DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SECUNDARIA

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO 9001:2008

PROCEDIMIENTO PARA
HACER PROCEDIMIENTOS

CLAVE: PDGC01
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03-A
FECHA
MARZO 2012


PDGC01
Copia No Controlada
1.0 OBJETIVO:
Definir un procedimiento estndar sobre como redactar los procedimientos de los diferentes
procesos de la organizacin, por escrito y/o electrnicamente.

2.0 ALCANCE:
Desde que aparece la necesidad de incorporar un nuevo procedimiento hasta la aprobacin del
mismo.

3.0 CAMPO DE APLICACIN:
Este procedimiento es aplicable a todos los procedimientos e instrucciones de la
organizacin que afectan la calidad.

4.0 REFERENCIAS:
Manual de Calidad y Sistema Electrnico de Calidad

5.0 DEFINICIONES:
Procedimiento: Es un documento escrito o electrnico que describe la forma especfica de
llevar a cabo una actividad que ser controlado, medido, mejorado y auditado para determinar
su concordancia o no con las especificaciones del cliente.

6.0 RESPONSABILIDADES:
Es responsabilidad del encargado y/o dueo del procedimiento de cada rea, el que cada
procedimiento que se ejerza dentro de su jurisdiccin, cumpla con lo que establece el presente
procedimiento, en coordinacin con el Coordinador ISO y el Representante.

7.0 ACTIVIDADES:

7.1 ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS.
Todos los procedimientos que se realizan para asegurar la calidad de los productos y
servicios de la organizacin deben de cumplir con la siguiente estructura:

7.1.1 Ttulo del Procedimiento: debe ser claro, conciso y completo.
7.1.2 Objetivo del Procedimiento: dar una breve y clara visin del objetivo.
7.1.3 Aplicacin: detallar si es general o especfica, general si el procedimiento
es operado por toda la Administracin Estatal. Especfica cuando el procedimiento
es operado exclusivamente por un ente pblico y/o debido a la naturaleza del
mismo.
7.1.4 Alcance: donde inicia y termina el procedimiento.
7.1.5 Definiciones: definir las palabras clave, abreviaciones o iniciales que sern
utilizadas al redactar el Procedimiento.
7.1.6 Referencias: son los elementos con los cuales el procedimiento tiene relacin o
vnculos tales como leyes, reglamentos, manuales, guas etc.
7.1.7 Polticas: criterios que guiarn una o varias actividades descritas.
7.1.8 Producto: resultados de un procedimiento.
7.1.9 Clientes: identificar clientes internos y externos.
7.1.10 Indicadores: grado de cumplimiento del producto obtenido.




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7.1.11 Formatos e Instructivos: documentos en los que se asienta la informacin
generada durante el desarrollo de las actividades. Mencionar los formatos que se
utilizarn durante el desarrollo de las actividades para mantener evidencia de las
mismas.
7.1.12 Anexos: documentos que sirven para facilitar la comprensin de cmo llevar a
cabo una tarea. Ejemplo: diagrama de flujo, ilustraciones, fotos, etc.
7.1.13 Responsabilidades: definir claramente quin es el responsable de las tareas o
acciones especficas.
7.1.14 Descripcin de la Operacin de Actividades: presentar narracin escrita en
orden secuencial y cronolgicamente.
7.1.15 Registros: elementos probatorios, evidencias de la realizacin de una actividad.

NOTA: Si uno de ellos no es aplicable, deber indicarse como N/A (no aplica)

7.2 ESTRUCTURA DE DIAGRAMAS DE FLUJO
7.2.1 Los diagramas de flujo se podrn utilizar dentro del mismo procedimiento o
supliendo al mismo, solo que se debe realizar con base en los siguientes
smbolos segn la actividad a realizar:

S S M MB BO OL LO O S SI IG GN NI IF FI IC CA AD DO O

























OPERACIN: Operacin o actividad que se
lleva a cabo
DOCUMENTO: Documento que se elabora,
utiliza, recibe, enva o destruye
DECISIN: Situacin en la que existen
opciones y debe elegirse entre alguna de ellas
INICIO / FIN: Se utiliza para indicar el inicio y el
fin del proceso
CONECTOR DENTRO DE PGINA:
Continuacin del flujo de la documentacin o
informacin en algn lugar de la misma pgina
CONECTOR FUERA DE PGINA:
Continuacin del flujo de la documentacin o
informacin en otra pgina, que puede ser del
mismo procedimiento o diferente.
FLUJ O DE DOCUMENTOS




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7.3 DE LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS:
7.3.1 Todos los procedimientos e instrucciones de trabajo se desarrollan bajo el formato
estndar para procedimientos e instrucciones.
7.3.2 En el formato de procedimientos e instrucciones se utiliza el sistema numrico para
identificar las secciones, sub-secciones y subdivisiones.
7.3.3 Inicialmente, es decir, desde su elaboracin hasta la aprobacin definitiva, todos
los procedimientos sern identificados como BORRADOR. La palabra borrador
ser escrita en la parte inferior izquierda del procedimiento seguida de la fecha,
anotando el da, mes y ao. Ejemplo: 19/NOV/02.
7.3.4 Una vez que los documentos de soporte del sistema de calidad son aprobados por
el Comit de Calidad y el Subsecretario, el Representante de la Subsecretara les
asigna el cdigo de identificacin, y lo incluye en el recuadro indicado en el
formato.

7.3.4.1 El mecanismo para asignar los cdigos se describe a continuacin:
7.3.4.2 El Manual de Gestin de la Calidad lleva tres elementos de
identificacin. Una clave nica, que es la siguiente: MGC, seguido de dos
numerales referentes al nmero que se le asignar a este documento. El
tercer elemento de identificacin va en el recuadro correspondiente y
consta de dos numerales ms referentes al nmero de revisin del
manual, del 00 para la primera emisin, en adelante.
7.3.4.3 Los Procedimientos llevan tres elementos de identificacin. El primer
elemento se forma por cuatro letras maysculas, que indican el tipo de
documento y el rea responsable de su aplicacin. Los procedimientos
que se refieren a actividades propias de la gestin de la calidad y cuya
aplicacin o coordinacin recae en el rea del Representante de la
Subsecretara, se le identifica con las letras PSEB, que significan
Procedimiento de Gestin de la Calidad. Aquellos procedimientos que
cubren actividades relacionadas con la operacin de la PSEB llevan la
letra P de procedimiento, ms tres letras adicionales, de acuerdo al rea
responsable de su aplicacin, de acuerdo al siguiente listado:
a) Subsecretara de Educacin Bsica. DSEB
b) Coord. Gral. de Operacin Educativa PCOE
b) Coord. Gral. del Programa Estatal Escuelas de Calidad. PPEC
c) Coordinacin del Programa Estatal de Lectura. PPEL
f) Unidad de Incorporacin de Escuelas de Educacin Bsica. PIEB
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7.3.4.4 El segundo elemento de identificacin de los procedimientos se refiere a
dos numerales, que van desde el 01 en adelante, conforme al orden
consecutivo de dichos documentos. El tercer elemento de identificacin
va en el recuadro correspondiente y consta de dos numerales ms
referentes al nmero de revisin del procedimiento, del 00 para la
primera emisin, en adelante.
7.3.4.5 La codificacin de los Instructivos lleva cuatro elementos de identificacin.
El primero es la letra mayscula I, para sealar que es un instructivo. El
segundo elemento consta de dos numerales referentes al nmero del
instructivo en relacin al mismo procedimiento fuente, por orden de
aprobacin. El tercer elemento contiene los dos primeros elementos de
identificacin del procedimiento del cual deriva. El cuarto elemento de
identificacin va en el recuadro correspondiente y consta de dos
numerales ms referentes al nmero de revisin del instructivo, del 00
para la primera emisin, en adelante.
7.3.5 Una vez que el procedimiento haya sido finalizado y aprobado, se anotar en
ste la fecha de publicacin as como el nmero de revisin.


8.0 MEDICIN Y SEGUIMIENTO:
- N/A

9.0 FORMATOS:
- Formato estndar para procedimientos e instrucciones.
- Formato estndar electrnico para procedimientos e instrucciones.

10.0 REGISTROS:
- N/A

11.0 ANEXOS:
- N/A

ELABOR:




C.P. Y L.A ALEJANDRO GARCA
SUREZ CAMPOS
Representante ISO
REVIS:




C.P. Y L.A ALEJANDRO GARCA
SUREZ CAMPOS
Representante ISO
AUTORIZ:




MTRO.CARLOS M. SALAZAR
GRANILLO
Director General