Administracin de recursos humanos

Las organizaciones no funcionan al azar, sino de acuerdo con planes

determinados para alcanzar objetivos. Las organizaciones fijan sus
misiones y establecen estrategias; su comportamiento no es
errtico, sino racional y deliberado. Para que estas caractersticas
organizacionales existan,
Es necesario que haya control. En las partes anteriores se abordaron
los subsistemas de provisin, aplicacin (empleo), mantenimiento y
desarrollo de los recursos humanos en una empresa. Sin embargo, debe existir un subsistema de
control de recursos humanos para que das diversas secciones de la empresa puedan desempear
su responsabilidad de gnea con relacin al personal. En esta parte del libro, abordaremos dos
subsistemas de control de RH; en un captulo estudiaremos la base de datos y sistema de
informacin en RH y, en el otro captulo, la auditora de recursos humanos.
Determinados para alcanzar objetivos. Las organizaciones fijan sus misiones y establecen
estrategias; su comportamiento no es errtico, sino racional y deliberado. Para que estas
caractersticas organizacionales existan, es necesario que haya control. En las partes anteriores se
abordaron los subsistemas de provisin, aplicacin (empleo), mantenimiento y desarrollo de los
recursos humanos en una empresa. Sin embargo, debe existir un subsistema de control de
recursos humanos para que das diversas secciones de la empresa puedan desempear su
responsabilidad de gnea con relacin al personal. En esta parte del libro, abordaremos dos
subsistemas de control de RH; en un captulo estudiaremos la base de datos y sistema de
informacin en RH y, en el otro captulo, la auditora de recursos humanos.
ADMINISTRACION
DE RECURSOS
HUMANOS

1. Control como funcin administrativa, que forma parte del
proceso administrativo de planear, organizar, dirigir y
controlar. En este caso, control es la funcin de acompaar y
evaluar lo que fue planeado, organizado y dirigido, para
detectar desviaciones o variaciones presentadas y efectuar las
correcciones necesarias. Esta funcin administrativa, mide,
evala y corrige el desempeo para asegurar la consecucin de
los objetivos organizacionales. El control puede realizarse en el
nivel institucional (control estratgico), en el nivel intermedio
(control tctico) y en el nivel operativo (control operativo) de
las organizaciones.
2. Control como medio de regulacin para mantener el
funcionamiento dentro de los estndares deseados. El
mecanismo de control funciona como un detector de
desviaciones o variaciones para mantener el proceso
marchando dentro de los estndares establecidos. El
control es un sistema automtico que mantiene un grado
constante de funcionamiento del sistema, como ocurre
en las refineras de petrleo o en la industria qumica de
procesamiento continuo y automtico. Tambin puede
darse el caso del controlador que monitorea el desempeo de la organizacin para mantenerlo
dentro de ciertos lmites de rentabilidad.
3. Control como funcin restrictiva y limitadora de un sistema para mano

Subsistema de provisin de recursos humanos Subsistema de aplicacin de recursos humanos
Subsistema de mantenimiento de recursos humanos tener a los miembros dentro de los patrones
de comportamiento deseados. Es el caso del control de la frecuencia o del expediente del personal
en la mayora de las empresas.

Figura VII.1 Administracin de recursos humanos y sus subsistemas.

El control trata de asegurar que las diversas unidades de la organizacin marchen de acuerdo con
lo previsto. Si das unidades no trabajan en armona y al mismo ritmo, la organizacin deja de
funcionar con eficiencia. A medida que una organizacin intenta relacionarse con su ambiente,
existe la necesidad de garantizar que las actividades internas se realizan segn lo planeado.
La palabra control tiene significados y connotaciones que
dependen de su funcin o del rea especfica donde se
aplica:
En cualquiera de estas tres connotaciones, el control es
la accin que ajusta las operaciones a los estndares
predeterminados; su base de accin es la informacin de
retorno. El control trata de garantizar que todo ocurre de
acuerdo con a planeacin adoptada y los objetivos
preestablecidos, sealando las fallas y los errores para
corregirlos y evita reincidir en ellos. El control se aplica a las cosas, personas y actos. Los sistemas
de control se proyectan para lograr que un proceso o mecanismo se adapte a un comportamiento
especificado bajo un conjunto de vnculos determinados.
El principio de excepcin permite que los gerentes vuelquen su atencin hacia lo que ocurre fuera
de lo normal, es decir, hacia las reas de control ms crticas/con el fin de estudiar slo las
desviaciones, las variaciones o alejamientos de la rutina, que deben ser corregidos con urgencia.
Es como .si hubiese un sistema automtico que
avisa cundo ocurre alguna anormalidad {el
ventilador de automvil que slo funciona
cuando el auto se calienta demasiado, o el
termostato de la nevera que enciende la unidad
slo cuando la temperatura se eleva por encima
del nivel normal). En la actualidad, en la mayor
parte de las organizaciones, el control de
frecuencia o control de puntualidad del personal
se trata segn el principio de excepcin. Las
tarjetas de control de ingreso y salida de los
trabajadores (que existen todava en algunas organizaciones) son clasificadas y separadas entre las
que no presentan irregularidades y las que indican ausencias o atrasos durante el periodo. Los
casos normales, en general la gran mayora -ms de 80% de los casos-, se procesan de manera
automtica, en tanto que los irregulares -excepciones que con dificultad sobrepasan 20%- reciben
algn proceso manual o a mquina para considerar los atrasos o las ausencias en el periodo.
Estudiemos cada una de estas etapas del proceso de control:

1. Establecimiento de estndares. Los estndares representan el desempeo deseado. Son
criterios o disposiciones arbitrarios que proporcionan medios para establecer lo que deber
hacerse y cul es e! desempeo o resultado que se aceptar como normal o deseable. Constituyen
los objetivos que el proceso de control deber asegurar o mantener. Los estndares pueden
expresarse en cantidad, calidad, tiempo
o costo.

2. Seguimiento o monitoreo del desempeo. Etapa del control que acompaa y mide el
desempeo. Monitorear significa acompaar, observar de cerca, ver cmo marchan las cosas. Para
controlar el desempeo es necesario conocerlo y obtener informacin acerca de ste. La
observacin o verificacin del desempeo o del resultado busca obtener informacin precisa
sobre la operacin que se lleva a cabo.
b. El proceso debe ser oportuno. El control debe efectuarse en el momento adecuado para sealar
las desviaciones necesarias en tiempo real y permitir emprender las acciones correctivas. La
informacin oportuna
Parte Val - Subsistema de control de recursos humanos 625es necesaria en la hora, da, semana
u ocasin indicados. Cuanto ms
Informacin real y en tiempo preciso posea la administracin, podr actuar con ms rapidez y
facilidad ante las probables variaciones o desviaciones.
c. El proceso de control debe mantener una relacin favorable costo/beneficio. El control no
puede costar ms que el elemento controlado, sino que debe ofrecer un beneficio mayor que el
costo para que valga la pena ejercerlo. Los procesos de control no son gratuitos ni baratos. En
general, su costo incluye:
1. Sistemas de monitoreo y procesamiento.
2. Personal para operar el sistema.
3. Tiempo del personal de lnea para suministrar los datos al personal de
Control.
d. El control debe ser preciso. Los procesos de control son indicadores de progreso y son la base
para las acciones correctivas. En ocasiones, las medidas no son precisas, pero el control no puede
posibilitar errores de interpretacin de los resultados ni favorecer medidas correctivas
distorsionadas. El control debe ser objetivo, claro y preciso.
e. El control debe ser aceptado. Es importante
que las personas acepten el control y
comprendan los objetivos del proceso; que
sientan que el control es necesario y que debe
ejercerse. Si el control no es aceptado,
prevalecer en las personas controladas un
sentimiento de explotacin y arbitrariedad .
Estos criterios son importantes para que el
control proporcione resultados que
apalanquen e impulsen el comportamiento de
las personas y no restrinjan ni limiten la
libertad de trabajar.

Medios de control
Las organizaciones utilizan diversos medios de control para asegurar que las personas y las
situaciones permanezcan dentro de los estndares deseados. Los principales medios de control
organizacional son:
626
Administracin de recursos humanos
Parte VM
- Subsistema de control de recursos humanos 627
. jerarqua de autoridad. La estructura organizacional preestablece los niveles jerrquicos para
asignar autoridad y exigir obediencia para las jefaturas. Es la ranura ms comn de controlar a las
personas. La jerarqua representa un tipo de control personal de los subordinados.
b. Reglas / procedimientos. La organizacin preestablece las reglas y los procedimientos que rigen
el comportamiento de las personas y que prohben lo que no debe hacerse. Las reglas y
procedimientos son controles impersonales que gobiernan el comportamiento de las personas en
la organizacin.
c. Establecimiento de objetivos. Los objetivos sirven de gua a la accin de las personas. Hasta
cierto punto, constituyen medios de control, aunque sta no sea su finalidad principal.
d. Sistemas de informacin verticales. La informacin vertical puede transitar en dos sentidos:
ascendente y descendente. La informacin descendente lleva rdenes, mandatos, decisiones,
aclaraciones y orientaciones para los subordinados. La informacin ascendente lleva noticias de
eventos, resultados, aclaraciones y retroalimentacin, que indican a los canales superiores que las
tareas se ejecutaron. La informacin descendente se utiliza para controlar el desempeo de los
subordinados, en tanto que la ascendente suministra retroalimentacin a los niveles ms
elevados. En ambos sentidos, los sistemas de informacin vertical constituyen medios de control,
aunque sta no sea su finalidad principal
e. Relaciones laterales. Son comunicaciones entre pares, es decir, entre personas y cargos que
ocupan el mismo nivel jerrquico en la organizacin. Aunque sirven para integrar y lograr
coordinacin, las relaciones laterales son medios de control que permiten que los pares se
sincronicen mejor y reduzcan posibles discrepancias.
Organizaciones matriciales. La estructura matricial es un intento de dinamizar la vieja organizacin
funcional y departamental izada hacia un grado ms elevado de organizacin por productos o
servicios. En la
Organizacin matricial, cada rgano o cargo est sujeto a doble obediencia: al gerente de la
funcin y al gerente de producto o servicio. Aunque esta doble subordinacin origina conflictos, su
estructura matricial permite innovacin, cambio y, sobre todo, adaptacin rpida a las exigencias
ambientales.

Figura VII.6 Los diversos medios de control organizacional.
Esto demuestra que las organizaciones disponen de diversos medios para intentar controlar el
comportamiento de las personas y encuadrarlo de acuerdo con sus conveniencias, objetivos y
expectativas. De all surge el problema que cuanto ms mecanismos de control empleen las
empresas, menos libertad y autonoma para actuar tendr el trabajador. sta es la caracterstica
que predomina en el rea de ARH en muchas organizaciones. Cuando los controles son rgidos y
severos, la reaccin natural de las personas es rebelarse contra ellos o, por lo menos, no
aceptarlos y rechazarlos. Si la fuerza de los controles es mayor, slo resta someterse a stos como
algo impuesto de arriba hacia abajo. Lo ideal es instaurar formas de control constructivas que
conduzcan a las personas, de manera sana y libre, hacia los objetivos organizacionales propuestos,
y permitan que ellas tambin puedan alcanzar sus objetivos individuales y satisfacer las
expectativas personales. En este sentido, los equipos son muy indicados para lograrlo, puesto que
sustituyen el control burocrtico por el grupal,