DE LOS PROGRAMAS SOCIALES DEL MIDIS

LISTAS DE CHEQUEO PARA EL

SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO
DIRECCIN GENERAL DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
Lima - Per
2013
Ministerio de Desarrollo e Inclusin Social
Direccin General de Seguimiento y Evaluacin (DGSE)
Av. Paseo de la Repblica 3101
San Isidro, Lima, Per
Telfono: (511) 631-8000
Deutsche Gesellschaft fr Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Cooperacin Alemana - implementada por la GIZ - a travs del Programa
Buen Gobierno y Reforma del Estado
Av. Los Incas 172, Piso 7, El Olivar
San Isidro, Lima, Per
Telfono: (511) 421-1333
Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per No. 2013 - 20167
Tiraje: 1,000 ejemplares
Lima-Per 2013
Contenidos
ngelo Gamarra DGSE
Edicin
- Mara Luz Prez - DGSE
- Hartmut Paulsen - GIZ
- Tatiana Velazco - GIZ
- Cecilia Chvez - GIZ
Revisin tcnica
David Vera Tudela DGSE
Fotos
MIDIS
Diseo e impresin
GMC Digital S.A.C.
Calle Elas Aguirre 126, Of. 704. Miraflores - Lima
3
El 23 de octubre del ao 2012, mediante la Resolucin
Ministerial N 192-2012-MIDIS, se aprob la Directiva
N 007-2012-MIDIS Lineamientos para la evaluacin,
seguimiento y gestin de la evidencia de las polticas,
planes, programas y proyectos del Ministerio de
Desarrollo e Inclusin Social con la finalidad de
establecer los roles, responsabilidades, herramientas
y procedimientos para la evaluacin, seguimiento
y gestin de la evidencia de las polticas, planes,
programas y proyectos del Ministerio de Desarrollo e
Inclusin Social (MIDIS).
En el Captulo VIII de dicha norma, Disposiciones
Especficas para el Seguimiento de Programas Sociales
de Desarrollo e Inclusin Social, se sealaron las
herramientas para el seguimiento del desempeo de
los programas, entre las que se menciona las Listas de
Chequeo en el numeral 8.4.2.
El presente documento tiene como objetivo presentar
el marco metodolgico, as como la aplicacin del
instrumento Lista de Chequeo del cumplimiento de
Estndares de Desempeo en los programas sociales
del MIDIS.
Este instrumento tiene como fin principal contribuir de
manera efectiva a la mejora continua de los procesos y
productos clave de los programas sociales, a travs de
la medicin de estndares del desempeo. Para lograr
su objetivo, ste mide el desempeo desde un enfoque
de cumplimiento de estndares mnimos, definidos por
la Direccin General de Calidad de Prestaciones Sociales
Introduccin
4
(DGCPS) y la Direccin General de Seguimiento y
Evaluacin (DGSE) del MIDIS de manera conjunta con los
programas sociales, sobre la base de la normativa para
su funcionamiento, sus manuales y otros documentos
de gestin.
La definicin y medicin de dichos estndares
permite identificar brechas y sus dimensiones con el
propsito de desarrollar propuestas de mejora de los
procesos operativos de los programas sociales. Se har
seguimiento a la implementacin de dichas propuestas
de mejora, y se contribuir a cerrar las brechas
identificadas en un tiempo determinado. De igual
manera se busca promover la gestin e intercambio de
buenas prcticas en los programas sociales.
Asimismo, la Lista de Chequeo complementa a otras
herramientas de seguimiento tales como los tableros
de control, para el seguimiento de las principales metas
establecidas por los programas sociales, y el INFOMIDIS,
plataforma de informacin geo-referenciada que
permite la visua lizacin en trminos de presencia y
cobertura de la poblacin atendida por los programas
sociales del MIDIS propiciando y fo mentando el anlisis
de informacin. Ver: http://www.midis.gob.pe/index.
php/es/direc-general-de-seguimiento-y-evaluacion/
direccion-de-seguimiento-de-politicas-sociales
5
LISTADE CHEQUEO- ESTNDARES DE DESEMPEO
SECCINI: Datos del Comit de Alimentacin Escolar (CAE)
Nombre de la IIEE
Cdigo modular
Cdigo local escolar
Departamento
Provincia
Distrito
Integrantes del CAE
Nombre/cargo
La Lista de Chequeo es el instrumento utilizado
para medir el cumplimiento de estndares de
desempeo asociados a los procesos operativos
de los programas sociales del MIDIS.
El objetivo es constatar el cumplimiento
de dichos estndares en las unidades
desconcentradas de gestin de los programas
(Ej.: unidades territoriales, comits de gestin).
Tambin busca identificar los principales
factores que dificultan el cumplimiento de los
estndares, as como sistematizar las buenas
prcticas realizadas por los equipos de las
mencionadas unidades.
I. Qu es la Lista de Chequeo? Cul es su
objetivo?
La construccin de estndares de desempeo
Los estndares de desempeo son modelos de referencia que establecen los requisitos
mnimos para la operacin de los programas sociales; segn sus directivas, protocolos y
lineamientos de gestin.
Ellos permiten medir la eficacia, calidad y oportunidad de los procesos en los diferentes
eslabones de la cadena de valor pblico, desde la disponibilidad de insumos, de tal
manera que se asegure el efecto e impacto esperados.
El seguimiento del desempeo en la cadena de valor pblico
Fuente: Roberto Garca Lpez, Mauricio Garca Moreno (2010) La gestin para resultados en el desarrollo: avances y
desafos en Amrica Latina y el Caribe. Banco Interamericano de Desarrollo.
Insumo Proceso Producto Efecto Impacto
Seguimiento del desempeo
LISTADE CHEQUEO- ESTNDARES DE DESEMPEO
SECCINI: Cuidadora
Indicaciones: El aplicador deber mediante revisin documental, observacin o preguntas directas a la Cuidadora,
registrar los siguientes.
UNIDAD TERRITORIAL (ver 001)
DEPARTAMENTO
(ver 001)
PROVINCIA
(ver 001)
DISTRITO
(ver 001)
LISTADE CHEQUEO- ESTNDARES DE DESEMPEO
Componente 1: AFILIACIONES
Deficin: conjunto de actividades operativas desarrolladas en el mbito de intervencin del Programa JUNTOS para afiliar a los hogares
pobres que cumplensuelegibilidadcategricacomogrupoobjetivodel Programa, habindose identificadoasuvez, alos Establecimientos
de Salud (EESS) e Instituciones Educativas (IIEE) en los que ser verificado el cumplimiento de sus corresponsabilidades.
Nro. Estndares
Valor
fnal
Cuando se cumple con el estndar
JUN-Afi1
El 100% de los afliados cumplen
los requisitos establecidos para
esta condicin.
LISTADE CHEQUEO- ESTNDARES DE DESEMPEO
SECCINI: Datos de la UnidadTerritorial
SECCINII: Lista de Chequeo
Da Mes Ao
Nmero de distritos coberturados
Nmero de usuarios segn padrn
Inicio de operaciones Regin
Componente: IDENTIFICACINY AFILIACINDE USUARIOSYVERIFICACINDE REQUISITOS
Estndar:
Se cuenta con un estado de seguimiento actualizado por usuarios y potenciales usuarios a
su programacin
Cdigo: Ident 1
Cundo en cumple
el estandar?
Cuando el equipo territorial ha realizado las actualizaciones de estado de usuarios y potenciales
usuarios segn lo programado a verificar.
6
II. Ventajas de la metodologa de la Lista de
Chequeo
Las ventajas de la Lista de Chequeo se agrupan en tres campos:
Alertas y
Recomendaciones
Identifcacin de cuellos de botella, nudos crticos en los
principales procesos.
Anlisis cualitativo que permite identifcar reas de mejora
y aplicar buenas prcticas.
Mejora continua
de la gestin
Se convierte en un instrumento de micro gestin.
Permite hacer seguimiento a las recomendaciones y
socializar las buenas prcticas.
Aportes para la
planifcacin
Insumo para la planifcacin del acompaamiento de la
sede central a las unidades territoriales de acuerdo a sus
necesidades especfcas.
Permite a las unidades tcnicas de la sede central tener
insumos para mejorar los instrumentos de gestin.
7
III. El instrumento
La Lista de Chequeo recoge el cumplimiento o no de los estndares establecidos para
la operacin de los programas sociales. Asimismo, establece los criterios, secuencias y
pautas que debe seguir el encargado de la medicin.
Para cada estndar de la Lista de Chequeo, se presentan los siguientes rubros:
a) La definicin del estndar.
b) El cdigo asignado a cada estndar de acuerdo al componente al cual pertenece.
c) Los criterios que deben valorarse para que se cumpla el estndar (cabe resaltar
que el tipo de respuesta es dicotmico para todos los casos: si / no).
d) Las especificaciones o forma de medir los criterios, as como los casilleros para
llenar los datos correspondientes con 0 si no cumple y 1 si cumple.
e) Finalmente, en un cuadro de observaciones, se registra alguna consideracin
relevante.
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Imagen 1.- Lista de Chequeo: Ejemplo de un estndar de desempeo del
Programa Nacional de Apoyo Directo a los ms Pobres - JUNTOS
Componente: Afiliaciones
a) Estndar: El 100% de los afiliados cumple los requisitos establecidos para esta condicin.
b) Cdigo: JUN-Afi1
c) Cundo cumple el
estndar?
Cuando todos los hogares afiliados cumplen los siguientes requisitos al
momento de su afiliacin:
a. DNI vigente del titular del hogar. (Generalmente es la madre o jefe del hogar).
b. Formato de Afiliacin completo (IIEE
*
y EESS
**
registrado).
c. Original del Acuerdo de Compromiso y/o Declaracin Jurada firmada.
d) Forma de medicin
Seleccionar al azar 19 hogares usuarios del sistema (del ltimo padrn de
hogares afiliados) y determinar el cumplimiento de los requisitos para cada uno
de ellos segn lo contenido en sus legajos. Tener en cuenta el momento de su
afiliacin (fecha de registro en SITC
***
JUNTOS).
Fuente
SITC JUNTOS vs Legajos de hogares seleccionados.
Especificaciones:
1. Solicitar los 19 legajos de los hogares seleccionados para la muestra.
2. Revisar si se cumple con los tres criterios establecidos y llenar la TABLA DE
CUMPLIMIENTO N 01
Nmero total de muestra de legajos 19
Nmero de legajos revisados 19
Nmero de legajos que cumplen con los 4 criterios 19
Porcentaje de cumplimiento 100%
Cumplimiento del Estndar
Cumple cuando el porcentaje de cumplimiento alcanza el 100%
Nota: aquellos legajos no encontrados se consideran No cumple
Cumple
e) Observaciones:
Con relacin al estndar de afiliados se verific que de los 19 legajos revisados,
la totalidad cumple con los criterios establecidos para el estndar. El equipo
encuentra un buen ordenamiento en el reporte de la informacin.
Los resultados obtenidos por cada estndar se consolidan en un reporte a nivel de
cada unidad territorial, en el que se presenta el resultado de cumplimiento y el anlisis
cualitativo correspondiente.
*
**
***
IIEE: Institucin Educativa
EESS: Establecimiento de Salud
SITC: Sistema de Informacin de Transferencias Condicionadas
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Imagen 2.- Resultados obtenidos por estndar: Ejemplo del Programa
Nacional de Apoyo Directo a los ms Pobres - JUNTOS
Estndares Cuando se cumple con el estndar Resultado Anlisis
El 100% de los
afiliados cumple
los requisitos
establecidos para
esta condicin.
Cuando todos los hogares afiliados cumplen
los siguientes requisitos al momento de su
afiliacin:
a. DNI vigente del titular del hogar.
(Generalmente es la madre o jefe del hogar).
b. Formato de Afiliacin completo (IIEE y
EESS registrado).
c. Original del Acuerdo de Compromiso y/o
Declaracin Jurada firmada.
Cumple
Con relacin al estndar
de afiliados se verific que
de los 19 legajos revisados,
la totalidad cumple con
los criterios establecidos
para el estndar. El
equipo encuentra un
buen ordenamiento en el
reporte de la informacin.
El 100% de
hogares usuarios
cumple con
los criterios
categricos
establecidos por
el Programa.
Cuando todos los hogares afiliados cumplen
los criterios categricos al momento de su
afiliacin:
a. Tienen por lo menos un miembro
objetivo (gestante, nias/os, adolescentes o
jvenes entre 0 y 19 aos de edad).
b. Vive ms de 6 meses en el distrito de
intervencin del Programa.
Cumple
De los 5 CTZ
*
consultados,
la totalidad de ellos
cumplen con presentar
la informacin de ACV
**

programada. Asimismo se
constata que los legajos se
encuentran debidamente
organizados.
IV. El uso de la Lista de Chequeo en los
Programas Sociales del MIDIS
En cada programa social se han elaborado estndares de desempeo, los cuales sirven
como principal insumo para la aplicacin de la Lista de Chequeo de manera peridica.
A continuacin se presentan los procesos y componentes priorizados por los programas
sociales JUNTOS, Pensin 65, Qali Warma y Cuna Ms, en funcin a los cuales se construyen
los estndares de desempeo.
*
**
CTZ: Coordinador Tcnico Zonal
ACV: Asamblea Comunal de Validacin
10
Procesos y componentes priorizados para la aplicacin de la Lista de
Chequeo en el Programa Nacional de Apoyo Directo a los ms pobres
JUNTOS
El Manual de Operaciones vigente del Programa JUNTOS, aprobado en setiembre
de 2013, contempla 16 procesos, los cuales se encuentran agrupados de la siguiente
manera: procesos estratgicos (planeamiento y presupuesto, organizacin y mtodos,
inversin pblica, seguimiento y evaluacin); procesos de gestin de calidad (orientacin
y atencin al usuario, gestin de calidad); procesos operativos (afiliacin, mantenimiento
del padrn de hogares, verificacin del cumplimiento de corresponsabilidades, apoyo
familiar, liquidacin y transferencia de incentivos monetarios condicionados, servicio
para el retiro del incentivo monetario); y procesos de soporte o apoyo (comunicacin e
imagen, gestin de recursos humanos, gestin de la tecnologa de informacin, gestin
de administracin y finanzas).
A partir de ellos, se han priorizado los siguientes procesos para la definicin de estndares
de desempeo:
Tabla 1.- Estndares de desempeo elaborados para el Programa JUNTOS
Procesos Priorizados/Componentes N de Estndares
Afiliaciones Afiliaciones 7
Padrn
Mantenimiento del Padrn
de Hogares
1
Transferencias de incentivos
Monetarios Condicionados
Transferencia de Incentivos
Monetarios
2
Verificacin del Cumplimiento de
Corresponsabilidades
Corresponsabilidades 7
Acciones de Soporte Acciones de Soporte 6
Total de Estndares 23
11
Procesos y componentes priorizados para la aplicacin de la Lista de
Chequeo en el Programa Nacional de Asistencia Solidaria Pensin 65
El Programa Pensin 65 cuenta con cinco macro-procesos: identificacin de potenciales
usuarios; afiliacin y notificacin de usuarios; transferencia monetaria; verificacin de
la supervivencia de usuarios; y articulacin intersectorial y con gobiernos regionales y
locales para implementar y fortalecer servicios sociales.
De ellos, se han priorizado los siguientes procesos y componentes para la definicin de
estndares de desempeo:
Tabla 2.- Estndares de desempeo elaborados para el Programa Pensin 65
Procesos Priorizados/Componentes N de Estndares
Afiliaciones
Identificacin y Afiliacin de Usuarios y
Verificacin de Requisitos
3
Entrega de Subvencin
Monetaria
Entrega de Subvencin a los Usuarios 3
Articulacin de Servicios
Complementarios
Articulacin para Promover la Prestacin
de Servicios Complementarios
4
Gestin de Mecanismos
de Apoyo
Gestin de Mecanismos de Apoyo 5
Total de Estndares 15
Procesos y componentes priorizados para la aplicacin de la Lista de
Chequeo en el Programa Nacional de Alimentacin Escolar - Qali Warma
El Programa Qali Warma cuenta con dos macroprocesos segn su Manual de Operaciones
y Funciones, los cuales son: prestacin del servicio alimentario, y la supervisin y
monitoreo operativo.
12
Ellos abarcan los 13 procesos del programa, de los cuales se han priorizado los siguientes,
los mismos que se encuentran en la fase de revisin final:

Tabla 3.- Estndares de desempeo elaborados para el Programa Qali Warma
Procesos Priorizados/Componentes N de Estndares
CAE
*
: Prestacin
del Servicio
Alimentario
por Gestin de
Raciones
Organizacin y Gestin 5
Condiciones Bsicas Disponibles 2
Atencin Directa:
7
- Manipulacin de Alimentos
- Consumo de Alimentos
- Promocin de Buenos Hbitos de Alimentacin
e Higiene
Percepcin de Docentes sobre el rol del CAE 1
CAE: Prestacin
Del Servicio
Alimentario
por Gestin de
Productos
Organizacin y Gestin 7
Condiciones Bsicas Disponibles 3
Atencin Directa:
9
- Manipulacin de Alimentos
- Consumo de Alimentos
- Promocin de Buenos Hbitos de Alimentacin
e Higiene
Percepcin del Docente sobre el rol del CAE 1
Comit de Compra Encuesta a Presidente del Comit / Tesorero 1
Unidad Territorial
Gestin para la Asistencia Tcnica, Supervisin
y Manejo de Informacin
14
Total de Estndares 50
*
CAE - Comit de Alimentacin Escolar.
13
Procesos y componentes priorizados para la aplicacin de la Lista de
Chequeo en el Programa Nacional Cuna Ms para el Servicio de Cuidado
Diurno
El Programa Nacional Cuna Ms, para el cumplimiento de sus objetivos y metas, desarrolla
diversos procesos operativos, con participacin de sus distintas unidades y personal
vinculado. En su Manual de Operaciones y Funciones se mencionan 25 procesos, de los
cuales se han priorizado los siguientes:
Tabla 4.- Estndares de desempeo elaborados para el Servicio de Cuidado Diurno
del Programa Nacional Cuna Ms
Procesos Priorizados/Componentes N de Estndares
Gestin Comunitaria
Gestin Comunitaria 6
Consejo de Vigilancia 2
Formacin y
Desarrollo de
Capacidades
Fortalecimiento de Acompaantes
Tcnicos
3
Fortalecimiento de Actores Comunales 9
Infraestructura y
Equipamiento
Infraestructura 1
Equipamiento 1
Unidad Territorial
Atencin Alimentaria y Nutricional 6
Aprendizaje Infantil 3
Cuidado de la Salud infantil 6
Trabajo con Familias 4
Otros componentes 5
Total de Estndares 46
14
V. La gestin del proceso de implementacin
La Lista de Chequeo se implementa en tres etapas: diseo, validacin y operacin.
Etapa de Diseo
Identifcacin de
procesos crticos
de los programas
sociales (Programa/
DGSE/DGCPS)
Presentacin de
resultados (alertas,
recomendaciones)
Defnicin de
Estndares de
Desempeo
(Programa/
DGSE/DGCPS)
Aplicacin del
instrumento en
campo (DGSE-
Programa o
empresa tercera)
Plan de acciones
de mejora
Diseo de
Instrumento
(DGSE)
Aprobacin de
los estndares
e instrumento
(Programa)
Piloto de
validacin en
campo
(Programa/DGSE)
Ajustes a la
metodologa
(Programa/DGSE)
Proceso de Operacin Etapa de Validacin
Fin
Inicio
15
La etapa de diseo de los estndares de desempeo, se inicia con la identificacin
de procesos crticos y culmina con la aprobacin de la Lista de Chequeo. Para ello se
debe elaborar los estndares en un trabajo conjunto con los equipos tcnicos de cada
programa y la Direccin General de Calidad de Prestaciones Sociales del MIDIS.
Posteriormente, se encuentra la etapa de validacin de las listas en cada Programa
Social.
Pensin 65:
La validacin se llev a cabo en los meses de mayo y junio del ao 2013 en las
Unidades Territoriales de Piura, Ayacucho y Cusco.
Juntos:
El trabajo de validacin se realiz en agosto de 2013 en trabajo conjunto con el
programa en las Unidades Territoriales de Loreto, Cajamarca y Huancavelica.
Cuna Ms:
El trabajo de validacin se realiz en octubre de 2013 en las Unidades Territoriales de
Huaraz, Huacho, La Merced, Huancavelica, Lima 1 y Lima 4.
Finalmente, se implementa la etapa de operacin que corresponde al trabajo en
campo, el cual se desarrolla en las unidades de gestin desconcentrada de los programas
sociales. El trabajo en campo involucra la participacin de la Direccin de Seguimiento
de Polticas Sociales del MIDIS, el programa social, y en caso el servicio sea tercerizado, la
empresa consultora.
Para cada programa, la etapa de operacin se ha realizado de la siguiente manera:
Juntos:
En coordinacin con la sede central, se establecieron los equipos mixtos (JUNTOS-
DGSE) y las fechas para la aplicacin del instrumento. Se estima que la aplicacin
durar tres das para cada una de las 16 unidades territoriales del programa.
16
Pensin 65:
Se coordin las fechas con la Direccin Ejecutiva del programa, y se realiz la aplicacin
de la lista durante dos das en las 23 unidades territoriales del programa. Los equipos
de trabajo estuvieron conformados por personal interno de la DGSE.
Cuna Ms:
La DGSE, con financiamiento del Banco Mundial, ha suscrito un contrato con el
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI) para aplicar la Lista de Chequeo
en 361 mdulos de locales familiares y comunales de 19 unidades territoriales, en 14
departamentos del Per. A su vez, la DGSE contrat a una firma privada a travs de una
licitacin pblica para la aplicacin de la Lista de Chequeo en 323 mdulos de locales
familiares y comunales de las 17 unidades territoriales restantes a nivel nacional.
Con ello, se recoger informacin de campo sobre el desempeo de los servicios
entregados a los usuarios en las 36 unidades territoriales que tiene el programa a
nivel nacional.
La etapa de operacin contempla a su vez dos modalidades:
- La prlmera modalldad: Un equlpo lnterno, conformado ya sea solo por
colaboradores de la Direccin de Seguimiento de Polticas Sociales o por
equipos mixtos conformados por la Direccin de Seguimiento y colaboradores
del programa social correspondiente aplica el instrumento principalmente en
las unidades territoriales. Actualmente esta modalidad se implementa para los
programas JUNTOS y Pensin 65.
- La segunda modalldad: Contempla la contrataclon de una empresa responsable
de la aplicacin en campo. Para este caso, la Direccin de Seguimiento de
Polticas Sociales conjuntamente con el programa se encargan de la capacitacin
y supervisin. Actualmente, esta modalidad se implementa en el Programa Cuna
Ms, debido principalmente a que el instrumento abarca la aplicacin en los
centros de atencin del Servicio de Cuidado Diurno.
17
VI. Los productos de la Lista de Chequeo
A partir de la implementacin de la Lista de Chequeo, se obtendr como resultado tres
productos principales:
- Peportes a nlvel de unldades admlnlstratlvas desconcentradas medldas (L[.:
unidad territorial, comits de gestin).
- Peporte agregado de los resultados a nlvel del programa (ldentlflcaclon de
principales reas de mejora y buenas prcticas).
- Planes de acclones de me[ora del desempeno de los programas soclales.
El MIDIS viene trabajando en la institucionalizacin del instrumento a travs de la
aprobacin de una directiva general para su aplicacin en todos los programas sociales;
as como en la creacin de un aplicativo web para la carga de informacin y la generacin
de reportes de seguimiento peridico. Ello impulsar a los programas sociales a utilizar esta
metodologa como un mecanismo de mejora continua de sus procesos, convirtindolo en un
instrumento de gestin interna que contribuya al logro de los resultados esperados.
MINISTERIO DE DESARROLLO E INCLUSIN SOCIAL
Av. Paseo de la Repblica 3101 San Isidro, Lima-Per
Central telefnica: 631-8000 Linea MIDIS: 0800-00000
www.midis.gob.pe
DEPS
DGSE
DSPS