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Mdulo 1
Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais
COMUNICAO E DOCUMENTOS OFICIAIS
Prezado estudante,
Acompanhe atentamente todas as explicaes sobre a
maneira de diagramar e de elaborar as comunicaes e os
documentos, estudados nesta Unidade: ofcio, memorando
oficial, carta, mensagem eletrnica, ata, atestado, edital
de convocao, requeri mento, comuni cado ou avi so,
portaria, certido, telegrama e fax.
No se esquea de realizar as atividades propostas ao final
da Uni dade, poi s el as o ajudaro a desenvol ver suas
potencialidades e a fixar o padro utilizado nas comunicaes
e nos documentos oficiais que voc certamente empregar
no exerccio da Administrao Pblica.
Em caso de dvidas, conte sempre conosco para auxili-lo.
Bons estudos!
Na redao of i ci al , as
comunicaes e os documentos
devem sempre ser escri t os de
maneira uniforme e padronizada,
ou seja, os textos expedidos pelo
Poder Pbl i co no devem
apresent ar modi f i caes em
rel ao s caract er st i cas j
estudadas na Unidade 1, ou em
relao aos aspectos formais de
cada tipo de texto que estudaremos
ao longo desta Unidade.
Padronizada
Al m da Instruo Normati va n. 4, de 6 de maro de
1992, que consolidou as regras constantes no Manual
de Redao da Presidncia da Repblica, tornando obriga-
tri a sua observnci a para a el aborao das comuni -
caes ofi ci ai s, outras normas federai s esto rel aci o-
nadas ao Manual: O Decreto n. 468, da Presidncia da
Repbl i ca, de 6 de maro de 1992, estabel ece regras
para a redao de atos normativos do Poder Executivo,
tambm expressas no Manual [...], e o Decreto n. 2.954,
da Presi dnci a da Repbl i ca, de 2 de janeiro de 1999,
prescreve normas e diretrizes que, acrescidas s do Manu-
al, devem nortear textos [...] redigidos pelos rgos da Ad-
ministrao Federal. Fonte: Flres (2002, p. 11-12).
Saiba mais
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Redao Oficial
OFCIO
O ofcio uma correspondncia interna e externa trocada
entre autoridades de hierarquia equivalente ou enviada a algum
de hierarquia superior daquele que assina. Seu uso est restrito
ao tratamento de assuntos oficiais (conforme ordens legais) pelos
rgos da Administrao Pbica entre si e tambm com particulares.
O ofcio elaborado somente por rgo (pessoa
jurdica), inclusive como meio de comunicao formal
endereada a particulares (pessoa fsica). Por isso,
particulares no se utilizam do ofcio. Devem utilizar
outros tipos de correspondncias, como a carta e o
requerimento.
Para o estudo deste tipo de texto oficial, passaremos a
apresentar as partes que compem a estrutura do ofcio, os cuidados
com sua diagramao e um modelo dessa correspondncia, com
base no que prescreve o Manual de Redao da Presidncia da
Repblica (BRASIL, 2002). Para uma leitura efetiva, recorra ao
modelo de ofcio (Quadro 2) aps ler cada item a seguir.
Timbre
Deve estar impresso no alto da folha e conter, alm do
smbolo (escudo e armas ou logomarca), o nome do rgo, do setor,
o endereo para correspondncia, o telefone para contato e o
endereo do correio eletrnico (e-mail). A pessoa encarregada do
expediente, ou seja, de elaborar o ofcio, no deve alterar o timbre.
Veja um exemplo:
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v
A numerao das
correspondncias
oficiais deve iniciar a
cada ano.
Figura 1: Exemplo de timbre
Fonte: Flres (2007)
Tipo e nmero do expediente, seguidos da sigla do rgo
que o expede
Os dados deste item devem ser alinhados esquerda.
Exemplo:
Ofcio n. 123/MME (ou de forma abreviada: Of. n.123/MME)
Se for um ofcio do interesse de vrias pessoas, ou de vrios
setores, e forem distribudas cpias, o ofcio passa a se chamar
ofcio circular*. Alm disso, em decorrncia da multiplicidade
de cpias, nem sempre indicado o nome e o endereo do
destinatrio.
Exemplo:
Ofcio Circular n. 123/MME (ou de forma abreviada: Of. Circ.
n. 123/MME).
*Ofcio circular empre-
gado na transmisso de
rotinas, orientaes ou
procedimentos que no
inovem nem alterem pro-
cedimentos vigentes.
Fonte: Flres (2002).
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Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinha-
mento direita e ponto final
Exemplo:
Braslia, 15 de maro de 2008.
Destinatrio
Contempla o nome, o cargo da pessoa a quem dirigida a
comuni cao e, no caso do of ci o, tambm o endereo. O
alinhamento esquerda, conforme o exemplo:
A Sua Excelncia o Senhor
Deputado [Nome]
Cmara dos Deputados
70.160-900 Braslia DF
Assunto
Apresenta um resumo do teor do documento. Deve trazer,
em pouqussimas palavras, uma prvia satisfatria do contedo da
correspondncia. alinhado esquerda.
Exemplos:
Assunto: Produtividade do rgo em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
Vocativo
Deve ser empregado de acordo com o cargo que o
destinatrio ocupa. No final do vocativo coloca-se sempre vrgula.
Alm disso, o vocativo possui adentramento de 2,5 cm.
v
Ateno: no abrevie os
nomes das cidades e
escreva os nomes dos
meses com iniciais
minsculas, a no ser
quando eles estiverem
iniciando frases.
v
Distncia da margem
esquerda ao incio do
vocativo.
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Exemplos:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Senhor Deputado,
Senhor Roberto,
Os vocativos Estimado, Prezado e Caro no so
adequados para o grau de formalidade requerida no ofcio, motivo
pelo qual no devem ser utilizados. Eles podem, entretanto, ser
usados nas cartas, modalidade textual que voc estudar adiante.
Texto
Deve iniciar duas linhas abaixo do vocativo. Os pargrafos
so numerados e possuem adentramento de 2,5 cm. Na redao
do pargrafo inicial do ofcio, importante que voc observe as
seguintes recomendaes:
Evite as frases feitas (clichs) para iniciar o texto.
Ao invs de inici-lo com:
Tenho a honra de convid-lo...
Tenho o prazer de inform-lo...
Cumpre-me encaminhar o projeto...,
Inicie-o de forma direta:
Convido Vossa Senhoria para...
Informo Vossa Excelncia de que...
Encaminho a Vossa Senhoria o projeto...
Quando se tratar de encaminhamento de
documentos, h duas recomendaes:
Se o documento tiver sido solicitado, inicie-o com
ref ernci a ao expedi ent e que sol i ci t ou o
encaminhamento:
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Exemplo:
Em resposta ao Memorando n. 12, de 1 de
fevereiro de 2007, encaminho, anexa, cpia do
Ofcio n. 34, de 3 de abril de 2006, do Departamento
Geral de Administrao, que trata da requisio do
servidor Fulano de Tal.
Se o documento no tiver sido solicitado, deve iniciar
com o motivo da comunicao, que encaminhar,
indicando a seguir os dados completos do documento
encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio e assunto
de que t rat a) e a razo pel a qual est sendo
encaminhado:.
Exemplo:
Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia
do telegrama n. 12, de 1 de fevereiro de 1991, do Presidente da
Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de
modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste.
Fecho
Possui adentramento de pargrafo (2,5 cm da margem
esquerda), mas no numerado. No final do fecho sempre se usa
vrgula. Numa forma mais atual, deve ser simplificado da seguinte forma:
Para autoridades superiores, entre elas o Presidente
da Repblica:
Respeitosamente,
Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia
inferior:
Atenciosamente,
v
A Instruo Normativa n.
4/92 da Presidncia da
Repblica regulamenta
os fechos para
correspondncias.
importante ressaltar que
os chaves em fechos,
como os apresentados a
seguir, devem ser
evitados: Reiterando os
protestos de elevada
estima e considerao
(evitar); Sem mais para
o momento (evitar).
Anexa
O adjetivo anexo concorda em g-
nero e nmero com o substantivo ao
qual se refere: Encaminho as minutas
anexas. Dirigimos os anexos projetos
Chefia. Pode ser usado tambm jun-
to, apenso. A locuo adverbial em
anexo, como prprio aos advrbi-
os, invarivel: Encaminho as minutas
em anexo. Em anexo, dirigimos os proje-
tos Chefia. Pode ser usado tambm
conjuntamente, juntamente com.
Fonte: Brasil (2002, p. 72).
Saiba mais
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O fecho no mera polidez. a sinalizao de que o
texto da correspondncia acabou e de que no pode
haver acrscimos, na forma de P.S. (Post Scriptum),
por exemplo, ou de adulterao do contedo da
correspondncia.
Identificao de quem assina o ofcio
o espao para a assinatura, seguido do nome digitado em
maisculas e do cargo s com as iniciais maisculas. No deve ser
colocado o trao para a assinatura. Todo o conjunto centralizado.
Veja a Figura 2:
Figura 2: Exemplo de assinatura e identificao
Fonte: Elaborada pelos autores
Mas ateno: o conjunto assinatura e identificao de
signatrio nunca deve ficar em pginas isoladas, caso o ofcio tenha
mais de uma pgina. Por uma medida de segurana, a pgina em
que constar esse conjunto sempre deve apresentar ao menos a ltima
frase anterior ao fecho.
Outro cuidado com relao a ofcios de mais de uma pgina
fazer constar, nas pginas posteriores primeira, e nas dos anexos,
o nmero da folha, o nome da correspondncia, o nmero de ordem
e a data abreviada, alinhados esquerda, como no exemplo:
Fl. 2 do Ofcio n. 15/GR, de 31/9/07.
Fl. 2 do Anexo ao Of. n. 15/GR, de 31/9/07.
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Cuidados com a diagramao
De acordo com o Manual de Redao da
Presidncia da Repblica (BRASIL, 2002, p. 13), os
documentos elaborados com base no Padro Ofcio
devem obedecer seguinte forma de apresentao:
deve ser utilizada a fonte Times New Roman,
tamanho 12; para smbolos no existentes na fonte
mencionada, podero ser utilizadas as fontes Symbol
e Wingdings;
os ofcios, assim como os memorandos e os anexos
destes, podero ser impressos em ambas as faces do
papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero
as distncias invertidas nas pginas pares (margem
espelho);
a margem lateral esquerda possui 3 cm de largura,
e a margem lateral direita 1,5 cm;
deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas;
o espaamento entre pargrafos de uma linha em
branco;
preciso evitar o uso abusivo de negrito, itlico,
sublinhado, letras maisculas, sombreado, relevo,
bordas ou qualquer outra forma de formatao que
afete a elegncia e a sobriedade do documento;
a impresso dos textos e do timbre deve ser feita na
cor preta em papel branco. A impresso colorida deve
ser usada apenas para grficos e ilustraes;
todos os tipos de documentos do Padro Ofcio devem
ser impressos em papel A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
dentro do possvel, todos os documentos elaborados
devem ser arquivados para consulta posterior ou
aproveitamento de trechos para casos semelhantes;
Padro Ofcio
As semelhanas na diagramao
do ofcio, do aviso e do memo-
rando compem o que pode ser
chamado de Padro Ofcio. No
abordaremos o aviso, comunica-
o oficial quase idntica ao of-
cio. A nica diferena entre es-
sas comunicaes que o aviso
expedido exclusivamente por
Ministros de Estado, para autori-
dades de mesma hierarquia, ao
passo que o ofcio expedido
para e pelas demais autorida-
des. Fonte: Brasil (2002, p. 14).
Saiba mais
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para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos no
computador devem ser formados da seguinte maneira:
tipo do documento + nmero do documento +
palavras-chaves do contedo. Exemplo: Of. 123
relatrio produtividade ano 2002; e
o espaamento entre as partes que compem o ofcio
pode ser alterado em funo da maior ou menor
extenso do texto, devendo prevalecer, como aponta
Flres (2002), o senso esttico.
Modelo de ofcio
Veja agora um modelo de ofcio, no Quadro 2, adaptado do
Manual de Redao da Presi dnci a da Repbl i ca. Obser ve
atentamente a aplicao do que voc viu em relao s partes que
compem o ofcio e, especialmente, o que diz respeito ao uso do
vocativo, do pronome de tratamento e da linguagem formal.
Atente para o fato de que cada ideia apresentada em um
nico pargrafo, o que contribui para maior clareza e compreenso
do texto.
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Quadro 2: Modelo de ofcio
Fonte: Adaptado de Brasil (2002, p. 15-16)
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MEMORANDO OFICIAL
O memorando oficial uma modalidade de comunicao
entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que esto
hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Logo,
trata-se de uma forma de comunicao interna.
Pode ser utilizado em uma srie de situaes para tratar de:
assuntos administrativos, exposio de projetos, ideias, diretrizes e
inovaes de servio, entre outras. Sua principal caracterstica a
agilidade: a tramitao do memorando em qualquer rgo deve
pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos
burocrticos (BRASIL, 2002, p. 18). Nesse sentido, ressalta-se que
os despachos ao memorando podem ser dados no prprio
documento, o que evita o desnecessrio aumento do nmero de
comunicaes e de papel.
Quanto forma, o memorando oficial segue o modelo do
Padro Ofcio, ou seja, elaborado de acordo com os dez itens
estudados anteriormente. H somente trs diferenas:
O destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que
ocupa, ou pelo nome, quando o memorando se destina
a servidor pblico sem cargo administrativo. Utiliza-
se Ao() ou Para;
O vocativo no utilizado; e
No necessrio mencionar o nome da cidade antes
de se escrever a data, que deve vir grafada uma linha
abaixo do nmero do memorando e da sigla do setor/
rgo.
Importante!
Na correspondnci a empresari al , se f or o caso de
memorandos trocados entre uma empresa matriz e suas filiais
situadas em cidades diferentes, coloca-se o nome da localidade junto
data, como na carta.
v
Apesar de o memorando
ser feito em papel A4, de
acordo com o Padro
Ofcio, h rgos
pblicos que utilizam
formulrio prprio,
impresso ou no
computador, para esse
tipo de comunicao.
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O dia no deve ser seguido de zero esquerda, tanto no
memorando quanto no ofcio. Por exemplo, 7 de abril de 2007. Datas
no meio do texto tambm no devem ter o zero esquerda para
o dia e o ms: [...] o pedido foi aprovado em 6/7/04.
Veja no Quadro 3, mostrado a seguir, alguns procedimentos
importantes que podem ajud-lo a elaborar corretamente o
memorando.
SITUAO
O memorando apre-
senta mais de uma
fol ha
O assunto precisa ser
comunicado a vrios
desti natri os.
O memorando sigiloso
PROCEDIMENTO
Escreve-se, ao p da primeira folha, a palavra con-
tinua, e, no alto da subsequente, continuao,
seguida do nmero do memorando.
O memorando se transforma em circular. Nesse
caso, escreve-se, no rodap, CC que significa
com cpia , seguido de para ou p/ e da abre-
viatura dos setores que recebero as cpias.
Dever conter, abaixo do cabealho, a palavra RE-
SERVADO (em maisculas e negrito), ser enviado
em envelope fechado e rubricado pelo emitente
na aba do fecho, visando a preservar a
inviolabilidade do envelope, que tambm deve ter
escrita ou carimbada a palavra RESERVADO, segui-
da do nmero do memorando, da indicao do emis-
sor e do nome da autoridade a quem dirigido.
v
Vale ressaltar que em
muitas instituies o
correio eletrnico
substitui amplamente o
memorando impresso.
Voc ver como redigir
adequadamente uma
mensagem eletrnica
ainda nesta Unidade.
Quadro 3: Procedimentos para elaborao de memorando
Fonte: Flres (2007, p. 51)
Modelo de memorando
Compare o modelo de ofcio no Quadro 2, apresentado
anteriormente, com o modelo de memorando mostrado a seguir
(Quadro 4), observando as diferenas, mas principalmente as
semelhanas entre essas correspondncias oficiais.
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Quadro 4: Modelo de memorando
Fonte: Adaptado de Brasil (2002, p. 19)
CARTA
Na Redao Oficial a carta o instrumento usual da
correspondncia social do administrador e altas chefias, vale dizer,
sendo empregada nas comunicaes de carter social decorrentes
do cargo ou funo pblicos. (BELTRO, 1981, p. 45).
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Como ressalta Flres (2007, p. 53), essa comunicao
equivale carta social na correspondncia de carter social, sendo
utilizada no servio pblico para: fazer pedidos e convites;
manifestar agradecimentos; ou transmitir informaes.
Esta autora subl i nha ai nda que os ci dados comuns
(particulares, pessoa fsica) faro uso da carta social para se
comunicarem com autoridades pblicas, pois eles no podem
expedir ofcios ou memorandos.
Estrutura da carta
H duas possibilidades de organizao do texto da carta: o
modelo denteado e o modelo em bloco. O primeiro visto por
algumas instituies como um modelo em desuso. Na verdade, o
que se verifica uma forte influncia dos modelos norte-americanos
de cartas, elaborados em blocos, cabendo a cada instituio determinar
aquele modelo que melhor traduza sua cultura e valores. Note as
diferenas entre os dois modelos, por meio da anlise do Quadro 5:
Quadro 5: Esquema de carta denteada e de carta em bloco
Fonte: Adaptado de Gold (2005, p.102)
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A principal diferena entre os dois modelos diz respeito ao
adentramento de pargrafos. Na carta escrita conforme a
padronizao blocada, todos os elementos so alinhados
esquerda, desde o nmero da carta at a assinatura. A
carta denteada elaborada de acordo com o Padro Ofcio, com
a diferena de que pode no ter numerao de pargrafos e
endereamento do destinatrio.
Componentes da carta
Veja a seguir os principais elementos que compem a carta.
Timbre
Por causa do uso social da carta, o timbre pode ser
apresentado de maneira completa ou no. O que vai
determinar o uso de um modo ou de outro so elementos como: o
motivo da carta, o destinatrio, o contedo.
Para as empresas se comunicarem com os rgos pblicos
por meio de carta, esta necessariamente deve conter o timbre
completo e seguir o Padro Ofcio, que ns j estudamos. O timbre
completo deve apresentar: logomarca institucional, razo social da
empresa, endereo para correspondncia, telefone para contato, e
endereo do correio eletrnico.
Ressalta-se que, nas cartas de cunho social modernas, h
uma tendncia de suavizao do timbre, ou seja, de utilizao
do timbre incompleto, geralmente conhecido por cabealho. O
timbre incompleto aquele que apresenta somente a logomarca
do rgo e a indicao do setor, como no exemplo a seguir:
v
Voc esqueceu as
caractersticas do
Padro Ofcio? Volte
Unidade I e observe
quais elementos so
necessrios para
escrever uma
correspondncia oficial.
v
Se o padro adotado for
o blocado, tambm o
timbre impresso
alinhado esquerda.
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Figura 3: Exemplo de cabealho
Fonte: Universidade Federal de Santa Catarina (2008)
Mesmo para o uso do cabealho, o que deve ser observado
um precei t o const ant e nas normas de el aborao da
correspondncia oficial: a uniformidade. Se forem enviadas cartas
com timbres/cabealhos diferentes, sinal de que falta uniformidade.
O responsvel pela elaborao da carta no deve
alterar o timbre ou o cabealho que j utilizado no
rgo pblico. uma prtica comum as instituies
pblicas contratarem profissionais especializados na
elaborao de timbres (completos ou no) e de outros
tipos de identificaes visuais, para serem utilizadas
em diversas situaes, tais como: o tamanho do papel,
o veculo de comunicao e os recursos disponveis
para a impresso. As consideraes sobre o timbre
em cartas valem tambm para os documentos e outros
tipos de correspondncias, com exceo de e-mail,
quando este no possui textos anexos. importante
estar atento padronizao adotada pelo local em que
voc atuar.
Nmero
Obedece ordem de feitura dentro do ano, podendo ou no
ser precedido pela espcie da correspondncia, como nos exemplos:
Carta 26/PGI ou Ct. 26 PGI
PGI 26 ou PGI/26
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Local e data em que foi assinado
Deve ser escrito por extenso e:
sem o zero esquerda do nmero do dia;
com o nome do ms em letra minscula;
sem ponto nem espao no nmero do ano (2.008); e
terminar com ponto final.
Exemplo:
Florianpolis, 9 de maio de 2008.
Destinatrio
A inscrio do destinatrio pode ou no ser seguida de seu
endereo. Coloca-se o endereo na carta preferencialmente se for
utilizado o envelope janelado. Veja os exemplos de preenchimento
de destinatrio no Quadro 6:
Quadro 6: Exemplos de destinatrios de carta
Fonte: Elaborado pelos autores
Note que:
um dos exemplos no tem o ou Ao, pois so
facultativos;
para destinar a carta a uma pessoa especfica, usa-se
At. (abreviatura de ateno). As formas Att.
Infotec Comercial LTDA.
Setor de Vendas
At.: Sr. Marcus Aurlio
Ao
Banco do Brasil S.A.
Agncia Trindade

Infotec Comercial LTDA.


Setor de Compras e Importaes
At.: Sr. Marcus Aurlio

Universidade Federal de Santa Catarina UFSC


Departamento de Administrao
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(abreviao da palavra inglesa attention) e A/C no
so utilizadas.
Assunto e referncia
O assunto, como voc viu no estudo do ofcio, o resumo,
que deve trazer em pouqussimas palavras uma prvia satisfatria
do contedo da correspondncia.
A referncia, por sua vez, a indicao do nmero do
documento mencionado na carta. Veja um exemplo de assunto e
de referncia:
Assunto: Aquisio de impressoras.
Referncia: Sua Carta-Proposta n. 2.
Vocativo
Diferentemente do vocativo em ofcios, na carta podem ser
utilizados os vocativos Prezado(s), Estimado(s), Caro(s),
seguidos do tratamento Senhor, Senhora, do nome do receptor
ou do cargo. Aps o vocativo, usa-se vrgula. Um cuidado a ser
tomado aplicar a concordncia em gnero e nmero, como nos
exemplos do Quadro 7.
Quadro 7: Exemplo de vocativo em cartas
Fonte: Elaborado pelos autores
v
A/C um cdigo utilizado
geralmente no envelope,
antes do nome da pessoa
que ir entregar a carta
ao destinatrio. Significa
aos cuidados de.
Universidade Federal de Santa Catarina UFSC
Departamento de Administrao
At.: Sra. Sofia Campos
Prezada Senhora,
Infotec Comercial LTDA.
Setor de Compras e Importaes
Prezados Senhores,
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Texto
Se o padro adotado o blocado, todas as partes da carta
so alinhadas esquerda e a separao dos pargrafos feita por,
no mnimo, uma linha em branco.
A redao do texto da carta deve ser simples, clara, objetiva
e concisa. Alm disso, em ambos os padres, todo o texto deve
receber alinhamento justificado no processador de textos.
Nome e cargo/funo do signatrio
O cargo ou a funo so mencionados na linha abaixo da
que traz grafado o nome.
No se coloca o trao ou a linha para a assinatura; nem
ttulo ou profisso esquerda do nome de quem assina a carta.
Anexos
Se a carta for acompanhada de anexos, feita a indicao
da quantidade destes complementos ou dos nomes dos papis
anexos na parte inferior da carta, aps o nome e o cargo de quem
assina.
Modelo de carta
Analise o exemplo de carta a seguir (Quadro 8), observando
cada uma das partes estudadas:
v
No se esquea: por
motivos de segurana,
toda assinatura deve ser
seguida do nome
impresso, por extenso,
da pessoa que assinou.
Anexos: Relatrio de Inspeo n. 15.
Pedido de Oramento n. 137.
Anexos: 2
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Quadro 8: Exemplo de carta em bloco
Fonte: Elaborado pelos autores
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Carta circular
Note que a carta do Quadro 8 poderia ser transformada
facilmente em uma carta circular, uma comunicao reproduzida
em muitos exemplares e dirigida a vrias pessoas ou aos diversos
setores de uma empresa, uma vez que o assunto dessa carta geral:
a modernizao dos servios prestados pelos Correios.
Para a transformarmos em circular, basta retirarmos do
exemplo mostrado as informaes especficas de endereamento,
como mostra o exemplo a seguir:
[...]
Florianpolis, 9 de maio de 2008.
INFOTEC COMERCIAL LTDA.
Assunto: Modernizao dos servios prestados.
Prezado(a) Senhor(a),
A Companhia de Transportes Floripana modernizou [...]
Voc observou como o ofcio e o memorando so elaborados
na redao oficial, de acordo com as normas estabelecidas
pelo Manual de Redao da Presidncia da Repblica.
Tambm pde constatar as pequenas diferenas e as grandes
semelhanas entre essas correspondncias oficiais, por meio
da anlise de modelos que o auxiliam na escrita do ofcio e do
memorando.
Agora procure o item Atividades de Aprendizagem, na parte
final desta Unidade, e empenhe-se em desenvolver as
atividades 1, 2 e 3, esta ltima, sobre carta. No esquea: se
surgirem dvidas e voc no encontrar as solues, no hesite
em pedir ajuda ao tutor. Bons estudos!
v
Evidentemente, nos
casos em que o contedo
ou o assunto da carta for
especfico, no
possvel transform-la
em carta circular.
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MENSAGEM ELETRNICA
Por causa de sua flexibilidade e rapidez, o correio eletrnico
o meio de comunicao mais usual para a transmisso de
informaes no servio pblico, tanto entre os setores de uma
instituio quanto entre esta e seus fornecedores, parceiros,
prestadores de servios e outros.
O e-mail foi institudo como texto oficial por meio da Portaria
n. 91, de 4 de dezembro de 2002. Por isso, as caractersticas da
Redao Oficial, estudadas na Unidade 1, devem ser observadas
tambm para este tipo de comunicao. Em relao a essas
caractersticas, Matarazzo (1999) acrescenta que a mensagem
eletrnica requer o domnio da etiqueta virtual (chamada de
netiqueta), uma forma mnima de cerimonial, respaldado na etiqueta
social tradicional, no bom senso e na cordialidade.
Cuidados com a utilizao do e-mail
De fato, a mensagem eletrnica uma ferramenta muito
verstil, mas que requer alguns cuidados conforme seu uso, para
uma melhor otimizao e aproveitamento das comunicaes oficiais
internas ou externas. Acompanhe algumas dicas sobre como
melhorar suas comunicaes enviadas por correio eletrnico:
a linguagem formal deve ser mantida e aproximar-se
da carta, principalmente se a correspondncia for
enviada para fora do setor;
no deve haver exagero no uso da linguagem informal
em mensagens enviadas internamente, mesmo quando
estas substituem memorandos;
as regras gramaticais devem ser observadas e o assunto
exposto com clareza e boa organizao das ideias,
mesmo que seja para um companheiro de trabalho
prximo;
55
Mdulo 1
Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais
para e-mails que contiverem carta anexa, interessante
manter nesta a padroni zao estti ca estudada
anteriormente;
a mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer
informaes mnimas sobre seu contedo;
para os arquivos anexados mensagem deve ser
utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text
(arquivos com extenso *.rtf ); e
se estiver disponvel, deve-se utilizar sempre o recurso
de confirmao de leitura. Caso no seja possvel,
deve constar na mensagem o pedido de confirmao
de recebimento (BRASIL, 2002).
Flres (2007, p. 61) adverte que, para o uso da mensagem
eletrnica como documento oficial, devem ser observados, ainda,
os seguintes princpios:
os e-mails oficiais devem ter tratamento diferenciado
dos pessoais e respeitar a hierarquia do receptor, pelo
emprego das formas de tratamento adequadas;
as mensagens eletrnicas s devem ser enviadas
quando forem realmente necessrias;
se os e-mails merecem ser repassados, devem ser
antecedidos de uma introduo personalizada que
justifique o repasse; e
quando se tratar de e-mails circulares, a verso original
enviada ao superior e as cpias para as pessoas do
nvel hierrquico do emissor e subalternos.
Apesar de a mensagem eletrnica ser uma comunicao
similar a do bilhete ou a do contato telefnico, seu texto torna-se
um documento que pode ser utilizado, posteriormente, para diversos
fins, do mesmo modo que os documentos impressos e arquivados
so utilizados em relatrios que comprovam rendimentos, custos etc.
56
Bacharelado em Administrao Pblica
Redao Oficial
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de
correio eletrnico tenha valor documental, isto , para que possa
ser aceita como documento original, necessrio existir certificao
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei (BRASIL, 2002, p. 28).
A Medida Provisria n. 2.200-2, de 2 de agosto de 2001,
determina que, para ter validade legal, um documento eletrnico
precisa ter um certificado digital emitido por alguma Autoridade
Certificadora (AC) autorizada pela Infraestrutura de Chaves Pblicas
Brasileira (ICP-Brasil).
Esse tipo de certificao utiliza um recurso de criptografia
(codificao numrica) dos documentos eletrnicos, para garantir-
lhes a autenticidade, a integridade e a validade jurdica.
A cert i f i cao cri pt ogrf i ca ut i l i zada t ambm nas
assinaturas digitais, o que permite comprovar que uma mensagem
veio mesmo de determinado emissor, pois cada assinatura eletrnica
acompanhada de um cdigo numrico de uso exclusivo de seu
portador.
Vale lembrar que a assinatura digital certificada pelas ACs
autorizadas pela ICP-Brasil a nica forma de fazer com que a
assinatura de um documento eletrnico tenha a mesma validade
que a assinatura manuscrita registrada em cartrio.
Anlise de uma mensagem eletrnica
Analise a mensagem eletrnica do Quadro 9, criada para a
segui nte si tuao: Lui za envi ou a mensagem para os seus
companheiros de equipe do Ministrio da Cincia e Tecnologia
(MCT). A empresa Transportadora Floripana atrasou a entrega de
mercadorias para o MCT, e a Luiza precisa obter de sua equipe
uma informao e tentar resolver um problema.
57
Mdulo 1
Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais
Quadro 9: Mensagem de e-mail inadequada
Fonte: Elaborado pelos autores
Antes de prosseguir a leitura, reflita um pouco: quais so os
problemas encontrados nessa mensagem eletrnica, com
relao necessidade de serem enviadas comunicaes claras
e eficazes?
Um item importante diz respeito ao preenchimento do campo
Assunto. Como vemos, no h informaes especficas. Colocar
somente a pal avra atraso nesse campo pode di fi cul tar a
localizao do e-mail em uma lista de e-mails extensa, fato muito
comum nas instituies que utilizam diariamente essa ferramenta
de comunicao. A soluo seria acrescentar, no mnimo, o nome
da transportadora em questo
No tocante ao texto da mensagem, percebemos que h uma
aproximao excessiva entre a linguagem escrita e a linguagem
falada. Entretanto, esse no um problema to significativo quanto
o que percebemos na ltima sentena: Vou entrar em contato
novamente para tentar resolver o problema, ok?.
58
Bacharelado em Administrao Pblica
Redao Oficial
A partir do que Luiza escreveu, voc saberia dizer ao certo
com quem ela entrar em contato novamente? Com a sua equipe
ou com a Transportadora Floripana? E mais: voc saberia dizer
com segurana qual o problema que Luiza ir resolver? a questo
do cancelamento do contrato da transportadora ou a do atraso na
entrega da mercadoria? Se existem dvidas com relao a quem
Luiza contatar novamente ou qual problema ela ir tentar resolver,
porque o texto provoca respostas ambguas, no-claras,
ou seja, permite que surjam interpretaes indesejadas,
situao que, em muitos casos, pode gerar equvoco e at prejuzos.
Alm disso, observe a maneira pela qual Luiza solicita
informao: O contrato dela vai ser cancelado, n?. Ela supe j
saber a resposta para sua pergunta e induz os interlocutores a
meramente confirmarem seu palpite de que o contrato vai ser
cancelado. Isso pode provocar indisposio na equipe quanto a
responder satisfatoriamente pergunta ou a responder da maneira
pela qual Luiza espera ser respondida.
No Quadro 10, Luza refaz o e-mail com as alteraes que
visam tornar comum o seu pensamento e incentivar ou persuadir o
interlocutor a dar a resposta que ela espera:
Quadro 10: Mensagem de e-mail adequada
Fonte: Elaborado pelos autores
59
Mdulo 1
Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais
Em suma, no pensamento de Luiza tudo
estava bastante claro: ela entraria em contato
mais uma vez com a transportadora para tentar
resolver o problema do atraso na entrega das
mercadori as compradas no ms anteri or.
Entretanto, seu primeiro e-mail (Quadro 9) no
tornava esse pensamento comum aos membros
da equipe e nem contribua para a obteno
das respostas desejadas. Por isso, no segundo
e-mail (Quadro 10), a fim de corrigir essas
falhas, Luiza reescreve o texto com exatido,
no omitindo dados relevantes para a
correta compreenso de suas ideias.
ATA
Podemos definir ata como o registro claro e preciso das
ocorrncias de uma reunio, assembleia ou conveno. O que a
torna um texto oficial o fato de que, aps aprovada, para efeitos
legais, assume a condio de documento.
O local mais comum de registros de atas o livro de atas,
que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento,
assinados pela autoridade mxima da entidade ou por quem recebe
daquela autoridade delegao de poderes para tanto; esta tambm
poder numerar e rubricar todas as folhas do livro (MARTINS;
ZILBERKNOP, 1984, p. 130 apud FLRES, 2007, p. 95).
O termo de abertura indica a finalidade do livro e escrito
na primeira pgina; o termo de encerramento escrito na ltima
folha do livro, depois de preenchido pelas atas. Veja os exemplos de
termo de abertura (Quadro 11) e termo de encerramento (Quadro 12):
Gold (2005, p. 102) aponta que os maio-
res probl emas observados hoj e em di a
com rel ao s mensagens do correi o
eletrnico so a informalidade extrema-
da e a pressa ao escrever, como se essa
comunicao fosse uma fala despreo-
cupada. Em mui tos casos, i sso acaba
tornando a mensagem confusa e de dif-
ci l entendi mento.
Saiba mais
60
Bacharelado em Administrao Pblica
Redao Oficial
Quadro 11: Exemplo de termo de abertura
Fonte: Flres (2007, p. 96)
Termo de abertura
Este livro contm 100 (cem) folhas numeradas e rubricadas por
mim e se destina ao registro das Atas das Reunies da Comisso de
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , com sede nest a Capi t al , na
Rua ................................................................................ n ...............
Minha rubrica a seguinte: ....................................................................
Florianpolis, 2 de janeiro de 2007.
(assinatura)
Termo de encerramento
Eu, Ful ano de Tal , Secretri o da Sade do Muni c pi o de
.........................................., declaro encerrado este livro de atas.
Florianpolis, 18 de dezembro de 2007.
(assinatura)
Quadro 12: Exemplo de termo de encerramento
Fonte: Flres (2007, p. 96)
Componentes da ata
Os componentes bsicos de uma ata so: cabeal ho,
abertura, legalidade, referncia aos presentes, aprovao da ata
anterior, desenvolvimento e fecho. Cada um desses componentes
se apresenta com suas especificidades e se compe de elementos
prprios, como:
Cabealho: nmero da ata ou da reunio e a
denominao do grupo reunido.
Abertura: dia, ms, ano, hora, local da reunio, nome
de seu presidente, ordem do dia ou pauta.
61
Mdulo 1
Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais
Legalidade: segundo Flores (2007) a legalidade refere-
se declarao do presidente de que existe qurum*,
seguida da declarao de abertura da sesso. O
qurum da reunio varivel segundo o estatuto da
ent i dade ou o regi ment o do rgo reuni do:
normalmente h qurum com a presena de dois teros
dos convocados. Quando no se tem qurum, o
estatuto ou regimento prev as condies para a 2
convocao ou o 2 horrio da reunio e o nmero
necessrio de participantes para que a reunio ocorra.
A inexistncia de qurum requer registro em ata e, no
caso da reunio ter ocorrido por este motivo, em 2
convocao, isso deve ser informado na abertura.
Referncia aos presentes: identificao das pessoas
presentes, pelo nome ou por outra referncia; possvel
ainda, depois de conferida a lista de presena, fazer a
referncia aos presentes pelo nmero de pessoas,
quando a reunio tiver um nmero expressivo de
participantes.
Aprovao da ata anterior: a ata da reunio pode
ser aprovada logo aps a reunio ou no incio da
reunio posterior. Neste segundo caso, registra-se o fato
(leitura, discusso e aprovao da ata), as emendas e
retificaes sugeridas (se houver) (FLRES, 2007).
Desenvolvimento: narrao sucinta e clara dos temas
que foram tratados na reunio, organizada na sequncia
em que estes foram debatidos, sejam eles decises
tomadas pelo grupo, propostas debatidas e votadas
(com registro de votos a favor, contra e abstenes*),
ou deliberaes dos membros da reunio.
Fecho: finalizao que pode ser realizada por meio de
expresso de praxe, como Nada mais havendo a
tratar ou Esgotada a pauta, seguida da declarao
do encerramento da reunio feita pelo presidente, o
nome da localidade, a data e a(s) assinatura(s).
*Qurum O nmero m-
ni mo de pessoas pre-
sentes exigido por lei ou
estatuto para que um
rgo coletivo funcione.
Fonte: Ferreira (1999).
*Absteno recusa vo-
luntria de membro de
assembl ei a de i ntervi r,
como parti ci pante, em
discusso, deliberao,
deci so etc. Fonte:
Houaiss (2007).
62
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Redao Oficial
Analise a ata do Quadro 13, elaborada com a finalidade de
i l ustrar a redao dos componentes bsi cos desse ti po de
documento, em que o Conselho Municipal de Sade (CMS) de
Florianpolis se reuniu para deliberar sobre o adiantamento
financeiro ao Hospital Municipal desta cidade.
ATA N. 15 DA REUNIO DO CONSELHO MUNICIPAL
DE SADE DE FLORIANPOLIS
Aos nove dias do ms de junho de dois mil e cinco, s dez horas, na sala de
reunies da Prefeitura Municipal de Florianpolis, o Conselho Municipal de
Sade (CMS) reuniu-se sob a presidncia do Secretrio Municipal de Sade,
Senhor Fulano de Tal, para deliberar sobre o adiantamento financeiro ao Hospital
Municipal Santa Catarina. Constatada a existncia de qurum, o Presidente
abriu a reunio solicitando que o Representante do Hospital, Senhor Fulano de
Tal, justificasse aos conselheiros o pedido do adiantamento feito Secretaria
Municipal da Sade, lembrando-os da deliberao tomada na reunio do dia
trinta de maro de dois mil e cinco, de no autorizar o gestor a efetuar
adiantamento ao Hospital. Considerou, ainda, que a produo do ms j foi
entregue na contabilidade e que a Secretaria dever efetuar o pagamento at o
dia quinze de junho de dois mil e cinco. O Conselheiro Fulano de Tal esclareceu
que o motivo do adiantamento o cumprimento de um mandado de execuo
de causa trabalhista. Repassou tambm questes sobre a defesa do Hospital e a
falta de recursos imediatos para cumprimento do mandado. Dando continuidade,
o Assistente Fulano de Tal questionou a Administrao de Pessoal sobre a situao
do Sindicato Patronal em relao aos encargos sociais. importante, segundo o
Assistente, que o CMS saiba como est a verdadeira situao de empregador do
Hospital. Os conselheiros discutiram, ainda, a origem, a legalidade e o uso do
micronibus pelos idosos, e lembraram o Secretrio Municipal dos compromissos
assumidos pela atual administrao, com relao mobilidade dos usurios do
Hospital. Nada mais havendo a tratar, o Senhor Presidente encerrou a reunio
s onze horas. Eu, Fulana de Tal, Secretria Substituta, lavrei a presente ata que,
aps lida e aprovada, ser assinada por todos os presentes. Florianpolis, nove
de junho de dois mil e cinco.
Fulano de Tal Fulano de Tal Fulano de Tal
Presidente Representante do HMSC Assessor do HMSC
Fulana de Tal Fulano de Tal Fulana de Tal
Secretria Substituta Membro Membro
Quadro 13: Exemplo de ata
Fonte: Adaptado de Flres (2007, p. 98-99)
63
Mdulo 1
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Para a elaborao da ata devem ser observadas ainda as
seguintes recomendaes (FERREIRA; CAMBRUSSI, 2008, p. 112-113):
a) a redao da ata deve ser feita em linguagem objetiva,
evitando-se, assim, apreciaes subjetivas como
excelente proposta, belos argumentos, entre
outras;
b) ao narrar o que se passou na
reunio, o redator deve utilizar o
tempo verbal pretrito perfeito do
i ndi cat i vo: Ful ano decl arou,
deliberou, decidiu, e assim por
diante;
c) os nmeros e os valores devem ser
escritos por extenso;
d) as pal avras no devem ser
abreviadas;
e) por ser um documento que possui
val or j ur di co, a at a deve ser
lavrada (registrada), de modo que nada lhe possa ser
acrescentado ou modificado, o que previne, assim,
fraudes por isso escrita em linhas corridas.
ATESTADO
De acordo com Martins e Zilberknop (1995), atestado um
documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a
verdade a respeito de determinado fato.
O atestado deve ser impresso em folha timbrada e possuir a
palavra ATESTADO, centralizada e grafada em letras maisculas,
abaixo do timbre.
Ata
Para atas escri tas mo, acrescentam-
se ai nda as segui ntes recomendaes:
em caso de erro constatado no momen-
to da escri ta da ata, emprega-se a for-
ma correti va di go, entre v rgul as, se-
gui da da pal avra ou expresso correta;
quando o erro for percebido aps a re-
dao de toda a ata, usa-se a expresso
em tempo no final da ata. Exemplo: Em
tempo: na linha onde se l tratarem, leia-
se tratar.
Saiba mais
64
Bacharelado em Administrao Pblica
Redao Oficial
O texto deve ser escrito em um nico pargrafo, que pode
ser iniciado com a primeira pessoa do singular (Atesto), quando
uma s pessoa assina, ou com a primeira pessoa do plural
(Atestamos), quando mais de uma pessoa assina. Em seguida, deve
apresentar a finalidade do documento, de maneira definida e sem
a expresso vaga para os devidos fins. No texto deve constar,
tambm, o nome do interessado e a indicao do fato a ser atestado.
Aps o texto, escreve-se o nome da localidade e a data,
centralizados. Por fim, grafa-se o nome de quem assina o atestado,
seguido do cargo em letras maisculas. Veja um exemplo de atestado
no Quadro 14:
TIMBRE
ATESTADO
Atesto, para fins de concesso de dirias e passagem area para
participar do XV Encontro Nacional dos Estudantes de Administrao
(ENEAD), que Igor Duarte aluno regularmente matriculado na 5 fase do
Curso de Administrao desta Universidade e possui matrcula n. 54789-8.
Florianpolis, 7 de fevereiro de 2008.
Sofia Campos
COORDENADORA DO CURSO DE ADMINISTRAO
Quadro 14: Modelo de Atestado
Fonte: Elaborado pelos autores
Podemos diferenciar o atestado e a declarao porque esta
pode ser firmada por uma pessoa fsica em favor de si prpria, o
que no ocorre com o atestado. Por isso, as instituies pblicas
devem fornecer atestados, e no declaraes, j que atestado no
pode ser firmado por pessoa fsica em favor de si mesma.
Na redao empresarial, o atestado e a declarao so
documentos semelhantes, pois para a elaborao da declarao,
65
Mdulo 1
Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais
bast a subst i t ui r os t er mos ATESTADO e At est o por
DECLARAO e Declaro.
O atestado tambm difere da certido, porque ele se refere a
fatos transitrios, enquanto a certido se refere a fatos permanentes,
registrados em livros, boletins ou em outros documentos.
EDITAL DE CONVOCAO
A convocao um ato administrativo dirigido a muitas
pessoas para que estas se renam em determinado lugar e deliberem
sobre a pauta dessa reunio.
Possui o t t ul o EDI TAL DE CONVOCAO, ou
simplesmente CONVOCAO, e um pargrafo contendo:
o(s) cargo(s) daquele(s) que assina(m) a convocao,
seguido do verbo convocar na 3 pessoa do singular
(ou do plural);
a indicao dos que esto sendo convocados;
o tipo de reunio (ordinria, extraordinria, geral, entre
outras);
a data, o horrio e o local da reunio; e v) a lista dos
assuntos a serem tratados na reunio.
O atestado traz centralizado o fecho, e neste constam: o nome
da l ocal i dade, a dat a de el aborao da convocao, a(s)
assinatura(s) e o(s) nome(s) de quem firmou a convocao.
Veja o modelo apresentado no Quadro 15:
66
Bacharelado em Administrao Pblica
Redao Oficial
TIMBRE
CONVOCAO
O Presidente do Conselho de Administrao convoca os acionistas para
participarem da ASSEMBLEIA GERAL EXTRAODINRIA que ser realizada
em 18 de maio de 2008, s 8 horas, na sede social da empresa, na Rua
Henrique da Silveira, 117, nesta cidade, a fim de deliberarem sobre os
seguintes assuntos:
a) alterao do art. 12 do Estatuto Social, para a reestruturao dos cargos
do Conselho de Administrao; e
b) fixao da nova remunerao dos membros do Conselho.
Florianpolis, 9 de fevereiro de 2008.
Luciano Costa
Quadro 15: Modelo de Convocao
Fonte: Adaptado de Gold (2005, p. 128)
Outros tipos de editais, como os de concorrncia pblica, de
licitao, de leilo etc., no sero abordados neste livro, devido
s especificidades das caractersticas de elaborao dessas
comunicaes.
REQUERIMENTO
O requerimento um documento pelo qual a pessoa fsica
ou jurdica requer algo a que tem direito supostamente ou no ,
desde que este seja concedido por algum ato normativo (leis,
decretos, entre outros). Por isso, o requerimento pode apresentar a
citao do amparo legal do pedido.
v
Para saber mais a
respeito das
especificidades da
elaborao desses tipos
de editais, voc pode
consultar a obra
Licitaes e Contratos
Modelos Completos, de
Benedicto de Tolosa Filho
e Ricardo Fernandes de
Tolosa (3 edio), da
Editora do IBRAP
(Instituto Brasileiro de
Administrao Pblica).
67
Mdulo 1
Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais
Sua utilizao muito ampla: obteno de documentos
(certides, atestados etc.), de benefcios financeiros, de frias, de
aposentadorias, entre outros.
O requeri ment o pode ser cl assi f i cado segundo doi s
parmetros:
o nmero de requerentes (individual ou coletivo); e
a modalidade do texto (simples ou com exposio de
motivos).
As trs partes que compem o requerimento, a invocao, o
texto e o fecho, podem ser assim caracterizadas:
Invocao: formada pelo vocativo e pelo cargo da
pessoa a quem o documento dirigido; deve ser escrita
no alto da folha, a partir da margem esquerda.
Texto: composto por duas partes, o prembulo e o
corpo. O prembulo constitui-se do nome por extenso
do requerent e (em mai scul as ou no), sua
qual i f i cao e sua i dent i f i cao. Em caso de
requerimento coletivo (com mais de duas pessoas), no
lugar dos nomes dos requerentes, faz-se a identificao
por algo que comum a esse grupo. Exemplo: Os
abaixo assinados, todos moradores das ruas Marcus
Aurl i o, Fl ori ano Pei xot o, Gui do Mnt ega e
adjacncias, requerem que seja transferido o ponto
de nibus [...]. O corpo constitui-se da exposio do
que se est requerendo e da justificativa do que
requerido, podendo ser feita por meio da citao do
ato ou fato legal em que se fundamenta a solicitao.
Se for um requerimento com exposio de motivos,
aps a identificao do(s) requerente(s), a exposio
do que se est requerendo e a citao do ato legal,
que s vezes no const a, l i st am-se os mot i vos
(argument os baseados em f at os) em al neas
(FLRES, 2007, p. 72).
v
O requerimento coletivo
(simples ou com
exposio de motivos)
tambm chamado de
abaixo-assinado.
v
Veja a diferena: a)
abaixo assinado = abaixo
est assinado por
algum. b) abaixo-
assinado = nome de um
requerimento coletivo.
68
Bacharelado em Administrao Pblica
Redao Oficial
Fecho: apresenta expresso cannica*, seguida de
ponto, do nome da localidade, da data e da assinatura.
As expresses usuais do fecho podem ser escritas por
extenso ou abreviadas, como no Quadro 16:
POR EXTENSO
Nestes termos, pede deferimento.
Nestes termos, espera deferimento.
Aguarda deferimento.
Pede deferimento.
ABREVIADOS
N.T.
P.D.
N.T.
E.D.
A.D.
P.D.
SENHOR COORDENADOR DO CURSO DE ADMINISTRAO DA UFSC
7 a 10 linhas
AUGUSTO DOS SANTOS, aluno regularmente matriculado
no quinto semestre de Administrao desta Universidade, sob o n. 54789,
requer o aproveitamento integral da disciplina Direito Administrativo,
em virtude de t-la cursado em 2005 na Universidade Federal de Viosa
(MG), conforme comprovam os trs documentos anexos.
Nestes termos, pede deferimento.
Florianpolis, 5 de maro de 2008.
*Cannico diz-se de fra-
se ou construo que se-
gue as normais mais ha-
bituais da gramtica,
consideradas bsicas.
Fonte: Houaiss (2007).
Quadro 16: Fechos de requerimento
Fonte: Elaborado pelos autores
Veja a seguir um exemplo de requerimento simples, no
Quadro 17, e outro com exposio de motivos no Quadro18:
Quadro 17: Exemplo de requerimento simples
Fonte: Elaborado pelos autores
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Unidade 2 Comunicaes e Documentos Oficiais
Quadro 18: Exemplo de requerimento com exposio de motivos
Fonte: Adaptado de Flres (2002)
SENHOR CHEFE DO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO DA UFSC
IGOR DUARTE, matrcula n. 2459, Professor Assistente II/DE,
presentemente em licena parcial para formao, em fase de doutoramento
no Programa de Ps-Graduao em Administrao desta Universidade,
requer alterao da concesso de licena, de parcial para integral, no
ano de 2008, considerando:
a) o desgaste provocado pela sobrecarga de trabalhos, uma vez que
vem desenvolvendo, simultaneamente, atividades de ensino,
pesquisa e extenso;
b) a aprovao de seu projeto de doutorado, cujo cronograma prev
o trmino da redao da tese at o final do ano, e o decorrente
interesse em cumprir esse cronograma;
c) que nada obsta a tal pedido, nos textos das Resolues nos 25/
CEPE/2004 e 27/CEPE/2005, que fixam normas internas de
afastamento de docentes para formao; e
d) a possibilidade de o Departamento contratar substituto para
cumprir sua carga horria pelo perodo de um ano.
N.T.
P.D.
Florianpolis, 5 de maro de 2008.
70
Bacharelado em Administrao Pblica
Redao Oficial
Cuidados com a elaborao de requerimentos
Deve-se evitar o uso de expresses arcaicas ou
redundantes como:

[...] pelo presente, vem respeitosamente requerer a


V.Exa. se digne [...];

[...] vem mui respeitosamente requerer de V.Exa. [...];

[...] vem requerer [...]";

[...] vm requerer [...]; e

[...] vem, por meio deste, requerer que [...].


Prefira apenas:

[...] requer [...]; ou

[...] requerem [...].


O trecho do corpo do requerimento que antecede a
exposio de motivos termina por dois-pontos. A
seguir, so ordenados os motivos, um a um, indicados
por al neas adentradas com rel ao margem
esquerda. O texto de cada alnea* termina por ponto-
e-vrgula (o ltimo termina por ponto) e deve ter coeso
e coernci a com o t recho i ni ci al do corpo do
requerimento. Isso quer dizer que cada alnea o
complemento perfeito da ltima sentena do corpo do
requerimento, como voc pode comprovar no Quadro
18: [...], considerando: a) o desgaste [...]; [...],
considerando: c) que nada obsta [...].
COMUNICADO OU AVISO
O comunicado ou o aviso so comunicaes formais que
servem para ordenar, cientificar, prevenir, noticiar e convidar
(MEDEIROS, 1999).
*Al neas so subdivi-
ses de um artigo de lei,
decreto, contrato etc.
So grafadas com letra
minscula e seguidas do
trao curvo que fecha
parnteses: a); b);
c), e assim por diante.
Fonte: Bechara (2003).
71
Mdulo 1
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pratica comum os avisos ou as comunicaes terem poucas
cpias impressas, porque so, em geral, enviados por e-mail a todos os
interessados, uma vez que as caractersticas bsicas dessas comunicaes
so a brevidade e a linguagem clara. Veja o exemplo no Quadro 19:
TIMBRE
AVISO (ou) COMUNICADO
O Departamento de Recursos Humanos informa que os exames
peri di cos de sade devem ser marcados com 20 (vi nte) di as de
antecedncia, na sede da empresa.
As mudanas no cronograma de exames de cada setor devem ser
encaminhadas para <diretoriarh@infotec.br>.
Snia Borges
Diretora de Recursos Humanos
Quadro 19: Modelo de aviso e comunicado
Fonte: Elaborado pelos autores
PORTARIA
A portaria um documento oficial dirigido a uma repartio
ou a um indivduo, e assinada por autoridades superiores. Sua
utilizao ampla, conforme discorre Medeiros (1999, p. 302):
[...] na administrao pblica, um ato pelo qual o Minis-
tro de Estado ou outra autoridade competente estabelece
normas administrativas, baixa instrues para aplicao
de leis e decretos ou define situaes, como dispensa, re-
moo, lotao.
72
Bacharelado em Administrao Pblica
Redao Oficial
Alm desses usos apontados pelo autor, verifica-se que as
portarias so empregadas para nomear, demitir, suspender,
reintegrar funcionrios, aprovar trabalhos executados, designar
membros para constiturem comisso, entre outros.
Estrutura da Portaria
H dois tipos de portaria: a simples, formada por uma nica
frase, e a complexa, que dividida em artigos, pargrafos, incisos,
alneas e itens. Trs elementos compem a estrutura das portarias
simples e compostas: prembulo, corpo e assinatura.
Acompanhe atentamente no Quadro 20 as explicaes
detalhadas sobre cada elemento:
Prembulo
Apresenta trs
blocos de dados
Primeiro bloco: formado pelo nome da localidade e pela
data grafada por extenso, a partir da margem esquerda.
Segundo bloco: com pequenas variaes, formado pelo
nome do documento PORTARIA grafado em caixa alta,
seguido da abreviatura de nmero N. , do nmero do
documento, dentro da ordem de feitura no ano, da sigla
do rgo emitente e dos dois ltimos algarismos do ano.
Esses trs ltimos dados so separados entre si por bar-
ras. O segundo bloco de dados pode ser escrito na mes-
ma linha da data. A diagramao descrita refere-se ao
texto original; a forma publicada em dirio ou boletim
oficial ter os dados desses dois blocos compactados, da
seguinte forma: PORTARIA N. 22/SS/89, DE 24/7/89. A porta-
ria complexa apresenta a ementa (resumo do que trata)
logo abaixo desses dados, antes de iniciar o texto, em
bloco concentrado direita (conforme Quadro 22).
Terceiro bloco: constitui-se de duas partes. Abre com a
indicao do cargo que ocupa a autoridade encarregada
de assinar a portaria e segue com a citao da legislao
bsica que lhe delega tal poder. Dei xando um pequeno
intervalo linear, normalmente escrita no meio da linha
ou em pargrafo, vai a forma verbal RESOLVE (em caixa
alta), seguida de dois-pontos.
Quadro 20: estrutura da portaria
Fonte: Adaptado de Flres (2007, p. 64)
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Mdulo 1
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Corpo
Possui uma
forma especfica
para cada
modelo de
portaria.
Assinatura
Modelo simples: segue com o verbo que representa a
deciso da autoridade, ou, em outras palavras, o efeito
da portaria, que pode ser: nomear, exonerar, suspender,
promover, designar, conceder (licenas, aposentadorias...),
transferir, homologar, etc., escrito em pargrafo e com ini-
cial maiscula, embora no esteja iniciando a frase. Na
sequncia vem o nome da(s) pessoa(s) funcionrio(s)
pblico(s) e o fato a ser regulamentado ou a descrio
do objeto da portaria (por exemplo, a fixao de preos).
Modelo complexo: aps a forma verbal RESOLVE, seguida
de dois-pontos, o teor da portaria passa a ser expresso
em forma de artigos e pargrafos que podero se subdi-
vidir em incisos, alneas e itens (ver o Quadro 22). O texto
pode encerrar com expresses de praxe, como: Cumpra-
se ou Ao setor (ou autoridade) tal para os devidos
fins ou, muito frequente, com um artigo que indica as
disposies finais, como: A presente portaria entrar em
vigor na data de sua publicao, revogadas as disposi-
es em contrrio, ou com a indicao do nmero de
portarias anteriores que ficam revogadas ou, ainda, con-
forme o caso, com a indicao do prazo de validade da
portaria.
Abaixo do texto, sobre o nome da autoridade que expede
a portaria, com ou sem citao do cargo.
Quadro 20: estrutura da portaria
Fonte: Adaptado de Flres (2007, p. 64)
Exemplos de portaria
Veja no Quadro 21 um exemplo de portaria simples e no
Quadro 22 um exemplo de portaria complexa.
74
Bacharelado em Administrao Pblica
Redao Oficial
Prefeitura Municipal de Florianpolis
Secretaria Municipal de Educao
Rua Tenente Silveira, 60 5 andar, 88010-300
CNPJ 82.892.282/0001-49
Florianpolis, 18 de agosto de 2007. PORTARIA N. 1475/SME/07
O Secretrio Municipal de Educao, no uso das atribuies que lhe
confere o art. 1 da Lei n. 2.157, de 19 de dezembro de 1986,
RESOLVE:
Admitir Fulano de Tal, sob matrcula n 5801-7, como Professor
Substituto II (5712), na disciplina de Ingls (528), para atuar em classe-vaga
durante o perodo de 25/8/2007 a 5/12/2007, na Escola Bsica Carlos
Drummond de Andrade (29384), com carga horria de 20 (vinte) horas
semanais.
JOS CARLOS FERREIRA
Quadro 21: Exemplo de portaria simples
Fonte: Elaborado pelos autores
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Prefeitura Municipal de Florianpolis
Secretaria Municipal de Educao
Rua Tenente Silveira, 60 5 andar, 88010-300
CNPJ 82.892.282/0001-49
Florianpolis, 18 de agosto de 2007. PORTARIA SMR N. 4, de 15 de janeiro de 2008
Rat i f i ca di sposi es da port ari a
SEFIN n 4/4, de 7 de julho de 2004,
e estabelece procedimentos para o
exerccio da faculdade que a referida
norma disciplina.
O SECRETRIO MUNICIPAL DA RECEITA, no uso das atribuies
que lhe confere o art. 82, II, da Lei Orgnica do Municpio e nos termos do
art. 3, XXVI, da Lei Complementar n. 217, de 15 de fevereiro de 2006,
RESOLVE:
Art. 1 Ratificar e considerar em pleno vigor as disposies constantes
da Portaria SEFIN n. 4/4, de 7 de julho de 2004.
Art. 2 Determinar que, para valer-se da faculdade prevista na referida
Portaria, o interessado dever protocolar junto ao Pr-cidado Requerimento
para utilizar tais faculdades, conforme modelo constante do Anexo I.
Art. 3 O Requerimento dever ser firmado por representante legal
ou pessoa devidamente autorizada pela empresa requerente e acompanhado
da Autorizao de Uso de ECF (Equipamento Emissor de Cupom Fiscal),
emitida pela Secretaria de Estado da Fazenda dentro do prazo de validade.
Art. 4 O exerccio da faculdade prevista na Portaria SEFIN n. 4/04,
de 7 de julho de 2004 somente ser permitido dentro do prazo de validade
da Autorizao de Uso de ECF, devendo ser renovado o Requerimento quando
da renovao da referida Autorizao.
Art. 5 Esta Portaria entra em vigor a partir de 15 de janeiro de 2008.
ANTNIO JOS DE OLIVEIRA
Quadro 22: Exemplo de portaria complexa
Fonte: Adaptado de Prefeitura Municipal de Florianpolis (2008)
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Cuidados com a elaborao da portaria complexa
A elaborao da portaria complexa deve obedecer s regras
para a redao dos atos normativos de competncia dos rgos do
Poder Executivo, principalmente aos artigos 22 e 23 do Decreto
n. 4.176, de 28 de maro de 2002. Acompanhe a seguir trechos
desses artigos:
Art.22. Os textos dos projetos de ato normativo observaro
as seguintes regras:
I a unidade bsica de articulao o artigo, indicado pela
abreviatura Art., seguida de numerao ordinal at o nono
e cardinal, acompanhada de ponto, a partir do dcimo;
II a numerao do artigo separada do texto por dois
espaos em branco, sem traos ou outros sinais;
III o texto do artigo inicia-se com letra maiscula e termina
com ponto ou, nos casos em que se desdobrar em incisos,
com dois-pontos;
IV o artigo desdobra-se em pargrafos ou em incisos e o
pargrafo, em incisos;
V o pargrafo nico de artigo indicado pela expresso
Pargrafo nico, seguida de ponto e separada do texto
normativo por dois espaos em branco;
VI os pargrafos de artigo so indicados pelo smbolo "",
segui do de numerao ordi nal at o nono e cardi nal ,
acompanhada de ponto, a partir do dcimo;
VII a numerao do pargrafo separada do texto por dois
espaos em branco, sem traos ou outros sinais;
VIII o texto do pargrafo nico e dos pargrafos inicia-se
com letra maiscula e termina com ponto ou, nos casos em
que se desdobrar em incisos, com dois-pontos;
IX os incisos so indicados por algarismos romanos seguidos
de hfen, o qual separado do algarismo e do texto por um
espao em branco;
v
Todo o contedo desse
Decreto pode ser visto no
endereo: <http://
www010.dataprev.gov.br/
sislex/paginas/23/2002/
4176.htm>.
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X o texto do inciso inicia-se com letra minscula, salvo
quando se tratar de nome prprio, e termina com:
a) ponto-e-vrgula;
b) dois pontos, quando se desdobrar em alneas; ou
c) ponto, caso seja o ltimo;
XI o inciso desdobra-se em alneas, indicadas com letra
minscula seguindo o alfabeto e acompanhada de parntese,
separado do texto por um espao em branco;
XII o texto da alnea inicia-se com letra minscula, salvo
quando se tratar de nome prprio, e termina com:
a) ponto-e-vrgula;
b) dois pontos, quando se desdobrar em itens; ou
c) ponto, caso seja a ltima e anteceda artigo ou pargrafo;
XIII a alnea desdobra-se em itens, indicados por algarismos
arbicos, seguidos de ponto e separados do texto por um
espao em branco;
XIV o texto do item inicia-se com letra minscula, salvo
quando se tratar de nome prprio, e termina com:
a) ponto-e-vrgula; ou
b) ponto, caso seja o ltimo e anteceda artigo ou pargrafo;
[...].
Art.23. As disposies normativas sero redigidas com clareza,
preciso e ordem lgica, observado o seguinte:
I para a obteno da clareza:
a) usar as palavras e as expresses em seu sentido comum,
salvo quando a norma versar sobre assunto tcnico, hiptese
em que se pode empregar a nomenclatura prpria da rea
em que se est legislando;
b) usar frases curtas e concisas;
c) construir as oraes na ordem direta, evitando preciosismo,
neologismo e adjetivaes dispensveis;
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d) buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto
das normas legais, de preferncia o tempo presente ou o futuro
simples do presente; e
e) usar os recursos de pontuao de forma judiciosa, evitando
os abusos de carter estilstico;
II para a obteno da preciso:
a) articular a linguagem, tcnica ou comum, com clareza, de
modo que permita perfeita compreenso do objetivo, do
contedo e do alcance do ato normativo;
b) expressar a ideia, quando repetida no texto, por meio das
mesmas palavras, evitando o emprego de sinonmia com
propsito meramente estilstico;
c) evitar o emprego de expresso ou palavra que confira duplo
sentido ao texto;
d) escolher termos que tenham o mesmo sentido e significado
na maior parte do territrio nacional, evitando o uso de
expresses locais ou regionais;
e) usar apenas siglas consagradas pelo uso, observado o
pri nc pi o de que a pri mei ra ref ernci a no t ext o sej a
acompanhada de explicitao de seu significado;
f) indicar, expressamente, o dispositivo objeto de remisso,
por meio do emprego da abreviatura art. seguida do
correspondente nmero, ordinal ou cardinal;
g) utilizar as conjunes e ou ou no penltimo inciso, alnea
ou i t em, conf orme a sequnci a de di sposi t i vos sej a,
respectivamente, cumulativa ou disjuntiva;
h) grafar por extenso quaisquer referncias a nmeros e
percentuais, exceto data, nmero de ato normativo e casos
em que houver prejuzo para a compreenso do texto;
i) expressar valores monetrios em algarismos arbicos,
seguidos de sua indicao por extenso, entre parnteses;
j) empregar nas datas as seguintes formas:
1. 4 de maro de 1998 e no 04 de maro de 1998; e
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2. 1 de maio de 1998 e no 1 de maio de 1998;
l) grafar a remisso aos atos normativos das seguintes formas:
1. Lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990, na ementa, no
prembulo, na primeira remisso e na clusula de revogao;
e
2. Lei n. 8.112, de 1990, nos demais casos; e
m) grafar a indicao do ano sem o ponto entre as casas do
milhar e da centena;
[...].
CERTIDO
A certido um documento no qual se d testemunho de um
fato; declarao legal, de fim comprobatrio, baseada em registros
pblicos.
H vrios tipos de certido: pode consistir num resumo do
documento ou do ato inscrito nos livros do cartrio ou ainda ser a
transcrio literal e integral do ato ou documento. Neste ltimo caso
recebe o nome de translado. Alguns tipos de certido so:
de inteiro teor: reproduz, integral e fielmente, todo o
documento;
em breve relatrio ou reconto: resume os dados
ou pontos indicados pelo requerente e confirma o que
est escrito no original;
parcial: transcreve apenas uma parte do ato, ou
documento; e
negativa: afirma no existir o fato ou o ato que se
quer conhecer, e objeto do requerimento.
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Estrutura
Veja no Quadro 23 as partes que compem o tipo de certido
mais comum, o de reconto:
Quadro 23: Partes da certido de reconto
Fonte: Adaptado de Flres (2007)
A certido fornecida quando o requerente expressa o fim a
que se destina a certificao. De acordo com Medeiros (1999,
p. 270), so regras fundamentais para a feitura da certido:
Timbre
Ttulo
Texto
Fecho
Localidade e data
Assinatura
Deve ser o do rgo que fornece a certido, no alto do
papel .
Escreve-se CERTIDO com todas as letras maisculas. As
Certides podem ser numeradas; neste caso, o nmero
ficar direita do ttulo, seguido de uma barra inclina-
da e dos dois ltimos algarismos do ano em que foi
escrita (CERTIDO N. 10/89, por exemplo).
Constitui-se de um s pargrafo e pode conter os se-
guintes elementos:
Eu, seguido de vrgula;
nome civil e cargo ou funo da autoridade que vai
certificar, entre vrgulas;
indicao do superior que determinou a expedio do
documento (se houver);
certifico que;
indicao da fonte onde consta o registro do que est
sendo certificado;
consta que;
transcrio ou reconto do que interessa que seja certi-
ficado. Se o texto for transcrito, ficar entre aspas e aps
a conjuno que vo os dois-pontos.
O texto pode comear pela indicao do superior que
determinou a expedio da certido.
Terminando o texto (reconto ou transcrio), o certificante
declara ser verdadeiro o que recontou ou transcreveu.
H basicamente duas formas padronizadas de confir-
mar o que foi certificado: Por ser verdade, firmo a pre-
sente certido e O referido verdade, e disso dou f.
A frase de encerramento pode vir em continuao ao
texto (sem pargrafo).
Escritas em sequncia ao texto ou em linha nova e par-
grafo, com todos os nmeros por extenso.
Feita logo abaixo do texto, podendo ou no repetir o
nome e o cargo de quem assina.
81
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deve ser escrita em linhas corridas,
sem emendas ou rasuras;
no deve conter alneas; e
os nmeros devem ser escritos por
extenso.
Exemplo de certido
No Quadro 24 voc pode analisar um
modelo de certido em forma de reconto:
Quadro 24: Exemplo de certido em forma de reconto
Fonte: Santa Catarina (2003, p. 162)
ESTADO DE SANTA CATARINA
SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAO
DIRETORIA DE ADMINISTRAO PATRIMONIAL
GERNCIA DE ARQUIVO PBLICO
CERTIDO
Certifico, vista dos registros existentes nesta Gerncia do Arquivo
Pblico, livro n.1, folha 11, verso, que a Senhora FULANA DE TAL frequentou
com assiduidade o curso Arquivamento Intermedirio e Permanente, com
carga horria de 40 (quarenta) horas semanais, ministrado pelos tcnicos
deste Arquivo no ms de novembro de 1999. Sendo a expresso da verdade,
dato e assino a presente certido.
Florianpolis, (dia) de (ms) de (ano).
Nome
Cargo do signatrio
LOGO
Emendas ou rasuras
Flres (2002, p. 72) acrescenta o seguin-
te sobre as regras de fei tura da certi -
do: em caso de o texto ser datilografa-
do ou manuscrito, se o redator cometer
erro, pode corrigi-lo de duas maneiras:
usando o recurso do digo entre vrgu-
l as, quando perceber i medi atamente o
erro, e o recurso do Em tempo: onde se
l... leia-se..., no final do texto, se o erro
s foi percebi do quando o texto est
i ntei ramente escri to ou dati l ografado.
Saiba mais
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TELEGRAMA
Conforme adverte o Manual de Redao da Cmara dos
Deputados (BRASIL, 2004, p. 304), o telegrama* no
propri ament e uma comuni cao of i ci al , mas um mei o de
transmisso de mensagens. Devido ao seu custo elevado, o Manual
adverte ainda que o uso do telegrama deva ser restringido a duas
situaes (idem):
quando houver urgncia e no for possvel enviar a
mensagem por outros meios de transmisso mais
modernos e menos dispendiosos aos cofres pblicos,
como o correio eletrnico e o fax;
quando for necessria a confirmao identificada do
recebimento da mensagem urgente.
No h um padro fixo para a elaborao do telegrama,
pois necessrio orientar-se pela forma e pela estrutura dos
formulrios fornecidos pelos Correios nas agncias ou no stio da
internet.
Contudo, a recomendao que encontramos no Manual de
Redao da Cmara dos Deputados (idem) a de que a redao
da mensagem do telegrama deve pautar-se por dois elementos: a
conciso e a clareza. O primeiro, se justifica pelo alto custo de envio
desse tipo de mensagem. O segundo, se justifica pelo fato de que o
texto oficial deve possibilitar a imediata compreenso do leitor.
Exatamente por causa da necessidade de clareza na escrita da
mensagem do telegrama, o texto abreviado (ou telegrfico) deve
ser evitado e dar lugar a um texto corrido comum, com pontuao
e acentuao normais.
importante ressaltar que a formalidade de tratamento deve
ser mantida na mensagem do telegrama, ou seja, o redator deve
utilizar:
os pronomes de tratamento e os vocativos adequados
ao cargo que ocupa o destinatrio da mensagem,
*Telegrama toda comu-
nicao oficial expedida
por meio de telegrafia,
telex etc., recebe o nome
de telegrama. Fonte: Bra-
sil (2002, p. 27).
v
Voc pode ter acesso ao
formulrio de telegrama
dos Correios no seguinte
endereo eletrnico:
<https://www.correiosonline.
com.br/pt_SGMTelegrama
Nacional.asp?&dept_id=
1&sku=7&indice=3>.
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conforme foi estudado na Unidade 1, Pronomes de
Tratamento;
as formas de encerramento Respeitosamente, para
autoridades que ocupam um cargo hierarquicamente
superi or ao do emi t ent e da mensagem, e
At enci osament e, para par t i cul ares e para as
autoridades de mesmo nvel hierrquico, ou de nvel
inferior, ao do emissor.
Veja um exemplo de mensagem de telegrama no Quadro 25:
Senhor Jos da Silva,
Solicito a V.Sa. o urgente comparecimento na Cmara dos Deputados
Coordenao de Contratos Anexo I, 13 andar, sala 1306, para tratar de
assinatura de contrato de prestao de servios.
Atenciosamente,
Joo dos Santos
Diretor
Quadro 25: Exemplo de mensagem de telegrama
Fonte: Adaptado de Brasil (2004, p. 305)
FAX
O fax, forma abreviada de fac-smile, no exatamente uma
comunicao oficial, mas um meio de transmisso de mensagens,
assim como o telegrama e o correio eletrnico. Por causa da
consolidao da internet, essa forma de comunicao est sendo
menos utilizada pelo servio pblico, mas nas situaes em que for
necessrio enviar mensagens urgentes ou antecipar o envio de
documentos, e no for possvel fazer isso por meio eletrnico, o fax
ainda a forma mais recomendada.
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Redao Oficial
Seu uso requer alguns cuidados, principalmente em relao
ao arquivamento de documentos recebidos por este meio de
transmisso de mensagens, porque o papel que utilizado em muitos
modelos de fax se deteriora rapidamente. Nestes casos, se for
preciso arquivar um documento recebido, deve-se arquivar a
fotocpia (xrox) deste, e no a verso impressa pelo prprio
aparelho de fax.
Conforme o Manual de Redao da Presidncia da Repblica
(BRASIL, 2002, p. 27), os documentos enviados por fax mantm
a forma e a estrutura que lhes so inerentes. Isso significa que,
por exemplo, se for necessrio o envio de uma carta por fax, ela
deve ser elaborada conforme as recomendaes estudadas na seo
sobre carta desta Unidade.
O Manual da Presidncia (idem) determina ainda que, antes
do envio de documentos, necessrio enviar uma folha de rosto,
que serve para a identificao da mensagem que est sendo
transmitida. Veja um exemplo de folha de rosto que enviada por
fax, antes do envio do documento original:
Quadro 26: Modelo de folha de rosto para fax
Fonte: Adaptado de Brasil (2004, p. 306)
[rgo Expedidor]
[Setor do rgo expedidor]
[Endereo do rgo expedidor]
Destinatrio:______________________________________________________
Nmero do fax de destino:______________________ Data:____/____/______
Remetente: _____________________________________________________
Telefone do remetente:__________. Fax/correio eletrnico:_______________
Nmero de pginas: esta + _____________. Nmero do documento:_______
Assunto:___________________________________________________________
Observaes:______________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________