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Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun.
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As funes de produo, classificao e avaliao de documentos
arquivsticos no software Nuxeo Document Management

Daniel Flores
danielflores@ufsm.br
Professor Doutor do Departamento de Documentao do Curso de Arquivologia e Mestrado
em Patrimnio Cultural da UFSM

Srgio Renato Lampert
serginholampert@gmail.com
Especialista em Gesto em Arquivos, membro do grupo de pesquisa de Gesto Eletrnica
de Documentos Arquivsticos-GED/A e mestrando em Patrimnio Cultural da UFSM

Resumo: O presente artigo apresenta o estudo do software Nuxeo frente implementao
das funes arquivsticas de produo, classificao e avaliao de documentos. A anlise
da ferramenta possibilitou verificar o procedimento de instalao, apontando dificuldades e
barreiras para os profissionais arquivistas que desejam instalar a soluo. Tambm pde-se
verificar o processo de produo documental no aplicativo, identificando que este o
procedimento balizador da gesto documental. Ademais, foi possvel examinar a funo de
classificao dos documentos produzidos no software, que apontou o atendimento aos
preceitos arquivsticos. Igualmente pde-se analisar a implementao da avaliao
documental na ferramenta, identificando a possibilidade de implantar o processo avaliativo,
bem como a teoria das trs idades durante a produo de documentos. No entanto, o sistema
no operacionaliza a avaliao documental de modo automatizado, como nas outras
funes. Por fim, elaborou-se um manual voltado para os profissionais arquivistas
instalarem e utilizarem o Nuxeo DM.
Palavras-chave: Nuxeo; Gesto eletrnica de documentos; Produo de documentos;
Avaliao de documentos; Classificao de documentos.

The archival functions of production, clasification and appraisal of documents in
the software Nuxeo Document Management
Abstract: This paper presents the analysis of Nuxeo software implementation about
archival functions of production, classification and appraisal of documents. The analysis
tool allowed verification of the installation procedure, pointing out the difficulties and
barriers to professional archivists who want install. You can also check the document
production process in the application, identifying this procedure as the marker of Document
Management. Moreover, it was possible to examine the role of classification of documents
produced in the software, which pointed to the precepts of archival care. Also we could
examine the appraisal documents, from the perspective of implementation of this tool in
identifying the possibility of implementing the theory of three ages during the production of
documents as well as the appraisal. Is the fact that the system does not apply in an
automated the evaluation function, unlike the other functions. We developed a manual of
install and use of Nuxeo DM.
Key-words: Nuxeo; Document Management; Production of documents; Appraisal of
documents; Classification of documents.
Daniel Flores e Srgio Renato Lampert

Informao Arquivstica, Rio de Janeiro, RJ, v. 2, n. 1, p. 41-64, jan./jun., 2013
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Introduo
ompreende-se que a
Arquivologia foi uma das
reas que aproximou-se da
Tecnologia da Informao nas ltimas
duas dcadas. Neste sentido, o
profissional da gesto dos documentos e
dos arquivos, o arquivista, pblico alvo
deste estudo, frente a gama de
tecnologias (de Gesto Eletrnica de
Documentos - GED) e aplicaes
disponibilizadas, deve utiliz-las para
gerir de modo eficaz e seguro as
informaes, independente do suporte.
Apesar do atual contexto, onde o
uso do computador habitual, entende-
se que os arquivistas, em sua maioria,
no esto familiarizados com as
ferramentas de gesto documental, no
que tange instalar, aplicar e utilizar os
recursos que estas possibilitam. Do
mesmo modo, entende-se que empregar
certas tecnologias no fazer arquivstico
um processo moroso e difcil. Embora a
informatizao de diversos processos e
procedimentos no seja a soluo de
todos os problemas, compreende-se que
o uso de softwares para gerir de modo
eletrnico os documentos, pode ser um
recurso de grande valia para o arquivista.
Neste sentido, esta pesquisa
apresenta o software de gesto docu-
mental Nuxeo para a gesto de
documentos, a fim de apontar suas
caractersticas, o processo de instalao
e as dificuldades encontradas no decorrer
deste. Ademais, busca-se sob a tica de
um arquivista, analisar e testar a
empregabilidade de funes arquivsticas
na ferramenta e, sobretudo desmistificar
a ideia de complexidade que alguns
profissionais possuem em relao aos
softwares de gesto documental. Por fim,
como resultado desta anlise, pode-se
organizar um manual voltado aos
profissionais da rea arquivstica para
instalao e utilizao do Nuxeo.
Cabe destacar que quando
aborda-se esta temtica de estudo, os
requisitos do Sistema Informatizado de
Gesto Arquivstica de Documentos -
SIGAD
1
devem ser levados em conta,
uma vez que so considerados
balizadores de uma ferramenta de gesto
documental. No entanto, este trabalho
no busca analisar o software Nuxeo
sobre a tica dos requisitos que um

1
O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ,
por meio da Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos CTDE, apresentou na publicao
do e-ARQ Brasil (2011), o Modelo de Requisitos
para um Sistema Informatizado de Gesto
Arquivstica de Documentos SIGAD, que visa
o controle completo do ciclo de vida dos
documentos arquivsticos, desde sua captura at
a destinao final, seguindo os procedimentos da
gesto arquivstica de documentos.
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SIGAD prope, mas pelo vis da anlise
da implementao de funes arqui-
vsticas neste.
Ainda que o SIGAD seja
referncia, este trabalho justifica-se pela
busca de solues que aproximem o
fazer arquivstico, a TI e os pressupostos
da GED/A (Gesto Eletrnica de
Documentos Arquivsticos), visto que a
procura por ferramentas que atendam as
funes arquivsticas incessante. Alm
disto, ainda no se tem, por ora, um
software reconhecidamente fruto dos
requisitos preconizados pela e-ARQ
Brasil. Neste sentido, o estudo do Nuxeo,
visa apresentar comunidade arqui-
vstica mais uma soluo, diante de
tantas outras existentes, que auxilie na
implementao de polticas arquivsticas
para documentos produzidos em meio
eletrnico.
Este trabalho justifica-se
tambm, pelo propsito de instigar o
profissional arquivista, no somente no
que tange ao aperfeioamento profis-
sional, mas tambm no incentivo
produo de conhecimento, uma vez que
estudos sobre TI e GED ganham cada
vez mais espao em eventos de sua rea
de abrangncia. Alm disso, o arquivista,
que ainda hoje visto como um
profissional que trabalha apenas com
suporte analgico, enraizado na
concepo de atuar somente com o
suporte papel, precisa estar atento as
novas tecnologias.
luz do que foi apresentado at
o momento e com a aproximao da
arquivologia com a TI, perceptvel
atravs da crescente demanda por
softwares, entende-se que boa parte dos
arquivistas no esto aptos para
empregar as ferramentas de GED, no que
concerne sua instalao e aplicao. Um
destaque deve ser feito, por exemplo, nas
dificuldades relatadas por arquivistas na
instalao de sistemas que requeiram
servidores Web
4
, como o ICA-AtoM ou
Archivematica, ainda que ressaltando a
distino de que o primeiro no
voltado para a gesto de documentos, e
sim descrio documental, tanto quanto
o segundo voltado para a preservao
digital. A preocupao com a preser-
vao digital e a obsolescncia dos
arquivos e programas que armazenam as
informaes, so fatores que chamam
ateno para a GED/A. Assim, esta
pesquisa pode ser identificada como uma
referncia que busca contribuir para
aproximar e estreitar laos da TI com a
Arquivologia.

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Servidores Web, que requeiram WAMP
(Windows+Apache+MySQL+PHP) ou LAMP
(Linux+Apache+MySQL+PHP).

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Por fim, em relao a metodo-
logia adotada para investigao, do
ponto de vista de sua natureza, foi
considerada aplicada. Quanto a forma de
abordagem do problema, uma pesquisa
qualitativa. No que tange aos seus
objetivos, a pesquisa exploratria. J,
com relao aos procedimentos tcnicos,
considerada bibliogrfica, visto que
utiliza referencial publicado na rea de
gesto documental, TI, GED/A e
software livre.
Para definio do software
estudado, levou-se em conta os pr-
requisitos de instalao do mesmo, pois
diversas solues que gerenciam docu-
mentos em meio eletrnico necessitam
de outros softwares, como PHP, Apache
e MySQL para o funcionamento.
Tambm contribuiu para escolha do
Nuxeo, o fato deste ser de fcil
instalao em relao as demais ferra-
mentas, conforme relatado no Trabalho
de Concluso de Curso intitulado Os
Sistemas de workflow em arquivstica: a
identificao dos modelos e a anlise das
ferramentas, apresentado no ano de
2010 por orientao deste pesquisador.
Este estudo abordou as ferramentas de
GED Agorum Core, Alfresco, Archi-
vistaBox, KnowledgeTree, Maarch e Owl
Intranet.

Referencial terico
Gesto documental e produo de
documentos
Aps a II Guerra Mundial, a
produo de informao cresceu de uma
forma avassaladora, obrigando as
instituies a buscarem novas solues
para administrar o grande volume
documental acumulado. Neste meio,
alm da Arquivstica e da teoria das trs
idades que a norteia, surgiu o conceito de
gesto de documentos, conforme Lei
Federal:

considera-se gesto de documentos o conjunto
de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. (Lei
Federal 8.159 de 8 de janeiro de 1991).

Alguns objetivos da gesto de
documentos, destacados por Lopes
(1996) so: assegurar a produo,
administrao, manuteno e destinao
dos documentos; garantir a aces-
sibilidade da informao quando e onde
seja necessria e avaliar a documentao
de acordo com seus valores
estabelecendo o destino da mesma em
tabelas de temporalidade.
Com base no conceito de gesto
de documentos, apresentado na Lei
Federal, Paes (2005) destaca trs fases

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bsicas da gesto de documentos: a
produo, a destinao e a utilizao.
Destas fases, destaca-se a produo.
A produo de documentos
permite a gesto e concepo de
formulrios, preparao e gesto de
correspondncia, gesto de informes e
diretrizes, fomento de sistemas de gesto
da informao e aplicao de tecnologias
modernas a esses processos (JAMES
RHOADS, 1983, apud JARDIM, 1987).
Santos (2005, p. 151) enfatiza que a
produo de um documento decor-
rente de uma demanda administrativa ou
tcnica que precisa ser registrada para
que produza efeito e possa servir de
comprovao da execuo desta. Sob
esta tica, Jardim (1987) colabora ao
afirmar que a produo documental
acontece em funo das atividades que
so desempenhadas no mbito das
organizaes.
Com base nos autores acima
citados, compreende-se que a produo
de documentos ocorre em virtude de
uma atividade ou ato administrativo de
um rgo, setor ou organizao que
necessita ser registrado e comprovado,
para que possa ter efeito. Cruz Mundet
(1996) tambm identifica a importncia
da produo documental, ao salientar
que seu levantamento permite o conhe-
cimento geral da origem funcional dos
documentos, sua natureza, tipologia e o
valor que tem para o rgo produtor.
Neste sentido, a aplicao da clas-
sificao documental, e tambm da
avaliao de documentos, tende a ser
mais precisa.

Classificao documental
A classificao de documentos de
arquivo, conforme Gonalves (1998)
defende, entendida como a ordenao
intelectual e fsica dos acervos, baseada
numa proposta de hierarquizao das
informaes. De acordo com Rousseau e
Couture (1998), a classificao a
primeira etapa de tratamento que conduz
a acessibilidade do acervo documental.
O objetivo da classificao ,
essencialmente, dar visibilidade s
funes e as atividades do organismo
produtor, deixando claras as ligaes
entre os documentos. Sob este prisma
Heredia Herrera (1993) refere-se
classificao como um trabalho
intelectual que estabelece classes, ao
separar ou dividir um conjunto de
elementos, que integrados formam parte
de um todo. Schellenberg afirma que:

se os documentos so adequadamente
classificados, atendero bem s necessidades
das operaes correntes. E, para tanto, devem
ser arranjados em funo do uso que tm em
determinadas unidades administrativas de um

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rgo. Em todos os casos, desde os relativos a
importantes assuntos de poltica at os de
operaes de rotina, devero ser agrupados em
relao ao seu uso. (SCHELLENBERG, 2005,
p. 83)

Gonalves (1998), afirma que a
classificao de documentos geral-
mente traduzida em um esquema no qual
a hierarquia entre as classes e subclasses
aparece representada espacialmente, a
esse esquema d-se o nome de plano de
classificao. Deve-se ainda registrar
que na literatura brasileira, a
classificao, no permanente, denomina-
se arranjo, e seu instrumento o quadro
de arranjo, assim como as classes e
subclasses denominam-se sries e
subsries documentais.
No momento da elaborao do
plano de classificao deve-se ter em
mente a sua aplicao, sendo conve-
niente fazer com que este tenha trs
qualidades fundamentais: simplicidade,
flexibilidade e expansividade (SOUSA,
2008). Sob esta tica, o plano de
classificao pode ser elaborado con-
forme os mtodos de classificao:
funcional; estrutural e por assunto
(SCHELLENBERG, 2005).
Por fim, a classificao, confor-
me compreende Sousa (2008), aparece
como primeira interveno que garante a
qualidade e fundamentos necessrios
para outras incurses no universo arqui-
vstico, tais como a avaliao e a
descrio. Logo, afirma-se que o
processo de classificao , junto da
avaliao, um dos pilares do fazer
arquivstico.

Avaliao documental
Para melhor entendimento do
processo de avaliao documental, deve-
se apontar em um primeiro momento, a
teoria que o norteia. Assim sendo,
conforme Rousseau e Couture (1998), a
teoria balizadora a chamada Teoria das
Trs Idades.
Rousseau e Couture (1998)
identificam que esta divide o ciclo de
vida de um documento em trs fases (ou
idades): corrente, intermediria e per-
manente, de acordo com a frequncia de
uso e a identificao de seus valores
primrio e secundrio. Compreende-se
que o ciclo de vida dos documentos
uma sucesso de fases por que passam os
documentos, desde sua produo at sua
destinao final, dividindo a vida dos
documentos em trs fases, bem como
constituindo a teoria das trs idades.
O arquivo corrente, conforme o
Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica - DBTA (ARQUIVO NA-
CIONAL, 2005, p. 29) o conjunto de
documentos em tramitao ou no, que,

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pelo seu valor primrio, objeto de
consultas frequentes pela entidade que o
produziu, a quem compete a sua
administrao. O arquivo intermedirio
o conjunto de documentos originrios
de arquivos correntes, com uso pouco
frequente (Ibid., p. 32) e o arquivo
permanente corresponde ao conjunto de
documentos preservados em carter
definitivo em funo de seu valor
(Ibid., p. 34).
De acordo com Santos (2008),
para realizar-se a avaliao necessrio
conhecimento do funcionamento da
instituio, de sua estrutura admi-
nistrativa e das atividades que geram
documentos. Neste contexto, a avaliao
documental consiste em identificar
valores e definir prazos de guarda para
os documentos de arquivo. Segundo
Bernardes (1998), dever ser realizada
paralelamente ao trabalho de
classificao, no momento da produo,
para evitar o acmulo desordenado.
A funo arquivstica de
avaliao fundamental para o processo
de gesto documental, pois define a
documentao que deve ser permanen-
temente preservada, ou a que deve ser
eliminada pela sua irrelevncia. Sob esta
tica, Cruz Mundet (1996) compreende
que a avaliao delimita as fontes
arquivsticas de informao que sero
deixadas s geraes futuras.
Lopes (1997, p. 120) entende que
a avaliao comea na classificao e
complementa que o ato de construir a
tabela de temporalidade , ao mesmo
tempo, um procedimento classificatrio,
avaliativo e descritivo, preso questo
do valor. Neste sentido, afirma-se que a
classificao, juntamente com a
avaliao, busca manter o controle sobre
os acervos, impedindo que a massa do-
cumental cresa de forma desorganizada.

Arquivologia e Tecnologia da Infor-
mao
Considerando que hoje a
Arquivologia uma das divises que
compem a rea de estudo da Cincia da
Informao (CI) - Cincias Sociais Apli-
cadas - CSA (CNPq) (mesmo que haja
um movimento de autonomia da
Arquivologia em relao CI e
vinculao direta CSA) - juntamente
com Biblioteconomia e Museologia, ao
abordar a questo da aproximao entre
CI e Cincia da Computao CC, est
se buscando apresentar fundamentos
tericos para consolidar a relao entre
Arquivologia e Informtica, bem como
TI.

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Saracevic (1995 apud
FONSECA, 2005, p. 27) prope que a
CI composta por trs principais
caractersticas, definidas como vetores
de seu desenvolvimento e evoluo:
interdisciplinar; est inevitavelmente
ligada TI e tem sua evoluo marcada
pelo desenvolvimento da chamada
sociedade da informao. Nesta tica,
Somerville (1993 apud FLORES, 2006)
afirma que a TI o resultado de uma
relao transdisciplinar entre a CI e a
CC, fruto do estreitamento das relaes
entre a CC e a Informtica.
A TI caracteriza-se pela sua
interdisciplinaridade e por ser um
conjunto de hardware e software para o
desempenho das tarefas de proces-
samento da informao, como coletar,
transmitir, armazenar, recuperar, ma-
nipular e exibir dados (CAMPOS
ROCHA, 1997 apud FLORES, 2006, p.
80).
Lopes (1997, p. 75) entende que a
principal questo a ser enfrentada na
aplicao da TI, a da informatizao do
acesso, isto , o uso dos computadores
para gerir o ativo e o passivo de
informaes contidas em suporte papel,
fotogrfico e microflmico. Neste
sentido, as Tecnologias de Informao
resultam em um grande impacto sobre as
prticas arquivsticas, visto que uma
significativa parcela dos arquivistas no
domina tais tecnologias. Sob este prisma,
cabe aos profissionais da informao
aproximar-se da TI, uma vez que os
softwares de gesto documental so
predominantemente frutos das aplicaes
desta.

Gesto Arquivstica de Documentos
Digitais
Em primeiro lugar, necessrio
dizer que a Gesto Arquivstica de
Documentos Digitais, ora intitulada
Gesto Eletrnica de Documentos ou
ainda Gesto Arquivstica de Docu-
mentos Eletrnicos, surgiu como uma
parte da TI, que busca, basicamente,
proceder gesto de documentos
(FLORES, 2006).
No princpio, a Gesto Eletrnica
de Documentos Arquivsticos GED/A
era abordada unicamente enquanto
sistema, sob a tica do GED, sendo
confundida com o mesmo at pouco
tempo atrs. Na sua concepo, o
Gerenciamento Eletrnico de
Documentos (GED) era um instrumento
para disponibilizar a informao digi-
talizada e/ou documentos gerados em
ambientes eletrnicos. Como afirma

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Kock (1998), mais recentemente, o
GED:

Vem buscando incorporar os conceitos
arquivsticos, evoluindo de um mero software
de digitalizao e acesso para tornar-se um
instrumento de apoio dentro de um sistema de
gerenciamento de documentao, seja ele
eletrnico ou no. (Kock, 1998 apud SANTOS,
2005, p. 17).

Baldam et al (2002, p. 42)
salienta que o GED engloba um conjunto
de tecnologias: COLD
5
, Document
Imaging
6
, Document Management
7
,
ICR
8
, OCR
9
,Workflow
10
, etc.
Com o passar dos anos, a
crescente produo de documentos
suscitou, nos profissionais da
informao, uma preocupao em como
estes estavam sendo geridos enquanto
documentos arquivsticos. Da mesma
forma, a apreenso tambm residia em
como garantir o acesso perene aos
mesmos. Neste mbito, buscando
afastar-se do GED, um novo entendi-
mento acerca da GED/A passou a

5
Computer Output to Laser Disk vem sendo
substitudo por ERM: gerenciamento de
relatrios robustos oriundos de sistemas
corporativos.
6
Document Imaging processamento,
arquivamento e recuperao de imagens.
7
Document Management gerenciamento de
documentos.
8
Intelligent Character Recognition permite
reconhecer manuscritos em documentos.
9
Optical Character Recognition permite
reconhecer caracteres impressos ou
datilografados em dados processveis pelo
computador.
10
Workflow fluxo de trabalho.
delinear-se, enraizado na perspectiva de
gesto sistmica do documento
arquivstico, ao realizar todas as
operaes tcnicas da gesto docu-
mental, desde a produo at a
destinao final do documento. Sob este
prisma, foi desenvolvido o e-ARQ
Brasil, que estabelece requisitos mni-
mos para um SIGAD:

um conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas, caracterstico do sistema de gesto
arquivstica de documentos, processado por
computador. Pode compreender um software
particular, um determinado nmero de
softwares integrados, adquiridos ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma
combinao destes. O sucesso do SIGAD
depender, fundamentalmente, da
implementao prvia de um programa de
gesto arquivstica de documentos.
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS,
CTDE, 2011, p. 10)

Compreende-se que a gesto
arquivstica de documentos digitais pode
ser implementada com base nas
prerrogativas do SIGAD. No que tange
s caractersticas que diferem SIGAD,
de GED, estas consistem na relao
orgnica dos documentos, concebidas no
primeiro, bem como na aplicao do
ciclo de vida dos documentos, nem
sempre abordado nos sistemas de
Documentos.


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Software Livre
Tem-se que as solues GED
necessitam de grande investimento para
implantao. Neste sentido, as
ferramentas desenvolvidas em Software
Livre SL surgem como soluo para
gerenciar a informao produzida e
armazenada em meio eletrnico,
conforme os preceitos que norteiam a
filosofia do Projeto GNU
11
:

Informtica uma questo de liberdade: as
pessoas deveriam ter a liberdade de usar
programas de todas as maneiras socialmente
teis. Programas de computador diferem de
objetos materiais como cadeiras, sanduches
e gasolina em que podem ser copiados e
alterados muito mais facilmente. Essas
possibilidades tornam os programas to teis;
cremos que usurios de Informtica deveriam
poder utiliz-las. (FREE SOFTWARE
FOUNDATION, 2009)

Sob esta tica, Mcclure (2007
apud LUCCA, 2007) afirma ser possvel
determinar que um dos maiores
elementos que iro moldar o futuro da
gesto de documentos o Software
Livre. Bangert (2007 apud LUCCA,
2007) complementa que as empresas
precisam de sistemas com flexibilidade
para adaptar-se s mudanas, e possuir
um software que permita customizao
de grande utilidade.
De maneira geral, o conceito de
SL se refere a programas de computador

11
Disponvel em:
<http://www.gnu.org/philosophy/philosophy.pt-
br.html>. Acesso em: 12 de nov. 2011.
que podem ser livremente executados,
copiados, distribudos, estudados,
modificados e aperfeioados por seus
usurios. Para garantir estas liberdades,
todo Software Livre tem seu cdigo
fonte aberto e disponvel.
Conforme a filosofia do Projeto
GNU (2011), existem quatro liberdades
essenciais no mbito do Software Livre:
liberdade para executar o programa, com
qualquer propsito (Liberdade 0);
liberdade de estudar como o programa
funciona, e mudar o cdigo-fonte
(Liberdade 1); liberdade de redistribuir
cpias exatas (Liberdade 2); liberdade de
melhorar o programa e tornar pblicas as
melhorias aos demais, de modo que toda
a comunidade se beneficie (Liberdade
3). De acordo com a Fundao Software
Livre (2009), um programa SL se os
usurios tm todas essas liberdades.

Resultados
Procedimento de instalao do software
O software Nuxeo carac-
terizado, de acordo com seu site
12
, por
ser uma ferramenta de Enterprise
Content Management - ECM
13
multipla-

12
Disponvel em: <http://www.nuxeo.com/en>.
Acesso em: 29 out. 2012.
13
ECM um conjunto de tecnologias utilizadas
para gerncia do ciclo de vida das informaes
no-estruturadas de uma empresa, contemplando
as fases de criao/captura, armazenamento,

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1

taforma (Linux, Mac e Windows) de
cdigo aberto. Softwares ECM, isto ,
para Gesto de Contedo Empresarial,
so identificados pelas empresas que os
desenvolvem como solues GED. Na
prtica, pelo fato de no existir entidades
oficiais que definam as siglas ECM e
GED para designar produtos ou servios
provenientes destas solues, no h
diferena entre os termos, pois no
existem regras que, de fato, diferenciem
GED de ECM, conforme destaca o
Portal GED
14
. Diante do exposto,
entende-se que o Nuxeo um software
de Gesto Eletrnica de Documentos.
O Nuxeo possui uma gama de
produtos/pacotes de instalao para
gesto da informao, que permitem, em
sntese, difundir, armazenar, arquivar,
compartilhar, buscar, pesquisar, produzir
e gerenciar informao, independen-
temente do formato/suporte. Apesar das
diversas funcionalidades disponibi-
lizadas pela ferramenta, o foco deste
trabalho dar-se- no mdulo Nuxeo
Document Management. Neste, ser
analisada as funes de produo,

versionamento, indexao, gesto, descarte,
distribuio, publicao, pesquisa e
arquivamento. Disponvel em:
<http://www.ged.net.br/glossario-ged.html>.
Acesso em: 07 jan. 2013.
14
Disponvel em:
<http://www.ged.net.br/ecm.html>. Acesso em:
15 jan. 2013.
classificao e avaliao de documentos.
Para isso, deve-se acessar o site do
Nuxeo e realizar o download da
ferramenta, disponvel no endereo
eletrnico http://www.nuxeo.com/en.
O Nuxeo disponibiliza a verso
5.6 em diferentes pacotes para
download: Nuxeo DM Windows Installer
(.exe) disponvel para o Windows (248
MB), instala tambm o SGBD
PostgreSQL
15
e os softwares JAVA
16

Tomcat, OpenOffice
17
e ImageMagick
18
,
se necessrio; Nuxeo DM Tomcat bundle
(.zip) disponvel para Mac, Windows e
Linux (171 MB); Nuxeo DM for Ubuntu
& Debian (.deb package) disponibiliza
as instrues necessrias para instalao;
Nuxeo DM VMware Image (.zip)

15
um robusto sistema gerenciador de banco de
dados objeto-relacional de cdigo aberto.
Disponvel em:
<http://www.postgresql.org.br/sobre>. Acesso
em: 12 mai. 2012.
16
Java uma linguagem de programao e uma
plataforma de computao. A tecnologia Java
est presente em muitos programas, como
utilitrios, jogos e aplicativos corporativos.
Disponvel em:
<http://www.java.com/pt_BR/download/faq/what
is_java.xml>. Acesso em: 12 mai. 2012.
17
uma sute de aplicaes de escritrio
destinada tanto utilizao pessoal quanto
profissional. Oferece editor de textos, planilha,
editor de apresentaes editor de desenhos e
banco de dados. No Brasil o OpenOffice
distribudo com o nome de BrOffice. Disponvel
em: <http://www.broffice.org/produto>. Acesso
em: 12 mai. 2012.
18
O ImageMagick uma ferramenta para tratar
imagens em diversos formatos, com inmeras
funcionalidades, tais como: converter,
redimensionar, criar, editar, cortar e juntar
imagens.

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2

imagem de CD baseada no Ubuntu,
inclui PostgreSQL, Tomcat, OpenOffice
e todas dependncias (649 MB); Nuxeo
DM OVF (VirtualBox, RHEV, VMware
ESX) (.zip) - imagem de CD baseada no
Ubuntu (649 MB).
Depois de instalada
19
a
ferramenta, no SO Windows, deve-se dar
um duplo clique no cone do Nuxeo, que
um servidor Tomcat iniciado. Tambm
pode-se abrir o diretrio onde deu-se a
instalao e clicar no arquivo Start
Nuxeo. bat que o servidor ser iniciado.
A ferramenta tambm pode ser
executada sem a sua instalao, ao
efetuar o download do pacote Nuxeo DM
Tomcat bundle. Depois de baixado,
deve-se extrair o arquivo .zip e clicar no
cone chamado Start Nuxeo.bat, que o
servidor Tomcat iniciado. Recomenda-
se reinicializar a mquina, se por ventura
o servidor no iniciar.
Para configurar o Nuxeo no SO
Linux, deve-se optar pelo pacote Nuxeo
DM for Ubuntu & Debian. Depois da
instalao concluda, o servidor
iniciado ao clicar no cone Start Nuxeo.
Outra opo para utilizar a ferramenta no
Ubuntu, ao efetuar o download do
pacote Nuxeo DM Tomcat bundle, extrair

19
Ressalta-se que a soluo tem como pr-
requisito para instalao o JAVA.
o arquivo e clicar no cone Start
Nuxeo.bat.
Aps iniciado o servidor, deve-se
abrir um navegador web
20
e digitar o
endereo http://localhost:8080/nuxeo.
Ao acessar pela primeira vez o Nuxeo
DM na web, apresentada uma tela com
um assistente de configurao, que
auxilia a configurar o aplicativo.
Depois de baixar, instalar,
configurar e inicializar o Nuxeo nos SOs
Windows e Linux, coube apontar
dificuldades e barreiras que os
profissionais da gesto documental e de
arquivos, em especial o arquivista,
podem ter ao operar a ferramenta.
Mesmo o software possuindo um
assistente para configurao, este foi
identificado como uma dificuldade, uma
vez que o processo todo em ingls e a
opo de configurao padro pode
comprometer a performance, bem como
a ampla utilizao das funcionalidades.
No entendimento do pesquisador,
embora tenha-se relatado dificuldade, o
Nuxeo ainda caracteriza-se por ser um
dos softwares de mais fcil instalao e
operao que permitem gerenciar a
documentao em meio eletrnico.

20
Destaca-se que o Nuxeo roda no Mozilla
Firefox (verso 3.5 ou superior), Internet
Explorer (verso 7 ou superior), Google Chrome
(verso 3 ou superior) e Safari (verso 4 ou
superior).

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3

Outras ferramentas de gesto
documental
21
possuem pr-requisitos
para instalao, Apache
22
, PHP
23
e
MySQL
24
que dificultam a utilizao por
parte dos profissionais de arquivo,
inexistentes no Nuxeo, que possui como
nico aplicativo condicionante para o
funcionamento
25
o JAVA. Outro fator
positivo, diz respeito realizao de
webinars
26
mensais que apresentam
novos recursos e funcionalidades
agregados ao sistema. A ferramenta
tambm merece destaque por apresentar
um ambiente de documentao que
ilustra todos os processos da soluo.
Descrito e analisado o procedimento de
instalao do Nuxeo, cabe estudar a
funo de produo de documentos na
ferramenta.

21
Agorum Core, Alfresco, ArchivistaBox,
KnowledgeTree, Maarch
22
Apache um servidor web livre compatvel
com o protocolo HTTP. Criado em 1995, a
principal tecnologia da Apache Software
Foundation.
23
PHP uma linguagem de programao de
computadores interpretada, livre e amplamente
utilizada para gerar contedo na Web.
24
MySQL um Software Livre com base na
GLP, que utiliza como interface a linguagem
SQL.
25
Mesmo considerando que a instalao do
SGBD PostgreSQL seja facultativa, identifica-se
que este um item fundamental para a garantir a
segurana dos dados armazenados.
26
Webinar uma abreviao para web-
basedseminar, ou seja, trata-se simplesmente de
um seminrio realizado em ambiente web. Pode
ser definido tambm, como uma conferncia on-
line.
O processo de produo documental
O primeiro acesso ao Nuxeo DM
d-se atravs de login e senha pr-
definidos, os quais so Administrator.
Este login configurado para o perfil de
usurio Administrador do sistema.
Ressalta-se que este perfil de usurio
permite, entre outras possibilidades, criar
usurios
27
para gerir os documentos no
sistema, bem como definir as permisses
de acesso que estes tero. Optou-se por
testar a implementao das funes
arquivsticas de produo, classificao e
avaliao de documentos com o perfil de
usurio Administrador do sistema.
No que diz respeito a verificao
da produo de documentos no software,
faz-se relevante apontar os recursos
bsicos sections, templates e
workspaces, dispostos na tela principal
da soluo. Sections o espao proposto
para publicao dos documentos criados
de modo colaborativo, produzidos e
aprovados. Em sntese, sections
destinada comunicao, distribuio e
consulta de contedo. Neste ambiente os
documentos no podem ser alterados,

27
Apesar de no ser o foco deste estudo,
procurou-se simular a criao de usurios, a fim
de verificar o nvel de complexidade desta
funo. Conclui-se que criar e gerir as
permisses de usurios , do mesmo modo que o
sistema, simples e executvel.

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4

editados ou movidos de um local para
outro.
Workspaces o ambiente desen-
volvido para produo e edio de
documentos, caracterizado por ser um
espao destinado para ordenao do
documento. Ao contrrio do sections, o
workspaces de acesso restrito, pois
neste ambiente que definida a poltica
de classificao e avaliao documental,
bem como a produo do documento.
Templates tem como objetivo
auxiliar os usurios a criar workspaces.
Neste, possvel preparar um modelo
estrutural das pastas que sero criadas no
workspaces. Assim, cada nova pasta e
respectiva subpasta estaria pronta para
utilizao, sem a obrigao de criar uma
a uma.
Conforme explicitado, o processo
de produo documental ocorre no
ambiente workspaces, ao criar dentro
deste, um novo espao de trabalho.
Aps criado o novo espao, pode-se
ento iniciar a produo de um
documento. A prxima tela, do sistema,
apresenta duas opes para produo
documental: novo documento e
importar um arquivo. Ao clicar no
boto novo documento, a soluo
permite que o usurio selecione o tipo de
documento que deseja criar entre as
opes existentes, as quais dividem-se
em: documentos simples imagem,
arquivo, nota e documentos cola-
borativos pasta, blog, frum, entre
outros. J, ao clicar no boto importar
arquivo, tem-se a opo de selecionar
um arquivo para importao. Aps
definido o tipo de documento, este
produzido ao preencher o formulrio de
criao, com as informaes: ttulo,
descrio e contedo.
No que concerne a produo de
documentos, Flores (2006) enfatiza que:

refere-se ao ato de elaborar documentos em
razo das atividades especficas de um rgo.
Os documentos nascem do cumprimento dos
objetivos para os quais um rgo foi criado. Na
produo de documentos, feita por qualquer
pessoa fsica ou jurdica, o arquivo se forma
mediante o exerccio da atividade prpria dessa
entidade, que d lugar ao trmite de diversos
assuntos, se materializando em forma de
documento (FLORES, 2006, p. 109).

Cumprida a primeira etapa da
produo do documento, apresentada
uma tela com o resumo das informaes,
status (projeto, verso final) e metadados
do documento, alm do recurso de
associar tags
28
. Neste mesmo espao
existem abas que permitem modificar e
agregar informaes ao documento,

28
Tag, ou em portugus, etiqueta, uma palavra-
chave (relevante) ou termo associado com uma
informao que o descreve e permite uma
classificao da informao baseada em
palavras-chave/metadados. Disponvel em:
<http://pt.wikipedia.org/wiki/Tag_%28metadata
%29>. Acesso em: 15 mai. 2012.

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5

dispostas abaixo, bem como iniciar um
workflow e apontar os usurios que
possuem permisses para colaborar e
editar o documento:
1. modificar permite alte-
rar os metadados do documento;
2. arquivos permite anexar
outro documento;
3. publicar publica a ver-
so final do documento no ambiente
sections, mediante aprovao;
4. relaes possibilita esta-
belecer uma relao (baseado em, requer,
conforme o) entre o documento e um
texto ou outro documento. Sob a tica da
diplomtica contempornea, este am-
biente permite estabelecer a relao
orgnica entre os documentos;
5. comentrios permite
acrescentar um comentrio relacionado
ao documento;
6. histrico apresenta uma
lista com eventos do documento desde
sua criao. Pode ser considerada uma
trilha de auditoria e tambm um espao
para o controle de verses do docu-
mento;
7. administrar permite
definir e gerir o acesso e as permisses
dos usurios sobre o documento.
Em relao aos metadados do
Sistema, comentados anteriormente, so
baseados nos padres Dublin Core
29
e
esto dispostos no QUADRO 1.

Campo Descrio
Natureza Natureza do documento.
Assuntos Tpicos do documento.
Privilgios Informaes sobre os direitos de
reproduo do documento, como por
exemplo, Direitos Autorais.
Fonte As referncias do qual o contedo do
documento derivado (total ou
parcialmente).
Pesquisa Informaes sobre o alcance geogrfico do
documento.
Criado em Data preenchida automaticamente pelo
Sistema quando o documento criado.
ltima
modificao
em
Data preenchida automaticamente pelo
Sistema quando o documento
modificado.
Formato Formato do documento.
Idioma Idioma utilizado no documento.
Expirar em Data em que o documento deixa de ser
vlido
Autor Usurio que criou o documento. Campo
preenchido automaticamente pelo Sistema.
Contribuintes Usurios que modificaram o documento.
Campo preenchido automaticamente pelo
Sistema.
QUADRO 1 Metadados do documento

Rondinelli (2005, p. 59)
identifica que o termo metadado foi
cunhado pela TI para designar as

29
Dublin Core um esquema de metadados que
visa descrever objetos digitais, tais como, vdeos,
sons, imagens, textos e sites na web. Disponvel
em:
<http://www.pt.wikipedia.org/wiki/Dublin_Core
>. Acesso em: 07 ago. 2012.

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informaes necessrias e dar
significado aos dados armazenados num
sistema de computador. A Dublin Core
Metadata Initiative define metadados
como:

Conjunto de dados estruturados que
identificam os dados de um determinado
documento e que podem fornecer informao
sobre o modo de descrio, administrao,
requisitos legais de utilizao, funcionalidade
tcnica, uso e preservao. (DCMI, 2004 apud
RONDINELLI, 2005, p. 62)

Com relao aos metadados
apontados, afirma-se, sob a tica da
Arquivstica, que o campo natureza
equivale tipologia documental, j o
campo assuntos equivale a classe e
subclasse e pesquisa equivale ao grupo
e subgrupo do documento. Alm dos
metadados apresentados, a opo de
modificar o documento define tambm a
verso deste, bem como permite salvar o
documento em uma nova verso,
possibilitando o registro das verses.
No que tange ao processo de
produo de documentos do Nuxeo DM,
este o balizador da gesto documental,
uma vez que define os metadados para
pesquisa, as relaes entre outros
documentos, o incio de um workflow, a
classificao do documento e a definio
do prazo de guarda, isto , sua
destinao. Neste mbito, Lopes (1997,
p. 82) afirma que a principal ideia
implantar o controle dos documentos de
arquivo a partir de sua produo.
Por fim, entende-se que com o
aumento da produo documental, o
cuidado com a forma de tratar e
disponibilizar a documentao tornar-se-
uma prtica nas instituies. Por isso,
utilizar ferramentas que auxiliam a gerir
de forma eletrnica a documentao
essencial, pois diante do volume de
informao gerado, entende-se que
quase impossvel trata-la de modo
eficiente sem o auxlio da tecnologia. Ao
realizar a anlise do processo de
produo de documentos, pode-se ento
proceder o estudo da funo de clas-
sificao documental.

A funo de classificao de documentos
produzidos no Nuxeo
Conforme abordado, a clas-
sificao dos documentos d-se no
processo de produo documental, ao
preencher os metadados do documento
produzido no Nuxeo DM. Apesar do
exposto, a ferramenta no apresenta um
vis arquivstico a ponto de proporcionar
ao usurio os itens hierrquicos da
classificao, tais como, grupo,
subgrupo, classe e subclasse. Assim
sendo, cabe ao usurio alterar os campos
do Sistema passveis de alterao

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7

natureza, assunto e pesquisa.
Contudo, relevante destacar que o
campo natureza, por apresentar a
tipologia documental, no necessita ser
totalmente alterado. Pode-se, neste
campo, excluir ou incluir tipos
documentais que no estejam pre-
viamente cadastrados no sistema.
Em relao aos campos assunto
e pesquisa, estes equivalem, conforme
relatado anteriormente, a classe e
subclasse e a grupo e subgrupo, res-
pectivamente. Assim, sob o vis da
arquivstica, esses metadados devem ser
alterados para explicitar a classificao
documental. Para isso, o usurio deve
acessar o mdulo Gerenciar voca-
bulrios do Admin Center, na pgina
inicial do Nuxeo DM. O usurio, ao
acessar este ambiente, pode adicionar
um vocabulrio, modific-lo ou exclu-
lo. Para alterar o campo assunto este
deve modificar o metadado topic, a
fim de definir a classe documental. Para
estabelecer a subclasse deve ser alterado
o campo subtopic, que est rela-
cionado com o campo topic. Da
mesma forma que modificou-se os
metadados do atributo assunto, o
usurio precisa alterar o campo pes-
quisa. Para tanto, deve-se redefinir o
vocabulrio continent, para configurar
o grupo documental e alterar o campo
country, para definir o subgrupo.
Com relao a alterao dos
vocabulrios do software, cabe destacar
que deve-se, em um primeiro momento,
excluir os itens dos campos subtopic e
country, uma vez que ao tentar excluir
ou modificar as informaes dos campos
topic e continent, o sistema apre-
senta uma mensagem informando que
no possvel modificar os voca-
bulrios, pois estes possuem itens
vinculados aos mesmos.
No que concerne a classificao
de documentos, Lopes (1996, p. 98)
entende que a operao de definir a
classificao e aplica-la s informaes e
acervos matricial e sem ela, qualquer
outra operao descritiva ou avaliativa
tender a fracassar. Neste mbito,
Indolfo destaca que:

fundamental para o processo de avaliao que
os documentos tenham sido classificados, pois
s a classificao permite a compreenso do
contedo dos documentos de arquivo dentro do
processo integral de produo, uso e acesso
informao arquivstica, mantendo os vnculos
orgnicos especficos que possui com a
entidade geradora (2008, p. 55).

Concluda a etapa de redefinio
dos metadados dos campos assunto e
pesquisa pode-se examinar a funo de
classificao documental na ferramenta.
Assim, depois de preenchidos os
metadados do documento, tem-se uma

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viso da classificao definida para o
documento na aba resumo. Neste mesmo
espao possvel definir as palavras-
chave do documento, a fim de auxiliar a
ferramenta de busca. Alm dos
metadados, outro recurso que auxilia a
classificao dos documentos, diz
respeito a ordenao destes em pastas e
subpastas criadas no ambiente
workspaces conforme a estrutura das
classes, subclasse, grupos e subgrupos
documentais previamente definidos.
Desse modo, pode-se afirmar que
a classificao de documentos no
software atende aos preceitos
arquivsticos, uma vez que permite
vincular, no momento da produo, a
classe, subclasse, grupo ou subgrupo que
o documento est inserido. Contudo, no
possvel vincular toda a hierarquia
documental durante a produo do
documento. No entanto, essa dificuldade
remediada ao cadastrar pastas e
subpastas, no ambiente workspaces, o
que pode configurar a hierarquizao
documental. Neste contexto,
Schellenberg (2005, pg. 86) observa que
os documentos podem ser, e geralmente
so, agrupados de modo a refletir a
estrutura orgnica da entidade. Sob este
vis, a aba relaes possibilta vincular
os documentos que relacionam-se, ex-
plicitando a relao orgnica entre os
mesmos.
Por fim, diante do exposto,
afirma-se que a utilizao de ferramentas
para a gesto documental no com-
promete o trabalho intelectual do
arquivista, uma vez que a produo e
classificao dos documentos devem,
obrigatoriamente, ser realizada consi-
derando os princpios que embasam o
fazer arquivstico. Assim, concluda a
anlise das funes de produo e
classificao, cabe estudar a imple-
mentao da avaliao de documentos
no Nuxeo.

A funo de avaliao de documentos no
Nuxeo
Ao implementar as funes
arquivsticas de produo e classificao
de documentos no Nuxeo, identifica-se
que os processos avaliativo e o
classificatrio iniciam-se na produo do
documento. O que difere um do outro o
fato de que a classificao d-se de
modo automtico, ao contrrio da ava-
liao.
Em sntese, a avaliao tambm
implantada ao preencher os metadados
do documento. Para isso, deve-se definir
no campo Expira em o prazo de
guarda documental. No entanto, o pro-

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cedimento de transferir, recolher ou
eliminar o documento realizado
manualmente. Apesar de ser um dos
campos de identificao do documento
produzido no Nuxeo, a data definida para
expirar o documento no indexada pela
ferramenta, pois trata-se apenas de uma
indicao para os usurios, no sendo
processada pelo aplicativo.
relevante destacar que a
ferramenta possui a funcionalidade para
gerenciar o ciclo de vida de um
documento. Contudo, cabe esclarecer
que este ciclo de vida no refere-se as
fases da Teoria da Trs Idades, corrente,
intermediria e permanente, mas trata-se
das rotas, tarefas ou etapas que o
documento passar para ser
tramitado/validado em um workflow.
Considerando que a classificao,
avaliao e o preenchimento dos campos
descritores so realizados no momento
da produo do documento, entende-se
que a ferramenta segue a perspectiva da
arquivstica integrada, que conforme
Lopes (1997) consiste na ideia de que a
classificao, a avaliao e a descrio
so consideradas inseparveis e com-
plementares. Neste sentido, Indolfo
(2008, p. 59) compreende que as prticas
arquivsticas da classificao e avaliao
fundamentam as atividades de gesto de
documentos.
Cabe destacar que o software em
questo no foi produzido com base nos
preceitos arquivsticos, como por
exemplo, o ICA-AtoM
30
do Conselho
Internacional de Arquivos - CIA. Por
isso algumas funes arquivsticas no
esto totalmente estruturadas para rodar
automaticamente na ferramenta. Ade-
mais, este estudo analisa a soluo GED
sob a tica da arquivologia, adequando
os recursos e funcionalidades do sistema,
para atender as necessidades da Gesto
Arquivstica de Documentos Digitais,
bem como para aplicao deste por parte
dos profissionais de arquivo.
Diante do exposto, coube ao
pesquisador definir um espao
configurvel que possa atender as
necessidades da avaliao documental.
Assim, utilizou-se o ambiente sections
como repositrio para o Arquivo, tanto
nas fases corrente, intermediria ou
permanente, uma vez que os documentos
ali publicados no podem ser editados,
movidos ou alterados.

30
O ICA-AtoM significa para "Conselho
Internacional de Arquivos - Acesso Memria".
fundamentado em ambiente web, aplicativo de
cdigo aberto baseado em padres para a
descrio arquivstica num contexto multilngue,
em um ambiente multiarquivos. Disponvel em:
<http://ica-atom.org/doc/What_is_ICA-
AtoM%3F/pt>. Acesso em: 24 set. 2011.

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Neste mbito, buscou-se simular
o processo avaliativo de um documento
produzido no Nuxeo DM. Para isso, no
decorrer da produo e classificao
documental, utilizou-se o campo Expira
em como o balizador deste processo,
uma vez que o metadado que permite
definir o prazo de guarda do documento.
Assim sendo, aps preenchimento deste
campo, deve-se apontar na aba
Comentrios o prazo de guarda que o
documento ficar arquivado na fase
corrente. Este comentrio faz-se
necessrio em virtude de que a
ferramenta no apresenta a avaliao
documental de modo automatizado,
conforme abordado anteriormente.
Depois de preenchida as
informaes da aba comentrio, pode-se
visualizar no resumo do documento os
dados relacionados a avaliao, alm dos
demais metadados que o compem.
Assim, o campo Expira em ilustra a
data que o documento expira e o campo
comentrio apresentar a seguinte
mensagem, utilizada para fins de ava-
liao e como exemplo: aps cumprido
o prazo de guarda de 01 (um) ano de
arquivamento na fase corrente, o
documento ser transferido para o arqui-
vo intermedirio. Este ficar arquivado
na fase intermediria durante 05 (cinco)
anos e a seguir ser eliminado.
Depois de produzido, classificado
e avaliado, o documento pode ser
publicado para que outros usurios
possam ter acesso ao mesmo no arquivo
corrente, intermedirio ou permanente.
Cumprido o prazo de arquivamento do
documento na fase corrente, o
administrador do sistema ou o usurio
com permisso de acesso para esta
tarefa, dever acessar o documento no
ambiente workspaces e despublic-
lo
31
, a fim de preencher o novo prazo de
expirao deste. Igualmente deve-se
acessar a aba Comentrio e apontar a
destinao do documento. Em seguida, o
documento ser novamente publicado e
estar acessvel no arquivo intermedirio
ou permanente.
No que tange a anlise da
avaliao documental e a aplicao da
teoria das trs idades na ferramenta,
entende-se que o processo avaliativo
pode ser aplicado no software. Contudo,
este ao contrrio dos processos de
produo e classificao, no
automatizado. O campo existente para
apontar o prazo de guarda ou arquiva-
mento no indexado pelo sistema,

31
Destaca-se o fato de que ao despublicar o
documento, este no estar mais acessvel no
ambiente Sections.

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sendo utilizado to-somente como um
item indicativo para os usurios. No
entanto, este metadado foi utilizado pelo
pesquisador como balizador da
avaliao. Conclui-se que o campo
Comentrio tambm no indexado
pelo sistema e nem considerado um
campo especfico para o processo
avaliativo. Na verdade este apenas um
campo para o trabalho colaborativo.
Assim, props-se utilizar as funcio-
nalidades e recursos que a soluo
possibilita para auxiliar a avaliao dos
documentos produzidos no Nuxeo, sob a
tica Arquivstica.
Cumprida todas as etapas
propostas para o estudo, isto ,
instalao da ferramenta, estudo das
funes de produo, classificao e
avaliao de documentos, procedeu-se a
organizao de um manual que aborda
todos os procedimentos pesquisados at
ento.

Produo de um manual voltado aos
profissionais da Arquivstica
A produo de um manual de uso
do Nuxeo pelos profissionais da
informao surgiu da necessidade, cada
vez maior, do profissional arquivista
aproximar-se da TI, bem como dos
softwares e aplicativos advindos da
GED/A. Diversos autores salientam que
a sociedade voltou-se para a produo de
documentos em meio eletrnico, e que
os profissionais que no se adaptarem a
essa nova realidade ficaro desa-
tualizados.
No incio da dcada de 1990,
Margaret Hedstrom (1991, apud
COUTURE e DUCHARME, 1999)
identificava as caractersticas dos
arquivos eletrnicos, dando destaque ao
fato de que estes so um grande desafio
para a teoria e para a prtica
arquivsticas, no que tange a todas as
funes: a produo, avaliao, aqui-
sio, conservao, classificao, descri-
o e difuso.
Neste mbito, o manual
produzido apresenta os passos bsicos
para instalao e operacionalizao do
Nuxeo, bem como a aplicao das
funes de produo, classificao e
avaliao de documentos. Este no visa
sanar todas as dvidas ou funcio-
nalidades sobre a ferramenta, busca
apenas ser um instrumento para
aproximar os profissionais de arquivo
com as solues GED e est publicado
no Blog do Grupo de Pesquisa CNPq
GED/A.


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Concluso
Com o aumento da utilizao de
recursos computacionais para a
produo, tramitao, uso, avaliao,
arquivamento e destinao dos docu-
mentos produzidos em meio eletrnico,
faz-se necessrio estudar as ferramentas
que auxiliam na gesto dos mesmos.
Assim sendo, a pesquisa em softwares de
GED visa aproximar os gestores de
documentos s tecnologias da
informao. Neste contexto, as teorias
abordadas durante a realizao deste
estudo, bem como as informaes
obtidas durante os processos de
instalao, aplicao e anlise dos
recursos e funcionalidades da ferramenta
permitiram elaborar um manual para
utilizao da ferramenta voltado aos
arquivistas, aproximando-os da TI e das
ferramentas da GED/A.
Deste modo, possvel afirmar
que os resultados advindos da realizao
da pesquisa so satisfatrios na medida
em que apresentam uma anlise do
software Nuxeo frente implementao
das funes arquivsticas de produo,
classificao e avaliao de documentos.
No que diz respeito ao procedimento de
instalao, a principal dificuldade diz
respeito ao assistente de configurao da
ferramenta. Com relao a anlise do
processo de produo documental no
Nuxeo, afirma-se que esta a base para
implementao da gesto documental no
software. No que concerne o estudo da
funo de classificao dos documentos,
conclui-se ser necessrio alterar os
metadados para implantar o processo de
classificao, quando da produo do
documento. Sobre a anlise da avaliao
documental, pode-se inferir que o
software no apresenta o processo
avaliativo de modo automatizado, pois o
campo para definio do prazo de guarda
dos documentos no indexado.
Contudo, a soluo conta com uma
estrutura que possibilita avaliar os
documentos de modo operacional, com
incio na produo documental.
Por fim, torna-se propcio
ponderar que os resultados desta
pesquisa, desenvolvida na verso 5.6 do
software, esto passveis de tornarem-se
desatualizados, uma vez que a constante
busca por melhorias e correes de bugs
faz com que as solues lancem
semestralmente novas verses de seus
sistemas.

Referncias

ARQUIVO NACIONAL (BRASIL).
Dicionrio brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2005.

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3

BALDAM, R.; VALLE, R.;
CAVALCANTI, M. GED:
Documentos. So Paulo: rica, 2002.

BERNARDES, Ieda Pimenta. Como
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Paulo: Arquivo do Estado, 1998. (Projeto
como fazer; v.1).

BRASIL. Lei n. 8.1589, de 8 de janeiro
de 1991. Dispe sobre a poltica nacional
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Disponvel em:
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ARQUIVOS (Brasil). Glossrio.
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