SISTEMA PARA GRIFOS

1


SISTEMA PARA GRIFOS STORAGE GRIFOS
Control por turnos
Permite la gestin de las operaciones por turnos, los cuales pueden cerrarse varias veces en el da
de ser necesario, como en caso de cambio de precio en el combustible.
Por cada turno STORAGE ofrece informacin de:
o Trabajador asignado a cada manguera por cada turno.Ventas realizadas por cada manguera
y producto: galones y soles.
o Ventas al contado y ventas al crdito.
o Compras de combustible: galones y tanque en que se descarg.
o Relacin de clientes atendidos.
o Descuentos otorgados por cada manguera.
o Despachos de ventas que han sido previamente canceladas. Pagos adelantados con
posterior abastecimiento del combustible por parte de los clientes.
o Control de egresos del dinero de playa: depsitos al banco, gastos, etc.
o Empleo del serafn por cada manguera.
Se pueden realizar cierres de turno en el momento que sea necesario permitiendo liquidar el efectivo
de cada vendedor de playa segn las mangueras que haya tenido a su cargo.
En el cierre de turno el sistema obtiene la lectura de los contmetros de los dispensadores de forma
manual, los mismos que actualizan los galones e importes vendidos.
Por cada vendedor de playa se puede definir la cantidad de efectivo que debe liquidar al cierre de
turno, incluso la cantidad de dinero que dejar como efectivo inicial para el siguiente trabajador de
playa que lo reemplazar.
Control de inventarios
Gestin de compras y ventas en moneda nacional y extranjera de todo tipo de mercadera.
Capacidad para controlar mltiples almacenes en la gestin de la empresa. Especialmente til para
estaciones que venden productos en tienda: market, lubricantes, filtros, etc.
Anlisis del stock por cada almacn que tenga la empresa y el consolidado de toda la empresa.
Permite el traslado de la mercadera entre los diversos almacenes de la empresa.
Otorga informacin sobre la mercadera enviada y recibida por cada almacn.
Genera de forma automtica la tarjeta kardex (fsica y valorada) por cada producto y por cada
almacn que posea la empresa.
Control en paralelo del almacn contable con los almacenes fsicos.
Emisin de todo tipo de guas de remisin: compras, ventas, traslados por emisor itinerantes,
traslados entre establecimiento de la empresa, etc.
Control total del manejo de consignaciones, cantidad pendiente de liquidar e historial de las
consignaciones y sus ventas.
Stock fsico y valorado por almacn y consolidado de todos los almacenes de la empresa.
Control de las fechas de vencimiento de los productos.
Rotacin de mercadera y determinacin de artculos sin movimiento.
Capacidad de visualizar los inventarios fsicos y valorados por agrupamiento de productos (Familia,
Lnea, Marca, etc.).


SISTEMA PARA GRIFOS
2


Control de mermas (solo Grifos)
Los inventarios tericos calculados por el sistema son contrastados con los inventarios reales
informados manualmente (varillajes de tanque) o automticamente si la estacin cuenta con
interfaces de medicin de tanques, producindose diversos reportes que muestran los posibles
excedentes o faltantes.
Diferencias permitidas entre el varillaje y el stock terico (solo Grifos)
Se puede definir una cantidad de galones de advertencia, en ese caso si la diferencia entre el
varillaje y el stock del sistema sobrepasa esta cantidad de advertencia el sistema lo notificar
inmediatamente.
Adems se puede definir una cantidad de prohibicin, en este caso si la diferencia entre el varillaje y
el stock del sistema sobrepasa la cantidad de prohibicin, el sistema no dejar cerrar el turno.
Control de crditos
Gestin de crditos a solo factura o con letras para caso de empresas del rubro artefactos,
motocicletas o similares.
Gestin de vales de crdito y su posterior facturacin.
Facturacin de los vales de crdito con opcin a realizar descuentos o incrementos a los precios
segn las polticas y condiciones del mercado.
Los vales de crdito se pueden facturar por su totalidad o parcialmente, teniendo control del saldo
pendiente de facturar.
Niveles de crdito por cantidad de galones y por importe definidos por cada cliente.
Seguimiento de los abastecimientos de los clientes por unidad mvil (placas).
Control de cuentas por cobrar y pagar
Facilidad para registrar las cobranzas y pagos de deudas, brindando toda la informacin necesaria
para realizar estas operaciones: documento pendiente, fecha del documento, importe original de la
deuda y el saldo actual.
Control de las cuentas por cobrar y pagar segn sus fechas de vencimientos, ya sea de crditos
directos o crditos con Letras.
Cuentas por cobrar totales por zonas, clientes y distribuido segn los documentos pendientes de
cobro e incluso muestra los productos vendidos.
Ordena las deudas segn su antigedad y segn los clientes ms endeudados.
Analiza la rotacin de los crditos, clasificndolos en vigentes y vencidos.
Permite analizar el comportamiento de pago de los clientes y a los proveedores.
Facilidad para conciliar las ventas con las cobranzas de cada da, cruzando informacin de ventas al
contado, ventas al crdito, bonificaciones, notas de crdito, notas de dbito y cobranzas.
Mantenimiento de la estructura del Grifo
Ofrece total flexibilidad para re-definir la estructura de la playa del grifo, es decir cantidad de
tanques, dispensadores, mangueras y productos a despachar. Esto ofrece la capacidad de adaptarse
a posibles cambios en la estructura fsica del grifo.
Seguridad en la informacin del sistema
SISTEMA PARA GRIFOS
3


En toda empresa la seguridad de la informacin es indispensable, en MULTISOFT estamos
conscientes de este aspecto, por ese motivo el sistema cuenta con herramientas que permiten
brindar tranquilidad al empresario y usuarios sobre la informacin que es procesada por el sistema.
La seguridad en el sistema esta establecida por cuatro aspectos:
o Los accesos y capacidades de cada usuario sobre la informacin del sistema
o Cierre de das, evitando todo tipo de alteraciones a la informacin en das cerrados
o La generacin de copias de seguridad y su respectiva restauracin de ser necesaria
o La utilizacin de un servidor de respaldo para casos crticos

Caractersticas Generales de la seguridad
Capacidad de realizar el mantenimiento a los usuarios del sistema, pudiendo crear nuevos usuarios,
modificar datos y eliminar usuarios de ser necesario.
Cada usuario puede gestionar su contrasea de forma peridica de manera que la cambie cada vez
que lo desee.
Gestin de los permisos y capacidades de cada usuario en el sistema, el administrador del sistema
tiene la capacidad de indicar por cada usuario sus permisos y capacidades en los diversos
formularios del sistema. Esta capacidad adems de otorgar seguridad a la informacin, permite
definir las responsabilidades y funciones de cada usuario en el uso del sistema y su reflejo en las
operaciones tangibles de la empresa.
Algunas de las capacidades que se pueden definir por usuario son: activar o bloquear la modificacin
de informacin de das anteriores, poder o no poder vender productos con stock negativo, activar o
bloquear la modificacin de los precios de venta al atender al pblico, que serie(s) de los
documentos de ventas podr emplear cada usuario, entre otras capacidades.
La herramienta de cierre de das permite bloquear toda la informacin en los das cerrados, evitando
que algn usuario altere la informacin del sistema.
Permite crear copias de seguridad, que son sin dudas el mejor respaldo que pueda existir frente a
cualquier catstrofe en la informacin, es por ello que las copias de seguridad se deben realizar de
forma frecuente y salvada en dispositivos externos a las computadoras, como por ejemplo CDs ,
Discos externo o USB.
De producirse una prdida o dao de la informacin del sistema por cualquier motivo, se procede a
restaurar la copia de seguridad ms reciente de manera que se evite la paralizacin de las
actividades normales de la empresa.
Interconexin en tiempo real
Esta herramienta permite a travs de un solo sistema y en tiempo real tener integrada la
informacin de todas las oficinas de la empresa sin importar la distancia que las separa. De esta
forma desde cualquier oficina se puede consultar todo tipo de informacin (stock, ventas, cuentas
por cobrar, etc.) del resto de oficinas de la empresa e incluso (con los permisos necesarios) ingresar
informacin de otras oficinas.
Otro uso de esta herramienta es el poder gerenciar a distancia, pensado en aquellos empresarios
que estn la mayor parte del tiempo fuera de su empresa. Usando una computadora porttil o de
escritorio pueden acceder a la informacin de su empresa desde cualquier parte del planeta e
incluso ingresar informacin al sistema, todo en tiempo real.

SISTEMA PARA GRIFOS
4


Capacitacin
Capacitacin al personal operativo involucrado en el manejo del sistema y al personal gerencial.
La capacitacin se realiza de forma personalizada realizando casos reales segn la realidad de la
empresa.
Se cuenta con personal especializado en gestin computarizada de estaciones de servicio, con
amplia experiencia.
Requerimientos
Mnimo PC Dual Core compatible de 1000 Mhz con 512 Mb de memoria Ram
Espacio libre en disco duro de 20Gb
Monitor con una resolucin mnima de 800x600 pxel.
Puerto Paralelo libre para la conexin de impresora de ticket (opcional).
Impresora matricial para la impresin de los documentos de venta.