Crculo de Calidad:

Es un pequeo grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un rea de

trabajo comn, y que trabajan para el mismo supervisor, que se renen voluntaria y
peridicamente, y son entrenados para identificar, seleccionar y analizar problemas y
posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y
presentarlas a la direccin, y, si sta lo aprueba, llevar a cabo su implantacin.
1. Definicin
Es un pequeo grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un rea
de trabajo comn, y que trabajan para el mismo supervisor, que se renen voluntaria y
peridicamente, y son entrenados para identificar, seleccionar y analizar problemas y
posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y
presentarlas a la direccin, y, si sta lo aprueba, llevar a cabo su implantacin.
os c!rculos de calidad son un instrumento que utiliza la "ireccin cuando su filosof!a
es participativa y cree en el concepto de #calidad total#, es decir, en la idea de que la
calidad se mejora ininterrumpidamente en el lugar de trabajo.
os c!rculos de control de calidad son grupos que se renen voluntariamente de modo
regular, con el fin de identificar y resolver los problemas relacionados con el trabajo y
llevar a la prctica las soluciones oportunas, con el debido consentimiento de la
direccin.
os $!rculos de $alidad funcionan en un conte%to cultural en el cual el concepto de
Empresa obedezca a intereses econmicos y sociales que tengan en cuenta la capacidad
creativa &umana, la posibilidad del &ombre para participar en objetivos comunes de
grupo.
os $!rculos de $alidad nacieron en 'apn despus de la (( )uerra *undial, al final de
la cual este pa!s se encontr con que sus productos se conoc!an en el mundo con el sello
de bajo precio, pero tambin de muy baja calidad+ y entre ,-../01 empiezan a aplicar
de forma sistemtica el control de la calidad en dos l!neas diferentes de investigacin y
trabajo2

la gestin de calidad en el mbito de Empresa
os c!rculos de calidad.
Por lo tanto la introduccin de los Crculos de Calidad vino como parte de un proceso
de evolucin natural.

En 1988, en Japn, ya existan ms de un milln de Crculos de Calidad en los que
participaban ms de 10 millones de trabajadores.

A partir de aqu se van introduciendo stos en otros pases. En U.S.A el primer Crculo
de Calidad se crea en 1973 y en Europa a partir de 1978.

La evaluacin de la viabilidad de un programa de crculos de calidad se basa en el
supuesto de que los crculos de calidad no son aptos para cualquier organizacin, y
por lo tanto, para reducir el riesgo de fracaso habr que evaluar la compatibilidad de la
organizacin con los supuestos de la tcnica.

Se ha propuesto un mtodo para evaluar la receptividad de la organizacin basndose
en tres niveles:

Nivel de mantenimiento. Hace referencia al grado de satisfaccin de la direccin con
la forma en que la organizacin opera actualmente. Una organizacin en crisis acepta
el cambio en un esfuerzo por encontrar una solucin a sus problemas, mientras que la
organizacin que funciona satisfactoriamente es ms probable que se resista a los
esfuerzos de cambio que implican los crculos de calidad.
Nivel sinrgico. Se pretende medir la condicin que existe cuando los individuos han
encontrado formas de trabajar en armona. Las actitudes organizacionales positivas y
la existencia de grupos de trabajo armoniosos facilitarn el cambio.
Nivel ambiental. Hace referencia a la infuencia que ejercen las fuerzas externas a la
organizacin cuanto mayores son las presiones ambientales externas, mayor es la
probabilidad del cambio.
Los puntos focales de los crculos de calidad son:

La calidad. Se puede considerar como el gran objetivo de los crculos; los mercados
son cada vez ms competitivos y los clientes tienen un mayor nivel de educacin y
exigencia lo que provoca que la calidad sea una preocupacin central para la mayor
parte de las empresas.
La Productividad. Los crculos pueden colaborar a incrementar la productividad en un
sentido ms amplio y en todas las reas de la empresa. Viene a ser la resultante de
una correcta aplicacin del conjunto de los recursos de la empresa, un ndice fable de
que todos los recursos estn bien dirigidos y administrados.
La mejora de costos. El conocimiento de los costos evita el despilfarro y la mala
administracin de los recursos. Los crculos de calidad pueden colaborar
decisivamente a la hora de reducir los costos de todo tipo: administrativos,
comerciales, transportes, etc.
La motivacin. Gracias a los crculos de calidad se puede conseguir motivar de una
forma constante a los trabajadores, ofrecindoles oportunidades de participar en los
objetivos de la empresa, y de sentirse valorados por el trabajo bien hecho.
La integracin.
Los crculos de calidad facilitan la ruptura de los compartimentos estancos, y hacen
que sus integrantes conozcan el trabajo de los dems y comprendan mejor sus
necesidades y problemas.
La reorganizacin. Cuando la reorganizacin puede ser lenta en el tiempo, y no son
necesarias decisiones drsticas y urgentes, es una buena alternativa encomendar a
los crculos el estudio de esta reorganizacin.

2. Caractersticas de los Crculos de Calidad
Algunas de las caractersticas ms sobresalientes de los crculos de calidad son las
siguientes:

La participacin en el Crculo de Calidad es voluntaria.
Son grupos pequeos, de 4 a 6 personas en talleres pequeos, de 6 a 10 en talleres
medianos y de 8 a 12 en talleres grandes.
Los miembros del Crculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos relacionados
lgicamente, es decir, suelen formar parte de un equipo que tiene objetivos comunes.
Los Crculos de Calidad se renen peridicamente para analizar y resolver problemas
que ellos mismos descubren o que le son propuestos a su jefe.
Cada Crculo de Calidad tiene un jefe que es responsable del funcionamiento del
Crculo. Dicho jefe es, por lo general, un supervisor que recibe formacin especial
relativa a las actividades del Crculo.
La junta de gobierno de la direccin establece los objetivos, poltica y pautas de las
actividades de los Crculos de Calidad, y sustenta el sistema de los Crculos mediante
los recursos adecuados y el inters de la direccin.
Todo aquel que participa en un programa de Crculos de Calidad recibe formacin o
informacin acorde con el grado de participacin que tenga en el sistema.
Deben participar diversas categoras laborales.
El crculo de calidad no tiene relacin jerrquica de autoridad y dependencia, los
miembros son igualitarios.
El objetivo es el deseo comn de mejorar la tcnica del trabajo, resolviendo los
problemas comunes.
El lder es elegido por los miembros y puede ir cambiando segn el grupo.
Con respecto a los miembros del grupo, es normal que haya ms voluntarios de lo
necesario, por lo cual se establece normalmente una lista de espera que se ha de
seguir en orden riguroso, para que entren a participar aquellos que vayan pudiendo
incorporarse, debido a las bajas de los anteriores.

Las primeras sesiones se dedican a preparar a todos los miembros en los mtodos de
trabajo de los crculos de calidad, incidiendo en el carcter participativo de todos los
miembros; no es el trabajo sobresaliente de un individuo lo que destaca, sino el
esfuerzo combinado y acumulativo de todo el equipo.

Debe empezarse con programas sencillos, que faciliten la familiaridad de los miembros
con las tcnicas y ambiente nuevo del crculo al que no estn acostumbrados.

Las tcnicas principales y bsicas que se utilizan en este contexto son:
"Brainstorming" o generacin espontnea de ideas.
Esta es una tcnica donde se procura que los participantes den el mximo nmero de
ideas sobre un tema propuesto, importando no la calidad de las mismas sino su
cantidad, y procurando que las ideas sean originales y creativas.
Tcnicas de registro de la informacin, principalmente usando la hoja de registro y el
muestreo.
Hoja de registro. Este instrumento permite al crculo organizar la informacin obtenida
en un formato que puede ser fcilmente entendido y analizado. En la parte izquierda
se anotan los elementos, tems, caractersticas o medidas a observar.
La columna siguiente sirve para tabular; esto es, para anotar una marca cada vez que
se contraste el fenmeno correspondiente. La ltima columna se destina a las
frecuencias totales de cada tem.
Muestreo. Sirve para economizar al trabajar con una muestra representativa, en lugar
de con toda la poblacin de elementos.
Tcnicas de anlisis de la informacin, donde incluimos las tablas resumen de
informacin, diversos tipos de grfcas (barras, lineales, circulares) Y el anlisis de
pareto con lo que conseguiremos obtener los datos en un formato visualmente
atractivo. Este marcado nfasis en lo visual es uno de los principios bsicos del control
de calidad.
3. El papel de los Crculos de Calidad
Ser miembro de un grupo de calidad es algo estrictamente voluntario. El xito de los
Crculos de Calidad radica en el hecho de que los empleados los consideran suyos, y
no algo instituido simplemente para mantener satisfecha la direccin.

Los Crculos de Calidad que han prosperado nunca se convierten en sesiones de
quejas ni en discusiones inoportunas acerca de injusticias, ni tampoco en sesiones de
charla. Se insiste siempre en la resolucin de problemas y en la confeccin de planes
de accin.

Los Crculos deben centrarse en asuntos prcticos y dejarse de teoras; deben buscar
el obtener resultados positivos y no simplemente mantener discusiones.

El papel de los Crculos de Calidad es:

Identifcar problemas.
Seleccionar el problema de mayor importancia.
Hacer que el Crculo investigue dichos problemas.
Encontrar las soluciones.
Tomar medidas, en caso de que el Crculo este autorizado a hacerlo.
Hacer una exposicin de los problemas y posibles soluciones ante la direccin.
La caracterstica esencial es el esfuerzo creativo del grupo para solventar problemas,
lo cual requiere:

Identifcacin del problema.
Seleccin del problema. Debe escogerlo, entre el universo de posibles problemas.
Anlisis del problema.
Solucin del problema, para lo cual a veces se habr de recurrir a ayudas externas si
el grupo no cuenta con los medios necesarios.
Presentacin en direccin, previa experimentacin de la solucin. Es muy importante,
aqu que el grupo tenga la seguridad de que sus ideas y trabajo llegan a la direccin y
de que sta tenga en cuenta y reconozca su valor creativo.
En el caso que la direccin no decida aceptar su propuesta deber explicar claramente
l por qu.
4. Propsitos de los Crculos de Calidad

Sus propsitos pueden ser resumidos en los siguientes puntos:

Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa. No se trata nicamente de
aumentar la cifra de ventas sino de crecer en calidad, innovacin, productividad y
servicio al cliente, crecer cualitativamente, en defnitiva, es la nica forma de asentar el
futuro de la empresa sobre bases slidas.
Lograr que el lugar de trabajo sea cmodo y rico en contenido. Los Crculos aspiran a
lograr que el lugar de trabajo sea ms apto para el desarrollo de la inteligencia y la
creatividad del trabajador.
Aprovechar y potenciar al mximo todas las capacidades del individuo. El factor
humano es el activo ms importante y decisivo con que cuenta la empresa. Su
potenciacin constante provoca un efecto multiplicador cuyos resultados suelen
sobrepasar los clculos y estimaciones ms optimistas.
Es conveniente que el grupo se rena cada 2 o 3 semanas.
La duracin de cada sesin debe oscilar entre los 45 y 90 minutos aproximadamente.
Es conveniente establecer un programa de reuniones. El lder debe tener en cuenta
para la buena marcha de las reuniones:

Que ha de seleccionar miembros con experiencia profesional y que sean
comunicativos.
Que todos hablen con libertad.
Debern reprimir a los charlatanes.
Conseguir que hablen los tmidos.
Evitar discusiones de principio.
Procurar sacar conclusiones fnales.
Tomar notas de cada sesin.

5. Principios de los Crculos de Calidad

As pues, en la flosofa de los Crculos de Calidad se encuentran estos principios:

La participacin de las personas a todos los niveles.
Voluntariedad en la participacin.
Inters y espritu de superacin constante que hace sensibilizarse de las cosas que no
van bien, que podran ir mejor, o que crean problemas.
Capacidad para analizar los problemas e identifcar sus causas (formando al personal
para ello).
Formacin para resolver los problemas poniendo los remedios oportunos.
Mantener los resultados obtenidos. Reconocimiento a todos los niveles de que nadie
conoce mejor una tarea, un trabajo o un proceso que aquel que lo realiza
cotidianamente.
Respeto al individuo, a su inteligencia y a su libertad.
Potenciacin de las capacidades individuales a travs del trabajo en grupo.
Referencia a temas relacionados con el trabajo.

Otros aspectos que se deben tener en cuenta son:

1. El tiempo de las reuniones: se aconseja que las reuniones sean en horario de
trabajo, aprovechando los tiempos muertos si es posible; hay quienes pagan las horas
extras.
2. Seleccin de miembros y lderes: es esencial la competencia tcnica y simpata del
lder, es decir, que debe ser una persona comunicativa con buenas relaciones con el
grupo y en otros departamentos; con gran sentido comn, integridad, entusiasmo;
sano y positivo.
3. Recompensas e incentivos: son muy variadas y van desde la recompensa en
efectivo en relacin con la mejora obtenida, hasta un simple reconocimiento simblico.
4. Actitud de los mandos: deben estar bien informados, bien enterados del programa
con el que deben colaborar. Para ello el coordinador debe ganarse previamente sus
voluntades.
5. Gastos de implantacin del programa: los materiales de formacin y el pago del
tiempo cuestan dinero, as como las recompensas. Adems de lo que es cuantifcable,
hay lo que no se puede cuantifcar, como son los cambios positivos de actitudes y la
motivacin en los grupos de la organizacin.
6. Actividades de un Crculo de Calidad

Fundamentalmente el Crculo de Calidad es un grupo solucionador de problemas. El
proceso de solucin de problemas se convierte en una secuencia integrada de
acciones y empleo de tcnicas. Para solucionar dichos problemas hay que pasar por
unas etapas:

Identifcar una lista de posibles problemas a tratar. Se suele emplear la tcnica de
"brainstorming" para obtener un listado lo sufcientemente amplio que permita dar una
visin ajustada del estado actual del rea de trabajo.
Seleccionar un problema a resolver. De la lista previamente elaborada el Crculo elige
un problema que tratar de solucionar; se puede comenzar reduciendo la lista previa
llegando a un consenso sobre los problemas ms importantes.
La evaluacin de los problemas muchas veces requiere que previamente se realice
una recogida y anlisis de informacin y el empleo de algunas tcnicas como el
anlisis de Pareto.
Clarifcar el problema. Se trata de que todos los miembros comprendan por igual el
signifcado e implicaciones del problema seleccionado. Con tal fn puede ser til
responder a cul es el problema, y dnde y cundo se produce.
Identifcar y evaluar causas. Hay que atacar al origen de ste; dirigido a eliminar la
causa que lo produca. Las posibles causas se organizan en un diagrama causa-
efecto. Esta tcnica permite ver grfcamente de qu modo y desde qu rea del
trabajo pueden actuar las posibles causas. Para evaluar la probabilidad de que una de
stas sea la responsable del problema se necesitar informacin adicional. Toda esta
informacin ayudar al Crculo a llegar a un consenso sobre cul es la causa ms
probable del problema.
Identifcar y evaluar soluciones. El Crculo tratar de confeccionar un listado de
soluciones potenciales que, posteriormente, sern evaluadas por el grupo en funcin
de determinados criterios.
Decidir una solucin. Con todos los datos disponibles, el Crculo inicia una discusin
para llegar a un consenso sobre qu solucin parece en principio mejor que las
dems.
Desarrollar un plan de implantacin de la solucin. Este plan debe explicar cmo ser
ejecutada la solucin elegida.
Presentar el plan a la direccin.
Es recomendable incluir un clculo aproximado de los benefcios que se esperan
conseguir con el plan propuesto.
Implantar el plan. Si la direccin aprueba el plan presentado, los miembros del Crculo
se responsabilizarn de su implantacin en su rea de trabajo.
Evaluar los resultados de la solucin propuesta.
Desde su implantacin el Crculo recoge y analiza informacin sobre los resultados
que el plan de implantacin de la solucin depara. No se trata de averiguar si a corto
plazo la solucin funciona, sino que es conveniente realizar un seguimiento a largo
plazo de sus efectos.
Optimizar los resultados de la solucin.
No se trata de nicamente de solucionar problemas, sino de prever su ocurrencia en
zonas que an no los han sufrido.
Vuelta a identifcar una lista de problemas. Con la solucin de un problema previo se
da paso a un nuevo ciclo de actividades encaminadas hacia el mismo fn.

7. Los benefcios que aportan los Crculos de Calidad
Los Crculos de Calidad generan en las personas un sentimiento de satisfaccin y
pueden proporcionarles el reconocimiento de sus logros. Estos se deben a tres
razones:
Una mayor conciencia del trabajo en equipo.
En aumento en la participacin de los individuos.
Mejoras en el modo de realizar tareas y, por lo tanto, el aumento de la calidad.
El fomento del espritu de equipo mediante los Crculos de Calidad pueden tener un
efecto extraordinario en el ambiente de toda la organizacin.

La comunicacin tambin mejora enormemente con los Crculos de Calidad.
Naturalmente la comunicacin entre ambos miembros del grupo mejora, pero tambin
se benefcia la comunicacin horizontal entre crculos dedicados a campos de trabajo
diferentes y la comunicacin vertical entre la fbrica y la direccin.

Al nivel de trabajadores, los Crculos de Calidad pueden juntar a personas que,
aunque hayan estado trabajando en la misma rama, apenas se hayan llegado a
conocer; con la ayuda del Crculo, no slo discuten cosas juntos, sino que tambin
obran de comn acuerdo.

Y en cuanto a la comunicacin vertical, los Crculos de Calidad hacen una gran
aportacin a favor de la compensacin por parte de la direccin del propio personal.

Los directores quedan muchas veces sorprendidos ante el entusiasmo y
conocimientos de sus empleados, y los empleados disfrutan de la oportunidad de
emplear sus capacidades y ver que se hace buen uso de ellas.

Los elementos decisivos para el xito de los crculos de calidad son:

La participacin voluntaria
La formacin de los miembros en:
Anlisis estadstico.
Dinmicas de grupo.
Tcnicas de resolucin de problemas.
La eleccin libre de los temas a tratar por los miembros del grupo, sin imposicin
jerrquica que ahogue la colaboracin creativa del grupo.
Las reuniones deben celebrarse regularmente en tiempo pagado por la empresa, y que
sta asuma el costo de la puesta en marcha.
Bibliografa:

Control de la Calidad. Besterfeld, H. (1995).. Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. 4ta
Edicin.

Anlisis y Planeacin de la Calidad. Juran, J, M. F.M. Gryna. (1998). McGraw Hill /
Interamericana de Mxico, Tercera Edicin.