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Mdulo 1
Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais
COMUNICAO E DOCUMENTOS OFICIAIS
Prezado estudante,
Acompanhe atentamente todas as explicaes sobre a
maneira de diagramar e de elaborar as comunicaes e os
documentos, estudados nesta Unidade: ofcio, memorando
oficial, carta, mensagem eletrnica, ata, atestado, edital
de convocao, requeri mento, comuni cado ou avi so,
portaria, certido, telegrama e fax.
No se esquea de realizar as atividades propostas ao final
da Uni dade, poi s el as o ajudaro a desenvol ver suas
potencialidades e a fixar o padro utilizado nas comunicaes
e nos documentos oficiais que voc certamente empregar
no exerccio da Administrao Pblica.
Em caso de dvidas, conte sempre conosco para auxili-lo.
Bons estudos!
Na redao of i ci al , as
comunicaes e os documentos
devem sempre ser escri t os de
maneira uniforme e padronizada,
ou seja, os textos expedidos pelo
Poder Pbl i co no devem
apresent ar modi f i caes em
rel ao s caract er st i cas j
estudadas na Unidade 1, ou em
relao aos aspectos formais de
cada tipo de texto que estudaremos
ao longo desta Unidade.
Padronizada
Al m da Instruo Normati va n. 4, de 6 de maro de
1992, que consolidou as regras constantes no Manual
de Redao da Presidncia da Repblica, tornando obriga-
tri a sua observnci a para a el aborao das comuni -
caes ofi ci ai s, outras normas federai s esto rel aci o-
nadas ao Manual: O Decreto n. 468, da Presidncia da
Repbl i ca, de 6 de maro de 1992, estabel ece regras
para a redao de atos normativos do Poder Executivo,
tambm expressas no Manual [...], e o Decreto n. 2.954,
da Presi dnci a da Repbl i ca, de 2 de janeiro de 1999,
prescreve normas e diretrizes que, acrescidas s do Manu-
al, devem nortear textos [...] redigidos pelos rgos da Ad-
ministrao Federal. Fonte: Flres (2002, p. 11-12).
Saiba mais
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Bacharelado em Administrao Pblica
Redao Oficial
OFCIO
O ofcio uma correspondncia interna e externa trocada
entre autoridades de hierarquia equivalente ou enviada a algum
de hierarquia superior daquele que assina. Seu uso est restrito
ao tratamento de assuntos oficiais (conforme ordens legais) pelos
rgos da Administrao Pbica entre si e tambm com particulares.
O ofcio elaborado somente por rgo (pessoa
jurdica), inclusive como meio de comunicao formal
endereada a particulares (pessoa fsica). Por isso,
particulares no se utilizam do ofcio. Devem utilizar
outros tipos de correspondncias, como a carta e o
requerimento.
Para o estudo deste tipo de texto oficial, passaremos a
apresentar as partes que compem a estrutura do ofcio, os cuidados
com sua diagramao e um modelo dessa correspondncia, com
base no que prescreve o Manual de Redao da Presidncia da
Repblica (BRASIL, 2002). Para uma leitura efetiva, recorra ao
modelo de ofcio (Quadro 2) aps ler cada item a seguir.
Timbre
Deve estar impresso no alto da folha e conter, alm do
smbolo (escudo e armas ou logomarca), o nome do rgo, do setor,
o endereo para correspondncia, o telefone para contato e o
endereo do correio eletrnico (e-mail). A pessoa encarregada do
expediente, ou seja, de elaborar o ofcio, no deve alterar o timbre.
Veja um exemplo:
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Mdulo 1
Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais
v
A numerao das
correspondncias
oficiais deve iniciar a
cada ano.
Figura 1: Exemplo de timbre
Fonte: Flres (2007)
Tipo e nmero do expediente, seguidos da sigla do rgo
que o expede
Os dados deste item devem ser alinhados esquerda.
Exemplo:
Ofcio n. 123/MME (ou de forma abreviada: Of. n.123/MME)
Se for um ofcio do interesse de vrias pessoas, ou de vrios
setores, e forem distribudas cpias, o ofcio passa a se chamar
ofcio circular*. Alm disso, em decorrncia da multiplicidade
de cpias, nem sempre indicado o nome e o endereo do
destinatrio.
Exemplo:
Ofcio Circular n. 123/MME (ou de forma abreviada: Of. Circ.
n. 123/MME).
*Ofcio circular empre-
gado na transmisso de
rotinas, orientaes ou
procedimentos que no
inovem nem alterem pro-
cedimentos vigentes.
Fonte: Flres (2002).
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Redao Oficial
Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinha-
mento direita e ponto final
Exemplo:
Braslia, 15 de maro de 2008.
Destinatrio
Contempla o nome, o cargo da pessoa a quem dirigida a
comuni cao e, no caso do of ci o, tambm o endereo. O
alinhamento esquerda, conforme o exemplo:
A Sua Excelncia o Senhor
Deputado [Nome]
Cmara dos Deputados
70.160-900 Braslia DF
Assunto
Apresenta um resumo do teor do documento. Deve trazer,
em pouqussimas palavras, uma prvia satisfatria do contedo da
correspondncia. alinhado esquerda.
Exemplos:
Assunto: Produtividade do rgo em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
Vocativo
Deve ser empregado de acordo com o cargo que o
destinatrio ocupa. No final do vocativo coloca-se sempre vrgula.
Alm disso, o vocativo possui adentramento de 2,5 cm.
v
Ateno: no abrevie os
nomes das cidades e
escreva os nomes dos
meses com iniciais
minsculas, a no ser
quando eles estiverem
iniciando frases.
v
Distncia da margem
esquerda ao incio do
vocativo.
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Exemplos:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Senhor Deputado,
Senhor Roberto,
Os vocativos Estimado, Prezado e Caro no so
adequados para o grau de formalidade requerida no ofcio, motivo
pelo qual no devem ser utilizados. Eles podem, entretanto, ser
usados nas cartas, modalidade textual que voc estudar adiante.
Texto
Deve iniciar duas linhas abaixo do vocativo. Os pargrafos
so numerados e possuem adentramento de 2,5 cm. Na redao
do pargrafo inicial do ofcio, importante que voc observe as
seguintes recomendaes:
Evite as frases feitas (clichs) para iniciar o texto.
Ao invs de inici-lo com:
Tenho a honra de convid-lo...
Tenho o prazer de inform-lo...
Cumpre-me encaminhar o projeto...,
Inicie-o de forma direta:
Convido Vossa Senhoria para...
Informo Vossa Excelncia de que...
Encaminho a Vossa Senhoria o projeto...
Quando se tratar de encaminhamento de
documentos, h duas recomendaes:
Se o documento tiver sido solicitado, inicie-o com
ref ernci a ao expedi ent e que sol i ci t ou o
encaminhamento:
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Redao Oficial
Exemplo:
Em resposta ao Memorando n. 12, de 1 de
fevereiro de 2007, encaminho, anexa, cpia do
Ofcio n. 34, de 3 de abril de 2006, do Departamento
Geral de Administrao, que trata da requisio do
servidor Fulano de Tal.
Se o documento no tiver sido solicitado, deve iniciar
com o motivo da comunicao, que encaminhar,
indicando a seguir os dados completos do documento
encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio e assunto
de que t rat a) e a razo pel a qual est sendo
encaminhado:.
Exemplo:
Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia
do telegrama n. 12, de 1 de fevereiro de 1991, do Presidente da
Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de
modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste.
Fecho
Possui adentramento de pargrafo (2,5 cm da margem
esquerda), mas no numerado. No final do fecho sempre se usa
vrgula. Numa forma mais atual, deve ser simplificado da seguinte forma:
Para autoridades superiores, entre elas o Presidente
da Repblica:
Respeitosamente,
Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia
inferior:
Atenciosamente,
v
A Instruo Normativa n.
4/92 da Presidncia da
Repblica regulamenta
os fechos para
correspondncias.
importante ressaltar que
os chaves em fechos,
como os apresentados a
seguir, devem ser
evitados: Reiterando os
protestos de elevada
estima e considerao
(evitar); Sem mais para
o momento (evitar).
Anexa
O adjetivo anexo concorda em g-
nero e nmero com o substantivo ao
qual se refere: Encaminho as minutas
anexas. Dirigimos os anexos projetos
Chefia. Pode ser usado tambm jun-
to, apenso. A locuo adverbial em
anexo, como prprio aos advrbi-
os, invarivel: Encaminho as minutas
em anexo. Em anexo, dirigimos os proje-
tos Chefia. Pode ser usado tambm
conjuntamente, juntamente com.
Fonte: Brasil (2002, p. 72).
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Mdulo 1
Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais
O fecho no mera polidez. a sinalizao de que o
texto da correspondncia acabou e de que no pode
haver acrscimos, na forma de P.S. (Post Scriptum),
por exemplo, ou de adulterao do contedo da
correspondncia.
Identificao de quem assina o ofcio
o espao para a assinatura, seguido do nome digitado em
maisculas e do cargo s com as iniciais maisculas. No deve ser
colocado o trao para a assinatura. Todo o conjunto centralizado.
Veja a Figura 2:
Figura 2: Exemplo de assinatura e identificao
Fonte: Elaborada pelos autores
Mas ateno: o conjunto assinatura e identificao de
signatrio nunca deve ficar em pginas isoladas, caso o ofcio tenha
mais de uma pgina. Por uma medida de segurana, a pgina em
que constar esse conjunto sempre deve apresentar ao menos a ltima
frase anterior ao fecho.
Outro cuidado com relao a ofcios de mais de uma pgina
fazer constar, nas pginas posteriores primeira, e nas dos anexos,
o nmero da folha, o nome da correspondncia, o nmero de ordem
e a data abreviada, alinhados esquerda, como no exemplo:
Fl. 2 do Ofcio n. 15/GR, de 31/9/07.
Fl. 2 do Anexo ao Of. n. 15/GR, de 31/9/07.
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Cuidados com a diagramao
De acordo com o Manual de Redao da
Presidncia da Repblica (BRASIL, 2002, p. 13), os
documentos elaborados com base no Padro Ofcio
devem obedecer seguinte forma de apresentao:
deve ser utilizada a fonte Times New Roman,
tamanho 12; para smbolos no existentes na fonte
mencionada, podero ser utilizadas as fontes Symbol
e Wingdings;
os ofcios, assim como os memorandos e os anexos
destes, podero ser impressos em ambas as faces do
papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero
as distncias invertidas nas pginas pares (margem
espelho);
a margem lateral esquerda possui 3 cm de largura,
e a margem lateral direita 1,5 cm;
deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas;
o espaamento entre pargrafos de uma linha em
branco;
preciso evitar o uso abusivo de negrito, itlico,
sublinhado, letras maisculas, sombreado, relevo,
bordas ou qualquer outra forma de formatao que
afete a elegncia e a sobriedade do documento;
a impresso dos textos e do timbre deve ser feita na
cor preta em papel branco. A impresso colorida deve
ser usada apenas para grficos e ilustraes;
todos os tipos de documentos do Padro Ofcio devem
ser impressos em papel A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
dentro do possvel, todos os documentos elaborados
devem ser arquivados para consulta posterior ou
aproveitamento de trechos para casos semelhantes;
Padro Ofcio
As semelhanas na diagramao
do ofcio, do aviso e do memo-
rando compem o que pode ser
chamado de Padro Ofcio. No
abordaremos o aviso, comunica-
o oficial quase idntica ao of-
cio. A nica diferena entre es-
sas comunicaes que o aviso
expedido exclusivamente por
Ministros de Estado, para autori-
dades de mesma hierarquia, ao
passo que o ofcio expedido
para e pelas demais autorida-
des. Fonte: Brasil (2002, p. 14).
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Mdulo 1
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para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos no
computador devem ser formados da seguinte maneira:
tipo do documento + nmero do documento +
palavras-chaves do contedo. Exemplo: Of. 123
relatrio produtividade ano 2002; e
o espaamento entre as partes que compem o ofcio
pode ser alterado em funo da maior ou menor
extenso do texto, devendo prevalecer, como aponta
Flres (2002), o senso esttico.
Modelo de ofcio
Veja agora um modelo de ofcio, no Quadro 2, adaptado do
Manual de Redao da Presi dnci a da Repbl i ca. Obser ve
atentamente a aplicao do que voc viu em relao s partes que
compem o ofcio e, especialmente, o que diz respeito ao uso do
vocativo, do pronome de tratamento e da linguagem formal.
Atente para o fato de que cada ideia apresentada em um
nico pargrafo, o que contribui para maior clareza e compreenso
do texto.
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Quadro 2: Modelo de ofcio
Fonte: Adaptado de Brasil (2002, p. 15-16)
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MEMORANDO OFICIAL
O memorando oficial uma modalidade de comunicao
entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que esto
hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Logo,
trata-se de uma forma de comunicao interna.
Pode ser utilizado em uma srie de situaes para tratar de:
assuntos administrativos, exposio de projetos, ideias, diretrizes e
inovaes de servio, entre outras. Sua principal caracterstica a
agilidade: a tramitao do memorando em qualquer rgo deve
pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos
burocrticos (BRASIL, 2002, p. 18). Nesse sentido, ressalta-se que
os despachos ao memorando podem ser dados no prprio
documento, o que evita o desnecessrio aumento do nmero de
comunicaes e de papel.
Quanto forma, o memorando oficial segue o modelo do
Padro Ofcio, ou seja, elaborado de acordo com os dez itens
estudados anteriormente. H somente trs diferenas:
O destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que
ocupa, ou pelo nome, quando o memorando se destina
a servidor pblico sem cargo administrativo. Utiliza-
se Ao() ou Para;
O vocativo no utilizado; e
No necessrio mencionar o nome da cidade antes
de se escrever a data, que deve vir grafada uma linha
abaixo do nmero do memorando e da sigla do setor/
rgo.
Importante!
Na correspondnci a empresari al , se f or o caso de
memorandos trocados entre uma empresa matriz e suas filiais
situadas em cidades diferentes, coloca-se o nome da localidade junto
data, como na carta.
v
Apesar de o memorando
ser feito em papel A4, de
acordo com o Padro
Ofcio, h rgos
pblicos que utilizam
formulrio prprio,
impresso ou no
computador, para esse
tipo de comunicao.
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Redao Oficial
O dia no deve ser seguido de zero esquerda, tanto no
memorando quanto no ofcio. Por exemplo, 7 de abril de 2007. Datas
no meio do texto tambm no devem ter o zero esquerda para
o dia e o ms: [...] o pedido foi aprovado em 6/7/04.
Veja no Quadro 3, mostrado a seguir, alguns procedimentos
importantes que podem ajud-lo a elaborar corretamente o
memorando.
SITUAO
O memorando apre-
senta mais de uma
fol ha
O assunto precisa ser
comunicado a vrios
desti natri os.
O memorando sigiloso
PROCEDIMENTO
Escreve-se, ao p da primeira folha, a palavra con-
tinua, e, no alto da subsequente, continuao,
seguida do nmero do memorando.
O memorando se transforma em circular. Nesse
caso, escreve-se, no rodap, CC que significa
com cpia , seguido de para ou p/ e da abre-
viatura dos setores que recebero as cpias.
Dever conter, abaixo do cabealho, a palavra RE-
SERVADO (em maisculas e negrito), ser enviado
em envelope fechado e rubricado pelo emitente
na aba do fecho, visando a preservar a
inviolabilidade do envelope, que tambm deve ter
escrita ou carimbada a palavra RESERVADO, segui-
da do nmero do memorando, da indicao do emis-
sor e do nome da autoridade a quem dirigido.
v
Vale ressaltar que em
muitas instituies o
correio eletrnico
substitui amplamente o
memorando impresso.
Voc ver como redigir
adequadamente uma
mensagem eletrnica
ainda nesta Unidade.
Quadro 3: Procedimentos para elaborao de memorando
Fonte: Flres (2007, p. 51)
Modelo de memorando
Compare o modelo de ofcio no Quadro 2, apresentado
anteriormente, com o modelo de memorando mostrado a seguir
(Quadro 4), observando as diferenas, mas principalmente as
semelhanas entre essas correspondncias oficiais.
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Quadro 4: Modelo de memorando
Fonte: Adaptado de Brasil (2002, p. 19)
CARTA
Na Redao Oficial a carta o instrumento usual da
correspondncia social do administrador e altas chefias, vale dizer,
sendo empregada nas comunicaes de carter social decorrentes
do cargo ou funo pblicos. (BELTRO, 1981, p. 45).
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Redao Oficial
Como ressalta Flres (2007, p. 53), essa comunicao
equivale carta social na correspondncia de carter social, sendo
utilizada no servio pblico para: fazer pedidos e convites;
manifestar agradecimentos; ou transmitir informaes.
Esta autora subl i nha ai nda que os ci dados comuns
(particulares, pessoa fsica) faro uso da carta social para se
comunicarem com autoridades pblicas, pois eles no podem
expedir ofcios ou memorandos.
Estrutura da carta
H duas possibilidades de organizao do texto da carta: o
modelo denteado e o modelo em bloco. O primeiro visto por
algumas instituies como um modelo em desuso. Na verdade, o
que se verifica uma forte influncia dos modelos norte-americanos
de cartas, elaborados em blocos, cabendo a cada instituio determinar
aquele modelo que melhor traduza sua cultura e valores. Note as
diferenas entre os dois modelos, por meio da anlise do Quadro 5:
Quadro 5: Esquema de carta denteada e de carta em bloco
Fonte: Adaptado de Gold (2005, p.102)
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A principal diferena entre os dois modelos diz respeito ao
adentramento de pargrafos. Na carta escrita conforme a
padronizao blocada, todos os elementos so alinhados
esquerda, desde o nmero da carta at a assinatura. A
carta denteada elaborada de acordo com o Padro Ofcio, com
a diferena de que pode no ter numerao de pargrafos e
endereamento do destinatrio.
Componentes da carta
Veja a seguir os principais elementos que compem a carta.
Timbre
Por causa do uso social da carta, o timbre pode ser
apresentado de maneira completa ou no. O que vai
determinar o uso de um modo ou de outro so elementos como: o
motivo da carta, o destinatrio, o contedo.
Para as empresas se comunicarem com os rgos pblicos
por meio de carta, esta necessariamente deve conter o timbre
completo e seguir o Padro Ofcio, que ns j estudamos. O timbre
completo deve apresentar: logomarca institucional, razo social da
empresa, endereo para correspondncia, telefone para contato, e
endereo do correio eletrnico.
Ressalta-se que, nas cartas de cunho social modernas, h
uma tendncia de suavizao do timbre, ou seja, de utilizao
do timbre incompleto, geralmente conhecido por cabealho. O
timbre incompleto aquele que apresenta somente a logomarca
do rgo e a indicao do setor, como no exemplo a seguir:
v
Voc esqueceu as
caractersticas do
Padro Ofcio? Volte
Unidade I e observe
quais elementos so
necessrios para
escrever uma
correspondncia oficial.
v
Se o padro adotado for
o blocado, tambm o
timbre impresso
alinhado esquerda.
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Redao Oficial
Figura 3: Exemplo de cabealho
Fonte: Universidade Federal de Santa Catarina (2008)
Mesmo para o uso do cabealho, o que deve ser observado
um precei t o const ant e nas normas de el aborao da
correspondncia oficial: a uniformidade. Se forem enviadas cartas
com timbres/cabealhos diferentes, sinal de que falta uniformidade.
O responsvel pela elaborao da carta no deve
alterar o timbre ou o cabealho que j utilizado no
rgo pblico. uma prtica comum as instituies
pblicas contratarem profissionais especializados na
elaborao de timbres (completos ou no) e de outros
tipos de identificaes visuais, para serem utilizadas
em diversas situaes, tais como: o tamanho do papel,
o veculo de comunicao e os recursos disponveis
para a impresso. As consideraes sobre o timbre
em cartas valem tambm para os documentos e outros
tipos de correspondncias, com exceo de e-mail,
quando este no possui textos anexos. importante
estar atento padronizao adotada pelo local em que
voc atuar.
Nmero
Obedece ordem de feitura dentro do ano, podendo ou no
ser precedido pela espcie da correspondncia, como nos exemplos:
Carta 26/PGI ou Ct. 26 PGI
PGI 26 ou PGI/26
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Local e data em que foi assinado
Deve ser escrito por extenso e:
sem o zero esquerda do nmero do dia;
com o nome do ms em letra minscula;
sem ponto nem espao no nmero do ano (2.008); e
terminar com ponto final.
Exemplo:
Florianpolis, 9 de maio de 2008.
Destinatrio
A inscrio do destinatrio pode ou no ser seguida de seu
endereo. Coloca-se o endereo na carta preferencialmente se for
utilizado o envelope janelado. Veja os exemplos de preenchimento
de destinatrio no Quadro 6:
Quadro 6: Exemplos de destinatrios de carta
Fonte: Elaborado pelos autores
Note que:
um dos exemplos no tem o ou Ao, pois so
facultativos;
para destinar a carta a uma pessoa especfica, usa-se
At. (abreviatura de ateno). As formas Att.
Infotec Comercial LTDA.
Setor de Vendas
At.: Sr. Marcus Aurlio
Ao
Banco do Brasil S.A.
Agncia Trindade