Comit de boas prticas e normas

Grupo de trabalho sobre acesso

Conselho Internacional de Arquivos
Princpios de acesso aos arquivos
Princpios de acesso aos arquivos


CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS

COMIT DE BOAS PRTICAS E NORMAS
GRUPO DE TRABALHO SOBRE ACESSO








Princpios de acesso aos arquivos






Adotados pela Assembleia Geral do Conselho Internacional de Arquivos
Brisbane, Austrlia, 24 de agosto de 2012



















Princpios de acesso aos arquivos















3


Copyright Conselho Internacional de Arquivos
Copyright 2012 Arquivo Nacional
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Traduo
Silvia Ninita de Moura Estevo
Vitor Manoel Marques da Fonseca

Reviso
Alba Gisele Gouget


O original deste documento a verso em ingls. A presente traduo apenas um documento de referncia.
No um documento oficial.


Conselho Internacional de Arquivos. Comit de Boas Prticas e Normas.
Grupo de Trabalho sobre Acesso.

Princpios de acesso aos arquivos [recurso eletrnico]. /traduo de Silvia Ninita de Moura Estevo e Vitor
Manoel Marques da Fonseca. Dados eletrnicos - Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2012.
Dados eletrnicos (1 arquivo: 96 Kb). -- (Publicaes Tcnicas; 56)
Adotados pela Assembleia Geral do Conselho Internacional de Arquivos, Brisbane, Austrlia, 24 de agosto
de 2012.
Sistema requerido: Adobe Acrobat Reader.
ISBN: 978-85-60207-50-3
1. Arquivos Acesso I. Arquivo Nacional (Brasil). II Estevo, Silvia Ninita de Moura; Fonseca, Vitor
Manoel Marques da, trad. III. Ttulo. IV. Srie.

CDD 025.171

SUMRIO



PREFCIO ...................................................................................................................................5
INTRODUO ............... 9
PRINCPIOS DE ACESSO AOS ARQUIVOS .................... 13
GLOSSRIO................................... 20














5

PREFCIO

Acesso a disponibilidade de documentos para consulta como resultado tanto de autorizao
legal quanto da existncia de instrumentos de pesquisa. Desde 1994, o Conselho Internacional
de Arquivos (CIA) publicou quatro normas de descrio arquivstica: ISAD(G) em 1994,
ISAAR(CPF) em 1996, ISDF e ISDIAH em 2008. Essas normas se referem aos instrumentos de
pesquisa um dos dois elementos-chave de acesso aos arquivos e transformaram a prtica da
descrio. Esta declarao de princpios centra-se no outro elemento do acesso: a autoridade
legal para consultar arquivos.

O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) h muito tem se preocupado com a questo do
acesso aos arquivos. Na esteira das mudanas polticas na Europa, no incio da dcada de 1990,
arquivistas europeus desenvolveram o Outline of a Standard European Policy on Access to
Archives [Esboo de uma poltica europeia normalizada de acesso aos arquivos], que foi
adotado como a posio do CIA na Assembleia Geral Ordinria em Edimburgo, em 1997. O
Outline, porm, concentra-se quase inteiramente no acesso a arquivos oficiais de governo, com
uma nica declarao sobre acesso aos documentos no governamentais: Recomenda-se que
sejam feitos esforos para que o acesso aos arquivos privados seja, sempre que possvel,
realizado em consonncia com a mesma norma dos arquivos oficiais.

Dois outros documentos do CIA sublinham a importncia do acesso como um elemento da
prtica arquivstica: o Cdigo de tica, de 1996, e a Declarao universal sobre os arquivos, de
2010. O Cdigo de tica declara nos princpios 6 e 7:

Princpio 6. Os arquivistas facilitam o acesso aos arquivos ao maior nmero possvel de
usurios, oferecendo seus servios a todos com imparcialidade.

Princpio 7. Os arquivistas visam encontrar o justo equilbrio, no quadro da legislao
em vigor, entre o direito ao conhecimento e o respeito vida privada.

A Declarao universal sobre os arquivos observa

o carter fundamental dos arquivos no apoio conduo eficiente, responsvel e
transparente de negcios, proteo dos direitos dos cidados, fundamentao da
memria individual e coletiva, compreenso do passado, documentao do presente e
orientao das aes futuras,

6

identifica como um dos papis fundamentais dos arquivistas tornar esses documentos
disponveis para uso, e garante que os arquivistas trabalharo juntos para que os arquivos
sejam acessveis a todos, respeitando a legislao pertinente e os direitos dos indivduos,
produtores, proprietrios e usurios.

Na primavera de 2010, o Comit de Boas Prticas e Normas solicitou a um pequeno grupo de
arquivistas que discutisse a possibilidade de desenvolver uma norma de boas prticas para o
acesso pblico a todos os arquivos, governamentais e no governamentais. Os integrantes do
Grupo de Trabalho representavam uma variedade de tradies arquivsticas: Trudy Huskamp
Peterson, Estados Unidos, Section of Professional Associations, assumiu como presidente do
grupo, que teve como membros Sarah Choy, Hong Kong, Legislative Council Archives, East
Asian Regional Branch; Victoras Domarkas, diretor do Arquivo Nacional da Litunia,
European Regional Branch (EURBICA); Chido Houbraken, Holanda, consultor em gesto de
documentos, EURBICA; Silvia Ninita de Moura Estevo, Arquivo Nacional do Brasil,
Associao Latino-Americana de Arquivos; Helene Servant, Service interministerial des
archives de France, EURBICA; Maggie Shapley, Arquivo da Australian National University,
Section on University Archives and Research Institutions (SUV).
1


Aps uma reunio inicial em Paris, em maio de 2010, os membros do grupo esboaram dois
documentos principais: uma declarao de Princpios de acesso aos arquivos e um relatrio
tcnico referente implementao dos Princpios. O Grupo de Trabalho, em seguida, convidou
os presidentes dos rgos do CIA, no representados no Grupo, e cujo trabalho frequentemente
enseja reflexes sobre acesso, a nomear um membro para ler o projeto, coment-lo e participar
de uma reunio de consulta sobre os Princpios de Paris, em fevereiro de 2011. O Grupo
Consultivo incluiu Didier Bondue, como representante da Section for Business and Labour
Archives, Fatoumatta Cisse, do West African Regional Branch; Kim Eberhard, da Section of
Archives of Churches and Religious Denominations; Soufi Fouad, do Arab Regional Branch;
Deborah Jenkins, da Section of Local, Municipal and Territorial Archives; Lohman Jan, da
Section of International Organizations; Murambiwa Ivan, do Eastern and Southern Africa
Regional Branch; Schefbeck Gunther, da Section for Archives of Parliaments and Political
Parties, e David Sutton, da Section of Literary and Artistic Archives. O Grupo Consultivo

1
Deve-se ressaltar que os membros atuaram no Grupo de Trabalho por suas capacidades individuais. A declarao
da prtica profissional no reflete necessariamente a poltica oficial ou as vises dos organismos governamentais,
instituies ou organizaes aos quais os integrantes do Grupo esto vinculados ou associados.

7

concordou que o CIA deveria adotar um conjunto de princpios de acesso e fez vrias sugestes
ao texto dos dois principais documentos.

O Grupo de Trabalho reformulou os dois documentos, fez com que circulassem pelo Grupo
Consultivo, e novamente os editou. Na sua reunio de maro de 2010, o Executive Board
[Diretoria Executiva] do CIA avaliou os Princpios de acesso aos arquivos revistos, juntamente
com um plano e um cronograma para o debate geral sobre eles. A Diretoria Executiva aprovou
o plano e o cronograma para a consulta, por considerar o acesso uma das grandes preocupaes
dos grupos de usurios, e compartilhou a verso preliminar com os grupos de usurios e
organizaes associadas, pedindo seus comentrios. Alm disso, tambm fez comentrios aos
Princpios, que foram revisados tendo em conta as opinies expressas.

Os Princpios estiveram disponveis para consulta pblica entre agosto de 2011 e incio de
fevereiro de 2012. Alm da publicao da verso preliminar no site do CIA e de um e-mail
enviado no ms de janeiro recordando aos membros que o perodo da consulta ainda estava
aberto, foram feitos convites para comentrios a cerca de vinte e quatro organizaes
profissionais da rea e associaes de pesquisa. Foram recebidos vinte e sete comentrios.
Cinco vieram de arquivos nacionais (Blgica, Canad, Itlia, Paraguai e Reino Unido). Dois
conjuntos de comentrios vieram de grupos da Society of American Archivists. Dois
comentrios vieram de entidades ligadas rea (International Federation of Library
Associations and Institutions IFLA e Society for History of American Foreign Relations),
alm de uma declarao da Association of Historians of Modern Italy, que foi incorporada nos
comentrios da Direzione Generale per gli Archivi. Um veio da Section on University and
Research Institution Archives do CIA, um de um grupo de onze historiadores da frica. Os
demais comentrios vieram de arquivistas da Argentina, Austrlia, Espanha, Estados Unidos,
Frana, Sua e Zimbbue, representando profissionais que trabalham em arquivos
governamentais (de diferentes mbitos) e universidades. Em vrios casos no foi possvel
determinar nem o pas nem a instituio do comentador.

Aps o encerramento do perodo de consulta pblica, o Grupo de Trabalho leu todos os
comentrios e revisou as verses preliminares. Nessa ocasio, percebeu que o fato de ter
mantido, num mesmo documento, as Diretrizes tcnicas e os Princpios levou a confuses por
uma parte dos leitores, e recomendou que as Diretrizes tcnicas constitussem um documento
de apoio especfico, depois de os Princpios serem adotados. Os Princpios revistos foram
8

enviados Diretoria Executiva para serem avaliados na reunio da primavera de 2012.
Observaes feitas pelos membros da Programme Commission [Comisso de Programa do
CIA] e pela Diretoria Executiva nessa ocasio foram partilhadas com o Grupo de Trabalho e
novas revises foram realizadas.

So dez os Princpios de acesso aos arquivos, com um comentrio explicativo sobre cada um
deles. Os Princpios e os comentrios, tomados juntos, constituem a declarao da prtica
profissional; os Princpios so acompanhados por um pequeno Glossrio.

Os membros do Grupo de Trabalho reconhecem que a maioria dos governos e muitas
instituies tm uma rica histria de gesto do acesso. Para essas instituies arquivsticas, esta
declarao da prtica profissional um suplemento aos processos j existentes, permitindo aos
arquivistas avaliar suas prticas institucionais em face de um referencial externo e fortalec-las
sempre que necessrio. Naquelas instituies em que os procedimentos de acesso tm sido
fracos ou contestados, a declarao da prtica profissional oferece uma diretriz para rever e
revisar processos. Os membros do Grupo de Trabalho acreditam que os Princpios so uma
forte declarao de prtica que trar benefcios profisso.
9

INTRODUO

Os documentos so preservados para uso pelas geraes atuais e futuras. O servio de acesso
conecta arquivos ao pblico; fornece informao aos usurios sobre a instituio e seu acervo;
influencia o pblico quanto confiana nos custodiadores das instituies arquivsticas e no
servio que prestam. Os arquivistas apoiam uma cultura de abertura, mas aceitam restries
conforme exigido pela legislao e outras autoridades, pela tica, ou por exigncia dos
doadores. Quando as restries so inevitveis, devem ser claras e limitadas em abrangncia e
durao. Os arquivistas encorajam as partes responsveis a formular claramente mandatos e
regras consistentes para acesso aos documentos, mas, na ausncia de orientaes inequvocas,
viabilizam o acesso apropriado, considerando a tica profissional, a equidade, a justia e os
requisitos legais. Os arquivistas garantem que as restries sejam aplicadas justa e
razoavelmente, e proporcionam o uso mais amplo possvel dos documentos por meio do
monitoramento das restries e da imediata revogao daquelas que no se justificam mais. Os
arquivistas aderem aos Princpios de acesso aos arquivos ao formular e implementar polticas
de acesso.

Finalidade dos Princpios de acesso aos arquivos

Os Princpios de acesso aos arquivos oferecem aos arquivistas uma base de referncia
internacional para avaliao das prticas e polticas de acesso existentes e um quadro para uso
quando do desenvolvimento ou modificao de regras de acesso.

Abrangncia dos Princpios de acesso aos arquivos

Os Princpios de acesso aos arquivos abrangem os direitos de acesso pelo pblico, e a
responsabilidade dos arquivistas em propiciar o acesso aos arquivos e s informaes sobre
eles.

Os Princpios reconhecem que a administrao do acesso pode tambm envolver restrio de
acesso baseada em informaes contidas nos arquivos.

Os Princpios reconhecem, ainda, que, em alguns pases, vrias leis codificam regras de acesso
inconsistentes entre si. Isto vlido tanto para leis que abrangem os arquivos sob custdia do
10

governo quanto para leis referentes a arquivos em organizaes privadas, no governamentais.
Os arquivistas encorajam ativamente governos, parlamentos e tribunais a harmonizar a
legislao de acesso.

Os Princpios aplicam-se tanto aos arquivos governamentais quanto aos no governamentais.
Arquivos pblicos e privados podem implementar os Princpios de maneiras diferentes.

Os Princpios assumem que os arquivistas esto comprometidos, de modo proativo, com a
transferncia de documentos de valor permanente para a custdia arquivstica, quando o acesso
se torna mais prontamente franqueado ao pblico do que sob a custdia do rgo de origem.

Os Princpios no cobrem as operaes gerais e normas dos servios de referncia e de
consulta, nem tampouco questes relacionadas aos recursos necessrios para sua prpria
implementao.

Os Princpios no abrangem questes relacionadas a copyright porque o acesso a material com
direito autoral permitido, embora cpias somente possam ser feitas de acordo com a
legislao de direitos autorais. Os Princpios tambm reconhecem que a necessidade de
proteger originais do desgaste resultante do manuseio pode requerer a limitao do acesso
fsico aos documentos, mas os arquivistas, mesmo assim, tornam disponveis as informaes
neles presentes.

Cada princpio acompanhado de um comentrio; os princpios e comentrios tomados juntos
constituem os Princpios de acesso aos arquivos.

Responsabilidades pela implementao dos Princpios de acesso aos arquivos

As instituies que custodiam arquivos so encorajadas a comparar suas polticas de acesso
com os Princpios e a adot-los como um guia tcnico para o acesso aos arquivos sob sua
custdia. As responsabilidades fundamentais pela implementao dos Princpios so
compartilhadas por administradores, arquivistas, doadores e o pessoal das instituies que
transferem seus documentos custdia arquivstica.

11

Uma pessoa na instituio arquivstica ou sua instncia superior deve ter a responsabilidade de
liderar e responder pelo programa de acesso. Esse funcionrio, ou equipe, deve ter autoridade
suficiente para garantir tanto a liberao no tempo oportuno quanto a proteo segura da
informao. Executivos da instncia superior so responsveis pelo apoio aos programas de
acesso da instituio arquivstica, fornecendo financiamento adequado para isso e garantindo
que seus funcionrios recebam treinamento profissional e as condies necessrias ao
desempenho competente de suas funes, no melhor interesse dos usurios, arquivos,
produtores e doadores dos documentos.

Os arquivistas so responsveis pelo planejamento, implementao e manuteno dos sistemas
de controle de acesso. Todos os membros da equipe devem entender os princpios bsicos de
acesso, a necessidade de manipulao segura de informaes restritas, e a responsabilidade de
no divulgar informaes a menos que estas se tenham tornado pblicas por meio de
procedimentos aprovados. Os arquivistas que participam do processo de tomada de deciso
sobre acesso devem ter uma boa compreenso das leis pertinentes e das prticas de acesso, bem
como das necessidades dos pesquisadores. medida que suas atividades o exijam, os
arquivistas devem treinar novos membros da equipe na operao do regime de acesso.

Ao transferir arquivos para custdia de uma instituio arquivstica, doadores e funcionrios
reconhecem que os documentos so preservados para acesso. Se uma determinada informao
precisar ser retirada do uso pblico por certo perodo de tempo, eles so responsveis por
divulgar claramente que informao essa, as razes e o perodo de restrio. Funcionrios e
doadores negociam com os arquivistas em um esprito de cooperao e confiana.

O apoio ao programa de acesso vem de advogados, profissionais de segurana e informtica, e
especialistas em desclassificao. Os advogados devem compreender os princpios bsicos de
gesto de documentos e colaborar com a instituio arquivstica no equilbrio entre as
necessidades institucionais e as dos usurios dentro do quadro legal aplicvel. Administradores
de sistemas computacionais so responsveis por assegurar que toda a documentao tcnica
seja clara e disponvel aos arquivistas e usurios quando solicitado, e que o material sob
restrio esteja em segurana e protegido do acesso no autorizado. O pessoal de segurana
responsvel por garantir e monitorar o acesso s reas de armazenamento de documentos, com
vigilncia especial para aquelas onde so mantidos documentos restritos. Especialistas em
12

desclassificao, como pessoas dos rgos que produziram os documentos a serem revisados
para possvel liberao, devem promover fundamentada e oportuna reviso da classificao.

Nota: Nos Princpios, a palavra arquivo refere-se ao acervo arquivstico de uma instituio, e
no prpria instituio.
13

PRINCPIOS DE ACESSO AOS ARQUIVOS

1 O pblico tem o direito de acesso aos arquivos de rgos pblicos. Entidades pblicas e
privadas devem abrir seus arquivos o mais amplamente possvel

O acesso aos arquivos do governo essencial para uma sociedade informada. Democracia,
responsabilizao, boa governana e engajamento cvico requerem a garantia legal de que as
pessoas tero acesso aos arquivos de entidades pblicas estabelecidas por governos nacionais,
territrios autnomos, governos locais, instituies intergovernamentais e qualquer organizao
e pessoa, legal ou natural, no desempenho de funes pblicas e operando com recursos
financeiros pblicos. Todos os arquivos de rgos pblicos so abertos ao pblico, a menos que
se enquadrem numa exceo legal.

Instituies que mantm arquivos privados no tm obrigao legal de abri-los a usurios
externos, a no ser que alguma legislao especfica, exigncia legal ou regulao lhes imponha
essa responsabilidade. Entretanto, muitos arquivos privados guardam documentos institucionais
e papis pessoais que tm significativo valor para a histria social, econmica, religiosa,
comunitria e pessoal, bem como para a produo de conhecimento e apoio ao
desenvolvimento. Arquivistas que trabalham em instituies privadas estimulam suas
organizaes a propiciar acesso pblico aos seus arquivos, especialmente se o acervo ajudar a
proteger direitos ou beneficiar interesses pblicos. A presso dos arquivistas para abertura dos
arquivos ajuda a manter a transparncia e credibilidade institucional, melhora a compreenso
pblica da histria da instituio e suas contribuies para a sociedade, e ajuda a prpria
entidade a efetivar a responsabilidade social em partilhar a informao para o bem pblico,
fortalecendo a sua imagem.

2 Instituies custodiadoras de arquivos tornam pblica a existncia dos arquivos,
inclusive a de documentos fechados ao acesso, e divulgam as restries que afetam os
arquivos

Os usurios devem ser capazes de identificar a instituio arquivstica que detm material de
seu interesse. Os arquivistas fornecem gratuitamente informao bsica sobre sua instituio e
os arquivos que ela conserva. Eles informam ao pblico as regras gerais para uso do acervo de
14

acordo com as determinaes legais, polticas e os regulamentos da instituio. Asseguram que
as descries do conjunto de seus arquivos so atuais, precisas e obedecem s normas
internacionais de descrio para facilitar o acesso. Os arquivistas partilham verses
preliminares de descries de documentos com os usurios, se as verses finais ainda no
estiverem disponveis, quando isso no compromete a segurana ou nenhuma restrio de
acesso necessria.

Instituies que facultam o acesso do pblico a qualquer parte de seus arquivos divulgam a
poltica de acesso. Os arquivistas comeam com a presuno de abertura; se forem exigidas
restries de acesso, eles asseguram que tais restries estejam claramente escritas, de modo
que o pblico possa compreend-las e imprimir consistncia sua aplicao.

Os usurios tm o direito de saber da existncia ou da destruio de uma srie especfica,
dossi, item ou parte de um item, mesmo que seu uso esteja vedado. Os arquivistas revelam a
existncia de documentos fechados ao acesso por meio de descrio acurada e insero de
folhas de substituio ou marcaes eletrnicas. Os arquivistas fornecem o mximo de dados a
respeito do material restrito, inclusive o motivo para a restrio e a data em que os documentos
sero revisados ou estaro disponveis para acesso, ainda que a descrio no divulgue a
informao que motivou a restrio e nem viole lei ou regulao.

3 Instituies custodiadoras de arquivos adotam uma abordagem proativa para acesso

Os arquivistas tm a responsabilidade profissional de promover o acesso aos arquivos. Eles
divulgam informao sobre os arquivos utilizando vrios meios, como a internet e publicaes
na web, documentos impressos, programas pblicos, meios comerciais e outras atividades de
alcance. Eles devem estar continuamente atentos a mudanas nas tecnologias de comunicao e
usam aquelas que so disponveis e prticas para promover a divulgao dos arquivos. Os
arquivistas cooperam com outros arquivos e instituies na preparao de registros de
localizao, guias, portais de arquivos e gateways para assistir aos usurios na localizao de
documentos. Eles fornecem, de modo proativo, acesso s parcelas de seu acervo que sejam de
amplo interesse do pblico, por meio de publicaes impressas, digitalizao, comunicados no
site institucional, ou cooperao com projetos externos de publicao. Os arquivistas
consideram as necessidades dos usurios ao determinar como os documentos devem ser
publicados.
15

4 Instituies custodiadoras asseguram que restries de acesso sejam claras e de durao
determinada, baseadas em legislao pertinente, reconhecem o direito de privacidade de
acordo com as normas culturais e respeitam os direitos dos proprietrios de documentos
privados

Os arquivistas proporcionam o acesso mais amplo possvel aos arquivos, mas reconhecem e
aceitam a necessidade de algumas restries. As restries so impostas por legislao ou por
poltica institucional, da instituio arquivstica ou sua instncia superior, ou por um doador.
Arquivistas asseguram que as polticas de acesso e as regras para suas instituies sejam
publicadas, de modo que as restries e as razes para elas sejam claras para o pblico.

Os arquivistas procuram limitar a abrangncia das restries ao que imposto por lei, poltica
institucional ou a instncias especficas, em que o dano a um interesse legtimo pblico ou
privado temporariamente supera o benefcio da liberao num dado momento. As restries so
impostas por um perodo limitado, seja um perodo de tempo ou a ocorrncia de uma dada
condio, como a morte de algum.

Restries gerais aplicam-se ao acervo como um todo; conforme a natureza da instituio, elas
abrangem a proteo de dados pessoais e da privacidade, segurana ou informaes
investigativas ou legais, segredos comerciais e segurana nacional. O escopo e a durao das
restries gerais devem ser claros.

Restries especficas aplicam-se somente a conjuntos determinados de documentos e com uma
durao limitada. Uma declarao clara da restrio especfica deve ser includa na descrio
arquivstica pblica dos documentos atingidos.

O acesso a documentos privados doados limitado pelas condies estabelecidas no
instrumento de transferncia, como uma escritura ou termo de doao, um testamento ou uma
troca de cartas. Os arquivistas negociam e aceitam restries do doador sobre o acesso que
sejam claras, de durao limitada e que possam ser administradas de modo equitativo.

5 Arquivos so disponibilizados em condies de acesso igualitrias e justas

Os arquivistas propiciam aos usurios, sem discriminao, acesso justo, equitativo e oportuno
aos arquivos. Diferentes categorias de pessoas usam arquivos e as regras de acesso podem ser
16

distintas para categorias de usurios (por exemplo, o pblico em geral; adotados buscando
informao sobre os pais biolgicos; pesquisadores mdicos buscando informao estatstica de
registros hospitalares; vtimas de violaes de direitos humanos). As regras de acesso devem
ser aplicadas igualmente a todas as pessoas dentro de cada categoria, sem discriminao. Se um
item classificado revisto e o acesso passa a ser garantido a um integrante do pblico em geral,
o item estar disponvel para todo o pblico nos mesmos termos e condies.

As determinaes de acesso so feitas o mais rapidamente possvel, aps o recebimento da
solicitao. Documentos de rgos pblicos que tenham sido desclassificados antes de
transferidos instituio arquivstica, exceto aqueles tornados pblicos por meios ilegais ou
no autorizados, permanecem acessveis depois de serem transferidos, independentemente de
seu contedo, forma ou data de produo. Se apenas parte da informao de um item tiver sido
publicada ou estiver prontamente disponvel ao pblico, o acesso informao liberada
permanece aberto aps a transferncia; informao no liberada est sujeita poltica e aos
procedimentos normais de acesso. Arquivistas estimulam aes legislativas e regulatrias que
liberem documentos de modo responsvel e no apoiam tentativas de restringir informao
previamente tornada pblica, seja pela reclassificao ou pela determinao de destruio dos
documentos.

Instituies privadas custodiadoras de acervo proporcionam acesso igual aos usurios;
entretanto, termos de doao, necessidades institucionais de segurana e restries relacionadas
podem exigir que os arquivistas faam distines entre pesquisadores. Os critrios usados por
instituies privadas para determinar acesso seletivo so explicitados em sua poltica pblica de
acesso, e os arquivistas incentivam suas instituies a reduzir ao mximo essas excees.

6 Instituies custodiadoras de arquivos garantem que vtimas de crimes graves segundo
as leis internacionais tenham acesso a documentos que proporcionam a evidncia
necessria afirmao de seus direitos humanos e prova de sua violao, mesmo se esses
documentos estiverem fechados ao pblico em geral

O Updated set of principles for the protection and promotion of human rights through action to
combat impunity [Conjunto atualizado de princpios para proteo e promoo dos direitos
humanos atravs da ao de combate impunidade] (2005), do Alto Comissariado de Direitos
Humanos das Naes Unidas, afirma que as vtimas de crimes graves segundo as leis
internacionais tm o direito de conhecer a verdade sobre as violaes. Os Princpios enfatizam
17

o papel vital que o acesso aos arquivos exerce no conhecimento da verdade, na identificao de
pessoas responsveis por violaes de direitos humanos, na solicitao de indenizao e na
defesa contra acusaes de violao de direitos humanos. Os Princpios afirmam que toda
pessoa tem o direito de saber se seu nome aparece nos arquivos do Estado e, em caso
afirmativo, de contestar a validade da informao, submetendo instituio arquivstica uma
declarao que os arquivistas apresentaro sempre que o dossi contendo o nome for
requisitado para pesquisa.

Instituies arquivsticas obtm e mantm a evidncia necessria proteo dos direitos
humanos e contestao da violao dos direitos humanos quando crimes graves segundo as
leis internacionais tenham sido cometidos. Pessoas que buscam arquivos com fins de direitos
humanos tm acesso aos documentos pertinentes, mesmo se eles estiverem fechados ao pblico
em geral. O direito de acesso com fins de direitos humanos aplica-se a arquivos pblicos e, o
mais extensamente possvel, a arquivos privados.

7 Usurios tm o direito de apelar de uma negao de acesso

Toda instituio arquivstica deve ter uma poltica clara e procedimentos para apelao em caso
de negativa inicial de acesso. Quando um pedido de acesso aos arquivos negado, as razes
para a negao devem ser claramente declaradas por escrito e transmitidas ao solicitante to
logo quanto possvel. Usurios que tiverem o acesso negado so informados do seu direito de
recorrer da recusa ao acesso e dos procedimentos e prazos, se houver, para faz-lo.

Para os arquivos pblicos, podem existir vrias instncias de recurso, como uma primeira
reviso interna e um segundo recurso a uma autoridade independente e imparcial estabelecida
por lei. Para os arquivos no pblicos, o processo de recurso pode ser interno, mas deveria
seguir a mesma abordagem geral.

Arquivistas que participam da recusa inicial devem fornecer autoridade revisora informao
relevante para o caso, mas no participam da deciso do recurso.

8 Instituies custodiadoras de arquivos garantem que as restries operacionais no
impeam o acesso aos arquivos

O direito igualitrio de acesso aos documentos de arquivo no se refere somente a mesmo
tratamento, mas inclui tambm o direito de beneficiar-se igualitariamente dos arquivos.
18

Os arquivistas compreendem as necessidades tanto de pesquisadores existentes quanto de
potenciais, e usam essa compreenso para desenvolver polticas e servios que vo ao encontro
dessas necessidades e minimizam as limitaes operacionais a acesso. Em particular, eles
assistem queles que tm necessidades especiais, so analfabetos ou desfavorecidos e que, de
outra maneira, teriam significativas dificuldades no uso de arquivos.

Instituies arquivsticas pblicas no cobram taxa de admisso a pessoas que querem fazer
pesquisa. As instituies arquivsticas privadas que cobram taxas de admisso deveriam
considerar a capacidade do solicitante para pag-las, e a taxa cobrada no deveria ser um
impedimento para o uso dos arquivos.

Os usurios que visitam a instituio arquivstica ou os que vivem distante dela podem obter
cpias de documentos em todos os formatos nos quais a instituio esteja tecnicamente apta a
fornecer. As instituies podem cobrar taxas razoveis por servios de reproduo por
demanda.

A liberao parcial de documentos uma forma de prover acesso quando um dossi inteiro ou
um item no pode ser liberado. Se um item documental contiver informao sensvel em
algumas poucas frases ou em um nmero limitado de pginas, esta informao ocultada e o
restante do item liberado para acesso pblico. Os arquivistas, na medida do possvel, no se
recusam a reeditar os documentos em funo do trabalho exigido para isso; entretanto, se a
edio tornar o item ou dossi enganoso ou ininteligvel, os arquivistas no o reeditam e devem
mant-lo fechado ao acesso.

9 Arquivistas tm acesso a todos os arquivos fechados e neles realizam o trabalho
arquivstico necessrio

Arquivistas tm acesso a todos os arquivos fechados que estejam sob sua custdia, a fim de
analis-los, preserv-los, organiz-los e descrev-los para que a sua existncia e as razes da
restrio sejam conhecidas. Este trabalho arquivstico ajuda a evitar que os arquivos sejam
destrudos ou esquecidos proposital ou inadvertidamente e contribui para assegurar a sua
integridade. A preservao e a descrio de arquivos fechados ao acesso promovem a confiana
pblica na instituio arquivstica e na profisso, pois permitem que os arquivistas ajudem o
pblico a rastrear a existncia e a natureza geral desses documentos e a saber quando e como
19

eles estaro disponveis. Para obter acesso aos arquivos fechados, classificados por segurana
nacional ou outras restries que exijam autorizaes especiais, os arquivistas devem cumprir
os procedimentos de autorizao necessrios.

10 Arquivistas participam do processo de tomada de deciso sobre acesso

Os arquivistas ajudam suas instituies a estabelecer polticas e procedimentos de acesso e a
rever arquivos para uma possvel liberao, de acordo com as leis de acesso, e as diretrizes e
boas prticas existentes. Os arquivistas trabalham com advogados e outros parceiros na deciso
sobre a estrutura bsica e a interpretao de restries, as quais, em seguida, implementam. Os
arquivistas conhecem os arquivos, as restries de acesso, as necessidades e exigncias das
partes interessadas e as informaes que j so de domnio pblico sobre o assunto a que se
referem os documentos, e utilizam esse conhecimento ao tomar decises sobre acesso. Eles
ajudam a instituio a tomar decises fundamentadas e consistentes e a alcanar resultados
razoveis.

Arquivistas monitoram as restries de acesso, revendo documentos e eliminando restries
no mais aplicveis.
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GLOSSRIO

Todas as definies foram extradas do International Council on Archives Handbooks Series,
volume 7, Dictionary of Archival Terminology, 2
nd
edition, Munich: K.G. Saur, 1988, exceto
aquelas com outra indicao expressa.

Acesso. Disponibilidade para consulta de documentos/arquivos, como resultado tanto de
autorizao legal quanto da existncia de instrumentos de pesquisa.

Acesso restrito. Limitao de acesso a arquivos, a documentos especficos ou a informao de
um determinado tipo imposta por regulamentaes gerais ou especficas que definem data de
acesso ou excluses gerais ao acesso.

Classificao de segurana. Restrio ao acesso e uso de documentos/arquivos ou
informaes neles existente imposta por um governo no interesse da segurana nacional. Esses
documentos/arquivos ou informaes so referidos como documentos classificados ou
informaes classificadas.

Confidencialidade. Qualidade ou propriedade de privacidade ou sigilo que, associada a certas
informaes e/ou a documentos, torna restrito o acesso.

Depsito. Entrega de documentos para a custdia de arquivos sem transferncia ou ttulo legal.

Desclassificao. Remoo de todas as restries por classificao de segurana em
informao ou documentos.

Direito privacidade. Direito de estar a salvo da liberao no autorizada de informao
contida em documentos/arquivos relacionada a questes pessoais e privadas.

Doao. Acrscimo ao acervo realizado sem despesas monetrias e que se torna propriedade
unicamente do recebedor, efetuada, em geral, por escritura ou instrumento de doao.

Doador. Origem de uma doao.

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Dossi/processo. Unidade organizada de documentos agrupados, quer para uso corrente por
seu produtor, quer no decurso da organizao arquivstica, porque se referem a um mesmo
assunto, atividade ou transao. Um dossi/processo geralmente a unidade bsica de uma
srie. [CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD(G): Norma geral internacional de
descrio arquivstica. 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.]

Edio. Processo de ocultar ou remover informao sensvel de um documento antes de liber-
lo para uso pblico. [ARMA International. Glossary of Records and Information Management
Terms. 3. ed.]

Escritura. Documento selado, feito em muitos pases diante de um notrio pblico, o qual,
quando realizado, d efeito a alguma disposio legal ou a acordo entre partes.

Fundo. Conjunto de documentos, independente de sua forma ou suporte, organicamente
produzido e/ou acumulado e utilizado por um indivduo, famlia ou entidade coletiva no
decurso de suas atividades e funes. [CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD(G):
Norma geral internacional de descrio arquivstica. 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2001.]

Inspeo. Exame de documentos/arquivos para determinar a presena de documentos ou
informao sujeita a acesso restrito.

Instrumento de pesquisa. Termo mais amplo que abrange qualquer descrio ou meio de
referncia elaborado ou recebido por um servio de arquivo, com vistas ao controle
administrativo ou intelectual do acervo arquivstico. [CONSELHO INTERNACIONAL DE
ARQUIVOS. ISAD(G): Norma geral internacional de descrio arquivstica. 2. ed. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2001.]

Item documental. A menor unidade arquivstica intelectualmente indivisvel, por exemplo,
uma carta, memorando, relatrio, fotografia, registro sonoro. [CONSELHO INTERNACIONAL DE
ARQUIVOS. ISAD(G): Norma geral internacional de descrio arquivstica. 2. ed. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2001.]

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Liberdade de informao. Conceito de um direito legal de acesso informao contida em
documentos correntes ou intermedirios, distinto do direito legal de acesso a documentos.

Proteo de dados. Proteo legal dos direitos de indivduos em relao coleta,
armazenamento e processamento automtico de dados pessoais em forma legvel por mquina e
a liberao desses dados.