Facturacion Cobros Pagos Impuestos 27239

Facturacin, cobros, pagos e
impuestos
Autor: Efran Ortiz

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
Presentacin del curso
La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook
principalmente) se refiere a la relacin entre la Contabilidad y la Informtica.
El propsito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la
Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informticos de mayor
difusin en el mercado para obtener un ptimo resultado dentro de una
organizacin con el objetivo de ser ms eficiente en sus funciones y mejor
capacitado para un trabajo como contable.
En este cuarto curso aprenderemos sobre la facturacin, cobros, pagos e
impuestos. Veremos los comprobantes de ingreso y las papeletas de depsito, el
registro de compras, los cheques y comprobantes de egreso, los asientos de
diario recurrentes, los prstamos y tabla de pagos, el impuesto de la Renta, las
retenciones del impuesto a la Renta y el Impuesto de Valor Agregado o IVA.
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1. Facturacin de ventas. Registro contable
Ventas
Se concepta como ventas, las operaciones comerciales, mediante las cuales una
empresa transfiere a sus clientes, los bienes o servicios que dispone para su
comercializacin, se considera que se ha realizado una venta, cuando se emite la
respectiva factura y el cliente demuestra conformidad con el negocio realizado y
paga o se compromete a pagar en un determinado tiempo por este concepto.
Cada empresa organiza en su momento su propio departamento de ventas,
nombrando un jefe para que se encargue de todos los detalles que implica la
comercializacin de los bienes o servicios que preste la empresa, as como de dictar
las polticas de comisiones para los vendedores, trmites y dems operaciones que
permitan cerrar adecuadamente las ventas.
A continuacin vamos a examinar 3 hojas de un mismo archivo de Excel que actan
en forma conjunta para realizar la facturacin. En este caso vamos a exponer un
sistema de facturacin de servicios, que tiene 4 rubros: cursos de conduccin,
exmenes psicosensomtricos, manuales del conductor y permisos de aprendizaje,
se pueden facturar todos o por separado.
Como vemos las 3 hojas del archivo son: base, factura y control. En la primera hoja
base disponemos de una base de datos para la facturacin, es decir, todos estos
datos son necesarios para completar ciertos campos de la factura, vamos a observar
los datos de la fila 9 o la persona que se encuentra con el nmero 5, AVILA FLORES
JOSE LUIS. Tomando como referencia las frmulas aplicadas en el rol de pagos,
vamos a observar que en base al nmero 5, Excel puede encontrar con la frmula
=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2), el nombre del cliente, de la misma forma
puede localizar los otros datos para que se reflejen en la siguiente hoja factura
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Aqu podemos observar que la informacin de la hoja base, la hemos recuperado
aplicando las frmulas:
=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2) para obtener el nombre del cliente
=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;3) para que aparezca la cdula del cliente
=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;4) para ver la direccin
=BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;5) para ver el telfono
De esta forma estamos en capacidad de facturar a todos los clientes de la hoja
base, en la parte inferior en cambio hemos detallado los servicios con los valores
respectivos, es necesario aclarar que el manual del conductor y el permiso de
aprendizaje no estn grabados con el impuesto del iva, de tal forma que, estos
rubros sumados constan en base 0, una vez completa la factura, se procede a
imprimir, por lo general el original es para el cliente, una copia para Contabilidad y
otra para archivo.
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En esta tercera hoja control, observamos un detalle con el nmero de factura,
fecha, nombre del cliente, la facturacin con base 0%, base 12%, iva y total. Es
necesario anotar que en ocasiones por fallas propias o por causas ajenas a la
voluntad de la persona que realiza la facturacin suele suceder que hay facturas que
se imprimen con errores, si esto sucede es necesario anular el documento, con
todas sus copias y hacer constar en el detalle como ANULADA y sin valores, tal como
se muestra en el detalle. Para agilitar el registro de esta hoja, segn se puede
observar a partir de la columna B, existen frmulas para traer los datos de la hoja
anterior factura y son las siguientes:
=factura!$G$4 para actualizar la fecha
=factura!$C$4 para registrar el nombre del cliente
=factura!$I$19 para los valores de base 0%
=factura!$I$17 para los valores de base 12%
=factura!$I$20 para ver el valor del iva
=factura!$I$21 para ver el total de la factura
Para llevar un buen control de este sistema es necesario anotar que inmediatamente
despus de realizar la factura, nos trasladamos a la hoja control, anotamos el
rango de la factura impresa, luego escogemos pegado especial, valores, aceptar; de
esta forma quedan fijos los valores en la hoja control.
Una vez terminado el mes es necesario realizar totalizar los valores, para realizar el
asiento contable, debitando clientes por el total y acreditando ventas base 0%,
ventas base 12% y el iva en ventas por los valores respectivos, de acuerdo a la
referencia del rango D2:G2.
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2. Comprobantes de ingreso y papeletas de depsito
Comprobantes de ingreso
Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener como respaldo un comprobante de
ingreso donde se describa la fecha, el valor, el concepto del valor ingresado y las
firmas de responsabilidad, estos documentos deben estar prenumerados y reservar
una zona para registrar un asiento contable, adems deben estar conformados por
un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo.
El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingres a la empresa,
de manera general, cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el voucher de
alguna tarjeta de crdito, estos valores deben estar junto con el comprobante de
ingreso respectivo, en el da de la recaudacin y se debe conservarlos en una caja
fuerte como medida de seguridad. Al da siguiente, segn normas de control interno
y para evitar jineteo de fondos, todos los valores deben ser depositados en las
cuentas bancarias de la empresa.
Papeletas de depsito
Cuando las empresas o las personas naturales realizan depsitos bancarios, las
entidades bancarias, siempre acostumbran entregar una papeleta de depsito como
constancia de la transaccin realizada, es as que para un control adecuado de los
ingresos de la empresa, cada comprobante de ingreso debe ir acompaado de la
papeleta de depsito respectiva.
A continuacin vamos a observar un comprobante de ingreso con su respectiva
papeleta de depsito.
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Como podemos observar, el comprobante de ingreso resume la informacin
necesaria sobre la fecha, de donde proviene el pago, por que concepto, que valor, si
es en efectivo se marca en el casillero que se encuentra en la celda H9, de haber
sido el pago con cheque tendramos que haber registrado el nmero en la celda C9
y el nombre del banco en la celda E9 y lo propio si hubiera sido con tarjeta de
crdito, si bien estos comprobantes se pueden disear en Excel, es muy conveniente
que se disponga de libretines impresos.
Aqu podemos observar una papeleta de depsito que emiten los bancos, este
documento se lo debe archivar junto con el comprobante de ingreso como prueba
de que los valores recaudados, estn depositados en el banco, dando cumplimiento
a las normas de control interno, el asiento contable del depsito es el siguiente:
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3. Registro de compras. Bienes, servicios y activos
fijos. Liquidacin de compras
Registro de compras
El registro de compras en Excel es muy til para llevar un control de los bienes,
servicios y activos fijos adquiridos por la entidad, tambin facilita la declaracin
mensual de los impuestos. En este detalle se puede observar de una manera
panormica todas las compras realizadas para un mejor anlisis.
Segn podemos observar en el registro anterior, existen columnas para: mes,

comprobante de egreso (C/E), nmero de factura, beneficiario, compras de bienes
con tarifa 0%, compras de bienes con base 12%, iva 12% de bienes, compras de
servicios con tarifa 0%, compras de servicios con base 12%, iva 12% de servicios,
compras de activos fijos, iva 12% de activos fijos, liquidacin de compras, compras
que no sustentan crdito tributario y cuentas por pagar para conocer cuanto se
pag en cada caso.
Este registro est diseado de acuerdo a las necesidades tributarias de la entidad,
ya que se necesita que las compras se encuentren desglosadas de esta manera, para
facilitar luego el registro en el formulario para la declaracin del iva (Impuesto al
Valor Agregado. Cada compra ya sea de bienes o servicios va acompaado de una
columna para el iva. Como se puede notar en el registro, las compras de activos
fijos van por separado, junto con el iva respectivo.
Cada empresa o persona que se dedica al comercio debe tener impresas sus propias
facturas, que son los documentos habilitantes para poder culminar la negociacin
de cualquier bien o servicio y exigir el cobro respectivo; sin embargo existen
personas que se dedican a determinadas actividades econmicas y no tienen cultura
tributaria, entonces estas personas no disponen de facturas, para estos casos el
Servicio de Rentas Internas (S.R.I.) ha creado la Liquidacin de Compras de bienes y
servicios.
Liquidacin de Compras de bienes y servicios
Es un documento que debe tener disponible la empresa para suplir a las facturas,
cuando los proveedores no disponen de ellas, este documento debe contener la
respectiva autorizacin del S.R.I. (Servicio de Rentas Internas), no puede ser
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respectiva autorizacin del S.R.I. (Servicio de Rentas Internas), no puede ser
utilizado por mas de dos veces en un mismo ejercicio contable (un ao calendario),
pues la tendencia es que cada persona disponga de sus propias facturas, su formato
es similar a cualquier factura, como se puede observar en la siguiente imagen:
Como podemos observar, ste documento sirve para documentar una compra de
bienes o servicios, ya que ninguna transaccin puede quedar sin un documento
fuente. Cuando ya se ha utilizado este documento para un mismo proveedor por
dos ocasiones y el proveedor an no se ha regularizado, se debe realizar las
compras o contratar los servicios a un proveedor que si disponga de facturas.
Los asientos contables para registrar las compras pueden variar dependiendo si son
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Los asientos contables para registrar las compras pueden variar dependiendo si son
por bienes, servicios o activos fijos, en todo caso vamos a exponer un asiento de
cada tipo:
En la imagen que antecede, observamos en primer trmino una compra de bienes,
en este caso mercaderas que pasa a formar parte de los inventarios, por tanto en el
asiento de diario 203, debitamos la cuenta INVENTARIO DE MERCADERAS,
debitamos tambin el IVA EN COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR PAGAR, en la
descripcin incluimos el nombre del proveedor y la factura respectiva.
En segundo lugar con el asiento de diario 204, debitamos la cuenta
MANTENIMIENTO DE OFICINAS, el IVA EN COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR
PAGAR, son servicios del Sr. Fausto Rea, quin nos ha entregado la factura 2874.
Finalmente tenemos una compra de activos fijos muebles a la compaa ATU, segn
factura 52481, en el asiento de diario 205, debitamos MUEBLES Y ENSERES, IVA EN
COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR PAGAR.
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4. Los cheques y comprobantes de egreso
El Cheque
El cheque es un ttulo valor en el que la persona que es autorizada para extraer
dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Jurdicamente el cheque es un titulo valor a la orden o al portador y abstracto en
virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una
institucin de crdito, que es librado, el pago a la vista de una suma de dinero
determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.[1]
Los cheques son utilizados por la mayora de empresas para realizar el pago a sus
proveedores, a sus empleados y dems acreedores, con el objetivo de llevar un
adecuado control de los desembolsos realizados, pues todos estos movimientos, en
algn momento pueden estar sujetos a una auditoria para verificar el adecuado
manejo de los fondos. Para un mejor control de los egresos algunas compaas
acostumbran registrar en las instituciones bancarias doble firma, de esta forma se
aseguran que sean dos personas las que decidan los pagos.
Con el objeto de que los beneficiarios de los cheques no resulten perjudicados,
existen entidades que emiten los cheques cruzados, es decir se puede incluir dos
lneas en la parte superior izquierda del cheque, de esta forma se aseguran de que
el cheque emitido, sea depositado directamente en otra cuenta bancaria del
beneficiario. En caso de que el beneficiario no disponga de cuenta bancaria, se debe
utilizar un sello que diga Pguese a la orden del primer beneficiario, de esta forma
evitamos que se pueda registrar un falso endoso.
Otra medida de seguridad, una vez emitido el cheque y para evitar cualquier
alteracin en el valor, se recomienda cubrir el valor en letras con cinta adhesiva
transparente, cuando se trata de dinero no estn dems todas estas precauciones.
Comprobantes de egreso
Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la Contabilidad de
las empresas para conocer en detalle, la fecha, a quin se paga, el concepto, el valor
y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilizacin, estos formularios por
lo general son preimpresos, constan de un original para Contabilidad y una copia
para el archivo consecutivo y van acompaando a los cheques emitidos y a las
facturas o liquidaciones de compras.
Antes de la elaboracin de un comprobante de egreso y el cheque, el contador se
debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptacin de
los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser as se tendra que anular
el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso
se debe anular tambin todas las copias, igual que como se procede con otros
documentos.
A continuacin vamos a observar un comprobante de egreso, un cheque y el asiento
de diario en nuestro sistema de Contabilidad, todo realizado en Excel.
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Como podemos observar, las mismas cuentas utilizadas previamente en el
comprobante de egreso, se utilizada tambin para el registro en la hoja DIARIO del
sistema contable, ntese las dos lneas en la parte superior izquierda del cheque,
esto significa que es un cheque cruzado, tambin es vlido utilizar un sello con el
texto cheque cruzado.
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[1] http://es.wi ki pedi a.org/wi ki /Cheque
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5. Asientos de diario recurrentes, seguros pagados
por anticipado
Asientos de diario recurrentes
Es muy comn en una Contabilidad, registrar asientos de diario que se repiten mes a
mes, como el caso de depreciaciones, amortizaciones, roles de pago, provisiones,
seguros pagados por anticipado, etc. Estos asientos por lo general utilizan las
mismas cuentas deudoras y acreedoras, existen meses donde incluso los valores
son los mismos, como en el caso de las amortizaciones. Por ejemplo para registrar
el asiento de Amortizacin de Gastos de Constitucin que ya vimos en el captulo 7
de la unidad 3, debitbamos la cuenta de gastos Amortizacin de Gastos de
Constitucin y acreditbamos la cuenta de activo Amortizacin acumulada de Gastos
de Constitucin, este mismo asiento se repite cada mes.
Es importante conservar un archivo exclusivo en Excel para registrar todos estos
asientos, en la hoja 1 pueden ir las depreciaciones, en la hoja 2 las amortizaciones y
en la hoja 3, los seguros pagados por anticipado.
Seguros pagados por anticipado
Esta cuenta se la utiliza para cargar los pagos de plizas de seguros contratados
por la entidad para un tiempo determinado. Suele suceder en toda empresa, para
que sus bienes estn protegidos se contrata plizas de seguro que cubren posibles
desastres, siniestros o robos, dependiendo de las coberturas, los valores pueden
variar.
Es necesario realizar un registro en Excel para llevar el control de los ajustes de la
cuenta Seguros pagados por anticipado, que mes a mes realizamos hasta completar
el tiempo para el cual fue contratado el seguro.
En este cuadro podemos observar, la contratacin de dos plizas de seguros que
suman $ 1.560,00, el tiempo de vigencia va desde el 15 de agosto de 2009 a las
12:00, hasta el 15 de agosto de 2010 a las 12:00. En la celda C8 tenemos la frmula
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=$C$6/360*15 esto quiere decir que los $ 1.560,00 estamos dividiendo para 360
das y multiplicando por 15 que es el valor que corresponde enviar al gasto del 15 al
30 de agosto de 2009.
En la celda C9 se encuentra la frmula =$C$6/360*30, para obtener el valor del
ajuste por 30 das de septiembre de 2009, a partir de este mes la frmula se
mantiene igual hasta la celda C20, la ltima frmula en la celda C21 es igual a la
primera =$C$6/360*15 y corresponde a los 15 das del mes de agosto de 2010.
En el rango E8:I21 observamos los asientos que se realizan para este tipo de
operaciones:
Registramos el pago de las plizas, debitando la cuenta SEGUROS PAGADOS POR
ANTICIPADO y acreditando la cuenta BANCO PICHINCHA por el valor de $
1.560,00.Registramos el asiento de ajuste de las plizas debitando GASTO PLIZAS
DE SEGURO y acreditando la cuenta SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO por el
valor de los 15 das, que da como resultado $ 65,00.Registramos el mismo asiento
anterior, pero esta vez por 30 das, este asiento se tiene que registrar por los 11
meses siguientes, con las mismas cuentas y los mismos valores, esto es hasta julio
de 2010.En agosto de 2010 se vuelve a registrar un asiento similar al del numeral 2,
por los que das de agosto 2010. Si se renueva la pliza en los mismos trminos
(como suele suceder generalmente), se tendr que incluir otro asiento en el mismo
mes por los otros 15 das de agosto.
Al examinar el Mayor de la cuenta de activo SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO,
podemos observar que esta cuenta va disminuyendo su valor mes a mes, hasta
quedar en cero.
En cambio la cuenta GASTO POLIZAS DE SEGUROS, observamos que el gasto se va
incrementado, hasta el cierre del ejercicio contable de 2009, se registra un valor de
$ 585,00.

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Para el ejercicio econmico de 2010, la cuenta GASTO PLIZAS DE SEGUROS, registra
un valor acumulado a Agosto 15 de $ 975,00, es decir es un gasto compartido entre
dos ejercicios contables.
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6. Registros para personas no obligadas a llevar
Contabilidad
Personas no obligadas a llevar Contabilidad
Como sabemos segn la legislacin de cada pas, existen personas obligadas a
llevar Contabilidad y otras personas No obligadas a llevar Contabilidad. Las primeras
tienen que disear una serie de comprobantes, facturas, notas de dbito, notas de
crdito, etc., con el fin de llevar adecuadamente su Contabilidad, tambin debe
contar con un software contable con su respectiva licencia que le permita emitir los
principales reportes. En cambio las personas No obligadas a llevar Contabilidad, si
bien la ley no les exige llevar todos los libros contables, pero si deben cumplir con
llevar ciertos registros.
Por lo general las personas No obligadas a llevar Contabilidad, no se les exige, por
cuanto sus transacciones son de baja cuanta, sin embargo si estn obligados a
llevar:
Detalle de Compras y GastosDetalle de Ventas
Detalle de Compras y Gastos
Este registro sirve para detallar todas las compras y gastos de las personas que
realizan actos de comercio, mas conocidos como comerciantes, este detalle contiene:
Una columna para No., en donde se registra un nmero consecutivo de las
transacciones realizadas.
Una columna para RUC o C.I., aqu se registra el nmero del Registro nico de
contribuyentes que debe tener todo comerciante, en caso de no tener el RUC, se
debe registrar el nmero de la Cdula de Identidad, esto para las personas que no
poseen cultura tributaria y no tienen todava su RUC.
Razn Social, para registrar el nombre de la entidad donde hemos realizado la
compra o efectuado el gasto.
Nmero de Comprobante de Compra, para poner el nmero de factura con la
serie respectiva que son los seis primeros nmeros que tiene toda factura, en caso
de que se trate de Liquidacin de Compras, tambin estos documentos disponen de
una serie similar.
Fecha de factura de compra, para registrar la fecha en la que se realiz la
compra.
Base Imponible 12%, para registrar el subtotal de la factura de aquellos
productos o servicios que graban IVA (Impuesto al Valor Agregado).
Base Imponible 0%, para aquellos productos o servicios que no graban IVA.
IVA 12%, para registrar el valor correspondiente al Impuesto al Valor Agregado,
en el caso de Ecuador, se encuentra en la tarifa del 12%, en otros pases esta tarifa
puede ser diferente en ms o en menos .
Columna de Total, para sumar todas las compras registradas en cada lnea, se
debe totalizar tambin las cuatro ltimas columnas y sacar las sumas por mes,
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como podemos ver en el cuadro siguiente:
Detalle de Ventas
Este detalle sirve para registrar todas las ventas realizadas por el comerciante a sus
clientes, consta de:
Una columna para el No., donde se registra el consecutivo de las ventas realizadas
en el mes.Una columna para RUC o C.I., aqu se registra el nmero del Registro
nico de contribuyentes que debe tener todo comerciante, en caso de no tener el
RUC, se debe registrar el nmero de la Cdula de Identidad.Razn Social, para
registrar el nombre del cliente que nos ha comprado.Nmero de Comprobante de
Venta, para anotar los nmeros consecutivos de las facturas emitidas a los clientes,
en esta columna no debe faltar ninguna factura, en caso de que el documento de
anule, igualmente se lo debe hacer constar como anulada, en estos casos no se
registra ningn valor.Fecha de emisin, para dejar constancia de la fecha en que se
realiz la venta.
Base Imponible 12%, para registrar el subtotal de la factura de aquellos
productos o servicios que graban IVA (Impuesto al Valor Agregado).
Base Imponible 0%, para aquellos productos o servicios que no graban IVA.
IVA 12%, para registrar el valor correspondiente al Impuesto al Valor Agregado.
Columna de Total, para sumar todas las ventas registradas en cada lnea.
Retenciones en la fuente de Renta, esta columna sirve para registrar el valor
que los clientes han retenido por concepto de retencin del Impuesto a la Renta, por
lo general se trata de un porcentaje del subtotal de la factura, estos valores sirven
como anticipo para el pago del impuesto a la renta y debe estar reflejado en el
respectivo comprobante de retencin.
% de Retencin, para registrar el porcentaje aplicado segn la normativa
vigente, estos porcentajes pueden cambiar dependiendo de la poltica de la
administracin tributaria, estos porcentajes se calculan sobre la base 12% o 0%.
Retenciones de IVA, esta columna sirve para registrar el valor que el cliente a
retenido por concepto de IVA, igualmente se trata de un porcentaje aplicado a los
valores de la columna H.
Finalmente en la columna M, tenemos el % de retencin del IVA, que vara en
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Finalmente en la columna M, tenemos el % de retencin del IVA, que vara en
funcin de las ventas realizadas, igual que en las compras se deben totalizar, todas
los columnas de valores y calcular los totales por mes, como podemos ver en el
cuadro siguiente:
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7. Prstamos. Tabla de pagos
Prstamos
Existen en algunas organizaciones o empresas, la poltica de conceder prstamos a
sus empleados, esto con el fin de darles facilidades para el pago y a una tasa de
inters razonable, por lo general inferior a la que ofrecen otras instituciones del
sistema financiero. Estos prstamos se otorgan tambin con el objetivo de
incentivar al personal para que se desempee mejor en sus actividades.
Dependiendo de la poltica de cada empresa, existen parmetros para solicitar los
prstamos, de manera general el valor del prstamo depende de los aos de servicio
que tenga un empleado, tambin del sueldo que percibe, del cargo que ocupa, del
motivo para el cual va destinado, etc.
Si el empleado cumple con los requisitos establecidos, debe llenar un formulario y
realizar la solicitud correspondiente, una vez aprobada la solicitud se prepara en
Excel la tabla de pagos.
Tabla de pagos
Para preparar estas tablas por lo general se requiere los siguientes datos:
Nombre del empleado: Segundo AsimbayaFecha de ingreso a
la empresa: 8 de noviembre de 2006Sueldo
nominal: 218 dlaresValor del
prstamo: 500 dlaresPlazo para el
pago: 12 mesesTasa de inters
aplicada: 10%Fecha de solicitud: 2 de
octubre de 2009
A continuacin vamos a observar la tabla de pagos programada para 12 meses:
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En el rango A1:F5, constan los datos antes solicitados, en la celda B8 tenemos la
frmula: =C5+30 para definir la fecha del primer pago que es 30 das despus de la
fecha de solicitud (C5). En la celda B9, registramos la frmula=B8+30 para obtener
la segunda fecha de pago, a partir de esta celda, podemos copiar la frmula para el
resto de filas, hasta la celda B19.
En la celda E8, registramos la frmula =PAGO($F$3/12;$F$4;-$F$5) para definir las
cuotas (dividendos), las mismas que como se puede observar son iguales para todos
los meses, la misma frmula se aplica hasta la celda E19.
En la celda D8 aplicamos la frmula =F5*$F$3/12, para conocer el valor del inters
de la primera cuota; es decir, el valor del prstamo (500) multiplicamos por la tasa
de inters (10%) y dividimos para 12.
En la celda C8, registramos =E8-D8 es decir el valor del dividendo menos el inters,
esta frmula podemos copiar para el resto de filas, hasta la celda C19. En F8,
registramos la frmula =F5-C8, para disminuir del valor original del prstamo, el
valor del primer abono al capital y as obtener el capital reducido.
En la celda D9 aplicamos la frmula =F8*$F$3/12 para calcular la tasa de inters de
un mes, del capital reducido, a partir de esta celda copiamos la frmula hasta la
celda D19. En F9 en cambio registramos =F8-C9 para seguir descontando los
abonos al capital y seguir actualizando el capital reducido, esta frmula se puede
copiar hasta la celda F19.
Finalmente en la fila 20 totalizamos las columnas C, D y E, para comprobar si la
suma de los abonos al capital da como resultado el valor del prstamo como en
efecto as es, tambin podemos conocer el valor total del inters cobrado y el total
del capital mas el inters que es la suma de todos los dividendos.
Lo interesante de este mtodo es que se obtienen cuotas o dividendos iguales para
todos los meses y el empleado puede programar cuanto puede solicitar segn su
capacidad de pago y de acuerdo al tiempo que dispone para cancelar el prstamo.
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Las cuotas o dividendos, se les descuenta a los empleados en el rol de pagos de
cada mes.
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8. Impuesto a la Renta
Renta
El objetivo principal de toda empresa comercial como sabemos, es obtener ganancia
o renta, pero por desarrollar esta actividad, los estados, llevan su parte a travs de
los impuestos. Uno de los impuestos aplicados a quienes desarrollan una actividad
comercial es el impuesto a la renta.
Impuesto a la Renta
Para entender de mejor manera el impuesto a la renta, vamos a plantearnos algunas
preguntas que inmediatamente daremos respuesta.
Quin debe pagar?
Deben pagar las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades,
ecuatorianas o extranjeras, residentes o no en el pas, que hayan percibido rentas
gravadas.
Sobre que se paga?
Se paga sobre la base imponible, entendindose por tal, el monto de las rentas
gravadas percibidas en el ao menos los costos o gastos denominados deducciones.
Para las personas naturales existe una cantidad desgravada, que es la cantidad
fijada por la Ley sobre la cual la tarifa del impuesto es de 0%.
Cul es el perodo tributario?
El perodo tributario es anual, empieza el 01 de enero y concluye el 31 de diciembre
de cada ao, en l se deben incluir todas las rentas y presentar una declaracin,
salvo los ingresos por herencias, legados y donaciones; premios; e ingresos
ocasionales de no residentes, que son declarados en forma separada.
Existen retenciones de este impuesto?
S, estas constituyen un prepago del impuesto. Su porcentaje y monto depende del
tipo de renta. En rentas del trabajo en dependencia (remuneraciones), el empleador,
durante el ao, retiene el total del impuesto causado; en los dems tipos de rentas
el porcentaje vara entre el 1% y el 8% del ingreso o renta.
Cundo se debe pagar?
La declaracin y pago del Impuesto a la Renta se debe realizar desde el primero de
febrero del ao siguiente, hasta las fechas que se detallan a continuacin:
Noveno Dgito Personas Naturales Sociedades
1 10 de marzo 10 de abril
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Cunto se tiene que pagar?
El monto que se debe pagar depende de la base imponible, sobre la cual las
sociedades pagan el 25%, y las personas naturales y las sucesiones indivisas deben
aplicar la tabla progresiva que a continuacin se expone.
Ao 2009
En dlares
Fraccin bsica
Exceso
hasta
Impuesto
Fraccin
Bsica
% Impuesto
Fraccin
Excedente
0 8. 570 0 0%
8. 570 10. 910 0 5%
10. 910 13. 640 117 10%
13. 640 16. 370 390 12%
16. 370 32. 740 718 15%
32. 740 49. 110 3. 173 20%
49. 110 65. 480 6. 447 25%
65. 480 87. 300 10. 540 30%
87. 300
en
adelante
17. 086 35%
Res. No. NAC-DGER2008-1467
de 12 de diciembre de 2008

Cmo declara una persona natural?
Las personas naturales y las sucesiones indivisas, debern presentar su declaracin
en el formulario 102, utilizando las siguientes alternativas:
En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios preimpresos.En
las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a pagar, utilizando los
formularios preimpresos.En las oficinas del SRI en medio magntico, solo en el caso
de Contribuyentes Especiales.A travs de Internet, utilizando el DIMM (Declaracin
por Internet en Medio Magntico).
Cmo declara una sociedad?
Las sociedades debern presentar su declaracin en el formulario 101, utilizando las
siguientes alternativas:
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de Contribuyentes Especiales.A travs de Internet, utilizando el DIMM para elaborar
la declaracin. [1]
Existen formatos desarrollados por la administracin tributaria en Excel para que los
contribuyentes realicen su declaracin del impuesto a la renta, vamos a observar una
parte de los formularios 101 y 102.
[1] http://www.sri .gov.ec/sri /portal /mai n.do?code=150&external =#anchor8
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27
9. Retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta
Las retenciones en la fuente del impuesto a la renta, son porcentajes que se deben
aplicar segn disposiciones de la administracin tributaria a los subtotales de las
facturas que recibe la empresa antes de proceder al pago de las mismas.
La retencin es la obligacin que tiene el comprador de bienes y servicios, de no
entregar el valor total de la compra al proveedor, sino de guardar o retener un
porcentaje en concepto de impuestos. Este valor debe serentregado al Estado a
nombre del contribuyente, para quien esta retencin le significa un prepago o
anticipo de impuestos.
Quin debe retener impuestos?
El agente de retencin, que como regla general, es quien compra bienes o servicios.
Pueden ser personas naturales obligadas a llevar contabilidad, sucesiones indivisas o
sociedades dependiendo de las disposiciones de las normas vigentes para cada tipo
de impuesto.
Existe alguna autorizacin especial para retener impuestos?
No, sta obligacin nace directamente de la Ley o del Reglamento. Sin embargo, la
Administracin Tributaria puede disponer que una persona se constituya en agente
de retencin mediante una autorizacin o disposicin especial.
Qu documento debo entregar al retener un impuesto?
Un comprobante de retencin, que acredita las retenciones de impuestos realizadas
por los agentes de retencin, ste deber estar a disposicin del proveedor dentro
de los cinco das hbiles siguientes, contados a partir de la fecha de presentacin de
la factura, nota de venta o de la emisin de la liquidacin de compras y prestacin
de servicios.
Qu obligaciones tengo como agente de retencin?
Retener los impuestos legalmente establecidos.Declarar y depositar los valores
retenidos.Entregar el comprobante de retencin.Proporcionar la informacin
requerida.Registrar contablemente las retenciones y pagos realizados; y,Mantener
un archivo de los comprobantes y de las declaraciones. [1]
A continuacin vamos a observar el formato que se emplea para imprimir los
comprobantes de retencin y luego los porcentajes de acuerdo a la normativa
vigente para realizar las retenciones en la fuente del impuesto a la renta. Se
encuentran resaltados los conceptos ms utilizados.
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A continuacin vamos a suponer que nuestra empresa MODELO S.A., realiza con
fecha 5 de octubre de 2009, la compra de muebles de oficina por $ 1.250,00 ms el
impuesto al valor agregado al contado, segn factura 3645 de Muebles Colineal;
antes de realizar el pago, aplica el 1% de retencin de acuerdo al cuadro anterior,
por tanto el asiento de diario debe registrarse de la siguiente manera:
29
Como podemos observar en este asiento de compra, debitamos MUEBLES Y ENSERES
por $ 1.250,00, debitamos tambin el valor del IVA EN COMPRAS por $ 150,00 y en
lugar de acreditar BANCO PICHINCHA por $ 1.400,00 que es el valor total de la
factura, acreditamos la cuenta RETENC. FUENTE 1% por $ 12,50 y por la diferencia
emitimos el cheque 854 del BANCO PICHINCHA, es decir por $ 1.387,50.
Todas las empresas o los contribuyentes obligados a llevar Contabilidad, que
realicen compras por los conceptos sujetos a retencin, expuestos en el cuadro
anterior, por Ley deben realizar las retenciones y una vez concluido el mes deben
realizar la declaracin de retenciones en la fuente del impuesto a la renta en el
formulario 103 y pagar en las instituciones financieras autorizadas para realizar esto
cobros que por lo general son todos los bancos.
A continuacin vamos a observar una parte del formulario 103, donde se exponen
las casillas de la base imponible que equivale al subtotal de las facturas y las casillas
donde debe ir el valor retenido.
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Cuando vamos a realizar la declaracin de las retenciones en la fuente, es necesario
primero consultar el Balance de Comprobacin, lo que podemos observar es lo
siguiente:
Luego para cancelar estos impuestos, el asiento debe registrarse de la siguiente

manera:
31
32
10. Impuesto al Valor Agregado I.V.A.
Es el impuesto que se paga por la transferencia de bienes y por la prestacin de
servicios. Se denomina Impuesto al Valor Agregado por ser un gravamen que afecta
a todas las etapas de comercializacin pero exclusivamente en la parte generada o
agregada en cada etapa.
Quin debe pagar?
Deben pagar todos los adquirentes de bienes o servicios, gravados con tarifa 12%.
El pago lo har al comerciante o prestador del servicio, quien a su vez, luego de
percibir el tributo lo entrega al Estado mediante una declaracin. En el caso de
importaciones paga el importador el momento de desaduanizar la mercadera.
Sobre qu se paga?
El IVA se paga sobre la base imponible que est constituida por el precio total en el
que se vendan los bienes o se presten los servicios, precio en el que se incluirn
impuestos, tasas u otros gastos atribuibles. En importaciones sobre el valor CIF ms
impuestos, aranceles y otros gastos imputables al precio.
Cul es el Perodo Tributario?
El IVA es un impuesto que debe ser declarado y pagado en forma mensual, sin
embargo, la declaracin puede ser semestral cuando los bienes vendidos o los
servicios prestados estn gravados con tarifa cero por ciento.
Cunto se tiene que pagar?
El valor a pagar depende del monto de ventas de bienes y de servicios gravados,
realizados en un mes determinado, suma total sobre la cual se aplicar el 12%, y del
valor obtenido se restar: el impuesto pagado en las compras y las retenciones, del
mismo mes; adems el crdito o pago excesivo del mes anterior, si lo hubiere.
Cundo se debe pagar?
La declaracin y pago del IVA se debe realizar desde el primer da hbil del mes
siguiente al que corresponde la informacin hasta las fechas que se detallan a
continuacin:
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Las Instituciones del Sector Pblico pueden presentar su declaracin hasta el 28 del
mes siguiente al que corresponde la informacin, independientemente de su noveno
dgi to.
Cmo declara una persona natural?
En el formulario 104 las personas naturales obligadas a llevar contabilidad y que
realizan operaciones de comercio exterior, el resto de personas naturales
presentarn su declaracin en el formulario 104-A. Para la declaracin podrn
utilizar las siguientes alternativas:
de Contribuyentes Especiales.A travs de Internet, utilizando el DIMM para elaborar
la declaracin.[1]
Cmo declara una sociedad?
De la misma forma que las personas naturales obligadas a llevar Contabilidad, en el
formul ari o 104.
A continuacin vamos a observar una parte de los formularios 104 y 104-A
34
Para la declaracin del IVA, es necesario primero consultar el Mayor General de la
cuenta IVA EN COMPRAS y la cuenta IVA EN VENTAS.
Como podemos observar el saldo de la cuenta IVA EN VENTAS, es mayor al saldo de
la cuenta IVA EN COMPRAS, en este caso se debe establecer la diferencia y proceder
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la cuenta IVA EN COMPRAS, en este caso se debe establecer la diferencia y proceder
al pago, el asiento se debe registrar de la siguiente manera:
En el caso de que el saldo de la cuenta IVA EN COMPRAS, sea mayor al saldo de la
cuenta IVA EN VENTAS, es cuando existe crdito tributario, se realiza la declaracin
pero no hay pago y el saldo de ese crdito tributario se traslada al mes siguiente.
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Facturacion Cobros Pagos Impuestos 27239

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Segn podemos observar en el registro anterior, existen columnas para: mes,

Luego para cancelar estos impuestos, el asiento debe registrarse de la siguiente

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