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CETEM
Resolución 0136 de 2007, 26 enero de 2007
Secretara de Educación Municipal
FORMACION PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO
ESTANDARES
Lo primero que se debe tener en cuenta es la ubicación de Microsoft Acces 2003. Como
primera opción puede haber un icono tanto en el escritorio como en el inicio rápido
(ubicado en la barra de tareas) que permita abrir el programa instantáneamente. Como
segunda opción nos ubicamos en Inicio Programas Microsoft Office Microsoft
Access 2003.
Una vez iniciado Access 2003 podemos efectuar el cierre del programa de tres formas:
Para el desarrollo de esta guía es necesario tener previo conocimiento de los elementos
básicos de Access 2003. Así como también la creación, apertura y cierre de una base de
datos.
Para crear una tabla de datos es necesario tener abierta una base de datos. Posicionarse en
el objeto tablas, y hacer clic en el icono . Inmediatamente se abre una ventana
con las distintas formas que existentes para crear una tabla:
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Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el
valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la
columna.
Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base
de datos.
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Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de
datos.
Vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las
distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc...
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En la parte inferior izquierda se encuentran dos fichas (General y Búsqueda) para definir
propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que se está
definiendo. Y a la derecha hay un recuadro con un texto que brinda algún tipo de ayuda
sobre lo que hay que hacer.
Clases de Claves:
Si una vez creada una tabla, se quiere cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir
una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) se
tiene que realizar una modificación en su diseño:
1. Seleccionar la tabla a modificar, haciendo clic sobre ésta para que su nombre
aparezca remarcado.
Para añadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo
campo, o bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono de la
barra Diseño de tabla, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que
estamos posicionados.
1. Desde la ventana Base de Datos seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre
ésta para que su nombre aparezca remarcado. Hacer clic sobre el botón Abrir de la
ventana Base de datos.
Para borrar un registro entero, se debe seleccionar el registro a eliminar haciendo clic
sobre el cuadro de la izquierda del registro. Posteriormente pulsar la tecla SUPR, o el
icono de la barra de la hoja de datos.
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en
la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo
seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las
características generales del campo y la ficha Búsqueda en la que podemos definir una
lista de valores válidos para el campo.
Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras
que las propiedades de la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al
campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de
haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.
Propiedades de los Campos: Según el tipo de campo se tiene las siguientes
propiedades.
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Tamaño del campo: Para los campos Texto; el número máximo de caracteres que se
pueden introducir en el campo es de 255. Siendo por defecto de 50 caracteres.
Formato del campo: Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los
datos en pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
Autonumérico.
Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es
sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores
de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo:
Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:
01/08/00.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
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Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y
Desactivado.
Lugares decimales: Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que
queremos asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda.
Título: Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera
del campo.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se
puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
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Texto de validación: En esta propiedad escribiremos el texto que se quiere dar a conocer
cuando no se ingresa correctamente la información.
Permitir longitud cero: Lo campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para
controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o
estén vacíos.
Indexado: Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los
índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y
también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
TRABAJO PRÁCTICO
2. Dos
3. tres
APLICACIÓN CREATIVA
Identificar las tablas, campos y propiedades de los mismos de un almacén de discos, que
tiene toda su discografía completamente organizada para que sus clientes tengan facilidad
de acceso a la misma.