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Operacin y logstica de eventos

Unidad 2. Organizacin y logstica de eventos tursticos



Ciencias Sociales y Administrativas Administracin de empresas tursticas 1




CARRERA:
Administracin de empresas tursticas



CUATRIMESTRE:
Octavo



Programa de la asignatura:
Operacin y logstica de eventos



Clave:
110930832



Universidad Abierta y a Distancia de Mxico









Operacin y logstica de eventos
Unidad 2. Organizacin y logstica de eventos tursticos

Ciencias Sociales y Administrativas Administracin de empresas tursticas 2

ndice


II. Desarrollo de contenidos por unidad
Unidad 2. Organizacin y logstica de eventos tursticos ................................................... 3
Presentacin de la unidad .............................................................................................. 3
Propsitos ...................................................................................................................... 4
Competencia .................................................................................................................. 4
Actividad 1. Eventos tursticos .................................................................................... 4
2.1. Congresos y Convenciones ..................................................................................... 5
2.1.1. Conceptualizacin ............................................................................................. 6
2.1.2. Caractersticas .................................................................................................. 8
2.1.3. Definicin y panorama del mercado ................................................................ 10
2.1.4. Impacto econmico ......................................................................................... 11
2.2. Ferias y Exposiciones ............................................................................................ 13
2.2.1. Generalidades, definicin y clasificacin ......................................................... 14
2.2.2. Importancia y procedimientos de organizacin ............................................... 18
2.2.3. Proceso de integracin ................................................................................... 19
2.2.4. Impacto econmico y social ............................................................................ 20
2.3. Conferencias, Foros, Paneles, Ponencias, Seminarios y Simposios ..................... 21
2.3.1. Generalidades ................................................................................................ 25
2.3.2. Organizacin ................................................................................................... 25
2.3.3. Logstica ......................................................................................................... 27
Actividad 2. Especificaciones de logstica ................................................................. 28
Autoevaluacin ......................................................................................................... 29
Evidencia de aprendizaje. Planeacin del proyecto .................................................. 29
Autorreflexiones ........................................................................................................ 30
Cierre de la unidad ....................................................................................................... 30
Para saber ms ............................................................................................................ 30
Fuentes de consulta ..................................................................................................... 31














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Unidad 2. Organizacin y logstica de eventos tursticos

Presentacin de la unidad

En esta unidad se analizar la organizacin y logstica de eventos tursticos, pero antes
de iniciar directamente con la unidad, pregntate sobre los tipos de eventos tursticos,
reflexionando en torno a:
Por qu si existen congresos, convenciones, ferias y exposiciones desde hace
ms de cien aos, se le reconoce como parte del turismo de reuniones, hasta
ahora?
Dnde se ensea sobre la materia y quin estudia los eventos tursticos?
Cuntos recursos le destinan los gobiernos locales y federales al desarrollo de
eventos tursticos?
Cmo se les define a los eventos tursticos en Mxico y en el exterior?

La reflexin que obtengas de las preguntas anteriores te sirve para saber a qu te vas a
enfrentar, y al mismo tiempo para que contrastes la realidad con tu forma de pensar.

Para conocer la organizacin y logstica de los eventos tursticos, hay que conocer y
analizar la conceptualizacin, caractersticas, generalidades, organizacin, impacto
econmico y logstica de cada uno de ellos, los cuales previamente conociste en la unidad
anterior.

Generalmente todos los pases tienen un organismo pblico que se encarga de
desarrollar, promover y crear la infraestructura necesaria para el desarrollo de los eventos
en el turismo de reuniones a travs de la poltica gubernamental que genera los recursos
financieros para canalizarlos a la consecucin de los objetivos del mbito turstico y hay
dos formas de generar recurso: la tasa cero y el impuesto al I.V.A. Por ejemplo, en Mxico
se cre el Consejo de Promocin Turstica de Mxico (CPTM), para realizar la estrategia
de promocin del pas en el desarrollo de la actividad de reuniones, con el propsito de
incrementar la competitividad y visibilidad del producto turstico mexicano para congresos,
convenciones, incentivos y exposiciones a travs de la coordinacin de esfuerzos de los
diferentes actores pblicos y privados que intervienen en la cadena productiva. Y a su vez
se cre la Oficina de Turismo de Reuniones para atender las demandas del mercado, su
objetivo es el de constituir un organismo promotor de Mxico como destino internacional
ideal para la celebracin de congresos, convenciones, viajes de incentivo, ferias y
exposiciones (SECTUR, 2012).

Por ejemplo, especialmente para los eventos de ferias, anualmente se desarrolla el
Programa de Ferias Internacionales, que incluye la participacin de diferentes pases en
las ferias ms importantes de los principales mercados emisores, que son: Norteamrica,
Europa y Latinoamrica, integrando uno solo: El Pabelln, a fin de fortalecer la presencia

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y promocin de los estados, destinos e industria turstica, estas acciones se dan en el
marco normativo del CPTM y se sustentaron en el Diario Oficial de la Federacin el jueves
24 de noviembre de 2005 (Diario Oficial de la Federacin, 2005:47).

La organizacin y logstica de los eventos refleja una poltica de promocin y publicidad
competitiva en el mbito global. Cada vez que un pas participa en los principales eventos
mundiales, capta la atencin de las asociaciones, instituciones, organismos y empresas
de otros pases para realizar sus reuniones en ese pas, de ah la importancia de conocer
y manejar los conceptos y generalidades en la operacin de los eventos.


Propsitos








Al finalizar la unidad podrs:

Analizar las caractersticas y requerimientos de
los eventos tursticos.
Contrastar las especificaciones de logstica de
los diferentes eventos tursticos.
Determinar aspectos del proceso de planeacin
acordes a la logstica del tipo de evento.


Competencia


Distinguir los procedimientos administrativos y
operativos, en funcin de diferenciar las
generalidades y logstica, para seleccionar el proceso
de planeacin de eventos tursticos.


Actividad 1. Eventos tursticos

La actividad tiene como finalidad que analices las caractersticas y requerimientos de los
eventos tursticos. Con base en ello, realiza lo que a continuacin se te pide:

1. Investiga caractersticas y requerimientos de los diferentes eventos tursticos, en
fuentes de informacin confiables.

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2. Con base en la investigacin, elabora un mapa mental en el que incluyas cada evento
enriquecido con imgenes y palabras relacionadas con cada uno de ellos.

3. Guarda tu documento con la siguiente nomenclatura: AOLE_U2_A1_XXYY.

4. Enva la actividad a tu Facilitador(a) y espera su retroalimentacin.

* Recuerda consultar los Criterios de evaluacin de la actividad para saber qu aspectos
se tomarn en cuenta para su revisin.


2.1. Congresos y Convenciones

Tanto los congresos como las convenciones son apoyados por el CPTM y la SECTUR,
trabajando desde dos mbitos (SECTUR, 2012):

1. El desarrollo del producto, es la Direccin General de Desarrollo de Productos
Tursticos, se encarga de impulsar el desarrollo competitivo de nuevos productos
tursticos, as como el apoyo a la profesionalizacin y vinculacin empresarial de
los prestadores de servicios tursticos. De esta manera se vincula a los
involucrados en el turismo de reuniones, como lo establece el Artculo 17:

La Direccin General de Desarrollo de Productos Tursticos tendr las siguientes
facultades:

I. Fomentar la competitividad en el sector mediante el desarrollo de productos
tursticos especficos y grupos locales de productos, la intensificacin de la
capacidad innovadora de las pequeas y medianas empresas tursticas y el
incremento de la demanda local.
II. Proponer e instrumentar estrategias y mecanismos para incrementar la
competitividad de las lneas de producto y destinos tursticos nacionales.
III. Estimular la competitividad turstica, a travs de acciones de transferencia de
tecnologa para mantener y elevar la calidad de las empresas prestadoras de
servicios tursticos y otras empresas relacionadas con el sector turstico.
IV. Proponer, con la participacin que corresponda al Centro de Estudios
Superiores en Turismo, la realizacin de estudios encaminados a conocer el
potencial de los destinos tursticos para desarrollar nuevos productos a ofrecer
en el mercado y la elaboracin de diagnsticos para consolidar los productos
existentes.
V. Proponer acciones que permitan el mejoramiento de los productos tursticos
existentes en los diversos destinos del pas;


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2. La promocin y mercadotecnia. En el reglamento interior de la SECTUR se
establecen las siguientes funciones:

XII. Fomentar la comercializacin de productos tursticos en cada uno de los
sitios en que se oferten, de acuerdo con los segmentos de mercado que les
corresponde en funcin de su vocacin y atractivos.
XIII. Impulsar la coordinacin entre prestadores de servicios tursticos, para
conformar productos tursticos comercializables.
XIV. Ser el enlace operativo de la Subsecretara de Operacin Turstica con el
Consejo de Promocin Turstica de Mxico, S. A. de C. V., en materia de
promocin turstica por lnea de producto.
XV. Proponer mecanismos de coordinacin con otras dependencias y entidades
de la Administracin Pblica Federal, con los gobiernos de las entidades
federativas y de los municipios, as como con instituciones de los sectores
privado y social, para apoyar programas locales de desarrollo de productos
competitivos y sustentables.
XVI. Dar seguimiento a los proyectos de inversin turstica.
XVII. Impulsar la participacin de las autoridades de las entidades federativas y
los municipios, as como de los representantes de la iniciativa privada, para
optimizar su participacin en lneas de producto que pongan en valor los
destinos tursticos.

El impulso a los eventos tursticos, es tarea comn de la SECTUR y el CMPT. Los
congresos y convenciones como parte del turismo de reuniones, son una alternativa
importante para las poblaciones receptoras, en virtud de los empleos que generan y la
derrama econmica que promueven, por esto es que se les ha puesto mucha atencin en
su anlisis y en la fundamentacin terica por parte de las instituciones gubernamentales,
estableciendo objetivos y sobre todo polticas y estrategias de accin para su alcance, en
el caso del gobierno mexicano se defini una poltica fiscal, mediante la cual se han
generado ingresos, que se han canalizado tanto al desarrollo del producto, como a la
promocin y mercadotecnia. Los recursos financieros permitieron la creacin de oficinas
de promocin de los eventos tursticos, esto ha repercutido la generacin de nuevas
actividades y puestos especficos en el diseo, planeacin, implementacin y operacin
de las actividades de este segmento turstico.


2.1.1. Conceptualizacin

El marco terico conceptual de los eventos de congresos y convenciones, no cuenta
con una definicin contundente y an existen ambigedades que llevan a la confusin.
Los libros que se han escrito sobre el tema son muy pobres en su sustento terico, sin
embargo, se estn haciendo esfuerzos para revertirlo; en Mxico la Secretara de Turismo
ha realizado esfuerzos significativos, mediante investigaciones y estudios que han

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permitido profundizar en la conceptualizacin de los eventos tursticos, uno de ellos es el
trmino congreso, definido como la reunin profesional cuyo objetivo es realizar una
discusin y un intercambio profesional, cultural, deportivo, religioso, social, de gobierno o
acadmico, en torno a un tema de inters (SECTUR, 2012).

Tomando como base a la SECTUR y complementando con la finalidad y las actividades
que se realizan en la ejecucin de los congresos, stos son reuniones que tienen como
objetivo encontrar caminos comunes en el tema especfico que los motiva a reunirse, en
donde se discute e intercambian ideas entre profesionales de un rea de conocimiento
sobre una temtica de inters comn.

De acuerdo a los fines o iniciativas para la realizacin de los congresos, se distinguen dos
tipos (SECTUR, 2012):

1. Gremiales, en los que se renen personas de una sola profesin, actividad, oficio,
etc.
2. Institucionales, en donde se convoca a los miembros de una asociacin,
confederacin, sociedad, institucin, dependencia, etc.

Otra caracterstica de los congresos es que su convocatoria es abierta, pudiendo asistir
quienes estn interesados en un solo tema sin invitacin personalizada. La participacin
es voluntaria, por lo que generalmente los costos que se generan para la asistencia son
cubiertos de forma personal para fortalecer las actividades. En la consecucin de los
objetivos se incluyen conferencias, paneles, seminarios y simposios, entre otros.

Para el desarrollo de congresos existen organismos que asesoran y brindan informacin
facilitando los procesos, siendo estos:
International Congress and Convention Association (ICCA)
American Society of Association Executives (ASAE)
International Association of Professional Congress Organisers (IAPCO)
Consejo de Promocin Turstica de Mxico (CPTM)
Instituto de Investigacin en Turismo de Reuniones A.C. (IITR)

Las convenciones son definidas por la Secretara de Turismo como reuniones gremiales
o empresariales cuyo objetivo es tratar asuntos comerciales entre los participantes en
torno a un mercado, producto o marca (SECTUR, 2012).

De igual manera, con base en la definicin de SECTUR y a las caractersticas de las
convenciones en su desarrollo, se establece que las convenciones son reuniones cuya
finalidad es tratar asuntos comerciales entre los participantes en relacin a un bien,
servicio, producto, marca o mercado.

De acuerdo a su finalidad o iniciativa, se clasifican de la siguiente manera:

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1. Gremiales, en la que los asistentes son personas de una profesin, oficio,
actividad, etc.
2. Empresariales, en donde se convoca a los integrantes de una empresa de
servicios, industrial, comercial, etc.

La convocatoria para este evento es cerrada, la participacin se limita a los que fueron
convocados mediante invitacin, su desarrollo se basa en un programa tcnico que
permite la familiarizacin sobre el tema y entablar negociaciones con respecto a un
mercado definido o especfico.

Los principales organismos involucrados en el segmento de convenciones son:
Meeting Professionals International-MPI
International Association of Convention Visitor Bureau-IACVB


2.1.2. Caractersticas

Desde la planeacin hasta la implementacin de los eventos tursticos, se toman
decisiones, con el fin de lograr que el o los eventos sean exitosos para que los clientes
queden satisfechos, ya que cubrir sus expectativas en todos los mbitos permite
desmenuzar las acciones que se deben implementar y establecer las caractersticas que
los distingan y diferencien unos de otros.

En el siguiente cuadro se hace una comparacin de similitudes y diferencias entre
congresos y convenciones:

CARACTERSTICA CONGRESOS CONVENCIONES
Organizadores
Cmaras, asociaciones,
instituciones, etc.
Empresas
Forma de pago
Los asistentes cubren sus
gastos en forma personal.
Las empresas convocan y
cubren los gastos.
N de asistentes o
participantes
De 500 a 10 000,
aproximadamente.
Un promedio de 20 a 500.
Procedencia de los
asistentes
Del 50 al 90% son visitantes
externos a la sede.
El 100% de los asistentes
son visitantes externos a la
sede.
Tipo de convocatoria
Abierta a todo pblico. Cerrada, slo participantes
con invitacin.
Objeto de estudio
Tema especfico Programa tcnico
Ejemplo
Congreso Nacional de
Educacin Turstica y
Gastronmica, CONPETH,
Convencin AMDETUR
2013. Del 5 al 8 de
septiembre de 2013,

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2013.

Congreso Internacional de
Ecocardiografa SONECOM
2013. Del 15 al 17 de
agosto de 2013, Puerto
Vallarta. Jalisco (Mxico)
Mxico, D.F.

Para dejar ms claras las caractersticas de un congreso y de una convencin, a
continuacin se presenta un ejemplo para cada tipo de evento turstico.

Ejemplo sobre una convocatoria a un congreso:
Monterrey, NL, Mxico. Del 7 al 9 de Octubre del 2013

Contacto: congresonixtamalizacion@gmail.com
Tel (52) (81) 83284322 www.congreso-de-nixtamalizacion.org

Primer AVISO
Por este medio tenemos el agrado de informarles que se llevar a cabo el 5
Congreso Internacional de Nixtamalizacin en Monterrey, Nuevo Len,
Mxico.

El congreso ofrecer espacios enfocados a la comunidad cientfica e
industrial. En esta versin del congreso se establecern dos ejes principales:
Aspectos cientficos en los cuales se tratarn temas relacionados con calidad
y caractersticas de las materias primas usadas en el proceso de
nixtamalizacin as como las tendencias nutraceuticas y ecolgicas, y
Aspectos industriales en los cuales se tocarn temas tcnicos del
procesamiento de maz para nixtamalizacin y agrcolas.

El objetivo es difundir el desarrollo de la ciencia y la tecnologa del maz y el
proceso de nixtamalizacin a nivel mundial, incluyendo aspectos como: usos,
tradicin y cultura, situacin actual de la cadena productiva del maz a la
tortilla, productos y subproductos nixtamalizados, estudios nutrimentales,
toxicolgicos y ambientales.

Aspectos cientficos Aspectos industriales

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-Calidad del maz
-Poscosecha
- Proceso de nixtamalizacin
tradicional.
- Aspectos fisicoqumicos.
- Caracterizacin de la masa y la
tortilla.
- Otros productos nixtamalizados.
- Botanas.
- Maces precocidos.
- La nixtamalizacin en la nutricin.
- Aspectos toxicolgicos y
microbiolgicos.
- Manejo y usos potenciales de los
desechos de la nixtamalizacin.
- Aspectos culturales y antropolgicos
del maz y la tortilla.
- Situacin agrcola de maz en
Mxico y el mundo
- Situacin actual del abastecimiento
del maz en Mxico y la cadena
productiva.
- Maces para la nixtamalizacin:
nativos e hbridos.
- Estabilidad durante el
almacenamiento

Ejemplo sobre una convocatoria a una convencin:



Asociacin Mexicana de Desarrolladores Tursticos AMDETUR, 2012.

En los dos ejemplos anteriores puedes observar las caractersticas propias de los
congresos y las convenciones, pues ambos ejemplos son eventos en publicidad, a los
cuales les puedes dar seguimiento y s es posible los puedes visitar, en virtud de su
proximidad y analizar sus programa con su ejecucin.


2.1.3. Definicin y panorama del mercado

Durante la presente unidad has analizado ms a profundidad los congresos y
convenciones, lo que te permite tener los elementos para distinguirlos y puntualizar sus
caractersticas, pero qu pasa en la prctica, realmente son tan importantes en las
poblaciones donde es la sede del evento? y qu motiva a los prestadores de servicios
tursticos para tomar en cuenta su realizacin?


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Para contestar algunas de las dudas sobre eventos tursticos, la SECTUR (2012) realiz
un estudio basado en metodologas probadas en otras naciones como Canad y Estados
Unidos, con un fundamento terico emitido por la Organizacin Mundial de Turismo
(OMT), la participacin de la Asociacin Mexicana de Recintos Feriales A.C. (AMEREF),
la Direccin General de Desarrollo de Productos y el Centro de Estudios Superiores de
Turismo de la CESTUR, se realiz en el ao 2011, con los siguientes resultados:
Los recintos feriales generan ventas por 6.2 mil millones de dlares.
La contribucin al Producto Interno Bruto (PIB) de Mxico asciende a 2.3 mil
millones de dlares.
El empleo generado es de 151 100 plazas.
El 31% de los recintos encuestados es operado por la iniciativa privada, el 41%
por el gobierno estatal y el 10% de forma mixta (gobierno y empresa privada).
Los grandes recintos contratan en promedio a 169 personas de tiempo completo,
los medianos a 49 trabajadores y los menores a tan slo 16 empleados.
La ocupacin promedio de los recintos grandes y medianos es del 28%, en los
chicos asciende a 26%, el porcentaje ptimo de ocupacin anual es del 70%.

Como se puede observar con las cifras derivadas del estudio de los eventos de reuniones,
el panorama de la actividad es interesante, toda vez que se han realizado acciones
importantes, pero queda mucho por hacer, para captar un mayor porcentaje de los
eventos que se realizan a nivel mundial.

De acuerdo a estudios realizados por ICCA (International Congress and Convention
Association), se establece que a nivel internacional durante los prximos 10 aos, el
turismo de negocios se incrementar, en algunos pases como ya est sucediendo por
ejemplo en Espaa, Madrid quien se ubica dentro de las principales 10 ciudades, del
mercado de eventos como Ferias, Congresos y Convenciones, mientras que Mxico se
posiciona como el tercer pas de preferencia de los turistas de congresos y
convenciones, captando casi 60 por ciento de los 10 mil millones de dlares que genera
sta actividad" (International Congress and Convention .- ICCA)


2.1.4. Impacto econmico

El impacto de los congresos y convenciones en la economa, tambin se basa en el
estudio de CESTUR, debido a que es un referente importante de la situacin real de la
actividad turstica. El efecto econmico directo del turismo de reuniones se estim en 29.5
mil millones de pesos, en el ltimo ao fiscal (2010) se calcul que 85 100 empleos fueron
generados directamente por los recintos consultados, pagndoles un monto de 6.6 mil
millones de pesos.


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En el siguiente cuadro se presenta un anlisis comparativo de la estada promedio entre
el turismo convencional y el turismo de reuniones:

Tipo de evento Turista tradicional
(Estada promedio)*
Turista de
reuniones
(Estada promedio)*
Porcentaje de
variacin
Congresos 1.7 7.1 318%
Convenciones 1.7 2.3 35%
Fuente: Consejo de Promocin Turstica de Mxico (2012).
*N de das en promedio.

Como puedes observar en el cuadro, existe una gran diferencia en cuanto al nmero de
das que permanecen los turistas tradicionales y los turistas de reuniones.

El turismo tradicional manifiesta una estada de 1.7 das y el que asiste a congresos
asciende a 7.1 pues al quedarse ms das en una sede, se demandan ms servicios de
alojamiento, en ste caso los asistentes a congresos ya sea como visitantes o expositores
utilizan un mayor nmero de camas/noche, lo que implica elevar el nivel de ocupacin
hotelera, de igual manera al quedarse 5.4 das ms, necesariamente demandan una
mayor cantidad de alimento y bebidas; en lo que se refiere a recreacin, la disponibilidad
de tiempo implica realizar actividades que permitan utilizar el tiempo libre, ya sea visitando
museos, galeras, los sitios tursticos y patrimonio de las ciudades sedes, etc., generando
con esto un mayor gasto, lo que representa s es el caso del turismo internacional, ingreso
de divisas, que son recursos frescos para el pas sede, porque se generan en el pas de
origen de los turista, y si estos son turistas nacionales generan una redistribucin del
ingreso, con la movilidad de los recursos de las ciudades en donde se generan los
recursos monetarios y en donde se gasta, al trasladarse y realizar sus eventos en
ciudades o poblaciones alternas y diferentes a su lugar de origen.

En lo referente a las convenciones, la variacin es mnima de tan slo 0.6 das mas de
estada, con referencia al turismo tradicional, sin embargo se refleja en una mayor
demanda de servicios tursticos y por ende promueven un incremento en la derrama
econmica en los pases o ciudades sede.

El turismo por naturaleza promueve la movilidad de los recursos monetarios, ya que el
turista se tiene que trasladar para realizar las actividades relacionadas con el fin de su
viaje, al no poder mover los recursos y atractivos al lugar donde se encuentra el turista,
por lo que se generan una derrama econmica, de acuerdo a la cumbre de turismo de
reuniones, celebrada en la ciudad de Mxico, los das 8 y 9 de octubre de 2010, el seor
Lorenzo Ruz, especialista en este tipo de eventos, expuso que el turismo tradicional
gasta en promedio 703 dlares, en tanto que los congresistas y convencionistas tienen un
gasto promedio de 1,800 dlares, que representan un 156% mayor, al turismo
convencional.

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El turismo de negocios, reuniones y eventos tursticos son un segmento de la demanda
turstica que representa para el presente siglo un incremento constante como se
manifiesta en la siguiente referencia:

La demanda de servicios del turismo de reuniones, est ocupando un
mayor porcentaje en el sector turstico a nivel mundial. El rea geogrfica
ms importante en el ao 2000 fue Amrica del Norte (con un registro de
aproximadamente 182 billones de dlares), hay que considerar que en esta
regin la superficie territorial que ocupan Estados Unidos, Canad y
Mxico, es mucho mayor a la europea, Europa ocupa el segundo lugar, los
pases de la Unin Europea concentran el mayor volumen de ingreso128.9
billones de dlares aproximadamente. Por lo que se trata de una actividad
turstica que est al alza en Europa, por ejemplo: Espaa ocupa el sptimo
lugar del ranking internacional con un ingreso de 10.266,2 millones de
dlares, segn datos del ao 2000 (Turismo Mice. Turismo de negocios,
turismo de congresos y turismo de incentivos, 2010).


2.2. Ferias y Exposiciones

Parte del turismo de reuniones lo integran las ferias y exposiciones, que desde el punto de
vista geogrfico pueden ser nacionales o internacionales, ambas se constituyen como un
medio publicitario, en el que se dan a conocer bienes, productos y servicios.

Estos eventos calendarizan y definen sus sedes y recintos lo que permiten a los diferentes
pblicos tomarlos en consideracin y agendarlos dentro de sus actividades, adems de
atraer a un nmero significativo de visitantes, lo cuales se convierten en clientes
potenciales en un perodo de tiempo corto, en un espacio especfico y dispuestos a la
adquisicin de los bienes y servicios disponibles en donde adems el pblico asiste con la
idea de adquirir productos pues ofrece diversos beneficios como variedad, modelos ms
recientes, diversas alternativas de empresas que permiten comparar precio y calidad,
actividades culturales, recreativas y gastronmicas, entre otros.

En algunas ocasiones las ferias y exposiciones nacionales por su magnitud e importancia
son capaces de atraer a visitantes y compradores extranjeros, con lo que se amplan las
posibilidades de venta y la diversidad de productos de otros pases, que de no ser as
habra que trasladarse a los pises productores para su compra y los costos seran altos.
Antes de decidir en qu evento o reunin participarn, se debe analizar la informacin de
las ediciones anteriores como: flujo de visitantes, tipo de visitante, variedad de actividades
complementarias, caractersticas, diversidad de promocin que hacen los organizadores y
expositores, lo que ofrecen por el costo de participacin y el reconocimiento que tiene la
feria por el mercado meta.

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Las ventajas principales de participar en una feria o exposicin son:
Un escaparate para la empresa, durante un tiempo definido y en una sede y
recinto especfico con equipamiento e infraestructura adecuada, al evento.
El contacto con una diversidad de clientes potenciales, en un solo lugar y durante
un periodo de tiempo definido.
Convertir a los clientes potenciales en reales.
Oportunidad de promover las relaciones con los clientes actuales y con otros
distribuidores o proveedores, para concretar negocios.


Evento en Centro BANAMEX. Tomado de Centro BANAMEX: Centro de Convenciones y
Exposiciones


2.2.1. Generalidades, definicin y clasificacin

Las ferias y exposiciones son eventos programados con la finalidad de promover la
negociacin de productos y servicios, en donde en un solo lugar y durante un periodo
determinado se concentran la oferta y la demanda.

En las ferias se pueden comercializar bienes y servicios, por lo que se convierten en una
herramienta de marketing efectiva y de bajo costo, si se relacionan los beneficios que
aporta en un periodo reducido de tiempo; un pequeo stand se convierte en un gran
mostrador de los productos de las empresas participantes, la inter relacin directa entre el
productor o prestador de servicio y el cliente permite una comunicacin y una fuerza de
venta efectiva, al reunir a la oferta con productos promocionales, innovadores, precios de
fabrica sin intermediarios con compradores potenciales que asisten a estos eventos a
efectuar transacciones comerciales.

Las exposiciones, por su parte, presentan ciertas similitudes con las ferias, pero estas se
convierten en alternativas de venta efectiva, al ser especficas y centrarse en una lnea de
producto, con sus novedades de temporada e innovaciones tecnolgicas especficas; en
ellas se puede encontrar a precios de lanzamiento al mercado los ltimos modelos con los
avances tecnolgicos de vanguardia, en donde se aceleran los procesos de intercambio
comercial, ah los vendedores profesionales colocan sus productos entre un pblico
consumidor que asiste con la idea de adquirir el producto de moda, el servicio innovador o
mejor integrado.


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Las ferias y exposiciones las define la Secretara de Turismo, en el acuerdo que establece
la Poltica Pblica sobre congresos, exposiciones, convenciones, viajes de incentivo y
ferias, como (Diario Oficial de la Federacin, 2005: 67):

Exposicin: tiene dos acepciones: celebracin popular que incluye generalmente
exhibiciones comerciales, actividades de entretenimiento y fiestas cvicas o
religiosas y exhibicin de productos o servicios que concurren en un rea
especfica con el objetivo de promover los negocios.

Este tipo de eventos se desarrollan en diversas ciudades, para mostrar y
comercializar sus productos, por ejemplo: la exposicin ganadera, agrcola e
industrial de Xmatkuil, Yucatn, que por decreto se celebra cada ao, y tiene por
objeto promocionar y exhibir productos alimenticios, forrajeros, hortenses,
frutcolas, florales y de otras especies vegetales; que en el orden ganadero, su fin
es dar a conocer toda produccin animal, particularmente variedades de bovinos,
equinos, caprinos, porcinos, cuncolas, avcolas y apcolas, con sus derivados; y
que en el nivel industrial, propugnan presentar cuales quiera productos y
subproductos elaborados por todo tipo de industrias (Dr. Francisco Luna Kan,
Decreto No. 50).

Otro ejemplo es la Exposicin Ganadera, Agrcola, Comercial e Industrial de
Papantla, Veracruz, a continuacin se presenta de manera breve una parte de la
promocin-invitacin del evento:

Por medio del presente tenemos a bien participar a Ud. La
celebracin de la XLIX Exposicin Ganadera, Agrcola, Comercial e
Industrial de Papantla, Ver. Se celebrar del 1 al 10 de Junio del ao
en curso.

Por tal motivo la Asociacin Ganadera Local de Papantla formula una
atenta invitacin para que los acompae como Expositor. La
Asociacin Ganadera Local ofrece pastura verde, stands, agua y
servicio mdico en forma gratuita los das que dure la Exposicin.

Como es de su conocimiento para participar con sus animales y
cumplir con la normatividad de la SAGAR, debe de acompaar a su
documentacin de movilizacin, las pruebas negativas de Brucelosis
y Tuberculosis, as como su Certificado Zoosanitario y la constancia
del tratamiento Garrapaticida, para evitar contratiempos, cuando
pase la inspeccin por parte de la dependencia.

En los dos ejemplos anteriores como puedes observar, el objetivo, fines y algunas
caractersticas se establecen y muestran lo que es una exposicin, para diferenciar

Operacin y logstica de eventos
Unidad 2. Organizacin y logstica de eventos tursticos

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a cada uno de los eventos tursticos es necesarios analizarlos desde su
convocatoria, decreto, invitacin, operacin y desarrollo, ya que permite contrastar
la teora con la prctica, asistir a los diferentes eventos y analizarlos conduce a
identificacin de las caractersticas de estos y confrontarlas con la
conceptualizacin.

Feria: tiene dos acepciones: disertacin o conferencia, se organiza con un
propsito comercial o cultural para mostrar productos, servicios y/o documentos a
un pblico especfico.

En Mxico se ha conceptualizado a la feria de diferentes maneras, por un lado se
relaciona con los juegos mecnicos, como Six Flags o La Feria de Chapultepec y
por otro lado con las ferias del pueblo que se han posicionado con el paso del
tiempo hasta convertirse en eventos de gran magnitud, traspasando las fronteras,
como lo son:

Feria San Juan del Ro 2013 en Quertaro que se celebrar en el mes de junio,
tambin se conoce como Fiestas de San Juan y cada ao ofrece un programa de
teatro del pueblo con artistas nacionales de gran renombre.

La clasificacin de las ferias y exposiciones, obedecen a su objetivo, a las
necesidades de los expositores y de los visitantes quedando por ejemplo de la
siguiente manera:

o Ferias generales. Son en las que se exhiben todo tipo de bienes, tanto de
consumo final, como intermedios que requieren de un proceso industrial, el
acceso es abierto al pblico en general como su nmbrelo indica, sin
embargo se observa una gran afluencia de hombres de negocios de
procedencia nacional, regional e internacional.

Ejemplo: Alimentaria Mxico, es una feria de alimentos y bebidas que se
celebra en la ciudad de Mxico, es una de las mayores ferias de alimentos
y bebidas, que atrae a los fabricantes ms importantes y proveedores de la
industria alimentaria, se dirige principalmente a ejecutivos de empresas que
son los tomadores de decisiones del sector en referencia, es una
alternativa para los visitantes al relacionarse con expositores y entablar
contactos de negocios.

o Ferias especializadas. Se encargan de promover productos de un sector
en especfico e incluso un nicho dentro de ese sector.

Ejemplo: ferias de autopartes de repuesto, es una feria del sector
automotriz, pero dedicada a empresas que comercializan refacciones.

Operacin y logstica de eventos
Unidad 2. Organizacin y logstica de eventos tursticos

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o Ferias dirigidas a consumidores. Al igual que en las de carcter general,
estas ferias son abiertas al pblico, quienes pagan una entrada para
disfrutar de productos de su inters, comprar muestras a precios bajos o
admirar las tendencias en el caso de la moda o los ltimos avances
tecnolgicos, en el caso de productos electrnicos de consumo.

Ejemplo: la feria del chocolate. Evite participar en estas ferias si no cuenta
con la posibilidad de vender su producto en el pas o lugar en donde se
celebra el evento, ya que el pblico asistente espera en el corto plazo tener
acceso a esos productos en su plaza. Este tipo de ferias son ms caras y a
veces duran ms tiempo que otras, los resultados cuantitativos por contacto
son menores que en una feria especializada.

La importancia de estos eventos se centra en la vinculacin de oferentes y demandantes,
se puede ampliar la lista de contactos, los precios son ms accesibles que en el mercado
comn, en un solo espacio se puede encontrar el producto innovador, durante un periodo
especfico y se dispone de un espacio de negocios.

S se ha tomado la decisin de asistir como expositor a un evento, ya sea una feria o
exposicin, es conveniente comenzar a realizar todos los preparativos para una exitosa
participacin, en donde los procedimientos de organizacin son diferentes, ya que no es
lo mismo participar en un evento en la ciudad de residencia, que en uno de algn estado
del pas o fuera de l.

Se recomienda que la planeacin se realice con un ao de anticipacin, basados en un
plan de negocios en el cual se definan y establezcan todas y cada una de las actividades
a realizar durante todo el proceso del evento, as como definir el segmento de mercado
meta que se desea trabajar y los canales de distribucin ptimos a utilizar, de esa
manera, la organizacin tendr claro cul es su papel antes, durante y despus del
evento.

Es conveniente designar un responsable de proyecto y elaborar un cronograma de
actividades a desarrollar que incluya los siguientes aspectos:

Definir el objetivo de la participacin, dejando en claro si se pretende promocionar
algn producto, conocer la situacin actual del mercado, contactar a clientes
potenciales, incrementar las ventas de un producto, dar a conocer una lnea de
producto, difundir una nueva marca o contactar a clientes reales.
Definir las estrategias y mecanismos que se utilizarn para el logro de objetivos.
Identificar a las empresas que es conveniente visiten el stand, es una labor
compleja y poco considerada por las empresas participantes, se considera que el
stand por s mismo les dar los suficientes contactos para el logro de los objetivos.

Operacin y logstica de eventos
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Se debe promover la llegada de prospectos reales con diversos comunicados
durante el periodo de participacin. Esta tarea se puede cumplir contactando
directamente a los clientes e invitarlos, buscarlos en internet mediante portales
especializados de business to business, directorios empresariales y hasta
google.com u otros buscadores populares; en el mundo actual la informacin
necesaria est al alcance de un click. Otra alternativa est con los organizadores
del evento, ya que ellos cuentan con la base de datos histricos de los visitantes al
evento, conocen su giro, su actividad, su capacidad de compra y de decisin, el
organizador puede poner a disposicin del expositor estos listados por un costo
marginal o bien gratuitamente.


2.2.2. Importancia y procedimientos de organizacin

La importancia de las ferias y exposiciones se centra en la vinculacin de oferentes y
demandantes, es decir, que se puede ampliar la lista de contactos y los precios son ms
accesibles que en el mercado comn, pues en un solo espacio se puede encontrar el
producto innovador, durante un periodo especfico y se dispone de un espacio de
negocios.

Para decidir la asistencia como expositor a un evento, ya sea una feria o exposicin, se
debe considerar la caracterstica geogrfica, pues hay que realizar todos los preparativos
para una exitosa participacin, en donde los procedimientos de organizacin son
diferentes, ya que no es lo mismo participar en un evento en la ciudad de residencia, que
en uno dentro de nuestro pas o fuera de l.

La planeacin se debe realizar con un ao de anticipacin, basados en un plan de
negocios en el cual se definan y establezcan todas y cada una de las actividades a
realizar durante todo el proceso del evento, as como definir el segmento de mercado
meta que se desea trabajar y los canales de distribucin ptimos a utilizar, de esa
manera, la organizacin tendr claro cul es su papel antes, durante y despus del
evento.

Tambin es conveniente designar un responsable de proyecto y elaborar un cronograma
de actividades a desarrollar que incluya por ejemplo los siguientes aspectos:

Definir el objetivo de la participacin, dejando en claro si se pretende promocionar
algn producto, conocer la situacin actual del mercado, contactar a clientes
potenciales, incrementar las ventas de un producto, dar a conocer una lnea de
producto, difundir una nueva marca, contactar a clientes reales.

Definir las estrategias y mecanismos que se utilizarn para el logro de objetivos.


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Identificar las empresas que es conveniente visiten el stand, es una labor
compleja y poco considerada por las empresas participantes, pues se piensa que
el stand por s mismo les dar los suficientes contactos para el logro de los
objetivos. Se debe promover la llegada de prospectos reales con diversos
comunicados durante el periodo de participacin. Esta tarea se puede cumplir
contactando directamente a nuestros clientes e invitarlos, buscarlos en internet
mediante portales especializados de business to business, directorios
empresariales y hasta google.com y otros buscadores populares, en el mundo
actual la informacin necesaria est al alcance de un click. Otra alternativa esta
con los organizadores del evento, ya que ellos cuentan con la base de datos
histricos de los visitantes al evento, conocen su giro, su actividad, su capacidad
de compra y de decisin, el organizador puede poner a disposicin del expositor
estos listados por un costo marginal o bien gratuitamente.


2.2.3. Proceso de integracin

El proceso de integracin es una fase que implica la realizacin de una serie de
actividades, una de ellas es definir los presupuestos y tiempos de aplicacin ptimos,
por ejemplo, definir el tipo de stand a utilizar, el personal que participar en el proyecto,
entre otros.

En lo que respecta al personal que atender el stand, debe ser seleccionado con cuidado,
se debe nombrar a un coordinador con capacidad y autoridad en la toma de decisiones
necesarias durante el desarrollo del evento, ya que estar a cargo de la imagen de la
empresa en la feria o exposicin y ser el responsable de lograr los objetivos que se han
establecido. Es conveniente que el coordinador realice la seleccin del personal,
determinando el nmero y perfil que deben reunir en funcin del trabajo y notificarle con
tiempo para que planee la actividad ya sea profesional, laboral, personal o familiar.

La capacitacin del personal que participar es fundamental, debido a que en este tipo de
reuniones el objetivo es la presentacin y venta de los bienes, productos y servicios, por
lo que el equipo en su conjunto deber conocer bien lo que se ofertar o presentar as
como sus ventajas en relacin con la oferta de la competencia, adems deben saber las
condiciones habituales de venta en los diferentes mercados y los detalles de cotizaciones,
embalaje, seguros, impuestos, descuentos entre otros aspectos particulares que se
pueden ofrecer en la feria o exposicin.

Otra de las fases es la seleccin del producto y material informativo que se llevar,
considerando los das de particin y el nmero esperado de participantes, esta
informacin de puede obtener de los organizadores en funcin de las estadsticas de
eventos anteriores, debe determinarse el tipo y cantidad de productos para la venta,

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muestras fsicas a utilizar tanto en el adorno del stand como para obsequiar a visitantes o
clientes prospectos.

Previo al evento se debe considerar la lectura y anlisis del manual del expositor y realizar
las contrataciones necesarias en tiempo y forma, as como prever las siguientes
actividades:

Contratacin del servicio de energa elctrica si es necesario.
Solicitar los servicios de limpieza y seguridad para el stand.
Aviso a los organizadores de contratistas externos.
Contratacin de edecanes y/o intrpretes.
Contratacin del equipo indispensable para la operacin y servicio como: internet,
refrigeradores, proyectores, pantallas, salas, mesas, exhibidores etc.
Sala de negocios.
Uso de sala de prensa.
Dar seguimiento al embarque, traslado y arribo al recinto ferial de los productos
publicitarios, para venta, exhibicin, programar las actividades, funciones, descansos y
horas de comida del personal.

Previo al inicio del evento hay que considerar:

La puntualidad del personal, con la acreditacin como expositor.
La habilitacin del stand con todo lo indispensable y listo para operar.
Familiarizarse con las caractersticas del stand, revisin de funcionalidad de los
productos y equipos.
Conocer todos los servicios del centro del ferial como: telfonos, baos, cajeros
automticos, salidas de emergencias, mdulos de informacin, concierge,
primeros auxilios y otras facilidades que ofrece el organizador de la feria o
exposicin.


2.2.4. Impacto econmico y social

El impacto de las ferias y exposiciones en las ciudades sedes y recintos es importante
porque aportan recursos frescos a las economas; en el caso de visitantes y exhibidores
internacionales aportan divisas y en el caso de los nacionales promueven el desarrollo
regional, mediante la redistribucin del ingreso.

Los flujos de turistas, visitantes y expositores, generan una derrama econmica al
demandar diversos servicios como: hospedaje, transportacin, alimentos, contratacin de
personal, espacios y equipos.


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Las autoridades gubernamentales se benefician con el aumento de sus ingresos ya sea
por el pago de impuestos y contratacin de servicios, aunado a esto las polticas
gubernamentales de incentivos fiscales y subsidios a la actividad de turismo de reuniones,
lo que permite elevar la calidad de vida de la poblacin, ya que se les dota de
infraestructura que beneficia a toda la sociedad y no solo a los participantes.

La generacin de empleo directo e indirecto, es un beneficio importante para la poblacin
en la obtencin de recursos que les permitan comprar satisfactores y cubrir sus
necesidades, lo que genera un efecto multiplicador en la economa. Con este tipo de
turismo se regula la estacionalidad de la demanda turstica, que por sus caractersticas
naturales del turismo tradicional es cclica (temporadas altas y bajas), con lo que se
mejora la ocupacin en temporadas bajas, debido a que este tipo de turismo se desarrolla
durante todo el ao, contribuye a:

Elevar el gasto promedio de los visitantes (de 3 a 7 veces mayor que el turista
tradicional),
Como un factor de multiplicacin de los esfuerzos promocionales
Elevar la estada promedio en el pas, porque los asistentes, ya sean visitantes,
expositores o conferencistas, demandan ms noches de hotel.

Otra aportacin significativa es que contribuye a elevar el gasto promedio del turista
tradicional, ayudando a elevar la estada promedio del turismo en el pas, porque los
asistentes, ya sean visitantes, expositores o conferencistas, demandan ms noches de
hotel.


2.3. Conferencias, Foros, Paneles, Ponencias, Seminarios y Simposios

Este conjunto de eventos se pueden implementar y operar de forma independiente a los
congresos, convenciones, ferias y exposiciones, pero tambin pueden formar parte de
stos y realizarse ms de uno a la vez, por ejemplo: conferencias en un congreso de
mdicos, debate sobre avances e innovaciones medicas en el mismo evento, etc.

Este tipo de reuniones se consideran como de apoyo a los grandes eventos (congresos,
convenciones, ferias y exposiciones), son parte de sus programas y se suponen como
acciones estratgicas en la consecucin de sus fines, objetivos y metas, por ejemplo, en
el congreso organizado por la Confederacin Panamericana de Escuelas de Hotelera y
Turismo (CONPEHT, 2008), puedes observar como una asociacin convoca a sus
agremiados y pblico en general interesado en un tema especfico, para estudiarlo y
analizarlo basndose en conferencias y paneles, invitando a conferencistas y panelistas
de reconocido prestigio, a debatir en un espacio determinado, una sede, bajo un formato
previamente establecido, durante un periodo y horario definido:


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Congreso Nacional de Educacin Turstica y Gastronmica

Innovacin del Turismo Gastronmico Sostenible en Iberoamrica
Patrimonio, restaurantes, hoteles, destinos y gobernanza
(5, 6, 7, 8 de septiembre 2013)

Programa:

Da Jueves 5
1. Reunin Consejo CONPEHT (8:30 a 14:00)
2. Comida Consejo CONPEHT 14:30 a 16:30 (lugar por confirmar)
3. Pruebas clasificatorias Concurso Capitn de Restaurantes Siglo XXI 15:00 a
18:30 y Proyectos de Investigacin estudiantil y profesional: Gastronoma:
Innovacin en servicios, rutas y productos (Claustro de Sor Juana)
4. Registro Sede o Claustro (por definir): 16:00 a 22:00
5. Salida de Turibus (GDF) para expositores del hotel sede al Claustro de Sor
Juana 19:00
6. Restaurante Zfiro del Claustro de Sor Juana coctel de bienvenida 19:30 a 22:30
(Claustro de Sor Juana y Escuela Mexicana de Turismo) para 350 personas
7. Salida de Turibus (GDF) para expositores del Claustro de Sor Juana al hotel
sede 22:45

Da Viernes 6
1. Registro: 7:30 a 9:00
2. Inauguracin 9:00 a 9:20
-Lic. Claudia Ruiz Massieu, Secretaria de Turismo Federal
-Dr. Miguel ngel Mancera, Jefe de Gobierno del Distrito Federal
-Lic. Miguel Torruco, Secretario de Gobierno del Distrito Federal
-Dra. Mara Robles Villaseor, Secretaria de Educacin Pblica Gobierno del
Distrito Federal
-Mtro. Paul Rivera, Presidente CONPEHT Internacional
-Lic. Jaime Barcel, Presidente CONPEHT Captulo Mxico
-Dr. Antonio Montecinos, Director Centro Empresarial Gastronmico Hotelero
CEGAHO y Comit Organizador
3. Conferencia Magistral 9:20 a 9:55
Gobernanza e Impacto del Turismo Gastronmico y Cultural en la Ciudad de
Mxico por: Lic. Miguel Torruco, Secretara de Turismo del Gobierno del Distrito
Federal
4. Conferencia Magistral 9:55 a 10:30
Retos de Innovacin en la Educacin para el Turismo, por: Dra. Mara Robles
Villaseor, Secretaria de Educacin Pblica Gobierno del Distrito Federal
5. Conferencia Magistral 10:30 a 11:15

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Patrimonio Turstico y Gastronmico Mundial su Preservacin, Tendencias y
Retos
6. Conferencia Magistral 11:35 a 12:30
Turismo Sostenible Innovacin en Nano, Micro y Medianas Empresas Eco
Tursticas por: Mtro. Bolvar Troncoso, Universidad Dominicana O & M, Repblica
Dominicana.
7. Conferencia Magistral 12:30 a 13:15
Rutas Gastronmicas y Tursticas Sostenibles: Restaurantes, Hoteles y Productos
por: Dr. Antonio Montecinos Torres, Mxico. Dir. Centro Empresarial Gastronmico
Hotelero
8. Panel Sector Hotelero 13:15 a 14:30
Hotelera: Alimentos y Bebidas: Innovacin, Sostenibilidad y Retos del Sector
Armando de la Cruz, Presidente Asociacin Mexicana de Hoteles y Moteles
Director General, Tesoros de Mxico
Chef Marta Zepeda, Chef Propietaria Hotel Tierra y Cielo, San Cristbal de las
Casas, Chiapas
Mtra. Mara del Carmen Morfn, Jefa del Departamento de Turismo UDLAP
Moderador: Mtro. Ramn E. Martnez, Director General Acadmico, UIC

Talleres Turismo, Hotelera y Gastronoma:
A) Taller Desarrollo de Destinos de Calidad, Sostenibles y su Marca:
Mtra. Denise Costes, Mtro. Bolvar Troncoso y Mtro. Ramn Martnez
B) Taller Hotelera: Innovacin y Ventas en Redes Sociales:
Ponente por confirmar
C) Taller Conceptualizacin del Hotel-Restaurante Boutique Gastronmico:
Chef Marta Zepeda, Caso Hotel Tierra y Cielo en San Cristbal de las
Casas, Chiapas
Mtra. Mara del Carmen Morfn, Jefa del Departamento de Turismo UDLAP
D) Taller Planificacin de Rutas Tursticas y Gastronmicas:
Dr. Jordi Tresserras y Dr. Antonio Montecinos
E) Taller Innovacin en Tcnicas y Metodologas de Enseanza-Aprendizaje
Acelerado
Ponente por confirmar
*nicamente profesores y directivos

Da Sbado 7
1. Conferencia Magistral 8:30 a 9:15
La Evolucin del Cocinero Sostenible en el Siglo XXI y su Aportacin Social, Chef
Mikel Alonso, Propietario Restaurante Biko, Mxico.
2. Conferencia Magistral 9:20 a 10:10
Pasado y Presente del Vino Mexicano, Ponente por confirmar
Consejo Mexicano de Vitivinicultores CMV Conferencia Magistral 10:15 a 11:00
Servicio en Restaurantes; Innovacin, Profesionalismo y Tcnicas de Ventas

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Por: Matre Mariano Castellanos, Presidente Honorario AMYCE y Formacin
Linkers, Espaa.
3. Conferencia Magistral 11:30 a 12:15
Evolucin, Innovacin, Retos y Sostenibilidad de la Gastronoma Mexicana, Yuri
De Gortari y Edmundo Escamilla, Fundadores Escuela de Gastronoma Mexicana,
Mxico.
4. Conferencia Magistral 12:20 a 13:15
El Sector del Vino Mexicano y sus Beneficios Sociales en la Regin de
Ensenada, Hugo DAcosta, Director Casa de Piedra, Ensenada, Baja California,
Mxico.
5. Panel Sector Gastronmico y Turstico 13:20 a 14:30
Oportunidades Laborales en el Sector del Turismo Gastronmico, Matre Mariano
Castellanos, Presidente Honorario AMYCE y Formacin Linkers, Espaa.
Ing. Ramn Vlez, Director Consejo Mexicano de Vitivinicultores, Mxico.
Manuel Gutirrez Garca, Presidente Nacional CANIRAC, Mxico.
Fernando Del Moral, International Meals Company, Mxico.
Moderadora: Denise Costes, Coordinadora de Planificacin Turstica y
Gastronmica, CONPEHT Talleres 16:00 a 19:00

Talleres Turismo, Hotelera y Gastronoma:
A) Taller Tcnicas Innovadoras y su Aplicacin en Gastronoma Tradicional y
Turstica
Chef Mikel Alonso, Propietario Restaurante Biko, Mxico.
B) Taller El Mezcal aperitivos, innovacin en la coctelera mundial y digestivos
Ponente por confirmar
C) Taller Servicio de Sala: Estrategias de Ventas y Satisfaccin del Cliente
Matre Mariano Castellanos, Presidente Honorario AMYCE y Formacin
Linkers, Espaa.
Hugo DAcosta, Director Casa de Piedra, Ensenada, Baja California, Mxico.
D) La Mejor Receta de tu Vida tu futuro
Fernando Del Moral, Director de Recursos Humanos, International Meals
Company, Mxico.
E) Taller El Reto del Vino Mexicano y Sus Estrategias de Cultura y Ventas
Ponente por confirmar Consejo Mexicano de Vitivinicultores CMV

Cena Clausura, Reconocimientos y Premiaciones (20:30 a 24:00)

Para que se pueda desarrollar el congreso de forma ptima y se cumplan los objetivos y
expectativas del pblico mexicano, se estn realizando diversas gestiones con algunas
autoridades del gobierno del Distrito Federal, as como negociaciones con los diferentes
prestadores de servicios tursticos, con la finalidad cubrir las diferentes necesidades de
los asistentes de otros pases y estados de Mxico, como son traslados para arribar a la
ciudad sede, as como los que correspondan del aeropuerto, terminales de autobuses,

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etc., a los hoteles y recinto ferial, alimentacin incluida en el programa o independientes,
actividades recreativas, paseos y recorridos entre otros.

En cuanto a los salones para las conferencias, paneles y talleres, se estn gestionando
todos los servicios (cafetera), mobiliario (mesas, sillones, sillas) y equipos (pantallas,
micrfonos, audio, caones), indispensables para la realizacin de las diferentes
actividades del programa.


2.3.1. Generalidades

Las conferencias, foros, paneles, ponencias, seminarios y simposios, son eventos con
caractersticas similares en lo general y en lo especfico cuentan con caractersticas, que
son las que los diferencian; ste tipo de reuniones apoyan la consecucin de los objetivos
y metas de los grandes eventos tursticos, el objetivo es particular de cada uno, pero el
mecanismo para conseguirlo los identifica, ya de manera indistinta se apoyan en el
segundo grupo de reuniones, como lo muestra el siguiente cuadro:

Mercado Evento Objetivo Mecanismo
Turismo de
reuniones
Congresos
Reunir
profesionistas para
discusin e
intercambio de
ideas y
conocimiento
Conferencias,
paneles, foros,
seminarios,
simposios, etc.
Convenciones
Reunin
empresarial para el
lanzamiento de un
nuevo producto o
descubrimiento
Conferencias, foros,
seminarios,
ponencias, paneles,
etc.
Ferias
Exhibicin de
productos o
servicios para
promover negocios
Conferencias,
paneles, seminarios,
ponencias,
simposios, etc.
Exposiciones
Comercial o cultural
para mostrar
productos servicios
o documentos
Conferencias, foros,
simposios,
ponencias, paneles,
etc.


2.3.2. Organizacin


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En la organizacin y logstica de eventos destacan las funciones que realizan los
planeadores y organizadores, puestos que se han implementado en los ltimos aos, con
la especializacin del turismo de reuniones, algunos de los principales puestos son
(Revista Buen viaje, diario turstico):

Meeting Planners, son especialistas que cuentan con la habilidad y experiencia
para llevar los proyectos que las empresas necesitan, a una inversin lo ms
provechosa posible, la eleccin del tipo de instalaciones ms acomodables y
adecuadas para su evento, adems seleccionan la tecnologa ideal para aadir
inters y claridad a las presentaciones, definir el tipo de comida y bebidas que
debe servirse y sugiere los temas, decoracin e imagen a incorporar para crear un
evento memorable.

Pero por qu elegir un profesionista que organice el evento deseado?, porque tiene los
contactos, medios y empresas idneos para realizar un evento exitoso, con costos
menores, adems la experiencia para elegir el tipo de evento turstico que mejor se
adecue a las necesidades de la empresa, as que usted no tendr porque preocuparse en
desarrollarlo, por lo que usted tendr en sus manos: aos de experiencia, credibilidad,
programas ya ejecutados y aprobados.

En la medida que se especializan los eventos, los profesionales relacionados con estos
tambin se van segmentando en su formacin de acuerdo al tipo de evento que van
trabajando, de ah surge el Meeting profession and event planner, que son especialistas
en la planeacin, organizacin, logstica y coordinacin de reuniones, aunados a esto se
cuenta con empresas como (Revista Buen viaje, diario turstico, 2013):

Professional Conference Organizers, MXICO-PCO Meetings Mxico, A.C.,
trabaja para el profesionalismo del segmento de Turismo de Reuniones,
especficamente en las especialidades de congresos, convenciones y eventos
corporativos, integra a los principales operadores profesionales de stos eventos
en Mxico, participa en diversos foros para presentar propuestas y proyectos en
beneficio del mercado de reuniones, as como en eventos con profesionales del
sector, recintos feriales y centros de convenciones, oficinas de congresos y
convenciones del pas, y con las principales cadenas hoteleras, mediante
convenios de colaboracin.

Cuenta con un programa de capacitacin continua, desarrollando seminarios de
especializacin con temas especficos en beneficio de la profesionalizacin del
segmento.

Meetings Professionals International, Mxico, el objetivo de la empresa es
apoyar la creacin de una alianza con los actores del turismo de reuniones y de
los medios de comunicacin especializados del sector., apoya la

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profesionalizacin y formacin de especialistas, a la creacin de redes de
negocios y ampliar la presencia de la oferta en mercados internacionales.

De manera concreta con el programa de comidas mensuales educacionales, el 6
Congreso Anual de la Asociacin y los diferentes foros de capacitacin y
formacin del sector promueve la profesionalizacin de los planeadores y
operadores d eventos.

Professional Convention Management Association, Mxico-PCMA Mxico
Chapter, la empresa desarrolla un programa de 19 actividades encaminado a la
educacin y profesionalizacin de la Industria de Turismo de Reuniones. Entre las
actividades realizadas destacan el North America Advisory Summit en Guadalajara
donde ms de 20 especialistas internacionales, junto con los lderes de este
segmento, analizaron cmo hacer ms atractivo a Mxico para recibir grupos
internacionales. Tambin se desarroll un diplomado de Turismo de Reuniones
con 32 graduados que obtuvieron cada uno 8 Continuing Education Credits
(CEUs) por 80 horas de capacitacin. Adicionalmente, se organizaron misiones
comerciales a Washington y Filadelfia para promover los servicios de los
asociados. En total se cont con 8 ponentes internacionales en conferencias,
abarcando destinos como Los Cabos, Cancn, Puerto Vallarta, Ciudad de Mxico
y Guadalajara. Para 2012 se proyectaron 21 actividades que incluyen traer la
certificacin internacional Certified Association Sales Executive (CASE) totalmente
en espaol.


2.3.3. Logstica

La logstica de estos eventos se da en funcin de los tiempos y las actividades que se
tienen que realizar, como son:( SECTUR, 2012).

Planificar y gestionar los elementos logsticos para atender las necesidades de las
persona ya sean estos expositores, especialistas, o bien si viajan en grupos se
deben considerar los tiempo de traslado (aeropuerto - hotel, terminal de autobuses
hotel, hotel-recinto ferial, etc., analizar el nivel de servicio contratado y la
consideracin financiera de todo el evento, entre otros variados aspectos.
Crear, comunicar y gestionar los tiempos para todas las actividades y su ejecucin
exitosa previstos en el programa.
Planificar, gestionar y ejecutar el grupo de entrada y salida de los manifiestos de
los niveles de servicio mximos y las consideraciones financieras, la gestin
proactiva de llegada/cambios, cancelaciones y agregaciones de salida mediante la
adicin de cancelacin de los recursos de transporte y el personal.

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Disear y llenar formatos de control de ruta del transporte del personal y traslado
de bienes, con el fin de garantizar la eficacia, considerando los conflictos viales e
investigar posibles cierres de calles, sitios de construccin, permisos de eventos
conflictivos o consideraciones climticas.
Analizar y evaluar los lugares/actividades adecuadas para que coincida con la
demografa y el tamao del grupo apropiados, eliminar opciones ofrecidas
anteriormente, la investigacin y segura lugares/actividades que los grupos de
apoyo las necesidades y deseos; evalan "retorno de la inversin" (ROI) cuando
sea apropiado y aplicable.

A continuacin se presenta un diagrama de operacin y logstica de un evento turstico:

EL GENERADOR DEL
EVENTO
(Promueve el destino)
EL OPERADOR
LOGSTICO ASESORA Y
RECOMIENDA LOS
PROVEEDORES
APOYA A LA
INTEGRACIN DE
SERVICIOS EN LOS
DESTINOS

OPERADOR LOGSTICO SERVICIOS DESTINO:

Empresas privadas, Contrata servicios directamente -Hospedaje
Asociaciones, Cmaras, -Recinto ferial
Organismos -Transportacin terrestre
Gubernamentales, etc. -OPC.- Organizador -Alimentos
Profesional de congresos -Recorridos
Contrata intermediario Meeting planner -Equipos y mobiliario
(audio, video, salas, etc.
Contrata

- DMC -Edecanes
Destination Magnament -Traductores, etc.
Contrata Company
Contrata

El diagrama anterior indica quin contrata los servicios en el destino, lo puede hacer la
asociacin directamente o contratar un organizador profesional y este contratar los
servicio o bien subcontratar a un DMC y estos realizar la contratacin de los servicio
(SECTUR, 2012).


Actividad 2. Especificaciones de logstica

El propsito de esta actividad es distinguir las especificaciones de logstica de cada tipo
de evento turstico, para ello realiza lo que se te pide a continuacin:

Operacin y logstica de eventos
Unidad 2. Organizacin y logstica de eventos tursticos

Ciencias Sociales y Administrativas Administracin de empresas tursticas 29


1. Investiga en fuentes de consulta confiables, sobre las diferentes especificaciones de
logstica de los eventos tursticos para complementar lo que hasta ahora has revisado.

2. Con base en tu investigacin y en lo revisado hasta el momento, ingresa a la Wiki de
la asignatura para crear junto con tus compaeros(as) un documento en donde se
edite un texto grupal sobre las especificaciones de logstica para cada tipo de evento
turstico. El documento debe de contener la siguientes especificaciones:
Introduccin
Antecedentes
Principales caractersticas
Conclusin


Autoevaluacin

Para reforzar los conocimientos relacionados con los temas que se abordaron en esta
unidad del curso, es necesario que resuelvas la autoevaluacin.

Ingresa al Aula virtual para realizar tu actividad.


Evidencia de aprendizaje. Planeacin del proyecto

En la evidencia de aprendizaje pondrs en prctica todos tus conocimientos adquiridos
con los temas y subtemas vistos, as que se te invita a realizar lo que a continuacin se te
pide:

1. Elabora un reporte del proyecto en el que se incluyan los requerimientos de los tipos
de eventos tursticos, as como las especificaciones de logstica del evento a planear. El
reporte debe contener:
- Tipo de evento elegido
- Requerimientos del tipo de evento
- Especificaciones de logstica

2. Guarda tu documento con la nomenclatura AOLE_U2_EA_XXYZ y enva el archivo a
tu Facilitador(a) para recibir retroalimentacin.

Nota: Toma en cuenta que esta evidencia es la primer parte de un proyecto que concluir
con el diseo del evento turstico seleccionado.


Operacin y logstica de eventos
Unidad 2. Organizacin y logstica de eventos tursticos

Ciencias Sociales y Administrativas Administracin de empresas tursticas 30

* Recuerda consultar la Rbrica de evaluacin para saber qu aspectos se tomarn en
cuenta para su revisin


Autorreflexiones

Adems de enviar tu Evidencia de aprendizaje, es importante que ingreses al foro
Preguntas de autorreflexin y consultes las preguntas que tu Facilitador(a) presente, ya
que a partir de ellas debes elaborar tu Autorreflexin en un archivo de texto llamado
AOLE_U2_ATR_XXYZ y enviarlo mediante la herramienta Autorreflexiones.


Cierre de la unidad

Con los temas y actividades realizadas en esta segunda unidad lograste identificar las
caractersticas y requerimientos de los eventos tursticos, que se realizan en el turismo de
reuniones, que a su vez es un segmento del turismo de negocios, el cual aporta un flujo
de recursos importante.

Con el estudio de la segunda unidad has podido conocer las caractersticas de los
eventos y las actividades que se deben de realizar previo a ellos, as como los detalles
que se deben de consideran durante su desarrollo, lo importante que son estos eventos
para las empresas, en la divulgacin del conocimiento, entre otras aportaciones y logros
que se obtienen al participar en estas reuniones, tanto para expositores como asistentes.

Ahora bien, en la siguiente unidad revisars con ms detenimiento la conceptualizacin,
las generalidades y el impacto de los eventos tursticos en lo social y econmico.


Para saber ms

Para fortalecer y complementar los conocimientos adquiridos en esta unidad, se te
sugiere consultar:

La revista Destinos & Convenciones, en la que encontrars reportajes, entrevistas
y comentarios sobre los eventos tursticos, su publicacin es bimestral. Puedes
consultarla en: http://www.meetingsmexico.com/wam/

La pgina oficial de la Secretara de Turismo del Gobierno Federal, en donde
encontrars estudios sobre el turismo de reuniones. Puedes consultarla en:
http://www.sectur.gob.mx/es/sectur/sect_Turismo_de_Negocios


Operacin y logstica de eventos
Unidad 2. Organizacin y logstica de eventos tursticos

Ciencias Sociales y Administrativas Administracin de empresas tursticas 31

La pgina oficial de la Organizacin Mundial de Turismo, en donde encontrars
informacin del comportamiento del turismo de negocios, y en la bibliografa
bsica encontrars conceptos y definiciones sobre los tipos de eventos tursticos,
la logstica y su organizacin. Puedes consultarla en: http://www2.unwto.org/es


Fuentes de consulta

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2013. Recuperado de http://www.amdetur.org.mx/?q=node/156
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ISBN-978-607-17-1082-6