Patrones de Procesos de Negocios - Modelando la empresa en base a patrones.

Dr. Oscar Barros V. Profesor del Departamento de Ingeniera Industrial

El Profesor Barros ha desarrollado una interesante y exitosa teora y prctica de Patrones de Procesos de Negocios
(PPN) los cuales permiten modelar y redisear los procesos de negocios en una organizacin.
Qu son los Patrones de Procesos de Negocios?
Los Patrones de Procesos de Negocios (PPN) son estructuras genricas que establecen en forma sistmica los
macro procesos, procesos, subprocesos y actividades que deben existir en cualquier organizacin para hacer
posible su funcionamiento.
La estructura es jerrquica y entrega mayor detalle en los niveles ms bajos de ella; as, al nivel ms alto, se definen
cuatro tipos de macro procesos, agrupaciones de procesos, que permiten modelar todos los procesos que ocurren
en cualquier organizacin y sus relaciones. Cada tipo de macro proceso tiene, a su vez, un patrn que define su
estructura interna en trmino de los procesos que lo componen y sus relaciones. El ms conocido de stos es el de
la cadena de valor de una organizacin, que permite establecer que la estructura de ella es igual para manufactura,
hospitales, administracin de justicia, distribucin, etc. Esto ha sido comprobado en cientos de proyectos de
rediseo de procesos hechos a partir de tal patrn.
Los patrones se detallan por descomposicin jerrquica en varios niveles de detalle, definiendo subprocesos y
actividades. En estos niveles de detalle aparecen mejores prcticas que recomiendan la manera ms adecuada de
ejecutar un proceso de negocio. Estos patrones fueron desarrollados en los aos noventa a partir de experiencia
internacional y nacional en reingeniera y rediseo de procesos, donde se apreci que se repeta la misma
estructura de solucin en los ms diversos contextos.
Adems los patrones tienen un fundamento terico, ya que la estructura de los patrones se basa en el modelo de
regulacin, basado en teora de control, que desarroll y publiqu en varias revistas internacionales.
Recientemente, he complementado la conceptuacin de los patrones por medio del desarrollo de una Ontologa
que formaliza los patrones en el contexto de un modelo de una organizacin. Los detalles y muchas aplicaciones
acerca de los patrones se encuentran en mis dos ltimos libros, referenciados en www.obarros.cl , y el libro digital
que estoy publicando en blog.obarros.cl
Cul es la diferencia entre los Patrones de Procesos de Negocios y los modelos de referencia? Cmo se
complementan?
Hay modelos de referencia de varios tipos; los ms antiguos son los modelos de referencia de ARIS-SAP. La
diferencia entre los PPN y estos modelos de referencia es el nfasis en lo que se desea modelar.
Los PPN estn claramente orientados a modelar la estructura sistmica de un negocio, enfatizando las relaciones
entre los diferentes procesos que existen y cmo se puede optimizar la coordinacin entre ellos, por medio de
lgica de negocio (algoritmos con base analtica, heursticas o reglas) bien diseada y automatizada parcial o
totalmente por medio de apoyo TI.
Los modelos de referencia ARIS-SAP enfatizan el modelamiento del procesamiento computacional que apoya un
proceso. Por lo tanto los patrones y estos modelos de referencia son potencialmente complementarios, ya que
trabajan a diferentes niveles de abstraccin. Esto se est demostrando en un proyecto real que estamos
ejecutando en una empresa, donde se est utilizando un software tipo ERP que tiene un mtodo de modelamiento
parecido a ARIS; aqu los PPN han permitido el diseo de una estructura complementaria de procesos ms
orientados al negocio que no cubra el ERP.
Otros modelos de referencia, hoy da ms populares y ms usados que los de ARIS-SAP, son SCOR e eTOM, los
cuales estn ms cercanos a nuestros patrones, ya que tambin se centran en el negocio, estableciendo estructuras
jerrquicas de procesos, subprocesos y actividades en la forma de rboles. En el ltimo nivel se entregan mejores
prcticas y mtricas para medir desempeo de las actividades. Estos modelos fueron propuestos despus de los
nuestros y, a diferencia de los PPN, no consideran explcitamente las relaciones entre los procesos. Adems estn
especializados a empresas con cadena de abastecimiento, SCOR, y a empresas de telecomunicaciones, eTOM. stos
han demostrado ser muy complementarios a los PPN, ya que hemos ejecutado muchos proyectos en que los PPN
se han especializado y adaptado usando ideas de SCOR o eTOM. Pero el diseo de la estructura de relaciones y los
mecanismos de coordinacin se ha hecho a partir de los PPN.
Cul es la metodologa para disear procesos de negocios utilizando estos patrones?
La metodologa parte de un planteamiento estratgico respecto a la ventaja competitiva que se persigue al disear;
sigue con el diseo de un modelo de negocio que permita llevar a la prctica la estrategia; de aqu se deduce la
arquitectura de macro procesos necesaria para implementar el modelo de negocio, partiendo de la arquitectura
general de macro procesos que proveen los PPN; entonces cada macro proceso de la arquitectura se disea en
detalle a partir de los PPN, incluyendo el diseo de los apoyos computacionales que tendr el proceso; del diseo
de los procesos se derivan casos de uso a partir de los apoyos definidos para stos y se disean y
adaptan/construyen los sistemas que los proveen; por ltimo se implementan los procesos y sistemas con una
adecuada gestin del cambio. Ntese la ausencia de documentacin o levantamiento de procesos actuales, lo cual
es, de acuerdo a nuestra experiencia en la mayora de los casos, una prdida de tiempo. Un ejemplo real, muy
reciente, del uso de esta metodologa, que muestra la rapidez y eficiencia con que se puede hacer rediseo de
procesos con una metodologa que provea modelos e ideas a priori de diseo, es el de la implementacin del pilar
solidario de la reforma previsional, que provee pensiones a personas de bajos ingresos que antes no las reciban.
En este caso se utiliz la metodologa bosquejada y en slo tres meses se dise el nuevo proceso y los sistemas
que permitieron el pago de las pensiones a partir de Julio, tal como lo haba prometido la Presidenta, con muy
buena atencin y sin demoras.
Cul es la relacin entre los Patrones de Procesos de Negocios y la Arquitectura de Sistemas de una
organizacin?
En el caso ms normal, los PPN, al ser utilizados dentro de una metodologa como la bosquejada anteriormente,
definen apoyos computacionales que deben insertarse dentro de una arquitectura de sistemas existentes. A lo
menos, de acuerdo a nuestra experiencia, hay que integrarse con los datos que tienen las bases de datos de los
sistemas actuales y slo se complementa la arquitectura de sistemas con aplicaciones que ejecutan lgica
sofisticada de negocios, que no proveen tales sistemas. En el caso ms raro en que se puede disear o redisear la
arquitectura completa de sistemas, sta debe estar al servicio, o deducirse, de la arquitectura de procesos
rediseada de la empresa y de los diseos detallados de los procesos.
Cul es la relacin entre los Patrones de Procesos de Negocios y el Rediseo de Procesos?
Esto tambin fue contestado en la tercera pregunta, ya que cada macro proceso de la arquitectura es diseado a
partir del correspondiente PPN. Podemos agregar que el PPN establece qu procesos deben ejecutarse y los
subprocesos y actividades que los conforman, adems de las relaciones que ligan todos los elementos y las
prcticas que deben implementarse. O sea, es un libreto muy detallado y explcito de lo que se debe disear, con
guas precisas de cmo debe llevarse a la prctica. Lo que queda entonces es contrastar lo que existe con lo que
debe ser. En muchos casos, de acuerdo a nuestra experiencia, lo que hay, ya que nadie lo ha diseado, es tan
precario que es mejor hacer borrn y cuenta nueva y centrarse en una gestin del cambio para hacer funcionar los
procesos lo ms cercanamente posible a la manera en que lo seala el correspondiente PPN. Si la situacin actual
es tal que puede tomarse como punto de partida para el rediseo, hay que evaluar la conveniencia de cerrar la
brecha con respecto a lo que norma el patrn, lo cual se puede hacer por medio de un anlisis costo beneficio,
junto con el estudio de factibilidad cultural del cambio.