PROCESO DE AJUSTES Y CIERRE:

Los registros contables de la Empresa sirven como base para calcular los
resultados de las operaciones de la misma. El proceso de registro de las transacciones
requiere que sea hecho simultneamente con las operaciones y en la medida en que se
producen los intercambios.
El proceso para el registro de las operaciones contables puede ser enfocado con
base en dos mtodos principales: Contabilizacin en base de efectivo y en base de
acumulaciones. En la prctica contable, prevalece la utilizacin de la segunda sobre la
primera. Todos los registros contables de esta forma son efectuados con base en las
acumulaciones de partidas de activos y pasivos. En este proceso de registro, se pueden
originar errores u omisiones, por lo cual surgen los ajustes a las diferentes cuentas que
componen los estados financieros. Debido al ciclo econmico, toda entidad cierra sus
operaciones en forma peridica al finalizar cada ciclo, las entidades deben tener
analizadas y conciliadas las principales cuentas de sus estados financieros.
El proceso contable normalmente concluye con procedimientos de ajustes para
depurar la informacin financiera y presentar estados financieros de acuerdo con lo
establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad.
PROCESOS DE AJUSTE:
Desde el punto de vista contable existen dos mtodos bsicos para el registro de
las operaciones:
1. Contabilidad en base de efectivo
2. Contabilidad en base de acumulaciones
Veamos en qu consiste cada una de estos mtodos.
1. CONTABILIDAD EN BASE DE EFECTIVO:
El registro de las operaciones contables requiere que se establezcan normas,
mtodos y procedimientos para asentar en los libros las transacciones que pudieran
afectar a la Empresa, de acuerdo con el principio de entidad. El mtodo de contabilidad
en base de efectivo consiste en registrar las operaciones en los libros, en el momento que
ingresa o se desembolsa efectivo. Bajo esta premisa, ste mtodo no cumple con el
principio de asociacin de ingresos y egresos.
2. CONTABILIDAD EN BASE DE ACUMULACIONES:
En el segundo mtodo de contabilidad aplicado en las organizaciones es la
contabilidad en base de acumulaciones, el cual establece que las operaciones son
registradas en el momento en que stas afectan la posicin financiera, o los resultados de
una entidad, este es el mtodo que utiliza la Empresa para registrar sus transacciones.
La contabilidad en base de acumulaciones se contrapone a la contabilidad en base
de efectivo. En la ltima los ingresos y egresos slo se reconocen cuando se obtiene o
desembolsa el efectivo. Ambos mtodos tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo,
la contabilidad en base de acumulaciones es utilizada por casi todas las instituciones.
Es comn que las instituciones fijen un perodo contable de un ao, el cual no
necesariamente debe coincidir con el ao calendario. Los estados financieros suelen
elaborarse con una frecuencia semestral, trimestral o mensual y stos proveen a la
gerencia de la informacin necesaria para realizar los anlisis necesarios y facilitar la
toma de decisiones.
La contabilidad en base de acumulaciones exige ajustar los distintos saldos de las
cuentas para reflejar aquellos eventos que por alguna razn no se hayan registrado, ya
sea porque no se tuvo evidencia directa, como un soporte fsico, por ejemplo, una factura
de un proveedor, o porque dependen del transcurrir del tiempo. Este tipo de eventos
deben considerarse previamente al momento de realizar el cierre contable y la
elaboracin de los estados financieros.
CLASIFICACION DE LOS AJUSTES:
Los ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situacin
que se ha omitido en los libros de una entidad, o para corregir errores en los registros. A
continuacin presentamos la clasificacin de los ajustes:



PRINCIPALES AJUSTES DE CIERRE:
Peridicamente y al cierre del ejercicio, luego de analizar los saldos de las
cuentas, los estados financieros pueden sufrir modificaciones en las cifras presentadas.
Las modificaciones de las cifras se llevan a cabo a travs de los ajustes a las cuentas,
que son registros contables que se caracterizan por modificar los saldos de las cuentas
del mayor, para registrar una operacin omitida o corregir un registro contable errado.
Los ajustes son efectuados para presentar una situacin financiera y de resultados de
acuerdo con lo establecido por las Normas de Contabilidad aplicados a la entidad. Los
ajustes son tambin operaciones que deben registrarse en los libros, nicamente en
situaciones que realmente lo ameriten. Normalmente, los ajustes afectan en su mayora a
partidas del estado de resultados y tienen relacin con otras partidas del balance general.
AJUSTES A PARTIDAS DEL ACTIVO:
Los ajustes a partidas del activo casi siempre tienen una relacin con partidas del
estado de resultados, esto debido a que normalmente las partidas de activo, se ven
afectadas por diferentes cuentas. A continuacin, veremos cules son los principales
ajustes que afectan las partidas en los activos.
EFECTIVO:
Dentro del efectivo debemos agrupar todas aquellas partidas que constituyen
numerario o sus equivalentes, y que se caracterizan por su disponibilidad o liquidez
inmediata. Algunos casos que son susceptibles de ajuste son ilustrados seguidamente:
Efectivo en moneda extranjera
Intereses no registrados
Depsitos en trnsito
De acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad, las partidas en
moneda extranjera deben ser convertidas a la tasa de cambio vigente a la fecha del
balance general.
AJUSTES A PARTIDAS DEL PASIVO:
Las partidas de pasivos, al igual que las de activos, estn sujetas a diversos
ajustes para presentarlas de acuerdo a principios contables. En este sentido, pueden
encontrarse, por ejemplo, acumulaciones por gastos causados y no pagados; registros de
comisiones e intereses por cobrar y por pagar, ajustes por la realizacin de ingresos
cobrados por adelantado, etc.
ELABORACION DE UN PLAN DE REVISION Y AJUSTES:
Como se ha visto anteriormente, el objetivo de los ajustes pretende que las
diferentes partidas contables reflejen el saldo ms cercano a la realidad y por
consiguiente, tambin los estados financieros.
Una de las maneras de planificar un proceso de ajustes consiste en utilizar la
clasificacin de los distintos rubros de los estados financieros, e ir modificando las
partidas hasta cubrir la totalidad de las mismas.
En el caso de los activos circulantes deben tomarse las previsiones necesarias
para la valoracin de los inventarios y el conteo del efectivo. Esto se debe a que es
necesario considerar las fechas de cierre o de corte y establecer los saldos de las cuentas
correspondientes, lo ms cercano posible.
Una manera alterna de efectuar el proceso de ajustes consiste en toma una de las
clasificaciones existentes de los tipos de ajustes, de acuerdo con su naturaleza y proceder
a ajustar cada cuenta de acuerdo con esta clasificacin.
Luego de realizar el proceso de ajustes se elabora un balance de comprobacin ajustado,
en el cual se pueden encontrar cuentas que no existan antes del proceso de ajuste. El
balance de comprobacin ajustado se utilizar para el proceso de cierre y para elaborar
los estados financieros.

PLAN DE AJUSTES
Un plan de ajustes es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse
para analizar si los saldos de las diferentes partidas de un balance de comprobacin son
razonables. Un plan de ajustes debe asegurar que las cuentas con auxiliares se
encuentren conciliadas con el saldo de las cuentas relacionadas con el mayor, o que
todas las acumulaciones que correspondan al ejercicio hayan sido registradas en el
perodo. En este sentido, uno de los principios contables ms importantes y aplicables en
todo el proceso es el de asociacin o apareamiento de ingresos y egresos.
Como cualquier proceso que sigue una entidad, los procesos de ajustes deben ser
adecuadamente supervisados y un punto que debe tomarse en cuenta es el referente a la
autorizacin de los ajustes a realizar. Para ejecutar tales autorizaciones, deben tomarse
en cuenta las polticas que al respecto haya establecido la entidad. En muchos casos,
las polticas no estn adecuadamente establecidas, por lo que las autorizaciones son
crticas a fin de no reflejar cifras errneas en los estados financieros.
ELABORACION DEL PLAN DE AJUSTES Y CIERRE:
Tomando en cuenta lo explicado en el punto anterior, el plan de ajustes debe ser
elaborado con anticipacin y debe ser sometido a revisin y evaluacin antes de ser
puesto en prctica. Los procesos de cierre pueden entenderse como aquellas actividades
que deben efectuarse para cerrar las distintas cuentas de ganancias y prdidas para el
ejercicio contable siguiente. Esto se realiza mediante la transferencia de saldos entre
distintas cuentas, en donde el saldo neto de las cuentas nominales ser transferido al
patrimonio.
En el procedimiento de cierre de libros se actualiza la cuenta de beneficios
acumulados mediante la transferencia de los saldos de las cuentas de ingresos y egresos.
Aun cuando esto puede verse como un proceso mecnico, el mismo involucra gran
cantidad de anlisis contable; debido a esta razn, la automatizacin de los procesos de
cierre es absolutamente crtica.