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Practicas Industriales

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0. INTRODUCCION:

El sistema financiero es el medio en el cual se realizan los movimientos de recursos
financieros entre aquellos agentes econmicos deficitarios y superavitarios en sus
ahorros. Estos movimientos de recursos se efectan a travs de un conjunto orgnico
de instituciones que generan, administran y canalizan los recursos del ahorro a la
inversin.

Esta movilizacin de recursos se realiza a travs del Sistema Financiero Indirecto o de
Intermediacin Financiera y/o del Sistema Financiero Directo o Mercado de Valores.

En el Sistema financiero Indirecto, o de Intermediacin Financiera, los recursos se
canalizan a travs de instituciones financieras bancarias y no bancarias, tales como
bancos, comerciales, empresas de seguros, empresas de reaseguros, mutuales de
ahorro y prstamo para vivienda, cooperativas de ahorro y crdito, financieras y otras,
caracterizadas por captar el ahorro, asumir el riesgo de la rentabilidad pactada con el
cliente (normalmente rentabilidad es fijas) y canalizar tales fondos de acuerdo a sus
prioridades, sin ninguna participacin del ahorrista.

El Sistema Financiero Directo, o Mercado de Valores, canaliza los recursos
superavitarios hacia los deficitarios a travs de la emisin de valores, recurriendo a los
intermediarios con que cuenta este sistema tales como las Bolsas, los Agentes de Bolsa,
las Cajas de Valores, los Fondos Mutuos y otras entidades, establecindose una relacin
directa entre el agente superavitario y el deficitario, a travs de la decisin del primero
de dnde colocar sus recursos.
Los agentes participantes en ambos segmentos del sistema financiero no son
independientes entre s; por el contrario, es comn encontrar intermediarios del
sistema financiero indirecto que participan activamente en el sistema directo y
viceversa. As mismo, entidades que en algn momento son colocadores de recursos,
en otras oportunidades actan como demandantes de ellos, tanto en un mercado
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como en el otro, o en ambos, mostrando de esta manera que ambos sistemas no son
excluyentes ni competitivos, sino que pueden ser complementarios.

Los sistemas formales de la Intermediacin Financiera y del Mercado de Valores, con
todos los intermediarios que lo, componen se halla regulado y controlado por los
organismos estatales nacionales y sectoriales, cuya misin primordial es fijar las normas
que deben cumplirse por parte de cada uno de los intermediarios del sistema, a fin de
precautelar el uso y destino del ahorro o de los supervit sectoriales e institucionales,
que constituyen el motor del sistema financiero.
0.1 OBJETIVOS GENERALES
Adquirir conocimientos prcticos en las diferentes reas de la organizacin y as poder
relacionar la misma recurriendo a informacin terica obtenida en la universidad y de
esa manera poder aplicarla as elaborando un seguimiento en el rea de Contabilidad y
hacer un control a la elaboracin de las formas y anexos semestrales que se presenta a
la ASFI.
0.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Adquirir experiencia sobre el funcionamiento y el desarrollo de las formas y
anexos semestrales que son realizados en la organizacin.
Ver el funcionamiento real de contabilidad, en los aspectos de control de la
informacin recopilada por los dems reas del Banco Econmico y control de
las formas y anexos semestrales.
Conocer la situacin actual de la organizacin.
Conocer las diversas operaciones del proceso para identificar los puntos donde
se necesitan de la aplicacin de las tcnicas de control de calidad.
Reducir de un 73% de los errores observados por la ASFI a menos del 30% para
julio del 2010.
Reducir el gasto designado para saldar las multas impuestas por la ASFI en la
presentacin de Estados de Resultados.
Realizar en base a la recopilacin de datos un aporte a la organizacin, a partir del
desarrollo de herramientas de control y de gestin.

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1. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIN
1.1 TIPO DE RAZON SOCIAL
La razn social de la organizacin es Banco Econmico S.A., Conveniencia Mutua.
1.2 ANTECEDENTES
El Banco Econmico surge como propsito empresarial en diciembre de 1989 cuando
un grupo de hombres de negocios de la regin de Santa Cruz, Bolivia, ligados
principalmente a actividades productivas y de servicios, se rene con la inquietud de
formar un proyecto financiero de largo aliento, que a partir de dicha regin, se expanda
al resto del pas y ms adelante, al exterior. El objetivo fundamental de esta idea era
atender las demandas de la Pequea y Mediana Empresa, sectores no atendidos por la
Banca tradicional.
Mediante escritura pblica N 69 de fecha 16 de mayo de 1990 se constituy, en la
ciudad de Santa Cruz de la Sierra, la Sociedad Annima denominada Banco Econmico
S.A., con capital privado autorizado de Bs. 20.000.000, establecindose su domicilio en
la ciudad de Santa Cruz, siendo su objeto social la realizacin de actividades bancarias.
La Superintendencia de Bancos y Entidades Financieras, mediante resolucin N
SB/005/91 de fecha 5 de febrero de 1991 otorg el Certificado de Funcionamiento para
que inicie sus actividades efectuando todas las operaciones financieras permitidas por
ley.

Con dicha autorizacin el Banco Econmico inicia sus actividades el da 7 de Febrero de
1991 con tres lneas de negocio fundamentales: la colocacin de recursos, la captacin
de fondos y por ltimo el negocio de servicios. Los tres estn ntimamente
relacionados, sin el uno no funcionara el otro.
Desde su inauguracin, el Banco Econmico ha tenido un crecimiento sostenido
acelerado, proporcionalmente mayor al resto de los bancos del sistema financiero
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boliviano.
El Banco Econmico ha logrado en su corta vida un buen posicionamiento en el
segmento de la pequea y mediana empresa, reforzado estos ltimos aos por la
buena aceptacin que ha tenido el proyecto Mi Socio en el mercado nacional y sobre
todo entre los pequeos y medianos negocios.
En la institucin se practica la Gerencia de puertas abiertas y la prestacin de servicios
personalizada.
En el Banco Econmico y las Agencias Mi Socio se ofertan una amplia gama de
productos y servicios para satisfacer las diversas necesidades de los PYMES. Cuenta con
una distribucin estratgica de Sucursales y Agencias en Santa Cruz, Montero, La Paz,
El Alto, Cochabamba y Quillacollo, siempre cerca de sus clientes.
En los ltimos aos el Banco Econmico obtuvo reconocimientos importantes como el
Trofeo de Plata, (primer lugar) en Mercadeo Financiero en Latinoamrica, otorgado
por la Federacin Latinoamericana de Bancos (FELABAN) en Miami, agosto del 2007,
por su campaa comunicacional de Mi Socio, habiendo competido con bancos
latinoamericanos importantes, en este concurso.
Misin

Ser un banco de intermediacin financiera y servicios financieros rentable y solvente,
enfocada a brindar oportunidades de negocio principalmente a los pequeos y
medianos empresarios, a travs de una atencin personalizada y de conveniencia
mutua, con recursos humanos calificados y tecnologa innovadora, contribuyendo al
desarrollo econmico y social del pas.
Visin

"Llegar a ser lder en brindar oportunidades de negocio al segmento de la pequea y
mediana empresa".
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1.3 TIPO DE INDUSTRIA
Banco Econmico es una entidad bancaria que realiza transacciones financieras y
prestacin de crditos a las Pymes.
Es una empresa de prestacin de servicios financieros para las Pymes, porque depende
de la prestacin de crditos a este sector de la demanda financiera.
1.4 TIPO DE ORGANIZACIN.
La organizacin del Banco Econmico es una Sociedad Annima.
1.5 UBICACIN
Su ubicacin est en la calle Ayacucho esquina Independencia, en el centro de la
ciudad, en el lado Suroeste de la plaza 24 de Septiembre.
1.7 ORGANIGRAMA.
2. LINEA DE SERVICIOS
Cajas
Banca Personas
Banca Pequea Empresa
Banca Mediana Empresa
Banca Privada
DPFs
Mi Socio
SAFI







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3. DIAGNOSTICO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
En el departamento de contabilidad del Banco Econmico S.A., se consolida toda la
informacin para la realizacin de las Formas C, D, E y los Anexos Semestrales para la
presentacin de informacin sobre los estados financieros del Banco a la Autoridad
Suprema del Sistema Financiero (ASFI).
En el departamento de contabilidad no solo se encarga de este proceso en especfico,
puesto que se encarga de la parte contable del Banco en sus diferentes servicios y
brinda informacin sobre los estados financieros que tiene la entidad.
Pero en esta oportunidad nos vamos a centrar en dar solucin a los errores observados
en la presentacin de las formas y anexos semestrales a la ASFI que costaron una serie
de multas a la entidad por el ente controlador por parte del estado.

3.1 PROCESO DE CONSOLIDACION DE LA INFORMACION.

Todas las entidades bancarias y financieras estn fiscalizadas por el estado a travs de
la ASFI, a la cual entregan los estados financieros y todas las transacciones realizadas
en todas las entidades bancarias y financieras.
Existe una red enlazada por la ASFI a travs del Sistema de Informacin Financiera (SIF,
por sus siglas en ingles), es un software usado por el Banco que le permite conocer ha
detalle todas las transacciones realizada por sus clientes y a la ASFI conocer ha detalle
toda la informacin sobre el movimiento financiero en todas las entidades supervisadas
por ella.
Cada semestre se presenta las formas y anexos semestrales a la ASFI como una forma
de corroborar en un informe todos los movimientos que da a conocer el SFI. Se
presenta en un plazo de veinte das despus de terminado el semestre.
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En la consolidacin de esta informacin presentada a la ASFI participan todos los
departamentos que existen en Banco, puesto que los anexos semestrales y las formas
C y D son elaborada por todos los departamentos de la entidad y solo la forma E es
realizada por Contabilidad, y toda esta informacin es recopilada por Contabilidad y
esta presenta a la ASFI. A continuacin se detalla el proceso de consolidacin de la
informacin en un diagrama de proceso.
DIAGRAMA 3.1.1: DIAGRAMA DE PROCESO DE CONSOLIDACION
DE LA INFORMACION PARA LAS FORMAS Y ANEXOS SEMESTRALES.

Circulariza la comunicacin interna para pedir informacin a
los dems departamentos con 25 das de anticipacin.

Se enva la comunicacin interna.

Reciben la comunicacin interna.


Se almacena la comunicacin interna


Contabilidad enva e-mail haciendo recordatorio de la
informacin pedida.

Realizan la informacin pedida para los anexos y formas
semestrales en la comunicacin interna.

Envan la informacin para las formas y anexos semestrales a
Contabilidad.

Contabilidad consolida toda la informacin.

Contabilidad elabora las formas y anexos semestrales.

Revisa la informacin recopilada a nivel de saldo.


Envan los informes a la ASFI.

FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico.

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3.1.1 Descripcin del proceso de consolidacin de la informacin
Circulariza la comunicacin interna.
Se redacta la comunicacin interna con la descripcin tcnica y formatos de las Notas y
Anexos Semestrales a los encargados de elaborar dichos estados de resultados,
exigiendo los detalles que por norma de ASFI se tienen que cumplir.
Enva la comunicacin interna.
Se realiza con 25 das de anticipacin a todos las reas que participan en la elaboracin
de los Estados de Resultados, para que tengan tiempo de realizarlas.
Reciben comunicacin interna.
El rea destinataria recibe la comunicacin interna.
Almacena la comunicacin interna.
Una vez recibida la comunicacin interna es almacenada en la bandeja de entrada en el
escritorio del encargado de realizar el Anexo o Nota Semestral que le corresponde
realizar.
E-mail recordando la informacin solicitada.
Contabilidad enva un recordatorio por va electrnica para los encargados de
elaboracin de la informacin que se necesita para presentar a la ASFI.
Elaboracin de la Informacin Solicitada.
Se elabora la informacin requerida en la comunicacin interna con las especificaciones
que son manifiestas con todos los formatos establecidos.
Envan informacin a contabilidad.
Consolidacin de la informacin.
Contabilidad recibe toda la informacin emitida por todos los encargados de elaborarla
y va formando el cuerpo del documento a presentar.
Elaboracin de Anexos y Notas Semestrales.
Contabilidad elabora los Anexos y Notas Semestrales segn los estndares establecidos
por la ASFI.
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Revisin de la Informacin.
Contabilidad revisa toda la documentacin a nivel de saldo y no sobre el procedimiento
de las reas del Banco porque la desconoce.
Envan los Anexos y Notas Semestrales a la ASFI.



















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4. IMPLEMENTACIN DEL SEIS SIGMA.
4.1 DEFINIR.

En el departamento de Contabilidad del Banco Econmico S.A., se consolida toda la
informacin para la realizacin de las Formas C, D, E y los Anexos Semestrales para la
presentacin de informacin sobre los estados financieros del Banco a la Autoridad
Suprema del Sistema Financiero (ASFI).
En la trazabilidad realizada a las circulares de la ASFI desde el ao 2008 hasta 2010, con
observaciones de errores en la presentacin de los informes semestrales y por retrasos
en el envo de la informacin. Se presenta un detalle a continuacin.

Desde el 2008 al 2010 hubieron dieciocho multas al banco.
Una fue hecha por el Ministerio de Trabajo y las dems por la ASFI.
Retraso en la entrega de informes, deudas y aguinaldos.
Errores en la presentacin de informes semestrales a la ASFI.

Por ello el problema se presenta de la siguiente manera:
Los retrasos en la entrega de informes en la ASFI y el Ministerio de Trabajo ocasionaron
multas en el Banco, el 73% segn los Eventos de Riesgos Operativos registrados el 2004 y
2010.

Por lo tanto solucionar este problema en el departamento de contabilidad es el primer
paso para la implementacin de la DMAIC.

4.1.1 Problemas ms significativos.

Los errores ms concurrentes estn detallados en el siguiente cuadro.

CUADRO4.1.1: ERRORES INCURRIDOS OBSERVADOS POR LA ASFI
CONCEPTO OCURRENCIAS
No jalan el formato de la ASFI. 39
Error de formato del Excel. 31
Error al digitar los datos. 16
No revisar todo la forma antes de enviar. 8
Cambio de formatos de las fechas de un ordenador a otro. 4
FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco
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En el cuadro anterior se puede observar las veces que fueron observados los errores
citados en diferentes circulares de la ASFI, pues estos son los ms repetitivos desde la
gestin 2005 al 2010.

4.1.2 Equipo formado.

Para dar solucin al problema presentado se conform un equipo de seis personas, tres
de contabilidad y tres de OyM (Organizacin y Mtodos), para tratar el problema desde
su raz.

4.2 MEDIR

4.2.1 Diagrama de procesos del departamento de Contabilidad.


Circulariza la comunicacin interna para pedir informacin a los
dems departamentos con 25 das de anticipacin.

Se enva la comunicacin interna.

Reciben la comunicacin interna.


Se almacena la comunicacin interna


Contabilidad enva e-mail haciendo recordatorio de la informacin
pedida.

Realizan la informacin pedida para los anexos y formas
semestrales en la comunicacin interna.

Envan la informacin para las formas y anexos semestrales a
Contabilidad.

Contabilidad consolida toda la informacin.

Contabilidad elabora las formas y anexos semestrales.

Revisa la informacin recopilada a nivel de saldo.


Envan los informes a la ASFI.
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4.2.2 Descripcin de los puntos crticos en la consolidacin de la informacin.
Almacena comunicacin interna.
En esta etapa del proceso, quien recibe la comunicacin interna almacena el
documento en la bandeja de entrada que est en su escritorio.
No es la nica comunicacin interna que recibe el funcionario encargado de elaborar la
parte que le corresponde realizar de los Anexos y Notas Semestrales.
La comunicacin se mezcla entre otras circulares y pasa inadvertida por el encargado
que tiene que realizarla. Y luego cuando revisa ya tiene mucho tiempo encima para
presentar dicha informacin.
Realiza la informacin pedida.
Una vez encontrada la comunicacin interna por medio del recordatorio va e-mail de
contabilidad se comienza con la elaboracin de la informacin.
Como ya tiene poco tiempo para realizar lo que le corresponde del documento a
presentar a la ASFI el funcionario del Banco comienza a realizar el pedido segn le
parece correcto.
De esta manera no siguen los formatos de presentacin establecidos por la ASFI y ah
comienzan los problemas descritos en el punto anterior: Se pierden los formatos
exigidos por la ASFI, hay errores en las sumatorias de los estado de resultados que se
presentan en el documento final y comienza la mala digitacin del documento por el
estrs que representa estar con el tiempo encima.
Prcticamente el funcionario realiza el pedido de contabilidad a su criterio y por
cumplimiento y no mide las consecuencias que ello puede trae al Banco.
Revisa la informacin.
Contabilidad una vez haya elaborado los Anexos y Formas Semestrales revisa la
documentacin recibida a nivel de saldo para observar si cuadran son el SFI los datos
obtenidos pero no lo hace a fondo con todos los procesos puesto que no conoce los
procedimientos de las dems reas del Banco.
Es por eso que a la ASFI llegan a dejar pasar los defectos encontrados por el mismo
ente regulador de los estados financieros y de esa manera ASFI encuentra defectos en
el informe.

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4.2.3 Anlisis de la capacidad de la Lnea Base.

La lnea base del histrico de errores observados por la ASFI, nos da un Entitlement de
4.5 errores y una lnea base de 8.75.


FUENTE: Elaboracin propia con datos de circulares con observaciones de la ASFI
El Entitlement de las mejores presentaciones de informes por semestre a la ASFI es 4.5
errores por semestre.
4.2.4 Tcnicas LEAN
En este proceso vamos a utilizar una de las tcnicas del Lean llamada Poka Yoke y el
Jidoka.

4.2.4.1 Poka Yoke, en Ingles significa error proofing es un proceso de mejora para
prevenir un defecto especfico que pueda ocurrir. Que consiste en:

Sistema de deteccin: Lgica que permite detectar el problema en el momento
que sucede.

Sistema de Alarma: Una vez detectado el problema se dispara una alarma
(Visual o Sonora) que alerta al operario.

0
2
4
6
8
10
12
14
E
r
r
o
r
e
s

C
o
m
e
t
i
d
o
s

Defectos ASFI
Defectos ASFI
Entitlement
Lnea Base
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S
a
m
p
l
e

M
e
a
n
6 5 4 3 2 1
20
10
0
_
_
X=8,82
UCL=22,74
LCL=-5,10
S
a
m
p
l
e

R
a
n
g
e
6 5 4 3 2 1
16
8
0
_
R=5,23
UCL=17,10
LCL=0
Sample
V
a
l
u
e
s
6 5 4 3 2 1
12
8
4
20 16 12 8 4 0
20 10 0
Within
Ov erall
Specs
Within
StDev 4,64081
Cp 0,72
Cpk 0,63
CCpk 0,72
Ov erall
StDev 3,36371
Pp 0,99
Ppk 0,87
Cpm *
Process Capability Sixpack of C1
Xbar Chart
Tests performed with unequal sample sizes
R Chart
Tests performed with unequal sample sizes
Last 6 Subgroups
Capability Histogram
Normal Prob Plot
AD: 0,462, P: 0,206
Capability Plot
4.2.4.2 Jidoka, que significa Calidad en la fuente, automatizacin con un toque humano.
Para llegar a un sistema productivo de cero errores es necesario evitar que cualquier
pieza o producto defectuoso avance en el proceso productivo.
Pasos

1. Detectar la anormalidad
2. Parar
3. Fijar o corregir la condicin anormal
4. Investigar las causas raz e implementar las contramedidas

4.2.5 Habilidad inicial de los Procesos

Esta metodologa me indica cmo se encuentra en la actualidad el proceso a medir y si
en el futuro puedo aplicar la herramienta del DMAIC.
Grfico 4.2.4.1: CAPACIDAD DEL PROCESO DE CONTABILIDAD
FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico S.A.

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Con los datos y la informacin que nos muestra los grficos el Cpk nos indica que el
proceso se encuentra por debajo del estndar Seis Sigma y que en estos momentos el
proceso no puede ser Seis Sigma. Pero a largo plazo por el Cp, nos dice que el proceso
se debe seguir trabajando para llegar a ser esbelto.
4.2.6 Plan de Recopilacin de Datos.
Los datos recopilados para obtener la informacin presentada se tuvo que recurrir a las
circulares de la ASFI que envi al Banco en calidad de observaciones por errores
cometidos y en consecuencia estableciendo multas al Banco.
Se realiz una trazabilidad a cada una de las circulares recibidas de parte de la ASFI y de
esa manera se lleg a obtener los resultados mostrados en los cuadros anteriores.
4.2.7 Anlisis Grfico y Estadstico.
Grfico 4.2.6.1: CARTA PARA DEFECTOS C, PARA LOS ESTADOS FINANCIEROS DE
BANCO ECONMICO
FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico S.A.

Con esta carta podemos ver que el proceso estadsticamente es un proceso estable,
pero refleja la realidad con respecto a los defectos encontrados en los informes
presentados a la ASFI, se producen muchos defectos, pues un promedio de 8.75
defectos por informe. Lo que me dice que el proceso estable pero incapaz. Por eso
necesita mejoras si el objetivo obtener re-certificacin ISO 9001:2008.
0
5
10
15
20
25
Grfico de control "c"
Defectos
c
LCS
LES
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Grfico 4.2.6.2: CARTA DE CONTROL C CON LMITES VARIABLES PARA LOS
DEFECTOS DE LOS INFORMES A LA ASFI POR EL BANECO S.A.












FUENTE: Elaboracin propia con datos del BANCO ECONMICO S.A.
Con los lmites variables de esta grfica de control nos dice que estadsticamente es
estable, pero llevndonos a la realidad y corroborando con la anterior carta, el proceso
es incapaz puesto que existe mucha variabilidad y muchos defectos a pesar que se
encuentran dentro de la especificacin.
4.2.8 Anlisis de Modos y Efectos de Fallas (AMEF).
Es un proceso sistemtico para la identificacin de las fallas potenciales del diseo de
un producto o de un proceso antes de que stas ocurran, con el propsito de
eliminarlas o de minimizar el riesgo asociado a las mismas.
En su ms rigurosa forma, el AMEF es un sumario de pensamientos incluyen un anlisis
basado en la experiencia de cmo un proyecto es desarrollado.
Sample
S
a
m
p
l
e

C
o
u
n
t
11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
25
20
15
10
5
0
_
C=8
UCL=16,49
LCL=0
13 7 12 9 7 12 3 6 13 8
C Chart of C1 by C1
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4.2.9 Oportunidades LEAN
Principios de LEAN
Uso eficiente de los recursos
Trabajo en equipo
Comunicacin
Mejora continua
Las herramientas LEAN a utilizar para el
departamento de Contabilidad en la
consolidacin de la informacin que
presenta semestralmente a la ASFI son
las siguientes:
Poka Yoke, en Ingles significa error proofing es un proceso de mejora para prevenir un
defecto especfico que pueda ocurrir. Que consiste en:
Sistema de deteccin:
Lgica que permite detectar el problema en el momento que sucede.
Sistema de Alarma:
Una vez detectado el problema se dispara una alarma (Visual o Sonora) que alerta al
operario.
Jidoka, que significa Calidad en la fuente, Automatizacin con un toque humano. Para
llegar a un sistema productivo de cero errores es necesario evitar que cualquier pieza o
producto defectuoso avance en el proceso productivo.
Pasos
1. Detectar la anormalidad
2. Parar
3. Fijar o corregir la condicin anormal
4. Investigar las causas raz e implementar las contramedidas

Las 5 S derivan de cinco palabras japonesas que conforman los pasos a desarrollar para
lograr un ptimo lugar de trabajo, produciendo de manera eficiente y efectiva.
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Paso En Japons Traduccin Equivalente
1 Seiri Ordenar Sorting
2 Seiton Organizar Storage
3 Seiso Limpiar Shining
4 Seiketsu Estandarizar Standardize
5 Shitsuke Entrenar y
disciplinar
Sustaining
Cuadro 4.2.8.1 PASOS DE LA HERRAMIENTA KAIZEN 5Ss
FUENTE: Banco Econmico S.A.
Principios de (5s) Fabrica Visual
Hacer de la limpieza la forma de simplificar las operaciones
Un lugar para todo y todo en su lugar
Empujar las responsabilidades de limpieza en toda la organizacin
Entregar los lineamientos de la limpieza
Las reas en especfico incluyen:
rea de desechos / procedimientos de desecho
Almacenamiento con tableros de orden
Equipo limpio y etiquetado
Lneas de movimiento marcadas (Aceras)
Asignacin de almacenes (WIP y espera)








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4.3 ANALIZAR
Para realizar el anlisis sobre los problemas que existen en la presentacin de los
informes semestrales a la ASFI se sostuvo una reunin con las partes de contabilidad
que confeccionan el informe semestral de los estados financieros del Banco a la ASFI.
La primera reunin que sostuvieron fue el da jueves 06 de mayo de 2010 en la cual se
acord llevar a cabo las mejoras propuestas.
En esta reunin se trataron los errores ms significativos que se presentan en el
diagrama de Pareto a continuacin:

Grfico4.3.1: Pareto de errores en los informes presentados a la ASFI
PARETO
Cambio de f ormatos d
No rev isar
Error en digitar
Error sumatorias Exc
Sin f ormatos ASFI
F
r
e
c
u
e
n
c
i
a
120
100
80
60
40
20
0
P
o
r
c
e
n
t
a
j
e
100
50
0
8
16
31
39

FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico S.A.
Donde los tres primeros errores representan el 73% de todos los errores reportados por
la ASFI desde el 2005 al 2010, y fueron los motivos a tratar en dicha reunin del equipo
de trabajo en conjunto entre representantes de Contabilidad y OyM (Organizacin y
Mtodos).
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En esta reunin se acord lo siguiente como medidas de mejoras inmediatas en la
consolidacin de la informacin donde participan las otras reas del Banco:
Estandarizar el pedido de la informacin a las reas que participan en el informe
que se presenta a la ASFI.
Mediante los Macros de Excel automatizar la elaboracin del informe.
Delegar la informacin a quien corresponde dentro del Banco.
Responsabilizar la multa de la ASFI al rea que cometi el error durante la
presentacin del informe.
Son las conclusiones a las que se lleg para realizar las mejoras en la presentacin de
informes semestrales a la ASFI y as evitar las multas que se les cobra al Banco.
4.3.1 Identificar fuentes de variacin y sus causas raz
Las fuentes de variacin de entregar informes semestrales con errores a la ASFI son:
No adecuar el informe a los formatos de la ASFI.
Al copiar de Excel a Word.
Error al digitar los informes.
Son las variaciones ms comunes observadas por la ASFI en todos los informes que
tienen errores en su presentacin.
Las causas raz que ocasionan estas variaciones en la presentacin de los informes
semestrales a la ASFI son detallados en los diagramas de Ishikawa que se presentan a
continuacin:




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Diagrama 4.3.1.1: ISHIKAWA DE ERRORES MS SIGNIFICATIVOS














FUENTE: Elaboracin propia.
Informacin
Procesos Software Lugar de trabajo
Funcionario Mantenimiento
No jalan formato
de la ASFI
Trabajo
amontonado
Fatiga por la
carga operativa
Se mezcla con
otros
No llega a
tiempo
Se pierden los
formatos
Tareas
pendientes
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DIAGRAMA 4.3.1.2: ISHIKAWA DE ERRORES MS SIGNIFICATIVOS













FUENTE: Elaboracin propia

Informacin
Procesos Software Lugar de trabajo
Funcionario Mantenimiento
Error en
digitacin.
Contaminacin
acstica
Desconocen
formatos
Presin por el
tiempo
Fatiga por la
carga operativa


File apilados en el
escritorio
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Diagrama 4.3.2.3: ISHIKAWA DE ERRORES MS SIGNIFICATIVOS














FUENTE: Elaboracin propia
Informacin
Procesos Software
Lugar de trabajo
Funcionario Mantenimiento
Se jalo mal de
Excel a Word.
Se pierden los
formatos
Desconocen
formatos
Presionado por
el tiempo de
entrega
File apilados en
escritorio
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Error al jalar los formatos ASFI.
Es el error ms significante, puesto que la mayora de las observaciones ASFI son
porque en contabilidad no se presentan los Anexos y Formas Semestrales segn los
formatos establecidos de la ASFI y este es el error ms incurrido.
La causa de primer nivel es porque los funcionarios como estn apretados en el tiempo
por mezclar la comunicacin interna con las dems que recibe y no elabora con tiempo
lo que le corresponde del documento no se preocupa por cumplir con los requisitos
establecidos en la comunicacin interna que recibe.
Error en digitacin.
Es la segunda principal por lo que la ASFI ha incurrido en sancionar con multas los
errores cometidos en la elaboracin del documento de estados de resultados que se
presenta.
Esto se da por la falta de concentracin en el trabajo por la carga horaria que est sobre
los operarios del BANCO cuando elaboran el documento.
Se jalan mal de Excel a Word.
Es la tercera causa principal por la cual se ha multado al BANCO en la presentacin de
los estados de resultados semestrales a la ASFI.
Este problema es el siguiente, como todos los Estados Financieros se los realiza en
Excel pero el documento entero est escrito en Word y cuando se copia y pega de Excel
a Word muchas veces se pierden los formatos y sumatorias que se realizaron en las
hojas de clculos de Excel y eso es un grave problema puesto que se considera como
una malversacin de fondos y que se ocultan los verdaderos estados de cuentas del
BANCO.
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Este error le cuesta caro al Banco cuando se incurre en este tipo de fallas y por ello es
preciso eliminarlas.
4.4 INCREMENTAR
El proyecto sera implementado antes de enviar la circular de la comunicacin interna a
las dems reas del Banco para la presentacin de los informes semestrales a la ASFI.
Para ello se realiz un cronograma para la implementacin de las mejoras aprobadas en
la reunin que se sostuvo con el equipo de trabajo para analizar este caso.
Cuadro 4.4.1: CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN DE LAS MEJORAS
Actividades 21 % 22 % 23 % 24 % 25 % 28 % 29 % 30 % 1 % 2 % 5 % 6 % 7 % 8 % 9
Macros de excel
Estandari zar el pedi do de l a i nformaci n
Del egar i nformaci n a qui n corresponda
Responsabi l i zar l a mul ta
JUNIO JULIO
FUENTE: Elaboracin propia
4.4.1 Plan de mejoras con Macros de Excel
Con las macros de Excel se pretende realizar los Poka Yoke, para que no se vuelvan a
cometer los errores en los anteriores informes presentados a la ASFI. De esta manera
se busca reducir los errores con respecto al mtrico establecido por el entitlement
calculado.
Se realizar una hoja de clculo en el Excel con la fuente de informacin con la que se
elabora la nota E, de tal manera que en el informe final, los funcionarios involucrados
en la confeccin del documento, simplemente tengan que introducir los datos en los
estados financieros y de resultados que se presentan y ya no elaborar todo el
documento que les compete realizar.
Por ello se tuvo que recopilar toda la informacin desde el SFI, hasta que es elaborada
en el Excel.



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Cuadro 4.4.1.1: CLASIFICACIN DE LAS VARIABLES DEL ESTADO FINANCIERO,
FORMA E
Variable 12 Composicin de los grupos de los estados financieros Nota 8, pag. 25
Disponibilidades Nota 8, a) pag. 25
Variable 13 Inversiones temporarias Nota 8, b1) pag. 26
Tasa de rendimiento de las Inversiones Temporarias. A. Actual "
Composicin de las Inversiones temporarias "
Variable 14 Inversiones permanentes Nota 8, b2) pag. 27
Composicin del grupo de Inversiones permanentes "
Explicacin de la composicin de Inversiones permanentes "
Variable 15 Cartera directa y contingente Nota 8, c) pag. 28
Composicin del rubro de Cartera directa y contingente "
Variable 16 Clasificacin cartera por clase de cartera Nota 8, c1) pag. 29
Ao actual "
Ao anterior "
Variable 17 Clasificacin de cartera por sector econmico Nota 8, c2) pag. 30
Ao actual "
Ao anterior Nota 8, c2) pag. 31
Variable 18
Clasificacin de cartera por tipo de garanta, estado de
crdito y respectivas previsiones
Nota 8, c3) pag. 31
Ao actual "
Ao anterior Nota 8, c3) pag. 32
Variable 19
Clasificacin de cartera segn la calificacin de crditos en
montos y porcentajes
Nota 8, c4) pag. 32
Ao actual "
Ao anterior Nota 8, c4) pag. 33
Variable 20
Clasificacin de cartera por concentracin crediticia por
nmero de clientes, en montos y porcentajes
Nota 8, c5) pag. 33
Ao actual "
Ao anterior Nota 8, c5) pag. 34
FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico S.A.
Cuadro 4.4.1.2: MACRO DE EXCEL PARA LA FORMA E
Nota 8,
a) Disponibilidades
2010 2009
Bs. Bs.
Caja
Banco Central de Bolivia
Bancos y Corresponsales del pais
Bancos y corresponsales del exterior
Documentos de cobro inmediato

FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico S.A.
En este cuadro se introducirn directamente los datos para la elaboracin de la Forma
E, que se presentar a la ASFI.

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Cuadro 4.4.1.3: FUENTE DE INFORMACIN PARA LA MACRO DE EXCEL
Previsiones 20,330,010
Total Pasivo 1,910,036,391
Posicin neta - activa (pasiva) -14,867,093 4
2009 2008
Bs Bs
Caja 117,408,871 61,024,952
Banco Central de Bolivia 123,269,618 259,833,888
Bancos y corresponsales del pas 1,299,058 45,108
Bancos y corresponsales del exterior 15,118,774 21,853,622
Documentos de cobro inmediato 10,171,710 3,951,128
267,268,031 346,708,698

FUENTE: BANCO ECONMICO S.A

Cuadro 4.4.1.4: ESTADO FINANCIERO, FORMA E QUE SE PRESENTA A LA ASFI
NOTA 8 COMPOSICION DE LOS GRUPOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros al 31 de diciembre de 2009 y 2008 estn compuestos por los
siguientes grupos:

a) Disponibilidades

La composicin del grupo al 31 de diciembre de 2009 y 2008, es la siguiente:
2009 2008
Bs Bs
Caja 117.408.871 61.024.952
Banco Central de Bolivia 123.269.618 259.833.888
Bancos y corresponsales del pas 1.299.058 45.108
Bancos y corresponsales del exterior 15.118.774 21.853.622
Documentos de cobro inmediato 10.171.710 3.951.128
---------------- ----------------
267.268.031 346.708.698
========== ==========


FUENTE: BANCO ECONMICO S.A.
De esta manera los funcionarios del Banco simplemente introducirn los datos que le
corresponde en el Estado Financiero Forma E y aparecer directamente en el esta hoja
que se muestra en el cuadro 4.4.1.4.
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Se enviar juntamente con la circular de la comunicacin interna a todos los que
participan en la elaboracin del informe.
Con las macros de Excel no solo se realiza un Poka Yoke, sino que tambin se
estandariza el pedido de la informacin y de esta manera ya no se tendrn problemas
con los formatos que pide la ASFI.
4.4.2 Plan de mejoras con 5S
La metodologa de las 5S, es necesaria implementarla en contabilidad por la cantidad
de documentos que manejan a diario para que tengan un mejor control visual acerca de
su propio ambiente laboral y de esa manera reducir al mnimo toda posibilidad del
sndrome de la Ventana Rota, por el caos que se genera por la cantidad de
documentos sin ordenar ni estndares de organizacin para materiales de escritorio.
Cuadro 4.4.2.1: CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN DE LAS CINCO ESES A
CONTABILIDAD DEL BANCO ECONMICO.
CINCO ESES DEL AL
ORDENAR 20/07/2010 29/07/2010
ORGANIZAR 29/07/2010 7/8/2010
LIMPIAR 7/8/2010 10/8/2010
ESTANDARIZAR 10/8/2010 14/08/2010
ENTRENAR Y DISCIPLINAR 14/08/2010 18/08/2010
FUENTE: Elaboracin propia
El cronograma est basado de acuerdo de cmo se lo implant en la unidad de
Organizacin y Mtodos, tomando en cuenta las esperas que se tuvieron cuando se
implement en dicha unidad.




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4.5 CONTROLAR
Plan de control de mtricos
Con el THROUHGTPUT YIELD, se pretende establecer los parmetros de control para
seguir mejorando cada da, puesto que esta herramienta me refleja la realidad en la que
se encuentra mi proceso con respecto a lo ideal.
Por ello este mtrico quedar documentado para guiar a futuros planes de mejoras en
toda el rea de contabilidad.

Cuadro 4.5.1: THROUHGTPUT YIELD PARA LOS DEFECTOS ENCONTRADOS POR LA ASFI
SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM5 SEM 6 SEM 7 SEM 8 SEM 9 SEM 10 SEM 11 SEM 12 TOTAL
Forma C 99.412% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 99.412%
Forma D 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000%
Forma E 97.647% 98.235% 98.824% 94.118% 97.059% 98.235% 94.118% 99.412% 97.647% 98.824% 97.059% 99.512% 74.190%
Forma I 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000%
Forma J 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000%
Anexos 95.294% 99.412% 97.059% 98.824% 97.647% 97.059% 97.647% 98.582% 98.214% 95.294% 99.412% 98.824% 76.224%
OTROS 100000.000% 100000.000%
OPORTUNIDAD DE
ERROR
ROLLED TY THROUHGTPUT YIELD
FUENTE: Elaboracin propia con datos del BANCO ECONMICO S.A.
Los resultados que muestra la tabla manifiesta que se tiene que trabajar mucho en la
Forma E y en los Anexos Semestrales, puesto que son los que ms bajo rendimiento
presentan segn las expectativas de la ASFI.







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5. COSTOS DE LA IMPLEMENTACIN DEL SEIS SIGMA.
Uno de los principales objetivos de la implementacin de la herramienta de calidad del
Seis Sigma es de reducir los costos de operacin de la empresa y obtener mayor
margen de contribucin.
5.1 Costos de las multas que ha tenido el banco.
Los registros revisados desde el 2008 hasta el 2009 a los que se me permitieron llegar
para realizar la trazabilidad del problema son pocos ya que son de uso restringidos, por
lo tanto a continuacin se tiene un registro de las multas desde el 2008 al 2009 con las
que se han sancionado al Banco.
Cuadro 5.1.1: REGISTRO DE MULTAS DEL AO 2008
Cdigo
Sub
Cuenta
Fechade
Ocurrencia
Fechade
Descubrimiento
MododeDescubrimiento
EventoProdujo
Prdida
Monto
Prdida
Cuenta
Afectada
DescripcindelEvento
Dec-08 7/29/2008 12/17/2008 CartaSBEF
Observacione
saNotasa
EEFF
30.06.08
5,700 459.11
OmisiondeNota1,
Nota8ynota10
Dec-08 9/30/2008 12/17/2008 CartaSBEF
Atrasoenel
enviodela
informacion
balanceal
30.09.08
300 459.11
Enviodela
informacionfuerade
hora
Dec-08
01Y02de
Oct.2008
12/17/2008 CartaSBEF
Enviodela
informacion
conretraso
600 459.11
Enviodela
informacionfuerade
hora
FUENTE: BANCO ECONMICO S.A.





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Cuadro 5.1.2: REGISTRO DE MULTAS AO 2009
Fechade
Ocurrencia
Fechade
Descubrimiento
MododeDescubrimiento
EventoProdujo
Prdida
Monto
Prdida
Cuenta
Afectada
DescripcindelEvento
1/30/2009 1/30/2009
RecibodeMultaemitidoporel
MinisteriodeTrabajo
SI 121,894 257
Presentaciondeplanillasde
aguinaldoconatrasode30
dias
8/3/2009 7/31/2009
EmisindeCircularporla
ASFITramiteNo.463680
MultaporRetrasopagode
acuotacinprimer
semestre/2009
SI 3301 257
Elpagodeacuotacin
primersemestredelaG-
2009,seevidencioun
retrasode5dasrespectoa
lafechadevencimiento
indicadaenlaCarta
Circular
No.SB/IG/956//2009
5/18/2009 5/19/2009
EmisindeCircularASFIR-
485/2009TrmiteNo.451549
Multaporretrasoenelenvo
deinformacinhastamayo
2009
SI 300 257
1.Elinformededeuda
agregadafuegeneradoel
18/05/09yenviadoala
ASFIdentrodelplazodela
norma.Remitido
nuevamentepor
instruccionesdelaASFIel
19/05/09.
3/2/2009 8/10/2009
EmisindeCircularASFI-
1926/2009Trmite
No.451549Multaporretraso
enelenvodeinformacin
hastaSEPT.2009
SI 47,800
257Y
142.04.102
Seomitielimportedela
cuentacontingenteenla
nota8c.alosEE.FFde
Dic.08
8/19/2009 8/20/2009
EmisindeCircularASFI-
1926/2009Trmite
No.451549Multaporretraso
enelenvodeinformacin
hastaSEPT.2009
SI 300 257
1.Encajedefecha18/08/09
lainformacinfueremitida
el19/08/09fueradelplazo.
4/21/2009 5/26/2009
EmisindeCircularASFIR-
233/2009Multaporretraso
enelenvodeinformacin
encajeelectrnico
SI 900 257
1.Elinformefuegenerado
enfecha22/04/09y
enviadoalaASFIdentro
delplazo,reprocesadoa
solicituddelaASFI
p/identificacindelerror
internamenteensusistema
enfecha24/04/2009
FUENTE: BANCO ECONMICO S.A.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 32
En resumen el BANCO ha cancelado un total de Bs. 181.085 por motivos de multas por
la ASFI en los aos 2008 y 2009, sin contar desde el 2005 al 2007 y el primer semestre
del 2010 que son los aos que se usaron como datos para la realizacin de este
documento.
El BANCO tiene destinado un monto total de Bs. 100.000 para pagar multas con que
sancionan a la entidad por lo que en dos aos simplemente se han ido en pagar errores
en la presentacin de Anexos y Formas Semestrales.
Con la implementacin de Seis Sigma se busca eliminar estas multas por que corre
riesgo la re-certificacin de la Norma ISO-9001:2008 de la unidad de contabilidad del
Banco y porque se tenido que usar ms dinero del destinado en pagar multas.
A continuacin se presenta la tendencia como objetivo de cada ao de multas a pagar
por la metodologa Seis Sigma como mximo en el Banco por el tema de Anexos y
Formas Semestrales a la ASFI.
Cuadro 5.1.3: TENDENCIA DE MULTAS PAGAR EN BS. EN LOS PRXIMOS AOS
2010
Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5 Sem 6
27000 8100 2430 729 218.7
2011 2012

FUENTE: ELABORACIN PROPIA
El clculo anterior realizado es de la siguiente manera: Como se tiene por objetivo de
reducir a menos de 30% el pago de multas cada que se presenta informe a la ASFI, cada
semestre el objetivo es alcanzar ese lmite de pago como mximo y en el prximo
semestre tener como meta pagar como mximo el 30% de la multa del semestre
anterior, puesto que el proceso an no puede ser considerado seis sigma por las
deficiencias que an se tiene que corregir.


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5. RESULTADOS DEL DIAGNSTICO
La Forma E y los Anexos Semestrales elaborados no cuentan con un control de
verificacin, lo cual es difcil controlar la cantidad de estados de resultados que
se presenta a la ASFI de forma correcta por los funcionarios involucrados en el
Banco.
Tambin realice muestras en las cuales pude detectar las fallas ms frecuentes
en el rea de contabilidad. Una vez obtenidas las muestras se pudo realizar las
mejoras en la elaboracin de las Formas E y Anexos Semestrales y por
consecuencia el LEI es de 4.5 de Entitlement de defectos por muestra con
respecto al 8.75 de lnea base que expresan las muestras.
Pero con la implementacin del Entitlement cada semestre se podr mejorar la
elaboracin de dichos estados de resultados.












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6. CONCLUSIONES
Durante el tiempo de la practica fui participe de las operaciones detallada en este
informe dentro del departamento de contabilidad.
Las mejoras a realizar estn en lnea con el proceso de re certificacin de contabilidad
con la Norma ISO 9001:2008.
Para lograr los objetivos propuestos en esta pasanta en el Banco se ha visto la
necesidad de aplicar tcnicas del Seis Sigma dentro de contabilidad como una ayuda a
la Norma ISO 9001:2000, por los errores aun cometidos en dicha rea certificada.
Se cuenta con el apoyo del Gerente Nacional de Operaciones y Finanzas, el Directorio y
el Jefe Nacional de Contabilidad.
7. RECOMENDACIONES
Se sugiere hacer tomar en cuenta la metodologa del Seis Sigma, para as tener un
control exacto de la produccin, utilizando las herramientas estadsticas, estudios de
tiempos, contar con registros estandarizados para tener un mejor control de lo que se
elabora, de esta manera se garantizara estados de resultados con un porcentaje
mnimo de error.