La Auditora por Ciclos de Transacciones

La Auditora por Ciclos de Transacciones

Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de
hechos y transacciones.
Transacciones: Hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los
Estados Financieros.

La Auditora por Ciclos de Transacciones
Se basa en verificar los pasos para procesar una Transaccin que culmina en un
efecto sobre Estados Financieros, por adquisicin, gasto o servicio, recepcin de
prstamo, adquisicin de una obligacin, etc.
Su objetivo es analizar grficamente la suficiencia de controles internos para
garantizar la integridad de las cifras resultantes.

Estudio y Evaluacin de la Estructura del Control Interno
El Control Interno comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y
medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la
confiabilidad y correccin de los datos contables, promover eficiencia operativa y
fomentar adhesin a polticas administrativas.

Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo
Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa)
Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de
informacin financiera razonable y oportuna)
Custodia de los activos (proteccin a los activos)

Principales Tipos de Ciclos de Transacciones
Tesorera
Egresos
Compra (adquisicin)
Nmina (pago)
Conversin
Ingresos
Ventas
Ingresos de Efectivo

Informacin Financiera


Enlaces de los Ciclos











Flujo de los Ciclos de Transacciones
El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos
Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la
nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin
El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios
de productos terminados para venderlos
Flujo de los Ciclos de Transacciones
El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al
Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas.
Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y
sta se resume en Estados Financieros
Ciclo de Tesorera
Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisin
de obligaciones de deuda y acciones de capital)
Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo.
Incluye la distribucin de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en
devolucin a inversionistas y acreedores.

Ciclo de Tesorera Funciones Tpicas
Funcin de Ejecucin
Inversiones
Compra de valores, recibir ingresos peridicos y venta de valores.
Financiamiento
Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y
dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones.
Funcin de Registro
Inversiones
Contabilizar las transacciones y pase al mayor
Actualizar el mayor auxiliar de inversiones
Financiamiento
Contabilizar las transacciones en diarios y mayor
Actualizacin de los mayores auxiliares.
Funcin de Custodia
Inversiones
Proteccin de valores
Mantener correctos los saldos de las inversiones
Financiamiento
Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital social
Ciclo de Tesorera
Asientos Comunes
Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones
de tesorera.
Formas y Documentos Vitales
Certificados o ttulos de acciones
Documentos por pagar emisin de obligaciones
Acciones, bonos y otros de inversin
Convenios para plan de beneficios
Cheques de dividendos e intereses

Ciclo de Tesorera Objetivos del Control Interno
Eficiencia Operativa
Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin

Informacin Financiera Confiable y Oportuna
Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos

Adecuada Custodia de los Activos
Ciclo de Egresos -Compras

Llamado tambin de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de recursos
entre cuentas de activo y gasto.
Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias
en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.

Ciclo de Egresos Compras Funciones Tpicas

Funciones de Ejecucin
Solicitud de compra Solicitud de Cotizacin
Seleccin del mejor cotizante
Preparacin de la solicitud de compra
Autorizacin para adquisicin de bienes/servicios
Funcin especfica de compra
Recepcin de mercancas y suministros
Control de calidad de la adquisicin
Verificacin y aprobacin de los pagos

Ciclo de Egresos Compras Funciones Tpicas
Funciones de Registro

Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados
Distribucin de compras y cuentas apropiadas
Actualizacin de registros de inventario y costos
Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.

Funcin de Custodia
Proteccin del inventario
Mantener registros correctos de inventarios

Ciclo de Egresos -Compras
Asientos Comunes
Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de cuentas y pagos
anticipados

Formas y Documentos Vitales
Solicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de
proveedores, notas de dbito y crdito, solicitudes de cheques, cheques y
autorizaciones para desembolsos

Ciclo de Egresos Compras Objetivos del Control Interno
Eficiencia Operativa

Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin

Informacin Financiera confiable y Oportuna
Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos, verificacin
interna independiente
Custodia de los Activos
Ciclo de Egresos Compras Errores Potenciales
Compra
Bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no autorizados
Recibidas, pero no contabilizadas
Factura contabilizada incorrectamente
Pagos
Contabilizados, pero no efectuados o viceversa
Contabilizados en perodo indebido

Pagos no autorizados Ciclo de Egresos -Nmina
Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados
Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a
vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de utilidades,
vacaciones pagadas, prestaciones a empleados.

Ciclo de Egresos Nmina Funciones Tpicas
Funciones de Ejecucin
Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal
Capacitacin y evaluacin de personal
Preparacin de informes de asistencia
Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas
Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios.



Ciclo de Egresos Nmina Funciones tpicas
Funciones de registro
Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor
Actualizar registro de empleados
Determinar costo de mano de obra

Funciones de custodia
Proteccin de fondos de nmina
Proteccin de registros de nmina
Mantener correccin de cuentas bancarias.

Ciclo de Egresos Nmina
Asientos comunes:
Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra,
ajustes de nmina, pagos anticipados

Formas y documentos vitales
Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin preliminar, exmenes fsicos,
contratos de trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despido de
personal, liquidacin al personal.

Ciclo de Egresos Nmina Objetivos del Control Interno
Eficiencia operativa:
Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y verificacin interna
independiente

Informacin financiera razonable y oportuna:
Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos y verificacin
interna independiente.


Ciclo de Egresos Nmina Errores Potenciales
Planillas infladas con personal no existente
Pagos por trabajo no realizado
Apropiacin de salarios no reclamados
Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales

Errores en clculos o sumas -Ciclo de Conversin
Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos
Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y
otros activos no monetarios
En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la
produccin de un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos

Ciclo de Conversin
Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario
hasta almacenar los productos terminados
Es ms extenso en las industrias de manufactura
En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean
perceptibles

Ciclo de Conversin Funciones Tpicas
Funciones de ejecucin
Expedicin de rdenes de produccin
Requisicin de materias primas
Procesamiento de materias primas
Transferencia de productos terminados para almacenamiento
Depreciacin y amortizacin de activos

Ciclo de Conversin Funciones Tpicas
Funciones de Registro
Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado)
Aplicacin de costo de mano de obra
Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin
Depreciacin y amortizacin de activos fijos
Determinacin de variaciones en precios y calidad

Funciones de Custodia
Proteger productos en proceso y terminados
Guardar adecuadamente registros de manufactura

Ciclo de Conversin
Asientos Comunes
Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de
propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricacin

Formas y Documentos Vitales
Orden de produccin, requisicin de materiales, boletas de ruta, informes de
produccin, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicacin de gastos de
fabricacin, tarjetas de tiempo (mano de obra)

Ciclo de Conversin Objetivos de Control Interno
Eficiencia Operativa
Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin
Informacin Financiera Adecuada y Oportuna
Autorizaciones, Segregacin de Funciones, Registros Contables y Procedimientos
Custodia de Inventarios
Ciclo de Conversin Errores Potenciales
Inventarios
Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada;
cantidades anotadas incorrectamente

Produccin
Transferencias interdepartamentales incorrectas
Produccin en Proceso
Mano de obra o gasto indirecto incorrectos
Gastos clasificados incorrectamente
Produccin terminada, NO descargada
Ciclo de Ingresos
Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos
o servicios
Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar
cuentas y recibir efectivo
La funcin contable de determinar el costo de ventas se hace aqu

Ciclo de Ingresos Funciones Tpicas
Funciones de Ejecucin
Ventas
Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho del pedido,
prestacin del servicio, facturacin
Ingresos de Efectivo
Recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador,
sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinacin de
cuentas incobrables.

Ciclo de Ingresos Funciones Tpicas
Funciones de Registro
Ventas
Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, contabilizar garantas otorgadas
por ventas, emitir notas de crdito y ajustes de clientes, determinar el costo de
ventas


Ingresos de Efectivo
Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor,
contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualizacin de Mayores
Auxiliares de Clientes (anotar rebajas)

Ciclo de Ingresos Funciones Tpicas
Funciones de Custodia
Venta
Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes
Mantener actualizados los saldos
Ingresos de Efectivo
Llevar el control correcto de los saldos de efectivo
Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.
Ciclo de Ingresos
Asientos Comunes
Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas,
provisiones para cuentas dudosas
Formas y Documentos Vitales
Ventas
Pedidos, rdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos
Ingresos de Efectivo
Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de mquinas registradoras,
depsitos bancarios

Ciclo de Ingresos Objetivos de Control Interno
Eficiencia Operativa
Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin
Informacin Financiera Razonable y Oportuna
Asignacin de Responsabilidades para cada funcin
Adecuada Custodia de Activos
Ciclo de Ingresos Errores Potenciales
Ventas
Facturada, NO despachada
Despachada, NO facturada
Facturada, NO contabilizada
Importe contabilizado incorrectamente
Cobros
Cobrado, NO depositado
Cobrado, No contabilizado
Depositado, NO contabilizado
Ciclo Informacin Financiera
No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de
otros Ciclos
Analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para
informar a la Gerencia y otros
Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados
Financieros

Ciclo Informacin Financiera
Asientos Contables
Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)
Eliminaciones y reclasificaciones
Formas y Documentos Vitales
Plizas de Diario
Diario General y Subsidiarias
Mayor General
Auxiliares de Mayores
Estados e Informes Financieros

Ciclo Informacin Financiera Funciones Tpicas
Incluye las actividades bsicas:
Originar y preparar plizas de Diario
Registrar operaciones en el Diario
Mayorizar operaciones
Agrupar informacin de revelacin suplementaria
Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros
Conversin monetaria
Obtener informacin de otros Ciclos
Custodia de formularios y Libros de Ciclo Informacin Financiera

Objetivos de Control Interno
Autorizacin
Clasificacin y Procesamiento de Transacciones
Documentacin y Evaluacin
Salvaguarda Fsica

Ciclo Informacin Financiera Tipos de Informes
Balance de Comprobacin
Estados Financieros Bsicos
Estados y Anexos gerenciales
Declaraciones Fiscales

Ciclo Informacin Financiera Errores Potenciales
Se incluyen:
Asientos No Autorizados
Asientos e Informacin Omitidos
Asientos con Errores de Anotacin o Suma
Asientos o Plizas de Diario incorrectos
Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa
Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente