Manual de Empresa Constructora

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contadura y Administracin

Propuesta de manual de organizacin para la
Constructora y Consultora EAL

T E S I N A

para obtener el Ttulo de:

Licenciado en Administracin

Presenta:

Dalmaissa Barrios Mar

Asesor:

M.A. Isaas Sangabriel Rivera

Xalapa-Enrquez, Veracruz Agosto 2009

I

DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS
A DIOS: Que siempre ha estado presente en mi vida.
A MI HIJO: Eres lo mas importante que tengo en mi vida,
t eres mi gua y mi luz, todo lo que hago es pensando
en ti para que en un futuro te logres sentir orgulloso
de tu madre que tanto te ama y adora. Gracias bb
A MI MADRE: Por ser el mayor apoyo que tengo, siempre
has estado cuando te necesito y esto es una forma de
agradecerte todo lo que has hecho por mi, te puedo
decir que me siento muy orgullosa de ser tu hija.
A MI PADRE: Que me ha apoyado toda mi vida, brindndome
su amor, cario y comprensin en todo lo que hago.
HERMANO: Gracias por los consejos, las platicas, los regaos
y el amor que me brindas. Te quiero no lo olvides.
A YOLANDA: Porque siempre te has preocupado por mi,
por el amor que me brindas y el apoyo que me das
eres mi segunda madre gracias por todo.
A MI FAMILIA: Por el apoyo y consejos que me brindan.
EDGAR: Te agradezco por ayudarme y apoyarme a
lo largo de la realizacin de este trabajo. Eres muy
importante para mi, gracias por todo. TKM
A MI ASESOR: Profe le agradezco todo el apoyo que
me brindo este semestre para realizar mi tesina,
aprend mucho de usted y adems se que
me quedo con una gran amistad.

II

INDICE
Resumen 1
Introduccin 2

Cp. 1 Manuales administrativos 7
1.1 Antecedentes de los manuales administrativos 8
1.2 Definicin de manuales administrativos 9
1.3 Objetivos de los manuales administrativos 12
1.4 Ventajas de los manuales administrativos 13
1.5 Desventajas de los manuales administrativos 15
1.6 Clasificacin de los manuales administrativos 16
1.6.1 Manual de polticas 18
1.6.2 Manual de procedimientos 21
1.6.3 Manual de organizacin 24

Cp. 2 Manual de organizacin 25
2.1 Concepto de manual de organizacin 26
2.2 Objetivos generales de los manuales de organizacin 27
2.3 Objetivos especficos de los manuales de organizacin 28
2.4 Clasificacin de los manuales de organizacin 29
2.5 Importancia del manual de organizacin 29
2.6 Contenido del manual de organizacin 30
2.6.1 Identificacin 30
2.6.2 ndice 31
2.6.3 Introduccin o prologo 31
2.6.4 Antecedentes histricos 32
2.6.5 Legislacin o base legal 32
2.6.6 Atribuciones 33
2.6.7 Organigrama 33
2.6.8 Misin 33

III

2.6.9 Visin 33
2.6.10 Descripcin de puestos 33
2.6.11 Glosario de trminos 34
2.6.12 Directorio 34
2.7 Metodologa para la elaboracin de los manuales administrativos. 35
2.7.1 Planeacin 36
2.7.2 Recopilacin de la informacin 37
2.7.3 Procesamiento de la informacin 38
2.7.4 Redaccin 39
2.7.5 Elaboracin de grficos 39
2.7.6 Formatos y comprensin 40
2.7.7 Revisin y aprobacin 40
2.7.8 Distribucin y control 41
2.7.9 Actualizacin 42

Cp. 3 Propuesta de manual de organizacin para la constructora y consultora
EAL 43
3.1 Identificacin 44
3.2 ndice 45
3.3 Introduccin 46
3.4 Antecedentes legales 47
3.5 Base legal 48
3.6 Organigrama propuesto 50
3.7 Misin 51
3.8 Visin 51
3.9 Descripcin de puestos 52
3.10 Glosario de trminos 90
3.11 Directorio 93

Conclusin 95

IV

Fuentes de informacin 99
Anexo I 101
Anexo II 107

1

RESUMEN
En el presente trabajo se comentan las generalidades de los manuales
administrativos y en forma mas detallada se describen los manuales de
organizacin debido a que este trabajo es sobre una propuesta de manual de
organizacin para una constructora de la cuidad de Xalapa, el hablar de estos
temas me sirvi como base para la realizacin de la propuesta.
Dicha propuesta tiene la finalidad de que los empleados conozcan la historia de
cmo ha ido creciendo la empresa a lo largo del ao que lleva desde su
constitucin, tambin pretende que se logre organizar, delimitar y justificar las
funciones de cada uno de los puestos con que cuenta esta compaa, as como
tener presente la estructura orgnica de la misma, su misin y visin.
INTRODUCCIN

3

INTRODUCCION
El administrador es la persona que aplica sus conocimientos y habilidades para
planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar actividades con la finalidad de
guiar a una organizacin hacia el logro de sus objetivos.
La administracin aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad.
El surgimiento de la administracin es un acontecimiento de suma importancia en
la historia social ya que es el rgano especfico encargado de hacer que los
recursos sean productivos, tambin se puede definir como el proceso de crear,
disear y mantener un ambiente en el que las personas alcancen con eficiencia
las metas seleccionadas.
La buena administracin conduce al xito a las empresas, por esto es
indispensable que se desarrolle de manera apropiada, ya que una organizacin
correctamente establecida conducir al establecimiento de funciones y
procedimientos que habrn de seguirse paso a paso para lograr el xito
Los manuales administrativos son una herramienta importante de la administracin
ya que en ellos se establecen los objetivos, normas, polticas, procedimientos,
estructura orgnica de la empresa, entre otras cosas y gracias a esto son de
mucha utilidad para alcanzar el logro de una eficiente administracin de la
organizacin.
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la
documentacin de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de
contar con un programa de revisin constante sobre los sistemas, mtodos y

4

procedimientos en la ejecucin tanto administrativa como operativa, que permita
descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Asimismo es
importante contar dentro de la empresa con un rea especializada en el estudio de
sistemas de la organizacin o en caso de no contar con los recursos necesarios,
utilizar los servicios de consultora externa. De cualquier manera, se manifiesta la
necesidad de elaborar una gua sobre la actuacin individual o por funciones,
como consecuencia lgica de intentar llevar un control adecuado dentro de la
diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.
La necesidad de contar con manuales administrativos se ha hecho notable a lo
largo del tiempo no solo por un ordenamiento, o por la moda, si no debido al
creciente volumen de las operaciones, al incremento de personal, a la adopcin de
tcnicas modernas y la complejidad de las mismas estructuras administrativas.
Todo ello hace imprescindible el uso de instrumentos administrativos como son los
manuales, que faciliten la actuacin de los elementos humanos que colaboran en
la obtencin de los objetivos y el desarrollo de funciones de la empresa, as como
proporcionar la informacin que requieren los administradores en el cumplimiento
de sus obligaciones y deberes principales.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemtica la informacin de una organizacin. La tarea de elaborar manuales
administrativos se considera como una funcin de mantener informado al personal
clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear
la estructura organizacional y poner las polticas y procedimientos en forma escrita
y permanente.
Existen muchos tipos de manuales de administracin sin embargo los ms
importantes son los manuales de organizacin, de polticas y de procedimientos.
El manual de polticas contiene las intensiones o acciones de la administracin
que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Tiene como

5

objetivo presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada
organizacin y ser un instrumento til para la orientacin e informacin al personal.
El manual de procedimientos contiene una descripcin exacta de cmo se deben
de realizar las actividades de una empresa, es importante constar con este manual
ya que facilita el trabajo dentro de la organizacin y ayuda a ahorrar tiempo.
El manual de organizacin es un documento que contiene informacin detallada
referente a los antecedentes de la empresa, su base legal, atribuciones, estructura
orgnica y funciones de cada uno de los puestos que integran su organigrama,
sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, los
canales de comunicacin y coordinacin, tambin contiene informacin sobre el
directorio de los empleados de la empresa. Este manual ayuda a tener un orden
real dentro de la organizacin.
Analizando lo anterior con el gerente general de una pequea empresa de la
ciudad de Xalapa, la cul tiene apenas un ao trabajando, llegue a la conclusin
de que es necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben
emprender en la Constructora y Consultora EAL, es la preparacin de un manual
de organizacin, con lo cul l estuvo de acuerdo, ya que est permitir dar a
conocer o aclarar los objetivos, la estructura, funciones, tcnicas, mtodos,
responsabilidades y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de la
empresa, ya que los manuales administrativos son importantes tanto para los
empresarios como para los trabajadores.
Para los empresarios, los manuales de organizacin son importantes ya que en
estos se delimitan claramente cuales son las responsabilidades y que autoridad
tiene cada uno de los trabajadores de la empresa, y para los empleados es
importante ya que a travs de ste pueden conocer las exigencias de su puesto y
observar cual es su lugar dentro de la estructura orgnica de la compaa.
Es por esto que el presente trabajo abordar en su primer captulo las
generalidades de los manuales administrativos, para que el lector se pueda

6

introducir en el tema y comprender de manera general de lo que se va a tratar el
trabajo en si, en este captulo se hablar sobre los antecedentes de los manuales
administrativos, cual es su definicin, mencionando aqu la definicin de varios
autores y una que yo propongo, tambin hablar sobre cuales son sus objetivos,
sus ventajas y desventajas y se mencionar la forma en que se clasifican; para
terminar el captulo hablar sobre los manuales de polticas y procedimientos ya
que estos junto con el de organizacin son los ms importantes de los manuales.
Esto dar pie para poder abordar de manera mas directa en el capitulo dos a los
manuales de organizacin hablando sobre su concepto, sus objetivos generales y
especficos, as como cul es su clasificacin, su importancia, el contenido de los
manuales de organizacin y finalizar este captulo mencionando la metodologa
para elaborar los manuales administrativos la cual se divide en planeacin,
recopilacin de la informacin, procesamiento de la informacin, redaccin,
elaboracin de grficos, formatos y comprensin, revisin y aprobacin,
distribucin y control y actualizacin.
Este trabajo culminar con el captulo tres en el cual elaboro la propuesta de
manual de organizacin para la Constructora y Consultora EAL, la cual contiene la
historia de la empresa, su base legal, la estructura orgnica de la compaa, la
descripcin de cada uno de los puestos que conforman el organigrama, tambin
llevar un glosario de trminos para la correcta comprensin del manual y el
directorio de los empleados de la constructora.

CAPITULO I
MANUALES ADMINISTRATIVOS

8

1.1 ANTECEDENTES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
La historia de los manuales administrativos como una herramienta para la
administracin es reciente a pesar de que se tienen registros de que se utilizaban
en los aos de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba
con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales
como se instrua a los soldados en las actividades que deberan desarrollar en
campaa.
Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares,
memorndums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecan las
formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecan de un
perfil tcnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos mas
adelante la necesidad de contar con personal capacitado para la guerra dio lugar a
que se formularn manuales administrativos mas detallados.
Cuando se crearon los manuales administrativos fue posible contar con control
para el personal de una organizacin y tambin de las polticas que se manejan
en ella, as como establecer una estructura organizacional, definir procedimientos
y otras prcticas de la empresa de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada.
Los primeros manuales que se realizaron tenan defectos tcnicos, pero aun as
fueron de gran utilidad en la instruccin de nuevo personal a la organizacin.
Pasando el tiempo los manuales administrativos se fueron adaptando para que
fueran ms claros, tcnicos, concisos y prcticos, por esta razn se comenzaron a
aplicar a diversas funciones operacionales de la empresa como por ejemplo:

9

produccin, ventas, finanzas, entre otras.
A raz de esto, los manuales administrativos comenzaron a tomar la forma que
ahora conocemos y son una de las herramientas ms importantes de la
administracin, ya que liberan a los administradores de tener que repetir
informacin, explicaciones o instrucciones similares.
En muchos organismos pblicos se considera que los manuales administrativos
son una obligacin (Cabrera, 2008, p. 39).

1.2 DEFINICIN DE MANUAL ADMINISTRATIVO
En nuestro pas los manuales son una tcnica relativamente nueva, todava no se
sabe a ciencia cierta que es un manual administrativo, cuntos tipos de manuales
hay, para qu pueden servir, cmo se elaboran, cmo se usan, etc.(Rodrguez,
2005, p. 55).
A pesar de esto hay varios autores que dan un concepto de lo que es un manual
administrativo entre ellos tenemos a:
Agustn Reyes Ponce.- significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de
manera fcil de manejar se concentran en forma sistemtica, una serie de
elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta
que se pretende entre cada grupo humano en la empresa.
Joaqun Rodrguez Valencia.- Un documento en el que se encuentra de manera
sistemtica las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad
Graham Kellog, El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un

10

procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar
para ejecutar algn trabajo.
Duhalt Kraus Miguel A. Lo define como Un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin,
poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la
mejor ejecucin del trabajo
Terry G.R. dice: Es un registro inscrito de informacin e instrucciones que
conciernen al empleado en una empresa.
Para efectos de esta tesina ocupar como definicin de manuales administrativos
la siguiente:
Los manuales administrativos son documentos que contienen informacin
detallada y ordenada que sirve para orientar a los empleados de una organizacin
en la realizacin de sus tareas.
Los manuales administrativos sirven como medios de comunicacin y
coordinacin de las decisiones de la administracin como objetivos, funciones,
relaciones, polticas, procedimientos etc., que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.
De acuerdo a Rodrguez Valencia (2005), los manuales son el medio que permite
comunicar a la direccin las decisiones referentes a la organizacin. Las
organizaciones modernas han considerado sus estructuras organizacionales,
planteamiento de polticas, prcticas de procedimientos, bienvenida a nuevo
personal, como elementos para la accin de administrar.
Los manuales administrativos son una de las mejores herramientas
administrativas por que le permiten a cualquier organizacin normalizar su
operacin. La normalizacin es la plataforma sobre la cual se sustenta el

11

crecimiento y el desarrollo de una organizacin, brindndole estabilidad y solidez.
Los manuales en forma de documento oficial pueden considerarse parte del
control interno, el cual depende de la dimensin de la organizacin o de su
crecimiento. Los manuales son un medio que ayuda al personal a determinar por
si mismo lo que espera y cuando y como espera lograrlo.
Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas y claras,
permite resolver los malos entendidos de manera rpida, muestra a los empleados
como su puesto es parte importante de la organizacin y como su trabajo
contribuye al logro de los objetivos de la empresa, tambin ayuda a los nuevos
empleados a conocer su puesto y lo que debe hacer en el.
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de
la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las polticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente
redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los
manuales administrativos representan un medio de comunicacin de las
decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propsito sealar en forma
sistemtica la informacin administrativa.
Rodrguez (2005), nos dice que al elaborar los manuales administrativos se deben
plantear las siguientes preguntas:
Tendr que limitarme a aconsejar? O debo orientar al usuario respecto a
los detalles de lo que tiene que hacer.
Qu relacin tengo con los usuarios que van a leer el manual y como debo
proceder de acuerdo con est?
Voy a seguir tratando a los usuarios del manual?

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Quin va a ser el responsable del contenido del manual?
Lo que se busca al elaborar manuales administrativos es mantener informado al
personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin.
Los manuales son para la organizacin lo que los cimientos son para un edificio.
Tenerlos, facilitan y soportan el crecimiento; no tenerlos, limitara la carga y el
nmero de pisos que el edificio podra soportar (lvarez, 2008, p. 74).

1.3 OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos son un medio de comunicacin entre los altos
mandos de una organizacin y dems personal y ayudan en la toma de decisiones
administrativas, estos tienen como propsito sealar de forma sistemtica la
informacin administrativa.
Los manuales administrativos como cada parte de la organizacin tienen que
cumplir con un objetivo que en este caso el autor Franklin (2004), nos dice que
son:
Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o
sectorial).
Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realizacin y uniformidad de las labores
encomendadas a todo el personal.
Ahorrar el tiempo y esfuerzo en la realizacin de funciones al evitar la
repeticin de instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organizacin.
Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal.

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Sistematizar la iniciativa, aprobacin y aplicacin de las modificaciones
necesarias en la organizacin.
Determinar la responsabilidad de cada nivel y puesto respecto a la
organizacin.
Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
diferentes niveles jerrquicos que la componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.
Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de
bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que
interacta la organizacin. (p. 170)

1.4 VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan
la ventaja de estos y llaman la atencin ciertas caractersticas que debidamente
consideradas permiten una utilizacin ptima de los mismos por lo cual Gmez
(1994), y Rodrguez (2005), nos dicen que las principales ventajas de los
manuales son las siguientes:
1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin.
4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones
necesarias en la organizacin.

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5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin
del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la
organizacin.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la duplicidad de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos
niveles.
9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada
quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms
antiguos.
11. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
12. Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y a establecer los objetivos, las polticas, los
procedimientos, las funciones, normas, etc.
14. Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
15. Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a travs
del tiempo.
16. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
17. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
18. Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el

15

seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.

1.5 DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Si bien es cierto los manuales nos ayudan a tener una mejor organizacin tambin
presentan ciertas desventajas, lo cual no les restan importancia, de las cuales
Gmez (1994), y Rodrguez (2005), nos enlistan algunas de estas:
1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al da.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.
4. Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
5. El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
6. Si no se les actualiza peridicamente pierden efectividad.
7. Se limitan a los aspectos formales de la organizacin y dejan de lado los
informales, que tambin son muy importantes.
8. Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad; pero si abundan en detalles
pueden volverse complicados.
Considero que los manuales administrativos son de mucha ayuda para la
organizacin, ya que son mas sus ventajas que las desventajas y nos ayudan a
que exista un orden dentro de la empresa, ayudan a que cuando se contrata

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personal, est conozca su puesto y sus especificaciones de trabajo, como
desventajas encontr pocas y realmente considero que no representan un
obstculo para la realizacin de los manuales administrativos. Aunque la primera
desventaja dice que muchas empresas no consideran necesarios los manuales
porque son empresas pequeas, a m parecer, siendo esta una realidad en
nuestra sociedad, la elaboracin de dichos manuales representa un mtodo de
control a mediano y largo plazo.

1.6 CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales de administracin facilitan el aprendizaje de la organizacin y
proporcionan la orientacin precisa que se requiere en el nivel operativo, ya que
son una gran fuente de informacin que trata de orientar y mejorar el trabajo de los
empleados.
Dependiendo del tipo de empresa o institucin se determina que manuales son los
que necesitan, consultando libros (Rodrguez, 2005; Gmez, 1994; y Franklin,
2004) me pareci que la mejor clasificacin es la siguiente:

A) Por su contenido:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias.
Manual de historia del organismo.- Aqu se especifica la informacin
histrica, comienzos, crecimiento, logros, administracin y situacin actual
de la organizacin. Est por lo general se incluye en un manual de polticas,
de organizacin o de personal como su presentacin.
Manual de organizacin.- En este manual se detalla la estructura
organizacional de la empresa, misin, visin, los grados de autoridad y

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responsabilidad y se realiza una descripcin de los distintos puestos y la
relacin que existe entre ellos.
Manual de polticas.- Tambin se le llama manual de norma. Se deben de
describir los lineamientos que debe seguir la empresa en la toma de
decisiones, ya que una apropiada definicin de las polticas permitir
agilizar el proceso de toma de decisiones adems de que sirve como base
para una efectiva revisin cuando sea necesario. Los manuales de polticas
pueden ser para produccin, ventas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos.- Este manual es una gua de cmo se deben de
hacer las cosas dentro del trabajo, normalmente se encuentran diagramas,
cuadros y dibujos que expliquen tambin como realizar el trabajo, este
manual puede ser de los procedimientos en la oficina y en la produccin.
Este es uno de los manuales ms importantes ya que ayudan a orientar al
nuevo personal.

B) Por funcin especfica:
De acuerdo a esta clasificacin, se pueden elaborar manuales con base a
funciones operacionales.
Manual de produccin.- Trata de coordinar el proceso de produccin para
uniformar los criterios y sistematizar las lneas de trabajo.
Manual de compras.- En este manual se especifican las funciones de
compras, el proceso de compra y los mtodos que se utilizan.
Manual de ventas.- Aqu se determinan cuales van a ser las polticas y
procedimientos de ventas
Manual de contabilidad.- Se establecen los principios y tcnicas a utilizar en
el rea, se puede aadir referencias sobre la estructura orgnica del
departamento de contabilidad, del sistema contable etc.
Manual de personal.- Se establecen las tcnicas de reclutamientos y

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seleccin de personal que la empresa maneja as como la administracin
del personal, polticas, usos y servicios, prestaciones, capacitacin y todo lo
relacionado con el personal de la organizacin.
Manual de finanzas.- Respaldan el manejo y distribucin de los recursos
econmicos de la organizacin.

C) Por su mbito:
Los manuales administrativos se basan en las necesidades especficas que
surgen en las oficinas, y de acuerdo con su mbito de aplicacin, puede abarcar
muchas o pocas actividades.
Generales.- Estos manuales contienen informacin general de la
organizacin sobre su estructura, funcionamiento y personal.
Especficos.- Se enfocan a un rea administrativa en particular, se maneja
informacin detallada de los manuales de organizacin y procedimientos ya
que son de los ms importantes en una empresa.
lvarez (2008), dice que los manuales ms importantes con los que debe contar la
empresa son los de organizacin, procedimientos y polticas. A continuacin
describir de manera ms profunda dichos manuales.

1.6.1 Manual de polticas
Definicin.- Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la
administracin que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las polticas son la actitud de la administracin superior. Las polticas escritas
establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personal operativo pueda

19

obrar para balancear las actividades y objetivos de la direccin superior segn
convenga a las condiciones del organismo social.
Un manual de polticas documenta la tecnologa que se utiliza dentro de un rea,
departamento, direccin, gerencia y organizacin. En dicho manual se contesta la
pregunta Qu se hace? en el rea.
El manual se debe elaborar porque es una de las mejores herramientas para
administrar una organizacin. Sirven para transmitir completa y efectivamente los
conocimientos, experiencia y cultura de la organizacin a todo el personal de la
empresa.
Las polticas las determina la administracin superior esto quiere decir los altos
mandos de la organizacin, y estas son creadas para controlar aspectos que
pueden ocurrir dentro de la empresa como puede ser promover al personal con
base en sus meritos, las polticas tienen la caracterstica de ser flexibles ante las
circunstancias.
Rodrguez (2005), nos dice que los manuales de polticas tienen como objetivos:
Presentar una visin de conjunto de la organizacin para administrarla en
forma adecuada.
Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben
realizarse en cada unidad administrativa.
Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
Orientar e informar al personal.
Facilitar la descentralizacin al suministrar a los niveles intermedios
lineamientos claros a seguir en la toma de decisiones.
Servir de base para una constante y efectiva rescisin administrativa.
Tener polticas dentro de la empresa es de suma importancia ya que estas regulan
la conducta y orientacin del personal. Adems de que ayudan a los

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administradores a no tener que estar repitiendo la misma informacin
constantemente, el manual de polticas se relaciona con todos los manuales
administrativos y es uno de los ms importantes ya que este puede influir sobre
los dems manuales.
El manual de polticas debe contener solo documentos que hayan sido revisados y
aprobados por el director o dueo de la organizacin.
Existen dos tipos de manuales de polticas que son: los manuales generales de
polticas y los manuales especficos de polticas. Los primeros son los que
abarcan todo el organismo y los segundos son como su nombre lo dice
especficos de alguna funcin operacional, un departamento o una seccin en
particular de la empresa.
Rodrguez (2005), menciona que una regla sobre el contenido de los manuales de
polticas es que solo debe contener los apartados necesarios para alcanzar los
objetivos planteados y para mantener los controles indispensables.
Los manuales de polticas deben de contener:
1. ndice: que es una lista de lo que contiene el manual, ste debe de ir con
nmeros o letras del alfabeto para tener como referencia a la hora de
buscar un apartado.
2. Introduccin: Debe tener una breve introduccin al manual. El propsito de
esta introduccin es explicarle a los usuarios que es el manual y lo que
pretende lograr. La parte de la introduccin se divide en:
a. Objetivos del manual.- Se debe explicar que se pretende alcanzar
con la realizacin del manual.
b. Alcance.- Se debe mencionar que abarca el manual.
c. Cmo usar el manual.- Esta parte puede llegar a ser la mas
importante de la introduccin ya que explica como se debe de utilizar
el manual de polticas.

21

d. Revisiones y recomendaciones.- Aqu se menciona la persona con la
cual se deben dirigir cuando tengan alguna sugerencia para mejorar
el manual.
3. Organigrama: Se presenta grficamente la estructura organizacional de la
empresa.
4. Declaracin de polticas: En esta parte se deben presentar las polticas por
escrito ya que as establecen lmites o marcos de referencia para el
personal.
Algunas de las ventajas que tienen los manuales de polticas son que:
Los administradores se apoyan en las polticas para determinar las
acciones que se tomarn en alguna circunstancia.
Ayudan a que no se pierda tiempo en asuntos generales solo cuando
suceda algo inesperado se tomarn tiempo los directivos para tratar el
asunto.
Auxilian a los directivos a otorgar un trato igual a todos los subordinados.
Facilitan el desarrollo de auditorias administrativas.
Ayudan cuando es contratado alguien para ubicarlo en su puesto de
trabajo.
Un manual de polticas se debe realizar desde que inicia operaciones la empresa
pero si no lo hizo es necesario realizarlo cuando comienzan a existir perdidas,
cuando aumenta el desperdicio y los clientes se quejan ms.

1.6.2 Manual de procedimientos
Definicin.- Un manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de
las funciones de una unidad administrativa o ms.

22

Un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen
realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos claramente definidos,
que permiten realizar una ocupacin o trabajo correctamente.
Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en
secuencia cronolgica que precisan la forma sistemtica de hacer determinado
trabajo rutinario (Rodrguez, 2005, p. 100).
El manual de procedimientos es un instrumento de informacin en el que se
seala en forma ordenada, los pasos y operaciones que deben seguirse para la
realizacin de las funciones de una organizacin.
A este manual tambin se le conoce como manual de operaciones, de rutinas de
trabajo y mtodos de trabajo.
El manual de procedimientos segn Rodrguez (2005), tiene como objetivos:
Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin.
Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de
los procedimientos.
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo.
Describir grficamente los flujos de las operaciones.
Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo
ingreso, facilitando su incorporacin a su unidad orgnica.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
El manual de procedimientos describe la secuencia lgica y cronolgica de las
operaciones o actividades, diciendo quien las realiza, como las debe de realizar,
en que momento y donde se deben hacer, dando la razn por la cual se deben de
realizar. Es por esto que este manual es de los ms importantes para una
organizacin.
Segn Rodrguez (2005), Los manuales de procedimientos se pueden clasificar

23

como: Manuales de procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de
fbrica, que como su nombre lo dice los primeros se refieren a los procedimientos
que se llevan a cabo en las oficinas administrativas de la organizacin y los
segundos a los procedimientos realizados en la fbrica o en el rea operativa.
Pero esta no es la nica clasificacin que existe tambin se pueden clasificar por
su mbito de aplicacin y su alcance: manual de procedimientos general y manual
de procedimientos especifico.
El manual de procedimientos general toma en cuenta todos los procedimientos
que se llevan a cabo en la empresa u organizacin y el manual de procedimientos
especficos solo contiene los procedimientos de un rea en especfico y tiene
como propsito cumplir sistemticamente con sus funciones y objetivos.
Este manual nos dice como dar de alta o de baja a una persona, como agregar
una cuenta al libro mayor general y como atender y resolver las complicaciones
que se presenten con los clientes.
Rodrguez (2005), nos dice que el manual de procedimientos debe contener:
1. ndice. Lista de los apartados del manual.
2. Introduccin. Se debe poner una breve introduccin al manual. Aqu se
describe lo que es y de que trata el documento que se esta leyendo, cual es su
objetivo, su alcance, como usar el manual y cuando se realizaran revisiones y
actualizaciones.
2.1. Objetivos del manual. Que se pretende lograr con el manual
2.2. Alcance. Que abarca el manual
2.3. Como usar el manual. Esta es la parte ms importante de la introduccin y
le dice al usuario la forma en que debe utilizarse el manual.
2.4. Revisiones y recomendaciones. Se indica la persona a la cual acudir para
sealar cambios o correcciones sobre el manual.
3. Organigrama. Se representa grficamente la estructura orgnica de la

24

organizacin, debe indicar los sistemas de organizacin, tipo de
departamentalizacin, la relacin entre el personal, lneas de autoridad y
asesora.
4. Grficas. Los procedimientos se deben presentar de manera grfica, tomando
en cuenta la secuencia en que se realizan las operaciones.
4.1. Diagramas de flujo. Esta es la tcnica ms utilizada para representar
grficamente los procedimientos. Cuando se incluyen en manuales
diagramas de flujo se recomienda utilizar la menor cantidad de smbolos,
esto para no volver complicados los diagramas.
5. Estructura procedimental. Aqu se presenta por escrito y de manera narrativa
cada paso que se realiza en los procedimientos, explicando en que consiste.
6. Formas. Las formas son un apoyo en el que se pueden recoger, de manera
sistemtica y coordinada, datos e informacin.
6.1. Formas empleadas. Se deben poner las formas que se utilizan dentro del
procedimiento esto puede ser intercalndolas en el manual. En la
descripcin de las operaciones que implique la utilizacin de formas deben
hacerse referencias precisas de stas, utilizando nmeros indicadores.

1.6.3 Manual de organizacin
Debido a que la propuesta de este trabajo se basa directamente sobre el manual
de organizacin, el desarrollo de ste se realizar en el siguiente capitulo.
CAPITULO II
MANUAL DE ORGANIZACIN

26

2.1 CONCEPTO DE MANUAL DE ORGANIZACIN
Este trabajo esta enfocado a realizar una propuesta de manual de organizacin es
por eso que este captulo esta dedicado a los manuales de organizacin para
describir que son, cuales son sus objetivos, como se clasifican, que importancia
tienen y como se componen, describiendo detalladamente cada punto y
finalizando con la metodologa para su elaboracin. Yo considero que el manual
de organizacin es el ms importante de los manuales administrativos porque
describe la estructura de la organizacin y con l es posible conocer mejor a la
empresa en la que se labora.
De la mora (2002) dice que:
Se entiende por manual, el material escrito en forma sistemtica que
muestra las diversas actividades que deben cumplirse por los recursos
humanos de una organizacin y la forma en que deben realizarse estas
actividades, tanto en forma conjunta como separada. Los manuales de
organizacin fueron utilizados en las empresas grandes del sector privado.
En las empresas pblicas, este manual adquiere el nombre de manual
orgnico y se limita a definir las misiones y funciones de las respectivas
reas de actividad; no incluye los contenidos del manual de organizacin
del sector privado. (p 108)
Manual de organizacin es un documento que contiene informacin detallada
referente al directorio administrativo, antecedentes, legislacin, atribuciones,
estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la institucin,
sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales
de comunicacin y coordinacin, asimismo, contiene organigramas que describen

27

en forma grfica la estructura orgnica de la organizacin.
Este es un documento de mucha importancia para las organizaciones ya que
presenta de forma detallada informacin indispensable sobre su funcionamiento.
Los manuales de organizacin sirven como medio de comunicacin y
coordinacin, facilitan el cumplimiento de las funciones y la asignacin del recurso
humano, esto para lograr los objetivos que quiere alcanzar la organizacin.
Lo ideal es que toda organizacin cuente con un manual que describa su
funcionamiento y que se entienda fcilmente.
Cabrera (2008), en su monografa menciona que el propsito principal del manual
de organizacin es dar a conocer sistemticamente y por escrito a los empleados
las actividades, procedimientos y como esta estructurada la organizacin,
recurriendo a tablas, grficas y diagramas para facilitar el entendimiento de el
usuario. Representan de manera expresiva una forma de comunicacin entre la
gerencia y los empleados.

2.2 OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL DE ORGANIZACIN
El propsito fundamental de un manual de organizacin es describir la estructura
de autoridad y funciones especificas de cada puesto por ello Rodrguez (2005),
nos define cuales son los objetivos generales de un manual de organizacin:
Presentar una visin del manual de organizacin.
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para
deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Evitar la repeticin de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la

28

ejecucin del trabajo.
Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal.
Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporacin a las
distintas unidades orgnicas.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

2.3 OBJETIVOS ESPECFICOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN
En cada manual adems de los objetivos generales encontramos siempre
objetivos especficos, de los cuales a continuacin se enlistan los que consider
ms importantes.
Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca
los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos
para el funcionamiento organizacional.
Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y
unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo,
duplicidad, etc.
Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada
interrelacin entre las unidades administrativas integrantes de la institucin.
Tomando en cuenta los objetivos generales y especficos, considero que el
manual de organizacin es uno de los manuales ms completos que busca facilitar
el trabajo de la organizacin y que no se desperdicien recursos tanto materiales
como humanos, ya que define claramente cuales son las funciones de cada
puesto y que necesita el titular del puesto para poder realizar su trabajo, adems
de establecer cuales son las lneas de mando.

29

2.4 CLASIFICACIN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIN
Los manuales de organizacin se clasifican segn el mbito de aplicacin,
contenido, grado de detalle y personal al que van dirigido.
En el presente trabajo se considero el primer criterio que es por el mbito de
aplicacin, por lo cual se clasifican en generales o especficos.
Los generales son los que comprenden toda la empresa, es comn
encontrar en este manual un apartado que hable sobre los antecedentes
histricos de la empresa.
Los especficos son los que se enfocan en una funcin operacional
especfica ya sea un departamento o una seccin en particular. Este
manual contiene la descripcin de puestos.

2.5 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIN
La importancia del manual de organizacin radica en la tarea principal de un
administrador de organizar, delegar, supervisar y motivar al personal de la
empresa. Este es un producto final tangible de la plantacin organizacional de la
empresa. Cuando el manual no esta actualizado o solo contiene grficas o
simplemente no se cuenta con un manual de organizacin es fcil suponer que la
planeacin de la organizacin no se realiz de manera sistematizada.
El manual tiene la finalidad de indicar los objetivos de la empresa, los canales de
comunicacin, las bases sobre las cuales se diseo la estructura orgnica, las
relaciones que existen entre el personal y las autoridades y los deberes y
responsabilidades de cada puesto dentro de la organizacin.

30

2.6 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN
El contenido de un manual de organizacin depende del tipo de manual que se
requiere y que tan detallado quiere que sea, aqu se muestran algunas variables
que puede contener el manual.
Tomando en cuenta varios libros (Rodrguez, 2005; Franklin, 2004; y Gmez,
1994) un manual de organizacin comprende:
1. Identificacin
2. ndice
3. Introduccin o prologo
3.1 Objetivo del manual
3.2 mbito de aplicacin
3.3 Autoridad
3.4 Como usar el manual
4. Antecedentes histricos
5. Legislacin o base legal
6. Atribuciones
7. Organigrama
8. Misin
9. Visin
10. Descripcin de puestos
11. Glosario de trminos
12. Directorio
A continuacin se describe en que consta cada apartado del manual de
organizacin.
2.6.1 IDENTIFICACIN
Como su nombre lo dice se debe de identificar a la empresa mencionando:

31

Logotipo de la empresa.
Nombre de la organizacin.
Titulo y extensin del manual (General o especfico).
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin, si es el caso.
Unidad responsable de su elaboracin.
2.6.2 NDICE
Se realiza una relacin de los captulos o apartados que constituyen en el cuerpo
del documento. El ndice debe incluir los conceptos o temas que se incluyen en
cada seccin, se deben utilizar espacios en blanco o sangras o maysculas para
indicar la relacin entre los conceptos.
2.6.3 INTRODUCCIN O PROLOGO
Consta en hacer una explicacin acerca de lo que es el documento, de la razn
por la que se da origen a su elaboracin o revisin y los objetivos que se desean
alcanzar con dicho documento. Tambin habla sobre el mbito de aplicacin, a
quien va dirigido, cmo se usara y como y cuando se harn sus revisiones y
actualizaciones.
Es bueno que contenga un mensaje y autorizacin de la ms alta autoridad del
rea alcanzada por el manual.
La introduccin debe ser breve ya que si es muy grande los usuarios pueden
pensar que todo el manual es igual y finalizaran su lectura.
En el apartado de objetivo del manual: se describe lo que la organizacin pretende
lograr a travs el manual, esto debe ser breve y preciso.
El mbito de aplicacin trata de explicar de forma breve lo que abarca el manual,

32

se puede combinar en un solo prrafo los propsitos y el mbito de aplicacin.
En la parte de autoridad se debe mencionar a la persona que aprob el manual
pero poniendo el nombre de su puesto no de la persona por ejemplo: el gerente
general, un secretario, subsecretario aprob el manual.
La parte de cmo usar el manual es la ms importante de la introduccin ya que
explica todo lo que los usuarios deben saber para utilizarlo. Esta seccin debe
incluir los siguientes aspectos:
Un examen breve del formato.
Un enunciado de la responsabilidad de los usuarios, por ejemplo, mantener
el manual actualizado y devolverlo cuando se marchen de la empresa.
El departamento o el puesto de la persona con quien deben ponerse en
contacto cuando quieran sealar cambios o correcciones o deseen hacer
recomendaciones para mejorar el manual.
Una explicacin de las claves o smbolos especiales, como los que se
utilizan para indicar temas revisados.
Una breve descripcin de las caractersticas especiales, por ejemplo un
glosario o una seccin sobre formas.
2.6.4 ANTECEDENTES HISTRICOS
En este apartado se describe brevemente el origen de la empresa por ejemplo:
cuales fueron las causas que dieron lugar a su creacin y el desarrollo que ha
tenido la empresa como las modificaciones que se han efectuado en cuanto a su
estructura, funcionamiento, etc. Al final se debe anexar copia de los documentos
que se consultaron para realizar este apartado.
2.6.5 LEGISLACIN O BASE LEGAL
Consiste en hacer una relacin de los ttulos de los principales ordenamientos
jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan

33

las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en
ella; es recomendable que siga el siguiente orden: constitucin, tratados, leyes,
convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares.
2.6.6 ATRIBUCIONES
Aqu se hace una trascripcin textual y completa de las facultades conferida a la
entidad o a sus unidades administrativas, de acuerdo con las disposiciones
jurdicas que dan base legal a sus actividades. Debe sealarse el ttulo completo
de los ordenamientos y el captulo, artculos y texto de ste.
2.6.7 ORGANIGRAMA
Es la representacin grfica de los puestos con los que cuenta la organizacin,
sus niveles jerrquicos, las lneas de autoridad, supervisin y asesora.
2.6.8 MISIN
La misin sirve a la empresa como referencia para orientar sus acciones y vincular
lo deseado con lo posible. Debe contener la razn de ser de la organizacin.
2.6.9 VISIN
La visin le sirve a la organizacin para saber lo que desea alcanzar y como
quiere verse a un largo plazo.
2.6.10 DESCRIPCIN DE PUESTOS
La descripcin de puestos incluye:
Identificacin del puesto
o Nombre del puesto
o rea
o Jefe inmediato

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o Ubicacin jerrquica
o Nmero de plazas
o Subordinados
o Objetivo del puesto
o Relaciones
Internas
Ascendente
Horizontal
Ascendente
Externas
Descripcin del puesto
o Descripcin general del puesto
o Funciones
Perfil del puesto
o Escolaridad
o Habilidad
o Conocimientos
o Experiencia
o Responsabilidad
2.6.11 GLOSARIO DE TRMINOS
Debe incluirse un listado de trminos utilizados en el manual de organizacin para
ayudar a la comprensin del mismo.
2.6.12 DIRECTORIO
Es una relacin de los trabajadores de la organizacin as como el puesto que
ocupan dentro de la misma, se recomienda realizar tomando en cuenta los niveles
jerrquicos. Puede agregarse telfono, e-mail y horario.
Cuando se planea hacer un manual de organizacin es necesario conocer toda

35

esta informacin aunque no es indispensable que contenga todo lo antes
mencionado ya que eso depende del tipo de empresa que se esta manejando y
que tan extenso se requiere que sea el manual. El primer paso para elaborar un
manual de organizacin es determinar lo que se desea alcanzar. Para ello hay que
contestar las siguientes preguntas:
Cul es el objetivo del organismo al crear este manual?
Qu beneficios proporcionar el manual a los usuarios?
Qu espero o qu espera mi departamento lograr con este manual?
Una vez que se determinan los objetivos del manual hay que presentarlos por
escrito dentro del manual.
La existencia del manual de organizacin se hace imprescindible en todo tipo de
organizacin ya sea pblica o privada, donde la supervisin de tareas y funciones,
los conflictos de autoridad y la dilucin de responsabilidades son fenmenos
administrativos comunes (Rodrguez, 2005, p. 104).

2.7. METODOLOGA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS.
Una vez que se conoce todo acerca de los manuales de organizacin se debe de
conocer la forma en que se realizan los manuales administrativos en general es
correcto mencionar que la elaboracin de cada manual administrativo
(organizacin, procedimientos, polticas y por funcin especfica) es diferente.
Rodrguez (2005), menciona que no existe un modelo establecido para realizarlos,
sin embargo describir la forma ms frecuente de elaborarlos.

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2.7.1 PLANEACIN
Primera etapa: Quien es responsable de la elaboracin del manual.
En esta etapa se debe decidir a que rea de la organizacin le corresponde
elaborar los manuales y esto se puede decidir de dos maneras la primera es
incrementar un departamento encargado de la racionalizacin administrativa pero
si no existe dicho departamento se puede contratar un despacho de consultores
externos que se encarguen de su realizacin.
Segunda etapa: La planeacin de la elaboracin.
Rodrguez (2005), nos dice que planear significa estudiar una accin futura,
precisando las operaciones que se debern llevar a cabo y en qu orden, y
realizando el acoplamiento ptimo, desde el punto de vista econmico para lograr
el objetivo propuesto. Por lo que ser importante en sta etapa considerar factores
como:
Definicin precisa de los objetivos de cada una de las reas del
organismo.
Diagnstico situacional de la empresa, en sus principales componentes;
personal, finanzas, organizacin y tecnologa usada etc.
El conocimiento de estos puntos permitir desarrollar un plan de manualizacin
adecuado y acorde a la situacin que guarda el organismo
Tercera etapa: El programa de trabajo
El siguiente paso es elaborar un programa de trabajo, en el que se realizan
estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan. Debemos contar con
estimaciones de tiempo para la recoleccin de informacin redaccin y
elaboracin de graficas, revisin, impresin y todos los dems aspectos de la

37

elaboracin (Rodrguez, 2005, p 65-66).
Existen dos tcnicas de programacin que pueden ser usadas en la elaboracin
de manuales administrativos, las grficas PERT y CPM, su uso puede ser por
separado aunque con la combinacin de ambas se obtienen mejores resultados.

2.7.2. RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Con el propsito de obtener mayor colaboracin de todas las reas del organismo,
es necesario comunicar por escrito a los gerentes que se requiere de apoyo y
cooperacin para elaboracin de los manuales.
Cuando se concluye con la planeacin nos encontramos preparados para recopilar
y organizar la informacin que se integrar al manual. La recopilacin de
informacin podremos efectuarla mediante la investigacin documental,
observaciones, cuestionarios y entrevistas.
La investigacin documental nos sirve para recolectar informacin la cual la
obtendremos en escritos, grficas, leyes, instructivos reportes, circulares etc., que
nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa.
La observacin es otro medio de obtener informacin para elaborar un manual,
consiste en observar a las personas para conocer la forma en que realizan sus
actividades y anotar de forma correcta la secuencia, es importante que el analista,
tenga el tacto necesario para observar y recolectar la informacin, ya que si no
podran pasrsele algunos pasos, esta informacin se complementa con la
informacin que obtenga mediante la aplicacin de cuestionarios y entrevistas.
Los cuestionarios son otra tcnica de recoleccin de datos, su objetivo es describir
hecho y opiniones, reunir datos. Estos se deben hacer con especial atencin. Los
cuestionarios son tiles cuando es preciso recabar informacin de muchas

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personas.
Las entrevistas son un instrumento que permite descubrir aspectos que forman
parte del trabajo pero que a simple vista no se ven.

2.7.3. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN.
La informacin recabada debe seguir un proceso para que pueda ser aprovechada
al mximo, los pasos de este proceso de organizacin de la informacin son los
siguientes: Depuracin, clasificacin y anlisis
El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la
informacin, pues la resistencia al cambio y los diferentes intereses dentro de las
estructuras impiden dar informacin completa, veraz y oportuna con relacin a las
funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad
administrativa.
Para la integracin de cada manual es importante uniformar los criterios tanto en
la terminologa como en la presentacin de la informacin, con el propsito de que
se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. Es preciso
hacer reuniones con los gerentes de cada rea que ser incluida en el manual
para darles a conocer la informacin que contendr dicho manual.
Rodrguez (2005), dice que durante la elaboracin de los manuales pueden surgir
dificultades al detallar las funciones y actividades en forma escrita y oficial, ya que
intereses particulares pueden impedir que se terminen con xito los manuales. Por
esto, quien este encargado de elaborar el manual debe hacer uso de su
sensibilidad, buen trato y adecuadas relaciones humanas para lograr que el
personal colabore y sean aceptados los formatos de los documentos que se
presenta para lograr que los manuales cumplan con su funcin.

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2.7.4. REDACCIN
Como primer paso se deben definir los objetivos y que tipo de manual se va a
realizar (de procedimientos, de polticas, de organizacin, etc.), Debe analizarse
muy a fondo la redaccin que ha de utilizarse en cada manual, teniendo en
cuenta, a que personas va dirigido, el posible uso frecuencia de consulta, etc.
Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para la redaccin del
manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presin; en la medida de
lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un especialista en
correccin de estilo, quien se encargue de la revisin final de la redaccin de los
manuales, permitiendo con esto un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible.

2.7.5. ELABORACIN DE GRFICAS.
Casi todos los manuales son principalmente integrados por textos escritos sin
embargo algunas tcnicas visuales pueden realzar considerablemente el manual y
contribuir a que las personas entiendan mejor su contenido (Rodrguez, 2005, p
72).
No necesariamente deben de incluir grficas, pero se recomienda hacerlas ya que
estas ayudarn a que el manual no sea montono y se torne aburrido al ver puras
letras. Las representaciones grficas ms comunes, son organigramas, diagramas
de flujo, cuadros de distribucin de actividades, distribucin de espacios, formas,
etc. Para su elaboracin se deben utilizar las tcnicas conocidas que sean
sencillas.

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2.7.6. FORMATO Y COMPOSICIN
Cuando ya se tiene recopilada la informacin se debe determinar el formato con el
cual se presentar el manual ya que de este depende que los usuarios lo lean o
no.
Un manual administrativo cumple con su objetivo bsico, el de ser consultado,
cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o
inquietudes, un manual debe contener tres caractersticas importantes que son:
Facilidad de lectura y/o consulta.
Que permita hacer referencias rpidas y precisas.
Respirar confianza por su apariencia y orden.
Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisin y
actualizacin, adems de usar numeracin consecutiva con el total de hojas,
ejemplo: hoja 3 de 45, usando correctamente los espacios en blanco y los
mrgenes amplios; al disear el formato de los manuales es usual el
encabezamiento de pginas, donde se asienta la informacin bsica de cada
manual como: ttulo del manual, ttulo del procedimiento, fecha de publicacin,
nmero de pgina, etctera, sta informacin permite al usuario consultas rpidas.

2.7.7. REVISIN Y APROBACIN
En la prctica, la revisin se efecta en dos fases; durante la primera revisin, es
conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboracin de los
manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisin al
contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:
Revisin justa y objetiva del material.
Proporcionar crticas especficas y constructivas.

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Revisar a detalle y devolver los materiales rpidamente dentro de un
plazo previamente acordado.
Evitar cambios slo por gusto personales.
Posterior a esta revisin, la segunda fase consiste en una revisin rigurosa final, a
cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobacin de los
niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.
Las formas ms comunes para la aprobacin es en cada una de las hojas bien
utilizando una hoja para su aprobacin; la aprobacin como punto final en la
elaboracin de los manuales administrativos, viene a dar paso a la impresin,
distribucin y control de los manuales.
Esta aprobacin se debe de incluir en el manual y se puede hacer de dos maneras
la primera es que en la parte inferior de cada hoja se ponga quien lo elabor, la
fecha, quien lo aprob y la fecha de aprobacin.
En la segunda opcin se pone una hoja al principio del manual, despus de la
identificacin.

2.7.8. DISTRIBUCIN Y CONTROL
Una vez que el manual fue elaborado, revisado, aprobado e impreso solo falta
distribuirlo y mantener un control sobre el.
Debido a que los manuales tienen un costo no se deben proporcionar manuales a
quienes no lo necesitas los nicos que tendrn un manual de cada uno sern los
altos directivos y se debe llevar un control de las personas que utilizan dichos
manuales.

42

2.7.9. ACTUALIZACIN
El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en
la informacin contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite
que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la informacin necesaria para el
desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisin y
actualizacin de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual,
siendo recomendable efectuarse cada seis meses.
La mayora de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es
decir, las efectan sobre la base de sus necesidades de actualizacin, por cambio
de polticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etctera.
Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de
sus manuales administrativos, ya que a travs de un programa escalonado por
secciones reas se ejerce menor presin sobre los encargados de las
revisiones; cuando existen cambios, adiciones supresiones en alguna seccin se
analizan y se efectan, en caso de ser procedentes, dentro del perodo
programado para esta seccin, es necesario llevar un registro de cada cambio
modificacin a los manuales administrativos, notificando a los usuarios sobre estos
para un mejor manejo de la informacin.
CAPTULO III
PROPUESTA DE MANUAL DE ORGANIZACIN
PARA LA CONSTRUCTORA Y CONSULTORA
EAL

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3.1. IDENTIFICACIN
CONSTRUCTORA Y CONSULTORA EAL

MANUAL DE ORGANIZACIN

Unidad responsable de elaboracin,
Actualizacin y revisin:

rea de Recursos Humanos

Xalapa-Enrquez, Veracruz de Ignacio de la Llave. Junio de 2009

Elabor: Revis: Aprob: Autoriz:
Dalmaissa Barrios Mar

45

3.2. INDICE
3.1. Identificacin
3.2. ndice
3.3. Introduccin
3.4. Antecedentes histricos
3.5. Base legal
3.6. Organigrama propuesto
3.7. Misin
3.8. Visin
3.9. Descripcin de puestos
3.10. Glosario de trminos
3.11. Directorio

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3.3. INTRODUCCIN
El presente manual tiene como objetivo principal presentar una visin general de
la empresa Constructora y Consultora EAL funcionando como gua prctica para
los trabajadores de dicha empresa y para el personal de nuevo ingreso, adems
de ser un instrumento auxiliar para los directivos permitindoles unificar los
criterios y la toma de decisiones, logrando con ello el cumplimiento de sus
objetivos generales y especficos.
La Constructora y Consultora EAL determin que era necesario elaborar un
manual de organizacin debido al crecimiento que ha presentado la empresa y la
contratacin de nuevos trabajadores para llevar a cabo las actividades, ya que con
esto se han incrementado tambin los problemas de organizacin, cargas de
trabajo desproporcionadas o duplicadas, as como diversas lneas de mando.
El mbito de aplicacin de este manual esta dirigido a cada uno de los
departamentos que integran la compaa Constructora y Consultora EAL siendo
responsabilidad del rea de recursos humanos la actualizacin, revisin y
aprobacin de dicho manual y de recibir por escrito del personal operativo
sugerencias para la actualizacin, modificacin o mejoramiento de dicho manual.
El presente manual se encuentra dividido por temas especficos, para facilitar su
consulta, tambin se ha incluido un ndice donde cada tema esta identificado por
un punto y el nmero de pgina en el que se encuentra incluyendo un glosario de
trminos para la unificacin de criterios en la interpretacin de los mismos, esto
con el objetivo de que, al momento de consultarlo al personal de la empresa, le
sea clara y precisa su interpretacin para la ejecucin de sus actividades diarias.

47

3.4. ANTECEDENTES HISTRICOS
Constructora y Consultora EAL, es una empresa constituida legalmente a partir del
01 de Julio de 2008, como una Persona fsica con actividad empresarial por Edgar
Avendao Lpez y su padre Tirso Avendao Ortiz, en la ciudad de Xalapa de
Enrquez, Veracruz.
En sus inicios solo trabajan padre e hijo y un empleado tcnico, como no contaban
con oficinas, realizaban el trabajo en su casa. Poco a poco fueron adaptando un
cuarto dentro de la casa como oficina y as continuaron trabajando.
Dos meses despus y gracias al trabajo, experiencia y a las propuestas realizadas
a la administracin del H. Ayuntamiento de Medelln, Ver., lograron adquirir su
primer contrato correspondiente a una obra Hidro-sanitaria y pudieron dar inicio a
sus labores para despus llevar a cabo contratos con otras dependencias del
gobierno y municipios.
Actualmente y por la demanda adquirida, ya cuenta con una estructura de
personal ms completa, dividida en reas; administrativa, tcnica y operativa,
adems de su gerencia general, pero sin un orden real y acorde para cada
actividad y puesto; as mismo con oficinas propias para el desarrollo de las
actividades con espacios fsicos para cada departamento.
Conforme comenzaron a tener ms trabajo la empresa fue contratando nuevo
personal, mismos que tambin eran miembros de la familia como hermanos,
primos y personal de confianza.
El giro principal de la empresa es la Construccin de Obras de Urbanizacin, su
objetivo principal es, ser una empresa con reas de trabajo, tcticas y mtodos
definidos para la ptima realizacin de los trabajos.

48

3.5. BASE LEGAL
Constructora y Consultora EAL esta constituida como persona fsica con actividad
empresarial de acuerdo a las siguientes leyes, reglamentos, cdigos y normas:
Constitucin poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitucin poltica del Estado de Veracruz-Llave.
Ley de obras pblicas y servicios relacionados con las mismas.
Reglamento de la ley de obras pblicas y servicios relacionados con las
mismas.
Ley nmero 100 de obras pblicas para el estado libre y soberano
Veracruz-Llave.
Ley de contribucin de mejoras por obras pblicas federales de
infraestructura hidrulica.
Ley orgnica del banco nacional de obras y servicios pblicos.
Reglamento de la ley interior de la SECOM del Estado de Veracruz.
Ley del organismo pblico descentralizado de la Junta Estatal de Caminos.
Reglamento de la ley del organismo pblico descentralizado de la Junta
Estatal de Caminos.
Ley del organismo pblico descentralizado de carreteras y puentes
estatales de cuota.
Reglamento de la ley del organismo pblico descentralizado de carreteras y
puentes estatales de cuota.
Ley del Seguro Social.
Reglamento de la ley de Seguro Social.
Ley de proteccin civil para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Cdigo financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Cdigo hacendario para el municipio de Xalapa de Enrquez, Veracruz de
Ignacio de la Llave.
NOM-017-SCT4-1995.

49

NOM-001-CONAGUA-1995.

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51

3.7. MISIN
Ser una empresa con trascendencia y alta competitividad mediante la realizacin
de obras y proyectos, para poder prestar un servicio de calidad a la ciudadana, a
travs de instituciones de gobierno y clientes particulares.

3.8. VISIN
Ser empresa lder con estabilidad y crecimiento constante para la realizacin
laboral y de vida de los empleados y as trascender con servicios de calidad,
productividad y seguridad.

52

3.9. DESCRIPCIN DE PUESTOS
Gerente General
Identificacin
Nombre del puesto: Gerente General Ubicacin Jerrquica: Primer nivel
rea: Gerencia General
No. De plazas: 1 Puesto Inmediato Superior: No aplica

= Subordinados =
Jefe de control y seguimiento de obras, Jefe de estudios y proyectos y Jefe de
administracin y finanzas.

= Objetivo del puesto =
Lograr mediante la aplicacin del proceso administrativo la correcta gestin
gerencial de la empresa hacia sus diferentes reas.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Ninguna.
- Horizontal: Ninguna.
- Descendente: Jefe de Control y Seguimiento de Obra, Jefe de Estudios y
Proyectos, Jefe de Administracin y Finanzas y capturista.
- Externas: Con dependencias de gobierno en sus tres niveles y con clientes
particulares.
= Descripcin general del puesto =
El titular de este puesto debe ejercer funciones de direccin, gestin, supervisin,
y coordinacin con las distintas reas de la empresa, as como con clientes

53

particulares y dependencias de gobierno.

= Funciones =
- Toma de decisiones.
- Fijar los objetivos de la organizacin.
- Analizar la situacin tcnica, contable, financiera y fiscal de la empresa.
- Gestionar ante dependencias las licitaciones pblicas y concursos de obra.
- Crear relaciones saludables con clientes de la funcin pblica y
particulares.
- Supervisin eventual de funciones en todos los niveles de la organizacin.
- Delegacin de responsabilidades.
- Elaboracin de planes estratgicos para el desarrollo de la empresa.
- Seleccin de puestos gerenciales.
- Motivacin y unin social de los empleados de la organizacin.
Perfil del puesto

= Escolaridad =
Licenciatura en Administracin, Arquitectura o Ingeniera Civil.

= Habilidad =
Capacidad de mando, correcto manejo de personal, facilidad para las relaciones
interpersonales, buen manejo del lenguaje, expresin oral apropiada para el
puesto y compromiso con la empresa.

= Conocimientos =
Administracin, conocimientos tcnicos en obras, construccin y amplio
conocimiento de la empresa.

= Experiencia =
3 aos.

54

= Responsabilidad =
- Logro de objetivos.
- Adecuada toma de decisiones administrativas.
- Correcto manejo de documentos e informacin confidencial.
- Atencin al cliente.
- Correcto manejo y trato al personal.
- Representacin legal de la empresa.

55

Asistente Gerencial
a) Identificacin
Nombre del puesto: Asistente
Gerencial
Ubicacin Jerrquica: Staff
rea: Gerencia General
No. De plazas: 1
Puesto Inmediato Superior: Gerente
General

= Subordinados =
Ninguno

= Objetivos del puesto =
Mantener orden y dar apoyo a requerimientos y trmites gerenciales mediante
coordinacin y entendimiento mutuo.

= Relaciones internas =
- Internas
- Ascendente: Gerente General, Jefe de control y seguimiento de obra, Jefe
de estudios y proyectos y Jefe de administracin y finanzas.
- Horizontal: Empleados de todos los departamentos.
- Descendente: Ninguna
- Externas: Clientes y visitas de personas ajenas a la empresa.

El titular de este puesto deber fungir como secretaria del gerente general y
auxiliarlo como tal en todas sus actividades.

56

= Funciones =
- Atencin al personal y/o gente externa a la empresa.
- Resguardo de documentacin.
- Actualizacin de archivos.
- Informe de actividades a Gerencia.
- Coordinacin de actividades.
- Apoyo de actividades.
- Actualizacin de informacin.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Carrera tcnica en secretariado con computacin o carrera similar, afn o superior.

= Habilidad =
Responsabilidad, compromiso con la empresa, facilidad para establecer relaciones
interpersonales, actitud de servicio, buena presentacin, paciencia y facilidad de
aprendizaje.

= Conocimientos =
Conocimiento en software Microsoft Office Word, Excel, Power Point y Outlook
2003 o superior.

= Experiencia =
1 ao

= Responsabilidad =
- Archivos de Gerencia.
- Trmites administrativos.
- Control de acciones gerenciales.
- Control de datos e informacin inherente a la gerencia.

57

Jefe de Control y Seguimiento de Obra

Identificacin
Nombre del puesto: Jefe de Control y
Seguimiento de Obra
Ubicacin Jerrquica: Segundo Nivel
rea: Departamento de Control y Seguimiento de Obra
No. De plazas: 1
General

= Subordinados =
Encargado de control de estimaciones de obra y Superintendente de construccin.

Lograr con respecto a las normas estipuladas, que las obras se entreguen en
tiempo y forma con lo prescrito en el contrato.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Gerente General.
- Horizontal: Jefe de estudios y proyectos y Jefe administrativo.
- Descendente: Proyectista, brigada de topografa, tesorero y subordinados.
particulares.
El titular de este puesto debe llevar control de las obras en proceso para optimizar
los recursos necesarios para stas.

58

= Funciones =
- Gestin de trmites con clientes.
- Supervisin de personal a su cargo.
- Tomar decisiones correctas y oportunas correspondientes al rea.
- Aprobacin de acciones de obra.
- Supervisin de trabajos de campo.
- Aprobacin de solicitudes.
- Realizar informes gerenciales.
- Apoyo para la seleccin de personal de su rea.

Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Arquitectura o Ingeniera Civil.

= Habilidad =
Responsabilidad, liderazgo, correcto manejo de personal, facilidad para las
relaciones interpersonales y discrecin en el manejo de informacin

= Conocimientos =
Generales de cada tipo de obra.

= Experiencia =
De 1 a 3 aos

= Responsabilidad =
- Toma de decisiones administrativas y tcnicas.
- Resultados de obra.
- Seleccin de personal eventual de la construccin.

59

Jefe de Estudios y Proyectos
Identificacin
Nombre del puesto: Jefe de Estudios y
Proyectos
Ubicacin Jerrquica: Segundo nivel
rea: Departamento de Estudios y Proyectos
No. De plazas: 1
General

= Subordinados =
Analista de precios unitarios, proyectista, capturista, brigada de topografa y
encargado de estudios socioeconmicos y ambientales.

Lograr, mediante la administracin de su rea cumplir con las metas establecidas
en la empresa y entregar los estudios y proyectos en tiempo y forma.

= Relaciones =
- Internas
- Horizontal: Jefe de Control y Seguimiento de Obras y Jefe de
Administracin y Finanzas.
- Descendente: Tesorero y subordinados.
particulares.
El titular de este puesto debe aplicar el proceso administrativo en el rea para la
correcta ejecucin de los proyectos y estudios.
= Funciones =

60

- Gestin de trmites con clientes.
- Revisar y analizar la documentacin para licitaciones pblicas y concursos.
- Aprobacin de acciones de obra.
- Supervisin de trabajos de campo.
- Aprobacin de solicitudes.
- Realizar informes gerenciales.
- Apoyo para la seleccin de personal de su rea

Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Arquitectura, Ingeniera civil o Ingeniera ambiental.

= Habilidad =
Responsabilidad, liderazgo, capacidad y rpida respuesta a la toma de decisiones,
correcto manejo de personal, facilidad para las relaciones interpersonales,
seriedad y disciplina.

= Conocimientos =
En construccin, estudios ambientales, precios unitarios y proyeccin.

= Experiencia =
2 aos.

= Responsabilidad =
- Toma de decisiones administrativas y tcnicas.
- Veracidad de informacin en estudios y proyectos.
- Manejo y motivacin de personal en rea.

61

Jefe de Administracin y Finanzas

Identificacin
Nombre del puesto: Jefe de
Administracin y finanzas
Ubicacin Jerrquica: Segundo nivel
rea: Departamento de administracin y finanzas
No. De plazas: 1
General

= Subordinados =
Contador pblico general, encargado de adquisiciones, encargado de recursos
humanos y tesorero.

Fortalecer los sistemas administrativos de la organizacin a travs de una ptima
direccin, optimizacin y control de los recursos humanos, materiales y
monetarios, logrando y manteniendo finanzas sanas que permitan a la empresa
adaptarse a los cambios en el ambiente interno y externo.

= Relaciones =
- Internas
- Horizontal: Jefe de control y seguimiento de obra y Jefe de estudios y
proyectos.
- Descendente: Con todo el personal de trabajo de la empresa de tercero y
cuarto nivel.
- Externas: Ninguna

62

El titular de este puesto deber lograr una administracin financiera, humana,
contable y fiscal saludable de la empresa y supervisar al personal de su
departamento y en caso de ausencia del gerente general, el de toda la empresa.

= Funciones =
- Planeacin de medidas de control para la empresa.
- Optimizar los recursos.
- Realizar trmites legales de la empresa.
- Mantener en orden la informacin administrativa.
- Realizar informes Gerenciales.
- Revisar y aprobar trmites, solicitudes y gestiones administrativas.
- Administrar nminas y prestaciones.
- Atencin de personal de la empresa.
- Apoyar en el proceso de seleccin y capacitacin del personal.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Administracin de empresas.

= Habilidad =
En la toma de decisiones, numrica, en el trato con las personas y supervisin.

= Conocimientos =
Administracin, contabilidad y conocimientos en software de sistema ASPEL,
NEODATA Y OPUS

63

= Experiencia =
1 ao

= Responsabilidad =
- Definicin y logro de objetivos.
- Toma de decisiones administrativas y financieras.
- Optimizacin de recursos.
- Recursos financieros.
- Recursos humanos.

64

Encargado de Control y Estimaciones de Obra
Identificacin
Nombre del puesto: Encargado de
control y seguimiento de obra
Ubicacin Jerrquica: Tercer nivel
rea: Departamento de control y seguimiento de obra
No. De plazas: 1
Puesto Inmediato Superior: Jefe de

= Subordinados =
Ninguno

Ayudar al ciclo de administracin de obras de manera eficaz para el pronto cobro
de los recursos financieros.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de Control y Seguimiento de Obra y Jefe de
Administracin y Finanzas.
- Horizontal: Superintendente de construccin.
- Descendente: Ninguna.
- Externas: reas de precios unitarios de dependencias de gobierno y clientes
particulares.
El titular de este puesto deber dar seguimiento a avances de obra para reportar
de manera oportuna las estimaciones de la obra.

65

= Funciones =
- Coordinar con superintendente de obra informacin de la obra en proceso.
- Crear estimaciones de obra.
- Investigar informacin propia de estimaciones.
- Reporte a jefatura.
- Conciliacin de precios extraordinarios con clientes.
- Actualizacin de informacin.

Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura Ingeniera Civil.

= Habilidad =
Matemtica, para realizar trmites administrativos, facilidad para las relaciones
interpersonales y buen manejo del lenguaje relacionado con el puesto.

= Conocimientos =
Precios unitarios y manejo de software OPUS, NEODATA y Microsoft Office Excel
y Word 2003 o Superior

= Experiencia =
2 aos

= Responsabilidad =
- Toma de decisiones tcnicas.
- Manejo de archivos y documentos o informacin confidencial.
- Realizacin de trmites tcnicos,
- Bsqueda de mayor obtencin de recursos.
- Proyectos ejecutivos de obra.

66

Superintendente de construccin

Identificacin
Nombre del puesto: Superintendente
de construccin.
rea: Departamento de control y seguimiento de obra
No. De plazas: 1

= Subordinados =
Bodeguero de obra y sobrestante de obra.

Dar prestigio a la empresa mediante la correcta ejecucin de las obras
contratadas.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de control y seguimiento de obra y jefe de administracin
y finanzas.
- Horizontal: Encargado de control de estimaciones de obra, encargado de
recursos humanos y encargado de adquisiciones.
- Descendente: Con sus subordinados
- Externas: Con supervisores de dependencias de gobierno.
El titular de este puesto deber dar seguimiento y dirigir la obra en proceso para
su correcta ejecucin.

67

= Funciones =
- Decidir los cursos de accin correctos y apoyarse con el personal operativo
para ejecutar la obra.
- Realizar indicaciones a personal operativo y sobrestante de obra.
- Supervisin de la obra.
- Reporte de avances de obra.
- Reporte a rea administrativa de los recursos financieros necesarios para el
pago de nmina del personal eventual de obra.
- Requerir al encargado de adquisiciones los materiales que se necesitan
para la obra.
- Realizar los trmites necesarios para la obra.
- Conciliar con supervisin temas inherentes a la obra.
Perfil del puesto
= Escolaridad =

= Habilidad =
En relaciones humanas y supervisin de personal y construccin de obras de
urbanizacin

= Conocimientos =
De construccin y de su rea en general.

= Experiencia =
2 aos

= Responsabilidad =
- Establecer estrategias de trabajo.
- Supervisin de personal.

68

- Equipo y maquinaria pesada y ligera.
- Prestigio de la empresa en obra determinada.

69

Analista de Precios Unitarios

Identificacin
Nombre del puesto: Analista de precios
unitarios
rea: Departamento de estudios y proyectos
No. De plazas: 1
estudios y proyectos

= Subordinados =
Ninguno

Lograr mediante la realizacin de manera objetiva, el anlisis de precios unitarios
para la optimizacin de recursos de la empresa.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos y Jefe de administracin y
finanzas.
- Horizontal: Proyectista y capturista.
- Descendente: Ninguna
- Externas: Ninguna.
El titular de este puesto deber analizar de manera minuciosa la informacin
referente a precios unitarios de todos los movimientos inherentes a la empresa
dentro de la obra, para obtener costos justos y aumentar utilidades.

70

= Funciones =
- Realizacin de estudios de precio unitarios de proyecto.
- Integrar informacin para licitaciones pblicas y concursos.
- Investigacin y actualizacin de precios unitarios.
- Cotizacin de precios de materiales, insumos y de ms recursos necesarios
para el proyecto.
- Buscar obtener ptimos precios unitarios.
- Informar a altos mandos de resultados de estudios.
- Entregar informacin resultante a capturista.

Perfil del puesto
= Escolaridad =

= Habilidad =
Numrica y manejo de equipo de computo.

= Conocimientos =
En el anlisis de precios unitarios y software OPUS Y NEODATA

= Experiencia =
De 1 a 3 aos

= Responsabilidad =
- Manejo eficaz de informacin tcnica.
- Correcto manejo de informacin investigada.

71

Proyectista
Identificacin
Nombre del puesto: Proyectista Ubicacin Jerrquica: Tercer nivel
rea: Departamento de Estudios y Proyectos
No. De plazas: 1

= Subordinados =
Ninguno.

Lograr realizar un proyecto y entregarlo en tiempo y forma siendo parte integral en
la constitucin de ste o de un estudio de obra.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos y Jefe de control y seguimiento
de obra.
- Horizontal: Capturista, brigada de topografa y analista de precios unitarios.
- Externas: Con los clientes.
El titular de este puesto es el responsable de asentar la informacin en un plano
ejecutivo de construccin de obra para integrarlo al expediente final del proyecto
ejecutivo de obra.

= Funciones =

72

- Realizar plano ejecutivo de proyecto.
- Integrar informacin para licitaciones pblicas y concursos.
- Solicitar estudios inherentes de proyecto.
- Analizar y verificar estudios inherentes al proyecto.
- Informar al jefe de proyectos los avances y las necesidades del proyecto o
estudio.
- Intercambiar informacin con compaeros de departamento.
- Ajustar informacin con los clientes

Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura Arquitectura o Ingeniera Civil.

= Habilidad =
En manejo de software AUTOCAD Y CIVIL CAD.

= Conocimientos =
De su rea y de topografa.

= Experiencia =
De 1 a 3 aos

= Responsabilidad =
- Manejo de informacin.
- Correcta realizacin de plano ejecutivo.
- Interpretacin y anlisis de informacin.

73

Capturista
Identificacin
Nombre del puesto: Capturista Ubicacin Jerrquica: Tercer nivel
No. De plazas: 1

= Subordinados =
Ninguno

Lograr mediante la correcta integracin del proyecto un trabajo de calidad para su
presentacin ante los directivos de la empresa y los clientes.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Gerente General, Jefe de estudios y proyectos.
- Horizontal: Proyectista, analista de precios unitarios, brigada de topografa
y encargado de estudios socioeconmicos y ambientales.
- Descendente: Ninguno
- Externas: Clientes particulares o de gobierno.
El titular de este puesto deber integrar la informacin resultante de sus
colaboradores para la formacin del proyecto ejecutivo de obra.

= Funciones =
- Investigar temas inherentes al proyecto.
- Apoyar a trabajadores del rea en la bsqueda de informacin.

74

- Integrar la informacin de sus compaeros al proyecto o estudio final.
- Capturar, imprimir y presentar el proyecto a sus superiores.
- Revisin exhaustiva del proyecto o parte de l.
- Hacer reportes a su jefe de rea y al gerente general de los avances del
trabajo.
- Presentar a su jefe inmediato y el gerente general el proyecto ejecutivo
final.
- Apoyar al departamento de control y seguimiento de obra.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Ingeniera Civil, Arquitectura o Administracin.

= Habilidad =
Facilidad para interpretar informacin tcnica y planos.

= Conocimientos =
En proyectos ejecutivos, precios unitarios e interpretacin de planos ejecutivos.

= Experiencia =
De 1 a 4 aos

= Responsabilidad =
- Integracin del proyecto.

75

Brigada de Topografa
Identificacin
Nombre del puesto: Brigada de
topografa
No. De plazas: 2

= Subordinados =
Ninguno

Lograr ser fuente importante de informacin para la correcta elaboracin de los
proyectos ejecutivos y estudios a realizar.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos.
- Horizontal: Capturista y proyectista.
- Externas: Ninguna
Los titulares de este puesto debern generar informacin topogrfica necesaria
para la creacin de los proyectos y estudios.

= Funciones =
- Realizar mediciones topogrficas.

76

- Creacin de planos de medidas.
- Capturar informacin topogrfica.
- Dibujar los clculos resultantes.
- Entregar reportes a su jefe inmediato sobre el desarrollo de sus actividades.
Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Ingeniera Civil, Arquitectura o Tcnico Topgrafo.

= Habilidad =
En el manejo de herramientas y equipo de topografa.

= Conocimientos =
Manejo de software AUTOCAD Y CIVIL CAD y utilizacin de equipo de topografa.

= Experiencia =
1 ao.

= Responsabilidad =
- Equipo especial de topografa.

77

Encargado de Estudios Socioeconmicos y Ambientales
Identificacin
estudios socioeconmicos y ambientales
No. De plazas: 2

= Subordinados =
Ninguno

Lograr conocer mediante estudios socioeconmicos y ambientales el impacto que
tendr el proyecto que se planea y ayudar a la elaboracin de un proyecto
ejecutivo de calidad.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de estudios y proyectos y Jefe de administracin y
finanzas.
- Horizontal: Capturista.
- Externas: INEGI y dependencias ambientalistas como Semarnat, Conagua,
PEMEX, CAEV, etc.
El titular de este puesto deber realizar estudios de impacto ambiental, de
crecimiento poblacional y de impacto social para su integracin al proyecto

78

ejecutivo.
= Funciones =
- Realizar clculos para obtener informacin y gestionar trmites ante
dependencias externas.
- Analizar la situacin actual y futura del lugar donde se planea poner en
marcha el proyecto.
- Investigar aspectos sociales, econmicos y ambientales del lugar del
proyecto.
- Acudir al lugar de los proyectos para corroborar la informacin adquirida.
- Intercambiar informacin con capturista.
- Realizacin de trmites y solicitud de permisos necesarios para la
realizacin del proyecto.

Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura Ingeniera Ambiental.

= Habilidad =
En bsqueda de informacin y anlisis de la misma.

= Conocimientos =
De estudios matemticos y estadsticos.

= Experiencia =
1 ao

= Responsabilidad =
- Veracidad en datos.

79

Contador Pblico General
Identificacin
Nombre del puesto: Contador pblico
general
No. De plazas: 1
administracin y finanzas

= Subordinados =
Auxiliar contable.

Lograr mediante la supervisin de informacin contable y fiscal una sana
administracin de las obligaciones propias del giro.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de administracin y finanzas.
- Horizontal: Tesorero.
- Descendente: Auxiliar contable
- Externas: SHCP y dependencias gubernamentales de hacienda y finanzas
El titular de este puesto deber aplicar correctamente medidas de control contable
y fiscal para la salud de la empresa.

= Funciones =
- Mantener actualizada la contabilidad de la empresa.

80

- Actualizarse en temas relacionados con su giro.
- Presentar ante dependencia recaudadoras de impuestos y contribuciones
causadas.
- Mantener actualizados los registros generados en dependencias
gubernamentales.
- Resolucin de problemas fiscales y contables de la empresa.
- Proponer medidas de control contable.
- Elaborar estados financieros de la empresa.
- Presentar a su jefe inmediato el trabajo realizado.

Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciado en Contabilidad y/o Contador Pblico

= Habilidad =
Liderazgo, honradez, disciplina, capacidad de coordinar, discrecin en el manejo
de informacin confidencial.

= Conocimientos =
Amplio conocimiento de leyes fiscales y manejo de paquetera ASPEL

= Experiencia =
1 ao

= Responsabilidad =
- Toma de decisiones financieras, fiscales y contables.
- Manejo de archivo e informacin confidencial.
- Clculo eficiente de informacin contable y de contribuciones.

81

Encargado de Adquisiciones
Identificacin
adquisiciones
No. De plazas: 1

= Subordinados =
Ninguno

Evitar en mayor medida la prdida de tiempo en requerimientos de materiales y
equipo y optimizar los recursos.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de administracin y finanzas.
- Horizontal: Superintendente.
- Externas: Proveedores.
El titular de este puesto deber obtener recursos materiales para la realizacin de
labores en todas las reas.

= Funciones =
- Optimizar los recursos.
- Reducir tiempo de entrega.

82

- Evitar mermas y desperdicios.
- Obtener recursos de calidad.
- Mantener la maquinaria, herramientas y equipo en buen estado.
- Entregar y recibir maquinaria, herramienta y equipo solicitado.
- Ordenar las tarjetas de almacn.
- Cotizar y realizar pedidos de maquinaria, herramienta y equipo necesarios
para el trabajo.
- Revisar y requerir mantenimiento de la maquinaria y equipo.

Perfil del puesto
= Escolaridad =
Preparatoria

= Habilidad =
En relaciones interpersonales, en negociacin, honestidad y disciplina.

= Conocimientos =
En manejo de tarjetas de almacn y sobre las herramientas, maquinaria y equipo
que se utiliza.

= Experiencia =
1 ao

= Responsabilidad =
- Del equipo, maquinaria y herramienta de la empresa, vigilancia de las
mismas.
- Manejo de documentos

83

Encargado de Recursos Humanos
Identificacin
recursos humanos
No. De plazas: 1

= Subordinados =
Ninguno.

Llevar de manera eficiente la administracin de los recursos humanos de la
empresa.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Gerente general, Jefe de Administracin y Finanzas, Jefe de
Estudios y Proyectos y Jefe de Control y Seguimientos de Obra.
- Horizontal: Personal del mismo nivel jerrquico.
- Descendente: Personal de niveles jerrquicos inferiores.
- Externas: Empresas de Outsourcing y medios de difusin periodstica.
El titular de este puesto deber dirigir, coordinar, controlar y armonizar las
actividades de seleccin, contratacin, capacitacin y desarrollo del personal as
como tambin intervenir en actos administrativos y disciplinarios con incidencia del
personal.
= Funciones =

84

- Debe establecer los sueldos, salarios y prestaciones de los trabajadores.
- Elaborar las nminas.
- Tramitar las altas y bajas del personal en la empresa.
- Tramitar las altas y bajas del personal en IMSS e INFONAVIT.
- Supervisar asistencias.
- Analizar competitividad de personal y determinar necesidades de
capacitacin.
- Dar atencin personalizada a personal de la empresa
- Dar solucin a problemas de personal de la empresa
- Elaborar informes para entregar a su jefe inmediato.
- Mantener actualizada la informacin acerca de la actividad e historia laboral
del personal.
- Coordinar esfuerzos con jefes de rea en necesidades de seleccin de
personal.

Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Administracin.

= Habilidad =
En las relaciones interpersonales y supervisin.

= Conocimientos =
En reclutamiento, seleccin de personal y trmites fiscales.
= Experiencia =
1 ao

= Responsabilidad =
- Manejo de archivos.
- Pago y control de nmina.

85

- Recurso humano de la empresa.

86

Tesorero
Identificacin
Nombre del puesto: Tesorero Ubicacin Jerrquica: Tercer nivel
No. De plazas: 1

= Subordinados =
Ninguno

Lograr a travs de su trabajo la optimizacin de los recursos financieros para
maximizar el resultado de la gestin.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Jefe de Administracin y Finanzas. Gerente General, Jefe de
Control y Seguimiento de Obra y Jefe de Estudios y Proyectos.
- Externas: Con instituciones bancarias.
El titular de este puesto deber establecer comunicacin constante con el jefe de
administracin y finanzas y con el gerente general para tratar la rentabilidad
financiera de la empresa.

= Funciones =

87

- Revisar las conciliaciones y arqueo de informacin con instituciones
bancarias.
- Revisar el manejo de dinero por otras reas.
- Solicitar los pagos de estimaciones.
- Invertir eficientemente los recursos de la empresa.
- Informar a altos mandos sobre ingresos y egresos.
- Distribucin de nminas.
- Autorizacin de salidas de recursos.
- Llevar control de los recursos financieros en caja y bancos.

Perfil del puesto
= Escolaridad =
Licenciatura en Contadura o Contador Pblico.

= Habilidad =
Numrica, responsable y disciplinado.

= Conocimientos =
Generales de contabilidad

= Experiencia =
1 ao

= Responsabilidad =
- Manejo de dinero en efectivo.
- Manejo de informacin confidencial.
- Nminas de la empresa

88

Auxiliar Contable
Identificacin
Nombre del puesto: Auxiliar contable Ubicacin Jerrquica: Cuarto nivel
No. De plazas: 1
Puesto Inmediato Superior:
Contador pblico general

= Subordinados =
Ninguno.

Ser fuente de apoyo para el logro de funciones y labores contables.

= Relaciones =
- Internas
- Ascendente: Contador Pblico General y Jefe de administracin y
Finanzas.
- Externas: Ninguna
El titular de este puesto deber apoyar en la realizacin de operaciones y
tramitologa contable y fiscal.

= Funciones =
- Debe tomar decisiones correctas y oportunas.
- Realizar funciones menores de contabilidad.
- Realizar cortes de caja chica.

89

- Archivar la informacin del rea.
- Apoyar al Contador general en funciones cotidianas de contabilidad.

Perfil del puesto
= Escolaridad =
Tcnico en Contabilidad o Licenciatura en Contabilidad.

= Habilidad =
Matemticas y administrativas-contables.

= Conocimientos =
Bsicos de contabilidad
= Experiencia =
6 meses

= Responsabilidad =
- Manejo de informacin confidencial.
- Resguardo de archivos de contabilidad de la empresa.

90

3.10. GLOSARIO DE TRMINOS
Adquisiciones.- Compra de herramienta, materiales y equipo ligero y
pesado que se requieran para las obras.
Arqueo.- Cotejo de informacin contable.
ASPEL.- Software diseado para el control de todos los aspectos
administrativos, contables y fiscales de una empresa. Entre ellos se
encuentran el COI (control contable fiscal), NOI (control de nominas), SAE
(Ciclo de compra-venta o suministros) , BANCO (control de bancos) etc.
Autocad.- Programa de cmputo especfico para el diseo de construccin.
Brigada.- Grupo de personas que se unen para realizar una tarea.
Caev.- Comisin de Agua del Estado de Veracruz
Civil Cad.- Programa especializado para la captura de datos propios de
niveles de terreno para la construccin y para la proyeccin de
construcciones complejas como carreteras, puentes o cualquier tipo de
distribucin vial.
Conagua.- Comisin Nacional del Agua.
Concurso de obra.- Oferta realizada por instituciones pblicas para la
obtencin de derechos en la construccin de obras o realizacin de
proyectos ejecutivos.
Estimacin de obra.- Documento en el que se describen los avances de
obra y el importe en dinero que estos avances representan. Su finalidad es
presentarlo a las dependencias del gobierno para el cobro parcial del monto
de la obra.
Gestionar.- Hacer los trmites o diligencias necesarios para resolver un
asunto.
INEGI.- Instituto Nacional de Estadstica Geografa e Informtica.
Licitacin.- Oferta o concurso realizado por instituciones pblicas para la
obtencin de derechos en la construccin de obras o realizacin de
proyectos ejecutivos a travs de asignacin directa o de concurso.

91

Maquinaria ligera.- Maquinaria utilizada de forma manual por el personal
dedicada a labores menores de obra.
Maquinaria pesada.- Maquinaria utilizada en la obra para la realizacin de
grandes cantidades de obra.
NEODATA.- Software especializado para la creacin, modificacin y
adecuacin de precios unitarios, presupuestos de obra, cronograma de
actividades, gastos y financiamientos, as como para llevar control de
estimaciones, suministros y avances de obra y realizar concursos de obra.
Versin similar de OPUS creado en Mxico.
Obra Hidro-Sanitaria.- Obra relacionada con aspectos de agua potable y
alcantarillado sanitario.
OPUS.- Software especializado para la creacin, modificacin y adecuacin
de precios unitarios, presupuestos de obra, cronograma de actividades,
gastos y financiamientos, as como para llevar control de estimaciones,
suministros y avances de obra y realizar concursos de obra. Creado por
Ecosoft.
Outsourcing.- Es el uso de recursos externos a la empresa para realizar
actividades generalmente ejecutadas por personal y recursos internos. Es
una estrategia de administracin por medio de la cual una empresa delega
la ejecucin de ciertas actividades a empresas altamente especializadas
Plano ejecutivo de construccin.- Documento especializado en el que se
describe a detalle aspectos topogrficos, tcnicos, sociales y ambientales
para la ejecucin de la obra.
Proyectista.- Persona que se encarga de dibujar los planos de un proyecto.
Proyecto ejecutivo de obra.- Documento tcnico en el que se describe de
manera especfica todos y cada uno de los aspectos inherentes a la
construccin; el fin de este proyecto es basarse en l para la elaboracin y
seguimiento de la obra descrita.
SECOM.- Secretara de comunicaciones.
Semarnat.- Secretara del Medio Ambiente y Recursos Naturales.

92

Sobrestante.- Segundo al cargo de la obra en proceso.
Superintendente de construccin.- Encargado de la obra en proceso.
Tarjeta de almacn.- Formato especfico para el registro de materiales y
maquinaria.
Topografa.- Ciencia que estudia el conjunto de principios y procedimientos
que tienen por objeto la representacin grfica de la superficie de la tierra,
con sus formas y detalles, tanto naturales como artificiales.

93

3.11. DIRECTORIO
GERENCIA GENERAL
Edgar Avendao Lpez
Gerente General

Vacante
Asistente de gerencia

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRA
Tirso Avendao Ortiz
Jefe de control y seguimiento de obra

Vacante
Encargado de control y estimaciones de obra

Arq. Gustavo Silva Calixto
Superintendente de construccin

DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS

Tirso Avendao Lpez
Jefe de estudios y proyectos

Concepcin Avendao Castro
Analista de precios unitarios

Vacante
Proyectista

Vacante
Capturista

Vacante
Brigada de topografa

Vacante
Encargado de estudios socioeconmicos y ambientales

94

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
C.P. Felipe Moiss Miranda Lpez
Jefe de administracin y finanzas

C.P. Lus Ramn Castillo Marn
Contador pblico general

Vacante
Encargado de adquisiciones

Vacante
Encargado de recursos humanos

Vacante
Tesorero

Vacante
Auxiliar Contador

CONCLUSION

96

Conclusin
Anteriormente la administracin se llevaba a cabo en forma emprica, sin un
conocimiento real, y aunque siempre ha sido importante tener una buena
administracin en las organizaciones, hoy en da es fundamental para alcanzar el
logro de los objetivos planteados, sin embargo no ha sido fcil emplearla, ni puede
considerarse nunca terminada la labor de la administracin, pues constantemente
surgen nuevas tcnicas que vienen a reemplazar las ya existentes y las empresas
deben actualizarse en su forma de administrar ya que la tarea de la administracin
moderna consiste en hacer frente a los cambios.
Los manuales administrativos constituyen un elemento esencial en el
mejoramiento de la administracin, porque contribuyen al xito de las empresas,
adems de que ayudan a que las empresas adapten su estructura y sus
procedimientos a la rpida transformacin econmica y social.
Ahora al termino de mi carrera en Administracin, puedo decir que la utilidad que
tiene un manual administrativo es mltiple, en virtud de ser un instrumento que
permite el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripcin de tareas,
ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin, de tal
manera, puedo afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto
importante dentro de las grandes, medianas y pequeas organizaciones que se
manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos del proceso
administrativo.
Con respecto a los manuales de organizacin en este momento puedo asegurar
que toda empresa que cuenta con ellos, su funcionamiento es ms organizado y

97

eficaz, ya que coincido con autores como Joaqun Rodrguez y Guillermo Gmez
que al aplicar stos su funcionamiento es oportuno porque les permite un
crecimiento ordenado en cada uno de sus departamentos
En el presente trabajo describo la investigacin y anlisis que realic en la
compaa Constructora y Consultora EAL, derivada de una conversacin con el
dueo en la que se destacaba la necesidad de contar con un manual de
organizacin, debido a que constantemente se tena duplicidad de funciones,
desconocimiento de las lneas de mando y tiempos muertos as como gastos
innecesarios o excesivos al realizar las actividades, por lo cual se tom la decisin
de elaborar esta propuesta de manual de organizacin especficamente para esta
compaa, dndome a la tarea a partir de ese momento, de efectuar la
investigacin con los empleados que actualmente laboran en ella y determinar el
conocimiento que tenan, tanto de las funciones que realizaban, como de las que
deberan de realizar de acuerdo a su puesto y de las actividades que se realizan
en general en la compaa para que esto me permitiera tomar la decisin sobre el
estilo de perfil de puestos que sera el ms adecuado para implementar en esta
compaa.
El objetivo principal de mi propuesta fue para simplificar el trabajo y las actividades
que se realizan en dicha compaa, logrando con ello que cada trabajador
conozca y realice las funciones que corresponden a su puesto, evitando tiempos
perdidos y duplicidad de funciones, as como conocer la lnea de mando directa
que tienen en su puesto; adems de permitirle a la compaa efectuar la seleccin
e induccin al puesto, con bases firmes para un buen desarrollo del empleado, ya
que considero que no importa el tamao de la empresa, y que en el momento que
se inicia el crecimiento de las mismas, los problemas tambin crecen si no se tiene
una organizacin firme, clara y objetiva.
Como resultado de mi investigacin obtuve la informacin suficiente, especfica y
real, que me permiti desarrollar esta propuesta, incluyendo en esta una
estructura orgnica que considero ayudar a delimitar las jerarquas y la

98

responsabilidad de cada puesto, as como la descripcin detallada de las
funciones que le competen, a travs de un perfil de puestos para cada categora
en cada una de las reas propuestas en el organigrama, permitiendo con ello, que
al crecimiento de la compaa, el personal pueda aspirar a obtener un puesto mas
alto de acuerdo a su escolaridad y experiencia laboral dentro de la misma y
mejorar econmicamente.
Actualmente la compaa contina laborando sin un organigrama real, y con una
administracin un tanto emprica ya que nunca elaboraron un manual de
organizacin, y aunque los problemas no son tan severos, que no les permita
realizar su trabajo, el dueo si consideran que la aplicacin de este manual les
permitir obtener mejores resultados y un desarrollo profesional tanto de sus
trabajadores como de la propia empresa, y que el trabajo se realizar de la mejor
manera, debido a que tiene la certeza de que los manuales de organizacin son
un instrumento valioso tanto para consulta como para actualizacin, adems de
que con este manual su jefe de recursos humanos podr realizar una seleccin de
personal de acuerdo a las necesidades reales de la empresa y evitar tener una
rotacin de personal alta y constante, ya que la persona que sea contratada, ser
la idnea para el puesto, ni mas, ni menos calificada.
Al termino de la elaboracin de esta propuesta se entregar al dueo de la
compaa para su anlisis y aprobacin y de ser as en un futuro prximo se inicie
la aplicacin del manual de organizacin, de lo contrario realizar las
modificaciones sugeridas por el propietario de la compaa, siempre y cuando
stas no produzcan una duplicidad o problema dentro del organigrama propuesto.
Adems inclu en mi propuesta un glosario de trminos para una mejor
interpretacin del usuario, ya que en muchas ocasiones la terminologa utilizada
puede causar dudas al momento de estar leyndola y mi intensin es que este
manual sea lo ms claro y preciso posible.

99

FUENTES DE INFORMACIN

BENNET C.L. (1971) MANUAL DE DESCRIPCIN DE PUESTOS EJECUTIVOS.
Cuarta impresin. Mxico. C.E.C.S.A.

CABRERA, B. R., (2008) IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIN EN
LA EMPRESA. Monografa de licenciatura, Universidad Veracruzana, Xalapa,
Veracruz.

EYSSAUTIER de la Mora, Maurice (2002) ELEMENTOS BSICOS DE
ADMINISTRACIN. Tercera edicin. Mxico, Trillas.

FRANKLIN F. Enrique Benjamn (2004) ORGANIZACIN DE EMPRESAS.
Segunda edicin. Mxico. Mc Graw-Hill.

FRANKLIN F. Enrique Benjamn (1998) ORGANIZACIN DE EMPRESAS
ANLISIS, DISEO Y ESTRUCTURA. Primera edicin. Mxico. Mc Graw-Hill.

GOMZ Ceja, Guillermo (1994) PLANEACIN Y ORGANIZACIN DE
EMPRESAS. Mxico. Mc Graw-Hill

MORRIS, Daniel y Brandon Joel. REINGENIERA, CMO APLICARLA CON
XITO EN LOS NEGOCIOS. Mxico. Mc Graw-Hill.

REYEZ Ponce, Agustn (1993) ADMINISTRACIN DE EMPRESAS TEORA Y
PRCTICA PRIMERA Y SEGUNDA PARTE. Primera edicin. Mxico, Limusa.

RODRGUEZ Valencia, Joaqun (2005) COMO ELABORAR Y USAR LOS
MANUALES ADMINISTRATIVOS. Tercera edicin, Mxico, Ecafsa

100

SALAS Martnez, Mara Isabel (2004) GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN
DE MANUALES DE ORGANIZACIN. Tesis. Mxico.
ANEXO I

102

Cuestionario
Este cuestionario es aplicado con la finalidad de recabar informacin acerca de su
puesto y las actividades que se realizan en l. Esto para la realizacin de un
manual general de organizacin, el cual le ayudar a desempear de manera
eficiente sus actividades. Gracias por su cooperacin.
1. Indique el nombre del puesto que ocupa
____________________________________________________________
2. Seale la ubicacin fsica de su puesto?

3. Quien es su jefe inmediato superior?
Puesto____________________________________________________________
A quien ms reporta? Puesto_________________________________________
Porque?__________________________________________________________
4. Describa el objetivo que busca alcanzar su puesto.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

103

5. Describa las actividades que realiza diariamente.
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________
6. Describa las actividades que realiza peridicamente.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
7. Describa las actividades que realiza ocasionalmente.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
8. Usted cree que existen actividades que pueden originar duplicidad de
labores en su rea?
Si ( ) No ( )
Que actividades? ________________________________________________

9. Las instrucciones para el desarrollo de sus actividades las recibe de su
jefe inmediato?
Si ( ) No ( ) Otras personas ( ) Puesto__________________
Puesto__________________

104

10. Con que frecuencia informa a su jefe inmediato del desarrollo de sus
actividades?
Diario ( ) Quincenal ( ) Mensual ( ) Espordicamente ( )
En forma: Verbal ( ) Escrita ( )

11. Mencione que puestos estn bajo su mando.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
12. Su jefe inmediato le delega autoridad?
Si ( ) No ( ) Para que: ________________________________________
13. Marque el o los tipos de responsabilidades que tiene en el desempeo de
su puesto:
Definicin y logro de los objetivos ( )
Toma de decisiones
Administrativas ( )
Tcnicas ( )
Financieras ( )
Establecer estrategias de trabajo ( )
Equipo del rea de servicio ( )
Supervisin de personal ( )
Manejo de archivos ( )
Manejo de dinero en efectivo ( )
Tramites administrativos ( )
Manejo de valores en documento ( )

105

Vigilancia de las instalaciones ( )
Documentos y/o informacin confidencial ( )
Mobiliario y equipo de oficina ( )
Equipo y accesorios de computo ( )
Guardia y custodia de artculos y/o materiales ( )
Atencin al cliente ( )
Vehculos en operacin ( )
Entrega de vehculos ( )
Manejo de maquinaria pesada ( )
Otras: __________________________________________________
14. Qu tipo de maquinaria tienes a tu cargo?
_______________________________________________________________
15. Qu tipo de equipo o herramientas de trabajo existen a tu cargo?
_______________________________________________________________
16. Mencione con que puestos internos mantiene relacin de trabajo y para
qu.
Con: ______________ Con: ________________
Para: ______________ Para: ________________
17. Mencione con que personas o instituciones mantiene relacin externa de
trabajo y para que.
Con: ______________ Con: ________________
Para: _____________ Para: ________________

106

18. Qu recomienda o sugiere para mejorar su trabajo?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
19. Que grado de escolaridad requiere el puesto?
__________________________________________________________________
20. Su puesto necesita conocimientos especficos?
Si________________ No_______________
Cuales?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

ANEXO II

108

Formato para la descripcin de puestos
Nombre del puesto
Identificacin
Nombre del puesto Ubicacin Jerrquica:
rea:
No. De plazas: Puesto Inmediato Superior:

= Subordinados =


= Relaciones =
- Internas
- Ascendente:
- Horizontal:
- Descendente:
- Externas:

= Funciones =

Perfil del puesto
= Escolaridad =

109

= Habilidad =

= Conocimientos =

= Experiencia =

= Responsabilidad =

Manual de Empresa Constructora

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