ML es un instrumento de anlisis, de presentacin y gestin que pueden ayudar a los planificadores de proyectos y a los administradores porque: Permite analizar la situacin existente durante la preparacin del proyecto; Establece una jerarqua lgica de los medios por los cuales los objetivos sern alcanzados; Permite identificar los riesgos potenciales para la consecucin de los objetivos, y los resultados sostenibles; Facilita establecer cmo los productos y resultados de los proyectos podran ser mejor monitoreados y evaluados; Permite presentar un resumen del proyecto en un formato estndar, y Facilita evaluar y revisar los proyectos durante su ejecucin. Bajo esta temtica, tenemos dos conceptos entre lo que se conoce como el enfoque del marco lgico (EML) y la matriz del marco lgico (ML). El enfoque incluye tanto el anlisis de problemas como de las partes interesadas. As mismo, el desarrollo de la jerarqua de objetivos y la seleccin de la estrategia de aplicacin preferente. El producto de este enfoque analtico es la matriz (el marco lgico), que resume lo que el proyecto pretende hacer y cmo. Adems, ayuda a determinar cules son los supuestos del proyecto y cmo los productos y resultados sern monitoreados y evaluados. Si bien est exento de crticas, ML ha demostrado ser popular y su uso contina expandindose en nuevas agencias porque ayuda a proporcionar un resumen estandarizado del proyecto y su lgica de gestin. La estructura de la matriz se muestra en la figura 1, junto con una breve descripcin de la informacin que contiene la matriz.
Descripcin del proyecto Indicadores de Desempeo Medios de Verificacin Supuestos Objetivo: El impacto ms amplio de desarrollo al que contribuye el proyecto a nivel nacional o regional. Se refiere al impacto que tendr el proyecto Las medidas o el grado de contribucin sostenible para la meta. Se utiliza durante la evaluacin. Impacto general que tendr el proyecto Las fuentes de informacin y los mtodos utilizados para recopilar e informar. Son para verificar en qu medida se lograron los fines. Sostenibilidad Condiciones importantes que son necesarias para la sostenibilidad o continuidad de los beneficios creados por el proyecto una vez este finalice. Propsito: El desarrollo del resultado esperado al final del proyecto. Representa el efecto directo como consecuencia del uso de los componentes por parte de los beneficiarios del proyecto. Se refieren al efecto directo conseguido despus de concluida la ejecucin del proyecto. Cada indicador debe especificar tiempo, calidad y cantidad del efecto que se busca lograr Fuentes de la informacin de cada indicador, que permita constatar en qu medida se logr el propsito. Propsito: Acontecimientos, condiciones o decisiones importantes, que acontecen simultneamente con el logro del propsito y contribuyen de manera significativa a los fines del proyecto Componentes: Son los productos (obras, servicios, capacitacin) que se requiere cumpla el ejecutor del proyecto, ajustndose al contrato. Son descripciones concisas y claras de cada uno de los elementos que sern creados durante la ejecucin del Fuentes de informacin para cada indicador. Sirve para verificar en qu medida se logr cada elemento. Componentes Acontecimientos, condiciones, decisiones importantes o imprevistos que (Procesos instalados, gente capacitada, etc.) proyecto. Se debe especificar tiempo, calidad y cantidad, de los productos que debern ser entregados. ocurren junto con laproduccin de las actividades durante el proceso para lograr el propsito del proyecto Actividades: Aquellas que el ejecutor del proyecto debe cumplir para lograr cada uno de los elementos del proyecto y que implican coste. Actividades presentadas de acuerdo a un cronograma para generar cada componente. Involucra la descomposicin de taras Esta celda contiene el costo para cada actividad. La sumatoria representa el costo de cada componente a hacer producido por el proyecto En esta celda se relacionan los datos contables y financieros, donde se pueda conseguir informacin para constatar si el presupuesto se gasto como estaba planeado. Actividades o componentes Acontecimientos, condiciones o decisiones que estn fuera del control del ejecutor y que ocurren simultneamente con las actividades realizadas para producir los elementos del proyecto.
Cundo se debe utilizar el ML? La metodologa ML se puede utilizar durante todo el ciclo de gestin del proyecto para facilitar las labores de monitoreo, control y evaluacin pero es un punto lgido en la etapa de iniciacin y planeacin del proyecto. Adems permite acciones como: Identificar y evaluar las actividades; Preparar el diseo del proyecto de una manera sistemtica y lgica; Evaluar el diseo del proyecto; Implementar los proyectos aprobados; Monitorear, revisar y evaluar el progreso y desarrollo en el cumplimiento de los indicadores durante el ciclo de vida del proyecto. Se podra afirmar que la metodologa ML es una herramienta que "ayuda a pensar" y tiene una amplia aplicacin durante la planeacin. Quin debe participar? La planificacin y gestin de un proyecto siempre debe ser abordada como una tarea de equipo. Para ello es necesario la atencin y la debida participacin de los miembros y los principales interesados ?en hacer su contribucin al proceso y producto del ML. Esto adems porque permite: Tomarse el tiempo para explicar los principios del ML y aclarar la terminologa utilizada; Integrar el trabajo en un equipo eficaz, facilitando la comprensin de los asistentes en el proceso durante las reuniones con los grupos de inters Asegurarse que los grupos de inters (donantes, socios, ejecutores, comunidad, etc.) estn involucrados en la escenario inicial y / o anlisis del problema. Sin embargo, el ML no es una herramienta que todos los miembros de la comunidad necesariamente deben entender o comprender como usarlo. Mientras que la "lgica" en su concepto, su aplicacin debe ser del total dominio de los asesores o tcnicos del proyecto. Analizando la situacin Antes de comenzar a trabajar en el diseo del proyecto y la construccin de una matriz de marco lgico, es importante llevar a cabo un anlisis estructurado de la situacin existente. ML incorpora cuatro elementos analticos principales para ayudar a guiar este proceso Anlisis del problema; Anlisis de las partes interesadas; Anlisis de objetivos; Identificacin de los riesgos, y la seleccin de una estrategia de aplicacin preferente. Es importante destacar que la planificacin del desarrollo efectivo debe ser abordada como un proceso iterativo, no como un conjunto lineal de pasos prescritos. Por ejemplo, mientras que el anlisis de las partes interesadas se presenta en estas directrices despus del anlisis de problemas, en la prctica, el anlisis de los interesados ??es permanente durante todo el proceso de diseo, y no encajan perfectamente en cualquier paso. De hecho, algn anlisis preliminar de los interesados? se requiere antes del anlisis de problemas con el fin de aclarar quines deben participar en el anlisis de problemas. Por lo tanto, estas directrices no deben ser vistas como una frmula prescita para el diseo del proyecto. Los proyectos de desarrollo usualmente suelen ser una respuesta para abordar o superar los problemas de progreso identificados. El anlisis del problema consiste en identificar cules son las dificultades principales y establecer la relacin de causa y efecto entre estos problemas. El propsito fundamental de este anlisis es tratar de asegurarse de que "las causas o races" sean identificadas en el diseo del proyecto y no slo los sntomas del problema (s). Una clara comprensin del problema proporciona una base slida sobre la cual desarrollar el conjunto de actividades y objetivos del proyecto. Una til analoga mdica puede ser utilizada para enfatizar este punto: si usted va al mdico con un fuerte dolor de cabeza, y el mdico le receta un analgsico sin ningn tipo de diagnstico ms detallado, el mdico est tratando el efecto y no la causa de su problema. El estara formulando sin saber lo que est causando el dolor de cabeza; as que es probable que el dolor persista en cuanto el efecto del medicamento desaparezca. Los proyectos que slo abordan los efectos de los problemas sin abordar las causas subyacentes, son por lo tanto poco probable de lograr beneficios sostenibles. Una herramienta principal utilizada en el anlisis de problemas es el "rbol de problemas", y el rbol de objetivos. Veamos un ejemplo en la figura 1 y 2.
Figura 1, rbol de problemas: Fuente UNAD
Figura 2, rbol de objetivos: Fuente UNAD Puntos importantes a tener en cuenta en el uso de la herramienta del rbol de problemas Hay dos mtodos principales que se pueden utilizar para ayudar a poner en perspectiva el anlisis de problemas, (I) el "problema central" mtodo, en el que los problemas de desarrollo (o restricciones) son expuestos por el grupo en una lluvia de ideas. As, el problema central o focal es identificado, y luego el anlisis de causa y efecto que gira en torno al problema focal, (II) los "objetivos orientados" mtodo, por el cual se establecen los objetivos, se selecciona un objetivo principal y su viabilidad es analizada al igual que las restricciones para el logro de este objetivo. Esto parte de analizar ordenadamente los objetivos dentro de una causa y efecto lgica. El anlisis del problema debe llevarse a cabo como una actividad de aprendizaje en grupo involucrando los donantes, beneficiarios y quienes pueden aportar conocimientos tcnicos y conocimiento local. Un ambiente de taller (involucra grupos de hasta 25 personas cuidadosamente seleccionadas) es un foro adecuado para el desarrollo del rbol de problemas, el anlisis de los resultados y la propuesta de soluciones. Es importante adems considerar los siguientes tres aspectos: Podra ser apropiado llevar a cabo una serie de ejercicios de anlisis de problemas con diferentes grupos de inters, para ayudar a determinar las distintas perspectivas y prioridades El proceso es tan importante como el producto. El ejercicio debe ser presentado como una experiencia de aprendizaje para todos los involucrados y como una oportunidad para que puntos de vista e intereses diferentes puedan ser presentados y discutidos. Sin embargo, no necesariamente se debe esperar un consenso pleno y fcil entre las partes interesadas sobre cules son los problemas prioritarios Es importante reconocer que el producto (el diagrama de rbol de problemas) debe proporcionar una versin simplificada pero robusta de la realidad. Otros factores a considerar para la aplicacin del ML ML se basa en la idea de que el usuario, el propietario del proyecto, asume la principal responsabilidad por el proceso de planificacin. Como el ML tiene el objetivo de mejorar la calidad de las operaciones del proyecto, slo se puede lograr esto si el usuario tiene una buena comprensin del mtodo y lo utiliza durante el ciclo del proyecto. Se puede decir que el objetivo del ML es servir de gua para la cooperacin entre los "actores" durante los procedimientos de planificacin de los proyectos. Finalmente, es significativo mencionar la importancia de tres elementos fundamentales que ayudan a garantizar la sostenibilidad de los proyectos en el tiempo y alcanzar el estado de bienestar deseado. El primero es Incluir a los futuros "beneficiarios o afectados" en las fases iniciales del ciclo de vida del proyecto, especialmente en los procesos de identificacin, diseo y planificacin para establecer un vnculo de pertenencia entre los beneficiarios y la intervencin. Segundo, La transferencia de conocimiento que se define como el aporte de los expertos en el rea especfica del proyecto que los convierte en facilitadores; as una vez finalice el proyecto, los beneficios permanecern en el tiempo. Por ltimo aplicar correctamente la metodologa del ML para facilitar la informacin entre las partes interesadas, clarificar el propsito y justificacin del proyecto, y establecer los indicadores para identificar cmo medir el xito o fracaso del proyecto.