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GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS- Derechos Reservados 1989- 2009


FICHA TCNICA DE NOMINA
MODULO DE NOMINA Y PERSONAL

Objetivo.
1. Nmina y Personal de GBS se constituye en la base del Sistema de Informacin de Personal, Recursos
Humanos y Gerencia del Talento Humano de la empresa siendo el consolidador de los datos originados en
los procesos de nmina y el generador de la informacin que satisface los requerimientos de ndole legal,
fiscal y de anlisis de la informacin de nmina y personal.
2. Nmina y Personal de GBS es una herramienta fcil, adaptable, integrada y escalaba que cubre las
necesidades de administracin de la informacin desde la prenmina, nmina y postnmina, brindando
soporte para todos los procesos relacionados incluyendo el Sistema de Autoliquidacin de Aportes,
Transferencias electrnicas para Bancos y Depsitos Judiciales Especiales.

Caractersticas sobresalientes:
Integracin total con el mdulo de Contabilidad General de GBS: generacin de la Nota Contable de la nmina quincenal o
mensual, AHORRANDO tiempo en la re-digitacin de informacin en Contabilidad y MEJORANDO la calidad de la
informacin.
Informe de descuentos efectuados a empleados, de la quincena, del mes o historial, de manera que se FACILITA consultar la
historia del empleado para efectos de estudiar cupos de endeudamiento y hacer auditorias de descuentos efectuados al
empleado y pagos realizados a terceros.
Informe consolidado de vacaciones, cesantas e intereses de cesantas que SIMPLIFICA el proceso anual de consolidacin y
pagos al empleado, MANTENIENDO ACTUALIZADO el historial de estos conceptos, saldo del ao anterior, valores del
ao actual, valores pagados y saldos finales.
Proceso de distribucin de la mano de obra por centros de costos, FACILITANDO EL CONTROL DE LOS COSTOS por
departamento o centro de costos, permitiendo obtener mltiples informes de distribucin de la mano de obra por empleado,
por centro de costos, etc.
Informe de desprendibles globalizados por departamentos, por conceptos que incluyen los valores en cifras y letras para
FACILITAR el proceso de prenmina.
Generacin de informes de pagos parafiscales por pantalla, impresora o en Hojas Electrnicas de Excel, que FACILITA los
procesos posteriores a la nmina, especficamente para pagos a entidades externas.
Sistema adaptable mediante frmulas para calcular incapacidades, por tipos de incapacidades diferentes.
Opcin de crear grupos de liquidacin de empleados, por ejemplo: grupo pensionados, grupo administrativos, personal en
carrera administrativa en el caso de entidades del Estado, FACILITANDO LA PERSONALIZACION de la liquidacin de
devengos y deducidos para cada grupo de empleados, con sus propias frmulas y parmetros de liquidacin.

Alcances Generales.
Nmina y Personal de GBS cumple con los siguientes alcances generales:
1. Comprende desde el registro y monitoreo de todos los tipos de novedades de nmina del periodo de liquidacin hasta la
generacin de las consultas (informes) y reportes de toda la informacin (formularios legales y archivos planos) requerida
por los diferentes niveles de la organizacin y entidades externas como Fondos de Pensiones, de Salud, ARP, ARS, Bancos
y Corporaciones, Depsitos Judiciales y Entidades con las cuales se han establecido acuerdos de Libranzas, Crdito para
empleados y otros tipos de descuentos automticos.
2. Garantiza la confiabilidad, seguridad y exactitud de los datos y resultados del proceso de nmina desde la prenmina,
nmina, postnmina y la integracin automtica con el mdulo de Contabilidad.
3. Permite interfaces con aplicaciones complementarias: Importar/Exportar datos: facilita la integracin con mdulos Contables
de otras Casas de Software a travs de la Interfase Contable.


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FICHA TCNICA DE NOMINA
4. Multiperidico: permite la apertura simultnea de mltiples meses consecutivos para mltiples aos. Facilita la liquidacin
de periodos quincenales, mensuales, liquidaciones especiales adicionales como primas semestrales o anuales.
5. Actualiza los saldos de nmina y la informacin histrica en lotes (para reproceso) y/o en lnea al Integrar la prenmina del
periodo.
6. Facilita la liquidacin de la nmina posibilitando la realizacin de prenminas sucesivas hasta obtener la nmina
definitiva, aceptando los ajustes necesarios que garantizan los resultados exactos del periodo de liquidacin.


Alcances en Configuracin.
Nmina y Personal de GBS permite los siguientes alcances en configuracin:
1. Cumple con las normas vigentes expedidas por la Contadura General de la Nacin, que son de obligatorio cumplimiento
para las entidades (privadas o estatales) y las normas de la Ley 100 y Ley 50, as como las dems disposiciones relacionadas
vigentes.
2. Facilita el uso del Sistema mediante una interfaz de usuario similar a la de Office de Microsoft, as como con la inclusin
de Asistentes que simplifican todas las tareas: Autoliquidacin de Aportes, Depsitos Especiales, Liquidacin de Empleados,
Vacaciones, Transferencias para bancos.
3. Facilita la adaptabilidad a cualquier tipo de empresa pues permite definir las Reglas del Negocio (parmetros, polticas) y
mediante la configuracin de frmulas tipo Excel que simplifican la liquidacin de cualquier tipo de concepto devengado o
deducido.
4. Manejo de niveles de clasificacin del personal: por departamentos o centros de costo.
5. Cada empleado cuenta con una completa hoja de vida que incluye informacin asociada con la nmina, datos generales,
fotografa y un completo historial de todas las transacciones de nmina relacionadas.
6. Manejo de conceptos de acumulacin por NIT: devengados/deducidos variables y automticos (libranzas, embargos)
7. Marcacin de un empleado como inactivo, para que no acepte transacciones a partir de una fecha determinada.
8. Manejo automatizado de vacaciones y otros cambios de status del empleado.
9. Manejo de centros de costo. Permite el manejo de varios niveles como por ejemplo nivel 1 gerencial, nivel 2 procesos
(administrativos, operacionales y de mantenimiento), nivel 3 actividades y/o dependencias.
10. Asociacin a cada concepto de liquidacin de nmina con las correspondientes cuentas contables a travs de la Interfase
Contable.
11. Generacin de Asientos Contables automticos


Alcances en Transacciones.
Nmina y Personal de GBS facilita la realizacin de las siguientes transacciones:
1. Registro y validacin de novedades de liquidacin del periodo
2. Registro automtico de descuentos automticos
3. Liquidacin de Prenmina
4. Cierre de Prenmina
5. Integracin contable automtica
6. Autoliquidacin de Aportes
7. Liquidacin de Empleados
8. Liquidacin de vacaciones automtica
9. Pagos a travs de bancos: transferencia electrnica de fondos
10. Consignacin de Depsitos Judiciales Especiales
11. Pagos a Entidades o terceros: Libranzas, descuentos automticos

Alcances en Informes y Consultas.
1. Desprendibles de pago personalizable segn mltiples diseos, incluyendo logotipos.
2. Produccin de informes de Fondos en formatos aceptables por los mismos segn los estndares vigentes de los formularios.


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FICHA TCNICA DE NOMINA
3. Historia laboral en la Empresa: nombramiento, Cambios, licencias, sueldo, dependencia, encargos, vacaciones, permisos,
compensatorios, sanciones, accidentes, enfermedades, retiros etc.
4. Informes de Cajas de Compensacin y Subsidio Familiar (incluyendo el control del subsidio propio de la empresa).
5. Nmina: liquidacin de: Sueldos, devengados y descuentos, vacaciones, horas extras, recargos, primas de vacaciones,
cesantas parciales y definitivas, incluyendo el control de cesantas pagadas: anticipos, consignaciones en los fondos, etc.
6. Produccin de informes, relacin de novedades, listado de nmina, resumen por dependencia, informe de presupuesto,
comprobante contable, autoliquidacin, reporte de cambios de categora para el Sistema de Seguridad Social y fondos,
informes para la caja de compensacin.
7. Descuentos para terceros (juzgados, libranzas, organizaciones, cooperativas, etc.).
8. Liquidacin parcial de cesantas y relacin de anticipos.
9. Informes de deducciones pendientes y capacidad de descuento por funcionario.
10. Informe analtico de conceptos: cualquier rango de conceptos, departamentos, empleados para rangos ilimitados de fechas y
periodos de nmina
11. Informe analtico de endeudamiento del empleado

Alcances en Controles y Seguridad.
Los siguientes controles garantizan un manejo seguro y confiable de la informacin.
1. Guardar una imagen de todos los parmetros utilizados en cada proceso e
2. Prevenir la eliminacin de empleados con informacin histrica.
3. De cada novedad queda informacin de quien lo registr, modific o anul, la fecha y la hora de la transaccin.
4. No permite procesar transacciones de un periodo ya cerrado o inhabilitado.

Usuarios que Actualizan Informacin: Recursos Humanos (otros usuarios, segn Reglas del
Negocio)

Usuarios que Consultan el Mdulo: Recursos Humanos (otros usuarios, segn Reglas del
Negocio)

Interaccin con Otros Sistemas:
1. Produce registros de movimientos contables
2. Generacin automtica de la disponibilidad presupuestal, tanto de la nmina a pagar como la de la autoliquidacin de seguro
social y dems fondos de salud y pensiones.