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TEMARIO
1. INTRODUCCIN A POWERPIVOT
2. INTERFACE DE POWERPIVOT
2.1. ACCEDER A POWERPIVOT
2.2. INICIO A POWERPIVOT
2.3. INTERFACE
2.3.1.GUARDADO
2.3.2.INICIO
2.3.3.DISEAR
2.3.4.AVANZADAS
3. MEDIDAS
4. FUNCIONES DAX
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POWERPIVOT
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1. INTRODUCCIN A POWERPIVOT
PowerPivot es una herramienta de Microsoft cuya finalidad es la de ayudar a los procesos de
Data Analysis. Como complemento de B.I (Business Intelligence) es indudable su valor,
principalmente porque su usabilidad es muy similar a Excel, y por ser una herramienta gratuita,
al menos en la versin Excel 2010.
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Lo que realmente se demanda a esta herramienta es cumplir con una necesidad de cualquier
POWERPIVOT
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2. INTERFACE DE POWERPIVOT
1) ACCEDER A POWERPIVOT
Una vez hayamos descargado PowerPivot, podremos disponer de l de la siguiente manera:
1) Opciones de Excel:
2) Complementos:
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3) Complementos COM, y hacer clic en IR
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4) Seleccionar PowerPivot
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Una vez realizados los pasos anteriores, nos aparecer en la barra de opciones una nueva
pestaa: PowerPivot
2) INICIO DE POWERPIVOT
La interface de PowerPivot cambia ligeramente si presionamos la pestaa en un libro en
blanco, o si presionamos la pestaa con un libro que tiene datos. En el primer caso,
prcticamente todas las opciones estn deshabilitadas:
1) Hoja en blanco
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Ahora la tabla est dentro de PowerPivot, para poder realizar las operaciones
oportunas.
Si queremos seguir incluyendo tablas dentro de PowerPivot, pero de una forma
manual, podemos ir copiando datos de otras pestaas u hojas Excel y pegndolas
en PowerPivot:
Por ejemplo, vamos a incluir una nueva tabla de Excel:
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Para hacerlo de una forma muy sencilla, podemos copiar los datos, ir a
PowerPivot, y pegarlos:
1) Copiar datos de Excel
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Al hacer clic en esa opcin, abriremos automticamente PowerPivot con todas sus
herramientas, que veremos a en el tema INTERFACE de Powerpivot. Aunque
siguiendo el ejemplo con el que estamos, mostraremos la forma de incorporar la
misma tabla de datos a PowerPivot:
1) Hacer clic en la zona de eleccin de base de datos general
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4) Nos aparecer una pantalla donde nos muestra todas las tablas del libro
escogido. Esta parte es interesante sobre todo si el libro Excel que hemos
escogido tiene muchas pestaas con datos que queremos relacionar. Con un
solo movimiento lo haramos. En nuestro ejemplo, el archivo slo tiene una
tabla o pestaa con informacin.
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INTERFACE DE POWERPIVOT
Debemos conocer todos los componentes y herramientas que nos ofrece PowerPivot, por lo
que explicaremos todo el men de opciones:
1) Pestaa Inicial de guardado: En esta pestaa aparecen las opciones de guardado y la
posibilidad de activar la funcin avanzada de PowerPivot, la cual nos abrir una nueva
pestaa que comentaremos ms adelante.
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2) Pestaa Inicio: En ella encontraremos 6 Bloques de herramientas para usar:
a. Zona de pegado de tablas: Ya vimos en el tema anterior que podemos escoger
tablas de informacin ubicada en archivos Excel y pegarlas directamente en
nuestro archivo PowerPivot. La zona para realizar esos movimientos se
encuentra en Inicio.
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Para realizar la tabla dinmica, queda claro que tenemos que tener nuestras tablas
de informacin previamente relacionadas en PowerPivot, y el funcionamiento de
las mismas es similar a la de una tabla dinmica normal de Excel, con una pequea
excepcin:
1) La pantalla de tabla dinmica tiene incluida la opcin de segmentacin, que en
Excel 2010 vena incluida en opciones de tabla dinmica
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1) Nos ubicamos en la zona de medidas (la parte de abajo) justo en la columna donde
queremos hacer la operacin (por ejemplo sumar).
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Podemos observar que en este caso, los que estn por debajo de 150000 se colorearn de
rojo, y nosotros queremos que lo haga al contrario, por lo que tenemos que cambiar la
estructura de colores:
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Cuando hagamos clic en aceptar, tendremos disponibles esos KPI en nuestra tabla
dinmica.
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Para realizar las vinculaciones entre tablas, podemos hacer clic en Vista de diagrama y
realizar la operacin de una forma muy visual:
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Para hacer este ejercicio simplemente tenemos que sealar un campo de una tabla y
dirigir la flecha hacia otro campo de otra tabla. IMPORTANTE: no se pueden relacionar
campos que tengan valores duplicados, es decir, uno al menos debe tener valores
absolutos.
Relacionamos ahora las tablas Ventas y familia_producto a travs del campo
Producto.
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Como se puede observar, nos aparecern todas las tablas con la informacin de las
columnas que poseen. Para poder realizar la vinculacin, tendremos que relacionar (con el
ratn) los campos que sean iguales. Por ejemplo vamos a vincular el campo
Cliente_nombre de las tres tablas que lo poseen (hay una que no lo tiene, y por tanto no
se puede vincular desde esa estructura).
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Ya tenemos todas las tablas vinculadas, por lo que podemos realizar nuestras tablas
dinmicas. Para ello, volvemos a la visualizacin normal de PowerPivot, haciendo clic en
Vista de datos, o directamente realizamos la operacin haciendo clic en Tabla dinmica.
La primera opcin me llevar a la visualizacin normal, y la segunda me realizar la tabla
dinmica.
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Como podemos observar, ya tenemos todas las tablas vinculadas, y por tanto podemos
realizar la tabla dinmica escogiendo campos de diferentes tablas. Por ejemplo, vamos a
ver por Pas y tipo de producto, cuntas unidades se han vendido:
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Se puede observar que hemos usado tres campos de tres tablas distintas:
1) Campo pas de la tabla (Cliente)
2) Campo familia de la tabla (familia_producto)
3) Campo unidades de la tabla (Ventas)
Este es el gran valor aadido que nos proporciona PowerPivot.
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d) Crear relaciones: Ya vimos que en la pestaa inicio tenemos una funcin Vista de
Diagrama, en la que podemos vincular las tablas que tenemos incluidas en
PowerPivot. Tambin lo podemos hacer desde esta funcin, aunque no es tan visual
como la anterior.
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Para realizar la relacin, tenemos que escoger la tabla y columna con la tabla y columna de
bsqueda. Simplemente con desplegar los desplegables en cada campo, podemos realizar
el proceso, aunque queda claro que el modo Vista de diagrama es ms intuitivo y
cmodo para realizar este trabajo.
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e) Propiedades de tabla: esta opcin es importante, puesto que nos va a permitir filtrar
la informacin o eliminar columnas que no queremos que aparezcan en PowerPivot.
Podramos hacerlo desde la propia tabla, pero la informacin estara disponible en las
tablas dinmicas, es decir, importaramos esa informacin a PowerPivot aunque luego
ocultaramos. De esta forma nos aseguramos que la informacin con la que se trabaje y
se vea, sea la que nosotros queremos, es decir, haremos que cierta informacin no se
importe a PowerPivot.
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Marcar como tabla de fechas y rehacer: La primera opcin (Marcar como tabla de
fechas) nos permite marcar columnas que tengan fechas nicas para su posterior
filtrado y la pestaa rehacer, nos permite volver hacia atrs en los pasos realizados.
4) Pestaa Avanzadas: esta pestaa slo ser visible si la activamos desde la pestaa
Inicial,
haciendo
clic
en
Cambiar
a
Modo
avanzado.
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f)
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Pero ahora imaginemos que queremos facilitarle el trabajo al usuario final, eliminado
campos que sabemos que no va a usar (por ejemplo, que no le aparezcan los campos
ciudad y zona dentro de la tabla Cliente).
Para ello haremos clic en Perspectivas y modificaremos la estructura:
1) Haremos clic en Nueva perspectiva
2) Deseleccionamos aquello que no queremos que aparezca
3) Aceptamos
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Al aceptar, podremos ver en la zona de tablas dinmicas el cambio, ya que nos permite
ver la informacin predeterminada, y la nueva perspectiva:
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Puede ser til si lo que queremos es facilitarle el trabajo a un usuario final que no
conozca la operativa de PowerPivot, ni cmo funcionan las tablas dinmicas.
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3. MEDIDAS
Las medidas en PowerPivot tienen una gran importancia, ya que, a diferencia de Excel,
donde podemos crear campos calculados, en esta herramienta no es posible a no ser que
lo hagamos mediante medidas.
Las medidas son operaciones que hacemos mediante frmulas (las ms complejas) o
mediante auto-clculos (sumar, contar, promediar), dentro de la pestaa de PowerPivot,
o una vez tenemos la tabla dinmica hecha.
Esa medida u operacin se incluir automticamente en los campos de nuestra tabla
dinmica, pudiendo ser usada para nuestros indicadores. Veamos un ejemplo sencillo:
Tenemos en la siguiente tabla informacin sobre unidades vendidas por cliente, precio por
unidad, y coste por unidad. Queremos sacar el margen para utilizarlo en las tablas
dinmicas.
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Para realizar esta operacin simplemente tenemos que indicarle el clculo a PowerPivot en
cada nueva columna:
Hay que recordar que PowerPivot funciona de una menara distinta a como lo hara Excel.
En este caso siempre trabajamos sobre columnas enteras, y por tanto, las referencias
nunca son celdas, sino la columna entera. Adems no es necesario arrastrar la frmula.
PowerPivot lo hace automticamente.
Haciendo clic en el ttulo de la nueva columna, le daremos el nombre que queramos. Por
ejemplo Venta total.
Realizamos el mismo paso con los costes
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Para ello lo primero que haremos ser crearnos dos columnas. En la primera calcularemos
el montante total de venta por cliente (unidades*precio de venta unitario), y en la otra
calcularemos el coste total por cliente (unidades*coste unitario).
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Con estos clculos ya podramos realizar por ejemplo una tabla en la que nos diera
informacin de la columna (Familia de productos) ubicada en la tabla Familia-producto,
con el total ventas, ubicada en la tabla Ventas.
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A partir de aqu, crearemos una medida que ser el clculo del margen de beneficio. Al
hacerlo como medida, podremos incluir KPI. Para realizarlo, haremos los siguientes pasos:
1) Hacer clic en la pestaa PowerPivot y en Nueva Medida
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2) Crear la medida. En nuestro caso queremos calcular el margen de beneficio sobre la
venta total, es decir, 1-(costes/ventas). Para realizar la frmula, no debemos olvidar
que siempre en PowerPivot trabajamos con columnas enteras, y sobre esa columna
debemos especificar alguna operacin de las funciones DAX. En nuestro caso,
queremos dividir la columna costes totales entre ventas totales, pero para que
entienda PowerPivot la operacin, tenemos que decirle algo sobre la columna. En este
caso le diremos que divida la suma de la columna costes entre la suma de la columna
ventas.
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Sum(ventas[coste total])
Sum: es el nombre de la funcin que queremos realizar. Todas las funciones etsn
en ingls. Sum es la suma. En este curso os proporcionamos una descripcin de
todas las frmulas DAX.
Ventas: siempre que queramos relizar cualquier operacin DAX, debemos primero
nombrar la tabla de donde estamos sacando los datos
Coste total: es el nombre de la columna con la que queremos operar, dentro de la
tabla ventas
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2) Dar los valores de referencia. En nuestro ejemplo, son valores porcentuales, por lo que
el valor mximo es 1.
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Creada la medida, podramos ubicar KPI a los datos. Recordemos que los KPI slo se pueden
ubicar en medidas. Hagamos un ejemplo: queremos poner en color rojo todos los mrgenes
inferiores a 20%, y en color verde todos los mrgenes superiores a 35%. Para hacer esto,
debemos realizar los siguientes pasos:
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4. FUNCIONES DAX
Las funciones DAX son funciones que aporta PowerPivot y que nos van a permitir realizar
clculos dentro de las tablas de informacin, o medidas para usar ms adelante en las tablas
dinmicas.
Muchas de las funciones son similares a las de Excel, en cuanto a su objetivo, pero difieren en
la nomenclatura (en PowerPivot estn en ingls) y en la forma de uso.
Las funciones DAX a diferencia de las de Excel, se basan en tablas y columnas, no en
referencias a celdas como ocurre en el segundo. Por tanto, cuando realizamos una funcin
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DAX, la realizamos para toda la columna, sin arrastrar la frmula. Este hecho, hace que la
forma de nombrar las celdas para operar sea siempre la misma, y habitualmente se hace
nombrando el nombre de columna, o tabla y nombre de columna, si lo que estamos haciendo
es una medida o una funcin DAX que conecta con otra tabla. Veamos varios ejemplos:
1) Tenemos dos tablas. Una de ella contiene el nombre de nuestros clientes y el pas al
que pertenecen, y la otra el nombre de los clientes, con el vendedor que le
corresponde. Queremos traernos el pas de una a la otra:
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Pas?
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Debemos recordar que el funcionamiento de las funciones DAX es algo diferente a Excel.
En PowerPivot, tenemos que seleccionar siempre tabla y columna, a diferencia de Excel,
que seleccionbamos celdas concretas.
Junto a este manual, aportamos otro con el resumen de las funciones DAX disponibles.
Veamos un ejemplo ms complejo:
1) Queremos incluir dentro de cada cliente la suma total de unidades vendidas, que
tenemos en otra tabla.
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2) Para traernos el sumatorio de las unidades vendidas por cliente, y por tanto, por
vendedor, usaremos la funcin relatedtable unida a sumx:
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Existen una gran cantidad de posibilidades con las funciones DAX que podrn verse en
los vdeos tutoriales.
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