RIOBAMBA-ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS

ESCUELA DE INGENIERA QUMICA

TRABAJO DE ADMINITRACIN DE EMPRESAS

PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECCIN Y CONTROL

DOCENTE: Ing. Lourdes Ponce
INTEGRANTES:
Alvarado Karen
Chacha Ivana
Lema Alexis
Niama Andrs
Saltos Javier
Vega Tanya
NOVENO SEMESTRE

03/07/2014

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


1

PROCESO ADMINISTRATIVO DIRECCIN Y CONTROL

INTRODUCCIN
La empresa tiene la necesidad y obligacin de poder controlar la evolucin de su
actividad y ms concretamente los resultados obtenidos, para ello es necesario que
exista un sistema de control de gestin que permita poder medir, valorar e informar
sobre el cumplimiento y evolucin de los resultados previstos.
La empresa debe tener un sistema que le permita analizar su situacin desde un punto
de vista global, para ello se crea el sistema de control de gestin que permite unir todas
las reas y departamentos con un fin comn que es, en definitiva, medir el resultado de
una gestin respecto al cumplimiento de unos objetivos previamente fijados.
Es as que el proceso de evaluacin y control garantiza que una empresa logre lo que se
propuso llevar a cabo.
Compara el rendimiento con los resultados deseados y proporciona la
retroalimentacin necesaria para que la administracin evale los resultados y tome
medidas correctivas, segn se requiera.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dnde y cmo erraron,
para descubrir qu ocurri y porqu, y tomar las medidas necesarias para evitar que
vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que sucedan las
desviaciones, anticipados a ellas.
1. DIRECCIN
Es la accin o influencia interpersonal de la administracin para lograr que sus
subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones,
la motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzo.
1.1. Funciones de la Direccin
Implica conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar
planes y lograr objetivos de un organismo social. La fruta puede ir entera, en trozos,
tiras o partculas finas y deben estar dispersas uniformemente en todo el producto.
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


2
1.2. Elementos de direccin
Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
Motivacin.
Gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados.
Comunicacin.
Supervisin.
Alcanzar las metas de la organizacin


1.3. Principios de la direccin
De la Armona del Objetivo o Coordinacin de Intereses
La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos
generales de la empresa.
Impersonalidad de Mando
Se refiere a que la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la
organizacin para obtener ciertos resultados.
De la Supervisin Directa
Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se
realicen con mayor facilidad.
De la Va Jerrquica
Postula al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se
realicen con mayor facilidad.
De la Resolucin del conflicto
Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin
administrativa, a partir del momento en que aparezcan.

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


3
Aprovechamiento del Conflicto
Experiencia
Experimentacin.
Investigacin
Aplicar la Decisin

1.4. Importancia de la direccin

1.5. Comits y toma grupal de decisiones en el proceso de direccin
1.5.1. Comit
Es un grupo que regularmente se rene con el propsito de deliberar y
tomar decisiones, para el beneficio o representacin de una colectividad
Estructura Organizacional
Proporcionar informacin
Coordinar las acciones
Lineamientos
Sirven para la planeacin y organizacin
Conducta
Ayuda a una estructura organizacional de la organizacin
Determinante
Mejorar la productividad
Objetivos
Tener una mayor eficacia de los sistemas de control
Comunicacin
Mejor funcionamiento de los planes de accion para alcanzar
objetivos.
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


4
Promover la participacin grupal

2. CONTROL
Es un Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades
planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en buen camino. Es una
etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con
magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el
ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin y no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos:
Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas
indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escndalos,
etctera.
Control como verificacin de alguna cosa, para apreciar si est correcto, como
verificar pruebas o notas. Control como comparacin con algn estndar de
referencia como pensar una mercadera en otra balanza, comparar notas de
alumnos etctera.
Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso
administrativo.
Constituye la cuarta y ltima etapa del proceso administrativo. Este tiende a
asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue
planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de
repararlos y evitar que se repitan.

2.1. Importancias del Control
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y
analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a
presentarse en el futuro. Localiza los sectores responsables de la administracin, desde
el momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona informacin acerca
de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse
el proceso de la planeacin.
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


5
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicacin incide directamente en
la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa.
2.2. Elementos de un control
Medicin de resultados
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para
determinar exactamente que estn haciendo los subordinados, la comparacin
del desempeo real con lo esperado es fcil.
Pero hay actividades en las que es difcil establecer estndares de control por lo que se
dificulta la medicin.
Correccin
Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir
inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos
para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentacin
Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la
informacin obtenida causante del desvo.
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo es eminentemente
cualitativo. El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es
importante. A travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es
utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de l se
determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las
especificaciones que deben reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.


ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


6
2.3. Bases del control

El control se basa en la consecucin de las siguientes actividades:
Planear y organizar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn
alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin
para fijar qu debe hacerse y cmo.
Hacer.
El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de
los objetivos. De ste hacer se desprende una informacin que proporciona
detalles sobre lo que se est realizando, o sea, ella va a esclarecer cules son los
hechos reales. Esta informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar.
Evaluar.
El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la informacin
obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de qu
medidas debe ser necesario tomar.
Mejorar.
La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.



ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


7
2.4. Tipos de control
Control preliminar.
Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creacin de
polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades
planeadas sern ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las
polticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.
Control concurrente.
Este control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e
incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades, segn
ocurran.
Control de retroalimentacin.
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados
anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estndar aceptable.

2.5. Control administrativo
Es un esfuerzo sistemtico para establecer normas de desempeo con objetivos de
planificacin, para disear sistemas de re informacin, para comparar los resultados
reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen
desviaciones y para medir su importancia, as como para tomar aquellas medidas que se
necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera
ms eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa.
2.6. Principios de control
a. Equilibrio.
A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control
correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente
ejercida. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos, por
tanto es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o
estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido mismas
que se determinan con base en los objetivos. Los estndares permiten la
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


8
ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y,
consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero.
b. De la oportunidad.
El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte
el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipacin.
c. De los objetivos.
Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control
no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn
control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no
se revisa el logro de los mismos.
d. De las desviaciones.
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las
causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en
futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si
no se establecen medidas preventivas y correctivas.
e. De la costeabilidad.
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este
reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se justifica en los
resultados que se esperen de l; de nada servir establecer un sistema de control
si los beneficios financieros que redita resultan menores que el costo y el
tiempo que implican su implantacin.
f. De excepcin.
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente
que funciones estratgicas requieren el control. Este principio se auxilia de
mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.
g. De la funcin controladora.
La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin
controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es bsico, ya
que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar
involucrada con la actividad a controlar.
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


9

2.7. Fases de un control
En general, el proceso de control, cualquiera sea el objeto (humano o material) que se
quiera controlar, puede ser dividido en cuatro etapas:
1) Establecimiento de normas.
Las normas representan las metas de la planificacin. Se procura, en general, que ellas
sean cuantificables, lo que requiere, sin duda, un buen trabajo de planificacin. La ms
importante de las normas es el volumen de produccin. Otros ejemplos de normas
dentro de la empresa pueden ser el nmero de piezas rechazadas por defectuosas; la
cantidad de horas - hombre trabajadas; el volumen de las ventas y muchos otros
aspectos que se pueden medir fsicamente. Tambin las normas se pueden expresar en
trminos monetarios, de costos, de ingresos y de inversiones.
Sin embargo, no es obligatorio que todas las normas se expresen en unidades fsicas o
monetarias. Una empresa puede proponerse conseguir un alto grado de cooperacin
entre los capataces y sus equipos. Otra empresa organiza un programa de relaciones
pblicas con el fin de conseguir una buena imagen por parte del pblico y de la
comunidad en general. Ambos objetivos no pueden ser representados, ni expresados en
trminos cuantificables; por lo tanto, estas normas son ms difciles de especificar.
La clave del control efectivo consiste en establecer las normas para medir la actividad.
El ideal es establecer normas objetivas, es decir, normas tales que dejen, poco o ningn
campo para apreciaciones subjetivas
2) Medicin de la actividad.
Problemas de Medicin. En la medicin del trabajo realizado, algunas actividades
pueden ser muy simples de medir, mientras que otras presentan serios y difciles
problemas.
Diferente es el caso de los trabajos de tipo creativo, irregulares en cuanto a su
ocurrencia y variedad. Por ejemplo, el trabajo del diseo de un nuevo producto.
Una vez que se ha establecido la norma o el estndar, el paso siguiente es el de
controlar lo que se ha hecho. Es importante porque nos entrega la informacin real,
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


10
que luego es comparada con la norma de control. La forma de realizar esta medicin
puede ser variada, incluyndose principalmente la observacin personal, los informes
orales y los informes escritos.
3) Evaluacin de la actividad pasada o futura, de acuerdo con las normas
establecidas.
Una vez que se ha obtenido informacin de la actuacin, sea por observaciones
personales, por informes orales o escritos, el tercer paso o etapa es la evaluacin de la
situacin mediante la comparacin de ella con la norma de control.
En esta etapa, lo que realmente interesa a la administracin son los casos
excepcionales. Cuando la actuacin es igual o se aproxima estrechamente al resultado
esperado, no se requiere desarrollar un esfuerzo de control: todo est normal. En
cambio, cuando ocurren variaciones, cuando la actuacin se encuentra desviada en
relacin al resultado esperado, entonces debe entrar en accin el control. Concentrarse
en las excepciones lleva consigo un ahorro de tiempo porque, en general, el nmero de
casos que muestran variaciones con respecto a las normas, tiende a ser bajo.
4) La correccin de las desviaciones.
Esta ltima etapa es vital para un control efectivo. Se la puede considerar como un
esfuerzo para ajustar las operaciones, para lograr que la actuacin se iguale a lo
esperado. Si se hacen estimaciones, si se buscan informaciones sobre la actuacin, si se
efectan las comparaciones correspondientes y se determinan las reas donde hay
problemas y nada se hace por eliminarlos, entonces, todo el esfuerzo desarrollado no
significar nada y ser tiempo perdido. Los errores volvern a cometerse y el control
quedar reducido a un concepto sin valor. Cada vez que se descubran variaciones
importantes no slo significa que debe tomarse una accin inmediata y vigorosa, sino
que es imperativo hacerlo. Un control efectivo no puede tolerar atrasos, excusas,
compromisos o excepciones excesivas.
Las acciones correctivas pueden comprender un cambio en el mtodo de trabajo, un
cambio de la medicin (si sta fuera la falla), un aumento del entrenamiento o,
finalmente, un cambio en la norma. Para alcanzar una eficiencia mxima, el control
debe ser acompaado de una fijacin de responsabilidad a nivel individual, lo que tiende
a personalizar el trabajo.
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


11
Ejemplo:


Apliquemos este grfico a un ejemplo relacionado con la actividad de ventas. En una
tienda se ofrece cierto producto. Las ventas reales de este producto efectuadas por el
vendedor representan su actuacin. El vendedor tiene una cuota de ventas que es su
norma o estndar. La comparacin entre el volumen vendido y la cuota asignada da la
medida de la actividad del vendedor. Las desviaciones entre las ventas y la cuota son la
base para la accin correctiva.
Estos correctivos pueden ser, entre otros:
a. Observar si se desarrollan los procedimientos de ventas prescritos (si el
producto es mostrado en vitrina en forma correcta, si se muestra el precio, etc.);
b. determinar si se revisa la cuota asignada o, en ltimo trmino, si se cambian los
procedimientos de ventas.

3. ESTRATEGIAS
Constituye un aspecto fundamental en cualquier organizacin; es un proceso de toma
de decisiones dentro de una organizacin, debido al ambiente cambiante y complejo.
Una empresa que desee tener xito y busque beneficios debe someterse a un sistema de
direccin estratgica.

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
PROCESO ADMINISTRATIVO


12

3.1. Supervisin
Acto por medio del cual individuos especialmente seleccionados y entrenados orientan
las actividades de otros, atendiendo a los siguientes aspectos:
El supervisor dirige no impone
El supervisor ensea no regaa
El supervisor inspira no amenaza.
El supervisor establece controles y procedimientos, mejorando condiciones y buscando
medios para el perfeccionamiento del trabajo.
3.2. Evaluacin
Proceso que busca medir o juzgar los logros o resultados de las actividades a travs del
anlisis explicativo causal principalmente en aquellos que no logran los objetivos
deseados.
La identificacin de las causas es indispensable para introducir los ajustes y correctivos
ms adecuados, como propsito fundamental del control.
BIBLIOGRAFA
o http://www.monografias.com/trabajos91/estrategia-planeacion-direccion-
control/estrategia-planeacion-direccion-control.shtml
o http://mazinger.sisib.uchile.cl/repositorio/lb/ciencias_quimicas_y_farmaceuti
cas/johanseno/cap5/parte3.html
o http://es.slideshare.net/piquis24/control-y-evaluacin
o http://catedradireccionycontrol.blogspot.com/
o http://es.slideshare.net/fvelastegui/administracin-de-proyectos-24912310
o http://es.scribd.com/doc/29939697/EVALUACION-DE-DESEMPENO