Distribucin

Almacenamiento
Por: Diego Luis Saldarriaga Restrepo
Gerente Operaciones y Logstica Grupo Familia.
diegosr@familia.com.co
Esta es la ltma entrega
de una serie que permite
emprender con todo el
detalle el diseo y los
elementos que se deben
tener en cuenta para
construir y gestonar
una nueva solucin de
almacenamiento. El tema
de este artculo es el
contrato de arrendamiento,
los mecanismos de control
en la ejecucin de la obra,
los elementos de control
una vez est en operacin
la instalacin y por ltmo,
una apreciacin fnal sobre
la construccin de centros
de distribucin verdes o
sustentables.
Cmo Elaborar
de Construccin
un Proyecto
Centro de
(XVI)
de un
Almacenamiento
l seguimiento a las obras du-
rante su ejecucin - especial-
mente para cuidar los plazos y
la calidad de la obra - la contratacin
de los equipos y aditamentos para el
manejo de materiales sern estudia-
dos para darle fn a esta serie que
permite conocer las herramientas
necesarias para las empresas que
deseen tener una instalacin de dis-
tribucin de mercancas idnea para
sus operaciones de logstca.
Al fnal se estudiarn los elementos
que deben tenerse en cuenta para
tener bodegas sustentables o eco-
lgicas. Esta ser la tendencia que
marque la construccin de instala-
ciones de distribucin en el futuro
cercano, debido a su gran retorno de
la inversin.

Comit de Obra
Dadas las defniciones tcnicas y de
diseo de la obra y perfeccionados
todos los contratos pertnentes, em-
pieza la construccin o ejecucin de
las obras. Bien sea que la construc-
cin sea por cuenta de un tercero o
que se acometa directamente por la
empresa es importante establecer
un seguimiento permanente a la eje-
cucin de la obra.
Para esto es necesario un comit tc-
nico o comit de obra en donde un
representante del rea logstca de la
empresa contratante est presente;
esto es importante porque siempre
en la ejecucin del proyecto se pre-
sentan una cantdad de defniciones
y cambios que hay que cumplir es-
trictamente y - en segundo trmino -
porque al avanzar la obra se encuen-
tran contratempos y cambios que es
preciso defnir rpidamente.
Actas y compromisos de todas las
vicisitudes deben ir quedando por
escrito. Es recomendable que las
reuniones de este comit se hagan
semanalmente.
Contrato
El contrato debe hacer explcito todo
lo relacionado con las especifcacio-
nes tcnicas defnidas por las par-
tes, as como la multas por demoras
en entrega de la obra, garanta por
calidad de los materiales utlizados,
fechas de entrega, los cnones de
arrendamientos establecidos, plazos
del contrato, responsabilidades de
aseguramiento del edifcio y de las
mercancas y uso del bien, etc.
Concurso de Mritos para
la Obra y para Equipos de
Manejo de Materiales y
Aditamentos de la Bodega
Paralelamente a la ejecucin de la
obra hay que empezar las gestones
para la adquisicin de los equipos de
dotacin de la bodega. Elementos
como montacargas, tecnologa de se-
guridad de la instalacin, tecnologa
de almacenamiento y puertas, etc.
tenen plazos de entrega demorados
que se deben hacer coincidir con la
entrega de la obra; un concurso de
mritos es recomendado para la se-
leccin de los mejores equipos y los
mejores proveedores.
A contnuacin presentamos un resu-
men de los componentes de este tpo
de instrumentos implementados por
AC (Caso estudiado analizado en la
anterior entrega) para la contratacin
de su nuevo centro de distribucin.
Seguros de la Bodega
Cuando la bodega es alquilada es
importante que el propietario del
edifcio tome los seguros adecuados
contra los riesgos de terremoto, ane-
gacin, corriente dbil, incendio de la
instalacin y daos a terceros y que
el usuario tome las mismas protec-
ciones pero para la mercanca que se
encuentra dentro de la instalacin y
para todos los equipos de almacena-
miento, control, movimiento de ma-
teriales y gestn del inventario.
Uso de Splinkers
Los splinkers componen un sistema de
regaderas automtcas que detectan
el fuego y debido a la temperatura,
se accionan automtcamente des-
cargando el agua nicamente en el
sito donde est el incendio y al haber
fujo de agua, se acciona la alarma en
el edifcio o en la estacin de bombe-
ros. El agua entra a combatr el fuego
desde su comienzo, impidiendo as su
propagacin y logrando en la mayora
de los casos la extncin total.
Las estructuras y otros materiales
debido al agua se enfran, evitando
la destruccin de la edifcacin. Este
es el aditamento ms efectvo para el
control y prevencin de propagacin
E
Cuando la bodega es alquilada es importante
que el propietario del edifcio tome los seguros
adecuados contra los riesgos de terremoto, ane-
gacin, corriente dbil, incendio de la instalacin
y daos a terceros y que el usuario tome las mis-
mas protecciones pero para la mercanca que se
encuentra dentro de la instalacin y para todos
los equipos de almacenamiento, control, movi-
miento de materiales y gestn del inventario.
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de incendios. Si este sistema est ins-
talado en toda la bodega es actvado
por partes, nicamente se acciona-
r donde est el problema evitando
daos en los lugares que no tenen
afectacin.
El sistema consta de una red de tu-
bera cargada con agua a presin que
recorre toda la edifcacin y en la cual
se instalan las regaderas que son dis-
tribudas adecuadamente para pro-
teger todos los lugares de la misma.
Cuando se produce un incendio slo
actan las regaderas prximas al mis-
mo y simultneamente se da la alar-
ma.
Este sistema puede llegar a represen-
tar hasta un 35% del costo total de la
instalacin, dependiendo de los pro-
ductos a ser almacenados que sugie-
ren el nmero de regaderas a instalar
en la bodega.
Cada vez es ms imprescindible el uso
de estos dispositvos en instalaciones
de almacenamiento de productos y
es estrictamente necesario para las
bodegas de productos combustbles.
La red de splinkers necesita un tan-
que de almacenamiento de agua con
la capacidad sufciente para la insta-
lacin y una motobomba con ade-
cuada presin que soporte el funcio-
namiento del sistema.
Planta Elctrica
Dado que el centro de distribucin es
una instalacin bsicamente de ser-
vicio al cliente y donde se le cumple
la promesa de atencin al usuario, es
necesario que siempre este operan-
do al 100%.
Si su centro de distribucin est situa-
do en un rea con un defciente ser-
vicio de electricidad es necesario que
dentro del equipamiento se incluya
una planta elctrica; el administrador
del centro de distribucin debe def-
1. INFORMACIN A OFERENTES
1.1. Objeto
AC est interesada en recibir ofertas para la adquisicin, transporte, sumi-
nistro, instalacin y puesta en marcha de los equipos de movimiento hori-
zontal y vertcal indispensables para la operacin de su nuevo centro de
distribucin en ciudad Cartama.
1.2. Apertura y Cierre de Ofertas
La invitacin a ofertar se abre el da 22 de Febrero de 2010 a las 8:00 a.m.
y se cierra el da 22 de Marzo de 2.010. Las ofertas debidamente diligencia-
das, en original y copia y en sobre cerrado, debern ser entregadas fsica-
mente en las ofcinas centrales de AC antes de las 4:00 p.m.
Cada oferente debe quedar con constancia escrita de la entrega de la pro-
puesta (copia frmada en seal de recibido). AC se reserva el derecho de
seleccin de conformidad con los parmetros de evaluacin internos def-
nidos por ella.
1.3. Interpretacin de los Trminos de Referencia
Los oferentes - por el hecho de presentar su propuesta - declaran y se obli-
gan a conocer y acatar todas las normas de AC para sus procedimientos de
seleccin de oferentes y adjudicacin de contratos, sin que puedan aducir
ignorancia o desconocimiento de las mismas.
1.4. Garanta de Seriedad de la Oferta
Cada concursante deber suministrar con su oferta a su costo y a favor de
AC en calidad de benefciaria, una garanta de seriedad de la misma, de
forma y contenido aceptable para AC y por una cuanta equivalente al XX%
de la propuesta.
Esta garanta deber ser vlida por un perodo de 60 das calendario conta-
dos a partr de la fecha y hora de cierre de la oferta. En todo caso deber
estar vigente hasta el perfeccionamiento de la orden de compra.
1.5. Validez de la Oferta Presentada
Las ofertas debern tener validez por un perodo de 60 das calendario con-
tados a partr de la fecha de cierre de la entrega de stas, trmino dentro
del cual AC efectuar la adjudicacin o lo declarar desierto.
1.6. Documentacin Exigida
Toda la documentacin exigida deber presentarse tanto en el original
como en la copia de la propuesta, as:
1.6.1. Copia de certfcado de existencia y representacin legal expedida
como mximo 30 das antes del cierre del concurso.
1.6.2. Carta de certfcacin de la representacin del fabricante.
1.6.3. Acta de autorizacin de la junta de socios o la junta directva, en caso
de que se requiera por el monto de la oferta.
1.6.4. Pliza de garanta de seriedad de la oferta.
1.6.5. Estados Financieros Aprobados a 31 de diciembre de 20XX.
1.7. Garantas
El oferente consttuir por cuenta suya y a favor de AC las garantas que se
describen a contnuacin, otorgadas por una compaa de seguros seria,
reconocida en el medio y debidamente autorizada por la Superintendencia
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Bancaria para explotar los referidos ramos de seguros:
1.7.1. De Buen Manejo del Antcipo: Para garantzar la correcta inversin de
ste (en el caso de que lo haya) por cuanta equivalente a la suma antci-
pada, con vigencia original igual al plazo estpulado para la ejecucin de los
trabajos ms treinta (30) das.
1.7.2. De Cumplimiento: El contratsta asegurar el cumplimiento de la
Oferta Mercantl por una cuanta igual al XX% del valor total de la orden de
compra y con vigencia original igual al plazo estmado para la ejecucin de
la obra ms noventa (90) das.
1.7.3. De Pago de Salarios y Prestaciones Sociales: El contratsta caucionar
el pago de salarios y prestaciones sociales mediante pliza por una cuanta
igual al XX% del valor total de la orden de compra con vigencia del plazo
contractual ms tres (3) aos.
1.7.4. De Responsabilidad Civil Extracontractual: El contratsta caucionar
la responsabilidad civil extracontractual por los perjuicios que sean ocasio-
nados a AC o a terceros con motvo de la ejecucin del contrato mediante
garanta por una cuanta igual al XX% del valor total de la orden de compra
con vigencia igual al plazo estmado para la ejecucin de la obra ms treinta
(30) das.
1.7.5. De Buen Funcionamiento de los Equipos: Con ella se garantzar la
buena calidad de los equipos, el respaldo de la marca y el reemplazo o re-
paracin de los defectos que aparezcan en los equipos despus de su recibo
por AC por un valor equivalente al XX% del valor fnal de la orden de compra
y con vigencia de dos (2) aos contados a partr de la fecha de entrega de los
equipos a entera satsfaccin de AC.
Las garantas estpuladas, con excepcin de la garanta de Buen Funciona-
miento de los Equipos, debern consttuirse por el contratsta y aprobarse
por AC como requisito esencial para el perfeccionamiento del contrato.
1.8. Medida y Forma De Pago
Los equipos se pagarn de acuerdo a la cantdad de unidades multplicada
por los precios unitarios y con estas especifcaciones y a satsfaccin de AC,
el pago se har con base en los precios unitarios y/o alternatvas estpuladas
en la propuesta.
1.9. Causales de Terminacin
En caso de aceptacin de la Oferta Mercantl presentada por el contratsta,
esta y la orden de compra dada por AC se consideran para todos los efectos
legales como un contrato de ejecucin de obra y por consiguiente le sern
aplicables, en lo pertnente, las disposiciones del libro IV, ttulo 26, captulo
8 del Cdigo Civil Colombiano.
1.10. Multas
1.10.1. Multa por el Atraso en la Entrega Final: El contratsta quedar const-
tuido en mora automtcamente por el slo hecho de excederse en los pla-
zos estpulados para la entrega a satsfaccin de los equipos, sin necesidad
de interpolacin judicial o extrajudicial y est obligado al pago de una multa
de ($X.000.000) diarios, debindose descontar el importe de la factura f-
nal a su favor y si sta fuera insufciente, de la pliza de cumplimiento que
acompa la oferta mercantl que dio origen a la orden de compra.
La multa acumulada por el atraso en la entrega fnal y por el incumplimiento
nir esta necesidad previo estudio de
la confabilidad del servicio del rea,
para ello basta con llevar registros de
frecuencias, duraciones de los cortes
de energa y el impacto que ellos cau-
san en la operacin a fn de sopesar
la inversin con el soporte del nivel
de servicio ofrecido a los clientes.
De necesitarse la planta elctrica,
sta debe ser localizada muy cerca
del centro de distribucin para garan-
tzar costos de acometda bajos y muy
lejos para evitar posibles accidentes y
afectacin del ruido. La capacidad de
este aditamento debe recomendarlo
un ingeniero elctrico previo estudio
de las demandas de energa.
Otros Aspectos a Tener en
Cuenta para la Instalacin
Pintura del Piso con Lneas de Deli-
mitacin. Es recomendable que una
vez defnido el lay out de la bodega y
de las reas necesarias, no las demar-
que en el piso con pintura; es comn
que las operaciones cambien, crezcan
y se vuelvan ms complejas, cuando
esto sucede es necesario cambiar los
lay out.
Pintar lneas en los pisos para delimi-
tar reas hace que cuando tengamos
que cambiar esas zonas se tenga que
volver a pintar, al cabo del tempo te-
nemos una bodega llena de lneas lo
cual confunde a los operarios y no es
atractvo para los visitantes desde el
punto de vista de la esttca del cen-
tro de distribucin.
Protectores de Estanteras. Los fa-
bricantes de estantera venden unos
protectores que se instalan en las pa-
tas de los parales de las estanteras
para su proteccin. En primer lugar,
la instalacin de estos protectores
supone anclarlos en el piso lo que
ocasiona que ste se rompa y en se-
gundo lugar su efectvidad no es muy
adecuada; mi experiencia dice que
es mejor no tener estos protectores
y ms bien capacitar a los operarios
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de las normas de seguridad tendr un tope equivalente al diez por ciento
(X%) del valor de la orden de compra, despus de lo cual AC declarar el
incumplimiento de la Oferta Mercantl.
1.11. Representante del Contratsta
El oferente se obliga a mantener permanentemente al frente de la puesta
en marcha y/o montaje de los equipos un responsable con sufciente capa-
cidad, autoridad y experiencia en proyectos similares que lo represente en
todo lo relacionado con el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones
adoptadas.

Todo el personal que ingrese al sito de la obra deber tener vigente el cer-
tfcado de antecedentes judiciales y presentarlo para autorizar el acceso
a las instalaciones de la obra, as como la afliacin integral a Seguridad
Social.
2. ESPECIFICACIONES TCNICAS
2.1. Condiciones Generales
Los equipos sern en su forma, dimensiones y funcionalidades los adecua-
dos para el tpo de estantera seleccionada y conforme a lo requerido por el
diseo logstco del proyecto. El proveedor no podr hacer ningn tpo de
modifcacin logstca sin la autorizacin previa de AC.
2.2. Tiempo de Entrega
Los equipos debern ser entregados en el Centro de Distribucin de AC el
da 10 de Julio de 2010, a partr de esta fecha se inicia el proceso de instala-
cin. La obra cuenta con vigilancia privada, sin embargo es responsabilidad
del contratsta seleccionado adecuar un sito seguro para guardar sus equi-
pos y herramientas por lo que la obra no asume ninguna responsabilidad,
sta se limita a facilitar un sito que el contratsta adece para bodegaje de
herramienta menor y equipos.
El transporte al sito ser por cuenta y riesgo del proveedor cumpliendo
con la normatvidad para desplazar los equipos. AC ser responsable del
cuidado de stos slo cuando sean recibidos satsfactoriamente en sus ins-
talaciones.
2.3. Caracterstcas Tcnicas Generales
2.3.1. De acuerdo a catlogos y para el manejo de Paletas de 1.00 m. x 1.20
m. x 2.40 m. de altura, colocadas en X niveles de estantera.
2.3.2. Los equipos deben ser los indicados para la estantera elegida.
2.3.3. Los equipos deben soportar el peso de todos los productos de la com-
paa segn los datos suministrados.
2.3.4. Debe incluir elementos de seguridad y proteccin que apliquen.
2.4. Otras Caracterstcas que se Deben Especifcar
2.4.1. Condiciones y planes de mantenimiento.
2.4.2. Planes de capacitacin y entrenamiento.
2.4.3. Sistemas necesarios para su operacin.
2.4.4. Soporte y servicio postventa.
2.4.6. Procedimientos de limpieza y reparacin.
2.4.7. Certfcacin de la casa matriz.
2.4.8. Certfcacin y califcacin del personal encargado de la puesta en
marcha.
sobre el cuidado y la necesidad de
mantener la estantera sin golpes.
Los protectores ms bien hacen que
los operarios se vuelvan confados,
se relajen y permanentemente estn
golpeando los protectores, lo cual es-
ttcamente daa la instalacin.
Dispensadores de Agua. Es conve-
niente dejar tomas de agua adecua-
damente distribuidas dentro de la
instalacin especialmente cerca del
picking, que es donde se genera la
mayor fatga. De estas tomas se pue-
den instalar fltros de agua que usan
la red de sta, por lo que el costo de
este servicio es mucho ms econ-
mico que colocar botellones u otros
sistemas.
Ubicacin de los Baos. Aunque
parezca insignifcante, una adecua-
da localizacin de los baos es muy
importante puesto que son lugares
que no se pueden controlar. Son es-
pacios que se pueden usar para fu-
mar, consumir productos del centro
de distribucin generando mermas,
descansar y charlar, por lo que se
sugiere ubicarlos en un lugar que no
est dentro de la bodega; es mejor
que estn por fuera de sta de tal
manera que las personas que entren
all deben salir completamente de
la bodega y pasar por algn control
establecido. Baos dentro de las bo-
degas limitan el control, pues la ve-
locidad de la operacin hace que los
supervisores estn concentrados en
sta y no en las personas.
Extractores de Aire. Se usan para
recircular el aire en la instalacin y
pueden llegar a ser muy tles en cli-
mas templados, llegando a aumentar
la productvidad de los operarios por
el slo hecho de tener un ambiente
agradable.
Seguimiento a los Ahorros
Calculados
El anlisis de los costos de operacin
Almacenamiento
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por caja de la vieja y nueva bodega
para AC aparece en el Grfco 1.
Se observa que la instalacin nueva
debe ofrecernos un ahorro de $77
(733-656) por caja, es importante
que al menos en el primer ao se ga-
rantcen esos ahorros. El responsable
del centro de distribucin debe hacer
un control mensual sobre los ahorros
y establecer las correcciones que se
consideren necesarias si estn su-
friendo desviaciones considerables.
Bodegas Ecolgicas, Instala-
ciones Sustentables
La sustentabilidad lleg a las insta-
laciones de distribucin. A contnua-
cin se estudiarn los elementos sus-
ceptbles de gestonar de una manera
ecolgica.
Actualmente el nmero de centros
de distribucin sustentables es m-
nimo en Estados Unidos y Europa, se
espera que las nuevas instalaciones
estn dotadas con un fuerte sentdo
ecolgico.
Ahorros en costos de operacin, la
demanda del mercado que crece y
la responsabilidad social son razones
para adelantar soluciones de esta na-
turaleza.
La iluminacin es uno de los gastos
ms altos en los centros de opera-
cin, un edifcio sustentable puede
ser generador de retornos atractvos
de la inversin. La iluminacin puede
llegar a representar hasta el 80% del
consumo de energa elctrica en un
edifcio, es recomendable entonces
instalar sensores. En Estados Unidos
las empresas que utlizaron sensores
de luz natural redujeron hasta un 75%
sus costos. Algunos aspectos que se
pueden tener en cuenta para hacer
sustentables las instalaciones son:
Reservorios de Agua. Es posible -
sin mayores inversiones - dirigir los
botaderos de agua lluvia al reservorio
que surte la red de incendios. Este re-
curso almacenado puede ser utliza-
do para actvidades de riego de pra-
dos, uso de instalaciones sanitarias,
lavado de camiones y actvidades de
aseo y limpieza.
Paneles de Energa Solar. Al ser
ubicados en el techo de la instala-
cin pueden generar energa para
iluminacin, calentamiento de agua y
otros usos; tambin es posible consi-
derar la energa elica como fuente
de generacin si se est en una zona
de vientos fuertes.
Sistema de Control de Iluminacin
y Aire a travs de Sensores. De forma
que cuando las reas estn desocu-
padas, las luces y el aire estn apaga-
dos y cuando estn ocupadas puedan
actvarse automtcamente.
Sistemas de Reciclaje. Especialmen-
te de los residuos de materiales de
empaque como el flme para estresar
los pallets y los corrugados.
Utlizacin de equipos de manejo
de materiales que usen la electrici-
dad como fuente de poder.
Sistema de ventlacin transversal me-
cnico por medio de sistemas que sean
Almacenamiento
actvados por las corrientes de aire.
Iluminacin Natural. Esto se logra
teniendo ventanales de vidrio lateral
y lneas de techo transparente que se
hagan coincidir con los pasillos de las
estanteras. La iluminacin es uno de
los gastos ms altos; inversiones en
este factor puede generar mayor re-
torno de inversin si se construye un
edifcio sustentable pues la ilumina-
cin puede representar hasta el 80%
del consumo de energa elctrica en
un edifcio. Se recomienda adems
poner sensores que actven la nece-
sidad de iluminacin cuando sea es-
trictamente necesaria.
Automatzar las labores de alma-
cenamiento y picking para reducir el
uso de papel. Sistemas como la dis-
tribucin dirigida por voz eliminan
el 100% del uso del papel en los am-
bientes de distribucin.
Por ltmo, asegrese que los edif-
cios estn siendo operados realmen-
te como se disearon para que sean
efcientes.
El uso de la tecnologa es necesario a
medida que se hacen ms complejas
las operaciones, aplique sustentabi-
lidad en donde se pueda y logre ef-
ciencia haciendo ms con menos.
Grfco 1
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