Estructurar la metodologa definida para la deteccin de necesidades de informacin. Validar la metodologa para la deteccin de necesidades de informacin. Socializar la metodologa para la deteccin de necesidades de informacin. Implementar la metodologa para la deteccin de necesidades de informacin. Realizar monitorizacin de la implementacin de la metodologa para la deteccin de necesidades de informacin. Consolidar trimestralmente resultados y analizar los avances en el comit de Gerencia de la informacin para llevar a una segunda instancia al comit de gerencia. Humanos: Se realizarn comit una vez al mes, de acuerdo a lo establecido en la resolucin No. 044 de 2013. Identificar y dar respuesta a las necesidades de informacin Humanos: Se realizarn reuniones, en las que participan funcionarios del rea de planeacin y de grupo funcional de recursos de la informacin. De igual manera se programarn reuniones de socializacin con los diferentes funcionarios de la institucin. Reuniones promedio de 1 hora, por grupos funcionales. A 31 de diciembre de 2015 se garantizar el 90% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. A 30 de abril de 2016 se garantizar el 100% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. Efectividad de las estrategias y mecanismos implementados. (No. De estrategias y mecanismos implementados en el perodo que hayan garantizado seguridad, confiabilidad, veracidad y oportunidad de la informacin / No. De estrategias y mecanismos implementados en el perodo)*100 1 Asegurar el diseo, implementacin y seguimiento a estrategias y mecanismos que permitan garantizar la seguridad y confidencialidad de la informacin, permitiendo el mejoramiento continuo del flujo de la misma. A 31 de diciembre de 2013 se garantizar el 80% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. A 31 de diciembre de 2014 se garantizar el 85% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. No OBJETIVOS ESPECFICOS. METAS INDICADORES LNEAS DE INTERVENCIN ACTIVIDADES RECURSOS PROGRAMA Gestin de la informacin y las comunicaciones FECHA DE ELABORACIN Junio de 2013 2013 - 2016 MATRIZ DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS INSTITUCIONALES. Cdigo: GGD-FO-130-010 GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO OFICINA ASESORA DE PLANEACION. Versin: 1 2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA No OBJETIVOS ESPECFICOS. METAS INDICADORES LNEAS DE INTERVENCIN ACTIVIDADES RECURSOS Priorizar las necesidades halladas en armona con la metodologa de identificacin y respuesta a necesidades de informacin y como parte de lo establecido en el programa. Establecer y desarrollar las actividades para dar respuesta a las necesidades priorizadas, acorde al programa y lo aprobado en el comit de gerencia. Evaluar la satisfaccin con la calidad y oportunidad de respuesta a las necesidades de informacin priorizadas. Planificar la gestin de la informacin en la organizacin. Analizar y evaluar el resultado de las acciones implementadas en el presente programa. Humanos: Se realizar evaluacin de los resultados en el comit de gerencia de la informacin. Redefinir las subpoliticas de gestin de la informacin y las comunicaciones, dndo un mayor alcance a garantizar la seguridad y confidencialidad de la informacin. Humanos: Redefinir las subpoticas, y relaizar su despliegue. Desplegar las subpolticas. Validar adehernecia de conocimiento y aplicacin de subpolticas. Garantizar la calidad, seguridad y accesibilidad de los registros clnicos. Garantizar que se fortalezca la operatividad del comit de HC para el cumplimiento de su rol de mejoramiento en los procesos de diligenciamiento y archivo de HC, a travs del seguimiento al plan de mejoramiento del grupo de estndares asistenciales. Humanos: Equipo interdisclipinario conformado por lderes servicios, grupo funcional de recurosos de la informacin y oficina Asesora de palneacin Conformar el grupo de trabajo con responsables de cada una de las reas involucradas en el plan de contingencia de sistemas de informacin. Revisar el plan de contigencia actual. Estructurar el plan de contingencia general de sistemas de informacin, incluyendo a cada una de las reas relacionadas Estructurar y desplegar un plan de contingencia, que garantice el normal funcionamiento de los sistemas de informacin de la organizacin. Humanos: se realizarn mesas de trabajo interdisciplinarias conformado por los lderes de los mdulos de los sitemas de informacin, as como de los lderes de los grupos funcionales correspondientes. Se realizarn sesiones de trabajo de 2 horas. Identificar y dar respuesta a las necesidades de informacin Humanos: Se solicitar a los diferentes lderes uso de la metodologa implementada para deteccin de necesidades. En mesa de trabajo con el grupo de recursos de la informacin, se realizar priorizacin y ejecucin de acciones. Esta actividad se desarrollar una vez al mes. Definir mecanismos que garanticen la seguridad y confidencialidad de la informacin. Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn 1 Asegurar el diseo, implementacin y seguimiento a estrategias y mecanismos que permitan garantizar la seguridad y confidencialidad de la informacin, permitiendo el mejoramiento continuo del flujo de la misma. A 31 de diciembre de 2013 se garantizar el 80% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. A 31 de diciembre de 2014 se garantizar el 85% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. A 31 de diciembre de 2015 se garantizar el 90% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. A 30 de abril de 2016 se garantizar el 100% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. Efectividad de las estrategias y mecanismos implementados. (No. De estrategias y mecanismos implementados en el perodo que hayan garantizado seguridad, confiabilidad, veracidad y oportunidad de la informacin / No. De estrategias y mecanismos implementados en el perodo)*100 2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA No OBJETIVOS ESPECFICOS. METAS INDICADORES LNEAS DE INTERVENCIN ACTIVIDADES RECURSOS Desplegar el plan de contingencia de sistemas de la informacin, a todas las reas de la institucin. Humanos: Equipo conformado y todos los funcionarios. Jornadas de despliegue de 30 min. Se har uso de la cartelera y de intranet para realizar el Articular el plan de contingencia general de sistemas de informacin, al capitulo del PETIC correspondiente. Humanos: Grupo funcional de recursos de la informacin Medir adherencia del plan de contingencia general de sistemas de la informacin, a travs de la realizacin del simulacro establecido en el plan de contigencia. Humanos: Equipo conformado Evaluar la aplicacin del plan de Contingencia y retroalimentar resultados, con base en los resultados del simulacro. Humanos: Equipo conformado y todos los funcionarios. Jornada nica de simulacro. Verificar y actualizar el listado de acrnimos existente en la institucin. Humanos: Lderes de los porcesos correspondientes. Jornadas de trabajo de 1 hora Desplegar a todos los niveles responsables del uso de los acrnimos el listado definitivo, articulandolo al programa de capacitacin institucional. Humanos: Lderes de los porcesos correspondientes. Jornadas de trabajo de 1 hora Validar la aplicacin y uso adecuado de acrnimos, a partir de los resultados de las auditorias en todos los niveles de seguimiento. Humanos: Lderes de los porcesos correspondientes. Jornadas de trabajo de 1 hora Definir los mecanismos que permita realizar evaluacin de calidad del dato, anlisis del dato, detecteccin de necesidades, identificacin de brechas y generacin de estrategias de mejoramiento. Validar los mecanismos de evalaucin de calidad del dato, analisis de informacion, deteccin de variaciones y generacin de estrategias de mejoramiento. Socializar los mecanismos de evaluacin de calidad del dato, analisis de informacion, deteccin de variaciones y generacin de estrategias de mejoramiento, Articulado al PIC. 2 Fortalecer la toma de decisiones basada en un sistema de informacin que garantice datos veraces, confiables y oportunos. A 31 de diciembre de 2013 el 60% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. A 31 de diciembre de 2014 el 80% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. Detectar variaciones no esperadas, analizar sus causas e implementar las acciones de mejoramiento continuo. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes del grupo de recursos de la informacin y oficina asesora de planeacin. A 31 de diciembre de 2015 el 90% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. A 30 de abril de 2016 el 100% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. % de decisiones tomadas con base en un sistema de informacin que garantice datos veraces, confiables y oportunos (No. De decisiones tomadas con base el sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos / No. de decisiones tomadas en comits. )*100 Efectividad de las estrategias y mecanismos implementados. 1 Asegurar el diseo, implementacin y seguimiento a estrategias y mecanismos que permitan garantizar la seguridad y confidencialidad de la informacin, permitiendo el mejoramiento continuo del flujo de la misma. A 31 de diciembre de 2013 se garantizar el 80% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. A 31 de diciembre de 2014 se garantizar el 85% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. A 31 de diciembre de 2015 se garantizar el 90% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. A 30 de abril de 2016 se garantizar el 100% de efectividad de las estrategias y mecanismos implementados en el ao. (No. De estrategias y mecanismos implementados en el perodo que hayan garantizado seguridad, confiabilidad, veracidad y oportunidad de la informacin / No. De estrategias y mecanismos implementados en el perodo)*100 Estructurar y desplegar un plan de contingencia, que garantice el normal funcionamiento de los sistemas de informacin de la organizacin. Incorporar en los sistemas de informacin las listas de acrnimos de los procesos de atencin mdica, gestin de medicamentos y gestin administrativa 2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA No OBJETIVOS ESPECFICOS. METAS INDICADORES LNEAS DE INTERVENCIN ACTIVIDADES RECURSOS Implementar los mecanismos de evaluacin de calidad del dato, analisis de informacion, deteccin de variaciones y generacin de estrategias de mejoramiento Realizar monitorizacin para evaluar la aplicacin de los mecanismos de evaluacin de calidad del dato, analisis de informacion, deteccin de variaciones y generacin de estrategias de mejoramiento Consolidar trimestralmente resultados y analizar los avances en el comit de Gerencia de la informacin para llevar a una segunda instancia al comit de gerencia. Humanos: Se realizarn comit una vez al mes, de acuerdo a lo establecido en la resolucin No. 044 de 2013. Identificar los indicadores institucionales, y sus fuentes de informacin e inventariarlos. Analizar y clasificar los indicadores inventariados, de acuerdo a su impacto para la toma de decisiones y el logro del los objetivos estratgicos Estructurar el BSC, con la clasificacin definida. Validar la estructura del BSC en el comit de gerencia de la informacin, para llevarlo a segunda instancia en el comit de gerencia, el cual dar su aprobacin. Establecer un proceso para la gestin y minera de datos, que permita obtener la informacin en forma oportuna, veraz, clara y conciliada. Articular el proceso para la realizacin de la minera resultante de las diferentes bases de datos. Darle alcance a la estructura del BSC, para su desarrollo. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes del grupo de recursos de la informacin y oficina asesora de planeacin. Conformar equipo de trabajo que realice validacin de los mecanismos de escucha y retroalimentacin del usuario y su familia y otros tipos de clientes. Analizar los mecanismos de escucha y retroalimentacin existentes. % de decisiones tomadas con base en datos veraces, confiables y oportunos (No. De decisiones tomadas con base en datos veraces, confiables y oportunos / No. de decisiones tomadas en comits. )*100 Detectar variaciones no esperadas, analizar sus causas e implementar las acciones de mejoramiento continuo. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes del grupo de recursos de la informacin y oficina asesora de planeacin. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes del grupo funcional de calidad, oficina asesora de planeacin y grupo funcional de recursos de la informacin Definir el mecanismo para consolidar e integrar la informacin asistencial y administrativa. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes de oficina de atencin al usuario y comunicaciones 2 Fortalecer la toma de decisiones basada en un sistema de informacin que garantice datos veraces, confiables y oportunos. A 31 de diciembre de 2013 el 60% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. A 31 de diciembre de 2014 el 80% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. A 31 de diciembre de 2015 el 90% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. A 30 de abril de 2016 el 100% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. 2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA No OBJETIVOS ESPECFICOS. METAS INDICADORES LNEAS DE INTERVENCIN ACTIVIDADES RECURSOS Estructurar y validar los mecanismos de escucha y retroalimentacin. Implementar los mecanismos de escucha y retroalimentacin. Validar la efectividad de los mecanismos implementados. Disear la estructura estndar para la publicacin de la informacin procesada en la oficina Asesora de Planeacin Definir la informacin procesada en la oficina Asesora de Planeacin, a desplegar en todos los niveles, con el fin de concientizar sobre su importancia y uso adecuado en la toma de decisiones. Desplegar en forma sistemtica y peridica la informacin procesada en la oficina Asesora de Planeacin, como herramienta en la toma de decisiones y definicin de estrategias de mejoramiento, en los comits interdisciplinarios de la institucin. Hacer seguimiento y retroalimentacin del despliegue de la informacin con los comits institucionales. Definir el mecanismo para consolidar e integrar la informacin asistencial y administrativa. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes de oficina de atencin al usuario y comunicaciones Fortalecer la toma de decisiones fundamentada en la informacin recolectada, analizada validada y procesada a partir de la gerencia de la informacin. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes de comunicaciones, gestin pblica y grupo funcional de calidad. A 31 de diciembre de 2015 el 90% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. A 30 de abril de 2016 el 100% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. % de decisiones tomadas con base en datos veraces, confiables y oportunos (No. De decisiones tomadas con base en datos veraces, confiables y oportunos / No. de decisiones tomadas en comits. )*100 2 Fortalecer la toma de decisiones basada en un sistema de informacin que garantice datos veraces, confiables y oportunos. A 31 de diciembre de 2013 el 60% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. A 31 de diciembre de 2014 el 80% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. 2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA No OBJETIVOS ESPECFICOS. METAS INDICADORES LNEAS DE INTERVENCIN ACTIVIDADES RECURSOS Definir una estrategia que permita generar concientizacin sobre la importancia de la calidad del dato y su control. Socializar la estrategia, ante comit de gerencia de la informacin, para su aprobacin. Implementar la estrategia que permita generar concientizacin sobre la importancia de la calidad del dato y su control. Verificar y retroalimentat si los resultados de la implementacin de la estrategia estn acorde a lo esperado. 3 Validar la efectividad de la inclusin de herramientas tecnolgicas que conlleven a la mejora del desempeo de la gestin de la informacin. A 31 de diciembre de 2014 se garantizar el 75% de efectividad de las herramientas tecnolgicas implementadas en el ao. A 31 de diciembre de 2015 se garantizar el 80% de efectividad de las herramientas tecnolgicas implementadas en el ao. A 30 de Abril de 2016 se garantizar el 90% de efectividad de las herramientas tecnolgicas implementadas en el ao. Efectividad de las herramientas tecnolgicas implementadas en el perodo. (No. de herramientas tecnolgicas implementadas en el perodo que hayan mejorado el desempeo de la gestin de la informacin. / Herramientas tecnolgicas implementadas en el periodo)*100 Adoptar tecnologas de informacin y comunicaciones, con base en las necesidades especficas de la institucin Hacer seguimiento y retroalimentacin a la implementacin de tecnologas de la informacin. Humanos: Equipo de trabajo conformado lder de presupuesto, grupo funcional de recursos de la informacin. Econmicos: Para la adquisiscin de las herramientas. Definir una estrategia que (No de etapas de la implementacin del proceso de comunicaciones surtidas / No de etapas de la implementacin del proceso de comunicaciones proyectadas) *100 Implementar mecanismos para la trasmisin de los datos y la informacin. % de implementacin del proceso de comunicaciones a todo nivel de la institucin. Fortalecer la toma de decisiones fundamentada en la informacin recolectada, analizada validada y procesada a partir de la gerencia de la informacin. Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn cronogramas Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn cronogramas 4 Disear e implementar acciones que conlleven a optimizar, en todos los niveles de la institucin, la divulgacin, socializacin y comunicacin de manera efectiva, eficiente oportuna y veraz. A 31 de diciembre de 2013 se garantizar la implementacin del 50% del proceso de comunicaciones a todo nivel de la institucin. A 31 de diciembre de 2014 se garantizar la implementacin del 95% del proceso de comunicaciones a todo nivel de la institucin. A 31 de diciembre de 2015 se garantizar la implementacin del 95% del proceso de comunicaciones a todo nivel de la institucin. A 30 de abril de 2016 se garantizar la implementacin del 100% del proceso de comunicaciones a todo nivel de la institucin. A 31 de diciembre de 2015 el 90% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. A 30 de abril de 2016 el 100% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. % de decisiones tomadas con base en datos veraces, confiables y oportunos (No. De decisiones tomadas con base en datos veraces, confiables y oportunos / No. de decisiones tomadas en comits. )*100 2 Fortalecer la toma de decisiones basada en un sistema de informacin que garantice datos veraces, confiables y oportunos. A 31 de diciembre de 2013 el 60% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. A 31 de diciembre de 2014 el 80% de decisiones tomadas en comits, sern basadas en un sistema de informacin con datos veraces, confiables y oportunos. 2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA No OBJETIVOS ESPECFICOS. METAS INDICADORES LNEAS DE INTERVENCIN ACTIVIDADES RECURSOS Socializar la estrategia, ante comit de gerencia de la informacin, para su aprobacin. Implementar la estrategia que permita generar concientizacin sobre la importancia de la calidad del dato y su control. Verificar y retroalimentar si los resultados de la implementacin de la estrategia estn acorde a lo esperado. Fortalecer el despliegue e implementacin del Plan de comunicaciones Medir adherencia del plan de comunicaciones. Definir e implementar las estrategias que permitan el logro de una comunicacin efectiva. (Definicin de protocolos, fomento de la cultura de comunicacin con respeto, etc). Realizar seguimiento y retroalimentacin al cumplimiento de las subpolticas de comunicaciones. Fortalecer, estructurar e implementar mecanismos que permitan un proceso sistemtico para la rendicin de cuentas, de forma tal que se realice de manera permanente y con el uso de los medios de comunicacin establecidos en la institucin. Definir los canales de comunicacin a usar en la institucin. Desplegar los canales de comunicacin definidos, haciendo nfasis en el uso adecuado de los mismos y sus polticas de uso. Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn cronogramas Fortalecer los espacios de los usuarios y su familia. Lograr a 31 de diciembre de 2015 el 90% de mejoramiento de la imagen institucional del Hospital Simn Bolivar frente a la Comunidad Lograr a A 30 de abril de 2016 el 90% de mejoramiento de la imagen institucional del Hospital Simn Bolivar frente a la Comunidad Humanos: Equipo de trabajo conformado por comunicaciones y representantes de la oficina de atencin al usuario. (No de etapas de la implementacin del proceso de comunicaciones surtidas / No de etapas de la implementacin del proceso de comunicaciones proyectadas) *100 Implementar mecanismos para la trasmisin de los datos y la informacin. 5 Fortalecer la imagen corporativa de la institucin, ajustada a los objetivos Lograr a 31 de diciembre de 2013 el 85% de mejoramiento de la imagen institucional del Hospital Simn Bolivar frente a la Comunidad Lograr a 31 de diciembre de 2014 el 85% de mejoramiento de la imagen institucional del Hospital Simn Bolivar frente a la Comunidad Obtener un espacio estable y definido en los canales de comunicacin conforme a un plan previo. Humanos: Funcionarios de comunicaciones y calidad, en 2 mesas de trabajo de 2 horas, cada una. Efectividad de las estrategias de la lnea de intervencin gestin de las comunicaciones, referentes a mejoramiento de la imagen corporativa. (Usuarios con imagen positiva de la institucin / Usuarios encuestados)*100 Contribuir a los objetivos estratgicos de la Institucin, y mejorar sus mtodos internos de trabajo, su productividad y el bienestar de los colaboradores, apuntando a mejorar la imagen corporativa % de implementacin del proceso de comunicaciones a todo nivel de la institucin. Disear, implementar y evaluar los procesos de educacin y comunicacin orientados a desplegar la informacin a todos los niveles de la institucin y las partes interesadas Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn cronogramas Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn cronogramas 4 Disear e implementar acciones que conlleven a optimizar, en todos los niveles de la institucin, la divulgacin, socializacin y comunicacin de manera efectiva, eficiente oportuna y veraz. A 31 de diciembre de 2013 se garantizar la implementacin del 50% del proceso de comunicaciones a todo nivel de la institucin. A 31 de diciembre de 2014 se garantizar la implementacin del 95% del proceso de comunicaciones a todo nivel de la institucin. A 31 de diciembre de 2015 se garantizar la implementacin del 95% del proceso de comunicaciones a todo nivel de la institucin. A 30 de abril de 2016 se garantizar la implementacin del 100% del proceso de comunicaciones a todo nivel de la institucin. 2013 2014 2015 2016 NOMBRE FORMULA No OBJETIVOS ESPECFICOS. METAS INDICADORES LNEAS DE INTERVENCIN ACTIVIDADES RECURSOS Promoveer la participacin en publicaciones o eventos que sean benficos para la imagen corporativa y que contribuyan con el posicionamiento de EL HOPITAL SIMN BOLIVAR E.S.E III NIVEL. Realizar la revisin y actualizacin anual de la imagen corporativa y eslogan. Realizar la capacitacin de mtodos de comunicacin verbal y atencin al usuario. Estructurar el sistema de seguimiento y Control del proceso de comunicaciones, garantizando la validacin de la percepcin que se tiene del trabajo de la institucin en la opinin pblica y de la valoracin y grado de conocimiento de sus responsables. Definir estrategias para promover el aprendizaje, cultura organizacional y sentido de pertenencia, alineadas al programa de gestin de talento Humano y Formacin Cultural Lograr a 31 de diciembre de 2015 el 90% de mejoramiento de la imagen institucional del Hospital Simn Bolivar frente a la Comunidad Lograr a A 30 de abril de 2016 el 90% de mejoramiento de la imagen institucional del Hospital Simn Bolivar frente a la Comunidad Humanos: Equipo de trabajo conformado por comunicaciones y representantes de la oficina de atencin al usuario. Implementar una metodologa que de alcance a la comunicacin de informacin de inters de manera sistemtica. Humanos: Equipo de trabajo conformado por comunicaciones y representantes de la oficina de atencin al usuario. 5 Fortalecer la imagen corporativa de la institucin, ajustada a los objetivos Lograr a 31 de diciembre de 2013 el 85% de mejoramiento de la imagen institucional del Hospital Simn Bolivar frente a la Comunidad Lograr a 31 de diciembre de 2014 el 85% de mejoramiento de la imagen institucional del Hospital Simn Bolivar frente a la Comunidad Efectividad de las estrategias de la lnea de intervencin gestin de las comunicaciones, referentes a mejoramiento de la imagen corporativa. (Usuarios con imagen positiva de la institucin / Usuarios encuestados)*100 Contribuir a los objetivos estratgicos de la Institucin, y mejorar sus mtodos internos de trabajo, su productividad y el bienestar de los colaboradores, apuntando a mejorar la imagen corporativa Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin De acuerdo a lo establecido en la resolucin No. 044 de 2013. RESPONSABLE RESPONSABLE Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin. Participacin de todos los funcionarios. Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin De acuerdo a lo establecido en la resolucin No. 044 de 2013. Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacion Oficina Asesora de Planeacin. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Financiera Subgerencia Cientfica Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacion. Lderes de procesos. RESPONSABLE Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacion Oficina Asesora de Planeacin. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Financiera Subgerencia Cientfica Oficina Asesora de Planeacin. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Financiera Subgerencia Cientfica RESPONSABLE De acuerdo a lo establecido en la resolucin No. 044 de 2013. Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacion Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacion Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Calidad. Oficina Asesora de Planeacin Oficina de atencin al usuario y trabajo social. Grupo Funcional de Recursos de la informacion RESPONSABLE Oficina Asesora de Planeacin Oficina de atencin al usuario y trabajo social. Grupo Funcional de Recursos de la informacion Oficina Asesora de Planeacin. Oficina de gestin pblica. Grupo funcional de calidad RESPONSABLE Oficina asesora de planeacin. Subgerencia Financiera Grupo fucnional de recursos de la informacin. Oficina asesora de planeacin. Grupo funcional de gestin Humana Oficina asesora de planeacin. Grupo funcional de gestin Humana Grupo funcional de recursos de la informacin. RESPONSABLE Oficina de Planeacin Profesional de Comunicaciones. Grupo funcional de Calidad. Oficina de Planeacin Oficina de atencin al usuario, Oficina asesora de planeacin. Grupo funcional de gestin Humana Oficina de Planeacin Profesional de Comunicaciones. RESPONSABLE Oficina de Planeacin Oficina de atencin al usuario, Oficina de Planeacin Oficina de atencin al usuario,
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Estructurar la metodologa definida para la deteccin de necesidades de informacin. Validar la metodologa para la deteccin de necesidades de informacin. Socializar la metodologa para la deteccin de necesidades de informacin. Implementar la metodologa para la deteccin de necesidades de informacin. Realizar monitorizacin de la implementacin de la metodologa para la deteccin de necesidades de informacin. Consolidar trimestralmente resultados y analizar los avances en el comit de Gerencia de la informacin para llevar a una segunda instancia al comit de gerencia. Humanos: Se realizarn comit una vez al mes, de acuerdo a lo establecido en la resolucin No. 044 de 2013. Priorizar las necesidades halladas en armona con la metodologa de identificacin y respuesta a necesidades de informacin. Establecer y desarrollar las actividades para dar respuesta a las necesidades priorizadas, acorde al programa y lo aprobado en el comit de gerencia. Evaluar la satisfaccin con la calidad y oportunidad de respuesta a las necesidades de informacin priorizadas. Redefinir las subpoliticas de gestin de la informacin y las comunicaciones, dndo un mayor alcance a garantizar la seguridad y confidencialidad de la informacin. Humanos: Redefinir las subpoticas, y relaizar su despliegue. Desplegar las subpolticas. Validar adehernecia de conocimiento y aplicacin de subpolticas. Conformar el grupo de trabajo con responsables de cada una de las reas involucradas en el plan de contingencia de sistemas de informacin. Revisar el plan de contigencia actual. 3 Estructurar y desplegar un plan de contingencia, que garantice el normal funcionamiento de los sistemas de informacin de la organizacin. Humanos: se realizarn mesas de trabajo interdisciplinarias conformado por los lderes de los mdulos de los sitemas de informacin, as como de los lderes de los grupos funcionales correspondientes. Se realizarn sesiones de trabajo de 2 horas. 2 Definir mecanismos que garanticen la seguridad y confidencialidad de la informacin. Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn cronogramas 1 Identificar y dar respuesta a las necesidades de informacin Humanos: Se realizarn reuniones, en las que participan funcionarios del rea de planeacin y de grupo funcional de recursos de la informacin. De igual manera se programarn reuniones de socializacin con los diferentes funcionarios de la institucin. Reuniones promedio de 1 hora, por grupos funcionales. Humanos: Se solicitar a los diferentes lderes uso de la metodologa implementada para deteccin de necesidades. En mesa de trabajo con el grupo de recursos de la informacin, se realizar priorizacin y ejecucin de acciones. Esta actividad se desarrollar una vez al mes. No. LNEA DE INTERVENCIN ACTIVIDADES CRONOGRAMA RECURSOS PROGRAMA Gestin de la informacin y las comunicaciones FECHA DE ELABORACIN Junio de 2013 VIGENCIA MATRIZ DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS INSTITUCIONALES. Cdigo: GGD-FO-130-010 GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO OFICINA ASESORA DE PLANEACION. Versin: 1 PAGINA 2
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No. LNEA DE INTERVENCIN ACTIVIDADES CRONOGRAMA RECURSOS Estructurar el plan de contingencia general de sistemas de informacin, incluyendo a cada una de las reas relacionadas Desplegar el plan de contingencia de sistemas de la informacin, a todas las reas de la institucin. Humanos: Equipo conformado y todos los funcionarios. Jornadas de despliegue de 30 min. Se har uso de la cartelera y de intranet para realizar el despliegue masivo. Articular el plan de contingencia general de sistemas de informacin, al capitulo del PETIC correspondiente. Humanos: Grupo funcional de recursos de la informacin Medir adherencia del plan de contingencia general de sistemas de la informacin, a travs de la realizacin del simulacro establecido en el plan de contigencia. Humanos: Equipo conformado Evaluar la aplicacin del plan de Contingencia y retroalimentar resultados, con base en los resultados del simulacro. Humanos: Equipo conformado y todos los funcionarios. Jornada nica de simulacro. Verificar y actualizar el listado de acrnimos existente en la institucin. Humanos: Lderes de los porcesos correspondientes. Jornadas de trabajo de 1 hora Desplegar a todos los niveles responsables del uso de los acrnimos el listado definitivo, articulandolo al programa de capacitacin institucional. Humanos: Lderes de los porcesos correspondientes. Jornadas de trabajo de 1 hora Validar la aplicacin y uso adecuado de acrnimos, a partir de los resultados de las auditorias en todos los niveles de seguimiento. Humanos: Lderes de los porcesos correspondientes. Jornadas de trabajo de 1 hora Definir los mecanismos que permita realizar evaluacin de calidad del dato, anlisis del dato, detecteccin de necesidades, identificacin de brechas y generacin de estrategias de mejoramiento. Validar los mecanismos de evalaucin de calidad del dato, analisis de informacion, deteccin de variaciones y generacin de estrategias de mejoramiento. Socializar los mecanismos de evaluacin de calidad del dato, analisis de informacion, deteccin de variaciones y generacin de estrategias de mejoramiento, Articulado al PIC. Implementar los mecanismos de evaluacin de calidad del dato, analisis de informacion, deteccin de variaciones y generacin de estrategias de mejoramiento Realizar monitorizacin para evaluar la aplicacin de los mecanismos de evaluacin de calidad del dato, analisis de informacion, deteccin de variaciones y generacin de estrategias de mejoramiento Consolidar trimestralmente resultados y analizar los avances en el comit de Gerencia de la informacin para llevar a una segunda instancia al comit de gerencia. Humanos: Se realizarn comit una vez al mes, de acuerdo a lo establecido en la resolucin No. 044 de 2013. Identificar los indicadores institucionales, y sus fuentes de informacin e inventariarlos. Analizar y clasificar los indicadores inventariados, de acuerdo a su impacto para la toma de decisiones y el logro del los objetivos estratgicos Estructurar el BSC, con la clasificacin definida. Validar la estructura del BSC en el comit de gerencia de la informacin, para llevarlo a segunda instancia en el comit de gerencia, el cual dar su aprobacin. 4 Incorporar en los sistemas de informacin las listas de acrnimos de los procesos de atencin mdica, gestin de medicamentos y gestin administrativa 5 Detectar variaciones no esperadas, analizar sus causas e implementar las acciones de mejoramiento continuo. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes del grupo de recursos de la informacin y oficina asesora de planeacin. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes del grupo de recursos de la informacin y oficina asesora de planeacin. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes del grupo funcional de calidad, oficina asesora de planeacin y grupo funcional de recursos de la informacin 3 Estructurar y desplegar un plan de contingencia, que garantice el normal funcionamiento de los sistemas de informacin de la organizacin. Humanos: se realizarn mesas de trabajo interdisciplinarias conformado por los lderes de los mdulos de los sitemas de informacin, as como de los lderes de los grupos funcionales correspondientes. Se realizarn sesiones de trabajo de 2 horas. PAGINA 2
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No. LNEA DE INTERVENCIN ACTIVIDADES CRONOGRAMA RECURSOS Conformar equipo de trabajo que realice validacin de los mecanismos de escucha y retroalimentacin del usuario y su familia y otros tipos de clientes. Analizar los mecanismos de escucha y retroalimentacin existentes. Estructurar y validar los mecanismos de escucha y retroalimentacin. Implementar los mecanismos de escucha y retroalimentacin. Validar la efectividad de los mecanismos implementados; Disear la estructura estndar para la publicacin de la informacin procesada en la oficina Asesora de Planeacin Definir la informacin procesada en la oficina Asesora de Planeacin, a desplegar en todos los niveles, con el fin de concientizar sobre su importancia y uso adecuado en la toma de decisiones. Desplegar en forma sistemtica y peridica la informacin procesada en la oficina Asesora de Planeacin, como herramienta en la toma de decisiones y definicin de estrategias de mejoramiento, en los comits interdisciplinarios de la institucin. Hacer seguimiento y retroalimentacin del despliegue de la informacin con los comits institucionales. Definir una estrategia que permita generar concientizacin sobre la importancia de la calidad del dato y su control. Socializar la estrategia, ante comit de gerencia de la informacin, para su aprobacin. Implementar la estrategia que permita generar concientizacin sobre la importancia de la calidad del dato y su control. Verificar y retroalimentat si los resultados de la implementacin de la estrategia estn acorde a lo esperado. Definir una estrategia que permita generar concientizacin sobre la importancia de la calidad del dato, su control y trasmisin. Socializar la estrategia, ante comit de gerencia de la informacin, para su aprobacin. Implementar la estrategia que permita generar concientizacin sobre la importancia de la calidad del dato y su control. Verificar y retroalimentar si los resultados de la implementacin de la estrategia estn acorde a lo esperado. Fortalecer el despliegue e implementacin del Plan de comunicaciones Medir adherencia del plan de comunicaciones. Definir e implementar las estrategias que permitan el logro de una comunicacin efectiva. (Definicin de protocolos, fomento de la cultura de comunicacin con respeto, etc). 9 Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn cronogramas 8 Implementar mecanismos para la trasmisin de los datos y la informacin. Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn cronogramas 7 Fortalecer la toma de decisiones fundamentada en la informacin recolectada, analizada validada y procesada a partir de la gerencia de la informacin. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes de comunicaciones, gestin pblica y grupo funcional de calidad. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes de comunicaciones, gestin pblica y grupo funcional de calidad. Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn cronogramas 6 Definir el mecanismo para consolidar e integrar la informacin asistencial y administrativa. Humanos: Equipo de trabajo conformado por representantes de oficina de atencin al usuario y comunicaciones PAGINA 2
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No. LNEA DE INTERVENCIN ACTIVIDADES CRONOGRAMA RECURSOS Realizar seguimiento y retroalimentacin al cumplimiento de las subpolticas de comunicaciones. Fortalecer, estructurar e implementar mecanismos que permitan un proceso sistemtico para la rendicin de cuentas, de forma tal que se realice de manera permanente y con el uso de los medios de comunicacin establecidos en la institucin. Definir los canales de comunicacin a usar en la institucin. Desplegar los canales de comunicacin definidos, haciendo nfasis en el uso adecuado de los mismos y sus polticas de uso. Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn cronogramas Fortalecer los espacios de los usuarios y su familia. Promoveer la participacin en publicaciones o eventos que sean benficos para la imagen corporativa y que contribuyan con el posicionamiento de EL HOPITAL SIMN BOLIVAR E.S.E III NIVEL. Realizar la revisin y actualizacin anual de la imagen corporativa y eslogan. Realizar la capacitacin de mtodos de comunicacin verbal y atencin al usuario. Estructurar el sistema de seguimiento y Control del proceso de comunicaciones, garantizando la validacin de la percepcin que se tiene del trabajo de la institucin en la opinin pblica y de la valoracin y grado de conocimiento de sus responsables. Definir y desplegar estrategias para promover el aprendizaje, cultura organizacional y sentido de pertenencia, alineadas al programa de gestin de talento Humano y Formacin Cultural 36 56.4516129 44.4 12 Implementar una metodologa que de alcance a la comunicacin de informacin de inters de manera sistemtica. Humanos: Equipo de trabajo conformado por comunicaciones y representantes de la oficina de atencin al usuario. 11 Contribuir a los objetivos estratgicos de la Institucin, y mejorar sus mtodos internos de trabajo, su productividad y el bienestar de los colaboradores, apuntando a mejorar la imagen corporativa Humanos: Equipo de trabajo conformado por comunicaciones y representantes de la oficina de atencin al usuario. 10 Obtener un espacio estable y definido en los canales de comunicacin conforme a un plan previo. Humanos: Funcionarios de comunicaciones y calidad, en 2 mesas de trabajo de 2 horas, cada una. 9 Humanos: Todos los funcionarios, en jornadas de socializacin de mximo 1 hora, segn cronogramas PAGINA 2 2013 Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin De acuerdo a lo establecido en la resolucin No. 044 de 2013. Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin. Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Financiera Subgerencia Cientfica Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacion. Lderes de procesos. RESPONSABLE PAGINA 2 RESPONSABLE De acuerdo a lo establecido en la resolucin No. 044 de 2013. Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Calidad. Oficina Asesora de Planeacin. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Financiera Subgerencia Cientfica Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacion Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacion Oficina Asesora de Planeacin. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Financiera Subgerencia Cientfica Oficina Asesora de Planeacin. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Financiera Subgerencia Cientfica PAGINA 2 RESPONSABLE Oficina de Planeacin Profesional de Comunicaciones. Oficina asesora de planeacin. Grupo funcional de gestin Humana Oficina Asesora de Planeacin. Oficina de gestin pblica. Grupo funcional de calidad Oficina Asesora de Planeacin. Oficina de gestin pblica. Grupo funcional de calidad Oficina asesora de planeacin. Grupo funcional de gestin Humana Oficina Asesora de Planeacin Oficina de atencin al usuario y trabajo social. Grupo Funcional de Recursos de la informacion PAGINA 2 RESPONSABLE Oficina de Planeacin Oficina de atencin al usuario, Oficina de Planeacin Oficina de atencin al usuario, Oficina de Planeacin Profesional de Comunicaciones. Grupo funcional de Calidad. Oficina de Planeacin Profesional de Comunicaciones. PAGINA 2
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Identificar y dar respuesta a las necesidades de informacin Socializar la metodologa para la deteccin de necesidades de informacin. X X X Humanos: Equipo conformado Implementar la metodologa para la deteccin de necesidades de informacin. X X Humanos: Equipo conformado Realizar monitorizacin de la implementacin de la metodologa para la deteccin de necesidades de informacin. X Humanos: Equipo conformado Consolidar trimestralmente resultados y analizar los avances en el comit de Gerencia de la informacin para llevar a una segunda instancia al comit de gerencia. Humanos: Equipo conformado Priorizar las necesidades halladas en armona con la metodologa de identificacin y respuesta a necesidades de informacin. X X Humanos: Equipo conformado Establecer y desarrollar las actividades para dar respuesta a las necesidades priorizadas, acorde al programa y lo aprobado en el comit de gerencia. X X Humanos: Equipo conformado Evaluar la satisfaccin con la calidad y oportunidad de respuesta a las necesidades de informacin priorizadas. Humanos: Equipo conformado 2 Definir mecanismos que garanticen la seguridad y confidencialidad de la informacin. garantizar la seguridad y confidencialidad de la informacin. x x Humanos: Equipo conformado Conformar el grupo de trabajo con responsables de cada una de las reas involucradas en el plan de contingencia de sistemas de informacin. x Humanos: Equipo conformado Revisar el plan de contigencia actual. x Humanos: Equipo conformado Desplegar el plan de contingencia de sistemas de la informacin, a todas las reas de la institucin. X X X Humanos: Equipo conformado Medir adherencia del plan de contingencia general de sistemas de la informacin, a travs de la realizacin del simulacro establecido en el plan de contigencia. Humanos: Equipo conformado Retroalimentar resultados, con base en los resultados del simulacro. Humanos: Equipo conformado Verificar y actualizar el listado de acrnimos existente en la institucin. X Humanos: Equipo conformado MATRIZ DE SEGUIMIENTO A PROGRAMAS INSTITUCIONALES. Cdigo: GGD-FO-130-010 GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO OFICINA ASESORA DE PLANEACION. Versin: 1 PROGRAMA Gestin de la informacin y las comunicaciones FECHA DE ELABORACIN ENERO DE 2014 VIGENCIA No. LNEA DE INTERVENCIN ACTIVIDADES CRONOGRAMA RECURSOS 3 Estructurar y desplegar un plan de contingencia, que garantice el normal funcionamiento de los sistemas de informacin de la organizacin. 4 Incorporar en los sistemas de informacin las listas de acrnimos de los procesos de atencin mdica, gestin de medicamentos y gestin administrativa PAGINA 2
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No. LNEA DE INTERVENCIN ACTIVIDADES CRONOGRAMA RECURSOS Documentar los canales de comunicacin a usar en la institucin. x x Humanos: Equipo conformado Desplegar los canales de comunicacin definidos, haciendo nfasis en el uso adecuado de los mismos y sus polticas de uso. x x Humanos: Equipo conformado Realizar la revisin y actualizacin anual de la imagen corporativa y eslogan. Humanos: Equipo conformado Definir y desplegar estrategias para promover el aprendizaje, cultura organizacional y sentido de pertenencia, alineadas al programa de gestin de talento Humano y Formacin Cultural Humanos: Equipo conformado 3 3 8 11 14 18 Completo 3 3 8 9 9 9 En desarrollo 0 0 0 0 0 No cumplido 0 0 0 3 5 9 PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 100 100 100 81.8 64% 50% 83% 10 Obtener un espacio estable y definido en los canales de comunicacin conforme a un plan previo. PAGINA 2 2014 Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin RESPONSABLE Oficina Asesora de Planeacin. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Financiera Subgerencia Cientfica Oficina Asesora de Planeacin. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Financiera Subgerencia Cientfica Oficina Asesora de Planeacin. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Financiera Subgerencia Cientfica PAGINA 2 RESPONSABLE Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin. Oficina de gestin pblica. Oficina Asesora de Planeacin. Oficina de gestin pblica. Grupo funcional de calidad Oficina Asesora de Planeacin. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Financiera Subgerencia Cientfica Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacion Oficina de Planeacin Profesional de Comunicaciones. Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina Asesora de Planeacin Grupo Funcional de Recursos de la informacin Oficina de Planeacin Profesional de Comunicaciones. Grupo funcional de Calidad. Oficina de Planeacin Profesional de Comunicaciones. PAGINA 2 RESPONSABLE Oficina de Planeacin Profesional de Comunicaciones. Grupo funcional de Calidad. Oficina de Planeacin Profesional de Comunicaciones. Grupo funcional de Calidad. PAGINA 2