FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION

ACT. 10 TRABAJO COLABORATIVO 2

Presenta
DIEGO FERNANDO URIBE-91527448
Correo Electrnico: incubus475@hotmail.com
GRUPO 100500_246









Tutor
JORGE ENRIQUE LEON RODRIGUEZ










UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA
CEAD BUCARAMANGA
PROGRAMA INGENIERA INDUSTRIAL
BUCARAMANGA, 20 MAYO 2013
INTRODUCCION



Este trabajo es realizado con el fin de aclarar conocimientos con lo relacionado a
empresa. Para llevar a cabo un plan o iniciativa empresarial tendiente a la fomentacin
de una nueva Empresa, debemos exponer nuestras ideas o un estudio previo que nos
determine un futuro empresarial, en donde nos conlleve a unos objetivos precisos y
exitosos, teniendo presente la informacin necesaria para realizar la respectiva
valoracin y anlisis del negocio que se desea desarrollar.













ACTIVIDAD A REALIZAR

Ustedes (Pequeo grupo colaborativo) estn contratados para administrar la empresa.
Gestionando el Cambio, su actividad econmica es prestar los servicios profesionales
de Publicidad a las pequeas y medianas empresas del barrio del Restrepo de la
ciudad de Bogot-Colombia.
Para dar buen funcionamiento debe realizar la:

1. Misin, Visin, Objetivo (1 objetivo), metas (3 metas) y polticas (4 Polticas)
2. Planeacin: De acuerdo con el objetivo y metas. Determinar cules son las
actividades necesarias para llegar a cumplir con el objetivo.

1. MISION:
Brindarles a nuestros clientes soluciones integrales de comunicacin estratgica,
publicidad desde el diseo de una campaa creativa, hasta la realizacin de piezas
publicitarias y planeacin de medios, haciendo que su empresa sea notable

2. VISION
Ser la Agencia Publicitaria preferida por las principales empresas de Valledupar y de
otras regiones, por los resultados que generamos para sus negocios, pero tambin por
el profesionalismo y los valores que rigen nuestro trabajo y nuestra relacin con ellos.



3. OBJETIVO
Lograr una mayor participacin en el mercado de las pequeas y grandes empresas en
el barrio Restrepo de Bogot, sobresaliendo as por nuestros servicios y productos
prestados a nuestros clientes.
4. METAS
1 Servir como fuente principal de informacin y consulta sobre
la publicidad. Fomentar el desarrollo profesional de cada uno de nuestros clientes
Representar el punto de vista de las empresas, ofreciendo nuestra ayuda para que los
usuarios puedan conocer sus servicios.
2. PLANEACION: Estudio exhaustivo del mercado, Encuetas, Entrevistas telefnicas,
Estudio de la Competencia Por medio de una campaa publicidad darnos a conocer en
todo el mercado del barrio Restrepo. Capacitar profesionales en el rea de publicidad
para presentar un excelente servicio.

RECURSOS FINANCIEROS Gestin financiera liquidez de la empresa y su
rentabilidad. Aportes de Socios, Dinero en efectivo, Acciones, Prstamos bancarios
flexibles y con bajas tasas de inters.

RECURSOS TECNICOS Y/O TECNOLOGICOS De acuerdo con esto, la gestin
tecnolgica se enfoca en desarrollar tecnologas, como medio para el cumplimiento de
los objetivos del negocio. Equipos, Instrumentos, Materiales, Maquinas, Dispositivos
Software.

RECURSO HUMANO: Gerente, Directos de arte, Dibujantes armadores, Director de
trfico, Director de produccin audiovisual, Asistente de produccin, Director de
ejecutivo de cuentas, Ejecutivo de cuentas, Director de medios, Secretarias de
produccin creatividad ejecutivo, Contralor, Contador.

RECURSOS FISICOS Los recursos fsicos de la empresa son todos los bienes
tangibles, en poder de la empresa, que son susceptibles de ser utilizados para el logro
del objetivo de la misma. Bienes inmuebles: Oficinas, Terrenos, Maquinaria
Automviles, Camiones, Etc. Insumos para la produccin: Papelera, Materiales, Tintas
Etc. Materiales de oficina, Computadoras, Escritorios, Muebles, Telfonos, Impresoras
Fax, Celulares, Etc., Productos terminados: Disponibles para la venta.


GERENTE DEBERES DELPUESTO:
- Toman decisiones y las imparten a sus subordinados.
- Asignar recursos tanto humanos como materiales.
- Negociar de la organizacin.
- Dar seguimiento interno y externo de informaciones que pueden ser tiles para su
empresa.
- Son planificadores, organizadores, lderes y contralores de la organizacin.
- Crear planes formales y controlar la ejecucin
DIRECTOR DE ARTE
Si la empresa posee un Director de Arte, en vez de una de Arte/Montaje, entonces la
principal funcin de este Director es la de participar en el desarrollo grfico y
conceptual de la campaas. De lo contrario estara bajo la orden del Director General
Creativo o el Director Creativo, todo depende de cmo este estructurada la agencia y
del tamao de la misma.
DEBERES DEL PUESTO:
- Disear material grfico para las diversas necesidades de los clientes de la
compaa.
- Dividir toma fotogrfica.
- Supervisar y dirigir ilustraciones.
- Recomendar un tratamiento visual creativo y efectivo de la publicidad de las cuentas

DIBUJANTES ARMADORES
Sus principales funciones son: dibujar y montar finalmente los artes que llegan al
departamento.
DEBERES DEL PUESTO:
- Elaborar los artes finales (dibujo y armado).
- Retocar fotografas, letras y corregir textos.
- Mantener los estndares de calidad de la produccin final.
- Efectuar los ajustes indicados por el Director de Arte o el Director Creativo.
- Sugerir tcnicas para mejorar la calidad de los artes finales.
- Realizar artes de calidad, segn lo solicitado por el cliente.
DIRECTOR DE TRFICO
Cuando la agencia es muy chica no hay director de trafico, puede haber una persona
encargada o en medio se realiza este trabajo.
La funcin principal es la de supervisar y coordinar el departamento y los trabajos
internos y externos de la empresa y por lo general tiene un asistente.

DEBERES DEL PUESTO:
- Recibe y elabora las rdenes de trabajo que se realizan en los diversos
departamentos.
- Supervisar el trabajo el trabajo en cada una de sus etapas, para que ste listo en las
fechas indicadas.
- Cuidar de que no se pierda ningn material o artes terminados.
- Entregar los trabajos al medio correspondiente en la fecha indicada y con las
especificaciones tcnicas de cada medio.
- Est pendiente de las fechas de entrega de las diversas piezas que se hacen en los
departamentos y de los trabajos que deben salir en el da indicado.
DIRECTOR DE PRODUCCIN AUDIOVISUAL
Hay agencias que realizan todo el material audiovisual dentro de la misma, otras lo
mandan a hacer afuera, independientemente es funcin principal del director de
produccin Audiovisual dirigir el departamento y coordinar las producciones con
proveedores y el Depto. Creativo.
DEBERES DE PUESTO:
- Cotizar con proveedores, obteniendo mximos beneficios para el cliente y la
agencia, adems de llevar la facturacin de produccin por el cliente.
- Coordinar las producciones audiovisuales de la agencia con los proveedores.
- Exigir el mximo de calidad posible en todas y cada una de las producciones
efectuadas para los clientes de la agencia.
- Mantener contacto constante con proveedores actuales, nuevos y potenciales.
- Asistir a todas las producciones de los clientes de la agencia. (preproduccin,
produccin, posproduccin).
Sus principales responsabilidades son formar personal a su cargo, "elaborar time table
para todas producciones, mantener archivo al da de : proveedores, facturas, costos,,
controles internos, mster, copias, tanto de video como de audio ordenados por el
cliente, producto, trabajo, fecha, etc. Asistir a reuniones con los clientes, segn sea
necesario. Mantenerse al da con las ltimas producciones de la competencia nacional
e internacional".

ASISTENTE DE PRODUCCIN
Su principal funcin es la de dar seguimiento a los estimados de produccin, coordinar
las grabaciones con los proveedores y asistir al director de produccin.
DEBERES DEL PUESTO:
- Asistir al Director de produccin y ejecutar los trabajos que este les asigne.
- Dar seguimiento a los estimados de produccin.
- Realizar copias de radio y televisin a los canales.
- Coordinar grabaciones de radio y televisin con los proveedores y realizar time
tables.
- Realizar informes sobre el estado de los trabajos realizados y en proceso.
- Control de comerciales de la competencia.
- Revisar y mantener al da los materiales de la filmoteca del departamento.
DIRECTOR DE EJECUTIVO DE CUENTAS
Funcin principal servir como intermediario el cliente y la agencia. Coordinar todo
proceso requerido para dar servicio al cliente. Administrar todos los esfuerzos
publicitarios para cada cliente.
DEBERES DEL PUESTO:
- "Desarrollar estrategias efectivas para los clientes.
- Coordinar inversin del presupuesto.
- Atender requerimiento de los clientes ya sea en reuniones o mediante llamadas
telefnicas.
- Preparar presentaciones de campaas.
- Resolver problemas que se le presenten.
- Preparar "status reports" de los clientes.
- Pedirles a los ejecutivos juniors "status report".
- Revisar peridicamente los "budgets controls".

EJECUTIVO DE CUENTAS
Sirve entre agencia y cliente. Responsable de estudiar el mercado y las necesidades
de sus clientes para desarrollar estrategias efectivas. Planifica y ejecuta planes y
campaas, ofrece servicio de publicidad y mercadeo a las cuentas asignadas. "El
ejecutivo de cuentas debe producir una atmosfera agradable, honesta y beneficiosa
dentro del personal del servicio de la cuenta, de forma que proporcione efectos
saludables a la agencia, al cliente, al director de la cuenta y a l mismo".
DEBERES DEL PUESTO:
- Dar seguimiento a los trabajos solicitados por el cliente.
- Desarrollar estrategias que sirvan de gua a todos los departamentos.
- Presentar al cliente las recomendaciones de la agencia de publicidad.
- Describir detalladamente los costos y planes; adems de conocer los planes a corto
y largo plazo del cliente.
- Conocer el negocio de la cuenta que tiene a su cargo.
- Enviar y dar seguimiento de estimados de produccin y medios.
- Controlar el tiempo y evaluar el trabajo.
- Enviar y realizar "status reports" al cliente.
DIRECTOR DE MEDIOS
Coordinacin y administracin general del departamento de medios.
DEBERES EL PUESTO:
- Negociar con los diferentes medios.
- Hacer los volmenes de discouts.
- Controlar la inversin por medios.
- Atender a los medios y supervisar el trabajo del da.
- Realizar peridicamente reuniones.
- Hacer planes y presentaciones anuales.
- Hacer presentaciones a clientes prospectos (nuevos negocios).
SECRETARIAS DE PRODUCCIN - CREATIVIDAD - EJECUTIVO
Se encargan de realizar todo el trabajo secretaria y de oficina del departamento y
coordinar las funciones de stos.
Por lo general las secretarias aprenden tanto del puesto que al final quedan ejerciendo
el puesto de asistente donde funcionan.
DEBERES DEL PUESTO:
- Asisten al departamento y al director de stos en las funciones secretariales.
- Dan seguimiento y a los estimados de produccin y creatividad.
- Se encargan del archivo del departamento, orden y actualizacin de los mismos.
- Dan seguimiento a las copias de videos o anuncios solicitadas por los clientes y
proveedores.
- Asisten al Director de Produccin, Creatividad o Cuentas.
- Participan cuando as lo requieren sus jefes a reuniones con clientes, proveedores, y
personal de la agencia.
- Reciben rdenes y son responsables ante sus jefes inmediatos.
CONTRALOR
Realiza labores financieras de la compaa, administra y supervisa el departamento de
contabilidad.
DEBERES DEL PUESTO:
- Verificar "cash flow" y dar seguimiento a los cobros de cuentas por cobrar.
- Preparar estados financieros, analizar las cuentas del mayor general, el presupuesto
actual vs el del ao anterior y explicar variaciones.
- Verificar la nmina. Coordinar la facturacin con los dems departamentos.
- Verificar los pagos a suplidores y firmar los cheques.
- Supervisar toda la facturacin y verificar que todo los facturado tiene su
correspondiente cuenta a pagar establecida.
-Preparar reportes trimestrales y verificar planillas de contribuciones sobre nmina.
- Determinar "el impuesto" estimado.
- Revisar los estados financieros auditados y aprobarlos.
CONTABILIDAD
Se encarga de informar al gerente o consejo de administracin acerca de los ingresos y
egresos efectuados por las operaciones, dando as oportunidad de efectuar los pagos
y cobros correspondientes a su debido tiempo. Proporciona informacin para la
elaboracin de pronsticos y presupuestos en la empresa para la toma de decisiones.
El objetivo del departamento de contabilidad es plasmar la informacin de sus registros
en los estados financieros, con el objeto de dar a conocer a los directivos los resultados
obtenidos en un determinado periodo de operaciones.
DEBERES DEL PUESTO:
- Registrar las cuentas de los acreedores y deudores.
- Controlar las operaciones internas.
- Controlar los gastos de cada uno de los departamentos.
- Planear presupuestos de compras, ventas, gastos, y de administracin.
- Administracin de personal y capital de la empresa, registro
de nminas, seguros, impuestos, gastos legales prestaciones.
- Archivos de facturas, pagars, letras, y dems documentos.

5. CONTROL
Realizar el control en el momento oportuno. (Cmo)
Asegurndose de que todos los recursos estn siendo utilizados de la manera ms
efectiva posible siempre en funcin del logro de los objetivos que la organizacin ha
propuesto.

-Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones y rumores.
-Controlando el proceso de reunir y retroalimentar informacin acerca del desempeo,
de manera que quienes tomen decisiones puedan comparar los resultados reales con
los planeados y decidir qu hacer acerca de cualquier discrepancia o problema.
- Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cundo)
Cuando los objetivos establecidos en la empresa no estn siendo cumplidos en si
totalidad.
6. COMUNICACIN:
La buena comunicacin es el resultado de una administracin seria y competente que
la utiliza como medio para lograr el funcionamiento uniforme del proceso de
administracin.
Todo ejecutivo es responsable de que se creen y se mantengan unos
Canales de comunicacin que permitan el trmite de la informacin de una manera
clara y adecuada. Si se encuentra dificultad para lograr el mutuo
Entendimiento entre los miembros de un grupo de trabajo, o para mantener informados
a otros en los diversos niveles operativos, ver afectado el rendimiento como
consecuencia del desconocimiento u olvido de los requerimientos de trabajo que son
indispensables para cumplir planes y alcanzar objetivos.
1. Las Reglas
2. Las ordenes
3. Las instrucciones
4. Los informes