Especialidad: Gastronoma.

Mdulo: Administracin Gastronmica

GUA DE ESTUDIO Y APRENDIZAJE
Nombre:.Fecha:Curso:
ETAPAS DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
DEFINICIONES:
Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas.
!a administracin es el proceso por el cual se lle"a acabo la planeacin#
or$ani%acin# direccin & control & busca el lo$ro de los ob'eti"os
or$ani%acionales establecidos.
(e ha dado en llamar a la administracin el arte de hacer las cosas a tra")s de la
$ente. Esta definicin de Mar& *ar+er Follett destaca el hecho de ,ue los
administradores lo$ran ob'eti"os or$ani%acionales a tra")s de otros.
El proceso de administracin se refiere a planear & or$ani%ar la estructura de las
empresas# en la cual se e'ecutan direccin & control para darle se$uimiento a los
procesos administrati"os.
ETAPAS
Mecnica:
*or lo cual podemos decir ,ue es la fase donde reali%a la estructura principal de la
misma empresa
*laneacin o planificacin
-r$ani%acin
Dinmica:
*or lo cual podemos definir ,ue es la fase donde se reali%a e'ecucin con
eficiencia & eficacia de la misma empresa.
.nte$racin o e'ecucin
/ireccin.
Control.
*0-CE(- A/M.N.(10A1.2-
E1A*A( FA(E( E!EMEN1-(
2isin
Misin
-b'eti"os
Estrate$ias
*laneacin *olticas
*ro$ramas
Mecnica *rocedimientos
*resupuestos

-r$ani%acin /i"isin del -r$ani%acin
1raba'o /epartamentali%acin
/escripcin

.nte$racin Cosas 0eclutamiento
*ersonas (eleccin
Contratacin
Capacitacin
/esarrollo
1oma de decisiones
(uper"isin
/inmica /ireccin Moti"acin
Comunicacin
!idera%$o
Establecimiento de estndares
Medicin
Control Correccin
0etroalimentacin
1. PLANIFICAR
*lanificar es definir los ob'eti"os & determinar los medios para alcan%arlos3 es
fundamentalmente anali%ar por anticipado los problemas# planear posibles soluciones &
se4alar los pasos necesarios para lle$ar eficientemente a los ob'eti"os ,ue la solucin
ele$ida define.
!a planeacin debe por lo tanto fi'ar el curso concreto de la accin ,ue ha de se$uirse#
estableciendo los principios ,ue habrn de orientarlo. !a secuencia de las operaciones
para reali%arlo & la determinacin del tiempo necesario para su conclusin.
!a planificacin es de "ital importancia en el proceso administrati"o.
(e puede afirmar con mucha ra%n ,ue la planificacin es bsica para las funciones
administrati"as# es decir para la or$ani%acin# la direccin & el control# sin la pre"ia
determinacin de la planificacin no habr nada ,ue or$ani%ar# nadie para diri$ir nada
,ue necesite control.
!a planificacin es una funcin primordial de la direccin3 sin embar$o# en muchas
ocasiones se le subestima & es com5n creer ,ue corresponde solamente a e'ecuti"os
de alto ni"el# lo cual no es correcto en "irtud de ,ue se necesita en todas las reas de
la or$ani%acin.
NATURALEZA E IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN.
/etermina anticipadamente cules son los ob'eti"os por lo$rar & lo ,ue debe hacer para
alcan%arlos. (u punto de "ista se diri$e a la continuidad de la empresa & focali%a el
futuro.
(in la planeacin la empresa ,ueda p)rdida en el caos. *lanear es "ital para las dems
funciones administrati"as# esto es# sin la planeacin# or$ani%acin# diri$ir & controlar
pierden todo su si$nificado.
!a necesidad de planear reside en la racionalidad ,ue imprime a las decisiones. Po
aciona!i"a" en#en"emo$: e$co%e !o$ me"io$ a"ec&a"o$ 'aa a!can(a
"e#emina"o$ o)*e#i+o$.
Mediante la planeacin# las acciones de la empresa se tornan racionales# es decir# ms
adecuadas a los fines propuestos.
A$'ec#o$ ,&n"amen#a!e$ -&e e$&men !a im'o#ancia "e !a '!ani,icaci.n:
Elimina la incertidumbre & el cambio: a5n cuando e6ista mucha se$uridad en el futuro#
se re,uiere de al$una planeacin.
En primer t)rmino e6iste la necesidad de relacionar la me'or forma de esco$er un
ob'eti"o.
Con condiciones de se$uridad esto se "uel"e fundamentalmente un problema
matemtico de calcular con base a hechos conocidos# ,ue nos lle"ara al resultado
deseado a un menor costo.
Ganan funcionamiento econmico: la planificacin reduce los costos al mnimo a causa
del )nfasis ,ue se le imprime a la operacin efica%.
Facilita el control: un super"isor no puede medir los lo$ros de un personal si no tiene
metas con las cuales puede medir un control efecti"o con miras hacia el futuro.
Mediante la planeacin el administrador e'ecuta su primera funcin: anticipar la
e'ecucin de los traba'os para ,ue los mismos puedan ser desarrollados de la me'or
manera.
Contribucin de los ob'eti"os:
1odo plan debe ser dise4ado en forma tal ,ue ello facilite la consecucin de los
ob'eti"os empresariales# siendo con"eniente su redaccin en forma de metas o puntos
finales de accin.
*re"alencia de la planificacin: la planificacin siempre preceder a cual,uier otra
funcin empresarial.
Un administrador debe planear para saber ,ue tipo de relaciones o$ani%acionales &
aptitudes personales se necesitan & las clases de controles a aplicar.
Genea!i(aci.n "e !a '!ani,icaci.n:
!a amplitud de la planificacin "ariar de acuerdo a la naturale%a de las polticas &
planes ,ue estable%ca la empresa.
Un administrador puede hacer planeaciones ms importante ,ue otro o la planeacin
puede ser ms bsica ,ue la de otro. (in embar$o# todos los administradores desde los
presidentes hasta los super"isores planifican.
RAZONES /UE 0USTIFICAN LA PLANIFICACIN
!a planificacin es la funcin administrati"a bsica# precede a las funciones de
or$ani%acin# influencia & control & es su fundamento. 1an solo despu)s de ,ue los
administradores ha&an desarrollado sus planes podrn determinar la forma en la ,ue
desean estructurar su or$ani%acin# distribuir su personal & establecer controles
or$ani%acionales.
En conclusin# la *lanificacin es la primera ,ue debe ser e'ecutada. !a or$ani%acin#
la influencia & el control son funciones ,ue se encuentran en los resultados de la
planeacin.
!a planificacin permite reducir la incertidumbre asociada con los cambios en la
demo$rafa de la fuer%a de traba'o ,ue esta en"e'eciendo# dando paso a minoras#
inmi$rantes & mu'eres# ,ue se estn incorporando a la fuer%a laboral.
!os $erentes consideran el impacto ,ue acarrean estos cambios & pueden planificar la
forma de utili%ar estos talentos# sus habilidades & capacidades. A&uda a los
administradores a estar orientados hacia el futuro.
FASES O ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIN
!a planeacin siempre estar su'eta a re"isiones & es un re$istro de un con'unto
comple'o de decisiones ,ue act5an unas sobre otras & ,ue se puede di"idir de distintas
maneras.
Es sumamente necesario para la reali%acin de un plan tomar en cuenta todas las
decisiones importantes.
/i"idir un plan en partes depende del estilo o preferencia de la persona ,ue reali%a la
planificacin.
!a planeacin est basada en una pro&eccin de referencia# prediccin de lo ,ue
posiblemente ocurra si no se hace una inter"encin planeada & una pro&eccin ideal#
e6presin de donde ,uiere lle$ar la or$ani%acin al final del perodo de la planeacin.
E! o)*e#i+o "e !a '!aneaci.n
*roducir una pro&eccin de la planeacin ,ue especifi,ue hasta donde creen los
planificadores puede ir una empresa en un intento de reali%ar sus deseos. !os estados
o consecuencias deseadas son los ob'eti"os & las metas ,ue han sido pro$ramados
para alcan%ar durante el perodo ,ue esta planeado.
Medios: elegir polticas, programas, procedimientos, y prcticas con las ,ue habrn de
ad,uirir o $enerar & cmo habrn de asi$narse a las acti"idades:
Recursos: determinar tipos y cantidades de los recursos que se necesitan; definir como
se habrn de ad,uirir o $enerar & como habrn asi$narse a las acti"idades.
!a planeacin de recursos debe cubrir:
a7 *lanificar & determinar las e6i$encia
b7 /istribu&e 8 tipos de recursos como: dinero# instalacin & e,uipos# materiales#
abastecimientos & ser"icios por 5ltimo el personal.
TIPOS DE PLANES
Polticos: son planes ,ue pueden definirse como los principios $enerales ,ue tiene por
ob'eto orientar la accin del $rupo# de'ando al e'ecuti"o campo para tomar las
decisiones necesarias.
Procedimientos: son los planes ,ue se4alan la secuencia de operaciones ms
eficiente para obtener los me'ores resultados en cada funcin concreta de la empresa.
Programas: son planes comple'os sobre polticas# procedimientos# re$las asi$nacin
de funciones# determinacin de tiempos# & otros elementos necesarios para lle"ar a
cabo una lnea de accin. En esencia un pro$rama fi'a el tiempo re,uerido para cada
accin.
A largo la!o: los formulas la alta gerencia y se espera que su operacin sea de 9: a
; a4os7.
A corto la!o: son formulados por los supervisores, se basa en operaciones de un
a4o o menor. Al ni"el departamental estos planes pueden estar "i$entes un da# una
semana# un mes o un trimestre
O10ETIVOS 2 PREMISAS
"os o#$eti%os son los &ines 'acia las c(ales se dirige (na acti%idad)
Representar no solo el propsito final de la planeacin sino tambin el fin hacia el que
se encamina la organiacin, la integracin de personal, la direccin y el control!
"unque los ob#etivos de la empresa constituyen su plan bsico, los departamentos
tambin pueden tener sus ob#etivos de la empresa, pero los dos grupos de ob#etivos
pueden ser por completo diferentes!
"as remisas se re&ieren a las s(osiciones so#re el am#iente en que el plan ha
de e#ecutarse, y el principio bsico de las premisas de la planificacin es que en
cuanto las personas encargadas de la planeacin mas comprendan y estn de acuerdo
en utiliar premisas de planeacin congruentes mas coordinadas ser la planeacin de
la empresa!
ESTRATEGIAS 2 POL3TICAS.
La e$#a#e%ia e$ !a "e#eminaci.n "e !o$ o)*e#i+o$ )$ico$ a !a%o pla%o de una
empresa & la adaptacin de los cursos de accin & asi$nacin de los recursos
necesarios para alcan%arlos.
El propsito de las estrate$ias es determinar & transmitir# mediante un sistema de
ob'eti"os & polticas bsicos una ima$en de la clase de empresa a lo$rar sus ob'eti"os#
puesto ,ue esta es la tarea de incontables pro$ramas de apo&os importantes &
secundarios.
La$ 'o!4#ica$ "e,inen &n ea "en#o "e !a c&a! $e "e)e #oma &na decisin &
ase$urar ,ue esta sea con$ruente con un ob'eti"o & contribu&a a alcan%arlo.
!as polticas a&udan a decidir cuestiones antes de ,ue se con"iertan en problemas#
hacen innecesario anali%ar la misma situacin cada "e% ,ue se presenta & unifican
otros planes# con lo cual permite a los administradores dele$ar autoridad & a pesar de
ello mantener el control sobre lo ,ue hacen sus subordinados.
E"A*ORA+I,N DE UN P"AN
/eteccin de las -portunidades o *roblemas:
!a deteccin de los problemas en el ambiente e6terno as como tambi)n dentro de la
or$ani%acin.
Comprenden ,ue problemas se desean resol"er & por ,u)# as como saber lo ,ue se
espera $anar.
Establecimiento de los -b'eti"os
!os ob'eti"os especifican los resultados esperados & se4alan los puntos finales de lo
,ue se debe hacer# a ,ue habr de darse prioridad & ,ue lo$rar.
/esarrollo de *remisas:
Establecer# difundir & obtener consenso para utili%ar premisas crticas de planeacin#
tales como los pronsticos# las polticas bsicas & los planes &a e6istentes de la
compa4a.
Estas son suposiciones sobre el ambiente en el ,ue plan ha de e'ecutarse. !a
elaboracin de pronsticos es importante en el establecimiento de premisas: <Cul
ser el mercado= <>u) "olumenes "entas= <>u) precios= <>u) productos= <>ue
costos=
$ por no planear muchos e#ecutivos se la pasan tomando decisiones
urgentes que hubiesen podido preverse, en ve de tomar decisiones
importantes que precisamente #ustifican su puesto%
PAUTAS PARA REALIZAR UN PRO2ECTO
E6posicin de moti"os -ri$en & fundamentacin del *ro&ecto.
Es importante# aun teniendo la idea de lo ,ue se ,uiere hacer# un anlisis de la
realidad# para conocer el marco donde se "a a desarrollar en el pro&ecto & en
definiti"a# las acti"idades.
Nombre
/enominacin & naturale%a del pro&ecto
!le$a el momento de poner nombre al pro&ecto# o sea caracteri%ar# en pocas
palabras & de forma $enerali%ada ,ue se ,uiere hacer.
O)*e#i+o %enea!: ob'eti"o 5ltimo & principal al ,ue el pro&ecto pretende
contribuir a lar$o pla%o.
O)*e#i+o e$'ec4,ico: efecto ,ue el pro&ecto pretende conse$uir en un
pla%o de tiempo ra%onable. 0efle'a el lo$ro de una nue"a situacin en la
,ue el problema central del $rupo beneficiario ha sido solucionado. /ebe
ser 5nico & formularse en t)rminos realmente alcan%ables.
Re$&!#a"o$: productos ,ue el pro&ecto puede $aranti%ar como
consecuencia de sus acti"idades. Es lo ,ue se ,uiere alcan%ar con el
pro&ecto una "e% reali%adas las acti"idades pro$ramadas
Ac#i+i"a"e$: son las acciones ,ue se han de reali%ar de forma simultnea
o secuencial# utili%ando los medios necesarios# con el fin de conse$uir los
resultados en el tiempo pre"isto.
Me"io$: recursos humanos# t)cnicos & materiales necesario para lle"ar a
cabo las acti"idades pre"istas.
In"ica"oe$: son la e6presin cuantitati"a & cualitati"a de lo ,ue se ha de
conse$uir dependiendo del ni"el en el ,ue se formulen. Es# por tanto# la
medida del lo$ro del ob'eti"o o del resultado siendo "ital para dilucidar el
)6ito o el fracaso del pro&ecto. ?an de ser concretos & medibles
F&en#e$ "e +ei,icaci.n: indican el medio a tra")s del cual se obtendr la
informacin necesaria para "erificar los indicadores. 1odo indicador debe
lle"ar asociada al menos una fuente de "erificacin. !a informacin debe
ser fcil de conse$uir & con un coste 9en tiempo & dinero7 adecuado.
S&'&e$#o$ 9hiptesis o ries$os7: son a,uellos acontecimientos#
condiciones & decisiones ,ue estn ms all del control de la $estin del
pro&ecto & de su esfera de responsabilidad.
:. ORGANIZACIN EMPRESARIAL
El 5ltimo $ran apartado a tratar en la administracin empresarial es la
or$ani%acin. A continuacin# estudiaremos el concepto de or$ani%acin & su
funcin en la empresa# "eremos cmo clasificar los diferentes tipos de
or$ani%acin &# finalmente# trataremos su dise4o as como la comunicacin ,ue
debe e6istir en toda or$ani%acin.
Conce'#o "e o%ani(aci.n em'e$aia!
(abemos ,ue las principales tareas de la administracin empresarial son la
'!ani,icaci.n & la o%ani(aci.n. Una "e% reali%ada la primera tarea de
planificacin# comen%amos con la or$ani%acin.
La o%ani(aci.n e$ e! "i$e5o 6 man#enimien#o "e &n $i$#ema "e
,&ncionamien#o )a$a"o en !a "e#eminaci.n "e !o$ o!e$ -&e "e)e c&m'!i
ca"a 'e$ona -&e in#e%a !a em'e$a7 a$4 como "e !a$ e!acione$ -&e $e
e$#a)!ecen en#e e!!a$.
El o)*e#i+o de la or$ani%acin es ma8imi(a !o$ e$&!#a"o$ ,ue se obtienen de la
colaboracin# traba'o & relacin de todos los inte$rantes de una empresa.
La ,&nci.n "e o%ani(aci.n
!a funcin de or$ani%acin consiste en establecer los diferentes o!e$
or$ani%acionales de forma l$ica & efica% & en crear una e$#&c#&a ,ue
constitu&a un medio efica% para alinear las diferentes acti"idades a lle"ar a cabo
para conse$uir los ob'eti"os propuestos.
As# podramos di"idir la funcin de or$ani%acin en dos partes:
a9 Ro!e$ o%ani(aciona!e$:
@ !os o)*e#i+o$ asi$nados a cada persona deben cumplir todas las caractersticas
de los ob'eti"os 9coherentes# medibles en el tiempo# alcan%ables# aceptados por
todos los implicados# fle6ibles a cambios del entorno# 'erar,ui%ados & fciles de
comprender7.
@ !as ac#i+i"a"e$ a reali%ar por cada persona deben estar perfectamente
delimitadas & claras para ,uien las deba e'ecutar.
@ !a determinacin de ea$ & ni+e!e$ "e a&#oi"a" de cada persona.
)9 Ceaci.n "e e$#&c#&a:
@ Di+i"i las ac#i+i"a"e$ totales de la empresa en $rupos de acti"idades ,ue
contribu&an a alcan%ar los ob'eti"os marcados.
@ A$i%na a cada $rupo de acti"idad una 'e$ona e$'on$a)!e con la finalidad de
,ue super"ise el traba'o de cada inte$rante del $rupo.
@ Coo"ina hori%ontal & "erticalmente toda la estructura creada.
:. INTEGRACION ; E0ECUCION
!a inte$racin de personal se define como cubrir & mantener cubiertos los puestos
de la estructura or$ani%acional. Este ob'eti"o se cumple al identificar los
re,uerimientos de la fuer%a de traba'o# reali%ar un in"entario del personal
disponible & reclutar# seleccionar# contratar# ascender# e"aluar# planear las
carreras# remunerar & capacitar o desarrollar en al$una otra forma tanto a los
candidatos como a los titulares de los puestos# para ,ue puedan cumplir con sus
tareas de un modo efica% & eficiente.
E!emen#o$ "e !a In#e%aci.n
Se!ecci.n# es proceso para ele$ir entre "arios candidatos# dentro o fuera de la
or$ani%acin a la persona mas indicada para ocupar un puesto en ese mismo
momento o en el futuro.
In#o"&cci.n# la me'or manera para lo$rar ,ue los nue"os elementos se
articulen lo ms optima & rpidamente ,ue sea posible al or$anismo social.
De$ao!!o# es un m)todo sistemtico inte$rado & planeado ,ue se reali%a a
tra")s de la capacitacin# el adiestramiento & la formacin del personal para
ele"ar la eficacia de $rupos de personas & de la or$ani%acin o de una unidad
or$ani%acional importante.
<. DIRECCION
O)*e#i+o Genea!:
Conocer & comprender cmo se lle"a a cabo la direccin de las empresas & los
problemas a los cuales se enfrentarn en caso de no e'ecutarse adecuadamente.
GENERALIDADES DE LA DIRECCIN
/iri$ir implica persuadir# influir & moti"ar a los empleados para ,ue realicen tareas
esenciales de modo ,ue se lo$ren alcan%ar las metas de la or$ani%acin.
!a direccin in"olucra decenas de procesos interpersonales: moti"ar# comunicar#
entrenar & mostrar a los miembros de un e,uipo la forma en ,ue pueden alcan%ar sus
metas.
!a direccin es un elemento tan importante del proceso administrati"o# ,ue al$unos
definen la administracin como: Alo$rar resultados a tra")s de tercerosB.
CONCEPTO E IMPORTANCIA DE DIRECCIN
!a direccin se puede entender como la capacidad para $uiar & moti"ar a los
traba'adores para lo$rar los ob'eti"os de la empresa# al mismo tiempo ,ue se
establecen relaciones duraderas entre los empleados & la empresa.
Un "alioso acti"o de la empresa est constituido por los hombres ,ue la diri$en3 por
consi$uiente# cual,uier aumento de la producti"idad de estos hombres se con"ierte en
un beneficio para la empresa# por ello es ,ue las empresas con )6ito tienen su atributo
principal en una direccin dinmica & efica%.
En esencia# la direccin implica el lo$ro de ob'eti"os por medio de personas.
INSTRUMENTOS DE LA DIRECCIN
A7 !a e"aluacin del desempe4o.
C7 !a capacitacin permanente
C7 !a dele$acin de autoridad
/7 !a moti"acin de los subordinados
E7 !a comunicacin frecuente
/7 El lidera%$o
E7 El asesoramiento & la orientacin
G7 Formacin & desarrollo de e,uipos
A7 La e+a!&aci.n "e! "e$em'e5o# estableciendo los estndares de rendimiento#
determinando normas o ni"eles de desempe4o ,ue sir"an como patrn de referencia
sobre lo ,ue se espera de cada traba'ador.
C7 La ca'aci#aci.n permanente# ,ue $arantice la actuali%acin & el me'or desempe4o del
personal.
C7 La "e!e%aci.n "e a&#oi"a"7 ,ue permite a los subordinados la capacidad de decisin
sobre aspectos "inculados a su traba'o# hace la or$ani%acin ms fle6ible & permite una
me'or & ms rpida respuesta a los clientes e6ternos e internos.
/7 La mo#i+aci.n de los subordinados# ,ue estimula en ellos el entusiasmo# el
inter)s & Alas $anasB de hacer a,uello ,ue les ha sido asi$nado como tarea. Un 'efe
debe otor$ar a cada miembro de su e,uipo# reconocimiento & recompensas.
E7 La com&nicaci.n frecuente# as como & la transparencia necesaria para
$aranti%ar la me'or coordinacin del traba'o & la ma&or inte$racin de los
traba'adores.
F7 E! !i"ea(%o# como instrumento para persuadir & alinear a los subordinados hacia el
lo$ro de los ob'eti"os# con entusiasmo & compromiso.
E7 E! a$e$oamien#o 6 !a oien#aci.n ,ue fa"ore%can la aclaracin & el
repotenciamiento de la informacin# el conocimiento & las habilidades del personal.
G7 Fomaci.n 6 "e$ao!!o "e e-&i'o$ de alta efecti"idad# apro"echando# mediante la
dinmica de $rupos# el ma&or apro"echamiento del fenmeno de la siner$ia ,ue da "alor
a$re$ado al esfuer%o indi"idual.
ELEMENTOS DE LA DIRECCIN
D. !./E0AEG-
:. M-1.2AC.-N
F. C-MUN.CAC.GN
COMUNICACIN
!a comunicacin es la transferencia de informacin# ideas# conocimientos o
emociones mediante smbolos con"encionales lo ,ue propicia el entendimiento
entre una persona & otra.
!as or$ani%aciones no pueden e6istir sin comunicacin. Es necesaria para:
,ue los empleados sepan ,ue hacen sus compa4eros#
la $erencia reciba entradas de informacin
la administracin est) capacitada para $irar instrucciones.
*ara ,ue e6ista una buena coordinacin de acti"idades.
Con esto# el empresario se ase$urar de ,ue toda la informacin ,ue se mane'e
en la empresa sea "erdadera & se use para lle"ar a cabo el traba'o.
Cuando la comunicacin es eficiente# $enera un me'or desempe4o en el
traba'o & una ma&or satisfaccin en el empleo3 las personas comprenden
me'or su traba'o & se sienten parte de )l.
!a comunicacin debe estar en t)rminos o palabras ,ue todos puedan
entender. *or e'emplo# si usted le dice a un empleado de produccin ,ue la
ra%n de endeudamiento es de D a :# no lo "a a entender3 sin embar$o#
dici)ndole ,ue por cada dlar ,ue se debe ha& dos ahorrados# si lo
entender.
!a comunicacin debe ser en dos sentidos: se comunica al$o# se recibe el
mensa'e & se contesta. Cuando es en un solo sentido# es una orden.
!a comunicacin debe incluir tanto la transferencia como el entendimiento
del si$nificado.
Una idea no importa cuan $randiosa sea# no sir"e hasta ,ue sea trasmitida &
entendida por los dems.
El proceso de comunicacin es el m)todo mediante el cual el emisor se pone en
contacto con el receptor por medio de un mensa'e.
Mo"e!o "e Com&nicaci.n7 com'en"e:
D. Fuente de comunicacin
:. Codificacin
F. Mensa'e
8. El canal
H. !a decodificacin
I. El receptor
J. !a retroalimentacin
Modelo de Comunicacin:
*ara ,ue se de la comunicacin debe e6istir un propsito# e6presado como
un men$a*e a trasmitir# lue$o a tra")s de una ,&en#e 9trasmisor7# & un
ece'#o.
El mensa'e es co"i,ica"o & lue$o en"iado mediante al$5n medio 9cana!7 al
receptor ,uien traduce nue"amente 9decodifica7 el mensa'e. El resultado es
una transferencia de si$nificado de una persona a otra.
T=cnica$ 'aa !a com&nicaci.n:
D.@ 0etroalimentacin.
:.@ Uso de comunicacin cara a cara.
F.@ !en$ua'e simple.
8.@ Uso correcto de la redundancia.
H.@ Comunicacin de apo&o.
!a comunicacin dentro de una empresa tambi)n puede ser:
a7 2ertical:
Ascendente.@ /a a conocer los lo$ros# frutos & resultados del traba'o.
/escendente.@ *one a los empleados al tanto de las decisiones# rdenes &
ob'eti"os de la empresa.
c7 ?ori%ontal : (ir"e para coordinar las acti"idades de los diferentes
departamentos ,ue inte$ran una empresa.
>.; CONTROL
Es la medicin del desempe4o de lo e'ecutado# comparndolo con los ob'eti"os &
metas fi'ados3 se detectan los des"os & se toman las medidas necesarias para
corre$irlos. El control se reali%a a ni"el estrat)$ico# ni"el tctico & a ni"el operati"o3
la or$ani%acin entera es e"aluada# mediante un sistema de Control de $estin3
por otro lado tambi)n se contratan auditoras e6ternas# donde se anali%an &
controlan las diferentes reas funcionales de la or$ani%acin.
En el control funcionan cuatro etapas:
D. Establecer parmetros & m)todos para medir el rendimiento.
:. Medir el desempe4o.
F. /eterminar s el rendimiento concuerda con el estndar.
8. 1omar las medidas correcti"as.
De,inici.n "e con#o!
El control es una etapa primordial en la administracin# pues# aun,ue una empresa
cuente con ma$nficos planes# una estructura or$ani%acional adecuada & una
direccin eficiente# el e'ecuti"o no podr "erificar cul es la situacin real de la
or$ani%acin i no e6iste un mecanismo ,ue se cerciore e informe si los hechos "an
de acuerdo con los ob'eti"os.
El concepto de control es mu& $eneral & puede ser utili%ado en el conte6to
or$ani%acional para e"aluar el desempe4o $eneral frente a un plan estrat)$ico.
" fin de incentivar que cada uno estableca una definicin propia del concepto se revisara
algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
&enry 'arol: (l control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el
)"*M adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos!
+iene como fin se,alar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
producan nuevamente!
Robert -! -uchele: (l proceso de medir los actuales resultados en relacin con los
planes, diagnosticando la ran de las desviaciones y tomando las medidas
correctivas necesarias!
.eorge R! +erry: (l proceso para determinar lo que se est llevando a cabo,
valoriacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
e#ecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado!
-ur /! 0canlan: (l control tiene como ob#etivo cerciorarse de que los hechos
vayan de acuerdo con los planes establecidos!
Robert 1! "ppleby: 2a medicin y correccin de las realiaciones de los
subordinados con el fin de asegurar que tanto los ob#etivos de la empresa como los
planes para alcanarlos se cumplan econmica y eficamente!
Robert (c3les, Ronald 1armichael y -ernard 0archet: (s la regulacin de las
actividades, de conformidad con un plan creado para alcanar ciertos ob#etivos!
&arold /oont y 1iril 456onell: 7mplica la medicin de lo logrado en relacin con lo
estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los
ob#etivos de acuerdo con el plan!
1hiavenato: (l control es una funcin administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y eval8a el desempe,o y toma la accin correctiva cuando se
necesita! 6e este modo, el control es un proceso esencialmente regulador!
!a palabra control tiene muchas connotaciones & su si$nificado depende de la
funcin o del rea en ,ue se apli,ue3 puede ser entendida:
Como la funcin administrati"a ,ue hace parte del proceso administrati"o
'unto con la planeacin# or$ani%acin & direccin# & lo ,ue la precede.
Como los medios de re$ulacin utili%ados por un indi"iduo o empresa# como
determinadas tareas re$uladoras ,ue un controlador aplica en una empresa
para acompa4ar & a"alar su desempe4o & orientar las decisiones. 1ambi)n ha&
casos en ,ue la palabra control sir"e para dise4ar un sistema automtico ,ue
manten$a un $rado constante de flu'o o de funcionamiento del sistema total3 es
el caso del proceso de control de las refineras de petrleo o de industrias
,umicas de procesamiento continuo & automtico: el mecanismo de control
detecta cual,uier des"o de los patrones normales# haciendo posible la debida
re$ulacin.
Como la funcin restricti"a de un sistema para mantener a los participantes
dentro de los patrones deseados & e"itar cual,uier des"o. Es el caso del
control de frecuencia & e6pediente del personal para e"itar posibles abusos.
?a& una ima$en popular se$5n la cual la palabra control est asociada a un
aspecto ne$ati"o# principalmente cuando en las or$ani%aciones & en la
sociedad es interpretada en el sentido de restriccin# coercin# limitacin#
direccin# refuer%o# manipulacin e inhibicin.
1ambi)n ha& otras connotaciones para la palabra control:
Comprobar o "erificar3
0e$ular3
Comparar con un patrn3
E'ercer autoridad sobre al$uien 9diri$ir o mandar73
Frenar o impedir.
E"identemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del
control# ,ui%s definidas en un modo sub'eti"o & de aplicacin3 en definiti"a# debe
entenderse el control como:
Una funcin administrati"a# &a ,ue conforma parte del proceso de administracin#
,ue permite "erificar# constatar# palpar# medir# si la acti"idad# proceso# unidad#
elemento o sistema seleccionado est cumpliendo &Ko alcan%ando o no los
resultados ,ue se esperan.
E!emen#o$ "e conce'#o
0elacin con lo planteado: (iempre e6iste para "erificar el lo$ro de los
ob'eti"os ,ue se establecen en la planeacin.
Medicin: *ara controlar es imprescindible medir & cuantificar los
resultados.
/etectar des"iaciones: Una de las funciones inherentes al control# es
descubrir las diferencias ,ue se presentan entre la e'ecucin & la planeacin.
Establecer medidas correcti"as: El ob'eto del control es pre"er & corre$ir los
errores.
Re-&i$i#o$ "e &n )&en con#o!
Correccin de fallas & errores: El control debe detectar e indicar errores de
planeacin# or$ani%acin o direccin.
*re"isin de fallas o errores futuros: el control# al detectar e indicar errores
actuales# debe pre"enir errores futuros# &a sean de planeacin# or$ani%acin o
direccin.
Im'o#ancia "e! con#o!
Una de las ra%ones ms e"identes de la importancia del control es por,ue hasta el
me'or de los planes se puede des"iar. El control se emplea para:
Crear me'or calidad: !as fallas del proceso se detectan & el proceso se
corri$e para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cual,uier
or$ani%acin. !os mercados cambian# la competencia en todo el mundo ofrece
productos o ser"icios nue"os ,ue captan la atencin del p5blico. (ur$en
materiales & tecnolo$as nue"as. (e aprueban o enmiendan re$lamentos
$ubernamentales. !a funcin del control sir"e a los $erentes para responder a
las amena%as o las oportunidades de todo ello# por,ue les a&uda a detectar los
cambios ,ue estn afectando los productos & los ser"icios de sus
or$ani%aciones.
*roducir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un dise4o# calidad# o tiempo de entre$as me'orados# & otra
mu& distinta es acelerar los ciclos ,ue implican el desarrollo & la entre$a de
esos productos & ser"icios nue"os a los clientes. !os clientes de la actualidad
no solo esperan "elocidad# sino tambi)n productos & ser"icios a su medida.
A$re$ar "alor: !os tiempos "eloces de los ciclos son una manera de obtener
"enta'as competiti"as. -tra forma# aplicada por el e6perto de la administracin
'aponesa Lenichi -hmae# es a$re$ar "alor. 1ratar de i$ualar todos los
mo"imientos de la competencia puede resultar mu& costoso &
contraproducente. -hmae# ad"ierte# en cambio# ,ue el principal ob'eti"o de una
or$ani%acin debera ser Ma$re$ar "alorM a su producto o ser"icio# de tal manera
,ue los clientes lo comprarn# prefiri)ndolo sobre la oferta del consumidor. Con
frecuencia# este "alor a$re$ado adopta la forma de una calidad por encima de
la medida lo$rada aplicando procedimientos de control.
Facilitar la dele$acin & el traba'o en e,uipo: !a tendencia contempornea
hacia la administracin participati"a tambi)n aumenta la necesidad de dele$ar
autoridad & de fomentar ,ue los empleados traba'en 'untos en e,uipo. Esto no
disminu&e la responsabilidad 5ltima de la $erencia. *or el contrario# cambia la
ndole del proceso de control. *or tanto# el proceso de control permite ,ue el
$erente controle el a"ance de los empleados# sin entorpecer su creati"idad o
participacin en el traba'o.
!os factores crticos de )6ito constitu&en el punto inicial estrat)$ico de
un buen sistema de control. Un e'emplo de factores de )6ito considerados son
los ,ue se muestran en la si$uiente tabla:
FAC1-0E( /E NO.1- /EF.N.C.GN A(*EC1-( C!A2E(
EF.CAC.A
Cumplimiento de metas. Mide el
$rado porcentual de cumplimiento
con respecto a una meta
Adecuacin de recursos
Costo@Efecti"idad
Costo@Ceneficio
EFEC1.2./A/
Con$ruencia entre lo planificado &
los lo$ros obtenidos en el tiempo.
Metas formuladas
Cumplimiento de metas
!o$ros
Gestin
0E(U!1A/-K0E!E2ANC.A
*ara ,u) se in"esti$a. Mide el total
alcan%ado.
*ertinencia
.mpacto
-portunidad
*0-/UC1.2./A/
Capacidad transformadora del
conocimiento producido. Mide la
relacin costo@producto
Cobertura
Costos
Calidad
/.(*-N.C.!./A/ /E 0ECU0(-(
<Con ,u) se dispone & cunto se
re,uiere=
?umanos
Materiales
Financieros