CICLO 2014-1 Mdulo: II Unidad: I Semana: 01 DISEO Y EVALUACIN DE PROYECTOS DE TI Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo
Al trmino de curso, el alumno elabora un plan de proyectos y sus respectivos entregables donde gestiona proyectos de tecnologa de informacin aplicando herramientas y tcnicas basadas en los principales estndares de Gestin de Proyectos del medio como PMI Logro del curso Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Red de contenidos 3 Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo UNIDAD 1 DEFINICIN Y GESTIN DEL ALCANCE Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Al trmino de la unidad, el alumno distingue las diferencias entre un proyecto y proceso, reconoce su ciclo de vida y elabora la documentacin de definicin de alcance del proyecto utilizando la Lnea Base del Alcance como herramienta de planificacin del proyecto Logro de la semana Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 6 1.Marco Conceptual de la Gestin de Proyectos 2. Ciclo de Vida de Proyectos 3. reas de Conocimiento segn el PMBOK del PMI
Introduccin a la direccin de proyectos Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 7 Concepto Es un esfuerzo complejo, nico, limitado por el tiempo presupuesto y recursos, realizado para crear un producto (bien o servicio).cuenta con especificaciones de desempeo y es diseado para cumplir las necesidades del cliente caractersticas Temporal tiene un inicio y un fin Elaboracin gradual desarrollado en pasos y va aumentando Qu es un proyecto? nico: posee caractersticas que lo distingue de los dems Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Un conjunto de actividades o tareas que forma un proceso rutinario, continuo y cclico.
8 Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo La triple restriccin Alcance 9 En todo proyecto se dice que existe una triple restriccin, que es el tiempo el coste y el alcance. Digmoslo de otra forma, la modificacin de cada una de ellas tiene un claro impacto en las otras dos Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo La triple restriccin Alcance Tiempo Costo Riesgos Satisfaccin del cliente Calidad 10 La tiple restriccin en la actualidad ha sido extendida ya que existen otras dimensiones que considerar como la Calidad, la Satisfaccin del cliente y los Riesgos La tiple restriccin ampliada Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Qu es la direccin de proyectos? Identificar requisitos. Establecer claramente objetivos alcanzables. Balancear demandas de calidad, tiempo y costo. Identificar y encaminar las expectativas de los involucrados Influir al equipo para lograr los objetivos del proyecto 11 Es la aplicacin del conocimiento, de las habilidades, y de las tcnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva. Involucra: Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Proyecto, Programa, Portafolio Portafolio Programa A Programa B Programa C Proyecto X Proyecto Y Proyecto Z Proyecto T 12 Los proyectos: emprendimiento nico Los programas: agrupan proyectos relacionado. Los portafolios: son una coleccin de programas y proyectos que pueden estar o no interrelacionados. Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Concepcin de un Proyecto 13 Una demanda del mercado. Una necesidad de negocio. Un pedido de un cliente. Un avance tecnolgico. Un requerimiento legal. Generalmente, los proyectos son autorizados como resultado de una o ms de las siguientes consideraciones estratgicas: Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 14 Ciclo de Vida de Proyectos Para facilitar la gestin, se pueden dividir los proyectos en fases. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. No existe una nica manera, que sea la mejor, para definir el ciclo de vida ideal de un proyecto .
Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 15 Ciclo de Vida de Proyectos Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen: Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada fase Cundo se deben generar los productos entregables en cada fase y cmo se revisa, verifica y valida cada producto entregable Quin est involucrado en cada fase Cmo controlar y aprobar cada fase. Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 16 Caractersticas de los ciclos de vida de proyectos 1. Fases Secuenciales . 2. El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, nivel mximo al intermedio y cae al final Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 17 1. Nivel de incertidumbre mal alto al inicio 2. Poder de influenciar en las caractersticas y costo del proyecto por los interesados en alto al comienzo despus decrece gradualmente Caractersticas de los ciclos de vida de proyectos Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 18 Ciclo de Vida del Producto y Proyecto El ciclo de vida del producto consta de fases del producto secuenciales y no superpuestas, que se determinan en funcin de las necesidades de fabricacin y control de la organizacin. La ltima fase del ciclo de vida del producto, para el producto mismo, es por lo general su retiro. Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 19 Fase de un ciclo de vida de un Proyecto 1. Fase Inicial . O fase conceptual etapa donde nace la idea y se formula el proyecto, se establecen metas y se hacen los nombramientos y asignaciones principales. Consumo de Recursos: 5% Producto: Acta de inicio, enunciado del alcance
2. Fases Intermedias.- O Fase organizacional: Perodo para planificar e idear la forma de hacer realidad lo planteado en la fase inicial. Se disea la organizacin y se arma el equipo de proyecto Consumo de Recursos: 15% - 20% Producto: Plan integral del proyecto
3. Fase Final.- o Fase de completacin: Perodo donde se terminan las actividades, se cierran los contratos se transfieren los recursos y compromisos a otras organizaciones, se hace la puesta en marcha Consumo de Recursos: 15% Producto: Acta de cierre del proyecto Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 20 Ejemplos de ciclos de vida de un proyecto Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo
reas de Conocimiento segn el PMBOK del PMI
Es la gua de los fundamentos de la direccin de proyectos. Es el estndar mas ampliamente reconocido para manejar y administrar proyectos. Actualmente la versin vigente es la 5.0, pero eso no significa que las versiones anteriores carezcan de valides.. Posee 5 grupos de procesos. Posee 10 reas de Conocimiento. y 47 procesos de Direccin de Proyectos
21 Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 22 GRUPO DE PROCESOS Para que las buenas prcticas propuestas por el PMBOK sean asequibles, ste divide el conjunto de conocimientos para la direccin de proyectos en cuatro grupos de procesos: todo proyecto (as como sus distintas fases e iteraciones) tiene que transitar por una serie de actividades de inicio, de planeacin, de ejecucin y cierre, bajo el gobierno de un grupo de procesos ms general de supervisin y cierre. Estos grupos de procesos no representan fases rgidas ni recetas, sino que, a grosso modo, equivalen al modelo planear, hacer, revisar y actuar: Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 23 GRUPO DE PROCESOS INICIO Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. El inicio es formal y se obtiene el compromiso de todos los involucrados (stakeholders). PLANIFICACIN Define y refina los objetivos y planifica el curso de accin para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. El plan detallado del proyecto considerando las 9 reas del conocimiento y establece una lnea base. EJECUCIN Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestin del proyecto para el proyecto. Ejecuta el plan del proyecto establecindose mecanismos de comunicacin y aseguramiento de calidad adecuados para el proyecto. Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 24 GRUPO DE PROCESOS SEGUIMIENTO Y CONTROL Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestin (lnea base) del proyecto, de tal forma que se tomen las medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. CIERRE Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. Y archiva la documentacin relevante del proyecto, obteniendo lecciones aprendidas que permitan desarrollar mejores proyectos futuros. Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 1. Gestin de la Integracin de Proyectos 2. Gestin del Alcance del Proyecto 3. Gestin del Tiempo del Proyecto 4. Gestin de los Costos del Proyecto 5. Gestin de la Calidad del Proyecto 6. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto 7. Gestin de las Comunicaciones del proyecto 8. Gestin de Riesgo del Proyecto 9. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto 10. Gestin de Interesados del Proyecto 25 La versin del PMBOK ver 5.0 propone las siguientes reas del conocimiento: Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 26 REAS DE CONOCIMIENTO El PMBOK organiza los 47 procesos de Direccin de Proyectos de los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos en diez reas de Conocimiento TIEMPO CALIDAD ALCANCE RIESGOS COMUNICACIN RECURSOS HUMANOS ADQUISICIONES COSTO INTEGRACIN Objetivos de costos, restricciones Impacto del Riesgo Ideas, Directivas, Precisin en el intercambio EDT Objetivos de tiempos, restricciones Servicios, Infraestructura, Materiales: Performance Disponibilidad Productividad Requerimientos Estndares GESTION DE LOS INTERESADOS Plan de gestin de los interesados Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 27 Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 28 Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 29 Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo
Semana 2 Semestre 2014 I Docentes del curso
Acta de Constitucin del Proyecto Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo EL ACTA DE CONSTITUCIN Y PLAN PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS CONTENIDO 1.Objetivos del proyecto 2.Alcance del proyecto 3.Caractersticas del Alcance 4.Acta de constitucin del Proyecto(Project Charter) 5.Desarrollo del plan para la direccin de Proyectos Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Antes de iniciar un proyecto es importante contar con objetivos claros orientado a satisfacer necesidades de grupos de personas o empresa. El proyecto llega a su fin de tres formas: Cuando se logran sus objetivos. Cuando no pueden cumplirse sus objetivos. Cuando ya no existe la necesidad que de lo origen al proyecto
1.OBJETIVOS DEL PROYECTO
Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Para formular el objetivo general se sugiere contestar las siguientes preguntas:
Qu se va a hacer? Es decir, accin central a realizar. Dnde se va a efectuar? Es decir, el lugar a donde se va llevar a cabo el estudio. Cundo y cunto tiempo se va a operar? Es decir, el periodo para el desarrollo proyecto. FORMULACIN DE UN OBJETIVO Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo S Especficos.-Ser claro sobre qu, dnde, cundo y cmo va a cambiar la situacin. M Medibles.- Cuantificar los fines y beneficios. A Alcanzables.- Posible lograr los objetivos R Realistas.-Obtener el nivel de cambio requerido T Plazo ( en un tiempo determinado)
Ejemplos de objetivos: Incrementar la capacidad del rea de Service Desk para el ao 2013, a fin de obtener tiempos de respuesta al cliente no mayores a dos minutos. Reducir a un 35% los costos en emisin y envo de cheques a clientes reemplazndolos por devoluciones
S.M.A.R.T. Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 2.ALCANCE DEL PROYECTO Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Definir el alcance es describir claramente y obtener acuerdo respecto de las fronteras lgicas del proyecto. Entre ms aspectos se puedan identificar y definir, mejor ser para el proyecto. Qu entregables estn dentro y fuera del proyecto El ciclo de vida se aplicar o procesos mayores Qu reas de la empresa estn dentro o fuera del impacto del proyecto Fuentes de datos La funcionalidad mayor, que estar dentro y fuera del alcance (Soporte a decisiones, captura de datos, manejo de reportes 3.CARACTERSTICAS DEL ALCANCE Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados. Se selecciona y asigna un Gerente de Proyecto (Project Manager), quien junto al Patrocinador del Proyecto (Sponsor) firman dicha acta. Cuando el Project Charter es aprobado, el proyecto se considera autorizado oficialmente. 4.EL ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo EL ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO Entradas Contratos Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW) Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organizacin Herramientas & Tcnicas Juicio de Expertos Tcnicas de Facilitacin Salidas Acta de Constitucin del Proyecto Proceso Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 40 Es una entrada si el proyecto se realiza para un cliente externo el Project Charter lo elabora la empresa contratada. CONTRATO 4.1. ENTRADAS Es firmado entre dos partes, una debe realizar un trabajo y la otra debe de pagar el trabajo realizado Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 41 ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL PROYECTO SOW (stament of work) Describe en forma narrativa los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto. si el proyecto es
INTERNO EXTERNO lo enuncia el patrocinador lo enuncia el cliente sobre la base de las necesidades del negocio y los requisitos del producto o servicio el SOW proviene del cliente como una licitacin, una solicitud de propuesta, solicitud de informacin o como parte del contrato 4.1 ENTRADAS Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 42 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA
Todo lo que pueden influir en el proceso de desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto ORGANISMOS REGULADORES EMPRESA INFRAESTRUCTURA ACTUAL CONDICIONES DEL MERCADO 4.1 ENTRADAS Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Activos de los Procesos de la Organizacin
Procesos y procedimientos de la organizacin para realizar el trabajo y Base de conocimiento corporativa de la organizacin POLTICAS PLANTILLAS O FORMATOS DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS INFORMACIN HISTRICA 4.1 ENTRADAS Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 44 CONSULTORES ASOCIACIONES PROFESIONALES Juicio de Expertos: Esta experiencia es proporcionada por cualquier persona o grupo de personas con conocimientos o formacin especializada
4.2.HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Tcnicas de Facilitacin: Tcnicas que permiten al Project Manager a conducir una mejor elaboracin del Project Charter tales como: Resolucin de conflicto, resolucin de problemas y lluvia de ideas Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo El propsito o la justificacin del proyecto. Objetivos del proyecto y los criterios de xito. Requisitos y descripcin del proyecto en alto nivel. Los riesgos en alto nivel. Resumen del cronograma de hitos. Resumen del presupuesto. Los requisitos de aprobacin del proyecto (quien decide si es exitoso y quien firma su aprobacin) El director del proyecto asignado, responsabilidad y su nivel de autoridad El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitucin del proyecto. Firmas ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO Documenta las necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar. Contenido: Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 5.DESARROLLO DEL PLAN DE DIRECCIN DEL PROYECTO Incluye las descripciones necesarias para asegurar el xito de los proyectos.
Define como ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto.
Documenta la recoleccin de resultados de los procesos de planificacin. Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo 5.PLAN DE DIRECCIN DEL PROYECTO Integra y consolida todos los planes de gestin subsidiarios y las lneas base de los procesos de planificacin Contiene:
El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarn en cada Fase Los procesos de direccin de proyectos seleccionados por el equipo de direccin del proyecto Las descripciones de las herramientas y tcnicas que se utilizarn para llevar a cabo esos procesos El modo en que se utilizarn los procesos seleccionados para gestionar Un plan de gestin de cambios que describa el modo en que se monitorearn y controlarn los mismos El modo en que se mantendr la integridad de las lneas base para la medicin del desempeo
Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo DESARROLLO DEL PLAN DE DIRECCIN DEL PROYECTO Entradas Project Charter Salidas de procesos de planificacin Activos de los procesos de la organizacin Factores Ambientales de la Empresa: Herramientas & Tcnicas Juicio de Expertos Tcnicas de Facilitacin Salidas Plan para la Direccin del Proyecto Proceso Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo ENTRADA: SALIDAS DEL PROCESOS DE PLANIFICACIN Plan de Gestin de Alcance Plan de Gestin de Requisitos Plan de Gestin de Tiempos Plan de Gestin de Costes Plan de Gestin de Calidad Plan de Recursos Humanos Plan de Gestin de Comunicaciones Plan de Gestin de Riesgos Plan de Gestin de Stakeholders Plan de Gestin de Adquisiciones Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo Grupalmente desarrolla el Acta de Constitucin de tu Proyecto. Trabajo Prctico Mg. Ing. Bayron Chvez Bravo PROCESOS: PMBOK 5.0