AO DE LA PROMOCIN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL

COMPROMISO CLIMTICO


INFORME DBA OGE UNASAM:

1. SOBRE EL SIGA WEB:

El SIGA UNASAM comienza su servicio el ao 2007 con una versin de escritorio.
Posteriormente el ao 2012 se realiza la matrcula va web con una versin SIGA
WEB UNASAM adaptada de la versin de escritorio. A travs de estos aos de uso
los usuarios han ido demandando mayores funcionalidades del sistema a tal punto
que en la actualidad es necesario hacer un estudio detallado, minucioso que
considere a todos los potenciales usuarios del sistema para identificar
requerimientos para proponer el desarrollo de un nuevo SIGA WEB para la
Universidad Nacional Santiago Antnez de Mayolo de Huaraz.

La problemtica del SIGA actual se hace notoria, cuando los docentes y estudiantes
desean realizar consultas de informacin acadmica y se agudiza durante el proceso
de matrcula y rectificacin de matrcula. Del mismo modo podemos recalcar que no
se percibe el cumplimiento de las caractersticas esenciales de la informacin tales
como disponibilidad, integridad y confidencialidad; as como el acceso rpido.

Por lo expuesto anteriormente, se ha visto por conveniente la realizacin de una
evaluacin de los PROBLEMAS Y/O DEFICIENCIAS que tiene el SIGA WEB
para que de esta forma posteriormente se formule requerimientos de un nuevo
sistema de gestin acadmica, que atienda las nuevas necesidades de los usuarios.


1.1. PROCESO DE CIERRE E INICIO DE SEMESTRE (ACTORES: DBA OGE)

El cierre de un semestre acadmico implica que una vez verificado y
validado las actas finales entre la oficina general de estudio y las
direcciones de escuela se proceda a inhabilitar el semestre acadmico
para que no se realice desde entonces ningn cambio ni modificacin
(este cierre no necesariamente tendra que ser un requisito para iniciar el
semestre puesto que siempre existen cambios pasado solo un semestre
acadmico siguiente), pero esta actividad no se realiza en el sistema ya
que solo se pasa a crear y activar el siguiente semestre acadmico, se
puede verificar que todos los semestres acadmicos se encuentran
activos.

Al iniciar un nuevo semestre acadmico se tiene que desarrollar ciertas
acciones como crear un nuevo semestre en el siga, cambiar parmetros
generales de acuerdo al semestre y programar el cronograma del
semestre con sus respectivas fechas estos procesos si se pueden realizar
desde el Siga Web pero existen otros 2 procesos que no y son:

Programar ambientes por escuela y nuevo semestre: este proceso
tiene que realizarse directamente con una instruccin query en la base
datos y se toma como referencia las aulas asignadas un semestre
anterior, lo cual es deficiente puesto que universidad al surgir amplitud
en su infraestructura cuenta con mayor capacidad de ambientes pero en
el Siga Web no se encuentra actualizado solo los ambientes destinadas
al dictado de clases y la capacidad respectiva de cada una, generando de
esta manera no optimizar el uso adecuado de los ambientes.

El pago del alumno se inicializa en 0: en cuanto al pago por derecho
de matrcula de un alumno cada semestre en el sistema solo se registra
tal como un estado, si es 0 (cero) se denomina que un alumno no pago y
si es 1 (uno) se denomina que el alumno si pago, semestre a semestre
mediante una instruccin query se cambia el campo de pago a todos los
alumnos registrados al estado 0, no registrando de esta manera la
informacin de pago histrico, por ejemplo, no s puede verificar si un
alumno hace dos semestres realizo o no el pago o si este mismo lo hizo
en una matrcula ordinaria o en un extemporneo.



1.2. PROCESO DE PROGRAMACIN DE CURSOS (ACTORES: JEFES DE
DEPARTAMENTO)

El Siga Web en s, no realiza un proyeccin de posibles cursos a ofertar
para cada semestre acadmico, por esta razn cada jefe de departamento
tiene que realizar esta proyeccin manualmente para luego registrarlo al
sistema, este problema es de vital importancia puesto que una mala
proyeccin conlleva a realizar mltiples y tediosos cambios de
programacin de cursos en todo el semestre acadmico.

Al registrar la fusin de grupos de una escuela el Siga no hereda
Automticamente todos los atributos del curso padre al curso hijo, por
ejemplo el nombre del docente de curso, teniendo que realizarse la
actualizacin de atributos en ambas escuelas antes de la fusin, de no
llevarse a cabo realiza confusin y problemas al momento de visualizar
reportes de carga acadmica de cada docente

El Siga Web carece del registro de sumillas de cada curso por escuela
esto genera muchas veces que se fusionen inadecuadamente cursos de
una escuela con otra sin tener relacin o afinidad entre los mismos. O en
su defecto solo debera permitir la fusin de cursos de teoras bsicas,
como por ejemplo, Fsica, Qumica, Matemtica, Estadstica, etc.

El Siga Web no bloquea automticamente la programacin de un curso
si no cumple con los requerimientos necesarios como es la cantidad de
nmero de alumnos para un curso normal, para un curso de laboratorio,
para un curso dirigido o un curso fusionado, ocasionando muchas veces
que no se cumpla con las directivas de cada semestre acadmico y se
lleven cursos con ms cantidad de alumnado de lo permisible.

El Siga Web no registra que Usuario realiza el Ingreso, Modificacin
y/o Eliminacin de una carga acadmica, causando de esta manera
incertidumbre de la veracidad de los datos que netamente son
responsabilidad de los jefes de departamento de cada facultad.

En el Siga Web no se cuenta con la actualizacin de los datos de los
docente como su condicin, su categora, dedicacin y/o si ostenta algn
cargo, muy a la par no valida dichos datos a la hora de realizar la carga
acadmica ocasionando errores como dar mayor o menor carga
acadmica a un docente que no le corresponde.




1.3. PROCESO DE PROGRAMACIN DE HORARIOS (ACTORES:
DIRECTORES DE ESCUELA)

El Siga Web en s, no realiza la programacin de horarios
automticamente segn las polticas y lineamientos estipulados en los
diversos reglamentos de la universidad tenindose que realizar
manualmente para despus cargarlo al sistema, ocasionando prdida de
tiempo en la elaboracin de la misma, al ser este procedo de
programacin de horarios elaborados por mltiples personas con
diversos requerimientos se producen cruces de horarios, hacinamiento
de horarios solo en determinados das, programar horarios en aulas de
menos capacidad con cursos de alumnos de mayor demanda o viceversa,
dejar horas huecas en el normal dictado de los cursos de un ciclo (Ejem:
el horario del primer ciclo de determinada escuela los das lunes tiene
clases de 7:00 am a 9:00 am y de 11:00 am a 1:00 pm teniendo un
horario hueco de 9:00 am a 11:00 am), entre muchos otros ms que
posteriormente conlleva a realizar mltiples y tediosos cambios de
programacin de horarios en todo el semestre acadmico.

El Siga Web no inhabilita un curso programado si es que este no tiene
programado el total o parcial de sus horas, ocasionando que al publicar
horarios muchas veces no se encuentre el horarios de un curso y por
ende el alumno asume que no se oferta y no llega a matricularse
ocasionando tambin a su vez un desbalance en la proyeccin hecha en
la distribucin de carga acadmica

El Siga Web no registra que Usuario realiza el Ingreso, Modificacin
y/o Eliminacin del horario acadmico, causando de esta manera
incertidumbre de la veracidad de los datos que netamente son
responsabilidad de directores de escuela de cada facultad.

El Siga Web no Controla muchos requisitos que se requieren al
momento de realizar la programacin de horarios, como por ejemplo
que ningn curso tenga asignado ms de 3 horas en un mismo da, que
los curso de ciclos impares sean programados en el turno de la maana y
los cursos de ciclos pares sean programados en el turno de la tarde, entre
otros.

En el Siga Web no se registran las horas asignadas a la Tutora Docente
que est estipulado en el reglamento de estudios, esto conlleva a que
muchas veces no se realice dicha tutora o en su defecto el alumno no
sepa a qu hora el docente las realiza.


1.4. PROCESO DE MATRICULA (ACTORES: DIRECTORES DE ESCUELA)

El Siga Web no Registra los estados en los que se encuentra un
estudiante para el proceso de matrcula como por ejemplo: activo,
suspendido, reservado, egresado, etc. Por estas razones pueden existir
casos como la matrcula a un curso por equivocacin de un alumno
egresado, matricular a un alumno que haya reservado su matrcula sin
que este haga su trmite de reincorporacin, que se matricule a un
alumno que haya dejado sin reservado su matrcula por ms de 5 aos,
entre muchos otros.

El Siga Web no registra las resoluciones y/o nmero de Documento con
el cual un alumno hace su reserva de matrcula, reincorporacin de
matrcula y traslado interno o externo de una escuela a otra o de una a
otra universidad, originando muchas veces desde el congestionamiento
de carga de trabajo en la bsqueda de estos documentos que el
estudiante requiere al egresar hasta la perdida original del mismo.

El Siga Web no realiza los cambios de sede de estudiantes (que implica
solo trasferir las notas de una sede a otra), generndose hasta ahora un
cuadro de convalidaciones para luego registrarse en el sistema como un
traslado externo el cual no es lo adecuado ni lo correcto, se est tratando
de mejorar este tema pero es indispensable de haber una insercin del
tipo query directamente a la base de datos para realizar dicho cambio de
sede.



El Siga Web no controla primero la matricula excepcin en cursos
paralelos al registrar su ltima matricula solo por una vez (el sistema
acepta la matricula si se hace una o ms veces) y segundo con que
numero de resolucin de consejo de facultad se acept dicha matricula.

El Siga Web no controla la matrcula segn el numero mxima de
alumnos por curso en un determinado semestre acadmico, ejemplo:
para el semestre 2013-2 el nmero mximo de matriculado en un curso
es 45, el sistema al haber completado este nmero me debe restringir la
matrcula de ms alumnos, pero para el Siga Web no lo controla; para la
matrcula en cursos dirigidos los alumnos como mximo en el curso es
de 3, pero se pueden matricular ms de esta cantidad.

Si bien para cada semestre acadmico puede varias la cantidad ciclos
consecutivos en las que un alumno puede matricularse, el Siga Web solo
controla la matricula a Cursos consecutivos para los Cursos obligatorios
mas no para Los Cursos Electivos, Ejem: para el semestre 2013-2 se
puede llevar hasta 3 ciclos consecutivos pero se puede dar el caso de
que un Alumno puede estar matriculado en cursos de III, IV y V ciclo
(Cursos Obligatorios) adems en cursos de VI y VII (Cursos Electivos
sin Pre-requisito) o viceversa.

En el caso a los alumnos que al realizar traslados internos dentro de la
universidad, cada facultad de destino elabora un cuadro de
convalidaciones de cursos (Segn una comisin de convalidaciones), El
Siga Web solo permite convalidar un curso de una escuela de
procedencia con otro un curso de la escuela de destino, suele pasar que
las comisiones de convalidacin convalidan dos cursos de una escuela
de procedencia con otro un curso de la escuela de destino,
promedindose las notas de estos 2 para convalidar este un curso el cual
no se puede registrar en el sistema como tal.

El Siga Web solo registra que Usuario realizo la Matricula mas no
registra que Usuario realiza Modificacin y/o Eliminacin del Matricula
de un Alumno, causando de esta manera incertidumbre de la veracidad
de los datos que netamente son responsabilidad de directores de escuela
de cada facultad.

1.5. PROCESOS DIVERSOS Y/O GENERALES

Como bien se sabe la Unasam Cuenta con 3 sedes en Actividad que son
la Sede Huaraz, la Sede Barranca y la Sede Chiquian, la problemtica de
estos es que cada uno de ellos tiene una base de datos diferentes, el cual
genera muchos inconvenientes durante todo el calendario de actividades
de cada semestre acadmico los problemas que se presentan son los
siguientes:

Que las tres sedes tiene Diferentes Calendarios de Actividades
por ende mientras unos terminan un semestre otros estn a la
mitad del semestre en su sede, generando desorden en la
recopilacin de datos.
Las Bases de Datos de las sedes de Huaraz y Chiquian las
Administra la OGE en la ciudad universitaria de Shancayan y la
Base de Datos de la sede Barranca es Administrada por la misma
en la Ciudad de Barranca, al tener las Base de Datos en dos
lugares diferentes y sin ningn medio de enlace, provoca que no
se tenga en tiempo real y adecuado la informacin de los datos,
puesto que Barranca mes con mes o eventualmente enva un
Copia de la Base de Datos para que sea registrado en le Sede de
Huaraz originado perdida, redundancia y mal uso de los datos
siendo esta una misma Casa Superior de Estudios.
La Sede Barranca sigue Usando el Siga de Escritorio de manera
local en una PC de escritorio y ltimamente ha tenido
inconvenientes con su sistema puesto que este software ya se
encuentra desfasado.

Frente a esto se recomienda que se centralice en una sola Base de Datos
las 3 sedes para que de esta manera se pueda empezar y terminar al
mismo tiempo el Calendario Acadmico en cada semestre.
A su vez esto conllevara a que se tenga que Formular un Nuevo
Proyecto para el Siga Web que de soporte a estas 3 Sedes.