PROCEDIMIENTOS GENERALES AL REALIZAR LA AUDITORIA POR CICLOS DE

TESORERA
El ciclo de tesorera engloba todas las operaciones productivas de la actividad
relacionadas con el efectivo en todas de financiacin, distribucin y reintegros.
Este ciclo est muy ligado con el de ingresos y compas ya que en ambas se cierran con
las operaciones de recepcin y desembolsos de efectivo las cuales son la fuente de
transacciones del ciclo de tesorera.

El funcionamiento y la sistemtica para el proceso de transaccin correspondiente este
ciclo variaran de una empresa a otra.

De manera general se pueden destacar las siguientes funciones en el ciclo de tesorera:
Custodia fsica del efectivo y de los valores as como su administracin.
Administracin, ejecucin y control de las operaciones financieras y de inversin.
Seguimiento y control de las deudas con entidades de crdito en cuanto a la liquidacin
del principal e intereses y al cumplimiento de las condiciones contractuales formalizadas.
Operaciones de recepcin y de desembolso del efectivo, incluyendo conciliaciones de
saldos.
Transacciones de descuento de papel comercial.
Contactos y negociaciones con las instituciones financieras a corto a largo plazo.

Para procesar todo el mbito de transacciones que abarca el ciclo de tesorera es
necesario tener presente toda la base de la informacin representada por registros,
archivos, listados, y dems detalles los cuales entran a formar parte del funcionamiento
del ciclo.

Esquema del ciclo de tesorera y sus interrelaciones:






















Caja menor:
La caja menor, es un fondo, fijo y renovable, que se crea en las empresas para manejar
pequeos desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeos, que para manejarlos por bancos se hace complejo y
puede entorpecer el desarrollo gil de ciertas actividades, por lo que la solucin es la
constitucin de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta
forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por
este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en
algunas Q. 1,000.000 ser suficiente, en otras ser necesario disponer de un fondo de
varios miles

Acta de constitucin de caja menor:
Se realiza un acta con la fecha correspondiente, lugar y el motivo de la apertura de dicha
caja menor. Con las siguientes normas
1. Verificacin del Quorum
2. Apertura de caja menor
3. Monto de la caja menor
4. Responsable del manejo de la caja menor
5. Valor mximo a pagar por caja menor
6. Conceptos que se pueden pagar por caja menor
7. Base mnima para el reembolso de la caja menor


Constitucin del fondo de caja menor
Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de
modo que la contabilizacin se registre por medio de partida de diario:


Responsable del Manejo
Las Cajas Menores sern administradas, de manera exclusiva, por el funcionario
designado en la Resolucin de constitucin, quien responder disciplinaria, fiscal, en
omisiones y acciones las por penalmente, y tributaria la administracin y manejo.

Funciones del Responsable
1. Recibir los recursos del fondo
2. Llevar un control diario y cronolgico de las operaciones de caja menor, con los
documentos que respaldan los movimientos
3. Gestionar la adquisicin y realizar el pago de los bienes y/o servicios autorizados en la
Resolucin de creacin y solicitados
4. Asegurar la custodia de los dineros y documentos soportes de los gastos.
5. Reportar a la Divisin Financiera, dentro del tercer da hbil del mes siguiente al pago,
las facturas que registran IVA.
6. Aplicar las retenciones de Ley y consignarlas.
7. Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
8. Mantener la liquidez del fondo, solicitando el reembolso.



El Dinero en Trnsito
Cuando una compra deba ser realizada por empleado distinto del responsable de Caja
Menor, se deber diligenciar el comprobante de dinero en trnsito.
Una vez legalizado el dinero en trnsito, se anular la constancia de su entrega, en
presencia del funcionario que efectu la compra y se conservar en el archivo de
soportes.

Destinacin de Recursos
Los dineros del Fondo de Caja Menor solamente podrn utilizarse para sufragar los
gastos identificados y definidos en la Resolucin de Constitucin de Caja Menor y en las
dems disposiciones que regulen la materia.
La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor de las areas, se har por los
jefes de rea, Directores de la empresa Y Secretarios Generales.

Prohibiciones
1. Efectuar pagos de contratos y rdenes de servicios.
2. Cancelar viticos y gastos de viaje, excepto los que se causen al empleado en
comisin fuera de la ciudad, por daos de vehculos oficiales, si se dispone del rubro
especfico.
3. Pagos de servicios personales y contribuciones de Ley sobre nminas, y, servicios
pblicos.
4. Prstamos y cambios de cheques oficiales o personales.
5. Guardar en la caja fuerte de Caja Menor elementos diferentes.
6. Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.
7. Realizar Gastos suntuarios
8. Fraccionar compras o servicios
9. Sobrepasar en gastos la cuanta autorizada.
10. Presentar soportes sin requisitos para su legalizacin.

Reembolso de caja menor
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a
rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes
de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y as recuperar el fondo de
caja menor a su monto inicial.

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al
momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algn
reembolso, de ah que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por
su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de
causacin de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el
reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que segn los principios
de causacin y realizacin, los hechos econmicos deben reconocerse en la fecha en que
figuren en la factura, lo cual no ser posible mediante el antiguo y arraigado
procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de
reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el
hecho econmico que soportan.

Mecanismos de Control de los Fondos de Caja Menor
El control a los Fondos de Caja Menor se verifica, de:
1. Autocontrol de los responsables del manejo.
2. Arqueos peridicos y sorpresivos por la Tesorera
3. Arqueos por la Oficina de Control Interno o por Organismos externos.}


Arqueo de caja
Se efectuara peridicamente un arqueo de caja, dejando constancia y evidencia de su
realizacin, supervisan y exactitud tanto como documental como aritmtica. Al ser el
arqueo un procedimiento en que solo interviene el departamento de tesorera y su control
interno.

Arqueos sorpresivos: se efectuaran arqueos sorpresivos sin previo aviso con el objeto
de infundir una actualizacin y control continuado de los fondos, con carcter general, los
arqueos de caja se realizaran verdicamente


Libro de caja
La gestin y control de caja se detallara atreves de un registro o ficha auxiliar en donde se
anotaran todos los movimientos de cobros y pagos. Este registro se conciliara
peridicamente con los estado contables, solo se registraran y pagaran del fondo aquellos
gastos que se esa debidamente justificados y autorizados.

Esquema resumen de flujograma de caja (fondo fijo)
























BIBLIOGRAFIA:

http://manualdeprocedimientostenjo.blogspot.com/