Programa: Inteligencia de Negocios

Curso: Sistemas de Informacin en las Organizaciones

Unidad didctica: Introduccin a los sistemas de Informacin
Nombre del Tema: Sistemas de Informacin
En los ltimos aos, ha habido grandes cambios en el entorno de las empresas y las
organizaciones como consecuencia de los avances producidos por las nuevas tecnologas de
informacin y de las comunicaciones! En este nuevo entorno, tan comple"o, cambiante y
altamente competido, es necesario #ue las organizaciones apoyen sus funciones con
informacin suficiente, actualizada y oportuna #ue permita su operacin, desempeo y la
toma de decisiones de una manera eficaz!
$a cantidad de la informacin #ue fluye como consecuencia de las operaciones de una
empresa es cada vez mayor! %s tambi&n la necesidad de utilizar dicha informacin de una
manera organizada y oportuna ha trado como consecuencia la aparicin de sistemas de
informacin computarizados!
No solo las organizaciones utilizan sistemas de informacin, en nuestra vida diaria, estamos
rodeados de &stos, facilitando no solo las operaciones para las empresas, sino tambi&n
permiten la comunicacin de ellas con su entorno del cual formamos parte cada uno de
nosotros miembros de una sociedad! 'or e"emplo, al utilizar el ca"ero electrnico estamos
usando un sistema de informacin computarizado #ue facilita la operacin tanto del banco
como de nosotros sus clientes!
Qu es un Sistema de Informacin?
(n sistema de informacin es un con"unto de elementos #ue interactan entre s para apoyar
las funciones de una empresa!
(n sistema de informacin es un con"unto de componentes interrelacionados #ue reciben,
comunican, analizan)procesan y despliegan informacin con el propsito de #ue los seres
humano me"oraren su habilidad de percepcin, entendimiento y control de su entorno *medio
ambiente+ y descubran una solucin creativa para una determinada situacin #ue as lo
re#uiera!
(n sistema de informacin, toma datos del medio ambiente *entrada, comnmente llamada
input+, analiza y procesa estos datos, los almacena *proceso+ y finalmente obtiene como
producto final la informacin *salida, comnmente llamada output+, la cual puede ser usada
para realizar una accin en ese medio ambiente! $os resultados sirven para comprobar el
buen funcionamiento, desempeo u operacin de la organizacin para #uien traba"a el
sistema *retroalimentacin+!
En la siguiente figura, se aprecia en forma gr,fica la relacin #ue e-iste entre los
componentes #ue interactan para integrar el sistema de informacin!
Sistemas de Informacin en las
Organizaciones
(n sistema de informacin moderno, utiliza la tecnologa de informacin *computadoras con
todos sus componentes tales como teclado, .ouse, pantallas, procesadores, lectores, redes+
para funcionar de una manera m,s ptima! (n sistema de informacin tradicional es a#u&l
#ue no utiliza tecnologa de vanguardia *digital+ para realizar sus funciones de entrada,
proceso y salida! El sistema de informacin #ue utiliza tecnologa de informacin digital es
conocido como Sistema de Informacin /omputarizado */0IS son sus siglas en el idioma
ingl&s+!
'odemos decir #ue el Sistema de /a"ero %utom,tico en un 0anco, es todo un sistema de
informacin1
2! 3ecibe la entrada por medio del teclado #ue el cliente utiliza! $a entrada son los datos
#ue el cliente introduce para poder realizar el movimiento o retiro de dinero *nmero de
cuenta, clave o nmero secreto de acceso, cantidad a retirar,!!+
4! Esos datos de entrada #ue el cliente introduce, son enviados a una computadora central
de banco para #ue se realice un roceso1 verifica los datos del cliente as como la
posibilidad de realizar ese movimiento *dado su saldo, lmite crediticio,5+, almacena a su
vez los datos del movimiento, descuenta el dinero otorgado al cliente de su cuenta!
6! El cliente recibe como salida tanto su dinero como un reporte impreso con los datos del
movimiento y su nuevo saldo, apreciando esto tambi&n en la pe#uea pantalla del
ca"ero!
7! El cliente comprueba #ue todo est, en orden conociendo los datos de su movimiento y la
salida obtenida despu&s del proceso realizado! Si percibe cual#uier anormalidad en su
cuenta, realiza una revisin de las entradas y salidas para hacerlo saber al personal
correspondiente del banco! Esto es la retroalimentacin!
Comonentes de los Sistemas de Informacin
En las definiciones, figura y e"emplos citados previamente, se pueden apreciar os elementos
o componentes #ue forman parte de un sistema de informacin! % continuacin se detalla
cada uno de ellos1
.
Input
Proceso Output
Retroalimentacin
Sistema de Informacin
8atos *Input+!
Se puede decir #ue los datos son la materia prima de todo sistema de informacin, es el
alimento o la fuente para obtener los resultados deseados! 'or lo general, son nmeros o
te-tos aislados!
Informacin *Output+!
$a informacin es el ob"etivo de cual#uier sistema de informacin, pues constituye el
resultado #ue se obtiene de &stos! (na vez #ue se procesan los datos, dan como resultado
informacin importante para la persona #ue la recibe *empleado, cliente, accionista, tomador
de decisiones+!
'roceso!
El proceso constituye un con"unto de actividades, funciones, c,lculos realizados sobre los
datos #ue entran al sistema para #ue estos sean transformados en la informacin! 'or lo
general, el proceso es una ca"a negra #ue se desarrolla de una manera transparente para el
#ue introduce los datos y para el #ue recibe la informacin!
3etroalimentacin!
Esta actividad permite corroborar #ue la informacin obtenida por el sistema es la correcta o
esperada! Se puede realizar de forma manual, si el usuario revisa los datos de entrada con la
informacin de salida o, de forma autom,tica si el propio sistema detecta alguna anormalidad
en la informacin!
Otros componentes!
9ecnologa utilizada
Se refiere al hardware y software necesario para #ue el sistema de informacin pueda recibir
los datos, procesar u operar, escribir las salidas, comunicar datos y salidas a lugares
distantes! Este elemento se refiere a la computadora, dispositivos de entrada *.ouse,
sensores, lectoras entre otras+ y salida *monitor, 9!:!, impresora+, y telecomunicaciones
*redes, fa-+, as como a todos los programas *instrucciones+ escritos en lengua"e de
computadora #ue hacen posible el funcionamiento del hard;are y la realizacin de las
funciones mencionadas!
/abe aclarar, #ue pueden e-istir sistemas de informacin #ue utilicen tecnologa tradicional
para realizar sus funciones, o bien, sistemas de informacin #ue utilicen una mezcla de
tecnologa digital con tecnologa tradicional! Se considera tecnologa tradicional el l,piz, la
m,#uina de escribir, el tel&fono, el fa- entre otras!
'olticas y procedimientos!
Son las guas o reglas de operacin! Incluye las polticas para #ue el negocio o sistema
funcione!
3ecurso humano!
%un#ue se menciona como ltimo componente, es el elemento m,s importante al hablar de
sistemas de informacin! Este componente es indispensable pues es el ser humano el #ue
hace posible el funcionamiento del sistema de informacin, dadas las siguientes razones1 son
las personas #ue hacen posible la e-istencia de los otros componentes de un sistema, operan
el sistema y utilizan los resultados #ue se obtienen del mismo!
!cti"idades bsicas de los sistemas de informacin
$os sistemas de informacin pueden realizar muchas funciones, sin embargo, e-isten 7
funciones b,sicas y generales #ue todos los sistemas de informacin deben realizar1
3ecepcin de datos!
Es el proceso mediante el cual el sistema de informacin recibe los datos para procesarlos y
convertirlos en informacin! Este proceso involucra la captura, che#ueo y validacin de los
datos! Se puede realizar de varias maneras1
<orma manual, si es realizada por el humano, es decir, el usuario introduce los datos a
trav&s del teclado, mouse u otra tecnologa de entrada!
<orma autom,tica si el sistema toma los datos directamente de otro sistema!
<orma autom,tica si el sistema toma los datos directamente del medio ambiente a
trav&s de tecnologa de entrada especial *sensor+
<orma combinada, si el humano llena los datos en un formulario hecho en papel para
luego ser ledo autom,ticamente por otra tecnologa de entrada como lectora especial!
%lmacenamiento de informacin!
Esta actividad permite archivar los datos #ue fueron recibidos por el sistema, as como la
informacin #ue fue generada como resultado del proceso de los datos, con la finalidad de
#ue tanto datos como informacin sea utilizada posteriormente! $a actividad de archivar en
dispositivos computacionales los datos y la informacin es comnmente conocida como
=guardar> o =salvar>! $a informacin se almacena generalmente en forma de archivos en el
disco duro u otro dispositivo de almacenamiento secundario!
'rocesamiento de informacin!
Esta actividad permite al sistema de informacin realizar algunas operaciones e-presadas en
una serie de instrucciones dadas en un programa de software, haciendo posible al sistema
transformar los datos de entrada en informacin importante para #ue &sta sea utilizada para
diferentes fines!
% continuacin se listan algunas de las operaciones #ue pueden formar parte del
procesamiento de informacin1
Ordenar, es la operacin de tomar los datos y acomodarlos dado uno o m,s criterios
de acuerdo a las necesidades de los #ue usar,n los resultados!
/lasificar involucra el dividir los datos de acuerdo a una o m,s categoras establecidas
dados los intereses y aplicacin de los mismos!
/alcular, es la realizacin de operaciones matem,ticas usando los datos y la
informacin generada para obtener otros datos tiles o con algn significado para las
personas #ue los usar,n m,s adelante!
%nalizar, involucra el hecho de realizar comparaciones y estudios con los mismos datos
para llegar a conclusiones interesantes para los #ue operan o deciden acciones a
seguir dentro de las organizaciones!
3esumir, es el hecho de sumarizar los datos)informacin #ue se encuentran en un
sistema de informacin!
<iltrar, es el encontrar y seleccionar informacin y datos #ue representan un indicador
importante para las personas #ue operan o toman decisiones dentro de una
organizacin!
'roduccin de Salidas de informacin!
Esta actividad del sistema de informacin permite #ue el usuario pueda recibir la informacin
procesada! $os dispositivos m,s comnmente usados para esta actividad son la impresora y
la pantalla! Es importante mencionar, #ue la informacin #ue se obtiene de un sistema como
salida, puede ser tambi&n la entrada a otro sistema de informacin! Esto implica la
interaccin de dos actividades de dos sistemas!
3etroalimentacin!
Esta actividad permite corroborar #ue la informacin obtenida por el sistema es la correcta o
esperada! Se puede realizar de forma manual, si el usuario comprueba los datos de entrada
con la informacin de salida o, de forma autom,tica si el propio sistema detecta alguna
anormalidad en la informacin!
/ontrol!
Esta actividad se refiere al monitoreo y evaluacin de las actividades de retroalimentacin,
con el ob"eto de determinar si el sistema est, cumpliendo con el ob"etivo! Es decir, el control
permite asegurar #ue el sistema realmente brinde el apoyo a la organizacin tal como fue
planeado a la hora de crearse!
#ntidades #$ternas %ue interact&an con los Sistemas de Informacin
E-isten algunos elementos e-ternos #ue se encuentran en el entorno de los sistemas y #ue
pueden ser componentes claves para los mismos! % continuacin se citan los siguientes1
/lientes, citando a#u a todas a#u&llas personas, instituciones, organismos #ue
demandan los productos y)o servicios de la organizacin dueo del sistema!
Entidades reglamentadoras, son a#uellas entidades #ue reglamentan las operaciones
de las organizaciones tales como el gobierno o cual#uier organismo de &ste,
asociaciones de empresas #ue se unen para definir lineamientos #ue beneficien a
todas!
'roveedores, son a#uellas organizaciones o empresas #ue prestan algn servicio o
venden algn producto a la empresa donde opera el sistema!
/ompetidores, son otras organizaciones #ue realizan las mismas actividades,
productos y servicios dentro de la industria!
%ccionistas, son las personas #ue de algn modo han invertido en la organizacin!
/ada uno de estos elementos son importantes debido a #ue son fuentes de entrada de datos
al sistema de informacin! %dem,s, en muchas ocasiones son tambi&n receptores de la
informacin generada como resultado del proceso del sistema!

!licaciones de los sistemas de informacin
$os sistemas de informacin aplican para cual#uier tipo de organizacin1 lucrativa o no
lucrativa? pe#uea, mediana o grande? pblica o privada! 8entro de una organizacin se
pueden encontrar una gran variedad de sistemas, mismos #ue se pueden categorizar de
acuerdo a sus principales funciones o metas perseguidas!
.
Input
Proceso Output
Retroalimentacin
Sistema de Informacin
Proveedores Clientes
Competidores
Accionistas
Agencias
Reguladores
$os sistemas de informacin b,sicamente pueden tener dos aplicaciones b,sicas dependiendo
de su funcin y enfo#ue1
%utomatizacin de procesos productivos y de operacin
$os sistemas #ue entran en esta categora o enfo#ue permiten #ue los procesos productivos y
operacionales de una organizacin sean m,s eficientes, ya #ue apoyan al ser humano en
funciones rutinarias y tediosas!
/omo e"emplo de un sistema de informacin de esta categora se puede citar nuevamente el
sistema de ca"ero autom,tico de un banco! Este sistema apoya al banco en funciones tales
como recibir solicitudes para retirar dinero de una cuenta de che#ues o de una tar"eta,
verificar si el solicitante es acreedor de ese dinero #ue desea retirar, actualizar el saldo del
cliente #ue solicita ese dinero, imprimir un reporte, entregar al cliente el dinero y el reporte!
/omo se observa, las funciones descritas son rutinarias, repetitivas y operativas, propias
para ser programadas y automatizadas por un sistema de informacin!
Sistemas #ue apoyan la toma de decisiones
$os sistemas #ue tienen este enfo#ue, permiten #ue los procesos de toma de decisiones
realizados en cual#uier organizacin sean m,s efectivos, ya #ue el enfo#ue de estos sistemas
es proporcionar informacin, conocimiento, an,lisis, "ustificacin, enseanza, e-periencia,
dada una situacin crtica, con el fin de #ue el tomador de decisin tenga suficientes bases
para escoger el m,s conveniente curso de accin a seguir!
/omo e"emplo se puede citar un sistema de informacin #ue tenga como resultado los
pronsticos de ventas de cada uno de los productos #ue fabrica! Este sistema apoyar, a los
administradores del departamento de produccin a decidir la cantidad de produccin de cada
uno de los productos #ue se mane"an en la organizacin! El sistema realiza la funcin de
calcular el pronstico, pudiendo para ello utilizar diferentes m&todos de pronosticar y
diferentes valores para las variables involucradas, con el fin de poder realizar un an,lisis
mltiple #ue considere cambios en el mercado! Esto har, posible #ue el encargado de tomar
la decisin se forme un me"or "uicio y fundamente fuertemente la decisin final!
#'emlos de Sistemas de Informacin
Se pueden citar muchos e"emplos adem,s de los ya vistos1 sistema de informacin de ca"ero
autom,tico, sistema de pronsticos de ventas! (no de los sistemas m,s conocidos y de los
#ue primeramente se aplican en las organizaciones es el sistema de inventarios!
Suponiendo #ue #ueremos analizar el sistema de inventarios de materiales de una
organizacin #ue se dedica a la fabricacin de bicicletas! Entre sus materiales se tienen los
siguientes1 pl,stico, aluminio, fierro, tornillos, pintura, caucho!
$as compras de dichos materiales son variadas y provienen de muchos diferentes
proveedores, ubicados en diferentes ciudades! 'ero el #ue se dedica a realizar las compras
es precisamente el departamento de compras de la empresa, &ste es el #ue hace la cone-in
con los proveedores y realiza la negociacin!
El material #ue est, guardado en el almac&n, es usado por el departamento de produccin
cuando &ste realiza sus corridas correspondientes, por tanto, hay un encargado en este
departamento #ue realiza la re#uisicin del material al almac&n!
/omo se puede deducir, el sistema de inventarios interacta con entidades e-ternas a la
organizacin como los son los proveedores! 'ero tambi&n interacta con entidades e-ternas
al almac&n pero #ue est,n dentro de la misma organizacin tales como otros departamentos1
produccin, compras y seguramente contabilidad!
El sistema de inventario entonces funciona como se seala a continuacin1
Sus entradas son todos los datos de los materiales comprados *claves, descripcin,
proveedor, cantidad comprada, fecha5+ as como todos los datos de las re#uisiciones de
materia prima *claves, cantidad a ser usada, fecha, corrida de produccin,5+! Estas entradas
o fuentes de datos tienen su origen en otro sistema de informacin, es decir, las entradas del
sistema de inventario fueron salidas del sistema de compras y del sistema de produccin!
Sus salidas son listados del mismo inventario y avisos de necesidad de compra de
inventarios!


3egistro de movimiento *entrada)salida+
%lmacenamiento de movimiento
/lasificacin de movimiento
/,lculo de nuevo nivel de inventario
Evaluacin del nivel de inventario
Entrada de
materia
prima
*compra+
Salida de
materia
prima
*uso+
$istado de
inventario
$istado de
estatus
3etroalimentacin1 #ue"as, falta de inventario