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1.

Comunicacin interna y externa


Uno de los aspectos de vital importancia en una organizacin, es la comunicacin, por
ello, jugar y divertirse se convierte en una herramienta de comunicacin interna que
permite fomentar el compaerismo, la creatividad y la motivacin. De acuerdo con esto,
se generan opiniones a partir de lo que piensan los miembros internos de la
organizacin, este tipo de dinmica comunicativa, se denomina comunicacin interna y
tiene vital importancia para el fortalecimiento de la comunicacin entre los diversos
miembros de una empresa.

Imagen 1, Fuente: (Freil, 2013)

Los funcionarios de la organizacin se convierten de esta manera en el pblico interno
que tiene tanta o ms importancia que los avisos publicitarios. Ser parte de la realidad
corporativa, permite desentraar virtudes y defectos de la empresa, mediante
estrategias de comunicacin efectiva lo cual permite fortalecer la imagen para contarla
a los dems.







Debido a esto, todo plan de comunicacin externa debe tener su correlato es decir, su
gua en el frente interno. La importancia y pertinencia de esto, radica en que permite:
- Involucrar al personal: para que exista una empresa debe existir un personal
que la conforme, este personal es el encargado de transmitir valores y objetivos
empresariales. Cada empleado tiene un lugar de vital importancia y es este lo que lo
hace sentir como parte de la organizacin.
- Ser coherente y coordinar el plan de accin: tener establecido un plan de
accin coordinado exige que las estrategias de comunicacin requeridas por las
organizaciones sean coherentes y mantengan un flujo constante de comunicacin de
acuerdo con los diferentes departamentos que conforman la organizacin.
- Participar y seguir el cambio: las transformaciones que se generan a partir de
la expansin de la empresa a nivel local, nacional o internacional, que exigen a las
organizaciones una gran adaptabilidad y esfuerzo coordinado de comunicacin y
capacitacin que los acompae para seguir en el cambio.
- Activar la productividad: para optimizar procesos productivos toda empresa
necesita no slo de una adecuada comunicacin, adems de esto, es de vital
importancia la participacin del personal en los resultados de la organizacin. Debido a
esto, es importante que cada empleado, colaborador o usuario de la empresa sepa no
slo qu tiene que hacer y cmo, sino por qu y para qu lo hace.


Imagen 2.Fuente: (GOVBA, 2013)




2. Plan de comunicacin interno
Toda organizacin es producto de la participacin activa de varias partes de la
empresa: objetivos, mecanismos organizativos y estructura econmica. La
comunicacin es un mecanismo que transversaliza a la institucin en diversidad de
dimensiones. A raz de ello, se pueden reconocer diversos mbitos de la comunicacin
en las organizaciones:

- mbito de la informacin: este espacio se compone de normas y datos
empleados por la empresa de acuerdo con las funciones y el objetivo definido.

- mbito de divulgacin: se componen de diversos elementos que buscan
captar a las personas, convencerlos, persuadirlos y sumar su voluntad a los fines de la
organizacin. Para este tipo de objetivo comunicativo, se utilizan boletines,
publicaciones y comunicados.

- mbito de formacin y socializacin: Posibilita reforzar de forma explcita la
cultura institucional. En este espacio de influencia se insertan todas las actividades de
capacitacin, recreacin y eventos institucionales.

- mbito de participacin: expresarse mediante diversos modos de
comunicacin en la empresa, es permitir que cada uno de los miembros de esta se
exprese, mediante el uso de la palabra. Este tipo de dinmica abre espacio para el
reconocimiento y colaboracin de los diversos entes que conforman la empresa. Este
tipo de comunicacin involucra el trabajo en equipo, el reconocimiento a las iniciativas,
las sugerencias y las propuestas.






Para la ejecucin del plan de comunicacin interno, es pertinente un planeacin previa,
esta permite una ejecucin del plan y su posterior evaluacin. Todo plan de
comunicacin interna necesita contar con la decisin poltica de la mxima autoridad,
por ello, cuando se elabore el plan es preciso que se encuentre respaldado sino todo el
esfuerzo uy planeacin habr sido en vano. El plan incluye como objetivos precisos
comunicar la visin, misin, poltica de calidad, y valores de la organizacin.


Imagen 3.Fuente: (GOVBA, 2010)

A continuacin se retoma el Declogo de atributos para una Gestin en
Comunicacin,
1
el cual se constituye en una serie de consejos para la elaboracin
adecuada de este plan.



___________________
1. Chvez, Norberto La imagen corporativa Teora y prctica de la identificacin institucional.
Editorial gili gaya. Mxico. Pg. 42 .2013.




Pertinencia: ajuste a la identidad y los objetivos de la organizacin
Sinergia: apoyo recproco entre mensajes: Uno corrobora al otro. Una sinergia clsica se da
entre la publicidad y la prensa de una empresa
Sntesis: concentracin y especificidad: La comunicacin eficaz tiene alto grado de
concentracin y especificidad. Concentracin en contenido y especificidad en contenido y en
oportunidades. El contexto del mensaje define al mensaje, aporta significacin.
Dinamicidad: Evolucin adaptativa permanente. La comunicacin debe estar adaptndose
permanentemente sin perder el estilo.

3. Herramientas de gestin
La generacin de distintos Soportes de Comunicacin Interna agilizan la gestin y
contribuyen para que sea ms rica la comunicacin. Los soportes pueden abarcar
desde formatos orales, escritos, audiovisuales o digitales.
El aprovechamiento de las Nuevas Tecnologas de la Informacin y Comunicacin
abren el abanico de posibilidades e integran distintas modalidades, algunas de ellas
son:
- Carta al Personal: este tipo de formato exige brevedad y legibilidad. La funcin
de este tipo de formato es la de servir para difundir informacin importante tales como
resultados, cambios en la organizacin, etc. La ventaja principal se refiere a la rapidez
de su llegada y la impresin emocional que despierta en el remitente. Debido a esto, se
recomienda no realizar una carta para mltiples destinatarios comunes sino de manera
personalizada.
- Carteleras: Debido a su formato, la efectividad como medio de comunicacin es
contundente. Las recomendaciones para que una cartelera logre comunicar un
mensaje es que se debe colocar en un lugar de trnsito seguro del personal. Con
respecto as u contenido, esta puede contener informacin general, normativas
institucionales e informaciones que intercambia el personal. Para lograr que su
contenido sea bien interpretado debe seguir un orden debido que esto brinda al usuario
la posibilidad de visualizar su contenido de forma rpida. Por ltimo, para evitar malos



entendidos, se debe consignar en cada mensaje los remitentes y su fecha.
- Cuadernillo de Bienvenida: Este tipo de formato responde a la necesidad de
servir como gua para cualquier persona que ingresa a prestar sus servicios a una
Institucin nueva necesita saber a dnde se ha incorporado. Debido a loa anterior,
algunas organizaciones disean este material que tentativamente puede incluir: una
sntesis histrica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.
- Manuales de estilo: Se denominan manuales, sin embargo son guas
sistematizadas de procedimientos institucionales. Su estructura, se encuentra
establecida a partir de un orden que va desde la informacin tcnica, organizativa e
histrica de la empresa. Ayudan a organizar y coordinar las actividades. Adems, como
la dimensin de la comunicacin es amplia colabora indirectamente en la imagen
creando una sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando
contradicciones.
- Folletos: Su estructura facilita la cobertura de temas particulares como las
coberturas de las Aseguradoras de riesgos de trabajo (ART) o Qu hacer frente a un
accidente laboral? se pueden disear sencillos y prcticos trpticos para el personal en
el contexto de campaas de concientizacin interna.
- Publicacin Institucional: Una revista interna informa, motiva y
cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen informaciones de
diferentes reas. As, se produce una comunicacin ascendente, descendente y lateral.
Adems, la identificacin de los integrantes con su contenido conlleva, por lado, la
valoracin como persona y por otro, un sentimiento de pertenencia. Estas
publicaciones se adecuan a los hbitos de lectura de cada cual y crea una cita peridica
entre la redaccin y el personal.
- Reuniones: Las reuniones son un espacio de comunicacin para: informar,
capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio
acorde y convocar a los participantes con la debida antelacin.
- Lnea abierta o Lnea directa: Es una lnea telefnica donde todos
pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador.
Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organizacin y es obligatorio que, junto al


mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes sern revisados por el responsable
y a los pocos das se deben contestar los mensajes.
- Buzn de Comunicaciones: Permiten que todos los integrantes de la
organizacin se expresen con libertad y puedan hacer conocer a los niveles superiores
de la organizacin su planteo. No deben tenerse en cuenta los mensajes annimos.
- Medios electrnicos: Las relaciones hombre-espacio/ hombre-hombre, en el
contexto de la Revolucin Cientfico Tecnolgico, cada vez se producen menos frente a
frente. Un nmero creciente de redes se intercalan y organizan la interaccin. A partir
de ello resulta necesario suscitar nuevas relaciones de intercambio, no slo de
individuo a individuo, sino tambin de los individuos con la organizacin como
espacio de pertenencia. Entre las posibilidades que puede poner en marcha una
empresa se puede citar:
- E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusin, facilidad de fijacin del
destinatario.
- Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rpido e instantneo.
Slo se necesita colocar las computadoras en red.
- Listas de distribucin y foros de discusin por Internet: puede servir para motivar
a los integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas
pertinentes seran institucionales.
- En la pgina web institucional se puede prever un rea restringida slo para los
integrantes de la institucin e implementar los foros.
- Evaluar: La evaluacin del proceso peridica es necesaria para analizar la
posibilidad de realizar ajustes en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos
darn lugar a acciones futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan
ser difcil mantener una estructura de comunicacin interna. Los mtodos ms
difundidos son las encuestas y sondeos de opinin interno.
Tambin hay que considerar las evaluaciones previas a iniciar un proyecto o un plan,
durante su ejecucin y, posteriormente, su impacto. Es decir, si se cumplieron los
objetivos fijados, las metas y los resultados esperados.





Referencias

Chvez, Norberto. La imagen corporativa Teora y prctica de la identificacin
institucional. Editorial gili gaya. Mxico.2013.


Solano Castro Adrin. Administracin de la educacin. Promai-uned. San Jos
de Costa Rica,.2008



































Control de documento


Autores Nombre Cargo Dependencia Fecha
Expertos
temticos
Diana Carmona
Milian
Experta
Temtica


Sena - Centro
Agroindustrial
Regional Quindo
Noviembre 28 de
2013
Revisin John Jairo
Alvarado
Gonzlez
Guionista Sena - Centro de
Diseo e
Innovacin
Tecnolgica
Industrial
Regional
Risaralda.

Diciembre 06 de
2013
Andrs Felipe
Valencia
Pimienta
Lder lnea de
produccin
Sena - Centro de
Diseo e
Innovacin
Tecnolgica
Industrial
Regional
Risaralda
Diciembre 10 de
2013