarse en el presupuesto maestro, si se considera
prudente usarlos.
f) El presupuesto a corto plazo debe ser parte del presupuesto a largo plazo.
g) Se deben incorporar en el presupuesto a corto plazo las inversiones en
activos fijos, que son parte de la planeacin estratgica, pero que tendrn que
hacerse en determinado periodo.
h) A nivel ejecutivo de la direccin, se debe presentar indicadores, de forma
condensada, que reflejen los objetivos presupuestales logrados y por lograr.

Principales indicadores del presupuesto

La siguiente es una lista de indicadores que deben presupuestarse y a su vez
monitorearse a nivel del grupo directivo de una empresa, mensualmente, para que el
presupuesto logre su misin:
1. Ingresos.
2. Utilidad de operacin.
3. Activos promedio en operacin.
4. Margen de ventas.
5. Rotacin de inversin.
6. Tasa de rendimiento sobre la inversin.
7. Porcentaje de capacidad utilizada.
8. Porcentaje de crecimiento de volumen.
9. Das de inversin en capital de trabajo.
10. Valor econmico agregado (EVA).
11. Inversiones aprobadas.

51
12. Flujo de efectivo de operacin.
13. Compromisos con bancos acreedores.
14. Principales estrategias para el ao.
15. Oportunidades y amenazas de la empresa.
16. Programas especficos del ao.
17. Otros.

Marco de referencia del presupuesto

Al desarrollar el presupuesto maestro es fundamental que se analicen las variables
macroeconmicas que afectan a la empresa, as como las variables macroeconmicas
que tambin deben ser estudiadas, y su repercusin sobre el presupuesto de operacin
y financiero.

1. Premisas bsicas o variables macroeconmicas

Las variables macroeconmicas o premisas bsicas son una serie de pautas
econmicas, sociales, polticas y financieras que marcan un escenario especfico a
corto plazo. Entre las principales premisas que deben ser estudiadas se encuentran:
a) Crecimiento del producto interno bruto del pas y de los pases con los existen
relaciones comerciales, as como el de la rama industrial a que pertenece la
empresa.
b) Inflacin de Venezuela y los pases con los que interacta.
c) Comportamiento del tipo de cambio.
d) Estrategias de financiamiento de las empresas.
e) Comportamiento de sueldos, salarios y prestaciones.
f) Relaciones con los sindicatos.
g) Polticas respecto a las exportaciones.
h) Reglas y aranceles referentes a las importaciones y exportaciones a raz de los
diferentes acuerdos comerciales.
i) Comportamiento del costo del dinero.
j) Otras variables.

Al utilizar diferentes supuestos en cada una de las variables macroeconmicas
(informacin que se puede obtener en diferentes fuentes, tales como el Banco Central
de Venezuela, INE, Datanlisis, modelos ecomtricos, entre otros.) se pueden disear
diferentes escenarios, de forma que se puedan tomar decisiones mucho ms acertadas.

2. Premisas especficas o variables microeconmicas

Se analizan las variables que se relacionan en forma especfica con el negocio o
empresa y que requieren una estrategia determinada, de acuerdo con el medio
competitivo en que se encuentre la empresa. Estas premisas representan las acciones

52
que habrn de ponerse en prctica durante un ao determinado, pero que a su vez
forman parte integral de la planeacin estratgica de la empresa.

La aprobacin de estas variables debe ser fruto de una discusin y anlisis profundo
del equipo que forma el cuadro principal de la empresa. Entre las variables y
objetivos que se incluyen en este apartado se encuentran:
a) Estrategias de precios.
b) Inflacin de los precios y de cada uno de los principales insumos esperados.
c) Crecimiento del mercado esperado.
d) Objetivo a lograr medido en rentabilidad.
e) Diagnstico de la liquidez.
f) Polticas del capital de trabajo.
g) Estrategias sobre el aprovechamiento de la capacidad instalada.
h) Mezcla de lneas a colocar.
i) Estrategias sobre el aprovechamiento de la capacidad instalada.
j) Polticas de exportacin de ventas.
k) Carga financiera esperada.
l) Otras.

Como se puede apreciar, al igual que con las variables macroeconmicas, con las
microeconmicas tambin se deben generar varios escenarios para determinar los
diferentes resultados que puede esperar la empresa, dependiendo de lo que sucediese.
Es esencial para disear un presupuesto correcto, conocer, analizar y evaluar las
variables antes mencionadas durante cada una de las etapas que integran el diseo o
desarrollo del presupuesto maestro.

Desarrollo del presupuesto maestro

El presupuesto maestro est integrado bsicamente por dos reas que son:

El presupuesto de operacin.
El presupuesto financiero.

Antes de estudiar cada una de las etapas que integran el presupuesto de operacin se
debe considerar que cada uno de los presupuestos deben ser elaborados a precios
constantes, es decir, deben llevar todos los bolvares al mismo poder de compra, de
tal manera que uno de lo objetivos bsicos del presupuesto como lo es el control
administrativo pueda desarrollarse, porque de otra manera ser imposible llevar a
cabo dicha actividad, al mezclar en los datos comparativos bolvares con diferente
poder de compra.


53
Esta primera parte se referir al presupuesto de operacin, y se analizar cada una de
las divisiones que lo integra, indicando quines son responsables de cumplir cada uno
de los presupuestos, para responder as cuestiones como qu informacin deben
contener?, de dnde es posible obtener dicha informacin?, qu mtodos existen
para pronosticar cierto comportamiento futuro?, etc.

Secuencia del presupuesto maestro

Presupuesto Presupuesto
de ventas de produccin


Presupuestos de:


Requisiciones de materia prima


Mano de obra


Gastos indirectos de fabricacin


Costo de produccin y venta


Gastos de administracin


Estado de resultados de operacin presupuestado


Presupuesto de efectivo


Adiciones de activo no circulante


Estados financieros proyectados



Estado de Balance Flujo de efectivo
Resultado General Presupuestado
Presupuestados Presupuestado

54

1. Presupuesto de operacin

a) Presupuesto de ventas

La primera etapa que enfrentar la organizacin ser la determinacin del
comportamiento de su demanda; es decir, conocer qu se espera que haga el mercado,
de manera que una vez concluida esta etapa, se est capacitado par elaborar un
presupuesto propio de produccin. Esto es lo que normalmente se hace, ya que la
mayora de las empresas tienen capacidad ociosa, es decir, la demanda es menor que
la capacidad instalada para producir. Existen empresas que elaboran su presupuesto
de produccin como primer paso, donde el proceso es inverso al estudiado: primero
se presupuestan los gastos o necesidades del sector, y con base en ello se determinan
los ingresos que habrn de recaudarse por va impositiva. Para desarrollar el
presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia:

1. Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al
nivel de ventas en un periodo determinado, as como las estrategias que
desarrollarn para lograrlo.
2. Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyo en ciertos mtodos que
garanticen la objetividad de los datos, como anlisis de regresin y
correlacin, anlisis de la industria, anlisis de la economa, etc.
3. Basndose en los datos deseados para el futuro que gener el pronstico del
inciso anterior y en el juicio profesional de los ejecutivos de ventas, elaborar
el presupuesto de stas tratando de dividirlo por zonas, divisiones, lneas, etc.,
de tal forma que se facilite su ejecucin.

Una vez aceptado el presupuesto de ventas, debe comunicarse a todas las reas de la
organizacin para que se simplifique el presupuesto de insumos.

2. Presupuesto de produccin

Una vez que le presupuesto de ventas est determinado, se debe elaborar el plan de
produccin. ste es importante ya que de l depende todo el plan de requerimientos
con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarn en el proceso
productivo.

Para determinar la cantidad de que se debe producir de cada una de las lneas que
vende la organizacin, hay que considerar las siguientes variables: ventas
presupuestadas de cada lnea; inventarios finales deseados para cada tipo de lnea
(que pueden ser determinados en funcin de las rotaciones que se deseen de los
inventarios por lnea; dicha rotacin debe ser la ptima para el caso especfico de que
se trate) y los inventarios iniciales con que se cuente para cada lnea.

55

Presupuestos de = Ventas + Invetario Final - Inventario inicial
produc. por lnea Presupuestadas deseado de art. terminados de art. terminados

La frmula anterior supone que los inventarios en proceso tienen cambios poco
significativos. De no ser as, se deberan considerar dentro del anlisis para
determinar la produccin de cada lnea.

Hasta ahora se ha planteado la necesidad de conocer los niveles de inventarios al
principio y al final del periodo productivo; sin embargo, dentro de dicho periodo hay
que determinar cul es la poltica deseada por cada empresa con respecto a la
produccin. Las polticas ms comunes son:

Produccin estable e inventario variable.
Produccin variable e inventario estable.
Combinacin de las dos anteriores.

Cada una de estas polticas ofrece ventajas y desventajas, lo que lleva a concluir que
depende de cada caso especfico determinar cul es la ms conveniente para la
organizacin. Las ventajas de la primera poltica son: los costos de produccin
tienden a ser menores; mejora la moral de los empleados al no existir una rotacin
acelerada; no se requiere trabajar a marchas forzadas en los meses pico de demanda,
etc.

Tambin tienen desventajas: pueden llegarse a un inventario demasiado alto, lo que
trae por consecuencia una sobreinversin ociosa que origina un costo de oportunidad
de tener el dinero en otra inversin ms productiva; tambin puede dar lugar a
inventarios obsoletos, que por motivos estacionales no pueden venderse a precio
adecuado; podra tambin surgir un problema de almacenamiento en los meses en que
las ventas disminuyen.

La segunda poltica no es fcil de aplicar porque implica estar parando y haciendo
arrancar la maquinaria, lo cual resulta muy costoso, comparando con el beneficio de
tener un inventario estable. Hoy en da todas las compaas, ante la apertura
comercial y la competitividad tratan de adoptar la filosofa justo a tiempo, que
consiste bsicamente en disminuir lo ms que se pueda el inventario, de ser posible a
cero. Con ello las compaas logran disminuir notablemente su costo financiero. En
Venezuela, debido a que la mayora de las empresas tienen capacidad ociosa y mano
de obra que no es eventual, ni por temporadas, sino que es de planta, la alternativa de
produccin viable es poco apropiada, por lo que la ms comn es la produccin
estable. Sin embargo, conforme la economa se vaya sincronizando con las economas
de los pases con los cuales tiene relaciones comerciales ms estrechas, es de
esperarse que se produzcan cambios estructurales referentes a la mano de obra,

56
principalmente de ser un costo fijo se transforme en un costo variable, lo cual
permitir que las empresas opten por el modelo de produccin variable, lo cual
permitir que las empresas opten por el modelo de produccin variable e inventario
estable, o bien otro modelo, donde no necesariamente la produccin sea estable.

Puede lograrse una produccin flexible, ajustada a los ciclos de ventas y a los niveles
de inventarios, pero tratando de mantener hasta donde sea posible la produccin
sujeta a las menores variaciones.

AUTOEVALUACIN DE LA PARTE V

1.- Qu importancia juega el presupuesto en la administracin financiera?

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

2.- Qu informacin se requiere disponer al momento de disear el presupuesto?

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

3.- Qu importancia reviste para el cumplimiento de los objetivos de la alta gerencia
el diseo del presupuesto maestro?

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

57

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

4.- Seale los pasos a seguir para la conformacin del Presupuesto Maestro

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________



58
PARTE VI
PLANEACIN Y CONTROL DE ACTIVO CIRCULANTE

Introduccin

La esencia de la administracin financiera se centra en el manejo de los recursos
lquidos de la empresa de manera que se pueda aprovechar al mximo su utilizacin
en pro de la obtencin de mximos beneficios, considerando a su vez los objetivos de
la alta gerencia.

Una vez establecidos las secciones anteriores en funcin a los contenidos
desarrollados, es el momento de comenzar a orientar las acciones especficas que
permitirn la obtencin de esos mximos beneficios por medio de la ejecucin de la
accin administrativa.

Administracin de efectivo y valores a corto plazo

Concepto e importancia

El ciclo normal de la empresa con el efectivo que cuenta, para despus ser canjeado
por bienes y posteriormente al ser realizados dentro del giro normal de la empresa se
convertir ya sea en efectivo o en cuentas por cobrar que regresarn a la empresa
nuevamente en forma de efectivo.

El administrador financiero debe saber cuales son los compromisos de la empresa y
que recursos financieros cuenta para cumplir oportunamente.

El efectivo puede permitir a la empresa comprar nuevas mercancas o liquidar sus
compromisos, se debe mantener un equilibrio ya que un exceso crea dinero ocioso y
si falta pues no puede cumplir con el pago de sus obligaciones con sobre precio por la
mora o simplemente que no cuente con recursos para las operaciones normales de la
empresa, por eso es importante que el efectivo deba cumplir con las siguientes tres
funciones:

a) Transaccin: Esta funcin nos permite afrontar necesidades rutinarias, por
ejemplo las compras, el pago de gastos o inversiones.
b) Precaucin: Nos permite solucionar las situaciones imprevistas donde se
necesite dinero para solventarlas.
c) Especulacin: Permite aprovechar situaciones que estn afuera del curso
normal de la empresa.

Tambin es importante que el administrador financiero deba analizar en forma
concreta las caractersticas y peculiaridades de la empresa, para determinar cuales son

59
los requerimientos necesarios de la funcin de caja y bancos con el fin de fijar los
niveles adecuados de inversin.

Objetivos

Se deben de fijar los objetivos a alcanzar para poder administrar eficientemente los
recursos de efectivo, tales como:

1. Evitar despilfarros.- Se debe ejercer un estrecho control sobre las erogaciones
a realizar, para que no se hagan gastos superfluos.
2. Reducir al mnimo de imprevistos.- Es necesario prever cuando llegarn y en
que forma impactarn para que no haya repercusiones en forma substancial en
la empresa.
3. Control de inversin.- Es aconsejable ajustarse al presupuesto de caja para
evitar que la empresa no tenga liquidez, debido a que se efecten inversiones
en exceso que provocan una lenta recuperacin del efectivo.
4. Aprovechamiento de descuentos.- Es recomendable que se anticipe el pago de
las obligaciones que causen intereses o que puedan obtener un beneficio, solo
cuando se cuente con excedentes de efectivo.
5. Inversiones de recuperacin inmediata.- Su fin es efectuar inversiones con
vencimientos escalonados, para evitar los problemas de liquidez y obtener
rendimientos adicionales, mientras no se utilicen los recursos para cumplir
compromisos o inversiones proyectados.

Aplicacin de tcnicas

El objetivo de estas tcnicas o herramientas tienen la finalidad de optimizar el
aprovechamiento de los recursos y se dividen en:

1. Tcnicas usuales
a. Anlisis de razones financieras
b. Ciclo de caja
c. Rotacin de caja
d. Saldo promedio para actividades normales
e. Ahorro de tiempo administrativo
f. Otras tcnicas ante problemas financieros, temporales y restringidas.
2. Tcnicas matemticas
3. Anlisis burstil
4. Tcnicas econmicas

1.- Tcnicas usuales.- Son las que se pueden aplicar en forma genrica ya que no
requieren de informacin compleja.


60
a. Anlisis de razones financieras.- Son herramientas que proporcionan
informacin sobre la interpretacin financiera de una empresa para realizar una
toma de decisiones correcta, su objetivo es simplificar las cifras y sus
relaciones y hacer factibles las comparaciones para facilitar su interpretacin.

Estas tcnicas ya fueron estudiadas anteriormente (Seccin II) que son las
pruebas de liquidez, rotacin de cuentas por cobrar a clientes, rotacin de
inventarios y la prueba del cido.

b. Ciclo de caja.- Es el tiempo que transcurre entre el momento en que se
efectan las salidas de efectivo, hasta el momento de la recuperacin del mismo.


Ciclo de caja = das de cuentas por cobrar + das de inventario das
de cuentas por pagar.

c. Rotacin de caja.- Consiste en determinar cuantos ciclos de caja se presentan
en un ao.

Rotacin de caja = Ao comercial
Ciclo de caja

Rotacin de caja = Desembolsos anuales
Saldo promedio de caja


d. Saldo promedio para actividades normales.- Es la cantidad que requiere la
empresa para realizar sus transacciones en forma mnima, y como consecuencia
controlar dichos mnimos, ya que tan ineficiente es tener excedentes como
faltantes.

Los excedentes producen inversiones ociosas y los faltantes mala imagen y
prestigio al no poder cumplir con sus obligaciones.

Saldo promedio para actividades normales = Desembolso anuales
Rotacin de caja

e. Ahorro de tiempo administrativo.- Consiste en mejorar los procedimientos
que se utilizarn para recibir pagos y consecuentemente optimizar la captacin
de recursos.
Este procedimiento permite que los costos de cobranza disminuyan al no tener
que utilizar continuamente recordatorios o en su defecto, reducir el manejo y
administracin de la cobranza. Adems de contar con efectivo disponible ya

61
que cada vez que el cliente deposite en el banco, permite a la empresa allegarse
de recursos en forma inmediata para cumplir sus compromisos.

f. Otras tcnicas ante problemas temporales y restringidas

a Expedicin de cheques contra otras plazas.- Esta tcnica es muy poco
utilizada, consiste en expedir en pago cheques contra oficinas bancarias,
ubicadas geogrficamente en otros Estados de la Repblica diferentes a aquel
donde se encuentra la empresa. Esta tcnica puede ser utilizada cuando se
tengan filiales o sucursales en otros Estados.

b Anlisis cientfico de cobro promedio de cheques.- Consiste en forma
general la determinacin del promedio del pago de cheques, expresado en das,
por cada uno de ellos, ya que permite aprovechar al mximo el uso del flotante
(la diferencia en saldos entre banco y los libros de la empresa).

2.- Tcnicas matemticas.- Estas tcnicas requieren de modelos matemticos para su
aplicacin. Hay una gran variedad para proponer modelos de simulacin que
permitan a la empresa maximizar la administracin financiera de caja y bancos, tales
como:

a. Modelo de Baumol.- William Baumol trata de forma terica de determinar que
cantidad de efectivo puede obtener una empresa a un costo mnimo, asimismo
conocer el costo de mantener saldos ociosos que podran invertirse en valores.
Establece que los costos a minimizar como sigue:

- Costos de convertir valores en efectivo.- para tal efecto establece que ser fijo
en una cantidad b la cual se debe minimizar y se incurren en estos costos
cada vez que los valores realizables se conviertan en efectivo. Esto provoca
que los costos totales se incrementen a medida que aumenta el nmero de
veces que se efecta la conversin. De lo anterior se desprende que los costos
totales de conversin por periodo sern el nmero de conversiones t/c
multiplicado por el costo de una conversin b o sea:

c
tb
Donde:
t = transacciones necesarias por perodo.
c = valores realizables a vender en cada perodo y/o efectivo.
- Costo de oportunidad.- Se refiere a la tasa de inters (i) no aprovechada que se
sabra obtenido mediante la inversin de saldos de efectivo. El costo de
efectivo ser la tasa de inters multiplicada por el promedio de efectivo que
mantiene la empresa.

62

2
c
i El costo total ser igual a:
c
bt c
i CT +

=
2
Derivando en
funcin a c tenemos;

2
2 c
bt i
DCT =
2
2
0
c
bt i
= Obteniendo un mnimo o un mximo

i
c
bt
=
2
2

i
bt
c
2
2
=
i
bt
c
2
=

Con base a lo anterior se establece que se pueden minimizar costos de
administracin de efectivo, quedando las literales como sigue:

c = necesidades de caja ptima.
b = necesidades anuales de efectivo.
t = costos de transaccin.
i = costo de capital o intereses por pagar.

Los elementos los ms complicados para
determinar son el costo de transaccin, implicando
el costo administrativo y de control de efectivo
por cada peso manejado, y el de necesidades
anuales de efectivo, pudiendo resolverse mediante
el presupuesto de efectivo, las cuales se manejan
con base a estimaciones.

b. Modelo Millar-Orr. Con base al modelo Baumol, los seores Merton H.
millar y Daniel Orr, establecieron que una empresa no es posible que los
flujos de efectivo deban mantenerse estticos, sino que por el contrario
fluctan al azar entre los lmites superior e inferior.
Cuando llega al lmite superior (h) la empresa contar con exceso de efectivo
y por el contrario, al llegar al
lmite inferior (o) la empresa
tendr problemas de efectivo,
siendo funcin del administrador
financiero comprar o vender
inversiones en valores para
conservar el nivel ptimo
mostrado como z.

63
El objetivo de la administracin financiera consistir en determinar el nivel
ptimo z, de los saldos capaces de minimizar el costo de la administracin
de efectivo.

Millar-Orr, establecieron como costo de efectivo
( )
( ) M ie
t
N be
c + = de donde:
c = costo total de la administracin del efectivo
b = costo de conversin.
e(N) = nmero de conversiones esperadas.
e(M) = saldo de efectivo diario esperado
t = das periodo.
i = costo de oportunidad.

Igual que en el modelo de Baumol, el nivel ptimo del saldo de efectivo se
determina mediante la siguiente ecuacin:

3
2
4
3
i
x
Z
b
= Donde: x
2
= varianza de los saldos diarios de efectivo de la
empresa.

Con base a la ecuacin anterior los gastos que se deben minimizar, son el de
conversin y el de intereses perdidos, adems especfica que el lmite superior
(h) se obtendr como h = 3z.

3.- Anlisis burstil.- Es el empleado por causas de bolsa. Es el estudio de todos los
elementos, que inciden en el comportamiento de los precios de las acciones, con la
finalidad de evaluar su posicin actual y futura. El administrador financiero contar
con una herramienta eficaz para la adecuada toma de decisiones de inversin, es muy
utilizada en Venezuela por las casa de bolsa. El desarrollo integral de este anlisis se
efecta por dos mtodos:

a. Anlisis tcnico.- Que consiste en el estudio del comportamiento de las
cotizaciones en el mercado, para determinar el curso probable que tomarn los
precios tanto de una emisora de acciones en particular como del mercado general.
Est fundamentado en las fluctuaciones del mercado de dinero, maximizando la
utilidad al aprovechar los movimientos en los precios de las inversiones. Este anlisis
se apoya en los siguientes supuestos:

- El valor de mercado se estima por la oferta y la demanda.
- La oferta y la demanda se ven influenciadas por gran variedad de factores tanto
racionales como irracionales, los cuales al ser ponderados por el mercado se reflejan
en el precio de la accin.

64
- Los precios se mueven en tendencia por periodos considerables.
- Los cambos en las tendencias son motivadas por cambios en las relaciones de la
oferta y la demanda.

Un factor importante en el desarrollo del anlisis es el conocimiento de mltiplos, es
el resultado de dividir el precio de mercado de la accin entre la utilidad por accin.
Se le denomina mltiplo ya que expresa el nmero de veces que la utilidad por accin
est implcita en la cotizacin.

El propsito de llevar a cabo este anlisis es el de contar con un apoyo para tomar
decisiones de inversin, ya que el si el mltiplo fuese mayor al del promedio que
maneja el mercado, sera buena oportunidad para la venta, por el contrario, si fuese
inferior, significara que pudiera ser un buen momento para la compra.

b. Anlisis fundamental.- Es un estudio de inversin a largo plazo, que pronostica la
cotizacin futura de la accin, en base a la proyeccin de utilidades de la empresa,
para decidir las alternativas de inversin. Este anlisis se efecta con un estudio del
comportamiento de la empresa en el pasado, distribucin actual de las inversiones y
su capital para generar utilidades en un mercado dado. Lo anterior se efecta
analizando los siguientes aspectos:

- Econmicos.- Es el estudio de variables que pueden indicar el rumbo probable de la
economa en general, del rea donde se ubica la empresa y sobre todo de la incidencia
en el desarrollo de la empresa.
- Financiero.- Es el anlisis e interpretacin de la informacin de la empresa.
- Humano.- Es el anlisis cualitativo que tiene por objeto medir la eficiencia de
operacin, para ubicar los centros de toma de decisiones y determinar lo adecuado de
los apoyos con que cuentan.

Al igual que en el anlisis tcnico, se emplea el estudio de mltiplos, slo que es
recomendable conocerlos en forma histrico tanto de la rama a que pertenece la
empresa como del mercado, dando como resultado el siguiente criterio: Empresas en
expansin reportan mltiplos de mayor cuanta que aquellos que no estn creciendo.

4.- Tcnicas econmicas.- Son aquellas que tienden a disminuir la prdida del poder
adquisitivo del dinero. El dinero es medida del valor de cambio de las cosas, pero con
motivo de las frecuentes variaciones en la paridad de la moneda con respecto al dlar
su valor nominal ha perdido significancia, ya que se ha mermado su poder adquisitivo,
an cuando intrnsecamente sigue valiendo lo mismo.

-Compra de valores de renta fija.- Permite excesos de plazos de siete, quince y hasta
treinta das, con intereses previamente pactados, teniendo como ventaja prever las
necesidades y oportunidades de efectivo tanto faltante como ociosos.

65

- Compra de cetes.- Permite invertir dinero ocioso, obteniendo una tasa de descuento
que permite atenuar los efectos inflacionarios que repercuten en la prdida del poder
adquisitivo del dinero, con la ventaja que al necesitarse los recursos, se pueden
vender para ser convertidos en efectivo, sin esperar el plazo como normalmente
ocurre en la compra de valores de renta fija.

- Inversin en inventarios.- Es una opcin ms para evitar el deterioro del poder
adquisitivo, ya que los inventarios tienden con el tiempo a subir de precio en mayor
proporcin que la inflacin, pero a fin de evitar que esta inversin se convierta en un
problema debe cuidarse que:

La adquisicin sea planeada en forma eficiente.
Los inventarios no sean de fcil descomposicin.
Los inventarios no tengan el riesgo de convertirse en obsoletos.
Se diversifiquen los inventarios y no se invierta en un solo tipo de producto.
Tiendan a la alza, analizando que sta sea real y no ficticia o provocada.

Estas tcnicas debern ser motivo de estudios completos, dependiendo de cada
empresa. Las tcnicas burstiles nos permitirn tomar nuestra decisin, teniendo entre
otros, los siguientes aspectos:

Objetivos de la inversin.
Requerimientos de tesorera de la empresa.
Tendencias y desviaciones estndar de un perodo razonable.
Situacin del mercado de valores.
Situacin del mercado de dinero.

Esto se simplificara al utilizar el modelo Montecarlo en un sistema de computacin
electrnica.

Principales deficiencias

Las causas ms comunes por las que las empresas tiene excesos o faltantes en su
inversin:

Causas de la carencia:
- Deficiente administracin de la empresa.
- Ineficiente recuperacin de la cartera, provocada por la falta de observancia de
las polticas de cobranza.
- Inadecuado otorgamiento del crdito.
- Exceso en gastos de manejo y custodia de inventarios.

66
- Difcil situacin econmica del pas o en su defecto del rea donde
normalmente opera la empresa.
- Exceso de inventarios.
Causas del exceso:
- Inadecuado mantenimiento de saldos de efectivo en caja y bancos.
- Cobranza recuperada en forma anticipada provocada pro una inadecuada
promocin.
Efectos de la carencia:
- Pago de intereses por crditos obtenidos.
- Altos gastos de manejo y control de inventarios.
- Prdidas por cuentas por cobrar que no se convertirn en efectivo.
- Gastos duplicados o inadecuados para el fin de la empresa.
- Altos gastos de cobranza.
- Prdida por mercanca obsoleta.
Causas del exceso:
- Prdidas de los rendimientos que generara la inversin canalizada a un medio
que les redite.
- Incremento a los costos de cobranza.

Controles a establecer

Para la administracin del efectivo se requiere de algunos controles que permitan
manejar en forma clara y adecuada sus disponibilidades y para tal efecto, se tienen:

1. Presupuesto de efectivo.- Permite prever cuales son las necesidades, siendo lo
ms importante sincronizar las entradas con las salidas. Se deber segregar las
ventas de contado con las de crdito, siendo importante estimar cuando se
convertir en cobro en realidad. Se debe saber cuando solicitar los crditos
ante situaciones especiales de faltantes o de inversiones en el caso de
excedentes.
2. Control de efectivo.- Se refiere a la administracin del efectivo que se posee,
y es necesario saber diariamente que entras se han recibido, as como las
salidas que se han efectuado. Se recomiendo utilizar el anexo D, que es un
reporte de caja y bancos diario, teniendo una finalidad muy amplia al ser de
utilidad para conocer el flujo diario y necesidades del mismo, y como
consecuencia evitar ante las sociedades nacionales de crdito imgenes
inadecuadas por sobregiros en la expedicin de cheques sin fondos, con las
consecuencias correspondientes.
3. Control de pagos.- Consiste en establecer los mecanismos que permitan
conocer con la oportunidad debida las fechas en que deban realizarse los
pagos, para manejarlos en forma adecuada, y determinar los montos a cubrir.
Una ventaja es la de conocer el monto a cubrir en forma exacta a una fecha

67
previamente fijada. Es aconsejable que los pagos sean manejados en forma
semanal, lo que facilita el manejo del flujo de efectivo.
4. Control de cobros.- Se deben conocer los cobros a efectuar, tambin
establecer los mecanismos que permitan conocer en forma anticipada los
montos que se recibirn, as como las fechas en que esto debe suceder. Esta
informacin indicar las irregularidades que se presenten en la recuperacin
de la cartera, as como la adecuada gestin de cobro. Asimismo se podr
conocer los descuentos otorgados por pronto pago, es aconsejable que este
reporte se elabore por los plazos de vencimiento para conocer los importes
que se recuperen en forma anticipada.
5. Reporte de descuentos obtenidos.- Permitir conocer los montos que se han
ganado o dejado de ganar, por el adecuado o inadecuado aprovechamiento de
las facilidades para liquidar los crditos.

Polticas de caja y bancos

1. Liquidar las cuentas por pagar en forma diferida, para evitar que afecten a la
liquidez de la empresa, siempre y cuando no afecte al crdito mercantil.
2. Cuando sea posible aprovechar los descuentos por pronto pago, lo cual
redituar a la empresa ahorros en el pago de obligaciones.
3. Anticipar el cobro de cuentas por cobrar, sin que ello perjudique a las ventas
futuras, por la presin efectuada.
4. Cuando se amerite una buena recuperacin de cartera, otorgar descuentos por
cobranza, anticipando siempre y cuando se justifique financieramente.
5. Canalizar los excedentes de efectivo a inversiones transitorias que permitan
obtener rendimientos.

Administracin financiera de cuentas por cobrar

Concepto e importancia

Las cuentas por cobrar representan el crdito que concede la empresa a sus
clientes, sin ms garantas que la promesa de pago a un plazo determinado. El crdito
puede variar de una empresa a otra aun cuando stas se dediquen al mismo giro, pero
contiene elementos que lo hace similar tales como:

- Son resultado de ventas a plazos.
- Se estipula en ellas el plazo mximo de pago.
- Son sin garanta especfica.
- Se convierten en efectivo a corto plazo.


68
Las empresas dan crdito por lo consideran como una herramienta de mercadotecnia
para promover sus ventas, incrementarlas y obtener mayores utilidades. Por lo que el
administrador financiero deber cuantificar los siguientes puntos:

- Cunto invertir en cuentas por cobrar.
- Lneas mximas de crdito a otorgar a cada cliente.
- Plazos mximos de crdito.
- Sistema adecuado de cobranzas.
- Entre otros

Objetivos

1. Fijar el lmite mximo de inversin en cuentas por cobrar.
2. Establecer lmites mximos por clientes.
3. Establecer condiciones del crdito en forma clara.
4. Evitar al mximo contar con cartera vencida.
5. Abatir costos de cobranza.
6. Evitar que el otorgamiento de descuentos por pronto pago se convierta en una
carga adicional, a los egresos por concepto de cobranza, dando como
resultado que sea un costo no contable.

Aplicacin de tcnicas

1. Anlisis del solicitante del crdito.- A fin de conocer si el cliente es o no sujeto
del crdito, se efectuar un anlisis de su situacin financiera, siendo para tal
efecto necesario conocer algunos aspectos como:
- Estabilidad.- Consiste en determinar que parte de sus activos estn
financiados con capital ajeno y que parte est directamente financiada
por los accionistas.

-

- Capacidad de pago.- Consiste en determinar la suficiencia o
insuficiencia de los recursos de la empresa para hacer frente a sus
obligaciones a corto plazo y se puede calcular con base a lo siguiente:

- Prueba del cido o liquidez.- Parte del supuesto sobre lo que pasara si
en un momento dado los acreedores solicitaran el pago inmediato.

Pasivo
Activo
Capital
Activo
d Estabilida = =
Circulante Pasivo
Circulante Activo
plazo corto a pago de Capacidad
_
_
_ _ _ _ _ =
circulante Pasivo
idad disponibil inmediata de Activo
inmediata Liquidez
_
_ _ _
_ =

69
- Cuantificacin del riesgo.- Consiste en determinar cual es la
posibilidad de recuperar la cartera, para ello el anlisis de razones y las
investigaciones sobre el cliente ya que se puede prever esta
incertidumbre y en su caso negar el crdito.

- Condiciones.- Consisten en analizar las razones anteriores,
combinadas con otras a fin de tener un panorama integral de la
empresa que solicita el crdito, el cual se combinar con los estudios
de cuantificacin del riesgo, para determinar ante quienes se pretende
hacer operaciones crediticias.

2. Fijacin de polticas de crdito.- Se refiere a las normas bajo las cuales se
otorgar el crdito a los clientes, los elementos ms importantes son:
- Costo de investigacin y cobranza.- Se refiere a todas aquellas
erogaciones necesarias sin las cuales no se podra otorgar el crdito y
su recuperacin, tales como sueldos a empleados, papelera,
depreciacin, y todos los necesarios.
- Costo de capital.- Es aquel que la empresa eroga principalmente por
intereses originados por los financiamientos que recibe, mientras
recupera la cartera a fin de hacer frente a sus compromisos y
obligaciones propias.
- Costo de morosidad.- Es aquel que se tiene por los retrasos en el pago
por parte del cliente, para tal efecto, se incluyen los recordatorios,
telegramas, personal, e inclusive procedimientos legales.
- Costo de incobrabilidad.- Se refiere a la suma de los tres anteriores,
ms el costo de ventas de los artculos vendidos no pagados.

3. Modelos prcticos de cobranza.- En Venezuela se conoce muy poco sobre su
costo de cobranza y sus costos aleatorios para el cual se tienen los siguientes
modelos:
- Modelo Bolten.- Establece como elementos los siguientes:

UT = utilidad total.
P = precio de venta
C = costo de ventas
U = unidad a vender
CC = costo de cobranza
K = costo de capital
d = descuento otorgado por pronto pago
M = morosidad
m = costo promedio de morosidad
u = unidades adicionales a vender debido al descuento por pronto pago.
%V = porcentaje de ventas incobrables.

70
ppp = neto con descuento por pronto pago

Para la obtencin de la mejor poltica a fijar, establece las siguientes
frmulas:

1. Ventas de contado UT = PU-CU-CC
2. Neto a 30 das UT
30
= PU-CU-CU(K)-CC(U)
3. Neto a 30 das con descuento dentro de los 10 primeros das:
UT
ppp30
= UT30 +(1-d)PU-CU-(CU(k/3)-CC(U)
4. Morosidad M = M(U+u)%V
5. Incobrabilidad I = C(U+u)%I

El propsito que se busca es maximizar la utilidad de la empresa y el
conocimiento de los costos que se afectan a la cobranza, a fin de abatirlos
y por otro lado identificar cual poltica es la ms idnea para la empresa.

- Modelo Gitman.- Est basado principalmente en la evaluacin de
polticas de cobro y cambios en los planes, utilizando las frmulas:
(1) Rotacin de cuentas por cobrar = Ventas anuales a crdito___
Promedio de cuentas por cobrar
Promedio de cuentas por cobrar = Ventas anuales a crdito_____
Rotacin de cuentas por cobrar
(2) Inversin promedio en cuentas por cobrar:
Costos totales___ o costos totales * Cuentas por cobrar
Rotacin de CxC ventas
(3) Descuento por pronto pago
Costo total unitario por unidades a vender
Rotacin de cuentas por cobrar
(4) Costo de descuento por pronto pago
% de descuento (Ventas promedio sujetas a descuento)

- Modelo Propuesto.- La mayora de los modelos son poco aplicables
se plantea este modelo que tiene como caracterstica principal la
presentacin de las evaluaciones de distintas alternativas aplicables a la
empresa mediana y pequea, el cual contempla lo siguiente:

* Determinacin de la utilidad bruta en ventas de contado por medio de
un estado de resultados.
* Determinacin del importe del descuento, el cual se determina sobre
las ventas sujetas a descuento, el importe del mismo.
* Determinacin del importe del costo de la cobranza, el cual se calcula
multiplicando el costo determinado por cobranza a la cartera sujeta a
crdito.

71
* Determinacin de la utilidad bruta ajustada a ventas a crdito y con
descuento, se obtiene el estado de resultados que generara la nueva
opcin, y se le disminuyen los costos de cobranza y por descuento
antes calculados.
* Determinacin del costo de incobrabilidad, que se obtiene de aplicar a
la cartera estimada como incobrable el costo de la mercanca vendida
la cual no podr recuperarse.
* Anlisis de la mejor opcin que consiste en determinar la mejor
poltica comparando los resultados de las opciones analizadas.

- Reduccin del perodo de cobranza.- La cartera en nuestro medio se ve
incrementada en pocas de temporada en tiendas de departamentos y , en
la mayora de las empresas que otorgan crdito durante todo el ao. Es
importante definir cmo reducir el perodo de cobranza, o en su defecto
evitar el financiamiento sin costo que normalmente se ha manejado, sin
que a la fecha exista un regla general de aplicacin vlida, que permita
lograrlo. Algunas empresas para recuperar la cartera lo ms pronto posible
han establecido ciertas condiciones al cliente, las ms frecuentes son:

Promover la venta de contado.- La mayora de las empresas que venden
a crdito otorgan a 15 das de plazo, sin inters explcito y a partir de la
fecha establecida cargan un inters.
Desalentar el uso del crdito.- Consiste en que cada corte se indiquen
los movimientos del perodo, los intereses y el importe mnimo a pagar.
Uso de tarjetas bancarias.- Consiste en solicitar, la aceptacin de
tarjetas de crdito que permiten recuperar de inmediato la inversin. Al
cliente se le da la oportunidad de contar con un crdito gil, y a la
empresa de recuperarlo a corto plazo, menos una comisin que es
mnima si se compara con el costo del dinero.

Principales deficiencias

Excesos en cuentas por cobrar:
- Crtica situacin econmica en general.
- Crtica situacin econmica del mercado usual.
- Otorgamiento de crditos sin anlisis financiero adecuado al cliente.
- Cobranza deficiente.
- Competencia fuerte, ocasionando que el crdito se otorgue en forma
benevolente.
Efectos:
- Elevacin de los gastos de cobranza.
- Pago de intereses sobre capital tomado en prstamo para sufragar compromisos.

72
- Prdidas generadas por cuentas incobrables.

Controles a establecer

1. Vigilancia de las polticas del crdito.- Para otorgar crdito es necesario
efectuar un anlisis de crdito, pero tambin es necesario efectuar su
verificacin con la finalidad de ratificar que las polticas de crdito se
cumplan en forma eficiente para tal efecto la vigilancia a establecer consiste
en:
a. Vigilancia del crdito total.- Determinar si las cuentas por cobrar en
general se mantienen dentro de los lmites autorizados y si stos son
aceptables.
b. Vigilancia del crdito individual.- Detectar si el deterioro de la
solvencia de un cliente, para ello lo ms aconsejable es conocer el
saldo ms antiguo, as como que el cliente no deje que sus
antecedentes de pago oportuno rebasen el periodo fijado y que no
exceda del lmite del crdito autorizado.
Es recomendable la utilizacin de reportes y para tal caso se tiene el de
antigedad de saldos, que nos indica en qu fase del adeudo est ubicado el
cliente, tiempo de atraso, conociendo en qu casos debe hacerse presin de
cobranza.
2. Anlisis e investigacin de la lnea de crdito.- Es necesario hacer una
investigacin tendiente a determinar la conveniencia de otorgar el crdito,
siendo necesario en cualquier caso contar con una solicitud de crdito y en su
caso con estados financieros para efectuar el anlisis cuantitativo de la
informacin. Es indispensable contar con referencias de crdito a fin de
investigar cual ha sido el comportamiento ante otros acreedores del posible
cliente.
3. Procedimientos de cobro.- Su finalidad es hacer gestiones de cobro, para
recuperar la cartera lo ms pronto posible dentro de los lmites establecidos y
sobre todo evitar que el cliente se pueda molestar, que podra tener como
resultado la disminucin de ventas. Dentro de dichos procedimientos tenemos:
a. Cartas recordatorio.- Consiste en enviar al cliente un estado de cuenta
donde se le indique su saldo, monto de pago mnimo y la fecha
mxima en que debe ser liquidado.
b. Envo de cobrador.- Consiste en el envo de un empleado de la
empresa para realizar el cobro directo y facilitar la recuperacin del
crdito.
c. Llamadas telefnicas.- Es el tercer procedimiento que debe seguirse y
consiste en solicitar por va telefnica, a travs del gerente de
cobranzas, el pago de los crditos vencidos.
d. Carta gestin.- Despus de ciertos das posteriores a la gestin
telefnica, se proceder a enviarle un recordatorio al cliente en buenos

73
trminos, si no se recibe respuesta en ocho das, ser prudente enviar
nuevamente un recordatorio, ms agresivo que el anterior.
e. Cobranza prelegal.- En los casos en que el cliente no atienda los
requerimientos de cobro anteriores, sta pasa a poder de los abogados,
a efecto de que por su conducto se llegue a un arreglo previo antes de
efectuar la demanda legal.
f. Proceso legal.- Si el cliente no llega a un arreglo ante el departamento
legal, se proceder a hacer la demanda ante las autoridades
competentes.
g. Otros procedimientos de cobro:

- Pago en bancos.- Es aquel en que los clientes pagan a travs de una
sociedad nacional de crdito, mediante depsitos hechos en nuestra cuenta
de cheques.
- Servicios de agencias de cobranza.- Consiste en la administracin de la
cartera, la cual se efecta por medio de una empresa especializada,
responsabilizndose del cobro correspondiente, con el inconveniente de
tener costos de cobranza bastante elevados.

Procedimientos que permiten las estrategias en cuentas por cobrar

1. En todo compra donde se expida una factura al cliente, deber asentarse la
direccin correcta del cliente, para contar con un directorio actualizado de los
clientes potencialmente econmicos, as como evitar gastos innecesarios de
cobranza al no tener la verdadera direccin del cliente.
2. Con la finalidad de agilizar la cobranza ser necesario enviar la factura a ms
tardar al da siguiente la mercanca, ya que las facturas son recibidas a
revisin, en donde nos fijarn la fecha de pago, como resultado que entre ms
se dilate la entrega mayor ser el plazo de recuperacin y como consecuencia
se tendr menor disponibilidad o liquidez.
3. Antes del envo de facturas es recomendable revisar que los clculos aritmticos
sean correctos. Tambin se recomienda verificar las especificaciones de la
factura contra la entrega fsica, a fin de no tener rechazos por no coincidir la
entrega fsica contra la facturacin.
4. No es necesario factura hasta que se haya surtido el producto pudiendo hacerlo
simultneamente, ya que permitir contar por anticipado con el documento
cobrable y agilizar su pago.
5. Entre menos tachaduras o errores la factura ser ideal, para dar una mejor
imagen de la empresa y permitir evitar dudas sobre la situacin real de la
factura.
6. Las condiciones de pago sern de vital importancia, ya que en ella sabremos
cuando se har exigible el pago y como consecuencia proceder a calcular el
inters moratorio por falta de pago oportuno.

74
7. A fin de evitar retrasos en pagos, se recomienda que en lugar visible aparezcan
los requisitos fiscales, evitando con ello el rechazo de la misma, al no contar
con los requerimientos exigibles por las autoridades administrativas, tales
como:

- Registro Federal de Contribuyentes.
- Registro de Tesorera o Empadronamiento para Efectos del IVA.
- Inscripcin en la Cmara de la Industria o Comercio correspondientes.


Administracin financiera de inventarios

Concepto e importancia

Los inventarios representan en la empresa, materia prima que se adquiere para
ser transformada, o bien que se adquiere para su venta.

Al administrador financiero le corresponde captar el financiamiento adecuado a
la empresa, que sin demeritar su estructura, le permita satisfacer los requerimientos
tanto de produccin como de venta.

En la actualidad se mantienen fuertes inversiones en inventarios atendiendo a
las siguientes razones:

- Disminucin de ventas.- Lo cual se debe a la situacin econmica en general
del pas.
- Ganancia de tiempo.- La produccin y la entrega no pueden ser instantneas,
por lo que se busca evitar con esto la espera por parte del cliente.
- Por aspectos de competencia.- Al cliente no le gusta esperar, y si la empresa
no satisface su necesidad en forma oportuna y total puede irse con la
competencia.
- Por especulacin.- Ya que se pretende salvaguardar a la empresa de los
incrementos a los precios o simplemente de escasez de materiales.
- Abatimiento de costos.- El cambio en los planes de produccin, implica un
incremento a los costos, por la simple preparacin de un nuevo producto,
resolviendo las empresas fabricar un excedente.

Es necesario identificar los tipos de inventarios que una empresa puede poseer:

- Materia prima y materiales.- Aquellos que van a ser transformados, para llegar
a formar parte de los artculos que la empresa vende.

75
- Produccin en proceso.- Aquellos que an no son totalmente terminados
llevando un grado de avance en el proceso productivo.
- Artculos terminados.- Aquellos que se destinarn a la venta.

Objetivos

1. Determinar la inversin ptima de inventarios de acuerdo a las posibilidades
financieras de la empresa.
2. Hacer coincidir los intereses y posibilidades, de produccin, ventas y finanzas;
atomizando capacidad de produccin, penetracin en el mercado y capacidad
financiera.
3. Rotar adecuadamente las existencias para evitar deterioros, obsolescencia,
mermas o bien desperdicios.
4. Contar con las existencias suficientes para hacer frente a las demandas de los
clientes.
5. Evitar al mximo posible el dejar de realizar ventas por falta de mercanca.
6. Eliminar la posibilidad de detener la produccin por falta de materia prima,
con los consiguientes costos al desaprovechar la capacidad instalada.


Aplicacin de tcnicas

1. Mtodo ABC.- Este mtodo tiene como finalidad, buscar la minimizacin del
inventario en las empresas. Se requiere de una identificacin del inventario tanto
en su volumen fsico como en su valor monetario, surgiendo de ah el nombre del
mtodo teniendo:

A. Aquellos inventarios que fsicamente
ocupan una mnima parte en bodegas pero
en valores representa una cantidad
considerable, adems de tener una menor
rotacin en relacin al inventario total.
B. Aquella inversin que tanto fsicamente
como en su importe se encuentra nivelado,
representado una inversin media con una
rotacin continua.
C. Aquella que fsicamente ocupa la mayor
parte de la bodega, pero monetariamente
vale una mnima parte.

2. Mtodo de razones financieras.- Son la relacin de dos cantidades, las cuales nos
indican probabilidades y tendencias, sealando con ello puntos dbiles y
principales deficiencias para buscar un mejor control de la gestin de la empresa.

76

a) rotacin de inventario de producto terminado =
costo de ventas / promedio de inventarios de artculos terminados

c) rotacin de inventarios en produccin en proceso =
costo de produccin /promedio de inv. de produce. en proceso

d) rotacin de inventarios de materia prima =
costo de materia prima /promedio de inventarios de materia prima

Permiten identificar cada cuando se cambia el inventario, adems de permitir a la
empresa detectar mercanca de lento movimiento, que puede convertirse en
obsoleta. Para la obtencin del promedio de inventarios existen dos criterios a
saber:

1. Obtener el saldo mensual de los inventarios, obteniendo la media.
2. Sumar el saldo inicial ms el final del periodo y el resultado dividirlo entre
dos.

3. Modelos de inventarios.- Tiene como finalidad la de prever que pasara bajo
ciertas condiciones controlables, estos modelos permiten cuantificar las
necesidades conforme a la demanda, empleando para ello entre otras herramientas
principales el punto de reorden o pedido, lote ptimo de compra, y el margen de
seguridad. Los modelos de inventario incurren en los siguientes costos:

Costo de adquisicin.- Es el valor que la empresa tiene que pagar por la compra
de los bienes o incurrir en la fabricacin de los mimos.
Costo de pedir.- Se refiere a aquellos costos fijos de oficina, necesarios para la
colocacin de un pedido, los cuales incluyen telefonemas, renta, energa
elctrica, depreciacin, papelera, sueldos, etc., los cuales se van a prorratear
entre el nmero de pedidos a elaborar en el perodo, determinando el costo
unitario por pedidos.
Costo de mantener.- El costo de mantenimiento del inventario son
normalmente costos variables por unidad, ocasionados para el resguardo
adecuado de los inventarios.

a) Lote ptimo de compra.- Se maneja un modelo basado en el supuesto
que no hubiese faltante de materiales y el reemplazo fuere inmediato, al
cual se le denomina punto de pedido o lote econmico de compra, el
cual se calcula mediante la siguiente frmula:

D = demanda anual

77
C1 = costo de adquisicin
C2 = costo de pedir
C3 = costo de mantener
Q = lote ptimo de compra

3
2 _ 2
c
C D
Q =

La ventaja de este modelo es la de poder
establecer un control de inventarios por
mximos y mnimos, como desventaja
encontramos que para cada producto, es
necesario llevar el procedimiento antes
descrito.

b) Existencia de seguridad.- A fin de evitar falta de mercanca ste debe
obtenerse de la siguiente manera:

Punto de reorden = Prom. diario de consumo X tiempo de entrega +
existencia de seguridad

Para determinar la existencia de seguridad debemos auxiliarnos del clculo
de probabilidades, el cual consiste en llevar una estadstica de eventos
ocurridos entre el punto de pedido y el consumo real durante la renovacin.

c) Rebaja por volumen de compra.- Es muy usual que a mayor nivel de
compra se obtengan rebajas sobre el precio original. El costo de
mantener el inventario puede resultar bastante cuantioso, por lo que se
debe analizar la conveniencia de comprar grandes lotes para el
aprovechamiento de dichas rebajas. Para obtener la posibilidad de
abrochar al mximo se establece un modelo que consta de los siguientes
elementos:
D = demanda anual en bolvares
Q = cantidad a pedir en bolvares
d = descuento ofrecido
C2 = costo de pedir
C3 = costo de mantener
X = importe mximo a pedir para aprovechar el descuento

78

( )( )
3
1 2
2
2
3 _ 2
2
3 _
2 3
2
C
d DC C
Q
DC
dD
C O
Q
DC
Dd
C O
x

+ + + + +
=

d) Volumen de rebaja por escala.- Tambin suele ser comn que a mayor
escala de compras, la rebaja suela ser mayor, para tal efecto se deber
partir del lote ptimo de compra y obtener el punto medio donde sale
ms econmico para la empresa.

e) Condiciones de incertidumbre.- Comnmente es difcil cuantificar la
demanda anual requerida, o en su defecto el tiempo de entrega. Por lo
que se puede utilizar los siguientes modelos:

a'. Cantidad fija de pedido.- Para ello se utiliza la frmula del lote
ptimo de compra, junto con la de la desviacin estndar de la
distribucin de la demanda, apoyada en el tiempo de entrega del
pedido.

donde
S
t
= desviacin estndar para el tiempo de entrega
t = tiempo de entrega
S = desviacin estndar

b'. Ciclo fijo para colocar pedidos en cantidad variable.- Se refiere a
cambiar la cantidad a pedir, en la misma proporcin en que cambie
la demanda, pero la fecha de colocacin del pedido es fija.

f) Reduccin de la inversin en inventarios o incremento a la rotacin de
los inventarios.- Normalmente en nuestro pas este problema no es
previsible, ya que la mayora de las empresas no determinan mximos y
mnimos de inventarios, sucediendo que por la inflacin se compren
grandes lotes, pretendiendo especular con los productos, ya que no
existe planeacin para realizar adquisiciones masivas. Dependiendo del
tipo de inventario puede hacer distintas alternativas de solucin
pudiendo ser las ms comunes en Venezuela:

Materia prima.- Muchas empresas no cuentan con la suficiente materia prima
para su actividad productiva, pudiendo por medio de las Cmaras a que
pertenezcan, efectuar intercambios de productos que a algunas empresas le
2
tS S
t
=

79
sobran y a otras les son indispensables, y que en muchos casos es difcil de
obtener por ser de procedencia extranjera.

Si el problema es provocado por deficiencia en el rea comercial, ser
conveniente analizar estas causas conjuntamente con estudios de mercado,
formas de distribucin y medios de publicidad.

Tambin se puede deber a que el equipo fabril, no sea lo eficiente que se
requiere para satisfacer la demanda potencial, ante tal caso se puede acudir a
maquiladoras o a la ampliacin de la planta productiva.

Producto terminado.- Si el problema se debe a que no existe la demanda
esperada, ser necesario analizar la conveniencia de recurrir a otros canales de
distribucin, pudiendo para ello acudir de mercados potenciales.

Otra alternativa la representan las mejoras y/o innovaciones a los productos, ya
que mejorar la penetracin en el mercado y consecuentemente puede
disminuir la inversin en inventarios.

Es conveniente analizar el sistema fabril para mantener la produccin en
niveles adecuados, que permitan su comercializacin en montos que sena
redituables a la empresa.

No es fcil de detectar a simple vista, debiendo el administrador financiero solicitar
una auditora operacional, que permita identificar la causa probable del problema,
para finalmente optar por la alternativa que permita reducir la inversin en
inventarios.

Principales deficiencias

Causas del exceso:
- El deseo de no perder reputacin mercantil, por la falta de mercanca.
- Aprovechamiento de ventajas ofrecidas por los proveedores.
- Falta de coordinacin entre compras, ventas y produccin.
- Falta de entrenamiento en el arte de invertir adecuadamente el dinero.
- Por aspectos de especulacin, por compra anticipada y en cantidades
superiores a las necesidades reales.

Causas del faltante:
- Por la crisis nacional o mundial para proveer de recursos suficientes a la
empresa para la adquisicin de mercanca.
Efectos:

80
- Incremento a los costos de control de inventarios.
- Mercanca deteriorada.
- Mercanca obsoleta o fuera de uso.
- Realizar ventas a precios inferiores a los planeados.
- Incremento a los desperdicios.
- Prdida del beneficio de invertir en otros renglones.
- Incremento al costo de capital.
- Incremento a fugas de mercanca.
- Prdida de clientes por no tener mercanca que vender.

Controles a establecer

1. Control de inventarios.- Es indispensable establecer un control de la
mercanca enfocado al control y existencias tericas. Fsicamente se refiere a
mantener ordenada la mercanca tanto para facilitar su distribucin como su
recuento, buscando que toda la mercanca del mismo gnero o clasificacin se
encuentre ubicada en el rea ex profeso para facilitar su localizacin. Es
recomendable que la mercanca ms antigua sea la primera en salir, evitando
con ello prdidas por mermas u obsolescencia.
2. Control de calidad.- Cada vez que llegue mercanca a la empresa, es
necesario verificar que rene las caractersticas requeridas, para evitar
demoras por cambios al no ser lo solicitado.
3. Administracin de riesgos.- Consiste en contratar con una compaa
aseguradora la cobertura de los bienes, existiendo varios tipos de seguros que
cubren los diferentes riesgos a que estn sometidos los inventarios, como
pueden ser incendios, robos o bien por fenmenos naturales. Es con la
finalidad de determinar el tipo de cobertura, segn el rea o actividad que
tiene la empresa y establecer con ello el contrato respectivo, teniendo especial
cuidado al fijar los montos asegurados, para establecer una adecuada
correspondencia entre los costos de los inventarios y las sumas en que estn
amparadas.
4. Toma fsica de inventarios.- Verifica que lo que aparece en libros sea
congruente con lo que aparece fsicamente. Debe tenerse bastante cuidado en
establecer calendarios para la toma fsica, empleando personal que este
familiarizado con los mismos que sea independiente de su manejo y control.
Debe tenerse cuidado de dejar marcas, evitando duplicar el conteo al dejar
marbetes en los lotes contados. Es recomendable efectuar doble conteo
dejando con ello mayor veracidad al fsico, ya que de existir duda se
proceder a efectuar otro recuento. Antes de efectuar los ajustes respectivos
por la toma fsica es necesario investigar las causas, culminando el trabajo con
dicho registro.
5. Explosin de materiales.- La explosin consiste en que una vez terminado el
artculo se descompone en materia prima para determinar los consumos de

81
materiales durante el proceso fabril, el proceso contrario a la produccin. La
idea de crear esta explosin, es con la finalidad de comparar los consumos
reales, contra los que deberan de haberse efectuado, dando como resultado las
mermas y/o desperdicios, con dicho reporte se puede minimizar los costos
controlables.
6. Vales de entrada y salida.- Nos sirve para identificar qu mercancas se han
adquirido, cuando se recibieron o salieron, necesidades fabriles, consumo
diario, tiempo de espera y sobre todo para que se utilizarn. El no contar con
ellos impide identificar necesidades reales, conocer el tiempo de espera hacia
el proveedor y sobre todo no establece adecuadamente el lote ptimo de
compra.
7. Cotizacin de proveedores.- Es necesario antes de solicitar la mercanca
efectuar cotizaciones, con la idea de obtener la que rena las condiciones
requeridas bajo los mejores costos, sin que ello signifique baja en la calidad
del producto. Es recomendable no hacer la compra, sin que antes se hayan
hecho las cotizaciones suficientes que permitan conocer las condiciones ms
provechosas a la empresa. Tambin efectuar una rotacin de los proveedores y
tener varias alternativas en el caso de fallas tanto por falta de materiales, como
por situaciones econmicas generales.
8. Reporte diario de existencias.- Nos sirve para dar una idea de los saldos
diarios de mercanca, permitiendo a costos y/o auditoria efectuar revisiones
fsicas y a compras determinar en que momento debe solicitarse el reemplazo
de la mercanca.

Procedimientos que permiten las estrategias en inventarios

1. Establecer una rotacin de inventarios que permita evitar la cada de ventas
por falta de mercanca.
2. Evitar excesos de mercanca para evitar sobreinversin.
3. Establecer un sistema de control de inventarios congruente a las necesidades
de la empresa.
4. Adquirir grandes lotes que permitan reducir los costos de adquisicin y
mantenimiento.
5. Establecer un mtodo de valuacin adecuado a las necesidades de la empresa.
6. Contar con bodegas ex profeso para las necesidades de la empresa, evitando
mermas o prdidas, por no tener instalaciones adecuadas.
7. Promover ofertas de mercanca obsoleta, de tal forma que permita recuperar la
inversin original.
8. Establecimiento de recuentos fsicos rotativos, durante el ciclo econmico de
la empresa.
9. Desarrollo de nuevos proveedores, que permitan a la empresa contar con
adquisiciones programadas, de acuerdo a sus necesidades y caractersticas de
su mercado y productos.

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AUTOEVALUACIN PARTE VI

1.- En qu consiste la Administracin de efectivo y valores a corto plazo?

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2.- Cules son las consideraciones que debe tener en cuenta el Administrador
Financiero para sacar el mximo provecho de la disponibilidad de efectivo y valores a
corto plazo?

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3.- Qu controles pueden ser establecidos para la Administracin financiera de
cuentas por cobrar?

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4.- Qu estrategias permiten establecer un seguimiento efectivo de los inventarios?

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