ANALISIS FUNCIONAL DE UN PUESTO DE TRABAJO

EL PUESTO QUE HEMOS ELEGIDO UNA SECRETARA GENERAL DE UN GOBIERNO REGIONAL

1.- PRIMERO ENTONCES SEALAREMOS LA MISION DE DICHO PUESTO
ORGANO DE APOYO, RESPONSABLE DE PROGRAMAR, DIRIGIR, COORDINAR, EJECUTAR,
SUPERVISAR Y CONTROLAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA GESTIN
DOCUMENTARIA Y LAS COMUNICACIONES DE LA ENTIDAD CON LA CIUDADANIA Y SU
INTERIOR, ASI COMO EL ARCHIVO REGIONAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE ..
2.- SUS ROLES SON LOS SIGUIENTES:
A. SUPERVISAR Y CONTROLAR LA GESTIN DOCUMENTARIA (RECEPCIN, REGISTRO,
CLASIFICACIN, DERIVACIN, ATENCIN, TRAMITACIN Y ARCHIVAMIENTO) EN EL
GOBIERNO REGIONAL.., HACIENDO USO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION.
B. CONDUCIR LAS ACCIONES RELACIONADAS CON EL PROTOCOLO, LA IMAGEN
INSTITUCIONAL Y LAS BUENAS COMUNICACIONES AL INTERIOR DEL GOBIERNO REGIONAL Y
FUERA DE ELLA, CON LAS INSTITUCIONES LOCALES, NACIONALES E INTERNACIONALES, CON
LOS MEDIOS DE COMUNICACION Y LA CIUDADANIA EN GENERAL.
C. ESTABLECER Y EVALUAR LOS LINEAMIENTOS SOBRE EL SISTEMA ARCHIVISTICO REGIONAL,
IMPLEMENTADO Y EJECUTADO POR EL ARCHIVO REGIONAL DE LAMABAYEQUE.
D. TRAMITAR Y SUSCRIBIR EL DESPACHO DE LA PRESIDENCIA Y DEL DIRECTORIO DE
GERENTES REGIONALES.
E. ASUMIR LA SECRETARIA TCNICA DEL DIRECTORIO DE GERENCIAS REGIONALES.
F. COORDINAR Y ELABORAR LA AGENDA DEL PRESIDENTE REGIONAL Y DEL DIRECTORIO DE
GERENTES REGIONALES.
G. MANTENER ACTUALIZADO Y BAJO CUSTODIA EL LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO DE
GERENTES REGIONALES.
H. EXPEDIR FOTOCOPIA DE TODO DOCUMENTO PBLICO EMITIDO POR EL GOBIERNO
REGIONAL, DENTRO DE LA LEY DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA, A SOLICITUD DE
PARTE Y CON ARREGLO AL TUPA DE LA ENTIDAD.
I. EVALUAR TRIMESTRALMENTE LA ACTUALIZACION DE LOS ARCHIVOS SECRETARIALES Y
PERIFERICOS DE LA SEDE DEL GOBIERNO REGIONAL, COMO DE SUS ORGANOS
CONFORMANTES.
J. ORGANIZAR LAS RESOLUCIONES EMITIDAS POR LAS DIFERENTES INSTANCIAS DEL
GOBIERNO REGIONAL, DECRETOS REGIONALES, CONVENIOS, CONTRATOS Y CUSTODIAR LAS
AUTOGRAFAS.
K. PREPARAR OPORTUNAMENTE, PARA EL PRESIDENTE REGIONAL, LA INFORMACIN QUE SE
LE SOLICITE DEBIENDO COORDINAR LAS ACCIONES NECESARIAS CON LAS INSTANCIAS QUE
CORRESPONDA.
L. COORDINAR, RECEPCIONAR Y ASEGURAR LA PUBLICACIN MENSUAL Y DETALLADA DE LAS
ESTADSTICAS REGIONALES.
M. OTRAS QUE LE ASIGNE EL PRESIDENTE REGIONAL DENTRO DE SU COMPETENCIA.

3.- ACTIVIDADES ESPECFICAS CONFORME A LOS ROLES A DESPLEGAR:
a) Dirigir, supervisar, evaluar y controlar el funcionamiento de las unidades orgnicas que
conforman la Secretara General.
b) Promover la optimizacin en la comunicacin y atencin al pblico (usuario) mediante los
procesos de simplificacin administrativa y mejora de la gestin pblica.
c) Dirigir el funcionamiento de los sistemas de Imagen Institucional, Trmite Documentario y
Archivo del Gobierno Regional ...
d) Firmar y tramitar la documentacin que disponga el Despacho Presidencial a los rganos
del Pliego o a instituciones del sector pblico y privado.
e) Coordinar en el mbito de su competencia, con los diversos rganos que conforman el
Gobierno Regional .., la formulacin de respuesta de la documentacin oficial dirigida a la
Presidencia Regional, en los plazos establecidos.
f) Tramitar la documentacin al Despacho Presidencial, con fines de dar respuesta los
pedidos de los administrados.
g) Coordinar el nombramiento de representantes del pliego ante las comisiones de trabajo
que se implementen.
h) Cumplir y hacer cumplir las funciones asignadas a la Secretara General.
i) Supervisar la conformidad de la documentacin necesaria en los diversos expedientes,
obteniendo y consolidando la informacin pertinente.
j) Disponer la adopcin permanente de medidas para la conservacin y seguridad de la
documentacin administrativa y legal del Gobierno Regional ...
k) Autorizar y dar fe con la firma de autenticidad de las normas y documentos emitidos o
pertenecientes al Gobierno Regional ...
l) Desempear funciones establecidas en el reglamento interno de directorio, como
Secretario Tcnico del Directorio de Gerentes Regionales.
m) Otras que le asigne el Presidente Regional dentro de su competencia.