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49 hbitos que pueden ayudarte a

aumentar tu eficacia personal


La mayora de nosotros poseemos algunos malos hbitos que en realidad no nos aportan
ningn tipo de alimento intelectual ni afectivo, ni nos hacen sentir ms seguros de nosotros
mismos. Es posible que hayan pasado de ser un hbito a convertirse en una adiccin.
Aqu tienes una lista de 49 hbitos que pueden ayudarte a aumentar tu eficacia personal.
Explora estos elementos para ver si alguno de ellos te conviene.
1. Recopila tus compromisos en el momento. Uno de los secretos mejor guardados de las
personas ms productivas es que no tratan de memorizar lo que tienen que hacer. Registra tus
compromisos e ideas tan pronto como surgen ya sea una tarea pendiente, una cita o una idea
que puede dar lugar a algn proyecto personal o profesional. Para ello puedes utilizar uno o
varios medios, como una libreta de papel, una grabadora de mensajes de voz o un dispositivo
de mano, entre otros. Los papeles que representen compromisos como una factura para
pagar, recoplalos en una bandeja.
2. Procesa los compromisos diariamente. En tu libreta o en la bandeja, los compromisos que
adquieras con los dems y contigo mismo no sirven para nada. Al menos una vez al da debes
revisarlos y decidir qu es lo que vas a hacer con ellos.
3. Deshazte de todo lo que puedas. Piensa dos veces antes de seguir adelante con cada
compromiso. En muchas ocasiones son simplemente basura, o compromisos ficticios cosas
que se supone que deberas hacer, pero que en realidad no tienes obligacin o deseos de
hacerlo. Si puedes, deshazte de ellos inmediatamente.
4. Organzate utilizando listas. Traspasa los compromisos a un sistema confiable de listas
donde estn organizados por contexto. Cada contexto lista debe representar una conjunto de
actividades o compromisos que requieran un determinado recursos o ubicacin para poderse
realizar. Por ejemplo, cosas que se deben hacer en casa, en la oficina, al telfono, mientras
ests en la calle, etc. igualmente, mantn una lista de proyectos o frentes abiertos, y otra de
ideas o cosas que posiblemente querrs hacer en un futuro.
5. Agenda slo aquello que tiene fecha y hora. El calendario solo sirve para anotar
compromisos que tienen una fecha fija obligatoria la consulta del dentista o una reunin.
Todos tenemos imprevistos a lo largo del da que dan al traste con cualquier intento de
planificar los compromisos. Si tratas de planificar tus compromisos es probable que no los
puedas cumplir, lo que aumentar tu estrs y te obligar a replanificar constantemente.
6. Trabaja segn contexto, energa y tiempo disponible. Ve cumpliendo tus compromisos en
funcin del contexto en que te encuentres, el nivel de energa alto o bajo que tengas, y el
tiempo que tengas disponible en cada momento. Por ejemplo, no es efectivo tratar de
desarrollar un plan de proyecto si hoy tienes un mal da; quiz puedas resolver las llamadas
pendientes y organizar tu archivo, que son tareas que requieren mucha menos energa.
Igualmente, carece de sentido intentar sacar adelante el reporte de ventas si vas a estar todo el
da en la calle; sera mejor liquidar los asuntos pendientes en el notario, o comprar las
bombillas del saln que llevan semanas en tu lista de recados pendientes.


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7. Mantn un sistema de archivo eficaz. Archiva cualquier material de referencia en un
sistema de archivo sencillo. Trata de mantener todo lo que puedas en formato digital ocupa
menos espacio y puedes encontrar las cosas ms rpidamente. Y nunca dejes papeles en pilas
encima de la mesa o en bandejas para archivar despus: nunca lo hars!
8. Revisa tus listas de compromisos semanalmente. Una vez a la semana revisa tus listas
contextuales y el calendario, y actualzalos. Elimina los compromisos cumplidos, mueve los que
hayan sido cambiados, y aade los que hayan surgido nuevos.
9. Empieza tu da haciendo slo lo importante. Eliminar las actividades de bajo impacto de
tus rutinas matutinas, y empieza atacando los compromisos que supongan un avance
significativo en tus proyectos importantes. Si ests escribiendo un libro, tu primera tarea ser
escribir 2 pginas del libro; si eres un jefe de proyecto, empezars revisando los asuntos que
tengas delegados en terceros; si eres responsable de un centro de soporte de usuarios,
revisars qu problemas nuevos han surgido para escalarlos adecuadamente.
10. Aplica la regla de los 2 minutos. Cuando un compromiso te lleve menos de 2 minutos de
trabajo, hazlo inmediatamente, independientemente de su importancia y prioridad. Responder a
un correo, autorizar una compra o reservar en un restaurante llevar menos tiempo que
recopilar el compromiso, procesarlo, aadirlo a una lista, revisarlo, etc. de esta forma te
quitars de encima un porcentaje muy importante de asuntos pendientes.
11. Lleva registro escrito de tus logros y aprendizajes. Conocer los errores cometidos,
dificultades encontradas y logros conseguidos te ayudar a hacer cada vez mejor tu trabajo y,
en ocasiones, a motivarte cuando ests bajo de energa. Escribirlo es una forma de hacerte
ms consciente de ellos, y te permitir revisarlos cuando lo necesites.
12. Respalda tus cosas regularmente. Realiza copias de seguridad del trabajo de tu
ordenador con la periodicidad adecuada, en funcin de lo crtico de los datos y de la forma en
que cambien. Tambin debes mantener copia si es posible digital de los documentos
importantes, como credenciales, tarjetas bancarias, pasaporte, escrituras pblicas, etc. como
los seguros, las copias de seguridad se hacen esperando que nunca las llegues a necesitar;
pero si un da las necesitas, agradecers enormemente tenerlas.
13. Haz siempre lo menos posible. La productividad no se trata de hacer mucho en poco
tiempo, sino de hacer poco de lo que debes que hacer, para poder dedicarte a lo que te gusta
hacer. Siempre que puedas, elimina, reduce, desecha compromisos, y dedcate a lo que
realmente te interesa.
14. Aplica el principio de pareto (80/20). Aplicado a la productividad, este principio dice que
slo el 20% de las cosas que haces habitualmente aportan el 80% del valor a tu trabajo
entendindose por valor el trabajo que te permite avanzar en los proyectos importantes y que
te hace alcanzar tus objetivos. Identifica ese 20% de cosas, y encrgate de hacerlas antes que
ninguna otra cosa. Si te falta tiempo, es mejor que dejes sin hacer parte del otro 80% que no te
aporta valor.
15. Reserva tiempo para relajarte y descansar. La productividad requiere de energa, y no
puedes tener energa si no descansas adecuadamente. Tmate tiempo cada da para
anularte intelectualmente, desconectar de todo y dejar que tu cuerpo y mente se relajen. De la
misma forma, asegrate de que duermes suficiente horas y con la suficiente calidad como para
despertar dispuesto a atacar el problema ms difcil que tengas entre manos en ese momento.
16. Haz ejercicio regularmente. Al contrario de lo que piensa mucha gente, una excelente
forma de recargar pilas es haciendo ejercicio regularmente, preferiblemente todos los das. No
tiene por qu ser ejercicio de mucha intensidad. Puede ser simplemente un paseo de 30
minutos. Aprovecha para escuchar msica, o disfrutar de tu entorno.


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17. Alimntate de forma saludable. Junto con el descanso y el ejercicio, la alimentacin es el
tercer factor de xito para que nuestro cuerpo y mente puedan funcionar al 100%. En realidad
es muy simple: mantn una dieta equilibrada de hidratos de carbono, grasas vegetales, frutas y
protenas; come moderadamente a horas regulares preferiblemente 5 veces al da; y evita los
alimentos demasiado procesados.
18. Trabaja en bloques de tiempo fijos. Distribuye tus tareas de alto impacto y gran
concentracin en bloques de tiempo de entre una y dos horas si te parece demasiado, puede
intentar combinarlo con la tcnica del pomodoro. Entre bloque y bloque haz descansos de 10
minutos, e intercala pequeas sesiones de tareas que requieran un nivel de energa bajo, como
llamadas telefnicas o archivar papeles.
19. No practiques la multitarea. Nunca trates de hacer ms de una cosa al mismo tiempo,
salvo que sean actividades que requieran muy poca concentracin. Las tareas pesadas
requieren de al menos 20 minutos para que alcancemos el modo de trabajo a pleno
rendimiento. As que interrumpirlas para hacer otra cosa tiene un alto costo en trminos de
tiempo justo lo contrario de lo que pretendemos conseguir con la multitarea.
20. Desglosa las tareas complejas en subtareas. Si alguna tarea es demasiado compleja
como para abordarla en bloques de tiempo fijos, haz primero un desglose en tareas ms
pequeas.
21. Ejecuta las tareas sencillas en lotes. Para aprovechar los modos de trabajo, procura
ejecutar todas las actividades ligeras del mismo tipo en un mismo lote. Por ejemplo, fija un
momento de tu da para hacer todas las llamadas telefnicas, y otro para archivar papeles. De
esa forma, podrs utilizar el principio de los bloques de trabajo de 1-2 horas, y te beneficiars
del modo a pleno rendimiento a los 20 minutos o incluso menos de haber empezado la
actividad.
22. Utiliza mapas mentales para planificar tu trabajo. Los mapas mentales son una forma
ideal para organizar ideas de forma natural. Gracias a los mapas mentales podrs estructurar
todo tipo de informacin aprovechando al mximo la creatividad de tu cerebro.
23. Elimina las distracciones antes de empezar. Uno de los grandes enemigos de la
productividad son las interrupciones, pues te impiden trabajar por lotes y alcanzar el modo a
pleno rendimiento. Algunas interrupciones son inevitables una llamada de tu jefe, pero
muchas s las podemos controlar. Cierra tu programa de correo, cierra el navegador, apaga el
telfono mvil, desactiva las notificaciones de tu agenda y si es necesario, encirrate en una
sala durante 1-2 horas. Vers cmo aumenta tu productividad.
24. Define tus valores y misin personales. La productividad no es cuestin de hacer mucho
en poco tiempo, sino de hacer lo que realmente te aporta valor, lo que te importa. Y difcilmente
podrs saber qu es lo que te importa si no tienes claros tus valores y misin personales. A
partir de ellos podrs empezar a orientar tu vida, creando objetivos a medio y largo plazo.
25. Define tus objetivos de manera s-m-a-r-t. El hecho de querer algo no lo convierte en un
objetivo. Un objetivo debe ser concreto, medible, significar algo para ti. Tambin debe ser
alcanzable y estar limitado en el tiempo. Por ejemplo, quiero estar delgado no es un objetivo,
es un deseo. Un verdadero objetivo sera: voy a perder 10 kilos antes del 30 de septiembre,
porque quiero reducir el riesgo de tener un infarto; para ello, tendr que perder medio kilo por
semana, y lo pienso conseguir caminando 30 minutos todos los das y dejando de tomar
refrescos.



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26. Revisa tus objetivos, misin y valores peridicamente. Con el tiempo todos
evolucionamos y cambiamos, y con nosotros tambin lo hacen nuestros objetivos, misin y
valores. Procura revisarlos con la suficiente periodicidad para asegurarte de que todava son
vigentes, o terminars recorriendo un camino que no es el que queras.
27. Integra tus objetivos a tus compromisos diarios. Una vez tengas claros cules son tus
objetivos a medio y largo plazo, crea proyectos que te permitan alcanzarlos. Por ejemplo, si
quieres convertirte en un escritor, probablemente debers empezar por escribir una primera
novela, o a lo mejor tomar un curso de escritura creativa. Aade estas ideas a tu lista de
proyectos y empieza a trabajar en ellos como en cualquier otra cosa que tengas pendiente en
este momento.
28. Acta siempre con perspectiva. Antes de iniciar una tarea piensa si esa tarea te aportar
algn valor. Te har avanzar en tus proyectos importantes? acostmbrate a tener siempre
contigo una lista de tus objetivos a medio y largo plazo para ello, conviene que los tengas por
escrito. Si esos objetivos son fruto genuino de tu misin y valores personales, la lista te
ayudar a ganar perspectiva y a tomar la mejor decisin posible en cada momento. Por
ejemplo, si de verdad quieres perder peso porque no quieres tener un infarto, en lugar de
sentarte a ver la televisin cuando llegas a casa por la tarde, la perspectiva har que te pongas
ropa cmoda y salgas a caminar 30 minutos al parque.
29. Canaliza adecuadamente tus preocupaciones. Las preocupaciones son uno de los
lastres de nuestra oportunidad, pues no nos permiten centrarnos en las cosas importantes.
Curiosamente, las preocupaciones suelen ser fruto de la falta de atencin a algn aspecto de tu
vida. Si el sobrepeso te preocupa, entonces es porque no ests haciendo nada para
remediarlo. Piensa exactamente qu cosas son las que te preocupan, define objetivos a medio
y largo plazo, crea proyectos y ponte a trabajar ya para solucionarlo. A partir de ese momento
dejar de ser una preocupacin, porque te habrs convertido en parte activa de la solucin.
30. Busca inspiracin para motivarte. A veces resulta muy difcil hacer lo que uno tiene que
hacer. No siempre tomar perspectiva funciona. En esos casos recurre a cualquier otra cosa.
Utiliza la visualizacin positiva para imaginarte cmo ser tu vida dentro de un tiempo si
consigues tus objetivos. O imagina lo que hara tu dolo o alguien que admiras en tu situacin.
Tambin puedes buscar el apoyo de un amigo o un coach que conozca tu potencial y pueda
impulsarte en los momentos bajos. No todo funciona para todos, ni todo el tiempo. Busca lo
que funciona mejor para ti, y hazlo.
31. Simplifica, y luego vuelve a simplificar. menos es ms. No compliques las cosas sin
necesidad. Cuanto menos listas, herramientas, proyectos, objetivos ms sencilla ser la
gestin de tu vida. S muy analtico y revisa constantemente si no ests complicando
demasiado las cosas.
32. Scale partido a la tecnologa. La tecnologa puede ser un verdadero agujero negro para
nuestra productividad, pero tambin puede ser un trampoln si la usamos con inteligencia.
Tareas que antes llevaban horas de trabajo, hoy suponen apenas minutos o segundos. Por
ejemplo, mantener un archivo digital puede ahorrarte mucho espacio, dinero y tiempo si sabes
cmo hacerlo. No dejes que el miedo o el desconocimiento te hagan menos productivo.
33. Renuncia a todo aquello que no te aporte valor. Es muy tentador pasar horas jugando
con la videoconsola, o navegar sin rumbo por internet, pero es una gran prdida de tiempo a
menos que lo hagas como parte de tu estrategia de desconexin mental. Todo lo que hagas
debera tener un propsito claro, un por qu, en funcin de tus valores y objetivos. Todo lo que
hagas sin ese propsito deberas desterrarlo de tus hbitos.



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34. Reduce el tiempo que pasas leyendo y escribiendo. Una gran parte de nuestro trabajo
consiste en leer y escribir, especialmente con un ordenador. As que, cuanto menos tiempo
emplees en leer y escribir, ms trabajo podrs terminar en menos tiempo. Aprende
mecanografa y utilizar tcnicas de lectura rpida siempre que puedas.
35. Utiliza rutinas para organizar tus tareas repetitivas. Busca la forma ptima de organizar
las tareas repetitivas que debes hacer todos los das. Luego escrbelas en forma de rutinas o
listas de comprobacin, y utilzalas como referencia hasta que las domines. De esa forma
nunca olvidars hacer algo, te ser fcil eliminar o aadir nuevas tareas, y tu trabajo ser
siempre una alta calidad.
36. Domina las herramientas que usas. De la misma forma que leer y escribir rpido aumenta
tu productividad, dominar los atajos de teclado, o conocer todas las funciones de los programas
que usas habitualmente, te permitir ahorrar mucho tiempo y en ocasiones tambin te
permitir ganarte el reconocimiento de la gente que te rodea.
37. No hagas cambios sin un motivo justificado. La productividad se trata de hacer, no de lo
que usas. A veces probamos nuevas herramientas, sistemas y mtodos simplemente para
eludir nuestra responsabilidad de hacer. Cambiar un sistema de trabajo o una herramienta
requiere tiempo, y llegar a dominarlos mucho ms tiempo. Piensa muy bien antes de cambiar
nada. Antes de hacerlo procura ser honesto e informarte si el cambio te aportar alguna
ventaja significativa el nuevo programa de gestin de listas realmente te aporta ms
potencia, o lo ests probando simplemente porque te parece atractivo o est de moda?
38. No te cierres al cambio. Aunque no es bueno estar cambiando todo el tiempo, hay que
estar siempre atento a las novedades. A veces surgen herramientas o formas de trabajo que
pueden resultar ms efectivas para tus circunstancias. Mantn un ojo crtico, y no tengas
reparos en probar algo nuevo si honestamente crees que te puede ayudar.
39. Capitaliza los recursos de la gente que te rodea. Nadie puede llegar muy lejos sin la
ayuda de los dems. Trabajar de forma aislada es casi un suicidio productivo. Aprende a
delegar eficazmente, descubre y utiliza las capacidades de la gente que te rodea, aydalos a
alcanzar sus propios objetivos, y ellos te ayudarn a ti.
40. Da seguimiento a las cosas que delegas. Un asunto delegado no significa un asunto
terminado. Recuerda que t sigues siendo el responsable ltimo de que ese algo se realice. As
que registra todos los asuntos delegados en una lista, y dale seguimiento todos los das.
41. Termina las cosas que empiezas. Est muy bien tener un sistema de listas, utilizando un
programa de ordenador de ltima generacin, y disponer de un bonito sistema de archivo. Pero
si te limitas a organizar y no concluyes, tu trabajo es una prdida de tiempo. La productividad
es hacer, de terminar, no de los programas o sistemas que utilizas para organizarte.
42. Date permiso para abandonar cosas a medias. An cuando la productividad es cuestin
de hacer, no todo lo que empiezas merece ser terminado. Debes revisar permanentemente tus
objetivos, proyectos y tareas en curso. Si algo ya no tiene sentido o ha perdido el inters, no
dudes en eliminarlo de tu sistema. No importa el tiempo y recursos que le hayas dedicado:
seguir con ello ser una prdida de tiempo y recursos todava mayor.
43. Di no con ms frecuencia. Lo ideal es que no empieces nada que no te aporte valor.
Aprende a deshacerte de proyectos y compromisos antes siquiera de que entren a tu sistema
productivo. Y si finalmente tienes que darle entrada porque forma parte de tus
responsabilidades, procura prometer poco y dar ms de lo prometido, en lugar de prometer
mucho y luego no cumplir lo prometido. Tu imagen personal ganar muchsimo.


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44. Haz las cosas con la mxima calidad posible. Haz un esfuerzo consciente por terminar
las cosas bien y a la primera. Un trabajo pobre siempre termina regresando, lo que implicar
ms tiempo y recursos justo lo contrario de lo que pretendas, por no hablar del dao que
puede causar a tu reputacin. Recuerda: el descuidado siempre trabaja doble.
45. Aprende a vivir con los no productivos. No trates de cambiar a las personas que
rodean para que trabajen como t. La productividad es algo que debe entenderse y aceptarse
de forma voluntaria. Tratar de cambiar a los dems no slo es una prdida de tiempo, tambin
suele ser una fuente de discusiones y roces especialmente con la familia. Ten cuidado, no
vaya a ser que al intentar convertir a los dems al productivismo tengas que pagar un precio
demasiado elevado en comparacin con los supuestos beneficios.
46. S optimista y positivo. S, aunque no lo creas, el optimismo es fundamental para afrontar
los retos de una forma constructiva. Alguien optimista siempre se centra en la solucin a los
problemas, en lugar de en las dificultades, lo que en ltima instancia te permitir ser ms
productivo.
47. Prmiate por el trabajo bien hecho. La productividad no siempre es fcil. Cada vez que
consigas un objetivo, superes un obstculo o avances significativamente en un proyecto,
celbralo. Haz algo que te guste, date un respiro. Ve a tu restaurante favorito, o cmprate el
libro que llevabas meses queriendo comprar. Ser productivo requiere disciplina, pero tambin
requiere motivacin. Y una forma excelente de motivarte es dndote un pequeo lujo cada vez
que consigues batir un reto.
48. Disfruta lo que haces. Todas las actividades que llevamos a cabo tienen sus momentos
buenos y malos. Pero la mayora del tiempo, tu actividad principal debera ser placentera. De
otro modo estars desaprovechando gran parte de tu potencial, adems de que no estars en
sincrona con tu misin y valores haciendo virtualmente imposible que seas productivo
realmente.
49. No bajes la guardia en ningn momento. Aunque lleves tres meses trabajando de forma
productiva, la desmotivacin, la baja energa y el caos estn siempre al acecho. Al menor
descuido tu productividad puede verse seriamente amenazada de hecho, todos nos hemos
cado del tren productivo en ms de una ocasin. As que nunca te confes.