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Este documento presenta información sobre sistemas integrados de gestión. Explica la correspondencia entre las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Luego describe la estructura y elementos de un sistema integrado de gestión, incluyendo la política, planificación, implementación, verificación y revisión por la dirección. Finalmente, enumera algunos objetivos y beneficios de implementar un sistema integrado de gestión en una organización.
Este documento presenta información sobre sistemas integrados de gestión. Explica la correspondencia entre las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Luego describe la estructura y elementos de un sistema integrado de gestión, incluyendo la política, planificación, implementación, verificación y revisión por la dirección. Finalmente, enumera algunos objetivos y beneficios de implementar un sistema integrado de gestión en una organización.
Este documento presenta información sobre sistemas integrados de gestión. Explica la correspondencia entre las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Luego describe la estructura y elementos de un sistema integrado de gestión, incluyendo la política, planificación, implementación, verificación y revisión por la dirección. Finalmente, enumera algunos objetivos y beneficios de implementar un sistema integrado de gestión en una organización.
Los Sistemas Integrados de Gestin Sesin VIII 1 Sesin VIII 2 ndice 1. Correspondencia entre las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 2. Sistemas integrados de gestin: estructura y elementos de un sistema integrado de gestin 3. Objetivos del sistema integrado de gestin 4. Etapas para la implementacin de un sistema integrado de gestin 5. Manual del sistema integrado de gestin i. Documentacin del Sistema Integrado de Gestin ii. Objetivos y beneficios de la documentacin de un Sistema Integrado de Gestin iii. Tipos y ejemplos de documentacin iv. Recomendaciones para la elaboracin de un Manual de Sistema Integrado de Gestin v. Ejemplo de un Manual de Sistema Integrado de Gestin 3 a) Las normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 han sido escritas pensando en aumentar la compatibilidad entre las mismas Ver prlogo en ambas normas b) En el anexo A de la norma ISO 9001:2008 se incluye tabla que muestra la correspondencia entre las normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 Sesin VIII c) En el anexo A de la norma OHSAS 18002:2008 se incluye una tabla que muestra la correspondencia entre las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 1) Correspondencia entre las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 4 c) Diferencias: Si bien las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 son compatibles entre si, podemos apreciar las diferencias que se indican a continuacin:. Manual de la calidad (4.2.2) Identificacin y trazabilidad (7.5.3) Propiedad del cliente (7.5.4) Satisfaccin del cliente (8.2.1) Nota: recordar que las norma ISO 14001 y OHSAS 18001, a diferencia de la norma ISO 9001 no requiere procedimientos documentados obligatorios. Sin embargo es recomendable documentar los procedimientos que si solicitan. Sesin VIII 5 Correspondencia entre las normas OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 - Introduccin - Introduccin 0 0.1 0.2
0.3
0.4 Introduccin Generalidades Enfoque basado en procesos Relacin con la Norma ISO 9004 Compatibilidad con otros sistemas de gestin 1 Objeto y campo de aplicacin 1 Objeto y campo de aplicacin 1
1.1 1.2 Objeto y campo de aplicacin Generalidades Aplicacin 6 Correspondencia entre las normas OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 2 Publicaciones para consulta 2 Normas para consulta 2 Normas para consulta 3 Trminos y definiciones 3 Trminos y definiciones 3 Trminos y definiciones 4 Requisitos del sistema de gestin de la SST (titulo solamente) 4 Requisitos del sistema de gestin ambiental (titulo solamente) 4 Requisitos del sistema de gestin de la calidad (titulo solamente) 4.1 Requisitos generales 4.1 Requisitos generales 4.1 5.5
5.5.1 Requisitos generales Responsabilidad, autoridad y comunicacin Responsabilidad y autoridad 7 Correspondencia entre las normas OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 4.2 Poltica de SST 4.2 Poltica Ambiental 5.1
5.3 8.5 Compromiso de la direccin Poltica de la calidad Mejora continua 4.3 Planificacin (ttulo solamente) 4.3 Planificacin (ttulo solamente) 5.4 Planificacin (ttulo solamente) 4.3.1 Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles 4.3.1 Aspectos ambientales 5.2 7.2.1
7.2.2 Enfoque al cliente Determinacin de los requisitos relacionados con el producto Revisin de los requisitos relacionados con el producto 8 Correspondencia entre las normas OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 4.3.2 Requisitos legales y otros 4.3.2 Requisitos legales y otros 5.2 7.2.1 Enfoque al cliente Determinacin de los requisitos relacionados con el producto 4.3.3 Objetivos y programas 4.3.3 Objetivos, metas y programa 5.4.1 5.4.2
8.5.1 Objetivos de la calidad Planificacin del sistema de gestin de la calidad Mejora continua 4.4 Implementacin y operacin (ttulo solamente) 4.4 Implementacin y operacin (ttulo solamente) 7 Realizacin del producto (ttulo solamente) 9 Correspondencia entre las normas OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 5.1
5.5.1
5.5.2
6.1 6.3 Compromiso de la direccin Responsabilidad y autoridad Representante de la direccin Provisin de recursos Infraestructura 4.4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia 4.4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia 6.2.1 6.2.2 (RR.HH) Generalidades Competencia, toma de conciencia y formacin 4.4.3 Comunicacin, participacin y consulta 4.4.3 Comunicacin 5.5.3 7.2.3 Comunicacin interna Comunicacin con el cliente 10 Correspondencia entre las normas OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 4.4.4 Documentacin 4.4.4 Documentacin 4.2.1 (Requisitos de la documentacin) Generalidades 4.4.5 Control de documentos 4.4.5 Control de documentos 4.2.3 Control de documentos 4.4.6 Control operacional 4.4.6 Control operacional 7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
7.3 Planificacin de la realizacin del producto Procesos relacionados con el cliente Determinacin de los requisitos del product. Revisin de los requisitos del product. Diseo y desarrollo 11 Correspondencia entre las normas OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 7.3 7.5
7.5.1
7.5.2 7.5.5 Compras Produccin y prestacin del servicio Control de la produccin y la prestacin del servicio Validacin Preservacin del producto 4.4.7 Preparacin y respuesta a emergencias 4.4.7 Preparacin y respuesta a emergencias 8.3 Control del producto no conforme 4.5 Verificacin (ttulo solamente) 4.5 Verificacin (ttulo solamente) 8 Medicin, anlisis y mejora (ttulo solamente) 12 Correspondencia entre las normas OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 4.5.1 Seguimiento y medicin del desempeo 4.5.1 Seguimiento y medicin 7.6
8.1 8.2.3
8.2.4
8.4 Control de los equipos de seguimiento y medicin Generalidades Seguimiento y medicin de los procesos Seguimiento y medicin del producto Anlisis de datos 4.5.2 Evaluacin del cumplimiento legal 4.5.2 Evaluacin del cumplimiento legal 8.2.3
8.2.4 Seguimiento y medicin de los procesos Seguimiento y medicin del producto 13 Correspondencia entre las normas OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 4.5.3 Investigacin de incidentes, no conformidad, accin preventiva y correctiva (ttulo solamente) --- ---- ---- ---- 4.5.3. 1 Investigacin de incidentes --- ---- ---- ---- 4.5.3. 2 No conformidad, accin correctiva y preventiva 4.5.3. 2 No conformidad, accin correctiva y preventiva 8.3
8.4 8.5.2 8.5.3 Control del producto no conforme Anlisis de datos Accin correctiva Accin preventiva 14 Correspondencia entre las normas OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001 4.5.4 Control de los registros 4.5.4 Control de los registros 4.2.4 Control de los registros 4.5.5 Auditoria interna 4.5.5 Auditoria interna 8.2.2 Auditoria interna 4.6 Revisin por la direccin 4.6 Revisin por la direccin 5.1
5.6 Compromiso de la direccin Revisin por la direccin 15 a) Estructura y elementos del Sistema de Gestin de Calidad i. El sistema de gestin de la calidad (requisitos) ii. Responsabilidad de la direccin o Poltica o Planificacin o Responsabilidades, autoridad y comunicacin o Revisin por la direccin iii. Gestin de los recursos iv. Realizacin del producto v. Medicin, anlisis y mejora Sesin VIII 2) Sistemas integrados de gestin: estructura y elementos de un sistema integrado de gestin
16 b) Estructura y elementos del Sistema de Gestin Ambiental i. El sistema de gestin ambiental (requisitos) ii. Poltica iii. Planificacin iv. Implementacin y operacin v. Verificacin vi. Revisin por la Direccin c) Estructura y elementos del Sistema de Gestin de S&SO i. El sistema de gestin de S&SO (requisitos) ii. Poltica iii. Planificacin iv. Implementacin y operacin v. Verificacin vi. Revisin por la Direccin
Sesin VIII 17 e) Finalmente, los documentos que deberan existir en un Sistema Integrado de Gestin (SIG) seran: o Poltica del SIG o Manual del SIG o Objetivos y metas o Enfoque de procesos (fichas de procesos, caracterizacin de procesos, etc) o Los procedimientos y registros respectivos: o Requeridos por la norma o Definidos por la organizacin o Instructivos, planes documentados, cronogramas u otros documentos que la organizacin establezca Sesin VIII 18 Contribuye a la mejora continua del quehacer de una organizacin Establecimiento de objetivos y seguimiento de los mismos Contar con personal motivado Demostrar el compromiso de la organizacin con las partes interesadas Demostrar la capacidad de la organizacin de alcanzar sus objetivos Incremento de la eficacia y facilidad de operacin, mantenimiento y control, haciendo un adecuado uso de los recursos y en un entorno seguro Minimizar costos Mejorar la competitividad de la empresa Posicionamiento Ingresar a nuevos mercados Sesin VIII 3) Objetivos del sistema integrado de gestin 19 a) Punto de partida: evaluacin inicial b) Designacin del grupo de trabajo c) Cronograma de trabajo: i. Planificacin ii. Implementacin y operacin iii. Verificacin y acciones correctivas iv. Anlisis y mejora Sesin VIII 4) Etapas para la implementacin de un sistema integrado de gestin 20 a) Punto de partida: evaluacin inicial o Usualmente realizada por consultores externos o Se evala los debes de la norma o Concluye con la elaboracin del plan de trabajo o En algunos casos puede incluir un estimado del monto de inversiones requeridas b) Designacin del grupo de trabajo o La organizacin designa el equipo responsable o Compromiso de asignacin de recursos Ambiente de trabajo Disponibilidad del personal Econmicos Sesin VIII 21 c) Cronograma de trabajo i. Planificacin o Responsabilidad de la direccin o Gestin de recursos del SIG o Comunicacin o Identificacin de aspectos / impactos, peligros / riesgos significativos o Requisitos legales y otros o Documentacin o Objetivos y metas ii. Implementacin y operacin o Capacitacin, sensibilizacin y comunicacin o Realizacin del producto / Control operativo /Seguimiento y medicin o Simulacros Sesin VIII 22 c) Cronograma de trabajo iii. Verificacin y acciones correctivas o Monitoreo y medicin o No conformidades (correctivas/preventivas) e incidentes o Producto no conforme o Satisfaccin del cliente o Quejas y reclamos o Resultado de simulacros o Auditoras iv. Anlisis y mejora o Poltica y objetivos o Acciones correctivas / preventivas / incidentes o Revisin por la direccin v. Certificacin del SIG
Sesin VIII 23 a) El Manual del SIG es la gua por excelencia de la organizacin b) No hay una estructura bsica definida por alguna norma que deba contener un manual c) La norma espaola UNE 66176 Gua para la integracin de sistemas de gestin seala directivas para la integracin de los sistemas de gestin ISO 9001 ISO 14001 y OHSAS 18001 en una organizacin, mas no estructura de un manual integrado. d) La practica comn es que para elaborar un manual se tengan en cuenta las siguientes pautas: i. Contenido ii. Objetivo del manual Sesin VIII 5) Manual del sistema integrado de gestin 24 i. Contenido o Antecedentes de la empresa o Misin y visin o Declaracin de los principios y valores que promueve la organizacin o Alcance del SIG o Elementos del SIG (ndice) o Estructura / organigrama del SIG ii. Objetivo del manual o Describir el SIG Referencia a los documentos del SIG Enfoque en procesos Inter-relaciones de los procesos
Sesin VIII 25 a) Documentos obligatorios documentados de ISO 9001:2008 (ver 4.2.1) o Poltica de calidad y de objetivos de calidad o Un manual de calidad o Los procedimientos documentados y registros requeridos o Los documentos (incluye registros) que la organizacin estime necesarios b) Documentos obligatorios de ISO 14001:2004 (ver 4.4.4) o Poltica, objetivos y metas ambientales o Descripcin del alcance del SGA o Descripcin de los elementos principales del SGA, interaccin y referencia a los documentos relacionados o Los documentos requeridos por la esta norma o Los documentos necesarios determinados por la organizacin
Sesin VIII i) Documentacin del Sistema Integrado de Gestin 26 Qu es un procedimiento documentado? ISO 9001:2008 en 4.2.1 (nota 1) lo define as: NOTA 1 Cuando aparece el trmino procedimiento documentado dentro de esta Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido. Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o ms procedimientos. Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con ms de un documento. 27 c) Documentos obligatorios de OHSAS 18001:2008 (ver 4.4.4) o Poltica y objetivos de S&SO o Descripcin del alcance del sistema de gestin de S&SO o Descripcin de los elementos principales del sistema de gestin de S&SO, interaccin y referencia a los documentos relacionados o Los documentos requeridos por la esta norma o Los documentos necesarios determinados por la organizacin
Sesin VIII 28 d) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos) requeridos por la norma ISO 14001:2004 i. Comunes a ISO 9001:2008 o Proc. control de documentos (ver 4.4.5) o Proc. acciones correctivas y preventivas (ver 4.5.3) o Proc. control de registros (ver 4.5.4) o Proc. auditoras internas (ver 4.5.5)
Sesin VIII 29 d) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos) requeridos por la norma ISO 14001:2004 ii. Adicionales los requeridos por ISO 9001:2008 o Proc. Identificacin aspectos ambientales (ver 4.3.1.a) o Proc. Identificacin de leyes y otros requisitos (ver 4.3.2) o Proc. para que los trabajadores tomen conciencia de la importancia del SGA (ver 4.4.2) o Proc. Comunicacin interna y externa (ver 4.4.3) o Proc. para aquellas situaciones en que su ausencia puede llevar al desviaciones del SGA (ver 4.4.6.a) o Proc. emergencias (ver 4.4.7) o Proc. seguimiento y medicin (ver 4.5.1) o Proc. evaluacin del cumplimiento legal (ver 4.5.2)
Nota: ISO 14001:2004 en 4.4.3 solicita se documente la decisin de la empresa de comunicar o no sus aspectos ambientales significativos Sesin VIII 30 e) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos) requeridos por la norma OHSAS 18001:2007 i. Comunes a ISO 9001:2008 o Proc. control de documentos (ver 4.4.5) o Proc. acciones correctivas, preventivas e incidentes (ver 4.5.3) o Proc. control de registros (ver 4.5.4) o Proc. auditoras internas (ver 4.5.5)
Sesin VIII 31 e) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos) requeridos por la norma OHSAS 18001:2007 ii. Adicionales a los requeridos por ISO 9001:2008 o Proc. Identificacin peligros y evaluacin de riesgos (ver 4.3.1) o Proc. Identificacin de leyes y otros (ver 4.3.2) o Proc. para que los trabajadores tomen conciencia de la importancia del Sist. de gestin de S&SO (ver 4.4.2) o Proc. Comunicacin, participacin y consulta (ver 4.4.3) o Proc. para aquellas situaciones en que su ausencia puede llevar al desviaciones de S&SO (ver 4.4.6.a) o Proc. emergencias (ver 4.4.7) o Proc. medicin del desempeo y monitoreo (ver 4.5.1) o Proc. evaluacin del cumplimiento legal (ver 4.5.2)
Sesin VIII 32 Procedimientos que deberan documentarse 33 Procedimientos que deberan documentarse 34 Otros documentos o Manual del SIG o Poltica o Objetivos y metas del SIG o Fichas de procesos / caracterizacin de procesos / determinacin de procesos o Manual de organizacin y funciones (MOF)
35 Niveles de documentacin Procedimientos, planes Instructivos Registros Manual 36 Estandarizar mtodos y procedimientos Establecimiento de objetivos y seguimiento de los mismos Seguridad de realizar las diversas actividades que afectan el SIG en forma controlada Focaliza las actividades clave de los procesos Tener evidencia de los controles realizados a los procesos Detectar oportunidades de mejora (anlisis de tendencias) Detectar posibles desviaciones a lo establecido (anlisis de datos) Tomar decisiones efectivas basado en el anlisis de datos Minimiza equivocaciones, malos entendidos Constituyen los criterios de auditora
Sesin VIII ii) Objetivos y beneficios de la documentacin de un Sistema Integrado de Gestin 37 a) Documento: informacin y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA El medio puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra modelo o una combinacin de las mismas. b) Especificacin: documento que establece requisitos NOTA Una especificacin puede estar relacionada a actividades (p.e. procedimiento documentado, especificacin de proceso y especificacin de ensayo), o a productos (p.e. una especificacin de producto, una especificacin de funcionamiento y un plano). c) Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria d) Manual: documento que describe el sistema de gestin de una organizacin NOTA El formato y nivel de detalle de un manual de la calidad depender del tamao y las necesidades de una organizacin Sesin VIII iiii) Tipos y ejemplos de documentacin 38 e) Plan de la calidad: documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especfico. f) Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso NOTA 1 Los procedimientos pueden estar documentados o no NOTA 2 Cuando un procedimiento est documentado, se utiliza con frecuencia el trmino procedimiento escrito o procedimiento documentado. El documento que contiene un procedimiento puede denominarse "documento de procedimiento". g) Registro: documento que proporciona resultados conseguidos o evidencia de actividades efectuadas. NOTA 1 - Los registros pueden utilizarse para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2 Generalmente no necesita controlarse la revisin de los registros.
Sesin VIII 39 Ejemplo de plan de calidad 40 h) Proceso: actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos, y que permite que los elementos de entrada se transformen en resultados. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso i) Actividad: acciones organizadas hechas con un determinado fin (transforma entradas en salidas)
Sesin VIII 41 o Evitar incluir cualquier documento del SIG, slo hacer referencia a los mismos. o No incluir los objetivos del SIG pero si una referencia a los mismos. o Enfoque de procesos: Elementos de entrada Elementos de salida Secuencia de actividades Disponibilidad de informacin y recursos Indicadores Interrelaciones con otros procesos o No indicar en el manual lo ya descrito en un procedimiento o Si bien no existe una estructura rgida a seguir, se puede usar el enfoque PHVA (ISO 14001 OHSAS 18001) Importante: un Manual del SIG debe ser lo mas breve posible Sesin VIII iv) Recomendaciones para la elaboracin de un Manual de Sistema Integrado de Gestin 42 Antecedentes de la empresa Punto Verde es una empresa dedicada a la fabricacin de jabones. Fundada en el ao 1955, empez con la fabricacin de jabones a partir de la saponificacin de grasas animales para el lavado de ropa hasta llegar actualmente a la fabricacin de jabones de tocador elaborado con grasas vegetales en su moderna planta ubicada en el distrito de Ventanilla, Calle Los Gavilanes Lote 13, Mza F. Cuenta con 235 trabajadores distribuidos tanto en la reas administrativas como operativas. Actualmente Punto Verde tiene presencia en varios pases de sudamrica, consolidando su posicin de liderazgo en el mercado interno. Visin: Ofrecer soluciones para mejorar la calidad de vida de las persona Misin: Elaborar productos para el aseo personal de calidad mundial v) Ejemplo de un Manual de Sistema Integrado de Gestin 43 Valores i. El respeto mutuo es la base de las relaciones entre todos los colaboradores. ii. Respetamos la individualidad y la integridad de cada uno. iii. Promovemos el trabajo en equipo como la mejor forma de relacionarnos. iv. Desarrollamos un ambiente de trabajo que fomente la mxima sinergia entre nuestros colaboradores para el logro de nuestras metas. v. Brindamos oportunidades para su desarrollo profesional, as como programas de capacitacin y de motivacin para la mejora de destrezas y para atraer y mantener a los mejores. vi. Proporcionamos condiciones laborales sanas y seguras. vii. La pasin y el entusiasmo son atributos esenciales de nuestra gente. viii. Nuestros colaboradores son protagonistas en los esfuerzos de la empresa a favor de un desarrollo sostenible.
44 N E C E C I D A D
D E L
C L I E N T E
C L I E N T E
Procesos Estratgicos Procesos Principales Procesos de Apoyo Planificacin del Sistema Integrado de Gestin Gestin de la Direccin
Produccin
Administracin & Finanzas Tecnologa de la Informacin (TI) Control de Calidad Mantenimiento Compras Calidad, Seguridad y Medio Ambiente Saponificacin Moldeado Empaquetado
Gestin Comercial
Vistitas al Cliente Atencin de pedidos Servicio Post Venta Rev.00/ 16-03-2012
Almacenamiento y despacho
45 1. Introduccin 1.1. Requisitos Generales 1.2. Alcance del SIG 2. Poltica 3. Planificacin 3.1. Requisitos del cliente y del producto 3.2. Aspectos ambientales y peligros ocupacionales 3.3. Requisitos legales y otros 3.4. Objetivos y metas 3.5. Programas de gestin 4. Implementacin y operacin 4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 4.2. Competencia, formacin y toma de conciencia Indice 46 1. Introduccin 2. Poltica 3. Planificacin 4. Implementacin y operacin 4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 4.2. Competencia, formacin y toma de conciencia 4.3. Comunicacin, participacin y consulta 4.4. Documentacin del SIG 4.5. Control de documentos 4.6. Control Operacional 4.7. Compras 4.8. Planes de emergencia y respuesta a emergencias 5. Verificacin y accin correctiva 5.1. Monitoreo y medicin 5.2. Producto no conforme, accin correctiva y preventiva, incidentes 5.3. Registros 5.4. Auditoria del SIG 6. Revisin por la Direccin 47 Objetivo El objetivo del presente documento es describir la estructura del SIG de Punto Verde SAC establecido y mantenido sobre la base de los requisitos de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. El presente manual y la documentacin a la que hace referencia pretende ayudar a mantener la continuidad del sistema durante circunstancias cambiantes. Nro. Descripcin 1 Introduccin 1.1 Requisitos Generales. Se cuenta con un mapa de proceso, siendo cada rea funcional responsable de realizar la caracterizacin de sus procesos. Los procesos de Servicios Generales (vigilancia, comedor, limpieza, jardines) estn a cargo de RR.HH. 48 Nro . Descripcin 1.2 Alcance del SIG Aplica a los procesos de comercializacin, produccin y distribucin de jabones, en su planta ubicada en Av. Trapiche, Mza. A Lote 7. Se excluye del alcance el numeral 7.3 de ISO 9001: Diseo y Desarrollo. 2 Poltica La poltica del SIG (ver documento Poltica de calidad, SSO y MA) ha sido aprobado por el Gerente de la empresa y es revisada continuamente a travs de las disposiciones descritas en el punto 6 del presente Manual. As mismo sirve de marco para el establecimiento de objetivos y metas (ver el punto 3.4 del presente Manual). 3 Planificacin 3.1 Requisitos del cliente y del producto Se cuenta con el documento Procedimiento de Ventas, en el cual se establecen los mecanismo previstos para determinar los requisitos del cliente (explcitos e implcitos) as como los que debe cumplir el producto. 3.2 Aspectos ambientales y peligros ocupacionales Se identifican los aspectos / impactos y peligros / riesgos segn lo establecido en el Procedimiento para la identificacin y valoracin de aspectos / impactos y peligros / riesgos, generndose la matriz Matriz de aspectos / impactos y peligros / riesgos. Aquellos que resulten significativos sern tomados en cuentas en el establecimiento de objetivos y metas (ver numeral 3.4) 3.3 Requisitos legales y otros Los requisitos legales y de pblicos interesados son identificados, actualizados y evaluados de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Ventas y Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Requisitos Legales y otros. Las leyes identificadas, as como los responsables y mecanismos de cumplimiento se indican en la Matriz de Requisitos Legales y Otros Requisitos 3.4 Objetivos y metas El Comit SIG propondr los objetivos y metas, siendo aprobados por los Gerentes / Jefes de rea respectivos (ver documento Objetivos y Metas de Punto Verde SAC). Con este fin se consideran: Los compromisos de la poltica Las oportunidades de mejora Los aspectos y peligros significativos Las opciones tecnolgicas Los requerimientos financieros, operacionales y comerciales La opinin de los pblicos interesados 3.5 Programas de Gestin Los Gerentes / Jefes de rea el/los programa(s) de gestin necesarios para el cumplimiento de los objetivos que le apliquen (ver Objetivos y Metas de Punto Verde SAC). As mismo llevan a cabo la revisin de los programas de gestin a fin de asegurar se alcancen los objetivos y metas en los plazos previstos adems de evaluarla necesidad de llevar a cabo modificaciones en los mismos. 4 Implementacin y operacin 4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad La Gerencia General designa al Representante de la Direccin (RED), quien es responsable de proveer los recursos necesarios para establecer, implementar y mantener el SIG (ver MOF del RED). Las funciones, responsabilidades y lnea de autoridad estn definidos en los MOF y organigrama del SIG y son comunicados de acuerdo al procedimiento de Comunicacin interna y externa. 4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia Las necesidades de competencia estn definidas en los MOF. Cuando se detecte una brecha entre el MOF y el personal que ocupa el puesto, la Gerencia de RR.HH. deber implementar las acciones pertinentes. Anualmente, la Gerencia de RR.HH. Presenta a la Gerencia General el Programa Anual de Capacitacin para su aprobacin. 4.3 Comunicacin, participacin y consulta Los mecanismos de comunicacin entre la lnea de mando, trabajadores y dems pblicos interesados se describen en el procedimiento Comunicacin Interna y Externa, manteniendo informado al personal de sus responsabilidades, de sus aspectos y peligros significativos y dems temas de inters aplicables. Para la identificacin de aspectos / impactos y peligros / riesgos as como la definicin de los controles operacionales respectivos se har con la participacin del personal que realiza la labor (ver Procedimiento para la identificacin y valoracin de aspectos / impactos y peligros / riesgos). 4.4 Documentacin del SIG El sistema de gestin de Punto Verde SAC se encuentra documentado en el presente Manual y dems documentos a los que hace referencia en ste, siendo controlados segn lo establecido en el punto 4.5. 4.5 Control de Documentos Se realiza de acuerdo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros. 4.6 Control Operacional Los mecanismos de control se definen de acuerdo al Procedimiento de identificacin y valoracin de aspectos / impactos y peligros / riesgos. Estos mecanismo de control podrn ser controles operacionales y programas de gestin. Para el control de la produccin se cuenta con el Plan de calidad de operaciones en donde se establece las variables crticas a controlar, las responsabilidades, equipos de medicin a usar y registros a generarse. 4.7 Compras Todo aquel producto o servicio que afecte al SIG es adquirido / controlado de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la seleccin, evaluacin y re-evaluacin de proveedores 4.8 Preparacin y respuesta ante emergencias Las situaciones de emergencia ambientales y de SSO que puedan presentarse se identifican de acuerdo al Procedimiento de identificacin y valoracin de Aspectos / impactos y peligros / riesgos. Para prevenir y minimizar los efectos derivados de las emergencias se ha establecido el documento Plan e Emergencia 5 Verificacin y accin correctiva 5.1 Seguimiento y medicin La medicin de los objetivos y metas, la eficacia del control operacional as como el seguimiento de accidentes e incidentes es realizado de acuerdo a lo sealado en el Procedimiento de seguimiento y medicin. 5.2 Producto no conforme, accin correctiva y preventiva Se tienen establecidos los procedimientos Producto no conforme, Acciones correctivas y preventivas e Investigacin de Incidentes, en los cuales se establecen los pasos a seguir, registros geneados as como los responsables respectivos. 5.3 Registros El control de los registros se lleva a cabo de acuerdo al Procedimiento para el control de los Documentos y Registros. Este procedimiento establece los requisitos de legibilidad, identificacin, recuperacin, almacenamiento, proteccin, tiempo de retencin y disposicin de los registros del SIG. 5.4 Auditora del SIG Punto Verde SAC lleva a cabo auditoras peridicas al SIG en base a la importancia de sus procesos y actividades as como al resultado de auditoras previas. Dichas auditoras se llevan a cabo segn lo establecido en el Procedimiento de auditoras internas. 6 Revisin por la Direccin Por lo menos una vez al ao la Direccin lleva a cabo la revisin del SIG para asegurar su continua adecuacin y eficacia. En estas revisiones se analiza los resultados de auditoras internas, cambios de los procesos, resultados de los objetivos / metas / programas de gestin, as como el resultado de las acciones correctivas / preventivas / incidentes a fin de poder tomar decisiones para el mejoramiento del desempeo del SIG Sesin VIII 56 Procedimiento para la identificacin y valoracin de aspectos/impactos y peligros/riesgos - Control operacional 1. La Gerencia de Operaciones conjuntamente con los representantes de cada proceso identifican los Aspectos ambientales y Peligros en SSO usando los siguientes formatos Entradas y salidas del proceso Identificacin y valoracin de aspectos e impactos ambientales) 2. La Identificacin de aspectos ambientales y peligros en SSO se realizara cuando se produzca alguna de las siguientes variantes: Cambio en los procesos Cambios en mtodos de trabajo Cambio en la legislacin aplicable u otros requisitos. En caso no ocurran las variantes enunciadas la Identificacin y Valoracin ser revisado anualmente por la Gerencia de Operaciones y representantes de cada proceso 3. La identificacin y Valoracin de los Aspectos / Impactos y Peligros / Riesgos de toda la empresa se consigna en la Matriz de Identificacin y Valoracin de Aspectos / Impactos Ambientales y Peligros / Riesgos en SSO que incluye: Sesin VIII 57 Sesin Los procesos y Sub-procesos de la Organizacin Los Aspectos e Impactos Ambientales relacionados en condiciones Normales (N) Anormales (A) Emergencia (E) Los peligros y riesgos se identifican en condiciones: Rutinarias(R) No Rutinarias (NR) Emergencia(E)
4. La valoracin de la significancia de los Impactos Ambientales y Riesgos Ocupacionales se realiza en base a dos criterios: severidad y frecuencia, hacindose uso del cuadro a continuacin: Procedimiento para la identificacin y valoracin de aspectos/impactos y peligros/riesgos - Control operacional 58 Procedimiento para la identificacin significativos ambientales y control operacional Sesin VIII 59 Procedimiento para la identificacin significativos ambientales y control operacional Sesin VIII 60 Procedimiento para la identificacin significativos ambientales y control operacional Sesin VIII 61 5. De acuerdo a la Matriz Valoracin vs. Severidad indicada en el punto 4, los impactos ambientales se clasifican como se indica continuacin:c Donde: NS: No Significativo S: Significativo La empresa establecer un mecanismo de control para todo impacto ambiental que resulte SIGNIFICATIVO. Para aquellos que resulten NO SIGNIFICATIVOS, la empresa se reserva el derecho de establecer o no un mecanismo de control : 6. Los mecanismos de control pueden ser de dos tipos: o Control Operativo. o Programa de Gestin Procedimiento para la identificacin significativos ambientales y control operacional Sesin VIII 62 7. Control Operativo y Programas de Gestin Ambiental y de SSO Control Operativo se implementar para aquellos impactos y riesgos que solo se puedan mantener bajo control pero no podrn eliminarse y/o minimizarse con el tiempo. Programa de Gestin se establecer para aquellos impactos y riesgos que puedan minimizarse y/o eliminarse con el tiempo. Son preparados por la Gerencia de Operaciones y se componen de: o Un objetivo y meta definido o Tareas a realizar y asignacin de responsables o Cronograma de implementacin o Asignacin de recursos en algunos casos o Uno o ms indicadores que permitan medir la mejora continua. Adems, al establecer y revisar los objetivos, el Gerente de Operaciones debe considerar los requisitos legales y los otros requisitos, sus opciones tecnolgicas y sus requerimientos financieros, operacionales y comerciales, as como la opinin de las partes interesadas. 8. La Gerencia General es la encargada de la aprobacin del/los Programa(s) Ambiental(es) y de SSO, pudiendo mandar a revisar o cambiar algunos programas de acuerdo a la conveniencia de la empresa Procedimiento para la identificacin significativos ambientales y control operacional Sesin VIII 63 Procedimiento para la identificacin y evaluacin legal 1. Identificacin de requisitos legales El Gerente de Operaciones deber analizar la lista de todos los aspectos ambientales y riesgos SSO identificados en la empresa e identificar los requisitos legales relacionados, para lo cual contratar los servicios de un estudio de abogados especializado en temas ambientales y de SSO. 2. Identificacin de otros requisitos Ver procedimiento de Comunicacin externa e interna 3. Los nuevos requisitos identificados en 1 y 3 debern ser actualizados en la Tabla de requisitos aplicables, por el Gerente de Operaciones. 4. La actualizacin de la Tabla de requisitos y otros aplicables se realizar revisando diariamente las separatas de normas legales del diario El Peruano. En caso de ausencia del GO, esta labor ser realizada por el Gerente General. 5. En el caso de incumplir un requisito legal o de pblicos interesados, los responsables del SGI deben levantar una Solicitud de accin correctiva segn lo establecido en el Procedimiento para el tratamiento de las acciones correctivas y preventivas. Sesin VIII 64 6. Seguimiento al cumplimiento de requisitos aplicables El seguimiento ser efectuado considerando los datos de la accin establecida, periodicidad, frecuencia y responsables establecidos en la Tabla de requisitos legales aplicables. 7. Informacin acerca de los requisitos aplicables a cada labor Cada vez que se actualicen los requisitos, el Gerente de Operaciones deber comunicar los cambios y/o actualizaciones a las reas involucradas. El Gerente de Operaciones deber monitorear permanente el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en la Tabla de requisitos legales aplicables. 8. Evaluacin del cumplimiento legal En el programa de auditoras internas se incluir la evaluacin del cumplimiento legal
Procedimiento para la identificacin y evaluacin legal Sesin VIII 65 1. Incendio de Magnitud pequea El trabajador que lo detecte podr usar el extintor apropiado para combatirlo solo si est capacitado para usarlo, caso contrario solicitar apoyo de un trabajador que si haya sido capacitado en el uso del extintor. 2. Incendio de mayor proporcin El colaborador que detecte el incendio llamar inmediatamente a los bomberos (nmero 116) y dar inicio a la evacuacin segn la voz de alarma prevista en 3 La Brigada contra Incendios slo podr brindar apoyo limitado en caso de ser necesario, este apoyo no debe poner en riesgo su salud o bienestar 3. Voz de alarma En caso de un incendio y/o movimiento telrico: a) El trabajador que detecte la necesidad de evacuacin activar la alarma contra incendio desde el panel de control del piso en que se halle. b) Todos debern ser reunidos en la zona Segura (frente a la puerta de ingreso de la empresa). c) Los responsables de evacuacin por piso (ver 7) sern los que comuniquen a los trabajadores y visitas presentes en el piso correspondiente la existencia de necesidad de evacuacin y proceder a evacuarlos. Procedimiento para control de incendios y evacuacin Sesin VIII 66 4. Funciones de los Responsables de Evacuacin: Una vez se haya avisado a los trabajadores de acuerdo al sistema de alarma sealado en 3, los responsables de evacuacin realizarn lo siguiente: a) Conducir en forma ordenada a todo el personal del piso hacia la zona de evacuacin, incluyendo visitas y/o terceros. b) Una vez ubicados en la zona evacuacin, verificar que todo el personal haya evacuado las diferentes reas, anotando a los faltantes. c) Despus que todos se hayan reunido en la zona de evacuacin, se deber esperar las indicaciones del RED para dar por finalizado el mismo (en caso de simulacro) y retornar a los puestos de trabajo. De estar ausente, cualquier responsable de evacuacin podr dar por finalizado el evento. d) En caso de un evento real, esperar las indicaciones de las acciones a seguir del RED o responsable de evacuacin segn lo sealado lneas arriba. e) Presentar la relacin de faltantes que no evacuaron su rea de trabajo as como el motivo al coordinador del evento (Gerente de Operaciones). Procedimiento para control de incendios y evacuacin Sesin VIII 67 5. Los responsables de evacuacin que posean los medios de comunicacin interna (RPC, Nextel) debern llevarlos en todo momento, de no tenerlos prestarse uno de algn trabajador de su zona de reunin para evacuacin, ello a fin de poder recibir las instrucciones del coordinador del evento 6. En caso de tratarse de un simulacro, el jefe de la brigada contra incendio deber llenar el acta de simulacro. 7. El Gerente de Operaciones define los responsables de evacuacin por piso: 1 piso Titular : Miguel Coz Suplente : Javier Leiva 2 piso Titular : Rommel Rosales Suplente : Gustavo Barrantes 3 piso Titular : Luis Trujillo Suplente : David Huamn 4 piso Titular : Jos Chamochumbi Suplente : Francisco Puertas Procedimiento para control de incendios y evacuacin Sesin VIII 68 Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGI Procedimiento de comunicacin interna y externa
1. Comunicacin interna a) Todo nuevo colaborador deber recibir una induccin sobre el SGI dentro de los 7 das tiles de haber ingresado, la cual ser dada por el Jefe del rea respectiva. b) Para el caso de proveedores de servicios dentro de nuestras instalaciones, cuando aplique la induccin ser previa al inicio del servicio y ser dada por el Gerente de Operaciones o la persona que ste designe. c) Evidencia de lo anterior ser el formato Lista de asistencia a capacitacin d) Documentacin del SGI: la distribucin de todo documento nuevo y/o modificado relacionado al SGI se har de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento de Control de Documentos. La capacitacin y/o difusin a las personas involucradas, estar a cargo del Responsable del rea o el representante del rea que efectu la modificacin y/o elaboracin del documento. e) Las responsabilidades: estn contenidas en los perfiles del puesto, los cuales sern comunicados por RRHH a todo personal de la empresa (nuevo o actual). Cada vez que se modifique un perfil del puesto, este deber ser comunicado por RRHH a las personas afectadas. Sesin VIII 69 Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGI Procedimiento de comunicacin interna y externa
f) Requisitos Legales, y Auditorias del SGI sern comunicadas por el RED a la Gerencia General y/o dems partes interesadas, cada vez que se realicen y/o aparezca un nuevo requisito legal. g) La difusin de la Poltica del SIG, Impactos Ambientales, Riesgos SSO, Objetivos y Metas, Requisitos Legales y controles operacionales: sern comunicadas por el RED a travs del manual de Medio Ambiente impreso o en formato electrnico adems de incluir toda esta informacin en un programa de Induccin para personal nuevo y de re-induccin para personal antiguo. El RED deber comunicar al personal los impactos ambientales del rea respectiva as como los mecanismos de control establecidos. Nota: es responsabilidad del Gerente / Jefe de rea hacer el seguimiento para el cumplimiento de los controles operaciones f) La comunicacin interna deber contar con las evidencias respectivas de su ejecucin: registros de induccin, correos electrnicos, entre otros. Sesin VIII 70 Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGI Procedimiento de comunicacin interna y externa
2. Comunicacin externa a) Clientes: para la poltica del SIG el RED ha establecido mecanismos de comunicacin tales como publicacin de la poltica a la entrada de la empresa y en las diferentes reas de la empresa. b) Proveedores: El departamento de compras ser encargado de comunicar a los proveedores la Poltica del SIG. c) En el caso de proveedores que realicen trabajos en los interiores de la empresa, las personas de la parte operativa pasaran por una induccin con el fin de mantener el cumplimiento de las normas proteccin al medio ambiente y de SSO establecidas que sern complementadas con las inspecciones inopinadas peridicas. d) Quejas y reclamos: Vigilancia ser el rea encargada de conducir a / los vecino / s que presenten algn malestar por el desempeo de las actividades de la empresa al RED, quien evaluar las alternativas de solucin a la misma (en caso de proceder) y las implementara. De ser necesario, solicitar el VB de la Gerencia General para proceder a implementar las acciones pertinentes Sesin VIII 71 e) Cualquier otro pblico interesado podr comunicar su requerimiento al RED. Este requerimiento seguir un proceso similar al descrito en el prrafo anterior. f) Gobierno: Se dispone de mecanismos tales como diario oficial (El Peruano), correo directo, fax y/o e-mail para enterarse de los nuevos dispositivos legales (gobierno o autoridad local) que aplican a sus actividades. Para el caso de nuevos requisitos / dispositivos legales, el RED deber comunicar a la Gerencia General la naturaleza de la misma y la forma de cumplirla, quien la autoriza o no. Todo esto se realizara de acuerdo al procedimiento Identificacin y Seguimiento del Cumplimiento de Requisitos Legales. g) Todas estas comunicaciones debern contar con las evidencias de su ejecucin: registros, correos electrnicos, entre otros. Con respecto a la difusin de Impactos Ambientales la organizacin ha definido no comunicarlas a menos que lo exija alguna autoridad competente apoyada en un requisito legal especificando las razones, luego la Gerencia General decidir si se dan a conocer los Impactos Ambientales. Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGA Procedimiento de comunicacin interna y externa
Sesin VIII 72 1. Se realizara el seguimiento a las siguientes variables: o Indicadores del SGI: gerencias responsables o Monitoreos ambientales (ruido, polvo, gases,, efluentes): RED De encontrarse desviaciones a los establecido, el/los responsables debern realizar un anlisis de causas y plantear y ejecutar las acciones correctivas del caso Nota 1: para los monitoreos deber contarse con los certificados de calibracin de los equipos usados en las mediciones Nota 2: Cada Gerencia deber designar los responsables de la medicin de los indicadores (en forma mensual y acumulada), debiendo entregar un reporte mensual a la Gerencia General, indicando las acciones tomadas en caso se encuentren fuera de control) 2. Para el seguimiento de los mecanismos de mejora continua: o Acciones correctivas y preventivas: RED o Revisiones por la Direccin: RED o Resultado de auditorias: RED El responsable deber verificar el cumplimiento de las acciones previstas en cada una de ellas Procedimiento para el seguimiento y medicin
Sesin VIII 73 Matriz legal
Sesin VIII 74 IMPORTANTE
Para la realizacin del presente taller IV los alumnos deben traer a clase las normas ISO 9001 - ISO 14001 OHSAS 18001 75 Ing. Luis Espinoza Faras luisespinozafarias@gmail.com GRACIAS!